Management Information Systems  Unit 4 

Unit­4  Business Process Re­engineering 

Structure 

4.1  Introduction 
4.2  Business Process Re – Engineering 
4.2.1 Basics of BPR 
4.2.2 Importance of BPR 
4.3  Improving a process in BPR 
4.4  Object Oriented methodology 
4.5  BPR – Current Focus 
4.5.1 Concept of Database 
4.5.2 Data mining 
4.5.3 Data warehousing 
4.6  Summary 
TQs 
Answer to SAQs and TQs 

4.1  Introduction 
As  more  and  more  business functions  gets added  to  the  existing  process,  it  becomes  inevitable  to 
think of alternative better processes . It may not be possible to always replace an existing system, 
but may be possible to enhance the existing system or redesign the system. A change of process is 
possible. For changing the process it is necessary to know all the conditions which affect the process 
and accordingly incorporate a change mechanism. The methodologies which  are adopted to bring 
about  changes are called reengineering. 

Learning Objectives 
In this unit, student will learn about 
i )  the fundamentals of business process re­engineering (BPR)

Sikkim Manipal University 
47 
Management Information Systems  Unit 4 

ii)  importance of BPR 
iii)  various stages in BPR 
iv)  how to improve a process 
v)  Business object model 
vi)  Current focus of BPR 

4.2  Business process re­engineering 

4.2.1  Basics of  BPR 

The existing system in the organization is totally reexamined and radically modified for incorporating 
the  latest  technology.  This  process  of  change  for  the  betterment  of  the  organization  is  called  as 
Business process re­engineering. 
With  Business  process  being  re­engineered,  the  organizations  have  to  change  the  workflow  and 
business procedures for efficiency in the organization. Latest software are used and accordingly the 
business procedures are modified, so that documents are worked upon more easily and efficiently. 
This is called as workflow management. 

4.2.2  Importance of BPR 

Business process reengineering is a major innovation changing the way organizations conduct their 
business. Such changes are often necessary for profitability or even survival. BPR is employed when 
major  IT  projects  such  as  ERP  are  undertaken.  Reengineering  involves  changes  in  structure, 
organizational  culture  and  processes.  Many  concepts  of  BPR  changes  organizational  structure. 
Team  based  organization,  mass  customization,  empowerment  and telecommuting are  some  of  the 
examples.  The  support  system  in  any  organization  plays  a  important  role  in  BPR.  ES,  DSS,  AI 
(discussed  later)  allows  business  to  be  conducted  in  different  locations,  provides  flexibility  in 
manufacturing  permits  quicker  delivery  to  customers  and  supports  rapid  paperless  transactions 
among suppliers, manufacturers and retailers. Expert systems can enable organizational changes by 
providing  expertise  to  non  experts.    It  is  difficult  to  carry  out  BPR  calculations  using  ordinary 
programs  like  spreadsheets  etc.  Experts  make  use  of  applications  with  simulations  tools  for  BPR. 
Reengineering is basically done to achieve cost reduction, increase in quality, improvement in speed

Sikkim Manipal University 
48 
Management Information Systems  Unit 4 

and service. BPR enable a company to become more competitive in the market.  Employees work in 
team  comprising  of  managers  and  engineers  to  develop  a  product.  This  leads  to  the  formation  of 
interdisciplinary teams which can work better than mere functional teams. The coordination becomes 
easier and faster results can be achieved. The entire business process of developing a product gets 
a new dimension. This has led to reengineering of many old functional process in organizations. 

Self Assessment Questions­1 : True or False 
1.  This process of change for the betterment of the organization is called as Business process re­ 
engineering. 
2.  Experts make use of applications with animation tools for BPR. 

4.3  Improving a process in BPR 
Any organization will have number of processes aligned with their business activities. Over years the 
processes  may  have  to  be  improved.  For  any  improvement  it  is  necessary  to  first  observe  the 
existing  process.  Understand    the  processes,  analyze  the  processes,  and  set  up  suitable 
performance parameter of the processes in order to  measure  the processes. 
Organizations  will  have  to  work  on  increasing  the  efficiency  of  the  system  in  terms  of  information 
generated  and  how  much  of  the  information  is  utilized,  what  is  the  percentage  of  redundant 
information if any, speed of the process, service and quality. 
Business process  reengineering  helps  in  reorganization  of the  entire  work force  along  with  various 
flows, minimizing the wastages, and giving the system a new dimension. 
Organization  can obtain  very  large payoff from  their  investments  in  information  technology for their 
MIS.    The  process  reengineering  brings  about  a  radical  change  in  the  flow  of  the  information  and 
related  documents  from  one  business  function  to  another  very  efficiently.  This  process  of 
management is called ‘work flow management’. 

Most  of  the  companies  want  to  improve  the  quality  in  every  field,  like  in  products,  services  and 
operations. Various methods to improve a process could be – 
a)  A concept called as total quality management (TQM) is used, to make everybody and all the 
process  in  organization  contribute  towards  better  quality.  The  latest  in  quality  management  is  Six 
sigma. It is a specific measure of quality, representing 3.4 defects per million opportunities.

