‫دوره تربيت مميز‬

Auditor / Assessor Training Course

@dasacademy www.dasiran.com

1 Direct Assessment Service

 ‫مميزي طبق بند ‪3-1‬‬

‫فرايندي نظام يافته‬

‫مستقل‬

‫مدون‬

‫به منظور بدست آوردن شواهد عینی و ارزيابی آنها به صورت عینی‬
‫جهت تعیین میزانی كه معیارهاي ممیزي برآورده می شوند‪.‬‬

‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪2‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫وقتی دو يا چند سیستم مديريت با رشته هاي متفاوت (مثال كیفیت‪ ،‬محیط‬
‫زيست و بهداشت و ايمنی حرفه اي ) با هم ممیزي قرار می گیرند آن را ممیزي‬
‫تلفیقی (‪ (combined‬می نامند‪.‬‬
‫هنگامی كه دو يا چند سازمان ممیزي كننده در انجام ممیزي يک ممیزي شونده‬
‫(‪ )7-3‬همکاري می كنند آن را ممیزي مشترک (‪ )Joint audit‬می نامند‪.‬‬

‫‪3‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫ماحصل يک ممیزي پس از بررسی اهداف ممیزي و كلیه يافته هاي ممیزي‬
‫(‬ ‫)‬
‫شخصی كه همراه تیم ممیزي است اما ممیزي نمی كند‪.‬‬
‫يک مشاهده كننده عضوي از تیم ممیزي نیست و تاثیر يا دخالتی در انجام‬
‫ممیزي ندارد‪.‬‬

‫‪4‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

‫( ‪ :‬مبناي حرفه اي بودن ممیزان و شخصی كه برنامه ممیزي را مديريت‬ ‫)‬
‫می كند بايد‪:‬‬
‫كار خود را با صداقت و تالش و مسئولیت پذيري انجام دهد‪.‬‬
‫هرگونه الزامات حقوقی قابل اجرا مطابقت داشته باشد‬
‫كار خود را بی طرفانه انجام دهد‬
‫(‬ ‫(‬
‫التزام به گزارش دهی صادقانه و صحیح يافته هاي ممیزي‪ ،‬نتايج نهايی ممیزي و گزارش هاي ممیزي بايستی‬
‫فعالیت هاي ممیزي را به صورت صادقانه و درست بازتاب كند‪.‬‬
‫)‬
‫به كارگیري جديت و داروري در ممیزي ممیزان بنا بر اهمیت وظیفه اي كه انجام می دهند‪.‬‬
‫)‬
‫امنیت اطالعات ممیزان بايست در حفاظت و استفاده از اطالعات كسب شده طی دوره انجام وظیفه با احتیاط‬
‫كنند‪.‬‬
‫)‪ :‬اساس بی طرفی ممیزي و نتايج نهايی ممیزي مبتنی بر واقعیت‬

‫‪6‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫)‪(evidence-baced approach‬‬
‫روش منطقی براي دستیابی به نتايج ممیزي قابل اطمینان و تجديدپذير در طی فرايند نظام مند ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫شناسايی و ارزيابی ريسک هاي برنامه ريزي ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫اين ريسک ها مرتبط با موارد زير است‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫برنامه ريزي‪ ،‬به عنوان مثال نقص در اهداف ممیزي مربوط و تعیین گستره برنامه ريزي‬ ‫‪‬‬
‫منابع‪ ،‬به عنوان مثال تخصیص زمان ناكافی براي تدوين برنامه ممیزي و يا براي انجام ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫انتخاب تیم ممیزي‪ ،‬به عنوان مثال اين تیم شايستگی جمعی براي انجام ممیزي ها را به طور موثر در اختیار ندارد‬ ‫‪‬‬
‫پیاده سازي‪ ،‬به عنوان مثال ارتباطات غیر موثر برنامه ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫سوابق و كنترل آنها ‪ ،‬به عنوان مثال كافی نبودن حفاظت از سوابق ممیزي براي ثبات اثر بخش بودن برنامه ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫پايش‪ ،‬بازنگري و بهبود برنامه ممیزي‪ ،‬به عنوان مثال پايش غیر اثر بخش بر ما حصل برنامه ممیزي‬ ‫‪‬‬
‫در برگیرنده ريسک و فرصت‬

‫خطرات ممیزي شونده ممکن است ناشی از مخالفت اعضاي تیم ممیزي بر تمهیدات ممیزي شونده براي بهداشت و ايمنی‪،‬‬
‫محیط و كیفیت محصوالت‪ ،‬خدمات‪ ،‬پرسنل يا زيرساخت هاي آن باشد‪.‬‬
‫براي ممیزي هاي تركیبی ‪ ،‬بايد توجه ويژه اي به تعامالت بین فرآيند هاي عملیاتی و اهداف و اولويت هاي رقابتی سیستم هاي‬
‫مختلف مديريتی داده شود‬

‫‪7‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫انواع مميزي‬

Internal Audit Course

DAS International Certification

8 Direct Assessment Service

 ‫مميزي داخلي ( شخص اول)‬

‫‪ ‬ممیزي داخلی كه ممیزي شخص اول نیز نامیده می شود ‪ ،‬توسط خود سازمان يا از جانب آن براي‬
‫مقاصد داخلی انجام می گیرد و می تواند مبنايی براي خود اظهاري سازمان در مورد انطباق باشد‪.‬‬

‫‪ ‬مسئولیت آن برعهده سیستم مديريت كیفیت سازمان است و به منظور بهبود آن انجام می شود‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪9‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫مميزي خارجي (شخص دوم)‬

‫‪ ‬ممیزي شخص دوم توسط طرفهايی كه در مورد سازمان ذينفع هستند ‪ ،‬از قبیل مشتريان يا از جانب‬
‫آنها توسط ساير اشخاص انجام می گیرد‪.‬‬

‫‪ ‬به آن ممیزي فروشنده يا ارزيابی تأمین كنندگان نیز گفته می شود‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪10‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫(شخص ثالث)‬

‫‪ ‬ممیزي شخص ثالث توسط سازمانهاي مستقل بیرونی انجام می گیرد‪.‬‬

‫‪ ‬اين سازمانها انطباق با الزاماتی از قبیل الزامات استاندارد ‪ ISO9001‬و ‪ISO14001‬‬

‫و ‪ ...‬را گواهی يا ثبت می كنند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫طرح (‪(PLAN‬‬ ‫انجام (ِ‪(DO‬‬ ‫بررسی (‪(CHEK‬‬ ‫اقدام اصالحی (‪(ACT‬‬
‫‪:‬‬
‫‪ :2-5‬ايجاد اهداف برنامه ممیزي‬

‫‪ :7-5‬بررسی و بهبود برنامه ممیزي‬

‫‪ :3-5‬تعیین و ارزيابی خطرات‬

‫و فرصت هاي برنامه ممیزي‬

‫‪ :4-5‬ايجاد برنامه ممیزي‬ ‫فصل ‪5‬‬

‫‪ :5-5‬اجراي برنامه ممیزي‬ ‫‪ :6-5‬نظارت بر‬

‫برنامه ممیزي‬

‫‪ :2-6‬شروع ممیزي‬
‫‪ :6-7‬انجام پیگیري ممیزي‬
‫فصل ‪6‬‬
‫‪ :3-6‬آماده سازي فعالیت هاي ممیزي‬ ‫‪ :4-6‬انجام فعالیت هاي ممیزي‬

