CÔNG TY CP TVĐT & XD HƯƠNG GIANG

ISO 9001 - 2015

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Mã hiệu: QT 14
Lần ban hành : 02
Ngày ban hành : 28/4/2017

Người soạn thảo Phê duyệt

Họ và tên Trần Cường Nguyễn Trọng Trung

Trưởng phòng Tổng Giám đốc

Chức vụ
ĐT&QLDA

Chữ ký
Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng QT14

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

STT Ngày sửa Vị trí sửa Nội dung sửa đổi Ghi chú
đổi đổi (trang)

1. MỤC ĐÍCH
Thực hiện đầy đủ các các nguyên tắc khi ký kết hợp đồng xây dựng theo qui
định. đảm bảo được thỏa thuận cao nhất về quyền và nghĩa vụ trong quá trình ký kết
Hợp đồng với các đối tác một cách nhanh chóng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng cho việc thực hiện hợp đồng trong hoạt động xây dựng
thuộc dự án đầu tư xây dựng do Cổ phần TVĐT và Xây Dựng Hương Giang là Nhà
thầu thi công .
3. TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG:
Cá nhân hay tập thể các Phòng ban làm công tác tìm kiếm, khai thác thị trường
thuộc Cổ phần TVĐT và Xây Dựng Hương Giang tuân theo hướng dẫn này.
4. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Luật Xây dựng Việt Nam số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014 và các văn bản
hiện hành liên quan đến công tác quản lý đầu tư xây dựng công trình;
- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013của Quốc hội nước
cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các văn bản dưới luật hiện hành ;
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 2/ 6

Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng QT14

5. THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA & CÁC TỪ VIẾT TẮT

Thuật ngữ định nghĩa.
 Chủ đầu tư xây dựng công trình: là người sở hữu vốn hoặc là người giao quản
lý và sử dụng vốn để xây dựng công trình.
 Bên mời thầu : Là CĐT hoặc đơn vị được Chủ đầu tư giao nhiệm vụ mời thầu .
 Nhà thầu: là đơn vị tham gia thực hiện các gói thầu (bao gồm tổng thầu, nhà
thầu phụ).
 Thủ trưởng đơn vị: là Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc hoặc người được ủy
quyền .
 Phòng ban liên quan : là Phòng ĐT-QLDA, phòng KHKT, TCKT, VP Cty .
 Đầu mối công việc : là cá nhân cung cấp thông tin về công việc tiến hành đấu
thầu .
 Bài thầu : Là HS dự thầu ( đối với đấu thầu) hoặc HS đề xuất ( đối với chỉ định
thầu hoặc hồ sơ mời quan tâm) .
Các từ viết tắt
 ĐT-QLDA : đầu tư dự án
Các từ viết tắt:
CĐT Chủ đầu tư
NT Nhà thầu
HĐQT Hội đồng quản trị
CTCT Chủ tịch công ty
TGĐ Tổng giám đốc
P.TGĐ Phó Tổng giám đốc phụ trách
TCKT Phòng Tài chính kế toán
P.ĐT-QLDA Phòng Quản lý dự án
KHKT Phòng Kế hoạch sản xuất
VP Văn phòng Công ty
TCLĐTL Phòng Tổ chức lao động tiền lương
PBLQ Các phòng ban liên quan
ĐVSX Đơn vị SX
ĐMCV Đầu mối công việc
6.NỘI DUNG QUY TRÌNH/TÀI LIỆU
Lưu đồ

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 3/ 6

Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng QT14

Stt Trách nhiệm Mô tả Tài liệu

Dự thảo hợp đồng

Dự thảo hợp đồng
1 - ĐT-QLDA

- ĐT-QLDA BM.14.01
2 Đóng góp ý kiến dự
- PBLQ
thảo
- ĐMCV
hợp đồng
BM.14.02
3 - ĐT-QLDA
Chuẩn bị các phương
án thương thảo
- ĐMCV

BM.14.03
- Thương
TGĐ thảo hợp đồng
4 - ĐT-QLDA
- Thương
ĐMCV thảo hợp
đồng
Thương thảo hợp
- TGĐ kí hợp
5 đồng
- Thương
ĐT-QLDA
đồngthảo hợp
- ĐMCVđồng
Thương thảo hợp
đồng
6 - Thương
ĐT-QLDA
Lưu hồthảo
sơ hợp
đồng
-Văn thư
Thương thảo hợp
đồng
Diễn giải:
Bước 1: Dự thảo hợp đồng .
- Sau khi nhận thông báo trúng thầu phòng ĐT-QLDA hoặc ĐMCV liên hệ với
CĐT để thống nhất một mẫu dự thảo hợp đồng dựa trên căn cứ :
+ Hồ sơ mời thầu .
+ Và các văn bản hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng có liên quan,
…
Bước 2: Đóng góp dự thảo hợp đồng .
- Phòng QLDA lập phiếu góp ý kiến cho dự thảo hợp đồng theo biểu mẫu BM-
HĐ-01 đính kèm, phiếu góp ý kiến được gửi tới:
- P.TGĐ phụ trách xem xét các điều kiện về pháp lý, trách nhiệm chung các bên,
- KHKT : các điều kiện về cam kết kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, ATLĐ, VSCN
và PCCN . Các điều khoản về bàn giao và bảo trì, bảo hành .

