‫شماره‪16162/85/1‬دستورالعمل حفاظت از اسناد‪ ،‬اطالعات و ادله پرونده‌هاي قضايي‬

‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬
‫رئيس محترم هيأت مديره و مديرعامل روزنامه رسمي كشور!‬

‫‪        ‬به پيوست يك نسخه دستورالعمل! حفاظت از اسناد و اطالعات و ادله پرونده‌هاي قضايي! سال ‪1385‬‬
‫شامل ‪ 1‬مقدمه و ‪ 33‬ماده و ‪ 3‬تبصره كه در تاريخ‪ 21/8/1385‬به تصويب رياست محترم! قوه قضاييه رسيده‪،‬‬
‫جهت درج در روزنامه رسمي! ارسال مي‌گردد‪.‬‬

‫دستورالعمل حفاظت از اسناد‪ ،‬اطالعات و ادله پرونده‌هاي قضايي‬

‫‪        ‬مقدمه‪:‬‬
‫‪        ‬برابر اصل ‪ )1(159‬قانون اساسي‪ ،‬دادگستري مرجع رسمي! رسيدگي به تظلمات و شكايات است و در‬
‫عصر حاضر‪ ،‬رايجترين شكل رسيدگي به تظلمات و شكايات در قالب اسناد‪ ،‬اعم از رسمي‪ ،‬عادي و دولتي! و‬
‫غيردولتي صورت! مي‌گيرد‪ .‬خصوصا ً جايگاه و نقشي كه اسناد در نزد مراجع قضايي دارند‪ ،‬امر نگهداري‬
‫صحيح و حفاظت از آنها‪ ،‬اهميتي مضاعف پيدا مي‌كند‪ .‬براين اساس بر مسؤوالن‪ ،‬مديران‪ ،‬قضات و كارمندان‬
‫قوه قضائيه كه به نحوي به اسناد و اطالعات پرونده‌هاي! قضائي دسترسي دارند‪ ،‬الزم است تا در هر‬
‫شرايطي در حفظ آنها دقت و تالش كنند‪ .‬رعايت مقررات مذكور در هر يك از مراكز قوه قضائيه يا محاكم‬
‫قضايي موجب صيانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقيقي و حقوقي خواهدبود‪ .‬هدف از تهيه اين‬
‫دستورالعمل‪ ،‬ايجاد وحدت رويه به منظور! حفاظت از اسناد‪ ،‬اطالعات‪ ،‬ادله‪ ،‬جلوگيري! از سرقت يا فقدان‬
‫اسناد و مدارك و دسترسي! غيرمجاز افراد و عدم انتشار! و افشاي! اسرار پرونده‌هاي قضايي! در جهت حفظ‬
‫حقوق اشخاص است‪.‬‬

‫فصل اول‬
‫اقدامات و تدابير حفاظتي پيرامون اسناد‪ ،‬اسرار و اطالعات و ادله پرونده‌هاي قضايي‬

‫‪        ‬ماده‪1‬ـ دفترهاي مورد استفاده در شعب‪:‬‬

‫‪        ‬كليه مراجع قضايي مطابق! مقررات مربوط! بايد داراي دفاتر گوناگون! ازجمله دفتر! ثبت عرايض‪ ،‬دفتر!‬
‫ثبت لوايح‪ ،‬دفتر انديكاتور‪ ،‬دفتر اوقات‪ ،‬دفتر اموال مرتبط با پرونده‪ ،‬دفتر! ارسال و مراسالت‪ ،‬دفتر‬
‫مخصوص زندان و بازداشتي‌ها! باشند و به ترتيب شماره و تاريخ‪ ،‬اقدام كنند و تا آخرين صفحه سفيد آن را‬
‫مورد استفاده قرار! دهند و در همان حال از هرگونه قلم‌خوردگي‪ !،‬محو‪ ،‬الحاق يا كشيدن ورق! يا سياه كردن‬
‫اوراق خودداري ورزند‪.‬‬
‫‪        ‬تبصره ـ در صورتي! كه هنگام ثبت مطلب در دفترها! اشتباهي رخ دهد با خط نازكي در هامش آن‪،‬‬
‫مطلب صحيح را درج و از محو كردن اشتباه به وسيله الك و غيره خودداري شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪2‬ـ ثبت پرونده‪:‬‬
‫‪        ‬با وصول! پرونده‪ ،‬بايگان موظف است پرونده را در دفتر! ثبت دادخواست يا ثبت درخواست ثبت كند‬
‫و براي اقدام قانوني به نظر مدير دفتر برساند‪ !.‬پس از صدور! دستور قانوني از سوي شعبه و يا دفتر شعبه‬
‫اقدامات الزم انجام شده و پس از تعيين وقت براي بايگاني! به بايگان تسليم شود‪ .‬بايگان با توجه به كالسه‬
‫پرونده و سال بايد پرونده را بايگاني! كند‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪3‬ـ ارائه رسيد‪:‬‬
‫‪        ‬پس از وصول! دادخواست اعم از نخستين‪ ،‬تجديدنظر و فرجام يا درخواست تجديدنظر‪ ،‬مدير دفتر يا‬
‫دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق! فرم پيوست رسيد بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پيوست كند‪.‬‬
‫‪        ‬همچنين مدير دفتر! يا جانشين وي بايد كليه اصول اسناد و لوايح و گزارشهاي رسيده را پس از‬
 ‫مالحظه قاضي! و اخذ دستور‪ ،‬فوراً! با رعايت ترتيب از حيث تاريخ ورود در دفتري كه براي ثبت آنها معين‬
‫است‪ ،‬ثبت و رسيدي! كه مشتمل بر شماره ثبت‪ ،‬تاريخ و تعداد اوراق! و موضوع باشد به تسليم‌كننده بدهد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪4‬ـ برگ‌شماري پرونده‪:‬‬
‫‪        ‬كليه اوراق و اسناد و لوايح و گزارشها! بايد پس از ثبت‪ ،‬از سوي بايگان برگ‌شماري! شود و شماره‬
