Professional Documents
Culture Documents
(LƯƠNG PHỤNG HẰNG) - Báo Cáo Kiến Tập Final
(LƯƠNG PHỤNG HẰNG) - Báo Cáo Kiến Tập Final
CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
---------***--------
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần
2 6
XNK Vĩnh Long
LỜI MỞ ĐẦU
Đổi mới và phát triển luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung
và mỗi doanh nghiệp nói riêng. Trong xu thế toàn cầu hóa diễn ra ngày một sôi nổi
như hiện nay, một trong những biện pháp thiết yếu đưa nên kinh tế trong nước hội
nhập với kinh tế thế giới chính là xuất khẩu. Kể từ khi Việt Nam gia nhập ASEAN
và WTO, vai trò của xuất khẩu lại càng được chú trọng do đây là một hoạt động
mang lại nguồn ngoại tệ lớn, giải quyết một phần lớn vấn đề công ăn việc làm đồng
thời tạo cơ hội cho Việt Nam tiếp cận với các tiến bộ khoa học kĩ thuật khác.
Đứng thứ hai trên thế giới về xuất khẩu gạo, hiện nay lúa gạo được xem là
ngành xuất khẩu mũi nhọn của Việt Nam với hơn 80% lao động. Tuy vậy, nước ta
vẫn còn gặp nhiều khó khăn và thử thách cũng như thiếu kinh nghiệm về kinh tế
quốc tế, quy mô và tiềm lực về tài chính. Và để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra
hiệu quả thì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng phải được tiến hành một cách tốt
nhất. Công tác này không chỉ giúp Công ty khắc phục những khó khăn trong xuất
khẩu mà còn là tiền đề quan trọng góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận, nâng vị
thế Công ty trên thị trường quốc tế.
Là một Công ty chuyên xuất khẩu lương thực và nông sản sang nước ngoài với
mặt hàng chủ lực là gạo, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long luôn quan
tâm chú trọng và hoàn thiện từng bước trong công tác hoàn thiện thực hiện hợp
đồng nhằm đảm bảo tiến trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Nhằm
giúp bản thân có cái nhìn thực tế hơn trong các công tác của hoạt động xuất khẩu từ
đó đưa ra những biện pháp để giúp hoàn thiện hơn quá trình này, trong thời gian
thực tập tại Công ty, em đã nghiên cứu và quyết định chọn đề tài CÔNG TÁC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG với bố cục như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
2
Để có thể hoàn thành tốt đề tài kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
ban Giám đốc, các chú các bác và cách anh chị chuyên viên của Công ty Cổ phần
xuất nhập khẩu Vĩnh Long cùng cô Phùng Minh Đức- giảng viên hướng dẫn và các
thầy cô trường Đại học Ngoại thương CSII đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em
hiểu rõ và tiếp cận với các công việc thực tế của hoạt động này.
Trong khoảng thời gian kiến tập, em đã có những trải nghiệm thực sự và có
những kinh nghiệm quý giá để vận dụng cho công việc trong tương lai. Tuy vậy, vì
thời gian và kiến thức chuyên môn chưa nhiều nên bản thân không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những sự đóng góp từ quý thầy cô
và bạn đọc để em có thể hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn.
3
Năm 2011, Công ty nhận được bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ, được
Vietnamreport bình chọn xếp thứ 2 trong top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh
nhất Việt Nam năm 2011 và nhận cúp vàng “ Doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu
uy tín ngành hàng lúa gạo Việt Nam năm 2011” của BTC Festival Lúa gạo Việt
Nam lần thứ II tại Sóc Trăng.
Năm 2012, Công ty được Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam tặng
Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, được báo
Vietnamnet bình chọn xếp thứ 141 trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam
năm 2012 (VNR 500), tăng 115 bậc so năm 2011.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
XNK Vĩnh Long
1.2.1. Chức năng
- Xuất khẩu: gạo và nông sản là hai mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn xuất khẩu thêm thủy hải sản, rau quả và hàng thủ công mỹ
nghệ.
- Nhập khẩu: phân bón và các lọai vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất nông
nghiệp và công nghiệp, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng
- Dịch vụ khác: Tiếp nhận ủy thác xuất nhập khẩu các loại hàng hóa theo yêu
cầu của khách hàng.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa,
nghiên cứu và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
- Sản xuất và chế biến nông sản đặc biệt là gạo thành phẩm để xuất khẩu.
