Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 1

UNIT 1:

AMALAN 5S

1.0 PENGENALAN

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat
mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S
yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja,
Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan
Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa pengurusan sumber berkaitan
persekitaran kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai
tambah kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah
dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multinalsional. Kini banyak agensi-agensi
perkhidmatan awam mengamalkan Amalan 5S malah ada dikalangannya telah mendapat pengiktirafan
menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

2.0 DEFINISI AMALAN 5S

5S adalah satu akronim yang lahir daripada lima perkataan Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun),
Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Kelima-lima perkataan ini merupakan
langkah utama dalam menjalankan aktiviti 5S iaitu :
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 2

2.1 Seiri (Sisih)

Menyisih dan mengasingkan barang-barang yang perlu dan tidak perlu bagi mengelakkan lambakan
barangan yang tidak digunakan dan mengakibatkan kehilangan ruang.

2.2 Seiton (Susun)

Menyusun barang-barang yang diperlukan secara kemas dan sistematik seterusnya melabelkan agar
ianya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat asalnya selepas digunakan.

2.3 Seiso (Sapu)

Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada habuk, debu serta
kekotoran pada lantai dan peralatan bagi memastikan persekitaran tempat kerja sentiasa kemas dan
bersih seterusnya dapat memberikan udara yang nyaman dan selesa.

2.4 Seiketsu (Seragam)

Memastikan kawasan persekitaran tempat kerja berada dalam keadaan produktif dan selesa dengan
mengamalkan Seiri, Seiton dan Seiso secara berterusan agar piawaian yang tinggi di tempat kerja
dapat dikekalkan.

2.5 Shitsuke (Sentiasa Amal)

Melatih semua warga kerja agar sentiasa mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan dan
konsisten bagi mengekalkan budaya kerja yang cemerlang serta berkualiti.

Secara keseluruhan, definisi Amalan 5S dapatlah disimpulkan mengikut jadual 1 yang disertakan di
bawah.
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 3

Jadual 1: Amalan 5S

3.0 OBJEKTIF AMALAN 5S

Secara khusus, objektif utama Amalan 5S adalah bergantung kepada keperluan sesebuah
organisasi. Namun secara dasarnya, objektif Amalan 5S adalah seperti berikut :

a) Membina budaya kaizen (penambahbaikan berterusan/inovasi) di tempat kerja.

b) Membina kerjasama melalui penyertaan seluruh warga kerja.
c) Membina amalan kepimpinan dikalangan pengurus dan penyelia.
d) Meningkatkan infrastruktur bagi melaksanakan program kaizen yang lebih maju.
e) Meningkatkan kecekapan bekerja melalui budaya kerja yang berkualiti.
f) Membantu mengurangkan kos operasi.
g) Membangunkan persekitaran tempat kerja yang bersih, selamat dan kondusif.
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 4

4.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S

Di negara kita Malaysia, Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan
pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara berikut :

a) Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S dengan terma rujukan yang jelas.

b) Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan 5S.
c) Mewujudkan sektor/zon kerja 5S.
d) Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S.
e) Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara berterusan.
f) Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan.

Tahap pelaksanaan Amalan 5S perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan
Jabatan/Agensi melalui mekanisme yang sedia ada. Antara langkah-langkah yang boleh dilakukan bagi
melaksanakan Amalan 5S adalah :

Langkah 1 : Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S

Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S ialah untuk meningkatkan penyertaan

semua peringkat warga Jabatan/Agensi dalam melaksanakan Amalan 5S di samping mewujudkan budaya
penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan warga Jabatan/Agensi ke arah mencapai
prestasi dan budaya kerja yang cemerlang. Peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan
5S ini adalah menyeluruh dan setiap ahli jawatankuasa serta ahli hendaklah menjalankan peranan masing-
masing.

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S bertanggungjawab untuk memastikan

pelaksanaan Amalan 5S dijalankan dengan sebaik. Pengerusi juga perlu memberikan penerangan yang
jelas tentang peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S Jabatan/Agensi serta
Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S peringkat Bahagian/Zon bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab ahli jawatankuasa.

