Administrasi Tata Usaha
Regina Cori Nandra
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : reginacori504@gmail.com
Abstract —Education is one of the determinants of a
country's progress. If the education is good, then the
possibility of the nation to advance is also great. However, if
the education is not good, then the nation is also difficult to
advance. With good education, it is expected that the citizens
of a country have more ability and have more dignified
morals and have a broader perspective in dealing with a
problem or difference that occurs in their lives.
         Educational administration is an overall process and
joint activities that must be carried out by all parties who
have a stake in educational tasks.
            The administration is part of the whole
administrative process, in the form of all mechanisms that
can help, expedite, increase the activity and efficiency of the
administrative process by providing all necessary data and
information, so that the administration runs smoothly.
Administration is carried out by everyone in each
organization, regardless of what the main tasks of each
organization are. Although the administration can be the
main task of a group of employees, this work is not a
monopoly. Administration is also carried out by the highest
ranking official by not changing the position of the official
as manager whose main task is to keep moving the
employees and moving all activities.
Administration according to the guidelines for
administrative services for tertiary institutions is all
correspondence management activities, namely collecting
(receiving), recording, processing, copying, sending and
storing all the pieces of information required by the
organization.
In essence, administrative administration is the activity of
recording for everything that happens in an organization to
be used as material for information for the leadership.
Keywords—(Administration, education, function,
financial,financial administration,finansial,,educators)
Administrasi Tata Usaha, Padang 2020
Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : hadeafriansyah@fip.unp.ac.id
I. PENDAHULUAN
A. Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu untuk memenuhi
tugas mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan,
menambah wawasan tentang pengertian administrasi Tata
Usaha di sekolah.
B. Latar Belakang Masalah
Pendidikan merupakan salah satu faktor penentu kemajuan
sebuah negara. Apabila pendidikannya bagus, maka
kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan tetapi,
bila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun juga
sulit untuk maju. Dengan pendidikan yang bagus, diharapkan
penduduk suatu  negara memiliki kemampuan yang lebih dan
memiliki moral yang lebih bermartabat serta memiliki sudut
pandang yang lebih luas dalam menghadapi suatu masalah
ataupun perbedaan yang terjadi alam kehidupannya.
         Administrasi pendidikan merupakan proses keseluruhan
dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh
semua pihak yang ada sangku pautnya dengan tugas-tugas
pendidikan.
            Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses
administrasi, berupa semua mekanisme yang dapat membantu,
memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses
administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi
yang diperlukan, sehingga administrasi itu berjalan dengan
lancar.
Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan
melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam
organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh
pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari
pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan
penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha
untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan
surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua
bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
 Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang
terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan.
II. METODE PENELITIAN
Dalam penulisan artikel ini menggunakan metode
Studi literatur yaitu dengan melakukan pencarian terhadap
berbagai sumber tertulis, baik berupa buku-buku, arsip,
majalah, artikel, dan jurnal, atau dokumen-dokumen yang
relevan dengan permasalahan yang dikaji. Sehingga informasi
yang didapat dari studi kepustakaan ini dijadikan rujukan
untuk memperkuat argumentasi-argumentasi yang ada.
langkah pertama yaitu dengan melakukan studi
literatur pada buku-buku yang membahas tentang konsep
dasar administrasi pendidikan, dan penelitian yang telah
dilakukan yang berkaitan dengan materi tersebut. Data yang
didapat dari studi literatur ini akan digunakan sebagai acuan
untuk membuat kueisioner penelitian.
Penelitian merupakan penelitian studi literatur
dengan menelaah sumber materi terkait konsep dasar
administrasi pendidikan. Hasil dari berbagai telaah literatur ini
akan digunakan untuk memahami pengertian serta konsep
dasar dari administrasi pendidikan si Indonesia.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian administrasi Tata Usaha
Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan
meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan
kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan
infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium,
perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat
Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).
Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam
Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah
satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam
bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical
work” office menegement or recording and report system.
Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi
pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan,
penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan
untuk membentu pimpinan dalam pengambilan keputusan,
urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan
sekolah tersebut.
Selanjutnya The Lian Gie (1974: 176) menambahkan bahwa
pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi
sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan
bila diperlukan.
