PORADNIK DLA ARCHIWISTY

INSTYTUCJI POLSKIEJ NA OBCZYŹNIE

 NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

RADA DZIEDZICTWA ARCHIWALNEGO

PORADNIK DLA ARCHIWISTY

INSTYTUCJI POLSKIEJ NA OBCZYŹNIE

praca zbiorowa pod redakcją

Jacka Krochmala

Warszawa 2006
 CIP—BIBLIOTEKA NARODOWA
Poradnik dla archiwisty instytucji polskiej na obczyźnie :
opracowanie zbiorowe / pod red. nauk. Jacka Krochmala ;
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Rada Dziedzictwa
Archiwalnego. – Warszawa : Naczelna Dyrekcja Archiwów
Państwowych – Wydział Wydawnictw, 2006

Projekt okładki i strony tytułowej

KRZYSZTOF FEDER

Redaktor prowadzący
ANNA DEMKO

Korekta
EWA STEMPNIEWICZ

© Copyright by Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Warszawa 2006

ISBN 83–89115–59–X

NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH – WYDZIAŁ WYDAWNICTW

UL. DŁUGA 6, 00−950 WARSZAWA, SKR. POCZT. 1005,
TEL. (22) 635 37 55, 831 17 36
E−MAIL: NDAP@ARCHIWA.GOV.PL HTTP://WWW.ARCHIWA.GOV.PL

Skład i łamanie
OFI WARSZAWA
Druk i oprawa
ARCHIWUM PAŃSTWOWE W PRZEMYŚLU
37−700 PRZEMYŚL, UL. LELEWELA 4, (16) 670 35 38
E−MAIL:ARCHIWUM@PRZEMYSL.AP.GOV.PL
SPIS TREŚCI
Słowo wstępne (Daria Nałęcz) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Wstęp (Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Rozdział I – Kilka słów o archiwum i terminologii archiwalnej
(Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Rozdział II – Pozyskiwanie zbiorów i postępowanie z materiałami
przejmowanymi do archiwum (Jacek Krochmal,
Anna Marciniak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Rozdział III – Ewidencjonowanie zasobu – teoria i praktyka
(Anna Laszuk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Rozdział IV – Opracowywanie akt (Lidia Potykanowicz−Suda,
Hanna Staszewska−Katolik, Krzysztof Stryjkowski) . . . . . 37
Rozdział V – Postępowanie z dokumentacją nieaktową . . . . 63
Dokumentacja kartograficzna (Roland Banduch) . . . . . . . 63
Archiwizacja fotografii (Ewa Podgórska) . . . . . . . . . . . . . 73
Archiwizowanie materiałów audiowizualnych
(Krzysztof Pątek) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Rozdział VI – Udostępnianie archiwaliów (Jacek Krochmal,
Anna Laszuk) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Rozdział VII – Informatyka jako pomoc w prowadzeniu archiwum
(Stanisław Flis, Andrzej Jabłoński, Henryk Krystek) . . . 101
Rozdział VIII – Przechowywanie i konserwacja (Przemysław
Wojciechowski) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Wskazówki bibliograficzne (Jacek Krochmal) . . . . . . . . . . . 119
Aneksy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Aneks nr 1 – Wzory formularzy archiwalnych . . . . . . . . 124
Aneks nr 2 – Przykładowy inwentarz książkowy
ze wstępem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Spis formularzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Autorzy poradnika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

5
SŁOWO WSTĘPNE

Przekazując do rąk Państwa poradnik archiwalny, mamy nadzieję,

iż okaże się on pomocny w porządkowaniu, opisywaniu, zachowaniu
i udostępnianiu skarbów kultury polskiej, gromadzonych przez insty−
tucje polskie, działające poza krajem, ale zawsze z myślą o nim. Pra−
gnęlibyśmy, aby zbiory te znalazły trwałe i poczesne miejsce pośród
instytucji kultury światowej. Dbałość o stan zachowania, zastosowa−
nie nowoczesnych sposobów informowania o zasobach, propagowanie
możliwości zaspokajania wiedzy o Polsce przez kierowane przez
Państwa instytucje są najlepszą drogą do osiągnięcia tego celu.
Archiwa państwowe nigdy nie odmówią pomocy. Zawsze służyć
będą przynajmniej radą i informacją. Razem wytyczane zadania
winny też z czasem przynieść więcej widocznych rezultatów. Archi−
wa chciałyby bowiem być dobrym partnerem w Państwa codziennej
pracy. Mamy szanse razem stworzyć sieć informacji archiwalnej
obejmującej cały świat, łączącej Polaków niezależnie od miejsca ich
aktualnego pobytu, ułatwiającą dostęp zarówno do wiedzy ogólnej,
jak i tej ważnej dla każdego indywidualnie wiedzy o własnej, jakże
często rozproszonej po całym globie, rodzinie. Pragnęlibyśmy, aby
w trosce o naszą kulturę i dorobek duchowy nikt, komu takie war−
tości są bliskie, nie pozostał sam ze swoim kłopotem.
Z uwagą zbierać będziemy wszelkie Państwa opinie o poradniku.
Być może wymagać on będzie uzupełnień, a może trzeba go będzie
całkiem przeformułować. Prosimy o dzielenie się z nami Państwa
propozycjami.

Daria Nałęcz
Naczelny Dyrektor
Archiwów Państwowych

7
WSTĘP
Zbiory archiwalne, gromadzone przez znajdujące się na całym
świecie instytucje polonijne, stanowią bezcenne skarbnice doku−
mentujące nie tylko działalność macierzystych organizacji, ale tak−
że aktywność Polonii i Polaków żyjących i działających poza grani−
cami kraju, są ważną częścią polskiego dziedzictwa kulturalnego,
rozproszonego na niemal wszystkich kontynentach. Ich znaczenie
doceniło wiele ośrodków w kraju i na emigracji, pragnących wes−
przeć oczekujące różnorodnych form pomocy liczne instytucje pol−
skie na wychodźstwie i polonijne. Przejawem tego zainteresowania
na polu archiwalnym jest działalność Naczelnej Dyrekcji Archi−
wów Państwowych (NDAP) prowadzona we współpracy z Radą
Dziedzictwa Archiwalnego. Jednym z wyników tej współpracy są
wydane ostatnio publikacje: Polskie instytucje za granicą. Przewo−
dnik po zbiorach archiwalnych opracowany przez Annę Krochmal
(Warszawa 2004), Polski Instytut Naukowy w Ameryce. Przewo−
dnik po zbiorach archiwalnych przygotowany przez Stanisława
Flisa (Warszawa 2004) oraz poradnik oddawany obecnie do rąk
Czytelników.
Instytucje polskie i polonijne przechowują archiwalia, księgo−
zbiory i muzealia, w istocie więc są instytucjami pamięci łączą−
cymi w sobie cechy archiwum, biblioteki i muzeum. Poradnik skon−
centruje jednak uwagę wyłącznie na zbiorach archiwalnych.
Książka składa się z ośmiu rozdziałów tematycznych. W pierw−
szym z nich omówiono podstawową terminologię archiwalną, nie−
zbędną do zrozumienia treści prezentowanych w dalszych czę−
ściach poradnika. Rozdział drugi w sposób sumaryczny przed−
stawia postępowanie z materiałami przejmowanymi do archiwum
oraz inne zagadnienia związane z problematyką pozyskiwania
zbiorów, w tym kwestie związane z prawami autorskimi. Kolejny,
trzeci rozdział, poświęcony został natomiast omówieniu metod
ewidencjonowania zasobu archiwalnego.
W rozdziale czwartym opisano metody opracowywania akt. Jak
wiadomo, zasób archiwum instytucji polskiej i polonijnej wyraźnie
różni się od struktury zasobu polskich archiwów państwowych,

9
w których dominują zespoły akt urzędów i przedsiębiorstw. W ar−
chiwach instytucji polonijnych najliczniejszą część zbiorów stano−
wią materiały będące wytworem działalności macierzystej organi−
zacji oraz innych instytucji społecznych, a także spuścizny osób
prywatnych i rodzin, w tym znanych działaczy politycznych, emi−
gracyjnych, naukowców bądź twórców kultury. Oczywiście, najczę−
ściej spotykana jest dokumentacja aktowa (tzw. akta), dlatego na
omówienie sposobów postępowania z nią przeznaczono oddzielny
rozdział. W omawianych archiwach w mniejszej liczbie występuje
natomiast dokumentacja nieaktowa (fotograficzna, kartograficzna,
filmowa), której opracowanie – i w ogóle postępowanie z nią – odby−
wa się na nieco innych zasadach. Z tych powodów rozdział piąty po−
święcony został omówieniu zasad postępowania z dokumentacją
nieaktową. Podzielono go na trzy części tematyczne, w których
przedstawiono metody porządkowania oraz ewidencjonowania do−
kumentacji kartograficznej, fotograficznej i audiowizualnej.
W rozdziale szóstym scharakteryzowano sposoby udostępniania
archiwaliów, zarówno bezpośrednio – w pracowni naukowej (czytelni),
jak i pośrednio, w formie kwerend, publikacji archiwalnych oraz wy−
staw, pokazywanych w siedzibie archiwum bądź za pośrednictwem
Internetu. Kolejny, siódmy rozdział poradnika poświęcono spra−
wom informatyki archiwalnej, czyli zagadnieniom związanym z wy−
korzystaniem komputerów do prac archiwalnych. Rozdział ósmy
omawia zagadnienia przechowywania i konserwacji zbiorów. Opisa−
no w nim zarówno przyczyny powstawania zniszczeń, jak też przed−
stawiono zalecenia dotyczące właściwego przechowywania archiwa−
liów, wyglądu i wyposażenia pomieszczeń magazynowych, a także
omówiono podstawowe metody konserwacji zbiorów.
Najważniejsze publikacje z zakresu praktyki i metodyki archi−
walnej, które mogą rozszerzyć wiedzę na temat zagadnień poru−
szanych w poradniku, zostały scharakteryzowane we wskazów−
kach bibliograficznych.
W tekście poradnika zamieszczono wzory wybranych formula−
rzy stosowanych w archiwach. Część z nich – z przyczyn redakcyj−
nych – umieszczono w aneksie. Znalazł się tam również przykład
inwentarza książkowego (wraz ze wstępem) zespołu archiwalnego.
Formularze te są stosowane w polskich archiwach państwowych,
ale z pewnością z dużym pożytkiem mogą znaleźć zastosowanie
również w archiwach instytucji polskich i polonijnych działających
na obczyźnie.

10
 *

Poradnik oddawany do rąk Czytelników w żadnym razie nie

pretenduje do roli wyczerpującego podręcznika archiwistyki. Zo−
stał napisany w formie popularnej, z pominięciem części fachowej
terminologii archiwalnej i wybranych zagadnień, z którymi trudno
byłoby spotkać się w archiwum polonijnym1. Zaproponowane w po−
radniku rozwiązania metodyczne oparte są na praktyce stosowa−
nej w polskich archiwach państwowych, dlatego należy wziąć pod
uwagę, że nie wszystkie będą mogły być w pełni zastosowane w ar−
chiwach instytucji polskich i polonijnych.
Wszystkich zainteresowanych pogłębieniem wiedzy lub wyja−
śnieniem treści, może niezbyt jasno wyłożonych, zachęcamy do
bezpośrednich konsultacji. NDAP gotowa jest również organizo−
wać staże archiwalne dla pracowników archiwów instytucji pol−
skich i polonijnych2. Mogą się one odbywać zarówno w polskich ar−
chiwach państwowych, jak też w archiwach innych instytucji dzia−
łających w Polsce. Wiedza i umiejętności, zdobyte podczas tych
praktyk, z pewnością wzbogacą nasze wspólne doświadczenia za−
wodowe.
Jacek Krochmal

1 Czytelnik zainteresowany tymi zagadnieniami znajdzie ich omówienie

w podręcznikach archiwistyki, wymienionych we wskazówkach bibliograficz−
nych.
2 Korespondencję w sprawie pomocy merytorycznej bądź wniosków o zor−

ganizowanie staży archiwalnych można kierować na adres e−mailowy

jkrochmal@archiwa.gov.pl lub listownie, na adres Naczelnej Dyrekcji Archi−
wów Państwowych, ul. Długa 6, 00–950 Warszawa, skr. poczt. 1005.

11
Jacek Krochmal

ROZDZIAŁ I

KILKA SŁÓW O ARCHIWUM

I TERMINOLOGII ARCHIWALNEJ

Do podstawowych pojęć archiwalnych3 należą m.in. terminy: ar−

chiwum, dokumentacja, materiały archiwalne, spuścizna, twórca
zespołu, zasób oraz zespół archiwalny, a także zbiór i spuścizna.
Ich znajomość jest niezbędna w pracy archiwisty, ułatwi też lektu−
rę dalszych części poradnika, dlatego warto w tym miejscu wyja−
śnić znaczenia tych terminów.
Podstawowym, choć wieloznacznym pojęciem w polskiej termi−
nologii archiwalnej jest archiwum4. Obecnie termin ten oznacza
najczęściej:
1. instytucję powołaną do gromadzenia, zabezpieczania, opra−
cowywania, przechowywania i udostępniania → materiałów ar−
chiwalnych, uprawnioną do wydawania z nich uwierzytelnionych
odpisów, wypisów i kopii, a także do prowadzenia działalności
naukowej w zakresie edycji źródeł historycznych, publikowania
pomocy archiwalnych itp.; taka instytucja nazywa się też archi−
wum historycznym (w odróżnieniu od znaczenia podanego
w przykładzie 2);

3 Definicje zaczerpnięto z Polskiego słownika archiwalnego wydanego

w 1974 r. pod redakcją Wandy Maciejewskiej, a także z Ustawy o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach z 14 VII 1983 r. (tekst ujednolicony: Dzien−
nik Ustaw 2002, nr 171, poz. 1393; zob. strona internetowa Archiwa Pań−
stwowe: http://www.archiwa.gov.pl w dziale Prawo archiwalne) oraz
z podręczników archiwistyki (zob. niżej, Wskazówki bibliograficzne).
4 ang. – archives; franc. – archives; niem. – Archiv; wł. – archivio.

13
 2. komórkę (dział) instytucji lub urzędu wytwarzającego mate−
riały archiwalne, powołaną do ich czasowego przechowywania
wraz ze zarchiwizowaną (tj. zbędną w bieżącej działalności) → do−
kumentacją niearchiwalną, a także opracowywania i udostępnia−
nia; w tym znaczeniu archiwum jest nazywane archiwum zakłado−
wym lub archiwum bieżącym;
3. gmach lub lokal, w którym przechowywane są materiały ar−
chiwalne lub inna dokumentacja zbędna w bieżącej działalności;
4. nazwę zespołu archiwalnego, który przed archiwizacją, doko−
naną w instytucji aktualnie go przechowującej, stanowił odrębne
(samodzielne) archiwum, np. instytucji, organizacji, miasta, osoby
prywatnej bądź rodu (archiwum rodowe itp.).
Bliższe informacje o urządzeniu archiwum lub pomieszczeń ar−
chiwalnych, zwłaszcza zaś o zasadach przechowywania zbiorów,
zostaną omówione w rozdziale ósmym, poświęconym przechowy−
waniu i konserwacji archiwaliów (zob. s. 107–115).
Obiekty gromadzone w archiwach są określane różnymi pojęcia−
mi, najczęściej jako: archiwalia, dokumentacja lub materiały ar−
chiwalne. Pod pojęciem archiwalia5 rozumiane są wszelkie mate−
riały przechowywane w archiwum lub kwalifikujące się do wieczy−
stego w nim przechowania. Nieco inne znaczenie ma termin doku−
mentacja, który oznacza wszelkie dokumenty, będące wytworem
działalności → twórcy zespołu, kwalifikujące się do trwałego lub
czasowego przechowywania w archiwum lub registraturze. W za−
leżności od tego, czy wytworzona dokumentacja ma znaczenie hi−
storyczne i w związku z tym powinna być przechowywana wieczy−
ście, czy też ma jedynie znaczenie czasowe i po upływie wyznaczo−
nego okresu przydatności może być wybrakowana (przekazana na
makulaturę, czyli zniszczona), mówimy o → materiałach archiwal−
nych podlegających wieczystemu przechowywaniu, czyli – według
polskiego nazewnictwa – o dokumentacji kategorii A, bądź o do−
kumentacji niearchiwalnej (kategorii B).
Obecnie w Polsce najczęściej stosowany jest termin materiały
archiwalne. Oznacza on wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,
korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystycz−
ną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwięko−
we i inną dokumentację, w tym także utrwaloną w formie elektro−

5 ang. – archive; franc. – documents d’archives; niem. – Archivalien.

14
nicznej, mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości histo−
rycznej. Z tego względu materiały archiwalne są przechowywane
wieczyście. Zatem materiały archiwalne to wszelkie archiwa−
lia o nieprzemijającej wartości historycznej, niezależnie od
rodzaju i formy, w jakiej zostały wytworzone. Co zrozumiałe,
najczęściej spotykaną formą, w jakiej one obecnie występują w ar−
chiwach, są akta (dokumentacja aktowa), ale materiałami archi−
walnymi jest również dokumentacja techniczna, kartograficzna,
fotograficzna, audiowizualna czy elektroniczna.
Przytoczone terminy, szczególnie zaś „dokumentacja”, są pochod−
nymi pojęcia dokument. Ma on dwa znaczenia, rozumiane jako:
1. pismo uwierzytelnione, sporządzone z zachowaniem przyję−
tych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych,
stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny, albo też słu−
żące do wykonywania uprawnień6;
2. zapis, bez względu na jego postać, będący świadectwem jakie−
goś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przeja−
wów myśli ludzkiej7.
Całość materiałów archiwalnych, zgromadzonych w jednym ar−
chiwum, to zasób archiwum8. Dzieli się on na zespoły archiwal−
ne, zbiory archiwalne, a także kolekcje i spuścizny.
Zespół archiwalny9 to część dokumentacji, podlegającej wie−
czystemu przechowaniu, wytworzonej tylko przez jednego, ustrojo−
wo odrębnego twórcę, podczas jego działalności. Twórcą zespołu
może być jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, organizacja
społeczna, przedsiębiorstwo itp.), mająca określony zakres działa−
nia i samodzielność organizacyjną, lub też osoba fizyczna. Termi−
nem pokrewnym do twórcy zespołu jest pojęcie aktotwórca. Jest
to jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna, w wyniku działal−
ności której powstają akta.
Zespół archiwalny powstały w wyniku działalności twórcy,
którego zadania, organizacja i funkcje nie ulegały zbyt częstym
zmianom bądź przekształceniom powodującym dziedziczenie ma−
teriałów archiwalnych, nazywamy zespołem archiwalnym pro−

6 ang. – charter; franc. – charte; niem. – Urkunde.

7 ang. – record; franc. – document; niem. – Dokument.
8 ang. – archive; franc. – fonds d’archives; niem. – Archivbestand.
9 ang. – archival fund, records group; franc. – fonds d’archives; niem. –

Archivbestand, Archivkörper, Fond.

15
stym. Natomiast zespół zawierający dodatkowo materiały archi−
walne odziedziczone po innym twórcy, które zostały przejęte przez
twórcę w wyniku objęcia kompetencji po zlikwidowanej jednostce
(urzędzie, organizacji) i połączone z zespołem sukcesora, nazywa−
my zespołem archiwalnym złożonym. Niekiedy zespołem zło−
żonym nazywany jest też zespół o skomplikowanej strukturze we−
wnętrznej, będącej wynikiem licznych reorganizacji powodujących
zmiany w układzie kancelaryjnym.
Innym podziałem zespołów archiwalnych jest ich rozróżnienie
na zespoły zamknięte, to jest takie, których twórca zakończył
działalność i przekazał materiały archiwalne do archiwum (a więc
całość dokumentacji została zarchiwizowana), oraz zespoły
otwarte, czyli zespoły, których twórca lub sukcesor nadal funkcjo−
nuje, ciągle zatem wytwarza dokumentację, która w przyszłości
trafi do archiwum.
Kolejny podział zespołów archiwalnych określa stan ich zacho−
wania. Rozróżniamy więc zespoły:
● pełne (kompletne) – zachowane w całości lub prawie w całości,

dzięki czemu możliwe jest poznanie różnych przejawów działal−

ności twórcy;
● szczątkowe (zdekompletowane) – zachowane w niewielkiej licz−

bie jednostek archiwalnych, które wprawdzie pozwalają na iden−

tyfikację twórcy zespołu, uniemożliwiają jednak pełne poznanie
jakiegokolwiek z istotnych aspektów jego działalności.

Oprócz zespołów archiwalnych w zasobie archiwum występują

także zbiory. Na zbiór archiwalny10 składa się dokumentacja
(np. aktowa, fotograficzna, kartograficzna) zgromadzona przez
urząd lub osobę fizyczną pod określonym kątem widzenia. Tak
więc zbiory archiwalne to grupy archiwaliów niepowiązanych
wspólnym pochodzeniem kancelaryjnym, ale pogrupowanych na
zasadach kryteriów pochodzenia, treści lub zainteresowań twórcy
zbioru. Pojęciem zbliżonym do terminu „zbiór archiwalny” jest ter−
min kolekcja archiwalna.
Na określenie zespołu archiwalnego, wytworzonego przez osobę
(osoby) fizyczną, używa się terminu spuścizna archiwalna11 (tzw.
papiery). Z przyczyn praktycznych do spuścizn włącza się także zbio−
10 ang. – collection; franc. – collection; niem. – Sammlung.
11 ang. – private papers; franc. – papiers privés; niem. – Nachlass.

16
ry archiwalne powstające w wyniku zainteresowań kolekcjonerskich
twórcy spuścizny.
Opisując zespół (zbiór) archiwalny, stosujemy podstawowe terminy
wchodzące w skład standardu (formatu) opisu archiwalnego12,
takie jak:
● nazwa archiwum, w którego zasobie przechowywany jest zespół

(zbiór);
● nazwa zespołu, czyli nazwa twórcy zespołu (zob. s. 41, 45);

● daty skrajne (krańcowe; granice chronologiczne) zespołu, czy−

li daty powstania oraz likwidacji twórcy zespołu (zbioru) bądź –

w przypadku, gdy nie zachowały się wszystkie materiały – naj−
starsza i najwcześniejsza data, z jakich zachowały się materia−
ły zespołu;
● wielkość zespołu liczona w jednostkach archiwalnych
13 (np.

teczkach, księgach itp.) tworzących zespół oraz jego wielkość liczo−

na w metrach bieżących (m.b.)14 zajmowanych na półkach. Da−
ne te są przydatne również do określania wielkości zasobu całego
archiwum, a także określenia, ile miejsca potrzeba na półkach do
przechowywania archiwaliów. Informacje określające wielkość
zespołu zapisujemy w formie skrótu – „j.a.” (jednostka archiwal−
na) oraz „m.b.” (metr bieżący);
● tytuł jednostki archiwalnej (np. teczki, księgi itp.) – zob. s. 45;

● daty skrajne jednostki archiwalnej (nie mylić z datami skrajny−

mi zespołu), czyli najwcześniejszego i najpóźniejszego doku−

mentu lub zapisu występującego w teczce bądź księdze.

Elementy te powinny znaleźć się w inwentarzu zespołu (zbio−

ru) archiwalnego15, który jest podstawowym środkiem ewidencji
archiwalnej. Zasady jego sporządzania omówiono w rozdziale
czwartym, poświęconym opracowaniu akt (zob. s. 46–49), przykła−
dowy zaś inwentarz wraz ze wstępem został zamieszczony w Ane−
ksie nr 2.

12 ang. – Standard Archival Description.

13 ang. – unit; franc. – article; niem. Archiveinheit.
14 ang. – Metres; franc. – mètre linéaire; niem. – Bordmeter, laufendes Me−

ter.
15 ang. – inventory; franc. – inventaire, répertoire; niem. – Inventar, Find−

buch.

17
Jacek Krochmal,
Anna Marciniak

ROZDZIAŁ II

POZYSKIWANIE ZBIORÓW
I POSTĘPOWANIE Z MATERIAŁAMI
PRZEJMOWANYMI DO ARCHIWUM

Zbiory instytucji polskiej na obczyźnie mogą być tworzone

i wzbogacane dzięki dobrej współpracy z miejscową społecznością.
Co zrozumiałe, jej przedstawiciele powinni być zainteresowani
przekazywaniem różnorodnych pamiątek historycznych do insty−
tucji, która może je zachować dla przyszłych pokoleń. W ten spo−
sób utrwalona zostaje pamięć o działalności Polaków i środowisk
polonijnych na wychodźstwie. Warto podkreślić, że już sama chęć
wzbogacenia zbiorów instytucji polskiej poprzez przekazanie jej
archiwaliów i innych eksponatów, np. pamiątek rodzinnych – czę−
sto mających wielką wartość emocjonalną dla darczyńcy – wymow−
nie świadczy zarówno o świadomości historycznej i patriotyzmie
ofiarodawcy, jak również o docenieniu znaczenia i roli archiwum,
biblioteki czy muzeum przez miejscową społeczność polską. Archi−
wista może oczekiwać na inicjatywę ewentualnych darczyńców, ale
może również zachęcać ich do takich czynów, propagując działal−
ność archiwum poprzez informowanie o celach i zasobie swej pla−
cówki. Dobrym pretekstem do zaprezentowania jej bogatych zbio−
rów jest organizowanie wystaw stałych bądź czasowych, związa−
nych z uroczystościami rocznicowymi. Tak więc pozyskiwanie ar−
chiwaliów od licznych darczyńców jest efektem utrzymywania do−
brych kontaktów z Polakami. Archiwum jako instytucja ma szan−
sę cieszyć się wysokim prestiżem, zaufaniem swego otoczenia. Mo−

19
że też zajmować ważne miejsce zarówno w życiu miejscowej spo−
łeczności, jak i świadomości poszczególnych jej przedstawicieli.
W niniejszym rozdziale przedstawione zostaną w sposób suma−
ryczny wybrane etapy postępowania z materiałami przejmowany−
mi do archiwum. Ich szczegółowe omówienie znajdzie Czytelnik
w rozdziałach tematycznych poradnika.
Dla lepszego zobrazowania etapów postępowania z materiałami
przejmowanymi do archiwum zostaną one przedstawione na przy−
kładzie wymyślonego darczyńcy – nazwijmy go Janem Kowalskim,
który postanowił przekazać miejscowej instytucji polskiej spuś−
ciznę po swym zmarłym stryju Józefie, znanym działaczu
społecznym i byłym oficerze Wojska Polskiego.
Po otrzymaniu takiej propozycji prosimy ofiarodawcę o dostar−
czenie materiałów do archiwum, a gdy nie może tego uczynić oso−
biście, wówczas możemy sami udać się do niego. Oczywiście, nie
możemy od niego oczekiwać dopełnienia wszystkich wymogów
związanych z przekazaniem materiałów, jak np. sporządzenia spi−
su zdawczo−odbiorczego, poprawnego opisania teczek i spełnienia
innych warunków, towarzyszących zwykle przejmowaniu archiwa−
liów od instytucji. Trzeba zdawać sobie sprawę, że ofiarodawca wy−
kazał już dużo dobrej woli zgłaszając chęć przekazania pamiątek
po stryju do archiwum. Tak więc obowiązek wypełnienia procedur,
związanych z przejęciem materiałów, spoczywać będzie w takim
przypadku na archiwiście. Podczas przejmowania spuścizny powi−
nien on pamiętać o następujących sprawach, które opisowo może−
my nazwać „czterema krokami” postępowania z przejmowanymi
archiwaliami.

Krok pierwszy – wywiad z darczyńcą. Podczas rozmów

wstępnych z przyszłym ofiarodawcą (Janem Kowalskim) należy
zachęcić go do odszukania wszystkich pamiątek po stryju, nawet
tych, które z jego punktu widzenia wydają się być nieistotne,
a także do zebrania maksymalnej liczby informacji o twórcy spu−
ścizny, w naszym przypadku o życiu i działalności płk. Józefa Ko−
walskiego. Ważne tu będą zwłaszcza informacje, których nie ma
w dokumentacji, w tym zapamiętane przez innych członków rodzi−
ny. W żadnym razie nie można zniechęcać ofiarodawcy, podtrzy−
mując jego ewentualne wątpliwości, co do ważności wybranych
materiałów. O ich rzeczywistej przydatności można przekonać się
bowiem dopiero po bezpośrednim zapoznaniu się z nimi.

20
 W tym miejscu warto przypomnieć, że archiwista nie może
kształtować zasobu archiwum tylko pod kątem swych indywidual−
nych zainteresowań. Musi dbać o gromadzenie różnorodnych świa−
dectw przeszłości, mających wartość historyczną (nieprzemijającą)
lub informacyjną, by zgromadzony zasób ukazywał możliwie wszy−
stkie aspekty działalności środowiska polskiego i polonijnego. Tak
więc archiwista będący np. pasjonatem militariów nie może poszu−
kiwać jedynie spuścizn po żołnierzach, a miłośnik poezji ograni−
czać się do kolekcjonowania rękopisów wierszy i ewentualnie
utworów literackich, a jednocześnie przeznaczać na makulaturę,
uznane przez siebie za bezwartościowe, np. XIX−wieczne rachun−
ki gospodarcze majątku szlacheckiego. Pamiętajmy, że rachunki
takie będą bezcennym źródłem dla historyka zajmującego się
przeszłością danego rodu czy sposobu gospodarowania w jakimś
rejonie w konkretnym czasie historycznym. Niekiedy bardzo
trudno przewidzieć, jakie materiały będą w przyszłości poszuki−
wanym źródłem wiedzy, zwłaszcza że z archiwum korzystają nie
tylko historycy, ale również przedstawiciele innych dyscyplin na−
ukowych.
Dla właściwego udokumentowania działalności środowiska pol−
skiego lub polonijnego trzeba kształtować zasób, pamiętając
o wszystkich dziedzinach aktywności miejscowej społeczności,
a więc zagadnieniach społeczno−politycznych, gospodarczych, kul−
turalnych, religijnych itp. Duże znaczenie poznawcze, oprócz, co
oczywiste, tradycyjnej dokumentacji aktowej – mają również
wszelkiego rodzaju afisze, plakaty, druki ulotne, wizytówki, kle−
psydry i inne tzw. dokumenty życia społecznego. Podczas kształto−
wania zasobu archiwum nie można zapominać o tak ważnym źró−
dle, jakim są wspomnienia utrwalone na taśmie wideo lub magne−
tofonowej, czyli dokumenty tzw. historii mówionej (oral history).
Pamiętajmy też, że niekiedy nawet tak – z pozoru – mało istotne
materiały, jakimi są utrwalone na taśmie wideo prywatne uroczy−
stości z przyjęcia komunijnego czy weselnego, po wielu latach mo−
gą stać się wartościowym źródłem do poznania obyczajowości czy
życia codziennego (wystrój i wyposażenie wnętrz, ubrania, potra−
wy itp.) społeczności polskiej żyjącej w danym kraju i czasie.
Z drugiej strony, kształtując zasób archiwum trzeba, oczywiście,
zachować zdrowy rozsądek i pamiętać o selekcji gromadzonych
materiałów, tak aby nie „zaśmiecać” zasobu dokumentacją niema−
jącą wartości historycznej.

21
 Krok drugi – przejęcie archiwaliów. Przyjmowanie mate−
riałów do zasobu z reguły odbywa się w siedzibie archiwum.
W uzasadnionych przypadkach (np. podeszły wiek darczyńcy)
czynności te mogą odbyć się w domu ofiarodawcy. Podczas przyj−
mowania materiałów archiwista musi pamiętać o sporządzeniu ich
spisu zdawczo−odbiorczego (zob. s. 34), w którym zostaną wyliczo−
ne i opisane wszystkie jednostki archiwalne (księgi, poszyty, tecz−
ki, mapy, fotografie itp.), a także inne obiekty, mające charakter
muzealny, jak np. mundur, hełm, sztandar, odznaczenia, szabla
i inne. Eksponaty te, choć nie są materiałami archiwalnymi, są
jednak związane ze spuścizną. Mogą z powodzeniem być ekspono−
wane w izbie pamięci lub części muzealnej instytucji polonijnej,
stanowią też ważne uzupełnienie spuścizny archiwalnej.
Spis zdawczo−odbiorczy sporządzamy wpisując do jego rubryk
tytuły i daty skrajne jednostek archiwalnych (każdą jednostkę od−
dzielnie). Pamiętajmy też o właściwym oznakowaniu jednostek,
bowiem każdej pozycji w spisie (numerowi kolejnemu) musi odpo−
wiadać numer jednostki (teczki) w zespole archiwalnym, co pozwo−
li na jej odszukanie i identyfikację. Podczas późniejszych prac in−
wentaryzacyjnych numery te zostaną zastąpione sygnaturami ar−
chiwalnymi (zob. s. 47). W przypadku gdy część jednostek nie ma
opisów, należy je sporządzić na miejscu. W tym celu dokonujemy
wstępnego (pobieżnego) przeglądu zawartości teczki, sprawdzając,
czego dotyczą znajdujące się w niej dokumenty oraz z jakiego okre−
su one pochodzą. Na tej podstawie możliwe jest sformułowanie ty−
tułu jednostki archiwalnej oraz określenie jej dat krańcowych. In−
formacje te nanosimy na teczkę (zob. s. 45–46) oraz wpisujemy do
rubryk spisu zdawczo−odbiorczego. Szczegółowe rozpoznanie za−
wartości teczki i dokładne ustalenie jej dat skrajnych nastąpi
w późniejszym etapie, podczas prowadzenia prac porządkowych
i inwentaryzacyjnych nad zespołem (zbiorem, spuścizną). Na tym
etapie prac należy pamiętać o unikaniu nadawania teczkom zbyt
ogólnych tytułów (np. „Varia” czy „Sprawy różne”), gdyż na ich
podstawie trudno określić zawartość jednostki.
Zdarza się, że przejmowane materiały nie zostały podzielone na
jednostki archiwalne i występują w formie tzw. rozsypu akt lu−
źnych. Wówczas należy je wstępnie pogrupować i sformować tecz−
ki, a następnie opisać je, wyodrębniając (w zależności od rodzaju
materiałów): korespondencję, rozkazy bojowe, meldunki wojskowe,
sprawozdania organizacji „XYZ”, broszury, fotografie itp. Czynno−

22
ści te z oczywistych powodów będą nieco bardziej pracochłonne.
Ich zadaniem jest wstępne pogrupowanie materiałów w celu usta−
lenia liczby jednostek archiwalnych, które dopiero w takiej formie
(a nie bliżej nieokreślonej „sterty papierów”) będą mogły być przy−
jęte do archiwum. Również tutaj należy pamiętać o tym, że zasa−
dnicze prace porządkowe będą musiały być przeprowadzone
w okresie późniejszym. Informacja o takiej formie przejęcia mate−
riałów (tj. rozsypu) powinna znaleźć się w notatce informacyjnej do
spisu zdawczo−odbiorczego, będzie ona bowiem istotna przy pisa−
niu wstępu do inwentarza, w jego części poświęconej dziejom ze−
społu (zbioru, spuścizny).
Po przygotowaniu spisu zdawczo−odbiorczego trzeba pamiętać
o uwiarygodnieniu go poprzez złożenie podpisów przez strony
przekazującą i odbierającą archiwalia. Jeden egzemplarz spisu na−
leży przekazać darczyńcy, drugi zaś stanowić będzie dokumentację
potwierdzającą włączenie materiałów do zasobu archiwum.
W nawiązaniu do rozmów wstępnych, podczas przyjmowania
archiwaliów warto przeprowadzić uzupełniający wywiad z dar−
czyńcą, wypytując go o szczegóły biograficzne związane z życiem
twórcy spuścizny. Ważne są tu więc informacje o dacie i miejscu je−
go urodzenia, rodzicach, ukończonych szkołach, przebiegu kariery
zawodowej (wojskowej, politycznej, naukowej, społeczno−kultural−
nej), odznaczeniach, a także – w przypadku osoby nieżyjącej – da−
cie i miejscu śmierci oraz pochówku. Informacje te (nie wszystkie
przecież muszą być w dokumentach spuścizny) spisujemy w formie
notatki informacyjnej, będącej uzupełnieniem spisu zdawczo−
−odbiorczego. Stanie się ona w przyszłości podstawą do napisania
wstępu do inwentarza zespołu (zbioru, spuścizny).
W przypadku występowania w spuściźnie fotografii, zwłaszcza
gdy nie są one opisane, korzystając z obecności darczyńcy należy
wypytać go o imiona, nazwiska i funkcje osób widniejących na
zdjęciach oraz o miejsce i czas (może być przybliżony) ich wykona−
nia. Informacje te wpisujemy ołówkiem na odwrocie fotografii.
Trzeba pamiętać, że wartość informacyjna zdjęcia pozbawionego
opisu jest niewielka, a wszelkie uzupełnienia opisu najłatwiej
wprowadzić podczas obecności darczyńcy.
Przejmowanym materiałom trzeba nadać nazwę, która znajdzie
się w tytule spisu zdawczo−odbiorczego oraz notatki informacyjnej.
W naszym przypadku może ona brzmieć: „Spuścizna płk. Józefa
Kowalskiego z Chicago”. Jej uzupełnieniem będą daty skrajne, np.

