Paano magsulat ng memo

Paano

a artikulong ito: Gumawa ng Mga Pagpipilian a Wika at FormatMaghanda kang Iulat ang Iyong
Propeyonal na MemoReduce Ang Iyong Propeyonal na Memo31 Ang iang memorandum, na kilala rin
bilang iang memo, a

Paano magsulat ng memo

Nilalaman:

yugto

Bahagi 1 Paggawa ng Mga Pagpipilian sa Wika at Format

Bahagi 2 Paghahanda upang Isulat ang Iyong Propesyonal na Memo

Bahagi 3 Isulat ang iyong propesyonal na memo

Advertisement

Sa artikulong ito: Gumawa ng Mga Pagpipilian sa Wika at FormatMaghanda kang Isulat ang Iyong
Propesyonal na MemoReduce Ang Iyong Propesyonal na Memo31

Ang isang memorandum, na kilala rin bilang isang memo, ay isang dokumento na karaniwang ginagamit
upang makipag-usap sa mga kasamahan o miyembro ng isang departamento. Maaari mong gamitin ito
para sa mga tagalabas kung, halimbawa, kailangan mong makipag-ugnay sa mga customer o kasama.
Dapat mong tiyakin na ang memo na ito ay propesyonal, malinaw at na nananatili ito sa mga
pamantayan ng iyong propesyon.

Advertisement

yugto

Bahagi 1 Paggawa ng Mga Pagpipilian sa Wika at Format

Iwasan ang paggamit ng wika na sobrang kaswal. Sa pangkalahatan, ang iyong wika ay dapat na tuwid at
simple, habang nananatiling propesyonal. Dapat mong iwasang hindi masyadong pamilyar ang isang
tono.

Halimbawa, iwasang ilarawan ang mga bagay tulad ng "Kumusta! Matigas, mahirap sa Lunes, ha? Kaya,
nais kong makipag-usap sa iyo tungkol sa isang malaking problema sa isang file. "

Sa halip, ipasok nang direkta sa gitna ng bagay: "Sumusulat ako upang ipaalam sa lahat ang tungkol sa
pag-unlad ng Project Z."

Iwasan ang paggamit ng emosyonal na wika. Mas mainam na subukang mag-ampon ng isang neutral na
tono kapag sumulat at maiwasan ang paggamit ng isang emosyonal na sisingilin na lexical field. Gawin
ang iyong makakaya upang sabihin ang mga katotohanan at katibayan na sumusuporta sa iyong mga
kahilingan.

Halimbawa, iwasan ang mga query tulad ng "Sa palagay ko lahat tayo ay magiging mas maligaya kung
may karapatan tayong magbihis kaswal sa Biyernes. "

Sa halip, gumawa ng ilang pananaliksik upang makita kung may mga pag-aaral na nagsasabi na ang
moral ng empleyado ay nagpapabuti kapag mayroon silang mas awtonomiya sa pagpili ng kanilang mga
damit at banggitin ito sa iyong memo.

Advertisement
Gumamit ng mga parirala ng babala. Kapag nais mong magbanggit ng isang patunay o isang
mapagkukunan, siguraduhing gumamit ng isang wika na nagpapaalam sa mambabasa ng iyong
ginagawa.

Halimbawa, subukang ilarawan ang sumusunod: "Ayon sa aming pananaliksik, ..." o "Mga pag-aaral na
isinagawa ng Agency para sa Proteksyon ng Kalikasan ay nagpapahiwatig na ...".

Piliin ang naaangkop na font. Ang iyong memo ay dapat na madaling basahin, kaya dapat mong iwasan
ang paggamit ng isang font na napakaliit. Ang mga font 11 at 12 ay pamantayan.

Dapat ka ring pumili ng isang simpleng font tulad ng Times New Roman. Hindi ito ang oras upang i-play
sa mga "nakakatawa" na mga font tulad ng Comic Sans (gagawing masaya kami kung pipiliin mo ito!).

Advertisement

Gumamit ng karaniwang mga margin. Ang isang margin na 2.5 cm ay karaniwang ng mga propesyonal na
memo, bagaman ang ilang e-processing software ay may kasamang mga pre-format na memo na may
bahagyang mas malaking margin (hal. 3 cm).

Gumamit ng solong spacing. Kadalasan, ang mga propesyonal na memo ay hindi dobleng spaced. Upang
ma-number ang iyong pahina, isaalang-alang ang paggamit ng single-spacing habang nag-iiwan ng
puwang sa pagitan ng mga talata o bahagi.

Hindi kinakailangan na maglagay ng isang talata sa iyong mga talata.