Administrasi Tata Usaha, Padang 2020
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai
peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-
keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih
berguna
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak yang lain
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat di tempat yang aman.
B. Kegiatan dalam ketatausahaan
Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan
ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi,
pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan
dan administrasi.Tugas-tugas
1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi
sekolah (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam
rangka kelancaran kegiatan ketata usahaan/ administrasi;
2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana,
administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah,
sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang
berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang
baik;
3. Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat
menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan
keuangan, Mengatur dan mendokumentasikanadministrai
kepegawaian dan sarana; presensi pegawai, penyajian data
statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan
menghimpun data administrasi sekolah;
4. Mengkoordinasikan pegawai tata usaha dan teknisi dalam
kelancaran pelaksanaan tugas sesuai tanggungjawab masing-
masing;
Sedangkan Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha
Sekolah terdiri dari :
a. Administrasi kepegawaian
Buku pedoman Administrasi Kepegawaian
menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian,
tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan
peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai
perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-
format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang
diperlukan. Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan
pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam
rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan,
berdasarkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
a) File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )
Merupakan kumpulan data / berkas-berkas masing – masing
guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai
dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll.
Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan
mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.
b) Buku induk guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data–data guru dan pegawai
manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan
urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.
c) Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan
kenaikan tingkat )
Merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat
dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya
untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat
dan kenaikan berkala.
d) Buku DP3
Merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi
kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan
pangkat dll.
e) Buku DUK
Merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat
DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang
terendah.
f) Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan
oleh masing – masing guru dan pegawai.
g) Buku cuti pegawai dan guru
Merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang
mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll.
h) Buku mutasi pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai
yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini
untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari
pindahan/mutasian dll.
i) Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan
pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat
dari buku ini untuk mengetahui
berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh
guru dan pegawai.
j) Rencana pengembangan SDM
Merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing
urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.
k) Analisis kebutuham guru
Yaitu untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai
dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang
sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan.
(Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).
b. Administrasi ketatausahaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1) Program kerja tata usaha
Merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan
selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya
dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang
dibuat.
2) Absensi dan rekap absen guru dan pegawai
Yaitu digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak
kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa
Administrasi Tata Usaha, Padang 2020
pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah
masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
3) Buku agenda masuk keluar yaitu mencatat surat – surat
masuk dan keluar.
4) Buku ekspedisi yang digunakan untuk tanda terima bila
mengantarkan surat
5) Sistem penyimpanan arsip
Yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan
kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau
keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk
memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat
yang kelauar dll.
6) Pemanfaatan SIM/SIN/TIN yaitu untuk mengetahui
perkembangan suatu sekolah.
c. Administrasi keuangan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Kas Umum
Merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran
yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu
berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang
keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan
2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran
secara rinci per mata anggaran.
3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang
dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara
d. Administrasi barang
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk / Inventaris barang yaitu buku yang mencatat
tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari
droping maupun dari bantuan