- Chăm lo đời sống cho CBCNV tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ
chuyên môn và khoa học kĩ thuật.
- Thực hiện hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo qui
định của nhà nước
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Mô hình tổ chức tại Công ty là cơ cấu cấp chức năng. Với cơ cấu tổ chức
như trên Công ty dễ dàng đạt hiệu quả trong công tác quản trị. Các Phó giám đốc
chức năng quản lý các bộ phận phòng ban và các công ty thường trực đồng thời
5
báo cáo lên giám đốc, tạo sự thống nhất và kiểm soát chặt chẽ trong Ban giám
đốc. Từ đó dễ dàng hơn trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động của các bộ
phận và toàn bộ công ty, cũng như tham mưu cho Hội đồng quản trị.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
Phòng hành chính- tổ chức: Điều hành toàn bộ hoạt động chung và quản lý nhân
sự của Công ty, các hoạt động công đoàn, quản lý văn thư lưu trữ, triển khai ban
hành các văn bản, tài liệu đến các đơn vị trực thuộc.
Phòng kế hoạch đầu tư: Nghiên cứu tình hình kinh tế trong nước và thế giới từ đó
đề suất những chiến lược phù hợp cho từng thị trường tại từng thời điểm đồng thời
đưa ra các kế hoạch nhằm phát triển thương hiệu hàng hóa sản phẩm và các chương
trình xúc tiến thương mại của Công ty
Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện công tác kế toán, quản lý tình hình tài chính,
lập báo cáo quyết toán, tổng hợp các chứng từ chi tiêu, bảo toàn và phát triển vốn
của Công ty.
6
Văn phòng đại diện tại TPHCM: chịu trách nhiệm liên kết các khách hàng trong và
ngoài nước, tìm kiếm đối tác và đại diện Công ty thực hiện các họat động giao dịch,
đàm phán, ký kết hợp đồng với các đối tác và khách hàng nước ngoài.
Các xí nghiệp trực thuộc: là nơi cung cấp nguồn hàng chính cho hoạt động kinh
doanh và xuất khẩu của Công ty gồm 3 xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên,
xí nghiệp lương thực Cái Cam và xí nghiệp lương thực Tân Quy Tây
1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2011-2013
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long giai đoạn
2011-2013
(Đơn vị: tỷ đồng)
So sánh 2012 & 2011 So sánh 2013& 2012
Năm
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Số tuyệt Số tương Số tuyệt Số tương
2011
đối đối (%) đối đối (%)
Nhìn chung, trong giai đoạn 2011- 2013 hoạt động kinh doanh của Công ty có
chiều hướng giảm đáng kể
Doanh thu Công ty trong suốt ba năm giảm mạnh. So với năm 2011, doanh thu
Công ty năm 2012 giảm 1473,72 tỷ đồng, tương đương 28,87%, đây là mức giảm
tương đối cao do đây là thời điểm Công ty chịu ảnh hưởng của cuộc suy giảm kinh
tế chung. Năm 2013, hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn khiến doanh thu
giảm 6,59% so với năm 2012. Lí giải cho sự giảm sút này là số lượng hợp đồng uỷ
thác xuất khẩu của Công ty vào các thị trường giảm mạnh do hợp đồng thương mại
trong giai đoạn này có giá thành thấp khiến các nhập khẩu chuyển sang thu mua
hàng hoá ở các nhà kho bên ngoài để được giá thấp hơn. Tuy vậy, thời gian này
Công ty vẫn tập trung đẩy mạnh xuất khẩu, đa dạng hàng hóa nên vẫn đảm bảo duy
trì hoạt động kinh doanh liên tục.
