tére vonatkozó legfontosabb forrásokat tartalmazzák.

A megyei olvasókönyvekhez
hasonló értékűek az egyes helységek történetének levéltári iratait közlő forráskiadvá­
nyok.
A közművelődés terén jól használhatók a levéltárak (levéltári dolgozók) által a he­
lyi és országos történelmi évfordulók alkalmával készített forráskiadványok és
egyéb publikációk, amelyek pl. az 1919-es Tanácsköztársaságnak, az 1848/49-es pol­
gári forradalomnak és szabadságharcnak, a helyi munkás- vagy parasztmozgalmak­
nak, valamint az 1945-ös felszabadulásnak a megye (város, község) területén leját­
szódott eseményeit felelevenítő levéltári iratait tették hozzáférhetővé.
A helyi közművelődés intézményes segítése céljából több tanácsi levéltár külön
helytörténeti kiadványsorozatot indított meg: monográfia- és forrás-kiadványsoro­
zatokat, évkönyveket; „füzetek", „közlemények", „tanulmányok" címmel.
T ö b b tanácsi levéltár aktívan vesz részt m á s intézmények által kezdeményezett
község-, város-, megye- sőt tájmonográfiák, helytörténeti lexikonok szerkesztésének
munkájában, helytörténeti munkaközösségek szervezésében és irányításában. Egyes
levéltárak közreműködnek a megyei helytörténeti folyóiratok szerkesztésében és e
folyóiratokban rendszeresen közzétett publikációikkal is hozzájárulnak a szülőföld
történetének jobb megismeréséhez. \

2. Helytörténeti kutatást megkönnyítő levéltári segédletek

készítése
A levéltárak az általános rendeltetésű levéltári segédletek mellett speciális, hely­
történeti kutatást segítő nyilvántartásokat is készítenek. Ilyenek például a levéltárak
térkép- és tervtárához, a különböző feudális kori összeírásokhoz, az úrbéri iratok­
hoz, a megyei közigazgatási bizottságok évi jelentéseihez, a nemzeti bizottságok
vagy a megyei (fővárosi) tanácsok napirendjeihez stb. készített különféle mutatók,
speciális segédletek. A területi levéltárakban levő kéziratos térképek és feudális kori
összeírások jegyzéke külön sorozatban jelent meg. A helytörténeti kutatást meg­
könnyítő speciális levéltári segédletek közül jelentős „A Magyar Tanácsköztársaság
történetének forrásai a magyar állami levéltárakban" c. kiadvány, amely e kiemel­
kedő forradalmi időszak valamennyi levéltári forrásanyagáról ad áttekintést. Ké­
szülnek a levéltárakban olyan speciális segédletek is, amelyek egy-egy témakör kuta­
tásához, pl. az oktatástörténet, népfronttörténet, színháztörténet levéltári forrásai­
nak feltárásához adnak segítséget.
 3. A helytörténeti vonatkozású levéltári forrásanyag
gyarapítása

A tanácsi levéltárak a helytörténeti kutatásoknak legfontosabb bázisai, ezért köte­

lességük, hogy folyamatosan gondoskodjanak forrásanyaguk gyarapításáról. E tevé­
kenységüket mind a fenntartó, mind a Kulturális Minisztérium segíti. A minisztéri­
um „A helytörténeti forrásbázis kiegészítése" akció keretében folyamatosan, térítés­
mentesen küldi meg a tanácsi levéltáraknak az országos levéltárakban levő helytör­
téneti vonatkozású iratsorozatok mikrofilmkollekcióit. Ilyenek pl. az Országos Le­
véltárban levő tizedjegyzékek, portaösszeírások, állatösszeírások. Néhány levéltár
mikrofilmfelvételeket készíttetett az Országos Levéltárral megyéjének m á s forrás­
anyagáról is.
A levéltárak gazdag helytörténeti forrásanyaga és az ezt kiegészítő mikrofilmgyűj­
temények a helytörténeti kutatás fontos segítői.

4. Helytörténeti konferenciák rendezése

A helységek (községek, városok) különböző évfordulói: alapítás, várossá nyilvá­
nítás, egyesítés, újjátelepítés, stb. j ó alkalmat szolgáltatnak a helyi ismeretek terjesz­
tésére. Tanácsi levéltáraink - önállóan vagy más intézményekkel együttműködve
- az évfordulók alkalmával gyakran szerveznek tudományos ülésszakot, helytörté­
neti konferenciát, amelyek az egész közművelődési tevékenység felpezsdítését szol­
gálják.

5. Kiállítások rendezése
Történeti jellegű állandó vagy alkalmi kiállítások és vándorkiállítások rendezését,
illetve ilyen jellegű kiállításokhoz segítség nyújtását (összhangban a fenntartó igé­
nyeivel, valamint a levéltár jellegével és lehetőségeivel) a levéltári jogszabályok köte­
lezően írják elő valamennyi általános levéltár számára. Az általuk rendezett kiállítá­
sok levéltári anyagra épülnek és a más szervek által rendezett kiállításokon irataik­
kal vesznek részt.

a) Önálló levéltári kiállítások

Jelenleg a levéltárak többségénél nincsenek meg a feltételek ahhoz, hogy jelentő­

sebb állandó kiállításokat a levéltárban rendezzenek. Külön kiállítási helyisége csak
néhány levéltárnak van, a többi levéltár csupán kisebb, ún. házi kiállítások rendezé­
sére vállalkozhat saját helyiségeiben.
 Az Országos Levéltár állandó kiállítása a levéltár legértékesebb iratainak egy cso­
portját mutatja be. A soproni levéltárnak várostörténeti, a Tolna megyei Levéltár­
nak megyetörténeti állandó kiállítása van. A házi kiállítások általában aktuális tör­
ténelmi évfordulókhoz kapcsolódnak.
Az önálló levéltári kiállítások látogatottsága nem nagy, - elsősorban iskolai tanu­
lók tekintik meg. Kivételek a soproni levéltár kiállításai, amelyeket a városban időző
turisták, üdülők csoportjai is rendszeresen látogatnak.

b) Más intézményekkel közösen rendezett kiállítások

A levéltárak önálló kiállítások rendezése mellett m á s intézménnyel, így múzeum­

mal, könyvtárral közösen is rendeznek állandó, vagy alkalmi kiállításokat. Néhány
levéltár már kialakította a múzeummal közösen rendezendő kiállítások együttműkö­
dési formáit. A levéltár a m ú z e u m b a n rendezett kiállításon vagy társrendezőként
vesz részt, vagy iratokat (reprodukciókat) kölcsönöz oda.
A kiállításokon bemutatott levéltári iratok hitelesen dokumentálnak olyan törté­
neti tényeket, amelyekről a szemlélő egyébként csak feldolgozásokból szerez tudo­
mást. A levéltári kiállításoknak meggyőző, tudatformáló erejük van.

c) A kiállítások rendezésének szabályai

Kiállítani csak olyan levéltári iratot szabad, amelynek kutatása semmilyen szem­
pontból nincs korlátozva. Kutatási korlátozás alá eső levéltári anyag kiállításához
külön engedély szükséges. Olyan irat, amelynek kiállítása az állam érdekét, vagy a
jogos magánérdeket veszélyezteti, nem állítható k i .
Eredeti levéltári anyagot csak szigorú óvatossági rendszabályok betartásával sza­
bad kiállítani. A levéltár csak olyan kiállításra adhat eredeti anyagot, amelyet maga
rendez, vágy amelynek ő a társrendezője. Egyéb kiállításra eredeti levéltári anyag
csak kivételesen - országos jellegű és jelentőségű kiállítások esetén és csak a levéltár­
fenntartó engedélyével - kölcsönözhető. A kiállításra kerülő anyagot a kiállítás előtt
filmre kell venni. A levéltár vezetőjének meg kell bizonyosodnia afelől, hogy a kiállí­
tási helyiségben megvannak-e az előírt biztonsági feltételek. Eredeti levéltári anyag a
biztonsági feltételek megléte esetén sem állítható k i általában egy hónapnál hosz-
szabb ideig. Tilos kiállítani olyan iratot, amely nincs kifogástalan állapotban. Az ép
és kifogástalan állapotban levő levéltári anyagot is tilos a kiállítás során közvetlen
napfénynek vagy közeli fénycső világítás hatásának kitenni. A tárolóban fénycsövet
nem szabad alkalmazni. A kiállított levéltári anyagot zárt tárolókban vagy vitrinek­
ben kell elhelyezni, és ezeket a látogatási időn kívül fényvédő takaróval kell leboríta­
ni. Az iratokat a tárolóban átszegezéssel rögzíteni tilos. Minden olyan önálló kiállí­
tás (vándorkiállítás) rendezése esetén, amelyen 30 darabnál több levéltári iratot mu-
tatnak be, (függetlenül attól, hogy eredeti iratok vagy másolatok kiállításáról van
szó), előzetesen rendezési tervet (forgatókönyvet) kell készíteni, amelynek egy példá­
nyát jóváhagyás végett a levéltárfenntartónak, egy további példányát pedig vélemé­
nyezés végett a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályának kell megküldeni.
A kiállítás nyitvatartásának ideje alatt a kiállításon ügyeletet kell tartani. Az ügyele­
tesnek rendszeresen ellenőriznie kell a kiállítás rendjét, biztonságát.

6. Reprodukció-gyűjtemények készítése
A levéltárak jelentősebb iratairól a közművelődés céljaira készíthetnek reproduk­
ció-gyűjteményeket is. Ilyen gyűjteményt állított össze az Országos Levéltár Dózsa
György születésének 500., I I . Rákóczi Ferenc születésének 300., Petőfi Sándor szüle­
tésének 150., valamint az 1848/49-es polgári forradalom és szabadságharc 125. év­
fordulójára. Felszabadulásunk 30. évfordulója tiszteletére - az Országos Levéltár és
az Új Magyar Központi Levéltár közösen készítettek reprodukció-gyűjteményt a
felszabadulásra és az ország felszabadulás utáni helyzetére, fejlődésére vonatkozó je­
lentősebb irataikról. A reprodukció-gyűjtemények - a Hazafias Népfront területi
szervei és a tanácsi levéltárak közvetítésével - az ország valamennyi megyéjébe eljut­
tathatók, és különböző intézmények, üzemek, iskolák, szakkörök a legváltozato­
sabb formában használhatják fel azokat.

