Chuong 3-6 - Cac Chu Trinh Ke Toan

CHƯƠNG 3-6.
CÁC CHU TRÌNH

KẾ TOÁN
1
Nội dung
01 Chu trình doanh thu
02 Chu trình chi phí
03 Chu trình chuyển đổi
04 Chu trình tài chính
2
CHU TRÌNH DOANH THU
3
4
1. Khái quát chung về chu trình doanh thu
1.1. Khái niệm
Bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan
đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có 4 hoạt động chính trong chu trình
doanh thu:
1) Nhận đơn hàng của khách hàng;

2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;
3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;
4) Nhận tiền thanh toán
5
1.1. Khái niệm
Thanh toán tiền
Đặt hàng
Trả lời
Khách hàng
Chu Thông tin bán

Gửi hàng, hóa hàng Hệ thống sổ
đơn trình sách kế
doanh toán
thu
Trả lời
Kho hàng
Hỏi thông tin kho
hàng
6
1.2. Chứng từ
• Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order)
• Lệnh bán hàng (Sale Order)
• Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu xuất kho
• Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip)
• Các hoá đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển – Bill of Lading)
• Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice)
• Giấy báo thanh toán (Remittance Advice)
• Biên lai, biên nhận (Sale Receipt)
• Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán…
• Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ (Aging Report)
• Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản
• Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản
7
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu
8
2. Nội dung chu trình doanh thu
2.1. Nhận đặt hàng của khách
Bước này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lý đơn đặt
hàng
 Chức năng này gồm các hoạt động chính sau:
- Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng
- Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng
- Đối chiếu lượng hàng tồn kho
 Bộ phận tham gia xử lý
- Bộ phận bán hàng
- Bộ phận tín dụng
 Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Đơn đặt hàng
- Lệnh bán hàng
- Hợp đồng bán hàng
9
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
10
Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ công (Phòng Kinh doanh)
11
2.2. Giao hàng và dịch vụ cho khách
Nhân viên giao hàng chịu trách nhiệm nhận và giao hàng cho khách hàng
 Quyết định chính và thông tin cần sử dụng
- Xác định phương thức vận chuyển
+ Chuyển thẳng
+ Thuê vận chuyển
+ Nhận hàng
 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho
- Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng
- Hóa đơn vận chuyển (nếu thuê vận chuyển)
12
Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hoá
13
Quy trình xuất kho bằng thủ công tại kho hàng
14
2.3. Yêu cầu khách hàng thanh toán
Hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này:
- Đối chiếu xác nhận
- Lập hóa đơn
- Theo dõi nợ
- Thông tin về hàng bán, trị giá, thuế phải nộp
- Thông tin về khoản nợ của khách hàng so sánh mới mức tín dụng của mỗi khách hàng
- Giấy báo trả tiền phải thông báo phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm thanh toán
- Một bảng kê nghiệp vụ liệt kê các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và thông báo cho khách hàng
về số sư hiện hành
 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền; Biên lai, thẻ, vé
 Hệ thống lập hóa đơn: Lập sau; Lập trước
 Hệ thống theo dõi nợ
- Theo dõi chi tiết từng hóa đơn
- Theo dõi số dư 15
Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý hoá đơn, theo dõi công nợ
16
2.4. Nhận tiền thanh toán
- Giảm thiểu khả năng mất cắp tiền mặt
- Kế toán phải thu phải xác định được số tiền khách hàng thanh toán cho
khoản nợ nào, hóa đơn nào, chiết khấu nào được hưởng
 Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Phiếu thu
- Giấy báo có
17
Sơ đồ dữ liệu xử lý thu tiền
18
2.5. Xử lý nghiệp vụ
 Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu
và quy trình xử lý được trình bày sau đây:
- Bán chịu
- Thu công nợ khách hàng
- Bán hàng thu tiền ngay
- Hàng bán bị trả lại, giảm gía hàng bán
- Xóa nợ khó đòi
19
 Xử lý bằng máy: không có hình thức sổ mà các dữ liệu được lưu trữ trong các tập
tin/bảng dữ liệu dưới dạng số. Dạng thức rất khác biệt theo cấu trúc tập tin và
phương thức xử lý dữ liệu. Bảng sau minh họa cho cấu trúc của các bảng dữ liệu
được sử dụng trong chu trình doanh thu
Khachhang MSKH,hoten, Diachi,… SHTKPhaithu

