koznak és a levéltárosokhoz szólnak. Ezért az állag tárgyát pl.

rövidebben határozza
meg, mint az ú t m u t a t ó a fondét, az állag rendszerét, rendezettségét, selejtezettségét,
segédletekkel való ellátottságát viszont nagyobb pontossággal, mint azt az útmutató
a fond esetében tette. Az állag levéltári tagolódását az alapleltár az állagba tartozó
sorozatok (esetleg alsorozatok) jelzetének, címének, évkörének és terjedelmének fel­
sorolásával közli.
Az ismertető leltár analitikus módszerű tájékoztatási segédlet. Nyomtatásban
vagy sokszorosításban való közzététel szándékával készül. Ilyen jelent meg a Hajdú-
Bihar megyei Levéltár anyagáról (a Hajdú-Bihar megyei Levéltár Közleményei soro­
zatban) és az Országos Levéltár anyagának egyes részeiről (az O L „Levéltári leltá­
rak" c. sorozatában).
Az ismertető leltár adatait tekintve nem, csupán módszerét tekintve különbözik az
alapleltártól. Ugyanazokat az adatokat, amelyeket az alapleltár összefoglalóan ha­
tározott meg, az ismertető leltárnak részletesen k i kell fejtenie. Legfontosabb adata
az állag tárgya, éppen az az adat, amelynek meghatározására az alapleltár nem fek­
tetett nagyobb súlyt. Az állag tárgyának ismertetését az ismertető leltár elsősorban a
levéltártörténet, valamint a fondképző története alapján oldja meg.
A k ö z é p s z i n t ű l e l t á r a k legfontosabbika a raktári jegyzék.
A raktári jegyzék középszintű, szintetikus módszerű levéltári segédlet. Ezt a se­
gédletfajtát a levéltár őrizetében levő minden fondról, illetőleg állagról el kell készí­
teni. A középszinten nem rendezett és át nem selejtezett fondok, illetőleg állagok
raktári jegyzékei ideiglenes raktári jegyzéknek minősülnek. A középszintű rendezés
befejezésekor (a rendezéssel egybekötött selejtezés elvégzése után) el kell készíteni a
rendezési munka eredményét rögzítő végleges raktári jegyzéket.
A raktári jegyzék fondonként, illetőleg állagonként készül és azok raktári és levél­
tári tagolódásának alapul vételével egyenként sorolja fel az oda tartozó legkisebb
raktári egységek (dobozok, csomók, kötetek stb.) és a bennük őrzött legkisebb álta­
lános tárgyú levéltári egységek adatait.
Ez a segédletfajta a levéltári anyag középszintű nyilvántartásának az alapja, keze­
lésének és egyben a benne való kutatásnak az eszköze. Elkészítésének módját ez a
komplex rendeltetés határozza meg.
Azokat a korábban készült, vagy esetleg ideiglenes céllal még készülő raktári jegy­
zékeket, amelyek a legkisebb általános tárgyú levéltári egységek címét nem, csak jel­
zeteit közlik, egyszerű raktári jegyzékeknek nevezzük. Ezek elsődleges célja az anyag
védelme. Azokat a raktári jegyzékeket viszont, amelyek a tárgyi egységek címeit is
tartalmazzák, megkülönböztetésül áttekintő raktári jegyzékeknek szokták nevezni.
Az utóbbiak a tájékoztatást éppúgy szolgálják, mint a nyilvántartást.
A raktári jegyzék középszintje pontosabban azt jelenti, hogy közli a legkisebb rak­
tári, illetőleg általános tárgyú levéltári egységek adatait, ennél azonban nem megy
tovább, tehát nem közli a legkisebb raktári egységeken belüli fizikai egységek (pl. a
csomón belüli füzetek vagy kötegek), illetőleg a legkisebb általános tárgyú egysége­
ken belüli levéltári egységek (pl. a tételeken belüli ügyiratok) egyedi adatait.
 A szintetikus módszer azt jelenti, hogy a raktári jegyzék az egyes raktári, illetőleg
levéltári egységek adatait összefoglalóan, részletezés nélkül adja meg (pl. a tételek­
nek csupán címeit közli, de nem elemzi azok tartalmát).
A raktári jegyzéknek a tulajdonképpeni jegyzékszerű felsorolás élén tartalmaznia
kell mindazokat az adatokat, amelyeket a fondjegyzék, továbbá az alapleltár a kér­
déses fondra vagy állagra vonatkozóan tartalmaz. Amennyiben a fondról illetőleg
állagról alapleltár nem készült, az ott megkívánt adatokat az áttekintő raktári jegy­
zék készítésekor kell megállapítani és rögzíteni. A raktári jegyzék adatai tehát kétfé­
lék : nagyobb egységekre vonatkozók (általános adatok) és a legkisebb raktári, illető­
leg általános tárgyú levéltári egységekre vonatkozók (speciális adatok).
A raktári jegyzék általános adatai: a fond (állag) törzsszáma, címe, évköre, terje­
delme, általános ismertetése, nagyobb levéltári egységekre tagolódása (sorozatai
stb.), raktári helye.
Az általános adatok egy része (a törzsszám, cím, évkor, terjedelem, raktári hely)
kivetítve, a raktári jegyzék „fejét" alkotja, az általános ismertetés a fej és a jegyzék
közötti bevezető szövegbe kerül, a nagyobb levéltári egységek (sorozatok) címei pe­
dig a jegyzék megfelelő részei elé, a jegyzéket tagoló rész-címekként.
A bevezető szövegben szólni kell a fond (állag) anyagának keletkezéséről (a fond-
képzőről, a fond vagy állag kialakításáról), a fond (állag) tárgyáról, rendszeréről,
kutatásának módjáról, rendezettségéről, selejtezettségéről, esetleges jelentősebb hiá­
nyairól, az anyag levéltárba kerülésének módjáról - egyszóval mindarról, amiről ko­
rábban az alapleltárak szóltak. Különös jelentősége van a bevezetésnek tárgyilag
nem tagolódó fondok esetében. Ilyeneknél, annak érdekében, hogy a raktári jegyzé­
kek megközelítőleg egységes dokumentációs szintet érjenek el, vagyis az iratanyag
tárgyát lehetőleg egyforma pontossággal határozzák meg, az iratanyagban meglévő,
de a szerkezetben nem tükröződő tárgyköröket a bevezető szövegben kell megne­
vezni.
A raktári jegyzék speciális adatai: a raktári egység száma (rakszám), tárolási mód­
ja, a tárgyi egység címe, kora; a raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetei.
A raktári szám vagy rakszám a raktári egységnek a fondon, illetőleg állagon belüli
sorszáma. A raktári egységnek a fondon, illetőleg állagon belüli levéltári rendszerbe­
li helyét jelzi. A raktári számot mindig arab számjeggyel jelöljük.
A raktári egység tárolási módja lehet: doboz, csomó, téka, dosszié, tekercs, fém­
vagy fátok, füzetek, kötet stb.
A legkisebb általános tárgyú levéltári egység címe az áttekintő raktári jegyzék
egyik legfontosabb adata. Tárgyi szempontból nem tagolódó (évrendezett, alap­
szám- vagy iktatószámrendszerben kezelt) fondok, állagok vagy sorozatok esetében
a legkisebb általános tárgyú levéltári egység maga a fond, állag vagy sorozat. Ezek
címeit az egyszerű raktári jegyzék is közli, az ilyen anyag áttekintő raktári jegyzéke
(a bevezető szövegtől eltekintve) nem tartalmaz többet az egyszerű raktári jegyzék­
nél. Ha pl. valamely állag címe „Általános iratok", és ebben az iratok évek, éveken
belül alapszámok, alapszámokon belül iktatószámok szerint vannak rendezve, a
raktári jegyzéket évek szerint tagoljuk és az egyes raktári egységeken belüli legna­
gyobb levéltári egységeknek - az ügyiratoknak - címeit nem, csak jelzetkereteit kö­
zöljük. Ha viszont az ügyiratokat tárgyi tételekbe osztották be, az áttekintő raktári
jegyzék e tételek címeit is közli.
A tételek címei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük. A tételeket ugyanis rendsze­
rint a címen kívül számmal is jelölik, és a tételszám a tételnek a levéltári rendszerbeli
helyét jelzi.
A címadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cím végleges megfogalmazása azon­
ban a jegyzékeléskor történik. A címadás a jegyzékelő számára akkor jelenthet prob­
lémát, ha a raktári jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem
utólag rögzíti a fond korábban kialakított rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban
m á r k o r á b b a n kialakított tárgyi egységek, c/meiket tekintve, három csoportba oszt­
hatók : a) a tárgyi egységnek megfelelő címe van, b) a tárgyi egység címe nem megfe­
lelő, c) a tárgyi egységnek nincs címe (nem kapott címet, vagy a vonatkozó irattári
vagy levéltári feljegyzések elvesztek).
a) Ha a cím megfelelő, meghagyjuk eredeti formájában, anélkül azonban, hogy
betűhűségre törekednénk. Feleslegesen hosszú eredeti címeket rövidítve közlünk.
Idegen nyelvű címek helyett a raktári jegyzékben azok magyar fordítását kell adni,
és az eredeti címet a magyar cím után zárójelben kell feltüntetni.
b) Ha a cím félrevezető, nem fejezi k i pontosan a vonatkozó irategyüttes tárgyát,
az eredeti címet elhagyjuk és helyette új címet adunk.
c) Ha a tárgyi egységnek nincs.címe, a raktári jegyzék készítésekor adunk neki cí­
met. Ahhoz, hogy a cím pontos legyen, a kérdéses irategyüttest alapos elemzésnek
kell alávetni. Meg kell találni azt a logikai szálat, amely az irategyüttesben lévő egyes
iratokat egybefűzi. Ez néha nem könnyű, mert régen az irattári tételeket („kútfő­
ket"), a levéltári „fasciculusokat" sokszor formális-jogi szempontok szerint alakítot­
ták k i . Az utólagos címadáskor tehát a tételbe tartozó egyes iratok tárgyának össze­
hasonlításával meg kell találni az elveszett eredetinek lehetőleg megfelelő címet,
amely a kérdéses tételt a fond minden többi tételétől elhatárolja, a benne fekvő egyes
iratokat pedig logikailag összekapcsolja.
A raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzeteit a raktári jegyzék azért és oly
mértékig közli, hogy anyaguk egymástól elhatárolható, megkülönböztethető legyen.
E jelzeteket ezért csak abban az esetben tünteti fel, ha valamely tárgyi egység anyaga
nem egyetlen raktári egységben, hanem két vagy több raktári egység közt megosztva
található. Ilyenkor az egyes iratok jelzeteit sem adja meg, hanem csupán az egyes
raktári egységekbe foglalt jelzetkereteket, hogy megállapítható legyen, az iratanyag
mely része van az egyik, és mely része a másik raktári egységben.
A raktári jegyzék egy hitelesített példányát a levéltár nyilvántartási segédletként
őrzi. Bármilyen változás következik be a levéltári anyagban, állapotában, azt a nyil­
vántartásra szolgáló példányon jelezni, vagyis a raktári jegyzéket megfelelően kiegé­
szíteni és korrigálni kell.
A raktári jegyzék egy másik példányára az anyag kezelőjének van szüksége.
A raktári jegyzék az iratok kiemeléséhez és visszahelyezéséhez nélkülözhetetlen, kü­
lönösen akkor, ha a raktári egységeken a megfelelő levéltári jelzetek nincsenek fel­
tüntetve (tehát, ha a dobozokra vagy csomókra csak a törzsszámot és a rakszámot
írjuk fel, az iratokat viszont nem a raktári, hanem az iratok levéltári jelzetei alapján
kérik).
A raktári jegyzék egy példányát a kutatóteremben kell elhelyezni, a kutatók tájé­
koztatására. Az anyagban bekövetkezett változásokat a raktári jegyzék minden pél­
dányára rá kell vezetni.
A tanácsi levéltárak minden év végén kötelesek az év folyamán elkészült raktári
jegyzékeik egy példányát a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályához felterjesz­
teni. Ily m ó d o n központi, középszintű nyilvántartás áll ott rendelkezésre a levéltá­
rak anyagáról.
Az Országos Levéltárban őrzött földművelésügyi minisztériumi levéltár raktári
jegyzékéből példaként közlünk egy részletet.

