JFS B2教材 ③

どうやって伝えよう？
相手の状況や気持ちを配慮してことばや表現を選んだり、
目標
伝え方を工夫したりすることができる。

設定 職場で伝えづらい内容のメールを書く
Can-do 仕事上で関係のある人に業務上の急な変更や無理なお願いなどを伝えるメールを、
相手の状況や気持ちを配慮し、ことばや表現を選んだり伝え方を工夫したりして書
くことができる。

ねらい 相手を配慮してことばを使う

自分宛のメールを 他の人が書いた メールを

読む メールを直す 書く
●ふりかえってみよう：ことばの使い分け
Q1. 自分の母語を使っているとき、あなたは場面や状況、相手によってどのくらい言葉や表現を使い分けて
いますか。

Q2. 日本語を使っているときはどうですか。場面や状況、相手によってどのくらい言葉を使い分けています
か。あるいは、どのような使い分けができるようになりたいと考えていますか。

●準備：メールのやりとり
普段、あなたはメールをよく使いますか。今回はメールでのやり取りについて考えてみましょう。

(1) あなたはこれまでにメールを読んで、不快な気持ちになったことがありますか。
あるいは逆に、相手を不快な気持ちにさせてしまったことがありますか。
母語や日本語、それ以外の言語での経験を、ペアやグループで話してください。

(2) あなたはメールを書くときに、何か心がけていることがありますか。
それは、使う言語によって異なりますか。ペアやグループで話してみましょう。

1．【読む】受信メール
あなたは、JF 企画という企業の営業部で仕事をしています。 企業概要

ある朝、会社に着いてメールボックスを開くと 名 称：株式会社 JF 企画
複数のメールが届いていました。 創 業：1995 年
事業内容：イベントの企画・運営、広報グッズ・
チラシ・パンフレット等の制作、新商
品開発（企画・制作） 、ロゴデザイン等

1.1 メールを順に読んでいきましょう。
それぞれどんな印象を受けますか。メモをしてください。 印象
1
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
インタビューのお願い
●●様

突然、メールでご連絡する失礼、お詫び申し上げます。
株式会社 MRGT の藤島と申します。
弊社では国際交流に関するウェブマガジンを発信しておりまして、
ぜひとも、御社の活動を紹介させていただきたく思っております。

そこで、御社に伺って、インタビューをさせていただきたく思っております。
今週のどこかでお時間をいただけないでしょうか。

どうぞ前向きにご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社 MRGT 藤島 s3-01

CHECK!

2
2 印象
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
ご相談：御社の訪問について （JFS 商事 浅野）

●●様

お世話になっております。JFS 商事の浅野です。
先日はお忙しい中、貴重なお時間を割いてくださり、ありがとうございました。
新たな視点から多数のご意見をくださり、大変勉強になりました。

いただいたフィードバックを社に持ち帰って検討し、
改めて提案としてまとめましたので、今一度、お話しするお時間を頂戴できないかと思い、
お伺いする次第です。

弊社の都合で大変恐縮ではございますが、
来週のどこかで 1 時間ほど、お時間をいただければ幸いです。
曜日はいつでもかまいませんが、時間帯は午後でご指定いただけると大変助かります。
もちろん、午後は難しいようでしたら、調整はいたします。

お時間をいただいてばかりで恐縮ですが、ご検討のほど、お願い申し上げます。

s3-02
JFS 商事 浅野 CHECK!

3 印象
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
アポイントの変更について

JF 企画 ●●様

お世話になっております。
来週の御社とのアポについてのご相談です。

御社とのアポは来週、水曜 10 時からとなっていますが、
急に他社と打ち合わせをすることになりました。
大変申し訳ないのですが、翌日の木曜 10 時からに変更していただけないでしょうか。

お返事お待ちしております。よろしくお願いいたします。

s3-03
ABC 電気 山川 CHECK!

4 印象
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
Re: パンフレットデザイン（修正案）

JF 企画 ●●様

弊社のパンフレット制作の件ではお世話になっております。
デザインの修正案、拝見いたしました。
ただ、残念ながら弊社のコンセプト「ひだまりのような交流を」とは大きくかけ離れたデザインで、
また、文言についてもお願いした修正が反映されておらず、
正直、落胆いたしました。

申し訳ありませんが、今回のお話はなかったことにさせていただきたく、
悪しからずご了承のほど、お願い申し上げます。
s3-04
NC カンパニー 北村 CHECK!