‫‪ :5-6‬تهیه و توزيع گزارش ممیزي‬ ‫‪ : 6-6‬تکمیل ممیزي‬

‫‪12‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬
‫‪ ‬ممیزي داخلی ‪:‬‬
‫‪ -‬ممیزي هاي منظم برنامه ريزي شده‬
‫‪ -‬ممیزي هاي اضافی خارج از برنامه‬
‫‪ ‬در چه زمان هايی ممیزي اضافی (خارج از برنامه) انجام می شود‪:‬‬
‫‪ -‬افزايش شکايات مشتريان‬
‫‪ -‬تغییرات مهم در سیستم كیفیت سازمان‬
‫‪ -‬تغییرات بزرگ درسازمان‬
‫‪ -‬افزودن خط تولید يا محصول جديد‬
‫‪ -‬ضعف برخی از واحد هاي سازمان در اجراي سیستم مديريت كیفیت‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪13‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 :

Internal Audit Course DAS International Certification

14 Direct Assessment Service

 ‫‪:‬‬
‫‪ ‬حفظ و مراقبت برنامه ريزي شده از سیستم مديريت‬
‫‪ ‬تعیین میزان انطباق سیستم مديريت در محدوده مورد ممیزي‬
‫‪ ‬ارزيابی میزان كارايی و اثربخشی سیستم مديريت در برآوردن اهداف كیفی مشخص شده‬
‫‪ ‬فراهم نمودن موجبات انجام اقدامات اصالحی‪ /‬پیشگیرانه و بهبود سیستم مديريت‬
‫‪ ‬حصول اطمینان از كفايت مستندات تهیه شده‬
‫‪ ‬حصول اطمینان از انجام اقدامات اصالحی و اثر بخشی آنها‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪15‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬
‫• ارزيابی تامین كنندگان يا فروشندگان بر اساس قرارداد فی مابین آنها با خريدار‬
‫• ارزيابی صالحیت سیستم مديريت جهت تضمین اجراي قوانین ‪ ،‬آيین نامه ها و الزامات قرار دادي‬
‫• كسب گواهینامه براي ثبت در فهرست سازمانهاي داراي سیستم مديريت معتبر‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪16‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ :‬شخص داراي صالحیت جهت انجام ممیزي‬

‫‪ :‬يک يا چند ممیز كه ممیزي را انجام میدهند‪.‬‬

‫‪ -‬يک ممیز از بین تیم ممیزي معموال” بعنوان راهبر تیم ممیزي منصوب می شود‪.‬‬
‫‪ -‬تیم ممیزي میتواند ممیزان در حال آموزش و در صورت لزوم ‪ ،‬كارشناسان فنی را نیز شامل گردد‪.‬‬
‫‪ -‬ناظرانی میتوانند تیم ممیزي را همراهی كنند ولی آنها به عنوان عضوي از تیم عمل نمی كنند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪17‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬ ‫)‬ ‫(‬
‫شخصی كه دانش يا تخصص معینی را در زمینه مورد ممیزي ارائه می نمايد‪.‬‬
‫‪ ‬دانش يا تخصص معین شامل دانش يا تخصص در مورد سازمان‪ ،‬فرايند يا فعالیت مورد ممیزي و همچنین راهنمايی‬
‫زبانی يا فرهنگی می باشد‪.‬‬
‫‪ ‬كارشناس فنی به عنوان ممیز در تیم ممیزي عمل نمی كند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪18‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫مسئولیتهاي تیم ممیزي ‪:‬‬

‫• روشن نمودن الزامات ممیزي‬

‫• برنامه ريزي و اجراي مسئولیتهاي محوله به نحو مؤثر و كافی‬
‫• مکتوب نمودن مشاهدات ممیزي‬
‫• گزارش نمودن نتايج ممیزي‬
‫• بررسی میزان اثربخشی اقدامات اصالحی‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪19‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫تعيين و ارزیابي خطرات و فرصت هاي برنامه مميزي‪:‬‬
‫در يک برنامه ممیزي‪ ،‬خطرات و فرصت هايی مرتبط با زمینه ممیز وجود دارد و می تواند بر دستیابی به اهداف آن تاثیر‬
‫بگذارد‪ .‬فرد مديريت كننده برنامه ممیزي بايد خطرات و فرصت هايی را كه هنگام تهیه برنامه ممیزي در نظر گرفته شده‬
‫است و منابع مورد نیاز را‪ ،‬به مشتري ممیزي معرفی و ارائه دهد‪ ،‬تا بتوان به طور مناسب از آن ها استفاده كرد‪.‬‬
‫خطراتی مرتبط با موارد زير می توتند وجود داشته باشد‪:‬‬

‫الف) برنامه ريزي‪ :‬به عنوان مثال عدم تعیین اهداف ممیزي مربوطه و تعیین میزان‪ ،‬تعداد‪ ،‬مدت زمان‪ ،‬مکان ها و برنامه‬
‫ممیزي ها‬

‫ب) منابع‪ :‬به عنوان مثال اختصاص زمان‪ ،‬تجهیزات و يا آموزش ناكافی براي توسعه برنامه ممیزي يا انجام ممیزي‬

‫ج) انتخاب تیم ممیزي ‪ ،‬به عنوان مثال عدم صالحیت كامل براي انجام ممیزي موثر‪.‬‬

‫د) ارتباطات‪ ،‬به عنوان مثال فرآيند ها و كانال هاي ارتباطی خارجی و داخلی غیر موثر‬

‫ه) اجرا‪ ،‬به عنوان مثال نا هماهنگی ممیزي ها در برنامه ممیزي‪ ،‬يا عدم رعايت امنیت اطالعات و محرمانه بودن‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪20‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫انتخاب و تعیین روش هاي ممیزي‪:‬‬
‫فردي كه برنامه ممیزي را مديريت می كند‪ ،‬بسته به اهداف‪ ،‬حوزه و معیار هاي ممیزي تعیین شده‪ ،‬روش هاي‬
‫انجام موثر و كارآمد ممیزي را انتخاب و تعیین كند‪.‬‬

‫ممیزي ها را می توان در محل‪ ،‬از راه دور يا به صورت تركیبی انجام داد‪ .‬استفاده از اين روش ها بايد بر اساس توازن‬
‫و در نظر گرفتن ساير خطرات و فرصت هاي مرتبط‪ ،‬متعادل باشد‪.‬‬

‫در مواردي كه دو يا چند سازمان ممیزي يک ممیزي مشترک از همان ممیزي شونده را انجام می دهند‪ ،‬افرادي كه‬
‫برنامه هاي مختلف ممیزي را مديريت می كنند بايد در مورد روش هاي ممیزي توافق كرده و پیامد هاي مربوط به‬
‫منابع و پیامد هاي مربوط به منابع و برنامه ريزي ممیزي را در نظر بگیرند‪ .‬اگر يک ممیز داراي دو يا چند سیستم‬
‫مديريت از رشته هاي مختلف باشد‪ ،‬ممکن است ممیزي هاي تركیبی در برنامه ممیزي گنجانده شود‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪21‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬
‫• برنامه ريزي ممیزي‬
‫• همکاري در تعیین اعضاي تیم ممیزي و توجیه آنها‬
‫• انجام مذاكرات‬
‫• ارزيابی و ارائه نتايج ممیزي‬
‫• تهیه گزارش ممیزي‬
‫• در صورت لزوم پیگیري اقدامات اصالحی‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪22‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬
‫• آگاه نمودن كاركنان مرتبط در خصوص اهداف و دامنه ممیزي‬

