Describing a Process 

You can describe a process or procedure in a number of ways, depending on your 
audience, your purpose and the conventions of the discipline in which you are writing: 
 
• A narrative in paragraph form that describes what you did for an interested 
observer (written in either past tense/passive voice or first person/past tense). 
• A numbered set of instructions intended for an audience who will follow your 
directions to perform the process, written in present tense, active voice, imperative 
mood. 
• A numbered list reporting on the actions you performed, written in first person, 
active voice, past tense. 
• A numbered list reporting on the actions you performed, written in past tense, 
passive voice. 
 
 
Here is the same process description, presented in four different ways. 
 
Narrative in paragraph form
There are at least two ways to present a narrative process description.  You can 
describe the process using passive voice or you can use first person.  Notice that in both 
cases, you will be using connecting (transition) words and phrases to create a coherent 
description of the process you’re describing. 
 
 
Using Passive: 
To successfully replace a flat tire, the driver follows several steps.  First the hubcap is removed and then 
the lug nuts on the wheel are loosened. The second step is to raise the car with a jack. Next, the nuts are 
removed and the flat tire is taken off. After that, the spare tire is put on, and the nuts are replaced. Then, 
the car is lowered to the ground. Finally, the nuts are completely tightened and the hubcap is replaced 
before the car is started. 
 
Using first person: 
To successfully replace a flat tire, we followed several steps.  First we removed the hubcap and loosened 
the nuts on the wheel. The second step was to raise the car with a jack. Next, we removed the nuts and 
detached them from the wheel and then took off the flat tire. After that, we put on the spare tire and 
replaced the nuts. Then, we lowered the car to the ground. Finally, we made sure the nuts were 
completely tightened before we started the car. 
 
(adapted from http://www.admc.hct.ac.ae/HD1/english/writing/wtgpassive7.htm) 
 
 
 
 
Numbered set of instructions
Telling someone how to do something involves providing a numbered set of steps, 
written in imperative mood with strong, active verbs.  Always precede the list with an 
introductory sentence. 
 
 
To successfully replace a flat tire, follow these steps: 
1.  Remove the hubcap. 
2.  Loosen the nuts on the wheel. 
2.  Raise the car with a jack.  
3.  Remove the nuts. 
4.  Take off the flat tire. 
5.  Put on the spare tire.  
6.  Replace the nuts.  
7.  Lower the car to the ground and remove the jack. 
8.  Finally, make sure the nuts are completely tightened before you drive away. 
 
 
 
Numbered list of actions (first person, past tense)
In reporting on how you completed a task, you will list the steps you followed in 
numbered order, writing in first person and using strong, active, past tense verbs.  
There is no need to provide transition words or phrases in a numbered list. 
 
 
To replace the flat tire, we completed the following steps: 
1.  Removed the hubcap. 
2.  Loosened the nuts on the wheel. 
2.  Raised the car with a jack.  
3.  Removed the nuts. 
4.  Took off the flat tire. 
5.  Put on the spare tire.  
6.  Replaced the nuts.  
7.  Lowered the car to the ground and removed the jack. 
8.  Made sure the nuts were completely tightened. 
 
 
 
Numbered list of actions (past tense, passive voice)
Some disciplines report processes in passive voice (eg., mechanical engineering).  Also, 
passive emphasizes the action performed rather than the person performing it. 
 
 
To replace the flat tire, the following steps were completed: 
1.  The hubcap was removed. 
2.  The nuts on the wheel were loosened. 
2.  The car was raised with a jack.  
3.  The nuts were removed. 
4.  The flat tire was taken off. 
5.  The spare tire was put on.  
6.  The nuts were replaced.  
7.  The car was lowered to the ground and the jack was removed. 
8.  The nuts were completely tightened. 
 

Technical Communications Center • Texas A&M University at Qatar

Access all of our handouts online at www.qatar.tamu.edu/tcc/