K 184

FÖLDMŰVELÉSÜGYI MINISZTÉRIUM

Általános iratok
<s
103. csomó 1891. évi 1. tétel Állami e r d ő k ; az Erdővásárlási Alap z á r s z á m a d á s a
2. tétel Erdőrendezés; volt úrbéres erdők gazdasági üzemtervének j ó v á h a ­
gyása; erdőőri lak helyreállítása
3. tétel Állami kezelésbe vett erdők
4. tétel Állami erdőfelügyelet; közigazgatási erdészeti bizottságok ülésjegy­
zőkönyvei; erdészeti kihágási ügyek
104. csomó 1891. évi 5. tétel Állami ménes birtok
6. tétel Lótenyésztés, méntelepek.

A d a r a b s z i n t ű l e l t á r a k a középszintű leltárnál, a raktári jegyzéknél részlete­

sebbek: az egyedi tárgyú irategyüttesek (ügyiratok) vagy egyes iratok szintjén ké­
szülnek. A darabszintű leltárak leggyakoribb típusai a jegyzék, a lajstrom és a
regeszta.
A jegyzék az egyes iratokról készülő nyilvántartási segédlet. Rendeltetése elsősor­
ban az iratok védelme, a tájékoztatást csak másodsorban segíti. Módszere szinteti­
kus.
A jegyzék adatai: az egyes iratok jelzete (esetleg címe) és terjedelme.
Az iratvédelem céljából gyakran készítünk olyan jegyzéket, amely csak az irat jel­
zetét és terjedelmét közli, címét nem. Az ilyen jegyzék azonban tulajdonképpen nem
elegendő az irat azonosításához, és tájékoztató jelleggel nem bír. Az irat terjedelmét
a jegyzék lapszámban (folio) vagy oldalszámban (pagina) adja meg. Ha az irat több
darabból áll, helyes, ha a jegyzék a darabszámot is feltünteti.
Ha az irat címét is közölni akarjuk, címet kell adnunk neki. Ezt leggyakrabban az
irat szerzőjének neve, az irat kelte és címzettjének neve pótolja. Szerves fondok beér-
kezett iratai esetében, ahol a címzett a fondképző, ez utóbbi adat, mint magától érte­
tődő, elhagyható. A jegyzékben címként megadott adatoknak az iraton is szerepelni­
ük kell, különöse'n, ha az egyes iratok nincsenek levéltári jelzettel ellátva. Ha a cím
az iraton nem olvasható, a rendezéskor vagy a jegyzékeléskor rá kell vezetni.
A lajstrom az egyes iratokról készülő szintetikus módszerű tájékoztatási segédlet.
A lajstrom adatai: az egyes iratok jelzete (esetleg címe), irattani jellege, kora, tár­
gya és terjedelme.
A lajstrom a cím adatait sok esetben nem külön, hanem a tárgymeghatározásba
beépítve közli.
Az irat irattani jellegét a lajstromban többféle szempontból is meghatározzuk.
Először is meg kell határozni az iratfajtát (pl. jegyzőkönyv, összeírás, számadás,
számla stb.), azután azt, hogy eredeti-e vagy másolat, s ha másolat, egyszerű-e vagy
hitelesített, és mikori másolat, s végül azt is, hogy tisztázat-e vagy pedig fogalmaz­
vány.
Az irat tárgyának meghatározása a lajstromozó legnehezebb feladata. A lajstrom
szintetikus segédlet lévén, a tárgyat is összefoglalóan kell meghatározni, nem kell te­
hát az irat tartalmát kivonatolni. Más-más szempontok érvényesülnek a középkori
oklevelek, a térképek, a közigazgatási, bírósági, vállalati iratok tárgyának megálla­
pításakor. Ezeket a szempontokat a megfelelő lajstromok készítését szabályozó
munkautasításoknak kell kifejteniük - már csak az egység biztosítása miatt is.
Pl. térképeknél fel kell tüntetni a térkép eredeti címét és szerzőjét (ha a térképen
nem olvasható a cím, a lajstrom zárójelben adja az utólagos címet), valamint a tér­
kép méretarányát és a térképlap méreteit.
Példaként közlünk néhány részletet a Heves megyei Levéltár kéziratos térképei­
nek lajstromából:

T 182 Mikófalva

Cím n.(Mikófalva község 1857. évi telek­

könyvi térképe)
Szerző n. 1857.
M é r e t a r á n y n. 5 1 x 3 8 cm.
16 szelv.

T 188 Gyöngyös

A gyöngyösi Nagy-Patak és Mérges folyá­

sainak rajzolata
Szalay István, a b á r ó Orczy familia m é r n ö ­
ke 1828.
100 bécsi öl = 52 mm. 68 x 4 7 cm.

T 189 K ö r ö s folyó
A Nagy K ö r ö s ö k vízszabályozási terve
E n d r ő d t ő l Szent Andrásig
Szerző n. ( X I X . sz. I . fele)
(
 1000 bécsi öl = 33 mm. 62 x 51 cm.
Másolat. Henter Károly, Békés megye ren­
des mérnöke 1842.

A regeszta az egyes iratokról készülő analitikus módszerű tájékoztatási segédlet.

A lajstromtól elsősorban abban különbözik, hogy az iratnak nem egyszerűen tár­
gyát, hanem tartalmát adja. Ebben szerepelniük kell az iratban előforduló személy­
es helyneveknek, tárgyaknak.
Az irattani jelleget sem olyan összefoglalóan határozzuk meg a regesztában, mint
a lajstromban. Az ott közölt adatokon kívül kitérünk olyan irattani jegyekre is, mint
pl. az irat anyaga (papír, hártya stb.), az írószer (tinta, ceruza, írógép, nyomda stb.),
az irat alakja (lap, ív, füzet, kötet, tekercs stb.), az irat méretei (hossza, szélessége,
vastagsága), az irat nyelve, az iraton levő pecsét vagy pecsétek, a rajta olvasható
ügyviteli és levéltári feljegyzések stb.
A regeszta egyéb, speciális adatokat is tartalmazhat. Térképekről készült regesztá-
nak tartalmaznia kell pl. a térkép méretarányát.
A térképekről készült regeszták öszességét katalógusnak nevezzük.
A regeszták (katalógus) rendszere nem szükségképpen a levéltári jelzetrendszer,
éppúgy lehet attól független, más módszer is.
A levéltári anyaghoz leltárakon kívül mutatókat is készítünk. Ezek között meg
kell különböztetnünk a leltárak és más levéltári írásművek (pl. a forráskiadványok)
mutatóit azoktól a mutatóktól, amelyek közvetlenül a levéltári anyaghoz szolgálnak
segédletként. Az előbbieket a rövidség kedvéért a továbbiakban egyszerű mutatók­
nak, az utóbbiakat mutató rendszerű segédleteknek fogjuk nevezni.
Az egyszerű mutatók nem tartalmaznak más adatokat, csupán az alapul vett levél­
tári írásműben előforduló ún. címszavakat és a leltárnak vagy más levéltári írásmű­
nek azokat a helyeit, ahol az illető címszó előfordul. Az egyszerű mutatók betűren­
desek. H á r o m fajta címszavakat tartalmaznak: tárgyszavakat, személyneveket és
helyneveket, s ezek külön-külön is csoportosíthatók. Ez esetben beszélünk tárgymu­
tatóról, személynévmutatóról és helynévmutatóról.
A tárgymutató címszavai az alapul vett szövegben előforduló fontosabb tárgysza­
vak. A tárgymutató készítésének legnehezebb része a tárgyszavak kiválasztása. E te­
kintetben iránymutatásul szolgálhatnak a „Levéltári leltárak" c. sokszorosított kiad­
ványsorozat eddig megjelent köteteinek tárgymutatói, valamint „A Magyar Or­
szággyűlési Emlékek sorozat 1607-1790 közti részének szerkesztési és forrásközlési
szabályzata" (Századok 108. évf. 1974. 2. sz.). Az összetartozó tárgyakat gyűjtő fo­
galmak alatt csoportosítjuk, a részfogalmaknál ilyen esetben csak utalunk a gyűjtő
fogalomra, amely alatt az a m u t a t ó b a n megtalálható.
 Példa a t á r g y m u t a t ó szerkesztésének m ó d j á r a :

adók (ld. m é g : vámok)

- hadiadó
- megszavaztatása az országgyűlésen
a k ó l d . mértékegységek
alsó tábla l d . országgyűlés
felső t á b l a ld. országgyűlés
ferencesek l d . szerzetes rendek
hadiadó ld. adók
harmincad l d . v á m o k
mértékegységek
- hosszmértékek
- rőf
- - sing
- ulna
- súly mértékek
- - kila
- űrmértékek
- akó
országgyűlés
- alsó táblája
- berekesztése
- elnapolása
- felső táblája
- megnyitása
- összehívása
vámok
- harmincadvám

A személynévmutató címszavai az alapul vett szövegben előforduló személynevek.