‫• فراهم نمودن شرايط الزم جهت دسترسی تیم ممیزي به مدارک و شواهد مورد نیاز‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪23‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫هرگز كارهاي نمايشی آماده و ارائه نکنید‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫خودرا با شخصیت ممیز هماهنگ كنید‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫سؤاالت را ساده و بی آاليش و بی تکلف پاسخ دهید‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫از ارائه توضیحات مفصل خودداري كنید‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اشتباهات خودرا بپذيريد و دروغ مصلحت آمیز نگوئید‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اطالعات دقیقی از محل مورد ممیزي ارائه كنید‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪24‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫( الزامات قانونی‬1
‫ مشتري‬/‫( الزامات طرف هاي ذي نفع‬2
‫( الزامات استاندارد‬3
‫( الزامات درون سازمان‬4

Internal Audit Course DAS International Certification

25 Direct Assessment Service

 ‫‪ :‬در اين روش مجموعه سیستم مديريت يک سازمان مورد ممیزي قرار می گیرد‬ ‫‪1‬‬
‫صادركننده گواهینامه انجام‪( .‬مانند ممیزي هايی كه توسط شركتهاي می شود‬
‫‪ :‬در اين روش بخشی از سیستم مديريت سازمان كه در ارتباط با يک فرايند خاص‬ ‫‪-2‬‬
‫میباشد‪ ،‬مورد ممیزي قرار می گیرد‪ .‬مهمترين سؤاالت اين نوع ممیزي در ارتباط با قابلیت و كارايی‬
‫فرايند است‪.‬‬
‫‪ :‬در اين نوع ممیزي‪ ،‬محصول از نظر تطابق مشخصات فنی با معیارهاي پذيرش‬ ‫‪-3‬‬
‫و استانداردهاي آن مورد ممیزي قرار می گیرد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪26‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ :‬حصول اطمینان ازاينکه مستندات تهیه شده كلیه الزامات سیستم مديريت را پوشش می دهند‪.‬‬
‫• اساسا” بررسی مستندات ‪ ،‬اولین مرحله در هر ممیزي میباشد‪.‬‬
‫• پس از بررسی مستندات چنانچه موردي از قلم افتاده يا شفاف نباشد‪ ،‬رفع ابهام يا اضافه كردن آن به سیستم از‬
‫ممیزي شونده درخواست می شود‪.‬‬
‫• مدارک تخصصی محصول در بررسی اولیه مستندات معموال” مورد استفاده قرار نمی گیرند ولی بايد مشخص شود‬
‫كه اين مدارک (از قبیل نقشه و استانداردها) درحد كافی وجود دارند‪.‬‬
‫• توصیه می شود چک لیستی از الزامات استاندارد تهیه شود و سپس با مقايسه بین چک لیست و مستندات‬
‫سیستم ‪ ،‬ممیز میتواند تصويري از میزان كامل بودن و مشخص بودن سیستم مديريت به دست آورد‪.‬‬

‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬

‫‪27‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 






Internal Audit Course DAS International Certification

28 Direct Assessment Service

‫‪ :‬مجموعه اي از يک يا چند ممیزي برنامه ريزي شده براي محدوده زمانی‬
‫مشخص و براي دستیابی به هدفی خاص‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪29‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫• تأمین منابع مورد نیاز جهت انجام درست فرايند ممیزي‬
‫• گزينش صحیح تیم ممیزي‪ ،‬متناسب با نوع و محدوده ممیزي (تخصص مورد نیاز در تیم وجود داشته‬
‫باشد)‬
‫• برنامه ريزي و اجراي آموزشهاي الزم جهت ارتقا و بهبود مهارتهاي ممیزان‬
‫• تعیین تركیب مناسب جهت تیم ممیزي‬
‫• ثبت و ارزيابی عملکرد ممیزان‬
‫• ارزيابی برنامه هاي ممیزي و اقدام جهت بهبود آنها‬
‫• پیگیري انجام اقدامات اصالحی و حصول اطمینان از اثربخشی آنها‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪30‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫پس از دريافت برنامه ممیزي‪ ،‬ممیزان اقدامات زير را انجام می دهند ‪:‬‬
‫‪ -‬برقراري ارتباط با واحدهاي ممیزي شونده‬

‫‪ -‬جمع آوري و مرور مستندات‬

‫‪ -‬بازديد اولیه‬
‫‪ -‬آماده كردن چک لیست ها‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪31‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬يک چک لیست بايد شامل مجموعه اي از سؤاالت و الزامات كلیدي كه بايد توسط شواهد عینی ‪ ،‬پاسخ‬
‫آنها تعريف و روشن شود ‪ ،‬باشد‪.‬‬
‫‪ ‬چک لیست مجموعه اي از سؤاالت براي پرسیدن نیست‪.‬‬
‫‪ ‬يک چک لیست خوب كمک می كند به ‪:‬‬
‫‪ -‬حفظ و ادامه ممیزي در مسیر درست‬
‫‪ -‬اطمینان از اينکه همه الزامات كلیدي روشن شده است‬
‫‪ -‬فراهم نمودن يک مبنا براي بررسی فعالیتها‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪32‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪Workshop‬‬
‫چک لیست ممیزي براساس بندهاي استاندارد براي يک واحد تولیدي يا خدماتی تهیه شود‪.‬‬

‫بندها‪/‬الزامات‬
‫شواهد عيني‬ ‫‪O‬‬ ‫‪N‬‬ ‫‪C‬‬ ‫پرسش‬ ‫ردیف‬
‫مرتبط‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪33‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫جريان ممیزي شامل مراحل زير میباشد ‪:‬‬
‫‪ -1‬جلسه افتتاحیه و تشريح اهداف ممیزي‬
‫‪ -2‬انجام ممیزي مطابق برنامه و جمع آوي شواهد و اطالعات الزم‬
‫‪ -3‬تصمیم گیري در مورد شواهد جمع آوري شده‬
‫‪ -4‬تهیه گزارش ممیزي‬
‫‪ -5‬جلسه اختتامیه‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪34‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬معرفی حاضرين در جلسه‬
‫‪ ‬تشريح محدوده ممیزي ‪ ،‬اهداف و نحوه كار‬
‫‪ ‬تشريح شیوه گزارش دهی تأيید و تثبیت برنامه ممیزي و زمانهاي تنفس‬
‫‪ ‬توافق بر زمان جلسه اختتامیه‬
‫‪ ‬پاسخ دادن به همه سؤاالت احتمالی‬
‫توضیح ‪ :‬معموال” در ممیزي شخص اول (داخلی) نیازي به جلسه افتتاحیه نیست‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪35‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ :‬سوابق‪ ،‬شرح ما وقع و يا ساير اطالعات كه به معیارهاي ممیزي مربوط و قابل‬
‫باشند‪.‬‬ ‫تصديق‬
‫‪:‬‬

