CHƯƠNG 6

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG

KINH DOANH
 MỤC TIÊU CHƯƠNG 6

Hiểu được s ự c ầ n t h i ế t c ủ a b á o
cáo viết trong giao tiếp kinh
doanh.

Nắm được các kỹ thuật nghiên cứu và viết

báo cáo kinh doanh .

Phân biệt báo cáo chính thức và báo cáo

đơn giản .

Hiểu và viết được các loại báo cáo

kinh doanh hiệu quả.
 Saùu muïc tieâu thoâng thöôøng cuûa
baùo caùo

• Nhaèm giaùm saùt vaø kieåm soaùt vieäc ñieàu haønh

• Nhaèm hoã trôï vaän duïng caùc chính saùch vaø thuû tuïc
• Nhaèm phuø hôïp vôùi caùc yeâu caàu phaùp lyù, luaät leä
• Nhaèm vaên baûn hoùa vieäc ñieàu haønh coâng vieäc cho
khaùch haøng
• Nhaèm höôùng daãn caùc quyeát ñònh veà caùc vaán ñeà
• Nhaèm coù ñöôïc maûng kinh doanh môùi hay khoaûn ñaàu tö
Caùc baûn baùo caùo kinh doanh ñöôïc phaân
loaïi ra sao

• Töï nguyeän so vôùi baét buoäc

• Thoâng thöôøng so vôùi ñaëc bieät

• Noäi boä so vôùi beân ngoaøi
• Thoâng tin so vôùi phaân tích
 Caùc baùo caùo giaùm saùt vaø
kieåm soaùt

• Muïc ñích: theo doõi ñieàu haønh vaø hình dung töông lai
• Ñieåm chính ñeå thaønh coâng: chính xaùc, thoâng suoát,
vaø trung thöïc
• Caùc loaïi
• Keá hoaïch- nguyeân taéc chæ ñaïo caùc haønh ñoâng töông lai
• Baùo caùo hoaït ñoäng- thoáng keâ ñieàu haønh
• Baùo caùo hoaït ñoäng caù nhaân- caùc tính toaùn caùc hoaït ñoäng
lieân quan ñeán coâng vieäc
Baùo caùo chính saùch vaø thuû tuïc
• Muïc ñích: giuùp thoâng ñaït caùc tieâu chuaån cuûa toå
chöùc
• Ñieåm chính thaønh coâng: cung caáp nhöõng
nguyeân taéc chæ ñaïo chung
• Caùc loaïi
• Nguyeân taéc chæ ñaïo môùi nhaát- caùc tieâu chuaån laøm
vieäc trong coâng ty
• Baùo caùo vò trí- caùch nhìn cuûa ban quaûn lyù veà caùc
vaán ñeà chuyeân bieät
Baùo caùo phuø hôïp
• Muïc ñích: hoã trôï caùc cô quan giaùm saùt coâng ty
• Ñieåm thaønh coâng chính: laøm theo caùc chæ thò
vaø trung thöïc, thaáu hieåu, vaø chính xaùc
• Caùc loaïi
• Hoaøn thueá
• Baùo caùo thöôøng nieân ñeán coå ñoâng
• Baùo caùo haønh ñoäng khaúng ñònh
• Baùo caùo chuyeân bieät veà ngaønh coâng nghieäp
Baùo caùo tieán trình
• Muïc ñích: nhaèm giaùm saùt vieäc ñieàu haønh cuûa
coâng ty
• Ñieåm thaønh coâng chính: döï ñoaùn nhu caàu
ngöôøi ñoïc; cung caáp thoâng tin roõ raøng vaø lòch
thieäp
• Caùc loaïi
• Baùo caùo tieán haønh dang dôû
• Baùo caùo hoaøn thaønh
Baùo caùo giaûi quyeát vaán ñeà

