PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI

MAHASISWA PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Rini
11.22.1370

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
 DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF PAYMENT TUITION FEES
IN AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA

PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

Rini
Andi Sunyoto
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Education is important for the development of civilization and technological

progress. The institution aims to produce a great man in their field and are able to
compete for the times. Educational institutions meet the needs of the daily operating
costs from government funds and money paid by students.
Amikom Cipta Darma Surakarta is one Informatics Manajamenen Diploma
institution is located at Jl. Ahmad Yani no. 181 Surakarta. Amikom surakarta set the study
costs varying every year class. At the beginning of registration, students were told the
details and the total cost of tuition to be paid during the course. Proof of payment created
manually. Moreover, officers still have to record the payments on the computer, more
precisely in Microsoft Excel. It makes officers work twice. No re-printing receipts if
students ask for proof payment because the previous receipts was missing. The
difference tuition fees every year class makes the officers often forget the amount of fees
that should be paid.
Along with the development of technology, Amikom Surakarta requires a
computerized payment tuition fees system to solve the problems. The information system
will ease the task of employee and provide accurate information. Information systems of
payment tuition fees developed using Java Programming Language, NetBeans IDE 7.2
and MySQL.

Keyword : Amikom Cipta Darma Surakarta, information system, payment, tuition fees,
java, NetBeans IDE 7.2, MySQL.
1. PENDAHULUAN

Pendidikan merupakan hal penting bagi perkembangan peradaban dan kemajuan

teknologi. Lembaga pendidikan bertujuan menghasilkan manusia – manusia hebat
dibidangnya dan mampu bersaing untuk perkembangan zaman. Lembaga pendidikan
membiayai kegiatan akademiknya dari dana pemerintah dan biaya studi yang dibayarkan
oleh mahasiswa.

Kelancaran administrasi menjadi salah satu pendukung kelancaran kegiatan belajar

mengajar. Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan
keputusan. Pemanfaatan teknologi komputer bisa mengurangi human error,
mempercepat proses serta dapat meringankan pekerjaan manusia.

Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta masih manual.
Kwitansi dibuat dengan tulisan tangan sehingga mengakibatkan kwitansi tidak dapat
dicetak ulang. Selain membuat kwitansi, karyawan mencatat pembayaran dikomputer,
lebih tepatnya di Microsoft Excel. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali. Lembar
kerja Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.
Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi salah.
Amikom Cipta Darma Surakarta menetapkan biaya studi yang berbeda-beda di setiap
tahun angkatan. Perbedaan biaya studi tersebut membuat petugas sering lupa jumlah
biaya yang seharusnya dibayar oleh mahasiswa.

Amikom Cipta Darma Surakarta membutuhkan sistem pembayaran studi yang

terkomputerisasi untuk mengatasi masalah-masalah diatas. Sistem informasi akan
mengurangi terjadinya kesalahan, meringankan pekerjaan dan memberikan informasi
yang akurat. Sistem informasi pembayaran biaya studi akan mendukung kelancaran
administrasi dan pengambilan keputusan di Amikom Cipta Darma Surakarta.

Berdasarkan latar belakang tersebut didapat rumusan masalah yaitu : Bagaimana

agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan pembayaran biaya studi,
meringankan pekerjaan karyawan dan memberikan informasi pembayaran biaya studi
yang akurat.

Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain :

1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan S1

Jurusan Sistem Informasi di STMIK Amikom Yogyakarta.

2. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah diterapkannya sistem

pembayaran biaya studi mahasiswa secara komputer pada Amikom Cipta

1
 Darma Surakarta, untuk mengurangi terjadinya kesalahan, membantu
meringankan tugas karyawan dan memberikan informasi yang akurat.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

1
sama untuk mencapai tujuan.

Menurut Gordon B. Davis (1984:200), “Information is data that has been processed
into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current
or prospective actions or decisions.” Yang mengandung pengertian sebagai berikut:
Informasi adalah data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti
untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam
2
tindakan atau keputusan sekarang atau nantinya.

Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri
atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk
menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an
3
kepada para pemakai.(Gelinas, Oram, dan Wiggins :1990)

2.2 Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi
4
menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.

1
Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, hal 9
2
Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen, hal 8
3
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 11
4
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 44

2
 Desain sistem atau perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah yang
saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian
5
komponen menjadi sistem yang lengkap, harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki.
6
Dokumen yang dibuat dalam tahap perancangan atau desain adalah sebagai berikut

1. Process Modelling (Pemodelan proses), cara formal untuk menggambarkan

bagaimana bisnis beroperasi. Cara yang popular untuk merepresentasikan
proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD).
2. Data Modelling (Pemodelan data), cara formal untuk menggambarkan data
yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara
pemodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram).
3. Interface Design (Desain antar muka), merancang tampilan yang akan
digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem

2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan

Sistem yang baru dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Java,

code editor NetBeans IDE 7.2 dan database MySQL. Java merupakan perangkat lunak
yang cepat popular, karena dapat berjalan di berbagai platform, mudah dipelajari dan
powerful. Aplikasi yang dapat dibuat dengan Java adalah aplikasi berbasis PC, web dan
7
mobile. NetBeans IDE merupakan produk yang digunakan untuk melakukan
pemrograman baik menulis kode, mengompilasi, mencari kesalahan dan
8
mendistribusikan program.

MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database

management system) yang bersifat terbuka (open source). MySQL boleh di-download
oleh siapa saja, baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi
binernya dan bisa digunakan secara gratis (relatif) baik untuk dimodifikasi sesuai dengan
9
kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu program aplikasi computer.

2.4 Tinjauan Umum Amikom Cipta Darma Surakarta

5
Ibid hal 44
6
Ibid hal 103
7
Yuniar Supardi, Pemrograman Database Java & MySQL, hal 1-2
8
Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans, hal 2
9
Arbie, Manajemen Database dengan MySQL, hal 1

3
 AMIKOM SURAKARTA adalah perguruan tinggi komputer di Surakarta yang di
kembangkan dan dibawah manajemen STMIK AMIKOM YOGYAKARTA yang
merupakan Perguruan Tinggi Komputer dengan Akreditasi “A” Pertama di Indonesia dari
Badan Akreditasi Nasional. Dengan tujuan memudahkan layanan dan mendekatkan diri
dengan calon mahasiswa di Surakarta dan sekitarnya. AMIKOM SURAKARTA menjadi
Perguruan Tinggi Komputer di Surakarta yang berorientasi pada Teknologi Informasi dan
Multimedia Terkini beradaptasi dengan Penguasaan Konsep Managerial, sehingga
memunculkan lulusan yang sesuai dengan pasar tenaga kerja. Waktu studi yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan studi (116 SKS), dimungkinkan untuk menyelesaikan
studi dalam waktu lebih cepat (5 semester).

Visi Amikom Cipta Darma Surakarta :

 Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam pelayanan pendidikan teknologi

komputer di Indonesia tahun 2020

Misi Amikom Cipta Darma Surakarta :

 Mencetak lulusan Ahli Madya Komputer yang handal, trampil, dan diterima di
dunia kerja.
 Tumbuh dan berkembang dalam keselarasan dan keseimbangan.
 Diterima di Masyarakat

Pusat statistik pendidikan balitbang depdiknas mendefinisikan biaya pendidikan

sebagai seluruh pengeluaran yang berupa sumber daya (input) baik berupa barang
(natura) atau berupa uang yang ditujukan untuk menunjang kegiatan proses belajar
mengajar. (Pusat Statistik Pendidikan Balitbang Depdiknas, 2000:5). Pembayaran
biaya studi yaitu proses membayar sejumlah uang yang dikeluarkan untuk menunjang
kegiatan belajar.

Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta ditentukan diawal tahun angkatan dan
dipastikan tidak akan ada perubahan. Biaya studi berbeda-beda pada setiap tahun
angkatan. Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta terdiri dari :

1. Biaya Pendaftaran, adalah biaya yang dibayarkan calon mahasiswa saat

melakukan pendaftaran.
2. Biaya Registrasi & Atribut Pendukung, merupakan biaya kelengkapan
registrasi dan atribut pendukung seperti jas almamater. Biaya tersebut harus
dibayarkan lunas saat her-registrasi (daftar ulang).