‫‪ -‬مشاهده فعالیتها‬
‫‪ -‬بررسی و بازبینی مدارک و مستندات‬
‫‪ -‬مصاحبه با كاركنان‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪36‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫نکات مهم ‪:‬‬
‫‪ ‬از راهنماي سازمان ممیزي شونده می توان براي ارائه توضیحات شفاهی درخواست نمود‪.‬‬

‫‪ ‬مواردي كه نیاز به بررسی بیشتر دارند براي پیگیري در زمانهاي بعدي بايد ثبت شوند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪37‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫• وروديها (نحوه دريافت ‪ ،‬باچه فواصل زمانی‪ ،‬از كجاها و ‪ ...‬؟)‬
‫• خروجیها ( باچه فواصل زمانی‪ ،‬توسط چه كسی ‪ ،‬چگونه‪ ،‬به كجا ؟)‬
‫• منابع (نیروي انسانی ‪ ،‬زيرساخت ها ‪ ،‬محیط كاري و ‪) ...‬‬
‫• صاحب فرايند‬
‫• ارتباط متقابل با ساير فرايندها‬
‫• جريان فعالیتهاي فرايند (روشهاي اجرايی‪ ،‬برگه هاي فرايند و ‪) ...‬‬
‫• نحوه كنترل روند فعالیتها‬
‫• معیارهاي عملکرد فرايند (كارايی ‪ ،‬اثربخشی و روند آنها)‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪38‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬معرفی خود (حتما” خود را معرفی كنید)‬
‫‪ ‬استفاده از سؤاالت روشن و باز‬
‫‪ ‬دادن فرصت به ممیزي شونده براي پاسخ (سؤاالت را يکی يکی بپرسید)‬
‫‪ ‬عدم وقفه يا تمركز بر روي فرايندها يا تجهیزات جديد‬
‫‪ ‬نشان دادن عالقه‬
‫‪ ‬يادداشت برداري (از اين يادداشت ها براي پرسیدن و مطرح كردن سؤاالت بیشتر و جديدتر استفاده‬
‫كنید)‬
‫‪ ‬عدم قضاوت تنها بر اساس يک نمونه‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪39‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫نقش ارتباط مؤثر در يک ممیزي‬

‫‪ ‬عدم برقراري ارتباط مؤثر و صحیح ‪ ،‬منجر به بسیاري از اختالفات يا سوء تفاهمات كاري می شود‪.‬‬

‫وجوه شش گانه يک گفتگو در ممیزي ‪:‬‬

‫‪ -1‬آنچه ممیز میخواهد بگويد‪.‬‬
‫‪ -2‬آنچه به ممیزي شونده منتقل میشود‪.‬‬
‫‪ -3‬آنچه به گوش ممیزي شونده میرسد‪.‬‬
‫‪ -4‬آنچه ممیزي شونده فکر میکند شنیده است‪.‬‬
‫‪ -5‬پاسخی كه ممیزي شونده میدهد‪.‬‬
‫‪ -6‬آنچه ممیز فکر می كند كه ممیزي شونده گفته است‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪40‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫ با افراد مناسب‬
‫ با آنهايی كه مسئولند‬
‫ با آنهايی كه انجام دهنده كار هستند‬

Internal Audit Course DAS International Certification

41 Direct Assessment Service

 )‫ به صورت چشمی (بدون پرسیدن و تنها از طريق ديدن‬
) ‫ به صورت شفاهی (زبانی‬

Internal Audit Course DAS International Certification

42 Direct Assessment Service

 ‫‪ :‬پاسخ آنها بله يا خیر است‪.‬‬

‫مثال ‪ :‬آيا شما تجهیزات اندازه گیري را كالیبره می كنید؟‬

‫‪ :‬نیاز به توضیح جزئیات دارند‪.‬‬

‫مٍثال ‪ :‬انتخاب پیمانکاران فرعی چگونه انجام می شود؟‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪43‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 : ‫سؤاالت زير بهترين دوستان يک ممیز هستند‬
What ‫چه چیزي‬
Why ‫چرا‬
When ‫چه موقع‬
How ‫چگونه‬
Where ‫كجا‬
Who ‫چه كسی‬
Show me ‫نشان بده‬

Internal Audit Course DAS International Certification

44 Direct Assessment Service

 ‫ميزان ارتباط بين‬ ‫مکان مميز‬
‫مميز و مميزي شونده‬
‫در محل‬ ‫از راه دور‬
‫انجام مصاحبه‬ ‫از طريق ابزار ارتباطات تعاملی ‪:‬‬
‫تکمیل چک لیست ها و پرسشنامه ها با‬ ‫‪ -‬انجام مصاحبه؛‬
‫تعامل انسانی وجود دارد‬ ‫مشاركت ممیزي شونده‬ ‫‪ -‬مشاهده كار انجام شده با راهنماي از راه دور‬
‫انجام بررسی مستندات با مشاركت ممیزي‬ ‫‪ -‬تکمیل چک لیست ها و پرسشنامه ها‬
‫شونده‬ ‫‪ -‬انجام ببرسی مستندات با شركت ممیزي شونده‬
‫نمونه برداري‬ ‫انجام بررسی مستندات‬
‫انجام بررسی مستندات‬ ‫مشاهده ي كار انجام شده به وسیله ي ابزارهاي‬
‫مشاهده كار انجام شده‬ ‫مراقبتی ‪ ،‬با درنظر گرفتن الزامات قانونی‬
‫تعامل انسانی وجود‬ ‫انجام بازديد در محل‬ ‫تجزيه و تحلیل داده ها‬
‫ندارد‬ ‫تکمیل چک لیست‬
‫نمونه برداري‬

‫روش هاي مميزي‬

‫‪45‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬هنگام ممیزي به هدف فرايند مربوطه توجه كنید‪.‬‬
‫‪ ‬سوابق مهم را جهت بررسی انتخاب كنید‪.‬‬
‫‪ ‬بررسی كنید كه آيا همه فعالیتهاي پیش بینی شده اجرا می شوند‪.‬‬
‫‪ ‬آيا كنترلها مؤثر میباشند؟‬
‫‪ ‬آيا برنامه ها و روشهاي اجرايی دنبال می شوند؟‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪46‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫يادداشت ها بايد در برگیرنده اطالعات زير باشند ‪:‬‬
‫• روشهاي اجرايی ‪ ،‬دستورالعملهاي مربوطه يا معیارهاي پذيرش‬
‫• شماره مدرک و شماره ويرايش‬
‫• واحد هاي مرتبط‬
‫• افراد ممیزي شونده (نام و سمت)‬
‫• شواهد ممیزي ( شرح مختصر مشاهدات )‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪47‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫توجه مهم ‪:‬‬
‫ممیز بايد بالفاصله پس از هر مذاكره ‪ ،‬يادداشت برداري را به نحو مناسب انجام دهد‪.‬‬
‫همواره به چرخه كسب اطالعات توجه داشته باشید ‪:‬‬
‫‪ -1‬سؤال كن (‪)Ask‬‬
‫‪ -2‬ببین (‪)Look‬‬
‫‪ -3‬چک كن (‪)Check‬‬
‫‪ -4‬ثبت كن (‪)Record‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪48‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ -1‬بدون غرض بودن‬
‫‪ -2‬گفتگو و بحث منطقي با پرسنل مربوطه‬
‫‪ -3‬شفاف سازي موارد مشکوك‬
‫‪ -4‬دریافت واقعيتها‬
‫‪ -5‬یاري گرفتن از مميزي شوندگان و سایر متخصصين (در صورت نياز)‬
‫‪ -6‬تيزبين و كنجکاو ولي مؤدب باشيد‬
‫‪ -7‬خجالت نکشيد ‪......................‬سماجت كنيد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪49‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬استفاده از چک لیست به عنوان يک ابزار كمکی و نه مبناي ممیزي‬
‫‪ ‬برخورد جدي با تلف كنندگان زمان ممیزي‬
‫‪ ‬اجتناب از اخذ تصمیمات يا تأيیدات غیرضروري‬
‫‪ ‬رعايت برنامه زمانی‬
‫‪ ‬پوشش دادن كل حوزه مورد ممیزي‬
‫‪ ‬انتخاب نمونه به نحو مناسب‬
‫‪ ‬سعی در باقی ماندن در داخل محدوده حوزه مورد ممیزي‬
‫‪ ‬عدم پافشاري براي اخذ اطالعات غیرضروري‬