3
 5 印象
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
【お願い】 原稿の修正について

●●様

お世話になっております。
先日は期日どおりに原稿をお送りくださり、ありがとうございました。

早速、原稿を拝見し、大変興味深く拝読いたしました。
ただ、字数が 400 字ほどオーバーしておりまして、
大変恐縮ながら、修正をお願いできないかと思い、ご連絡をいたしました。
当方で案を作成することも検討いたしましたが、
400 字は結構な分量となるため、削除の仕方によっては主旨が変わってしまう可能性もあるかと思
い、お願いする次第です。

ご多忙中とは存じますが、1 週間ほどで修正にご対応いただけませんでしょうか。
難しいようでしたら、こちらも編集のほうと相談をしてスケジュールは調整いたしますので、
どうぞご遠慮なく、ご連絡いただければと存じます。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

CHECK!
s3-05
NCJ リン

6 印象
To ｘｘｘ＠jf-pln.com
報告書の件（AAA 通信 リー）

●●様

お世話になっております。AAA 通信のリーです。
先日からお願いしている報告書についてですが･･･。
お忙しいところ、申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

AAA 通信
リー
CHECK!
s3-06

1.2 それぞれのメールについて、もう少し詳しく考えていきましょう。
(1) それぞれのメールについて、どんな印象を受けましたか。ペアやグループで話してみましょう。

(2) 印象がよくなかったメールについて考えてみましょう。どうして印象がよくなかったのでしょうか。
① 気になったところに印をつけてみましょう。
② あなたが気になったのは、どの点でしたか。
a. 書き方が直接的で、失礼な気がする

b. 自分の都合だけを書いていて、読み手への配慮が足りない

c. 必要な情報が書かれていないため、読み手としてはもう少し情報がほしいと感じる

d. わざわざ書かなくてもいい情報が書かれている

e. その他

4
(3) それぞれどのような書き方にすると、印象がよくなるでしょうか。考えてみましょう。

1.3 印象がよいメールとは、どんなメールだと思いますか。

(1) ポイントを自分なりにまとめてみましょう。

印象がよいメール

(2) ①～⑥のメールの中で、真似をしたいと思う表現に をひいてみましょう。

仕事のメール特有の表現がありますか。

考えてみよう 言葉のつかい方を工夫すると･･･

1. 少し言葉を足すだけで、印象が大きく変わることがあります。
次の 2 つの表現を比べてみましょう。

(1) a. お時間を割いてくださり、ありがとうございます。
b. 貴重なお時間を割いてくださり、ありがとうございます。

(2) a. いただいた原稿を拝読いたしました。
b. いただいた原稿を興味深く拝読いたしました。

※ どんな言葉を足せば、次の言葉の印象をよりよくすることができるでしょうか。
できるだけたくさん挙げてください。

① 企画 ② 機会

2. 次の 2 つの表現を比べてみましょう。どのような差を感じますか。

(1) a. 意向とは異なる可能性もあると思い、お願いする次第です。
b. 意向とは異なる可能性もあるかと思い、お願いする次第です。

(2) a. 添付ファイルがありませんでした。
b. 添付ファイルがないようでした。

3. 次のことを言いたいとき、ほかにどんな言い方をすることができそうでしょうか。
いろいろな案を考えてみましょう。

(1) （私は）忙しい

(2) その日はほかの約束がある

(3) （取引先の作成した企画が）いい企画だとは思わない

5
2. 【考える】同僚の書いたメール
同僚から、自分の書いたメールが失礼ではないか見てほしいと頼まれました。

2.1 読んでみて、修正が必要だと感じたら、修正してください。

To wada＠ｘｘｘｘ.com
CHECK!
s3-07
Re: 【ご相談】セミナーの参加者について

和田様

お世話になっております。JF 企画のヤンです。
お返事が遅くなり、申し訳ありません。
最近、とても忙しくて、お返事する時間が作れませんでした。

さて、ご相談のあったセミナーへの参加人数の変更についてですが、
ご連絡をいただいたのがギリギリでしたので、間に合いませんでした。
ですので、最初にご連絡をいただいていた 2 名様のみでご来場くださいますよう、
お願い申し上げます。

それでは、また。

JF 企画 ヤン
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From: Wada [wada@xxxx.com]
Sent: Thursday, July 01, 20xx
To: Yang [yang@jf-pln.com]
Subject: 【ご相談】 セミナーの参加者について

ヤン様

お世話になっております。Z 商事の和田です。

来週、開催されるセミナーですが、追加であと 2 名、参加させていただくことはできないでしょうか。
非常に参考になるテーマのため、弊社の若手にも参加させたいと考えております。

直前のご相談で大変恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

Z 商事 和田

2.2 このメールについてどのように感じたか、そして、どのように修正したかを、隣の人と話して
みましょう。

●ふりかえってみよう
ここまでの活動を通して、どんなことに気づきましたか。
メールの書き方、ことばの使い方、自分の母語との違い、これまで誤解していたことなど、いろいろな観点
から考えてみましょう。

6
3.【書く】気を遣うメール
Can-do 仕事上で関係のある人に業務上の急な変更や無理なお願いなどを伝えるメールを、相手の状況や気持ちを配
慮し、ことばや表現を選んだり伝え方を工夫したりして書くことができる。

今日は金曜日です。
あなたは仕事で、今日中にメールで連絡しなければいけない事柄を複数、抱えています。

3.1 今日中に連絡しなければいけない事柄を、まずは確認しましょう。
あなたにとって、いちばん書きたくない、あるいは書きづらいのはどれですか。 s3-08
CHECK!