7. Levéltár-látogatások szervezése
A levéltárak előzetes bejelentés után fogadnak egyéni vagy csoportos látogatókat.
A látogatókkal ismertetik a levéltár történetét, feladatait, kiadványait. Bemutatják a
levéltár legértékesebb és legjellemzőbb darabjait, esetleg házikiállításukat, kutató­
termüket is. Tájékoztatást adnak a levéltári kutatás lehetőségéről, módjáról.
Iskolai tanulók számára a levéltár a történelmi tananyag egyes részeihez kapcsoló­
dó levéltárlátogatásokat is szervezhet.
Csoportos raktárlátogatás esetén a kalauzoló tudományos dolgozón kívül egy
ügyeletes levéltári dolgozónak is jelen kell lennie. A látogatások összekapcsolhatók
a levéltári kiadványok vagy a levéltár értékesebb anyagáról (a levéltár kincseiről)
készített képes levelezőlapok (leporellók), esetleg pecsétmásolatok értékesítésével.
A levéltár-igazgató engedélyezheti külföldi állampolgárok látogatását is.
 8. Ismeretterjesztő előadások tartása
A levéltárak tudományos dolgozói rendszeresen tartanak előadásokat különböző
ismeretterjesztési fórumokon. Részt vesznek a Hazafias Népfront Honismereti Bi­
zottsága, a T I T Történelmi Szakosztálya és a Magyar Történelmi Társulat által szer­
vezett előadásokon, ankétokon. Nem egy vidéki T I T történelmi szakosztálynak le­
véltáros a vezetője. A Magyar Történelmi Társulat területi csoportjainak munkájá­
ban is jórészt a levéltárosok tevékenykednek. Az előadások alkalmával lehetőség
van levéltári iratok bemutatására is.
A levéltár munkájának, anyagának ismertetése, fokozottabb helytörténeti és köz­
művelődési felhasználásának propagálása a célja annak a néhány tanácsi levéltár ál­
tal kezdeményezett akciónak, amelyet hol Levéltári napnak, hol Levéltári délutánnak s

neveznek. Ezek is j ó alkalmat szolgáltatnak arra, hogy a levéltárosok találkozzanak

kutatóikkal, a levéltár iránt érdeklődőkkel, ugyanakkor tájékoztatást adjanak a le­
véltár munkájáról, új szerzeményeikről, legfrissebb segédleteikről, kiadványaikról és
irataik sokoldalú közművelődési felhasználásának széles körű lehetőségeiről.

9. Levéltári iratok közművelődési felhasználása

tömegkommunikációs eszközök útján
A levéltárak többsége j ó kapcsolatot létesített a helyi sajtóval, amely rendszeresen
ismertetei a levéltár munkáját, a jelentősebb iratokat, különösen az újabb szerzemé­
nyeket. Néhány levéltár (pl. az Országos Levéltár és Budapest Főváros Levéltára
sajtótájékoztatókat is rendez. A rádió az „Emlékezzünk régiekről" című állandó
műsorszámában m á r szinte valamennyi levéltárunkat bemutatta a nagyközönség­
nek. A televízióval a kapcsolat még nem alakult k i , bár akad néhány levéltár (pl. az
Országos, a Fővárosi, a Győr-Sopron megyei és a Somogy megyei), amelyről a tele­
vízió m á r riportot készített.

10. A munkásművelődés támogatása

A levéltáraknak vannak lehetőségeik, eszközeik arra, hogy - általános közműve­
lődési szolgáltatásaikon túlmenően - hozzájáruljanak a munkások művelődési igé­
nyeinek kielégítéséhez. Kiadványaikat, reprodukciógyűjteményeiket eljuttathatják a
művelődési házakba, az üzemekbe, esetleg a munkásszállókba is. A tapasztalatok
szerint a művelődési házak igénylik a levéltárak közművelődési szolgáltatását: szíve­
sen fogadják kiadványaikat, és helyet adnak vándorkiállításaiknak, reprodukció­
gyűjteményeiknek. A levéltárosok előadásokat tarthatnak az üzemekben az adott
iparág vagy gyár történetéről. A z előadás kapcsán bemutathatják a hallgatóknak az
iparág vagy a gyár történetének (munkásmozgalmának) legfontosabb dokumentu-
mait. Legújabban gyümölcsöző kezdeményezésnek látszik a levéltárak és egyes - a
történelem iránt különösen érdeklődő - szocialista brigádok rendszeres kapcsolatá­
nak kiépítése.

11. Az iskolai oktató-nevelő munka segítése

A levéltárak tudományos jellegű közművelődési tevékenysége alkalmas rá, hogy
szerepet kapjon az iskolai m u n k á b a n is. A tanácsi levéltárak többsége m á r szervezett
kapcsolatot épített k i a helyi iskolákkal, Budapest Főváros Tanácsának VB Művelő­
désügyi Főosztálya pedig, külön irányelveket adott k i , hogyan segítsék a levéltárak
az iskolai oktatást.
A levéltár segítsége az oktató-nevelő m u n k á h o z :
a) Iskolai csoportok, szakkörök levéltári látogatása. A történelemmel összefüggő
tárgyak oktatásának ma m á r kialakult eszköze az iskolai tanulók csoportos levéltár­
látogatása. E látogatások csak akkor eredményesek, ha azokat előre megszervezik és
beillesztik mind az iskolák, mind a levéltár munkatervébe. Célszerű, ha a látogatás a
tankönyv egy-egy fejezetéhez (pl.: az 1848/49-es forradalom és szabadságharc; a I I .
világháború) kapcsolódik s a levéltárban bemutatott iratok szervesen fűződnek a
tananyaghoz. Törekedni kell rá, hogy a bemutatott anyag tárgyköre változatos, ér­
dekes legyen. Azok a levéltárak, amelyek megfelelő nagyságú kutatóteremmel ren­
delkeznek, lehetőséget adhatnak egy-egy történelemórának a levéltárban való meg­
tartására is.
b) Reprodukció-gyűjtemények készítése iskolai használatra. A levéltárak a történe­
lemtanítás színvonalasabbá tétele érdekében tankönyvhöz igazodó reprodukció-kol­
lekciókat készíthetnek. E reprodukciókat a tanár szemléltetőeszközként használhat­
ja. A megfelelően kiválasztott, magyarázó szöveggel és jegyzetekkel ellátott levéltári
iratok reprodukciói (fotó, xerox stb.) a levéltár székhelyétől távoli iskolákba is
eljuttathatók.
c) Közreműködés a tanárok szakmai továbbképzésében. A tanácsok művelődési
osztályai felkérésére a levéltárosok előadásokat tarthatnak a történelem szakos ta­
nárok szakmai továbbképzési tanfolyamain. Itt lehetőség nyílik a levéltár anyagá­
nak ismertetésére és a levéltári anyag felhasználásával összefüggő módszertani kér­
dések megbeszélésére.

12. A honismereti mozgalom segítése

A Hazafias Népfront által kezdeményezett honismereti mozgalom kialakult tevé­
kenységi területeivel, működési formáival jól szolgálja azt á célt, hogy munkások, ér­
telmiségiek, fiatalok, újabb tömegeit vonja be a szocialista közművelődésbe. E moz­
galmat levéltáraink többsége rendszeresen és eredményesen támogatja. Levéltáraink

r
részt vettek a mozgalom által szervezett „Hazai esték" c. vetélkedősorozat lebonyo­
lításában, a felszabadulási pályázatok elbírálásában. Segítik a községi és üzemi kró­
nikaíró csoportok munkáját. Útmutatást adnak a szocialista brigádnaplók vezetésé­
hez, a helynévgyűjtő csoportok működéséhez. Előadásokat tartanak a népfront által
szervezett honismereti tanácskozásokon. Néhány levéltár a megyei népfrontbizott­
sággal együttműködési szerződésben határozta meg közművelődési feladatait.
A levéltárak - a felsorolt eszközök, m ó d o k mellett - még számos más formában is
részt vehetnek a közművelődésben. Közművelési célú tudományos-népszerű kiadvá­
nyokat állíthatnak össze. Közreműködhetnek üzem-, tsz-, nemzetiség-, művelődés-,
sporttörténeti stb. feldolgozásokban. Szaktanácsaikkal segíthetik a történelmi szak­
köröket, a tanulmányi versenyekre készülő tanulókat. Ó r a a d ó tanárokként bekap­
csolódhatnak a gimnáziumokban folyó „közgyűjteményi kezelői ismeretek" oktatá­
sába stb.
A közművelődési törvény végrehajtása a levéltári közművelődési feladatok ellátá­
sában nagyobb tervszerűséget követel meg. A levéltáraknak éves és középtávú ter­
vekbe kell foglalniuk közművelődési feladataikat, s a levéltár-fenntartóknak gon­
doskodniuk kell e feladatok ellátásához szükséges feltételek folyamatos megteremté­
séről.