7
Chi phí của Công ty cũng giảm đáng kể trong giai đoạn này. Trong khoảng
thời gian 2011-2012, chi phí Công ty đã giảm từ 5027,80 tỷ đồng xuống còn 3618,3
tỷ đồng, giảm 28,67 %. Năm 2013, chi phí giảm 5,33% so với năm 2012 với giá trị
là 3425,32 tỷ đồng. Việc giảm chi phí không phải là một dấu hiệu tốt cho Công ty
bởi đây không vì nguyên nhân đầu tư cải tiến nâng cao sản xuất mà do hoạt động
kinh doanh sản xuất trong năm 2012 giảm mạnh, đầu ra của hàng hoá gặp nhiều khó
khăn khiến cho các hoạt động thu mua nguyên liệu cho hoạt động gia công gạo
cũng giảm đáng kể. Mặc khác, năm 2013, Công ty đã thu mua 02 đợt tạm trữ tại
thời điểm Đông Xuân và Hè Thu theo chỉ đạo của Chính phủ và Hiệp hội lương
thực Việt Nam với giá cao khiến chi phí lãy vay Ngân hàng lớn, điều này ảnh
hưởng không nhỏ đến làm hiệu quả hoạt động cũng như các khoản lợi nhuận của
Công ty
Sự thay đổi trong doanh thu và chi phí cũng khiến tình hình lợi nhuận của
Công ty giảm mạnh qua các năm. Cụ thể lợi nhuận đã giảm 18,82 tỷ đồng (63,12%)
khi so sánh năm 2011 và 2012. Đến năm 2013, hoạt động kinh doanh không mang
lại lợi nhuận mà còn bị lỗ 35,59 tỷ đồng, giảm mạnh so với năm 2012. Lí do chính
của khoản lỗ này là do chi phí mua hai đợt tạm trữ trên với giá bình quân cao trong
khi giá xuất khẩu lại giảm liên tục. Đồng thời, số lượng tồn kho của các mặt hàng
đặc chủng (jasmine, gạo trung...) của các năm trước mang sang lớn khiến chất
lượng sản phầm giảm và giá rớt liên tục, điều này dẫn đến hiệu quả kinh doanh của
Công ty bị giảm sút khá nhiều.
1.4. Vai trò của công tác tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty
Là Công ty XNK tổng hợp, Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long luôn đẩy mạnh
các công tác xuất nhập khẩu đặc biệt là xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài. Với
mặt hàng chủ lực là gạo, trong nhiều năm qua Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
Vĩnh Long đã tiến hành đưa sản phẩm gạo của mình đến những thị trường lớn trên
thế giới như châu Phi, châu Á, châu Âu và châu Mỹ, góp phần mang lại nhiều hiệu
quả kinh tế cao cho Công ty đồng thời nâng vị thế của Việt Nam trên thị trường
xuất khẩu gạo của thế giới.
8
Để tiến hành xuất khẩu gạo ra các thị trường nước ngoài, hoạt động chính và
có vai trò quan trọng nhất đó là công tác tổ chức thực hiện Hợp đồng. Thực hiện
hợp đồng bao gồm quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu và thực hiện quá trình
thanh toán tiền hàng. Quá trình này giúp Công ty thực hiện tốt các hợp đồng đã ký
kết một cách nhanh chóng và đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng đồng thời giảm
được những chi phí không cần thiết trong công tác đàm phán hay tu chỉnh hợp đồng
do đã thực hiện tốt các công tác ngay từ bước đầu. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công
tác còn giúp hoàn thiện hoạt động kinh doanh không chỉ giúp các bộ phận trong
Công ty phối hợp một cách đồng bộ dẫn đến việc kinh doanh thuận tiện hơn mà còn
đảm bảo quyền lời trong việc thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan và giải
quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
1.5. Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
Trong khoảng thời gian 4 tuần kiến tập tại Công ty, em đã được chỉ dẫn và
thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cụ
thể như sau:
(1) Tìm hiểu tài liệu, thông tin liên quan về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long;
(2) Theo dõi và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu
của Công ty trong thời gian qua;
(3) Hỗ trợ các công tác văn phòng cũng như đề xuất các biện pháp nhằm khắc
phục và hoàn thiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Công ty.
9
2.1.1. Đăng kí hợp đồng xuất khẩu với Hiệp hội lương thực Việt Nam
Do mặt hàng xuất khẩu là gạo nên Công ty chỉ tổ chức thực hiện khi có sự
đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Sau khi kí hợp đồng với đối tác, Công ty gửi hợp đồng cùng giấy đăng kí hợp
đồng đến Hiệp hội lương thực Việt Nam. Hiệp hội lương thực Việt Nam sẽ kiểm tra
chủ yếu về giá cả, nước xuất khẩu và đóng dầu xác nhận đã đăng kí vào hợp đồng.