Cadangan struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan 5S Jabatan/Agensi adalah

seperti senarai dalam rajah 1, rajah 2 dan rajah 3 di bawah.
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 5

Rajah 1: Struktur Organisasi Jawatankuasa 5S

 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 6

Rajah 2: Peranan dan Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa 5S

 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 7

Rajah 3: Peranan dan Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa 5S

 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 8

Langkah 2 : Mewujudkan Sektor/Zon Amalan 5S

Langkah ini bertujuan untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan Amalan 5S. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S
Jabatan/Agensi dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator Amalan 5S akan menentukan sektor/zon yang
bersesuaian.

Pembahagian sektor/zon pula hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon
bagi memudahkan rujukan. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian sektor/zon ialah :

a) Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah
bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan agar jumlah sektor/zon tidak terlalu
banyak bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan).
b) Menentukan nama kumpulan serta jumlah ahli kumpulan bagi setiap sektor/zon.
c) Mewujudkan sudut 5S dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing
dengan mengambil kira hala tuju Amalan 5S di Jabatan/Agensi (rujuk Jadual 5).
d) Sektor/zon di Jabatan/Agensi haruslah berdasarkan aras/tingkat atau mana-mana yang
bersesuaian.

Langkah 3 : Latihan Amalan 5S

Latihan Amalan 5S adalah bertujuan untuk mendalami pengetahuan berkaitan Amalan 5S di

samping untuk membudayakan Amalan 5S serta meningkatkan kefahaman tentang Amalan 5S kepada
warga Jabatan/Agensi. Di antara latihan/program yang boleh diikuti dan dilaksanakan adalah :

a) Program Kesedaran Amalan 5S.

b) Kaedah serta Pelaksanaan Amalan 5S.
c) Audit Dalaman Amalan 5S.
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 9

Langkah 4 : Pelancaran Amalan 5S

Pelancaran dan perasmian Amalan 5S boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam Jabatan/Agensi.
Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan kepada
pelaksanaan Amalan 5S melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objekti Amalan 5S serta
menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran Amalan 5S adalah seperti
berikut :

a) Dasar Amalan 5S.

b) Zon-zon Amalan 5S.
c) Objektif Amalan 5S.
d) Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.
e) Buku panduan pelaksanaan Amalan 5S

5.0 FAEDAH MELAKSANAKAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada pengurusan
organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawalan stok/inventori, urusan penyelenggaraan serta
sistem dan proses kerja. Faedah-faedah Amalan 5S adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4 di
bawah.
 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 10

Rajah 4: Faedah Pelaksanaan 5S

 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 11

6.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

Kejayaan Amalan 5S bagi sesebuah Jabatan/Agensi adalah bergantung kepada perkara-perkara

yang dinyatakan pada Rajah 5 di bawah.

Rajah 5: Kunci Kejayaan Amalan 5S

 Pengurusan dan Keselamatan Bengkel/ Makmal 12

7.0 KESIMPULAN DAN PENUTUP

Secara ringkasnya, Amalan 5 merupakan usaha keseluruhan sesebuah Jabatan/Agensi dalam

pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih bersih, kemas, tersusun dan selamat. Melalui Amalan 5S
juga semua warga Jabatan/Agensi secara bersama akan membina disiplin serta etika kerja yang baik bagi
menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti.

Selain daripada itu, Amalan 5S juga akan dapat memupuk semangat kerja berpasukan serta sikap
bantu-membantu yang tinggi dimana secara tidak langsung akan meningkatkan kualiti dan produktiviti
penyampaian Jabatan/Agensi kepada para pelanggan seterusnya membawa peningkatan terhadap imej
Jabatan/Agensi.

8.0 RUJUKAN

1. 5S Guidebook Step-by-step Implementation, National Productivity Implementation 2006, daripada

http://.npc.org.my.

2. Modul Amalan 5S Sektor Awam Panduan MAMPU, 2010.

3. Modul Amalan 5S, Institut Kemahiran Mara Beseri.

4. http://www.ilpapnt.gov.my/5s_info.html

5. http://www.slideshare.net/mdnorihk/pengenalan-amalan-5s