23
1902–1982, które ustalamy na podstawie przeglądu dat krańco−
wych poszczególnych jednostek archiwalnych, szukając najwcze−
śniejszej i najpóźniejszej z nich. Przy formułowaniu nazwy zespo−
łu (zbioru, spuścizny) musimy pamiętać, że jego twórcą nie jest
osoba przekazująca (darczyńca), ale osoba, która wytworzyła ma−
teriały lub której one dotyczą. Tak więc w naszym przypadku, ze−
spół będzie nosił nazwę „Spuścizna płk. Józefa Kowalskiego z Chi−
cago” (bo jego dotyczą akta), a nie „Spuścizna Jana Kowalskiego
z Chicago”, bo jest on jedynie darczyńcą, przekazującym spuściznę
archiwalną pozostałą po swym stryju Józefie.
Zwieńczeniem procesu przyjmowania archiwaliów od osoby pry−
watnej jest sporządzenie umowy o nabyciu materiałów archiwal−
nych (zob. s. 27) wraz z ewentualną licencją na rzecz ich udostęp−
niania i publikowania. To ostatnie jest szczególnie ważne, np. gdy
w spuściźnie znajdują się fotografie. Oczywiście umowa ta może
zostać spisana jeszcze przed sporządzeniem spisu zdawczo−odbior−
czego, jednak z uwagi na to, że powinny w niej znaleźć się infor−
macje dotyczące m.in. liczby przekazanych jednostek, ich dat
skrajnych itp., wygodniej będzie czynność tę wykonać właśnie na
tym etapie postępowania. We wspomnianej umowie powinny zna−
leźć się m.in. zastrzeżenia dotyczące wszelkich ewentualnych
ograniczeń dotyczących udostępniania archiwaliów.

Krok trzeci – włączenie do ewidencji zasobu. Bezpośrednio

po przejęciu materiałów do archiwum, należy je wpisać do księgi
nabytków oraz założyć kartę zespołu (zob. s. 29–31, 125–126).
W księdze nabytków wpisujemy m.in. nazwę i daty skrajne zespołu
(zbioru, spuścizny) oraz liczbę jednostek, przepisując informacje ze
spisu zdawczo−odbiorczego. Czynimy tak również wówczas, gdy
zdajemy sobie sprawę, że nazwa zespołu, jego daty skrajne bądź
liczba jednostek archiwalnych zostały sformułowane nieprecyzyj−
nie. Wszystkie nieścisłości będzie można wyjaśnić później, po opra−
cowaniu zespołu, wprowadzając potrzebne zmiany.

Krok czwarty – złożenie archiwaliów w magazynie. Po włą−

czeniu nabytku do ewidencji zasobu materiały archiwalne mogą zo−
stać złożone na półkach w magazynie archiwum. Teczki aktowe mo−
gą być układane w „słupkach” (jedna na drugiej) lub też systemem
bibliotecznym (obok siebie, jak książki). Ten ostatni sposób nie za−
wsze zapewnia stabilne ułożenie przechowywanych materiałów.

24
Z uwagi na ochronę teczek przed zanieczyszczeniami (np. kurzem)
można polecić przechowywanie ich w specjalnie przystosowanych do
tego celu pudłach archiwalnych. Materiały wielkoformatowe, np. ma−
py, powinny być przechowywane oddzielnie w przeznaczonych dla
nich regałach, szufladach itp. (zob. s. 71–72). Eksponaty niearchiwal−
ne (szable, mundury, obrazy itp.) wydzielamy z zespołu, odnotowując
ten fakt, jak i miejsce ich złożenia, w środkach ewidencyjnych.
Podczas przejmowania archiwaliów niezbędne jest zwrócenie
uwagi na stan ich zachowania. Już wówczas należy wstępnie wy−
typować jednostki wymagające konserwacji, zaś w szczególnie
uzasadnionych przypadkach skierować je od razu do zabiegów od−
każających. Jest to istotne w przypadku archiwaliów silnie zaka−
żonych bakteriami lub grzybami, których działanie jest widoczne
gołym okiem. Jednostki te nie mogą wówczas trafić do magazynu,
istnieje bowiem realne niebezpieczeństwo przeniesienia się mikro−
organizmów na pozostałą część zasobu.
Powyżej przedstawiono najważniejsze etapy związane z postę−
powaniem z archiwaliami przyjmowanymi do zasobu. Jak wspo−
mniano, szerzej zagadnienia te zostaną omówione w dalszych roz−
działach poradnika.

Jedną z form pozyskiwania materiałów archiwalnych przez ar−

chiwa jest ich nabywanie od różnych osób poprzez zakupy, dary
bądź depozyty. Czasami archiwa tworzone są wprost na bazie ko−
lekcji rodzinnych i rodowych, gromadzonych przez jedną oso−
bę, a nieraz przez kilka pokoleń, stanowią zapis dziejów poszcze−
gólnych familii, przedsięwzięć czy niewielkich przedsiębiorstw ro−
dzinnych, a także dokumentują stan majątkowy, w tym zwłaszcza
prawa własności, zarówno w stosunku do nieruchomości, jak i ru−
chomości. Kolekcje te nazywamy potocznie archiwami domowymi,
chociaż właściwie bywają czasem przypadkowym i nie bardzo kom−
pletnym zbiorem materiałów rodzinnych. Bardzo istotnym frag−
mentem takich kolekcji są fotografie, dobrze, jeśli chociaż w mini−
malnym stopniu opisane i datowane.
Bywają również zbiory dokumentów, nawet bardzo sławnych
ludzi, które są rezultatem czyjejś pasji kolekcjonerskiej, nierzadko
uprawianej ze znawstwem i przez całe życie. Nie zawsze ci kolek−
cjonerzy znajdują naśladowców i kontynuatorów w najbliższym

25
otoczeniu i dosyć chętnie przekazują swoje skarby, nawet w formie
darów, do archiwów, bibliotek czy do najbliższego muzeum.
Wiele osób spisuje swoje wspomnienia, robiąc to z potrzeby ser−
ca albo z myślą o potomnych – bo uważają, że powinni im pozostawić
swe przemyślenia czy opisy swojego życia, albo dlatego, że chociaż
nie zaliczają siebie do osób wybitnych, na swojej drodze życia spotka−
li postać wybitną i chcą podzielić się wrażeniami z tych spotkań. Za−
tem dosyć często powstają wspomnienia „harcerskie” i „wojskowe”
czy nawet wojenne, obozowe, niekiedy stanowiące zapis martyrologii
cenniejszy od wielu oficjalnych dokumentów urzędowych.
Najważniejszą grupę wśród materiałów proweniencji nieurzędo−
wej, oferowanych archiwom, stanowią tzw. spuścizny osób prywat−
nych, powstałe w wyniku ich pracy zawodowej, literackiej, nauko−
wej lub działalności gospodarczej, kulturalnej, społecznej albo po−
litycznej. Największą uwagę badaczy przyciągają, oczywiście, spu−
ścizny polityków i wojskowych, twórców kultury – w tym literatów,
a także naukowców. Rodziny profesorskie i sami profesorowie, mi−
mo nieraz wielkiego przywiązania do swoich materiałów, zdają so−
bie sprawę, że przekazując swoje „papiery” do archiwów czy biblio−
tek, zapewniają im właściwą opiekę i – co nie jest bez znaczenia –
wprowadzają do obiegu naukowego poprzez ich fachowe opracowa−
nie i udostępnianie.
Oprócz – a czasem obok – spuścizn działaczy do archiwów tra−
fiają także materiały różnych organizacji, parafii, fundacji, stowa−
rzyszeń polonijnych, dokumentujące nieraz wieloletnią historię
oraz aktywność skupisk polonijnych. Jest to bezcenny materiał
obrazujący dzieje polskiej diaspory, który tylko w instytucjach po−
lonijnych może być przechowywany i należycie chroniony. Bardzo
często materiały dotyczące organizacji polonijnych znajdujemy
właśnie w samych spuściznach działaczy czy naukowców lub twór−
ców kultury. Dlatego należy ze szczególnym pietyzmem zachowy−
wać zarówno zbiory prywatne, jak i wszelkie świadectwa działal−
ności instytucji i organizacji.
Przy gromadzeniu materiałów pochodzących od osób prywat−
nych trzeba zawsze pamiętać o obowiązujących w danym państwie
czy w danej społeczności prawach autorskich oraz o podstawo−
wej zasadzie poszanowania własności prywatnej. Z tego względu
przy zakupie bądź darowiźnie materiałów zwykle oświadcza się
samemu twórcy spuścizny lub jego spadkobiercom, że zakup (da−
rowizna) nie obejmuje nabycia praw autorskich, które przez okres

26
przewidziany odpowiednimi przepisami pozostają nadal własno−
ścią twórcy lub jego spadkobierców. Archiwum nabywa jedynie
prawa materialnego przechowania spuścizny, co najwyżej – za zgo−
dą strony przekazującej – może sporządzać i publikować odpowie−
dnie informacje o przechowywanych materiałach lub, ewentualnie,
użyczać je w celach ekspozycyjnych na wystawy. Uzgodnienia
z przekazującym wymaga też określenie warunków udostępniania
zbioru. Na życzenie darczyńcy zbiór może podlegać czasowemu wy−
łączeniu z ogólnej zasady udostępniania, np. do czasu śmierci
przekazującego.
Przy nabywaniu materiałów archiwalnych od osób prywatnych
pożądane jest sporządzanie dwu umów (zgodnych z prawami au−
torskimi), to jest umowy o nabycie fizyczne materiałów archi−
walnych, oraz tzw. licencji na rzecz udostępniania materiałów.
Jest to licencja na określenie tzw. pól eksploatacji materiałów, czy−
li na sporządzanie kopii, użyczanie materiałów na wystawy, w tym
publikowania, np. za pośrednictwem Internetu (po zeskanowaniu
archiwaliów). Aby uniknąć w przyszłości kłopotów wynikających
z braku kontaktu ze spadkobiercami, gdy szuka się ich np. poprzez
ogłoszenie w prasie, lepiej jest zawczasu zawierać tzw. umowę li−
cencyjną obok umowy o kupnie czy darowiźnie.
Oprócz przepisów o prawach autorskich archiwa powinny re−
spektować przepisy o tzw. dozwolonym użytku publicznym, które
zezwalają na:
● nieodpłatne udostępnianie (kopiowanie) egzemplarzy;

● kopiowanie utworu (1 kopia) pod warunkiem, że jest on niedo−

stępny w handlu – może to być kopia papierowa (np. kseroko−

pia) lub elektroniczna (np. na CD);
● udostępnianie w Internecie – udostępnienie utworu nie jest pu−

blikacją;
● rozpowszechnianie za pośrednictwem radia i telewizji.

Przepisy prawa autorskiego mogą być odmienne w każdym kra−

ju, dlatego powyżej zasygnalizowano jedynie wybrane zagadnie−
nia, które są związane ze sprawami archiwalnymi.
Respektowanie praw autorskich oraz wszystkich życzeń osób
przekazujących materiały do archiwum jest konieczne, gdyż archi−
wa (a także biblioteki i muzea) powinny być wiarygodnymi insty−
tucjami zaufania publicznego.

27
Anna Laszuk

ROZDZIAŁ III

EWIDENCJONOWANIE
ZASOBU – TEORIA I PRAKTYKA

Każde archiwum prowadzi ewidencję całości przechowywanego zaso−

bu – syntetyczną i szczegółową. Środkami ewidencji syntetycznej są: →
księga nabytków i ubytków, kartoteka zespołów i zbiorów oraz spis ze−
społów i zbiorów, natomiast do środków ewidencji szczegółowej zalicza−
my: → spisy zdawczo−odbiorcze, spisy robocze i → inwentarze archiwal−
ne. Wszystkie środki ewidencji syntetycznej polskich archiwów państwo−
wych sporządza się za pomocą komputerowej bazy danych SEZAM (Sy−
stem Ewidencji Zasobu Archiwalnego), stosowanej od 1996 r. Począwszy
od 2001 r. jest ona dostępna w Internecie pod adresem: http://baza.archi−
wa.gov.pl/sezam/index.php i co roku jest aktualizowana.
Księga nabytków i ubytków archiwum jest odzwierciedle−
niem kształtowania jego zasobu. Ewidencjonowane są w niej
wszelkie materiały archiwalne, które zostały przekazane do archi−
wum, a także zakupione lub otrzymane jako dary lub depozyty.
Przejęte materiały opisywane są według określonego schematu.
Elementy opisu to zarówno informacje o materiałach archiwal−
nych, jak i o samym fakcie ich przejęcia. Do pierwszych należą:
● numer i nazwa zespołu lub zbioru, który utworzono z przejętych

materiałów lub do którego włączono nabytek;

● daty krańcowe (skrajne) dokumentacji;

● rodzaj dokumentacji (np. aktowe materiały archiwalne, doku−

menty pergaminowe i papierowe, dokumentacja techniczna,

kartograficzna, fotograficzna, filmy, nagrania dźwiękowe, pie−
częcie);

29
● rozmiar, wyrażony w jednostkach archiwalnych (j.a.) i w metrach
bieżących (m.b.);
● ewidencja przekazana razem z materiałami (np. spis zdawczo−

−odbiorczy);
● stan fizyczny przejmowanych archiwaliów (np. konieczność kon−

serwacji).
Druga grupa informacji dotyczy już samego faktu przejęcia i za−
wiera dane dotyczące:
● formy przejęcia (np. dopływ, kupno, dar lub depozyt);

● nazwy instytucji lub nazwiska osoby przekazującej albo sprze−

dającej;
● daty przejęcia;

● znaku sprawy i daty odnośnej korespondencji, umowy (depozy−

towej, darowizny) lub protokołu zakupu archiwaliów.

W księdze nabytków i ubytków rejestruje się też wszelkie mate−

riały, które zostały wyłączone z zasobu archiwum i przekazane na
makulaturę lub do innego archiwum bądź instytucji. Opisywane
są one przez takie elementy jak przy nabytkach, z wyjątkiem okre−
ślenia ich stanu fizycznego.
Każdemu nabytkowi i ubytkowi w archiwum nadawana jest nu−
meracja ciągła, niezależnie od daty rocznej, co podkreśla systema−
tyczny i ciągły charakter kształtowania zasobu archiwum. Dane
zawarte w księdze nabytków i ubytków przedstawiają zewnętrzny
ruch archiwaliów, historię zasobu archiwum oraz jego powiększa−
nie się lub pomniejszanie. Przykładowy formularz księgi nabytków
zamieszczono poniżej. Analogiczne rubryki, jak księga nabytków,
ma również księga ubytków, przy czym – co oczywiste – słowo „na−
bytek” zostaje zastąpione w odpowiednich rubrykach słowem „uby−
tek”, instytucja zaś lub osoba przekazująca – instytucją przejmu−
jącą lub informacją o przekazaniu dokumentacji na makulaturę.

30
 Księga nabytków (wzór)

Nr księgi Nr Nazwa Daty

nabytków zespołu zespołu krańcowe

Rozmiar Forma i data Nr i data

i rodzaj nabytku przejęcia korespondencji

j.a. m.b.

Rodzaj Stan materiałów Przekazujący

Środki ewidencyjne Uwagi
3760 1583 Zbiór prasy konspiracyjnej i powstańczej 1942–1943
1 0,01 dopływ 2004–05–05 pismo nr III
52–16/2004 z dnia 22 IV 2004 r.

Aktowe materiały
archiwalne dobry Ministerstwo Zdrowia w Warszawie
spis Kserokopie, przekazujący obiecał oryginały.
3761 2147 Krajowy Związek Kas Chorych
w Warszawie 1999–2002
70 1,60 dar 2004–05–18 pismo nr 51–7/2004
z dnia 19 II 2004 r.
Aktowe materiały
archiwalne dobry Ministerstwo Zdrowia w Warszawie
spisy

Aktualny stan zasobu przechowywanego przez archiwum

przedstawia prowadzony i uzupełniany na bieżąco spis zespołów,
ułożony według ich numeracji ciągłej. Zawiera on podstawowe da−
ne o zespołach i zbiorach:
● numer – nadawany kolejnym przejmowanym lub wyodrębnia−

nym zespołom (zbiorom);

● nazwę zespołu (zbioru) – polską i obcojęzyczną, jeżeli twórca ta−

kiej używał;

31
● daty krańcowe (skrajne) z wyróżnieniem poprzedników16 w na−
wiasach kwadratowych przed właściwymi datami krańcowymi,
a posteriorów17 – w nawiasach kwadratowych po właściwych
datach krańcowych;
● rozmiar ogólny oraz rozmiar opracowanej części zespołu (zbio−
ru), mierzony w jednostkach archiwalnych (teczkach, wolumi−
nach fizycznie wyodrębnionych itp.) oraz w metrach bieżących
(wielkość tę podajemy dla dokumentacji aktowej i technicznej);
● rodzaj karty zespołu (zbioru) informującej o jego stanie opraco−
wania18. (Wzór formularza karty zespołu zamieszczono w Ane−
ksie nr 1 do poradnika).

Przykładowy spis zaprezentowano poniżej.

Spis zespołów archiwum ..................... [nazwa instytucji]

Nr Rodzaj
zespołu Nazwa zespołu Daty Rozmiar karty
(zbioru) krańcowe zespołu
j.a. m.b.

1 Spuścizna Mieczysława
Kaplickiego – prezydenta
miasta Krakowa 1932–1939 19 0,75 A
2 Spuścizna Teodora
Moszczeńskiego 1917–1933 29 0,55 A
3 Towarzystwo Przyjaciół 1922–1938
Nauki i Sztuki w Gdańsku1 [1939–1940] 49 1,15 A
4 Związek Powstańców Wiel− [1919–1936]
kopolskich w Poznaniu 1937–1950 554 4,00 A
5 Spuścizna płk. Józefa
Kowalskiego z Chicago 1902–1982 5 0,03 B

16Poprzedniki (łac. – anteriora, priora) to akta lub pisma wcześniejsze, wy−

tworzone przed rozpoczęciem działalności przez twórcę lub przejęte w posta−
ci sukcesji.
17 Posteriora – akta wytworzone po zakończeniu działalności przez twórcę.
18 Dla zespołu (zbioru) nieopracowanego zakładamy kartę o symbolu B, na−

tomiast dla zespołu opracowanego kartę o symbolu A. Umieszczenie tych

symboli („A” lub „B”) w spisie zespołów pozwala na szybkie zorientowanie się,
czy dany zespół został już opracowany czy też oczekuje jeszcze na uporządko−
wanie i inwentaryzację.

32
6 Zbiór fotografii 1915–1970 2492 – B
7 Zbiór kartograficzny 1826–1941 219 – B
8 Zbiór pocztówek 1900–1960 840 – A
9 Zbiór filmów 1928−1975 15 – B

Podstawowe dane ewidencyjne o zespole mogą być uzupełnio−

ne o informacje dodatkowe. Zostały one w 2002 r. dodane do ba−
zy SEZAM, którą uzupełniono wówczas o cztery elementy opisu
postulowane w międzynarodowych standardach opisu archiwal−
nego ISAD(G) oraz archiwalnych haseł wzorcowych ISAAR(CPF).
Są to:
● dzieje twórcy/ biografia – tzn. daty założenia, istnienia lub życia,

zmiany nazwy, informacje o siedzibie, miejscu życia lub pobytu,

statusie prawnym, zadaniach, funkcjach, dziedzinie działalności,
narodowości itp.;
● zawartość zespołu, w tym informacje o układzie akt w zespole

(zbiorze), nazwy jego części, odzwierciedlające strukturę twórcy

lub rzeczowe grupy materiałów, daty krańcowe i rozmiar po−
szczególnych części zespołu (zbioru), charakterystykę zawartości
poszczególnych części zespołu (zbioru) w formie haseł rzeczo−
wych, informacje o aktach dziedziczonych oraz przesuniętych do
innych zespołów (zbiorów). Informacje te należy uzupełnić o da−
ne o przechowywanej przy zespole dokumentacji niearchiwalnej;
● zasady udostępniania zespołu – czy jest dostępny w całości czy

też częściowo lub wcale;

● język materiałów archiwalnych – wymienia się języki najczę−

ściej używane, w kolejności uwzględniającej częstotliwość wy−

stępowania w aktach.

Powyższe elementy opisu zawierają podstawowe informacje

o zespole (zbiorze), a w konsekwencji o zasobie archiwum. Ich ze−
stawienie jest bardzo przydatne przy pracach związanych z opra−
cowaniem informatora bądź przewodnika po zasobie archiwum.
Baza SEZAM, będąca środkiem ewidencji syntetycznej zasobu
archiwalnego, stanowi podstawę systemu informacji o polskim na−
rodowym zasobie archiwalnym, gromadząc informacje na podsta−
wowym poziomie opisu, jakim jest zespół.

33
 Informacje na poziomie jednostki archiwalnej gromadzą środki
ewidencji szczegółowej. Podstawowym środkiem takiej ewidencji,
zazwyczaj otrzymywanym przez archiwum razem z przekazywa−
nymi materiałami archiwalnymi, jest spis zdawczo−odbiorczy.
W zasadzie powinna go sporządzać strona (instytucja lub osoba),
od której archiwum otrzymuje materiały archiwalne, jeśli jednak
warunek ten nie może być spełniony, wówczas obowiązek sporzą−
dzenia spisu spoczywa na archiwiście. W spisie zdawczo−odbior−
czym zewidencjonowane są kolejne jednostki archiwalne, opisywa−
ne przez kilka elementów informacyjnych:
● liczbę porządkową;

● znak teczki – jeśli występuje; może nim być symbol klasyfika−

cyjny z rzeczowego wykazu akt lub inne oznaczenie, na ogół nie−

występujące w zbiorach trafiających do archiwów na obczyźnie;
● tytuł jednostki, uzupełniony ewentualnie o opis treści;

● daty krańcowe (skrajne);

● uwagi.

Podobne informacje zawarte są w spisach roboczych, sporządza−

nych w archiwach w sytuacji, kiedy przejęły one we wcześniejszym
okresie dokumentację bez ewidencji.

Spis zdawczo−odbiorczy (wzór)

................ [miejscowość], dnia ............

SPIS ZDAWCZO–ODBIORCZY NR .....

materiałów archiwalnych przekazanych przez ................................ [nazwisko lub
nazwa i adres osoby/instytucji przekazującej archiwalia] do Archiwum .................
............................. [nazwa instytucji] w …………............. [miejscowość].

Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty krańcowe Uwagi

(od – do)
1

………………………. ……………………….
(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

34
 W trakcie opracowywania zespołu tworzone są szczegółowe po−
moce archiwalne – inwentarze zespołu (zbioru) archiwalnego
(zob. s. 48–49). Są one poprzedzone wstępem, stanowiącym nau−
kowe studium informujące o dziejach twórcy zespołu i wytworzo−
nej przez niego dokumentacji oraz o zastosowanej metodzie jej po−
rządkowania i inwentaryzacji. Uzupełnieniem wstępu do inwenta−
rza jest zestawienie bibliografii dotyczącej twórcy oraz materiałów
wchodzących w skład zespołu (zbioru) archiwalnego. Inwentarze
mogą także zawierać załączniki, np.: schematy organizacyjne
twórcy, mapy orientacyjne, tablice genealogiczne, tablice konkor−
dancji sygnatur itp. oraz indeksy osobowe, geograficzne i przed−
miotowe. Inwentarze udostępniane są w pracowni naukowej (czy−
telni), a te, które zostały wydane drukiem19, są dostępne w biblio−
tekach specjalistycznych. Przykładowy inwentarz zespołu archi−
walnego, wraz ze wstępem, został zamieszczony w aneksie do po−
radnika.
Obecnie większość inwentarzy w polskich archiwach państwo−
wych tworzona jest przy zastosowaniu narzędzi informatycznych,
jakimi są zestandaryzowane bazy danych. Powstające w ten spo−
sób inwentarze archiwalne oraz wstępy do nich są dostępne w In−
ternecie20.
Prowadzone przez wiele lat tradycyjne pomoce ewidencyjne
zmieniły swoją postać tylko nieznacznie. Na przełomie XX i XXI w.
nastąpiły jednak istotniejsze zmiany, nie tyle w ich zawartości, ile
w sposobie sporządzania. I choć nadal tworzone są pomoce ewiden−
cyjne na nośniku papierowym, to używane coraz powszechniej
wspólne narzędzia informatyczne do ich sporządzania pozwalają
uniknąć przypadkowych rozbieżności w danych, do minimum spro−
wadzają czasochłonność tworzenia wielokrotnych egzemplarzy,
umożliwiają też szybkie operowanie danymi, łączenie ich w posta−
ci ogólnopolskiego banku danych i udostępnianie w postaci elek−
tronicznej w Internecie. Zestandaryzowane bazy danych udostęp−
niane są do stosowania instytucjom niepodlegającym Naczelnemu

19 Spośród licznych inwentarzy archiwalnych ogłoszonych drukiem wy−

mienić można np. Inwentarz zbioru „Pamiętniki Żydów 1939–1945”, pod red.
A. Umińskiej, Warszawa 1994; Inwentarz akt Ambasady Rzeczypospolitej
Polskiej w Bukareszcie z lat 1919–1940 [1941] (do roku 1938 poselstwa), oprac.
E. Kołodziej, Warszawa 2002.
20 Zob. strona http://www. archiwa.gov.pl w dziale: Bazy danych /Inwenta−

rze zespołów archiwalnych.

35
Dyrektorowi Archiwów Państwowych, także polonijnym, m.in. In−
stytutowi Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskiemu Insty−
tutowi Naukowemu w Nowym Jorku i Stowarzyszeniu Weteranów
Armii Polskiej w Ameryce. Gromadzone w nich dane włączane są
do systemu informacji o polskim narodowym zasobie archiwalnym.
Osobnym zagadnieniem, wartym podjęcia, jest ewidencjonowa−
nie przechowywanych – obok oryginalnych materiałów archiwal−
nych – różnego rodzaju kopii (mikrofilmów, fotokopii, kserokopii,
skanów) z zasobu własnego i zasobów obcych. W wyjątkowych wy−
padkach włącza się informacje o nich do ewidencji zasobu, częściej
jednak prowadzone są oddzielne spisy. Nie są one znormalizowa−
ne, zawierają mniej elementów opisu, uzupełnione są jednak infor−
macjami o miejscu przechowywania oryginałów. Najliczniejsze
w archiwach kopie w postaci mikrofilmów ewidencjonuje się, poda−
jąc następujące elementy: numer mikrofilmu, numer zespołu (jeśli
pochodzi z zasobu własnego) lub numer innej instytucji przecho−
wującej oryginalne dokumenty, sygnatury i ewentualnie tytuły jed−
nostek archiwalnych, liczbę zmikrofilmowanych kart, datę wykona−
nia mikrofilmów – negatywu i pozytywu, ich metraż i liczbę klatek
oraz informację o pracowni wykonującej mikrofilm. Od 1999 r. ewi−
dencja mikrofilmów prowadzona jest w archiwach państwowych
przy zastosowaniu bazy danych MIKROFILM. Mikrofilmy poloni−
ków ewidencjonowane są oddzielnie w bazie danych FILMIK. W ro−
ku 2005 rozpoczęto również ewidencjonowanie kopii cyfrowych
w zestandaryzowanej bazie danych SKAN.

36
Lidia Potykanowicz−Suda,
Hanna Staszewska−Katolik,
Krzysztof Stryjkowski

ROZDZIAŁ IV

OPRACOWYWANIE AKT

Materiały zgromadzone i przechowywane w archiwum tylko

wtedy mogą spełnić swoją użyteczną rolę, jeśli są właściwie upo−
rządkowane. Niestety, w wielu wypadkach są przekazywane do ar−
chiwum bez jakiejkolwiek ewidencji. Nie bez racji ofiarodawca jest
przekonany, że już sam fakt przekazania takich materiałów do ar−
chiwum świadczy o jego dobrej woli i zrozumieniu wagi pozostało−
ści aktowej, która z różnych przyczyn znalazła się w jego posiada−
niu, a może być użyteczna dla różnorodnych badań. Tym samym
trud porządkowania i ewidencjonowania materiałów przejętych do
archiwum spoczywa na jego pracownikach.
Do archiwum przekazywane są bardzo różne archiwalia. Mogą
to być zarówno materiały zgromadzone lub wytworzone przez
przekazującego w trakcie jego aktywności zawodowej, jak i archi−
walia odziedziczone (np. po członkach rodziny) lub dokumentacja
znajdująca się w jego posiadaniu bądź przekazana mu z racji funk−
cji pełnionych w różnego rodzaju organizacjach i stowarzyszeniach
czy też zespołach amatorskich (chóry, zespoły teatralne itp.). Co
więcej, wśród przekazywanych materiałów są bardzo często zbiory
biblioteczne oraz inne, które znalazły się w posiadaniu przekazu−
jących (np. numizmaty, kolekcje filatelistyczne itp.)21.
Zatem zaledwie w niewielu przypadkach materiały archiwalne
są przekazywane już uporządkowane. Należy wówczas zadbać, by
21 Możliwości ich właściwego potraktowania omówiono w dalszej części

rozdziału.

37
układ i porządek, nadany aktom przez właściciela lub twórcę, zo−
stał zachowany. O kwestiach tych rozstrzygają często umowy za−
wierane pomiędzy przekazującymi akta a ich nowymi właściciela−
mi, czyli archiwami. W umowach tych znaleźć można szczegółowe
zapisy i rozporządzenia strony przekazującej, dotyczące m.in. wa−
runków udostępniania przekazanych archiwom zbiorów oraz in−
nych kwestii związanych z przechowywaniem tych akt (np. spra−
wy konserwacji).
Konieczność porządkowania i opracowywania akt jest najczę−
ściej efektem przekazania materiałów do archiwum bez ewidencji,
a ponadto znajdujących się niekiedy w stanie chaosu. Materiały
archiwalne zgromadzone w archiwach mają najczęściej formę ze−
społów, zbiorów lub spuścizn. W takiej też formie będą zazwy−
czaj występowały w archiwum instytucji polonijnej. W zdecydowa−
nej większości przypadków znajdują się one na nośniku papiero−
wym. Dopiero od kilkunastu lat coraz większą popularność zdoby−
wają inne nośniki (najczęściej w postaci zapisu elektronicznego).
Do „nieklasycznych” form dokumentacji, które pojawiają się w ar−
chiwum, zaliczyć można także dokumentację utrwaloną sposobem
mechanicznym lub drukowaną (np. fotografie, mapy, druki ulotne).
Zdarza się, że do archiwum trafiają materiały pozyskane drogą
darowizny bądź zakupu. Poważną trudnością we właściwym, zgod−
nym z zasadami archiwalnymi, uporządkowaniu tego typu materia−
łów jest czasem niemożność ustalenia ich twórcy. Trudno bowiem
uznawać za twórcę osobę darczyńcy lub oferującą akta do sprzeda−
ży. Weszli oni w ich posiadanie często zupełnie przypadkowo.
Do częstych należą także przypadki tworzenia w archiwach i in−
nych placówkach o podobnych funkcjach zbiorów, w których znala−
zły się materiały o określonej formie zewnętrznej – np. „zbiór pla−
katów”, „zbiór fotografii”, „zbiór tłoków pieczętnych”, „zbiór wido−
kówek”. W niektórych placówkach archiwalnych istnieją zbiory ar−
chiwalne, do których przynależność warunkowana jest jedynie roz−
miarem archiwaliów (np. „zbiór materiałów wielkoformatowych”).
W wielu archiwach tworzone są zbiory złożone z materiałów,
które według części archiwistów nie mają żadnego waloru infor−
macyjnego. Przykładem może być „zbiór materiałów ulotnych
o charakterze ekonomicznym”, którego powstanie zainicjowano
w Archiwum Kantonalnym kantonu Vaud w Szwajcarii. W jego
skład weszły materiały reklamowe, anonse i oferty dotyczące po−
wstawania i usług oferowanych przez różnego typu przedsiębior−

38
stwa i małe zakłady pracy o charakterze i znaczeniu lokalnym.
Gromadzenie tych materiałów jest zjawiskiem widocznym nie tyl−
ko w archiwach. Również inne instytucje (muzea, biblioteki) gro−
madzą podobne materiały. W wielu z nich otrzymały one nazwę
„dokumentów życia społecznego”. Podobnie może też być w przy−
padku różnego rodzaju przedsiębiorstw i instytucji prowadzonych
przez przedstawicieli Polonii (m.in. biura podróży). Jak się okaza−
ło, materiały występujące w takim zbiorze mają dla wielu użyt−
kowników ogromną wartość i świadczą m.in. o aktywności ekono−
micznej tej grupy. Zachęcając do podjęcia działań na rzecz groma−
dzenia takiej właśnie dokumentacji, warto również wziąć pod uwa−
gę zmieniającą się rolę archiwów, które nie mogą ograniczać się je−
dynie do zadań, jakie stały przed nimi jeszcze kilka lub kilkana−
ście lat temu. Przykładem takiego właśnie zupełnie nowego podej−
ścia do roli archiwów w nowoczesnym społeczeństwie jest funkcjo−
nowanie w Archiwum Departamentalnym w Rennes we Francji
zbioru materiałów zatytułowanych „Biblioteka Aktualności”. W jej
skład wchodzą m.in. wycinki prasowe oraz inne materiały (np. wy−
dawnictwa) dotyczące różnorodnej problematyki. Zbiór ten jest
często wykorzystywany przez użytkowników, wśród których prze−
ważają studenci, uczniowie szkół średnich oraz dziennikarze.
Podobne rozwiązanie jest możliwe do zastosowania w archiwum
instytucji polonijnej, które gromadzi np. prasę polonijną lub wy−
cinki prasowe dotyczące spraw polskich i polonijnych. Zaznaczyć
przy tym należy, że materiały pozyskane do archiwum taką wła−
śnie drogą nie muszą być udostępniane w formie oryginałów.
W ostatnich latach niezwykle często są one przenoszone na inny
nośnik i udostępniane w formie elektronicznej (np. skanów). Rze−
czą oczywistą jest, że wymagać to będzie od archiwum zarówno od−
powiedniego „usprzętowienia”, jak i poświęcenia odpowiedniego
czasu na proces digitalizacji materiałów.
Układy akt, będące wynikiem prac porządkowych prowadzonych
nad zbiorami, nie należą do skomplikowanych. Dominuje najczę−
ściej układ rzeczowy lub chronologiczny w przypadku zbiorów du−
żych, lub akcesyjny (według kolejności wpływu) w odniesieniu do
zbiorów małych czy też otwartych, a więc napływających do archi−
wum współcześnie i partiami. Często stosowany jest także układ
alfabetyczny (np. według nazwisk darczyńców lub instytucji i orga−
nizacji przekazujących akta) oraz warianty mieszane przedsta−
wionych powyżej układów akt.