4
 3. SPP Tetap, adalah SPP yang jumlahnya tetap, tidak tergantung pada jumlah
sks mata kuliah dan jumlah praktikum/laboratorium yang ditempuh oleh
mahasiswa dalam suatu semester. SPP tetap dibayarkan setiap awal
semester.
4. SPP Variabel, adalah SPP yang besarnya ditentukan berdasarkan jumlah sks
dari seluruh mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa dalam suatu
semester. SPP variabel dibedakan menjadi SPP variabel semester reguler dan
SPP variabel semester perbaikan.
5. Biaya Pengembangan Institusi

Biaya pengembangan institusi (biasa disebut biaya sarana) dibayarkan saat

her-registrasi (daftar ulang). Pembayaran biaya ini bisa diangsur. Amikom
Cipta Darma Surakarta memberikan potongan biaya sarana sesuai dengan
gelombang pendaftaran

6. Biaya lain-lain
\Selain biaya studi diatas terdapat juga biaya lain-lain seperti biaya wisuda.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk dapat mengembangkan sistem yang lebih baik, yang harus dilakukan pertama
kali adalah mengetahui masalah yang terjadi dan kelemahan pada sistem lama. Metode
analisis yang digunakan adalah metode PIECES. PIECES menganalisa 6 aspek yaitu
performance, information, economic, control, efficiency, dan service.

Dalam sistem lama dibutuhkan waktu tanggap minimal 15 menit. Untuk mencari
tunggakan seorang mahasiswa, karyawan harus mencari letak data mahasiswa dalam
sebuah tabel excel yang besar, mengecek satu per satu biaya yang belum dibayarkan
dan menjumlahkannya.

Karyawan melakukan kerja 2 kali setiap terjadi pembayaran, yang pertama karyawan
membuatkan kwitansi dan yang kedua kwitansi tersebut harus dicatat di lembar kerja
Microsoft Excel. Kwitansi bisa hilang atau rusak sebelum dicatat.

Pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta dicatat di Microsoft

Excel. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar. Pencatatan di lembar
kerja Microsoft Excel bisa diakses oleh siapa saja dan bisa diedit termasuk rumus
perhitungan. Sistem berjalan tidak bisa menampilkan history pembayaran per tanggal.

5
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Sistem baru dituntut untuk memiliki kebutuhan fungsional sebagai berikut.

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru

No Kebutuhan Fungsional
1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user
a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa
masuk ke aplikasi.
b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna
salah memasukkan password)
2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna.
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak
lengkap.
b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan
penulisan password.
3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar.
a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan
kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak
diisi.
c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data
pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran.
4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa.
a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci
nim, nama dan asal sekolah pendaftar.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak
diisi.
c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data
mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu.
5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran.
6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya.
7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan
lengkap.
b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis.
c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.
8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi
a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis.
b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan
pencarian berdasarkan no. pendaftaran.
c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar.
d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan.
9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran

6
 a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis.
b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan
pencarian berdasarkan nim
c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history
transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.
10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis
a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan
gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan
sekolah asal
b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan
tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal
c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih
mempunyai tunggakan
d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan
tanggal, bulan dan tahun tertentu.

3.3 Perancangan Sistem

Diagram konteks adalah DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua
proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0) dan semua entitas yang menerima atau
memberikan informasi ke sistem.

