CASE 1. The state firefighters’ association has a membership of 15,000.

The purpose of the organization

is to provide some financial support to the families of deceased member firefighters and to organize a
conference each year bringing together firefighters from all over the state. Annually, members are billed
dues and calls. “Calls” are additional funds required to take care of payments made to the families of
deceased members. MINICASES c03RequirementsDetermination.qxd 9/22/11 9:47 AM Page 142
Minicases 143 The bookkeeping work for the association is handled by the elected treasurer, Bob Smith,
although it is widely known that his wife, Laura, does all of the work. Bob runs unopposed each year at
the election, since no one wants to take over the tedious and timeconsuming job of tracking memberships.
Bob is paid a stipend of $8000 per year, but his wife spends well over 20 hours per week on the job. The
organization, however, is not happy with their performance. A computer system is used to track the
billing and receipt of funds. This system was developed in 1984 by a computer science student and his
father. The system is a DOS-based system written in dBase 3. The most immediate problem facing the
treasurer and his wife is the fact that the software package no longer exists, and there is no one around
who knows how to maintain the system. One query in particular takes 17 hours to run. Over the years,
they have just avoided running this query, although the information in it would be quite useful. Questions
from members concerning their statements cannot easily be answered. Usually, Bob or Laura just jots
down the inquiry and returns a call with the answer. Sometimes it takes 3 to 5 hours to find the
information needed to answer the question. Often, they have to perform calculations manually, since the
system was not programmed to handle certain types of queries. When member information is entered into
the system, each field is presented one at a time. This makes it very difficult to return to a field and
correct a value that was entered. Sometimes a new member is entered, but disappears from the records.
The report of membership used in the conference materials does not alphabetize members by city. Only
cities are listed in the correct order. What requirements analysis technique or techniques would you
recommend for this situation? Explain your answer.
TRANS: Hiệp hội lính cứu hỏa tiểu bang có số thành viên là 15.000 người. Mục đích của tổ chức này là
cung cấp một số hỗ trợ tài chính cho gia đình của các nhân viên cứu hỏa thành viên đã chết và tổ chức
một hội nghị mỗi năm quy tụ lính cứu hỏa từ khắp nơi trên tiểu bang. Hàng năm, các thành viên được lập
hóa đơn và các cuộc gọi. "Cuộc gọi" là các khoản tiền bổ sung cần thiết để chăm sóc các khoản thanh
toán được thực hiện cho gia đình của các thành viên đã chết. MINICASES
c03RequirementsDetermination.qxd 9/22/11 9:47 AM Trang 142 Minicases 143 Công việc kế toán cho
hiệp hội được xử lý bởi thủ quỹ được bầu, Bob Smith, mặc dù người ta biết rằng vợ ông, Laura, làm tất cả
các công việc. Bob chạy mà không bị phản đối mỗi năm tại cuộc bầu cử, vì không ai muốn tiếp quản công
việc tẻ nhạt và hợp thời gian theo dõi các thành viên. Bob được trả một khoản trợ cấp 8.000 đô la mỗi
năm, nhưng vợ anh dành hơn 20 giờ mỗi tuần cho công việc. Tuy nhiên, tổ chức này không hài lòng với
hiệu suất của họ. Một hệ thống máy tính được sử dụng để theo dõi việc thanh toán và nhận tiền. Hệ thống
này được phát triển vào năm 1984 bởi một sinh viên khoa học máy tính và cha của ông. Hệ thống này là
một hệ thống dựa trên DOS được viết bằng dBase 3. Vấn đề trực tiếp nhất mà thủ quỹ và vợ phải đối mặt
là thực tế là gói phần mềm không còn tồn tại và không có ai xung quanh biết cách duy trì hệ thống. Một
truy vấn đặc biệt mất 17 giờ để chạy. Trong những năm qua, họ chỉ tránh chạy truy vấn này, mặc dù
thông tin trong đó sẽ khá hữu ích. Các câu hỏi từ các thành viên liên quan đến tuyên bố của họ không thể
dễ dàng được trả lời. Thông thường, Bob hoặc Laura chỉ cần ghi lại cuộc điều tra và trả lời một cuộc gọi
với câu trả lời. Đôi khi phải mất 3 đến 5 giờ để tìm thông tin cần thiết để trả lời câu hỏi. Thông thường,
họ phải thực hiện tính toán thủ công, vì hệ thống không được lập trình để xử lý một số loại truy vấn nhất
định. Khi thông tin thành viên được nhập vào hệ thống, mỗi trường được trình bày từng trường một. Điều
này làm cho nó rất khó khăn để trở lại một trường và sửa chữa một giá trị đã được nhập.  Đôi khi một
thành viên mới được nhập, nhưng biến mất khỏi các bản ghi. Báo cáo về thành viên được sử dụng trong
các tài liệu hội nghị không bảng chữ cái cho các thành viên theo thành phố.  Chỉ có các thành phố được
liệt kê theo đúng thứ tự. Bạn sẽ giới thiệu kỹ thuật hoặc kỹ thuật phân tích yêu cầu nào cho tình huống
này? Giải thích câu trả lời của bạn.