39
 Tworzenie zbiorów archiwalnych w archiwum w wielu przypad−
kach pozwala na właściwe i, co warto podkreślić, zgodne z intere−
sem użytkownika potraktowanie wartościowych materiałów – czę−
sto pochodzenia nieaktowego. Tworzenie zbiorów jest także bardzo
częstą odpowiedzią personelu zatrudnionego w archiwach na poja−
wiające się w ich magazynach nowe, pod względem formy i niezna−
ne wcześniej, materiały archiwalne. Rozwiązanie takie (tworzenie
zbiorów) ułatwia pracę archiwisty pracującego nad porządkowa−
niem zasobu, a często jest jedyną możliwością późniejszego udo−
stępnienia bardzo wartościowych archiwaliów zainteresowanym
nimi użytkownikom.
Porządkując materiały archiwalne (można się również spo−
tkać z niezbyt szczęśliwym i nieprecyzyjnym określeniem „archi−
wizowanie dokumentacji”) w zależności od tego, czy będziemy mie−
li do czynienia z zespołami prostymi czy też złożonymi, zamknię−
tymi (czyli takimi, o których sądzimy, że przejęliśmy całość mate−
riałów), czy otwartymi, przeprowadzić należy część lub wszystkie
z wymienionych poniżej etapów i czynności. Wpływ na złożoność
prac porządkowych będzie też miał dotychczasowy stan uporząd−
kowania zasobu. Zatem kolejne etapy związane z porządkowaniem
akt przedstawiają się następująco:
1. przeprowadzenie studiów wstępnych;
2. rozpoznanie przynależności zespołowej;
3. segregacja akt;
4. systematyzacja akt;
5. brakowanie akt;
6. formowanie jednostek aktowych22;
7. inwentaryzacja (opisywanie akt);
8. znakowanie akt;
9. opracowanie wstępu do inwentarza (notatki informacyjnej) do
uporządkowanego zespołu akt.

W trakcie porządkowania wykonywane być mogą również inne

prace wpływające często na jego jakość. Jest to m.in. inwentaryza−
cja wstępna materiałów archiwalnych oraz uzupełnianie lub nada−
wanie nowych opisów (tytułów) jednostkom. Dopiero w trakcie prac
22 Ten etap dotyczy tylko akt luźnych, które należy uformować w teczki,

nie dotyczy zaś ksiąg i poszytów, które same ze swej istoty tworzą już jedno−
stki archiwalne.

40
porządkowych udaje się czasami skompletować wszystkie materia−
ły archiwalne, które powinny znaleźć się w konkretnej jednostce ar−
chiwalnej (np. teczce). Wtedy też można uzupełnić braki w poszcze−
gólnych grupach rzeczowych, seriach akt. Zauważyć przy tym trze−
ba, że do bardzo powszechnych należy zjawisko wkładania przez
twórców materiałów archiwalnych poszczególnych akt do nieodpo−
wiednich teczek. Prace porządkowe są zatem okazją do naprawy
niewłaściwego i niepożądanego w archiwum stanu archiwaliów.
Poszczególne etapy porządkowania dokumentacji sprowadzają
się do następujących czynności:
Studia wstępne polegają na zapoznaniu się z organizacją jed−
nostki organizacyjnej (instytucji), której akta są przedmiotem prac
porządkowych. Porządkujący akta powinien na podstawie studiów
wstępnych dysponować informacjami o charakterze działalności
aktotwórcy oraz jego organizacji wewnętrznej. Studia te będą rów−
nież pomocne w określeniu granic chronologicznych porządkowa−
nego zespołu czy też zespołów archiwalnych. W przypadku zbiorów
archiwalnych w ramach studiów wstępnych należy również przy−
gotować projekt podziału zasobu na części oraz ustalić układ akt
tutaj przydzielonych.
Rozpoznanie przynależności zespołowej to całokształt dzia−
łań umożliwiających przydzielenie całości lub części porządkowa−
nych akt do konkretnego zespołu lub zespołów archiwalnych23. Po−
mocne w określeniu przynależności zespołowej akt będą wszystkie
informacje, które archiwista zgromadził w czasie studiów wstęp−
nych, jednak najistotniejsza jest analiza materiałów archiwalnych.
Należy zwrócić uwagę na ich cechy zewnętrzne (np. opisy na tecz−
kach, pieczątki na okładkach lub stronach tytułowych akt) i we−
wnętrzne (pieczątki wpływu umieszczane na dokumentach z na−
zwą odbiorcy pisma, nazwy adresata na korespondencji, listowni−
ki i papiery firmowe wykorzystywane przez aktotwórcę, treść spraw
występujących w dokumentacji, podpisy). Na tym etapie prac po−
rządkowych wykonujący je powinien już dysponować wiedzą, do
jakich zespołów należy przydzielić materiały archiwalne, z który−
mi ma do czynienia. Przy ustalaniu przynależności zespoło−
23 Zwykle w materiałach przejętych z jednej instytucji mamy do czynienia

z jednym zespołem archiwalnym, trzeba jednak rozpoznać, czy wśród prze−

jętych materiałów nie występują również akta innych twórców. Jeśli zosta−
nie to stwierdzone, wówczas mamy do czynienia z materiałami innego zespo−
łu albo też z sukcesją, stanowiącą część opracowywanego zespołu.

41
wej należy dążyć do wyodrębniania zespołów prostych i od−
chodzić od praktyki łączenia zespołów organizacji i stowarzyszeń
o podobnym profilu działalności (np. kulturalnych, sportowych, po−
litycznych) w grupy lub zbiory szczątków zespołów. Częstymi argu−
mentami uzasadniającymi takie działania są małe rozmiary tych
zespołów (jedna lub kilka jednostek archiwalnych), jednak roz−
miar zespołu nie może być kryterium braku odrębności ze−
społowej. Tworzenie zespołów prostych ułatwia w konsekwencji
dotarcie do nich bez pokonywania bariery informacyjnej w postaci
np. zbioru szczątków zespołów, co może prowadzić do swoistego
„ukrycia” akt poszukiwanej organizacji, której nazwa nie wys−
tępuje w spisach ewidencyjnych archiwum24.
Segregacja akt to przede wszystkim fizyczne rozdzielanie po−
rządkowanego zasobu archiwum na poszczególne zespoły archiwal−
ne lub zbiory oraz takie ich rozmieszczenie (ułożenie), by uniknąć
powtórnego wymieszania archiwaliów. Po wykonaniu tej czynności
należy przystąpić do segregacji akt w ramach poszczególnych, wy−
dzielonych już zespołów archiwalnych. Działania te powinny też na
tym etapie doprowadzić do utworzenia grup rzeczowych. Po prze−
prowadzeniu segregacji akt cały zasób archiwum powinien być roz−
dzielony na konkretne zespoły lub zbiory.
Systematyzacja akt jest czynnością względnie prostą i polega
na uformowaniu poszczególnych grup rzeczowych lub też serii
(grup akt o podobnym charakterze bądź tematyce) oraz ich odpo−
wiednim ułożeniu. Po jej przeprowadzeniu porządkujący powinien
uzyskać informacje o ewentualnych brakach czy też lukach wystę−
pujących w materiałach. W wyniku systematyzacji powstaną serie
akt zawierające np. protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,
dokumentacji finanasowej, korespondencji itp. (zob. niżej, s. 53).
Serie powinny być ułożone według porządku chronologicznego lub,
w przypadku takiej potrzeby, rzeczowo−chronologicznego.
Brakowanie akt jest czynnością zamykającą proces ich porząd−
kowania. Mówiąc o brakowaniu akt trzeba zaznaczyć, że czyn−
ność ta nie jest obligatoryjna i w przypadku wielu zespołów
(zbiorów) nie zachodzi potrzeba jej przeprowadzania. W sytua−
cjach, gdy jest to konieczne, brakuje się zazwyczaj kolejne egzem−
24 Dzieje się tak zwłaszcza w przypadkach, gdy w ewidencji archiwum fi−
guruje tylko nazwa zbioru szczątków zespołów, bez uwidaczniania nazw po−
szczególnych zespołów wchodzących w jego skład.

42
plarze (dublety) akt i dokumentów. Akta zakwalifikowane do
wybrakowania nie powinny być jednak automatycznie ni−
szczone. Można je przecież przekazać innym zainteresowanym
nimi instytucjom – archiwom, bibliotekom lub muzeom. Zdarza się
często, że w teczkach aktowych, które pierwotnie uznano za niecie−
kawe i niezasługujące na wieczyste przechowywanie, znajdują się
dokumenty o dużym walorze poznawczym. Jest zatem rzeczą oczy−
wistą, że muszą być one wyłączone z brakowania i umieszczone
we właściwym dla nich miejscu. Do brakowania akt podcho−
dzić należy w sposób ostrożny i wyważony, a w przypadkach
występowania wątpliwości dotyczących potrzeby wybrakowania
wytypowanych dokumentów, lepiej pozostawić je w zespole.
Istotne jest również w tym względzie doświadczenie porządkują−
cego, który przy podejmowaniu decyzji o wybrakowaniu nie powinien
kierować się jedynie własnymi zainteresowaniami naukowymi, ale
brać pod uwagę obiektywne kryteria „ważności” dokumentacji.
W podjęciu decyzji o brakowaniu niektórych materiałów pomocne
będą także konsultacje, jakie można przeprowadzić z wytwórcami
akt lub osobami przekazującymi je do archiwum, a także przedsta−
wicielami władz instytucji, przy której funkcjonuje archiwum. Bez
ich zgody brakowania akt nie powinno się przeprowadzać. Warto
w tym miejscu przypomnieć, że brakowanie, w odróżnieniu od
innych czynności wykonywanych w archiwum, jest nieod−
wracalne. Pamiętać też trzeba, że w miarę upływu czasu zmianie
ulega zapotrzebowanie na różne informacje. Informacja, która dzi−
siaj nie posiada pozornie większego znaczenia, za jakiś czas może
być niezwykle poszukiwana.
Formowanie jednostek i układ wewnętrzny dokumentów
w jednostkach archiwalnych. Teczki (jednostki archiwalne) po−
winny być odpowiednio uporządkowane wewnętrznie. Przede
wszystkim zachowujemy jednostki ustalone i sformowane przez
twórcę zespołu. Często są one jednak przekazywane do archiwum
bez jakiegokolwiek porządku wewnętrznego. Zdarza się również,
że ich układ wewnętrzny jest porządkiem chronologicznym „od−
wróconym” – materiały najnowsze są na początku teczki, a akta
najstarsze na jej końcu. Przez uporządkowanie akt należy rozu−
mieć ułożenie pism w obrębie poszczególnych teczek rzeczowo lub
chronologicznie. Sprawy (czyli akta dotyczące jednego zagadnie−
nia) lub pisma najstarsze znaleźć się powinny pod okładką tytuło−
wą, natomiast najmłodsze na dole teczki. W obrębie poszczegól−

43
nych spraw tworzące je pisma i dokumenty należy ułożyć chrono−
logicznie, czyli w sposób umożliwiający odtworzenie toku ich zała−
twiania. Jeżeli porządkujemy wewnętrznie teczki korespondencji
otrzymanej lub wysłanej za dany okres (np. w ramach roku kalen−
darzowego), to wszystkie pisma należy ułożyć kolejno według dat
ich wyekspediowania lub otrzymania. Pierwszym będzie pismo
wysłane w styczniu, za nim winno się znaleźć pismo z lutego i da−
lej marca, kwietnia, aż do pisma z grudnia.
Tworzenie kolejnych jednostek uzależnione jest od charakteru
materiału, który przydzieliliśmy do poszczególnych grup. Objętość
danej jednostki nie powinna jednak przekraczać 200 kart, a więc
grubość teczki nie powinna być większa niż 3–5 cm. W przypadku
materiałów małego formatu może ona liczyć więcej kart. Jeśli ob−
jętość jednostki przekracza przyjętą normę, nie dzielimy jej na to−
my, ale formujemy jako kolejną jednostkę równorzędną. W przy−
padku powtarzania się tytułów teczek, cechą odróżniającą je –
oprócz sygnatury – będą daty skrajne materiałów tworzących daną
jednostkę. Każdej wyodrębnionej jednostce archiwalnej nadajemy
ołówkiem tymczasową sygnaturę25. W trakcie porządkowania we−
wnętrznego teczki aktowej należy usunąć z niej wszystkie części
metalowe (spinacze, zszywki, szpilki).
Po utworzeniu jednostek archiwalnych i nadaniu im układu we−
wnętrznego paginujemy materiały wewnątrz teczki w sposób
ciągły, bez wyodrębniania jej części składowych (wewnątrz jedno−
stki obejmującej np. korespondencję można stosować obwoluty
dla wyodrębnienia jej części składowych, tj. listów poszczególnych
nadawców; nie wpływa to jednak na numerację stron, które w ca−
łej teczce powinny być spaginowane kolejno, od pierwszej do
ostatniej).
Spaginowanie akt ma na celu utrwalenie układu nadanego im
w trakcie porządkowania wewnętrznego. Nie mniej ważne jest
także późniejsze umożliwienie kontroli stanu jednostki archiwal−
nej po jej ewentualnym udostępnianiu. Paginowanie akt wykonu−
je się zwykłym, miękkim ołówkiem. Jego używanie pozwala na do−
konanie korekty w przypadku popełnienia błędu lub omyłkowego
25 Sygnatury tymczasowe – takie same na teczce i karcie inwentarzowej –

pozostawiamy do czasu zakończenia inwentaryzacji całego zespołu (spuści−

zny, zbioru), a dopiero po nadaniu ostatecznego układu (kolejności) inwenta−
rza kartkowego, jednostkom nadajemy sygnatury ostateczne, według
których będzie ułożony inwentarz.

44
pominięcia jakiejś strony. Z tego też względu nie należy paginować
akt kredkami, flamastrami, długopisem, ołówkiem kopiowym itp.
Po uporządkowaniu wewnętrznym akta powinny otrzymać nowe
kartonowe okładki. Można je też umieścić w teczkach wiązanych.
Muszą być na tyle trwałe, by mogły dobrze chronić swą zawartość.
Okładki takie lub teczki powinny być większe, przynajmniej o kilka
milimetrów, od pism bądź dokumentów w nich przechowywanych.
Uporządkowane wewnętrznie i zaopatrzone w nowe okładki akta
mogą być również zszyte, sklejone lub oprawione introligatorsko.
Sformowane w trakcie prac porządkowych teczki czy też jedno−
stki archiwalne powinny być odpowiednio opisane. Opis każdej jed−
nostki archiwalnej, zamieszczony na zewnętrznej stronie okładki
teczki (o ile teczka nie zawiera opisów oryginalnych)26, powinien
składać się z następujących elementów27:
● u góry teczki (np w lewym rogu) – nazwa archiwum (może to być

pieczęć instytucji), w którym przechowywany jest zespół (zbiór);

● na środku, u góry – numer zespołu w ewidencji archiwum oraz

nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego, to jest nazwa instytucji

lub osoby, której akta dotyczą (np. Spuścizna płk. Józefa Kowal−
skiego z Chicago);
● na środku, poniżej nazwy zespołu – tytuł teczki, pod którym

można zamieścić podtytuł, tj. dodatkowe uzupełniające określe−

nie precyzujące zawartość jednostki aktowej (dotyczące np. ro−
dzaju akt – sprawozdania, uchwały, nazwy instytucji i nazwiska
osób współpracujących z twórcą spuścizny). Tytuł jednostki ar−
chiwalnej powinien w sposób precyzyjny i zwięzły odzwierciedlać
zawartość treściową akt. Jeśli został on nadany wcześniej przez
wytwórcę akt, trzeba go skonfrontować z zawartością treściową
teczki i, w razie konieczności, uzupełnić. Nadając tytuł, należy
unikać sformułowań ogólnych, mało precyzyjnych, jak: „Kore−
spondencja”, „Sprawy różne”, „Materiały dotyczące działalno−
ści…”, „Varia”, ponieważ wartość informacyjna takich zapisów
jest znikoma. W przypadku gdy tytuły takie zostały nadane
przez twórcę zespołu, podczas prac inwentaryzacyjnych należy je
uzupełnić zgodnie z zawartością teczki, pamiętając że wszelkie
uzupełnienia pochodzące od archiwisty podaje się w nawiasie
kwadratowym;

26 Niekiedy zachodzi potrzeba uzupełnienia tytułu jednostki, zob. niżej.

27 Przykładowy opis okładki teczki aktowej znajduje się w Aneksie nr 1.

45
● pod tytułem teczki – daty skrajne akt (daty rozpoczęcia pierw−
szej sprawy i zakończenia ostatniej), zwykle podaje się daty rocz−
ne (np. 1942–1944), w szczególnie uzasadnionych przypadkach
także daty dzienne (np. 17 IX 1939). Jeśli występują w teczce
priora (poprzedniki), ich daty podaje się w nawiasie kwadrato−
wym. W uzasadnionych przypadkach można podać także daty
dzienne, np. protokoły posiedzeń ciał kolegialnych z tego same−
go roku mogą być podzielone na kilka teczek;
● poniżej informacja o objętości jednostki, wyrażona liczbą kart
lub stron (po spaginowaniu). Liczbę stron (kart), znajdujących
się w teczce, zapisujemy dodatkowo na wewnętrznej stronie tyl−
nej okładki teczki;
● prawy dolny róg okładki przeznaczony jest na wpisanie sygna−
tury (zob. niżej, znakowanie akt), jaką ma teczka w obrębie ze−
społu lub zbioru czy spuścizny.

Na kartach inwentarzowych28, służących do opisu jednostki,

oprócz elementów przepisanych z okładki jednostki archiwalnej
podaje się jeszcze informacje o sposobie sporządzenia materiałów
(np. rękopis, maszynopis, fotografie), języku lub językach, w jakich
spisane są akta, formie zewnętrznej materiałów (np. luźne, opraw−
ne, szyte). W przypadku gdy zawartość teczki była publikowana
drukiem, także ta informacja powinna znaleźć się w karcie inwen−
tarzowej.
Podany powyżej schemat opisu zewnętrznego jednostki archi−
walnej należy traktować jako jedną z propozycji.
Inwentaryzowanie akt ogranicza się w zasadzie do przeniesie−
nia elementów opisu każdej teczki aktowej danego zespołu (zbioru)
archiwalnego na karty inwentarzowe (zob. Aneks nr 1). Będzie to
więc najpierw nadanie aktom tytułów, które zostaną uwzględnione
na okładkach akt (w przypadku formowania teczek aktowych),
a następnie przeniesienie ich na wspomniane karty. Przy wykony−
waniu tej czynności należy dążyć do jak najlepszego odwzorowania
na teczkach aktowych, a następnie na kartach inwentarzowych,
rzeczywistej zawartości teczek aktowych. Należy dążyć też do uzu−
pełniania opisów akt o elementy przynoszące dodatkową informa−
cję o ich zawartości. Tym samym działamy na rzecz ewentualnego

28 Wzór karty inwentarzowej znajduje się w Aneksie nr 1.

46
użytkownika, który (tylko na podstawie opisu wykonanego przez
porządkującego) będzie mógł stwierdzić, czy konkretne akta będą
musiały stać się przedmiotem jego poszukiwań.
Inwentaryzacja akt może być także przeprowadzana za pomocą
odpowiedniego programu komputerowego (np. bazy IZA), który po−
zwala na tworzenie inwentarzy zespołów i zbiorów (w tym wydru−
ku na nośniku papierowym)29.
Opisowi każdej jednostki archiwalnej odpowiada odrębna karta
inwentarzowa lub, w przypadku wypełniania bazy elektronicznej,
odrębny rekord. Sygnatura archiwalna powinna stanowić ciąg nu−
meryczny od 1 do „x” i obejmować wszystkie jednostki archiwalne
znajdujące się w inwentaryzowanym zespole. Do poszczególnych
rubryk powinno się przenieść informacje zawarte w opisie jednost−
ki archiwalnej na jej okładce, nie zapominając jednak o wszelkich
dodatkowych danych, które mogą być interesujące dla użytkowni−
ka. Należy więc odnotować obecność dokumentacji odbiegającej od
typowej, np. fotografie, plakaty, ulotki, wycinki prasowe. Inwen−
tarz musi zawierać też informacje o ewentualnym mikrofilmowa−
niu lub skanowaniu akt, co jest istotne przy ich udostępnianiu.
Po zakończeniu systematyzacji jednostek i ułożeniu inwentarza
kartkowego w odpowiedniej kolejności, jeśli nie spodziewamy się
dopływu dalszych materiałów, możemy przystąpić do sporządzania
→ inwentarza książkowego zespołu (zbioru). Czynność tę należy
poprzedzić aktualizacją sygnatur, czyli znakowaniem akt. Pole−
ga ona na zastąpieniu sygnatur tymczasowych (roboczych), nada−
wanych jednostkom podczas prac inwentaryzacyjnych, przez sy−
gnatury ostateczne, które figurować będą w inwentarzu książko−
wym. Należy pamiętać, aby sygnatury zostały zaktualizowane (po−
prawione) zarówno na jednostkach archiwalnych (teczkach), jak
i na kartach inwentarzowych, na podstawie których będzie sporzą−
dzany inwentarz książkowy. Ważne jest, by ta sama sygnatura fi−
gurowała na teczce i na karcie inwentarzowej, na podstawie in−
wentarza możliwe jest bowiem odszukanie potrzebnej jednostki na
półce w magazynie.

29 Obecnie w polskich archiwach państwowych odchodzi się od tradycyjnej

inwentaryzacji na rzecz inwentarza elektronicznego sporządzanego w kom−

puterowej bazie danych. Trzeba jednak pamiętać, że odpowiednio skonstru−
owana baza danych jest tylko narzędziem, które nie zwalnia archiwisty od
stosowania tradycyjnych zasad i metod archiwistyki.

47
 Tak więc znakowanie akt polega na zaopatrzeniu uporządkowa−
nych materiałów archiwalnych w sygnaturę archiwalną (numer ko−
lejny teczki w ramach zespołu), pozwalającą na identyfikację kon−
kretnych jednostek archiwalnych. Oznakowanie jednostek sygna−
turą archiwalną pozwala ponadto na utrwalenie układu nadanego
im w trakcie porządkowania zespołu. Poszczególne teczki aktowe
otrzymują kolejną sygnaturę, najczęściej jednoczłonową od 1 do „x”,
a więc od pierwszej do ostatniej jednostki w zespole (zbiorze) archi−
walnym. Sygnaturę archiwalną umieszcza się w prawym dolnym
rogu okładki teczki aktowej. Numer jednostki (sygnatura) jest też
numerem identyfikującym teczkę w inwentarzu archiwalnym.
Inwentarz jest podstawową pomocą archiwalną, ewidencyjną
i informacyjną. Jak wspomniano, po przepisaniu informacji z kart
inwentarzowych (inwentarza kartkowego) i nadaniu im jednolite−
go układu, powstaje inwentarz książkowy30.
Dla każdego zespołu archiwalnego tworzy się osobny inwentarz,
wyraźnie oznaczony numerem zespołu, którego nie można później
zmieniać. Tekst inwentarza powinien zawierać następujące dane
informacyjne (elementy opisu):
● sygnatura jednostki archiwalnej – numer jednostki inwentarzo−

wej w obrębie zespołu;

● tytuł (treść) jednostki inwentarzowej, podawany według brzmie−

nia oryginału lub nadany bądź uzupełniony w trakcie porządko−

wania;
● daty krańcowe (skrajne) jednostki inwentarzowej – na ogół daty

roczne, w niektórych przypadkach także dzienne i miesięczne;

● opis zewnętrzny jednostki inwentarzowej, tzn. format, rodzaj

oprawy i stan zachowania oraz liczbę kart lub stron;

● sygnatury dawne, nadane zarówno w kancelarii, jak i w archi−

wum. Znajomość sygnatur dawnych jest bardzo przydatna przy

odszukiwaniu dokumentów cytowanych we wcześniejszych pub−
likacjach;
● uwagi dotyczące spraw nieujętych w podstawowych rubrykach,

np. informacje o aneksach (plany, druki, fotografie itp.), infor−

macje bibliograficzne o ewentualnym opublikowaniu reproduk−
30 Zob. Aneks nr 2. W przypadku dysponowania komputerową bazą da−

nych do inwentaryzowania dokumentacji, np. bazą IZA, można pominąć etap

inwentaryzacji na kartach inwentarzowych i inwentaryzować zespół „kom−
puterowo”. Wydruk z bazy danych będzie stanowił inwentarz książkowy ze−
społu.

48
 cji jednostki inwentarzowej, zastrzeżenia dotyczące autentycz−
ności, numer mikrofilmu, a także adnotacje o zaginięciu lub wy−
brakowaniu jednostki.

Inwentarz zaopatrujemy w stronę tytułową, podając na niej na−

zwę archiwum, nazwę zespołu (zbioru), daty skrajne zawartych
w nim materiałów oraz nazwisko opracowującego i datę powstania
inwentarza.
Ważnym uzupełnieniem inwentarza książkowego są indeksy:
geograficzny, osób i rzeczowy (np. nazw instytucji i organizacji).
Jeśli po zakończeniu porządkowania i inwentaryzacji zespołu do
archiwum wpłynie niewielka partia materiałów dodatkowych,
wówczas nadajemy im układ analogiczny do poprzednio przyjęte−
go, a inwentarz w suplemencie uzupełniamy o kolejne sygnatury
jednostek archiwalnych.
Końcowym etapem prac porządkowo−inwentaryzacyjnych jest
opracowanie wstępu do inwentarza zespołu (zbioru), stanowią−
cego naukowe studium informujące o dziejach twórcy zespołu i wy−
tworzonej przez niego dokumentacji oraz o zastosowanej metodzie
jej porządkowania i inwentaryzacji. Prawidłowo sporządzony (peł−
ny) wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego powinien składać
się z następujących elementów: dzieje ustrojowe urzędu31 (lub bio−
gram twórcy zbioru czy spuścizny), dzieje zespołu (zbioru), charak−
terystyka archiwalna zespołu, omówienie zawartości zespołu, ana−
liza metod porządkowania i inwentaryzacji zespołu32. Opracowują−
cy akta powinien również przedstawić, i uzasadnić, przyjęty pod−
czas prac porządkowych układ akt. Wstęp do inwentarza pełni
funkcję przewodnika po zespole i ułatwia orientację w układzie
i zawartości akt. Podczas pisania wstępu wykorzystuje się wszel−
kie informacje o zespole i jego twórcy zebrane w czasie wszystkich
etapów opracowywania. Wstęp nie powinien być jednak zbyt szcze−
gółowy, ma raczej w sposób zwięzły i rzeczowy dostarczyć użytkow−
nikowi potrzebnych informacji.

31 Są to informacje o podstawach prawnych powołania (utworzenia) i dzia−

łalności oraz dane dotyczące likwidacji instytucji. Potrzebne jest też zamie−
szczenie charakterystyki struktury organizacyjnej aktotwórcy oraz wszel−
kich zmian w tym zakresie zachodzących w trakcie jego funkcjonowania.
32 Zob. Aneks nr 2, gdzie zamieszczono przykładowy inwentarz archiwal−

ny wraz ze wstępem.

49
 W przypadku zespołów o niewielkich rozmiarach zamiast wstę−
pu do inwentarza można napisać notatkę informacyjną (skróconą
wersję wstępu), która powinna zawierać krótki zarys dziejów twór−
cy akt (zespołu, zbioru bądź spuścizny). Po wstępie umieszczamy
bibliografię źródeł i prac wykorzystanych do jego opracowania.
Uzupełnieniem wstępu do inwentarza jest zestawienie bibliografii
dotyczącej zespołu (zbioru) archiwalnego. Inwentarze mogą także
zawierać załączniki, np.: schematy organizacyjne, mapy orienta−
cyjne, tablice genealogiczne, konkordancje sygnatur itp. oraz inde−
ksy osobowe, geograficzne i przedmiotowe.
Zaprezentowane metody opracowania materiałów archiwalnych
w archiwum nie wyczerpują, oczywiście, całości tego zagadnienia,
omówiono bowiem jedynie najprostsze rozwiązania. Dodać również
trzeba, że w licznych archiwach od wielu już lat z dobrym skut−
kiem stosowane są rozwiązania specyficzne jedynie dla tych pla−
cówek. Na ich zastosowanie wpływ wywarły m.in. zasady narasta−
nia akt oraz innej dokumentacji, właściwe dla kraju, w którym da−
ne archiwum funkcjonuje. Z tego też powodu pożądane jest korzy−
stanie z dorobku teoretycznego i praktyki archiwistyki miejscowej
– właściwej dla kraju, w którym działa konkretne archiwum insty−
tucji polonijnej.

Podane powyżej ogólne zasady opracowywania akt są stosowane

do wszelkich zespołów i zbiorów archiwalnych składających się
z dokumentacji aktowej. Poniżej bardziej szczegółowo opisane zo−
staną zasady opracowania zespołów najczęściej występujących
w archiwach instytucji polonijnych, jakimi są akta organizacji
i stowarzyszeń oraz spuścizny archiwalne.

Opracowanie akt organizacji i stowarzyszeń

Akta organizacji i stowarzyszeń, przechowywane w archiwach,

stanowią znakomite źródło do dziejów społeczno−politycznych, kul−
turalnych czy gospodarczych. Czasem jest to materiał tylko uzu−
pełniający, ale często jedyne źródło informacji do wielu zagadnień.
W większości zachowanych spuścizn aktowych tych zespołów moż−
na wymienić materiały występujące niezależnie od rodzaju ugru−
powania i charakteru jego działalności. Do materiałów tych nale−

50
żą: statuty, zarządzenia, okólniki władz nadrzędnych i własne,
protokoły posiedzeń różnych ciał, sprawozdania z działalności,
składy zarządów, ewidencje członków, listy składek itp.
Podobnie jak to robimy w przypadku opracowywania wszystkich
zespołów, właściwe porządkowanie i opracowanie akt należy po−
przedzić etapem studiów wstępnych nad zespołem. Można w tym
celu przejrzeć dostępną literaturę (opracowania historyczne doty−
czące okresu, w którym organizacja działała, encyklopedie, leksy−
kony, a obecnie także Internet). Niezbędne jest również zapoznanie
się z przepisami, na podstawie których organizacje i stowarzysze−
nia działały w różnych okresach historycznych czy krajach. Pozwo−
li to na ogólną orientację w realiach historycznych, które miały
wpływ na działalność organizacji. Na tym etapie prac ważne jest
poznanie najważniejszych faktów z jej historii, tzn. dat i okoliczno−
ści powstania, celów działalności, przyczyn ewentualnej likwidacji.
Przy ustalaniu tych faktów pomocne są statuty lub sprawozdania
z działalności (często występujące w zespole). Jeśli mamy do czynie−
nia z aktami organizacji niższego szczebla (np. zarządu oddziału)
warto sięgnąć, jeśli takie są przechowywane w archiwum, do akt tej
samej organizacji, ale szczebla wyższego (np. zarządu głównego).
Najważniejszą czynnością w całym procesie porządkowania akt
jest określenie ich przynależności zespołowej (zob. wyżej, s. 41).
Trzeba pamiętać, że często organizacje powstawały w wyniku
połączenia innych, działających wcześniej33 i wtedy pojawia się
problem dziedziczenia akt, które zwykle przejmuje sukcesor. Tak
było z aktami Związku Powstańców Wielkopolskich, które prze−
chowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Sekretariat
Związku Powstańców Wielkopolskich kontynuował w większości
teczki założone przez poprzedników (nastąpiła więc sukcesja czyn−
na). Poza tym nie nastąpiła zmiana kompetencji działalności no−
wej organizacji. Akt więc nie rozdzielono, a zespołowi nadano na−
zwę ostatniej organizacji. Daty skrajne zespołu określają właściwy
czas działalności twórcy, ale muszą zawierać także daty działania
poprzedników, których akta znajdują się w tym zespole jako ante−
riora. Daty skrajne tego zespołu wyglądają więc następująco:

33 Np. Związek Powstańców Wielkopolskich powstał w 1937 r. z połącze−

nia Związku Weteranów Powstań Narodowych RP 1914/1919 i Towarzystwa

Powstańców Wielkopolskich.

51
[1919–1937] 1937–1950, przy czym daty „1937–1950” oznaczają
okres działalności twórcy zespołu, a daty „[1919–1937]” to okres,
z jakiego pochodzą poprzedniki (akta odziedziczone przez twórcę).
W takim przypadku należy też wynotować wszystkie nazwy twór−
ców anteriorów: Związek Weteranów Powstań Narodowych RP
1914/1919 oraz Towarzystwo Powstańców Wielkopolskich.
Jeśli natomiast następuje zmiana zakresu kompetencji działania
nowej organizacji, wówczas akta należy rozdzielić (jeśli nie są fizycz−
nie złączone) na odrębne zespoły. Można tu podać przykład akt
Dzielnicy Wielkopolskiej Związku Towarzystw Gimnastycznych „So−
kół” w Polsce z lat 1918–1939, która odziedziczyła akta swojego po−
przednika, tj. Związku Sokołów Polskich w Państwie Niemieckim
z lat 1886–1920. Związek Sokołów był organizacją szczebla central−
nego, któremu podlegały wszystkie okręgi działające na terenie Nie−
miec. Tymczasem Dzielnica Wielkopolska nie była jednostką central−
ną, podporządkowana została bowiem Związkowi Towarzystw Gim−
nastycznych „Sokół” w Warszawie. Nastąpiła więc istotna zmiana za−
kresu kompetencji rzeczowej i terytorialnej. Ze spuścizn aktowych
tych dwu organizacji utworzono więc odrębne zespoły archiwalne.
Niejednokrotnie w zespołach akt organizacji i stowarzyszeń
znajdują się plakaty, afisze, ulotki, fotografie, egzemplarze prasy,
wycinki prasowe, okolicznościowe jednodniówki czy inne druki.
Nie powinno się ich z zespołu wyłączać, stanowią bowiem integral−
ną jego część34. Warto też zostawić materiały obce, nadsyłane do
wiadomości, np. sprawozdania innych organizacji, świadczą one
bowiem o kontaktach i współpracy z innymi organizacjami.
Bardzo ważną czynnością na tym etapie prac jest ustalenie pre−
cyzyjnej i prawidłowej nazwy zespołu, co pozwoli na szybkie do−
tarcie do poszukiwanych akt. Nazwę zespołu należy w pierwszej
kolejności ustalić na podstawie statutu organizacji, gdzie jest ona
przeważnie określona. Jeśli jest to niemożliwe (brak źródeł), nale−
ży posiłkować się dostępną literaturą oraz analizą zawartości tre−
ściowej akt. Pomocne mogą tu być umieszczone na korespondencji
pieczątki wpływu, gdzie podaje się nazwę odbiorcy. Jeśli organiza−
cja w czasie swej działalności zmieniała nazwy, za ostateczną na−
zwę jej spuścizny aktowej uznaje się ostatnio używaną.
Materiały archiwalne różnych organizacji często trafiają do archi−
wum w formie nieuporządkowanej lub wręcz rozsypu. Jeśli akta
34 Uwaga ta nie dotyczy eksponatów muzealnych; zob. s. 22, 25, 55.

52
umieszczono wcześniej w teczkach, należy je dokładnie przejrzeć
i sprawdzić, czy zachowany jest układ rzeczowo−chronologiczny.
W przypadku występowania luzów, należy je posegregować w spra−
wy pokrewne treściowo, następnie ułożyć chronologicznie i zaopa−
trzyć w obwoluty. Zaleca się – w miarę możliwości – szycie lub kleje−
nie takich materiałów. W czasie porządkowania wewnętrznego trze−
ba usunąć wszelkie części metalowe (zszywki i spinacze) oraz duble−
ty. Akta w obrębie teczki należy spaginować (tylko strony zapisane).
Tak przygotowane akta powinno się posegregować na serie, czy−
li grupy rzeczowe. W przypadku dużych zespołów można to zrobić
zachowując ich układ kancelaryjny, czyli taki, jaki nadano aktom
w kancelarii w czasie działania organizacji. Może to być podział we−
dług struktury organizacyjnej, czego przykładem jest podział akt
wspomnianego zespołu Związku Powstańców Wielkopolskich w Po−
znaniu na następujące serie:
● Zarząd Główny,

● Zarząd Okręgu Poznańskiego,

● Delegaci powiatowi,

● Koła w Poznaniu,

● Koła poza Poznaniem.

Często jednak taki układ jest niemożliwy do odtworzenia, szczegól−

nie w przypadku zespołów zachowanych fragmentarycznie. Wtedy
najbardziej przejrzysty wydaje się być układ nadany przez porządku−
jącego zespół archiwistę, który na podstawie analizy zawartości po−
szczególnych teczek segreguje akta na grupy rzeczowe pokrewne tre−
ściowo. Tak właśnie postąpiono z zespołem akt Ligi Kobiet – Zarząd
Wojewódzki w Poznaniu, dzieląc je na następujące serie:
● Organizacja,

● Zjazdy,

● Zarząd Wojewódzki i Prezydium,

● Komisja Rewizyjna,

● Inne narady,

● Konferencje Sprawozdawczo−Wyborcze,

● Komisje,

● Planowanie i sprawozdawczość,

● Analizy, informacje,

● Kontrole,

● Praca kobiet w radach,

● Konkursy, odznaczenia,

53
● Wycinki prasowe, kroniki,
● Kadry, związki zawodowe,
● Oddziały powiatowe,
● Oddziały terenowe,
● Oddziały miejskie,
● Oddziały dzielnicowe.

