SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®

“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”

_____________________________________________________________________________________________________

“WAWASAN KEMAKMURAN BERSAMA 2030”

1
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

2
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

CONTOH DOKUMENTASI FAIL YANG PERLU ADA DALAM FAIL PKPPD

VERIFIKASI TAHUN 2020 (CONTOH & CADANGAN SAHAJA)

DIMENSI BERFOKUS MAKLUM BALAS

 Dokumen dialog prestasi
1. Dokumen perbincangan sebelum dialog prestasi (Minit Curai)
2. Borang tempahan bilik
3. Surat panggilan dialog
4. Catatan dialog prestasi
5. Borang balas dialog prestasi
6. Surat mohon maklum balas
7. Senarai semak maklum balas
8. Rumusan balas dialog prestasi
9. Tindak susul dan keberkesanan balas dialog
10. Laporan dialog prestasi khas
11. Kehadiran dialog prestasi
12. Kutipan maklum balas

 Dokumen pengurusan mesyuarat dialog

1. Memo panggilan dalaman pra mesyuarat
2. Catatan perbincangan penentuan agenda
3. Borang tempahan bilik
4. Memo panggilan dalaman mesyuarat
5. Pengesahan kehadiran mesyuarat
6. Edaran minit mesyuarat
7. Minit mesyuarat pengurusan
8. Borang maklum balas dialog
9. Rumusan borang maklum balas
10. Tindak susul dan keberkesanan tindakan susulan
11. Pulangan maklum balas (dokumen terkumpul)

 Dokumentasi maklum balas pelanggan

1. Tarikh cadangan pembentangan (PLAN)
2. Borang maklum balas pelanggan (DO – Jan-Dis)
3. Analisis maklum balas pelanggan (CHECK – Jan-Dis)
4. Rumusan Skor dan tindakan penambahbaikan (ACTION)

DIMENSI PEMBANGUNAN PROFESIONALISME

 PLAN (P)
1. Surat arahan pengisian matriks kompetensi pegawai
2. Rumusan borang matriks
3. Analisis keperluan latihan
4. Pelan operasi latihan

3
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

5. Jadual perancangan latihan

6. Surat arahan melaksanakan latihan
7. Pengumpulan dokumen TNA

 DO (D)
1. Cadangan kertas kerja latihan
2. Surat jemputan kepada penceramah
3. Surat jemputan kepada peserta
4. Jadual dan tentatif program
5. Sijil penyertaan
6. Laporan program
7. Borang tempahan tempat program dilaksanakan

 CHECK (C)
1. Analisis instrumen penilaian program
2. Analisis instrumen penilaian penceramah
3. Rumusan instrumen keberkesanan program

 ACTION (A)
1. Laporan hari berkursus staff (dokumentasi pelaporan)
2. Sijil penghargaan

DIMENSI BERFOKUSKAN BIMBINGAN

 PLAN (P)
1. PSO unit atau data-data yang berkaitan
2. Memo dalaman (panggilan perbincangan bimbingan)

 DO (D)
1. Surat arahan pelaksanaan bimbingan
2. Surat lawatan bimbingan
3. Takwim bimbingan
4. Borang rumusan dapatan bimbingan
5. Borang maklum balas dapatan bimbingan
6. Borang bimbingan susulan
7. Instrumen pemantauan
8. Borang maklum balas perkhidmatan

 CHECK (C)
1. Rumusan bimbingan
2. Analisis bimbingan

 ACTION (A)
1. Memo dalaman (nota perbincangan pemantauan)
2. Catatan perbincangan rumusan bimbingan