Bahagi 2 Paghahanda upang Isulat ang Iyong Propesyonal na Memo

Magpasya kung nais mong magpadala ng memo. Kung kailangan mong sabihin sa maraming tao sa iyong
koponan tungkol sa isang malaking pakikitungo, pagkatapos ang pagpapadala ng memo ay isang
mahusay na ideya. Maaari ka ring magpadala ng isa kung makipag-usap ka lamang sa isang tao kung,
halimbawa, gusto mo o kailangan ng isang nakasulat na tala ng iyong sulat.

Gayunpaman, sa ilang mga kaso, ang pagtawag sa iyong sarili nang direkta sa kanila ay magiging mas
epektibo.

Bilang karagdagan, ang ilang impormasyon ay maaaring masyadong sensitibo upang maitala sa isang
memo.

Kilalanin ang iyong layunin. Ang nilalaman at samahan ng iyong memo ay maaaring magbago depende
sa iyong tukoy na layunin. Karamihan sa mga memo ay nakasulat para sa mga sumusunod na
kadahilanan.

Upang magmungkahi ng isang ideya o isang solusyon. Halimbawa, kung sa palagay mo alam mo kung
paano ayusin ang mga pagkabahala sa oras, maaari mong isulat ang iyong mga ideya sa isang memo at
ipadala ito sa iyong mga superyor.

Upang magtalaga ng mga gawain. Halimbawa, ang pagpapadala ng memo ay maaaring maging isang
epektibong paraan ng pagpapalabas ng mga responsibilidad para sa isang kumperensya na gagawin ng
iyong departamento sa lalong madaling panahon.

Upang gumawa ng isang ulat. Maaari ka ring magpadala ng memo upang i-update ang mga kasamahan
sa isang kamakailang kaganapan, i-update ang isang proyekto, pag-uulat ng ulat, o mag-ulat ng mga
bagong item sa isang pag-aaral.
Limitahan ang iyong paksa. Maaari kang mag-juggling ng maraming mga proyekto at tinukso na
magpadala ng isang memo upang ipaalam sa mga kasamahan, superbisor o kliyente ng lahat ng iyong
kasalukuyang nagtatrabaho. Tandaan na ang mga propesyonal na memo ay dapat na nakatuon sa isang
problema lamang.

Dapat silang maigsi, malinaw at madaling basahin nang mabilis ng mga abalang tao. Samakatuwid, ang
impormasyon ay hindi dapat pabayaan. Ang pagtuon sa memo sa isang paksa ay titiyakin na ang iyong
mensahe ay natanggap at nauunawaan.

Isipin ang tungkol sa iyong tagapakinig. Ang nilalaman, istilo at tono ng iyong propesyonal na memo ay
maaapektuhan lahat ng inilaan na madla, kaya isiping mabuti ang tungkol sa kung sino ang
makakatanggap ng memo na ito.

Halimbawa, magsusulat ka ng iba't ibang uri ng memo kung sumulat ka sa iyong mga kasamahan upang
pag-usapan ang isang sorpresa para sa mga taong nasa opisina, o kung sumulat ka sa iyong superbisor
tungkol sa mga resulta ng isang pag-aaral ng maraming buwan.

Bahagi 3 Isulat ang iyong propesyonal na memo

Pangalanan ang iyong memo. Mayroong iba't ibang mga uri ng mga tugma ng propesyonal. Ang
karaniwang kasanayan para sa isang memo ay malinaw na pangalanan ito.

Halimbawa, i-type ang "Memo" o "Memo" sa tuktok ng pahina.

Nasa sa iyo upang makita kung nais mong isentro ang pamagat o bigyang-katwiran ito sa kaliwa. Sa
pangkalahatan, ang mga memo na natanggap ay sinuri at ang format ay kinopya.

Isulat ang header ng iyong memo. Ang unang bahagi ay dapat magsama ng apat na piraso ng
impormasyon. Makakakita ka ng higit pang mga detalye tungkol sa bawat sangkap sa mga sumusunod
na hakbang.

Pagdidiskubre: Nagbibigay ng mga pangalan at pamagat ng mga taong tatanggap ng iyong memo.

Ang DE: ay nagbibigay ng iyong buong pangalan at pamagat.

DATE: nagbibigay ng kumpleto at tumpak na petsa. Huwag kalimutang isama ang taon.

LOBJET: nagbibigay ng isang maikling ngunit tumpak na paglalarawan ng paksa na iyong memo.

Tandaan na kaugalian din na ipahiwatig ang linya ng paksa na may "Re:" o "RE:". Ang mga ito ay mga
pagdadaglat ng Anglo-Saxon "patungkol", iyon ay, "tungkol", "tungkol sa" o "tungkol sa".