XIX. Levéltári kiadványok

1. A levéltári irodalom feladatai

A levéltári kiadványok a levéltári irodalom termékei. A levéltári irodalom célja
részben az, hogy a levéltári m u n k á t segítse, részben az, hogy a levéltári munka ered­
ményeit tegye közzé. A levéltári irodalom tehát részben a levéltárosokhoz, részben
az olvasók szélesebb rétegeihez szól.
A levéltári kiadványok két klasszikus fajtája a levéltári segédlet és a levéltári for­
ráskiadvány. A levéltári irodalom ezenkívül ma m á r kiterjed a levéltárral és a levéltá­
ri forrásanyaggal kapcsolatos számos tudományág művelésére.
A levéltári kiadványoknak még ma is leggyakoribb formája a tájékoztató segédle­
tek publikációja. Legyen egy levéltár anyaga bármennyire feltárt (rendezett, segédle­
tekkel ellátott), ha csak falain belül lehet tájékozódni felőle, felhasználása szűk kor­
látok közé szorul. A levéltári anyag természetéből eredően a legtöbb t é m á r a több le­
véltárban is kutatást kell folytatni, hiszen ugyanazzal az ügykörrel különböző terüle­
ti illetékességű és hatósági szintű szerv is foglalkozott. A kutatóknak tehát tájékoz­
tatást kell kapniuk, hogy témájukhoz hol, melyik levéltár, milyen anyagot őriz.
H a z á n k b a n a felszabadulásig igen kevés levéltári segédlet jelent meg nyomtatás­
ban, de ami megjelent, az is nagyrészt csak a nemességkutatók igényeit kívánta szol-
gálni. Szocialista társadalmunkban nagy mértékben megnőtt az igény a levéltári
anyag felhasználása iránt, és megszaporodott a levéltárakban kutatók száma. Ezzel
a változással függ össze, hogy ma m á r egész levéltári kiadványsorozatokkal rendel­
kezünk, amelyek különböző típusú levéltári segédleteket tesznek közzé.
Az egyik ilyen sorozat A magyar állami levéltárak fondjegyzéke című, amelyet a
Kulturális Minisztérium Levéltári Osztálya megbízásából a Magyar Országos Levél­
tár ad k i . Ebben a sorozatban jelentek meg a Magyar Országos Levéltár és a tanácsi
levéltárak fondjegyzékei. A másik, az előbbihez hasonlóan a Levéltári Osztály meg­
bízásából megjelenő kiadványsorozat, a Levéltári leltárak című, amelyben a közép­
szintű levéltári segédletek (áttekintő raktári jegyzékek, repertóriumok) hosszú sora
jelent meg m á r eddig is. E sorozat évente 3-4 új kötettel egészül k i . Egy harmadik so­
rozatban, a Levéltári jegyzékek címűben darabszintű segédleteket publikálnak. E so­
rozatban jelentek meg többek között a tanácsi levéltárakban őrzött kéziratos térké­
pek jegyzékei. A Levéltári Osztályon kívül az egyes levéltárak is adnak k i tájékozta­
tó jellegű levéltári segédleteket.
A levéltári kiadványok másik klasszikus fajtája a forrásközlés vagy forráskiad­
vány. A forráskiadványokkal a levéltár a kiadott iratok szövegét szélesebb körben
teszi hozzáférhetővé. Azzal, hogy a források szövegét nyomtatásban vagy sokszoro­
sításban adja közre, a levéltár megteszi az első lépést a levéltári anyag felhasználásá­
hoz.
A szövegközlés módját tekintve megkülönböztetünk betűhű és szöveghű forráski­
adványokat. Középkori szövegeket általában betűhíven szoktak közölni, főként
azért, hogy a kiadvány nyelvészeti szempontból is felhasználható legyen. Újabbkori
szövegkiadásoknál azonban többnyire megelégszünk szöveghű közléssel, amikor a
szavak eredeti hangalakját megőrizzük (pl. „szerént"), de a mai írásmódot alkalmaz­
zuk (pl. „Ferencz" helyett Ferenc).
A forrásközlés teljességét tekintve megkülönböztetünk az egyes iratok szintjén tel­
jes szövegű és kivonatos közlést, az egész vonatkozó forrásanyag szintjén pedig teljes­
ségre törekvő és válogatott forráskiadást. Például a „ M a g y a r minisztertanácsi jegyző­
könyvek az első világháború korából" c. kötet az anyaggyűjtésben teljességre töre­
kedett, tehát minden 1914-1918 közötti minisztertanács jegyzőkönyvét közölte, az
egyes jegyzőkönyvek lényegtelen pontjairól azonban csak rövid tartalmi kivonatot
ad. Az „Iratok az ellenforradalom történetéhez" című kiadvány a két világháború
közötti időszak történetét megvilágító iratok közül csak válogatást közöl, a kivá­
lasztott, fontosabbnak tartott iratoknak azonban teljes szövegét közrebocsátja.
Tárgyát tekintve a forrásközlés lehet tematikus vagy irattípus szerinti. A tematikus
forráskiadvány t ö b b helyen található, egyetlen témára vonatkozó szövegek gyűjte­
ménye. Ilyenek például az „Iratok a munkás- és parasztmozgalmak történetéhez".
Leginkább azonban olyan levéltári anyag kínálkozik közlésre, amely egy helyen ta­
lálható, és jellegét (irattípusát) tekintve is egységes, de tematikailag összetett. Ilyenek
pl. az úriszéki jegyzőkönyvek (a feudalizmus korából), vagy a minisztertanácsi jegy­
zőkönyvek (a kapitalizmus korából). Az ilyen, irattípus szerinti forráskiadvány
ugyanis a legkülönbözőbb témák feldolgozásához nyújt jelentős, egyébként nehezen
hozzáférhető adatokat, tehát a levéltári anyag legkülönbözőbb felhasználását segít­
heti elő. -
Az egyes tanácsi levéltárak által megjelentetett helytörténeti szöveggyűjtemények
(olvasókönyvek) nemcsak a szakemberek, hanem szélesebb olvasóközönség számára
készültek. Ezért a források szövegét nem betűhíven, sőt az idegen nyelvűeket nem is
azok eredeti nyelvén, hanem magyar fordításban közlik. Teljességre nem töreksze­
nek, hanem válogatást adnak, egyes esetekben a kiadott iratokat is kivonatosan
publikálják. Tematikus forráskiadványok, amennyiben a kérdéses megye (illetőleg a
főváros) történetére vonatkozó, bárhol fellelhető forrásokat tesznek közzé.
A levéltárak a levéltári segédleteken és a forráskiadványokon kívül másfajta kiad­
mányokat is készíthetnek és tehetnek közzé. A levéltári irodalom körébe tartozik
mindenekelőtt az e kötet I . fejezetében m á r tárgyalt levéltártudomány minden ága.
Ugyancsak a levéltári irodalom körébe vonjuk a levéltári anyaggal foglalkozó törté­
netiforrástudományok (lásd az I . fejezet végén) mindegyikét.
A levéltártudományi és a levéltári forrástudományi irodalom termékei leginkább
a levéltári folyóiratok hasábjain jelennek meg. M a két ilyen központi folyóirattal
rendelkezünk. A Levéltári Közlemények, a Magyar Országos Levéltár folyóirata,
1923-ban indult meg. Ez a legrégibb hazai levéltári folyóirat elsősorban levéltárelmé­
leti és forrástudományi tanulmányokat, valamint ilyen jellegű könyvismertetéseket
tesz közzé. A magyar levéltárügyi főhatóság folyóirata, a Levéltári Szemle, a hazai
levéltárügy 1950-ben történt központosítását követően, 1951-ben indult meg, akkor
még Levéltári Híradó címen és szerény célkitűzéssel. A z új folyóirat az első években
számos idegen nyelvű cikk magyar fordítását közölte, elsősorban azért, hogy a szo­
cialista országok szakmai eredményeit megismertesse a magyar levéltárosokkal.
A folyóirat címe a tizedik évfolyam után, 1961-ben változott Levéltári Szemlére, ez­
zel is jelezni kívánva a fejlődést, amit a magyar levéltárügy és maga a folyóirat e tíz
évben megtett. A Levéltári Szemle a magyar levéltárügy aktuális kérdéseivel foglal­
kozó, a levéltári munka gyakorlati, módszertani kérdéseit taglaló és a levéltári anyag
egyes fontosabb részeit ismertető cikkeket, valamint főként a magyar levéltári kiad­
ványokról készített ismertetéseket közöl.
Az irattanon, az írástörténeten, a pecséttanon és a címertanon kívül számos más
levéltári forrástudomány segíti a levéltári anyag használatát, megértését. Ezek közé
tartozik az archontológia is, amely a hivatali tisztségviselők adatainak közlésével az
iratok szövegében szereplő vagy azokat aláíró tisztségviselők azonosításához nyújt
segítséget. Archontológiai kiadvány p l . a Magyarország kormányai c , az Országos
Levéltár gondozásában megjelent kötet, amely a kormánytagok (miniszterek, nép­
biztosok) hivatali működésének időhatárait tisztázta. Egy másik levéltári forrástu­
domány a genealógia, amely valamely család tagjainak leszármazási viszonyait álla­
pítja meg s ezzel a család levéltári anyagának használatát könnyíti meg.
A levéltári irodalom körébe tartozik továbbá a fondképzők hivataltörténete, ami
m á r nem forrástudomány, hanem szorosan kapcsolódik a történettudomány külön-
 böző ágaihoz (egy közigazgatási hatóságé a közigazgatás-történethez, egy gazdasági
szervé a gazdaságtörténethez stb.). A fondképzők hivataltörténete nem törekszik a
fondképzők történetének, működésének teljes feldolgozására, csupán a kereteket ál­
lapítja meg, amelyek között működtek. Ide tartozik a hatáskör, az illetékesség, a
szervezet és az ügyintézés. Személyek esetében ez úgy módosul, hogy elsősorban a
személy tevékenységi körét, hivatali funkióit, társadalmi szerepét és fondképzésének
módját kell tisztázni. A hivataltörténet különös gondot fordít a fondképző ügyme­
netének és iratkezelésének vizsgálatára, a fondképző politikai, gazdálkodási vagy
egyéb irányú tevékenységének feldolgozása azonban nem részletekbe menően fel­
adata. Nagyobb hivataltörténeti tanulmányok (monográfiák) külön kötetekben, k i ­
sebb tanulmányok, cikkek a levéltári folyóiratokban jelennek meg. Hivataltörténeti
monográfia például „A királyi curia 1780-1850" c. kötet (Varga Endre munkája).
A történeti statisztika voltaképpen a forrásközlésnek sajátos faja, amely az iratok­
ban levő adatokat meghatározott szempontok szerint egybevonva, statisztikai táblá­
zatokban teszi hozzáférhetővé. A történeti statisztikai kiadvány készítője tehát bizo­
nyos mértékig már fel is dolgozza a forrásanyag általa publikált adatait. A történeti
statisztikai módszer a történettudományban egyre nagyobb hangsúlyt kap napjaink­
ban. A levéltárak, amikor anyaguk bizonyos adatait ilyen módszerrel teszik közzé, a
legszilárdabb alapot adják a múlt megismeréséhez.
Az eddig felsorolt tudományágak mellett a tanácsi levéltárak rendeltetésszerűen
művelik (saját illetékességi területük vonatkozásában) a helytörténetírást is. Kiadvá­
nyaik természetszerűen saját területük történetére vonatkoznak, akkor is, ha műfaji­
lag forráskiadványnak vagy történeti statisztikai feldolgozásnak minősítendők. K i ­
adványaik egy része azonban kifejezetten a helytörténetírás terméke.
Más (nem tanácsi) levéltárak a helytörténeti kutatást és helytörténeti kiadványok
készítését és közzétételét csak fenntartóik hozzájárulásával illeszthetik be munkater­
vükbe.
A levéltári irodalom területére nem tartozó jellegű vagy tárgyú kiadvány készíté­
sét és a levéltár munkatervébe történő felvételét a levéltár fenntartója elrendelheti, i l ­
letőleg engedélyezheti. Ha a levéltár valamelyik dolgozója ilyen kiadványnak egyéni
munkatervébe állítását kéri, a levéltár-igazgató javaslatára azt a levéltár fenntartója
engedélyezheti, vagy - ha az munkatervbe nem illeszthető, de elkészítése közérdek
- a dolgozó számára, annak kérelmére, a kiadvány elkészítésére rendkívüli fizetéses
vagy fizetés nélküli szabadságot engedélyezhet.