4
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

3. Analisis perbincangan bimbingan

4. Laporan keseluruhan program bimbingan

DIMENSI BERFOKUSKAN TINDAKAN

 PLAN (P)
1. Proses kerja
2. Pelaporan daripada nazir @ JPN @ KPM
3. Memo perbincangan
4. Perbincangan laporan daripada nazir @ JPN @ KPM
5. Pelaporan perbincangan kepada PPD
6. Surat arahan bimbingan ke sekolah oleh PPD
7. Surat melaksanakan bimbingan ke sekolah
8. Memo perbincangan tindak susul
9. Perbincangan tindakan susulan bersama sektor berkaitan

 DO (D)
1. Bimbingan ke sekolah
2. Pelaporan bimbingan
3. Pelaporan I-Bimbing

 CHECK (C)
1. Kajian keberkesanan bimbingan
2. Analisis bimbingan
3. Pelaporan hasil bimbingan kepada PPD

 ACTION (A)
1. Pengisian pelaporan bimbingan
2. Pelaporan kepada nazir @ JPN @ KPM

DIMENSI COACHING AND MENTORING

 PLAN (P)
1. Sumber data
2. Analisis data
3. Pembentangan kepada PPD
4. Kertas kerja
5. Surat arahan pengurusan
6. Surat makluman kepada sekolah
7. Senarai yang akan dibimbing
8. Takwim perancangan bimbingan

 DO (D)
1. Dokumen OPPM
2. Pelaporan catatan perbincangan ke sekolah (OPR)

5
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

3. Pelaporan perbincangan dalaman

4. Laporan bulanan
5. Pelaporan kepada PPD
6. Pelaporan ke JPN @ KPM
7. Hebahan @ buletin pelaporan
8. Takwim
9. Kutipan maklum balas

 CHECK (C)
1. Rumusan maklum balas program
2. Rumusan maklum balas pelanggan
3. Rumusan laporan bimbingan
4. Post mortem bimbingan
5. Dialog prestasi

 ACTION (A)
1. Pelaporan kepada pengurusan

DIMENSI SOKONGAN FIZIKAL (contoh bidang pembelajaran)

 PLAN (P)
1. PSO unit
2. Data PBD @ skpmg2 standard 4
3. Surat arahan ke sekolah
4. Jadual kunjung bantu khas

 DO (D)
1. Inovasi program @ pelaksanaan program

 CHECK (C)
1. Penilaian keberhasilan projek

 ACTION (A)
1. Hebahan pelaksanaan program @ inovasi

DIMENSI SOKONGAN SUMBER MANUSIA

 PLAN (P)
1. Analisis data guru
2. Analisis data guru baharu
3. Analisis redeployment

 DO (D)
1. Surat penempatan
2. Surat penempatan redeployment

6
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

3. Pengurusan mesyuarat

 ACTION (A)
1. Borang tindakan susulan
2. Borang keberkesanan tindakan susulan
3. Maklum balas tindakan sokongan sumber manusia

DIMENSI SOKONGAN JARINGAN KEPAKARAN

1. Surat jemputan PLC (Peserta)
2. Surat jemputan penceramah
3. Laporan pelaksanaan
4. Sijil
5. Instrumen keberkesanan
6. Rumusan instrument
7. Laporan keberkesanan jaringan

DIMENSI PERANCANGAN STRATEGIK ORGANISASI

1. PSO organisasi (yang telah lengkap dibukukan)
2. Pelan taktikal dan operasi
3. Semakan PSO (mengikut tahun semasa)

DIMENSI PEMANTAUAN DAN PENILAIAN PSO

1. Pelaporan semakan PSO mengikut sektor
2. Bengkel kerja semakan PSO
3. Pengisian template pelaporan semakan
4. Memo pelaporan rumusan pencapaian
5. Pembentangan status pencapaian PSO tahun semasa
6. Edaran pelan strategik yang telah disemak

DIMENSI PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN PSO

1. Kajian keberkesanan strategi
2. Tindakan susulan PSO yang tidak dicapai
3. Tindakan susulan PSO yang tidak diukur

DIMENSI BERFOKUSKAN DATA

 PLAN (P)
1. Surat arahan pengumpulan data
2. Surat punca kuasa

7
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

3. Surat jemputan bengkel

 DO (D)
1. Senarai kehadiran bengkel
2. Jadual @ tentatif bengkel
3. Bahan bengkel (power point dsb)