Admin

Data tahun ajaran

Data gelombang
Data Program studi
Data biaya
Data Semester
Kwitansi Mahasiswa

0
Data pendataran
Front Office Data her – registrasi Sistem Informasi
Data pembayaran Kartu pendaftaran
Pembayaran Biaya Kwitansi Pendaftar
Studi Mahasiswa

Lap. Pendaftaran
Lap. Her-registrasi
Lap. Mhs yang belum bayar Lap. Pembayaran Bag.
Lap Rekap Cash In Keuangan

Bag.
Akademik

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru

7
 DFD level 0 menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem,
relasi antar proses dan penyimpanan data.

Ambil data tahun_ajar

tahun_ajar D1 tahun_ajar

gelombang D2 gelombang
Ambil gelombang

1 D3 Progdi
Data tahun ajaran
progdi
Data gelombang Ambil progdi
ADMIN MASTER
Data biaya
Data semester biaya D4 biaya

semester D5 semester
Ambil data semester
Ambil data biaya
FRONT OFFICE Ambil progdi
Ambil data gelombang
Data Pendaftaran Ambil data tahun ajaran
Data her-registrasi
Data pembayaran Ambil data pendaftar
2
pendaftar D6 pendaftar
TRANSAKSI Ambil mhs
Kartu pendaftaran
PENDAFTAR mhs D7 mahasiswa
Kwitansi

pembayaran D8 bayar
Kwitansi

Ambil data pembayaran

MAHASISWA

3 Ambil data mhs

Lap. Pendaftaran
BAG. AKADEMIK Lap. Her-registrasi LAPORAN Ambil data pendaftar
Lap. Mhs yang belum bayar

BAG.
Laporan Pembayaran
KEUANGAN

Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Baru

3.4 Perancangan Basis Data

Relasi tabel setelah dilakukan normalisasi adalah

8
 MAHASISWA BAYAR DETAIL_BAYAR SEMESTER

Nim* No_bayar* No_bayar* Id_semester*

No. Pendaftaran** Tanggal_bayar id_biaya_thn* Semester
Tanggal_her_registrasi Nim** Sks Tahun_ajar
Id_progdi** No_pendaftaran** bayar status
Kelas Total Id_semester**
Th_masuk
Nama
Jenis_kelamin
Tempat_lahir
PENDAFTAR SET_BIAYA
Tgl_lahir
Alamat
No_pendaftaran* Id_biaya_thn*
Kewarganegaraan PROGDI
Agama Tanggal_daftar Id_biaya**
Status_nikah Tahun_masuk Id_progdi**
Gelombang Id_progdi* Gelombang
Nama_ayah
Tempat_lahir_ayah Nama_pendaftar Nama_progdi Tahun_angkatan
Tanggal_lahir_ayah Jenis_Kelamin_pend Jenjang jumlah
Kewarganegaraan_ayah Tempat lahir_pend Jurusan
Agama_ayah Tanggal lahir_pend Total_semester
Pendidikan_terakhir_ayah Alamat_pend Total_sks JENIS_BIAYA
Pekerjaan_ayah Asal sekolah
Alamat_kantor_ayah Alamat sekolah
Alamat_ayah Jurusan asal Id_biaya*
Penghasilan Nem Nama_biaya
Dibiayai Id_progdi** Per_semester
Status_keluarga Kelas_pend Per_sks
Status Info kampus gelombang

Gambar 3.3 Relasi Tabel

3.5 Perancangan Interface / Antarmuka

3.5.1 Rancangan Form Menu

Sistem Informasi Pembayaran Login

LOGO
AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA
Jl. A. Yani no. 181 Kartasura
Semester Ganjil Tahun Akademik 2012/2013

DATA & INFORMASI TRANSAKSI LAPORAN

History
pembayaran & Lap. Pendaftaran Lap. Mahasiswa
Pendaftar Mahasiswa
Cetak ulang
kuitansi PENDAFTARAN HER REGISTRASI
Lap.
Lap. Rekap Cash
Tunggakan
Pembayaran - In
Mahasiswa
MASTER DATA

Utilitas
Semester Tahun Ajaran Gelombang
Setting Paket SKS Back Up
PEMBAYARAN

Program Studi Setting Biaya Jenis Biaya Ganti Otoritas

Data User
Password User

Kamis,
15 November 2012 Exit

Gambar 3.4 Rancangan Form Menu

9
 3.5.2 Rancangan Form Transaksi Pendaftaran

:: Transaksi Pendaftaran :: :: Transaksi Pendaftaran ::

