működésé során létrejött iratok egymással szervesen összetartoznak, nem jelenti azt,

hogy az irattár organizmus, amelynek rendjét feltétlenül tiszteletben kell tartani. Az

irattárak rendje nem mindig használható, és a legtöbb esetben korántsem tökéletes.
A gyakorlati tapasztalatok Hollandiában is csakhamar oda vezettek, hogy a regiszt-
ratúra-elvet nem szigorúan, hanem szabadon értelmezték, s az irattári rend esetleges
hibáit kijavították, sőt ha teljesen használhatatlannak bizonyult, a fond anyagát tel­
jesen újrarendezték.
A proveniencia elvének érvényre jutása az egyes levéltárakban különböző időpon­
tokban történt. Általános érvényűvé csak azután vált, hogy az 1910. évi nemzetközi
levéltáros-kongresszus azt követendő elvként elfogadta. Magyarországon Tagányi
Károly, az Országos Levéltár tudós levéltárosa, m á r a millennium idején fejlődéstől
téneti szemlélettel közeledett a levéltári anyaghoz, és az egyes kormányhatósági le­
véltárakat „az illető hivatal és levéltár történeti fejlődésével kapcsolatban" írta le,
majd a jelen század elején az 1848/49-i minisztérium széthullott levéltárának re­
konstrukcióját sürgette. Csánki Dezső 1912-ben, amikor az Országos Levéltár veze­
tését átvette, a proveniencia elvének alkalmazását hivatalos p r o g r a m m á tette, és
megindította a Történelmi emlékek című, k o r á b b a n a Levéltárban kialakított gyűj­
temény felszámolását, az iratoknak eredeti helyükre való visszarakását.
A proveniencia elve ma a levéltári munka általános irányelve. Ez az elv mai felfo­
gásunk szerint azt jelenti, hogy egy szerv vagy személy irathagyatéka szerves fondot
alkot, amelyet a levéltárban más fondoktól elkülönítve kell kezelni. Azt azonban
nem határozza meg, hogy a szerves fond anyagát hogyan kell rendezni, hogy eredeti
rendjét meg kell-e őrizni vagy sem. Sőt azt sem jelenti, hogy a szerves fondokból
egyes iratfajtákat sem szabad kiemelni, és a nekik megfelelő gyűjteményben, szervet­
len fondban elhelyezni. Gyűjteményeket ma is hozunk létre, és meglevő levéltári
gyűjteményeinket szerves fondokból kiemelt darabokkal gyarapítjuk. így pl. a térké­
peket a levéltári őrizetbe került hatósági fondokból kiemelve, a térképgyűjtemény­
ben helyezzük el. E kiemelt darabok azonban elvileg továbbra is a szerves fond tar­
tozékai, amelyeket gyakorlati okokból helyeztünk el gyűjteményes fondban. Hason­
lóképpen j á r h a t u n k el a tervrajzokkal, amelyek a levéltár tervtárába kerülhetnek,
vagy a középkori oklevelekkel, amelyeket a levéltár középkori oklevélgyűjteményé­
ben helyezhetünk el. Mindezeket azonban úgy soroljuk be új helyükre, hogy az egy
fondból származók együtt maradjanak, eredeti hovatartozásuk és jelzetük az egyes
kiemelt darabokon olvasható és a gyűjtemények segédletei alapján is megállapítható
legyen.
A proveniencia és a pertinencia mai felfogásunk szerint nem egymást kizáró, ha­
nem egymást kiegészítő elvek. Elsődlegesen a proveniencia elvét alkalmazzuk, egy
szerves fondon belül azonban az iratoknak pertinenciájuk szerinti csoportosítását is
megvalósíthatjuk.
f
 XIII. A levéltári anyag rendszerezése,
a rendezés
A levéltári anyagnak korunkban végbement nagyarányú koncentrációja követ­
keztében levéltáraink rendszerező, rendező munkája bonyolultabbá, többrétűvé
vált. Az ezzel kapcsolatos feladatok három nagy csoportra oszthatók. Az elsőbe tar­
toznak a fondok rendszerezésével kapcsolatos műveletek, tehát a legnagyobb levél­
tári egységek kialakításának inkább elméleti rendszerező, mint gyakorlati rendező
munkája. Ezeknek a legnagyobb levéltári egységeknek a rendszerét a levéltári anyag
tektonikájának is szokták nevezni. A másodikba tartoznak a fondokon belüli, k i ­
sebb levéltári egységek kialakításával kapcsolatos munkák, tehát a tulajdonképpeni
rendező munka különböző fázisai. A fondokon belüli levéltári egységek rendszerét a
levéltári anyag struktúrájának is szokták nevezni. Végül a harmadikba mindazokat
a m u n k á k a t sorolhatjuk, amelyek a különböző raktári egységek s azok rendjének k i ­
alakításával járnak.

1. A fondok rendszerezése (a levéltári anyag tektonikája)

A szocialista levéltárügy nagyfokú szervezettsége lehetővé teszi a levéltárak által
őrzött fondok egységes szempontú rendszerezését, s maguknak a fondoknak egysé­
ges elvek szerinti kialakítását.
A legnagyobb levéltári egységek, az egyes levéltári intézmények, viszonylatában ez
a rendszerezés egyértelmű azok illetékességi és gyűjtőkörének elhatárolásával. Le­
véltári szervezetünk államunk szerkezetének megfelelően épült k i , és e szervezeten
belül minden egyes levéltári intézménynek megvan a maga illetékességi és gyűjtőkö­
re. Más oldalról nézve a dolgot, ez azt jelenti, hogy minden egyes fondnak elvben
megvan a maga levéltára, amely annak őrzésére illetékes. Az a levéltár, amely szá­
mára illetékességi vagy gyűjtőköri szempontból idegen fondot vagy egyes iratokat
őriz, azt, illetve azokat, fenntartójának engedélyével és a Levéltári Osztály hozzájá­
rulásával a fond őrzésére illetékes vagy az iratok gyűjtésére jogosult levéltárnak ad­
hatja át. ,
Az egyes levéltári intézmények az őrizetükben levő fondokat a Levéltárak Ügyvi­
teli Szabályzatában előírt séma alapján rendszerezik. A séma mindenekelőtt törté­
nelmi korszakok szerinti tagolást ír elő: eszerint külön kell választani a feudális kori,
külön a kapitalista kori és külön a szocialista kori fondokat. A szocialista kort meg­
előzően, külön kell csoportosítani a Magyar Tanácsköztársaság szerveinek a m ű k ö ­
déséből létrejött fondokat.
A további rendszerezés szervtipológiai alapon történik. A fondokat létrehozó ter­
mészetes személyeket és önálló ügyintézéssel rendelkező hatóságokat, hivatalokat,
intézeteket, intézményeket, testületeket, üzemeket, vállalatokat 33 típusba sorolva, a
séma szervtípusok szerint 33 ún.fondfőcsoportot tartalmaz. Praktikus okokból a tör­
ténelmi periódusok és a fondfőcsoportok rendszere bizonyos mértékig összefonó­
dott: a feudális és kapitalista k o r i fondok közösen kerülnek az első tizenöt fondfő-
csoportba, s csak egy-egy fondfőcsoporton belül válnak külön, a X V I . fondfőcso-
port a Tanácsköztársaság fondjaié, a szocialista kori fondokat a XVII-től a X X X I I .
fondfőcsoportba soroljuk, s végül a két utolsó fondfőcsoport olyan iratok számára
van fenntartva, amelyek a periódusrendszeren kívül helyezkednek el.
A periódusok és fondfőcsoportok sémája az alábbi:

I - X V . F e u d á l i s és k a p i t a l i s t a k o r

I. Az államhatalom felsőbb szervei

II. Az államigazgatás felsőbb szervei
III. A jogszolgáltatás felsőbb szervei
IV. Megyei törvényhatóságok és törvényhatósági jogú városok
V. Megyei városok és községek
VI. A központi államigazgatás területi szervei
VII. A jogszolgáltatás területi szervei .1872-1944 (1948)
VIII. Intézetek, intézmények
IX. Testületek
X. Egyesületek
XI. Gazdasági szervek
XII. Egyházi szervek
XIII. Családok
XIV. Személyek
XV. Gyűjtemények
XVI. Tanácsköztársaság

XVII-XXXII. Szocialista kor

XVII. Néphatalmi és különleges feladatokra alakult bizottságok

XVIII. Az államhatalom felsőbb szervei
XIX. Az államigazgatás felsőbb szervei
XX. A jogszolgáltatás felsőbb szervei (1945-, illetőleg 1949-től)
XXI. Megyei törvényhatóságok és törvényhatósági jogú városok
XXII. Megyei városok és községek
XXIII. Tanácsok
XXIV. A központi államigazgatás területi szervei
XXV. A jogszolgáltatás területi szervei
XXVI. Intézetek, intézmények
XXVII. Testületek (egyházi szervek is)
XXVIII. Egyesületek
XXIX. Gazdasági szervek
 X X X . Családok
X X X I . Személyek
X X X I I . Gyűjtemények