Wszystkie teczki powinny zawierać opis na wierzchniej stronie

okładki. Kolejnymi etapami prac są: inwentaryzacja akt, sporzą−
dzenie inwentarza archiwalnego oraz napisanie wstępu do inwen−
tarza (zob. wyżej).

Opracowanie spuścizn archiwalnych

Przez spuściznę rozumiemy zespół archiwalny pochodzenia pry−

watnego wytworzony i zebrany przez osobę fizyczną. Tworzą go
materiały piśmienne, drukowane, fono−fotodokumenty obrazujące
działalność polityczną, społeczną, naukową, literacką lub arty−
styczną danej osoby fizycznej, a także jej zainteresowania, sprawy
osobiste, rodzinne, majątkowe. Najczęściej spotykamy się ze spu−
ściznami rękopiśmiennymi po uczonych, twórcach kultury, jak np.
pisarzach, tłumaczach, malarzach, a także po społecznikach, poli−
tykach, wojskowych, dyplomatach czy wybitnych mężach stanu.
Sposób porządkowania spuścizn rękopiśmiennych w archiwach
określają „Wytyczne opracowania spuścizn archiwalnych po uczo−
nych”, przygotowane przez Archiwum Polskiej Akademii Nauk
(Warszawa 1990). Wobec braku innej instrukcji archiwalnej wy−
tyczne te, po uwzględnieniu specyfiki twórcy spuścizny, jak i spe−
cyfiki pozostawionych po nim materiałów archiwalnych, wykorzy−
stujemy przy opracowywaniu spuścizn innego charakteru (po poli−
tyku, pisarzu, malarzu itp.), znajdujących się zarówno w innych
archiwach, jak również w bibliotekach i muzeach.
Bez względu na charakter spuścizny przed przystąpieniem do jej
opracowywania zapoznajemy się z wszystkimi dostępnymi informa−
cjami o spuściźnie oraz z biografią jej twórcy. Informacje takie znaj−
dziemy w istniejącym aparacie ewidencyjno−informacyjnym archi−
wum, tj. w karcie zespołu oraz teczce zespołu35 z dokumentacją je−

35
W teczce zespołu powinna znajdować się korespondencja oraz wszelkie
materiały dotyczące przejęcia zespołu (zbioru) do zasobu archiwum.

54
go przyjęcia. Danych o twórcy zespołu poszukujemy w encyklope−
diach, słownikach biograficznych, bibliografiach, czasopismach spe−
cjalistycznych, monografiach itp. Ważna jest także znajomość epo−
ki, w której dana osoba żyła i rozwijała swoją działalność.
Przed przystąpieniem do prac porządkowych należy dokonać
także przeglądu wstępnego zawartości spuścizny. Jeśli istnieje już
tymczasowy jej spis, sprawdzamy jego zgodność z materiałami.
W przypadku gdy nie dysponujemy takim spisem, materiałom
spuścizny (teczkom, pudłom, wiązkom) nadajemy numerację pro−
wizoryczną. Dokonując przeglądu wstępnego, należy także zwrócić
uwagę na ewentualnie występujący porządek nadany materiałom
archiwalnym w całości lub częściowo przez twórcę spuścizny. Jeśli
odpowiada on podstawowym warunkom dostępności materiałów,
zachowujemy go oraz, w miarę możliwości, staramy się odtworzyć
w dalszej pracy. Ponadto w przypadku stwierdzenia złego stanu
materiałów, tworzących spuściznę, należy poddać je zabiegom kon−
serwatorskim.
Przekazywana do archiwum spuścizna może zawierać ekspona−
ty muzealne lub ich kolekcje (np. medale, sztandary, szable itp.).
Przedmioty te wydzielamy ze spuścizny archiwalnej, powinny być
bowiem przechowywane, ewidencjonowane (z zaznaczeniem, z czy−
jej spuścizny pochodzą) i udostępniane oddzielnie. Ze spuścizny
wyłączamy także wieloegzemplarzowe druki, książki nieposiadają−
ce dedykacji bądź innych adnotacji odręcznych i przekazujemy je
do dyspozycji biblioteki archiwum, oznaczając jednak ich prowe−
niencję, czyli informując o tym, z czyjej spuścizny pochodzą. Cza−
sem jednak druki te mogą mieć związek z działalnością aktotwór−
cy. Wówczas można je przyporządkować do poszczególnych serii
akt odzwierciedlających różne formy jego aktywności. Ze spuścizny
wydzielamy także niezwiązane z nią, a posiadające samodzielną
wartość naukową, materiały kartograficzne, tj. mapy, plany oraz
materiały fotograficzne, i formujemy z nich kolekcje. Podobnie
można uczynić z fotografiami. Do brakowania zaś przeznaczamy
jedynie teksty zachowane w wielu egzemplarzach, niewypełnione
formularze i kwestionariusze, czyste karty papieru, zbędne obwo−
luty i okładki (zob. wyżej, s. 42–43).
Jeżeli twórca spuścizny nie nadał materiałom zespołu określone−
go układu, rozdzielamy je na grupy według poniższego (przykłado−
wego) schematu. W przypadku spuścizny po polityku, działaczu
związkowym, uczonym, literacie bądź wojskowym schemat ten na−

55
leży zmodyfikować, dostosowując go do specyfiki materiałów archi−
walnych. Dlatego też, ze zrozumiałych względów, nie w każdej spu−
ściźnie znajdą się wszystkie wymienione poniżej grupy aktowe.

I. Materiały biograficzne twórcy oraz materiały o twórcy

spuścizny:
● dokumenty osobiste;

● życiorysy, wspomnienia, autobiografie, ankiety personalne;

● dokumenty dotyczące przebiegu nauki szkolnej, studiów, pracy

i działalności, służby wojskowej;

● zeszyty szkolne i notatki ze studiów;

● pamiętniki, dzienniki i albumy pamiątkowe, zestawienia biblio−

graficzne prac własnych;

● dyplomy honorowe, legitymacje odznaczeń, gratulacje i laurki;

● materiały gospodarcze i majątkowe;

● materiały dotyczące stanu zdrowia;

● świadectwo zgonu, klepsydry, zwięzłe nekrologi, kondolencje.

II. Prace twórcy spuścizny:

● opracowania, artykuły, referaty;
● publikacje źródłowe;
● wykłady (konspekty, teksty, skrypty);
● recenzje i opinie o pracach, które ukazały się drukiem;
● projekty techniczne, wynalazki i patenty;
● prace popularnonaukowe (w tym wywiady, prelekcje i artykuły
dla środków masowego przekazu);
● przemówienia okolicznościowe, wspomnienia pogrzebowe itp.;
● prace literackie;
● tłumaczenia z języków obcych;
● materiały warsztatowe (zapiski, kartoteki, bibliografie, wypisy
i notatki z literatury, zapiski obserwacji i badań, obliczenia, od−
pisy i wypisy archiwalne, wycinki prasowe itp.).

III. Materiały działalności twórcy spuścizny:

● w instytucjach społecznych;
● w instytucjach politycznych;
● w towarzystwach kulturalnych;
● w instytucjach wojskowych;
● w uczelniach wyższych, w instytutach, towarzystwach nauko−
wych, na zjazdach i konferencjach naukowych.

56
 IV. Korespondencja:
● wychodząca (wysyłana);
● wpływająca (przysyłana).

Do grupy tej zalicza się korespondencję prywatną oraz korespon−

dencję urzędową dorywczą (nieświadczącą o dłuższej współpracy
z daną instytucją), wizytówki i telegramy niezwiązane z wydarze−
niami życiowymi, które spowodowałyby masowy ich napływ.

V. Materiały rodzinne (rodowe).

VI. Materiały osób obcych.

VII. Załączniki (np. kolekcje związane z hobbystycznymi zain−

teresowaniami twórcy spuścizny, przedmioty materialne, stano−
wiące pamiątki osobiste, w tym odznaczenia).

Po dokonaniu przeglądu i segregacji wstępnej spuścizny przystępu−

jemy do formowania jednostek archiwalnych (zob. wyżej, s. 43–44).
Materiały biograficzne łączymy w jednostki i porządkujemy we−
dług następujących zasad:
● autobiografie, pamiętniki, diariusze, prywatne zapiski, bibliogra−

fie prac własnych twórcy spuścizny traktujemy jako oddzielne jed−

nostki lub ujmujemy w jednostki zbiorcze materiały jednego typu,
posługując się kryterium tematycznym czy chronologicznym (np.
autożyciorysy pisane w różnych okresach życia twórcy spuścizny);
● świadectwa szkolne, indeksy, dyplomy ukończenia studiów

i uzyskania tytułów naukowych, dokumenty dotyczące służby

wojskowej łączymy w jednostki zbiorcze i układamy w porząd−
ku chronologicznym;
● dokumenty osobiste (dowody osobiste, paszporty) oraz doku−

menty odzwierciedlające przebieg pracy i działalności w uczel−

niach, instytutach, towarzystwach naukowych itp. (powołania,
nominacje, odznaczenia) grupujemy w jednostki zbiorcze we−
dług kryteriów rzeczowo−chronologicznych. Jeśli dokumenty ze
względu na ich formę zewnętrzną (pergamin, rulon itp.) nie mo−
gą być przechowywane w teczce wraz z innymi, wówczas trak−
tujemy je jako oddzielne jednostki;
● adresy gratulacyjne, laurki, telegramy itp. łączymy według okolicz−

ności, których dotyczą, i układamy w porządku rzeczowo−chronolo−

gicznym, a w jego obrębie alfabetycznie dla adresów i gratulacji;

57
● materiały gospodarcze i majątkowe układamy w sprawy według
kryteriów rzeczowych i chronologicznych z zachowaniem związ−
ków nadanych przez twórcę;
● materiały dotyczące stanu zdrowia twórcy spuścizny łączymy
w jednostki w porządku chronologicznym;
● materiały o twórcy zespołu, jeśli posiadają większe rozmiary
i samodzielne znaczenie, łączymy w odrębne jednostki. Wspo−
mnieniom nadajemy układ alfabetyczny według nazwisk auto−
rów, recenzjom i polemikom – tematyczny i chronologiczny, biblio−
grafiom zaś – chronologiczny.

W materiałach twórczości naukowej czy literackiej jednostkę

stanowi tekst jednej pracy naukowej. Jeżeli w wydzielonym mate−
riale tekst ten występuje także w formie rękopisu, maszynopisu,
odbitki korektowej i nie przekracza to ustalonej objętości, możemy
wszystkie materiały połączyć w ramach jednej jednostki, nadając
im układ chronologiczny obrazujący proces powstawania pracy (rę−
kopis, maszynopis itd.). W przypadku zachowania kilku maszyno−
pisów jednej pracy egzemplarzem podstawowym jest tekst naj−
kompletniejszy wraz z naniesionymi poprawkami. Inne egzempla−
rze mają charakter pomocniczy. O ile rozmiary na to pozwolą,
przechowujemy wszystkie teksty w jednej teczce, w kolejności ich
wartości. W przypadku gdy zachowało się kilka jednakowych eg−
zemplarzy maszynopisu tego samego opracowania – bez poprawek
i uwag – pozostawiamy dwa egzemplarze, inne wyłączamy do bra−
kowania. Natomiast z luźnych fragmentów prac, którym twórca
spuścizny nie nadał tytułu, formujemy jednostkę lub jednostki,
biorąc pod uwagę tematykę, której dotyczą.
Publikacje źródłowe ujmujemy w jednostki, podobnie jak opraco−
wania. Z materiałów, na które składają się wykłady (konspekty, te−
ksty), formujemy teczki w układzie chronologicznym, zgodnie z to−
kiem zajęć dydaktycznych lub w układzie rzeczowo−chronologicznym,
według uczelni lub instytucji, w których uczony prowadził wykłady.
Recenzje i opinie twórcy spuścizny o pracach osób trzecich, druko−
wanych lub przygotowywanych do druku, łączymy w jednostki
zbiorcze, według kryteriów tematycznych, chronologicznych lub al−
fabetycznych. Porządkowanie wewnętrzne przeprowadzamy, jak
w przypadku materiałów pracy naukowej.
Dokumentację techniczną (plany, rysunki, obliczenia, kosztorysy,
opisy technologiczne itp.), wytworzoną przez twórcę spuścizny, ujmu−

58
jemy w jednostki według projektów lub węzłów technicznych. Mate−
riały odnoszące się do wynalazków i patentów łączymy w zasadzie
w odrębne jednostki dla każdego wynalazku i patentu, układając we−
dług poszczególnych spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.
Przy opracowywaniu materiałów warsztatowych należy prze−
strzegać następujących reguł:
● staramy się zachować układ nadany przez twórcę spuścizny;

● utrzymujemy wszelkie całości połączone mechanicznie (poszyty,

zeszyty, bruliony);
● formujemy materiały luźne w jednostkach liczących nie więcej

niż 200 kart. Wyjątek stanowią kartoteki wyodrębnione i przecho−

wywane w specjalnych pudłach czy skrzynkach;
● grupujemy materiał według kryteriów wynikających z treści

materiałów, wybierając przy tym układ najdogodniejszy dla ko−

rzystającego.

Jeśli nie zachował się układ nadany materiałom warsztatowym

przez twórcę spuścizny, możemy zastosować układ chronologiczny
(np. notatki z jednego okresu pracy), rzeczowy (tematyczny – np.
wypisy, zapiski czy notatki do jednego tematu), rzeczowo−chrono−
logiczny (np. notatki dotyczące jednego tematu lub zagadnienia
w porządku historycznym).
W przypadku gdy zachowała się niewielka ilość materiałów war−
sztatowych, dotyczących danej pracy naukowej bądź literackiej,
możemy dołączyć je do teczki z materiałami odnoszącymi się do tej
pracy. Jeśli jednak materiały warsztatowe, dotyczące zachowanej
w spuściźnie pracy, ze względu na ich dużą ilość ujmiemy w odręb−
ną jednostkę, należy do teczki zawierającej pracę dać odsyłacz z in−
formacją o jednostce zawierającej materiały warsztatowe.
Materiałom dotyczącym działalności organizacyjnej, wydawni−
czej, urzędowej, społeczno−politycznej, po zgrupowaniu w jednost−
ki (dążąc do utworzenia lub odtworzenia akt spraw analogicznych
do akt urzędowych), nadajemy układ według poszczególnych
spraw (tj. akt dotyczących jednego zagadnienia), a w obrębie każ−
dej sprawy – chronologicznie.
Archiwalia odzwierciedlające zajmowane przez twórcę spuści−
zny stanowiska w instytucjach, stowarzyszeniach bądź urzędach
lub ukazujące jego działalność polityczną, społeczną albo zawodo−
wą grupujemy według instytucji, w których działał twórca spuści−
zny. Następnie w ich obrębie według zagadnień lub poszczegól−

59
nych spraw, a w obrębie spraw – chronologicznie. W sprawy łączy−
my korespondencję wynikającą z długotrwałej współpracy twórcy
spuścizny z daną instytucją, a także inne materiały dotyczące
określonej sprawy, które pochodzą od twórcy spuścizny, jak i od
osób trzecich (opinie, protokoły, załączniki). Jednostkę mogą stano−
wić także materiały odnoszące się do relacji z jedną instytucją,
a także grupa spraw dotyczących jednego zagadnienia lub też jed−
na obszerna sprawa. Jeśli zaś zachowała się mała liczba materia−
łów, możemy w jednej jednostce łączyć materiały dotyczące związ−
ków z kilkoma instytucjami pokrewnego typu, wymieniając ich na−
zwy w tytule teczki. Do takiej jednostki sporządzamy aneks z na−
zwami instytucji.
Wyodrębnione materiały działalności dydaktycznej grupujemy
w jednostki według kryteriów rzeczowych i chronologicznych, nada−
jąc im układ wewnętrzny rzeczowy lub rzeczowo−chronologiczny.
Wyniki ekspertyz naukowych i technicznych (budowlanych, kon−
strukcyjnych, chemicznych itp.) ujmujemy w jednostki, łącząc
wszystkie materiały jednej ekspertyzy (notatki, korespondencja,
wyniki ekspertyzy, rozliczenia). Jeśli zachowały się jedynie drobne
ilości materiałów, możemy łączyć kilka ekspertyz w jedną jednost−
kę według kryteriów tematycznych, geograficznych lub innych.
Korespondencję twórcy dzielimy na wychodzącą (wysyłaną)
i wpływającą (przysyłaną). W ramach każdej podgrupy układamy
listy alfabetycznie według nazwisk odbiorców i nadawców. Listom
poszczególnych osób nadajemy układ chronologiczny. Listy nieda−
towane umieszczamy po wszystkich datowanych. Listy osób nieu−
stalonych układamy po listach korespondentów ustalonych, w po−
rządku chronologicznym. Jeśli korespondencja z jedną osobą jest
zbyt mała, aby utworzyć oddzielną jednostkę, tworzymy wówczas
jednostkę zbiorczą, obejmującą kilka kolejnych liter alfabetu, np.
listy od osób o nazwiskach na litery A–C i sporządzamy do niej in−
deks. Załączniki do listu, wspomniane w jego tekście (fotografie,
rękopisy), pozostawiamy przy listach – nie mogą one być zatem
przemieszczane do innych teczek.
Karty, wizytówki, telegramy itp., pochodzące od osób będących
stałymi korespondentami twórcy spuścizny, włączamy do jedno−
stek zawierających listy od tych osób.
Akta rodzinne (rodowe) systematyzujemy zgodnie z chronologią
pokoleń, wyodrębniając dokumenty dotyczące poszczególnych człon−
ków rodziny. Jeśli w spuściźnie występują w większej ilości materia−

60
ły majątkowe, oddzielamy je od grupy materiałów mających charak−
ter osobowy i układamy oddzielnie.
Materiały osób obcych, jeśli występują w większej ilości i mają
samodzielne znaczenie, ujmujemy w osobne jednostki w układzie
alfabetycznym, według nazwisk, a w razie ich braku, według ukła−
du rzeczowego. Materiały drobne, niemające większego znaczenia,
łączymy w jednostki zbiorcze i sporządzamy do nich indeksy.

Po sformowaniu jednostek, nadaniu im układu wewnętrznego

i spaginowaniu akt przystępujemy do sporządzenia opisu każdej
jednostki, a następnie układamy je systematyzując w ramach grup
i podgrup. W trakcie systematyzacji teczek w danej grupie (np.
grupa II – Prace twórcy spuścizny) utrzymujemy podział rzeczowy
(np. artykuły, wykłady, prace literackie, korespondencja), a w ra−
mach niższej grupy rzeczowej (np. grupa II – Wykłady) układamy
teczki chronologicznie, tematycznie, rzeczowo lub (np. grupa IV –
Korespondencja wychodząca) – alfabetycznie. Następnie nadajemy
jednostkom archiwalnym sygnatury, sporządzamy inwentarz i pi−
szemy wstęp do inwentarza – zgodnie z kolejnością prac opisanych
w pierwszej części rozdziału.

61
ROZDZIAŁ V

POSTĘPOWANIE
Z DOKUMENTACJĄ NIEAKTOWĄ

Roland Banduch

Dokumentacja kartograficzna
W wielu archiwach znaczącą część zbiorów stanowi dokumenta−
cja kartograficzna. W jej skład wchodzą zarówno mapy, atlasy, glo−
busy, jak i źródłowe dokumenty kartograficzne, w tym materiały
fotogrametryczne. Tylko w nielicznych, największych archiwach
i bibliotekach naukowych przechowywane są wszystkie typy doku−
mentacji kartograficznej, na ogół jednak zbiory kartograficzne
składają się głównie z map i atlasów.

1. Podstawowe kryteria klasyfikacyjne map i atlasów

Mapa to opracowanie kartograficzne przedstawiające w po−
mniejszeniu na płaszczyźnie przestrzeń określonego obszaru, jed−
noznacznie orientujące w położeniu przestrzennym obiekty, a tak−
że odzwierciedlające zjawiska przyrodnicze, społeczne i gospodar−
cze, występujące na danym obszarze. Treść może być przedstawia−
na zarówno w formie rękopiśmiennej, jak i przez zastosowanie
różnych technik poligraficznych. Najczęstszym nośnikiem jest pa−
pier, choć często stosuje się również różnego rodzaju materiały
przezroczyste (kalki białkowe, astralony, folie) i półprzezroczyste
(np. płótno apreturowane) oraz tworzywa sztuczne (w przypadku
map „plastycznych”). Specyficznym nośnikiem treści map jest no−
śnik komputerowy (taśmy i dyski magnetyczne, płytki magneto−
optyczne).

63
 Atlas to usystematyzowany zbiór map sporządzony według ogól−
nego programu jako jednolite dzieło. Mapy wchodzące w skład
atlasu mogą mieć wspólną oprawę; mogą być również wydawane,
a następnie przechowywane w formie kart luźnych.
Klasyfikacji obiektów kartograficznych dokonuje się z reguły na
podstawie licznych kryteriów, z których najbardziej praktyczne za−
stosowanie mają:
● podział ze względu na cechy zewnętrzne, determinujące sposób

użytkowania, w tym sposób przechowywania (mapy luźne:

podręczne i ścienne; oprawne; plastyczne; atlasy; globusy);
● podział ze względu na przedstawiony obszar (mapy i atlasy nie−

ba, Ziemi, kontynentów, państw, regionów, jednostek adminis−

tracyjnych);
● podział ze względu na treść, czyli zakres tematyczny opracowa−

nia kartograficznego (mapy i atlasy ogólnogeograficzne, które ze

względu na skalę, a tym samym dokładność i stopień generali−
zacji, treści dzieli się na: przeglądowe [1:1 000 000 i mniejsze],
przeglądowo−topograficzne [od 1:750 000 do 1:200 000] i topogra−
ficzne [od 1:100 000 do 1:5000]; mapy i atlasy specjalnotreściowe,
z dalszym ich podziałem na: mapy środowiska geograficznego oraz
mapy zjawisk społeczno−ekonomicznych.

W niektórych instytucjach praktyczne znaczenie może mieć sto−

sowanie innych kryteriów klasyfikacyjnych, takich jak podział
map według przeznaczenia36 lub techniki wykonania (mapy ręko−
piśmienne, odbitki miedziorytnicze, litograficzne itp.).

2. Formy gromadzenia map i atlasów oraz stosowane środki

ewidencyjne
Specyfiką dokumentacji kartograficznej gromadzonej w archi−
wach jest jej ewidencyjne rozproszenie. Znajduje się ona zarówno
w ramach zespołów archiwalnych i kolekcji dokumentów zgroma−
dzonych wcześniej przez inne instytucje i osoby, jak i w obrębie wy−
dzielonego w zasobie archiwum zbioru kartograficznego (czasami:
kilku zbiorów kartograficznych). W ramach zespołów i kolekcji ma−
py mogą stanowić integralną część dokumentacji aktowej (znajdu−
36 Np. w urzędach administracji publicznej: mapy inżynierskie, katastral−
ne – ewidencji gruntów i budynków, planistyczne – zagospodarowania prze−
strzennego; w zbiorach specjalnych, zwłaszcza osób prywatnych: mapy tury−
styczne, samochodowe, nawigacyjne, plany miast.

64
ją się wówczas najczęściej we wspólnej oprawie z aktami), mogą
również być fizycznie i ewidencyjnie wyodrębnione jako osobna
część zespołu lub kolekcji. Mapy luźne przechowuje się w archiwum
w innym miejscu niż dokumentacja aktowa, na specjalnie przysto−
sowanych do tego celu regałach lub w szafach kartograficznych.
Każdy odrębny zespół i zbiór (kolekcja) jest ujęty w systemie ewi−
dencyjnym danego archiwum. Już na tym poziomie ewidencyjnym
podane są informacje o rodzajach dokumentacji wchodzących
w skład zespołu czy zbioru – w tym o dokumentacji kartograficznej.
Zakres informacji jest w tym wypadku ogólny i z reguły ogranicza
się do podania dat skrajnych i liczby jednostek inwentarzowych.
W przypadku map luźnych wskazane jest także podanie liczby ar−
kuszy. Szczegółowe informacje o mapach i atlasach zawarte są
w inwentarzach archiwalnych, oczywiście odrębnych dla każdego
zespołu i zbioru. Zbiorcze, szczegółowe ujęcia ewidencyjne wymaga−
ją sporządzania w archiwach dodatkowych pomocy ewidencyjnych.
Rodzaj tych pomocy zależy od stosowanego sposobu prowadzenia
ewidencji: tradycyjnego (odręcznego) bądź komputerowego.
W przypadku odręcznego systemu prowadzenia ewidencji pod−
stawowym środkiem ewidencji zbiorczej dokumentacji kartogra−
ficznej jest księga inwentarzowa map i atlasów, służąca do chrono−
logicznego rejestrowania wszelkich nabytków kartograficznych,
niezależnie od ich przynależności zespołowej. Akcesyjny układ
wpisów, dokonywanych w księdze, wyklucza jednak jej praktyczne
zastosowanie jako pomocy ewidencyjnej służącej do wyszukiwania
informacji na podstawie kryteriów systematyzujących mapy i atla−
sy (według nazw geograficznych, haseł rzeczowych, nazw wyko−
nawców i innych). Niezbędnym uzupełnieniem w tym wypadku
jest sporządzanie skorowidzów systematyzujących (skorowidze:
geograficzny, rzeczowy, wykonawców). Ich struktura zależy od ilo−
ści i rodzajów przechowywanych w archiwum map i atlasów. W ar−
chiwach przechowujących dużą ilość różnorodnej dokumentacji
kartograficznej docelową formą ewidencyjną, służącą do wyszuki−
wania informacji, jest katalog zawierający usystematyzowane ze−
stawienia wszystkich map i atlasów w układzie obszarów geogra−
ficznych, a w ich ramach według tematyki treści map.

3. Porządkowanie i inwentaryzowanie map i atlasów

Porządkowaniu podlegają mapy i atlasy, które nie zostały jeszcze
zinwentaryzowane i nie są usystematyzowane w sposób umożliwiają−

65
cy wyszukanie jednostki dotyczącej określonego obszaru, obiektu
lub tematu. Celem prac porządkowych jest zapewnienie optymal−
nych warunków przechowywania oraz fizyczne usystematyzowa−
nie arkuszy w sposób umożliwiający ich prawidłowe osygnowanie
(nadanie sygnatur) i inwentaryzację.
W obrębie zespołu lub zbioru mapy mogą być przechowywane
w formie oprawnej (w teczce aktowej) jako część składowa doku−
mentacji aktowej lub w formie map luźnych, przechowywanych na
odrębnych regałach, stojakach lub w szafach kartograficznych.
Mapy włączone do akt podlegają tylko inwentaryzacji, a ich sygna−
turą będzie sygnatura jednostki, w skład której wchodzą, z doda−
nym numerem karty (folio), w obrębie jednostki aktowej.
Zakres prac porządkowych atlasów i map luźnych zależy od ich
ilości i różnorodności form fizycznych. W pierwszym etapie porząd−
kowania dokumentacji kartograficznej należy, po uprzednim prze−
glądnięciu całości zbioru, dokonać jej podziału ze względu na formę
zewnętrzną, a co za tym idzie – ze względu na sposób przechowy−
wania i użytkowania wyodrębnić:
● atlasy,

● mapy ścienne,

● podręczne,

● plastyczne.

W przypadku posiadania starodruków (odbitki drzeworytnicze,

miedziorytnicze – wydane do połowy XIX w.) wskazane jest ich wy−
odrębnienie w osobną grupę ewidencyjną.
Kolejne etapy prac porządkowych polegają na usystematyzowa−
niu jednostek w ramach wyżej wymienionych grup. Dla dużych
zbiorów kartograficznych należy wcześniej przygotować schemat
podziału klasyfikacyjnego (tzw. skorowidz działowy). Najczęściej
głównym kryterium systematyzacji jest obszar geograficzny (świat,
kontynenty, państwa, regiony itd.), a w obrębie danego obszaru sto−
suje się dalszy podział według kryterium tematycznego.
W przypadku map podręcznych w dalszej kolejności należy połą−
czyć i usystematyzować arkusze map wielosekcyjnych. Jeżeli
w zbiorze jest kilka wydań drukowanych map wieloarkuszowych,
należy dążyć do utworzenia odrębnych jednostek inwentarzowych
dla każdego wydania. Jeśli drukowana mapa wieloarkuszowa za−
chowała się w stanie szczątkowym (kilka z kilkudziesięciu arku−
szy), można zrezygnować z tworzenia odrębnych jednostek inwen−

66
tarzowych, a kolejne wydania tych samych arkuszy należy usyste−
matyzować chronologicznie.
Mapy stanowiące serię wydawniczą należy uporządkować w ko−
lejności chronologicznej wydawania.
Porządkując mapy wojskowe, należy dokonać ich podziału na
specjalne i topograficzne. Do specjalnych należy zaliczyć mapy: lot−
nicze, morskie, artyleryjskie, danych geodezyjnych, dróg, kierowa−
nia ogniem, „przekraczalności” terenu, radiolokacyjne, rubieży
wodnych, właściwości terenu, wysokości względnych, konturowe,
operacyjne oceny terenu, trójwymiarowe. W trakcie porządkowania
map topograficznych należy zastosować ich podział na mapy: szcze−
gółowe (1:25 000), taktyczne (1:100 000) i operacyjne (1:300 000).
Wszelkie mapy ewidencyjne gruntów i budynków (katastralne,
urządzeniowe, regulacyjne), z reguły wieloarkuszowe, należy upo−
rządkować na podstawie zachowanych na nich oznaczeń (numery
ewidencyjne lub godła i opisy), a w przypadku ich braku lub gdy
oznaczenia są nieczytelne, należy kompletować je według jednostek
ewidencyjnych (gmina, obręb, obiekt), a następnie usystematyzować
w ramach wspólnych jednostek obszarowych (administracyjnych).
Mapy dotyczące planowania przestrzennego należy w pierwszej
kolejności posegregować według jednostek obszarowych (region,
województwo, powiat, miasto, gmina), a w ich obrębie według sta−
dium planowania (plany perspektywiczne, ogólne, szczegółowe),
a następnie systematyzować mapy według zagadnień branżowych.
Mapy górnicze w pierwszej kolejności należy podzielić według kry−
terium zasięgu terytorialnego: kraj, region, okręg jako jednostka te−
rytorialna administracji górniczej, struktury wielozakładowe, np.
gwarectwa, zakłady skonsolidowane, koncerny, na końcu pojedyncze
kopalnie. Dokonując segregacji map w ramach struktur wielozakła−
dowych i pojedynczych kopalń, należy jednocześnie dokonać ich
podziału według rodzajów wydobywanego minerału. W ramach po−
szczególnych kopalń mapy należy podzielić według kryterium tema−
tycznego na geologiczne, powierzchni i eksploatacyjne. W ramach każ−
dej z tych trzech grup tematycznych mapy dzieli się według skali na
przeglądowe (1:500 – 1:25 000), podstawowe (od 1:500 do 1:2000), spe−
cjalne (1:500 – 1:25 000) i profile (1:50 – 1:2000).
Uporządkowane mapy i atlasy należy osygnować zgodnie z przy−
jętym w danym archiwum systemem (np. numer nazwy zespołu lub
zbioru i numer kolejny pozycji inwentarzowej) i zinwentaryzować
w formie inwentarza kartkowego lub komputerowej bazy danych.

67
 Wyróżnia się każdą jednostkę inwentarzową, którą jest atlas
geograficzny lub mapa luźna określonego obszaru, bez względu
na liczbę arkuszy, z których się składa. Kartony, tzn. mapy bocz−
ne (dodatkowe), związane z mapą główną, umieszczone w obrę−
bie arkusza mapy, nie stanowią odrębnych jednostek inwenta−
rzowych.
Opis każdej jednostki inwentarzowej powinien zawierać:
● hasło,

● sygnaturę,

● tytuł,

● datę (daty) wykonania,

● wykonawcę (wykonawców: autor, wydawca, drukarnia),

● skalę,

● sygnatury dawne,

● opis zewnętrzny,

● oznaczenie archiwum oraz zespołu lub zbioru,

● uwagi o informacjach pozaramkowych, elementach ikonograficz−

nych, bibliografii.

Hasło to nazwa geograficzna obszaru przedstawionego na ma−

pie lub nazwa własna obiektu. Dla każdej mapy wybiera się tylko
jedno hasło. Dla map terenów Polski hasła należy podawać w języ−
ku polskim w brzmieniu używanym w chwili powstania mapy. Nie
wprowadza się jednak do hasła wyraźnych zniekształceń, poda−
nych w tytule mapy przez autorów cudzoziemców. Pisownię moder−
nizuje się. Dla nazw, występujących na mapach spoza granic Pol−
ski, używa się powszechnie przyjętej formy polskiej, a w przypad−
ku jej braku – nazwę w brzmieniu oryginalnym.
Niezbędnym uzupełnieniem hasła są: komentarz oraz informa−
cje dodatkowe dotyczące datacji, tematu (treści) i rodzaju mapy,
atlasu lub źródłowego dokumentu kartograficznego. Komentarzem
hasła geograficznego jest określenie charakteru nazwy geograficz−
nej, np. wieś, miasto, rzeka. Gdy hasłem jest nazwa miejscowości,
dodatkowo należy podać jej przynależność administracyjną z okre−
su powstania danej mapy. Nie podaje się komentarza dla haseł jed−
noznacznie identyfikujących obiekt (świat, nazwy kontynentów,
oceanów, mórz, pasm górskich). Komentarzem hasła, którym jest
nazwa obiektu gospodarczego, przemysłowego itp., jest określenie
rodzaju tego obiektu i podanie przynależności administracyjnej,
np. Kleofas – kopalnia węgla kamiennego; Katowice, woj. śląskie.