A nevek mellé eligazító utalást csak az uralkodók esetében teszünk (pl. I I . Rudolf
német-római császár, magyar király) és akkor, ha azonos neveket kell megkülönböz­
tetni (pl. Kiss János hajdú hadnagy; Kiss János alispán). A családnevek írásában a
X V I I I . századot megelőzően még semmiféle következetesség nem volt, a névmutató­
ban viszont az egykorúak változó írásmódját csak ritkán vehetjük tekintetbe. Azok­
nál a történelmi családoknál, amelyek a X I X . századot is megérték, a család állan­
dósult írásmódja az irányadó a korábbi időszakokra is. Pl. Illésházy-t írunk, és nem
Illyésházy-t, ahogyan az a X V I I . században még előfordul, vagy Eszterházy-t, és
nem Eszterhás-t, ahogy azt korábban gyakran írták. A X V I I . vagy a X V I I I . század­
ban kihalt családoknál a történetírásban kialakult írásmódot vesszük át (pl. Bocs­
kai, Rákóczi, Báthory). Egyéb esetekben magunk alakítjuk k i a névírás lehetőleg
egyszerű, legfeljebb enyhén archaikus formáját. Ügyelnünk kell arra, hogy olyan
hangjelöléseket, amelyeket ma másként ejtünk, mint akkor, ne hagyjunk a névben
(pl. a es hang jelölésére cz-t).
 Példa a személynévmutató szerkesztésének m ó d j á r a :

Báthory (Batorj) István, váradi kapitány

Báthory (Batori) István, országbíró
Desőfi, Desőffy ld. Dessewffy
Dessewffy (Desőfi, Desőffy) J á n o s
N é m e t h Balázs, hajdúhadnagy
N é m e t h Balázs, liszkai
Rákóczi Lajos, felsővadászi
Rákóczi Lajos, morvái

A helynévmutató címszavai az alapul vett szövegben előforduló földrajzi elnevezé­

sek. A földrajzi neveket mindig magyar alakjukban használjuk, ha van ilyen. Ha az
egykorú és a mai elnevezés közt eltérés van, az előbbi kerül főhelyre, s a mai névnél
csak utalunk (pl. Abaújszántó ld. Szántó). Zárójelben azonban közöljük a korabeli
és a későbbi magyar és idegen nyelvű névváltozatokat, az illető hely egykorú és mai
közigazgatási hovatartozását (megye, terület), majd a ma nem Magyarországhoz
tartozó helyeknél közöljük a mai hivatalos nevet és az ország betűjelét. A történelmi
Magyarországhoz nem tartozó helyneveknél közöljük az ország nevét, amely or­
szághoz az illető hely akkor tartozott.
A történelmi Magyarország helyneveinél tehát az adatok sorrendje így alakul: 1.
Egykorú (magyar) név mai helyesírással. 2. A szövegben előforduló magyar nyelvű
változatok, zárójelben. 3. A szövegben előforduló nem magyar nyelvű elnevezések,
az alábbi sorrendben: latin, német, horvát, szlovák, r o m á n stb. 4. Az egykorú köz­
igazgatási hovatartozás megjelölése. 5. A mai Magyarországhoz tartozó helynevek­
nél a helynév mai neve és a mai megye. Azoknál a helyeknél, amelyek ma nem tar­
toznak Magyarországhoz, az 1913-as helységnévtár szerinti magyar név, valamint a
helység mai hivatalos neve és az ország betűjele.

Példa a helynévmutató szerkesztésének m ó d j á r a :

Rövidítések: A : Ausztria; Cs: Csehszlovákia; J: Jugoszlávia; L : Lengyelország; S Z U : Szovjetunió

Abaúj v m .
Abrud l d . A b r u d b á n y a
A b r u d b á n y a (Alsófehér vm. Abrud, R)
Bazin (Pösing, Pozsony v m . ; Pezinok, Cs)
Dancka (Gedanum, Danzig, Gdansk, L )
Ecsed (Eczed, Szatmár v m . ; Nagyecsed, Szabolcs-Szatmár m.)
M á t é (Szatmár v m . ; Mátészalka, Szabolcs-Szatmár m.)
Mátészalka l d . M á t é és Szálka
Nagyecsed l d . Ecsed
Pezinok l d . Bazin
Pösing l d . Bazin
Szálka (Zalka, Szatmár v m . ; Mátészalka, Szabolcs-Szatmár m.)
 Az egyszerű m u t a t ó k tulajdonképpen a segédletek segédletei, azok használatát
könnyítik meg és csak azokon át vezetnek el magához a levéltári anyaghoz. Ezzel
szemben a mutató rendszerű segédletek közvetlenül a levéltári anyagra utalnak, tehát
önálló segédletek, amelyek a leltáraktól csak rendszerüket tekintve térnek el.
Világszerte tapasztalható jelenség, hogy a mai levéltári kutatók időzavarban..szen­
vednek, sietve gyűjtik a témájukra vonatkozó adatokat, a levéltárak azonban nem
képesek kielégíteni gyors adatszolgáltatás iránti igényeiket. A kutatónak, ha a témá-
, jára vonatkozó teljes forrásanyagot meg kívánja ismerni, esetleg munkanapok szá­
zait is r á kell áldoznia. A k i pl. egy hazai község vagy mezőváros történetének levél­
tári forrásait kívánja összegyűjteni, annak legalább h á r o m levéltári intézmény több
tucat fondjában számos állagának segédleteit, köztük vaskos ügyviteli és irattári se­
gédkönyveket kell átnéznie, a darabszintű segédletekkel nem rendelkező sorozato­
kat pedig darabról darabra kell átkutatnia e célból. A k u t a t ó k a t nem annyira a levél­
tári anyag rendszere, mint inkább tartalma, az abban előforduló adatok érdeklik.
Csak a hivatásos k u t a t ó k viszonylag szűk köre képes rá, hogy a levéltári anyagot a
fondképzők oldaláról közelítse meg. A többiek nem azt kérdezik először: kik foglal­
koztak azzal az üggyel, amelyet vizsgálni kívánnak, hanem közvetlenül azt: milyen
információt nyújtanak a levéltári források a kérdéses ügyről, illetőleg témáról?
A kutatók tehát a leltárak helyett inkább a gyorsabb tájékoztatást lehetővé tevő,
m u t a t ó rendszerű segédleteket igényelnének.
A levéltárak m á r k o r á b b a n is törekedtek a közvetlen tárgyi-tematikai orientálás­
ra. Ez a törekvés vezetett a múltban az iratok pertinencia alapján való rendezéséhez.
Anélkül, hogy mai, a proveniencia alapján álló rendezési elveinkből engedni kíván­
nánk, el kell ismernünk mégis a közvetlen tárgyi-tematikai tájékoztatásra alkalma­
sabb és a gépi adatfeldolgozásra is felhasználható segédletek iránti igények jogosult­
ságát.
A levéltári jelzetrendszert követő segédleteken kívül szükség van tehát olyan se­
gédletekre is, amelyek az iratok íróját, keltét, tárgyát vagy m á s adatait közvetlenül
tárják fel, amelyekben az iratok leírása a levéltári anyag rendszerétől függetlenül, le­
vélíróik, keltük, vagy egyéb adataik szerint történik. Az ilyen segédleteket nevezzük
m u t a t ó rendszerű levéltári segédleteknek.
A mutató rendszer lehet mechanikus (pl. betűrend, időrend) vagy szisztematikus
(szakrendszer, a tárgyak logikai rendszere).
Ugyanaz a levéltári segédlet, ha kartoték formában, több példányban készül, lel­
tárként is, mutatóként is szolgálhat. Az a példány, amelynek lapjait a levéltári jelze­
tek rendjében helyezzük el egymás után, a leltár szerepét tölti be, míg a többi pél­
dány a segédlet valamely más adata (pl. a szerző, kor vagy tárgy) szerint rendszerez­
hető.
A mutató rendszerű segédletek tehát elvileg bármilyen levéltári szinten készülhet­
nek. Ilyen alapszintű segédlet pl. a fondkartotéknak az a példánya, amelyet nem
fondfőcsoportok és törzsszámok szerint, hanem a fondképzők nevének betűrendjé­
ben, vagy tárgyi alapon csoportosítunk. A fondkartoték abban különbözik a leltá-
rak között tárgyalt fondjegyzéktől, hogy nem ív formában, hanem kartoték formá­
ban készül, vagyis minden egyes fond adatai külön kartotéklapra kerülnek. Ez a kö­
rülmény lehetővé teszi a rendszer utólagos korrigálását, és a kartotéklapok többfajta
rendszerezését is, aszerint, hogy hány példányban készülnek.
Középszinten is készíthetők kartoték formájú levéltári segédletek, s ezek tematikus
alapon is rendszerezhetők. Ilyenekre nézve azonban egyelőre csak kísérletek foly­
nak.
Darabszinten gyakori a levéltári segédletek kartoték formában való készítése, és a
kartotéklapok vagy cédulák különböző szempontú rendszerezése. Középkori okle­
velekhez pl. olyan cédulákat szoktak készíteni, amelyek legalább a következő adato­
kat tartalmazzák: az oklevél jelzete, kelte, kibocsátója és megpecsételésének módja.
E t ö b b példányban készülő cédulák egyik sorozatát időrendbe szedik, ez a Mohács
előtti oklevelek időrendi mutatója. Egy másik sorozatot az oklevélkibocsátók nevé­
nek betűrendjébe szednek, ez a Mohács előtti oklevelek kiadói mutatója. A kéziratos
térképekről készülő lajstromok vagy regeszták is t ö b b példányban gépelhetők le s ily
m ó d o n olyan térképkatalógust hozhatunk létre, amely különböző szempontok sze­
rint rendszerezhető (területi, szerzői, időrendi, szakkatalógus).