Sau đó, Công ty nhận lại hợp đồng đã được đóng dấu và tổ chức thực hiện
hợp đồng.
Việc đăng ký này nhằm tránh tình trạng ký hợp đồng vượt quá nguồn cung,
hoặc cùng một lúc phải giao một lượng hàng lớn gây thiếu hụt hàng trên thị trường
làm biến động giá cả thị trường nội địa và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp khác.
10
chi nhánh Vĩnh Long thông báo sau khi ngân hàng BIDV kiểm tra tính chân thực
của L/C bằng cách kiểm tra mã số của người phát hành.
Khi nhận được L/C từ ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long gửi đến, Công
ty sẽ kiểm tra kỹ từng chi tiết, nội dung L/C xem có đúng với hợp đồng đã ký kết và
yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng của mình hay không. Nếu không
phù hợp, Công ty sẽ yêu cầu người mua sửa lại rồi mới tiến hành giao hàng.
Nội dung kiểm tra L/C gồm:
Loại L/C: không hủy ngang
Số L/C: GE-151544/BN
Ngày mở L/C: 13/06/2013
Ngày và nơi hết hạn hiệu lực L/C: 10/07/2013
Tên và địa chỉ người mở L/C: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Người thụ hưởng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Số tiền và loại tiền: 739.000 USD
Có giá trị thanh toán tại Ngân hàng BIDV Việt Nam
Hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn
Người trả tiền hối phiếu: Ngân hàng BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A
Giao hàng từng phần: được phép
Chuyển tải: được phép
Cảng bốc hàng: cảng Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
Ngày giao cuối cùng: 30/06/2013
Mô tả hàng hóa: 2000MTS (+/- 5%) gạo trắng hạt dài Việt Nam nhiều nhất
25% tấm. Đóng gói trong bao PP 50kg được dán kín một đầu bao
Đơn giá USD 396.5/MT FOB Cảng TP Hồ Chí Minh
Các loại chứng từ yêu cầu xuất trình: Hợp đồng thương mại, vận đơn đường
biển, chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lương, số lượng, giấy kiểm
dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng.
Các điều kiện khác
12
Mô tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất).
Mã số: 1006399
Xuất xứ: Việt Nam
Lượng hàng: 2000
Đơn vị: tấn
Đơn giá nguyên tệ: 369.5
Trị giá: 739000
Thuế xuất khẩu
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ gửi kết quả số tiếp nhận hồ
sơ, số tờ khai và phân luông hàng hóa ( luồng xanh). Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ
in tờ khai làm 2 bản mang đên phòng tiếp nhận Hải quan, cơ quan Hải quan sẽ kiểm
tra chi tiết tờ khai một lần nữa. Nếu không sai sót, cơ quan Hải quan sẽ đóng dấu
xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ qua bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao nhận
mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai, Hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại cho
nhân viên giao nhận một bản và giữ lại tờ khai có dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận photo 01 bản tờ khai điện tử đã được đóng dấu xác nhận
thông quan, điền số container và số seal vào tờ khai, nộp 01 tờ khai gốc và 01 bản
sao cho nhân viên hải quan ở bộ phận thanh lý tờ khai. Cán bộ hải quan giám sát đối
chiếu thực tế lô hàng đã vào cảng, tiến hành vào sổ và cấp “ Phiếu xác nhận đã đăng
ký tờ khai hải quan”. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai hải quan đã thanh lý.
Lúc này coi như đã lên tàu và việc thanh lý hải quan hoàn tất.
2.1.7. Giao hàng lên tàu
Tiến hành giao hàng lên tàu gồm các bước:
- Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION
CO để xác nhận, sau đó hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container
Packing list, seal.
- Bước 2: Đóng tiền xếp hàng vào container tại vòng Tài vụ của cảng
TPHCM, sau đó mang lệnh cấp Container rỗng đến phòng Điều độ cảng để
15
học hạ công tại bãi đóng hàng cho Công ty. Sau khi có Container, ghi lại số
container.