‫آن در ظهر هر برگ قيد و با درج مشخصات به امضاي وي برسد‪ .‬اوراق مذكور! بايد به ترتيب شماره و‬
‫تاريخ وصول! با نظم و تربيت به پرونده الصاق شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده ‪ 5‬ـ حفاظت از اسناد و مدارك مورد ادعاي جعل و اوراق متعلق به متهم‪:‬‬
‫‪        ‬درصورت! وجود اسناد مورد! ادعاي جعل و اوراق! و نوشته‌هاي متعلق به متهم كه از محل بازرسي‬
‫بدست آمده است‪ ،‬بايد پس از دستور كتبي قاضي! پرونده تا تعيين تكليف نهايي و صدور! حكم قطعي! به‬
‫صورت الك و مهر شده در گاوصندوق نگهداري! و مراتب اين موضوع! در پرونده درج شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪ 6‬ـ نحوه تنظيم صورت‌مجلس آالت و ادوات مرتبط با پرونده‌هاي قضايي‪:‬‬
‫‪        ‬تا تعيين تكليف اشياء و اموال مرتبط! با پرونده‌هاي! قضايي از سوي مقام قضايي‪ !،‬بايد پس از درج‬
‫شماره كالسه بر اشياء و اموال فوق‪ ،‬صورت‌مجلسي! در دو نسخه متضمن مشخصات هريك از اموال و اشياء‬
‫برحسب نوع‪ ،‬تعداد‪ ،‬ميزان‪ ،‬اندازه‪ ،‬شماره سريال و محل نگهداري! مطابق فرم! پيوست تنظيم‪ ،‬يك نسخه‬
‫پيوست پرونده و نسخه ديگر به انباردار يا مسؤول نگهداري! تحويل شود‪.‬‬
‫‪        ‬مسؤول انبار يا تحويل گيرنده نيز موظف! است مطابق صورت! مجلس تنظيمي! (فرم پيوست) يك نسخه‬
‫از برگ انبار را به تحويل‌دهنده و يك نسخه را به حفاظت و اطالعات ارسال دارد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪7‬ـ حفاظت از اسناد سري و محرمانه دولتي‪:‬‬
‫‪        ‬درصورتيكه پرونده قضايي حاوي اسناد سري و محرمانه دولتي باشد تا زماني كه اسناد فوق‪ ،‬ضميمه‬
‫پرونده است طبقه‌بندي آن پرونده‪ ،‬باالترين طبقه‌بندي سند محسوب شده و بايد مطابق! آيين‌نامه طرز نگهداري!‬
‫اسناد سري و محرمانه دولتي! و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطالعات طبقه‌بندي شده نگهداري! شود و‬
‫هرگونه اقدامي نسبت به اسناد مذكور! از جمله ارسال و مراسالت نيز مطابق دستورالعمل مربوط! انجام پذيرد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪ 8‬ـ شرايط و نحوه نگهداري قبوض (اعم از سپرده‪ ،‬جزاي نقدي و‪). . .‬‬
‫‪        ‬قبوض سپرده و ساير قبوض بايد نام و نام‌خانوادگي ذي‌نفع‪ ،‬شماره كالسه پرونده و شعبه رسيدگي‌كننده‬
‫بدون هرگونه قلم‌خوردگي! و الك‌گرفتگي توسط! مدير دفتر درج و ضمن تنظيم صورت! جلسه در پرونده‬
‫نگهداري شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪9‬ـ محل نگهداري دفترها و پرونده‌ها‪:‬‬
‫‪        ‬محل نگهداري! اسناد و اوراق! پرونده‌هاي قضايي! بايد مطابق ماده ‪ « )2(16‬دستورالعمل ساماندهي! و‬
‫نظارت بر تردد مراجعان و ارتقاي رفتار! سازماني! در قوه قضائيه» ابالغي از سوي رئيس قوه قضائيه باشد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪10‬ـ نحوه نگهداري پرونده‌ها‪:‬‬
‫‪        ‬پرونده‌ها بايد در فايلها و كمدهاي داراي قفل مطمئن نگهداري! شود و امكان دسترسي مراجعان به آن‬
‫ميسر نباشد و در پايان كار اداري بايد در كمدها و فايلها قفل شود‪ .‬از تكثير كليد و يا واگذاري! آن به افراد‬
‫فاقد سمت اجتناب شود و در صورت! مفقودشدن هر يك از كليدها‪ ،‬قفل آن بي‌درنگ تعويض گردد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪11‬ـ قرار دادن پرونده در رديف‪:‬‬
‫‪        ‬بايگان موظف! است پس از انجام دستور! قضايي و يا انجام تكاليف قانوني‪ ،‬بالفاصله هر پرونده را در‬
‫جاي مخصوص به خود ضبط و اكيداً از قرار دادن آنها بر روي! ميز خودداري! نمايد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪12‬ـ شرايط خروج پرونده‪:‬‬
‫‪        ‬خارج كردن پرونده از بايگاني! و دفتر! و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه بايد مطابق! ماده‪( 4‬‬
‫‪ « )3‬دستورالعمل ساماندهي! و نظارت بر تردد مراجعين» صورت! گيرد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪13‬ـ حفاظت از پرونده‌هاي حساس و مهم‪:‬‬
‫‪        ‬كليه شعبي كه به پرونده‌هاي حساس و مهم رسيدگي مي‌كنند! بنا به تشخيص قاضي! پرونده يا مراجع‬