‫نیازي به نشان دادن عکس العمل مشابه در برابر عکس العمل ممیزي شونده نداريد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪50‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫• پرسنل اصلی با تأخیر در ممیزي حاضر می شوند‪.‬‬
‫• انجام كارهاي متفرقه در حین ممیزي (مکالمه تلفنی و ‪) ...‬‬
‫• صرف زمان طوالنی براي توضیح مسائل كوچک‬
‫• رفت و آمد زياد در حین ممیزي‬
‫• در دسترس نبودن مستندات مورد نیاز در محل ممیزي‬
‫• اختصاص تعداد زيادي از پرسنل براي پاسخ دادن به يک ممیز‬
‫• طفره رفتن از هر سؤال‬
‫• برخورد منفی با موضوع‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪51‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫رفتار هاي ممیزي شوندگان‬
‫‪ ‬فراموش نکنید كه ممیزي شونده يک انسان است و هر انسانی روحیات و رفتار متمايز و منحصر به فرد‬
‫خود را دارد‪.‬‬
‫‪ ‬ممیز بايد اين توانايی راداشته باشد كه دربرابر رفتارهاي مختلف و بعضا ” غیرقابل پیش بینی ممیزي‬
‫شوندگان ‪ ،‬عکس العمل مناسب نشان داده و جريان ممیزي را به خوبی هدايت كند‪.‬‬
‫‪ ‬عکس العمل هاي ممیزي شوندگان طیف وسیعی (از همکاري خیلی خوب تا مخالفت) را شامل میشود‪.‬‬
‫به همین دلیل توصیه می شود كه ‪:‬‬
‫‪ -1‬سعی كنید از شیوه مديريت و فرهنگ سازمانی مورد ممیزي آگاهی يابید‪.‬‬
‫‪ -2‬همیشه بعنوان ممیز‪ ،‬مستقل و بی طرف باشید‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪52‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪:‬‬ ‫‪ ‬در شرايط دشوار‪،‬‬
‫‪ -‬آرامش خود را حفظ كنند‪.‬‬
‫‪ -‬كنترل خود را حفظ نمايند‪.‬‬
‫‪ -‬بیش از حد درگیر نشوند‬

‫‪ -‬گیج و حواس پرت شوند‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬از نظرات شخصی استفاده كنند‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬براي اصالح مشکالت پیشنهاد بدهند‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫سرگردان شوند‪.‬‬ ‫‪ -‬بدون هماهنگ كننده يا راهنما در سازمان‬ ‫‪‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪53‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫)‪ :‬انصاف‪ ،‬صداقت‪ ،‬بی ريا‪ ،‬امین بودن‪ ،‬امین بودن‪ ،‬با احتیاط و خردمندانه عمل كردن‬ ‫‪ -1‬اخالقی (‬
‫)‬ ‫‪ -2‬دارا بودن فکر باز (‬
‫)‬ ‫‪ -3‬سیاست مدار (‬
‫)‬ ‫‪ -5‬تیز بین (‬
‫)‬ ‫‪ -6‬حساس و باهوش (‬
‫)‬ ‫‪ -7‬تطبیق پذير (‬
‫)‬ ‫‪ -8‬سرسخت و استوار (‬
‫)‬ ‫‪ -9‬قاطع (‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪54‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫دانش و مهارت هاي عمومي مميزان سيستم مدیریت‪:‬‬
‫مميزان باید از دانش و مهارت در زمينه هاي مشخص شده در زیر برخوردار باشند‪.‬‬

‫الف ) اصول ‪ ،‬فرآیندها و روشهاي مميزي‪ :‬دانش و مهارتهاي موجود در این زمينه مميز را قادر مي سازد‬
‫كه مطمئن سازد مميزي ها به روشي منسجم و منظم انجام مي شوند‪.‬‬

‫ب) استانداردهاي سيستم مدیریت و سایر مراجع‪ :‬دانش و مهارت در این زمينه مميزان را قادر مي سازد‬
‫كه درك كنند دامنه ي مميزي را و معيار هاي مميزي را اعمال كنند‪.‬‬

‫ج) سازمان و محيط كسب و كار آن‪ :‬دانش و مهارت در این زمينه مميزان را قادر مي سازد كه ساختار‪،‬‬
‫اهداف و روش هاي مدیریتي مميزي شونده را درك كنند‪.‬‬

‫د) الزامات قانوني قابل اجرا و الزامات قانوني و سایر الزامات‪ :‬دانش و مهارت در این زمينه مميزان را قادر‬
‫مي سازد كه از الزامات قانوني سازمان آگاه باشند و در آن زمينه كار كنند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪55‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬گزارشهاي مميزي بعداز گذشت زمان زیادي از مميزي ممکن است مورد استفاده قرار بگيرند‪.‬‬

