PLANNING & SCHEDULING

TRAINING

MICROSOFT PROJECT
DATE: 18 JANUARY 2019

azlynadia
PEMBANGUNAN CPM

azlynadia
 PENYEDIAAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
• Sebelum menyediakan WBS, planner perlu:
i. Mengumpul dan menganalisa maklumat projek.
ii. Menentukan komponen projek berdasarkan skop projek.
iii. Menyenarai dan menyusun aktiviti (task) kerja.
iv. Menganggar tempoh (duration), kuantiti, kos mengikut BQ dan sumber (resource) bagi
setiap tugasan.
v. Menentukan pertalian “predecessor” yang sesuai bagi setiap aktiviti. Pastikan semua
kerja di”link”kan.

azlynadia
 MAKLUMAT PENDAHULUAN – PROJECT INFORMATION
Tarikh mula projek
seperti dinyatakan
di dalam kontrak

Kalendar projek
mengikut masa
yang ditetapkan
dalam kontrak

• Maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam Project Information adalah:

i. Start Date
ii. Schedule From
iii. Calendar

azlynadia
MAKLUMAT PENDAHULUAN - GENERAL

azlynadia
 MAKLUMAT PENDAHULUAN - ADVANCED

Symbol: tak perlu masukkan

‘RM’, biarkan kosong bagi
menyenangkan copy & paste
semasa membuat s-curve

• Tukar Currency kepada MYR (Ringgit Malaysia)

• Tukar Decimal Digit kepada dua titik perpuluhan untuk menunjukkan kos
azlynadia
 MAKLUMAT PENDAHULUAN - KALENDAR

Masukkan waktu cuti pada

hari Jumaat dan waktu
bekerja pada hari Sabtu

Masukkan public holiday

azlynadia
 MENYENARAIKAN AKTIVITI DAN MERANGKA WBS

• Pastikan setiap kerja ada CRITICAL dan Preliminary tidak boleh dijadikan CRITICAL.

azlynadia
 MENYENARAIKAN AKTIVITI DAN MERANGKA WBS
• Untuk membentuk WBS, guna indent/outdent task. Task di ‘indent’ untuk menghasilkan
subtask.
• Mod aktiviti (Task Mode):
i. Manually Schedule – biasa untuk gantt chart dan aktiviti tidak di”link”kan
dengan aktiviti lain.
ii. Auto Schedule – perlu key in tarikh mula (start), masa (duration) dan pertalian
(predecessor)
NORMAL TASK

PROJECT SUMMARY TASK

MILESTONE

SUMMARY TASK

azlynadia
 MENYENARAIKAN AKTIVITI DAN MERANGKA WBS
• Bagaimana recurring task dibuat?

azlynadia
 TEMPOH, KOS & SUMBER
• Tempoh/masa = Kuantiti/Produktiviti
• Kos = Kuantiti x harga (rate) – termasuk kos buruh dan bahan binaan. Kos ini adalah
sama dengan harga kontrak
• Sumber = Bilangan jentera dan pekerja yang digunakan bagi setiap item kerja

azlynadia
 TEMPOH
• Tempoh/masa = Kuantiti/Produktiviti
• Cipta formula di “custom field”
- Custom field – choose “number” – rename – formula – field – ok – use formula - ok

azlynadia
 TEMPOH
Insert COLUMN untuk Insert COLUMN untuk Insert COLUMN untuk
Number 1 (Duration) Number 2 (Quantity) Number 3 (Productivity)

Akan dikira oleh MS

Masukkan kuantiti Masukkan produktiviti
Project berpandukan
secara manual secara manual
formula
azlynadia
 KOS
• Kos = Kuantiti x harga (rate) – termasuk kos buruh dan bahan binaan. Kos ini adalah
sama dengan harga kontrak
• Ada 3 kos:
i. Fixed Cost
ii. Resource Cost
iii. Material Cost

azlynadia
 SUMBER
• Sumber = Bilangan jentera dan pekerja yang digunakan bagi setiap item kerja

azlynadia
 PERTALIAN (LINK/PREDECESSOR)
• Bagaimana pertalian dibuat?
i. Task > link

Cara pertama – Klik ID 17, tekan shift key dan klik ID 20 dan tekan LINK
azlynadia
 PERTALIAN (LINK/PREDECESSOR)
i. Task > link

Cara kedua – Klik ID 17, tekan CTRL dan klik ID 19 dan klik LINK

azlynadia
 PERTALIAN (LINK/PREDECESSOR)
ii. Link dari bar ke bar

azlynadia
 PERTALIAN (LINK/PREDECESSOR)
iii. Link melalui Gantt Table (Predecessor/Successor Column)

Cara Pertama: Insert

column predecessor &
successor

Cara kedua: Double

click & masukkan link di
predecessor

azlynadia
 S-CURVE
FIZIKAL DAN KEWANGAN

azlynadia
 BASELINE
• Apa itu baseline?
- Baseline adalah data-data projek yang ditentukan pada permulaan projek sebelum
kerja-kerja tracking/updates dilaksanakan. MS Project menyimpan 5 jenis data
baseline:
1. Start Date
2. Finish Date
3. Duration
4. Work
5. Cost

azlynadia
 S-CURVE
• S-Curve Kewangan (Financial) adalah data-data kos yang dimasukkan kedalam MS
Project berdasarkan harga kontrak.
• S-Curve Fizikal (Physical) adalah berdasarkan duration bagi semua aktiviti kerja

• S-Curve dijana melalui 2 cara iaitu:

i. S-Curve melalui Visual Report
menggunakan MS Excel
- Click REPORT > VISUAL REPORT > TASK
USAGE > MONTH > VIEW

azlynadia
 S-CURVE
• S-Curve dijana melalui 2 cara iaitu:
ii. S-Curve melalui Task Usage
- Click VIEW > TASK USAGE
- Untuk bina S-Curve, copy & paste data dari sini ke excel dan bina S-Curve.

azlynadia
 S-CURVE
S-CURVE FIZIKAL
120%

100%
88%
100%

72%
80%

57%
60%

41%
40%
25%
12%

20%

0%
Jan-19 Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

azlynadia
TRACKING/UPDATES
PROJECT

azlynadia
 TRACKING/UPDATES PROJECT

• Copy % Complete & Actual Cost (File Baseline) dan paste di column % Schedule &
Schedule Cost (File Tracking).

azlynadia
 TRACKING/UPDATES PROJECT

Pastikan apabila
tracking/updates
column2 ini diperlukan
dalam laporan

• Column % Schedule TEXT1 & Schedule Cost Column COST1

• Apabila tracking, hanya 3 column yang akan diisi kemajuan kerja iaitu ACTUAL START,
ACTUAL FINISH & % COMPLETE
azlynadia
TERIMA KASIH

azlynadia