68
Jeżeli przynależność administracyjną ustalono na podstawie infor−
macji spoza mapy, podaje się ją w nawiasie kwadratowym.
Przy inwentaryzacji kopii mapy rękopiśmiennej wpisuje się da−
tę jej sporządzenia, a o ile można ustalić, obok w nawiasie również
datę wykonania oryginału, na podstawie którego mapa została
sporządzona.
Temat mapy musi odzwierciedlać jej treść i jeżeli nie wynika
wprost z tytułu mapy, należy go sformułować samemu na podsta−
wie treści mapy. Treść mapy może dotyczyć kilku tematów – nale−
ży wówczas wymienić wszystkie. Uwaga ta nie dotyczy opracowań
syntetycznych, takich jak Atlas świata, Atlas Polski, itp. Oprócz
tematu w ramach informacji uzupełniających hasło należy podać
rodzaj mapy, według kryterium klasyfikacyjnego najlepiej charak−
teryzującego mapę. Dla map ogólnogeograficznych kryterium takim
jest skala mapy. Należy tu używać określeń: przeglądowa (dla
map w przedziale skal 1:1 000 000 i mniejszych), przeglądowo−topo−
graficzna (przedział skal od 1:200 000 do 1:1 000 000), topograficzna
(skale 1:100 000 i większe).
Sygnatura jest skrótem nazwy zespołu i numeru pozycji inwen−
tarzowej. Obok należy umieścić numer teki lub szuflady oraz nu−
mer kolejny w tece lub szufladzie. Sygnaturą mapy, stanowiącej
część składową aktowej jednostki archiwalnej, jest sygnatura tej
jednostki, z dodaniem folio.
Tytuł podaje się w brzmieniu oryginalnym. Tytuły pisane cyry−
licą zapisuje się w inwentarzu w obowiązującej transkrypcji litero−
wej. W przypadku braku tytułu lub jego zbytniej lakoniczności zre−
dagowany przez inwentaryzującego tytuł lub jego uzupełnienie po−
daje się w nawiasie kwadratowym.
Data powstania mapy. Należy podać czas i miejsce sporządzenia
oryginału, kopii lub reprodukcji mechanicznej oraz daty uzupełnień
(aktualizacji); w przypadku map rękopiśmiennych, o ile to możliwe,
obok daty trzeba zaznaczyć, czy dana mapa jest oryginałem (oryg.)
czy kopią (kop.), a w przypadku kopii podać, czy sporządzona jest
z oryginału i z jakiego roku, np.: kop. 1841; z kopii 1820; oryg. 1817.
Wykonawca i miejsce powstania mapy. Po datacji należy po−
dać imiona i nazwiska (w komputerowej bazie danych najpierw
nazwisko) autorów opracowania oraz ich stanowiska i tytuły zawo−
dowe, a w przypadku materiałów drukowanych także imię i nazwi−
sko wydawcy bądź nazwę wydawnictwa i drukarni. Stanowisko
służbowe wykonawcy podane w obcym języku, budzące trudności

69
w przetłumaczeniu na język polski, należy podać w brzmieniu ory−
ginalnym.
Skala jest podawana w postaci ilorazu (w przypadku skali usta−
lonej przez inwentaryzującego podaje się ją w nawiasie kwadrato−
wym), a następnie podziałki oryginalnej, wyrażonej na mapie
słownie lub liniowo, w przeliczeniu na milimetry, np. 1 cal [26 mm]
na mapie odpowiada 150 prętom pruskim.
Sygnatury dawne. Jeżeli jest kilka sygnatur na mapie, należy
wpisać każdą w osobnym wierszu, zaczynając od najstarszej.
Opis zewnętrzny. Należy podać:
● wymiary w cm (szerokość x wysokość, np. 50 cm x 35 cm). Jeżeli

wymiary dotyczą mapy mającej ramkę, poprzedzić je należy

literą „r.” W przypadku różnych rozmiarów arkuszy mapy
wieloarkuszowej należy podać rozmiary największego i naj−
mniejszego arkusza, np.: od 50 cm x 35 cm do 45 cm x 25 cm;
● technikę wykonania, w miarę potrzeby używając skrótów, np.

miedzioryt – na oznaczenie odbitki miedziorytniczej, litografia –

na oznaczenie odbitki litograficznej, rkps – rękopis, śwkp –
światłokopia, fotokop. – fotokopia, druk, odb. styk. – odbitka
stykowa, diapozytyw;
● informację o tym, czy mapa jest jednobarwna ( jbw) czy wielo−

barwna (wbw);
● materiał, na jakim jest wykonana (kalka białkowa, astralon,

płótno apreturowane, papier, papier na płótnie, papier na tekturze,

klisza foto, mikrofilm, szkło);
● stan zachowania (b. dobry; dobry). W przypadku ubytków, roz−

darć, pleśni i zabrudzeń należy wpisać: do konserwacji;

● przy mapach wieloarkuszowych należy podać ich liczbę;

● informacja o dubletach, zarówno map jedno−, jak i wieloarku−

szowych.
Znak archiwum oraz numer zespołu (zbioru)
Nazwa zespołu (zbioru). Należy podać nazwę zespołu (zbioru),
ewentualnie uzupełnić ją nazwą odpowiedniej części zespołu oraz –
o ile to możliwe – podać sygnaturę jednostki aktowej wiążącej się
z daną mapą; dotyczy to zwłaszcza przechowywanych odrębnie
map katastralnych.
Uwagi. Należy podać informacje o:
● materiałach opisowych znajdujących się w obrębie jednostki

inwentarzowej lub oddzielnie;

70
● istnieniu legendy i graficznym elemencie orientacji mapy oraz
o orientacji innej niż północna;
● elementach ikonograficznych (kartusze ozdobne, sceny alego−
ryczne, rodzajowe, herby itp.);
● bibliografii mapy, atlasu oraz inne informacje niemieszczące się
w ramach poprzednich rubryk i niewymienione wyżej (np. infor−
macja o dacie zatwierdzenia i urzędzie zatwierdzającym).

Po opracowaniu inwentarza kartkowego należy dodatkowo spo−

rządzić skorowidz geograficzny37. Obejmuje on nazwy geogra−
ficzne wymienione w tytułach i zaznaczone na mapach w skali więk−
szej niż 1:10 000 oraz te z nazw na mapach w skali mniejszej niż
1:10 000, których umieszczenie inwentaryzujący uzna za słuszne.

4. Przechowywanie map
Dokumentację kartograficzną przechowuje się w sposób gwaran−
tujący najlepsze jej zachowanie, w zależności od rodzaju materiału
i formatu. Atlasy, w zależności od formatu, przechowuje się na
półkach, tak jak książki (małe formaty), bądź w dopasowanych
pudłach, które umieszcza się w szafach.
Mapy o dużych formatach, zwłaszcza mapy ścienne, powinny
być zabezpieczone poprzez podklejenie płótnem. Przechowuje się je
zrolowane, na specjalnych wałkach i w takiej postaci składuje
w specjalnych stojakach w pozycji pionowej lub poziomej. Dodatko−
wo każdy rulon powinien być umieszczony w tubie tekturowej lub
wykonanej z tworzywa sztucznego. Mapy jedno− i kilkuarkuszowe
powinny być umieszczone w postaci rozprostowanej w odrębnych
kopertach (obwolutach), wykonanych najlepiej z papieru bezkwa−
sowego i przechowywane w dopasowanych tekach na półkach re−
gałów lub w szufladach szaf kartograficznych.
Mapy luźne, wieloarkuszowe, należy umieścić w dopasowanych
pudłach tekturowych o wysokości umożliwiającej ich przechowy−
wanie w szufladach szaf kartograficznych.
Wysokość regałów i szaf kartograficznych nie powinna przekra−
czać 1,5 m. Wkładanie i wyciąganie map z wyższych półek jest nie−
poręczne i może spowodować ich uszkodzenie. Każda półka, szafa
i szuflada oraz tuba musi być oznaczona numerem porządkowym

37 Jest on niezbędny w przypadkach, gdy mapy nie są inwentaryzowane

za pomocą komputerowej bazy danych.

71
w celu umożliwienia szybkiej lokalizacji przechowywanych arku−
szy map. Informacje o miejscu przechowywania zawarte są w inwen−
tarzu kartkowym lub odpowiednim polu bazy danych.
Wszelkie oznakowania (sygnatury) umieszcza się na odwrocie
map, w jednym, z góry ustalonym miejscu, np. w prawym dolnym
rogu. Na podklejonych płótnem mapach zrolowanych (obwolutach
na tubach tekturowych) oraz na obwolutach atlasów można zamie−
ścić stosowną do formatu naklejkę z sygnaturą.
Drugie i kolejne egzemplarze map drukowanych przechowuje się
w oddzielnym magazynie.

Wzór karty inwentarzowej dla map

1
Śląsk Górny [1880] 2 22–1
Zb kart I–531
Topografia; górnictwo m. topograficzna

3
Ober Schlesien [ Spezialkarte der
Oberschlesischen Bergrevier ] – zob. rubr. 11

4 5
Opracowano na podstawie urzędowych materiałów 1 : 10 000
Wyższego Urzędu Górniczego we Wrocławiu
(Oberbergamt zu Breslau)
wyd.: [1880] Simon Schropp’schen
Hof−Landkarten Handlung
druk: Leopold Kraatz, Berlin

6 7 10
I a 12 druk 79 sekcji Mapa rozkładu
jbw sekcji (skorowidzowa)
papier Brak karty tytułowej
stan dobry
rozmiary arkusza:
r.49,5cm x 40cm

8 9
Nr archiwum: 12 Zbiór kartograficzny
Zespół/zbiór nr: 181 Archiwum Państwowego
w Katowicach do 1945 r.

72
 Druga część karty z rubryką 11

1
Śląsk Górny [1880] 2 22–1
Zb kart I–531
Topografia; górnictwo m. topograficzna

11
Zachowane sekcje mapy:
1) 2 a Tarnowskie Góry (Tarnowitz); obejmuje miejscowości:
Tarnowskie Góry, Nakło, Lasowice, Sowice – pow. Tarnowskie
Góry
2) 2 b Świerklaniec (Neudeck); obejmuje miejscowości:
Nowe Chechło, Stare Chechło, Świerklaniec – pow.
Tarnowskie Góry
3) 2 d Sucha Góra (Trockenberg); obejmuje miejscowości:
Sucha Góra, Bobrowniki, Piekary Rudne, Radzionków
– pow. Tarnowskie Góry

Ewa Podgórska

Archiwizacja fotografii
W zasobie archiwów bardzo często znajdują się fotografie. Pod
pojęciem fotografii rozumieć należy wszelkie statyczne formy foto−
graficznego zapisu obrazu, niezależnie od techniki wykonania. Do
archiwalnych zbiorów fotografii nie zaliczamy natomiast repro−
dukcji innych rodzajów materiałów archiwalnych (akt, dokumen−
tacji kartograficznej i technicznej) występujących w formie mikro−
filmu lub fotokopii.

1. Krótka historia fotografii

Za datę powstania fotografii przyjmuje się rok 1839, w którym
zaprezentowano dagerotyp. Była to pierwsza powszechnie stoso−

73
wana technika fotograficzna, wynaleziona przez Louisa Daguerre’a
i Nicefora Nipce’a. Dagerotyp jest obrazem fotograficznym otrzy−
mywanym w jednym egzemplarzu, utrwalonym na posrebrzanej
metalowej płytce uczulanej na naświetlanie parami jodu, wywoły−
wanym w oparach rtęci i utrwalany. Obraz jest negatywem lub po−
zytywem w zależności od kąta patrzenia. Dagerotypy oprawiane
były w ozdobne futerały.
W 1841 r. Fox Talbot opatentował technikę pozwalającą na
otrzymywanie negatywów na podłożu papierowym (kalotypia). Po−
zwalało to na kopiowanie obrazu i wytwarzanie odbitek pozytywo−
wych na papierze solnym. Odbitki wychodziły w kolorze czerwono−
brązowym, a ze względu na brak emulsji na papierze obraz wtapiał
się we włókna papieru (proces jednowarstwowy). W 1842 r. John
Herschel wynalazł metodę uzyskiwania odbitek pozytywowych,
zwaną cyjanotypią. Był to również proces jednowarstwowy.
Odbitki uzyskiwano w kolorze jasnoniebieskim.
W 1851 r. powstała technika, która wyparła wszystkie poprzednie
– negatyw na płycie szklanej (płytki kolodionowe). Mokry negatyw
naświetlano w kamerze, wywoływano i utrwalano. Uzyskiwane z ta−
kich negatywów odbitki pozytywowe były bardziej wyraźne. War−
stwa emulsji na płycie szklanej jest w kolorze kremowym i, ze
względu na ręczne nanoszenie, często przy krawędziach pozostaje
nierówna. Odbitki pozytywowe z kolodionowych negatywów wyko−
nywano w procesie albuminowym (białkowym). Bardzo cienki pa−
pier naklejano na kartoniki, początkowo wielkości kart wizytowych,
później większe. Kolory odbitek, skłonne do blaknięcia i mikrosko−
pijnych pęknięć, zależne były od użytych substancji tonujących.
Obraz pozytywowy wykonywano w tym czasie również w innych
technikach: ambrotypii – kolodionowy pozytyw na szkle oprawia−
ny był w ozdobne pudełeczka, i ferrotypii – werniksowany kolodio−
nowy pozytyw na żelaznej blaszce oprawiano w ramki lub ozdobne
kartoniki. Obie te techniki nie pozwalały na reprodukowanie
zdjęć. Wykonywano również odbitki platynowe (technika wynale−
ziona w 1873 r.) – bardzo trwałe, w kolorach od szarego do brązu,
odbitki węglowe (lata 60. XIX w.), żelatynowe, bez domieszek sre−
bra, również bardzo trwałe – poznajemy je po lekkiej wypukłości
obrazu; technika stosowana była do ilustrowania książek i wyko−
nywania portretów powielanych w dużej ilości.
W 1871 r. wynaleziono negatywy na suchych płytach szklanych
– stosowano je do lat 70. XX w. Emulsja na szkle jest ciemna z cha−

74
rakterystycznymi wysrebrzeniami. W latach 80. XIX w. zastosowa−
no do odbitek pozytywowych, używane do dzisiaj, papiery żelaty−
nowo−srebrowe. W przeciwieństwie do dotychczasowych papierów
służących do kopiowania (obraz powstawał przez fizyczne naświe−
tlanie) były to papiery stosowane do wywoływania chemicznego.
Przez kilka lat równocześnie używano papieru kolodionowego do
kopiowania, ale wyparły go skutecznie lepsze i łatwiejsze od obrób−
ki papiery żelatynowe.
W 1884 r. wprowadzono film rolkowy (papierowy negatyw),
a w 1890 r. na celuloidzie. W 1907 r. opracowano metodę otrzymy−
wania fotografii barwnej (wcześniejsze metody z lat 1860–1870 nie
były zadowalające). Od 1932 r. można wykonywać małoobrazkowe
slajdy, a od 1947 r. rozwija się metoda polaroidowa (gotowe odbit−
ki pozytywowe z aparatu).

Fotografie w zbiorach archiwalnych lub muzealnych mogą

występować samoistnie – fotografie luźne lub w albumach oraz ja−
ko element towarzyszący zbiorom aktowym (załączniki, wszyte do
akt, wklejone). Przedmiotem opracowania archiwalnego jest każda
fotografia, natomiast sposób postępowania przy opracowywaniu
fotografii zależny jest od tego, czy towarzyszy ona aktowym mate−
riałom czy też występuje samodzielnie.

2. Opracowanie zespołu (zbioru) fotografii

Egzemplarzem archiwalnym fotografii jest dla:
● fotografii powstałej w wyniku obróbki chemicznej – nośnik
z pierwotnym zapisem fotografii (negatyw oraz oryginalny pozy−
tyw; oryginalny pozytyw – potocznie: odbitka, gdy negatyw nie
zachował się; reprodukcja, gdy nie zachowały się oryginalne no−
śniki);
● zapisu cyfrowego – wzorcowy plik danych, niezmieniony w sto−
sunku do pierwotnego zapisu, wykonanego przez urządzenie re−
jestrujące (jeżeli nie zachował się wzorcowy plik danych – plik
uznany zastępczo za wzorcowy).

Jeśli mamy do czynienia ze zbiorem fotografii, pierwszą czynno−

ścią będzie sprawdzenie ich stanu fizycznego zachowania – usu−
nięcie fotografii zakażonych, fotografii, których stan techniczny

75
uniemożliwia odczytanie obrazu, usunięcie części metalowych (spi−
nacze, zszywki).
Następnie przystępujemy do rozpoznania zawartości zbioru. Ko−
rzystać możemy z dokumentów towarzyszących przekazaniu foto−
grafii (księgi nabytków, listów, kwitów zakupu, ofert sprzedaży),
z pieczęci, opisów na odwrocie, dedykacji, publikacji prasowych lub
książkowych, jeśli wiemy, że fotografie były wcześniej już upublicz−
niane. Zdarza się, że fotografie stanowią spuściznę po miejscowym
fotografie, po znanej osobistości lub pochodzą ze zlikwidowanej in−
stytucji czy organizacji. Bardzo istotne jest wówczas zachowanie
i opisanie ich razem, nie można bowiem mieszać ich z innymi foto−
grafiami. Pojedyncze fotografie lub niewielkie grupki mogą two−
rzyć zbiór fotografii różnych. Wszystkie fotografie opatrujemy zna−
kiem własnościowym instytucji (możliwie małą pieczątką), czyli
archiwum, w którym są przechowywane.
Jeżeli mamy do czynienia zarówno z negatywami, jak i odpowia−
dającymi im odbitkami pozytywowymi, należy przystąpić do formo−
wania jednostek archiwalnych. W przypadku gdy dysponujemy
zarówno negatywem, jak i formami pozytywowymi, należy je po−
wiązać ze sobą. Trzeba zatem na odbitkę pozytywową nanieść nu−
mer negatywu (jeśli negatywy mają odrębną numerację), a na ne−
gatyw sygnaturę odbitki pozytywowej. Możliwa jest również sytu−
acja, gdy negatywy i pozytywy mają taką samą numerację. Jeżeli
dysponujemy tylko negatywami – należy wykonać do nich odbitki
pozytywowe na papierze światłoczułym (wglądówki) lub zeskano−
wać w optymalnej rozdzielczości (pliki nieskompresowane) i spo−
rządzić wglądówki metodą chemiczną lub w postaci wydruku. Dla
odróżnienia od oryginalnych pozytywów, wykonanych przez twór−
ców fotografii, wglądówki należy opatrzyć pieczątką lub opisać na
odwrocie, że jest to „wglądówka sporządzona przez Archiwum ....
[nazwa archiwum]”.
Po rozpoznaniu tematyki fotografii, jeżeli jest to możliwe i celo−
we, przygotowujemy projekt układu fotografii w zespole (zbiorze),
tj. grupujemy fotografie o podobnej tematyce, dotyczące jednej oso−
by, instytucji, wydarzeń itp. W trakcie klasyfikacji i systematyza−
cji przeprowadza się brakowanie. Czynność tę – co trzeba mocno
podkreślić – należy przeprowadzać z wielką ostrożnością, jest to
bowiem proces nieodwracalny. W przypadku pojawienia się wątpli−
wości dotyczących potrzeby wybrakowania danej fotografii, zawsze
lepiej pozostawić ją w zespole (zbiorze). Brakowaniu podlegają fo−

76
tografie, które z uwagi na przedstawiony temat nie mają wartości
dokumentalnej lub stały się nieczytelne wskutek zniszczenia. Spo−
rządzamy i zachowujemy spis wybrakowanych fotografii z poda−
niem przyczyny brakowania. Po wybrakowaniu nanosimy odpo−
wiednie adnotacje w księdze nabytków i ubytków archiwum.
Wartość archiwalną posiadają fotografie dokumentujące wszy−
stkie dziedziny życia politycznego, społecznego, kulturalnego, ar−
tystycznego, naukowego, sportowego – zarówno o charakterze
światowym, krajowym, jak i regionalnym. Mogą one przedstawiać
także krajobrazy, architekturę, przyrodę czy sceny z życia co−
dziennego. Z tego względu trudno jest podać szczegółowe kryteria
wyboru fotografii do trwałego przechowywania. Wiele zależy od
intuicji archiwisty i jego wiedzy ogólnej, rozeznania w zbiorach
własnego archiwum oraz zbiorach zgromadzonych w innych insty−
tucjach.
Zdarza się, że zdjęcie przedstawia nieznaną osobę lub wydarze−
nie, ale wykonane jest w starej technice i z tego względu zasługu−
je na zachowanie. Istotne są również dodatkowe elementy – spo−
sób ubierania się, rekwizyty, otoczenie, maniera fotografowania,
a niekiedy sam zapis na odwrotnej stronie.
Po zakończeniu prac wstępnych przystępujemy do inwentary−
zacji fotografii. Inwentaryzacja polega na sporządzeniu opisu
jednostek inwentarzowych. Jednostką inwentarzową może być
pojedyncza fotografia lub temat, względnie cały album.
Temat jest to jedna lub wiele fotografii połączonych ze sobą
elementem chronologicznym, tj. wykonanych w tym samym lub
zbliżonym czasie (kilkudniowa sesja, posiedzenie sejmu, wizyta
dyplomatyczna), gdy utrwalony na nich obraz przedstawia okre−
ślone wydarzenie, zjawisko, osobę (ale nie wszystkie zdjęcia danej
osoby) lub przedmiot. Albumy opracowujemy jednostkowo lub te−
matycznie, w zależności od ich zawartości.
Opis tematu opracowuje się na podstawie obrazu, zweryfikowa−
nej adnotacji na odwrocie, informacji ustalonych na podstawie in−
nych źródeł (dokumentów, publikacji, pamiętników). Opisujemy
również nośnik (nośniki), na którym zapisany jest opisywany
obraz. Opis powinien zawierać następujące dane, właściwe dla te−
matu i zapisu obrazu oraz dane formalne, takie jak:
● nazwa instytucji przechowującej zbiory;

● nazwa zespołu (zbioru);

● tytuł tematu;

77
● opis tematu;
● miejsce wydarzenia;
● data wydarzenia (wykonania fotografii);
● autor fotografii;
● zakład fotograficzny;
● nazwiska osób występujących na zdjęciach;
● informacje o nośnikach fizycznych38 lub informacje o formacie
zapisu i wielkości pliku komputerowego, jeżeli jest to fotografia
cyfrowa;
● sygnatura;
● informacja o autorskich prawach majątkowych (jeżeli archiwum
nie dysponuje pełnią praw)39;
● ewentualne uwagi;
● autor i data sporządzenia opisu.

W zależności od obowiązującego systemu ewidencyjnego opisy

sporządzamy na kartach inwentarzowych lub w systemie informa−
tycznym. Zaleca się prowadzenie ewidencji w systemie informa−
tycznym i stopniowe przenoszenie opisów z kart inwentarzowych
do systemu. System informatyczny do zarządzania fotografiami
powinien stwarzać możliwości zapisu i przeszukiwania według wy−
żej opisanych elementów oraz dodatkowo według haseł przedmio−
towych, nazw własnych, geograficznych (dodatkowe elementy nie−
występujące na kartach inwentarzowych – tzw. indeksowanie), jak
również posiadać możliwość tworzenia złożonych zapytań.
W trakcie inwentaryzacji poszczególnym tematom nadaje się sy−
gnaturę. Może ona być alfanumeryczna lub numeryczna. Jeżeli te−
mat składa się z wielu fotografii – sygnatura tematu zostaje po−
większona o numer obrazu w obrębie tematu (np. A124−1, A124−2).

38Podajemy numer, rodzaj i rozmiar negatywu w milimetrach, w kolejno−

ści: podstawa x wysokość; liczbę i rozmiar odbitek pozytywowych – z zazna−
czeniem ilości dubletów – w centymetrach, w kolejności: podstawa x wyso−
kość oraz informację o technice wykonania.
39 Samo udostępnianie fotografii do celów archiwalnych (tzn. oglądu), jeże−

li przekazujący je do archiwum nie złożył zastrzeżenia, jest dozwolone, nato−

miast wykorzystanie ich przez archiwum, jak również osoby korzystające ze
zbiorów, obwarowane jest prawami autorskimi. Dlatego też rozpoznanie sta−
nu prawnego zbiorów jest bardzo istotne. Jeżeli archiwum otrzymało lub za−
kupiło fotografie wraz z prawami autorskimi lub prawa majątkowe już wyga−
sły, wówczas może swobodnie nimi dysponować.

78
Dublety (dalsze odbitki pozytywowe) otrzymują taką samą sygnatu−
rę jak pierwsza odbitka z zaznaczeniem, że jest to dublet (np. pie−
czątką „dublet”). Sygnaturę umieszcza się na:
● negatywie – tuszem na brzegu;

● odbitce pozytywowej – na odwrocie, miękkim ołówkiem;

● kopercie, w której przechowujemy zdjęcia;

● w odpowiednim polu inwentarza.

Opisane i oznakowane fotografie umieszczamy w oznakowanych

opakowaniach, właściwych dla danego rodzaju nośnika. Fotografie
– w kopertach z papieru o wysokiej zawartości alfa−celulozy,
o współczynniku pH 6,5–7,5, niezawierającego ligniny, cząsteczek
metali, nadtlenków i kwasów, o niewykrywalnej zawartości siarki.
Najlepszym papierem do przechowywania zdjęć jest papier wy−
konany ze 100% włókna bawełnianego. Szklane negatywy należy
przechowywać w pozycji pionowej w papierowych kopertach i do−
datkowo w pudełkach wykonanych z bezkwasowych materiałów.
Negatywy i diapozytywy na błonie należy przechowywać w polie−
strowych rękawach i w pudełkach lub metalowych szafkach (szu−
fladach). Pudełka plastikowe powinny być wykonane z poliestru
„Melinex” lub „Mylar”, niczym niepowlekane. Regały (szafy) po−
winny być wykonane z metalu pokrytego emalią; dopuszcza się re−
gały wykonane ze starego drewna.
Niewłaściwymi materiałami do przechowywania fotografii
są: PCV, papier z miazgi drzewnej, papier tzw. pakowy, celofanowe
koperty, stare pudełka na fotografie.
W pomieszczeniach, w których przechowywane są fotografie, nale−
ży utrzymywać stałą temperaturę i wilgotność – optymalnie 18 oC
(nie powinna przekraczać 21 oC) i wilgotność 50 % RH (nie powin−
na przekraczać 60 %). Dla negatywów zalecana jest niższa tempe−
ratura i wilgotność 10–15 oC i 35–40 % RH. Ważne są relacje mię−
dzy wilgotnością i temperaturą, a jeszcze ważniejsze niedopuszcze−
nie do ich wahań i gwałtownych zmian.
Wysoka wilgotność powoduje powstawanie pleśni, rudych plam
na papierze, sklejanie się fotografii, niska zaś – łuszczenie się i od−
padanie emulsji. Gwałtowny wzrost temperatury powoduje kur−
czenie się zdjęć i przyspiesza reakcje chemiczne powodujące ni−
szczenie fotografii. Jeżeli fotografie są przechowywane lub często
udostępniane w pomieszczeniach, w których pracuje się cały dzień
– temperaturę należy ustalić na poziomie minimalnym potrzebnym

79
dla komfortu człowieka. Zbiory mogą być przechowywane w piwni−
cach i na strychach tylko wówczas, gdy nie grozi to zalaniem, poża−
rem, a pomieszczenia te posiadają właściwe warunki klimatyczne.
Ważne również jest, by fotografie nie były zbyt długo wystawia−
ne na światło. W magazynach (najlepiej bez okien lub z zaciemnio−
nymi oknami) oświetlenie powinno posiadać filtry UV. Siła oświe−
tlenia nie powinna przekraczać 100 luxów40.
Pamiętać również należy o stałej kontroli stanu zachowania fo−
tografii, sprawdzać, czy nie ma oznak działania insektów, gryzoni
bądź pleśni. Uszkodzone zdjęcia trzeba przekazywać do konserwa−
cji, oddzielać zagrożone od zdrowych, nie przechowywać fotografii
w świeżo malowanych pomieszczeniach (nadtlenki niszczą fotogra−
fie). Należy unikać brudu i kurzu, który powoduje rysy na zdję−
ciach, oraz kontaktu ze środkami czystości zawierającymi amoniak
lub chlor. Nie można trzymać fotografii w pobliżu kserokopiarek,
ponieważ wydzielany ozon wpływa na nie niszcząco.
Podczas codziennego kontaktu ze zdjęciami należy używać ba−
wełnianych rękawiczek, pracować na czystym podłożu, nie układać
szklanych negatywów lub dużej ilości pozytywów jedne na drugich,
nie palić papierosów, nie wystawiać fotografii niepotrzebnie na
działanie słońca. Nie należy także na własną rękę wykonywać za−
biegów naprawczych (rozdzielanie sklejonych zdjęć, oddzieranie
przyklejonych papierów, prostowanie zwiniętych odbitek czy błon
negatywowych).
Aby zredukować niebezpieczeństwo zniszczenia fotografii w wy−
niku częstego ich udostępniania, pożądane byłoby udostępnianie
kopii (reprodukcji, skanów, wydruków zeskanowanych fotografii).
Należy bezwzględnie zrezygnować z częstego używania oryginal−
nych negatywów w celach reprodukcji i korzystać z kopii negaty−
wów lub zdigitalizowanej formy fotografii (skany). Odbitki lub ska−
ny należy wykonywać we własnej pracowni lub zlecić zaufanej fir−
mie współpracującej z archiwum. Wypożyczanie materiałów klien−
towi w celu wykonania reprodukcji (nawet za pokwitowaniem) jest
niedopuszczalne i może narazić archiwum na utratę lub zniszcze−
nie fotografii. Wszystkie wyżej wymienione wskazania, odnoszące
się do prawidłowego obchodzenia z fotografiami, dotyczą również
ich udostępniania.

40 Zob. niżej, s. 108–109.

80
 Należy dodatkowo unikać eksponowania oryginalnych fotografii
na wystawach, przede wszystkim ze względu na niszczący wpływ sto−
sowanego oświetlenia.

Przykłady opisu fotografii

1.
Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
Nazwa zespołu (zbioru): Archiwum Fotograficzne Edwarda
Hartwiga
Temat (tytuł): Hanuszkiewicz Adam
Opis tematu: Portret z papierosem
Miejsce wydarzenia: Warszawa
Data wydarzenia: 1974
Osoby występujące na fotografii: Hanuszkiewicz Adam, aktor,
reżyser
Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): teatr, film
Autor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Hartwig Edward
Prawa autorskie: pełne
Nośniki:
Rodzaj: negatyw
Nr/ sygn41: Hp112
Nr/ sygn42: XLII–12–784
kol/czb: czb
Status: oryginał
Rozmiar: 90X140
Uwagi (np. stan zachowania): brązowe plamy
Dokumentował: Berman Maria, 20.09.2003

2.
Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
Nazwa zespołu (zbioru): Archiwum Fotograficzne Edwarda
Hartwiga
41 Jest to sygnatura zdjęcia w formacie jednozdjęciowym lub w przypadku
opracowywania jednostkowego.
42 Inny zapis ma sygnatura fotografii w obrębie tematu wielozdjęciowego.

Składa się on z kilku zdjęć, z których każde ma swoją sygnaturę. O ile

w przypadku tematu jednozdjęciowego sygnatura składa się tylko z numeru
tematu, to w przypadku tematu wielozdjęciowego dodatkowo w ramach nu−
meru tematu należy ponumerować kolejne zdjęcia. Dlatego sygnatura zdję−
cia składa się z numeru tematu i numeru zdjęcia w obrębie tematu.

81
 Temat (tytuł): spektakl „Dusia Ryba Wal i Leta” – Teatr Ateneum,
Scena 61
Opis tematu: Scena z udziałem Krystyny Jandy i Barbary
Wrzesińskiej
Miejsce wydarzenia: Warszawa
Data wydarzenia: 1978
Osoby występujące na fot.: Janda Krystyna, aktorka, rola: Wal
Osoby występujące na fot.: Wrzesińska Barbara, aktorka, rola:
Dusia
Osoby (nie wyst. na fot.): Gems Pam, autor sztuki
Osoby: Starski Allan, scenograf
Osoby: Holland Agnieszka, reżyser
Nazwy: Teatr Ateneum, Scena 61
Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): teatr
Autor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Hartwig Edward
Prawa autorskie: bez Internetu
Nośniki:
Rodzaj: negatyw
Nr/sygn: H852
kol/czb: cz/b
Status: oryginał
Rozmiar: 60x90
Uwagi (np. stan zachowania): zarysowany
Rodzaj: pozytyw
Nr/sygn: XL–12–1
Kol/czb: czb
Status: Odbitka autorska
Rozmiar: 18X24
Dokumentował: Berman Maria

3.
Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
Nazwa zespołu / zbioru: Krajowa Agencja Wydawnicza
Temat (tytuł): Zamek królewski na Wawelu
Opis tematu: Dziedziniec od strony północnej. Widoczne
odnowione freski
Miejsce wydarzenia: Kraków
Data wydarzenia: 1980
Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): architektura, zamek,
renesans, freski

82
 Autor zdjęcia lub zakład fotograficzny:
Prawa autorskie: Tylko do publikacji w polskiej prasie
Nośniki:
Rodzaj: diapozytyw
Nr/sygn: L–151200
kol/czb: kolor
Status: oryginał
Rozmiar: 60x90
Uwagi (np. stan zachowania):
Dokumentował: Sas Bogusława, 2003
Modyfikacje: Aderek Joanna, 20041210

Przykład opisu tematu wielozdjęciowego

4.
Nazwa Archiwum: Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
Nazwa zespołu / zbioru: Zbiór fotografii różnego pochodzenia
Temat (tytuł): Wystawa malarstwa batalistycznego w Zachęcie
Opis tematu: Uroczyste otwarcie wystawy (1–4), sale wystawowe
(5–7), Wojciech Kossak przed swoim obrazem „Ułan i dziew−
czyna”(8).
Miejsce wydarzenia: Warszawa
Data wydarzenia: 19381210
Osoby występujące na fot.: Kossak Wojciech, malarz (8)
Osoby występujące na fot.: Starzyński Stefan, prezydent miasta
Warszawy (1–4)
Osoby występujące na fot.: Stanisław Kamocki, malarz (4)
Hasła przedmiotowe (słowa kluczowe): wystawy, malarstwo
Nazwy: Towarzystwo Zachęty Sztuk Pięknych
Autor zdjęcia lub zakład fotograficzny: Poddębski Edward
Prawa autorskie:
Nośniki:
Rodzaj: pozytyw
Nr/sygn43: VII–40/1
kol/czb: cz/b
43 Jest to sygnatura zdjęcia nr 1 w temacie, poniżej zamieszczono opis

techniczny tego zdjęcia. Następnie analogicznie podano sygnatury kolejnych

zdjęć w temacie i ich opisy techniczne.

83
 Status: oryginał
Rozmiar: 13x18
Uwagi (np. stan zachowania):
Rodzaj: pozytyw
Nr/sygn: VII–40/2
Kol/czb: czb
Status: 0ryginał
Rozmiar: 18X24
Rodzaj: pozytyw
Nr/sygn: VII−40/3
kol/czb: cz/b
Status: oryginał
Rozmiar44: 13x18
Dokumentował: Kwiatkowska Stanisława

3. Opracowanie fotografii występujących razem z mate−

riałami aktowymi
Fotografie powiązane z zespołami (zbiorami) aktowymi (wklejo−
ne, wszyte, luźne), stanowiące integralną część tych zbiorów, pozo−
stawia się na miejscu. W uzasadnionych przypadkach można foto−
grafie luźne wyłączyć z właściwych dla nich jednostek inwentarzo−
wych, wstawiając w miejsce wyłączonej fotografii zastawnik w po−
staci kopii (reprodukcja, wydruk ze skanu, kserokopia) i sporzą−
dzając odpowiednie adnotacje (odsyłacze) w inwentarzu. Jeżeli po−
zostawienie fotografii wraz z aktami mogłoby spowodować ich zni−
szczenie lub przyspieszenie procesu destrukcji, a nowe miejsce
przechowywania stwarzałoby lepsze warunki – powstaje przesłan−
ka do ich wyłączenia.
Fotografie występujące z aktami otrzymują sygnaturę jednost−
ki inwentarzowej, w której się znajdują. Jednostka powinna być
spaginowana dla łatwiejszego dotarcia do fotografii. Informacje
o występujących fotografiach umieszcza się w inwentarzu w ru−
bryce „uwagi”. Ponadto dla każdej fotografii prowadzi się dodat−
kową ewidencję według zasad opracowywania fotografii opisa−
nych wcześniej.

44Powtarzamy opis dalszych nośników; jeśli wszystkie mają takie same

rozmiary i status, można opisać je zbiorczo.

84
 Dla zabezpieczenia fotografii, występujących przy aktach, wska−
zane jest sporządzenie ich kopii, które przechowuje się w komór−
kach gromadzących fotografie lub w innym przeznaczonym do tego
miejscu.

Krzysztof Pątek

Archiwizowanie
materiałów audiowizualnych

Szybki rozwój techniki zachodzący w XX stuleciu oraz postępy

w dziedzinie rejestracji obrazu i dźwięku spowodowały, że do zaso−
bów archiwalnych coraz częściej zaczęły trafiać dokumenty utrwa−
lane metodami audiowizualnymi, które w stosunkowo krótkim
czasie uzyskały rangę archiwaliów równoprawnych z aktami.
Szybki rozwój radiofonii i telewizji, wzrost znaczenia techniki fil−
mowej w dokumentowaniu wydarzeń i zjawisk, powstawanie no−
wych instytucji, których podstawowa działalność utrwalana jest
w audiowizualnej formie przekazu, przyczyniły się do wyodrębnie−
nia w wielu krajach specjalistycznych archiwów zajmujących się
gromadzeniem, opracowywaniem, udostępnianiem i konserwacją
materiałów dźwiękowych i filmów.
Rozkwit techniki audiowizualnej w drugiej połowie wieku XX,
osiągnięcia w elektronice, wprowadzenie cyfrowych metod reje−
stracji rzeczywistości, digitalizacja dokumentów, możliwość two−
rzenia i zabezpieczenia wszelkiego rodzaju materiałów archiwal−
nych metodami elektronicznymi, postępy w rozwoju techniki kom−
puterowej, nowe metody utrwalania, przetwarzania i magazyno−
wania informacji postawiły przed instytucjami archiwalnymi za−
danie sprostania współczesnej, zaawansowanej technologii, bez
której nie będzie możliwe prawidłowe funkcjonowanie nowocze−
snego archiwum powołanego do przechowywania i udostępniania
informacji utrwalonych na nośnikach multimedialnych wytworzo−

85
nych za pomocą techniki cyfrowej. Opisane zjawiska sprawiły, że
już niebawem do archiwów i innych instytucji przechowujących
zbiory trafiać będą – obok tradycyjnych – także nośniki elektro−
niczne: dyski optyczne, dyskietki komputerowe, płyty kompakto−
we, płyty DVD i inne, na których zarejestrowane mogą być rozma−
ite dane, począwszy od korespondencji i prac biurowych powstają−
cych w instytucjach, a na trójwymiarowych filmach z przestrzen−
nym dźwiękiem skończywszy.
Obecnie do najczęściej spotykanych dokumentów audiowizual−
nych, gromadzonych w archiwach, muzeach i bibliotekach, należą
nagrania dźwiękowe i filmy.