CASE 2. Brian Callahan, IS project manager, is just about ready to depart for an urgent meeting called by
Joe Campbell, manager of manufacturing operations. A major BPI project, sponsored by Joe, recently
cleared the approval hurdle, and Brian helped bring the project through project initiation. Now that the
approval committee has given the go-ahead, Brian has been working on the project’s analysis plan. One
evening, while playing golf with a friend who works in the manufacturing operations department, Brian
learned that Joe wants to push the project’s time frame up from Brian’s original estimate of 13 months.
Brian’s friend overheard Joe say, “I can’t see why that IS project team needs to spend all that time
‘analyzing’ things. They’ve got two weeks scheduled just to look at the existing system! That seems like
a real waste. I want that team to get going on building my system.” Because Brian has a little inside
knowledge about Joe’s agenda for this meeting, he has been considering how to handle Joe. What do you
suggest that Brian tell Joe?
TRANS: Brian Callahan, giám đốc dự án is, sắp sẵn sàng khởi hành cho một cuộc họp khẩn cấp được gọi
bởi Joe Campbell, giám đốc hoạt động sản xuất. Một dự án BPI lớn, được tài trợ bởi Joe, gần đây đã vượt
qua rào cản phê duyệt và Brian đã giúp đưa dự án thông qua khởi công dự án. Bây giờ ủy ban phê duyệt
đã đưa ra quyết định, Brian đã làm việc trên kế hoạch phân tích của dự án.  Một buổi tối, trong khi chơi
golf với một người bạn làm việc trong bộ phận hoạt động sản xuất, Brian biết rằng Joe muốn đẩy khung
thời gian của dự án lên từ ước tính ban đầu của Brian là 13 tháng. Bạn của Brian tình cờ nghe thấy Joe
nói: "Tôi không thể hiểu tại sao nhóm dự án IS đó cần dành tất cả thời gian đó để 'phân tích' mọi thứ. Họ
có hai tuần được lên kế hoạch chỉ để xem xét hệ thống hiện có! Điều đó có vẻ như là một sự lãng phí thực
sự. Tôi muốn đội bóng đó tiếp tục xây dựng hệ thống của mình". Bởi vì Brian có một chút kiến thức bên
trong về chương trình nghị sự của Joe cho cuộc họp này, anh ấy đã xem xét cách xử lý Joe. Anh đề nghị
Brian nói gì với Joe?
CASE 3. Barry has recently been assigned to a project team that will be developing a new retail store
management system for a chain of submarine sandwich shops. Barry has several years of experience in
programming, but has not done much analysis in his career. He was a little nervous about the new work
he would be doing, but was confident that he could handle any assignment he was given. One of Barry’s
first assignments was to visit one of the submarine sandwich shops and prepare an observation report on
how the store operates. Barry planned to arrive at the store around noon, but he chose a store in an area of
town he was unfamiliar with, and due to traffic delays and difficulty in finding the store, he did not arrive
until 1:30 P.M. The store manager was not expecting him and refused to let a stranger behind the counter
until Barry had him contact the project sponsor (the director of store management) back at company
headquarters to verify who he was and what his purpose was. After finally securing permission to
observe, Barry stationed himself prominently in the work area behind the counter so that he could see
everything. The staff had to maneuver around him as they went about their tasks; however, there were
only occasional minor collisions. Barry noticed that the store staff seemed to be going about their work
very slowly and deliberately, but he supposed that was because the store wasn’t very busy. At first, Barry
questioned each worker about what he or she was doing, but the store manager eventually asked him not
to interrupt their work so much— he was interfering with their service to the customers. By 3:30, Barry
was a little bored. He decided to leave, figuring that he could get back to the office and prepare his report
before 5:00 P.M. that day. He was sure that his team leader would be pleased with his quick completion
of his assignment. As he drove, he reflected, “There really won’t be much to say in this report. All they
do is take the order, make the sandwich, collect the payment, and hand over the order. It’s really simple!”