3. Speciális (tematikai) segédletek

A levéltáraknak feltáró munkájukban figyelembe kell venniük a velük szemben tá­
masztott társadalmi igényt, elsősorban a történetkutatás fő irányait és a levél tár­
fenntartó kívánságait. Az a törekvés, hogy ezeket az igényeket kielégítsék, hozta lét­
re napjainkban a levéltári tájékoztatás új eszközeiként az elsődlegesen tematikailag
orientált speciális leltárakat és mutatókat. Az általános segédletek elsődlegesen a le­
véltári anyagra orientálódnak, és az abban rejlő legkülönbözőbb tárgyi vonatkozá­
sokat igyekszenek feltárni, a speciális segédletek viszont egy meghatározott témából
indulnak k i , és arról tájékoztatnak, hogy e témához hol található levéltári forrás­
anyag. Rendszerük szerint a speciális segédletek is kétfélék: leltárak vagy muta­
tók.
A tematikai leltár egy maghatározott téma rendszerint több fondra, sőt több levél­
tári intézményre kiterjedő forrásanyagát tárja fel az anyag levéltári rendjének megfe­
lelő rendben haladva (tehát levéltári intézmények, azokon belül fondok, fondokon
belül azok levéltári tagolódása szerint).
A tematikai leltár (éppúgy, mint az általános) különböző szinteken tárhatja fel a
vonatkozó levéltári anyagot. „A Magyar Tanácsköztársaság történetének forrásai a
magyar állami levéltárakban" c. kötet (Budapest, 1960.) analitikus módszerrel írja le
azokat a fondokat és állagokat, amelyek a Tanácsköztársaság idején jöttek létre, és
azokat a korábbi vagy későbbi polgári kori fondokat és állagokat, amelyekbe a Ta­
nácsköztársaság szervei által létrehozott iratanyag irattári szempontból beleépült.
Ez a kötet tehát az alapszintnél egy fokkal tagoltabb, műfaját tekintve tematikai is­
mertető leltár.
 Készülhet azonban tematikai leltár középszinten, sőt darabszinten is. Készülhet
pl. tematikai repertórium a munkásmozgalom történetének, vagy a bolgár-magyar
kapcsolatok történetének levéltári anyagáról, vagy készülhetnek tematikai regeszták
valamely helység történetére vonatkozó iratokról.
A tematikai mutató egy meghatározott téma rendszerint t ö b b fondra, sőt több le­
véltári intézményre kiterjedő forrásanyagát úgy tárja fel, hogy adatait a levéltári
rendszertől függetlenül csoportosítja. A tematikai m u t a t ó is különböző levéltári
szintekig tagoltan készülhet. Középszinten ilyet lehet készíteni pl. a munkásmozga­
lom történetének levéltári forrásait feltáró repertóriumból, ha annak egyes tételeit
külön cédulákra vagy kartonokra írjuk, és azokat nem a levéltári jelzetek, hanem
más szempontok szerint (pl. időrendben, vagy földrajzilag) csoportosítjuk. Darab­
szintű tematikai m u t a t ó készíthető pl. egy helység történetére vonatkozó iratokról
készült regesztákból, ha azokat nem a jelzetek szerint rendezzük, hanem pl. tárgykö­
rök (település, népesség, gazdaság, községi politika stb.) szerint csoportosítjuk.

XVI. Anyaggyarapítás, anyagvédelem

1. Anyaggyarapítás
A levéltári anyag többféle jogcímen kerülhet levéltári őrizetbe. Ezek közül a leg­
fontosabb és legáltalánosabb az illetékességből történő iratátvétel, amikor a levéltári
anyagot létrehozó szerv: a fondképző, fondjának az ügyvitelben m á r nem használt
részét átadja a fond végleges megőrzésére illetékes levéltárnak, illetőleg a levéltár át­
veszi azt a szervtől.
Az átadásra, illetőleg átvételre az iratkezelési szabályzatban és irattári tervben elő­
írt határidő elteltével, abban az időpontban kerül sor, amikor az illető levéltári anya­
got a levéltár elraktározni képes. Az átadás-átvétel a levéltár helyiségében történik,
arról minden esetben jegyzőkönyv készül. Á levéltár a szerv vagy közvetlen jogelődje
által létrehozott levéltári anyagot szabály szerint, csak rendezetten, átadási-átvételi
jegyzék kíséretében veszi át. A levéltár az átvett iratokból az ügyvitelhez szüksé­
ges iratokat köteles az átadó szervnek vagy felügyeleti szervének meghatározott időre
rendelkezésére bocsátani.
Az állami szervek levéltári őrizetbe adott iratanyagában a kutatást a felügyeletet
gyakorló miniszter a kulturális miniszterrel egyetértésben, egyéb szervek levéltári
őrizetbe adott iratanyagában pedig a kulturális miniszter - az illetékes országos
szerv meghallgatása után - saját hatáskörében korlátozhatja. Az ilyen kutatási kor­
látozásokat bele kell foglalni az iratok átvételekor felvett jegyzőkönyvbe.
Más jogcímen is kerülhet levéltári anyag levéltári őrizetbe, ilyenek az iratvásárlás,
az ajándékozás, a beszolgáltatás, a csere, a saját előállítás, a letét és a levéltári keze­
lésbevétel.
 A levéltárak nem szerezhetnek meg állami tulajdont képező levéltári anyagot irat­
vásárlás útján. Megvásárolhatnak azonban - a rendelkezésükre álló anyagi fedezet
keretein belül - olyan nem állami tulajdont képező levéltári anyagot, amely gyűjtő­
körükbe tartozik. A levéltárak ugyanis azon az anyagon kívül, amelynek átvételére
és megőrzésére illetékesek, olyan anyagot is vesznek és őriznek, amely az illetékessé­
gi körüknél tágabb gyűjtőkörükbe tartozik. így pl. valamennyi tanácsi levéltár gyűjti
az illetékességi területén élt, ott jelentős szerepet játszott személyek, családok levél­
tári anyagát és ott keletkezett egyes történeti értékű iratokat, kép- és hangfelvétele­
ket.
Országos levéltárban esetenként huszonötezer forintot meg nem haladó értékű
iratanyag vásárlását a főigazgató az illetékes előadó levéltáros és az osztályvezető
írásbeli véleményének figyelembevételével engedélyezi. Huszonötezer forinton felül
a főigazgató szakértő bizottságot hív össze a levéltár tudományos munkatársaiból,
esetleg külső szakértők bevonásával. Ilyen esetben a vásárlást a főigazgató a bizott­
ság írásbeli véleményének figyelembevételével engedélyezi.
Tanácsi levéltárban tízezer forinton felüli értékű levéltári anyag vásárlását a vég­
rehajtó bizottság engedélyezi, szükség esetén a Magyar Országos Levéltár előzetes
írásbeli szakvéleménye alapján.
A levéltár nem köteles vizsgálni azt, hogy a megvételre neki felkínált, személyi tu­
lajdont képező levéltári anyag kinek a személyi tulajdona. Ötszáz forintnál nagyobb
vételár azonban csak az eladó által adott olyan nyilatkozat alapján fizethető k i ,
amelyben az eladó büntetőjogi következmények terhe alatt kijelenti, hogy az eladott
anyag az ő tulajdona s ezt két tanú előttemezi. A vételár csak a tulajdonosnak vagy
igazolt megbízottjának fizethető k i .
Történeti értékű levéltári anyagot a levéltárak ajándékként, valamint végrendeleti
hagyatékként (öröklés címén) is elfogadhatnak.
Feltétel nélküli ajándékot (amelynél az ajándékozó lemond az anyaggal kapcsola­
tos minden, korábban mint tulajdonost megillető jogáról) a levéltárigazgató vagy az
általa erre felhatalmazott levéltári dolgozó fogadhat el a levéltár részére.
Feltételhez vagy kötelezettséghez kötött ajándék, valamint hagyaték csak a levél­
tárfenntartó előzetes hozzájárulásával fogadható el. Nem fogadható azonban el
olyan lezárt csomag, amelynél az ajándékozás vagy hagyományozás a csomag bár­
milyen időtartamú lezárt állapotban való őrzéséhez van kötve, és a levéltár számára
nincs biztosítva az a lehetőség, hogy a csomag tartalmáról meggyőződjék.
Olyan anyagot, amelyben nincsenek történeti értékű darabok, sem ajándékkép­
pen, sem örökségként nem szabad a levéltár számára elfogadni.
Beszolgáltatásról akkor beszélünk, ha valaki a birtokába jutott állami tulajdont
képező levéltári anyagot a levéltárnak adja át. Ilyen anyagért a levéltár vételárat nem
fizethet ki. Az ilyen anyagot vételre felajánló magánszemélynek, bizonyított vagy
nyilvánvaló jóhiszeműsége esetén, a levéltár méltányos összegű megőrzési jutalmat
adhat.
Ha az ajándékozás, öröklés vagy beszolgáltatás során átvett levéltári anyag nem az
átvevő levéltár illetékességi vagy gyűjtőkörébe tartozik, azt az átvevő levéltár az ille­
tékes levéltárnak küldi meg.
Levéltári anyag cseréjére csak abban az esetben kerülhet sor, ha a csere útján meg­
szerezhető anyag a levéltár illetékességi vagy gyűjtőkörébe tartozik, ha megszerzése
szükséges és más m ó d o n nem lehetséges, és ha a csere tárgyát képező levéltári anya­
gok értéke között nem áll fönn jelentős különbség. A cseréhez mindkét levéltár­
fenntartó hozzájárulása és a kulturális miniszter engedélye szükséges.
Irattárba tartozó, valamint irattári eredetű levéltári anyagot nem szabad sem el­
cserélni, sem más m ó d o n elidegeníteni. Nem tekinthető természetesen elidegenítés­
nek, ha a levéltári anyag valamely más levéltárból az őrzésére illetékes levéltárba ke­
rül át.
A fenti megkötések nem vonatkoznak a levéltári anyagról készült reprodukciók
(mikrofilmfelvételek, fénykép- és xeroxmásolatok) cseréjére.
A levéltár saját előállítású levéltári anyaggal is gyarapodhat. Ilyenek a mikrofilm,
fénykép, vagy bármely más technikával készült reprodukció, az iratmásolat, hang­
szalag stb. Az ilyen levéltári anyag előállítását a levéltár munkatervében meghatáro­
zott m ó d o n és mértékben végzi.
Előfordul, hogy magánszemélyek a tulajdonukban levő levéltári anyagot letétként
helyezik el a levéltárban, de anélkül, hogy tulajdonjogukról lemondanának. A levél­
tárak letétet csak írásban kötött szerződés alapján vehetnek át. A szerződésnek tar­
talmaznia kell az őrzés időtartamát, ami legalább 25 év, ennél rövidebb időtartamra
a levéltárak csak fenntartójuk engedélyével vehetnek át letétet. A letétbe helyezett le­
véltári anyagot a levéltár ugyanúgy kezeli, mint az állami tulajdonban lévőt, hacsak
a letéti szerződés nem tartalmaz erre vonatkozó külön kikötéseket. Ilyen kikötés le­
het például az, hogy a levéltár az anyagot lezárt letétként kezelje. Az ilyen nem bo­
csátható a kutatás rendelkezésére és nem készíthető róla másolat. Lezárt letétként
történő megőrzésre a levéltárak legfeljebb 50 év határidőre vehetnek át iratokat.
Levéltári kezelésbe vételről akkor beszélünk, ha valamely levéltári anyag bírósági
határozat, vagy m á s hatósági intézkedés következtében kerül a levéltár kezelésébe.
Az ilyen anyagot a kezelés szempontjából átmeneti anyagnak kell tekinteni, kivéve
azt az esetet, amikor az átadási okmány kifejezetten elismeri az állam tulajdonjogát
a szóban forgó anyagra.
A levéltáraknak az anyagukban bekövetkezett mindenfajta gyarapodását nyilván­
tartásba, kell, venniük, mégpedig külön a véglegesen hozzájuk beérkezett növedéket
és külön az általuk átvett és esetleg visszaadandó letéteket. Az előbbi a növedéki
naplóban, az utóbbi a letéti naplóban történik.
A növedéki naplóba, a beérkezés sorrendjének megfelelően vezetik be a hozzájuk
véglegesen beérkezett levéltári anyagot, minden esetben megnevezve az átadó szervet
vagy személyt és megjelölve az átvétel jogcímét is (a fondképző által történő iratát­
adás, vásárlás, ajándékozás stb.). A növedéki naplóban fel kell tüntetni minden eset­
ben azt is, hogy a levéltár az átvett anyagot mely törzsszámú fondba vagy fondokba
osztotta be.
 A letéti naplóban a letéteket tartják nyilván, hasonló m ó d o n , mint az egyéb gyara­
podást a növedéki naplóban. A letéti naplóban azt is fel kell tüntetni, hogy a letéti
szerződés mikor j á r le, és a letét visszaszolgáltatása esetén az utóbbinak az időpont­
ját is be kell vezetni.