‫‪ ‬افراد مختلفي گزارشهاي مميزي را مطالعه مي كنند ‪:‬‬

‫‪ -‬نماینده مدیریت‬
‫‪ -‬مدیران اجرایي‬
‫‪ -‬مدیر واحد مميزي شونده‬
‫‪ -‬افرادي كه مسئول انجام اقدامات اصالحي هستند‬
‫‪ -‬مميزان داخلي‬
‫‪ -‬مميز خارجي بعدي‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪56‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬شواهد ممیزي مورد ارزيابی قرار می گیرند‪.‬‬
‫‪ ‬درجايی كه مدارک عینی وجود دارد ‪ ،‬گزارش عدم انطباق تهیه می شود‪.‬‬
‫‪ ‬محدوده فعالیتها براي بهبود مشخص می شود‪.‬‬
‫‪ ‬عدم انطباقها و محدوده هاي بهبود تعیین شده ‪ ،‬براي ممیزي شونده شفاف می شوند‪.‬‬
‫‪ ‬تأيید ممیزي شونده در خصوص مغايرتهاي ديده شده اخذ می شود‪.‬‬
‫‪ ‬عدم انطباقها براي تعیین و اجراي اقدامات اصالحی ‪ ،‬به ممیزي شونده تحويل داده می شوند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪57‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫اطالعات موجود در یك گزارش مميزي‬
‫‪ ‬هدف و محدوده ممیزي‬
‫‪ ‬اسامی تیم ممیزي و ممیزي شوندگان‬
‫‪ ‬استاندارد مورد ممیزي و چک لیست استفاده شده‬
‫‪ ‬نتايج ممیزي و تفسیر و تحلیل آنها‬
‫‪ ‬مشاهدات ممیزي و استنباط ها‬
‫‪ ‬گزارش دقیق عدم انطباقهاي ديده شده‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪58‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫گزارش مميزي – بایدها و نبایدها‬
‫‪ ‬گزارشهاي ممیزي نبايد شامل ‪:‬‬
‫‪ -‬نظرات شخصی ممیز‬
‫‪ -‬اظهار نظر براي انجام اقدام اصالحی‬
‫باشند ‪.‬‬
‫‪ ‬گزارشهاي ممیزي بايد شامل ‪:‬‬
‫‪ -‬قضاوتهاي انجام شده توسط ممیزين برپايه كفايت ‪ ،‬تأيید و اطمینان از مشاهدات عینی جمع آوري شده در حین‬
‫ممیزي ‪ ،‬براي برآورده كردن معیارهاي ممیزي در سازمان‬
‫باشند ‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪59‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫يک گزارش ممیزي بايد درخصوص موارد زير نتیجه گیري و استنتاج‬
‫داشته باشد ‪:‬‬
‫• میزان انطباق سیستم مديريت در واحد ممیزي شونده‬
‫• میزان اثربخشی اجراي سیستم مديريت و نحوه بهبود آن‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪60‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫نتايج نهايی ممیزي می تواند‪ ،‬بسته به اهداف ممیزي نیاز به اصالح يا اقدامات اصالحی‪ ،‬پیشگیرانه يا بهبود را‬
‫نشان دهد‪ .‬چنین اقدامات اصالحی‪ ،‬پیشگیرانه يا بهبود را نشان دهد‪ .‬در صورت مقتضی ممیزي شونده‬
‫بايستی فرد مديريت كننده برنامه ممیزي را نگه دارد و تیم ممیزي را از وضعیت اين اقدامات آگاه سازد‪.‬‬
‫اتمام اقدامات و اثر بخش بودن آنها بايستی تصديق شود اين تصديق می تواند بخشی از ممیزي بعدي باشد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪61‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫؟‬
‫‪ ‬مغايرت يا عدم انطباق عبارت است از تفاوت بین مقدار واقعی با مقدار ايده آل (مورد انتظار) و زمانی به‬
‫وجود می آيد كه الزامات يک استاندارد تأمین نشود‪.‬‬

‫‪ ‬به بیان ديگر عدم انطباق يعنی اختالف بین وضعیت “بايد” و “هست”‪.‬‬

‫‪ ‬وضعیت بايد توسط چک لیست مورد سؤال قرار می گیرد و‬

‫يا در استاندارد به روشنی مشخص شده است‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪62‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫بايد شامل موارد زير باشند ‪:‬‬
‫‪ ‬جزئیات مشاهده شده‬
‫‪ ‬تشريح موارد مغاير ديده شده‬
‫‪ ‬ارجاع به محدوده ممیزي شده (در صورت امکان)‬
‫توجه كنید كه مغايرتها بايد مکتوب شوند‪ .‬زيرا تنها در اين صورت است كه می توان در آينده آنها را ارزيابی كرد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪63‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ) (
)Minor( ‫ مغايرتهاي كوچک يا جزئی‬-1

)Major( ‫ مغايرتهاي عمده‬-2

)Observations( ‫ مشاهدات يا توصیه ها‬-3

Internal Audit Course DAS International Certification

64 Direct Assessment Service

 ‫عدم انطباقی است كه باعث وقفه و خرابی در سیستم مديريت يا عدم اطمینان به تحت‬
‫كنترل بودن فرايندها يا تولیدات نمی شود‪ .‬ولی ممکن است باعث انحراف يا خطا در‬
‫بخشی از سیستم مديريت سازمان بشود‪.‬‬
‫توجه ‪ :‬چنانچه به يک عدم انطباق جزئی توجه نشود ‪ ،‬ممکن است با گذشت زمان به يک عدم‬
‫انطباق عمده تبديل شود‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪65‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬از زمان تعیین شده براي كالیبراسیون يک ابزار اندازه گیري خاص ‪ ،‬كمی گذشته است‪.‬‬
‫‪ ‬دستورالعمل ارزيابی تأمین كنندگان كه در بخش بازرگانی موجود است ‪ ،‬ويرايش ‪ 2‬است در‬
‫حالیکه در بخش كنترل مدارک ويرايش ‪ 3‬است‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪66‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬اين عدم انطباق باعث ايجاد وقفه يا خرابی بزرگ در اجراي سیستم مديريت سازمان می شود‪.‬‬
‫‪ ‬يک بند يا الزام مشخص از استاندارد اجرا نشده و در سیستم مديريت از قلم افتاده است‪.‬‬
‫‪ ‬تعدادي عدم انطباق جزئی در يک نیاز مندي می تواند باعث خرابی كل سیستم و به عنوان عدم انطباق عمده شناخته شود‪.‬‬
‫‪ ‬هر عدم انطباقی كه منتج به احتمال حمل كاالي نامنطبق شود ‪ ،‬به عنوان عدم انطباق عمده شناخته می گردد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪67‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬بسیاري از تأمین كنندگان شركت مورد ارزيابی قرار نمی گیرند‪.‬‬
‫‪ ‬روش خاصی براي تأيید محصول وجود ندارد‪.‬‬
‫‪ ‬مدت زيادي از زمان كالیبراسیون تعدادي از وسايل اندازه گیري گذشته است‪.‬‬
‫‪ ‬هر مغايرتی كه ممکن است منجر به حمل محصول نامنطبق شود (شما مثال بزنید)‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪68‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫موقعیتهايی كه اگر شناسايی و رفع نشوند ‪ ،‬ممکن است منجر به بروز خطا و عدم انطباق شوند‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫‪ -‬شرح وظايف برخی از پرسنل رده پايین مؤثر بر سیستم مديريت به صورت مکتوب تهیه نشده است‪.‬‬
‫‪ -‬زمان انقضاي محموله هاي موادخارجی در انبار‪ ،‬از تاريخ میالدي به تاريخ فارسی تبديل شوند‪.‬‬
‫‪ -‬چیدمان نامناسب برخی از قطعات در خط تولید‬
‫‪ -‬عدم تعیین زمانی براي انهدام مستندات منسوخ‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪69‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪Workshop‬‬
‫نحوه ي نوشتن شرح عدم انطباق و اقدام اصالحی براساس ‪PDCA‬‬