XXXIII-XXXIV. Egyéb fondok

X X X I I I . Külön intézkedéssel a levéltárba utalt iratok

X X X I V . A levéltár ügyviteli iratai.
Az egyes fondfőcsoportok anyaga tovább tagolódik - szükség szerint - fondcso-
portókra, egyes fondcsoportok tovább tagolódnak fondalcsoportokra. így pl. a taná­
csi levéltárak a gazdasági szervek fondfőcsoportjain belül négy szakágazati csopor­
tot különböztetnek meg: az ipari üzemek, a kereskedelmi és közlekedési vállalatok,
a hitel- és biztosítási szervek, s végül a mezőgazdasági üzemek fondcsoportjait. Bu­
dapest Főváros Levéltárában ezt a négy csoportot egy ö t ö d i k : a fővárosi közüzemek
csoportja egészíti k i . Ugyanitt az egyes gazdasági szakágazati csoportokon belül al­
csoportokat is kialakítottak. Az Országos Levéltár ezzel szemben a tanácsi levéltá­
rak 4 illetve 5 szakágazati csoportja helyett összesen 22 vállalati fondcsoportot ho­
zott létre. Az itt alkalmazott differenciáltabb csoportosítást az Országos Levéltárban
őrzött vállalati iratanyag lényegesen nagyobb mennyisége indokolja.
A fondcsoportok egy különleges fajtája a levéltár, a szó speciális értelmében. Le­
véltárnak azt a fondcsoportot nevezzük, amelynek fondjai között a szervtipológiai
azonosságon kívül szorosabb, mondhatni szerves kapcsolat van. így pl. valamely
feudális kori vármegye levéltárába tartozik a megye nemesi közgyűlésének fondja, a
közgyűlés által kiküldött bizottmányok fondjai s a megyei tisztikar külön ügyinté­
zést folytató tisztviselői működése során létrejött fondok, vagy az egyazon családba
tartozó vagy azzal vérségi vagy függőségi kapcsolatban állott személyek fondjai
együtt alkotják a családi levéltárat.
A fondok rendszerezése tehát egységes, deduktív módszerrel létrehozott, több lép­
csős séma szerint történik. E rendszer lehetővé teszi a levéltárak őrizetében levő fon­
dok közötti gyors áttekintést, tájékozódást. A rendszerezési alap - amint láttuk - el­
sősorban a kronológia, m á s o d s o r b a n a szervtipológia (a fondképző szervek típusai),
illetőleg a fondtipológia (a fondok típusai, pl. gyűjtemények).
Az Országos Levéltár anyagának rendszerezése nem a LÜSZ-ben rögzített deduk­
tív séma szerint történt, hanem m á r k o r á b b a n , különböző rendszerezési alapok
kombinációjával, de főként a történetileg kialakult együttesek figyelembevételével
jött létre. Az Országos Levéltár anyaga szekciókra tagolódik. Ilyen szekciók, p l . :

„ A " szekció: Magyar kancelláriai levéltár

„ B " szekció: Erdélyi kancelláriai levéltár
„ C " szekció: Helytartótanácsi levéltár