2. Anyagmegóvás
A levéltárak egyik legfontosabb feladata, hogy az általuk őrzött felbecsülhetetlen
értékű nemzeti kincseket minden veszélytől megóvják, hogy lehető épségben való
fennmaradásukat biztosítsák. Az elmúlt századokban országunk levéltári anyagá­
nak jelentős része pusztult el - a tudomány pótolhatatlan kárára - a h á b o r ú k és ter­
mészeti csapások következtében, más része rongált, veszélyeztetett állapotban ma­
radt ránk. A levéltáraknak lehetőségeik határai között mindent meg kell tenniük,
hogy a rájuk bízott kulturális értékeket a tudomány és technika mai szintjének meg­
felelő m ó d o n tárolják és gondozzák.
A levéltári raktárépítés terén az utóbbi évtizedek során világszerte több technikai
újitással próbálkoztak. Vak (ablak nélküli) raktárak építésével a napfénynek és a
szennyezett levegőnek az iratokra gyakorolt káros hatását igyekeztek kiküszöbölni.
A vak raktárak azonban mesterséges "légcsere és légkondicionálás nélkül veszélyesek
lehetnek az iratok számára, mert a biológiai kórokozók megfelelő táptalajra talál­
hatnak bennük.
A hagyományos raktárak hőmérsékletét és légnedvességét is lehetőleg állandó
szinten kell tartani, mégpedig olyan szinten, amely az iratok anyaga számára ártal­
matlan, a biológiai kórokozók szaporodása számára viszont kedvezőtlen. A papírra
írt iratok tárolása számára általában a 18-20 °C-t és az 50-55% relatív légnedvessé­
get tartják a szakemberek megfelelőnek. Ez a raktárban dolgozók közérzete szem­
pontjából sem kellemetlen. Olyan helyiséget, amelynek relatív páratartalma a
70%-ot meghaladja, nem szabad levéltári raktár céljaira igénybe venni. Filmeket,
mágneses szalagokat alacsonyabb hőmérsékleten tárolnak. A mágneses szalagok
konzerválása szempontjából a 4-13 °C-t tartják optimálisnak. A raktárak hőmér­
sékletét és légnedvességét műszerek segítségével állandóan mérni és ellenőrizni kell.
A raktárak belső méreteit praktikus szempontból és a tűzbiztonság fokozása érde­
kében korlátozzák. Magasságuk lehetőleg ne haladja meg a 2,1-2,2 métert, alapterü­
letük pedig legfeljebb 200 négyzetméter legyen.
A raktárhelyiségeket fémajtóval kell ellátni, az ajtókra biztonsági zárakat kell fel­
szerelni. A földszinti és alagsori helyiségek ablakaira vasrácsot kell szerelni.
Gondoskodni kell a raktárhelyiségek tűzrendészeti felülvizsgálatáról és a tűzren­
dészed előírások megtartásáról. A raktárhelyiséget, ha abban senki nem tartózko­
dik, áramtalanítani kell. Raktárhelyiséget csak olyan m ó d o n szabad fűteni, hogy
nyílt láng a helyiségben ne legyen. A levéltári anyagot védeni kell á raktárhelyiségbe
besütő naptól és a túlságos kiszáradástól éppúgy, mint a párás levegőtől és a víz köz-
vétlen behatásától. A raktárhelyiséget száraz időben rendszeresen szellőztetni kell.
A rendszeres takarításon túl 5-10 évenként gondoskodni kell a raktárban őrzött le­
véltári anyagnak, az állványzatnak és a padlónak a takarításáról, portalanításáról,
szükség esetén fertőtlenítéséről.
A raktárhelyiségekbe gáz-, víz- és csatornavezetéket nem szabad bevezetni, illető­
leg nem szabad azokon ilyeneket átvezetni. (Külföldön újabban olyan megoldással
kísérleteznek, hogy az ereszcsatorna rézből készült lefolyói nem kívül a falon, hanem
a raktáron át vezetnek. Azért teszik ezt, mert így, ha a csatornának baja támad, rög­
tön észlelhető, míg a kívülről beázó fal nagyobb kárt okozhat.)
A raktárak berendezésénél is elsősorban a biztonságra és célszerűségre kell töre­
kedni. A levéltári anyagot általában állványokon (esetleg szekrényekben) kell elhe­
lyezni. A faállványokat ma m á r egyre inkább kiszorítják a fémállványok (mégpedig
az eredetileg nem levéltári raktárnak épült helyiségekben általában a házilag össze­
szerelhető ún. Dexion-Salgó félék). Célszerű, hogy a polcok mélysége ne haladja
meg a fél métert, az állványsorok között pedig legalább 80 cm-nyi térköz legyen. Az
állványzat legalsó polca és a padló között legalább 10 cm-es hézagot kell hagyni. Az
állványzatra rakott levéltári anyag sem a fallal, sem a padlóval nem érintkezhet. Le­
véltári anyagot a padlóra rakni csak különös szükség esetén, rövid időre és akkor is
a tűzrendészeti előírások megtartásával lehet.
Modern levéltári célépületekben (s másutt is, ahol statikailag megoldható) helykí­
mélés céljából guruló (compactus) fémállványokat alkalmaznak.
Bizonyos iratfajták, pl. a térképek, tervrajzok, függő pecsétes oklevelek elhelyezé­
sénél a fémből készült szekrények, dobozok kerültek előtérbe.
Levéltári anyagot csomagolatlanul (burkolatlanul) csak ideiglenesen szabad tárol­
ni. A végleges raktározáshoz az anyagot megfelelő részekre (legkisebb raktári egysé­
gekre) osztjuk és csomagoló (tároló) eszközökbe helyezzük. A tároló eszköz lehet
doboz, vagy a nálunk hagyományos eljárás szerint két fedőlemez és egy heveder (az
így burkolt és összetartott iratokat a fedőlemezek csak lapjukon védik, oldalaik sza­
badon vannak). A levéltári anyag bizonyos fajtáinál a könyvszerű kötést szokták
alkalmazni.
Valamely levéltári raktárba csak a benne őrzött levéltári anyag kezelésével megbí­
zott dolgozók léphetnek be külön engedély nélkül. Mások csak az anyagért felelősök
jelenlétében, vagy esetenként a levéltárigazgató engedélyével tartózkodhatnak ott.
A raktár kulcsa csak az anyagfelelősöknek és csak a m u n k a i d ő tartamára adható k i .
Ez idő alatt ők tartoznak felelősséggel a levéltári anyag épségéért és hiánytalanságá-
ért.
A raktárrendészeti szabályok előírják, hogy a raktárból levéltári anyagot csak az
anyagfelelős vihet k i , és ő is csak úgy, hogy a kiemelt anyag helyére un. „őrjegyet"
helyez. Az őrjegy arra szolgál, hogy megállapítható legyen a kivitt irat holléte, és
hogy mikor emelték k i raktári helyéről.
Az anyagfelelősöknek figyelniük kell a gondjaikra bízott levéltári anyag fizikai ál­
lapotát, és ha abban bármiféle olyan változást észlelnek, amely beavatkozást tesz
szükségessé, azt jelenteniük kell. A restaurálásra vagy konzerválásra szoruló (külö­
nösen a fertőzött, penészedő, vagy az élősdiek által megtámadott) iratokat k i kell
emelniük helyükről, és addig is, amíg a restaurálás vagy konzerválás munkájára sor
kerül, elkülönítve kell tárolniuk. Az ilyen anyagot addig, amíg konzerválásra nem
került, k i kell vonni a használatból, nem szabad kutatónak kiadni.

3. Konzerválás, restaurálás ,

Ha az iratok anyagát m á r megtámadták a kórokozók, a baj elhárítására konzer-

vátor-restaurátor szakemberek hivatottak. Konzerválásnak azt az eljárást nevezzük,
amelynek célja az iratanyag károsodásának megakadályozása, vagy a m á r károso­
dást szenvedett irat további pusztulásának meggátolása. Restaurálásról akkor beszé­
lünk, ha az iratot nemcsak konzerváljuk, hanem arra törekszünk, hogy a károsodást
megelőző állapotot állítsuk helyre (pl. az irat anyagának hiányzó részeit kiegészít­
jük). Szövegkiegészítésről természetesen nem lehet szó. A restaurálás költséges mun­
ka, ezért általában megelégszünk a pusztuló iratanyag konzerválásával, restaurálást
csak különösen értékes vagy kiállításra kerülő iratok esetében végzünk.
A levéltári anyag konzerválásával és restaurálásával csak olyan levéltár foglalkoz­
hat, amely a szükséges felszereléssel rendelkezik, és megfelelő szakismeretekkel és
legalább kétévi műhelygyakorlattal rendelkező levéltári iratrestaurátort alkalmaz.
Az iratok konzerválásának legfőbb módja a fertőtlenítés, valamint a tisztítás és
savtalanítás, míg a restaurálás legáltalánosabb módja a papír megerősítése.
Fertőtlenítésre gyakori esetben van szükség. Egyre több levéltári anyagról állapít­
ják meg, hogy mikroorganizmusok (penészgombák, rovarok, bacilusok) által fertő­
zött. Az esetek egy részében a fertőzés nem új keletű, csak most ismerték fel, vagy
most tudják a megfelelő fertőtlenítő eljárást alkalmazni. A leghatásosabb, és a levél­
tári anyag szempontjából ártalmatlan fertőtlenítés etilénoxiddal történik: Olyan ka­
zánokban, amelyek e célra épültek, vákuum mellett nagyobb mennyiségű anyag fer­
tőtleníthető. A gépkocsira szerelhető, illetve vontatható kazán több levéltár számára
kínál fertőtlenítési lehetőséget.
A tisztítás, savtalanítás, tehát a papírt ért szennyeződés eltávolítása és a papírban
fellépett savasság megszüntetése megelőzi a tulajdonképpeni restaurálási munkát.
A tisztítás általában kézi munkával, különböző módszerekkel történik, ecset, elekt­
romos radírozó gép, vegyi eljárások segítségével. Amióta Barrow tudományosan k i ­
mutatta, hogy a papír anyaga annál gyorsabban pusztul, minél nagyobb a savtartal­
ma, a konzerváláshoz szorosan hozzátartozik a savtartalom mérése és esetleges ne-
utralizálása. E célra is különböző eljárásokat alkalmaznak.
A papír megerősítése leginkább úgy történik, hogy az iratot gépi úton „laminál­
j á k " , vagyis egy iratlapot két műanyagfólia közé helyeznek s ezek külső oldalára ún.
j a p á n rostpapír kerül. H ő és nyomás hatására a meglágyult műanyagfólia mind az
iratlapot, mind a j a p á n rostpapírlapokat egybeolvasztja és az öt réteg „homogenizá­
lódik".
A papír kiegészítése az eredetihez hasonló papíranyag öntésével (rendszerint kézi
úton) vagy két ütemben való lambinálással történik.