1. Dokumentacja dźwiękowa – stanowią ją zbiory nagrań

utrwalonych na nośnikach dźwięku (płytach gramofonowych ana−
logowych i cyfrowych, taśmach i kasetach magnetofonowych lub
innych), na których zarejestrowano informacje o znaczeniu histo−
rycznym, społeczno−politycznym, kulturalnym i naukowym. Przez
nagranie należy rozumieć utrwalony na nośniku dźwięku zapis in−
formacji odnoszących się do określonego wydarzenia, zjawiska lub
osoby, powstały w wyniku działalności jednego twórcy. Na jedno
nagranie może składać się część jednostki fizycznej (np. jedna stro−
na płyty), jedna lub więcej jednostek fizycznych (płyt, krążków ta−
śmy itp.). Do najczęściej spotykanych we współczesnych fonote−
kach nośników dźwięku zaliczyć można płyty gramofonowe i ta−
śmy magnetyczne.

Płyty – podzielić można na następujące rodzaje:

a) standardowe – 78 obr/min, o zapisie normalnorowkowym, wy−
konane z tworzyw sztucznych (tzw. tłukące), nagrywane obu−
stronnie. Średnica płyty wynosi 25 lub 30 cm, czas odtwarzania
3–5 min (na jedną stronę). Były one produkowane w Polsce
do połowy lat 60. XX w.
b) długogrające – 33 i 1/3 obr/min o zapisie drobnorowkowym, wy−
konane z tworzyw sztucznych nietłukących, nagrywane obu−
stronnie. Średnica płyty – 25 i 30 cm, czas odtwarzania 25–40 min.
Były produkowane w Polsce do końca lat 80. XX w.
c) długogrające – 45 obr/min o zapisie drobnorowkowym, wykona−
ne z tworzyw nietłukących, nagrywane obustronnie. Średnica
płyty – 17,5 cm, czas odtwarzania 10 min.

86
 W połowie lat 80. XX w. upowszechniła się płyta cyfrowa (compact
disc – CD), która praktycznie wyparła swe analogowe poprzednicz−
ki. Dźwięk jest rejestrowany i odtwarzany za pomocą urządzenia
laserowego. Średnica płyty 12 cm, zapis jednostronny, czas odtwa−
rzania (zależnie od pojemności płyty) do 80 min.
Koperty i etykiety płyt często zawierają wiele przydatnych infor−
macji, takich jak: tytuły nagrań, nazwiska autorów, realizatorów
i wykonawców oraz datę i czas nagrania.

2. Dokumentacja filmowa to zbiory filmów, czyli utrwalone na

taśmie filmowej (obustronnie perforowanej) lub magnetycznej ze−
społy scen zarejestrowanych metodą fototechniczną lub wideoma−
gnetyczną. Treść filmu wyrażona jest plastyczną kompozycją ru−
chomych obrazów uszeregowanych za pomocą montażu i objaśnio−
nych za pomocą słowa, napisów, komentarza lub dialogów. Film
składa się z poszczególnych aktów, sekwencji, scen oraz kadrów.
W kinematografii zawodowej na ogół używa się taśmy filmowej
o szerokości 16 lub 35 mm. Taśmy węższe (8 mm) przeznaczone są
do realizacji filmów amatorskich. Dla niektórych rodzajów filmu
szerokoekranowego używa się taśmy o szerokości 70 mm. W przy−
padku filmu dźwiękowego ścieżka dźwiękowa znajduje się obok
perforacji (zapis dźwięku optyczny lub magnetyczny).
W archiwach audiowizualnych najczęściej przechowywane są
następujące typy profesjonalnych taśm wideo:
– U−matic – analogowa – o szerokości 3/4”;
– Betacam – analogowa – o szerokości 1/2”;
– BetaCam – cyfrowa – o szerokości 1/2”;
– Taśmy „A”, „B” i „C” – analogowe – o szerokości 1” i 2”.

Oprócz nośników profesjonalnych, wykorzystywanych przez wy−

twórnie filmowe i stacje telewizyjne, wiele interesujących materia−
łów filmowych zarejestrowanych jest na taśmach amatorskich, do
których należą szeroko rozpowszechnione taśmy magnetowidowe
VHS i SVHS.
Narastający w szybkim tempie zasób dokumentów audiowizual−
nych oraz ich odmienna – w stosunku do tradycyjnych archiwaliów
– specyfika wymagały opracowania nowych kryteriów oceny warto−
ści i selekcji materiałów różniących się znacznie od dotychczaso−
wych, przeznaczonych dla akt. Nagrania dźwiękowe i filmy, w prze−
ciwieństwie do materiałów aktowych, rzadko dotyczą spraw admi−

87
nistracyjnych związanych z działalnością urzędów i instytucji, nie
odzwierciedlają także ich funkcjonowania w sensie kancelaryjnym.
Posiadają natomiast właściwą sobie wartość informacyjną.
Dokumenty audiowizualne, przechowywane w archiwach, nale−
żą do tej grupy materiałów archiwalnych, których wytworzenie,
a następnie użytkowanie wymaga posługiwania się skomplikowa−
ną i drogą – na ogół – aparaturą techniczną. Podobnie rzecz się ma
z opracowywaniem zasobu i jego konserwacją.
Podstawą opracowania dokumentu dźwiękowego lub filmu jest
jego przesłuchanie bądź obejrzenie. Stąd w pracy archiwistów au−
diowizualnych głównymi narzędziami pracy są najczęściej magne−
tofony i gramofony różnych typów, stoły przeglądowe, magnetowi−
dy, a także wzmacniacze dźwięku, kolumny głośnikowe, stoły mi−
kserskie, monitory. Aparatura będąca elementarnym wyposaże−
niem archiwów audiowizualnych zmienia się wraz z rozwojem my−
śli technicznej. Nowe generacje sprzętu zastępują urządzenia pra−
cujące dawniej. Ta sytuacja wymaga od archiwistów specjalistycz−
nych i rozwijanych na bieżąco kwalifikacji umożliwiających posłu−
giwanie się coraz bardziej zaawansowanym technologicznie
wyposażeniem.

3. Opracowywanie nagrań
W przypadku materiałów dźwiękowych podstawową jednostką
ewidencji jest jedno nagranie stanowiące – jak wspomniano –
utrwalony na nośniku dźwięku zapis informacji, odnoszących się
do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby, powstały w wyni−
ku działalności jednego twórcy. Nagranie może składać się z części
jednostki fizycznej (płyty, taśmy) lub jednej czy więcej jednostek fi−
zycznych (płyt, krążków taśmy). Opracowanie merytoryczne rozpo−
cząć należy od porządkowania, czyli od segregacji materiału na
jednostki fizyczne składające się na jedno nagranie. W ramach jed−
nego nagrania należy skompletować i ustalić kolejność poszczegól−
nych jednostek fizycznych oraz przeprowadzić selekcję wariantów
i duplikatów. Po dokonaniu powyższych ustaleń dalsze opracowa−
nie merytoryczne polega na wykonaniu archiwalnych pomocy ewi−
dencyjno−informacyjnych bądź wprowadzeniu danych na temat
materiałów do komputerowego systemu informacji. Dane te uzy−
skujemy głównie na podstawie przesłuchania materiału oraz infor−
macji dostarczonych od producenta nośnika i realizatorów dźwię−
ku. Formularz rekordu komputerowego powinien zawierać dane

88
dotyczące: pochodzenia, treści, formy, sygnatury, czasu trwania,
daty oraz techniki zapisu. Do formularza wprowadzamy również
nazwiska autorów, wykonawców i realizatorów nagrania, nazwy
geograficzne (jeśli występują) oraz nazwisko archiwisty wprowa−
dzającego dane. Przykładowy rekord powinien składać się z pól za−
wierających następujące dane:
● sygnaturę;

● pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej dar, zakup itp.);

● tytuł nagrania;

● opis treści (streszczenie) zawierający w miarę możliwości wy−

czerpujące informacje na temat treści i formy nagrania;

● datę zapisu;

● nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;

● indeks nazw geograficznych;

● czas nagrania;

● dane fonograficzne i techniczne (rodzaj nośnika, prędkość prze−

suwu taśmy lub liczbę obr/min, liczbę jednostek fizycznych);

● rodzaj zapisu (mono, stereo, jednoślad, wieloślad);

● uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii itp.).

4. Opracowanie filmów
Podstawową jednostką inwentarzową dla zasobu filmów może być:
● tytuł filmu – jednolite dzieło filmowe objęte jednym tytułem;
● temat – samodzielnie występujący temat filmowy odnoszący się
do określonego wydarzenia, zjawiska lub osoby;
● kronika – szereg samodzielnych tematów zestawionych pod
określonym kątem widzenia stanowiących wraz z komentarzem
pewną całość zwaną kroniką.

Jednostką archiwalną, czyli fizyczną, filmu (tytułu, tematu,

kroniki) jest odrębnie opakowany odcinek taśmy filmowej („akt”),
składający się na całość jednostki inwentarzowej wraz z „materia−
łami wyjściowymi”.
Opracowanie materiałów filmowych należy rozpocząć – podob−
nie jak w przypadku nagrań dźwiękowych – od segregacji i syste−
matyzacji, mającej na celu wydzielenie i ustalenie kolejności jed−
nostek archiwalnych (fizycznych) w obrębie jednostki inwentarzo−
wej filmu. Kolejną czynnością jest skompletowanie wszystkich ko−
pii filmu, obejmujących „materiały wyjściowe” i taśmy eksploata−
cyjne. Po dokonaniu powyższych czynności należy przystąpić do

89
wprowadzenia danych do systemu informacji o zbiorach. Dane te
uzyskuje się na podstawie obejrzenia materiału oraz na podstawie
dokumentacji pisanej powstającej w trakcie realizacji filmu. Dla
zbiorów filmowych stosuje się opis, na który składa się:
● sygnatura;

● pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej, dar, zakup itp.);

● tytuł filmu;

● opis treści (streszczenie) zawierający w miarę możliwości wyczer−

pujące informacje na temat treści i formy filmu;

● data realizacji;

● nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;

● indeks nazw geograficznych;

● czas;

● dane techniczne (szerokość taśmy filmowej, ilość jednostek fi−

zycznych, kolor, cz−b.);

● dźwięk (mono, stereo, magnetyczny, optyczny, niemy);

● uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii itp.).

5. Warunki przechowywania materiałów audiowizualnych

Gromadzenie nagrań dźwiękowych i filmów wymaga zapewnie−
nia odmiennych od tradycyjnych warunków przechowywania mate−
riałów. W innych warunkach przechowuje się nośniki magnetyczne:
taśmy magnetofonowe, taśmy wideofoniczne, w innych natomiast
powinno się magazynować taśmy filmowe (barwne i czarno−białe),
płyty gramofonowe czy dyski optyczne. Woda i wysoka temperatu−
ra są naturalnymi wrogami nośników audiowizualnych (tempera−
tura powietrza ma wpływ na tempo procesów chemicznych zacho−
dzących w strukturach taśm – im wyższa temperatura, tym proce−
sy szybsze). Nośniki magnetyczne należy usytuować na obojętnych
magnetycznie regałach (np. drewnianych lub z tworzyw sztucznych)
w temperaturze i wilgotności względnej powietrza wynoszącej odpo−
wiednio 18–20 oC (bez wahań) i 40–50 % wilgotności względnej (rów−
nież bez wahań). Taśmy filmowe czarno−białe należy magazynować
w temperaturze nie przekraczającej 12 oC, natomiast taśmy filmo−
we barwne – poniżej zera. Wilgotność względną powinno się utrzy−
mywać na poziomie nieprzekraczającym 40 %. Fotografie i dyski
optyczne z zapisem laserowym przechowujemy w warunkach zbli−
żonych do wymagań określonych dla papieru. Stabilność mikrokli−
matu w magazynach archiwalnych, zwłaszcza w okresach ekstre−
malnych temperatur (latem i zimą), mogą zapewnić jedynie wyso−

90
kiej jakości urządzenia klimatyzacyjne. Innym ważnym problemem
w procesie długotrwałego przechowywania nośników audiowizual−
nych jest ich ochrona przed szkodliwym działaniem silnych pól ma−
gnetycznych i elektrycznych, promieni ultrafioletowych, kurzu i za−
pylenia. W przypadku taśm magnetycznych osadzające się na war−
stwie czynnej taśmy cząsteczki kurzu ograniczają kontakt taśmy
z głowicą odczytującą magnetofonu, powodując pogorszenie jakości
odtwarzanego dźwięku.

6. Udostępnianie
Udostępnianie dokumentów audiowizualnych ze względu na ko−
sztowną infrastrukturę techniczną oraz dość wysokie koszty po−
wielania dokumentów jest relatywnie droższe niż przechowywanie
i udostępnianie akt. W związku z tym wykonywanie reprodukcji
dokumentów (kopiowanie fragmentów nagrań i filmów) dla po−
trzeb korzystających jest odpłatne. Opłaty mające na celu zwrot
kosztów własnych i uzyskanie niewielkiej marży uzależnione są od
długości kopii nagrań dźwiękowych i filmów oraz celu ich wykorzy−
stania.

91
Jacek Krochmal,
Anna Laszuk

ROZDZIAŁ VI

UDOSTĘPNIANIE ARCHIWALIÓW

1. Udostępnianie w pracowni naukowej

W przeciwieństwie do bibliotek archiwa nie wypożyczają
swych zbiorów użytkownikom na zewnątrz, umożliwiają im
natomiast zapoznanie się z nimi w pracowniach naukowych (czy−
telniach). Wyjątkiem od tej zasady są wypożyczenia archiwaliów
na wystawy organizowane przez inne instytucje pamięci oraz na
potrzeby sądów i urzędów. Działania te są jednak opatrzone wielo−
ma zastrzeżeniami mającymi na celu zabezpieczenie zbiorów
przed utratą bądź zniszczeniem.
Organizując dostęp użytkowników do pracy z archiwaliami, nale−
ży mieć na uwadze dwa czynniki – zapewnienie osobom odwiedza−
jącym archiwum odpowiednich warunków do pracy, a jednocześnie
zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem
bądź kradzieżą. Dlatego archiwalia powinny być udostępniane
w specjalnie do tego celu przeznaczonym pomieszczeniu – pracow−
ni naukowej (czytelni). Przed wejściem do pracowni użytkownicy
powinni pozostawić w szatni wierzchnie okrycia, a także torby.
Przy wejściu do pracowni oraz po zakończeniu pracy powinni oka−
zać wnoszone (wynoszone) ze sobą książki i notatki. Ma to na celu
sprawdzenie, czy nie ma wśród nich materiałów będących własno−
ścią archiwum. Bardzo pomocne w ustaleniu relacji z użytkownika−
mi jest opracowanie regulaminu pracowni naukowej. Określa on
m.in. sposób udostępniania archiwaliów, liczbę udostępnianych
jednostek oraz ogólne zasady korzystania z archiwum.

93
 Przed otrzymaniem zezwolenia na dostęp do archiwaliów użyt−
kownik powinien określić zakres tematyczny prowadzonych badań
bądź poszukiwań archiwalnych. Ułatwi to wytypowanie właści−
wych zespołów (zbiorów), którymi jest on zainteresowany. Infor−
macje o konkretnych jednostkach archiwalnych, potrzebnych
w badaniach, znajdują się w inwentarzach archiwalnych, które po−
winny być dostępne w pracowni. Udostępniając zamówione mate−
riały, trzeba pamiętać, by na stole użytkownika nie znajdowała się
więcej niż jedna jednostka archiwalna. Jest to szczególnie ważne
przy udostępnianiu teczek z aktami luźnymi. Korzystanie z kilku
teczek jednocześnie powoduje zagrożenie wymieszania zawartości
poszczególnych jednostek.
Zanim archiwalia zostaną udostępnione, należy sprawdzić, czy
zostały spaginowane. Nadanie numeracji stronom zabezpiecza jed−
nostki przed przemieszaniem ich układu wewnętrznego (ważne
przy aktach luźnych), pozwala też użytkownikowi na zrobienie no−
tatek z odwołaniem do konkretnej strony, co jest istotne przy cyto−
waniu w publikacjach naukowych. Inną ważną funkcją paginowa−
nia stron w jednostkach aktowych jest też zabezpieczenie akt
przed zgubieniem lub przemieszczeniem. Archiwista powinien bo−
wiem sprawdzić zawartość teczki po jej wykorzystaniu.
W czasie gdy w pracowni przebywają użytkownicy, powinien
w niej być obecny również pracownik archiwum. Na bieżąco mo−
że on służyć pomocą w dotarciu do potrzebnych archiwaliów,
a niekiedy nawet w ich odczytaniu. Trzeba pamiętać, że w konse−
kwencji poszerzenia kręgu użytkowników archiwów jednocześnie
obniżył się poziom ich przygotowania merytorycznego do pracy
z archiwaliami. Tylko niektórzy rozpoczynają prace badawcze od
zapoznania się z pomocami archiwalnymi, publikowanymi te−
kstami źródłowymi lub opracowaniami. Inni przybywają do ar−
chiwów bez przygotowania, nie zawsze spodziewając się spotka−
nia z rękopiśmiennymi tekstami w językach różniących się od ich
ojczystego. Obecność dyżurnego w pracowni ma jeszcze jeden,
bardzo istotny cel. Oprócz opieki nad użytkownikami jednocześ−
nie sprawuje on pieczę nad udostępnianymi archiwaliami.
W szczególności należy zwrócić uwagę, czy zawartość zwraca−
nych jednostek jest kompletna. Ważne jest także, aby użytkowni−
cy nie próbowali nanosić jakichkolwiek dopisków na archiwa−
liach, nawet jeśli są przekonani, że zawarte w źródłach informa−
cje są błędne.

94
 Akta przynoszone z magazynu powinny być zamawiane na spe−
cjalnym formularzu (zamówieniu), będącym odpowiednikiem re−
wersu bibliotecznego. Zamówienie składa się z dwu części, na
których użytkownik wpisuje m.in. nazwę zamawianego zespołu
(zbioru), numer jednostki (sygnaturę) oraz składa swój podpis wraz
z datą wypełnienia rewersu. Jedna część zamówienia powinna być
pozostawiona w tekturowym zastawniku na półce magazynowej
w miejscu wyjętej jednostki, druga zaś pozostaje w pracowni, do
czasu zwrotu akt do magazynu. Procedura taka ułatwia kontrolę
nad udostępnianymi zbiorami.
W udostępnianych jednostkach powinny znajdować się tzw. me−
tryczki zawierające nazwę zespołu i sygnaturę jednostki oraz ru−
bryki, do których użytkownicy wpisują swe imię i nazwisko, temat
pracy naukowej oraz datę poszukiwań. Zapisy w metryczkach sta−
nowią dowód wykorzystania określonej jednostki przez użytkowni−
ka. Jest to ważne dla archiwum przy ustalaniu, kto i kiedy korzy−
stał z danej jednostki, z drugiej zaś strony pozwala stwierdzić, czy
cytowane w przypisach źródła archiwalne zostały rzeczywiście wy−
korzystane przez powołującego się na nie badacza.
Aby zapewnić ochronę materiałów archiwalnych przed zniszcze−
niem, zaleca się, aby jednostki, z których sporządzone zostały mi−
krofilmy bądź inne reprodukcje, były udostępniane w postaci kopii
(mikrofilmu, fotokopii, skanu), a nie oryginału. Do niezbędnego
minimum należy też ograniczyć wykonywanie kserokopii z mate−
riałów archiwalnych. Trzeba pamiętać o uszkodzeniach powodowa−
nych przez naświetlanie i podgrzewanie, na jakie narażone są ar−
chiwalia podczas kopiowania.
W przypadku złego stanu zachowania archiwaliów, wymagają−
cych poddania ich konserwacji, możliwa jest odmowa udzielenia
dostępu do zamówionych materiałów. Należy jednak wówczas
wskazać orientacyjny czas zakończenia prac konserwatorskich, po
których potrzebny dokument będzie mógł być udostępniony (w ory−
ginale bądź w formie kopii).

2. Pośrednie formy udostępniania archiwaliów

Warto zwrócić uwagę także na inne formy kontaktu z użytkow−
nikami. W ostatnich latach coraz liczniejsze są zapytania o infor−
macje znajdujące się w zbiorach archiwalnych, zgłaszane telefo−
nicznie oraz przy okazji osobistych wizyt w archiwach. Pytania
o udzielenie odpowiedzi kierowane są też drogą elektroniczną. Po−

95
szukiwania informacji w celu udzielenia odpowiedzi na pytania,
zgłaszane korespondencyjnie bądź telefonicznie, nazywamy kwe−
rendami. Jest to szczególny rodzaj udostępniania archiwaliów,
polegający na udzielaniu retrospektywnej informacji faktograficz−
nej, po dokonaniu poszukiwań dokumentów i informacji przez ar−
chiwistów na zamówienie użytkowników. Odpowiedź taka ma po−
stać pisemną, a coraz częściej przekazywana jest pocztą elektro−
niczną. Działania te podejmowane są na każdorazowy wniosek zło−
żony przez osobę lub instytucję. Adresatem tej formy udostępnia−
nia jest więc odbiorca, który nie musi mieć przygotowania do pra−
cy w archiwum, a załatwienie potrzebnej mu sprawy może odbyć
się wyłącznie na drodze korespondencyjnej.
Innym adresatem działalności archiwów jest środowisko nauko−
we, głównie – choć nie tylko – historyczne, a także cała rzesza re−
gionalistów, historyków amatorów czy genealogów. Z wielkim zain−
teresowaniem korzystają oni z publikacji archiwalnych. Są to
zarówno drukowane inwentarze zespołów (zbiorów) archiwalnych,
edycje źródeł historycznych, jak również informatory i przewodni−
ki po zasobie archiwum. Ostatnio coraz większą popularność zy−
skują publikacje w wersji elektronicznej, na płytach CD bądź za−
mieszczane w sieci Internet.
W celu realizacji zadań, związanych z udostępnianiem zasobu,
archiwa powinny zadbać o publikowanie (drukiem lub w Interne−
cie) inwentarzy najważniejszych zespołów (zbiorów) znajdujących
się w ich zasobie. Bardzo istotne dla badaczy jest także udostępnie−
nie informacji o zasobie archiwum. Najlepiej zrobić to w formie in−
formatora o zasobie archiwalnym45, omawiającego kolejno wszyst−
kie zespoły i zbiory znajdujące się w archiwum, z podaniem infor−
macji o:
● nazwie zespołu;

● datach skrajnych;

● rozmiarach (w jednostkach archiwalnych i metrach bieżących);

● charakterystyce zawartości – powinna tu być zawarta zwięzła

charakterystyka poszczególnych części zespołu (zbioru);

● języku dokumentacji;

● uwagach dotyczących stanu mikrofilmowania;

45 Informatory o zasobie publikowane są przez kolejne archiwa państwo−

we, zob. ostatnio: Archiwum Państwowe w Kaliszu. Informator o zasobie ar−

chiwalnym, oprac. G. Waliś, Warszawa 2004.

96
● archiwalnych pomocach informacyjnych – a więc czy zespół ma
inwentarz archiwalny bądź inne środki ewidencyjne;
● bibliografii najważniejszych publikacji dotyczących zespołu.

Bardziej rozwiniętą strukturę informacyjną mają przewodniki

po zasobie archiwum. Podają one szersze informacje o zespole i je−
go zawartości niż informator. Cechą charakterystyczną przewodni−
ka jest też obszerny wstęp, mówiący o dziejach archiwum jako in−
stytucji wiary publicznej. Ważną funkcję informacyjną odgrywają
indeksy: osobowy, geograficzny i rzeczowy, które ułatwiają dotar−
cie do poszukiwanych materiałów źródłowych. Oprócz przewodni−
ków po zasobie archiwum występują też przewodniki tematyczne,
zbierające informacje o omawianym zagadnieniu na podstawie za−
sobu jednego lub kilku archiwów46.
Udostępnianie informacji o zasobie archiwum pozwala użytkow−
nikom na lepsze przygotowanie się do korzystania z jego zbiorów,
a niekiedy – zwłaszcza w przypadku edycji źródeł – zwalnia ich od
konieczności bezpośredniego korzystania z archiwaliów.
Przy podjęciu prac nad wydawnictwem źródłowym niezbęd−
ne jest zapoznanie się z instrukcjami wydawniczymi, opracowany−
mi oddzielnie dla źródeł pochodzących z różnych okresów histo−
rycznych, jak również posiadania wiedzy z zakresu edytorstwa.
Niezwykle ważne w wydawnictwie źródłowym jest bowiem wierne
oddanie zapisu oryginału.
Jak wspomniano, archiwalia coraz częściej są udostępniane
w formie elektronicznej. Cieszy się ona wielkim zainteresowaniem
użytkowników, znacznie też poszerza ich liczbę. Polskie archiwa
państwowe z powodzeniem prowadzą także tę formę udostępnia−
nia, prezentując wszelkie informacje o swej działalności, a także
o zbiorach, na stronach internetowych. Miniportal informacyjny
stanowi serwis http://www.archiwa.gov.pl. Dostępne tam są m.in.
bazy danych zawierające informację o zasobie wszystkich polskich

46
Zob. np. E. Kołodziej, Emigracja z ziem polskich i Polonia 1865–1939.
Informator o źródłach przechowywanych w centralnych archiwach państwo−
wych w Polsce, Warszawa–Kraków 1988; E. Kołodziej, Emigracja z ziem pol−
skich i Polonia 1939–1965. Informator o źródłach przechowywanych w cen−
tralnych archiwach w Polsce, Warszawa 1996; Polskie instytucje za granicą.
Przewodnik po zbiorach archiwalnych, oprac. A. Krochmal, Warszawa 2004;
Archiwum Dokumentacji Mechanicznej. Przewodnik po zasobie fotografii
1840–2004, oprac. J. Boniecki, Warszawa 2005.

97
archiwów państwowych, a także niektórych archiwów polonijnych
– Instytutu Józefa Piłsudskiego w Ameryce oraz Polskiego Insty−
tutu Naukowego w Nowym Jorku. Na stronie internetowej udo−
stępniane są również informacje o publikacjach archiwalnych oraz
linki do serwisów innych instytucji archiwalnych i prezentacji do−
kumentów źródłowych.

3. Popularyzacja
Formą pośrednią udostępniania zbiorów jest prezentowanie ich
na wystawach archiwalnych. Ekspozycje dokumentów kierowane
są do szerokiego grona odbiorców. Warto jednak zadbać o to, aby
na wystawach były pokazywane kopie, najlepiej doskonałej jakości
fotokopie lub wydruki wersji cyfrowych, a nie oryginały, które ule−
gają zniszczeniu podczas instalowania w gablotach, a później na−
rażone są na długotrwałe naświetlanie.
Aby utrwalić efekt osiągnięty podczas eksponowania zbiorów,
warto pokusić się o wydanie katalogu wystawy. Katalog taki powi−
nien być poprzedzony wstępem omawiającym założenia i cele wy−
stawy. Same opisy eksponatów – tożsame z podpisami pod prezen−
towanymi materiałami – powinny zawierać następujące dane:
● datę i miejsce wydania – np. 1921, 17 marca, Warszawa;

● regest treści – np. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej – Usta−

wa Konstytucyjna Sejmu Ustawodawczego z 17 III 1921 r.;

● informację o formie zachowania eksponatu (oryginał, kopia),

miejscu jego przechowywania (nazwa archiwum, nazwa zespo−

łu, sygnatura, nr strony) oraz opisie zewnętrznym – np. kopia:
Archiwum Akt Nowych, Prezydium Rady Ministrów, akta
nr 19932/22, k. 2; papier, 215x340 mm; pol.
Warto pamiętać, by katalog wystawy, jak też podpisy pod ekspo−
natami, były opracowane w dwu językach – polskim oraz języku
kraju, w którym działa archiwum polonijne47.
Wystawy są doskonałym środkiem do upowszechnienia informa−
cji o działalności archiwum i jego zasobie w społeczności lokalnej.
Do tego celu można wykorzystać również lokalne media (prasę, ra−
dio, telewizję) lub zorganizować „dni otwarte”. Akcje takie, podej−

47 Przykładem katalogu wystawy archiwalnej, w którym zastosowano pod−

pisy dwujęzyczne jest publikacja Dzieje Polski w dokumencie archiwalnym.
Katalog wystawy, Kijów, listopad 2004 r., oprac. J. Krochmal, Warszawa–
–Kijów 2004.

98
mowane przez polskie archiwa państwowe, cieszą się wielką popu−
larnością, wymiernie zwiększając w społeczeństwie poziom świa−
domości o ich działalności, zasobie i funkcjach oraz znaczeniu jako
placówki naukowej i kulturalnej.
Cel edukacyjny realizowany jest przez archiwa także poprzez
udostępnianie informacji o zasobie w Internecie w formie popula−
ryzatorskiej. Przykładem tych działań są wystawy dokumentów
dostępne na stronach archiwów czy prezentacje „Skarby archiwów
polskich w internecie” oraz projekt „Miasta w dokumencie archi−
walnym”, dostępne w portalu http://www.polska.pl. W ramach te−
go ostatniego przedstawiana jest historia miasteczek polskich,
wzbogacona obrazami dokumentów dotyczących ich przeszłości.
Stanisław Flis,
Andrzej Jabłoński,
Henryk Krystek

ROZDZIAŁ VII

INFORMATYKA JAKO POMOC

W PROWADZENIU ARCHIWUM

W społeczeństwie informacyjnym niezwykle ważny jest dostęp

do wszelkiej informacji, także o archiwach i ich zasobie. Prowadzo−
ne w polskich archiwach państwowych od wielu lat prace nad
skomputeryzowaniem informacji archiwalnej przyniosły już wy−
mierne efekty, w postaci powstania systemów informacyjnych o za−
sobie sieci archiwów. Informacje te są gromadzone i przetwarzane
w komputerowych bazach danych, z których część jest dostępna
w Internecie pod adresem http://www.archiwa.gov.pl (w dziale: Ba−
zy danych). Są to niżej wymienione bazy danych, służące do wspo−
magania podstawowych funkcji archiwów, takich jak ewidencjono−
wanie, opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych.
1. SEZAM (System Ewidencji Zespołów Archiwalnych) – w obe−
cnej wersji baza zawiera aktualne informacje o polskim narodo−
wym zasobie archiwalnym przechowywanym w archiwach pań−
stwowych, a także w: Archiwum Polskiej Akademii Nauk w War−
szawie i Oddziale PAN w Poznaniu, Archiwum Nauki Polskiej Aka−
demii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie, Archi−
wum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Bibliotece Uni−
wersyteckiej w Warszawie, Muzeum Pierwszych Piastów na Ledni−
cy, Stowarzyszeniu Archiwum „Solidarności”, Zarządzie Oddziału
Związku Sybiraków w Łodzi, Instytucie Józefa Piłsudskiego w No−
wym Jorku i Polskim Instytucie Naukowym w Nowym Jorku.

