ANATOMY OF A CONTRACT

The Definitive Contract Checklist

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anatomy of a contract  
The Definitive Contract Checklist 

No.  Heads of Clauses    

1. Title   ❏
 
You  can  give  any  title  to  the  agreement.  It  is  best  if  the  agreement  has  a 
title  that  is  commonly  understood  in  the  market,  e.g.  Leave  and  License 
Agreement,  Services  Agreement,  Shareholders  Agreement,  etc.,  or 
something  that  describes  the  relationship  between  the  parties,  e.g. 
Affiliate Marketing Agreement, Distribution Agreement, etc. 
 
2. Introductory Line   ❏
 
Start  with  “This  [name  of  agreement]  is  executed  on  [date]  at  [place  of 
execution].  
 
3. Parties and their Description  ❏
 
This  clause  must  mention  the  names  of  all  parties,  their  details  (e.g.  son 
of/  daughter  of,  business  entity  registration  number,  or  any  other 
identifiable  details),  registered  address  and a short abbreviation by which 
you  will  refer  to  the  party,  e.g.  (Distributor,  or  Company,  or  Service 
Provider)   
 
4. Preamble/Recitals  ❏
 
The  Preamble  is  worded  as  short  sentences  separated  with  semicolons. 
These  precede  the  first  clause  of  the  contract,  and  provide  a background 
to  the  contract,  explaining  what  is  the  purpose  behind  entering  into  the 
contract. 
 
Recitals  will  usually  begin  with  ‘Whereas’  and  will  give  a  background  to 
what  existed  before  the  contract  and  how  the  parties  came  together  to 
enter into the contract. 
 
5. Definitions   ❏
 
Define  any  terms  which  have  a  technical  meaning  or  to which you intend 
to  give  a  technical  meaning.  Make sure you capitalize the terms wherever 
you use them in the contract.  
 
6. Effective  Date  (or  sometimes, a Conditions Precedent clause coupled  ❏
with Completion)  
 
Mention  the  date  when  the parties’ obligations are triggered/active. It can 
be  a  specific  date  or  a  situation  when  certain  prerequisite  conditions  are 
met  (called  a  Conditions  Precedent  clause).  When  these  conditions  are 
met,  a  ‘Completion’  action  from  both  the  parties  will  activate  the 
agreement.  For  example,  in  an  investment  agreement,  it can be the issue 
of shares by the Board and payment of money by an investor.  
 
7. Obligations of the Parties + Consideration  ❏
 
 
© Addictive Learning Technology Pvt. Ltd.  
Any unauthorized use, circulation or reproduction   P - 2 
shall attract suitable action under applicable law. 
 
Anatomy of a contract  
The Definitive Contract Checklist 

The  key  obligation  of  the  parties  (e.g.  license  of  intellectual  property  in  a 
work/performance  of  services,  etc.)  and  the  consideration  for  the  same 
(in  the  above  examples,  the  license  fee  or  the  remuneration)  must  be 
specified.  
 
8. Term  ❏
 
Mention  the  duration  of  the  agreement  -  i.e.  how  many  months,  years, 
etc. It is closely tied to the termination and renewal clauses. 
 
9. Termination  ❏
 
Mention  circumstances  under  which  the  agreement  can  be  terminated. 
Make  sure  you  mention  termination  for  convenience  (i.e.  no  reason  and 
at  the  free  will  of  either  party,  and  termination  for  breach).  Defining 
breach is critical and gaps here can often lead to disputes in future.  
 
10. Covenants/Duties of Each Party  ❏
 
Every  action  that  each  party  commits  to  undertake  or  abstain  from  must 
be  mentioned  here.  Breach  will  lead  to  a  default  situation,  leading  to  a 
release  of  the  non  defaulting  party  from  its  obligations  and  the  right  to 
claim compensation/seek specific enforcement.  
 
