STANDARD OPERATING PROCEDURE

PELAKSANAAN KELUAR MASUK BARANG

001-1/SEC/SOP/III/2008
Volume I

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

DAFTAR ISI

I. TUJUAN

II. DEFINISI

III. KEBIJAKAN PERUSAHAAN

IV. FLOW OF WORK

V. NARASI
5.1. Prinsip-prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Keluar/ Masuk Barang
selama Jam Kerja
5.2. Prinsip-prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Keluar/ Masuk Barang
diluar Jam Kerja

VI. WORKING INSTRUCTION

6.1. Prinsip-prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Keluar/ Masuk Barang
selama Jam Kerja Prosedur Penanganan
6.2. Prinsip-prinsip Dasar dalam Pelaksanaan Keluar/ Masuk Barang
diluar Jam Kerja

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
i
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

IKHTISAR REVISI & PERSETUJUAN

DOKUMEN TERDAFTAR
NO. KETERANGAN TANGGAL
REF. PENERBITAN
00 001-1/SOP/III/2008 Volume I April 3rd 2008

Revisi oleh : Disetujui oleh : Tanggal :

Diperiksa oleh : Jabatan :

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.

ii
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN I : Tujuan

a. Memberikan pedoman dan petunjuk kepada Petugas Security mengenai

tata cara pengeluaran atau memasukan barang, baik dari atau ke area
gedung.

b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaan, tugas, tanggung jawab serta

tahapan-tahapan tindakan yang harus dilakukan petugas Satpam dalam
melaksanakan pengawasan keluar/ masuk barang di area Gedung.

c. Memberi pedoman agar prosedur administrasi serta tugas dan tanggung

jawab Petugas Security dalam kegiatan operasional pengamanan keluar
masuk barang dilaksanakan dengan efektif.

BAGIAN II : Definisi

Beberapa definisi yang digunakan dalam penyusunan Standar Operasional

Prosedur ini adalah :

a. Building Manager (BM)

Seorang Manajer yang memimpin kegiatan operasional dari suatu properti/
bangunan komersial.

b. Security Contractor (SC)

Pihak yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengelola keamanan dan
ketertiban di gedung milik perusahaan.

c. Chief Security (CS)

Pihak atau seseorang yang ditunjuk oleh SC untuk bertindak sebagai kepala
keamanan dan ketertiban di gedung milik perusahaan.

d. Komandan Regu (DANRU)

Pihak atau seseorang yang ditunjuk oleh SC sebagai komandan regu dan
bertanggung jawab kepada CS.

e. Petugas Security (PS)

Anggota security yang bertanggung jawab kepada Danru untuk mengamankan
wilayah atau area yang ditugaskan oleh Danru untuk diamankan.

f. Pengelola Gedung (PG)

Pihak yang ditugaskan oleh perusahaan untuk mengelola salah satu gedung
milik perusahaan.

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
1
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN III : Kebijakan Perusahaan

Seluruh prosedur mengacu pada kebijaksanaan perusahaan, sebagai berikut :

a. Seluruh barang yang masuk maupun keluar dari/ ke area gedung

wajib diketahui oleh pihak terkait, khususnya Security guna menghindari
hilangnya barang.

b. Petugas Security wajib memperhatikan bila terlihat seseorang

membawa barang dari/ ke area gedung, bila perlu ditanyakan asal barang
yang dibawa.

c. Pembawa Barang harus sudah mempunyai Surat Jalan/ Surat

Keterangan mengenai barang yang dibawa, baik itu surat ijin dari gedung
maupun surat jalan dari pengirim barang.

d. Security tidak berhak memberikan ijin keluar/ masuk barang.

e. Pemberi Ijin keluar/ masuknya barang harus dari pengelola properti/

pemilik properti dan/atau pimpinan dari penyewa/ tenant atau orang yang
dikuasakan oleh perusahaan penyewa/ tenant dan disetujui oleh Building
Manager.

f. Surat Jalan harus dibuat bila tidak ada Delivery Order atau dokumen
pengiriman barang.

g. Building Manager akan mengeluarkan Instruksi Khusus kepada

Security untuk menahan semua barang yang akan keluar dari tenant yang
gagal bayar.