101
W bazie zebrane są informacje o zasobie archiwów na poziomie ze−
społu, a więc są to dane o nazwie zespołu, klasyfikacji twórców, da−
tach krańcowych oraz rozmiarze zespołu (zbioru) archiwalnego,
stanie jego opracowania, a także informacje o pomocach archiwal−
nych. Opis niektórych zespołów jest poszerzony o dzieje twórcy,
charakterystykę zawartości, informacje o języku dokumentacji
i warunkach udostępniania. Jeśli zespół posiada inwentarz elektro−
niczny, wówczas jest on dołączony do opisu zespołu. Kopie cyfrowe
wybranych dokumentów z danego zespołu są dostępne za pośre−
dnictwem linków w opisie zespołu (link: DOKUMENTY).
2. IZA (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) – system zawiera
scalone informacje z baz grupujących dane o materiałach archi−
walnych: dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej.
W sumie prezentowanych jest 16 798 inwentarzy, czyli ok. 22%
wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych
oraz innych instytucjach (zob. wyżej – SEZAM). Aktualnie z bazą
IZA scalone są bazy służące do rejestracji dokumentów wytworzo−
nych do końca XVIII w. (SCRINIUM), do opracowania dokumenta−
cji technicznej (KITA) oraz rejestracji dokumentacji kartograficz−
nej (MAPY). Opis jednostki archiwalnej składa się zazwyczaj z na−
stępujących elementów: numer archiwum, numer zespołu, sygna−
tura jednostki, tytuł, daty krańcowe dokumentacji, opis zewnętrz−
ny, stan fizyczny, postać, język i rodzaj pisma, liczba kart lub
stron, format, sygnatury dawne i uwagi. Niektóre z nich mają wpi−
sane także hasła indeksowe (geograficzne, osobowe i rzeczowe). In−
wentarze archiwalne zaopatrzone są we wstępy, zawierające infor−
mację o dziejach twórcy zespołu i pozostałej dokumentacji.
3. PRADZIAD (Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu
Cywilnego) – baza ta zawiera informacje o księgach metrykalnych
i stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich archiwach pań−
stwowych, a także Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica
w Szczecinie, archiwach archidiecezjalnych w Łodzi, Poznaniu Wro−
cławiu, archiwach diecezjalnych w Drohiczynie i Włocławku oraz
o księgach metrykalnych ludności wyznania mojżeszowego i rzymsko−
katolickiego przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st.
Warszawy (tzw. archiwum zabużańskie). W bazie nie ma spisu na−
zwisk występujących w dokumentach bądź informacji o konkret−
nych osobach. Materiały zebrane w bazie danych zawierają nastę−
pujące informacje: nazwa miejscowości (obecna w języku polskim,
dawna polska i obcojęzyczna), w której lub dla której sporządzano

102
akta metrykalne i stanu cywilnego, przynależność administracyj−
na, religia, wyznanie lub obrządek oraz urząd stanu cywilnego, we−
zwanie parafii, rodzaj aktu stanu cywilnego, daty krańcowe doku−
mentacji, informacja o mikrofilmach oraz dostępności akt, ich miej−
scu przechowywania w archiwum państwowym.
4. ELA (Ewidencja Ludności w Archiwaliach) – baza zawiera in−
formację o spisach ludności we wszystkich ich fizycznych posta−
ciach (ewidencje, wykazy, kartoteki itp.), znajdujących się w archi−
wach państwowych. Poza rejestracją pozostały księgi metrykalne
i akta stanu cywilnego, dla których jest oddzielna baza danych
(PRADZIAD). Baza ELA nie zawiera spisu nazwisk występujących
w dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach. Są w niej
dane opisujące materiały archiwalne – rodzaj (nazwa oryginalna)
spisu, jego daty krańcowe, symbole klasyfikacyjne spisów; opis ob−
szaru, którego spis dotyczy (nazwa geograficzna miasta, osady lub
jednostki administracyjnej), nazwa obszaru, którego dotyczy spis,
np. powiat, wieś itp., nazwa województwa, w której znajdowała się
opisywana miejscowość lub obszar; miejsce przechowywania mate−
riałów w archiwum państwowym (nazwa i numer zespołu, w którym
występują spisy ludności, ogólna liczba jednostek archiwalnych spi−
su, numery sygnatur poszczególnych spisów ludności).
Każda z zamieszczonych na stronie internetowej baz danych za−
wiera opis jej możliwości wyszukiwawczych, jak również wskazów−
ki wyszukiwawcze, pomocne dla użytkowników chcących z niej
skorzystać. Opinie i uwagi na temat bazy danych oraz propozycje
jej rozszerzenia o zasób instytucji zainteresowanych współpracą
można kierować na adres: ndap@archiwa.gov.pl
W przypadku prowadzenia archiwów o stosunkowo niewielkim
zasobie aktowym można rozpatrzyć możliwość wykorzystania jed−
nego z programów służących do obsługi archiwów zakładowych48.
W archiwach – instytucjach oprócz materiałów stricte archiwal−
nych mogą być gromadzone również zbiory biblioteczne oraz obiek−
ty muzealne. Przydatnym narzędziem w zarządzaniu nimi są sto−
sunkowo proste programy służące do obsługi małych bibliotek oraz
niewielkich muzeów.
W wyniku komputeryzacji archiwów powstała możliwość zamie−
szczenia informacji o zasobie archiwalnym na stronach interneto−
48 Wersję demonstracyjną programu Archiwum 2000 można znaleźć na
stronie: http://republika.pl/azax

103
wych. Dzięki coraz powszechniejszemu dostępowi do Internetu
zmniejszył się tym samym dystans między archiwami a użytkow−
nikami. Podstawową informację o zasobie użytkownik może uzy−
skać nie wychodząc z domu lub miejsca pracy.
Możliwość uzyskania w Internecie podstawowej informacji doty−
czącej archiwum lub biblioteki polonijnej z pewnością spopulary−
zuje zbiory instytucji, jak i jej działalność. W przypadku prowadze−
nia w ramach instytucji polonijnej archiwum lub biblioteki bardzo
istotne jest zamieszczenie w Internecie informacji dotyczących je−
go funkcjonowania, dni i godzin otwarcia, zasad udostępniania
materiałów archiwalnych oraz zgromadzonych w archiwum zbio−
rów. Efektem funkcjonowania sprawnego systemu informacji ar−
chiwalnej jest opublikowanie w Internecie szczegółowych opisów
własnych zbiorów lub inwentarzy zespołów archiwalnych. Struk−
tura własnej strony archiwum powinna zostać połączona w sposób
harmonijny ze stroną internetową instytucji. Dobrym przykładem
takiego połączenia może być strona internetowa Polskiego Instytu−
tu Naukowego w Ameryce (The Polish Institute of Arts and Scien−
ces of America – http://www.piasa.org). Obok aktualnej strony in−
ternetowej Instytutu została utworzona w roku 1999 strona zawie−
rająca opis archiwum i jego zbiorów oraz inwentarze zespołów
i kolekcji w nim przechowywanych.
Jak wiemy, nie wystarcza samo utworzenie strony internetowej.
Bardzo istotne jest również zapewnienie możliwości jej łatwego
wyszukania. Dlatego też w porozumieniu z informatykiem lub oso−
bą przygotowującą stronę należy zapewnić jej jak najlepsze możli−
wości odszukania w sieci.
Podstawą archiwalnego systemu informacji są obecnie bazy da−
nych dostępne w Internecie. Przykładem takiej bazy, gromadzącej
informacje o zawartości różnych archiwów oraz działów kolekcji
specjalnych w bibliotekach, jest baza OCLC−Online Computer Li−
brary Center, zawierająca opisy zespołów i kolekcji archiwalnych
z ponad 9 tys. instytucji49. Zbiory zostały opisane tutaj na pozio−
mie zespołu z podaniem twórcy, nazwy, skrótowej informacji bio−
graficznej, dat skrajnych, opisu zawartości, rozmiarów i miejsca
przechowywania. Ostatnio w bazie pojawiły się linki do inwenta−
rzy opisywanych zespołów, które zostały udostępnione na stronach

49 http://www.oclc.org

104
internetowych poszczególnych archiwów. Wiele uniwersytetów
amerykańskich stosuje podobne bazy danych do opisania swych
zbiorów archiwalnych. Przykładem może być internetowa baza da−
nych OASIS – Online Archival Search Information stosowana
w Harward University (USA). Jeszcze bardziej rozbudowaną for−
mą internetowego systemu informacji archiwalnej są portale
umożliwiające przeszukiwanie zasobów wielu baz danych znajdu−
jących się w różnych oddalonych od siebie archiwach, jak na przy−
kład portal OAC−Online Archive of California50. W sieci tworzącej
system informacji uczestniczy obecnie około 150 archiwów i biblio−
tek z USA. Każda z nich prezentuje w bazie danych zarówno spis
posiadanych zespołów, krótką informację o każdym z nich, notę
biograficzną dotyczącą twórcy zespołu oraz informację o jej dostęp−
ności dla badaczy. Niewątpliwie pożytecznym działaniem ze stro−
ny archiwów polonijnych jest dołączanie danych o swoich zbiorach
do istniejących już baz danych prowadzonych przez archiwa naro−
dowe, uniwersyteckie lub do międzynarodowych portali. Istotnym
działaniem byłoby również dołączenie do Polskiego Narodowego
Systemu Informacji Archiwalnej w Internecie – czyli do bazy da−
nych SEZAM, podobnie jak uczyniły to Polski Instytut Naukowy
w Ameryce i Instytut Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku. Spisy
zespołów obu instytucji oraz ich inwentarze umieszczono w bazie
SEZAM, jako jej integralną część, po podpisaniu umów o współpra−
cy z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w Warszawie.
Ważnym przedsięwzięciem, mającym na celu zapewnienie do−
brego wyszukiwania strony internetowej oraz zwiększenie liczby
użytkowników ją odwiedzających, jest utworzenie witryny interne−
towej. Witryna internetowa powinna gromadzić odnośniki (linki)
do archiwów polonijnych, polskich i zagranicznych. Witryna pro−
wadzona systematycznie i sprawnie może zapewnić większą oglą−
dalność strony internetowej. Należy jednak pamiętać, że jej prowa−
dzenie wymaga aktualizacji umieszczonych w niej odnośników.
Dopuszczanie do sytuacji, w której większa część odnośników nie
działa, gdyż nie została zaktualizowana, może spowodować znie−
chęcenie użytkowników do wchodzenia na stronę instytucji. Witry−
na internetowa może dodatkowo zostać wzbogacona o ogólną lub
tematyczną wystawę dokumentów archiwalnych, co wzbogaci stro−
nę internetową instytucji.
50 http://www.oac.cdlib.org

105
Przemysław Wojciechowski

ROZDZIAŁ VIII

PRZECHOWYWANIE
I KONSERWACJA

1. Polityka ochrony zbiorów archiwalnych

Zagadnienia ochrony materiałów archiwalnych obejmują wszel−
kie działania profilaktyczne zapobiegające różnorodnym szkodom
(od higieny zbiorów do stosowania trwałego papieru), likwidujące
szkody, które już powstały (od jednostkowego restaurowania cen−
nych obiektów po stosowanie metod konserwacji masowej), oraz
zabezpieczające treść zbiorów (przenoszenie ich na inne nośniki).
Polityka ochrony zbiorów polega na sztuce dokonywania właści−
wych wyborów i podejmowania trafnych decyzji (choosing to prese−
rve). Muszą one mieć charakter selektywny i opierać się na usta−
lonych wcześniej priorytetach. Realizacja polityki ochrony zbiorów
uzależniona jest od dobrej współpracy archiwistów (bibliotekarzy,
muzealników) z konserwatorem.
Każde archiwum musi prowadzić własną politykę ochrony zbio−
rów. Zależy ona od powierzonych zadań, posiadanych zbiorów i po−
trzeb użytkowników. Opracowanie polityki ochrony w danym archi−
wum musi być poprzedzone analizą warunków ich przechowywania
i traktowania. Analizy wymaga także ocena wartości zbiorów
i ustalenia listy priorytetów ochrony. Również indywidualnie archi−
wum powinno opracować plan na wypadek katastrofy, aby w wa−
runkach ekstremalnych móc prowadzić skoordynowane działania.
Plan taki zapobiegnie bałaganowi i pomoże zminimalizować straty.
Musi on jednak być systematycznie aktualizowany i testowany.

107
 2. Przyczyny zniszczeń archiwaliów
Zbiorom archiwalnym należy zapewnić przede wszystkim nale−
żyte warunki magazynowania. Od tego bowiem zależy możliwość
przechowywania ich przez długi okres w dobrym stanie. Podstawo−
wymi czynnikami destrukcyjnymi są: światło, wilgoć, ciepło i tlen
atmosferyczny. Niszczenie zbiorów potęgują też pyły i gazy ciężkie.
Do najważniejszych powodów zniszczeń archiwaliów należą przy−
czyny fizykochemiczne, biologiczne oraz mechaniczne.

Przyczyny fizykochemiczne:
● światło słoneczne i sztuczne – wywołuje trwałe niszczenie zbio−
rów poprzez reakcje termiczne i fotochemiczne. Dochodzi do
żółknięcia papieru i płowienia atramentu, druku, akwareli, tka−
nin, skóry itp. Równocześnie pojawia się tzw. foxing, czyli bru−
natne plamy powstałe od uaktywnionych przez światło cząste−
czek żelaza, znajdujących się w papierze produkowanym maszy−
nowo. Rozkładają się spoiwa klejowe, a papier kruszy się i pęka;
● temperatura – odpowiednia dla przechowywania archiwaliów po−
winna mieścić się w granicach 14–18 oC. W innych wypadkach
papier zacznie zmieniać swą strukturę, staje się bardziej łamliwy
i mniej wytrzymały na rozdarcia. Następuje przyspieszone sta−
rzenie papieru, pergaminu, płótna, nici i klejów. Uważa się, że
wzrost temperatury o 10 oC powoduje dwukrotne przyspieszenie
różnych reakcji chemicznych, niszczących strukturę papieru. Pie−
częcie woskowe zmieniają kształt, skóra zaś i tkanina kruszy się,
napręża i zmienia swoją objętość. Temperatura powyżej 26oC mo−
że spowodować rozwój mikroflory;
● wilgotność – optymalna to 50% RH51. Przy gwałtownych, nawet
krótkotrwałych, zmianach wilgotności względnej (zdarza się to
wiosną i jesienią) może dojść do przyspieszonej destrukcji archi−
waliów. Pojawiają się dogodne warunki dla rozwoju mikroorga−
nizmów. Dochodzi też do zmiany właściwości fizycznych i me−
chanicznych papieru – przejawia się to wzrostem gramatury pa−
pieru, osłabieniem wiązań sfilcowanych włókien celulozowych,
obniża się wytrzymałość na rozerwanie. Z kolei przy niskiej wil−
gotności powietrza (poniżej 40%) następuje przesuszenie papie−
ru i klejów, które tracą elastyczność i kruszeją;

51 RH – ang. Relative Humidity – wilgotność względna.

108
● kurz i pyły przemysłowe – występują powszechnie, zwłaszcza
w budynkach usytuowanych przy ruchliwych ulicach, w pobli−
żu fabryk, kopalni. W kurzu, przy wysokiej wilgotności powie−
trza, rozwijają się zarodniki grzybów. Natomiast pyły przemy−
słowe zawierają szkodliwe związki chemiczne, które potęgują
zakwaszenie papieru i prowadzą do jego rozkładu. Archiwalia
brudzą się, a ich powierzchnie zewnętrzne ścierają się na dro−
binach piasku. Dochodzi do zmiany wartości pH52 oraz do
zwiększenia higroskopijności materiałów, co przyspiesza roz−
wój mikroflory. Przyspieszeniu ulec też mogą niekorzystne re−
akcje chemiczne;
● gazy spalinowe – w reakcji z wodą i tlenem tworzą związki bardzo
niebezpieczne dla skóry i materiałów celulozowych, sprzyjając
szybkiej degradacji. Szczególnie niebezpieczny jest dwutlenek
siarki, dwutlenek azotu, chlor i ozon.

Przyczyny biologiczne:
● bakterie – mogą rozmnożyć się w temperaturze 28–32 oC i w śro−
dowisku o dużej zawartości wilgoci (80–95%);
● grzyby – zwłaszcza pleśniowe, są najbardziej aktywne w rozkła−
dzie różnych materiałów. Szybko rozmnażają się w środowisku
wilgotnym. W archiwaliach najczęściej spotykane są: grzyby
niedoskonałe, workowce, promieniowce, podstawczaki. Rozmna−
żają się najszybciej przy wilgotności 65–80%;
● owady – występują głównie w postaci larwalnej. Drążą otwory
w oprawach i wewnątrz obiektów. Rozwijają się w magazynach
ciemnych, rzadko wietrzonych, na drewnianych regałach. Do
najczęściej spotykanych należą: żywiak chlebowiec, rybik cukro−
wy, prusak, pustosz kradnik, skórnik słoniniec, przetycz;
● gryzonie – myszy i szczury spotykane są w bardzo zaniedbanych
pomieszczeniach.

Przyczyny mechaniczne:
● niewłaściwe ułożenie obiektów na regałach;
● nieostrożne obchodzenie się ze zbiorami podczas korzystania z nich;

52
pH – wykładnik wodorowy; z jego pomocą ustala się kwasowość lub za−
sadowość roztworu. Roztwory obojętne mają pH = 7, roztwory kwaśne – od
0 do 7, roztwory zasadowe – od 7 do 14. Pomiar pH przeprowadza się przy−
rządem zw. pehametrem.

109
● przesyłanie pocztą;
● przenoszenie w inne miejsce.

3. Opakowania dla zbiorów

Możliwość długiego przechowywania archiwaliów w znacznym
stopniu zależy od sposobu ich zabezpieczenia przez oprawienie, za−
łożenie obwoluty, umieszczenie w teczce lub pudle ochronnym z tek−
tury bezkwasowej. Poniżej zestawiono rodzaje opakowań zaleca−
nych dla różnych typów archiwaliów.

Materiał archiwalny Rodzaj opakowania

Aktowe materiały archiwalne, Papierowe obwoluty, teki,

dokumenty pergaminowe pudła, futerały

Skórzane i pergaminowe Papierowe obwoluty, wiązane okładki

oprawy ksiąg tekturowe, teczki, pudła

Dokumenty z pieczęciami Pudła z wycięciami na pieczęcie

woskowymi i innymi lub „półką”

Pieczęcie woskowe, metalowe Woreczki z perforowanego,

puszki pieczętne, bulle ołowiane niehigroskopijnego papieru,
pudełka tekturowe

Mapy, plany, grafiki, fotografie, Papierowe przekładki, teki,

dokumentacja techniczna koperty, tuby

Odpowiednio dobrane opakowania zabezpieczają obiekty przed

zbyt szybkim zużyciem, zabezpieczają materiały na półkach, ogra−
niczają dostęp światła dziennego, redukują dostęp kurzu i zanie−
czyszczeń atmosferycznych. Mogą też, przynajmniej częściowo,
ochronić je przed ogniem lub zalaniem.

4. Przechowywanie zbiorów
Niezwykle istotne jest właściwe przechowywanie materiałów ar−
chiwalnych w magazynie. Nie może to być piwnica, gdzie często po−
jawia się wilgoć i przebiegają instalacje: centralnego ogrzewania,
kanalizacyjna, wodna. Nie powinien też być to strych, jeśli nie ma
tam należytej izolacji termicznej. Sufity i ściany powinny być po−

110
malowane jasnymi farbami o dużej zawartości tlenku cynku i tlen−
ku tytanu. Instalacja grzewcza powinna mieć zawory termostatycz−
ne. W magazynie umieszcza się termometr i higrometr, a odczy−
tane wartości temperatury i wilgotności powietrza codziennie zapi−
suje się w specjalnie do tego przeznaczonym zeszycie. Drzwi do
magazynu muszą być ognioodporne, najlepiej z zamkiem na kod
magnetyczny, co zabezpieczy zbiory przed kradzieżą. W magazynie
musi znaleźć się też gaśnica – jej typ uzależniony jest od rodzaju
zbiorów i przepisów miejscowych. Absolutnie nie można w magazy−
nie palić tytoniu ani spożywać posiłków. Niedopuszczalne jest też
przetrzymywanie roślin w magazynach lub pracowani (czytelni)
naukowej.
Niedoceniany, a niezwykle ważny z punktu widzenia bezpieczeń−
stwa zbiorów, jest problem stałego utrzymania porządku i czysto−
ści w magazynach. Brud i kurz są przecież głównymi czynnikami
zakażenia akt mikroflorą. Przyczyniają się też do zmian właściwo−
ści fizykochemicznych obiektów.
Podłogi w pomieszczeniach, gdzie zgromadzone są zbiory, win−
ny mieć gładką fakturę, umożliwiającą łatwe sprzątanie odkurza−
czem elektrycznym z filtrem oraz sprzątanie na mokro. Czystą
podłogę można zapastować i wyfroterować. Wówczas kurz nie bę−
dzie tam łatwo osiadał. Cyklicznie trzeba odkurzać zbiory – najle−
piej odkurzaczem elektrycznym z odpowiednimi końcówkami ssą−
cymi. Odkurzanie powinno odbywać się w osobnym pomieszczeniu.
Pył i kurz ze sprzętu magazynowego usuwa się szmatką zmoczoną
w roztworze środka dezynfekującego. Okresowo powinno się prze−
prowadzić dezynfekcję i dezynsekcję magazynów i zgromadzonych
tam materiałów. Firmie przeprowadzającej taki zabieg trzeba
zwrócić uwagę, aby wykorzystane w tym celu preparaty były sku−
teczne wobec mikroflory, ale nieszkodliwe dla obiektów odkaża−
nych.
Okna powinny być szczelne, aby nie przedostały się przez nie
owady oraz pył; należy je zasłaniać żaluzjami przed promieniami
słonecznymi.
Gdy chodzi o sprzęt służący do przechowywania zbiorów, to najko−
rzystniejsze są regały metalowe z półkami umożliwiającymi bez−
pieczne i wygodne umieszczanie na nich obiektów. Regały w magazy−
nach ustawia się prostopadle do okien, a boczne ściany zasłania się
przed promieniami słonecznymi. Dolna półka winna być zainstalo−
wana co najmniej 10 cm nad podłogą, co zminimalizuje ryzyko zala−

111
nia oraz uszkodzenia archiwaliów przez przechodzące osoby. Istotne
jest też zachowanie odpowiedniej odległości (15 cm) między górną
półką a sufitem. Zbiory nie mogą znajdować się blisko źródeł światła
elektrycznego, gdyż grozi to przegrzaniem, a nawet pożarem. Odle−
głości między półkami muszą uwzględniać formaty materiałów, dla−
tego też warto instalować półki ruchome, łatwe do przemieszczania.
Obiekty rozmieszcza się na półkach tak, by można je łatwo wyj−
mować lub przestawiać. Jeśli będą ustawione zbyt ciasno, szybko
się uszkodzą. W sytuacjach gdy półki nie są wypełnione całkowi−
cie, należy wykorzystywać podpórki zapewniające stabilne usta−
wienie archiwaliów. Powinny mieć one gładką powierzchnię i sze−
rokie krawędzie, przez co ustrzeże się obiekty od zagnieceń i roz−
darć. Obiekty nie mogą wystawać poza brzegi półek w przejściach,
gdyż mogą zostać uszkodzone. Księgi mające oprawę z elementa−
mi metalowymi, takimi jak okucia i zapinki, trzeba przechowywać
w pudłach lub oddzielić arkuszem tektury od ksiąg stojących obok.
Trzeba pamiętać o oddzielaniu opraw papierowych i opraw z tka−
nin od opraw skórzanych.
Obiekty wielkoformatowe, ciężkie (atlasy, albumy, księgi) należy
przechowywać w pozycji leżącej. Nie wolno stawiać ksiąg na ich
przednich krawędziach grzbietem do góry, gdyż spowoduje to oblu−
zowanie oprawy i zniszczenie struktury obiektu. Nie powinno się
układać dokumentów w stosy, gdyż grozi to ich przewróceniem. Nie
umieszcza się też dużych obiektów na małych.
Mapy przechowuje się w rulonach umieszczonych w tubusach –
np. z tworzywa sztucznego – lub w szufladach dużych szaf w for−
mie rozłożonej. Wysokość i głębokość szuflad musi umożliwiać ła−
twe wyjmowanie map.
Bardzo ważne znaczenie ma właściwe zdejmowanie ksiąg z półki
– nie można tego robić pociągając za górną krawędź grzbietu, po−
nieważ doprowadzi to do rozdarcia grzbietu oprawy. Nie przenosi
się więcej obiektów niż tyle, ile można mocno uchwycić w dwóch rę−
kach. Obiekt o znacznej wartości należy wynosić z magazynu spa−
kowany płasko, w mocnym pudle. W razie konieczności pudło takie
można wyłożyć polistyrenem lub pianką, dzięki czemu obiekt nie
będzie się przesuwał wewnątrz pudła. Pojedyncze obiekty przenosi
się w tekturowych teczkach i pudłach. Jeśli trzeba z nimi wyjść na
zewnątrz, pudło powinno się nieść w polietylenowej torbie. Gdy
obiekty wynoszone są na zewnątrz budynku, należy użyć kontene−
rów z zamykanymi pokrywami.

112
 Odrębną kwestią są działania profilaktyczne w stosunku do do−
kumentacji dźwiękowej. Taśmy magnetofonowe i płyty gramo−
fonowe winylowe powinny być umieszczane w szafach drewnia−
nych w pozycji pionowej. Ważna jest ochrona przed wpływem ze−
wnętrznych pól magnetycznych oraz utrzymywanie właściwej tem−
peratury oraz wilgotności względnej powietrza. Dla celów użytko−
wych warto przegrać zbiory na płyty kompaktowe i udostępniać je
tylko w tej postaci. Niezależnie od przypadkowego stwierdzenia
złego stanu zachowania, należy co kilka lat przeprowadzić wyryw−
kową kontrolę jakości dźwięku przez przesłuchanie zapisu.
Sprawą pierwszoplanową w profilaktyce jest zagwarantowanie
stałych, optymalnych warunków przechowywania obiektów. Ponie−
waż zasadniczy wpływ na stan archiwaliów ma temperatura i wil−
gotność powietrza, trzeba bezwzględnie przestrzegać ich wartości
określonych przepisami. W zależności od nośnika są one zróżnico−
wane.

Rodzaj materiału Temperatura Wilgotność

archiwalnego powietrza względna
powietrza RH

Pergamin i skóra 18oC (+−2oC) 50–60% (+−5%)

Papier 16oC (+−2oC) 45–55% (+−5%)

Fotografie czarno−białe,
negatywy, pozytywy 21oC (+−2oC) 25–35% (+−5%)

Fotografie kolorowe,
negatywy i pozytywy 2oC (+−2oC) 25–35% (+−5%)

Negatywy na szkle 21oC (+−2oC) 30–50% (+−5%)

Materiały audiowizualne:
cylindry, dyski mechaniczne 18oC (+−2oC) 40% (+−5%)

Taśmy magnetofonowe,
taśmy VHS i inne 18oC (+−2oC) 30% (+−5%)

Płyty CD 20 oC (+−3oC) 40% (+−5%)

113
 Utrzymanie optymalnych parametrów spowalnia szybkość reak−
cji chemicznych prowadzących do destrukcji zbiorów, zapobiega od−
kształceniom mechanicznym i chroni przed zniszczeniem biologicz−
nym.
Ważne jest częste wietrzenie pomieszczeń, zwłaszcza w okresie
letnim. Jeżeli w pomieszczeniu, w którym znajdują się zbiory, jest
zbyt sucho, można włączyć nawilżacz lub ustawić naczynia ka−
mionkowe z wodą. Natomiast jeśli wilgotność jest wyższa niż 65%,
należy włączyć osuszacz (odwilżacz) powietrza.
W trosce o ochronę zbiorów przed pożarem instaluje się automa−
tyczną instalację alarmową. Jeśli jej brak, musi wystarczyć gaśni−
ca umieszczona w oznakowanym miejscu i łatwo dostępna.
Niezwykle istotne jest należyte oświetlenie pomieszczeń świa−
tłem elektrycznym. W magazynach i na ekspozycji powinno ono
być możliwie najsłabsze – od 50 do 200 luksów. Pomiaru dokony−
wać trzeba światłomierzem (mierzy on natężenie światła w lu−
ksach, czyli lumenach na metr kwadratowy). Pamiętać trzeba, iż
promienie ultrafioletowe (najwięcej jest ich w świetle dziennym)
mogą powodować zmiany fizyczne i chemiczne. Wprawdzie najbar−
dziej popularne są lampy żarowe, lecz emitują one dużo ciepła.
Dlatego najkorzystniej jest zamontować lampy fluorescencyjne,
czyli świetlówki. Wydzielają one mało ciepła i są energooszczędne.
Światło w magazynach zapala się tylko wówczas, gdy przebywa
tam obsługa. W przypadku eksponowania na wystawach materia−
łów szczególnie wrażliwych na światło (gazety, fotografie, akware−
le, tkaniny) czas ekspozycji nie powinien przekraczać okresu
dwóch miesięcy.
Jeżeli archiwista zauważy obiekty skażone przez mikroorgani−
zmy, powinien niezwłocznie odizolować je od pozostałych materia−
łów i zlecić dezynfekcję. Półki, na których znajdował się taki
obiekt, trzeba przetrzeć roztworem dezynfekcyjnym. Przede wszy−
stkim jednak, w trosce o stan mikrobiologiczny zbiorów, należy
sprawdzać, czy przejęte przez archiwum obiekty nie są zakażone.
Trzeba też kontrolować cyrkulację powietrza w pomieszczeniach
magazynowych, utrzymywać w nich porządek i czystość. Raz na
kilka lat trzeba dokonać dokładnego oczyszczenia archiwaliów
z kurzu i pyłu. Nie powinno się ustawiać materiałów na półkach
bezpośrednio przy ścianie zewnętrznej, ponieważ zakłóca to cyrku−
lację powietrza. Ważną kwestią jest zapewnienie izolacji wodnej
piwnic oraz dbałość o stan rynien.

114
 W pomieszczeniu, w którym przechowujemy zbiory, mogą poja−
wić się owady i gryzonie. Aby ograniczyć lub zupełnie wyelimino−
wać ich obecność, należy systematycznie sprawdzać, czy w budyn−
ku nie zauważono śladów ich bytności. Nie wolno przechowywać
w magazynach żywności ani napojów. W oknach i otworach wenty−
lacyjnych winny być założone siatki. Trzeba też regularnie usuwać
śmieci i sprzątać miejsca wokół koszy na odpadki. Dbałość o czy−
stość wszystkich pomieszczeń archiwum musi być standardem
w poczynaniach archiwisty.
Obecność owadów w archiwaliach można rozpoznać po wydrążo−
nych w kartach wąskich kanalikach. Czasem można w takim kana−
liku napotkać martwego owada lub tylko ekskrementy pozostawio−
ne przez niego (mają jasną barwę). O obecności grzybów pleśnio−
wych i bakterii świadczyć będzie: pudrowy nalot w kolorze czarnym
lub białym, przebarwienia na papierze w kolorze różowym i brunat−
nym, a także bardzo słaba (bibulasta) struktura papieru.
Wszystkie osoby zatrudnione w archiwach muszą posiadać pod−
stawowe wiadomości z zakresu profilaktyki. Magazynierzy powin−
ni mieć odzież ochronną, przeznaczoną wyłącznie do pracy w ma−
gazynie: fartuch, rękawiczki, maseczkę.
Przy organizowaniu wystaw warto rozważyć, czy w celu ochrony
oryginału nie byłoby lepiej wyeksponować jedynie kolorowej foto−
kopii, faksimile, makiety czy nawet cyfrową kserokopię materiału
archiwalnego. Zwiedzający powinni zrozumieć, że ważniejsze jest
uchronienie obiektu przed działaniem szkodliwych czynników niż
estetyczne doznanie osoby oglądającej ekspozycję. Często zresztą
jakość wykonanej fotokopii jest tak dobra, że z trudem można ją
odróżnić od oryginału. Ekspozycję oświetla się światłem odbitym.
Po godzinach otwarcia wystawy gabloty należy przykryć zasłona−
mi lub papierem. Trzeba pamiętać o tym, że szkodliwość promie−
niowania świetlnego kumuluje się w czasie. Przyjęto, iż archiwalia
mogą być wystawione na działanie światła najwyżej przez trzy
miesiące po 8 godzin dziennie. Promieniowanie ultrafioletowe re−
dukuje się, stosując filtry i zasłony.

5. Konserwacja archiwaliów
Konserwacja (zwana też restauracją) jest zespołem zabiegów,
które podejmuje się na uszkodzonym obiekcie w celu przywrócenia
mu stanu pozwalającego na dalsze użytkowanie. Konserwacja po−
winna polegać na ratowaniu archiwaliów przed dalszą destrukcją

115
i zachowaniu tego, co przetrwało do chwili podjęcia zabiegu restau−
racyjnego.
Podstawowymi warunkami prawidłowej i skutecznej pracy re−
stauratora jest dysponowanie przezeń odpowiednim pomieszcze−
niem oraz zestawem niezbędnych narzędzi, aparatury, odczynni−
ków chemicznych.
Archiwista nie jest w stanie zorganizować sobie takiego zaple−
cza, a tym bardziej – nie mając doświadczenia zawodowego i prak−
tycznego – prawidłowo wykonać poważniejszych zabiegów konser−
watorskich, takich jak uzupełnienie ubytków papieru masą papie−
rową, restauracja pieczęci, oprawa w skórę itp. Może się jedynie
ograniczyć do tzw. małej konserwacji i to wyłącznie w przypadku
obiektów współczesnych. Bez wątpienia potrafi on mechanicznie
oczyścić z pyłu i kurzu karty papieru, posługując się w tym celu
miękkim pędzelkiem, tamponem z waty i gumką ołówkową. Jest
także w stanie usunąć rdzę po wyjętych z akt spinaczach i zszyw−
kach metalowych, poprzez delikatne zeskrobanie osadu z papieru
przy użyciu noża (skalpela), a następnie oczyścić kartę z pyłu.
Usuwanie innych zanieczyszczeń wymaga już wykorzystania roz−
maitych odczynników chemicznych i preparatów. Wymaga też
wielkiej ostrożności. Dlatego może się odbywać wyłącznie w spec−
jalistycznej pracowni konserwatorskiej.
W warunkach archiwalnych można samodzielnie wyprostować
pogniecioną kartę papieru. Aby to uczynić, należy nawilżyć tam−
ponem nasyconym wodą destylowaną miejsce zagniecione na karcie
(po uprzednim sprawdzeniu, czy pismo jest trwałe i nie rozpłynie
się), a następnie włożyć kartę między dwa arkusze kartonu i umieś−
cić w prasie introligatorskiej (lub między deskami pod przyciskiem).
Już po kilku godzinach uzyskamy pożądany efekt.
Nierzadko archiwista będzie miał do czynienia z kartami
przedartymi. Jeśli defekt ten występuje w materiałach współcze−
snych, może spróbować sam go naprawić. Tym bardziej że pozo−
stawienie tego uszkodzenia może spowodować dalsze rozdarcie,
a nawet oderwanie znacznego fragmentu tekstu. Znanych jest
kilka rodzajów klejenia rozdarć. Do najbardziej popularnych na−
leży klejenie „na styk”. Wykorzystuje się tu naturalną, włóknistą
strukturę papieru. Znajdujące się na krawędziach rozdarcia
włókna smaruje się klejem (najlepiej metylocelulozowym – przy
użyciu pędzelka), a następnie na szklanej płycie składa się roz−
darcie i delikatnie wygładza kostką introligatorską. Klejenie bę−

116
dzie wówczas prawie niewidoczne, a czytelność tekstu nie będzie
osłabiona.
W przypadku rozdarć zastarzałych, gdzie doszło już do załamań,
deformacji i ubytku papieru, klejenie „na styk” nie będzie skutecz−
ne. Wówczas przeprowadza się zabieg zwany dublażem. Polega on
na zaklejeniu rozdarcia pasemkiem bibułki japońskiej, posmaro−
wanej klejem metylocelulozowym. Sklejenie takie jest dość mocne,
elastyczne i w małym stopniu obniża czytelność zaklejonego te−
kstu. W ostatnim czasie pojawiły się w sprzedaży bibułki samo−
przylepne, bezkwasowe, zawierające rezerwę zasadową (tzw. fil−
moplast firmy Neschen) Można z nich korzystać w przypadku akt
spisanych na papierze maszynowym. W żadnym wypadku nie
wolno natomiast korzystać ze zwykłych taśm samoprzylep−
nych (popularnych Scotchy). Z biegiem lat taśma taka żółknie,
traci elastyczność i wytrzymałość mechaniczną, powoduje przebar−
wienie i prześwitywanie papieru. Substancja klejowa bardzo nie−
korzystnie wpływa na papier, farbę drukarską, atrament; zwięk−
sza chłonność wilgoci i obniża wartości pH.
Archiwista może sobie również sam poradzić w przypadku nie−
wielkiego zalania akt wodą. Musi wówczas natychmiast przystąpić
do ich osuszania, rozstawiając wachlarzowo na podłodze lub prze−
kładając zamoczone karty arkuszami bibuły. Metoda ta jest dość
pracochłonna, ale nie wymaga kosztownego sprzętu ani materia−
łów. Może jednak spowodować odkształcenia suszonego materiału.
W żadnym wypadku nie można archiwaliów osuszać, kładąc je na
kaloryferze, gdyż grozi to sklejeniem się kart i skamienieniem blo−
ku. Akta lepiej suszyć na powietrzu, można też wykorzystać osu−
szacze powietrza lub też suszyć je metodą liofilizacji albo próżnio−
wo. Jeśli ilość zalanego materiału jest bardzo duża, należy go za−
mrozić, aby zredukować zniekształcenia fizyczne i możliwość zain−
fekowania biologicznego. Trzeba jednak pamiętać, iż rozmrażać ta−
kie materiały można tylko przy użyciu specjalistycznego sprzętu
– liofilizatorów. Praktyczniejsze zatem jest suszenie naturalne.
Z materiałów archiwalnych, na których dostrzegalne są ślady
pleśni, można usunąć nalot bawełnianą szmatką lub pędzelkiem,
a następnie przetrzeć tamponem zwilżonym w alkoholu etylowym
lub w zalecanym przez konserwatorów preparacie dezynfekcyjnym.
Jeżeli nalot pleśniowy znów się pojawi, trzeba bezzwłocznie skon−
sultować się ze specjalistą, eksperymentowanie w tym zakresie mo−
że bowiem okazać się bardzo szkodliwe dla obiektu. Wszystkie

117
powyższe zabiegi trzeba wykonywać w jednorazowych lateksowych
rękawiczkach, maseczce na twarzy oraz w odzieży ochronnej.

6. Reprografia
Formą ochrony zbiorów przed zniszczeniem może być reprografia.
Wykonanie kopii pozwala na ograniczenie udostępniania oryginal−
nych archiwaliów. Najbardziej rozpowszechnionymi metodami re−
prograficznymi są: fotografia, kserokopiowanie, mikrofilmowanie.
Kserokopie z materiałów archiwalnych powinny być wykonywane
sporadycznie i to tylko wówczas, gdy stan fizyczny dokumentu po−
zwala na jego skopiowanie. Trzeba pamiętać o tym, że naświetle−
nie kopiowanego materiału w maszynie kopiującej niszczy
papier i przyspiesza jego starzenie. Lepiej ochronie oryginal−
nych dokumentów służy fotografia. Jakość fotografii jest też niepo−
równanie lepsza niż kserokopii – oddaje kolor i wyrazistość pisma.
W interesie każdego archiwum jest natomiast stworzenie zbioru
mikrofilmów użytkowych. W zależności od potrzeb sporządza
się mikrofilmy obiektów najcenniejszych lub też najbardziej
zagrożonych. Chodzi tu o archiwalia, które są najczęstszym przed−
miotem zainteresowania użytkowników. W przypadku publikacji
korzysta się już z klisz oryginałów, dzięki czemu nie ma potrzeby
ponownego fotografowania oryginału, co przyczynia się do jego
ochrony. Jeśli jest to możliwe, warto wykonać również mikrofilm
archiwalny. Będzie on stanowił zabezpieczenie treści różnych
dokumentów na wypadek katastrofy (pożar, powódź, trzęsienie
ziemi, wojna). Podstawowe znaczenie będzie tu miała kompletność
i zgodność z oryginalnym dokumentem. Mikrofilm taki powinien
być wykonany na filmie czarno−białym.
Coraz powszechniejsze stają się obecnie techniki skanowania
archiwaliów lub wykonywania zdjęć cyfrowych. Kłopotliwą stroną
stosowania tych technologii, ze względu na szybkie starzenie się
nośników i programów komputerowych, jest długoletnie prze−
chowywanie kopii. Nadal uważa się zatem, iż najtrwalszym zabez−
pieczeniem materiałów archiwalnych są mikrofilmy. Ich żywotność
jest dziesięciokrotnie dłuższa niż płyt kompaktowych.