„ Z " szekció: Gazdasági levéltár

 Egyes szekciók az államapparátus különböző szintjein elhelyezkedő, de egymással
fölé-, illetőleg alárendeltségi viszonyban állt szervek fondjait tartalmazzák, nem
oszthatók be tehát mindenestől az országos séma egy-egy főcsoportjába. Másrészt
pl. családi levéltárak különböző szekciókban találhatók, minthogy egyes kormány­
hatósági levéltárakba (különösen a kamarai levéltárba) számos családi levéltár ke­
rült be, s ezek egy részét az átrendezések miatt ma m á r k i sem lehetne emelni onnan.
A két rendszer tehát eltér egymástól. Az Országos Levéltár az őrizetében levő fondo­
kat az egységes szakrendszerben is nyilvántartja, anélkül, hogy raktári elhelyezésü­
ket, jelzetrendszerüket megváltoztatná. Az Országos Levéltár megtartja anyagának
„tektonikáját", fondjainak rendszerét, amellett azonban elkészíti fondjainak az egy­
séges szakrendszer szerinti ún. „szakjegyzékét" is.
Mindkét rendszer alapegysége a fond. Ahhoz, hogy egy fondot a rendszerbe beil­
leszthessünk, el kell különíteni más fondoktól, címet kell adni neki és meg kell álla­
pítani a korát.
A fondok egymástól való elkülönítése a fondképzők szervezetének, hatáskörének,
a fondok tartalmának víz gálata alapján történik. Van eset, amikor a jogutódszerv
iratanyaga a jogelődével irattárilag egybeépült. Átszervezésekre sokszor év közben
kerül sor, az irattárak viszont rendszerint évek szerint tagolódnak. A jogutód gyak­
ran nem kezd új regisztratúrát, a jogelőd nem zárja le megszűnésekor a magáét, az
átszervezés az irattár struktúrájában netn j u t kifejezésre. Ilyenkor mérlegelnünk kell,
milyen mértékben változott a kérdéses szerv ügyköre. Ha lényegében átvette a jog­
előd ügykörét, a két szerv anyagát egy fondként kezeljük, a fondképző nevének vál­
tozását azonban feltüntetjük a fond címében. H a viszont az ügykör jelentős mérték­
ben megváltozott, az irattárat az átszervezés évével kezdődően kettébontjuk, úgy,
hogy az átszervezés évének teljes iratanyaga az utód fondjába kerül. Egy év iratanya­
gát nem célszerű kettébontani, mert ebben az esetben az egykorú ügyviteli és irattári
segédkönyvek használhatatlanná válnának.
Olyan korszakos fordulópontok, mint 1848 vagy 1945, sem teszik feltétlenül szük­
ségessé valamennyi fond lezárását és új fondok nyitását, hiszen a politikai, társadal­
mi változások az egyes fondképzők szervezetében, működésében nem egyszerre és
azonnal tükröződnek. 1945 azonban a politikai, közigazgatási, szakigazgatási és jog­
szolgáltatási szervek fondjainál általában fondhatár. A kapitalizmus kori elemi és
polgári iskolák fondjait csak az 1946/47. tanévvel zárjuk le, mert az 1947/48. tan­
évvel kezdték meg működésüket az akkor megalkotott általános iskolák. Egyházi
középiskoláknak teljes iratanyaga a kapitalizmus kori fondba kerül, az állami isko­
lák anyagát viszont kettébontjuk, 1945-tel kezdődően új, szocialista kori fondot nyi­
tunk irataik számára. A fordulat évében vagy azt megelőzően megszűnt testületek
1945 utáni iratai is a testület kapitalizmus kori fondjában maradnak. A tovább élő
testületek 1945 utáni iratai számára új fondot nyitunk. Vállalati fondok esetében az
államosítás ideje a fondhatár. Feloszlatott egyházi szervek iratai a feloszlatásig
egyetlen fondot alkotnak. A kapitalista kori községi fondok 1950-nel, a tanácsok
megalakulásával zárulnak le. Nem bonthatók szét a családi és személyi fondok, va-
lamint a gyűjtemények, akkor sem, ha koruk két periódust érint. Ezeket abba a peri­
ódusba osztjuk be, amelybe a fond súlypontilag tartozik.
A Tanácsköztársaság hatóságainak iratai sok esetben beleépültek a polgári kori
előd- és utódhatóságok irattáraiba, s azokból csak igen nagy nehézségek árán lenné­
nek kioperálhatok. így pl. az Országos Levéltárban a belügyi népbiztosság iratai a
belügyminisztérium fondjában találhatók. Ezekben a rejtett fondokban a kutatást az
egykorú irattári és a megfelelő levéltári segédletek lehetővé teszik, anélkül, hogy na­
gyobb arányú rendezési munkával iratanyagukat az előd- és utódhatóságok fondjai-
tól külön kellene választani.
A proveniencia elvét tehát csak annyiban érvényesítjük, amennyiben az a kutatás
szempontjából hasznos, az iratanyag áttekinthetőségét biztosítja. A proveniencia el­
vének alkalmazása nem öncél, a levéltári anyag feltárását, használhatóvá tételét van
hivatva szolgálni. Nagy, összefüggő irattárakat az irattárképzők változása esetén is
csak akkor bontunk szét, ha azzal az anyag áttekinthetőbb, könnyebben kutatható.
A rendezett levéltári anyag fondokra tagolása lényegében rendszerezési probléma,
a rendezetlen anyagban összekeveredett fondok anyagának szétválasztása viszont a
keveredettség fokától függően, részletekbe menő rendezési munkát kíván meg.
Azt a levéltári rendezési munkát, amelynek során a levéltári anyag rendszerezési
alapegységeit, a fondokat egymástól elkülönítjük, fondszintű vagy alapszintű rendezés­
nek, nevezzük. Alap- vagy fondszintig rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes
fondok egymástól el vannak különítve (a különböző fondok iratai nem keverednek
egymással), egy-egy fondon belül azonban az iratok nincsenek rendezve.
A levéltárakban őrzött anyag ma m á r általában legalább alapszintig rendezett.
Előfordulhat azonban, hogy két vagy t ö b b fond anyaga összekeverve kerül a levél­
tárba. Ezeket mindenekelőtt alapszintig kell rendezni.
Az alapszintű rendezés elsősorban a proveniencia elvének alapján történik, vagyis
elsősorban szerves fondok kialakítására törekszünk. Gyűjteményekben csak azokat
a darabokat helyezzük el, amelyek provenienciája nem állapítható meg, vagy azokat
a néhány darabból álló föndtöredékeket, amelyek nem alkalmasak arra, hogy egy­
kori fondképzőjük működése rekonstruálható legyen belőlük. Gyűjteménybe kerül
az a levéltári anyag is, amely jellegénél fogva oda kívánkozik (pl. térképek a térkép­
gyűjteménybe, leszakadt függőpecsétek vagy az iratról levágott rányomott pecsétek
a pecsétgyűjteménybe stb.).
Szerves fondok kialakítása során az első feladat az egyes iratok provenienciájának
megállapítása. Ezt a munkát rendszerint megkönnyítik az iratok külső ismérvei: be­
adványok esetében azok címzése, a rájuk ütött iktatóbélyegző, fogalmazványoknál
az esetleges fejléc a fondképző nevével, az iratokon látható irattári jelzetek esetleges
jellegzetességei stb. Vannak azonban esetek, amikor a proveniencia megállapítása
nem könnyű feladat. Ilyenkor az iratok tartalmát beható elemzésnek kell alávetni.
Ha nincsenek egykorú ügyviteli vagy irattári segédkönyvek, amelyekből az iratok
hovatartozását kétségtelenül meg lehetne állapítani, az iratot annak a fondképzőnek
az iratai közé kell helyezni, amelynek ügykörébe az iratban foglalt ügy tartozott.
 Alapszintű rendezésre kerül sor olyan esetben is, amikor már k o r á b b a n rendezett,
vegyes proveniencíájú, megfelelő kutatási segédlettel el nem látott, gyűjteményes
fondot a kutatás megkönnyítése érdekében szerves fondokká rendezünk át. Az ilyen
átrendezésnek az alapszintű rendezés, a szerves fondok kibontása rendszerint csak
első fázisa, amit további, a fondokon belüli levéltári egységek kialakítása szokott
követni. Ilyen átrendezésekre a proveniencia elv elfogadása óta sok esetben került
sor, és a jövőben is sor fog kerülni.
Az 1950-es, 1960-as években, amikor levéltáraink egész fondrendszere kialakult, a
proveniencia elvének alkalmazása terén bizonyos túlzások is előadódtak. Levéltára­
inkban törpe fondok százait hozták létre, ami a kutatást, az eligazodást nem minden
esetben segíti elő. Az alapszintű rendezésnél a proveniencia elvét ma m á r bizonyos
korlátozásokkal érvényesítjük. Figyelembe vesszük a fondképzők hatáskörét, terüle­
ti illetékességét, az iratanyag mennyiségét is.
Praktikus okokból bizonyos esetekben a pertinenciát fontosabbnak tartjuk a pro­
veniencia mindenáron való érvényesítésénél. így pl. valamely pertestet a provenien­
cia elvének szigorú alkalmazásával annak a bíróságnak a fondjában kellene őrizni,
amely előtt a per elkezdődött. Az úrbéri birtokrendezési perek esetében ez azt jelen­
tené, hogy egy megyei levéltárban az egyes községek birtokrendezési pereit különbö­
ző fondokba kellene beosztani, aszerint, hogy a per mikor, melyik bíróság előtt in­
dult. Sőt ilyen alapon ugyanannak a községnek két birtokrendezési pere is két fond-
ba kerülne, hiszen az 1836 és 1872 közötti időszakban az e perek tárgyalására illeté­
kes törvényszékeket többször átszervezték. Ehelyett gyakorlati szempontból ezeket
a pertesteket egységesen az 1856-ban felállított úrbéri törvényszékek fondjában he­
lyezzük el, amely törvényszékek előtt a legtöbb ilyen pert indították, illetőleg újra
felvették.
A kapitalista kori vállalatok voltak a legváltozékonyabb fondképzők, éppen ezért
anyaguk alapszintű rendezése különösen sok problémát okoz. Ezek a vállalatok
szüntelenül fejlődtek vagy visszaestek, megszűntek, beolvadtak más vállalatba vagy
más vállalatokat olvasztottak magukba. Valamely vállalat iratanyaga legtöbbször
magában foglalja az elődvállalatok iratanyagát is. Ilyen esetekben meg kell állapíta­
nia a rendezpnek: meddig tart a megszűnt vagy fuzionált vállalatok fondja, és hol
kezdődik új fond. Két vagy több vállalat fúziója n y o m á n új fondképző j ö n létre.
A rendezés során gyakran kell dönteni afelől, hogy egy adott gazdasági szervet ön­
álló fondképzőnek, iratanyagát fondnak tekintsük-e. Külön fondnak kell tekinteni
minden vállalat iratanyagát, amely vállalat a cégbíróságnál ilyenként volt bejegyez­
ve, függetlenül attól, hogy a bejegyzett cég vállalati csúcsszerv, önálló vállalat vagy
leányvállalat-e, még akkor is, ha esetleg nem rendelkezik saját, önálló ügyvitellel.
A vállalatok területi végrehajtó szervét, üzemeit akkor tekintjük fondképzőknek, ha
saját szervezettel és ügyvitellel rendelkeztek. Ugyancsak fondképzők a vállalatok
melletti autonóm szervek (pl. tisztviselői nyugdíjintézet, segélyező egylet, sportegye­
sület, fogyasztási szövetkezet, munkástanács, üzemi bizottság), mert ezek nem tar­
toztak a vállalat vezetési és adminisztratív apparátusának kötelékébe, sőt bizonyos
típusaik (pl. a munkástanács) éppen a vállalat tevékenységének befolyásolására jöt­
tek létre. Külön fondokként kell kezelni a vállalathoz kirendelt közegek (pl. hadi­
üzemi személyzeti parancsnok, légoltalmi parancsnok, kiürítési biztos, igazoló bi­
zottság stb.) iratait is.
Hasonló sok problémát okoz a családi levéltárak rendezése, akár rendezetlen
anyagként, akár évrendezett gyűjteményként kell azt a levéltárosnak rendeznie, ille­
tőleg m á s rendszerbe tennie. Egy-egy nagybirtokos család levéltárában elvileg a kö­
vetkező típusú fondok különíthetők el:
a) a család szerves fondja (ha a családhoz, mint jogi személyhez leveleket írtak, s
ha az mint jogi személy iratokat hozott létre, pl. családülési jegyzőkönyvek)
b) a családtagok fondjai
c) a családi (birtokigazgatási, gazdasági, jogszolgáltató) szervek fondjai
d) a család személyeinek és szerveinek irataiból alkotott homogén gyűjtemények
(pl. birtokjogi oklevelek gyűjteménye)
e) heterogén gyűjtemények (bennük a családhoz nem tartozó szervek és szemé­
lyek irataival is)
f) idegen fondok (pl. miniszteri levelezés vagy főispáni iratok stb.; ezeket külön
kell választani az illető családtag személyi fondjától, mint elvileg a megfelelő hatóság
fondjába tartozó iratanyagot).
Kisebb birtokú vagy birtoktalan családok levéltárában nem mindegyik fondtípus
lesz képviselve, esetleg csak egyes családtagok iratai lesznek találhatók. Kis családi
„levéltárat" egyetlen gyűjteményes fondként kezelünk. Azt, hogy egy családi levéltá­
ron belül egyes családtagok iratait külön fondokként vagy egyetlen gyűjteményként
kezeljük-e, az illető személyek történelmi szerepének fontossága és irataik mennyisé­
ge dönti el.
A fondok különválasztása után mindegyik fondnak címet kell adni. A fond címé­
nek szerves fond esetén tartalmaznia kell a fondképző nevét, utalva a név esetleges
változásaira is, a gyűjtemények címének tükröznie kell a gyűjtemény jellegét.
Végül meg kell állapítani az egyes fondok korát. Ha az iratok csak alapszintig ren­
dezettek, tehát fondon belül rendezetlenek, a fond korát esetleg csak hozzávetőlege­
sen tudjuk megállapítani (pl. X V I I I - X I X . század). A fond korát a benne levő iratok
keltének időhatárai jelzik. Ha a fondképző valamely szerv, figyelembe kell venni a
szerv működésének időhatárait, és ha ezen időhatáron kívül eső korú iratok is kerül­
tek a fondba, azok évhatárai csak a fondképző működési idejében keletkezett legré­
gibb irat éve előtt, illetőleg a legkésőbbi irat éve után, zárójelben tüntetendők fel. Ha
tehát egy szerv működési ideje pl. 1849-1953, de a szerv 1849. évi iratai nem marad­
tak fenn, a fond viszont 1848. évi előiratokat is tartalmaz, a fond korát így jelöljük:
(1848) 1850-1853.
 2. A fondok belső rendjének kialakítása
(a levéltári anyag struktúrája)
A fondok belső szerkezetének kialakítása a következő rendezési módok szerint
történhetik.
a) A fondképző által kialakított irattári rendszert változatlanul hagyjuk, illetőleg,
ha az iratok rendje megbomlott, az eredeti rends ert állítjuk vissza. Ezt akkor tesz-
szük, ha a fond anyaga az eredeti rendszerben a rendelkezésre álló segédletek alap­
j á n megfelelően kutatható. A felbomlott rend helyreállításához az iratokon látható
irattári jelzetek, valamint a segédlettel nyújtanak segítséget.
b) A fondképző által kialakított irattári rendszert lényegében meghagyjuk, illető­
leg, ha az iratok rendje megbomlott, lényegében az eredeti rendszert állítjuk vissza, e
rendszer következetlenségeit azonban korrigáljuk, hiányosságait kiküszöböljük. Ezt
