Một trong những thành phần thiết yếu của quy trình quản lý dự án hiệu quả là phân

bổ nguồn lực.
Việc chỉ định các nguồn lực phù hợp cho các dự án phù hợp không dễ như bạn
nghĩ. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị sơ bộ, kiến thức cụ thể và kinh nghiệm..
I. Phân bổ nguồn lực là gì?
Phân bổ nguồn lực dựa trên một điều đơn giản: đảm bảo rằng các dự án hoạt động
trơn tru và đáp ứng tất cả các mục tiêu kinh doanh của công ty đúng thời hạn.
Trong quản lý dự án tài nguyên được chia thành 5 nhóm:

 Nhân lực.
 Thiết bị dự án.
 Công cụ, dụng cụ.
 Vật tư.
 Ngân sách.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng tài nguyên:

 Nhân lực: Đây là những chuyên gia, nhân viên và thành viên trong nhóm với
những kỹ năng khác nhau cần thiết để hoàn thành một dự án thành công.
Những người này là xương sống của bất kỳ kế hoạch nào.
 Thiết bị dự án: Nó bao gồm các công cụ cần thiết để hoàn thành dự án: từ
phần mềm hoặc phần cứng đến búa hoặc máy khoan, tùy thuộc vào chi tiết cụ
thể của công ty.
 Công cụ dụng cụ: Đó là tất cả về một môi trường để thực hiện công việc và
dự án như văn phòng, không gian mở, phòng họp,..
 Vật tư: Nói cách khác, nó là thứ cần thiết để tạo ra đầu ra: từ bút và giấy đến
nguyên liệu để xây nhà.
 Ngân sách: Có lẽ, loại quan trọng nhất cho phép mua tất cả những gì đã liệt
kê ở trên.

II. Mục đích của việc phân bổ nguồn lực là gì?

Mọi dự án đều bao gồm các nhiệm vụ. Nếu một trong số chúng được hoàn thành
với sự chậm trễ, thì khả năng cao là toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành với sự
chậm trễ. Và một trong những lý do chính của việc bỏ lỡ thời hạn là thiếu nguồn lực
vì phân bổ không phù hợp.
Trong khi người quản lý dự án tạo và giao nhiệm vụ, người quản lý tài nguyên có
trách nhiệm phân bổ nguồn lực để đảm bảo thành công của dự án.
Quản lý tài nguyên giúp:

 Dự báo và tránh những khó khăn, khan hiếm có thể xảy ra về người, tiền, vật
tư,..
 Ngăn chặn tình trạng quá tải sử dụng sức lao động của nhân viên.
 Thông báo về kế hoạch và khối lượng công việc của nhóm cho các thành
viên.

Các công việc cần thực hiện khi phân bổ nguồn lực

1. Đánh giá nguồn lực

Việc này được tiến hành ngay từ khi phân tích và đánh giá thực trạng doanh
nghiệp.
Đánh giá nguồn lực phải xem xét doanh nghiệp có đủ các nguồn lực cần thiết để
thực hiện hiệu quả các chiến lược đề ra không? Để thực hiện được việc này trong
từng thời kỳ cụ thể phải phân tích đánh giá cả về mặt số lượng và chất lượng từng
nguồn lực. Trong đó phải chú trọng tới nguồn nhân lực đặc biệt là các cam kết của
nhân viên và người lao động đối với việc thực hiện nhiệm vụ.
2. Đảm bảo nguồn lực
Muốn phân bổ nguồn lực hợp lý, trước hết phải có đủ nguồn lực cần thiết. Nhiệm vụ
của các nhà quản trị là phải đảm bảo sao cho đủ các nguồn lực để thực hiện các
mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
+ Phân bổ nguồn vốn
Thứ nhất, soát xét lại các định hướng tổng quát của việc phân bổ nguồn vốn.
Thứ hai, phân tích cầu về vốn
+ Cân đối ngân sách
+ Phân bổ các nguồn lực khác
3. Điều chỉnh nguồn lực
Điều chỉnh nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt về cầu nguồn lực
giữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực giữa các công việc trong phạm vi
thời gian dự trữ cho phép nhưng không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án

VI. Những thách thức của việc phân bổ nguồn lực là gì?
Chúng ta đang sống trong thời đại của công nghệ và những thay đổi không ngừng.
Một nhà quản lý giỏi cần có khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường
để đạt được kết quả tốt hơn. Phân bổ tài nguyên là một trong những phần thiết yếu
của dự án, đồng thời cũng là điều khó nhất để tối ưu hóa và tự động hóa.
Dưới đây là một số thách thức phân bổ nguồn lực phổ biến:
1. Những thay đổi trong dự án
2. Thiếu nguồn lực đủ tiêu chuẩn
3. Lập kế hoạch và đo lường năng lực kém
4. Những thay đổi về tính khả dụng của tài nguyên
5. Không đánh giá rủi ro
6. Sự chậm trễ của nhiệm vụ
7. Làm việc với các nhóm từ xa