 ‫نظارتي بايد با هماهنگي حفاظت و اطالعات تدابير حفاظتي بيشتري لحاظ نمايند و پرونده‌هاي مذكور! هم در‬
‫شعبه و هم در بايگاني! راكد بايد در فايلها يا صندوقهاي رمزدار! نگهداري شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪14‬ـ كنترل پرونده‌ها هنگام جابجايي مديران دفاتر شعب‪:‬‬
‫‪        ‬درصورت! تغيير محل خدمت مديران شعب مطابق ماده‪ « )4( 3‬دستورالعمل ساماندهي! و نظارت بر‬
‫تردد مراجعين» عمل شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪15‬ـ نحوه ارسال پرونده‌هاي مختومه به بايگاني راكد‪:‬‬
‫‪        ‬پس از اتمام كليه مراحل دادرسي و رسيدگي در شعبه مربوط و حصول اطمينان از اينكه هيـچ‌گونه‬
‫اقدام ديگري از جمـله ابالغ دادنامه به اصحـاب دعـوا‪ ،‬عدم ابالغ رفع ممنوع‌الخروج بودن فرد‪ ،‬عدم اعالم‬
‫سابقه محكوميت كيفري محكوم‌عليه به مراجع ذيصالح‪ ،‬عدم ابالغ رفع توقيف! از وسيله نقليه تحت تعقيب يا‬
‫وصول نامه آزادي متهم از زندان و عدم فك قرار! وثيقه متهم و ‪ ......‬وجود! ندارد‪ ،‬پرونده‌ها بايد به موجب‬
‫فهرستي! كه داراي مشخصات اصحاب دعوا‪ ،‬كالسه پرونده و تعداد اوراق! (برحسب برگ‌شماري! انجام شده)‬
‫كه پيوست مي‌باشد! به بايگاني! راكد ارسال و رسيد اخذ شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪16‬ـ نحوه اقدام از سوي بايگاني راكد‪:‬‬
‫‪        ‬پس از وصول! پرونده و ارائه رسيد‪ ،‬بايگان موظف است آن را به ترتيب شماره و سال و تاريخ در‬
‫رديف خود ثبت و بايگاني كند‪.‬‬
‫‪        ‬تبصره ـ پرونده‌هايي! كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي مي‌باشد! بايد مطابق باالترين طبقه‌بندي‬
‫سند‪ ،‬وفق! آيين‌نامه(‪ « )5‬طرز نگهداري! اسناد سري و محرمانه دولتي! مصوب سال ‪ »1354‬حفاظت و‬
‫نگهداري شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪17‬ـ شرايط حفاظت فيزيكي بايگاني راكد‪:‬‬
‫‪1/17        ‬ـ محل استقرار بايگاني! راكد نبايد در كنار مكانهاي! پر ترددي! مثل نمازخانه‪ ،‬غذاخوري‪،‬‬
‫تأسيسات حرارتي‪ ،‬برودتي! و‪ .......‬باشد و حتي‌االمكان بايد در طبقات تحتاني انتخاب شود و با نصب تابلوهاي‬
‫هشداردهنده و موانع فيزيكي مناسب از ورود! افراد غيرمجاز به محل فوق جلوگيري به عمل آيد‪.‬‬
‫‪2/17        ‬ـ داراي روشنايي! و هواي مناسب باشد به گونه‌اي كه از تابش مستقيم نور آفتاب بر روي!‬
‫پرونده‌ها‪ ،‬رطوبت و حرارت زياد و حشرات موذي! كه باعث پوسيدگي و از بين رفتن تدريجي اسناد و‬
‫مدارك مي‌شود‪ ،‬به دور باشد‪.‬‬
‫‪3/17        ‬ـ كلية منافذ و راههاي ورودي! پنهاني به طور! كامل مسدود! شود‪.‬‬
‫‪4/17        ‬ـ داراي دستگاه اعالم حريق و كپسولهاي! اطفاي حريق (به تعداد مناسب و كافي) باشد‪.‬‬
‫‪5/17        ‬ـ از انباشتن اجناس و موادي كه در ارتباط! با وظايف! اصلي بايگاني نيست اجتناب شود‪.‬‬
‫‪6/17        ‬ـ محل بايگاني! عالوه بر استحكام كافي درهاي آن‪ ،‬بايد داراي قفل سوئيچي با ضريب امنيتي باال‬
‫باشد‪.‬‬
‫‪7/17        ‬ـ سيم‌كشي برق‪ ،‬لوله‌هاي گاز‪ ،‬لوله‌هاي آب‪ ،‬دودكشها! بايد مرتبا ً از نظر ايمني كنترل شوند‪.‬‬
‫‪8/17        ‬ـ كليد ورودي بايگاني! بايد محدود و تنها در اختيار مسؤول و جانشين بايگاني! باشد و از تكثير‬
‫آن و همچنين از سپردن كليد به افراد غيرمجاز و گذاردن آن در محلهاي قابل دسترسي! خودداري! شود‪.‬‬

‫فصل دوم‬
‫شرايط دسترسي به اسناد و اطالعات و ارسال و مراسالت پرونده‌هاي قضايي‬

‫‪        ‬ماده ‪18‬ـ شرايط مالحظه پرونده‌هاي قضائي توسط وكال‪ ،‬كارشناسان و اصحاب دعوا‪:‬‬
‫‪        ‬مالحظه پرونده‌هاي! قضائي توسط! وكالء‪ ،‬كارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرايط ذيل و رعايت‬
‫تبصره ماده ‪ )6( 128‬و ماده ‪ « )7( 190‬قانون آيين دادرسي! دادگاههاي عمومي و انقالب در امور كيفري»‬
‫امكان‌پذير است‪:‬‬
 ‫‪1/18        ‬ـ تقاضاي كتبي متقاضي بايد به نظر قاضي! برسد و با دستور كتبي وي باشد‪.‬‬
‫‪2/18        ‬ـ هويت و سمت متقاضي قبالً احراز شده باشد‪.‬‬
‫‪3/18        ‬ـ پرونده برگ شماري! شده باشد‪.‬‬