11. Representations and Warranties   ❏
 
Every  transaction  is  based  on  a  set  of underlying statements of fact (such 
as  having  ownership  and  title),  or  assertions  about  the  quality  of 
something  (i.e.  Factory  X  is  fit  for  the  manufacture  of  semiconductor 
materials)  -  this  clause  lists  down  all  such  ‘representations’  and 
‘warranties’  by  the  parties.  Breach  of  these  triggers  the  right  to  seek 
compensation.  It  can  also  lead  to  a  release  of  the  other  party  from  its 
obligations.   
 
12. Indemnification  ❏
 
Sometimes,  breach  of  responsibility  by  one  party  can  lead  to  losses  for 
the  other.  Will  these  losses  be  made  good  and  to  what  extent?  For 
example,  if  you  license  IP  you  don’t  own,  the  licensee  may end up paying 
damages  to  the  owner.  He  will  want  to  be  ‘indemnified’  by  you.  To  what 
extent will ‘indemnification’ be applicable?  
13. Method of Payment   ❏
 
This  clause  lays  down  the  mechanics  of  payment,  such  as  the  date  of 
payment, mechanism (bank transfer, cheque, etc.), invoicing, etc.   
 
14. Governing Law   ❏
 
The  law  applicable  to  the  contract.  Selection  of  a  governing  law  is  very 
important in international contracts. 
 
 
© Addictive Learning Technology Pvt. Ltd.  
Any unauthorized use, circulation or reproduction   P - 3 
shall attract suitable action under applicable law. 
 
Anatomy of a contract  
The Definitive Contract Checklist 

15. Dispute Resolution   ❏

 
How  will  disputes  be  resolved?  Usually  parties  specify  alternate  dispute 
resolution  methods,  such  as  consultation,  mediation  and arbitration, or a 
combination  of  them.  It  is  very  important to keep your dispute resolution 
clause tightly worded so that the contract is speedily enforceable.  
 
16. Waiver   ❏
 
Does  non-insistence  on  performance  of  particular  contractual  provisions 
imply  that  the  party  has  waived  off  its  rights?  Usually,  parties  will include 
a  specific  clause  stating  that  waiver  cannot  be  inferred  simply  from  a 
failure  to  insist  on  performance,  and  a  waiver  needs  to  be  expressly 
provided in writing.   
 
17. Non-compete & non-solicit  ❏
 
A  non-compete  clause  is  inserted  with  the  intention  that  a  collaborator, 
consultant,  partner  or  any  other  person that you enter into a relationship 
with does not directly compete or work with your competitors.  
 
A  non-solicit  clause  is  inserted  to  ensure  that  people  who  work  with  you 
do not engage your employees or consultants to work with them.  
 
18. Assignment   ❏
 
Receipt  of  benefits  can  usually  be  assigned  (under  Transfer  of  Property 
Act,  1882),  but  are  the  parties  agreeable  to  assign  responsibility  for  their 
own  performance  to  another  entity?  If  so,  under  what  conditions?  The 
assignment clause will provide for this.  
 
19. Confidentiality   ❏
 
With  whom  can  the  terms  of  the  agreement  be  shared  and  under  what 
circumstances?  What  measures  should  be  taken  to  keep  its  contents 
confidential?  Are  there  any  exceptions?  This  looks  like  a  plain  cut,  copy 
and paste clause but can be worded in many ways.   
  
20. Severability   ❏
 
If some portion(s) of the contract are struck down or declared illegal, what 
happens  to  the  rest  of  the  contract?  To  avoid  any  confusion,  parties 
simply state that the remaining portions will continue to be valid. 
  
21. Intellectual Property Rights (If intellectual property is involved)  ❏
 
Who  owns  the  intellectual  property  that  is  created  out  of  the  contract? 
Will  it  be  transferred  or  licensed?  This  clause  may  also  cover  the 
assignment of the intellectual properties.  
 
22. Amendment   ❏
 
© Addictive Learning Technology Pvt. Ltd.  
Any unauthorized use, circulation or reproduction   P - 4 
shall attract suitable action under applicable law. 
 
Anatomy of a contract  
The Definitive Contract Checklist 

 
How can the contract be amended? This clause describes the procedure. 
 