7
3.2 メールを書く準備をしましょう。
(1) 前のページの a～d の中から一つ、選んでください。
(2) どんな気持ちを伝えたいですか。どんな印象のメールにしたいですか。考えてみましょう。
(3) どんな順番で書くか、どんな表現で書けばいいか、考えてみましょう。
* 1.1 のメール以外にも参考にできそうなメールの文案がないか、インターネットで探してみましょう。
☞ 10 ページの「読んでみよう」にもメールの例があります。

3.3 メールを書いてみましょう。タイトルも考えてください。
* ノートパソコンやスマートフォン、タブレットで書いてもかまいません。

To
Re:

送 信

3.4 次のポイントを参考に、自分のメールを読み返してみましょう。

□ 相手の人の気持ちや状況を配慮していますか。

□ 自分の都合だけを書いていませんか。
□ 必要な情報が書かれていますか。
□ 直接伝えるだけでなく、間接的に伝えるなど、工夫をしていますか。

8
4. 【書く】メールを推敲する Can-do

4.1 送信する前に、隣の人にメールを見せて、失礼なところがないかどうか、確認してもらいましょう。
確認する人は、自分がそのメールを受け取ったらどんな印象を受けるかを、相手の人に伝えましょう。
その上で、
訂正したほうがいいと思うところがあったら、2 人で話し合って修正案を作成してみましょう。
*大幅に修正する場合は以下のフォームを使ってください。
*ノートパソコンやスマートフォン、タブレットで書いてもかまいません。

To
Re

送 信

4.2 違う人とペアになって、修正したメールを見せて確認しあいましょう。
いいと思ったところや、修正したほうがいいと思ったところについて相手に伝えましょう。

4.3 自分が真似したいと思った表現や伝え方があれば、メモをしておきましょう。

* 時間があれば、他のメールも書いてみましょう。

★ Can-do をチェックしましょう

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 読んでみよう 日本人の同僚が書いたメール

下のメールは、日本人の同僚が書いたメールで、cc や bcc であなたにも届いたものです。

どんな印象を受けますか。いいと思った点や表現をメモしたり、線を引いたりしておきましょう。

To yamashita＠abc-weekly.com
CHECK!
s3-09
ご提案のイベント企画について

『週刊 ABC』編集部
山下様

お世話になっております。
先ほどはお忙しいところご足労いただきまして、ありがとうございました。

さて、早速社内で、ご提案のイベント企画について検討させていただきました。
非常に魅力的な企画ではありますが、
弊社では現在、その企画に割けるだけの人的リソースを欠いており、
大変残念ではありますが、今回は見送らせていただきたく存じます。

また次の機会がございましたら、その際にはぜひとも前向きに検討したいと考えておりますので、
お声がけいただければ幸甚です。
末筆ながらイベントの盛会をお祈りしております。

JF 企画
下田

To taoka＠ｘｘｘｘ.com
CHECK!
s3-10
【ご相談】プロジェクト進捗報告の日程変更

田岡様

いつもお世話になっております。JF 企画の下田です。
本日は標記の件でご相談申し上げたく、ご連絡いたしました。

来週、10 日（水）14 時から、プロジェクトの進捗報告のためにお伺いすることになっておりますが、

大変恐縮ながら、報告日を 1 週間後の 17 日（水）以降の日程で再調整させていただくことはできま
せんでしょうか。

と申しますのは、先般、ご報告いたしましたとおり、導入予定のシステムに不具合が発生しておりまし
て、現在も原因解明に努めておりますが、未だ復旧しておりません。
あと 1 週間、お時間をいただくことができれば、不具合の原因も含め、
ご報告できるかと考えております。

日程調整が難しいようでしたら、予定通り来週、ご報告に伺いますが、
システムの不具合に関しましては、十分なご報告ができない点、ご了承いただければ幸いです。

当方の勝手な都合でのご相談で大変恐縮ではございますが、
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

JF 企画
下田

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★ Can-do をチェックしましょう
1：まだ難しかった 2：だいたいできた 3：十分にできた
Can-do 仕事上で関係のある人に業務上の急な変更や無理なお願いなどを伝えるメール 評価 1 2 3
を、相手の状況や気持ちを配慮し、ことばや表現を選んだり伝え方を工夫したり 理由・感想：
して書くことができる。

【チェックポイント】
・自分の都合だけでなく、相手の状況や気持ちを気遣って書くことができましたか。
・必要な情報をしっかり書くことができましたか。
・直接伝えるだけでなく、間接的に伝えるなど、相手に与える印象を考えながら書
き方を工夫することができましたか。
年 月 日

目標についてふりかえってみよう

目標 相手の状況や気持ちを配慮してことばや表現を選んだり、伝え方を工夫したりすることができる。

● 今回は、
「ビジネスメールを書く」という活動を通して、この目標に取り組みました。
ほかにもどんな場面で、この目標を意識する必要があると思いますか。あなたが普段の生活で日本語を使ってすること
を思い出して、考えてみましょう。

● 上に書いた場面で、この目標ができるようになるためには、どんなことをすればいいと思いますか。
自分の周りにあるリソースの中で、参考にできそうなものはありますか。

● ことばや表現の選び方、伝え方の工夫について、日本語とあなたの母語やほかの外国語を比べてみましょう。共通点や
相違点がありますか。

私だけのフレーズ

素材提供：
表紙 ピクスタ https://pixta.jp

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