Lenhbanhang MSLBH,SoLBH,NgayLBH
NgayYCgiao Msdieukhoan, MSKH
ChitietLBH SoLBH,MSHH,Soluong,dongia
Hanghoa MSHH,Tenhang,quicach,donvitinh,SHTKhanghoa
Giaohang MSPGH,Ngaygiao,…,MSLBH
Chitietgiaohang MSPGH,Ngaygiao,…,MSLBH
Hoadon Sohoadon,ngayhoadon,ngaydenhan,congtienhang,congVAT,
…, MSPGH
Chitiethoadon MSHD,MSHH,soluong,dongiaban,VAT%,thanhtien
20
3. Hoạt động kiểm soát của chu trình doanh thu
3.1. Rủi ro đối với chu trình doanh thu
 Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán
trước khi khoản tiền mặt này được ghi nhận là doanh thu
 Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng
mà nhà máy không thể đáp ứng
 Rủi ro đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều
kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt
 Nhân viên bán hang có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để
đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng
quá mức
21
3.1. Rủi ro đối với chu trình doanh thu
 Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính
xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn
đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần
nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.
 Xuất hàng khi chưa có phép hoặc bởi nhân viên không có thẩm quyền
 Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một số hóa đơn cho hàng hóa đã giao,
lập sai hóa đơn, hoặc lập một hóa đơn thành hai lần hoặc lập hóa đơn khống
trong thực tế không giao hàng
 Ghi sai khoản phải thu khách hàng, quản lý công nợ không tốt dẫn đến việc gia
tặng nợ xấu, nợ không đủ khả năng thu hồi
 Mất tiền của khách hàng thanh toán nợ
22
3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin
 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu là một trong những nội dung rất
quan trọng khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan đến hệ thống
xử lý bao gồm:
- Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu: do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy
đủ, không chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu không hợp lệ về các sự kiện
kinh doanh
- Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được
chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong quá trình xử lý các mẫu tin của tập tin
có tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống không kiểm soát được.
- Rủi ro liên quan tới báo cáo: các thông tin không được tổng hợp hay phân loại
đúng, hoặc các báo cáo không được cung cấp đúng thời hạn hay đúng người
nhận.
23
 Kiểm soát đầu vào: ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập
liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ liệu
 Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu: ngăn ngừa và phát hiện sai sót của
chương trình xử lý. Cũng giống như kiểm soát đầu vào, chương trình kiểm soát
xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ
 Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu: Việc kiểm soát này được
tiến hàng bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo
từng phậm vị trách nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo
cáo rà soát các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống
có các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
24
3.3. Thủ tục kiểm soát
Bán chịu Thu tiền khách hàng Thu tiền ngay
Phân chia trách nhiệm
1.BP ghi đặt hàng và bán 1. BP nhận thư tín và thủ quỹ 1. Quầy bán hàng và thủ
chịu quỹ
2.BP kho và gửi hàng 2. BP nhận thư tín và chi tiết 2. Thủ quỹ và sổ cái
tài khoản phải thu
3. Chi tiết tài khoản phải thu 3. Thủ quỹ và chi tiết Tài
và sổ cái khoản phải thu
4.Thủ quỹ và sổ cái

5. Chi tiết TK phải thu và sổ
cái
25
Thực hành kiểm soát
1. HĐ bán hàng 1. Chứng từ ban đầu 1. Chứng từ ban đầu
• Lập khi nhận được ĐĐH • Liệt kê giấy báo gửi tiền • Được chuẩn bị trước khi
của KH được lập bởi nhân viên yêu cầu khách hàng thanh
• Được đánh số trước nhận thư tín ngay khi mở toán
• Việc bán chịu phải được thư tín nhận tiền • Được đánh số trước
chấp nhận bởi bộ phận • Liệt kê giấy báo gửi tiền • Tổng kiểm soát được thiết
bán chịu phải được đánh số trước lập cho mỗi kíp làm việc
• Giá cả dựa trên bản liệt kê
giá hiện hành
• Được KS trước khi gửi
hàng cho khách hàng
26
2. Hàng hóa 2. Nhận tiền 2. Nhận tiền
a. Hóa đơn bán hàng được chấp nhận a. Gửi hàng ngày toàn bộ tiền a. Gửi ngân hàng ngày toàn
b. Số lượng được đếm độc lập nhận vào ngân hàng bộ tiền nhận được
c. Chỉ gửi đến cho khách hàng khi b. Xác nhận bản gửi tiền b. Xác nhận bản gửi tiền
nhận được hóa đơn bán hàng từ bộ
phận ghi đặt hàng
3. Chi tiết Tk phải thu 3. Chi tiết TK phải thu 3. Bán hàng
a. Chuyển sổ hàng ngày a. Chuyển sổ hàng ngày a. Tổng kiểm soát được thiết
b. Tổng kiểm soát được thiết lập hàng b. Tổng kiểm soát được thiết lập hàng ngày
ngày lập hàng ngày
c. Báo cáo khách hàng gửi hàng tháng c. Báo cáo khách hàng gửi
d. Bảng chi tiết theo thời gian được lập hàng tháng
hàng tháng
27
4. Sổ cái 4. Sổ cái 4. Sổ cái