‫‪4/18        ‬ـ مالحظه پرونده در حضور قاضي! يا مدير دفتر! يا اعضاي دفتري صورت! پذيرد‪.‬‬
‫‪5/18        ‬ـ در خاتمه مالحظه‪ ،‬گواهي خاتمه دسترسي تكميل و ضميمة پرونده شود‪.‬‬
‫‪6/18        ‬ـ تحويل دهنده از اعاده پرونده با تمامي اوراق! و ادله و مدارك تحويلي اطمينان حاصل نمايد و‬
‫ذيل گواهي خاتمه دسترسي را تائيد كند‪.‬‬
‫‪        ‬تبصره‪ :‬پرونده‌هايي كه داراي اسناد سري و محرمانه دولتي! است و مالحظه اسناد فوق توسط! اصحاب‬
‫دعوا يا كارشناس يا وكيل پرونده بنا به تشخيص قاضي! پرونده ضروري! باشد در ذيل گواهي خاتمه دسترسي‪،‬‬
‫مالحظه اسناد مذكور! درج شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪19‬ـ شرايط اخذ رونوشت اوراق پرونده‌هاي قضايي‪:‬‬
‫‪        ‬اخذ رونوشت اوراق! پرونده و صورت‌جلسه‌هاي آن بايد با رعايت مقررات قانوني! از سوي طرفين‬
‫پرونده و زيرنظر مستقيم مدير دفتر‪ ،‬پس از احراز هويت متقاضي صورت! گيرد و پس از تحويل رونوشت!‬
‫اوراق ذيل درخواست متقاضي از وي رسيد گرفته شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪20‬ـ موارد ممنوعيت ارائه رونوشت‪:‬‬
‫‪1/20        ‬ـ‌ ارائه تصوير! و يا رونوشت! اسناد و مداركي! كه نسبت به آنها ادعاي جعليت شده مادام كه به‬
‫موجب حكم قطعي نسبت به آنها تعيين تكليف نشده‪ ،‬ممنوع است مگر با اجازه دادگاه كه در اين‌صورت در‬
‫حاشيه آن بايد تصريح شود كه نسبت به اين سند ادعاي جعليت شده‌است‪)8( .‬‬
‫‪2/20        ‬ـ‌ ارائه تصوير! يا رونوشت اسناد سري و محرمانه دولتي و يا اسناد و مداركي كه در آن مسائل‬
‫اخالقي و اسرار خصوصي اشخاص ذكر شده‌است و يا برخالف! عفت عمومي است و يا پرونده در مرحله‬
‫تحقيقات مقدماتي باشد ممنوع است‪.‬‬
‫‪3/20        ‬ـ ارائه رونوشت! يا تصوير دادنامه پيش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪21‬ـ ممنوعيت انتشار و افشاي جريان رسيدگي و طرح اسرار و اطالعات پرونده‪:‬‬
‫‪        ‬مطابق مواد ‪ )9(103‬و ‪ 128‬و تبصره آن(‪ )10‬و ‪ )11(188‬و ‪ )12(225‬قانون آيين دادرسي‬
‫دادگاههاي عمومي و انقالب در امور كيفري‪ ،‬به منظور! حفاظت از اسرار و اطالعات پرونده‪ ،‬‬
‫‪        ‬حضور اشخاص غيرمجاز‪ ،‬انتشار و افشاي جريان دادگاه اطفال و حضور! در جلسات غيرعلني دادگاه‬
‫و تحقيقات مقدماتي‪ ،‬مصاحبه و اظهار عقيده درخصوص برائت يا مجرميت متهم توسط قضات‪ ،‬ارائه و طرح‬
‫و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطالعات مربوط به پرونده‌هاي قضايي! درحضور اشخاصي! فاقد سمت و‬
‫صالحيت در محل كار و خارج از محل كار ممنوع است‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪22‬ـ حفاظت از سوابق محكومان‪:‬‬
‫‪1/22        ‬ـ هنگام معرفي متهمان به زندان بايد از فرمهاي مربوط! مطابق بخشنامه ‪)13( 2810/80/1‬‬
‫مورخه ‪ 17/2/1380‬ابالغ شده از سوي رئيس قوه قضائيه به همراه زنداني يا دادنامه قطعي! يا غيرقطعي!‬
‫ارسال شود و در صورت محكوميت قطعي! به حبس يا محروميت! از حقوق اجتماعي يا حد‪ ،‬حداكثر ظرف! يك‬
‫ماه مراتب پس از تكميل فرم! مربوط به اداره سجل قضايي! ارسال شود‪ .‬همچنين مطابق! بخشنامه شماره‬
‫‪ )14(1353/79/1‬مورخه ‪ 7/2/1379‬ابالغي رئيس قوه قضائيه نسخه‌اي از كلية احكام و تصميمات قطعي‬
‫عليه مديران اجرايي كشور به سازمان بازرسي! كل كشور ارسال گردد‪.‬‬
‫‪2/22        ‬ـ كلية شعب بايد داراي دفتر! مخصوص ثبت اسامي زندانيان باشند و نيز كليه پرونده‌هاي!‬
‫زنداني‌دار! بايد داراي برچسب و عالمت زنداني‌دار! باشد‪.‬‬
‫‪3/22        ‬ـ قضات اجراي احكام يا قضات دادگاه رسيدگي كننده به پرونده در صورت اعزام و يا دستور‬
‫آزادي متهم يا محكوم! عليه بايد از انتقال يا آزادي متهم يا محكوم عليه كتبا ً اطمينان حاصل كنند‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪23‬ـ شرايط واگذاري اسناد و اطالعات پرونده‌هاي قضايي به سازمانها و مؤسسات دولتي‪:‬‬
 ‫‪        ‬ارائه هرگـونه اطالعـات و اسناد پرونده‌هاي! قضايـي به سازمانهـا! و مؤسسـات! دولتي به‌استثناي‬
