書信擬寫技巧

黃啟華 主講

1
大課書信例子
內容安排例子
 例子03「風雨蘭」

 例子01「SKII」

 例子02「宏利保險」

第二人稱例子
 例子01「SKII」

 例子02「宏利保險」

 例子06「1010及藝術節」

用語造句例子
 例子07︰影視及娛樂事務處

2
書信寫作技巧︰目標和構思
處理⼯作難題

1. 擬列需要處理的工作事項和目標
2. 選定能達到目標的寫作方法和策略
3. 使用選定的寫作方法擬寫信件初稿
4. 從收信人角度評估和修改初稿
5. 寫成定稿

3
書信寫作技巧︰目標和構思
發信人目標 收信人目標
投訴信︰ 投訴信︰
投訴不合理遭遇並追究 信中清楚描述事發經過
責任
回覆投訴信︰ 回覆投訴信︰
化解投訴危機，並要保 投訴得直並獲得要求的
持公司形像 賠償
應徵信︰ 應徵信︰
說明自己適合職位要求 篩選符合條件的應徵者
並獲面試機會 以安排面試

4
書信寫作技巧︰目標和構思
發信人目標 收信人目標
邀請信︰ 邀請信︰
對方接受邀請 清楚知道時間、日期、地
點、項目等資料，方便作
決定
推銷信︰ 推銷信︰
成功游說對方選購新產品 清楚知道新產品、新服務
或選用新服務 的特點，這些事物與自己
的關係
募捐信︰ 考試考募捐信！！！ 募捐信︰
對方樂意捐款支持
清楚募捐目的、款項用途、
捐助方法
5
書信寫作技巧︰內容
開始段落（第一段）引入工作處理事項。
發展段落（可寫兩三段）詳細解釋工作處理事項。
結尾段落（末段）詳列工作處理事項跟進或查詢方法。
信末套語可有可無。

信件個案分析︰
 例子03「風雨蘭」︰這書信加入標題，不過信件內容是否能
呼應這標題？ 部分內容可應⽤於募捐信
 例子01「SKII」︰這書信的目標是化解危機，其內容是否能
達成目標？
 例子02「宏利保險」︰這書信的目標是通知客戶要增加保費，
其內容會否使客戶反感？
6
書信寫作技巧︰人稱 ⼀對⼀寫作 不是⼀群⼈

使用「第二人稱」稱呼收信人
 例子02「宏利保險」 VS 例子01「SKII」
 哪一例子使收信人感到受尊重、信件內容
談論自己關心的事項？
 例子06「1010及藝術節」
 哪一例子使收信人感到較親切？

7
書信寫作技巧︰用語造句

內容清晰
 句子短小
業務書信一般處理較簡單的工作問題，句子
之中的主語、謂語、賓語和動詞不應有太多
修飾成份，否則收信人便很難理解信件的意
思。 主謂賓已經⾜夠

8
書信寫作技巧︰用語造句
內容清晰
 句子短小︰不可使用長定語 定語、狀語不必這麼長

 例︰ 長定語
政府在長洲對開海面採挖海沙而使海水受到污染的
工程在進行期間大大影響我們的漁穫，政府理應賠
償我們的損失……
 例（改正）︰
政府於長洲對開海面採挖海沙，這工程使海水受到
污染，大大影響我們的漁穫，政府理應賠償我們的
損失。……

9
書信寫作技巧︰用語造句
改寫長句例子︰例子07「影視及娛樂事務處」致
XX出版社的信件。

改寫︰ 分句短⼩、更容易理解
國際標準書號總代理現正編製《國際標準書號目
錄》資料庫，按書種分類資料，輸入各出版社的出
版書種。

10
書信寫作技巧︰用語造句
語言淺白
 現代業務書信應以白話為主，輔以淺白文言成
份，使信件得體大方。
 純文言寫法只通行於極少數人士之中，已不合
時代要求。

11
書信寫作技巧︰用語造句
語言淺白︰純文言不合事宜 不配合時代
例︰ 不能參加對⽅的壽宴

小春十日，為足下懸弧令旦。……今以關山遠
隔，未克趨陪，惟有遙頌九如，臨風拜手耳。

12
書信寫作技巧︰用語造句
語言淺白 淺⽩⽂⾔
例（改正）︰
十月十日為閣下華壽，誠蒙邀請參加壽宴，不
勝榮幸之至，可惜該日適逢公司派遣赴英處理
業務，恐不能出席盛典，還請見諒。
未克 恰當得體

13
書信寫作技巧︰用語造句
例子05「香港華仁書院」為甚麼仍撰寫文言邀
請信？ 成功達到⽬標
以前寄過信

以惠

專⼼的專

14
如果可以到來 ⼤家都會很期待
交代為何有研究報告、介紹組織、成效

評估細分範疇，沒有提及報告
內容、總結，不⽅便讀者
只知道是服務成效評估

15
 不是解決你的問題
只是解決顧客問題
沒有考慮讀者感受
投訴拖了很多個⽉也沒有處理
很多消費者到專櫃退貨
事前沒有危機感
不是。

銷量好、通過安全測試、⽤了很久 => 可以安⼼使⽤

代⾔⼈收了錢
第三段完全失敗 當然表示⽀持
沒有考慮讀者

應寫：可放⼼使⽤
不可以⽤貶義詞

應交代如何安全使⽤
並非只考慮你⼀個⼈
達到香港醫務衛⽣處產品標準
美國、歐盟化妝品協會安全標準
=> 對產品更有信⼼
16
 ⼀對⼀寫作 令讀者感到舒適
⽤第⼆⼈稱非常恰當

淡化負⾯消息（中性⼿法：調整）

17
18
太長

19