a. Sử dụng chứng từ ghi a. Sử dụng chứng từ ghi a. Sử dụng chứng từ ghi
sổ chuẩn sổ chuẩn sổ chuẩn
b. Tổng kiểm soát được so b. Tổng kiểm soát được so b. Tổng kiểm soát được so
sánh hàng tháng sánh hàng ngày sánh hàng ngày
c. Ghi nhật ký hàng ngày c. Ghi sổ nhật ký hàng c. Ghi nhật ký hàng ngày
ngày
28
Bài tập
1. Trình bày mục đích và nhiệm vụ của việc xét duyệt bán chịu cho khách
hàng
2. Trình bày cơ sở thông thường cho việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng
3. Kể tên các hệ thống con và kiểu nghiệp vụ mà chúng xử lý trong chu trình kế
toán doanh thu
4. Nghiệp vụ nào sau đây nằm trong hệ thống xử lý đơn đặt hàng của khách
hàng
a. Lập hạn mức tín dụng khách hàng
b. Lập phiếu giao hàng
c. Kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng
d. Chấp nhận hàng bị trả lại
29
Câu hỏi
• Câu 1: Các hoạt động chính trong chu trình doanh thu?
• Câu 2: Vẽ sơ đồ dữ liệu mức 1 cho hoạt động đặt hàng trong chu
trình doanh thu?
• Câu 3: Nêu những rủi ro và hoạt động kiểm soát của 4 hoạt động
chính trong chu trình doanh thu?
30
CHU TRÌNH CHI PHÍ
31
32
Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình chi phí
33
1. Khái quát chung về chu trình chi phí
• Là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán
• Có 4 hoạt động chính trong chu trình chi phí
(1) Lập đơn hàng đến nhà cung cấp
(2) Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp
(3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán
(4) Thanh toán cho người bán
• Chu trình chi phí giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chức năng và
các hệ thống liên quan: HT hàng tồn kho, chu trình doanh thu, chu trình sản xuất
và các bộ phận khác
34
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình chi phí
35
2. Quy trình xử lý TTKT chu trình chi phí
2.1. Đặt hàng
(1) Nhận yêu cầu hàng hóa dịch vụ từ bộ phận
• Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc
bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ.
• Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định là những nhu cầu phát
sinh ít không thường xuyên. Các nhu cầu này thường được đề xuất từ các bộ phận
hoặc phòng ban trực tiếp.
• Nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường được đề
xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
• Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong kho
và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ: EOQ, MRP, JIT
36
2.1. Đặt hàng
(2) Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng
• Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán và lập
các thủ tục đặt hàng.
• Lựa chọn người bán
• Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả, giao
hàng và thanh toán.
• Chứng từ sử dụng:
- Phiếu yêu cầu hàng hóa dịch vụ
- Giấy xác nhận đơn đặt hàng của người cung cấp
- Hợp đồng mua bán
37
Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý đặt hàng
38
2.1. Đặt hàng
• Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển dữ liệu
- Xử lý bằng tay: Bộ phận mua hàng phải kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu mua
hàng bằng cách đối chiếu với các báo cáo dự trữ hàng hoặc các văn bản chính
sách chi tiêu nội bộ. Các đặt hàng được lập bằng tay và việc ký xét duyệt cụ thể
đặt hàng là yêu cầu bắt buộc trong kiểm soát.
- Xử lý bằng máy: Tất cả các dữ liệu của hệ thống sử dụng và lưu trữ dữ liệu có
trong cơ sở dữ liệu chung toàn doanh nghiệp. Các bộ phận chức năng luân
chuyển thông tin với nhau dựa chủ yếu qua việc truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ
liệu. Riêng bộ phận nhận hàng cần chứng từ đặt hàng được chấp nhận bằng
giấy vì nó phục vụ hoạt động đối chiếu hàng và phiếu gửi hàng của người bán