akkor tesszük, ha a fond anyagának zöme az eredeti rendszerben a rendelkezésre ál­
ló segédletek alapján megfelelően kutatható, kisebb részét azonban az irattárban
nem rendezték megfelelően.
c) A fond szerkezetét az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző feladatai­
nak, funkcióinak figyelembe vételével alakítjuk k i . Ezt akkor tesszük, ha a fondnak
eredetileg semmiféle rendszere sem volt, vagy (nagyobb terjedelmű fond esetében) ha
az eredeti rend pusztán mechanikus volt (pl. időrend), és nem készült hozzá vagy
nem maradt fenn olyan segédlet, amely a fond anyagában megkönnyítené a kutatást.
A funkciók szerinti rendezéshez a fondképző hatáskörének és szervezetének tanul­
mányozása nyújt segítséget.
d) A fond anyagát az iratok formai vagy tartalmi vonatkozásai alapján rendez­
zük. Ezt főként gyűjtemények esetében tesszük, amelyek egyes darabjai között nincs
szerves összefüggés, csak a pertinencia azonossága fűzi őket össze. Gyűjtemények
rendezése legcélszerűbben valamely külső vagy belső ismérvük alapján történhetik
(pl. nyomtatványok időrendben,*térképek terület szerint, címeres levelek a családok
nevének betűrendjében).
A rendezési munka folyamata a rendezési terv elkészítésével kezdődik. Ennek so­
rán a fondképző jellegének, tevékenységi körének, a fond terjedelmének, eredeti
rendszerének és segédleteinek figyelembe vételével döntünk afelől, hogy milyen m ó ­
don alakítsuk k i a fond strukturvzját.
A struktúra elemei, a kialakítandó levéltári egységek a rendszerben részben egy­
más mellett („egy szinten"), részben - többlépcsős tagolás esetén - egymásban
(„több szinten") helyezkednek el. Az utóbbi esetben a levéltári egységek több szintjé­
ről beszélhetünk. A rendező m u n k á n a k szintről szintre kell haladnia a magasabb
szintű levéltári egységektől az alacsonyabb levéltári egységek kialakítása felé.
A fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység az állag. Állagoknak a fond
önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jel­
zetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terje­
delmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagolt-
sága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló ré­
szek létrejötte megállapítható. így pl. valamely minisztérium fondjának külön álla­
gai az elnöki és az általános iratok, esetleg - decentralizált iratkezelés folytán az
egyes osztályok iratai.
A feudális kori megyei közgyűlés fondjában külön állagként kezeljük a közgyűlési
jegyzőkönyveket, a közgyűlési iratokat, esetleg - ha az iratokból bizonyos tárgykö­
rökbe tartozókat külön kezeltek - az ilyen irategyütteseket (pl. országgyűlési iratok,
úrbéri iratok, árvaügyi iratok stb.). A megyei törvényszék fondjának állagai lehet­
nek - ugyancsak az iratkezeléstől függően - a polgári perek, büntető perek stb.
Kapitalista kori vállalati fondokban leginkább a vállalat tényleges ügyintéző
funkcióval felruházott szervezeti egységei által önállóan kezelt irategyütteseket te­
kintjük állagoknak (ilyen szervezeti egységek társas cégeknél az egyes irányító és
ellenőrző szervek: közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, fel­
ügyelő bizottság, továbbá az egyes igazgatási, műszaki, kereskedelmi és számviteli
részlegek). Emellett a vállalatok irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek
is, amelyek pusztán a külön iratkezelés alapján számítanak külön állagnak (ilyen pl.
a vállalat ún. okmánytára, amelyben a fondképző a működése szempontjából leg­
fontosabb, többnyire jogbiztosító jellegű okmányait gyűjtötte egybe).
Az eredeti irattári rend szerinti rendezésnél az állagok kialakítása a fondképző
egykori irattári szerkezetének megfelelően történik, vagyis olyan állagokat alakítunk
ki, amelyek a fondképzőnél is elkülönültek egymástól. Ha az eredeti irattári rend­
szertől független, új struktúrát adunk a fondnak, a fondképző szervezetét vesszük
alapul, az egyes szervezeti részlegeknek megfelelő állagokat alakítunk k i . Ha a fond­
képző szervezeti fennállásának ideje alatt változott, a legfejlettebb szervezeti tagoló­
dást vesszük alapul, amely általában a fondképző fennállásának utolsó időszakában
volt érvényben.
Az állagok különválasztása után mindegyik állagnak címet kell adni. Az eredeti
rendszer visszaállítása esetén megtartjuk az eredeti állagcímeket, kivéve, ha azok
helytelenek voltak. Ha az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző szervezete
alapján hozunk létre állagokat, az egyes állagok címe a megfelelő részleg nevével lesz
azonos.
Meg kell állapítani továbbá az egyes állagok korát. Az állag korát a benne lévő
iratok szélső évhatáraival fejezzük k i .
Végül a fond állagait egységes alapelvek szerint rendszerezzük, vagyis az állagok
egymásutánját úgy állapítjuk meg, hogy azonos típusú vagy jellegű fondok lehetőleg
párhuzamos szerkezetet kapjanak. A rendszerezés egyik eleme a kronológia. Hosszú
időn át m ű k ö d ö t t szervek állagai az iratkezelés változása esetén periódusok szerinti
állagcsoportökká vonhatók össze (pl. a magyar királyi kancellária fondjában az
1770 előtti állagok csoportját, az 1770 utáni állagok csoportját és az ügyviteli segéd­
letek és másolati könyvek periódusok szerint nem tagolható csoportját alakítottuk
k i . A rendszer másik eleme a szervezeti hierarchia. Közigazgatási hatóságok fondjai-
ban első helyre tesszük az elnökség, utána az egyéb osztályok állagait, vállalati fon-
dókban előbbre soroljuk az irányító és ellenőrző, azután az igazgatási, a műszaki, a
kereskedelmi és végül a számviteli részlegek állagait. A rendszer harmadik eleme for­
mális. Előbbre soroljuk a jelzeteit állagokat, s utoljára hagyjuk a jelzeteletleneket.
Az állagnál mélyebb szintű levéltári egység a sorozat. Sorozatoknak az állagon
vagy állagokra nem tagolódó fondon belül iratfajták szerint vagy esetleg tárgyi ala­
pon kialakított levéltári egységeket nevezzük.
Iratfajták szerinti (alaki) sorozatok pl. közigazgatási szervek anyagában az ülés­
jegyzőkönyvek, az iratok, az iktatókönyvek, a mutatókönyvek sorozatai. Vállalati
anyagban ilyen sorozatok a vezető szervek ülésjegyzőkönyveinek, a körözvények-
nek, a kimenő levelek másolatainak, az esetleges ügyviteli és irattári segédkönyvek­
nek sorozatai.
Tárgyi sorozatok általában kisebb tárgyi egységek összevonásából jönnek létre.
Az összevonás többszörös lehet, ennek megfelelően beszélünk fősorozatokról, soro­
zatokról és alsorozatokról. Pl. valamely nagy vállalat fondjának titkársági állagában
fősorozatot alkothatnak a cégbíróságilag be nem jegyzett, önálló ügyvitellel nem
rendelkező leányvállalatok iratai, ebben a fősorozatban külön sorozatokat hozha­
tunk létre az egyes leányvállalatok iratai számára, s egy leányvállalati sorozaton be­
lül külön alsorozatokba oszthatjuk be az illető leányvállalat közgyűlésének, igazga­
tóságának; felügyelő bizottságának, jogügyeinek iratait.
Sorozatokat csak azokban a fondokban, illetőleg állagokban alakíthatunk k i ,
amelyekben ezt az anyag összetett volta megkívánta. Legáltalánosabbak az iratfaj­
ták szerinti sorozatok. Olyan fondban, illetőleg állagban, amelynek irataihoz segéd­
könyvek állnak rendelkezésre, legalább két sorozatot kell kialakítani: az iratok so­
rozatát és a segédkönyvekét. Az iratok tárgyi rendezése esetén csak azoknak a terje­
delmesebb fondöknak illetőleg állagoknak az iratait kell sorozatokra tagolni, ame­
lyekben többlépcsős tárgyi tagolást valósítunk meg.
A sorozat címének kifejezésre kell juttatnia alaki sorozatok esetében a megfelelő
iratfajtákat, tárgyi sorozatoknál a sorozat tárgyát.
A sorozaton belül - vagy ha ilyenek nincsenek, a fondon, illetőleg állagon belül
- tételeket alakíthatunk k i . A tétel a legkisebb tárgyú levéltári egység. Az, hogy álta­
lános tárgyú, azt jelenti, hogy nem egyetlen, egyedüli ügyirat, hanem az ügynek, bi­
zonyos csoportjának iratait tartalmazza, több hasonló tárgyú ügy iratai fekszenek
benne. Tételt lehet kialakítani pl. a céhügyek iratai számára, vagy a csizmadiacéhek
ügyeinek iratai számára, vagy a pesti csizmadiacéh ügyeinek iratai számára. Szabó
János pesti csizmadiamester panasza N . N . kontár ellen azonban már. egyedi ügy,
amely egymagában nem alkothat tételt, hanem a megfelelő általános tárgyú levéltári
egységben van a helye. Tételeket a fondképzők a modern irattári rendszerben kezelt
iratokból irattári terv alapján alakítanak k i , régebbi fondokban ilyeneket a levéltár­
ban tárgyi átrendezés esetén hozunk létre.
A tételek kialakítása, a tételrendszer megkonstruálása a levéltári rendező munka
egyik legnehezebb feladata. Ez a feladat lényegében azt jelenti, hogy utólag kell elké­
szítenünk a fondképző irattári tervét. Ahhoz, hogy ezt megtehessük, alaposan tanul-
mányoznunk kell a fondképző hatáskörét, funkcióit, a rendezendő iratanyagban
előforduló tárgyköröket. Az így nyert ismeretek alapján, részben deduktív, részben
induktív ú t o n kell kidolgoznunk azt a tételrendszert, amely a fondképző funkcióit,
illetőleg az iratanyagban előforduló tárgyköröket áttekinthető m ó d o n tükrözi.
Típusos fondoknál egységes sémát lehet alkalmazni, oly m ó d o n természetesen,
hogy mindig csak a fondban képviselt tárgyköröknek, illetőleg iratfajtáknak megfe­
lelő tételeket alakítjuk k i . Személyi fondokat pl. az alábbi séma szerint rendezhe­
tünk:
1. Személyes iratok
2. Hivatalos működéssel kapcsolatos iratok
3. Levelezés
4. Irodalmi és tudományos jellegű kéziratok
5. Vegyes jellegű iratok
6. Halálával és temetésével kapcsolatos iratok (ide értve a megemlékezéseket és a
személy érdemeit méltató tanulmányokat is).
E tétel nem a proveniencia, hanem a pertinencia alapján kerül a személy fondjába.
Terjedelmesebb fondok rendezésénél a tételrendszert az évrendezéssel kombinál­
juk. Ennek kétféle módja van: vagy évek szerint tagoljuk az anyagot és az egyes éve­
ken belül alkalmazzuk a tételrendszert, vagy a tételeken belül rendezzük az iratokat
évek szerint. A kutatás szempontjából az utóbbi mód a megfelelőbb.
Az áttekinthetőség és ezzel a kutathatóság érdekében a tételeket úgy alakítjuk k i ,
hogy egy évi anyaguk terjedelme lehetőleg ne haladja meg egy raktári egység terje­
delmét. Ellenkező esetben az iratanyagot tovább kell tagolnunk tárgyilag, altételek­
re. Egynemű anyag esetében, amely anyagban általános tárgyú altételek nem alakít­
hatók k i , ettől természetesen eltekintünk. Egy raktári egységen belül több kisebb té­
tel vagy altétel anyaga foglalhat helyet.
A tétel illetőleg altétel címének pontosan k i kell fejeznie a tétel, illetőleg altétel tár­
gyát vagy jellegét.
A tételek szintjét - az alapszinttel szemben - levéltári középszintnek nevezzük.
A középszintű rendezés tehát első fokon gyakorlatilag azt jelenti, hogy a fondon, ál­
lagon, sorozaton belül egy raktári egységet általában meg nem haladó terjedelmű le­
véltári egységeket alakítunk k i . Ez általános célkitűzés, és ott is megvalósítható, ahol
tulajdonképpeni tételek nincsenek.
A vállalati iratkezelés a tételrendszert nem ismerte. Kapitalizmus kori vállalataink
iratanyagukat általában dosszié-rendszerben kezelték. A vállalat adminisztratív ve­
zető szerve általában minden egyes levelező partnere számára külön dossziét nyitott
s abban helyezte el az illető levelező partnertől beérkezett leveleket. Ezeket a dosszié­
kat tételeknek tekintjük. Ha egy partnerrel t ö b b dossziét tölt meg a levelezés, ezek
együtt tekintendők egy tételnek. Sokszor azonban egyedi ügyek számára, is külön
dossziét nyitottak, pl. az egyes peres ügyek iratainak. Az ilyen dossziék nem tételek­
nek, hanem ügyiratoknak felelnek meg. A vállalati anyag rendezésekor általában
megtartjuk az eredeti irattári rendszert, de egyes esetekben több eredeti dossziét vo-
nunk össze, mert ugyanazon közös tárgyhoz tartozó iratok több eredeti dossziéban
fekszenek Előfordulhat ennek a fordítottja is, amikor a dossziéban tárgyilag össze
nem tartozó iratok vannak. Ezeket kiemeljük és megfelelő tárgyi egységhez oszt­
juk be.
Az így rendezett levéltári anyag továbbrendezése m á r többnyire mechanikus m ó ­
don (évrendben, betűrendben stb.) történik. Az egyes tételeken belül további kisebb
iratcsoportokat csak akkor hozunk létre, ha azt az iratok belső összefüggései szüksé­
gessé teszik. Ilyen irategyüttes pl. az ügyirat, amit közigazgatási hatóságok m á r az
irattárban kialakítottak. Szétesett ügyiratok rendjének helyreállításához az iratokon
látható ügyviteli és irattári jelzetek adnak segítséget.
A rendezési munka befejeztével az iratokat levéltári jelzetekkel kell ellátni. A le­
véltárijelzet a kialakított rendet rögzíti az iratokon. A helyéről kiemelt iratot a levél­
tári jelzet segítségével lehet könnyen és biztonságosan visszahelyezni, levéltári m ű ­
szóval élve „reponálni". A levéltári jelzetet a fond rendszerével és rendezettségi szint­
jével összhangban kell kialakítani. Fondszintig rendezett anyagra csak a fond törzsz-
számát lehet rávezetni. A törzsszám a fondfőcsoport római számából és azon belül a
fond sorszámát jelölő arab számból áll, amit a fond a levéltárba való bekerülésekor
vagy fondszintig való rendezésekor kap. A törzsszám a fond levéltári azonossági,
nyilvántartási száma. Egy fond állagait fondon belüli sorrendjüknek megfelelően
kisbetűkkel jelöljük. Az Országos Levéltár a fondokat és állagokat ettől eltérő m ó ­
don, a szekció betűjelével és szekciónként újrakezdődő arab számokkal jelöli.
A rendezés során kialakított további levéltári egységek rendjét a levéltári jelzet to­
vábbfejlesztésével kell rögzíteni. Az eredeti irattári rend változatlanul m a r a d ó ele­
meinek jelölésére az eredeti irattári jelzeteket (alapszám, iktatószámok) hagyjuk
meg.