23. Breach, Consequences of Breach and Remedies   ❏
 
What  amounts  to  breach  and  what  are  the  consequences  of  breach? 
Many  agreements  have  an  ‘Event  of  Default’  (or  EOD)  clause  explaining 
what  is  considered  to  be  a  breach.  Consequences  of  breach  also need to 
be  defined.  For  example,  in  loan  agreements,  an  ‘Acceleration’  clause, 
triggered  at  the  time  of  an EOD  typically  states  that all loans plus interest 
due needs to be repaid immediately.   
 
What  kind  of  remedies  can  be sought in case of breach? Are damages the 
only  remedy  or  can  a  defaulting  party  be  compelled  to  perform  the 
contract,  or  be  prevented  from  taking  a  specific action? The specific relief 
statutes  state  that  specific  performance  of  a  contract  can  be  insisted 
upon  if  monetary  compensation  is  inadequate.  Parties  tend  to  include  a 
specific  term  stating  that  they  ‘agree’  that  in  case  of  a  breach,  monetary 
damages may not be adequate.  
 
24. Entire Agreement   ❏
 
This  clause  states  that  the  contract  captures  the  entire  understanding 
between  the  parties  and  that  no  evidence  of there being any other terms 
in the transaction will be accepted.  
 
25. Notices   ❏
 
What  is  the  specific  procedure  to  give  a  notice?  This  clause  serves  the 
advantage  that  if  you  serve  a notice as per the procedure specified under 
the  contract,  then  the  notice  is  considered  served  and  is  not  dependent 
on actual receipt.  
 
26. Jurisdiction  ❏
 
Which  courts  have  jurisdiction  to deal with disputes? Make sure you write 
the  words ‘exclusive jurisdiction of the courts of X only’ if you want to limit 
the jurisdiction to one place. 
 
27. Liquidated Damages/Limitation of Liability  ❏
 
The  liquidated  damages  clause  specifies  a  particular  amount  of  money 
that will be payable in the event of default.  
 
The  Limitation  of  Liability  clause  limits  the  liability  for  breach  to  a 
pre-specified  amount.  It is very often included in software and technology 
contracts.  
 
(The  difference  is  that  the  Liquidated  Damages  attempts  to  quantify 
damages  on  the  higher  side,  a  Limitation  of  Liability  clause  limits  the 
quantum of damages. Both are included with a view to avoid uncertainty).   
 
© Addictive Learning Technology Pvt. Ltd.  
Any unauthorized use, circulation or reproduction   P - 5 
shall attract suitable action under applicable law. 
 
Anatomy of a contract  
The Definitive Contract Checklist 

 
28. Force Majeure  ❏
  
This  clause  specifies  situations  which  are  outside  the  control  of  parties 
and  are  unforeseeable,  and under which the parties cannot be compelled 
to perform under the contract.   
 
29. Exclusivity (in some contracts)   ❏
 
This  clause  states  that  both  parties  will  be  in  an  exclusive  commercial 
relationship,  or  if  a  term-sheet  is  being  signed,  in  exclusive  discussion 
about  crystallizing  a  final  commercial  relationship.  This  clause  may  state 
some period as ‘period of exclusivity’.  
 
28. Signature sections (for execution of a contract by the parties)   ❏
 
Typically,  the first and last pages contain full signatures, and all the others 
are  initialled  by  the  parties.  Certain  contracts  (e.g.  for  transfer  of 
immovable  property)  may  require  ‘attestation’  by  a  witness,  who  will also 
need to place his signature in the same way as the parties. 
 
29.  Schedules or Annexures (in some contracts)  ❏
 
These  can  be  used  for  describing  the  subject  matter  of  a  transaction  or 
providing  details  for  payment  or  wherever  in  the  contract  there  are 
details  which  are  too lengthy to be used at various places in the contract - 
for  example  details  of  a  property  being  sold  or  details  of  contents  in  an 
apartment  or  details  of  shares  being  transferred  or  details  of  bank 
accounts to which payment is to be made etc. 
 
 

 
© Addictive Learning Technology Pvt. Ltd.  
Any unauthorized use, circulation or reproduction   P - 6 
shall attract suitable action under applicable law.