2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-
barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.
3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat
tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki.
4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat
masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang
yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga
diketemukan sisa barang.
e. Administrasi kesiswaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk Pegawai yaitu buku yang mencatat tentang diri
siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain
data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data
pelaporan penilaian hasil belajar siswa.
2. Klaper yaitu buku yang mencatat nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi masuk, keluar yaitu buku yang mencatat siswa
yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang
mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi
keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan
kepada Kepala Sekolah.
4. Buku Prestasi yaitu buku yang mencatat prestasi yang diraih
siswa baik akademis maupun akademisi
5. Rekap absen siswa yaitu buku rekap yang berisi tentang
rekap masing –masing siswa yang tidak hadir dalam satu
bulan.
6. Buku kumpulan nilai yaitu buku yang berisi tentang
kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester
satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk
dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan
hasil belajar siswa.
7. Daftar nominatif siswa adalah daftar susunan nama siswa
yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional
8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip atau sertifikat siswa dan
tamatan adalah kumpulan ijasah siswa yang telah lulus,
dikelompokkan sesuai tahun pelajaran
9. Rapor siswa adalah Buku hasil belajar siswa yang diberikan
kepada siswa setiap semester.
Sedangkan menurut Bambang Samsul Arifin (2004:
218) kegiatan administrasi itu meliputi tiga hal yaitu:
Administrasi kesektariatan, administrasi tata usaha bidang
pengajaran, dan pengaturan tata ruang kantor
Selanjutnya menurut Baharudin (2004: 217) menambahkan
bahwa dalam pelaksanaan kerjanya kegiatan ketatausahaan
harus dilakukan secara efisien artinya memiliki tujuan
mencapai hasil yang tinggi dari hasil usaha itu dengan cepat
dan rapi.
Ada beberapa asas-asas kerja efisien tersebut diantaranya:
a. Asas Perencanaan meliputi hal-hal yang akan dikerjakan
untuk mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan meliputi kegiatan kerja yang selit
menjadi mudah, kemudian menghemat pikiran, gerak, jarak
dan materi.
c. Asas Penghematan yaitu mencegah pembiayaan yang mahal
dan pemakaian benda berlebihan.
d. Asas Penghapusan yaitu menghapus kegiatan yang tidak
berhubungan dengan hasil kerja.
e. Asas Penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang
memiliki persamaan agar dapat dikerjakan dalam satu
langkah.
Kemudian Oteng sutisna (1989: 147-148)
menegaskan bahwa prinsip dalam administrasi kantor adalah
sebagai berikut:
1. Pahami fungsi-fungsi administrasi yang ada di sekolah
2. Kembangkan dan nilai secara periodik suatu sistem
pencatatan yang terintegrasi.
3. Persiapakan dalam tulisan-tulisan untuk setiap tugas pokok
dan tentukan penanggung jawaban bagi setiap tahapan-
tahapan, tugas-tugas, transaksi dan memelihara cacatan.
4. Sediakan kesempatan bagi staf sekolah untuk
mendiskusikan fungsi, tugas, prosedur, dan catatan-catatan.
5. Gunakan catatan dan laporan sebagai pelayan kepada
organisasi terutama sebagai pengukur dan alat kontrol.
C. Peran atau Kegunaan tata usaha
Administrasi Tata Usaha, Padang 2020
Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga
pendidikan menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai
berikut:
a. Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk
mencapai tujuan sekolah
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan
sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk
keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan
pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
c. Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang
hidup
D. Pengawasan dalam bidang tata usaha
Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk
mengawasi dan memeriksa agar apa yang direncanakan sesuai
dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus
menjadi pengawasan adalah:
1. Jumlah hasil kerja,
2. Mutu hasil kerja
3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien
5. Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang
perbekalan dengan tepat.
6. Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik
7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan
8. Metode kerja.
IV. KESIMPULAN
Jadi , dari pembahasan artikel di atas dapat di simpulkan
bahwa administrasi Tata Usaha Tata usaha merupakan bagian
dari keseluruhan proses administrasi, berupa semua
mekanisme yang dapat membantu, memperlancar,
meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi
dengan menyediakan segala data dan informasi yang
diperlukan, sehingga administrasi itu berjalan dengan lancar.
Tata usaha juga dapat diartikan sebagai kegiatan
melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam
organisasi, untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh
pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari
pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan
penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha
untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan
surat-menyurat yaitu menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua
bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang
terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan.
 DAFTAR PUSTAKA

Afriansyah, H. (2019a). Administrasi Peserta Didik.

https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Afriansyah, H. (2019b). Materi 2 (pp. 1–11). pp. 1–11.

Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan

Indonesia.2011.Manajemen
Pendidikan.Bandung:Alfabeta
Anonim. 2016. Sistem Remunerasi Penggajian.
http://www.hrcentro.com/dasar_sdm/Sistem_Remune
rasi_Penggajian_090218.html. Akses tanggal 16
Maret 2016.
https://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?id=127088

Administrasi Tata Usaha, Padang 2020