2. Kiadványkészítés
A levéltári kiadványok készítése levéltári feltáró vagy kutató munka útján törté­
nik. Levéltári segédletek kiadása esetén a kiadást a feltáró, rendező és segédletkészí­
tő munka előzi meg. A z elkészült segédletek azonban általában nem alkalmasak ar­
ra, hogy azokat minden előkészítés nélkül közzétegyék. A segédletkészítés és a köz-
zététel közé tehát bizonyos kiadvány-előkészítési m u n k á k is iktatódnak. M á s jellegű
kiadványok készítése külön e célból végzett kutatómunkával történik.
A kiadványkészítő kutatómunkája eredményeit első fázisban cédulákon rögzíti.
Ezt követi a cédulák rendszerezése, majd a szöveg megfogalmazásának fázisa. A szö­
veget lábjegyzetekkel egészíti k i , ezekben közli irodalmi vagy levéltári forrásainak le­
lőhelyét és a főszövegbe nem illeszthető megjegyzéseit.
A segédlet vagy egyéb kiadvány szövegének elkészülte után, a kiadvány-előkészí­
tési m u n k á k során kell megírni az előszót és elkészíteni a név- és tárgymutatót.

3. Kiadványok közzététele
Kiadványokat megjelentethetünk önállóan, sorozatban vagy folyóiratban. A
megjelentetendő művet mindhárom esetben lektorálni kell. A lektor véleményét a k i ­
advány szerzője megkapja, s ennek alapján eszközli a kéziraton a javításokat. A kéz­
irat kijavítása után szerzői nyilatkozatban közli, mennyiben hajtotta végre a lektor
kívánságait, és ha egyeseket nem teljesített, mik az indokai. A kiadványt megjelente-
tőnek kell elbírálnia, hogy a szerző nyilatkozatát elfogadja-e és a kézirat megjelen­
tethető-e. Sorozatban megjelentetendő kiadvány esetében a sorozatszerkesztőnek
ügyelnie kell arra, hogy a kiadvány a sorozat egységes formai és tartalmi követelmé­
nyeitől ne térjen el lényegesen. Különös jelentősége van a sorozatszerkesztésnek
olyan sorozatok esetében, amelyekben egységes típusú levéltári segédletek jelennek
meg. Arra kell törekedni, hogy a segédletek adatszolgáltatása, módszerét és szintjét
tekintve, egységes legyen.

XX. Az anyakönyvezés
és az anyakönyvi másodpéldányok
levéltári kezelése

A levéltárak törvényes rendelkezés alapján 1827 óta őrzik és kezelik az egyházi,

1895 óta pedig az állami anyakönyvek másodpéldányait.
Anyakönyvnek azt a nyilvántartást nevezzük, amely az emberek születésére, há­
zasságkötésére, halálesetére, valamint személyi állapotára vonatkozó egyéb adato­
kat tartalmazza.
A személyi lét legalapvetőbb adatainak nyilvántartása jelentős feladat: az adato­
kat az állami élet számos területén m á s nyilvántartások anyagaként használják fel,
az egyén részére pedig az anyakönyv a személyi állapot igazolására vonatkozó ada­
tokat közhitelességgel bizonyítja. A z állam nagy fontosságot tulajdonít az anya-
könyvek pontos és megbízható vezetésére, őrzésére. Ezt a feladatát más államigazga­
tási szabályoktól eltérő m ó d o n , szigorú nyilvántartási rendszer alkalmazásával oldja
meg.

1. Az egyházi anyakönyvek és azok másodpéldányainak

levéltári gondozása
Anyakönyveket kezdetben csak az egyház vezetett vallási szertartások feljegyzésé­
re. Európában m á r a középkorban nyoma van az anyakönyveknek. Vezetésüket kez­
detben néhány püspöki statútum írta elő, de az 1545-1563. évi tridenti zsinat m á r ál­
talános érvénnyel rendelte el a keresztelési és az esketési anyakönyvek vezetését. V.
Pál pápának 1614-ben kiadott Római Rituáléja, az anyakönyvek számát ötre emelte,
kötelezővé tette ugyanis a bérmálások, a temetések és az egész családokat érintő
adatok anyakönyveinek vezetését is.
Ma m á r nem állapítható meg az egyházi anyakönyvek magyarországi megjelené­
sének pontos időpontja. Az 1515. évi veszprémi zsinat, majd a kálvinisták 1576. évi
hercegszőllősi zsinata is elrendelte a keresztelési anyakönyv vezetését. Pázmány Pé­
ter esztergomi érsek 1625-ben adta k i a Római Rituálét. A katolikus és a protestáns
egyházak zsinatai időnként a későbbiek folyamán is intézkedtek az anyakönyvekről.
Hazánk mai területén az egyházak által vezetett anyakönyvek legkorábbi évfolya­
mai a X V I I . század első feléből maradtak fenn: a soproni evangélikus anyakönyvek
kezdő éve 1624, a kőszegi katolikus anyakönyveké pedig 1633.
Az állam az egyházi anyakönyvekben levő adatok nyilvántartásának jelentőségét
már a X V I I I . században felismerte. Mária Terézia uralkodásától kezdődően jelen­
nek meg rendelkezések az anyakönyvek őrzésével, a kivonatok kiállításával kapcso­
latban. I I . József a monarchia egész területére kiterjedő érvénnyel adott k i anya­
könyvi szabályzatot.
Az anyakönyvek fontosságát bizonyítja az 1827. évi X X I I I . törvénycikk is, amely
elrendelte, hogy a felekezetek az anyakönyveket két példányban szerkesszék, és az
egyik példányt a törvényhatóság levéltárának adják át. Ugyanakkor a levéltárak
kötelességévé tette a beszolgáltatott példány őrzését. Az anvakönyvekből továbbra is
csupán a felekezetek állíthattak k i kivonatot, a levéltárak a másodpéldányból kizá­
rólag csak abban az esetben, ha a lelkészeknél őrzött példány megsemmisült.
1868-tól kezdve újabb rendeletek kiterjesztették a lelkész-anyakönyvvezetők álla­
mi célokat szolgáló adatszolgáltatási kötelezettségét. A törvény e minőségükben ál­
lami tisztviselőknek tekintette őket, és megállapította büntetőjogi felelősségüket.
A bevett felekezetek anyakönyveit az állami jogszabályok közhitelességgel ruház­
ták fel, a korlátozottabb jogokkal bíró elismert felekezetek (nazarénus, baptista) hí­
veinek anyakönyvi tételeit azonban maga a törvényhatóság vezette külön lajstro­
mokban.
 Az anyakönyvi szervezet az egyházaknál a következő volt: Az anyakönyv vezetése
a plébános, a lelkész, az anyakönyvvezető rabbi feladatát képezte. A felügyeletet a
katolikusoknál a püspök (közvetve az esperes), a protestánsoknál az esperes, a gö­
rögkeleti szerb egyháznál a protopópák, illetve az egyházmegyei consistorium, a gö­
rögkeleti román egyházban az esperességi székek gyakorolták. Az izraelita anya­
könyvi kerületek feletti felügyeletet 1840 óta a törvényhatóság látta el.
Az anyakönyvek tartalma és külső alakja még az egyes felekezeteken belül is válto­
zatos képet nyújt. Kezdetben a bejegyzések folyamatos szövegezéssel készültek, és a
könyvekbe a lelkész az anyakönyvi eseteken kívül a legkülönbözőbb tárgyban írt fel­
jegyzéseket. 1800 körül alakul k i az anyakönyvek rovatos mintája. A bejegyzések az
egyházi aktusoknak megfelelő adatokat tartalmazzák, a személyek azonosítására
csak a legszükségesebb adatokat jegyezték be. Az idők folyamán az adatok száma
megnövekedett, és sor került az anyakönyvi esetet követően, későbbi időpontokban
keletkezett, a személyi állapotot érintő egyéb adatok utólagos bejegyzésére is, pl. a
haláleset feljegyzést nyert a keresztelési anyakönyvben, s beírták a gyermek törvé-
nyesítésére vagy a névváltozásra vonatkozó adatokat.
Az anyakönyvek kiállításának módja, külső formája, a nyomtatványok minősége
és mérete olykor ugyanazon egyházközségen belül is t ö b b ízben változott. Gyakori
eset volt, hogy az 1827 utáni első években a születés, házasság, az elhalálozás még
nem külön lapokon, hanem folyamatosan került a másodpéldányba.
Az egyházi anyakönyvek 1828-1895. évi másodpéldányait annak idején a várme­
gyék és a törvényhatósági jogú városok levéltárai vették át, jelenleg a tanácsi levéltá­
rak őrizetében vannak. Ezek a másodpéldányok a levéltárakban kisebb-nagyobb
hiányokkal maradtak fenn. Legnagyobb méretű károsodás a Fővárosi Közlevéltár­
nál érte az anyagot, ahol 1944-1945 telén a budapesti felekezeti anyakönyvi másod­
példányok az épületet ért háborús behatások következtében teljes egészükben meg­
semmisültek.
Az egyházi anyakönyvi másodpéldányok kezelése, az utólagos bejegyzések beveze­
tése 30-40 évvel ezelőtt még állandó m u n k á t jelentett a levéltáraknak, ma m á r ezek a
példányok lezárt anyagnak tekinthetők. Rendezésüket nem szabályozták egysége­
sen, így egyes levéltáraknál felekezetek és azokon belül az egyházközségek rendjé­
ben, más levéltáraknál a városok, községek betűrendjében, majd felekezetek szerint
helyezték el a példányokat. A példányok rendezettsége az egyházközségeken belül
sem volt egyöntetű: van, ahol évfolyamonként kerültek lerakásra a másodpéldá­
nyok, és van, ahol előbb a születési, házassági, halotti tagolásban alakítottak k i so­
rozatokat és ezeken belül helyezték el évrendben a példányokat.
Egyes levéltárak a másodpéldányok bekötésére törekedtek, a legtöbb levéltár
azonban tékákban, iratcsomókban fedőlemezek közt őrzi őket. A legtöbb levéltár
nem készít az anyagról raktári jegyzéknél mélyebp szintű segédletet.
Névmutatók átadására nem kötelezte a törvény az egyházakat, így azok - néhány
kivételtől eltekintve - nem kerültek levéltárba: az egyes anyakönyvi esetek csak a be­
jegyzések egyenkénti átnézésével kutathatók.
 A levéltárak az ügyfelek számára az anyakönyvi bejegyzésekről levéltári másolatot
csak az első példány igazolt hiánya esetén adhatnak k i . Az egyházak által használt
formanyomtatványokon a levéltár nem állíthat k i levéltári másolatot.
A Magyar Országos Levéltár filmtára igen értékes anyagot őriz: a magyarországi
felekezeti anyakönyvek mikrofilmjeit. A Mormon Egyház Genealógiai Társaságának
(Salt Lake City, U S A ) megbízásából és költségére a levéltár filmre vette az állami
anyakönyvezés bevezetése előtt keletkezett felekezeti anyakönyveket. Előbb az egy­
házaknál levő első példányokat fényképezték le, majd a hiányzó évfolyamokat egé­
szítették k i a tanácsi levéltárakban őrzött másodpéldányokból. A levéltár a filmek
pozitív másolatát őrzi és bocsátja a kutatók rendelkezésére. A felvételekről az Orszá­
gos Levéltár tematikai konspektusokat ad k i . Eddig két kötet jelent meg, egyet pedig
a Levéltári Szemle 1963. évi 1-2. száma közölt.