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 4/ 6

Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng QT14

- TCKT : giá trị hợp đồng, tạm ứng và thanh quyết toán . Bảo lãnh các loại và
các cam kết về tài chính khác .
- Các phòng ban liên quan thuộc để đóng góp ý kiến liên quan đến các điều
khoản thuộc lĩnh vực mình phụ trách v.v… để hoàn thiện hợp đồng (nếu cần thiết).
- Thời gian để các đơn vị đóng góp ý kiến về dự thảo hợp đồng và gửi lại cho
phòng ĐT-QLDA theo yêu cầu trong phiếu . Quá thời hạn ghi trong phiếu, phòng ĐT-
QLDA không nhận được phản hồi thì sẽ được hiểu là đã thống nhất với nội dung trong
dự thảo hợp đồng mà phòng ĐT-QLDA đã gửi.
- Trong trường hợp các ý kiến không thống nhất, mâu thuẫn với nhau hoặc các ý
kiến đưa ra nhưng phòng ĐT-QLDA nhận thấy là lĩnh vực chuyên môn thì có thể mời
các phòng ban liên quan đến chuyên môn đó để cùng tham gia thương thảo hợp đồng
với CĐT để hoàn thiện hợp đồng.
Bước 3: Chuẩn bị các phương án thương thảo.
- Phòng ĐT-QLDA Tập hợp các ý kiến đóng góp thành các nội dung cần thương
thảo, đàm phán trình TGĐ xem xét .
- Chuẩn bị sẵn phương án phản biện các nội dung điều khoản cần thương thảo
(yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu, những nhượng bộ có thể phải thực hiện, những đòi
hỏi đổi lại cho những nhượng bộ đó,…) và báo cáo trực tiếp để TGĐ nắm được cụ thể .
- Các nội dung chủ yếu cần đề cập trong thương thảo : BM.14.02
Bước 4: Thương thảo .
Phòng ĐT-QLDA hoặc ĐMCV liên hệ trực tiếp với CĐT để lên kế hoạch cụ thể,
các hình thức thương thảo:
- Thương thảo qua Email : Là phương thức thương thảo được sử dụng phổ biến
trong hoạt động kinh doanh hiện đại vì những ưu điểm của nó như tiết kiệm chi phí,
thời gian…
- Thương thảo bằng cách gặp gỡ trực tiếp (Biên bản thương thảo, kết quả thương
thảo): Thường được áp dụng khi liên quan đến các hợp đồng lớn, phức tạp, nhiều chủ
thể tham gia, phạm vi đa dạng.
- Nếu kết quả thương thảo không đạt được thống nhất chung, quay trở về bước
chuẩn bị các phương án thương thảo tiếp theo và tiếp tục thương thảo cho đến khi đạt
được kết quả.
- Kết quả thương thảo được lập thành biên bản thương thảo : BM.14.03
Bước 5: Nộp bài và mở thầu :
- Các bên tham gia thương thảo đã thỏa thuận và đi đến thống nhất thì tiến hành
ký kết hợp đồng theo nội dung đã thương thảo. Khi đó, Phòng ĐT-QLDA liên hệ với
CĐT để hoàn tất văn bản hợp đồng và các phụ lục nếu có, photo đúng, đủ số lượng bản
hợp đồng theo quy định, có 02 hình thức để ký kết và hoàn tất hợp đồng :
+ Lễ ký kết và trao hợp đồng : CĐT và Nhà thầu cùng ký và trao hợp đồng dưới
sự chứng kiến của các bên .

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 5/ 6

Quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng QT14

+ Từng bên ký và đóng dấu hoàn tất .

+ Số hợp đồng do CĐT vào sổ .
Bước 6: Lưu hồ sơ
Lưu hồ sơ theo quy trình kiểm soát thông tin văn bản QT05
CÁC BIỂU MẪU/PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM:
BM.14.01: Mẫu đóng góp ý kiến dự thảo hợp đồng
BM.14.02: Mẫu tông hợp các ý kiến đóng góp dự thảo hợp đồng
BM.14.03: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng

Ngày hiệu lực: 28/4/2017 Lần ban hành:02 Trang: 6/ 6