• Muïc ñích: nhaèm phaân tích caùc giaûi phaùp coù theå
• Ñieåm thaønh coâng chính: cung caáp döõ lieäu,
phaân tích chaéc chaén, kyõ naêng thoâng ñaït toát
• Caùc loaïi
• Baùo caùo loaïi boû vaán ñeà (Troubleshooting)
• Baùo caùo nghieân cöùu
Baùo caùo bieän hoä
• Muïc ñích: nhaèm thuyeát phuïc ban quaûn lyù thoâng
qua, kyù duyeät moät döï aùn
• Ñieåm thaønh coâng chính: Giaûi thích taïi sao laïi
caàn thieát, lieân quan ñeán ñieàu gì, chi phí vaø lôïi
ích
• Caùc loaïi
• Mua laïi taøi saûn höõu hình
• Taùi toå chöùc (phoøng ban hay coâng ty)
• Caùc thay ñoåi chöông trình vaø thuû tuïc
Ñeà xuaát maûng kinh doanh môùi
hay ñeà xuaát nguoàn taøi chaùnh
• Muïc ñích: Thuyeát phuïc khaùch haøng mua saûn phaåm,
dòch vuï, keá hoaïch, hay döï aùn
• Ñieåm thaønh coâng chính: Chuaån bò caån thaän
• Caùc loaïi
• Loâi cuoán (Solicited)
• Chuaån bò theo yeâu caàu cuûa khaùch haøng
• Phaûi ñuùng chuaån của RFP (Request for Proposal-Mời thầu)
• Khoâng loâi cuoán (Unsolicited)
• Do ngöôøi baùn khôûi xöôùng
• Chæ thaønh coâng khi khaùn giaû bò thuyeát phuïc veà nhu caàu haønh
ñoäng
 Chuaån bò phaàn toùm taét
baùo caùo toát
• Noäi dung chính xaùc
• Baùo caùo deã hieåu, caân ñoái
• Chaát lieäu baùo caùo ñöôïc toå chöùc vaø ngaén
goïn
 Baùo caùo ñieän töû- Toát vaø xaáu

• Öu ñieåm • Nhöôïc ñieåm

• Tieát kieäm chi phí • Chi phí phaàn meàm vaø
• Tieát kieäm khoâng phaàn cöùng
gian • Heä thoáng khoâng töông
• Phaân phoái nhanh thích
hôn • Caàn huaán luyeän
• Truyeàn thoâng ña • Ruûi ro do döõ lieäu vaø söï
phöông tieän thoáng nhaát
• Deã duy trì
 Boán böôùc trong laäp keá hoaïch
baùo caùo
1. Xaùc ñònh vaán ñeà
2. Phaùt trieån tuyeân boá muïc tieâu
3. Chuaån bò keá hoaïch coâng vieäc
4. Thu thaäp, phaân tích vaø giaûi thích döõ
lieäu, ñöa ra caùc keát luaän vaø phaùt trieån
caùc ñeà xuaát
 Quyeát ñònh hình thöùc, ñoä daøi vaø
caáu truùc

• Hoûi taïi sao phaûi chuaån bò baùo caùo

• Hoûi ai khôûi söï baùo caùo
• Hoûi xem baùo caùo bao goàm nhöõng chuû ñeà naøo
• Hoûi baùo caùo ñöôïc gôûi ñeán ñaâu
• Hoûi caùc nhu caàu ngöôøi ñoïc laø gì
• Hoûi ngöôøi ñoïc deã tieáp thu ñeán ñaâu
 Caùc löïa choïn veà hình thöùc cho
baùo caùo
• Baùo caùo vieát (Written report)
• Maãu in saün
• Thö- Letter (ít hôn 5 trang, khaùn giaû beân ngoaøi)
• Ghi nhôù- Memo (ít hôn 10 trang, khoâng chính thöùc,
khaùn giaû beân trong)
• Bieân baûn- Manuscript (caùc tình huoáng chính thöùc)
• Trình baøy mieäng
 Ba thaønh phaàn cuûa nhöõng baûn baùo caùo
chính thöùc

• Phaàn giôùi thieäu (Prefatory)

• Vaên baûn (Text)
• Caùc boä phaän hoã trôï (Supplementary)
Phaàn giôùi thieäu cuûa baùo caùo
• Trang bìa (Cover)
• Tieâu ñeà (Title fly)
• Trang tieâu ñeà (Title page)
• Thö uûy nhieäm (Letter of authorization)
• Thö chuyeån giao (Letter of transmittal)
• Muïc luïc (Table of contents)
• Danh muïc nhöõng minh hoïa (List of illustrations)
• Baûn toùm löôïc (Synopsis) or hay Toùm löôïc coâng vieäc
(executive summary)
 Phaàn giôùi thieäu chung
(Letter of Transmittal)
• Ñaët tröôùc muïc luïc
• Coù theå chæ xuaát hieän trong moät soá baûn choïn loïc
• Theo keá hoaïch haøng ngaøy, tin toát
• Neâu roõ phöông phaùp (methods), phaïm vi (scope), caùc haïn
cheá (limitations)
• Ñaùnh daáu nhöõng ñieåm quan troïng
• Cung caáp thoâng tin neàn
• Xaùc nhaän nhöõng ngöôøi ñoùng goùp
• Coù theå ñaët trong phaàn toùm taét (synopsis)
Muïc luïc (Table of Contents)