Barry’s confidence in his analytical skills soared as he anticipated his team leader’s praise.
c03RequirementsDetermination.qxd 9/22/11 9:47 AM Page 143 144 Chapter 3 Requirements
Determination Back at the store, the store manager shook his head, commenting to his staff, “He comes
here at the slowest time of day on the slowest day of the week. He never even looked at all the work I was
doing in the back room while he was here—summarizing yesterday’s sales, checking inventory on hand,
making up resupply orders for the weekend … plus he never even considered our store opening and
closing procedures. I hate to think that the new store management system is going to be built by someone
like that. I’d better contact Chuck (the director of store management) and let him know what went on here
today.” Evaluate Barry’s conduct of the observation assignment.
TRANS: Barry gần đây đã được giao cho một nhóm dự án sẽ phát triển một hệ thống quản lý cửa hàng
bán lẻ mới cho một chuỗi các cửa hàng bánh sandwich tàu ngầm. Barry có nhiều năm kinh nghiệm trong
lập trình, nhưng chưa thực hiện nhiều phân tích trong sự nghiệp của mình. Anh ta hơi lo lắng về công việc
mới mà anh ta sẽ làm, nhưng tự tin rằng anh ta có thể xử lý bất kỳ nhiệm vụ nào anh ta được giao.  Một
trong những nhiệm vụ đầu tiên của Barry là đến thăm một trong những cửa hàng bánh sandwich tàu ngầm
và chuẩn bị một báo cáo quan sát về cách cửa hàng hoạt động. Barry dự định đến cửa hàng vào khoảng
giữa trưa, nhưng anh đã chọn một cửa hàng ở một khu vực của thị trấn mà anh không quen thuộc, và do
sự chậm trễ giao thông và khó khăn trong việc tìm kiếm cửa hàng, anh đã không đến cho đến 1:30
P.M. Người quản lý cửa hàng đã không mong đợi anh ta và từ chối để một người lạ đằng sau quầy cho
đến khi Barry yêu cầu anh ta liên hệ với nhà tài trợ dự án (giám đốc quản lý cửa hàng) trở lại trụ sở công
ty để xác minh anh ta là ai và mục đích của anh ta là gì. Sau khi cuối cùng được phép quan sát, Barry
đóng quân nổi bật trong khu vực làm việc phía sau quầy để anh có thể nhìn thấy mọi thứ.  Các nhân viên
phải cơ động xung quanh anh ta khi họ đi về nhiệm vụ của họ; tuy nhiên, chỉ thỉnh thoảng có những va
chạm nhỏ. Barry nhận thấy rằng nhân viên cửa hàng dường như đang thực hiện công việc của họ rất chậm
và có chủ ý, nhưng anh ta cho rằng đó là vì cửa hàng không quá bận rộn.  Lúc đầu, Barry hỏi từng nhân
viên về những gì anh ta hoặc cô ta đang làm, nhưng người quản lý cửa hàng cuối cùng đã yêu cầu anh ta
không làm gián đoạn công việc của họ quá nhiều - anh ta đã can thiệp vào dịch vụ của họ cho khách
hàng. Đến 3:30, Barry hơi buồn chán. Anh quyết định rời đi, nghĩ rằng anh có thể trở lại văn phòng và
chuẩn bị báo cáo trước 5 giờ chiều.M. ngày hôm đó. Ông chắc chắn rằng trưởng nhóm của ông sẽ hài
lòng với việc hoàn thành nhanh chóng nhiệm vụ của mình. Khi lái xe, ông suy nghĩ, "Thực sự sẽ không
có nhiều điều để nói trong báo cáo này. Tất cả những gì họ làm là nhận đơn đặt hàng, làm bánh sandwich,
thu tiền thanh toán và giao đơn đặt hàng. Nó thực sự đơn giản!" Sự tự tin của Barry vào kỹ năng phân tích
của mình tăng vọt khi anh dự đoán lời khen ngợi của trưởng nhóm. c03RequirementsDetermination.qxd
9/22/11 9:47 AM Trang 143 144 Chương 3 Yêu cầu Quyết định Trở lại cửa hàng, người quản lý cửa hàng
lắc đầu, nhận xét với nhân viên của mình, "Anh ấy đến đây vào thời điểm chậm nhất trong ngày vào ngày
chậm nhất trong tuần. Anh ấy thậm chí không bao giờ nhìn vào tất cả các công việc tôi đang làm ở phòng
sau khi anh ấy ở đây - tóm tắt doanh số bán hàng ngày hôm qua, kiểm tra hàng tồn kho trong tay, tạo ra
các đơn đặt hàng tiếp tế cho cuối tuần ... Cộng với anh ấy thậm chí không bao giờ xem xét các thủ tục mở
cửa hàng và đóng cửa của chúng tôi. Tôi ghét nghĩ rằng hệ thống quản lý cửa hàng mới sẽ được xây dựng
bởi một người như thế. Tôi nên liên hệ với Chuck (giám đốc quản lý cửa hàng) và cho anh ấy biết những
gì đã xảy ra ở đây ngày hôm nay." Đánh giá hành vi của Barry trong nhiệm vụ quan sát.