- Bước 3: Tiến hành đóng hàng vào Container dưới sự chứng kiến của giám
định viên bên Công ty Bureau Veritas và đại diện của cảng thành phố Hồ Chí
Minh
- Bước 4: Đóng hàng xong thì bấm seal ( mặt hàng Công ty thường được phân
luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container đó.
- Bước 5: Đại diện Công ty và hãng tàu ký vào biên bản giám định.
- Bước 6: Ghi đầy đủ các thông tin vào Container Packing list ( người bán,
người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số
lượng...)
- Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập
bãi.
- Bước 8: Tiến hành thanh lý tờ khai hải quan.
Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng sẽ tiến hành việc xếp hàng lên tàu.
2.1.8. Làm thủ tục thanh toán
Sau khi giao hàng, Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình cho
ngân hàng để đòi tiền. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với yêu cầu của L/C về
cả nội dung lẫn hình thức
Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm những chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên chỉ
cần thêm thông tin:
Tên tàu: MV. MARDINIK
Số chuyến đi: G-3
Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013
vào ô tương thích trong hóa đơn rồi tiến hành in, ký và đóng dấu làm chứng
từ thanh toán
- Vận đơn đường biển: đây là chứng từ quan trọng nhất vì đây là cơ sở để lập
các chứng từ khác. Vì thế trước khi lấy B/L gốc, phía Công ty sẽ gửi các
thông tin cần thể hiện trên B/L cho đại lý hãng tàu để họ làm B/L nháp. Hãng
16
tàu sẽ gửi B/L nháp cho Công ty kiểm tra lại các thông tin và yêu cầu chỉnh
sửa ( nếu có) cho đến khi nội dung thể hiện phù hợp với yêu cầu trong L/C.
Nội dung của B/L được thể hiện như sau
Số vận đơn: G-3
Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street. Wickhams Cay I, Road Town,Tortola,
Britist Virgin Island
Người nhận hàng: theo lệnh của BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A, Swithzerland
Bên được thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP
6028, Niarela Bamako, Mali
Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK
Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh
Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
Đóng dấu: “ FREIGHT PREPAID”
Ngày và nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Công ty sử dụng hình thức khai C/O điện tử trên
website của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI sau đó
chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
Đơn xin cấp C/O
Hợp đồng
Packing List
Tờ khai hải quan
Hóa đơn thương mại
Bill of Lading
C/O của Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B
- Giấy chứng nhận hun trùng: Công ty lập giấy đề nghị hun trùng hàng háo và
gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam. Sau khi tàu chạy, Công ty liên
hệ đơn vị khử trùng yêu cầu cấp chứng thư nháp để Công ty kiểm tra nội
dung trên chứng thư. Công ty đóng phí và nhận chứng thư
Nội dung chính của giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:
17
Dựa trên hợp đồng, nhân viên thanh toán lập các bảng đề nghi thanh toán
chuyển đến Phòng Kế hoạch đầu tư để xác nhận. Sau khi được xác nhận, bảng đề
nghị thanh toán sẽ được chuyển đến Phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán cho
nhà cung ứng.
Thực tế số tranh chấp khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
tại Công ty là rất ít và hầu như không có, nên trong trường hợp tranh chấp xảy ra hai
bên sẽ tự thương lượng giảm giá hoặc giao hàng thay thế chứ rất ít khi nhờ Trọng
tài hoặc tòa án giải quyết.
2.2. Nhận xét chung quy trình
2.2.1. Điểm mạnh
Với bề dày thành tích hoạt động kinh doanh, Công ty đã xây dựng được uy tín và
thương hiệu trong ngành, từ đó tạo nên mối quan hệ khách hàng tốt khiến công tác
đàm phán ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi. Nguồn cung cấp nguyên liệu xuất khẩu
dồi dào, chủng loại gạo đa dạng và nguồn tài chính lớn giúp Công ty đảm bảo
nguồn hàng của các hợp đồng có giá trị cao. Ngoài ra, cơ sở vật chất được đầu tư
hiện đại, mặt bằng kho rộng đáp ứng được nhu cầu gom hàng cũng như bảo quản
hàng hóa. Công ty không ngừng phát triển các thị trường mới, nâng cao chất lượng
sản phẩm cũng như giữ gìn các mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác. Ban lãnh
đạo giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên dồi dào có năng lực, các phòng ban phối
hợp nhịp nhàng cũng là một trong những yếu tố góp phần cho Công ty phát triển
mạnh và bền vững trong nhiều năm qua.