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
2
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN IV : Flow of Work

Start

ANGGOTA - Tanyakan asal barang

- Periksa identitas pembawa barang
SECURITY - Periksa Surat Ijin dari Pengelola Gedung
- Periksa Surat Jalan dari pemilik barang

- Catat waktu masuk / keluar

- Catat asal barang
- Catat data barang yang masuk / keluar
- Perhatikan data pemberi ijin keluar /
masuk barang

- Periksa barang apakah sesuai dengan

Surat Jalan
- Bila ada yang mencurigakan konfirmasi
dengan Departemen Tenant Relation
dan pemilik barang

- Laporkan pada atasan mengenai adanya

barang yang akan keluar / masuk
- Laporkan pada pos terkait mengenai
adanya barang yang akan keluar / masuk

KOMANDAN REGU - Tahan barang yang akan keluar / masuk

tanpa dilengkapi Surat Ijin dan Surat
Jalan

End

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
3
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN V : Narasi

5.1. PRINSIP-PRINSIP DASAR DALAM PELAKSANAAN KELUAR/ MASUK

BARANG SELAMA JAM KERJA

Tanggung Jawab Aktivitas

PS 01. Periksa orang/ Pembawa Barang tersebut, apakah sudah

mempunyai Surat Jalan/ Surat Keterangan mengenai barang
yang dibawa.

PS 02. Bila tidak ada, minta Pembawa Barang untuk mengisi Formulir
Surat Keterangan Keluar/ Masuk Barang, dengan mendata
Pembawa Barang tersebut, seperti nama, alamat, nomor KTP,
nomor telepon, dan lainnya.

PS 03. Juga catat jam/ waktu barang akan masuk/ keluar, serta asal
barang tersebut. Juga data barang yang akan keluar/ masuk,
seperti : jenis barang, jumlah, kondisi, dan lainnya.

PS 04. Hal yang terpenting adalah wajib adanya Pemberi Ijin keluar/
masuknya barang tersebut. Perhatikan datanya, nama Pemberi
ijin dan jabatannya, juga nama perusahaan/ nama pemilik asal
barang tersebut, alamat, lantai dan nomor telepon.

PS 05. Perlu pula dilakukan pemeriksaan barang yang dibawa, apakah

sesuai dengan isian pada formulir tersebut. Bila barang masuk,
jangan sampai bungkusan/ kotak diisi/ disisipi dengan bahan
peledak atau barang lain yang berbahaya.

PS 06. Jika diperlukan atau terlihat mencurigakan, sebaiknya setelah

mendapat ijin dari Pimpinan melakukan koordinasi/ mengecek
Pemilik Barang tersebut dengan menghubunginya guna
mendapatkan konfirmasi yang jelas atas barang tersebut.

PS 07. Laporkan kepada atasan dan informasikan kepada PS lainnya,

mengenai adanya barang yang akan keluar/ masuk ke pos area
yang terkait.

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
4
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

5.2. PRINSIP-PRINSIP DASAR DALAM PELAKASANAAN KELUAR/ MASUK

BARANG DILUAR JAM KERJA

Tanggung Jawab Aktivitas

PS 01. Seluruh barang yang masuk maupun keluar dari/ ke area

gedung wajib diketahui oleh pihak terkait, khususnya Security
guna menghindari hilangnya barang.

PS 02. PS wajib memperhatikan bila terlihat seseorang membawa

barang dari/ ke area gedung, bila perlu ditanyakan asal
barang yang dibawa.

PS 03. Periksa orang/ Pembawa Barang tersebut, apakah sudah

mempunyai Surat Jalan/ Surat Keterangan mengenai barang
yang dibawa dan Surat Ijin yang dikeluarkan oleh Pengelola
Gedung.

PS & Danru 04. Bila Surat Jalan/ Surat Keterangan dan Surat Ijin tidak ada,
barang tidak diperkenankan untuk masuk/ keluar gedung
sebelum pengurusan ijin dilakukan. Laporkan kepada
Pimpinan mengenai hal ini.