2. Az állami anyakönyvek és másodpéldányai

A múlt század vége felé mindinkább érezhetővé vált, hogy a felekezetek anya­
könyvei nem felelnek m á r meg azoknak a céloknak, amelyek szempontjából a sze­
mélyi állapot nyilvántartására az államnak és az egyénnek szüksége volt. így azután,
amikor több éves közéleti harcok közepette megszületett a múlt század 90-es éveiben
a vallás szabad gyakorlatáról, a kötelező polgári házasságról szóló törvény, a kor­
mányzat alkalmasnak látta az időt arra, hogy elfogadtassa a parlamenttel az állami
anyakönyvezést életre hívó törvényt. Az 1894. évi X X X I I I . törvénycikk 1895. októ­
ber 1-én lépett hatályba. E naptól kezdve közhitelességgel kizárólag csak az állami
anyakönyvek bírnak, az egyházi anyakönyveknek ilyen jellege m á r nem terjed k i az
1895. szeptember 30. után bejegyzett anyakönyvi tételekre. Levéltári szempontból az
új jogszabály azért jelentős, mert az 1827. évi törvényhez hasonlóan szintén intézke­
dett az anyakönyvek két példányban való elkészítéséről, és elrendelte a másodpél­
dány beszolgáltatását a törvényhatósági levéltárba. Ugyanakkor a levéltárak köte­
lességévé tette a másodpéldány őrzését, állandó kezelését. (Az egyházi anyakönyvi
másodpéldányoknak a törvényhatósági levéltárnak történő átadási kötelezettsége
ugyanazon időponttól kezdve megszűnt.)
Az 1894. évi törvényt és végrehajtási utasítását (60000/1895. B M sz. utas.) az
1904. évi X X X V I . tc. és végrehajtási rendelete (80 000/1906. B M sz. rend.) módosí­
totta. Ezek a jogszabályok több mint fél évszázadig maradtak hatályban, de az alap­
rendelkezéseken az évtizedek folyamán számtalan rendelet változtatásokat eszkö­
zölt, vagy kiegészítette azokat.
A felszabadulás u t á n a társadalomban végbement változások hatással voltak az
anyakönyvi jogra is. A házasságon kívül született gyermek jogállásáról szóló, a há­
zasságról, a családról és a gyámságról alkotott törvények további változásokat hoz­
tak létre.
Magát az 1894. évi alaptörvényt és valamennyi hozzá kapcsolódó jogszabályt az
1952. évi 19. sz. tvr. és a végrehajtásról intézkedő 9/1952. B M sz. utasítás helyezte
hatályon kívül.
Jelenleg (1977-ben) a legmagasabb szintű érvényben levő jogszabály az 1963. évi
33. sz. tvr. „Az anyakönyvekről és a házasságkötési eljárásról". A végrehajtása tár­
gyában kiadott 38/1963. K E sz. kormányrendelet, a részletes szabályozást a d ó
6/1963. K E sz. utasítás (az ún. Anyakönyvi utasítás) és egyéb jogszabályok egységes
szerkezetbe foglalt szövegét a Tanácsok Közlönye 1974. évi 37. számában tették
közzé.
Az állami anyakönyvi igazgatás szervezetének legkisebb egysége mindig az anya­
könyvi kerület volt. Anyakönyvi kerületet képez jelenleg a községi (közös tanácsú
községi), a városi, a fővárosi kerületi tanács végrehajtó bizottságának és a megyei
város kerületi hivatalának működési területe. A szakigazgatási kirendeltségeken
anyakönyvi kerületi kirendeltség szervezhető. Valamennyi felett az igazgatási osztá­
lyok látják el a tanácsi hierarchia szerint első és másodfokon a felügyeletet. A főfel­
ügyeletet a Minisztertanács Tanácsi Hivatalának elnöke gyakorolja.

a) Az anyakönyvek vezetése

Minden anyakönyvi kerületnél és kirendeltségnél mindhárom (születési, házassá­

gi, halotti) anyakönyvet vezetni kell. A házasságkötések ünnepélyesebbé tétele céljá­
ból a hivatalos helyiségen kívül külön házasságkötő helyiség létesíthető, ahol az ott
illetékes anyakönyvvezető külön házassági anyakönyvet vezet.
Külön hatáskörrel bír a budapesti V. anyakönyvi kerület, amely magyar állampol­
gárok külföldön történt és ott anyakönyvezett születésének, házasságkötésének és
elhalálozásának hazai anyakönyvbe való bevezetését végzi.
A monarchia követei, konzulai magyar állampolgárok külföldön történt születé­
sét és halálesetét az erre a célra szolgáló anyakönyvekbejegyezték be, és házasságkö­
tésüknél anyakönyvvezetőként működtek közre. (Az anyakönyvek másodpéldányait
a Magyar Országos Levéltár őrzi.) Az első világháború után ilyen felhatalmazást
külképviseleteink sokáig nem kaptak. 1957 óta azonban néhány állammal kötött
egyezmény alapján m ó d van rá, hogy az ezekben az országokban m ű k ö d ő magyar
külképviseleti hatóság előtt magyar állampolgárok házasságot köthessenek egymás­
sal. A külképviseletek ezekről a házasságkötésekről anyakönyvet vezetnek. (Másod­
példányaik őrzője az Új Magyar Központi Levéltár.)
Az állami anyakönyvek 1895-től 1906 végéig jegyzőkönyvi mintájúik voltak.
1907-ben tértek át a jóval kevesebb írásbeli m u n k á t és papíranyagot igénylő rovatos
mintájú anyakönyvek használatára. Ez utóbbiak tartalma és külső formája 1953-ban
megváltozott.
M i n d a jegyzőkönyvi, mind a rovatos mintájú anyakönyvek bejegyzései két rész­
ből állnak: alapbejegyzésekből és utólagos bejegyzésekből. Alapbejegyzés a születés,
a házasságkötés és a haláleset anyakönyvezésére szükséges legfontosabb adatok ösz-
szessége. Ezeket az adatokat (idő, név, szülők neve, foglalkozás, lakhely stb.) az
anyakönyvvezető a nyomtatvány előírt szövegrészeibe, rovataiba jegyzi be. Az alap­
bejegyzést az anyakönyvvezető aláírása zárja le. Az alapbejegyzés beírása során ej­
tett hibákat aláírás előtt a „Megjegyzések" rovatában helyesbíti. Az utólagos bejegy­
zés jegyzőkönyvi mintájú anyakönyveknél a széles margóra kerül, rovatos mintájú
anyakönyveknél ezek bejegyzésére az anyakönyv utolsó rovata szolgál.
Az állami a n y a k ö n y v e z é s á l t a l á n o s s z a b á l y a i n a k ismeretére a másodpél­
dányok kezelésénél a levéltárban is szükségünk van. Az alábbiakban a levéltári teen­
dők szempontjából nézve adjuk a tudnivalók rövid összefoglalását:
Az anyakönyvvezető az alapbejegyzés adatait az anyakönyvi eset időpontjának
megfelelő állapot szerint jegyzi be. Ha ez nem lehetséges, a bejegyzés időpontjának
megfelelően végzi az adatok beírását, ez utóbbi esetben e körülményre aláírás előtt a
„Megjegyzések" rovatában utalnia kell. Ha egy rovatban nincs bejegyzendő adat, a
rovatot k i kell húzni. (Ha az elhalálozás oka nem ismert, kihúzás helyett az „ismeret­
len" szó kerül bejegyzésre.)
Az alapbejegyzés teljesítése után az anyakönyvvezető - a m á r említett helyesbítő
szövegen kívül - a „Megjegyzések" rovatába bevezeti a külföldi állampolgárságra,
az ikerszülésre, házasságkötésnél a gyermekek közös családi nevére és a tolmács
közreműködésére, halotti anyakönyvben a holtnak nyilvánító bírósági végzésre uta­
ló megjegyzést.
Ha a születés anyakönyvezésénél a gyermek apja nem állapítható meg, a gyermek
családi nevére és az apára vonatkozó rovatok kihúzás nélkül üresen maradnak. Az
ilyen bejegyzést az anyakönyvvezető - egyes kivételektől eltekintve - nem írhatja alá.
Később, az apa (képzelt apa) adatainak megállapítása után a hiányzó adatokat az
üresen hagyott rovatokba bejegyzi, és az aláírást a mindenkori anyakönyvvezető
teljesíti.
Ismeretlen személy halálesetének anyakönyvezésekor a rendőrség által közölt
adatokat a rovatok keresztülírásával jegyzik be.
A jelenleg hatályos Anyakönyvi utasítás értelmében utólagos bejegyzésként kell a
születési anyakönyvbe beírni a névváltozást, a gyermek családi jogállásának megvál­
tozását, a személy halálát; - a házassági anyakönyvbe a gyermekek közös nevét (ha
erre a „Megjegyzések"rovatában nem utaltak), a névváltozást, a házasság megszűné­
sét vagy érvénytelenné nyilvánítását, a külföldi állampolgárság megszűnését. - A ha­
lotti anyakönyvbe utólagos bejegyzésként kerülnek be az ismeretlen személynek utó­
lag megállapított adatai, valamint a holtnak nyilvánító bírósági végzés alapján anya­
könyvezett személy adatainak törlése, ha a végzést hatályon kívül helyezték.
Ha az alapbejegyzés vagy az utólagos bejegyzés az eset időpontjában fennállott ál­
lapotnak vagy az anyakönyvek vezetésére vonatkozó rendelkezéseknek nem felel
meg, továbbá, ha az adatok tévesek, hiányosak, akkor az anyakönyvi felügyelő ha­
tóság elrendeli az alapbejegyzés vagy utólagos bejegyzés kiigazítását. A kiigazítás
szövegét az anyakönyvvezető az „Utólagos bejegyzések" rovatában eszközli.
Az anyakönyvbe való bejegyzés módja tekintetében a jogszabály előírja, hogy az
írás az első és másodpéldányban egyaránt fekete antracén tintával, folyóírással, ol­
vashatóan történjék. Tilos a szöveget törölni, áthúzni, leragasztani. Ha egy rovat be­
telik (ez főleg az „Utólagos bejegyzések" rovatánál fordul elő), jó minőségű papírból
szeletet (toldatot) kell készíteni és a megfelelő rovathoz beragasztani.
Az első vagy másodpéldányban tévedésből üresen maradt lapokat, teljes rovatso­
rokat, valamint a tévesen megkezdett, de be nem fejezett alapbejegyzést két egymást
keresztező vonallal az anyakönyvvezető áthúzza, beírja a törlés okát, keltezi és
aláírja.
A naptári év végén az anyakönyvvezető az utolsó bejegyzést követően záradékot
vezet be. Ha valamelyik anyakönyvben az év folyamán alapbejegyzés nem történt,
akkor erre utaló szöveget jegyez be az anyakönyvbe.
Az anyakönyvi kerület területét, szervezetét vagy elnevezését érintő változást az
első és a másodpéldányba a változás napján az anyakönyv rovatainak keresztülírá­
sával kell bejegyezni.
Az anyakönyv másodpéldányának készítése az első példánnyal azonos nyomtat­
vány űrlapjain, ívein történik. Az átmásolás során m á r a helyesbített szöveget veze­
tik be a másodpéldányba. A z aláírásoknál a név után az s. k. szórövidítést jegyzik
be, írástudatlanok kézjegyét keresztvonással jelzik, ezt követően beírják a személy
nevét és az s. k. szórövidítést. A másodpéldány írása során történő elírásokat az
anyakönyvvezető az „Utólagos bejegyzések" rovatában helyesbíti, ezt a szöveget
keltezi és aláírja. (Aláírás nélkül a helyesbítés nem tekinthető hitelesnek!)
A számozott és bekötetlen másodpéldány hitelesítése előírt szöveggel történik. Ha
az év folyamán nem került sor alapbejegyzésre, ezt a körülményt az anyakönyvveze­
tőnek egy ív másodpéldányűrlap rovatainak keresztülírásával kell tanúsítania.
A másodpéldányt a félügyeletet gyakorló tanácsi igazgatási osztály átvizsgálja, zá­
radékkal látja el, majd március 31-ig átadja a levéltárnak.
Az anyakönyvi kerület háromféle okiratot állíthat k i : magánfél részére csakis
anyakönyvi kivonatot, hivatalos célra szöveghű anyakönyvi másolatot, adatszolgál­
tatás céljára értesítést.
Az anyakönyvi kerület adatszolgáltatási kötelezettsége - több más állami szerv
mellett - a levéltárral szemben is fennáll. Ennek az a célja, hogy az anyakönyv első
példányában történt utólagos változások a levéltárban őrzött másodpéldányban is
feljegyzésre kerüljenek. Az utólagos bejegyzések szövegét az ún. „ U B jegyzék"-be
foglalva a főváros, a megyei városok és a városok anyakönyvi kerületei esetében ne­
gyedévenként, a többi anyakönyvi kerület esetében félévenként küldi meg az anya­
könyvi felügyeleti szerv a levéltárnak.
Az 1895-1906. és az 1953-1960. években történt utólagos bejegyzésekről nem a
fent említett UB jegyzéken, hanem minden egyes bejegyzésről külön kiállított „érte-
sítés"-en történt az adatszolgáltatás. Az elsőtől az utolsó napjáig haladó folyamatos
számozású UB jegyzéken közölték az utólagos bejegyzések szövegét az 1907-1952.
években, és ilyen jegyzéken történik jelenleg is 1961 óta. Az UB jegyzékekkel együtt
küldi meg a levéltárnak az anyakönyvi kerület, illetve felügyeleti hatóság a k o r á b b a n
apa adatai nélkül anyakönyvezett, de időközben az ezekkel az adatokkal kiegészült
bejegyzések pótlására kiállított születési anyakönyvi másolatokat.
Az anyakönyvek és az iratanyag őrzése jól zárható és tűzbiztos szekrényben törté­
nik. Az anyakönyvi bejegyzésekről anyakönyvi fajtánként névmutatót, ezenkívül
többféle nyilvántartást vezetnek. Az anyakönyvi rendtartás az irattári anyagot két
kategóriába osztja. Az iratok vagy az ún. anyakönyvi irattárba, vagy a vegyes irattár­
ba kerülnek. Az anyakönyvek h á r m a s sorozatában, évek és azokon belül a bejegyzé­
sek folyószámaival megegyezően helyezik az anyakönyvi irattárba azokat az irato­
kat, amelyek alapján az anyakönyvben alap- vagy utólagos bejegyzés történt. A z
anyakönyvi kerület működésére, ügyvitelére vonatkozó, közigazgatási iktatószámú
iratok a vegyes irattárba kerülnek. Az anyakönyvi irattárban levő iratok nem selej-
tezhetők és levéltári megőrzésre sem adhatók, - a vegyes irattár anyagának selejtezé­
sére, illetve levéltári átadására a 8/1973. ( T K 51.) M T T H sz. utasítás irattári tervé­
nek előírásai érvényesek.
Előfordul, hogy a levéltárnak átadott (városi, községi) iratanyag rendezése során
a fent leírt anyakönyvi irattárba tartozó, ún. anyakönyvi „alapiratok" kerülnek elő.
Mivel ezekre anyakönyvi eljárás alkalmával még bármikor szükség lehet, vissza kell
juttatni irattári elhelyezés céljából az anyakönyvi kerületnek.