khi thực hiện việc nhận hàng. Trường hợp các bộ phận khác nếu cần chứng từ
giấy, có thể in từ cơ sở dữ liệu.
39
2.2. Nhận hàng
(1) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng;
(2) Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
• Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho
- Báo cáo nhận hàng
- Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng
- Hóa đơn vận chuyển
40
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng
41
2.3. Nhận hóa đơn và ghi nhận công nợ
(1) Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
(2) Ghi nhận nợ (Ghi chép, theo dõi công nợ)
- Hóa đơn bán hàng
- Giấy báo trả tiền
- Biên lai, biên nhận, thẻ, vé
• Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả:
- Hệ thống dùng sổ chi tiết;
- Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
- Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
42
Sơ đồ dữ liệu xử lý chấp nhận hoá đơn
và theo dõi công nợ phải trả
43
2.4. Thanh toán cho nhà cung cấp
(1) Lập chứng từ, xét duyệt thanh toán (lựa chon PP thanh toán, xét
duyệt thanh toán, lập chứng từ)
(2) Thanh toán (xác nhận thanh toán, giảm nợ phải trả)
- Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ
• Hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo người bán
- Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ
44
3. Hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí
3.1. Rủi ro đối với chu trình chi phí
Về quá trình đặt hàng Về quá trình Về quá trình chấp Về quá trình thanh toán
nhận hàng thuận hóa đơn và
theo dõi công nợ
• Dự trữ quá nhiều • Nhận hàng • Chấp nhận hóa • Không phát hiện được
hoặc quá ít hàng không yêu đơn khống dẫn tới các sai sót trên đơn
tồn kho; cầu; thanh toán cho hàng;
• Đặt những hàng • Đếm sai hàng những hàng hóa, • Thanh toán cho số hàng
không cần thiết; nhận; dịch vụ không không mua;
• Mua hàng với giá • Không phát nhận; • Không nhận được khoản
cao; hiện được sai • Mất khoản ưu đãi discount cung cấp;
• Mua hàng với chất sót về số do thanh toán • Thanh toán trùng lặp;
lượng kém; lượng, chất không kịp thời; • Ghi nhận sai công nợ
• Mua hàng từ người lượng hàng; • Ghi dữ liệu công phải trả;
bán kém tin cậy; • Bị mất cắp… nợ và thanh toán • Rủi ro liên quan đến
• Bị chi phối bởi sai sót, nhầm chuyển tiền, séc, chuyển
người bán. lẫn… tiền điện tử
45
3. Hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí
3.2. Nội dung
• Mục tiêu kiểm soát:
- Thu thập và xử lý các dữ liệu hoạt động kinh doanh được xét duyệt đầy đủ,
- đúng đắn;
- Các hoạt động được xét duyệt đầy đủ này thực sự xảy ra;
- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra được ghi chép đầy đủ;
- Tất cả các hoạt động thực sự xảy ra phải được ghi chép chính xác;
- An toàn cho tất cả tài sản;
- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để người quản lý kiểm soát các hoạt động
- bộ phận chức năng và đảm bảo các hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
• Hai nội dung kiểm soát:
- Kiểm soát các hoạt động kinh doanh liên quan tới quá trình mua hàng, thanh toán;
- Kiểm soát liên quan hệ thống xử lý thông tin.
46
3.3. Kiểm soát hoạt động
Hoạt động Mục tiêu kiểm Rủi ro Các thủ tục kiểm soát
soát
Lập đơn hàng • Đáp ứng đúng, • Đặt hàng nhiều • Sử dụng các công cụ tính toán để xác định
đến nhà cung kịp thời các hoặc thiếu hơn so đúng nhu cầu
cấp yêu cầu hàng với nhu cầu • Đặt hàng dựa trên yêu cầu đã kiểm tra
• Chi phí mua • Mua hàng với • Xây dựng và cập nhật các danh mục giá cả
hàng thấp nhất chất lượng không mua hàng thường xuyên
đảm bảo hoặc giá • Xây dựng quy trình chọn lựa NCC
mua cao hơn so • Xây dựng quy trình xét duyệt đặt hàng
với chất lượng • Xây dựng và cập nhật danh sách NCC
hàng được chấp nhận. Ưu tiên trong nhóm danh