4. Reprográfia
4
A levéltári és könyvtári iratlapok gépi ú t o n történő, formahű reprodukálásának
elméletét és gyakorlatát reprográfiának nevezik. A levéltári reprográfiának két nagy
területe van: egyik a m i k r o f i l m e z é s , vagyis az iratokról fotografálás útján kicsi­
nyített reprodukciók készítése, amelyeket olvasó vagy vetítőgép felhasználásával fel
kell nagyítani ahhoz, hogy olvashatók legyenek, a másik az ún. k ö z v e t l e n (direkt)
m á s o l ó k alkalmazása, amelyek segítségével filmnegatív közbeiktatása nélkül, köz­
vetlen gépi pozitív másolatok készülnek. ,
A levéltári anyag m i k r o f i l m e z é s e többféle célból történik. A biztonsági mikro­
film célja, hogy az eredeti levéltári anyag pusztulása esetén átmentse annak adatait
az utókor számára. Kívánatos, hogy a biztonsági film más városban levő raktárban
legyen, mint ahol az eredeti iratokat őrzik. Az anyagkímélő mikrofilm azért készül,
hogy megóvja a filmrevett iratanyagot a használattal járó rongálódástól és veszé­
lyektől. A levéltárak arra törekszenek, hogy leggyakrabban használt állagaikat vagy
legalább azok segédleteit filmen bocsássák a kutatók rendelkezésére. Az állomány­
gyarapító mikrofilm segítségével a levéltár olyan anyagot is a kutatók rendelkezésére
tud bocsátani, amelynek eredetijét más levéltár őrzi, amely azonban a levéltár illeté­
kességi területére, annak történetére vonatkozik. Hasznos ez, különösen olyan eset­
ben, amikor az országhatárok vagy a megye határainak megváltozása folytán egy
fond t ö b b ország vagy megye számára válik őt érintő történeti forrássá. A helymeg­
takarító mikrofilmre azért van szükség, hogy elkészülte után az eredeti iratanyagot
megsemmisítsék és így raktári férőhelyet szabadítsanak fel. Kis értékű, ugyanakkor
nagy terjedelmű iratanyag ilyen redukciója történhet a fondképzőnél, de történhet a
levéltárban is. A rendelésre készülő mikrofilm nem a levéltár számára, hanem külső
megrendelőknek készül a levéltár őrizetében levő iratanyagról. Végül a mikrofilm­
publikáció abból a célból készül, hogy a levéltár anyagát szélesebb körben hozzáfér­
hetővé tegye, anélkül, hogy fokozná a levéltári kutatótermek zsúfoltságát. M i k r o ­
filmpublikációról akkor beszélünk, ha a levéltár az anyagáról készült negatív mikro­
filmet megtartja, és pozitív filmmásolatokat készít róla a megrendelők számára.
A mikrofilmpublikációknak van egy általános és egy speciális fajtája. Az á l t a l á n o s
m i k r o f i l m p u b l i k á c i ó a levéltár egy-egy fondjának, állagának vagy sorozatának
teljes egészéről készül. A s p e c i á l i s m i k r o f i l m p u b l i k á c i ó egy meghatározott té­
mára vonatkozó iratok reprodukcióit adja, esetleg a levéltár által az iratokhoz készí­
tett magyarázó jegyzetekkel együtt (ilyenek készülhetnek pl. egyes centenáriumok
alkalmával). Ez utóbbiak alkalmasak lehetnek rá, hogy segítséget nyújtsanak isko­
láknak, művelődési otthonoknak házi kiállítások rendezéséhez.
 A mikrofilmezéssel kapcsolatban különböző levéltári jellegű feladatok adódnak,
mindenekelőtt az iratanyag filmezésre való előkészítése. Összefüggő levéltári anyag
(teljes levéltári egységek) filmezése esetén a legfontosabb szabály, hogy csak darab­
szintig rendezett levéltári egység filmezhető. Mielőtt az iratanyag a kamera elé kerül,
feltétlenül ellenőrizni kell az iratok rendjét, és még ha az egyébként tökéletes is, sok
esetben szükséges az iratok rendjének bizonyos megváltoztatása annak érdekében,
hogy a mikrofilm a kutatók számára könnyen használható legyen. Különösen ez a
helyzet az ügyiratok esetében, amelyek egyes darabjainak együtt tartását azok egy­
másba helyezésével biztosították. Filmezés előtt egy ügyiraton belül az ahhoz tarto­
zó iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az ügykezelő irat legfelül, az ügyzáró
irat pedig legalul legyen. Pontosabban: az egyes iratok (pl. főirat és mellékletei, elő-
irat és utóirat) úgy helyezkedjenek el egymás után, hogy ha bekötnék az iratokat,
egy kötet egymás után következő lapjaiként (tehát folyamatosan, megszakítás nél­
kül) legyenek olvashatók. Az így átrendezett ügyiratot (hogy az ügyirat egysége biz­
tosítva legyen) két lapos borítóba (palliumba) kell helyezni. A félbehajtott (fraktur)
ügyiratokat is oly m ó d o n kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok értelem­
szerűen és a szöveg folyamatosságát biztosítva következzenek egymás után. Rende­
zés után az iratokat jelzeteim kell. A levéltári jelzetet a levéltári egység (kötet, ügyi­
rat, dosszié stb.) első oldalán, illetőleg borítólapján kell feltüntetni. A többi oldalra a
levéltári jelzetet m á r nem kell rávezetni, de az egységet 1-től kezdődően oldalszá­
mozni (paginálni) kell. Csak azokat az oldalakat kell számmal ellátni, amelyeken
írás van. A számozást azzal az oldallal (borítólappal) kell kezdeni, amelyen a levéltá­
ri jelzet olvasható. A rendezett és oldalszámozott anyagot jegyzékeim kell. A jegy­
zéknek a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a levéltári anyagot őrző intézmény neve;

b) a. levéltári fond (állag) címe és jelzete;
c) az egyes raktári egységek sorszáma (rakszáma);
d) a. fondon (állagon) belüli levéltári egységek címe vagy jelzete az ügyiratig (dosz-
sziéig) lemenőén;
e) az egyes kötetek, ügyiratok vagy dossziék oldalszáma.

Az előkészítő munka többi része m á r nem az iratanyagot gondozó levéltári dolgo­

zók, hanem a mikrofilmezést végző részleg feladata. A levéltári anyag mikrofilmezé­
sét (annak előkészítését) egy 1970-ben kiadott munkautasítás szabályozza.
A mai mikrofilmtechnika különböző ún. „mikroformákat" ismer. A hazai levéltá­
rak gyakorlatában jelenleg négyféle mikroforma használatos: a mikrofilmtekercs, a
mikrofilmcsík, a síkfilm és az üveglemez. Az anyaghordozó az első h á r o m mikrofor­
ma esetében acetátcellulóz, a negyedik esetében üveg. Az anyaghordozó a hagyomá­
nyos levéltári anyagtól eftérő tárolást igényel.
A mikrofilmtekercs 35 mm széles film, hossza általában 30-33 méter. A filmet mű­
anyag orsóra tekerve, megfelelő méretű kartondobozba helyezve tároljuk. Az egyes
filmdobozok raktári elhelyezése és jelzetelése az állományba vétel sorrendjében tör-
ténik. A raktári jelzetet mind a dobozra, mind a mikrofilmtekercs elejére és végére is
filctollal rá kell vezetni.
A rövidebb mikrofilmcsíkokat tasakokba vagy borítékokba helyezzük. Ezeket is
az állományba vétel sorrendjében jelzeteljük, a jelzetet a borítékra (tasakra) és a
filmcsíkra egyaránt fel kell írni. Tárolásuk dobozokban vagy e célra készített albu­
mokban történhet.
A síkfilmeket megfelelő méretű borítékokba helyezzük s a borítékokat méretek
szerint külön-külön dobozokban, élükre állítva tároljuk. A z egyes méreteken belül a
síkfilmek elölről kezdődő sorszámozást kapnak. A síkfilm jelzete így két részből: a
méret és sorszám adataiból áll, a jelzetet a borítékra és m a g á r a a síkfilmre is rá kell
vezetni. Raktári egységnek az egyes borítékokat tekintjük.
Az üveglemezek jelzetelése és tárolása ugyanolyan elvek szerint történik, mint a
síkfilmeké. A borítékokat azonban nem élükre állítva, hanem fektetve helyezzük a
dobozokba.
A mikrofilmek nyilvántartása - minthogy a levéltárak mikrofilmtári állományát le­
véltári anyagnak tekintjük - lényegében ugyanolyan m ó d o n történik, mint a levéltá­
ri anyagé általában.
A legfontosabb mikrofilmtári segédlét a filmjegyzék (áttekintő raktári jegyzék).
A filmjegyzéknek mindazokat az adatokat tartalmaznia kell, mint a levéltári anyag­
ról készült áttekintő raktári jegyzékeknek. A filmtekercsek filmjegyzéke felsorolja,
hogy az egyes filmtekercseken mely levéltári egységek reprodukciói találhatók. Pon­
tosan jelzi, hogy a filmtekercsen mely levéltári egység felvételei találhatók, mely da­
rabról, mely darabig (esetleg mely oldalszámtól mely oldalszámig). A filmjegyzék
jelzi a hiányokat és azt is, ha egyes felvételek pótlásként a tekercs végén szerepelnek.

