GROUP 

PROCEDURE 

GIFTS AND HOSPITALITY PROCEDURE 
 
Overview 
This Procedure provides guidance for giving and accepting gifts and hospitality, and applies to all CIMIC 
Group Employees. 
The Group Code of Conduct (the Code) requires all Employees to exercise care when offering or 
accepting gifts and hospitality in order to protect themselves and the Group against allegations of 
improper behaviour, conflict of interest or bribery. 
The Code prohibits gifts or hospitality which are1: 
 cash or gift vouchers  
 gifts or hospitality given or received with the intention of unduly influencing business decisions 
 hospitality of an inappropriate nature or at inappropriate venues 
 gifts or hospitality in exchange for business services or information, loans, cash or product/service 
discounts not available to all Employees  
 facilitation payments, even where allowed under local jurisdictional laws or business practices.   

Gifts and Hospitality at CIMIC  
Offering or accepting gifts and hospitality may be a legitimate means of building good business 
relationships. The key principles of this Procedure are that gifts and hospitality must: 
 be for a legitimate business purpose; 
 be reasonable in terms of value and frequency; and 
 not create a sense of obligation. 
All Employees are required to exercise judgement in determining what is occasional, proportionate 
and modest. The higher the monetary value of the gift or hospitality, the greater the level of 
transparency that is required. 

What gifts or hospitality can be accepted or offered?  
If an Employee is offered a gift or any hospitality, or wishes to give a gift or issue an invitation to any 
hospitality, they should follow these steps: 
Step 1: Is the item or event for a legitimate business purpose?  
If no, or it is otherwise a prohibited gift or hospitality, the gift or hospitality must not be accepted or 
offered. 
Step 2: If yes, where does the gift or hospitality appear on Table 1?  

                                                            

 
1
 Gifts and hospitality through an intermediary will be treated as given or received directly by the Employee. 

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  1

 
GROUP PROCEDURE 

Record only ‐ If Table 1 requires the gift or hospitality to be recorded but does not require approval, it 
may be accepted, and the Employee must promptly email the relevant Gift Register setting out the 
details including the date, giver/host, the value and details of the gift, event or other hospitality.  
Record and Approval ‐ If Table 1 requires the gift or hospitality to be recorded and requires approval 
the Employee must: 
 seek prior approval from their Manager, using the Gifts Approval Form; and 
 email the Gifts Approval Form, showing the relevant approval, to the Gift Register. 
Details of the gift will be stored on the Gift Register. 
Where gifts or hospitality are received unexpectedly and prior approval is not able to be sought, (such 
as a Christmas gift or a meal following a work meeting) it must be recorded within 7 days of receipt of 
the gift or attendance at the event. Retrospective approval must be sought if appropriate.  

Gift Register 
CIMIC and each Operating Company will maintain a Gift Register which records details of gifts and 
hospitality forwarded to it by Employees. The Gift Register will record the details provided to it in a 
database for regular inspection and reporting by the General Counsel, Business Conduct 
Representative and/or Internal Audit. Entries in the Gift Register may be used by the Reportable 
Conduct Group or management for any purpose including in relation to accessing any aspect of an 
Employee’s conduct or any complaint pursuant to the Code or the Anti‐Bribery and Corruption Policy. 

The email address or other lodgment details for the Gift Register to be used by Employees of each 
Operating Company are set out in Table 2.   

Legitimate business purpose 
Gifts or hospitality are for a legitimate business purpose if their primary objective is to build a good 
business relationship consistent with the business plan of the relevant business unit. 
A gift or hospitality is not for a legitimate business purpose if it might reasonably be considered to 
impair objective judgement, improperly influence a decision or create a sense of obligation. The risk is 
that the item could be perceived as a bribe, or lead to fraudulent or corrupt behaviour, as outlined in 
the Anti‐Bribery and Corruption Policy. 

Specific Gifts 
Travel ‐ If there is a valid business reason for an Employee to attend an event or function, the Group 
will pay (subject to appropriate Manager approval) for the travel and accommodation costs of its 
Employees, rather than allow them to accept sponsored travel. Sponsored travel is unacceptable, 
including if undertaken during a period of leave. 
If clients or business partners are invited to travel to a CIMIC Group project (e.g. to conduct audits), 
the Group may provide reasonable travel, accommodation and food during the required period with 
appropriate prior approval in accordance with this Procedure (as set out above) and the Group Travel 
Policy.   
Facilitation payments are small payments of cash or in‐kind made to individuals, used to ‘facilitate’ a 
routine government action and are often distinguished from a bribe. The Code prohibits facilitation 
payments. 
All Employees are expected to respond to any demand for a facilitation payment by stating that the 
Code prohibits them from making any such payments. Further assistance can be obtained from the 
Business Conduct Representative. 
© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  2

 
GROUP PROCEDURE 

Group Events/Hospitality ‐ Where the Group sponsors an event, or offers hospitality, it is the 
responsibility of the Employee hosting the event to record and seek prior approval in accordance with 
this Procedure, giving details of proposed guests. 
Suppliers ‐ If an Employee wishes to engage a consultant, contractor or supplier to the Group 
(collectively known as Suppliers) for a non‐business related purpose, that engagement will also need to 
be recorded in the Gift Register. 