b) A levéltárak feladatai

A levéltár feladata, hogy az anyakönyvi másodpéldányok biztonságos őrzéséről,

szakszerű kezeléséről, hiteles voltának fenntartásáról gondoskodjék.
A másodpéldány arra szolgál, hogy bejegyzéseiből pótolni lehessen az első pél­
dányt megsemmisülése, használhatatlanná válása esetén. A I I . világháborúban a F ő ­
városi Közlevéltár raktáraiban - a m á r említett felekezeti anyakönyvi másodpéldá­
nyokkal együtt - a budapesti anyakönyvi kerületek 1944 előtti másodpéldányai telje­
sen megsemmisültek. A főváros anyakönyvi kerületei m á r 1947-ben elkezdték gyors
pótlásukat, és néhány éven belül elkészítették és megküldték a levéltárnak a másod­
példányokat. Vidéken a levéltárakban az ott őrzött másodpéldányok általában meg­
maradtak, viszont az anyakönyvi kerületeknél érte sok veszteség az első példányo­
kat. Ezek pótlását az 50-es évek első felében a levéltárak végezték el a másodpéldá­
nyok bejegyzései alapján. A m u n k á l a t o k során kétszázhúszezernél t ö b b anyakönyvi
bejegyzésről készült hiteles másolat, amelyet azóta az anyakönyvi kerületek első pél­
dányként használnak.
Bár a másodpéldánynak - a helyesbítések szövegétől eltekintve - azonosnak kell
lennie az első példánnyal, ennek elérése nehezen valósítható meg. Kisebb mértékben
azért, mert a másodpéldány, bármilyen gonddal történjék is lemásolása - az átvizs­
gálás alaposságától is függően - , az elírásokból származó csekély különbözőséget
tartalmaz az első példányról. Jóval nagyobb azonban az eltérés az utólagos bejegy­
zések tekintetében. A levéltár ugyanis feledékenység vagy az anyakönyvi kerületek
egyéb okból történő mulasztása következtében az utólagos bejegyzések egy részéről
nem kap adatokat. Célszerű és szükséges tehát a két példány időnkénti összehasonlí­
tása és az ennek során előkerülő hiányosságok pótlása. A példányok egyeztetése a
levéltárakban az elmúlt években egy ízben m á r meg is történt.
A l e v é l t á r a n y a k ö n y v i vonatkozású f e l a d a t a i t m á r kezdettől fogva jogsza­
bályok állapították meg. Hosszú évtizedeken át a belügyminiszter által kiadott anya­
könyvi utasítások voltak érvényben, a levéltárak állami kezelésbe vétele után a Le­
véltárak Országos Központja 1956-ban, a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári
Osztálya 1961-ben, legutóbb pedig a művelődésügyi miniszter 133/1968. ( M . K . 12.)
M M sz. utasításában szabályozta részletesen a levéltárak tennivalóit. A 133/1968.
M M . sz. utasítás ma is hatályban van, csupán az UB jegyzékek megküldésének rend­
jében okozott a 30-5/1970. M T T H sz. utasítás változást.
A 133/1968. MM sz. utasítás rendelkezései szerint a levéltárak a tanácsok igazga­
tási osztályaitól évenként átveszik az előző évi anyakönyvi bejegyzések másodpéldá­
nyait, azokat nyilvántartásukba bevezetik, átvizsgálják, az észlelt hiányosságokat
pótoltatják, majd az anyakönyvi kerületek betűrendjében helyezik el a korábbi évek
anyagával együtt a raktárban. - Az igazgatási osztályoktól negyed-, illetve féléven­
ként érkező UB jegyzékeket nyilvántartásba veszik, átvizsgálják, és az hibákat korri­
gáltatják. Az utólagos bejegyzések jelzeteit és a születési anyakönyvi másolatok
egyes adatait (a gyermek családi nevét, az apa személyi adatait, az anyakönyvvezető
nevét) bevezetik a másodpéldányba, majd az UB jegyzékeket hozzárakják a korábbi
évek jegyzékeihez. - Járulékos munka az anyakönyvi okiratok kiállítása, és megke­
resésre, állami szervek tájékoztatása egyes anyakönyvi bejegyzésekről. Feladat lehet
még az elveszett vagy megsemmisült anyakönyv első példányának pótlási munkájá­
ban való részvétel.
Néhány alapvetően fontos feladatról érdemes részletesebben említést tenni:
Hogy a levéltárak anyakönyvi feladataikat tervszerűen végezhessék, ellenőrizni
kell a másodpéldányok és az UB jegyzékek pontos beérkezését. A március 31-ig át
nem vett másodpéldányokat április 15-ig, a negyed-, illetve félévenként esedékes és a
tárgyidőszakot követő h ó n a p 15-ig be nem küldött UB jegyzékeket 8 napon belül
meg kell sürgetni, és beérkezésüket továbbra is figyelemmel kell kísérni.
A másodpéldány átvizsgálása során arra kell feltétlenül ügyelni, hogy csak szabály­
szerűen záradékolt, teljes évfolyamokat tartalmazó példányok kerüljenek átvételre,
hogy a bejegyzések megfelelő tintával készüljenek, és jól legyenek olvashatók. A meg
nem felelő másodpéldányt vissza kell küldeni pótlás, javítás, újraíratás céljából.
T ö b b levéltár a fentieken túlmenően még a kirívóbb tartalmi hiányosságokat is k i -
jegyzi és észrevételezi, felhíva az anyakönyvi felügyelet figyelmét ezek kijavíttatása-"
ra. Súlyosabb szabálytalanságokról a levéltárnak értesítenie kell a K M Levéltári
Osztályát.
Az átvett és átvizsgált másodpéldány-űrlapokat leghelyesebb tékában őrizni ad­
dig, amíg el nem érnek kb. 300 lap terjedelmet (külön születési, házassági, halotti
példányonként). A megfelelő terjedelmet elért űrlapokat (anyakönyvi nemenként
külön-külön kötetekbe) oly m ó d o n kell köttetni, hogy az egyes évfolyamok a lehető­
séghez képest megbontatlanul kerüljenek a kötetekbe.
A másodpéldányok nyilvántartására csak az említett M M utasítás 1. sz. mellékle­
tében mintaként közölt, központilag kiadott űrlapokat szabad használni. Új anya­
könyvi kerület (kirendeltség) létesítésekor új lapot kell nyitni, megszűnésekor pedig
le kell zárni a nyilvántartólapot. A záradékban hivatkozni kell a megszűnés tenyéré.
Az anyakönyvi kerület (kirendeltség) elnevezésében történő változásokat a lap felső
részén levő rovatban kell feljegyezni.
Az UB jegyzékeknek és születési anyakönyvi másolatoknak az M M utasítással
rendszeresített (2. sz. minta szerinti) nyilvántartásba vételekor meg kell vizsgálni a
bejegyzések teljességét^ a megfelelő külalakot és a záradék meglétét. A jegyzék folyó-
számozásának végig kell haladnia a tárgyéven, ne legyen a számozásban hiány vagy
ismétlődés, jegyzékenként kezdődő újraszámozás. A fenti feltételeknek meg nem fe­
lelő jegyzéket k i kell javíttatni!
Az 1895-1906. és az 1953-1960. években kiállított értesítéseken közölt utólagos
bejegyzéseket a levéltárak teljes szöveggel vezették be a másodpéldányba. Az
1907-1952. években, valamint az 1961 óta készített UB jegyzékekről csupán a jelzet
kerül a másodpéldányba: annak jelzése, hogy melyik évi jegyzék hányadik folyószá-
ma alatt található az érintett anyakönyvi bejegyzésre vonatkozóan utólagos bejegy­
zés. A jelzetek beírásánál mindig meg kell vizsgálni a nevek azonosságát, a közölt
számok ugyanis gyakran tévesek. Az ilyen elírt számokat feltétlenül tisztázni kell az
anyakönyvi kerülettel. A jelzetnek a másodpéldányba való beírását a jegyzéken k i
kell „pipálni". Születési anyakönyvi másolat esetében a másodpéldány üresen ma­
radt rovataiba be kell jegyezni a hiányzó adatokat: a gyermek családi nevét, az apa
adatait és az anyakönyvvezető nevét.
Az Anyakönyvi utasítás és a 133/1968. M M sz. utasítás részletesen intézkedik az
elveszett anyakönyv első vagy másodpéldánya pótlásánál követendő eljárásról.
A pótlásról a másodfokú anyakönyvi felügyelő intézkedik.
A levéltár a m á r ismertetett anyakönyvi okiratok közül anyakönyvi másolatot és
anyakönyvi kivonatot adhat k i , mégpedig az erre a célra rendszeresített, az anya­
könyvi hivatalok által is használt űrlapokon. Állami szervnek hivatalos célra anya­
könyvi másolat, ügyfél számára pedig kizárólag anyakönyvi kivonat állítható k i .
Ügyfél részére azonban csak abban az esetben szabad anyakönyvi kivonatot kiadni,
ha azt az anyakönyvi kerület az első példány hiánya miatt nem tudja kiállítani, és ezt
a körülményt az anyakönyvi felügyelet írásban igazolja!