Sikkim Manipal University 
49 
Management Information Systems  Unit 4 

b)  Another method to improve is to benchmark. Benchmarking is setting standards for products, 
service and other activities and then measuring performances against the standards. 
c)  Customer focus – a process may be redesigned to meet the customer demands in terms of 
service, product features and  quality. 
d)  Shorter cycle time – it eliminates many hidden costs arising out of errors in the process. Such 
errors may be trapped in the early stage of the process if the cycle time is reduced. 

Self Assessment Questions­2 : Fill in the blanks 
1.  Any organization will have number of ______ aligned with their business activities. 
2.  Business process reengineering helps in ________ of the entire work force along with various 
flows, ______ the wastages, and giving the system a new dimension. 
3.  A concept called as ________ is used, to make everybody and all the process in organization 
contribute towards better quality. 

4.4  Object Oriented Methodology 
An  object  contains  values  scored  in  instance  variables  within  the  object.  An  object  contains  deep 
level of nesting within itself governed by the parameters of the business process modeling. An object 
has  mainly  a  procedure  defined  within  and  a  set  of  values  called  attributes.  The  procedure  are 
called  methods  which  operate  on  the  attributes.  A  process  may  be  broken  down  into  a  set  of 
procedures and attributes. This can then be represented as a business process object model. Object 
that contain the same types of values and the same methods are grouped into what are known as 
‘classes’. A class is nothing but a definition of the object. An object is an instance of the class. It has 
the following advantages in management information systems over  other conventional methods – 
a)  new processes can be easily added in future whenever required. 
b)  Processes may contain features called object which may be used as communication entities in a 
system. 
c)  Object once designed for a particular usage may be reused for other purposes in a process. 
d)  Attributes of the object are well secured. 
e)  The object can be modified and expanded very easily without affecting the existing process.

Sikkim Manipal University 
50 
Management Information Systems  Unit 4 

4.5  BPR – the current focus 
Apart from the usual ways of managing a process in any business information system, it is necessary 
to enhance the value of the process and also the methods used in improving the process. Some of 
the concepts of information management for effective information systems are the traditional concept 
of database, the emerging concepts of data mining and data warehousing. 

4.5.1 Concept of Database  – Database  is a data structure used to store organized information. 

A database is typically made up of many linked tables of rows and columns. For example, a company 
might  use  a  database  to  store  information  about  their  products,  their  employees,  and  financial 
information. Databases are now also used in nearly all e­commerce sites to store product inventory 
and customer information. Database software, such as Microsoft Access, FileMaker Pro, and MySQL 
is designed to help companies and individuals organize large amounts of information in a way where 
the data can be easily searched, sorted, and updated. 

4.5.2  Data  Mining  ­  Data  mining  is  primarily  used  as  a  part  of  information  system  today,  by 
companies  with  a  strong  consumer  focus  ­  retail,  financial,  communication,  and  marketing 
organizations. It enables these companies to determine relationships among "internal" factors such 
as  price,  product  positioning,  or  staff  skills,  and  "external"  factors  such  as  economic  indicators, 
competition,  and  customer  demographics.  And,  it  enables  them  to  determine  the  impact  on  sales, 
customer  satisfaction,  and  corporate  profits.  Finally,  it  enables  them  to  "drill  down"  into  summary 
information  to  view  detail  transactional  data.  With  data  mining,  a  retailer  could  use  point­of­sale 
records  of  customer  purchases  to  send  targeted  promotions  based  on  an  individual's  purchase 
history.  By  mining  demographic  data  from  comment  or  warranty  cards,  the  retailer  could  develop 
products and promotions to appeal to specific customer segments. 

4.5.3 Data Warehousing  ­ A data warehouse is a copy of transaction data specifically structured 
for querying and reporting. The main output from data warehouse systems are either tabular listings 
(queries)  with  minimal  formatting  or  highly  formatted  "formal"  reports  on  business  activities.  This 
becomes  a  convenient  way  to  handle  the  information  being  generated  by  various  processes.  Data 
warehouse is an archive of information collected from wide multiple sources, stored under a unified 
scheme, at a single site. This data is stored for a long time permitting the user an access to archived

Sikkim Manipal University 
51 
Management Information Systems  Unit 4 

data  for  years.  The  data  stored  and  the  subsequent  report  generated  out  of  a  querying  process 
enables decision making quickly. This concept is useful for big companies having plenty of data on 
on their business processes. Big companies have bigger problems and complex problems. Decision 
makers  require  access  to  information  from  all  sources.  Setting  up  queries  on  individual  processes 
may be tedious and inefficient. Data warehouse may be considered under such situations. 

4.6  Summary 
After going through this unit, student would have learnt the the fundamentals of business process re­ 
engineering  (BPR),  its  importance  of  BPR  and  the  various  steps  in  BPR.  Also  explanation  is 
provided  to  understand  how  to  improve  a  process.  Business  object  model  is  introduced  and  the 
significance of  business object models to MIS is explained. 

Terminal Questions 

1.  Explain what is meant by BPR? What is its significance ? 
2.  Explain the object oriented methodology ? 
3.  How is Data mining and warehousing useful? 

Answer to Self Assessment Questions(SAQ) 
SAQ­1 : 1­True, 2­False 
SAQ­2 : 1­processes, 2­ reorganization , minimizing, 3) TQM. 

Answer to Terminal Questions 
1.  Refer 4.2 
2.  Refer 4.4 
3.  Refer 4.5

Sikkim Manipal University 
52