sách này
Nhận hàng Thảo luận
hóa/dịch vụ từ
NCC
Chấp nhận hoá Thảo luận
đơn và theo dõi
công nợ
Thanh toán Thảo luận
cho NCC
47
❖ Kiểm soát chung:
• Mục tiêu kiểm soát:
- Đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình xử lý;
- Tránh các rủi ro bị mất, sửa đổi dữ liệu hoặc bị lộ các thông tin quan trọng.
• Kiểm soát truy cập:
- Xây dựng giới hạn truy cập từng phận hệ xử lý, từng tập tin và xây dựng mức độ truy
cập tới tập tin (mức độ khai báo dữ liệu, nhập liệu, sửa đổi dữ liệu, cập nhật dữ liệu,
xem và khai thác dữ liệu).
- Kế toán phải trả có thể được tiếp cận tới tập tin dữ liệu người bán và đặt hàng,
nhưng chỉ xem dữ liệu không được tạo mới hay sửa chữa dữ liệu.
- Kế toán chi tiền chỉ được xem và chọn hóa đơn đến hạn thanh toán trong tập tin hóa
đơn chưa thanh toán, không được sửa các dữ liệu liên quan.
48
❖ Kiểm soát chung:
• Phân chia trách nhiệm:
- Người thực hiện động kinh doanh không thực hiện công việc kế toán và không bảo
quản tài sản.
- Người khai báo dữ liệu nên tách biệt với người nhập dữ liệu nghiệp vụ.
- Đảm bảo an toàn trong truyền dẫn thông tin, dữ liệu qua hệ thống mạng: mã hóa các
dữ liệu quan trọng…
• Lưu trữ và tạo các tập tin dự phòng:
- Kiểm soát việc mất dữ liệu, đặc biệt đối với các tập tin quan trọng như công nợ, mua
hàng;
- Xây dựng quy trình lưu trữ về thời gian và phương thức lưu trữ;
- Lựa chọn các thiết bị lưu trữ bên trong, bên ngoài.
49
❖ Kiểm soát nhập liệu:
• Mục tiêu:
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu nhập vào;
- Kiểm soát hợp lệ dữ liệu nhập, kiểm soát số tổng.
- Thiết kế bảng các thủ tục kiểm soát
• Xây dựng ma trận kiểm soát dữ liệu nhập, bao gồm các cột và các hàng (dòng):
- Các cột là các vùng dữ liệu cần nhập;
- Các hàng là các liệt kê kiểm soát nhập liệu;
- Tại mỗi tọa độ giao điểm hàng và cột, các đánh dấu (√) sẽ xác định các kiểm soát
nào là cần thiết.
50
Bài tập
1. Kể tên hệ thống con và các kiểu nghiệp vụ chúng xử lý trong chu trình kế toán chi phí?
So sánh với chu trình doanh thu?
2. Việc lập đơn hàng nên được thực hiện bởi bộ phận nào? Giải thích?
- Quản lý phân xưởng
- Nhân viên mua hàng
- Nhân viên kế toán phải trả
- Trưởng các bộ phận có yêu cầu hàng
3. Chứng từ nào sau đây được xem như là một Hợp đồng ràng buộc giữa DNvà NCC
trong nghiệp vụ mua hàng? Giải thích?
- Hóa đơn của NCC
- PYC mua hàng
- Chứng từ thanh toán
51
Câu hỏi
• Câu 1: Khái niệm chu trình chi phí và các hoạt động chính trong chu
trình chi phí?
• Câu 2: Chu trình chi phí có mối quan hệ với những chu trình và bộ
phận nào?
• Câu 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 cho hoạt động 2,3,4 trong chu
trình chi phí
52
CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
53
Chu trình chuyển đổi bao gồm ba hệ thống con:
(1) Hệ thống chi phí: quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá
thành sản phầm và dịch vụ. Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho
các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.
(2) Hệ thống lương: Tính toán tiền lương cho nhân viên, thanh toán
lương, và các nghiệp vụ liên quan đến thu nhập cá nhân
(3) Hệ thống quản trị hàng tồn kho: Tổ chức quản lý dự trữ hàng
tồn kho và việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất
54
Mối quan hệ giữa chu trình chi phí,
doanh thu và chuyển đổi
55
1. Hệ thống chi phí
• Phân loại, tập hợp từng loại chi phí của quá trình sản xuất
• Tổng hợp chi phí sản xuất
• Đánh giá sản phẩm dở dang chưa hoàn thành
• Tính giá thành sản phẩm
Ghi hai nghiệp vụ:
• Tập hợp chi phí nguyên vật liệu ,chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung
(các tài khoản 154, 621,622,627)
• Kết chuyển chi phí sản xuất vào giá trị thành phẩm
56
Chứng từ