3. A raktári egységek kialakítása

(a levéltári anyag raktári rendje)
A rendezett, jelzeteit levéltári anyagot raktári egységekbe kell osztani. Raktári
egységeknek nevezzük a levéltári anyag tárolására szolgáló különböző nagyságren­
dű berendezéseket: a raktárhelyiségeket, ezeken belül az állványokat vagy szekré­
nyeket, ezeken belül a polcokat, rekeszeket vagy fiókokat, végül az ún. legkisebb
raktári egységeket: a dobozokat, iratcsomókat, köteteket, füzeteket stb. A további­
akban csak az utóbbi, legkisebb raktári egységekről lesz szó.
A rendezés után meg kell állapítani, az anyag jellegétől, formájától és a raktári v i ­
szonyoktól függően, azt a technikai formát és annak méreteit, amely a kérdéses
anyag és annak egyes részei tárolására megfelelő. Ma m á r általában kétféle technikai
forma közül választhatunk: a kötetek és a dobozok között. Általában csak az erede­
tileg is bekötésre szánt, füzetes nyilvántartások, az ülésjegyzőkönyvek, ügyviteli és
irattári segédkönyvek sorozatait köttetjük be. Az iratok tárolására a hagyományos
hazai gyakorlat hevederrel összefogott ún. fedőlemezeket használt, a raktári egysé­
geknek ez a formája az iratcsomó. Ma már ehelyett inkább az iratokat a portól sok­
kalta jobban védő dobozokat használunk, amelyeknek hátránya viszont a valamivel
nagyobb helyigény és anyagpenészedés esetén a fertőzés terjedésének gyorsulása.
A térképeket és tervrajzokat k o r á b b a n gyakran tekercselve, esetleg henger alakú to­
kokban tárolták. A térképek és tervrajzok tárolásának modern módja a m a p p á k b a n
vagy fiókokban kiterítve történő elhelyezés.
A dobozok és iratcsomók méretét egyrészt az iratok formájának, másrészt a ren­
delkezésre álló raktári berendezés lehető jó kihasználásának és a gyakorlati használ­
hatóságnak szempontjai szabják meg.
Az iratok dobozolásakor vagy csomózásakor a rendezés során kialakított szerke­
zeteket kell tiszteletben tartani. Minden fondot külön raktári egységekben kell elhe­
lyezni és nem tehetjük meg azt sem, hogy két egymás után következő állag vagy so­
rozat anyagát raktári egységek szempontjából el ne választanánk egymástól. A k i ­
sebb levéltári egységeknél, p l . a tételeknél, m á r elkerülhetetlen, hogy a levéltári egy­
ségek és a raktári egységek határai esetenként ne keresztezzék egymást, ezeknél is ar­
ra törekszünk azonban, hogy a raktári egységek kialakításánál a levéltári anyag bel­
ső szerkezetét a lehetőség szerint érvényre juttassuk.
Az egyes raktári egységeket a fond vagy állag levéltári rendszerének megfelelően,
tehát ideális sorrendben, fondonként, illetőleg állagonként újra kezdődő sorszámok­
kal kell jelölni. A raktári jelzet a raktári egység azonossági jele; áll a törzsszámból,
valamint a raktári egység fondon, illetőleg állagon belüli sorszámából, a „rakszám"-
ból. A raktári jelzetet a raktári egységnek a polcon kifelé néző oldalára, tehát jól lát­
ható helyre kell felírni vagy felragasztani.
A raktári egységeknek a raktárban való felállítása a raktári jelzetek rendjében tör­
ténik. Ettől csak a könnyebb kezelhetőség biztosítása vagy a raktári adottságok jobb
kihasználása érdekében térhetünk el. Ha egy vagy t ö b b raktári egység nem az anyag
levéltári rendszerének megfelelő helyen fekszik, utalókartonon kell jelezni raktári
helyét.

XIV. A levéltári iratok selejtezése

A levéltárakba elvileg csak levéltári értékű iratok kerülhetnek. A múltban azon­

ban számos esetben előfordult, és a jövőben is előfordulhat, hogy a levéltárnak
olyan anyagot kell átvennie, amit előzetesen nem vetettek alá selejtezésnek, vagy
nem megfelelően selejteztek, és amelyben a levéltári értékű darabok mellett ilyen ér­
tékkel nem bírók is találhatók. A levéltári selejtezés célja a levéltár őrizetében levő
iratanyag megtisztítása a levéltári értékkel nem bíró daraboktól. A levéltárak ezt
részben helynyerés végett teszik, hogy az így felszabadult raktári férőhelyre újabb
anyagot hozhassanak be, részben a levéltári feltáró m u n k á k k a l : rendezéssel, esetleg
tematikai feltáró cédulázással egybekötve, a feltáró munka részeként végzik. A selej­
tezés ugyanis elsősorban a levéltári anyag használhatóbbá tételét szolgálja, az irata­
nyag redukciója révén feldolgozása könnyebbé válik.

1. Az iratok értékelése
A levéltári selejtezés rendkívül felelősségteljes munka, amit csak a legnagyobb k ö ­
rültekintéssel szabad végezni. Az az iratanyag, amit megsemmisítünk, örökre elvész
a társadalom számára. A selejtezést tehát gondos értékelő munkának kell megelőz­
nie.
A selejtezés terén a múltban nemcsak az irattárak, a levéltárak is követtek el hibá­
kat. A polgári korban leginkább azzal, hogy egyoldalúan a régebbi korok levéltári
forrásait védték, míg az újabb kori iratanyagot értéktelen lim-lomnak tekintették.
Részben ennek az egyoldalú értékelésnek a következménye, hogy a kapitalizmus ko­
ri levéltári forrásanyagúnk sokszor hiányosabb a késői feudalizmus korinál.
A levéltári anyag korát bizonyos mértékig ma is tekintetbe vesszük. A modern
iratanyagban ugyanis t ö b b a levéltári szempontból értéktelen, mint a régebbi korok
megmaradt iratanyagában. Éppen ezért 1851 előtt keletkezett iratanyagban általá­
ban nem végzünk selejtezést.
Minél t ö b b példányban tartalmazzák az iratok ugyanazokat az adatokat, értékük
annál kisebb. Pl. egy modern statisztikai adatfelvételi lap önmagában értékes, mert
sok adatot tartalmaz. Levéltári értékét azonban csökkenti az a körülmény, hogy
adatai másutt is fellelhetők. Ezzel szemben egy feudális k o r i összeírás általában sok­
kal kevesebb fajta adatot tartalmaz, levéltári értékét viszont növeli az a körülmény,
hógy a benne foglalt adatok nem találhatók meg másutt.
A levéltári selejtezés - éppúgy, mint az irattárakban végzett - az iratok értékelése
alapján történik. Az érték elsősorban a tartalom függvénye. Meghatározásánál
ugyanazokat a szempontokat vesszük figyelembe, mint az irattárban őrzött iratok
selejtezésénél, tehát az irat fontosságát a fondképző működésének dokumentálása
szem ontjából, a benne foglalt adatok sűrítettségét, egyedi (másutt meg nem talál­
ható) voltukat, történelmi jelentőségüket.
Minden szerv fondjában elsősorban azokat az iratokat ítéljük megőrzésre érde­
mesnek, amelyek az illető szerv feladataira, működésére, tevékenységére vonatkoz­
nak. A szerv történetét leginkább saját fondja dokumentálja.
A fentieken túlmenően azok az iratok a legértékesebbek, amelyek csak a kérdéses
fondban, vagy a legteljesebben ott találhatók meg. Hatósági fondok esetében ez az
illető hatóság szintjétől, az államapparátusban elfoglalt helyétől is függ.
Központi hatóság fondjában elsősorban a hatóság szabályalkotó tevékenységével
kapcsolatos iratokat (jogszabályalkotás, az egyes jogszabályok előkészítésére vonat­
kozó tárgyalások iratai) kell megőrizni.
 Középszintű szerv anyagában főképpen azoknak az ügyköröknek az iratait kell
megőrizni, amely ügykörökben nem felsőbb és alsóbb hatóságok közötti közvetítő
szerepe volt, hanem maga döntött.
Alsóbb hatóság fondjában az egyedi ügyek annyiban fontosak, amennyiben maga
intézkedett ezekben. Ezek az ügyek ugyanis máshol sehol nem fordulnak elő.
Figyelembe kell venni az értékelésnél azt a körülményt is, hogy a hatósági szerve­
zetben a fondképző fölé- illetve alárendelt szervek iratanyaga milyen teljességben
maradt meg. Ha ezek a fondok hiányosak vagy elpusztultak, a fondképzőik műkö­
dését tükröző iratok a megmaradt fondban őrzendők meg.
Az irat értékét növeli, ha sűrítetten tartalmaz adatokat. Ezért értékesek általában
a statisztikai kimutatások, a nagyobb időszakra kiterjedő beszámolók, stb. Ilyen
összefoglaló jellegű iratok a részadatokat tartalmazók egész sorát tehetik nélkülöz-
hetővé.
Az értékelésnél nemcsak az adatok száma és másutt elő nem forduló, egyedi volta
j ö n számításba, hanem fontosságuk, történelmi jelentőségük is mérlegelendő. Nem
minden adat megőrzését tartjuk fontosnak. Elsősorban a társadalmi fejlődés szem­
pontjából jelentős forrásokat kell megőriznünk. Feltétlenül megtartandók tehát
azok a források, amelyek a társadalmi-gazdasági viszonyokra, az osztályharcra, a
munkásmozgalomra, a nemzetiségi-politikai viszonyokra, a mezőgazdaság, ipar, ke­
reskedelem, közegészségügy, művelődésügy, egyesületek stb. fejlődésére és működé­
sére tartalmaznak jelentős adatokat, összeírásokat, kimutatásokat.
Ilyen szempontból más elbírálás alá esik azoknak a fondképzőknek az iratanyaga,
amely fondképzők'valamely társadalmi területen a fő feladatok megoldását lényege­
sen befolyásolják, mint azoké-, amelyek csak kisebb mértékben járultak ehhez hozzá.
Az előbbi fondokból csak viszonylag kevesebb, az utóbbiakból viszonylag több irat
selejtezhető k i .
A tartalmilag jelentős forrásokon kívül megtartásra érdemesnek ítélünk az egyéb­
ként nem jelentős típusügyek irataiból - jellemző voltuk miatt - bizonyos mintada­
rabokat. Selejtezhetőnek minősített iratcsoportokból is megtartjuk az anyag egészé­
nek átnézése nélkül kiemelhető olyan iratokat, amelyek jelentős személyiségekre vo­
natkoznak, és olyanokat, amelyek néprajzi, művelődéstörténeti forrásokként hasz­
nosíthatók, vagy egyszerűen jellemző adatokat tartalmaznak a mindennapi élet
mozzanataira.

