BIJLAGE 1

Reikwijdte van het proces

a) De werkwijze van het digitaliseren van de archieven veldwerken, hulpkaarten en het daarbij
behorende verwijzingsregister lijst 78a is van toepassing voor de gehele Kadaster-organisatie.
b) Voor wat betreft de categorieën archiefbescheiden waarvoor het voorgenomen besluit van
toepassing is, bestaat uit veldwerken, hulpkaarten en het registers 78a.
De categorie veldwerken is verder onder te verdelen in:
a. staandaard veldwerken
b. hermetingsveldwerken
c. omnibusveldwerken
d. projectveldwerken
c) De wijze waarop wordt vastgesteld op welke categorieën archiefbescheiden ontvangen of
opgemaakt door de organisatie de machtiging niet van toepassing is, is hier niet van toepassing
omdat het hier afgeronde archiefdelen betreft.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatieonderdelen ten aanzien van het
proces van vervanging ligt bij de directie GEO. Deze directie is gedurende het hele project betrokken
bij het digitaliseringsproces. Deze directie is eveneens verantwoordelijk voor de substitutie.

Raad van Bestuur

Strategie Rechts-
GEO Services FPC
& Beleid zekerheid

figuur 1: Organigram Kadaster

Inrichting van het vervangingsproces

a) De wijze waarop de digitalisering plaatsvindt is beschreven in de bijlagen A t/m P
b) De gescande documenten worden na verwerking opgenomen in het SAP Document
Management Systeem.
c) De scanning geschiedt als afzonderlijke opdracht decentraal.

Hardware
De scanners die voor het scanproces worden gebruikt zijn de Image Trac III – Zie bijlage P

Software
De software die gebruikt wordt bij het scannen van de documenten heeft als zodanig geen marktnaam
omdat deze specifiek is ontwikkeld voor de scanning van deze Kadasterdocumenten. Het betreft dus
maatwerk en geen product vanuit de markt. De leverancier van deze software is de firma Unisys te
Amsterdam. De gebruikte software voor het hele project betreft de ontwikkelde versie 0.27, gedateerd
16-01-2007. Zie bijlage P.
Selectieproces
a) Zoals vermeld betreft het hier afgeronde archiefdelen die in de zin van de Archiefwet 1995 en de
Selectielijst Geo-informatie (Stcrt. 2004, 118) als blijvend te bewaren archiefstukken worden
aangemerkt.
b) Alle archiefbescheiden worden als zwart/wit in kleur gescand, omdat dit kwalitatief een beter
resultaat oplevert dan bij scanning als zwart/wit in zwart/wit.

Scanproces
a) De fysieke voorbereiding van de archiefbescheiden voor vervanging (ontnieten, uitvouwen,
scangereed maken etc.) is op de betreffende Kadastervestiging uitgevoerd door een daartoe
ingezet team onder verantwoordleijkheid van de directie GEO. Zie bijlagen A en B.
b) Het systeem van registratie voorafgaand aan de scanning is vastgelegd in het Logisch
Datamodel dat als bijlage Q is opgenomen.
c) De wijze van scheiding van de archiefbescheiden door middel van bijvoorbeeld blanco vellen is
hier niet van toepassing. Elke scan wordt als een afzonderlijk item gezien. Deze zijn vooraf al
gerubriceerd met de gebruikelijke archiefkenmerk op volgorde van kadastrale gemeente, daarna
de sectieletter en vervolgens het volgnummer..
d) De wijze waarop tijdens het scanproces wordt gecontroleerd of archiefbescheiden correct en
zorgvuldig ter scanning worden ingevoerd staat beschreven in het “Details Procesmodel”
(bijlage R) met een bijbehorende “Woordenlijst” (bijlage S). Schematisch wordt dit weergegeven
in bijlage T.
e) Er is in dit geval sprake van batch-scanning en wel stapelsgewijs per kadastrale gemeente,
sectie en volgnummer.
f) Het toegepaste kleurmodel wordt ingesteld aan de hand van de kwaliteitstoets van het slechtste
document van de batch.

Proces van vernietiging van de vernietiging van de archiefbescheiden

De bevoegdheid tot vernietiging van de archiefbescheiden ligt bij de directie GEO. De vernietiging van
de in dit proces bedoelde archiefbescheiden wordt opgelegd bij de verstrekking van de machtiging. Dit
zal dan een eenmalige actie zijn en is frequentie daarbij niet van toepassing.

Kwaliteitsprocedures
De criteria voor en de frequentie van interne controles is hier, zijnde een eenmalige scanningsactie,
niet van toepassing. De kwaliteitsprocedures zijn in voornoemde bijlagen voldoende aangegeven.