‫مواردي كه قانون مشخص نموده‪ ،‬ممنوع است‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪24‬ـ شرايط واگذاري پرونده‌هاي قضايي براي انجام تحقيقات به ضابطان‪:‬‬
‫‪1/24        ‬ـ ارسال اصل اسناد و مدارك پرونده‌هاي قضايي! به مراجع انتظامي! و ساير ضابطان ممنوع‬
‫است و در مواردي كه بدون مالحظه اسناد و مدارك انجام وظيفه براي ضابطان مقدور نباشد بايد بدل پرونده‬
‫تهيه و به مرجع مزبور تحويل شود و پرونده در وقت نظارت قرارگيرد‪!.‬‬
‫‪2/24        ‬ـ بدل پرونده توسط! مدير دفتر يا جانشين وي با تهية كپي از تمام صفحات يا اوراق مهم پرونده‬
‫صورت مي‌گيرد‪!.‬‬
‫‪        ‬ماده‪25‬ـ اقدامات الزم در هنگام ارسال پرونده‪:‬‬
‫‪1/25        ‬ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي‪ !،‬مديران دفاتر! بايد آن را برگ شماري! نموده پس از‬
‫تهيه بدل‪ ،‬طي مكاتبه‌اي كه حاوي تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد‪ ،‬پرونده را درون لفاف مناسب‬
‫قرارداده و با درج نشاني كامل و صحيح فرستنده و گيرنده آن را الك و مهر و ارسال دارند و برگ دوم‬
‫مكاتبه‌ نيز به عنوان سابقه نگهداري شود‪.‬‬
‫‪2/25        ‬ـ هنگام ارسال پرونده به مراجع قضايي! و نظارتي! بايد به نحوي اقدام شود كه موجبات اطاله‬
‫دادرسي و يا بالتكليفي زنداني! را فراهم! نسازد‪.‬‬
‫‪3/25        ‬ـ در زمان ارسال كليه پرونده‌هاي حساس و مهم پس از تهيه بدل پرونده بايد از پلمپ‌هاي يك‌بار‬
‫مصرف كه داراي شماره سريال و عنوان دستگاه در روي آن درج شده‌باشد‪ ،‬استفاده و توسط! پيك ارسال‬
‫شود‪.‬‬
‫‪4/25        ‬ـ ارسال اشياي حجيم بايد درون لفاف‪ ،‬جعبه و امثال آن قرار! گرفته و مطابق! ساير لفافها‬
‫بسته‌بندي شود‪.‬‬
‫‪5/25        ‬ـ درصورت! هرگونه تغيير و يا دستكاري‪ ،‬بي‌درنگ به حفاظت و اطالعات مربوط گزارش‬
‫شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪26‬ـ خروج پرونده از اتاق بايگاني‪:‬‬
‫‪        ‬كلية پرونده‌هاي قضايـي! بايد داراي كارتكس جايگزين باشد و درصورتـي! كه پرونده به هر دليلي از‬
‫اتاق بايگاني خارج شود مسؤول بايگاني! موظف است كارتكس مذكور! را تكميل و جايگزين پرونده مربوط!‬
‫سازد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪27‬ـ نظارت بر ارسال پرونده از طريق سيستم پستي‪:‬‬
‫‪        ‬پرونده‌هايي كه از طريق! پُست (ترجيحا ً پست قضايي) ارسال مي‌شود‪ ،‬بايد با تمهيدات حفاظتي متمايز‬
‫نسبت به ساير محموله‌هاي پستي صورت گيرد و از سوي حفاظت و اطالعات‪ ،‬نظارت نوبه‌اي نسبت به روند‬
‫ارسال و مراسالت مذكور! صورت پذيرد‪!.‬‬
‫‪        ‬ماده‪28‬ـ ارسال پرونده به ماشين‌نويسي‪:‬‬
‫‪        ‬ارسال پرونده به ماشين‌نويسي به منظور تايپ دادنامه و ساير مكاتبات ممنوع مي‌باشد‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪29‬ـ نحوه تنظيم صورتجلسات‪:‬‬
‫‪        ‬كليه صورتجلسات بايد مطابق ماده ‪ « )1(158‬قانون آيين دادرسي! دادگاههاي عمومي و انقالب در‬
‫امور كيفري» تنظيم و از نوشتن بين سطور و تراشيدن كلمات‪ ،‬امتناع و ذيل كليه صورتجلسات به امضاي‬
‫قاضي پرونده ـ با ذكر مشخصات وي ـ و امضاي اشخاص مورد تحقيق برسد‪.‬‬

‫فصل سوم‪:‬‬
‫وظايف و مسؤوليتها‬

‫‪        ‬ماده‪30‬ـ وظايف قضات و مديران دفاتر شعب و رؤساي واحدهاي قضايي‪:‬‬

 ‫‪1/30        ‬ـ مسؤوليت نظارت بر كليه كاركنان شعبه درخصوص رعايت مقررات حفاظتي پيرامون اسناد‪،‬‬
‫اطالعات و پرونده‌هاي! قضايي بر عهده رئيس شعبه يا قاضي مربوط! مي‌باشد‪.‬‬
‫‪2/30        ‬ـ رؤساي! واحدهاي قضايي! در راستاي! اجراي دستورالعمل! و نظارت بر آن موظف! به همكاري!‬
‫با حفاظت و اطالعات مي‌باشند‪!.‬‬
‫‪3/30        ‬ـ مدير دفتر شعبه موظف! است بر عملكرد منشي دادگاه و بايگان شعبه و ساير كاركنان‬
‫درخصوص نحوه تنظيم و نگهداري كليه دفاتر! از جمله دفتر! تعيين اوقات‪ ،‬ثبت دادنامه‪ ،‬ثبت لوايح‪ ،‬ثبت‬
‫عرايض‪ ،‬انديكاتور و ‪ ...‬و وضعيت اوراق! و اسناد و پرونده‌ها‪ ،‬مهرها و ساير مدارك نظارت نمايد‪.‬‬
‫‪4/30        ‬ـ هرگونه فقدان‪ ،‬سرقت و اختفاي اوراق و پرونده‌ها بايد بالفاصله به حفاظت و اطالعات مربوط!‬