CASE 4. Anne has been given the task of conducting a survey of sales clerks who will be using a new
order entry system being developed for a household products catalog company. The goal of the survey is
to identify the clerks’ opinions on the strengths and weaknesses of the current system. There are about 50
clerks who work in three different cities, so a survey seemed like an ideal way of gathering the needed
information from the clerks. Anne developed the questionnaire carefully and pretested it on several sales
supervisors who were available at corporate headquarters. After revising it according to their suggestions,
she sent a paper version of the questionnaire to each clerk, asking that it be returned within one week.
After one week, she had only three completed questionnaires returned. After another week, Anne received
just two more completed questionnaires. Feeling somewhat desperate, Anne then sent out an e-mail
version of the questionnaire, again to all the clerks, asking them to respond to the questionnaire by e-mail
as soon as possible. She received two e-mail questionnaires and three messages from clerks who had
completed the paper version expressing annoyance at being bothered with the same questionnaire a
second time. At this point, Anne has just a 14% response rate, which she is sure will not please her team
leader. What suggestions do you have that could have improved Anne’s response rate to the
questionnaire?
TRANS: Anne đã được giao nhiệm vụ tiến hành một cuộc khảo sát các nhân viên bán hàng, những người
sẽ sử dụng một hệ thống nhập đơn đặt hàng mới đang được phát triển cho một công ty danh mục sản
phẩm gia dụng. Mục tiêu của cuộc khảo sát là xác định ý kiến của các thư ký về điểm mạnh và điểm yếu
của hệ thống hiện tại. Có khoảng 50 nhân viên làm việc tại ba thành phố khác nhau, vì vậy một cuộc khảo
sát dường như là một cách lý tưởng để thu thập thông tin cần thiết từ các nhân viên bán hàng.  Anne đã
phát triển bảng câu hỏi một cách cẩn thận và kiểm tra trước nó trên một số giám sát viên bán hàng có sẵn
tại trụ sở công ty. Sau khi sửa đổi nó theo đề xuất của họ, cô đã gửi một phiên bản giấy của bảng câu hỏi
cho mỗi nhân viên bán hàng, yêu cầu trả lại trong vòng một tuần. Sau một tuần, cô chỉ có ba câu hỏi hoàn
thành được trả lại. Sau một tuần nữa, Anne chỉ nhận được thêm hai câu hỏi đã hoàn thành. Cảm thấy hơi
tuyệt vọng, Anne sau đó đã gửi một phiên bản e-mail của bảng câu hỏi, một lần nữa cho tất cả các nhân
viên bán hàng, yêu cầu họ trả lời bảng câu hỏi bằng e-mail càng sớm càng tốt. Cô đã nhận được hai bảng
câu hỏi e-mail và ba tin nhắn từ các thư ký đã hoàn thành phiên bản giấy bày tỏ sự khó chịu khi bị làm
phiền với cùng một bảng câu hỏi lần thứ hai. Tại thời điểm này, Anne chỉ có tỷ lệ phản hồi 14%, điều mà
cô chắc chắn sẽ không làm hài lòng trưởng nhóm của mình. Bạn có những gợi ý nào có thể cải thiện tỷ lệ
phản hồi của Anne đối với bảng câu hỏi?