Keterangan :

 PS : Petugas Security
 Danru : Komandan Regu

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
5
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN VI : Working Instruction

6.1. PRINSIP-PRINSIP DASAR DALAM PELAKSANAAN KELUAR/ MASUK

BARANG SELAMA JAM KERJA

No. Aktivitas Penanggung Jawab

01. PS harus mengetahui setiap barang yang masuk PS

maupun keluar dari/ ke area Gedung.

02. PS harus menanyakan asal barang yang dibawa ke PS

atau dari gedung.

03. Periksa orang/ Pembawa Barang tersebut mengenai PS

kelengkapan surat ijin keluar/ masuk barang , seperti
surat ijin dari PG, Surat Jalan/ Surat Keterangan
mengenai barang yang dibawa.

04. Bila tidak ada, Pembawa Barang diminta untuk PS

mengisi Formulir Surat Keterangan Keluar/ Masuk
Barang, Tenant harus mengetahui dan
menandatangani formulir tersebut.

05. Catat jam/ waktu barang akan masuk/ keluar, serta PS

asal barang tersebut.

06. Data barang yang akan keluar/ masuk, seperti jenis PS

barang, jumlah, kondisi, dan lainnya.

07. Perhatikan data pemberi ijin keluar/ masuk barang, PS

nama Pemberi ijin dan jabatannya, juga nama
perusahaan/ nama pemilik asal barang tersebut,
alamat, lantai dan nomor telepon.

08. Lakukan pemeriksaan barang yang dibawa, apakah PS

sesuai dengan isian pada formulir tersebut.

09. Jika diperlukan atau terlihat mencurigakan, setelah PS

mendapat ijin dari atasan sebaiknya PS melakukan
koordinasi/ mengecek Pemilik Barang tersebut
dengan menghubunginya guna mendapatkan
konfirmasi yang jelas atas barang tersebut.

10. Laporkan kepada atasan dan informasikan kepada PS PS

lainnya mengenai adanya barang yang akan keluar/
masuk ke pos area yang terkait.

11. Tidak mengijinkan barang keluar masuk apabila PS & Danru

barang tidak dilengkapi Surat Keluar/ Masuk dan
untuk sementara tidak diijinkan keluar/ masuk dan

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
6
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

diamankan, sampai pengurusan ijin dan Surat Jalan

dibuat.

6.2. PRINSIP-PRINSIP DASAR DALAM PELAKSANAAN KELUAR/ MASUK

BARANG DILUAR JAM KERJA

No. Aktivitas Penanggung Jawab

01. PS harus mengetahui setiap barang yang masuk PS

maupun keluar dari/ ke area gedung.

02. PS harus menanyakan asal barang yang dibawa ke PS

atau dari gedung.

03. Periksa orang/ Pembawa Barang tersebut, apakah PS

sudah mempunyai Surat Jalan/ Surat Keterangan
mengenai barang yang dibawa dan Surat Ijin yang
dikeluarkan oleh PG.

04. Bila Surat Jalan/ Surat Keterangan dan Surat Ijin PS & Danru
tidak ada, barang tidak diperkenankan untuk masuk/
keluar gedung sebelum pengurusan ijin dilakukan.
Laporkan kepada Pimpinan mengenai hal ini.

Keterangan :

 PS : Petugas Security
 Danru : Komandan Regu

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
7
SECURITY & SAFETY - STANDARD OPERATING PROCEDURE
Issued : March 29th 2008, Rev. No. 01
Property Management by PT Cushman & Wakefield Indonesia

BAGIAN VII : Formulir

KODE DIBUAT
NO. FORMULIR NAMA FORMULIR OLEH RANGKAP DISTRIBUSI

1. SD-SECSAF- Petunjuk Pelaksanaan CS 1 Asli: Arsip

07100-01-00- Keluar Masuk Barang Posko
76 Security

2. QR-SECSAF- Formulir Keluar Masuk PS & 2 Asli: Pembawa

07100-01-00- Barang Danru Barang
76 Copy Dept.
: Security

Keterangan :

 PS : Petugas Security
 CS : Chief Security
 Danru : Komandan Regu

CONFIDENTIALITY NOTE: The pages accompanying this procedures contain information which is confidential or privileged. The information is intended to be for
the use of internal Property Management of The Energy only. If you are not the intended recipient, be aware that any disclosure, copying, distribution or use of the
contents of this information is prohibited.
8