Piliin ang iyong listahan ng mga tatanggap na may pagkaingat. Siguraduhing isama mo ang lahat na
kailangang ipaalam. Limitahan ang pamamahagi ng iyong memo sa mga iyon.

Hindi kinahihintulutang magpadala ng memo sa buong serbisyo kung iilan lamang ang nag-aalala.

Ang mga tao ay mabilis na mapuspos ng mga toneladang memo at may posibilidad na huwag pansinin
ang mga ito o hindi basahin nang mabuti ang mga ito.
Gumamit ng naaangkop na mga pangalan at pamagat para sa iyong mga tatanggap. Kahit na ang iyong
boss at pinangalanan mo ang iyong sarili sa iyong mga unang pangalan, mas mabuti na ang iyong sulat ay
mananatiling pormal. Halimbawa, maaari mong tawagan siyang "Nadine" kapag tinatawid mo siya sa
pasilyo, ngunit, bilang bahagi ng iyong memo, tawagan siyang "Mrs Martin" o "Dr. Martin."

Huwag kalimutan kapag pinupunan ang impormasyon tungkol sa lahat ng mga tatanggap: isama ang
buong pangalan at pamagat.

Maghanap para sa eksaktong mga pamagat ng mga taong pinadalhan mo ng isang panlabas na memo.
Kung nagpapadala ka ng memo sa isang tao sa labas ng iyong tanggapan, mahalaga din na malaman
kung paano makikipag-usap sa kanila. Maglaan ng oras upang magsaliksik sa kanyang profile: Ang
impormasyong ito ay marahil ay magagamit sa website ng kanyang kumpanya.

Halimbawa, may hawak ba siyang doktor? Kung gayon, magandang ideya na sumangguni dito bilang
Dr.X.

Ano ang kanyang pamagat? Halimbawa, ito ba ay isang bise-presidente o isang dekano? Kung gayon,
siguraduhing sumangguni dito sa ganitong paraan sa iyong memo.

Maingat na isulat ang bagay. Dapat mong tiyakin na ang linya na ito ay nananatiling malinaw at hindi
masyadong pangkalahatan, kahit na maikli ito.

Halimbawa, ang "Bagong Deal" ay sa halip ay hindi malinaw at kung may maghanap sa mga file na
bumalik ng ilang linggo, marahil ito ay mahirap hanapin ang iyong memo.

"Ang ulat ng pag-aaral para sa pagpapalawak ng base ng customer" ay magiging mas mahusay.
Tandaan na laktawan ang mga pagbati. Nasa sa iyo upang makita kung nais mong ipakilala ang iyong sa
isang pagbati tulad ng "Mahal na Ginang Dupont" o "Mahal na Mga Kolehiyo". Iyon ay sinabi, tandaan na
ang mga pagbati na ito ay hindi kinakailangan.

Ito ay sinadya upang maging isang mabilis at epektibong tool sa komunikasyon para sa mahalagang
impormasyon at dapat na malinaw na alam ng mga tumatanggap ng iyong memo kung saan nanggaling.

Isulat ang unang bahagi ng iyong memo. Ipaliwanag nang malinaw kung bakit ka nagsusulat at
nagpapadala ng memo.

Halimbawa, "Sumusulat ako dahil ...". Ang pagpapakilala ay dapat magbigay ng isang maikling
pagtatanghal ng kung ano ang mahahanap ng mga tatanggap sa memo.

Gawing maikli ang bahagi ng pagpapakilala. Hindi katumbas ng halaga ang pagbibigay ng lahat ng mga
detalye at / o katibayan sa unang bahagi.

Paikliin ito: ang ilang mga pangungusap o isang maliit na talata ay sapat na.

Magpasya sa samahan ng katawan ng iyong memo. Pagkatapos ng pagpapakilala, ang isang propesyonal
na memo ay naglalaman ng dalawa hanggang apat na karagdagang mga talata bago ang pagtatapos. Ang
nilalaman at samahan ay nakasalalay sa iyong paksa.
Halimbawa, maaari mong piliing ayusin ang impormasyon sa katawan sa pagkakasunud-sunod ng
kahalagahan. Kung hindi, kung magpaliwanag ka ng isang proseso, hahatiin mo ang mga bahagi ng
katawan ng iyong memo upang tumugma sa iba't ibang mga hakbang ng proseso na iyon.

Magpasya kung nais mong isama ang mga subtitle at pamagat. Ang iyong propesyonal na memo ay
dapat isama ang mga malinaw na bahagi. Karaniwan na hatiin ito upang ang mga tatanggap ay madaling
mabasa at matunaw ang impormasyon. Maaari mong tulungan silang higit na makahanap ng mga
mahahalagang puntos sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang pamagat sa iyong mga subparts.