‫گزارش شود‪.‬‬
‫‪5/30        ‬ـ مسؤوليت ايجاد امكانات و تأمين تجهيزات به منظور! حفاظت از اسناد‪ ،‬اطالعات‪ ،‬ادله‪ ،‬مدارك‬
‫و پرونده‌ها از وظايف رؤساي واحدهاي! قضايي مي‌باشد‪!.‬‬
‫‪        ‬ماده‪31‬ـ وظايف حفاظت و اطالعات‪:‬‬
‫‪        ‬به منظور! نظارت برحُسن اجراي اين دستورالعمل‪ ،‬حفاظت و اطالعات موظف است‪:‬‬
‫‪1/31        ‬ـ به صورت! نوبه‌اي يا حداقل يك نوبت در سال از اقدامات تأميني در جهت حفظ اسناد و مدارك‬
‫و ادله و اطالعات‪ ،‬از كليه دفاتر! شعب با هماهنگي رؤساي! مراجع قضايي بازرسي نموده و از نتيجه كار‪،‬‬
‫گزارش تهيه كند‪.‬‬
‫‪2/31        ‬ـ در صورت! تخريب‪ ،‬ربوده شدن‪ ،‬مفقود يا معدوم! شدن اسناد‪ ،‬اوراق! و دفاتر! و پرونده‌ها در‬
‫نتيجه اهمال و سهل‌انگاري‪ ،‬حفاظت و اطالعات مربوطه موظف! است در اين خصوص تحقيق الزم معمول و‬
‫متخلف يا متخلفان را به مراجع ذيصالح معرفي! كند‪.‬‬
‫‪3/31        ‬ـ پيگيري و تحقيق در مورد تخلفات حفاظتي و جرايم و معرفي! متخلف يا مجرم به مراجع‬
‫قانوني! ذيصالح‪.‬‬
‫‪4/31        ‬ـ نظارت بر نحوه عملكرد كاركنان و توجيه آنان با همكاري رؤساي واحدهاي! قضايي‪.‬‬
‫‪5/31        ‬ـ اعمال نظارت بيشتر درخصوص كارمنداني! كه به پرونده‌هاي مهم دسترسي! دارند‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪32‬ـ بودجه دستورالعمل‪:‬‬
‫‪        ‬بودجه موردنياز! براي اجراي اين دستورالعمل! ظرف يك ماه از ابالغ آن‪ ،‬توسط! مركز حفاظت و‬
‫اطالعات برآورد! و از سوي معاونت اداري ـ مالي قوه قضائيه تأمين و با نظارت حفاظت و اطالعات در‬
‫مراجع و واحدهاي! قضايي مربوط! هزينه خواهدشد‪!.‬‬
‫‪        ‬ماده‪33‬ـ اين دستورالعمل! شامل ‪ 1‬مقدمه و ‪ 33‬ماده و ‪ 3‬تبصره در تاريخ‪ 21/8/1385‬به تصويب‬
‫رئيس قوه قضائيه رسيده‌است‪.‬‬
‫‪-----------------------------------------------------‬‬
‫‪1        ‬ـ اصل ‪ 159‬قانون اساسي جمهوري اسالمي ايران‪:‬‬
‫‪        ‬مرجع رسمي تظلمات و شكايات دادگستري! است‪ .‬تشكيل دادگاهها و تعيين صالحيت آنها منوط! به حكم‬
‫قانون است‪.‬‬
‫‪)2(        ‬ـ ماده ‪16‬ـ دستورالعمل! ساماندهي تردد مراجعين‪:‬‬
‫‪        ‬اجراي دقيق دستورالعمل‌هاي! حفاظتي تدوين شده از سوي مركز حفاظت و اطالعات كل قوه قضائيه‬
‫به شرح ذيل ضروري مي‌باشد‪ !:‬‬
‫‪        ‬الف) رفع نواقص و مختصات فيزيكي محاكم اعم از‪ :‬امكان نفوذ غيرمجاز به بخشهاي مختلف‬
‫ساختمانهاي! واحدهاي قضايي! در ساعات اداري و غيراداري از سوي افراد فاقد! صالحيت و همچنين امكان‬
‫استنساخ از اسناد و مدارك و سرقت آنها يا معدوم! نمودن يا امكان آتش‌سوزي! عمدي و امثالهم‪.‬‬
‫‪        ‬ب) استقرار دفترهاي‪ ،‬اسناد‪ ،‬مدارك‪ ،‬پرونده‌ها‪ ،‬رايانه‌ها و ملزومات مربوطه در محل مناسب‪ ،‬دور‬
‫از دسترسي افراد فاقد! صالحيت‪.‬‬
‫‪        ‬ج) تحويل فوري « ملزومات! و مشكوفات مرتبط با پرونده» به انبار واحد قضايي! و ساماندهي! امر‬
 ‫تحويل و تحول و ورود و خروج از آنها از انبار و همچنين دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روي‬
‫هر يك از لوازم! انتقالي به انبار‪.‬‬
‫‪        ‬د) رعايت دقيق آيين‌نامه طرز! نگهداري اسناد سري و محرمانه دولتي و نحوه تعيين طبقه‌بندي اسناد‬
‫طبقه‌بندي شده (مصوب سال ‪ )1354‬با عنايت به تعامل انواع مرتبطين با محاكم اعم از « سربازان‪،‬‬
‫ضابطين‪ ،‬نيروهاي شركتي‪ ،‬محققين‪ ،‬وكال‪ ،‬كارآموزان و ارباب دعوا» و دقت در صالحيت هر يك از ايشان‬
‫در دسترسي به اسناد و پرونده‌ها با رعايت شأن مشاراليهم! و طبقه‌بندي حفاظتي هر پرونده و سند‪.‬‬
‫‪        ‬تبصره ـ شوراي حفاظت و اطالعات استان كه به رياست رئيس كل دادگستري! استان و عضويت‬
‫اعضاي شوراي! قضائي استان تشكيل مي‌گردد‪ ،‬نظارت الزم را بر اجراي مفاد اين ماده به عمل خواهدآورد‪!.‬‬
‫دبير اين شورا‪ ،‬رئيس حفاظت و اطالعات دادگستري! كل استان مي‌باشد‪!.‬‬
‫‪ )3(        ‬ـ ماده ‪ 4‬ـ دستورالعمل! ساماندهي تردد مراجعين‪:‬‬
‫‪ «        ‬خارج كردن پرونده‌ها از شعب دادسراها و دادگاهها‪ ،‬حتي توسط! قضات ممنوع بوده و در صورت!‬