• Phiếu yêu cầu NVL
• Phiếu xuất kho
• Thẻ thời gian theo công việc,
• Phiếu kho thành phẩm
• Bảng phân bổ, kết chuyển
• Bảng tính giá thành
Báo cáo
• Báo cáo kiểm soát
• Báo cáo chi phí sản xuất
57
Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của hệ thống chi phí
58
Kiểm soát hệ thống chi phí
Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát
• Giảm lượng hàng tồn kho Thiết kế sản • Xem xét thông tin về sự thay đổi thiết kế sản
• Tính hiệu quả trong sản phầm không phù phâm lên tổng chi phí sản xuất
xuất hợp • Phân tích dữ liệu chi tiết về chi phí bảo hành
• Giảm chi phí bảo hành và và sửa chữa nhằm xác định nguyên nhân
sửa chữa sản phẩm chính trong lỗi sản phẩm
• Cung cấp sản phẩm đáp Sản xuất thừa / • Tổ chức hệ thống lập kế hoạch sản xuất chính
ứng nhu cầu khách hàng thiếu xác
• Hạn chế sự lỗi thời của • Xét duyệt cụ thể từng mặt hàng sản xuất
hàng tồn kho
• Giữ chân khách hàng
• Tiết kiệm chi phí Đầu tư không • Xét duyệt và kiểm tra lại từng nghiệp vụ mua
• TSCĐ đáp ứng yêu cầu hiệu quả vào TSCĐ
sản xuất TSCĐ • Kiểm soát bằng ngân quỹ
59
Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát
• Bảo vệ an toàn tài sản Hàng tồn kho và • Ngăn chặn và đề phòng
• Thông tin trên BCTC phản TSCĐ bị mất • Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ nhập,
ánh đúng thực tế xuất hàng
• Theo dõi từng TSCĐ
• Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và TSCĐ
• Lập chứng từ cụ thể và kiểm tra lại tất cả các
nghiệp vụ liên quan đến thanh lý TSCĐ
• Mua bảo hiểm tất cả tài sản
Hoạt động sản xuất liên tục, Hoạt động sản Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp
hiệu quả xuất bị gián đoạn
• Xây dựng kế hoạch sản Dữ liệu chi phí • Ban hành thuỷ tục kiểm soát nhập liệu và xử
xuất có hiệu quả không chính xác lý dữ liệu
• Theo dõi và kiểm soát hoạt • Sử dụng mã vạch trong ghi nhận dữ liệu tự
động sản xuất tốt, hỗ trợ động
công tác quản lý • Kiểm kê thực tế và điều chỉnh số liệu theo
thực tế
• Hoạt động trong quá trình Hoạt động trong • Theo dõi và giám sát thường xuyên các hoạt
sản xuất hiệu quả quá trình sản xuất động sản xuất
• Kiểm soát tốt chất lượng không hiệu quả • Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động thích
sản phẩm hợp 60
Xử lý các nghiệp vụ kế toán chi phí
1. Căn cứ báo cáo các mặt hàng cần bổ sung, ĐĐH của khách hàng, lập kế hoạch sản xuất
2. Từ kế hoạch sản xuất, lập Lệnh sản xuất (2 liên) chuyển cho bộ phận kế toán mở sổ chi tiết chi
phí , và 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất
3. BP sản xuất căn cứ Lệnh sản xuất, lập Phiếu YC NVL (2 liên) , lưu tại bộ phận và 1 liên chuyển
đến kho lấy NVL
4. Tại kho, sau khi xuất NVL cho sản xuất, lập phiếu xuất kho thủ kho ký lên 2 liên lưu 1 tại kho, 1
chuyển cho kế toán chi phí
5. BP kế toán chi phí căn cứ liên 2 Phiếu YC NVL ghi chi phí NVL vào sổ chi tiết chi phí tương ứng
6. Trong quá trình sản xuất, công nhân lập thẻ thời gian theo công việc và thẻ thời gian. Ký duyệt
của quản đốc, thẻ thời gian chuyển sang bộ phận kế toán chi phí ghi sổ chi tiết tương ứng
7. Sản phầm hoàn thành, lập phiếu nhập kho thành phẩm (3 liên), nhận thành phẩm nhập kho, thủ
kho ký phiếu nhập kho, liên 1 (quản đốc phân xưởng –lưu); liên 2 đến bộ phận kế toán, còn lại
lưu tại kho
8. Tùy theo phương pháp tính giá thành, kế toán chi phí lập bảng tính giá thành (2 liên) – kế toán
chi phí, kế toán tổng hợp
61
2. Hệ thống lương
• Hệ thống này xử lý các hoạt động về tuyển dụng nhân sự, ghi chép, tính toán và thực
hiện thanh toán lương cho công nhân viên.
• Chứng từ, sổ và báo cáo trong hệ thống khác nhau giữa các đơn vị
• Chu trình quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp: gồm quản lý nhân sự và quản lý