2.2.2. Điểm yếu
- Chất lượng gạo chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu của các thị trường lớn.
- Thương hiệu Công ty chưa tiếp cận nhiều với khách hàng nước ngoài, thụ
động trong tìm kiếm thị trường.
- Số lượng nhân viên chuyên môn chưa nhiều, chưa phát huy hết công suất
làm việc.
- Dù luôn đã cố gắng đổi mới sản xuất nhưng tình hình kinh doanh của Công
ty trong nhiều năm qua đang có chiều hướng giảm. So với các quốc gia xuất
khẩu gạo lớn như Thái Lan và Ấn Độ, các thiết bị khoa học kĩ thuật tân tiến
ở Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng vẫn còn bị hạn chế.
19
PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
3.1. Triển vọng của Công ty về quy trình hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu gạo
3.1.1. Cơ hội
Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xuất khẩu gạo và
việc ký kết các hợp đồng nước ngoài diễn ra dễ dàng và nhanh hơn
Chính sách mở cửa thị trường giúp Công ty tiếp cận với khoa học kĩ thuật hiện
đại tiên tiến áp dụng vào quy trình sản xuất và cung ứng hàng hóa.
Chính sách cải tiến chất lượng hạt giống của tỉnh và tình hình sâu bệnh có xu
hướng giảm khiến nguồn hàng của Công ty đảm bảo chất lượng tốt mang lại giá trị
cao.
Năm 2013, Công ty đầu tư đổi mới công nghệ, trang thiết bị, cơ sở sản xuất
kinh doanh, nâng cấp máy móc tại các xí nghiệp tạo điều kiện cho công tác sản xuất
diễn ra hiệu quả và nhanh hơn đồng thời giảm áp lực của lao động thủ công giúp
Công ty có thể đáp ứng các lô hàng yêu cầu cao.
3.1.2. Thách thức
Năm 2014 được dự báo là khó khăn và áp lực hơn với các mặt hàng xuất khẩu
do nguồn cung cấp dư thừa, cạnh tranh quyết liệt, giá lúa gạo nội địa khó đạt giá
cao.
Hai đối thủ mạnh nhất của Việt Nam trong thị trường gạo là Thái Lan và Ấn
Độ với chất lượng gạo và công nghệ sản xuất cao. Mặt khác, áp lực về bán hạn giá
của Thái Lan cũng gây cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Việt Nam gặp
không ít khó khăn.
Chi phí nguyên liệu đầu vào tăng, ô nhiễm môi trường, dịch hại.. cũng là
những thách thức cho nền nông nghiệp Việt Nam nói chung và hoạt động kinh
doanh của Công ty nói riêng.
3.2. Định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
Tập trung mọi nguồn lực của Công ty vào hoạt động sản xuất kinh doanh
chính là lương thực; đẩy mạnh xuất khẩu cả hai hình thức là trực tiếp và ủy thác
21
Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng gạo phù hợp với các yêu cầu của thị trường
và tăng cường kiểm tra chất lượng gạo xuất khẩu từ các đơn vị cung ứng để giữ uy
tín với khách hàng
Chủ động trong công tác xúc tiến thương mại, đẩy manh giao dịch tìm kiếm
khách hàng mới, thị trường mới...
Tiếp tục cải tiến đầu tư, nâng cấp nhà xưởng, máy móc để đáp ứng nhu cầu
gạo ở các thị trường lớn như Trung Quốc, Mexico...
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu
3.3.1. Đảm bảo nguồn hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm
Để thu mua gạo có hiệu quả, Công ty nên mua gạo ở nhiều đầu mối, trên
nhiều khu vực khác nhau để đảm bảo về chất lượng lẫn giá cả, tránh lệ thuộc vào
một đầu mối cố định nào đó. Đồng thời, Công ty nên giữ mối quan hệ với các nhà
cung ứng để tranh thủ sự ưu đãi.
Bên cạnh đó, chất lượng gạo ngoài việc tuân thủ theo tiêu chuẩn Việt Nam
còn phải chú ý đến các tiêu chuẩn khác để từng bước đáp ứng tiêu chuẩn gạo thế
giới. Do đó, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm là hết sức cần thiết.