Decisions by Managers 
Where a Manager receives a request for approval, the Manager must consider the request, and use 
their best endeavours to provide a decision within 24 hours, giving reasons for the decision. 

Cumulative value 
The cumulative value of gifts and hospitality offered or received over a period of time is a relevant 
factor in considering whether there has been a breach of this Procedure.  A series of gifts may be in 
breach of this procedure even if each items value is below threshold, because when seen together 
they create an impression of an inappropriate relationship, capable of unduly influencing business 
decisions. 

Exemptions 
This Procedure does not apply to: 
 Token gifts, valued under AUD $100, such as pens, coffee mugs, project related souvenirs 
 Reasonable meals during business meetings as part of a work activity 
 Reasonable meals provided to an employee as a speaker or presenter at an industry function 
 Recognition items received in a business context, such as plaques, framed certificates, photographs, 
or models 
 Gifts or vouchers to acknowledge outstanding performance or other employee recognition by 
Group management up to a value of $50. 

Declining a gift or hospitality 
The Group does not expect individuals to be disrespectful to the persons making offers of a gift or 
invitation. Employees should respectfully explain this Procedure to vendors, suppliers, partners and 
contractors. 
If an inappropriate or excessive gift or invitation is received the Employee must: 
1.   Decline and return the item with a tactful yet clear explanation that accepting the gift or invitation 
is in breach of the Code and this Procedure 
2. Notify the offer to the Gift Register, with commentary explaining the situation where appropriate. 
If the person providing the gift requests that the item be donated to a charity of choice, the Employee 
should contact their Business Conduct Representative. 
At times, clients, suppliers, contractors and other business partners may express an interest in 
entertainment that involves inappropriate content or excessive cost.  This can bring the CIMIC Group 
brand into disrepute.  Employees are unable to participate if the conduct is in breach of the Code. If 
this situation arises, the Employee must explain tactfully that the Group does not permit company time 
or funds to be used for entertainment that is excessive in value, sexually explicit, or otherwise 
inappropriate. The Employee should not try to solve the problem by offering to pay for it personally. 

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  3

 
GROUP PROCEDURE 

Breach of this Procedure 
The requirements set out in this Procedure are mandatory. A breach of this Procedure is a breach of 
the Code. If an Employee is unsure whether an intended action infringes this Procedure, they should 
contact their Manager or Business Conduct Representative. 
Failure to properly record and seek prior approval where required will be treated seriously and may 
lead to disciplinary action, including termination. 

Procedure Information 
Owner:  Group General Counsel and Company Secretary, CIMIC 
Approved by:  Executive Chairman and Chief Executive Officer, CIMIC 
Effective date:  25 September 2015 
Note: CIMIC Group procedures may be amended from time to time. 

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  4

 
GROUP PROCEDURE 

Table 1: Schedule of Amounts for Gifts and Hospitality 
 
Item / Event Examples Amount AUD Requirement Obtain prior
(per person) to record approval

Gifts   Gifts offered or  $0 ‐ $100  No  No 

received  
$100 and <$300  Yes  No 

$300+  Yes  Yes 

Hospitality  Lunch, dinner or  $0 ‐ $100  No  No 

(offered or  sporting event / 
received)  concert / benefit  $100 and <$300  Yes  No 

$300+  Yes  Yes 

Supplier Events  Attendance at  $0 ‐ $100  No  No 

(Accepting  supplier event 
invitation)  (excluding travel) 
$100 and <$300  Yes  No 

$300+  Yes  Yes 

CIMIC Group events ‐  Invitations to clients  Any amount  Yes  Yes 
travel or  or business partners 
accommodation  etc. offering travel or 
accommodation 
   

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  5

 
GROUP PROCEDURE 

Table 2: Gift Register 
Operating Company  Contact Details 

CIMIC Group Limited  GroupGiftRegister@cimic.com.au 

Leighton Contractors  compliance@leicon.com.au 

Leighton Asia  GiftsRegister@leightonasia.com 

Thiess  compliance@thiess.com.au 

EIC Activities  GroupGiftRegister@cimic.com.au 

Pacific Partnerships  GroupGiftRegister@cimic.com.au 

Any other Operating Company  GroupGiftRegister@cimic.com.au 
 
   

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  6

 
GROUP PROCEDURE 

Gift Approval Form 
Name of Requestor: (Must be person who is receiving or offering Gift / Hospitality) 
 
Date of request (DD/MM/YY):   
Division/Department:   
Is this a Gift or Hospitality?   Gift   Hospitality  

Is approval sought to offer or accept the Gift or Hospitality?   Offer   Accept 

Does it involve a Public Official?    Yes   No 

If it is a Gift, is it cash?    Yes   No 

Describe in detail:   

Estimated Value   
The nature of the Gift or Hospitality   
Who it is for / from   

The reason it has been / is being given   
 

Approval 
What is the reason for seeking approval? 
 
 

I, the Requestor, confirm that I have read and understood the Gifts and Hospitality Procedure and 
the Gift or Hospitality above does not violate the Procedure.  

    Reviewed and Approved  /  Not approved: 
 
     
 
Signature of Requestor     Signature of Approver 
     
 
Date    Date 

Please forward the Gifts Approval Form, showing the relevant approval to the Gift Register.

© CIMIC Group Limited   |   Gifts and Hospitality Procedure |   GGS 011  7