‫ضرورت‪ ،‬با برگ‌شماري و تهيه بدل و تسليم رسيد به مسؤول! مربوط امكان‌پذير خواهدبود ليكن خروج‬
‫پرونده‌هاي مهمه ملي و بين‌المللي ـ كه براي دادرسان آنها ابالغ ويژه صادر مي‌گردد‪ !،‬از شعبه رسيدگي! كننده‬
‫مطلقا ً ممنوع بوده و الزم اسـت مكان منـاسب مورد تأييد حفاظت و اطالعات‪ ،‬جهت استقرار دادرس و‬
‫همكاران وي پيش‌بيني شود‪».‬‬
‫‪4        ‬ـ ماده‪3‬ـ دستورالعمل! ساماندهي تردد مراجعين‪:‬‬
‫‪        ‬از هر گونه جابجايي! بي‌مورد! مديران دفترهاي پرهيز گرديده و در قبال آن با برنامه زمانبندي! شده‪،‬‬
‫نسبت به جابجايي دوره‌اي مديران دفترها و كاركنان شعب در جهت پيشگيري از وقوع جرم اقدام گردد‪.‬‬
‫همچنين هرگونه جابجايي! مديران دفترها! به اطالع حفاظت اطالعات رسيده‪ ،‬پس از كنترل دقيق! اسناد و‬
‫پرونده‌هاي شعبه مربوط! و صورت! جلسه تحويل و تحول پرونده و اسناد مربوطه‪ ،‬به صورت! دقيق تنظيم! و‬
‫به امضاي هر دو مدير دفتر برسد‪ .‬همچنين درخصوص تعيين تكليف پرونده‌هايي كه احيانا ً مفقود يا ناقص‬
‫گرديده است‪ ،‬اقدام الزم صورت پذيرفته و به مقامات ذيصالح گزارش گردد‪.‬‬
‫‪5        ‬ـ آيين‌نامه طرز نگهداري! اسناد سري و محرمانه دولتي! مصوب ‪:1354‬‬
‫‪        ‬ماده‪ :1‬اسناد سري و محرمانه دولتي! به اعتبار مقدار مراقبتي كه بايد در حفظ آنها بشود! به چهار طبقه‬
‫تقسيم مي‌شوند‪:‬‬
‫‪        ‬طبقة اول ـ اسنادي! است كه افشاي! غيرمجاز آنها به اساس حكومت و مباني دولت ضرر!‬
‫جبران‌ناپذيري! برساند‪.‬‬
‫‪        ‬طبقة دوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها منافع عمومي و امنيت ملي را دچار مخاطره كند‪.‬‬
‫‪        ‬طبقة سوم ـ اسنادي است كه افشاي غيرمجاز آنها نظام امور سازمانها! را مختل و اجراي وظايف!‬
‫اساسي آنها را ناممكن كند‪.‬‬
‫‪        ‬طبقة چهارم ـ اسنادي! است كه افشاي! غيرمجاز آنها موجب اختالل امور داخلي يك سازمان بشود يا با‬
‫مصالح اداري آن سازمان مغاير باشد‪ .‬اسناد سري در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوم و‬
‫چهارم قرار! مي‌گيرند (اسناد طبقة اول با عنوان به كلي سري و اسناد طبقة دوم با عنوان سري و اسناد طبقة‬
‫سوم با عنوان خيلي محرمانه و اسناد طبقة چهارم! با عنوان محرمانه مشخص مي‌شود)‪.‬‬
‫‪        ‬تبصره ـ كلمة سازمان در اين آيين‌نامه به جاي وزارت‌خانه‪  ‬و مؤسسه دولتي و وابسته به دولت و‬
‫شركت دولتي به كار رفته است‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪ 8‬ـ اسناد طبقة اول و دوم بايد در صندوق‌هاي! نسوزي! كه حداقل به قفل رمز سه چرخي و در‬
‫موارد استثنايي! شش اهرمي مجهز باشند‪ ،‬نگاهداري! شوند‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪9‬ـ اسناد طبقة سوم بايد در صندوق فلزي! يا قفسه‌هاي كشوئي فلزي! (فايل كابينت) نگاهداري شوند‪،‬‬
‫در مواردي! كه رعايت اين ترتيب مقدور نباشد‪ ،‬استفادة موقت از صندوق! يا گنجة چوبي كه به ميله‌هاي فلزي‬
‫و قفل مطمئن مجهز باشد جايز خواهدبود‪!.‬‬
‫‪        ‬ماده‪10‬ـ محل بايگاني! اسناد طبقة اول و دوم و سوم بايد محفوظ و در غير مواقعي! كه مراجعه به اين‬
 ‫اسناد الزم است مقفل باشد‪ .‬كسي كه مسؤوليت نگاهداري! اسناد مذكور را عهده‌دار است بايد در پايان كار‬
‫اداري با بازرسي محل از اجراي مقررات مربوط به نگاهداري اسناد مذكور! و مقفل بودن محفظة آنها مطمئن‬
‫شود‪.‬‬
‫‪        ‬ماده‪11‬ـ اسناد طبقه چهارم بايد در محلي كه خارج از دسترس اشخاص غيرمجاز باشد نگاهداري!‬
‫شوند‪.‬‬
‫‪6        ‬ـ تبصره ماده‪128‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪:‬‬
‫در مواردي! كه موضوع جنبه محرمانه دارد يا حضور غير متهم به تشخيص قاضي! موجب فساد! گردد و‬
‫همچنين درخصوص جرايم عليه امنيت كشور حضور! وكيل در مرحله تحقيق با اجازه دادگاه خواهدبود‪!.‬‬
‫‪7        ‬ـ ماده‪190‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪:‬‬
‫‪        ‬در مواردي! كه تحقيقات تكميل و براي انجام محاكمه وقت تعيين شده باشد متهم يا وكيل او حق دارند‬