Az anyakönyvi másolat nyomtatványra a vallásra vonatkozó adatok kivételével
szó szerint be kell másolni az anyakönyvi bejegyzést. Az anyakönyvi kivonat - mint
a neve is jelzi - az anyakönyvi bejegyzésnek kivonatolása. Csak a kivonat űrlapján
feltüntetett rovatoknak megfelelő adatokat szabad bevezetni, a „Megjegyzések" és
az „Utólagos bejegyzések" rovatába mindig csupán a kivonat kiállítása idején ér­
vényben levő adatokat lehet bejegyezni. Anyakönyvi kivonatnak - a levéltári gya­
korlatban csak igen ritka esetekben történő - kiállításakor ajánlatos minden esetben
az Anyakönyvi utasítás idevágó előírásait áttanulmányozni! (Jelenleg a 6/1963. K E
sz. utasítás 113. §-a a hatályos rendelkezés.)
Anyakönyvi okirat kiállításakor a másodpéldányban levő adatoktól eltérni, azo­
kat (pl. családi névnél) akár csak egy írásjel erejéig is megváltoztatni még az esetben
sem szabad, ha a bejegyzés téves volta nyilvánvaló. Ha a másodpéldányban utólagos
bejegyzésre utaló jelzet található, akkor előbb át kell vezetni az UB jegyzékből az
utólagos bejegyzés teljes szövegét a másodpéldányba, és csak ezután állítható k i az
anyakönyvi okirat.
Az anyakönyv nem nyilvános, így a másodpéldány megtekintése magánfélnek, még
a bejegyzésben érintett személynek sem engedélyezhető!
Az anyakönyv bejegyzéseinek hivatalos célból történő megtekintésére csak az
kaphat a levéltártól engedélyt, aki személyére szóló meghatalmazással igazolja, hogy
a betekintésre állami szerv részére hivatalos eljárás során van szükség.

X X I . A levéltár belső igazgatása

Az általános és szaklevéltárak - mint tudjuk - tudományos intézmények, amelyek

azonban szorosan vett tudományos feladataikon kívül bizonyos közművelődési és
igazgatási feladatokat is ellátnak. Igazgatási feladataik három részre oszthatók: a le­
véltárin kívül őrzött levéltári anyag gondozásával összefüggő, a levéltárban őrzött
levéltári anyag gondozásával kapcsolatos és a levéltár belső igazgatásával összefüg­
gő feladatokra. Az első két igazgatási feladatkörről m á r szó volt a korábbi fejezetek­
ben. Ez a fejezet az igazgatási feladatok harmadik, vagyis a levéltár belső igazgatásá­
val összefüggő kérdésekkel foglalkozik.

1. A levéltár irányítása
A levéltár közvetlen irányítása a levéltárigazgató vagy levéltárvezető (az országos
levéltárak, valamint Budapest Főváros Levéltára esetében a főigazgató) feladata, aki
a vezetése alatt álló levéltár teljes működéséért egy személyben felelős. Feladatainak
részletes felsorolását a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata tartalmazza. Ez utóbbi sza­
bályozza a levéltár igazgatásával kapcsolatos teendőket, jogokat és kötelességeket.
A L Ü S Z által nem szabályozott helyi kérdéseket (pl. a levéltár anyagának kutatását,
a levéltár irodai és gazdasági ügyvitelét) a levéltár ügyrendjében kell szabályozni. Az
ügyrendet a levéltár igazgatójának kell elkészítenie, és azt a levéltárfenntartó hagyja
jóvá.
 A levéltári munka irányítása természetesen nem képzelhető el bizonyos adminiszt­
ráció nélkül.
A L Ü S Z szerint a levéltárigazgató gondoskodik a levéltár munkatervének elkészí­
téséről. Meghatározott időszakonként ő számol be a levéltár működéséről és a terv
végrehajtásáról. Azt, hogy a levéltárnak milyen időszakokra kell munkatervet készí­
tenie, a kulturális miniszter (szaklevéltár esetében a fenntartó, illetőleg annak fel­
ügyeleti hatósága - a kulturális miniszterrel egyetértésben) határozza meg. Általános
levéltáraink ötéves (távlati) és éves (időszakos) munkatervek alapján dolgoznak.
A levéltárigazgatónak a levéltár munkatervét a felügyeleti hatóságok által meg­
adott irányelvek alapján, a dolgozók bevonásával, az ügyrend betartásával kell elő­
készítenie. Az előkészítés során a levéltárigazgató a dolgozókat tájékoztatja a fel­
sőbb helyről kapott szempontokról, a levéltár munkájára vonatkozó elgondolásairól
és terveiről, meghallgatja véleményüket, megválaszolja a m u n k á r a vonatkozó javas­
lataikat. Ennek érdekében a terv előkészítésének vagy véglegesítésének bármelyik
szakaszában munkaértekezletet hívhat össze. A munkaterv személyi felbontására
nézve - a feladatok méltányos megosztásának biztosítására - az érdekelt dolgozókat
munkaértekezleteken hallgatja meg, illetőleg a tervfelbontásra vonatkozó javaslatot
kér tőlük, majd a terv összeállítása után azt levéltári tervértekezleten vitára bocsátja.
A levéltár távlati munkaterve munkafajtánként tételesen felsorolja a tervidőszakra
tervezett munkákat, ezek során m u n k á b a veendő levéltári anyag mennyiségét. A le­
véltárjóváhagyott távlati munkatervét a tervidőszak során évenkénti bontásban is el
kell készíteni és jóvá kell hagyatni.
A levéltár éves munkaterve munkafajtánként tételesen felsorolja a levéltár által az
irányelvekkel és jóváhagyott távlati tervvel egyezően megoldani kívánt feladatokat,
az ennek során elvégzendő munka jellegét, a m u n k á b a vonandó levéltári anyag
mennyiségét, valamint a feladat megoldására kijelölt személyek nevét és-a szükséges­
nek vélt, napokban kifejezett összidőt. A munkatervnek összhangban kell lennie a
levéltár számára megállapított pénzügyi kerettel. A tervet a tanácsi levéltárak előze­
tes véleményezésre a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályához terjesztik fel, és
a kapott észrevételek figyelembevételével összeállított tervet terjesztik fel a levéltár­
fenntartóhoz.
A levéltárfenntartó a hozzá felterjesztett munkaterv egy példányát jóváhagyás
előtt megküldi a Kulturális Minisztérium Levéltári Osztályának, amely közli a levél­
tárfenntartóval észrevételeit. A munkatervet a levéltárfenntartó hagyja j ó v á ; az álta­
la kívánt módosításokat a munkatervben végre kell hajtani.
A jóváhagyott éves munkatervet a levéltárigazgató személyekre és munkanapokra
is felbontja és azt a dolgozókkal közli. Jóváhagyott munkatervet csak a levéltárfenn­
tartó utasítására vagy hozzájárulásával lehet módosítani. A tervmódosításról a le­
véltárnak értesítenie kell a Levéltári Osztályt.
A levéltár a maga munkájáról éves jelentésben számol be a levéltárfenntartónak.
A jelentést az igazgató munkaértekezleten beszéli meg a dolgozókkal.
A jelentés a munkatervvel azonos szerkezetben és részletezésben, a beszámoló ké-
szítésére vonatkozóan kiadott irányelveknek megfelelően ismerteti az elvégzett fel­
adatokat; indokolja a munkaterv esetleges módosításait, illetőleg egyes feladatok el
nem végzését. A jelentést a levéltárfenntartóhoz kell jóváhagyásra felterjeszteni.
A jelentéshez mellékelni kell az ún. „Adatszolgáltatás" előnyomott űrlap kitöltött
példányát.
A levéltárfenntartó a beszámolójelentés egy példányát jóváhagyás előtt megküldi
a K M Levéltári Osztályának, amely írásban közli észrevételeit a fenntartó szervvel.
A levéltár a jelentésnek a Levéltári Osztályhoz küldendő példányához csatolja a
tárgyévben készített raktári jegyzékek és ideiglenes raktári jegyzékek egy példányát,
a levéltár törzskönyvében bekövetkezett változásokról a L Ü S Z 98. §-ában előírt be­
jelentőlapot és jegyzéket, valamint az „Adatszolgáltatás" egy példányát.
A levéltári munka irányítását szolgáló adminisztratív m u n k á k közé tartozik az
ún. tervezési statisztika elkészítése. A tervezési statisztika a levéltári feldolgozó mun­
ka terén elvégzésre váró feladatok mennyiségi adatait közlő táblázatos kimutatás,
amely a fondkartonok (vagy más fondnyilvántartások) adataira épül. A tervezési
statisztikai kimutatást évenként, az év végi állapotnak megfelelően kell elkészíteni.
Ez a kimutatás részét képezi a már említett „ a d a t s z o l g á l t a t á s i n a k . A tervezési sta­
tisztika a munkatervek megalapozásául szolgál.