Sumulat ng tumpak na mga subtitle. Tiyaking malinaw ang layunin ng bawat subpart sa iyong madla.

Halimbawa, maaari mong isama ang lahat ng mga subparts kapag sumulat tungkol sa paglipat ng
hinaharap ng iyong serbisyo: "Bagong Address para sa Aming Direksyon", "Mahahalagang Direksyon
para sa Paglipat ng Serbisyo" at "Kalendaryo para sa Paglipat ng Serbisyo".

Magdagdag ng mga pangungusap na tema sa bawat katawan ng talata. Ang unang pangungusap ng
bawat subpart o talata ay dapat magpahiwatig ng pangunahing ideya ng bahaging iyon.

Ang mga indibidwal na talata o bahagi ng iyong memo ay dapat tumuon sa isang ideya.
Tandaan na gumamit ng mga gitling. Ang paggamit ng mga gitling o paggawa ng mga listahan ay
maaaring maging kapaki-pakinabang kung nais mong bigyang-diin ang mga mahahalagang puntos.
Makakatulong ito sa iyong mga mambabasa na mag-browse ng iyong memo nang mas mabilis at mas
mahusay.

Manatiling maigsi. Kadalasan, ang isang propesyonal na memo ay hindi dapat lumagpas sa dalawang
pahina.

Nalalapat ang pamantayang ito sa isang dokumento na may kasamang solong nangungunang puwang na
may mga puwang sa pagitan ng bawat bahagi.

Magpasya kung kailangan mo ng isang parapo ng buod. Sa pangkalahatan, hindi mo kailangang ibubuod
kung ano ang isinulat mo sa iyong memo, lalo na kung sinubukan mong bawasan ito sa isang solong
pahina.

Gayunpaman, kung ang impormasyong iyong na-highlight ay kumplikado o nagpadala ka ng mas mahaba
kaysa sa normal na memo, maaaring kapaki-pakinabang na maikli ang buod ng mga pangunahing punto.

Isama ang isang konklusyon. Kahit na sa tingin mo ay hindi kinakailangan upang buod ang iyong memo,
kailangan mo pa ring tapusin ito. Isipin ang sumusunod:
ano ang dapat kong matandaan mula sa memo? Dapat bang gumawa ng isang bagay ang mga
tatanggap? Dapat ba silang tumugon bago ang isang tiyak na petsa? Kung gayon, sabihin nang malinaw.

kung wala silang magawa, isama ang isang maliit na pagsasara ng pangungusap tulad ng "mananatili ako
sa iyong pagtatapon para sa anumang karagdagang impormasyon" o "Ipaalam sa akin kung mayroon
kang mga katanungan o alalahanin".

Mag-sign kung nais mo. Karaniwan, hindi kinakailangan upang idagdag ang iyong buong pangalan o
pirma sa pagtatapos ng memo. Tandaan na ito ay mas ligtas na sundin ang halimbawa ng iyong mga
kasamahan.

Kung pormal silang pumirma (halimbawa, "Taos-puso, Gng. Smith"), gawin ang parehong.

Kahit na nilaktawan mo ang pirma, maaari mong idagdag ang iyong mga inisyal sa dulo ng dokumento.

Lumikha ng isang tala tungkol sa mga posibleng pag-attach. Kung nagdagdag ka ng mga kalakip sa iyong
memo, tulad ng mga talahanayan, tsart, o mga ulat, siguraduhing isama ang mga ito sa pagtatapos ng
memo. Halimbawa, "Nalakip: Talahanayan 1".

Dapat mo ring sumangguni sa mga kalakip sa katawan ng memo.

Halimbawa, kung nagsusulat ka upang ipaalam sa iyong mga empleyado ng isang paglipat sa opisina sa
hinaharap, dapat kang sumulat ng isang bagay tulad ng, "Nais naming ang pagkilos na makumpleto sa
pagtatapos ng buwan. Tingnan ang Table 1 na nakakabit para sa karagdagang mga detalye sa iskedyul. "
Repasuhin nang mabuti ang iyong memo. Bago ipadala ito, siguraduhing basahin itong muli nang
lubusan. Suriin na ang iyong mga pangungusap ay tama ng gramatika, na walang pagbaybay o bantas, at
ang kahulugan ng nilalaman.

Isaalang-alang ang pagkaantala sa pagpapadala kung hindi ito kagyat. Kung nabasa mo ito ng isang oras
mamaya, maaaring makakita ka ng mga pagkakamali na hindi mo nakita sa unang pagkakataon.

Kung ang iyong memo ay naglalaman ng sensitibong impormasyon, kumonsulta sa patakaran ng iyong
kumpanya upang malaman kung sino ang maaaring suriin ito at sumasang-ayon dito.