118
WSKAZÓWKI BIBLIOGRAFICZNE

Wydane w Polsce podręczniki archiwistyki były pisane z myślą

o studentach, którzy w przyszłości zasilą kadry pracowników ar−
chiwów państwowych lub archiwów zakładowych (instytucji
i przedsiębiorstw). Z tej przyczyny ich treść jest dostosowana do
specyfiki funkcji i zasobu tych archiwów. W tym obszarze tema−
tycznym ciągle brakuje natomiast podręcznika napisanego z myślą
o archiwistach pracujących w instytucjach polonijnych. Mimo to
wiele przydatnych informacji, dotyczących ogólnych spraw archi−
walnych, w tym metodyki postępowania z archiwaliami, znaleźć
można w podręcznikach autorstwa Haliny Robótki, Bohdana Ry−
szewskiego i Andrzeja Tomczaka, pt. Archiwistyka (Warszawa
1989), jak również w kilkakrotnie wznawianej pracy zbiorowej wy−
danej pod redakcją Stanisława Nawrockiego i Stanisława Sierpow−
skiego, pt. Metodyka pracy archiwalnej (wydanie I – Poznań 1992;
wydanie V – Poznań 2004). Ciągle bardzo przydatna jest także
książka Czesława Biernata, Problemy archiwistyki współczesnej
(Warszawa 1977), a także broszura autorstwa Wacława Milew−
skiego Inwentaryzowanie małych zespołów archiwalnych (Londyn
1981). Wśród nowszych opracowań, kierowanych jednak raczej do
archiwistów zakładowych, wymienić można Poradnik kancelaryj−
no−archiwalny, praca zbiorowa pod redakcją Tadeusza Dzwonkow−
skiego i Krzysztofa Stryjkowskiego (Poznań–Zielona Góra 2000)
oraz Vademecum kancelaryjno−archiwalne pod redakcją K. Stryj−
kowskiego (Poznań 2001). W pracy archiwisty przydatna jest rów−
nież książka Ireneusza Ihnatowicza, Vademecum do badań nad hi−
storią XIX i XX wieku (t. 1/2, Warszawa 1967–1971) oraz jej dru−
gie, poszerzone wydanie (Ireneusz Ihnatowicz, Andrzej Biernat,
Vademecum do badań nad historią XIX i XX wieku, Warszawa 2003).
Podstawowe informacje na temat opracowania i postępowania z ar−
chiwaliami znaleźć można w najważniejszym polskim czasopiśmie ar−
chiwalnym, jakim jest „Archeion”, ukazujący się od 1926 r. Wśród licz−
nych artykułów wymienić można klasyczną już publikację Kazimie−
rza Konarskiego pt. Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego.

119
Zasady opracowania („Archeion”, 21, 1952, s. 192–201). Bibliografię
zawartości pierwszych stu tomów „Archeionu” zamieszczono w do−
datku do tomu 100 tego czasopisma, opracowanym przez Reginę Pie−
chotę (Warszawa 2000). Warto też zwrócić uwagę na Bibliografię ar−
chiwistyki polskiej do roku 1970 w opracowaniu Jana Pakulskiego,
Reginy Piechoty i Bohdana Ryszewskiego (Warszawa 1984).
Przepisy archiwalno−metodyczne zostały wydane w publikacji Zbiór
przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Ar−
chiwów Państwowych, wybór i opracowanie Maria Tarakanowska
i Ewa Rosowska (Warszawa 2001). Najnowsze wskazówki metodycz−
ne publikowane są na bieżąco w „Archeionie” (począwszy od t. 104).
W pracy każdego archiwisty niezbędną pomoc stanowią słowni−
ki archiwalne. Ciągle przydatny jest Polski słownik archiwalny
wydany pod redakcją Wandy Maciejewskiej (Warszawa 1974).
Z nowszych wydawnictw polecić można międzynarodowy słownik
archiwalny Dictionary of Archival Terminology. Dictionnaire de
terminologie archivistique. English and French with equivalents
in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish, 2nd Revised Edi−
tion, ed. by P. Walne, München–New York–London–Paris 1988.
Z zagadnień szczegółowych, przydatne mogą być tłumaczenia
polskie międzynarodowych standardów archiwalnych: Międzyna−
rodowy standard opisu archiwalnego. Część ogólna ISAD(G) (War−
szawa 1995) oraz Międzynarodowy standard archiwalnych haseł
wzorcowych ISAAR(CPF) (Warszawa 2000).
Do postępowania z dokumentacją nieaktową pomocne są publika−
cje Haliny Robótki, Metodyka archiwalna. Opracowanie dokumen−
tacji geodezyjno−kartograficznej, technicznej, audiowizualnej (foto−
grafii, filmów i mikrofilmów, nagrań), Toruń 1988, oraz Heleny
Karczowej pt. Rozwój form kancelaryjnych i współczesne rodzaje do−
kumentów archiwalnych. Dokumentacja wizualna i audialna (foto−
grafie, filmy, nagrania), Toruń 1979. Podstawowe zasady zabezpie−
czania i przechowywania materiałów fotograficznych podaje przewo−
dnik opracowany przez zespół redakcyjny w składzie: Sebastian Do−
brusskin, Wolfgang Hesse, Martin Jürgens, Klaus Pollmeier, Mar−
jen Schmidt, wydany przez Związek Muzeów Badenii−Wirtembergii
(wyd. 4 – Esslingen 2001). Przydatna może być też publikacja Au−
diovisual Archives. A practical reader. Edited and compiled by He−
len P. Harrison. General Information Programme and UNISIST
UNESCO, zamieszczona na stronie internetowej http://unesdoc.une−
sco.org/images/0010/001096/109612eo.pdf

120
 Zagadnienia przechowywania i konserwacji archiwaliów oma−
wiane są szerzej w opracowaniach: Maryny Husarskiej i Ireny Sa−
durskiej Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych (War−
szawa 1968), a także Aktualne tendencje ochrony zbiorów biblio−
tecznych i archiwalnych, red. B. Drewniewska−Idziak (Warszawa
2002), Ochrona i konserwacja zbiorów bibliotecznych. Materiały
z ogólnopolskiej konferencji, 15–17 października 1998 (Warszawa
1998) oraz Preservation Management. Between policy and practi−
ce, ed. ECPA (Hague 1999). Przydatne w tej dziedzinie są również
książki Bronisława Zyski, pt. Biologia książki (cz. 1–2, Katowice
1996–1997) oraz Ochrona zbiorów bibliotecznych przed zniszcze−
niem, t. 1–4 (Katowice 1991–1998).
Jacek Krochmal
ANEKSY
Aneks nr 1
Wzory formularzy archiwalnych
 KARTA ZESPO£U (ZBIORU) – za³¹cznik do decyzji nr 17 Naczelnego Dyrektora Archiwów Pañstwowych z dnia 30.09.2005 r.
1. Symbol karty 2. Nazwa zespo³u (zbioru) 3. Kod zespo³u (zbioru) 4. Stempel Archiwum

5a. Daty krañcowe 5b. Daty krañcowe

dok. niearchiwalnej

6. Rozmiar zespo³u (zbioru) 6a. Liczba j.a. 6b. Liczba mb 6c. Opracowane j.a. 6d. Opracowane mb. 6e. Nieopracowane j.a. 6f. Nieopracowane mb. 6g. Bez ewidencji j.a. 6h. Bez ewidencji mb. 6i. Niearch. j.a. 6j. Niearch. mb.

7. Daty i numery ksiêgi nabytków, ubytków i przesuniêæ miêdzyzespo³owych

1. Karta zespołu (zbioru) – awers.

8. Stan zachowania 9. Pomoce archiwalne

8a. Szacunkowy

8b. Zewnêtrzny

8c. Fizyczny

10. Bibliografia 11. Informacje dodatkowe

12. Data 13. Imiê i nazwisko

125
126
14. Dzieje aktotwórcy:

15. ZawartoϾ:

16. Dostêpnoœæ: 17. Jêzyk:

2. Karta zespołu (zbioru) – rewers.
 3. Opis teczki aktowej (przykład) – zob. s. 129, przykład wypeł−
nienia karty inwentarzowej oraz Aneks nr 2 – inwentarz książkowy,
opis sygn. 1.

Archiwum ……………
[pieczęć archiwum / instytucji]

Zesp. nr 1275 – Zbiór dr. Jana Rauma

Artykuł dr. Jana Rauma pt. „Przyczynek do nauki o nekrozie komórki”

1893

k. 7

Dawna sygn. 7

1
127
 4. Karta inwentarzowa dla dokumentacji aktowej (wzór).

Legenda:
1. nazwa archiwum,
2. nazwa zespołu (zbioru),
3. sygnatura,
4. tytuł jednostki (teczki) lub krótka informacja o jej zawartości,
5. daty skrajne,
6. opis zewnętrzny (stan zachowania),
7. dawne sygnatury (w kolejności od najmłodszej, tj. ostatnio
nadanej),
8. informacje o edycji źródła,
9. uwagi dodatkowe.
Pozostałe rubryki (górne) pozostają niewypełnione; w lewym gór−
nym rogu można odcisnąć pieczęć archiwum (instytucji).

128
 5. Karta inwentarzowa – przykład wypełnienia (zob. Aneks nr 2
– inwentarz książkowy, opis sygn. 1).

129
Aneks nr 2
Przykładowy inwentarz książkowy ze wstępem

Prezentowany poniżej inwentarz książkowy zbioru archiwalne−

go Zbiór dr. Jana Rauma z lat 1859–1923 pochodzi z zasobu Ar−
chiwum Państwowego miasta stołecznego Warszawy. Zbiór ten zo−
stał opracowany przez Marcina Majewskiego, który jest również
autorem wstępu do inwentarza.
Do sporządzenia inwentarza wykorzystano komputerową bazę
IZA (zob. wyżej, s. 102), umożliwiającą wydrukowanie gotowego
(wypełnionego) formularza inwentarza książkowego. Kolejne wer−
sje bazy IZA pozwalają na modyfikowanie układu tego formularza,
przy zachowaniu wszystkich jego części składowych. Tak więc za−
równo technika wykonania inwentarza, jak też rozmieszczenie ele−
mentów opisu jednostek archiwalnych są dowolne i zależą wyłącz−
nie od środków technicznych, jakimi dysponuje archiwista.
Inwentarz ten został zamieszczony w poradniku jako przykład
opracowania niewielkiego zbioru archiwalnego zawierającego spu−
ściznę po – w tym przypadku – wybitnym chirurgu. Archiwiści opra−
cowujący podobne zespoły (zbiory) będą mogli wzorować się zarów−
no na zawartości i układzie wstępu do inwentarza, jak też schema−
cie zawartości samego inwentarza książkowego. Zaprezentowany
inwentarz może być zatem traktowany jako pomoc przy opracowy−
waniu innych zespołów (zbiorów) archiwalnych.

130
72
Archiwum Państwowe m.st. Warszawy
Krzywe Koło 7/9
00−270 Warszawa

INWENTARZ

Zespołu (zbioru) akt: Zbiór dr Jana Rauma

z lat 1859–1923

Nr zespołu: 1275

Opracował: Marcin Majewski

131
Spis treœci:

1. Wstêp do inwentarza
– Biogram
– Dzieje zespo³u
– Charakterystyka archiwalna zespo³u
– Zawartoœæ zespo³u
– Analiza metod porz¹dkowania i inwentaryzacji zespo³u
– Bibliografia

2. Inwentarz
– Prace twórcy zespo³u
– Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³u
– Materia³y biograficzne
– Korespondencja
– Materia³y rodzinne
– Materia³y osób obcych

132
 Wstêp do Inwentarza

Zbiór dr Jana Rauma

I. Biogram
Jan Roch Raum (1854–1918), lekarz, chirurg warszawski, urodzi³ siê
16 sierpnia w Warszawie. By³ synem Jana. Po ukoñczeniu nauki w IV Gim-
nazjum Pañstwowym w Warszawie rozpocz¹³ w 1873 r. studia lekarskie
w Berlinie. Nastêpnie przez dwa semestry (VIII 1875–XII 1876) studiowa³
w Wiedniu, po czym wróci³ do Berlina, gdzie w 1878 r. uzyska³ stopieñ dok-
tora medycyny i chirurgii na podstawie pracy pt. „Die Wirkliche Dauer der
einfachen Muskelzusammenziehung”. Przeniós³ siê nastêpnie do Dorpatu,
by zdobyæ uprawnienia do praktyki lekarskiej w Cesarstwie Rosyjskim.
Po otrzymaniu stopnia doktora medycyny na Uniwersytecie w Dorpacie
w 1883 r. na podstawie pracy pt. „Beiträge zur Entwickelungsgeschichte
der Cysticercen”, Jan Raum powróci³ do Warszawy, gdzie rozpocz¹³ pracê
jako asystent najpierw w Klinice Juliana Kosiñskiego, póŸniej w oddzia³ach
W³adys³awa Krajewskiego i najd³u¿ej, bo ponad cztery lata, w Szpitalu
Ewangelickim u W³adys³awa Stankiewicza.
Jednoczeœnie prowadzi³ prace badawcze na Uniwersytecie Warszaw-
skim w pracowni patologii doœwiadczalnej S. M. £ukjanowa. W 1891 r.
mianowany zosta³ etatowym laborantem przy katedrze patologii ogólnej.
Zajmowa³ siê bakteriologi¹ i histopatologi¹, w tym etiologi¹ tê¿ca. Og³osi³
kilka prac o wynikach badañ nad martwic¹ komórek. Prace swe og³asza³
w czasopismach lekarskich (w sumie ponad 225). Prze³o¿y³ dzie³ko s³aw-
nego chirurga Fryderyka Esmarcha pt. „Pierwsza pomoc w nag³ych wypad-
kach” (Warszawa 1890), bêd¹ce bogato ilustrowanym podrêcznikiem
o pierwszej pomocy w fabrykach i na wsi. Opublikowa³ równie¿ przegl¹d
polskiego piœmiennictwa lekarskiego za rok 1897 (Warszawa 1898).
W 1883 r. Jan Raum obj¹³ ordynaturê oddzia³u chirurgicznego w Szpi-
talu Przemienienia Pañskiego w Warszawie i poœwiêci³ siê ca³kowicie pra-
cy szpitalnej. W 1899 r. zosta³ ponadto mianowany lekarzem naczelnym
tego¿ szpitala. Swój oddzia³ chirurgiczny powiêkszy³ o 100 ³ó¿ek i posta-
133
wi³ go na poziomie europejskim. W oddziale tym wykonywano do 1200
operacji rocznie.
Raum zas³yn¹³ w Warszawie jako wprawny i œmia³y chirurg, stosuj¹cy
najnowsze zdobycze nauki. Szczególnie zaj¹³ siê neurochirurgi¹, kiedy
specjalnoœæ ta by³a jeszcze w powijakach. Cechowa³a go du¿a wiedza te-
oretyczna i doskona³a technika operacyjna. Jako lekarz naczelny zabiega³
o rozbudowê swojej placówki. Obj¹wszy szpital zaniedbany, o 60 ³ó¿kach,
doprowadzi³ go do stanu 500 ³ó¿ek i unowoczeœni³. Przyczyni³ siê do utwo-
rzenia nowoczesnego laboratorium bakteriologicznego i pracowni radiolo-
gicznej. Jako jeden z pierwszych w Warszawie zaprowadzi³ w szpitalu wy-
ja³awianie materia³ów opatrunkowych i narzêdzi w parze pod ciœnieniem
(w autoklawie) oraz wprowadzi³ u¿ywanie podczas operacji wyja³owionych
rêkawiczek nicianych, a póŸniej gumowych.
Posiada³ bogat¹ bibliotekê lekarsk¹. Œledzi³ na bie¿¹co piœmiennictwo
i dzieli³ siê nim ze swoimi wspó³pracownikami. Wywiera³ na nich du¿y
wp³yw i pobudza³ do pracy.
Dzia³a³ w konspiracji przeciw caratowi. Na swym oddziale chirurgicznym
leczy³ rannych w starciach z policj¹ carsk¹ i swoj¹ karet¹ przewozi³ w bez-
pieczne miejsca.
7 stycznia 1890 r. Jan Raum zosta³ wybrany na cz³onka czynnego Towa-
rzystwa Lekarskiego Warszawskiego i od tego czasu przedstawia³ na po-
siedzeniach Towarzystwa wiele ciekawych przypadków chirurgicznych. By³
cz³onkiem Kasy Wsparcia podupad³ych lekarzy, istniej¹cej przy Towarzy-
stwie. Dzia³a³ równie¿ w innych towarzystwach, zarówno polskich, jak i za-
granicznych: Towarzystwie Osad Rolnych i Przytu³ków Rzemieœlniczych
(od 28 czerwca 1908 r.), Warszawskim Towarzystwie Hygienicznym (od 19
kwietnia 1912 r.), Towarzystwie Zachêty Sztuk Piêknych w Królestwie
Polskim, wchodzi³ w sk³ad Komitetu Muzeum Przemys³u i Rolnictwa
w Warszawie, gdzie 15 listopada 1913 r. do³¹czy³ do grona Cz³onków Pro-
tektorów Muzeum. By³ równie¿ cz³onkiem Deutschen Orthopädischen Ge-
sellschaft (od 14 kwietnia 1914 r.) oraz stowarzyszenia L’Assistance aux
Animaux we Francji.
Posiada³ tytu³ Radcy Stanu. Nale¿a³ do kolegium Magistratu m. Warsza-
wy do Spraw Dobroczynnoœci Publicznej i Zarz¹du Szpitali i Zak³adów Do-
broczynnych oraz wchodzi³ od 1909 r. do komisji dostaw leków, œrodków
opatrunkowych i urz¹dzeñ do szpitali.
W pracy zarazi³ siê czerwonk¹, na któr¹ zmar³ 22 paŸdziernika 1918 r.
Pochowany zosta³ w grobie rodzinnym na cmentarzu Pow¹zkowskim
w Warszawie. By³ odznaczony (1908) orderem œw. Stanis³awa II kl. Rodzi-
ny nie za³o¿y³.

134
 II. Dzieje zespo³u
Akta zosta³y przekazane do Archiwum w latach 1950–1955 i zarejestro-
wane pod wspólnym tytu³em „Zbiory rodzinne”. Zbiór otrzyma³ nr 1275.

III. Charakterystyka archiwalna zespo³u

1. Tytu³ zespo³u: „Zbiór dr Jana Rauma”
2. Granice chronologiczne: 1859–1923
3. Granice terytorialne: akta dotycz¹ przede wszystkim Warszawy, lecz
mo¿na tutaj znaleŸæ równie¿ dokumenty z Berlina, Dorpatu i Wiednia.
4. Rozmiary zespo³u: utworzono 39 jednostek, które stanowi¹ 0,37 m.b akt.
5. Charakterystyka techniczna materia³u aktowego:
– fizyczny stan zachowania akt – akta znajduj¹ siê w dobrym stanie
– w trakcie porz¹dkowania akta nie by³y brakowane, nie by³y mikrofilmo-
wane.

IV. Zawartoœæ zespo³u

Zachowany materia³ aktowy dotyczy dzia³alnoœci, zarówno naukowej jak
i zawodowej, dr Jana Rauma z lat 1903–1918. Sk³adaj¹ siê nañ druki, rê-
kopisy, maszynopisy, notatki, zestawienia bibliograficzne, zdjêcia oraz listy.
Ca³oœæ materia³u podzielono na szeœæ grup:

1. Prace twórcy zespo³u

a) artyku³y:
W grupie tej znalaz³y siê dwa artyku³y autorstwa dr J. Rauma: pierwszy,
dotycz¹cy nekrozy komórki oraz artyku³ poœwiêcony neurochirurgii, dzie-
dzinie medycyny bêd¹cej wówczas jeszcze w powijakach. Materia³om
nadano uk³ad chronologiczny.
b) materia³y warsztatowe:
Znalaz³y siê tutaj notatki i wycinki prasowe gromadzone przez dr Rauma,
odnosz¹ce siê do jego zainteresowañ. Poruszaj¹ one zagadnienia z takich
dziedzin medycyny jak: chirurgia, radiologia, czy problemy chirurgii wojsko-
wej, w tym ran postrza³owych. Do materia³ów pomocnych w pracy nauko-
wej zaliczone zosta³y równie¿ zestawienia bibliograficzne, spisy ksi¹¿ek
i czasopism znajduj¹cych siê w jego osobistej bibliotece oraz zbiór zdjêæ pa-
cjentów Szpitala Miejskiego Przemienia Pañskiego w Warszawie. Akta upo-
rz¹dkowano chronologicznie.

135
 2. Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³u
a) materia³y zwi¹zane z prac¹ dydaktyczn¹ dr J. Rauma na wy¿szych
uczelniach:
Znalaz³o siê tu zarz¹dzenie Szefa Administracji Genera³gubernatorstwa
Warszawskiego w sprawach przeprowadzenia egzaminów studentów me-
dycyny Uniwersytetu Warszawskiego oraz listy imienne studentów tego¿
wydzia³u. Akta u³o¿one zosta³y w porz¹dku chronologicznym.
b) materia³y zwi¹zane z prac¹ zawodow¹:
Umieszczono tutaj materia³y dotycz¹ce dzia³alnoœci Szpitala Miejskiego
Przemieniania Pañskiego w Warszawie, w tym: obsadê personelu szpitala
i odbywaj¹cych praktyki studentów, zestawienia tabelaryczne, statystyki
chorych, sprawozdania, sprawy finansowe (zapotrzebowania, rozliczenia)
oraz opis sal szpitalnych z podanym metra¿em pomieszczeñ. Ciekawym
dokumentem jest wyszczególnienie obowi¹zków i rozk³ad dnia poszczegól-
nych pracowników, ukazuj¹ce dzieñ powszechni placówki medycznej nie
od strony zarz¹dzania, a pracuj¹cych tam ludzi. Materia³om nadano uk³ad
chronologiczny.
c) materia³y zwi¹zane z dzia³alnoœci¹ wydawnicz¹:
Obejmuj¹ jedn¹ jednostkê. Znajduj¹ siê w niej rachunki wystawione
przez ró¿ne warszawskie drukarnie dla redakcji „Przyjaciela zwierz¹t”, pod-
pisane rêk¹ dr Rauma.

3. Materia³y biograficzne
Na grupê tê sk³adaj¹ siê dokumenty osobiste, zeszyty wyk³adów, dyplo-
my doktorskie z uniwersytetów w Berlinie i Dorpacie, a tak¿e dokumenty
poœwiadczaj¹ce uczestnictwo w ró¿nych stowarzyszeniach. Znalaz³y siê tu
równie¿ dokumenty dotycz¹ce spraw maj¹tkowych – pokwitowania zaci¹-
gniêtej po¿yczki oraz wp³at podatku lokalowego.

4. Korespondencja
Umieszczono tutaj listy i karty ilustrowane adresowane do Jana i Marii
Raumów. Jednostki u³o¿ono wed³ug dat powstania.

5. Materia³y rodzinne
W grupie tej znalaz³y siê dokumenty dotycz¹ce ¿ycia i dzia³alnoœci
M. Raum. Zosta³y u³o¿one wed³ug podobnego schematu jak dokumenty
dotycz¹ce J. Rauma. Znalaz³y siê tutaj listy nauczycieli i programy naucza-
nia, obrazuj¹ce dzia³alnoœæ Zak³adu Naukowego prowadzonego przez
M. Raum, oferuj¹cego zajêcia dydaktyczne z ró¿nych dziedzin nauki (m.in.
religii, jêzyków obcych, arytmetyki, geometrii, geografii, rysunku, historii,

136
nauk przyrodniczych czy robót rêcznych). Ciekawym dowodem dydaktycz-
nej dzia³alnoœci M. Raum s¹, adresowane do niej, listy Cecylii Plater-Zy-
berk, jednej z czo³owych specjalistek od wychowania m³odzie¿y. Zawarto
tu równie¿ dokumenty dotycz¹ce zagranicznych stowarzyszeñ opieki na
zwierzêtami oraz spraw maj¹tkowych. Akta u³o¿ono w porz¹dku rzeczowo-
chronologicznym.

6. Materia³y osób obcych

Na grupê tê sk³adaj¹ siê dwie jednostki archiwalne, zawieraj¹ce kore-
spondencjê. Szczególnie interesuj¹cy jest list pisany przez wuja do uczen-
nicy pensji M. Raum, obrazuj¹cy hierarchiê wartoœci moralnych oraz sy-
stem wychowawczy tamtych czasów.

V. Analiza metod porz¹dkowania i inwentaryzacji zespo³u

Pierwszym etapem prac porz¹dkowych by³o zapoznanie siê z treœci¹ za-
chowanego materia³u, podzielonego ju¿ wczeœniej na jednostki. Przed
przystapieniem do segregacji zapoznano siê z wydawnictwem zatytu³owa-
nym Wytyczne opracowania spuœcizn archiwalnych po uczonych (APAN,
Warszawa 1990). Kolejnym krokiem by³o wprowadzenie kilku zmian w roz-
mieszczeniu akt w jednostkach. Utworzono wówczas 2 dodatkowe jedno-
stki. Nastêpnie materia³ u³o¿ono tematycznie w grupach z zachowaniem
chronologii, nadano sygnatury, uzupe³niono inwentarz kartkowy. Ca³oœci
dzia³añ dope³ni³o napisanie wstêpu do inwentarza ksi¹¿kowego.
Materia³ podzielono na 6 grup tematycznych:
1. Prace twórcy zespo³u,
2. Materia³y dzia³alnoœci twórcy zespo³u,
3. Materia³y biograficzne,
4. Korespondencja,
5. Materia³y rodzinne,
6. Materia³y osób obcych.

Zespó³ wpisano do bazy komputerowej IZA i sporz¹dzono inwentarz ksi¹¿-

kowy.

VI. Bibliografia
Konarski K., Wstêp do inwentarza zespo³u archiwalnego. Zasady opraco-
wania [w:] Archeion, XXI, Warszawa 1953.
Metodyka pracy archiwalnej [red.] Nawrocki S., Sierpowski S., Poznañ 2001.

137
Polski S³ownik Biograficzny, T. 30, Wroc³aw – Warszawa – Kraków – Gdañsk
– £ódŸ 1987.
Reklama Zak³adu Naukowego IV kl. Marii Raum [w:] „Kurier Warszawski”,
21.08.1898.

ród³o: Spuœcizna dr Jana Rocha Rauma 1878–1923
Szenic S., Cmentarz Pow¹zkowski 1891–1918, Warszawa 1983
Wytyczne opracowania spuœcizn archiwalnych po uczonych, Warszawa
1990.

138
Inwentarz

139
Sygnatura Tytu³, treœæ Lata

Prace twórcy zbioru

1. Artyku³ dr Jana Raum pt. „Przyczynek

do nauki do nekrozie komórki” 1893 – 1893

2. Artyku³ dr Jana Rauma pt. „Przyrz¹d

prof. Perthesa do bezpoœredniego dra¿nienia
elektrycznoœci¹ pnia nerwowego” 1913 – 1913

3. Notatki i wycinki prasowe z zakresu

chirurgii, radiologii i ran postrza³owych 1906 – 1916

4. Zeszyt Jana Rauma z bibliografi¹ publikacji

z zakresu chirurgii 1911 – 1916

5. Zeszyt Jana Rauma z zakresu chirurgii

wojskowej 1913 – 1916

6. Zeszyt Jana Rauma z bibliografi¹ publikacji

z zakresu medycyny ogólnej 1913 – 1916

7. Skorowidz tematyczny publikacji z zakresu

medycyny ogólnej 1916 – 1917

140
Opis zewnêtrzny Sygnatury dawne Uwagi

poszyt 7
stan dobry
druk

polski
k. 7

poszyt 8
stan dobry
druk

polski
k. 6

akta luŸne 32
stan dobry
druk, rêkopis

niemiecki, rosyjski
k. 13

poszyt 19
stan dobry
rêkopis

niemiecki
k. 42
poszyt 17
stan dobry
rêkopis

niemiecki
k. 42

poszyt 18
stan dobry
rêkopis

niemiecki
k. 38

poszyt 22
stan dobry
rêkopis

niemiecki
k. 148

141
8. Spis ksi¹¿ek medycznych w bibliotece
Jana Rauma 0–0

9. Spis ksi¹¿ek medycznych w bibliotece

Jana Rauma 0–0

10. Spis ksi¹¿ek i czasopism w bibliotece

Jana Rauma 0–0

11. J.F. Sobernheim, „Tabulae pharmacologicae

usui medico-practico dictae” (Handbuch
der Praktischen Arzneimittelellehre) 1855 – 1855

12. Album zdjêæ osób chorych Oddzia³u

Chirurgicznego Szpitala Praskiego 1897 – 1914

13. Zdjêcia osób chorych Oddzia³u

Chirurgicznego Szpitala Praskiego 1897 – 1914

Materia³y dzia³alnoœci twórcy zbioru

14. Zarz¹dzenie Szefa Administracji

Genera³gubernatorstwa Warszawskiego 1916 – 1918
w sprawach przeprowadzenia egzaminów
studentów medycyny Uniwersytetu
Warszawskiego oraz listy imienne
egzaminowanych studentów

142
akta luŸne 4
stan dobry
rêkopis

niemiecki, rosyjski, polski

k. 36
akta luŸne 5
stan dobry
maszynopis

niemiecki, rosyjski, polski

k. 41

akta luŸne 6
stan dobry
rêkopis

niemiecki, rosyjski, polski

k. 114

poszyt 20
stan dobry
druk

³aciñski
k. 84

ksiêga 34
stan dobry
foto

k. 41

akta luŸne 35
stan dobry
foto

k. 19

akta luŸne 23
stan dobry
masztnopis, druk

niemiecki
k. 86

143
15. Dokumenty dotycz¹ce dzia³alnoœci
Warszawskiego Szpitala Miejskiego 1910 – 1919
Przemienienia Pañskiego: obsada imienna personelu,
statystyka chorych, opis sal oraz
sprawy finansowe

16. Rachunki dla redakcji „Przyjaciela zwierz¹t” 1903 – 1906

Materia³y biograficzne

17. Dokumenty osobiste Jana Rauma: paszport 1913 – 1913

18. Dokumenty biograficzne dr Jana Rocha Rauma:

dyplomy, dokumenty dotycz¹ce cz³onkostwa
w ró¿nych stowarzyszeniach 1878 – 1917

19. Dokumenty Jana Rauma dotycz¹ce cz³onkostwa

w stowarzyszeniu L’Assistance aux Animaux
we Francji 1903 – 1914

20. Zeszyt Jana Rauma z notatkami wyk³adów

z medycyny na Uniwersytecie w Dorpacie 1883 – 1883

21. Zeszyt Jana Rauma z notatkami wyk³adów

z medycyny na Uniwersytecie w Dorpacie 1883 – 1883

144
akta luŸne 1,2
stan dobry
masztnopis, rêkopis, druk

polski, rosyjski
k. 77

akta luŸne 10
stan dobry
druk, rêkopis

polski
k. 37

poszyt 1
stan dobry
druk

k. 12

akta luŸne 1
stan dobry
masztnopis, rêkopis, druk

³aciñski, niemiecki, polski

k. 17

akta luŸne 26
stan dobry
maszynopis, rêkopis, druk

francuski
k. 12

poszyt 15
stan dobry
rêkopis,

niemiecki
k. 39

poszyt 16
stan dobry
rêkopis,

niemiecki
k. 16

145
22. List pochwalny Zarz¹du Warszawskiej Wystawy
Hygienicznej i laurka od wdziêcznych chorych 1887 – 1918

23. Pokwitowania Aleksandra Hammera

sp³at ratalnych procentów po¿yczki 1901 – 1919
przez Jana Rauma

24. Pokwitowanie wp³at podatku lokalowego 1903 – 1922

25. Rachunki dla Jana Rauma za zakupione

instrumenty chirurgiczne i inne artyku³y 1905 – 1914

Korespondencja

26. Listy Wyszkowskich do Marii i Jana Raumów 1888 – 1921

27. Listy do Jana Rauma od osób prywatnych 1899 – 1920

28. Karty ilustrowane z korespondencj¹ prywatn¹

do Jana Rauma 1895 – 1913

146
akta luŸne 1
stan dobry
druk

polski
k. 1

akta luŸne 25
stan dobry
rêkopis

polski
k. 87

akta luŸne 9
stan dobry
druk, rêkopis
polski
k. 9

akta luŸne 3
stan dobry
maszynopis, rêkopis, druk

niemiecki, rosyjski, polski

k. 47

akta luŸne 29
stan dobry
rêkopis

polski
k. 107

akta luŸne 30
stan dobry
rêkopis, maszynopis

niemiecki, rosyjski, polski

k. 77
akta luŸne 31
stan dobry
druk, rêkopis

niemiecki, rosyjski, polski

k. 127

147
Materia³y rodzinne

29. Lista imienna nauczycieli Zak³adu Naukowego

Marii Raum w Warszawie i programy 1896 – 1897
nauczania

30. Œwiadectwa szkolne Marii Raum 1859 – 1863

31. Dokumenty dotycz¹ce dzia³alnoœci

stowarzyszeñ opieki nad zwierzêtami 1891 – 1922

32. Zdjêcia osób pojedynczych i grupowe

znajomych Jana Rauma 1869 – 1916

33. Ksi¹¿ka dochodów i wydatków Marii Raum 1891 – 1893

34. Weksle i notatki Marii Raum dotycz¹ce

zad³u¿enia u Marii Cew³oskiej 1899 – 1913

35. Dziennik wydatków 1922 – 1923

36. Listy Cecylii Plater-Zyberk do Marii Raum 1887 – 1889

148
akta luŸne 11
stan dobry
rêkopis

polski, rosyjski
k. 33

akta luŸne 13
stan dobry
druk

k. 8

akta luŸne 27
stan dobry
druk

polski, niemiecki, francuski

k. 13

akta luŸne 28
stan dobry
foto

k. 21

poszyt 21
stan dobry
rêkopis
polski
k. 17

akta luŸne 33
stan dobry
rêkopis
polski,
k. 29

poszyt 37
stan dobry
rêkopis
polski
k. 38

akta luŸne 12
stan dobry
rêkopis
polski
k. 26

149
37. Korespondencja prywatna Marii Raum 1886 – 1921

Materia³y osób obcych

38. Dokumenty obce: zawiadomienie o œlubie,

listy i legitymacja s³u¿bowa 1896 – 1914

39. List do uczennicy Heleny Trêbickiej 1901 – 1901

Ogólna liczba pozycji: 39

150
akta luŸne 24
stan dobry
rêkopis

polski
k. 51

akta luŸne 36
stan dobry
rêkopis

rosyjski
k. 9

akta luŸne 14
stan dobry
rêkopis

polski
k. 5

151
Spis formularzy
Księga nabytków (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Spis zespołów archiwum (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . 32
Spis zdawczo−odbiorczy (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Wzór karty inwentarzowej dla map . . . . . . . . . . . 72
Karta zespołu (zbioru) – awers . . . . . . . . . . . . . . . 125
Karta zespołu (zbioru) – rewers . . . . . . . . . . . . . . 126
Opis teczki aktowej (przykład) . . . . . . . . . . . . . . . 127
Karta inwentarzowa dla dokumentacji
aktowej (wzór) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Karta inwentarzowa – przykład wypełnienia . . . . 129

152
Autorzy poradnika
Mgr Roland Banduch – Archiwum Państwowe w Katowicach.
Mgr Stanisław Flis – Archiwum Państwowe w Gdańsku.
Mgr Andrzej Jabłoński – Archiwum Państwowe w Szczecinie.
Dr Jacek Krochmal – kierownik Zakładu Naukowego Archiwi−
styki w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Mgr Henryk Krystek – dyrektor Archiwum Państwowego w Po−
znaniu.
Dr Anna Laszuk – kierownik Centralnego Ośrodka Informacji
Archiwalnej w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Dr Anna Marciniak – kierownik Archiwum Polskiej Akademii
Nauk Oddział w Poznaniu.
Doc. dr hab. Daria Nałęcz – Naczelny Dyrektor Archiwów Pań−
stwowych.
Mgr Krzysztof Pątek – dyrektor Centrum Reprografii i Digitali−
zacji w Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie.
Mgr Ewa Podgórska – dyrektor Archiwum Dokumentacji Mecha−
nicznej w Warszawie.
Mgr Lidia Potykanowicz−Suda– Archiwum Państwowe w Gdań−
sku.
Mgr Hanna Staszewska−Katolik– Archiwum Państwowe w Po−
znaniu.
Dr hab. Krzysztof Stryjkowski – zastępca dyrektora Archiwum
Państwowego w Poznaniu.
Mgr Przemysław Wojciechowski – kierownik Pracowni Kon−
serwacji Materiałów Archiwalnych w Archiwum Państwowym
w Poznaniu.

153