 CHECK (C)
1. Senarai semak penghantaran atau prestasi dari sekolah

 ACTION (A)
1. Tindakan susulan

DIMENSI KEPELBAGAIAN DATA

1. Dashboard power BI PPD
2. Pengurusan mesyuarat Jawatankuasa pengurusan maklumat daerah (JPMD)

DIMENSI 3.311 PBPP / LNPT KOMULATIF

1. Analisis penilaian
2. Sijil-sijil yang berkaitan

DIMENSI 3.312 PIBK

1. Surat pemakluman pengisian data PIBK
2. Minit sesi perbincangan data dan pelaporan
3. Analisis data PIBK
4. Pelaporan PIBK
5. Rumusan penglibatan PIBK

DIMENSI 3.313 KEPUASAN PELANGGAN

 PLAN (P)
1. Cadangan tarikh pembentangan

 DO (D)
1. Borang maklum balas (Jan-Dis)

 CHECK (C)
1. Minit mesyuarat maklum balas
2. Analisis maklum balas pelanggan

8
 SEKTOR PERANCANGAN DAERAH PPD SEMPORNA 2021®
“PPD SEMPORNA MEMACU KECEMERLANGAN”
_____________________________________________________________________________________________________

 ACTION (A)
1. Rumusan markah dan tindakan penambahbaikan
2. Rumusan kepuasan perkhidmatan pelanggan

DIMENSI 3.314 PENGIKTIRAFAN PERINGKAT JPN – PPD

1. Sijil-sijil yang berkaitan

DIMENSI 3.315 PENGIKTIRAFAN PERINGKAT SEKOLAH

1. Sijil-sijil yang berkaitan
2. Surat pengiktirafan (surat keputusan, ucapan tahniah, ucapan penghargaan dsb.)
3. Surat laporan audit kewangan (laporan prestasi)

DIMENSI 3.316 KEMENJADIAN MURID

1. Tindak susul PSO yang tidak dicapai
2. Tindak susul PSO yang tidak diukur
3. Rumusan keseluruhan penyemakan KPI
4. Rumusan KPI yang tidak dicapai
5. Amalan-amalan terbaik HEM
6. Kertas-kertas kerja pembangunan bakat murid (pengurusan program)
7. Pencapaian akademik dan inovasi dalam pendidikan (pengurusan Program)

NOTA RINGKAS
1. Satu dokumen boleh diletakkan dalam pelbagai fail (diperbanyakkan) contohnya
seperti pengurusan mesyuarat dan pelan strategic organisasi
2. Contoh ini tertakluk kepada “contoh dan cadangan” sahaja, pemegang fail boleh
menjadikan ia sebagai rujukan, tambahan ataupun memilih untuk mengguna pakai
mana-mana dokumen yang terbaik
3. Contoh cadangan ini terhad hanya kepada penggunaan 1 program sahaja, pemegang
fail boleh memilih untuk memasukkan lebih daripada 1 program yang dirasakan
dokumentasinya adalah lengkap
4. Pengurusan mesyuarat perlu dilihat mengikut kesesuaian, contohnya mesyuarat
pengurusan maklumat daerah (JPMD) sekurang-kurangnya dijalankan 3 kali dalam
setahun
5. Sila pastikan hanya dokumentasi tahun 2020 sahaja yang dimasukkan kedalam fail
kecuali bagi dokumentasi PSO yang memerlukan pelaporan di tahun 2019 dan awal
tahun 2021
6. Sila berhubung dengan sektor perancangan bagi mendapatkan contoh dokumen yang
tidak jelas contohnya seperti penyediaan dokumen perbincangan ataupun contoh
memo tempahan bilik