Minta:

DOBOZ­
SZÁM CÍM

29973 F E J É R M E G Y E I L E V É L T Á R I V - 1002 f.
SZÉKESFEHÉRVÁR VÁROS LEVÉLTÁRA
SZÉKESFEHÉRVÁR VÁROS TANÁCSÁNAK IRATAI

Népszámlálási iratok: Egyénenkénti ház- és családi ívek 1784-1789

No. Felvételszám Megjegyzés
1 Belváros 2-181 1-639 N o . 1 hiányzik
2 Palotaváros 187-242 640-833
29974 242^173 1-254 323 hiányzik
335 hiányzik
470 hiányzik
3 Budai k ü l v á r o s 1-70 525-736
29975 70-219 1-472 216 szakadt
218 szakadt
414-570 473-826
571-620 1-111 586-588 hiányzik
618-619 hiányzik
(A filmjegyzék mutatja, hogy a székesfehérvári Belváros 2-181. sz. népszámlálási íveiről készült filmek a
Magyar Országos Levéltár F i l m t á r á n a k 29973. sz. filmtekercsén, annak 1-639. sz. felvételein, a Palotavá­
ros 187-242. sz. íveiről készült filmek ugyanott a 640-833. sz. felvételeken, a 242 [ismétlődik]-473. sz. ívek­
ről készültek a 29974. sz. filmtekercs 1-254. sz. felvételein, a Budai külváros 1-70. sz. ívei ugyanott az
525-736. sz. felvételeken, a 70-219. és 414-570. sz. ívek a 29975. sz. filmtekercs 1-826. sz. felvételein, az
571-620. sz. ívek pedig ugyanannak a filmtekercsnek a végére hegesztett filmdarabon, az 1-111. sz. felvé­
teleken találhatók.)

A mikrofilmcsíkok, síkfilmek és üveglemezek filmjegyzéke a mikrofonná jellege

következtében darabszintű.
A reprográfia másik fontos területe a k ö z v e t l e n m á s o l á s . A közvetlen másola­
tok a leggyakrabban az eredetivel azonos nagyságban készülnek. A modern technika
a közvetlen másoló gépeknek t ö b b fajtáját fejlesztette k i .
A száraz eljárással dolgozó elektrosztatikus másolók elsősorban irodai használat­
ban terjedtek el, de sok levéltár is rendelkezik ezek egyik vagy másik típusával.
Az ún. xerox-el]árassal dolgozó gépek levéltári szempontból azért hasznosak,
mert másolataik viszonylag hosszabb élettartamúak.
A direkt másoló gépek gyors produkciójuk miatt ma m á r nem nélkülözhetők.
Közvetlen másolatokat elsősorban rendelésre készítenek a levéltárak. Készülhet­
nek azonban ilyenek biztonsági, az eredetit kímélő vagy állománygyarapító céllal is.
Végül a levéltári ügyvitelben is hasznosan alkalmazhatók.

XVII. A levéltár anyagának használata

A levéltárak egyik alaprendeltetése, hogy anyagukat a felhasználók rendelkezésé­
re bocsássák. Ennek három útja: az adatszolgáltatás, a kutatószolgálat és a kölcsön­
zés.

1. Adatszolgáltatás
Azoknak a szerveknek és személyeknek, amelyek, illetve akik a levéltárat írásban
vagy szóban megkeresik, és hivatalos vagy magán célra tájékoztatást kérnek a levél­
tári anyagról, az abban rejtőző adatokról a levéltár - az anyag rendezettségének és
segédletei részletességének megfelelő mértékben - általános tájékoztatást nyújt a
kérdéses tárgyra feltehetően adatokat tartalmazó fondokról, illetőleg fondrészekről,
vagy a megkeresésben közölt adatok közvetlen felhasználásával egyedi adatokat
szolgáltat.
A tájékoztatás nem terjedhet k i olyan adatok szolgáltatására, amelyek rendelke­
zésre bocsátása az államérdeket vagy valamely állampolgár jogos magánérdekét sér­
tené. Magánszemélynek csak olyan anyagról szolgáltathatók k i adatok, amely a le­
véltárnak törzskönyvébe bevezetett állományába tartozik és nem esik kutatási korlá-
tozás alá, vagy olyan letétről, amelynek kutatását a letevő a letéti szerződésben nem
korlátozta. Ha azonban a levéltár állományába tartozó olyan anyagról van szó,
amely a tájékoztatást kérő magánszemélynek, egyenesági r o k o n á n a k vagy más jog­
elődjének megállapítható m ó d o n rendeltetésszerűen birtokában volt, vagy abba kel­
lett hogy kerüljön, illetőleg amely a kérelmezőre vonatkozó jogviszonyt tanúsít,
vagy ilyen jogviszonyra vonatkozik, a tájékoztatást a kutatási korlátozástól függet­
lenül meg kell adni.
Szerveknek az esetleges kutatási korlátozások ellenére is a d h a t ó mindennemű tá­
jékoztatás, ha a kérelmező szerv az adatot tartalmazó levéltári anyag fondképzője
vagy a fondképző jogutódja, illetőleg, ha törvényesen megállapított hatáskörében el­
járva kéri a tájékoztatást.
Az ügyvédi munkaközösségek tagjai - ha nem szervet, hanem magánszemélyt
képviselnek - magánfeleknek számítanak. Ha nem saját személyüket illetően járnak
el, ügyvédi meghatalmazást kell felmutatniuk.
A tájékoztatás szóbeli vagy írásbeli kérelemre szóban vagy írásban történhet.
A levéltár az őrizetében levő iratokról tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot is
kiad. Ezt azonban csak írásos, illetőleg a levéltár által feljegyzés formájában írásba
foglalt szóbeli megkeresésre teheti.
A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- és nem formahű értesítés, amely a
kérelmező magánszemélyek személyi körülményeire, jogaira és kötelezettségeire vo­
natkozóan a levéltár anyagából szolgáltat adatokat, illetve - a fél kifejezett kérelmé­
re - az ilyen adatokat tartalmazó levéltári anyag hiányát közli. Egy tartalmi kivonat
tartalmazhatja több iratnak a keresett tárgyra vonatkozó adatait is. A tartalmi kivo­
nat illetékköteles.
A hiteles másolat tartalmára nézve lehet teljes vagy kivonatos, formájára nézve le­
het szöveghű (írásos) vagy szöveg- és formahű (fénykép) másolat. A teljes másolat az
adott irat teljes szövegét tartalmazza. A kivonatos másolat az adott iratnak csupán
egyes részeiről készül.
A hiteles másolat készítésének megvannak a szabályai. (Ezeket a Levéltárak Ügy­
viteli Szabályzatának 106. §-a tartalmazza.) Az írásos hiteles másolatot hitelesítés
előtt össze kell olvasni az eredetivel, s az összeolvasok nevét fel kell jegyezni a vonat­
kozó ügyiraton. Ha a másolat több lapra terjed, a lapokat be kell számozni, át kell
varrni, és az átvarrást oly m ó d o n lezárni, hogy ne nyíljék lehetőség a lapok sértetlen
kicserélésére. A hitelesítési záradékot az írásos másolatra közvetlenül a másolt szö­
veg után, fényképmásolat esetén a reprodukció hátlapjára kell rávezetni.
A hitelesítési záradéknak tartalmaznia kell a másolat terjedelmét és fajtáját, az
eredetit őrző levéltár nevét és az eredeti irat levéltári jelzetét. Kivonatos hiteles má­
solat esetén a záradéknak ezenkívül tartalmaznia kell azt is, hogy az idézett szöveg­
rész az eredeti irat mely helyén (melyik oldalán) található. A hiteles másolat illeték­
köteles. A hitelesítési illetékek lerovására szolgáló illetékbélyegen a hitelesítési zára­
dék első szavát kell átírni. A másolat hitelesítésére csak az igazgató vagy az általa ez­
zel megbízott dolgozó jogosult.
 2. Kutatószolgálat
A levéltárak kutatószolgálatuk révén közvetlenül a felhasználók rendelkezésére
bocsátják anyagukat. Azokat a felhasználókat, akik a levéltári anyagban tudomá­
nyos-, igazgatási- (gazdasági) vagy magánérdekből kutatást végeznek, kutatóknak
nevezzük.
A kutatónak a levéltárigazgatótól kell kutatási engedélyt kérnie. A kérelemben
meg kell jelölnie a témát, amelyben kutatni kíván. Kutatási engedélyt kaphat min­
denki, aki 18. életévét betöltötte, kötelezi magát a kutatási szabályok megtartására
és rendelkezik a témájára vonatkozó levéltári anyag tanulmányozásához szükséges
ismeretekkel. A kutatási engedélyt vissza kell vonni attól a kutatótól, aki a levéltár­
ból levéltári anyagot tulajdonított el vagy az anyagot szándékosan megrongálta.
Olyan esetben, amikor a kutató törvénybe ütköző cselekményt követett el, a levél­
tárigazgatónak feljelentést kell tennie.
A levéltár köteles védelmezni a levéltári anyagban foglalt állami és jogos magánér­
deket. Kutatási engedélyt nyert személynek előadhatja a témájára vonatkozó levél­
tári anyagból mindazt, ami nem esik kutatási korlátozás alá. Kutatási korlátozás alá
esik általában a 20 évnél fiatalabb (külföldi állampolgárok számára az 1944 után ke­
letkezett) iratanyag, az ennél régebbi anyagból pedig az, amelynek kutatását a kultu­
rális miniszter az iratot létrehozó szerv vagy jogutódja, esetleg más szerv kérelmére,
illetőleg az állami érdekek védelmében korlátozta. Ha magyar állampolgár a számá­
ra kutatási korlátozás alá vont levéltári anyag kutatásának engedélyezését kéri, a le­
véltár ehhez az illetékes szervtől kér hozzájárulást.
A levéltárnak a kutatás számára megfelelő helyiséget kell biztosítania, meg kell ad­
nia a k u t a t ó munkájához szükséges szakmai tájékoztatást, és biztosítania kell a ku­
tatónak levéltári anyaggal való folyamatos ellátását. A kutatási idő alatt gondos­
kodni kell a kutatók állandó felügyeletéről.
A k u t a t ó az általa kutatni kívánt levéltári anyagot „kérőlap", „kísérőlap" és „őr-
jegy" kitöltésével igényelheti. A kérőlapon és a kísérőlapon fel kell tüntetni a kutató
nevét, kutatási engedélyének számát, valamint az általa igényelt levéltári anyag jelze­
tét. A kérőlapokat a levéltár évente 1-től kezdődő sorszámokkal látja el és 30 évig
megőrzi. A kísérőlapokra a levéltáros rávezeti a levéltári anyag kiadásának és vissza­
helyezésének keltét, és az anyag mennyiségével vagy állapotával kapcsolatos meg­
jegyzéseket. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt végig a levéltári anyag mellett kell
őrizni, a kutatás befejeztével a levéltári anyag visszaszolgáltatásakor a levéltáros a
kísérőlapon igazolja a visszavételt és azt a kutatónak átadja. Az őrjegyre a kutatásra
kért levéltári egység jelzetét és a kérőlap számát kell felírni. Minden egyes önállóan
kikért raktári vagy levéltári egységről - egymást folyamatos sorrendben követő egy­
ségek esetét kivéve - külön-külön őrjegyet kell kiállítani és azt a kutatásra kiemelt le­
véltári anyag őrzési helyére kell elhelyezni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az
anyag kezelője az őrjegyet kiemeli és érvényteleníti.
 Mielőtt a kutató által kért és számára kiemelt anyagot a kutatóterembe viszik, a
levéltárosnak meg kell vizsgálnia, nem tartalmaz-e a kérdéses anyag olyan adatokat,
amelyek nyilvánosságra hozatala állami vagy jogos magánérdeket sértene, továbbá
mérlegelnie kell, hogy az anyag fizikai állapota nem indokolja-e kutatásának korlá­
tozását, és hogy a kutatási engedélyben meghatározott témára vonatkozik-e. A le­
véltár igazgatója megtagadhatja olyan levéltári anyag kiadását, amelyről a kiadás
előkészítése során derült k i , hogy a benne foglalt adatok nyilvánosságra hozatala ál­
lami vagy jogos magánérdeket sértene, vagy hogy kutatásának korlátozását az
anyagvédelem szempontja indokolja, vagy hogy nem tartalmaz a kutatási engedély­
ben megjelölt tárgyra vonatkozó adatokat.
A levéltár a k u t a t ó kérésére a kutatási korlátozás alá nem eső levéltári anyagról
térítés ellenében reprodukciókat (fotókópiát, mikrofilmet vagy egyéb másolatot) ké­
szíttethet. A kutató kérésére esetleg azt is engedélyezheti, hogy a reprodukciót a ku­
tató maga készítse vagy készíttesse el. A kutatónak kutatásra kiadott anyag átvételét
a kutató a kérőlapon igazolja aláírásával. A kutatás befejezésekor a kutató­
teremre felügyelő dolgozó a kérőlapok alapján ellenőrzi a visszaadott levéltári anyag
teljességét, felülvizsgálja épségét és rendjét, majd a visszavétel igazolásaként átadja a
kutatónak a kísérőlapot. A kutatóteremben „kutatónapló"-t kell vezetni. Ebbe min­
den kutatási esetet be kell jegyezni.