2. A selejtezés szintje
A selejtezésnél - éppúgy, mint a rendezésnél - különböző szintekről beszélhetünk.
Kiselejtezhetünk egész fondokat, egy fond egyes sorozatait, valamely sorozat egyes
tételeit, egyes ügyiratokat, végül egyes iratokat.
Az értékelő m u n k á n a k - mint a levéltári m u n k á n a k általában - a fondbcA kell k i ­
indulnia. A fondok bizonyos értékelésére m á r az irattár-ellenőrzésekkel kapcsolat-
ban is sor került. Akkor három kategóriát különböztettünk meg: az ún. értékhatár
alatti szervekét, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba, azokét, amelyek­
nek csak bizonyos fajta iratait kell levéltári őrizetbe venni és harmadszor azoknak a
szerveknek a kategóriáját, amelyeknek iratait a levéltárak - megfelelő selejtezés után
- kötelesek átvenni. K o r á b b a n levéltári őrizetbe kerültek esetenként olyan fondok
is, amelyeket ma értékhatár alattiaknak minősítünk. Ha ilyen fondok anyagát min­
denestől kiselejtezzük, fondszintű selejtezést végzünk.
Kiselejtezhetjük pl. egy A B C áruház, vagy egy kisebb orvosi rendelőintézet, vagy
egy vasútállomás korábban levéltárba került iratanyagát. Csak nagy számban mű­
ködő, típusos, a termelésben vagy az igazgatásban - általában működési ágazatuk­
b a n - j e l e n t ő s szerepet nem játszó szervek fondjai selejtezhetők k i teljes egészükben.
Nem lehet azonban fondszintű selejtezést végezni egyedi sajátosságú szervek fondjai
esetében, különösen akkor nem, ha azoknak amúgy is csak kevés irata maradt fenn.
A levéltári őrizetben m a r a d ó fondok egy részében vannak olyan sorozatok, ame­
lyek iratonkénti átvizsgálás nélkül, egészükben kiselejtezhetők.
Községi fondokból pl. kiselejtezhetők az adófizetéseket nyilvántartó naplók,
amennyiben az adófőkönyvek megvannak, a községi pénztárnaplók, ha a főkönyvek
megvannak, valamint a bírói iktatókönyvek (ezek tulajdonképpen csak kézbesítő
könyvek).
Általában kiselejtezhetők azok a segédkönyvek, amelyek az iratok használatához
nem szükségesek (pl. postakönyvek).
Kiselejtezhetők kisebb szervek anyagából a nyomtatvány- és irodaszer-beszerzé­
sekkel, a pénzkezeléssel kapcsolatos iratsorozatok. Nem selejtezhetők azonban a
költségvetések, számadások, mérlegek, főkönyvek.
A forrásérték szempontjából jelentőséggel nem bíró sorozatok kiselejtezésével a
fondot megszabadítjuk a fölösleges ballaszttól.
A selejtezés leggyakoribb módja egy-egy fondon belül bizonyos tételeknek vagy
tételek híján egyes ügyiratoknak ügykörjegyzékek alapján való selejtezése. A selejte­
zési ügykörjegyzékek azokat az ügyköröket sorolják fel, amelyek iratai nem selejtez­
hetők, illetve azokat, amelyek iratait k i lehet selejtezni.
Az ügykörjegyzék tartalmazhat egyes ügyköröknél ilyen megjelöléseket is:
egyáltalában nem selejtezhető,
általában nem selejtezhető,
általában selejtezhető.
Az általában nem selejtezhető megjelölés azt jelenti, hogy az ügykör iratanyaga ál­
talában megőrzésre érdemes, de a benne levő kisebb jelentőségű ügyek iratait k i le­
het selejtezni. Az általában selejtezhető megjelölés azt jelenti, hogy az ügykör iratai
általában nem érdemesek megőrzésre, de esetenként akadhatnak köztük olyanok,
amelyek jellemző adatokat tartalmaznak a társadalmi viszonyokra, a gazdasági és
szociális körülményekre.
Ügyirat-selejtezést végzünk pl. a járási főszolgabírák, mint kihágási rendőri bün-
tetőbírák irataiban. A selejtezést a megfelelő ügykörjegyzék alapján hajtjuk végre.
Helytelen lenne azonban e kihágási iratokat csak az ügykörök alapján értékelni, hi­
szen a jelentéktelen ügykörökben is találunk olyan ügyiratokat, amelyekben értékes
adatok vannak. így pl. a csavargási ügyek iratai általában selejtezhetők lennének.
Ha azonban munkakerülés miatti csavargásról van szó, vagy a csavargónál fegyvert
találtak, vagy ha külföldre akart szökni, pl. azért, hogy beálljon az idegenlégióba, az
ügyiratot meg kell tartani.
Az ügyiratokon belüli egyes iratok értékelése nagyon időigényes feladat, ezért a
selejtezésnek ezt a módját önálló feladatként csak ritkán alkalmazzuk. Egyes szak­
szervek fondjaiban azonban a fondképző speciális, szűk körű tevékenysége miatt
ügyi rat-selejtezéssel viszonylag kevés eredményt érnénk el, az egyes ügyiratokban
azonban tömegesen fekszenek levéltári szempontból értéktelen, s az ügyiratból
könnyen eltávolítható egyes iratok. Az ilyen ún. darabszintü selejtezés a legkönnyeb­
ben formai jegyek alapján, bizonyos iratfajták kiselejtezésével, mások megtartásával
oldható meg.
Darabszintű selejtezést végzünk pl. az árvaszéki fondokban. Ezekben ügyirat-se­
lejtezéssel viszonylag csekély eredményt tudnánk elérni, viszont az egyes ügyiratok
nagy számmal tartalmaznak megőrzésre nem érdemes darabokat, amelyeket a meg­
maradó rész összefüggéseinek veszélyeztetése nélkül k i lehet onnan emelni. A selejte­
zés során megtartjuk azokat az egyes iratokat, amelyekből kiderül, kinek a hagyaté­
káról van szó, kik a kiskorú örökösök, miből áll a hagyaték (leltár), mi lesz a sorsa
(végrendelet, osztályegyesség, hagyatéki tárgyalási jegyzőkönyv). Megmarad továb­
bá a gyám és gondnok kirendelésére vonatkozó árvaszéki határozat, megmaradnak
az adásvételi és haszonbérleti szerződések eredetiben vagy másolatban, a gyámi
számadás a hagyaték kezeléséről. Kiselejtezzük azonban a tényleges adatokat nem
szolgáltató nyugtákat, elismervényeket, az előkészítő iratváltást (pl. a hagyatéki lel­
tár elkészítésére vonatkozóan), a különböző sürgetéseket, vétíveket, pénzek be- és
kiutalását a gyámpénztárba, az anyakönyvi és telekkönyvi kivonatok tömkelegét.
Az így elért redukció révén a forrásanyag könnyebben kutathatóvá válik.