3.3.2. Mở rộng thị trường xuất khẩu
Để đưa mặt hàng gạo của Công ty ra thế giới giúp Công ty có thêm khách
hàng mới tại các thị trường mới, Công ty nên chủ động trong các công tác xúc tiến
thương thương mại, tham gia các hội nghị, hội chợ quốc tế về nông nghiệp tại các
nước lớn đặc biệt là Trung Quốc, Hồng Kông, Mỹ, Mexico. Đồng thời, vẫn giữ
vững mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng truyền thống ở thị trường Châu Á,
châu Phi để đảm bảo xuất khẩu trực tiếp
Xây dựng kênh giao dịch trực tiếp với Chương trình Lương thực Thế giới của
Liên Hiệp quốc (WFP) để thâm nhập thêm thị trường cứu trợ lương thực thế giới.
Đây là cách để giúp mặt hàng của Công ty đến với thế giới dễ dàng hơn
3.3.3. Đào tạo nguồn nhân lực
Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, Công ty nên mở những lớp tập huấn
thường xuyên nhằm nâng cao nghiệp vụ xuất khẩu, trình độ ngoại ngữ, tin học...
cho cán bộ công nhân viên Công ty. Đây không chỉ là cơ hội để mọi người chia sẻ
22
kinh nghiệm mà còn là lúc để Công ty có thể cập nhật xu hướng biến đổi của thị
trường để đưa ra những thay đổi phù hợp.
Việc huấn luyện không chỉ chú trọng vào một nhân viên hoặc chỉ tập trung ở
một bộ phận nào đó mà cần áp dụng cho toàn bộ Công ty để các phòng ban có thể
nắm bắt và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
3.3.4. Tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng
Việc xây dựng thêm kho hàng không những giúp Công ty có thể dự trữ khối
lượng lớn nguồn hàng để thực hiện hợp đồng mà còn giúp bảo quản hàng hóa tốt
hơn đặc biệt là đối với mặt hàng nông sản.
Cải tiến và áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất khiến chất lượng và
năng suất tăng cao, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.
23
KẾT LUẬN
Xuất khẩu lương thực nói chung và xuất khẩu gạo nói riêng không chỉ giúp
Việt Nam từng bước hội nhập với thế giới mà còn đóng vai trò quan trọng trong
công cuộc đổi mới và phát triển đất nước, cải thiện đời sống người dân. Thành quả
trên mặt trận lương thực giúp Việt Nam từ một nước thiếu hụt về lương thực trở
thành nước xuất khẩu gạo thứ hai trên thế giới, tạo tiền đề quan trọng cho công cuộc
công nghiệp hóa, hiện đại hóa nước nhà.
Khâu quan trọng nhất và được xem là cốt lõi của xuất khẩu hàng hóa là quy
trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nhận thức được vấn đề đó, trong thời gian kiến
tập tại Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long, em đã được tạo điều kiện để tập trung
nghiên cứu quan sát và tiếp cận thực tế các bước thực hiện nhằm giúp bản thân hiểu
rõ hơn, có thêm kinh nghiệm và từ đó mạnh dạn đề xuất những giải pháp nhằm giúp
hoàn thiện hơn công tác thực hiện hợp đồng tại Công ty.
So với lý thuyết đã học, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại
Công ty không có nhiều sự khác biệt, các bước tiến hành vẫn đảm bảo tính pháp lý
cũng như quyền lợi của hai bên, nên việc thực hiện hợp đồng của Công ty diễn ra
nhanh giúp hoạt động kinh doanh xuất khẩu đạt hiệu quả cao.
Với lợi thế là một trong những Công ty uy tín về xuất khẩu lương thực của cả
nước, cộng thêm vị trí địa lý thuận lợi- nằm ngay trung tâm của Đồng bằng sông
Cửu Long, Công ty xuất nhập khẩu Vĩnh Long sẽ còn vươn xa hơn trên thị trường
trong và ngoài nước với chất lượng sản phẩm ngày càng đa dạng, đáp ứng được tiêu
chuẩn quốc tế. Sự phát triển của Công ty không chỉ cải thiện, nâng cao đời sống của
cán bộ công nhân viên, mà còn thúc đẩy sự phát triển của tỉnh nhà.
24
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh
Long