No. Pendaftaran xxx Tanggal dd/mm/yyyy No. Pendaftaran xxx Tanggal dd/mm/yyyy

Tahun Masuk xxx Gelombang xxx Tahun Masuk xxx Gelombang xxx

Jenjang D3 S1 Jurusan xxx Jenjang D3 S1 Jurusan xxx

Kelas xxx Kelas xxx

Data Biaya Data Biaya

Pendaftar Pendaftaran Pendaftar Pendaftaran

No. Pembayaran xxx

Nama Lengkap xxx xxx
Asal Sekolah
Jenis Kelamin Laki-laki Perempuan Jurusan di SMA IPA IPS Bahasa Biaya Pendaftaran 9999 X Belum dibayarkan
Tempat Lahir xxx xxx
Lainnya Centang jika sudah melakukan pembayaran
Tanggal Lahir dd/mm/yyyy
Rata-rata NEM 9.99
Alamat xxx

Kota xxx << Sebelumnya Simpan dan Cetak Kwitansi Cetak Kartu Pendaftaran
Selanjutnya >>

BARU BATAL KELUAR BARU BATAL KELUAR

Gambar 3.5 Rancangan Halaman Data Pendaftar Transaksi Pendaftaran

3.5.3 Rancangan Form Transaksi Pembayaran

:: Transaksi Pembayaran ::

No. Pembayaran xxx Tanggal dd/mm/yyyy

Data Mahasiswa

xxx CARI 999

NIM Biaya XXX

Nama xxx Biaya XXX 999

Jenjang / Jurusan xxx

Biaya XXX 999
Thn. Masuk xxx
Semester xxx Th xxx

Biaya XXX 99 SKS 999

History Pembayaran
Semester xxx Th xxx

Biaya lain xxx 999

TOTAL BAYAR
Simpan &
Rp 999 Cetak Kuitansi

BARU KELUAR

Gambar 3.6 Rancangan Transaksi pembayaran

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi sistem informasi pembayaran biaya studi berarti menerapkan

sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi tujuan telah disepakati.
Tahapan implementasi yang dilakukan adalah uji coba program dan sistem, manual
program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem.

4.1 Uji coba Program dan Sistem

10
 Tabel 4. 1 Pengujian login

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
User name : admin Semua tombol menu Semua tombol menu Diterima
Password : admin aktif aktif.
Klik tombol login
Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)
User name : salah Muncul peringatan Muncul peringatan Diterima
Password : salah ”Kombinasi user dan ”Kombinasi user dan
Klik tombol login password salah” password salah”
Tampilan menu tidak Tampilan menu tidak
berubah. berubah.

Tabel 4. 2 Pengujian Pengolahan Data Pembayaran

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Saat form tampil No. Pembayaran dan No. Pembayaran dan Diterima
pertama kali. tanggal tampil tanggal tampil otomatis.
otomatis.
Klik tombol cari Muncul form Muncul form pencarian Diterima
pencarian mahasiswa mahasiswa yang aktif
yang aktif
Setelah memilih Muncul biaya yang Muncul biaya yang Diterima
mahasiswa belum dibayar dan belum dibayar dan
history pembayaran. history pembayaran.
Centang checkbox Secara otomatis Secara otomatis jumlah Diterima
biaya jumlah biaya yang biaya yang dipilih
dipilih terakumulasi terakumulasi pada total
pada total bayar. bayar.
Data lengkap klik Data pembayaran Data pembayaran Diterima
simpan. disimpan dan muncul disimpan dan muncul
pesan penyimpanan pesan penyimpanan
data berhasil data berhasil disimpan.
disimpan.
Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)
Jumlah bayar lebih Muncul peringatan Muncul peringatan dan Diterima
besar dari jumlah dan tidak diijinkan. tidak diijinkan. Data
biaya Data tidak bisa tidak bisa disimpan.
disimpan.