lương
- Quản lý nhân sự: tuyển dụng/ thuê, đồng thời quản lý thông tin nhân sự
✓ Các chứng từ đầu vào: Báo cáo nhân sự
✓ Các chứng từ đầu ra: Thông tin trên BCTC; Danh mục nhân viên
- Quản lý lương: thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu nhập nhân
viên
✓ Chứng từ đầu vào: Báo cáo thời gian làm việc; Bảng tổng hợp các khoản giảm trừ
lương; Báo cáo giảm thuế
✓ Chứng từ đầu ra: Thông tin trên BCTC; Phiếu kiểm tra thanh toán lương; Bảng thống
kê khấu trừ; Báo cáo thuế; Bảng tóm tắt lương
62
Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát của hệ thống tiền lương
63
• Chu trình tiền lương bao gồm 4 hoạt động cơ bản:
(1) Chấm công cho người lao động ở các bộ phận;
(2) Tính lương và lập bảng lương;
(3) Thanh toán lương và các khoản trích theo lương;
(4) Ghi sổ cái.
64
Sơ đồ dữ liệu cấp 1: Tính lương và lập bảng lương
65
• Hoạt động kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán lương
và các khoản trích theo lương:
- Uỷ quyền giao dịch
- Phân công nhiệm vụ
- Giám sát
- Chứng từ, sổ sách kế toán
- Kiểm soát truy cập
- Kiểm tra độc lập
66
2. Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống hàng tồn kho có hai chức năng chủ yếu:
• Thực hiện các ghi chép kế toán về tồn kho
• Quản trị hàng tồn kho: duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng
tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bình thường đều đặn cho dù có thể sử
dụng NVL nhiều hơn mức dự tính hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm trễ trong
việc giao hàng
Chi phí hàng tồn kho được phân thành 3 loại:
• Chi phí mua hàng gồm chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, giá mua hàng hóa, chi phí
nhận hàng hóa…
• Chi phí dự trữ: gồm tất cả các chi phí bảo quản, dự trữ như tiền lương nhân viên kho
hàng, chi phí khác liên quan đến bảo quản như thuê và khấu hao kho hàng, c hi phí
bảo hiểm mua hàng trong kho, chi phí dịch vụ mua ngoài, điện…
• Chi phí cơ hội: tất cả các chi phí phát sinh do hàng tồn kho thiếu hụt như: lỗ do thiếu
hàng bán, định phí phải gánh chịu cao, lỗ chi phí cơ hội và chi phí phí cơ hội của việc
đầu tư vào hàng tồn kho
67
2. Hệ thống hàng tồn kho
Chứng từ
Các nghiệp vụ mua và bán hàng tồn kho được xử lý trong chu trình chi phí và doanh thu
nên các chứng từ liên quan cũng là các chứng từ đã được trình bày trong chu trình mua và
bán hàng, bao gồm yêu cầu mua hàng, đơn hàng, PNK, báo cáo nhận hàng, lệnh bán
hàng… Trường hợp yêu cầu nguyên vật liệu, chứng từ sử dụng là phiếu yêu cầu NVL thay
cho phiếu yêu cầu mua hàng.
Kế toán hàng tồn kho
• Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ
• Thực tế hiện nay các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm HTK, sử dụng hệ thống mã
vạch hoặc phương pháp ghi dữ liệu thời điểm bán hàng nên đã giảm thời gian nhập
liệu và do đó phương pháp kê khai thường xuyên được sử dụng phổ biến và hiệu quả
68
Sơ đồ dữ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho
69
Bài tập
1. Kể tên hệ thống con và các kiểu nghiệp vụ chúng xử lý trong chu trình kế toán chi phí?
So sánh với chu trình doanh thu?
2. Việc lập đơn hàng nên được thực hiện bởi bộ phận nào? Giải thích?
- Quản lý phân xưởng
- Nhân viên mua hàng
- Nhân viên kế toán phải trả
- Trưởng các bộ phận có yêu cầu hàng
3. Chứng từ nào sau đây được xem như là một Hợp đồng ràng buộc giữa DNvà NCC
trong nghiệp vụ mua hàng? Giải thích?
- Hóa đơn của NCC
- PYC mua hàng
- Chứng từ thanh toán
70
Câu hỏi
• Câu 1: Khái niệm chu trình chi phí và các hoạt động chính trong chu
trình chi phí?
• Câu 2: Chu trình chi phí có mối quan hệ với những chu trình và bộ
phận nào?
• Câu 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 cho hoạt động 2,3,4 trong chu