3. A levéltári selejtezés lebonyolítása

A levéltári selejtezés lebonyolítása szempontjából kétféle iratanyagot különbözte­
tünk meg: egyrészt olyant, amelynek elejtezését a fondképző vagy a Levéltári Osz­
tály által kiadott utasítás szabályozza, másrészt olyant, amelyre nézve nem adtak ki
selejtezési utasítást.
Olyan levéltári anyagot, amelynek selejtezését érvényes utasítás szabályozza, csak
annak alapján szabad selejtezni.
Ha olyan levéltári anyagban kívánunk selejtezést végezni, amelyre nézve selejtezé­
si utasítás nincs, előbb selejtezési tervet kell kidolgoznunk. A selejtezési tervben meg
kell jelölni, hogy a fondképzőnek mely ügyköreit érintő iratokat kívánjuk kiselejtez-
 ni, illetőleg egy-egy ügykörön belül melyek azok az iratféleségek, amelyeket kiselej-
tezhetőnek vélünk. A selejtezés csak akkor végezhető el, ha a selejtezési tervet a le­
véltár fenntartója is, a Levéltári Osztály is jóváhagyta.
A selejtezésről minden esetben, tehát akkor i - , ha utasítás alapján, akkor is, ha j ó ­
váhagyott selejtezési terv alapján történik, jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési
jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és erede­
ti mennyiségét; annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt-e
(a fond egész anyagára, vagy csak egyes sorozataira, esetleg csak egyes ügykörökre
terjedt-e k i ) ; a selejtezés alapjául szolgáló ügykörjegyzék vagy selejtezési terv címét
vagy számát; a selejtezési engedély vagy utasítás számát, a kiselejtezett tárgyi vagy
formai csoportok címeit; a kiselejtezett anyag iratfolyóméterben és kg-ban megadott
mennyiségét; végül a selejtezés időpontját és a selejtezést végző dolgozók nevét.
A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltár felügyeleti hatósága útján, vagy ügyrendi
szabályzatában meghatározott m á s úton a Levéltári Osztályhoz terjeszti fel jóváha­
gyásra. A kiselejtezett anyagot a selejtezés jóváhagyásáig eredeti rendjének tagolásá­
ban kell megtartani; a rendet megbontani és az anyagot elszállítani csak a jóváha­
gyás megtörténte után szabad.
Ha a jóváhagyá megtörtént, a kiselejtezett iratokat a megfelelő könyvekből k i
kell vezetni, vagy más m ó d o n kell gondoskodni arról, hogy a megmaradt iratanyag­
hoz használható segédletek álljanak rendelkezésre.

XV. A levéltári segédletek

1. A segédletek fogalma, fajtái

A levéltári anyaghoz ún. segédletek tartoznak, amelyek a levéltári állomány nyil­
vántartását és a benne való eligazodást szolgálják. Azt, hogy ilyenek legyenek, a le­
véltári anyag értéke és mennyisége indokolja. A levéltárak anyagát, mint minden va­
gyontárgyát, megőrzése érdekében nyilvántartásba kell venni, használatának meg­
könnyítésére pedig tájékoztató segédeszközöket kell hozzá készíteni. Mindezeket tá­
gabb értelemben és összefoglalóan segédleteknek szoktuk nevezni. Ilyen segédletek a
legtöbb levéltári anyaghoz még levéltárba kerülése előtt, az ügyvitel és iratkezelés so­
rán is készültek. Aszerint, hogy hol készültek, beszélünk ügyviteli, irattári és levéltá­
ri segédletekről.
Az ügyviteli segédletek a szűkebb értelemben vett ügyvitel során készültek, tehát
még mielőtt az iratok az irattárba kerültek volna. A legáltalánosabb ügyviteli segéd­
letfajta az iktatókönyv, amely a szervhez beérkezett beadványokat és a hivatalból
kezdeményezett feljegyzéseket egyenként tartja nyilván. Az iktatókönyv, részletessé-
ge folytán, a levéltárban is nélkülözhetetlen segédlet. Ugyancsak nélkülözhetetlen
tájékoztató segédeszközök az iktatókönyvhöz készült betűrendes személynév-, hely­
név- és tárgymutatók.
Az irattárak az általuk őrzött iratokhoz 1848 előtt általában lajstromot és muta­
tót, 1848 után irattári számkönyvet készítettek. A mai irattárak anyagukról raktári
jegyzéket készítenek, s az iratokat e jegyzékkel együtt adják át a levéltárnak. Minde­
zeket az irattári segédletekei a levéltár megőrzi, és további munkájában felhasználja.
A levéltár az őrizetébe került iratanyaghoz az ügyviteli és irattári segédleteken kí­
vül a szükséghez mérten maga is készít segédleteket. A tulajdonképpeni levéltári se­
gédletek fogalmát így határozhatjuk meg: olyan írásművek, amelyek a levéltárakban
készültek, azzal a rendeltetéssel, hogy a levéltári anyag biztonságos megőrzését és
használatát célzó adatokat szolgáltassanak.
A levéltári segédletek o s z t á l y o z á s a elsősorban tematikai alapon történik. Ilyen
alapon két fő osztályt különböztetünk meg, az általános segédletek és a speciális
vagy tematikai segédletek osztályait. Az általános levéltári segédletek valamely levél­
tári anyag részeit egy tői egyig, válogatás, kihagyás nélkül írják le, bármi legyen is az
egyes részek tárgya, témája. A levéltári segédletek a legtöbb esetben általánosak,
nem valamely témából, hanem egy adott levéltári forrásanyagból, nagyobb vagy k i ­
sebb irategyüttesből (pl. egy levéltári intézmény által őrzött teljes levéltári anyag, egy
fondcsoport, egy fond vagy egy állag) indulnak k i s azt általánosan tárják fel és tart­
ják nyilván. Készülnek azonban olyan levéltári segédletek is, amelyek egy speciális
témából indulnak k i s azt tárják fel, hogy e témából hol, milyen levéltári anyag talál­
ható. M i n d az általános, mind a speciális segédleteknek megvan a maguk létjogo­
sultsága, a maguk területén fontos funkciót tölthetnek be.
E két fő osztályon belül a levéltári segédleteket rendszerük alapján osztályozzuk.
Ilyen alapon két osztályt különböztethetünk meg, aszerint, hogy a segédlet rendszere
azonos-e a levéltári anyag rendszerével, vagy pedig eltérő attól. Az előbbi segédlete­
ket, amelyek a levéltári anyag egyes részeit abban a sorrendben írják le, amelyben e
részek a levéltári rendszerben egymás után következnek, s amely sorrend általában a
levéltári jelzetek rendjének felel meg, a továbbiakban - egyszerűség kedvéért - leltá­
raknak fogjuk nevezni. Azokat a segédleteket viszont, amelyek a levéltári anyagra
vonatkozó adatokat a levéltári rendszertől és jelzetrendtől függetlenül csoportosít­
ják, mutató rendszerű segédleteknek, röviden m u t a t ó k n a k nevezzük.
A levéltári segédletek között e fő jellemzőkön kívül is vannak különbségek. Ezek
már az egyes segédletfajták jellemzői. Különböznek egymástól a segédletek abban,
hogy elsősorban a levéltári anyag biztonságos megőrzését, vagy annak használatát kí­
vánják-e szolgálni. Az elsőket nyilvántartási, az utóbbiakat tájékoztatási segédletek­
nek is szoktuk nevezni. A segédletek e két fajtája azonban nem válik el élesen egy­
mástól. Minden, a levéltári anyagról vezetett nyilvántartás bizonyos fokú tájékozta­
tást is nyújt annak használatához, másrészt a legtöbb tájékoztató segédlet egyben az
anyag megőrzése szempontjából is fontos adatokat tartalmaz. A kutatót, az anyag
külső használóját, természetesen elsősorban a tájékoztató segédletek érdeklik. Ezek
azok a „kulcsok", amelyek a levéltári anyagot hozzáférhetővé teszik számára, ame­
lyek megnyitják előtte a levéltár „titkai"-t. A segédletek osztályozásának ez az alapja
azonban i n k á b b elméleti, mint gyakorlati jelentőségű.
Különbség van a levéltári segédletek között aszerint is, hogy milyen szintig tárják
fel a levéltári anyagot. A segédletek készítésénél ugyanis arra törekszünk, hogy a se­
gédlet lehetőleg egységes szintű legyen, hogy azok az egységek, amelyekig tagolva a
segédlet a levéltári anyagot leírja, lehetőleg azonos szintűek legyenek. Ezen az ala­
pon beszélhetünk pl. alapszintű, középszintű, darabszintű segédletekről.
A levéltári segédletek m ó d s z e r e lényegében kétféle lehet: vagy összefoglaló ada­
tokat nyújtanak az általuk leírt raktári- és levéltári egységekről, vagy részletesen is­
mertetik azokat. Az előbbieket szintetikus, az utóbbiakat analitikus módszerű se­
gédleteknek nevezzük. Akármilyen szinten készül is a segédlet, e két módszer vala­
melyikét alkalmazhatja. A szintetikus módszer a gyors tájékoztatást és tájékozódást
teszi lehetővé, az analitikus módszer a tudományos igényeket elégíti k i jobban.
Ugyanannak a levéltári egységnek a tárgyát a szintetikus módszerű Segédlet pl. így
határozhatja meg: „külkereskedelem", az analitikus módszerű segédlet pedig így:
„Ausztriával, Csehszlovákiával, Lengyelországgal folytatott állat-, bor-, gabona-,
koksz- és tűzifa-kereskedelemmel kapcsolatos tárgyalások, szerződések, szállítá­
sok". Vagy a levéltári egység korát a szintetikus segédlet így határozhatja meg:
„1703-1797", az analitikus segédlet viszont így: „1703 és 1797 közötti iratok vannak
benne, az 1713., 1727., 1777. és 1783. évek kivételével s az iratok zöme az 1760-as
évekből való".
Végül a segédletek f o r m á j a lehet kötött (ívforma) vagy kötetlen (kartotékfor­
ma). A kötött formát végleges, lezárt segédletek esetében szoktuk alkalmazni. A kö­
tetlen forma olyan segédletek számára megfelelő, amelyek ideiglenesek, vagy folya­
matosan kiegészülnek. A leltárakat inkább összefüggően, beköthető m ó d o n gépel­
jük le, a mutatók számára viszont inkább a kartotékforma kínálkozik.