‫پيش از شروع محاكمه به دفتر! دادگاه مراجعه و از محتويات پرونده اطالعات الزم را تحصيل كنند‪.‬‬
‫‪8        ‬ـ ماده‪ 222‬قانون آئين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور مدني‪.‬‬
‫‪9        ‬ـ ماده‪103‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪.‬‬
‫‪        ‬از اوراق! و نوشته‌ها و ساير اشياي متعلق به متهم‪ ،‬فقط آنچه كه راجع‌به واقعه جرم است تحصيل و‬
‫در صورت! لزوم به شهود تحقيق ارائه مي‌شود و قاضي مكلف است در مورد ساير نوشته‌ها و اشياء متعلق به‬
‫متهم با كمال احتياط رفتار نموده و موجب افشاي مپيوستون و محتواي! آنها كه ارتباط به جرم ندارد نشود‪.‬‬
‫‪10        ‬ـ ماده‪128‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪:‬‬
‫‪        ‬متهم مي‌تواند يك نفر وكيل همراه خود داشته باشد‪ .‬وكيل متهم مي‌تواند! بدون مداخله در امر تحقيق پس‬
‫از خاتمه تحقيقات مطالبي! را كه براي كشف حقيقت و دفاع از متهم يا اجراي قوانين الزم بداند به قاضي!‬
‫اعالم نمايد‪ .‬اظهارات وكيل در صورت‌جلسه منعكس مي‌شود‪!.‬‬
‫‪        ‬تبصره ـ در مواردي! كه موضوع جنبه محرمانه دارد يا حضور غيرمتهم به تشخيص قاضي! موجب‬
‫فساد گردد و همچنين درخصوص جرايم عليه امنيت كشور حضور! وكيل در مرحله تحقيق با اجازه دادگاه‬
‫خواهدبود‪!.‬‬
‫‪ 11        ‬ـ ماده‪188‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪:‬‬
‫‪        ‬محاكمات دادگاه علني است به استثناي موارد! زير به تشخيص دادگاه‪:‬‬
‫‪1        ‬ـ اعمال منافي عفت و جرايمي كه برخالف اخالق حسنه است‪.‬‬
‫‪2        ‬ـ امور خانوادگي! يا دعاوي خصوصي به درخواست طرفين‪.‬‬
‫‪3        ‬ـ علني بودن محاكمه مخ ّل امنيت يا احساسات مذهبي باشد‪.‬‬
‫‪12        ‬ـ ماده ‪225‬ـ قانون آيين دادرسي دادگاههاي! عمومي و انقالب در امور كيفري‪:‬‬
‫‪        ‬رسيدگي به جرايم اطفال علني نخواهدبود‪ ،‬در دادگاه فقط اولياء و سرپرست! قانوني! طفل و وكيل مدافع‬
‫و شهود! و مطلعين و نماينده كانون اصالح و تربيت كه دادگاه حضور! آنان را الزم بداند حاضر! خواهند شد‪.‬‬
‫انتشار جريان دادگاه از طريق رسانه‌هاي گروهي! و يا فيلمبرداري و تهيه عكس و افشاي! هويت و مشخصات‬
‫طفل متهم ممنوع و متخلف به مجازات قانوني! مندرج در ماده ‪ 648‬قانون مجازات اسالمي محكوم! خواهدشد‪.‬‬
‫‪13        ‬ـ بخشنامه به واحدهاي قضايي! سراسر كشور! (شماره ‪ 2810/80/1‬مورخ ‪)17/2/1380‬‬
‫‪        ‬به منظور! شناسايي دقيق! معرفي شدگان به زندانها! و ايجاد روية يكسان در نحوة معرفي! آنان و نيز‬
‫ابالغ دادنامه و اعالم محكوميت‪ ،‬جهت درج (در) پيشينة محكومان زنداني‪ ،‬مطالعاتي! انجام شد و با كسب‬
‫نظرات مختلف و از جمله كارشناسان دفتر! طرح و برنامه‪ ،‬طرح‌هاي سه‌گانه‌اي تهيه‪ ،‬كه نمونه آن جهت‬
‫تكثير و استفاده از آن در موارد الزم‪ ،‬به پيوست فرستاده مي‌شود‪ .‬واحدهاي! قضايي‪ ،‬بعد از اين بايد از به‬
‫كاربردن فرم‌هاي! سابق خودداري! كنند و در مواقع اعزام و تحويل متهمان به بازداشتگاه و ابالغ دادنامه و‬
‫اعالم قطعيت يا عدم آن به منظور! درج در سوابق زندانيان‪ ،‬از نمونه‌هاي چاپي پيوستي! استفاده و با تكميل‬
‫هريك (حسب مورد) همراه زنداني يا دادنامة قطعي! يا غيرقطعي! به زندان بفرستند؛ بنابراين‪ ،‬الزم است به‬
‫تعداد كافي چاپ و يا تكثير‪ ،‬در اختيار شعب محاكم (و) واحدهاي! اجرايي تابع‪ ،‬قرار دهيد تا در مواقع الزم‬
 ‫مورد استفاده قرار! دهند‪.‬‬
‫‪14        ‬ـ بخشنامه به رؤساي! كل محترم دادگستري‌هاي! سراسر كشور! (شماره‪ 1353/79/1:‬مورخ‬
‫‪)7/2/1379‬‬
‫‪        ‬نظر به لزوم! اطالع از كيفيت توجه و اجراي قانون توسط مديران اجرايي در دستگاهها! و ضرورت‬
‫جمع‌آوري اطالعات در اين زمينه به منظور اعمال نظارت مؤثر! و ارائه ارزيابي! صحيح از عملكرد آنان‪،‬‬
‫الزم است از ‪ 1/1/1379‬نسخه‌اي از كلية احكام و تصميمات قطعي عليه مديران اجرايي كشور! به سازمان‬
‫بازرسي! كل كشور جهت بهره‌برداري و اعمال در بانك اطالعات مديران ارسال شود‪ .‬مفاد اين بخشنامه را به‬
‫كلية شعب محاكم عمومي و انقالب‪ ،‬ابالغ فرماييد‪!.‬‬