• Cho ngöôøi ñoïc caùi nhìn toång quaùt veà baûn baùo caùo
• Coù theå lieät keâ nhöõng ñeà muïc lôùn nhaát
• Cho soá trang cuûa caùc ñeà muïc
• Vieát caùc ñeà muïc chính xaùc
• Lieät keâ toaøn boä phaàn môû ñaàu, vaên baûn, vaø phaàn
hoã trôï
• Coù theå lieät keâ moät vaøi caùc coâng cuï nghe nhìn hoã
trôï
 Toùm taét (Synopsis) so vôùi Toùm löôïc
hoaït ñoäng (Executive Summary)
• Toùm taét (Synopsis)
• Laø 1 trang toùm löôïc caùc
ñieåm chính
• Thöôøng thaáy trong caùc baùo
caùo khoa hoïc/kyõ thuaät daøi
• Coù theå phaân taùn nhieàu nôi
trong baùo caùo
• Coù theå laø daïng thoâng tin
(informative) hay moâ taû
(descriptive)
• Toùm löôïc hoaït ñoäng
• Thöôøng ñöôïc duøng trong caùc
baùo caùo kinh doanh
• Daøi hôn, hoaøn chænh hôn toùm
taét
• Laø baûn baùo caùo thu goïn (mini
report)
• Coù theå bao goàm caùc tieâu ñeà,
cuyeån yù, phöông tieän hoã trôï
• Ñöôïc toå chöùc daïng vaên baûn
• Chöùa nhieàu chi tieát phuï
Phaàn vaên baûn

• Daãn nhaäp (Introduction)

• Thaân (Body)
• Toùm yù (Summary)
• Keát luaän (Conclusions)
• Ñeà xuaát (Recommendations)
• Ghi chuù (Notes)
 Daãn nhaäp (Introduction)
• Chöùc naêng • Bao goàm
• Giôùi thieäu baùo caùo
• Chæ roõ muïc ñích
• Sô löôïc noäi dung
• Taïo gioïng ñieäu
• Traùch nhieäm baùo caùo
• Vaán ñeà vaø muïc ñích cuûa baùo caùo
• Phaïm vi
• Boái caûnh
• Nguoàn vaø phöông phaùp
• Ñònh nghóa
• Haïn cheá
• Toå chöùc baûn baùo caùo
Thaân baùo caùo

• Chöùa caùc phaàn vaø caùc chöông chính

• Ñuû daøi ñeå thöïc hieän coâng vieäc
• Hoã trôï vò theá cuûa baïn
• Ñaùp öùng nhu caàu ngöôøi ñoïc
• Coù theå bao haøm keát luaän hay khoâng
Phaàn cuoái vaên baûn
• Toùm yù: vaøi ñoaïn veà nhöõng phaùt hieän chính
• Keát luaän: Phaân tích nhöõng phaùt hieän ñoù coù yù
nghóa gì
• Ñeà xuaát: ñöa ra yù kieán cuûa ngöôøi vieát veà nhöõng
gì caàn thieát
• Neâu ra nhöõng gì caàn laøm tieáp theo
• Giaûi thích nhöõng khoù khaên
• Cung caáp thôøi gian bieåu
• Phaân coâng traùch nhieäm
Phaàn hoã trôï cuûa baùo caùo

• Phuï luïc (Appendixes)

• Taøi tieäu tham khaûo (Bibliography)
• Chæ soá (Index)
 Baûn ñeà xuaát khaùc baûn baùo caùo
ra sao
• Phaàn ñaàu • Daãn nhaäp
• Baûn sao phaàn ñaàu thay cho • Neàn taûng hay tuyeân boà vaán
thö uûy nhieäm ñeà seõ siô löôïc tình theá cuûa
khaùch haøng
• Thö chuyeån giao khaùc bieät
trong caùc ñeà xuaát nhaèm loâi • Sô löôïc phöông phaùp neâu baät
keùo hay khoâng nhöõng ñieåm baùn haøng chính

• Toùm taét hay toùm löôïc hoaït • Phaïm vi cho thaáy baïn seõ laøm
ñoäng ñöôïc thay baèng thö giôùi vaø khoâng laøm nhöõng gì
thieäu hay thö chuyeån giao
Thaân ñeà xuaát bao goàm
• Phöông phaùp ñeà nghò
• Moâ taû döï aùn
• Caùc lôïi ích vaø öu theá cuûa phöông phaùp cuûa baïn
• Keá hoaïch laøm vieäc
• Caùc böôùc coâng vieäc vaø thôøi gian cho töøng böôùc
• Phöông phaùp vaø nguoàn söû duïng
• Nhöõng caù nhaân coù traùch nhieäm trong coâng vieäc
• Ñaùnh giaù vieäc thöïc hieän coâng vieäc
• Chi phí