2. Általános segédletek
Az általános segédletek közé a levéltári anyag rendszerét követő segédletek, rövi­
den a leltárak, valamint a levéltári rendszertől eltérő rendszerű segédletek, a muta­
tók tartoznak.
A levéltárakban elsősorban a levéltári anyag rendszerét követő segédletek, ún. lel­
tárak készülnek. Ezek többnyire jobban szolgálják a levéltári anyag védelmét, mint
azok, amelyek rendszere eltér a levéltári anyagétól.
Szintek szerint haladva a leltárak között elsőnek említhetjük az a l a p s z i n t n é l
ö s s z e v o n t a b b , tájékoztató jellegű segédletfajtát, a levéltári kalauzt. A levéltári
kalauz egy-egy levéltári intézmény anyagának csak legnagyobb egységeit (fondfőcso-
portjait, szekcióit) írja le. Röviden ismerteti az általa tárgyalt levéltári intézmény
vagy intézmények történetét, főbb kutatási szabályaikat és felsorolja az illető intéz-
menyben őrzött legnagyobb levéltári egységek címét, korát és terjedelmét. Ilyen ka­
lauz jelent meg eddig nálunk Magyarország levéltárairól (idegen nyelven), vagy Bu­
dapest Főváros Levéltáráról (magyar és idegen nyelven). A kalauzt sommás volta és
csupán alapvető téjékoztatást nyújtó jellege miatt a levéltári propaganda eszközének
is tekinthetjük.
Az a l a p s z i n t ű l e l t á r a k közé tartozik a fondok törzskönyve, a fondjegyzék, bi­
zonyos tekintetben ide sorolhatjuk a levéltári tervezési statisztikai segédletet, s végül
ide tartozik a levéltári ú t m u t a t ó n a k nevezett segédletfajta.
A fondok törzskönyve belső használatra készül, rendeltetése, hogy benne a levél­
tár, mint hiteles alapnyilvántartásban, az őrizetében levő fondok legfontosabb nyil­
vántartási adatait, az azokban bekövetkező változásokat rögzítse. Formája tartósan
bekötött, számozott oldalakat tartalmazó kötet.
A törzskönyv a d a t a i : a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme. A terjedelmet
últalában iratfolyóméterben fejezzük k i . Oklevelek, térképek, tervrajzok, filmfelvé­
telek esetében azonban a darabszám, mozgófilmeknél, hangszalagoknál a lejátszá­
sukhoz szükséges óra-perc-másodperc határozza meg az anyag terjedelmét. Ha a
kérdéses fond letétként került a levéltárba, ezt is fel kell jegyezni. Ha a fond kutatá­
sára vonatkozóan korlátozások állnak fenn, e körülmény a korlátozást meghatározó
levéltári ügyirat iktatószámával együtt feltüntetendő.
A törzskönyv készítésekor a levéltár addig kialakított fondjainak adatait törzsszá­
maik emelkedő rendjében vezeti be, majd a levéltár igazgatója a törzskönyvet a le­
véltár pecsétjével és saját aláírásával lezárja. A törzskönyv lezárása után kialakított
új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével, folyamatosan
kell a törzskönyvbe bevezetni. A törzskönyv rendszere tehát lezárásáig a törzsszá­
mok növekvő rendje, ezután a fond kialakításának időrendje, vagyis a törzskönyv
nem tartozik a szó szoros értelmében a strukturális segédletek közé.
Be kell vezetni a törzskönyvbe a m á r bejegyzett fondok ott rögzített adataiban
előállt bármely változást is, utólagos bejegyzésként. Minden utólagos bejegyzést el
kell látni a bejegyzés keltével, a levéltár pecsétjével és az igazgató aláírásával.
A Magyar Országos Levéltár törzskönyve ettől eltérő m ó d o n készül, mert ott a
törzsszámok rendszere is más, mint a többi levéltárban. Az Országos Levéltár külön
konkordancia jegyzékkel biztosítja az összhangot saját rendszere és a többi levéltár
számára kötelező fondcsoportosítási rendszer között.
A fondjegyzék rendeltetése elsősorban az, hogy az anyag védelmét szolgálja, de tá­
jékoztató szerepe is van: a k u t a t ó a levéltárak fondjegyzékeiből állapíthatja meg,
hogy mely fondokat hol őriznek. Egyszerű jegyzék lévén, szintetikus módszerű,
vagyis adatai összefoglalóan meghatározók, nem részletesen kifejtők.
A fondjegyzék adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, terjedelme iratfolyómé­
terben, levéltári tagolódása (állagainak jelzete, címe és évköre).
A fondjegyzék rendszere az anyag rendszerével megegyező. ívformában készítjük
el és elkészülte után publikáljuk. A fondjegyzék ily m ó d o n a lezárásakor érvényes
adatokat rögzíti.
A Békés megyei Levéltár fondjegyzékéből példaként közöljük két fondfőcsoport egy-egy részletét:

IV. M E G Y E I T Ö R V É N Y H A T Ó S Á G O K ES THJ. VAROSOK B É K É S V Á R M E G Y E

LEVÉLTÁRA

B) Kapitalista kor

407 Békés vármegye alispánjának iratai 1872-1944 131,20 fm

a) Elnöki iratok 1872-1935
b) Közigazgatási iratok 1872-1938
1942-1944
c) Kihágási iratok 1929-1930
408 Békés vármegye Árvaszékének iratai 1921-1944 3,30 fm
409 Békés vármegye mérnökének-iratai 1872-1877 -,10 fm

VII. A JOGSZOLGÁLTATÁS TERÜLETI SZERVEI

Bíróságok és ügyészségek

2 A Békési Járásbíróság iratai 1889-1942 13,30 fm

Polgári peres iratok 1910-1942
Hagyatéki ügyek iratai 1915-1942
Büntető peres iratok 1915-1940
Telekkönyvi iratok 1889-1917

A levéltári tervezési statisztikai segédlet belső használatra készül. Rendeltetése a

levéltári féltáró m u n k á k (rendezés, selejtezés, segédletkészítés) tervezésének meg­
könnyítése. E célból kimutatja a levéltári intézmény őrizetében levő fondok rende-
zettségi szintjét, az azokban esetleg elvégzésre váró ellenőrző rendezési vagy tárgyi
átrendezési feladatokat, továbbá azt, hogy selejtezésen átestek-e, s ha nem, selejte­
zést igényelnek-e, valamint azt, hogy áttekintő raktári jegyzékkel vagy repertórium­
mal el vannak-e látva, s végül, hogy dobozolást (mintaállványozást) igényelnek-e?
Ezt a segédletet statisztikainak nevezzük, mert a tőle várt adatokat összegezhető
formában, folyóméterekben fejezi k i . Ezek a mennyiségi adatok természetesen a le­
véltári anyagban bekövetkező változások folytán s a feltáró m u n k á k haladtával ál­
landóan változnak. Ezért a tervezési statisztikai segédlet adatait minden év végével,
a december 31-i állapotnak megfelelően korrigálni kell. A korrigált adatokat fond-
csoportonként (az Országos Levéltárban szekciónként) összesítik. A táblázatos for­
m á b a n készülő összesítés egy példányát az általános levéltárak évi beszámoló jelen­
tésükkel együtt, adatszolgáltatásuk részeként, felterjesztik a Kulturális Minisztéri­
um Levéltári Osztályához, egy másik példányát pedig a levéltárfenntartónak (a taná­
csi levéltárak a Megyei Fővárosi) Tanács V. B. Művelődésügyi Osztályának) küldik
meg. A harmadik példány a levéltárnál marad.
 TERVEZÉSI STATISZTIKAI SEGÉDLET FONDCSOPORT ÖSSZESÍTŐJE
(Minta)

N. megyei Levéltár
1977 december 31-i állapot

Alap­ Közép­ Darab-

Rende­
zetlen
A fondcsoport

szinten rendezett

irat kötet irat kötet irat kötet irat kötet

fm fm fm fm fm fm fm fm

száma neve 1 2 3 5 6 7 8

IV.
Megyei törvényhatóságok
és thj. városok
2 -. U - 710 ' - 260 412

V. Megyei városok, községek 9 3 27 8 103 2 58 62

A levéltári útmutató tájékoztató segédlet, amely valamely levéltári intézmény őri­

zetében levő valamennyi fondról a nyomtatásban vagy sokszorosításban való közzé­
tétel szándékával készül. Módszere szintetikus, vagyis adatai összefoglalóan megha­
tározók.
Adatai: a fond törzsszáma, címe, évköre, tárgya, terjedelme folyóméterben, levél­
tári tagolódása (állagai vagy sorozatai), levéltári rendszere, rendezettsége, selejte-
zettsége, segédletekkel való ellátottsága, kutatásának módja, közzétettsége, a rá vo­
natkozó irodalom.
Az ú t m u t a t ó tehát olyan tájékoztató adatokat is tartalmaz, amelyek a fondnyil-
vántartási segédletekből hiányoznak. A leglényegesebb ilyen adat a fond tárgya. Ezt
az útmutató ugyan szintetikus m ó d o n törekszik meghatározni, a legtöbb esetben
mégsem olyan egyszerű, mint a cím közlése. A fondok tárgya ugyanis a fondképző
tevékenységének megfelelően összetett. Szerves fondok tárgyat legcélszerűbben a
fondképző történetének a segítségével határozhatjuk meg. Röviden ismertetnünk
kell a fondképző szervezetét, hatáskörét, illetékességét, esetleg ügy- és iratkezelését, s
 (mintaállványozást)
Nem selejtezhető,

Áttekintő raktári
jegyzékkel vagy
vagy selejtezést

repertóriummal
1-8 Ellenőrző Tárgyi á t ­

Selejtezendő
nem igényel

Dobozolást
rovat
Selejtezve

Összesen

igényel
rendezést igényel

irat kötet irat kötet irat kötet ellátva

fm folyóméter folyóméter fm
fm fm fm fm fm

9 10 11 12 13 14 15 16 17 19 20

986 412 34 - 120 - 320 833 245 1032 186

197 75 53 - -
- 154 115 3 118 120

azok jelentősebb változásait. Csak azokat az adatokat kell az útmutatóba felven­

nünk, amelyek alkalmasak a tárgy meghatározására. Gyűjteményjellegű fondok tár­
gyának meghatározásához tisztáznunk kell azokat a célokat, amelyek a gyűjtőt a
gyűjtemény kialakításánál vezették.
A fond levéltári tagolódását az útmutató a fondba tartozó állagok jelzetének és cí­
mének felsorolásával közli.
Az alapszintű segédleteknél egy fokkal tagoltabbak az á l l a g o k s z i n t j é n készü­
lő alapleltár és ismertető leltár.
Az alapleltár szintetikus módszerű nyilvántartási segédlet. Elsősorban belső hasz­
nálatra készült, adataival az anyag védelmét kívánta szolgálni és a belső levéltári
munkák tervezéséhez nyújtott segítséget. Az alapleltárak az 1950-es, 1960-as évek­
ben készültek, amikor a magyar levéltárügy szocialista átszervezése után anyaguk
belső számbavétele történt. M a m á r a megfelelő bevezetéssel ellátott áttekintő raktá­
ri jegyzékek feleslegessé teszik új alapleltárak készítését.
Az alapleltár adatai hasonlóak az ú t m u t a t ó adataihoz, csak az állagokra vonat-