3. Kölcsönzés
A levéltári anyag kölcsönzése különböző célokból történhet. Különbséget teszünk
ügyviteli, kutatási, kiállítási és levéltári működési célú kölcsönzések között.
Ügyviteli célból adevéltár azokat az iratokat kölcsönzi k i meghatározott időre,
amelyekre az egyes szerveknek saját fonójukból, jogelődjük fondjából vagy esetleg a
felügyeletük alá tartozó szerv fondjából szükségük van. Ezen kívül a levéltár bűnül­
döző szerveknek minden esetben, az igazságszolgáltatási szervnek pedig az államti­
tok és a jogos magánérdek sérelme nélkül köteles az őrizetében levő anyagból az ál­
taluk törvényes hatáskörükben igényelt darabokat meghatározott időre kölcsönöz­
ni. A levéltár az SZTK Társadalombiztosítási Igazgatóságainak rendelkezésére bo­
csátja azokat az iratokat, amelyekre a dolgozók táradalombiztosítási ügyeinek inté­
zésére eredetiben van szükségük. Kölcsönzés helyett a levéltár az SZTK-nak illeték­
mentes tartalmi kivonatot vagy hiteles másolatot is kiadhat.
Kutatási célból levéltári anyagot a levéltár csak m á s (általános vagy szak-) levéltár­
nak, vagy a kulturális miniszter által erre a célra kijelölt könyvtárnak vagy múzeum­
nak kölcsönözhet. Az a kutató, aki levéltári anyag kölcsönzését kéri, ezt a kérelmét
annál a levéltárnál vagy kijelölt intézménynél terjesztheti elő, amelynél az anyagot
használni kívánja.
A megkeresett intézmény (kölcsönző) a kölcsönadó levéltárral közli a kutató sze­
mélyi adatait, a kölcsönzés célját, időtartamát, és a kért levéltári anyag jelzeteit.
 A kölcsönadó levéltár a kérés teljesítését megtagadhatja, erről azonban írásban,
az indok közlésével, értesítenie kell a kölcsönvevőt. Nem kölcsönözhető pl. kutatási
korlátozás alá eső levéltári anyag, kivéve, ha a kutató külön engedélyt kapott annak
használatára. Nem kölcsönözhető továbbá testületi szervek ülésjegyzőkönyveinek
egyetlen példánya, állami és felekezeti anyakönyvek első és másodpéldánya, eredeti
Mohács előtti oklevél és más hasonló, különösen értékes anyag. Egy alkalommal
nem kölcsönözhető ki több 2 raktári egységnél. A kutatási célra kölcsönzött anyagot
a kölcsönadó levéltárnak saját tulaj donbélyegzőjével darabonként le kell bélyegez­
nie és jegyzékbe foglalnia.
A jegyzéknek olyan részletességgel kell tartalmaznia a kölcsönadó levéltár nevét, a
kölcsönzési ügyirat számát, a kölcsönvevő intézmény, valamint az anyagot használ­
ni kívánó kutató nevét, és a kölcsönzött anyag címét és jelzetét, hogy pontos azono­
sítása és mennyiségének ellenőrzése lehetséges legyen.
A jegyzéket legalább két példányban kell elkészíteni, ezek közül egyet a kölcsön­
vevő az átvételt igazoló záradékkal ellátva visszaküld a kölcsönadónak, a másik a
kölcsönvevőnél marad.
Kiállítási célból levéltári anyagot csak más (általános vagy szak-) levéltárnak vagy
a kulturális miniszter által e célra külön kijelölt könyvtárnak, múzeumnak kölcsö­
nözhet és csak az általuk rendezett kiállításra.
Működési célú kölcsönzésről akkor beszélünk, ha a levéltár az őrizetében levő
anyagot reprodukciók készítése, konzerválás-restaurálás, köttetés végett vagy a köl­
csönzést kérő levéltár vagy intézmény munkatervének keretében végzendő tudomá­
nyos tevékenység lehetővé tétele érdekében adja k i . A kölcsönzött anyagról ilyen
esetben is darabjegyzéket kell készíteni.
Levéltári anyagot külföldre csak a levéltárfenntartó hozzájárulásával és a kulturá­
lis miniszter engedélyével szabad kölcsönözni.
A kölcsönadó levéltárnak bármilyen célú iratkölcsönzését „iratkölcsönzési nap­
l ó d b a n kell nyilvántartania.

XVIII. A levéltárak közművelődési munkája

A magyar levéltárak közművelődési tevékenysége a felszabadulás után bontako­
zott k i . A felszabadulás előtt - történetírói tevékenységüket nem számítva - ismeret­
terjesztő m u n k á t nem végeztek. A köztudatban - még a felszabadulást követő első
évtizedben is - sokáig az a nézet uralkotott, hogy a levéltárak elzárkózó, befelé for­
duló intézmények. E negatív közvéleményt az utóbbi húsz esztendőben a levéltárak
újszerű munkája kedvezően módosította. Mind a levéltárak irányítói, mind a levél­
tárak dolgozói felismerték, hogy a közművelődés szolgálata nem ellentétes a levéltá­
ri intézmények rendeltetésével, jogszabályokban meghatározott főfeladataival, épp
ezért megnyitották a levéltárak kapuit. Ma m á r eléggé általános levéltárainkban az a
szemlélet, hogy az iratanyag nem csupán a tudósok kincse, nemcsak a történetírás
kizárólagos forrásanyaga, hanem megfelelően válogatva, feldolgozva és a tömegek­
hez (dolgozókhoz, iskolákhoz) eljuttatva eredményesen hasznosítható az ismeretter­
jesztésben, a hazafias és internacionalista nevelésben, a szocialista tudatformálás­
ban.
A Magyar Országos Levéltár 1950-ben kezdte meg az ellenforradalmi rendszert le­
leplező iratok publikálását. Ezt követően - központi útmutatás alapján - a területi
levéltárak is hozzáfogtak a közigazgatási területükön élő lakosság (elsősorban a
munkásság és a parasztság) felszabadulás előtti kizsákmányolt helyzetét bizonyító, a
helyi munkás- és parasztmozgalmakat, avagy a Magyar Tanácsköztársaság hősi
küzdelmeit felidéző iratok nyilvánosságra hozatalához.
A területi levéltárak tanácsi felügyelet alá helyezése óta - a fenntartó igényei sze­
rint - e levéltárak nemcsak tudományos szakpublikációkkal, helytörténeti kiadvá­
nyokkal, hanem egyéb m ó d o n is gyümölcsözően vesznek részt a helyi közművelő­
désben, a tudományos ismeretterjesztésben.
A levéltárak közművelődési munkájának legfőbb sajátossága, hogy közvetett mó­
don, azaz rendeltetésszerű főfeladataik ellátásával összhangban, az őrizetükre bízott
levéltári iratok sokoldalú felhasználásával vesznek részt a közművelődésben. Köz­
művelődési munkájuk szoros összefüggésben van a történelemmel, a történelem írá­
sos emlékeivel. E m u n k á r a jellemző, hogy általában a segítés, a közreműködés játsz-
sza a főszerepet. A közreműködés a felmerülő országos és helyi társadalmi igények­
hez kapcsolódik, de mértéke a levéltár sajátosságaihoz, adottságaihoz (anyagi, tech­
nikai, személyi stb.) igazodik.
A levéltár közművelő munkájának, illetve a levéltári anyag közművelődési fel­
használásának alapja a levéltár anyagának rendezettsége, tudományos igényű segéd­
letekkel és modern technikai eszközökkel (pl. foto-, xerox berendezés) való ellátott­
sága. Minél rendezettebb az iratanyag, annál jobban használható a közművelődés­
ben is. j
A levéltárak ma m á r kialakult közművelődési segítő munkájának formái és eszközei
igen sokfélék és levéltáranként is eltérők. Részben a felmerülő helyi igényektől, rész­
ben a levéltár lehetőségeitől függ, hogy egyik vagy másik levéltár milyen m ó d o n , mi­
lyen formában, milyen mértékig és milyen eszközökkel vesz részt közvetlenül is a
közművelődésben.

1. Helytörténetírás
A tanácsi levéltárak a helyi közművelődést közvetlen m ó d o n a helytörténetírás in­
tézményes művelésével segítik a legeredményesebben. E téren a levéltárak többsége
komoly, nem egy esetben várakozást felülmúló eredményeket ért el.
Jelentős értékűek a megyei helytörténeti olvasókönyvek, amelyek a megye történe-