‫‪70‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

‫فرصتها يا اقداماتی كه ممیز نسبت به انجام آنها توصیه می كند و می توانند باعث بهبود و اثربخشی در‬
‫سازمان شوند ‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫‪ -‬توصیه به استفاده از نرم افزارهاي پیشرفته مهندسی در واحد طراحی‬
‫‪ -‬توصیه به دريافت گواهینامه هاي تکمیلی مانند ‪ISO14001 ، ISO17025‬‬
‫‪ -‬توصیه به استفاده از فنون مهندسی كیفیت مانند ‪ QFD ، SPC‬و ‪...‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪71‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫در گزارش كردن عدم انطباقها به نکات زير توجه كنید ‪:‬‬
‫‪ ‬هر گزارش عدم انطباق بايد با مدارک و شواهد واقعی همراه باشد‪.‬‬
‫‪ ‬تا حد ممکن در مورد هر عدم انطباق به واحد مربوطه ‪ ،‬مستندات ‪ ،‬اهداف سازمانی و ‪ ...‬آدرس بدهید‪.‬‬
‫‪ ‬به شرايط فرهنگی و قوانین و مقررات خاص هر سازمان دقت كافی داشته باشید‪.‬‬
‫‪ ‬سعی كنید درگیر بحث و مجادله نشويد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪72‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫اطالعات زير بايد در يک فرم گزارش عدم انطباق وجود داشته باشد ‪:‬‬
‫‪ -‬معیار ممیزي‬
‫‪ -‬جزئیات يافته هاي ممیزي‬
‫‪ -‬اقدامات اصالحی مورد نیاز‬
‫‪ -‬تاريخ انجام اقدامات اصالحی و رفع مغايرت‬
‫‪ -‬اقدامات اصالحی انجام شده‬
‫‪ -‬امضاها و تاريخ بسته شدن و تأيید ممیز يا سرممیز‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪73‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬تیم ممیزي مسئول پیگیري انجام اصالحات مطابق برنامه زمانی مندرج در گزارش عدم انطباق‬
‫میباشد‪.‬‬
‫‪ ‬بايد از اثربخشی اقدامات اصالحی در جلوگیري از وقوع مجدد عدم انطباقها ‪ ،‬اطمینان حاصل شود‪.‬‬
‫‪ ‬نتیجه بررسی اقدامات اصالحی بايد دقیقا” نوشته شود‪.‬‬
‫عباراتی مانند “ روش اجرايی اصالح شد” يا “ اقدام اصالحی تکمیل شد” قابل قبول نیست‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪74‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫هدف ‪ :‬ارائه گزارش از مشاهدات ممیزي به مديريت ارشد و افراد مسئول سازمان ممیزي شونده‪.‬‬

‫در جلسه اختتامیه بايد همان افرادي كه در جلسه افتتاحیه حضور داشتند ‪ ،‬شركت نمايند‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪75‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ ‬يادآوري اين نکته كه بررسی ها بصورت نمونه گیري تصادفی انجام شده اند‪.‬‬
‫‪ ‬يادآوري اين نکته كه براساس شرح وظايف تعیین شده مغايرتهاي سیستم مديريت بررسی می شوند و اين به‬
‫معناي عدم صالحیت فنی و تخصصی سازمان نیست‪.‬‬
‫‪ ‬جمع بندي نتايج ممیزي‬
‫‪ ‬تشريح جزئیات مربوط به مغايرتها ‪ ،‬مشاهدات و فرصتهاي بهبود‬
‫‪ ‬تفاهم در مورد زمان اجراي اقدامات اصالحی و زمان انجام پیگیري هاي مورد نیاز‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪76‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫انتقاد از مميزي شونده‬
‫در صورت وجود نقاط ضعف در ممیزي شونده (كه در اكثر موارد اجتناب ناپذير است) انتقاد بايد به صورت سازنده و‬
‫مفید و براساس قواعد زير انجام شود ‪:‬‬
‫‪ -‬انتقاد بايد محتوايی باشد‪.‬‬
‫‪ -‬از شخص معینی انتقاد نشود‪.‬‬
‫‪ -‬از شخص ثالث انتقاد نشود‪.‬‬
‫‪ -‬انتقاد بايد از سیستم صورت بگیرد‪.‬‬
‫‪ -‬تذكر اين نکته كه تنها ديکته ننوشته غلط دارد‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬

‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪77‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫مثال تشریحي دانش و مهارت هاي تخصصي مميزان در مدیریت زیست محيطي‬ ‫•‬
‫دانش و مهارت هاي مربوط به نوع سیستم مديرتی و كاررد روشها فنون فرايندها و عملیات بايستی كافی باشند تا ممیز بتواند سیستم مديريت را مورد‬
‫آزمون قرار داده و يافته ها نتايج ممیزي مناسب را ايجاد كند‪.‬‬
‫مثال ها به شرح زیر مي باشند‪:‬‬ ‫•‬
‫اصطالح شناسی زيست محیطی‬ ‫•‬
‫آمارها و شاخص هاي زيست محیطی‬ ‫•‬
‫علم اندازگیري و تکنیک هاي پايش‬ ‫•‬
‫تعامل اكو سیستم ها و تنوع زيستی‬ ‫•‬
‫عناصر زيست محیطی‬ ‫•‬
‫تکنیک هاي براي تعیین ريسک (براي مثال بهترين تکنیک موجود براي كنترل آلودگی و يا راندمان انرژي)‬ ‫•‬
‫كاهش منابع‪ ،‬حداقل سازي ضايعات‪ ،‬استفاده مجدد‪ ،‬بازيافت و عملیات و فرايندهاي ويژه‬ ‫•‬
‫استفاده از مواد خطرناک‬ ‫•‬
‫پخش و مديريت گازهاي گلخانه اي‬ ‫•‬
‫مديريت منابع طبیعی(سوخت هاي فسیلی ‪ ،‬آب‪ ،‬زمین‪)..،‬‬ ‫•‬
‫طراحی زيست محیطی‬ ‫•‬
‫گزارش دهی و افشاي زيست محیطی ‪/‬نظارت با تمركز بر محصول‪ /‬فناوري هاي كم كربن و تجديد پذير‬ ‫•‬
‫توجه‪ :‬براي اطالعات بیشتر‪ ،‬به استاندارد مربوطه ايجاد شده توسط درمورد مديريت زيست محیطی مراجعه فرمايید‪.‬‬ ‫•‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪78‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ A4 ‬مثال تشریحي در خصوص دانش و مهارت هاي مميزان مدیریت كيفيت‬
‫‪ ‬مهارت ها و دانش مذكور در اين خصوص و روش ها ‪ ,‬فنون‪ ،‬فرايند ها و عملیات بايستی براي ممیز كافی باشند كه بتواند سیستم مديريت‬
‫را مورد آزمون قرار دهد و يافته ها و نتايج ممیزي مناسب ايجاد كند‪.‬‬
‫مثال ها به شرح زیر هستند‪:‬‬
‫‪ ‬اصطالح شناسی مرتبط با كیفیت‪ ،‬مديريت‪ ،‬سازمان‪ ،‬فرايند و محصول‪ ،‬مشخصه ها‪ ،‬انطباق‪ ،‬مستند سازي‪ ،‬آزمون كرردن‪ ،‬و فراينرد هراي‬
‫اندازه گیري و ممیزي؛‬
‫‪ ‬تمركز بر مشتري گرايی ‪ ,‬فرايند هاي مرتبط با مشتري ‪ ,‬پايش و اندازه گیري رضرايت مشرتري ‪ ,‬رسریدگی بره شرکايات ‪ ,‬مقرررات‪ ،‬حرل‬
‫منازعات ؛‬
‫‪ ‬رهبري ‪ -‬نقش مديريت رده باال‪ ،‬مديريت براي توفیق پايدار در سازمان‪ ،‬رويکرد مديريت كیفیت‪ ،‬تشخیص منافع مالی و اقتصرادي حاصرله‬
‫از مديريت كیفیت‪ ،‬سیستم هاي مديريت كیفیت و مدل هاي تعالی؛‬
‫‪ ‬مشاركت كاركنان‪ ،‬فاكتور هاي انسانی‪ ،‬صالحیت‪ ،‬آموزش و آگاهی؛‬
‫‪ ‬رويکرد فرايندي ‪ ,‬تحلیل فرايند ‪ ,‬فنون قابلیت و كنترل ‪ ,‬روش هاي مقابله با ريسک؛‬
‫‪ ‬رويکرد واقع گرايی براي تصمیم گیري ‪ ,‬فنون ارزيابی ريسک (شناسايی ريسک‪ ،‬تحلیل و ارزيابی) ارزيابی مديريت كیفیت ( ممیزي‪ ،‬مررور‬
‫و خودارزيابی) تکنیک هاي اندازه گیري و پايش ‪ ,‬الزامات فرايند هاي اندازه گیري و تجهیزات اندازه گیري ‪ ,‬تحلیل علل ريشه اي ‪ ,‬تکنیک‬
‫هاي آماري؛‬
‫‪ ‬مشخصه هاي فرايند ها و محصوالت از جمله خدمات‬
‫‪ ‬ارتباطات متقابل سودمند با تامین كننده ‪ ,‬الزامات سیستم مديريت كیفیت و الزامات براي محصول ‪ ,‬الزامات خاص براي مرديريت كیفیرت‬
‫در بخش هاي مختلف؛‬
‫‪ ‬يادآوري‪ :‬براي اطالعات بیشتر‪ ،‬استاندارد هاي مرتبط ايجاد شده توسط ‪ ISO/TC 176‬در باب مديريت كیفیت را مشاهده كنید‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪79‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫ارگونومی محل كار‪ ،‬ارتباط از راه دور و پايش داده ها( مثل ايمیل‪ ،‬سوء استفاده كامپیوتري‪ ،‬جمع آوري‬
‫شواهد الکترونیکی‪ ،‬آزمون نفوذ و ‪))...‬؛‬
‫‪ ‬فرايندها ‪ ,‬دانش و فناوري مرتبط با مديريت امنیت اطالعات ؛‬
‫‪ ‬ارزيابی ريسک ( شناسايی ‪ ,‬تحلیل و ارزيابی) و روند ها در فناوري ‪ ,‬تهديد ها و آسیب پذيري ؛‬
‫‪ ‬مديريت ريسک امنیت اطالعات‬
‫‪ ‬روش ها و عملیاتها براي كنترل امنیت اطالعات ( الکترونیکی و فیزيکی)‬
‫‪ ‬روش ها و عملیاتها براي حساسیت و يکپارچگی اطالعات‬
‫‪ ‬روش ها و عملیاتها براي اندازه گیري و ارزيابی اثربخشی سیستم مديريت امنیت اطالعات و كنترل هاي‬
‫هاي مربوطه‬
‫‪ ‬روش ها و عملیاتها براي اندازه گیري‪ ،‬پايش و ثبت كارايی ( از جمله تست كردن‪ ،‬ممیزي و بازنگري)‬
‫‪ ‬يادآوري‪ :‬براي اطالعات بیشتر‪ ،‬استاندارد هاي ايجاد شده توسط ‪ ISO/JTC 1/SC 27‬در باب‬
‫مديريت امنیت اطالعات را مشاهده نمايید ‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪80‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫‪ A8‬مثال تشریحي در خصوص دانش و مهارتهاي تخصصي مميزان مدیریت ایمني و بهداشت شغلي‬
‫‪ A.8.1‬دانش و مهارت هاي عمومي‬
‫دانش و مهارت هاي مربوط به نوع سیستم مديريتی و كاربرد روشرها‪ ،‬فنرون‪ ،‬فراينرد هرا و راهبردهراي تخصصری‬
‫بايستی براي ممیز كافی باشند كه بتواند سیستم مديريت را مورد آزمون قرار دهد و يافته ها و نتايج نهايی مناسب‬
‫تولید كند‪.‬‬
‫مثال ها به شرح زیر هستند‪:‬‬
‫‪ ‬شناسايی خطر‪ ،‬شامل آنها و ساير عواملی كه بر روي كارايی انسان در محرل كرار (از جملره عوامرل فیزيکری‪،‬‬
‫شیمیايی‪ ،‬بیولوژيکی و نیز جنسیت‪ ،‬سن‪ ،‬نقص عضو يا ساير عوامل فیزيولروژيکی‪ ،‬روانری يرا تندرسرتی) اثرر‬
‫می گذارند‪.‬‬
‫‪ ‬تحلیل ريسک ‪ ,‬تعیین كنترل ها و ارتباطات ريسک ( تعیین كنترل ها بايستی بر پايه ي سلسله مراتب كنترل‬
‫ها باشد ( به ‪ 1-3-4 OHSAS 18001:2007‬مراجعه شود))‬
‫‪ ‬ارزيابی فاكتور هاي انسانی ( از جمله فاكتور هاي فیزيکی وروانی) و اصول ارزيابی آنها‬
‫‪ ‬روش هاي مواجهه با پايش و ارزيابی ريسک هاي ايمنی و بهداشت شغلی ( شامل آن هايی كه ناشی از عوامل‬
‫انسانی هستند كه درباال ذكر شد و يا مرتبط با بهداشت حرفه اي) و استراتژي هاي مرتبط براي از بین برردن‬
‫يا كاهش مواجهت با آنها‪.‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪81‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 ‫رفتار انسانی ‪ ,‬تعامل انسان با انسان و تعامل انسان با ماشین ‪ ,‬فرايند ها و محیط كاري ( شامل محیط كرار ‪,‬‬ ‫‪‬‬
‫اصول طراحی ايمنی و ارگونومی‪ ،‬فناوري هاي ارتباطات و اطالعات)‬
‫ارزيابی انواع سطوح مختلف شايسرتگی ايمنری و بهداشرت شرغلی الزم در سرتاسرر سرازمان و ارزيرابی آن‬ ‫‪‬‬
‫شايستگی‪،‬‬
‫روش هاي تشويق كاركنان به مشاركت و همراهی ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫روش هاي تشويق نیکی و تندرستی و مسئولیست شناسی كاركنان ( در ارتباط با سیگار‪ ،‬موارد مخدر‪ ،‬الکرل‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫مسائل مربوط به وزن‪ ،‬ورزش‪ ،‬استرس‪ ،‬رفتارهاي متشنج و ‪ )...‬هم در ساعات كاري و هم در زندگی شخصی‪،‬‬
‫توسعه‪ ،‬استفاده و ارزيابی معیارها و شاخص هاي عملکردي انفعالی و واكنشی‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫اصول و روشهاي شناسايی مخاطرات بالقوه براي طرح ريزي هاي اضطراري ‪ ,‬ممانعت از خطر و عکس العمل‬ ‫‪‬‬
‫و بازيابی‪،‬‬
‫روش هاي مربوط به بررسی و ارزيابی رويداد ( از جمله حوادث و بیماري هاي ناشی از كار)‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫‪Internal Audit Course‬‬ ‫‪DAS International Certification‬‬

‫‪82‬‬ ‫‪Direct Assessment Service‬‬

 Workshop
Role play ‫انجام ممیزي به صورت‬

83 Direct Assessment Service

Direct Assessment Service