White box testing dilakukan selama proses development dan karena hasil pengujian
black box tidak ditemukan masalah maka tidak perlu dilakukan pengujian white box. Hasil
pengujian program tidak ditemukan kesalahan dan program berjalan lancar sehingga
dapat dinyatakan program layak digunakan.

Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat dapat
memenuhi kebutuhan. Berikut ini adalah hasil dari pengujian sistem yang dilakukan :

11
 Tabel 4.3 Hasil Pengujian Sistem

No Kebutuhan Fungsional Kesimpulan

1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan Terpenuhi
user
a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja Terpenuhi
yang bisa masuk ke aplikasi.
b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan Terpenuhi
jika pengguna salah memasukkan password)
2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data Terpenuhi
pengguna.
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang Terpenuhi
dimasukkan tidak lengkap.
b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi Terpenuhi
kesalahan penulisan password.
3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data Terpenuhi
pendaftar.
a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon Terpenuhi
pendaftar dengan kata kunci nomor pendaftaran, nama
dan asal sekolah.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang Terpenuhi
penting tidak diisi.
c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena Terpenuhi
data pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi
pendaftaran.
4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data Terpenuhi
mahasiswa.
a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa Terpenuhi
dengan kata kunci nim, nama dan asal sekolah
pendaftar.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang Terpenuhi
penting tidak diisi.
c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, Terpenuhi
karena data mahasiswa harus melalui her-registrasi
terlebih dulu.
5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun Terpenuhi
ajaran.
6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis Terpenuhi
biaya.
7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran Terpenuhi
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi Terpenuhi
dengan lengkap.
b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis. Terpenuhi
c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya Terpenuhi
pendaftaran.
8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi Terpenuhi
a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis. Terpenuhi
b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan Terpenuhi
melakukan pencarian berdasarkan no. pendaftaran.
c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar. Terpenuhi
d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang Terpenuhi
dibayarkan.
9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran Terpenuhi

12
 a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara Terpenuhi
otomatis.
b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan Terpenuhi
melakukan pencarian berdasarkan nim
c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya Terpenuhi
maupun history transaksi pembayaran yang sudah
dilakukan.
10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis Terpenuhi

a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar Terpenuhi

berdasarkan gelombang, tanggal, bulan, dan tahun
tertentu. Dan berdasarkan sekolah asal
b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa Terpenuhi
berdasarkan tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah
asal
c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa Terpenuhi
yang masih mempunyai tunggakan
d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran Terpenuhi
berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu.

Pengujian sistem memberikan hasil bahwa semua kebutuhan fungsional sistem baru
terpenuhi, sehingga sistem yang baru layak untuk menggantikan sistem lama.

4.2 Manual Program

1. Login Sistem

Tampilan awal aplikasi adalah menu dengan tombol yang masih terkunci:

Gambar 4.1 Main menu SimBayar Amikom

13
 Agar bisa masuk aplikasi, lakukan login dengan memasukkan username dan
password yang dimiliki kemudian tekan tombol login.

2. Main Menu

Main menu terbagi menjadi 5 kelompok menu yaitu menu Data dan Informasi,
Master Data, Transaksi, Laporan dan Utilitas. Menu utama dari sistem pembayaran biaya
studi Amikom Surakarta adalah Menu Master data, Transaksi dan Laporan.

Gambar 4.2 Kelompok-kelompok menu

3. Form Input Data Setting Biaya Tahun

Gambar 4.3 Form Input Setting Biaya Per Tahun

Form setting biaya tahun digunakan untuk menyetting biaya pada tiap-tiap tahun
ajaran. Pengolahan datanya sama dengan langkah pengolahan data semester diatas.
Dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan tahun ajaran dan nama biaya.

14
 4. Transaksi Pembayaran

Gambar 4.4 Form Pembayaran

Form pembayaran berfungsi untuk mengolah data pembayaran. Dalam form ini
ditampilkan biaya-biaya yang belum dibayar dan history pembayaran mahasiswa
tersebut. No bayar dan tanggal terisi secara otomatis. Berikut ini adalah langkah-langkah
pengolahan data pembayaran.

a. Cari mahasiswa dengan mengklik tombol Cari.

b. Pilih mahasiswa dengan klik data pada tabel kemudian klik OK. Sistem akan
menampilkan data mahasiswa, history pembayaran mahasiswa tersebut dan
biaya-biaya yang belum dibayarkan.