2. A levéltári ügyvitel
A levéltár - ügyrendjében meghatározott időben - ügyfélszolgálatot tart. Az ügy­
félszolgálatot és az azzal kapcsolatos írásbeli feladatokat a levéltár igazgatója által
meghatározott beosztás szerint, a tudományos dolgozók és a levéltári szakalkalma­
zottak önállóan látják el. Az ügyfél által személyesen benyújtott vagy postán meg­
küldött vagy hivatali átirat formájában érkezett beadvány ügyében az elintézésre k i ­
jelölt dolgozó a levéltárigazgató vagy megbízottja által adott határidőre érdemben
köteles intézkedni. A levéltár iratkezelése - éppúgy, mint minden más szervé - irat­
kezelési szabályzatában meghatározott formában folyik. A fióklevéltár tevékeny­
sége kapcsán létrejött ügyiratokat a levéltár iratkezelésében meghatározott m ó d o n , a
levéltár irattárának szerves részeként kell kezelni.

3. A levéltár gazdálkodása
A levéltárak (országos, tanácsi és szaklevéltárak) költségvetési intézmények, ame­
lyek a bruttó rendszerű költségvetés előírásai szerint gazdálkodnak. A bruttó rend­
szerű költségvetési gazdálkodás azt jelenti, hogy bevételeik az őket fenntartó szerve­
zetet (Kulturális Minisztérium, Megyei Tanács, illetve a szaklevéltárat fenntartó in­
tézmény) illetik meg, a levéltár fenntartási és működési költségeit pedig teljes egészé­
ben a fenntartó szervezet biztosítja (finanszírozza).
 A levéltárak középtávú (5 éves) pénzügyi tervet és éves költségvetést készítenek.
A fióklevéltáraknak önálló költségvetésük nincs, a működésükhöz és fenntartásuk­
hoz szükséges pénzügyi eszközöket a levéltár költségvetésében kell biztosítani.
A levéltárak gazdálkodására az általános pénzügyi-jogi szabályozások és az őket
fenntartó szervezeteknek az előbbiekkel nem ellentétes külön előírásai az irányadók,
így: kiadást csak ténylegesen elvégzett munkáról, nyújtott szolgáltatásról, szállítás­
ról szóló, érvényesítési záradékkal ellátott, felülvizsgált és utalványozott bizonylat
(számla, bérjegyzék stb.) alapján lehet teljesíteni, bevételi kötelezettséget pedig csak
jogszabály vagy számla ellenében lehet előírni és beszedni. A bevételekről és kiadá­
sokról, valamint a levéltári vagyon állagában bekövetkező változásokról, a kettős
könyvvitel előírásai szerinti számadást kell vezetni, amely pénzértékben (forintban)
és mennyiségben (analitikus könyvelés) is rögzíti a levéltári vagyon változásait.
A gazdálkodásról és annak eredményéről félévenként egy rövidebb számszaki, év vé­
gén egy teljes számszaki és szöveges beszámolót (költségvetési beszámoló jelentés) és
szabályszerű vagyonleltárt kell készíteni. A beszámolójelentést a felügyeleti szervhez
kell benyújtani, amely azt (hasonlóan az éves költségvetéshez) beépíti saját beszámo­
lójába.
Az ügyvitelgépesítés fejlődésével és szélesebb körű elterjedésével a számviteli fel­
adatok elvégzésének módszerei is változnak és fejlődnek (lyukkártya, lyukszalag
mint adathordozó). Fejlődik az adatfeldolgozás és összesítés is (elektronikus számí­
tógépek), így lehetővé válik, hogy a vezetés gyorsabban, sok olyan gazdálkodási jel­
lemző adat birtokába jusson, amelyek megalapozottabb vezetői döntéseket segíte­
nek elő.
A levéltár gazdálkodásáért, a költségvetési előirányzatok rendeltetésszerű és gaz­
daságos felhasználásáért, a társadalmi tulajdon védelméért, a pénzügyi szabályok
betartásáért a levéltár vezetője (főigazgatója, igazgatója) és a levéltár gazdasági veze­
tője együttesen felelősek.

4. Munkavédelem, tűzrendészet
A munkavédelemmel kapcsolatos teendőket a Munka Törvénykönyve ( V I I I . feje­
zet), valamint az annak végrehajtásával kapcsolatban kiadott SZOT szabályzat és
miniszteri utasítások szabályozzák. A Munka Törvénykönyve kimondja: „Társadal­
mi rendünkben légfőbb érték az ember. Ezért a Magyar Népköztársaság a munkavé­
delem intézményes megszervezésével, a biztonságos munkakörülmények megterem­
tésével és állandó egészségügyi gondozással védi a dolgozók egészségét és testi épsé­
gét" (81.§).
A levéltárnak - a törvényes előírásoknak megfelelően - gondoskodnia kell arról,
hogy a dolgozók az egészséges és biztonságos munkavégzésre vonatkozó (munká­
jukkal összefüggő) szabályokat elsajátítsák. A dolgozót a m u n k á b a állításkor mun­
kavédelmi oktatásban kell részesíteni, és az oktatás anyagáról be kell számoltatni.
Ennek megtörténtét a dolgozó közvetlen felettesének az erre szolgáló nyilvántartá­
son aláírásával kell igazolnia. A beszámoltatásnak a m u n k á b a lépéstől számított 8
napon belül meg kell történnie. Ennek megtörténte után is, a dolgozókat évenként
egyszer ismételt munkavédelmi oktatásban kell részesíteni. A kötelező elméleti és
gyakorlati munkavédelmi oktatás megszervezéséért felelős személyt a levéltárigazga­
tó - a szakszervezeti bizottsággal egyetértésben - jelöli k i . Mind az elméleti, mind a
gyakorlati munkavédelmi oktatásról nyilvántartást kell vezetni.
A levéltárigazgató köteles a levéltárnál lehetőleg biztonságtechnikai képzettséggel
rendelkező biztonsági megbízottat kijelölni. A biztonsági megbízott részére biztosí­
tani kell, hogy munkavédelmi tennivalóit és az ezzel kapcsolatos ellenőrzési felada­
tait - egyéb munkakörének ellátása mellett - zavartalanul elvégezhesse.
A levéltárban negyedévenként egyszer az egész levéltárra kiterjedő, a balesetveszé­
lyes munkahelyeken (laboratóriumokban, műhelyekben) havonta egyszer munkavé­
delmi szemlét kell tartani. A munkavédelmi szemléről felvett jegyzőkönyvben rögzí­
tett hiányosságok megszüntetéséért a levéltár igazgatója felelős. A dolgozók kötele­
sek az egészséges és biztonságos munkavégzésre vonatkozó szabályokat megtartani,
és a balesetek, valamint a foglalkozási megbetegedések elhárításában egyébként is
tevékenyen részt venni.
A levéltárnak a helyi viszonyokat figyelembe vevő, saját munkavédelmi szabályza­
ta van. A szabályzat a levéltár minden dolgozójára kötelező érvényű, annak tudo­
másulvételét a dolgozó aláírásával igazolja.
A munkavédelmi szabályzat mellékletének tekintendő a levéltárnak - az általános
tűzrendészeti előírásokkal összhangban kiadott - tűzrendészen utasítása. A tűzren-'
dészeti utasítást a levéltár összes dolgozója részére írásban kell kiadni, átvételét az
utasítás irattári példányán aláírással kell elismerni. A levéltárigazgató köteles a le­
véltárban tűzrendészeti előadót kijelölni. A tűzrendészeti előadó feladata többek k ö ­
zött a dolgozók évenkénti tűzrendészeti oktatásáról gondoskodni. A levéltár köteles
a tűzrendészeti hatóságnak a tűzbiztonsággal kapcsolatos előírásait betartani.

X X I I . A szakkönyvtár és anyagának használata

1. A könyv
A könyv az emberi gondolatot mindenki számára való terjesztési szándékkal írás­
ban rögzített, sokszorosítással több példányban készített szellemi alkotás. Lényeges
adatait többnyire a címlapja összesíti. A könyvet általában műnek, a művek összes­
ségét irodalomnak nevezik.
A m ű fajtája témájától függően többféle. Két főfajtája: a szépirodalmi mű, a mű­
élvezetre szánt alkotás, és a szakirodalmi m ű , a tudás, az ismeret terjesztője.