trình chi phí
71
CHU TRÌNH TÀI CHÍNH
72
1. Hệ thống các nghiệp vụ vốn
Các nghiệp vụ vốn
• Tăng vốn: vay ngan hang, phát hành trái phiếu, phát hành cổ phiếu
• Giảm vốn: rút vốn, chia cổ tức
Sổ: Sổ chi tiết vay ngân hàng, sổ chi tiết giữ trái phiếu, cổ phiếu
Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu
Hoạt động KS Vay ngân hàng Phát hành TP Phát hành CP
1.Ủy quyền thực hiện Phân cấp theo giá trị, thời BGĐ BGĐ, cổ đông
nhiệm vụ hạn vay
2. Bảo quản TS và sổ Đơn vị được ủy thác độc lập Đại lý chuyển nhượng giữ
sách giữ chứng nhận TP các chứng nhận CP
3. Phân chia trách Phân chia giữa người vay, Sử dụng người ủy thác độc lập Độc lập bp giữ sổ và đại lý
nhiệm ngân hàng và người ghi chuyển nhượng… các
chép, giữ sổ chức năng
4. Chứng từ và sổ sách Giấy tờ và có sự chấp BGĐ chấp nhận việc trả lãi BGĐ chấp nhận việc trả
nhận của cấp phù hợp Chứng chỉ được đánh số cổ tức
Chứng chỉ được đánh số
73
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu
74
2. Hệ thống tài sản cố định
• Khái niệm: TSCĐ là một bộ phận TS thuộc loại TS dài hạn, là những tư liệu lao động chủ
yếu và những TS khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài
• Đặc điểm và yêu cầu quản lý:
- Tồn tại trong nhiều chu kỳ kinh doanh của DN -> TSCĐ phải được theo dõi và quản lý theo
nguyên giá TSCĐ
- Giá trị và giá trị sử dụng bị giảm dần, DN phân bổ nguyên giá vào Chi phí SXKD -> TSCĐ
phải được theo dõi cả giá trị hao mòn
- Để cung cấp thông tin toàn diện cho quản lý -> TSCĐ được quản lý theo chỉ tiêu giá trị còn
lại
• Các nhiệm vụ của việc tổ chức thông tin phần hành kế toán TSCĐ
- Xác định đúng đối tượng ghi TSCĐ -> Xác định nguyên giá TSCĐ
- Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình tăng, giảm nguyên giá TSCĐ hay thanh lý,
chuyển nhượng bán TSCĐ
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ, giám sát chi phí về kết quả công việc sửa chữa
75
• Dữ liệu đầu vào
+ Phiếu yêu cầu mua tài sản
+ Báo cáo nhận tài sản
+ Hóa đơn của nhà cung cấp
+ Báo cáo việc xây dựng hoàn thành – áp dụng đối với TS do đơn vị tự xây dựng
+ Báo cáo sửa chữa và bảo trì
+ Báo cáo thay đổi TSCĐ: chuyển đổi, bán hay thanh lý
• Dữ liệu đầu ra:
+ Thông tin trên BCTC
+ Danh mục TSCĐ
+ Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ
+ Báo cáo tình hình sửa chữa và bảo trì tài sản
+ Báo cáo thanh lý tài sản
76
Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định
77
• Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về TSCĐ
Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát
1, Ủy quyền xử lý Cho các cấp quản lý tùy thuộc vào giá trị TSCĐ
2. Bảo vệ TS và sổ sách Kiểm tra, lập báo cáo nhận TS khi nhận TSCĐ
Báo cáo nhận TS phải được đánh số trước
BP sử dụng TSCĐ phải được tham gia vào việc nhận cũng như
chấp thuận TSCĐ
3. Phân chia trách Phân chia giữa bộ phận mua hàng và kế toán phải trả
nhiệm
4. Chứng từ và sổ sách 1.Chứng từ “YC mua TSCĐ”
+ Căn cứ vào nhu cầu của BP sử dụng tài sản
+ Chấp nhận bởi cấp quản lý
2, Chứng từ “ Đơn đặt hàng”
+ chỉ lập khi nhận được “YC mua TSCĐ”
+ đánh số trước
+ chọn trên cơ sở đấu thầu (TS mới, dự án mới)
+ Kiểm tra giá, đặc điểm kỹ thuật, các đk kèm theo
3, Chứng từ thanh toán
78
KẾT THÚC CHƯƠNG I
79

Chuong 3-6 - Cac Chu Trinh Ke Toan

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Chuong 3-6 - Cac Chu Trinh Ke Toan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CHƯƠNG 3-6.

CÁC CHU TRÌNH

02 Chu trình chi phí

03 Chu trình chuyển đổi

04 Chu trình tài chính

1) Nhận đơn hàng của khách hàng;

Chu Thông tin bán

Khachhang MSKH,hoten, Diachi,… SHTKPhaithu

4.Thủ quỹ và sổ cái

Thực hành kiểm soát

4. Sổ cái 4. Sổ cái 4. Sổ cái

You might also like