Gambar 4.5 Proses Pembayaran

15
 c. Beri centang (klik) pada biaya yang dibayar dan isi jumlah yang dibayarkan
dalam kolom bayar. Untuk melakukan penyimpanan dan cetak kuitansi klik

tombol .

Gambar 4.6 Kuitansi

5. Laporan Pembayaran

Laporan pembayaran terbagi menjadi 2 laporan yaitu laporan harian dan bulanan.
Dapat dikelompokkan dan dipilih berdasarkan tahun ajaran. Langkah untuk
menampilkan laporan pembayaran sama dengan laporan pendaftaran diatas. Berikut
tampilan laporan pembayaran per bulan group biaya.

Gambar 4.7 Laporan Pembayaran Bulanan Group Biaya

16
4.3 Manual Instalasi

Tahapan-tahapan serta aplikasi yang perlu diinstal adalah :

1. Instal XAMPP

2. Instalasi JDK 7

3. Instalasi Sistem Pembayaran Biaya Kuliah (SimBayar Amikom)

.
4. Setelah proses instalasi selesai, shorcut aplikasi SimBayar Amikom akan
muncul di dekstop.

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitan yang telah dilaksanakan di Amikom Surakarta, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Surakarta masih manual sehingga

berdampak pada kemungkinan terjadi kesalahan. Karyawan mencatat
pembayaran dikomputer, lebih tepatnya di Microsoft Excel. Lembar kerja
Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.
Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi
salah. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali karena petugas harus
membuat kwitansi dengan tulisan tangan. Dampak lainnya dapat mengakibatkan
kwitansi tidak dapat dicetak ulang. Perbedaan biaya studi per tahun ajaran
membuat petugas sering lupa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh
mahasiswa.
2. Dengan adanya sistem yang baru akan mampu mengurangi kesalahan karena
rumus perhitungan ada didalam sistem dan tidak dapat dirubah. Sistem yang
baru lebih informatif, user dapat memilih informasi sesuai yang dibutuhkan.
Perhitungan dilakukan oleh komputer sehingga menjamin kebenaran dan
keakuratan informasi yang ditampilkan.

17
 3. Pada sistem yang baru karyawan hanya perlu menginputkan data pembayaran
dan tidak perlu membuat kwitansi. Sistem dapat menampilkan informasi
mengenai biaya dan jumlah biaya per tahun ajaran dan yang belum dibayar
(tunggakan) sehingga membantu meringankan pekerjaan karyawan.

5.2 Saran

Amikom Surakarta sudah mempunyai sumber daya manusia dan fasilitas yang
memadai, namun perlu diadakan pelatihan terhadap karyawan-karyawan yang
bersangkutan agar dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem secara maksimal.

Bagi para pembaca, tulisan ini dapat digunakan sebagai bahan penelitian
selanjutnya serta diharapkan dapat mengembangkan serta memperbaiki
kekurangan-kekurangan. Berikut kekurangan sistem :

1. Sistem baru belum bisa mengolah data tunggakan mahasiswa cuti dan belum
terdapat batas waktu pembayaran biaya yang bisa dikredit.
2. Sistem baru dibuat berbasis pemrograman dekstop dan masih dapat
dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web dengan berbagai fitur lainnya agar
lebih membantu proses pembayaran.
3. Sistem baru hanya mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran biaya
studi mahasiswa. Sehingga diharapkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan
sistem akademik yang mendukung kelancaran administrasi kampus.

6. DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : Andi.
Anonim. 2010. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans.
Yogyakarta : Andi.
Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi.
Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Grasindo.
Kadir, Abdul. 2008. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
McLeod, Raymond Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks.
Supardi, Yuniar. 2007. Pemrograman Database Java & MySQL. Jakarta : Elex Media
Komputindo.

18