ලෙජරය යාවත්කාලීන කිරීම සඳහා උපදෙස්.

1.ලෙජරයක් යනු ඔබ කරන සෑම ගනුදෙනුවකම ලැයිස්තුවක් බව දැන ගන්න.

2.ඔබගේ ලැබීම් සහ නිකුත් කිරීම්වල පිටපත්

(GRNs, Transfer Notes, Issue Notes, Inter Site MRNs) සුරකින්න, ඒවා ඔබේ ලෙජර ඇතුළත්

කිරීම් සමඟ සමපාත විය යුතුය.

GRN [භාණ්ඩ ලැබුණු සටහන]

 සැපයුම්කරුවන්ගෙන් ලැබුණු භාණ්ඩ පිළිබඳ වාර්තාවක් වන අතර ඇණවුම් කරන ලද

ඒකක ලැබී ඇති බවට සාක්ෂියක් ලෙස GRN වාර්තාව පෙන්වයි.

 ඔබ GRN තැබීමට පෙර, අදාළ ලියකියවිලි අනුව භාණ්ඩ භාර දෙන ස්ථානය දෙවරක්

පරීක්ෂා කර බැලීමට වග බලා ගත යුතුය

 සැපයුම්කරුගේ ඉන්වොයිසිය සමඟ ඒකක ගණන හරස් පරීක්ෂාවෙන් [cross check] පසු
ගබඩාකරු විසින් GRN තැබිය යුතුය. තවද ඔහු භාණ්ඩවල ගුණාත්මකභාවය ද [quality]
පරීක්ෂා කළ යුතුය.

 GRN හි වටිනාකම සැපයුම්කරුගේ ඉන්වොයිසියෙහි අවසාන අගය සඳහන් කිරීම හා

සමාන විය යුතුය.

 ලබාගත් ඒකකය සඳහා කිසියම් අනුක්‍රමික අංකයක් [Serial number / service code]
ඇත්නම්, GRN හි සඳහන් කළ යුතුය.

 ලබාගත් ඒකකයට කිසියම් දෝෂයක් තිබේ නම්, එය GRN නොවිය යුතුය. ඔබ ප්‍රධාන

ගබඩාවේ උපදෙස් විමසිය යුතුය.

  සැපයුම්කරුගේ ඉන්වොයිසි අදාළ GRN සමඟ අමුණා තිබිය යුතුය.
 ඔබේ වැඩබිම තුළ ඇති සියලුම GRN සම්බන්ධ තොරතුරු ප්‍රධාන ගබඩාවට දැනුම් දිය
යුතුය.

 ඔබ GRN කළ යුත්තේ සැපයුම්කරුවන්ගෙන් ලබාගත් භාණ්ඩ පමණි. ප්‍රධාන ගබඩාවෙන්

ලබාගත් භාණ්ඩ ඔබ GRN නොකළ යුතුය.

 එකම භාණ්ඩවලට එරෙහිව ද්විත්ව GRN වළක්වා ගැනීමට අවශ්‍ය ක්‍රියාමාර්ග ගත යුතුය.

- අළුතින් ලබාගත් භාණ්ඩ වලින් GRN භාණ්ඩ වෙනම ගොඩ ගසන්න.

- නව ලේඛන වලින් GRN ලේඛන වෙන් කරන්න

Transfer Notes. [මාරු කිරීමේ සටහන]

- එක් ස්ථානයක සිට තවත් ස්ථානයකට භාණ්ඩ මාරු කිරීම සඳහා ලේඛනය භාවිතා කරයි.

- ප්‍රධාන ගබඩාවේ සිට උප ගබඩාව දක්වා

- අනිවාර්ය අවශ්‍යතාවයක් ලෙස ලේඛනයේ පහත සඳහන් දෑ පිරවිය යුතුය.

- Date

- Vehicle number

- Transfer from location/ Transfer to location

- Item no/description/serial number [if available) /quantity

- Name and signature of [ delivered by/ received by (driver) / received by (stores)

 Transfer Notes වල පිළිගත් පිටපත් [acknowledge copies] එකතු කිරීමට ඔබ අවශ්‍ය

පියවර ගත යුතුය.
[acknowledge copy - පිළිගැනීමේ පිටපත යන පදය අර්ථ දක්වා ඇත්තේ භාණ්ඩ භාර දී ඇති

ලේඛන සත්‍යාපනයකි. සාමාන්‍යයෙන්, පිළිගැනීම ලැබෙන්නේ ලබන්නන්ගේ අත්සනෙනි]

 Transfer note ඔස්සේ ලැබුණු භාණ්ඩ සඳහා කිසි විටෙකත් GRN නොතබන්න.

Issue note [නිකුත් කිරීමේ සටහන]

 වැඩබිම තුළ ඇති අන්තර් ස්ථාන අතර භාණ්ඩ නිකුත් කිරීම සඳහා ලේඛනය භාවිතා

කරයි.

- උප ගබඩාවේ සිට වැඩබිම දක්වා

- අනිවාර්ය අවශ්‍යතාවයක් ලෙස ලේඛනයේ පහත සඳහන් දෑ පිරවිය යුතුය.

- Project/Sub location

- Date

- Vehicle number

- Time of departure/ Time of arrival

- Item no/description/serial number [if available) /quantity

- Name and signature of [ delivered by/ received by (driver) / received by (stores)

 Issue Notes වල පිළිගත් පිටපත් [acknowledge copies] එකතු කිරීමට ඔබ අවශ්‍ය පියවර

ගත යුතුය.

 ඔබ Issue Notes තැබිය යුත්තේ Inter site MRN වෙත පමණි.

 ඔබ Inter site MRN නොමැතිව උප ස්ථානයට භාණ්ඩ නිකුත් නොකළ යුතු අතර සුමට

ක්‍රියාකාරිත්වය [un-breakable operation] සඳහා නිකුත් කර ඇත්නම්, වහාම ක්‍රියාත්මක

වන පරිදි අදාළ පාර්ශවයෙන් Inter site MRN එකතු කළ යුතුය.

 Issue note ඔස්සේ ලැබුණු භාණ්ඩ සඳහා කිසි විටෙකත් GRN නොතබන්න.
Inter Site MRNs

 වැඩබිම් අතර භාණ්ඩ මාරු කිරීම සඳහා ලේඛනය භාවිතා කරයි.

 Inter Site MRN හි ඉල්ලීමකින් තොරව, වැඩබිම් අතර භාණ්ඩ මාරු කිරීමට [Issue Notes]

ඔබට අවසර නැත.

3.දෛනික නිකුත් කිරීම් සහ ලැබීම් අදාළ දිනයේ දී වෙන වෙනම ලෙජරයට ඇතුළත්

කළ යුතුය.

4. ලෙජරය යාවත්කාලීන කිරීමට පෙර, ඔබ ලබාගත් සහ නිකුත් කළ ප්‍

රමාණයන් පරීක්ෂා

කර අත්සන් කළ යුතුය.

5. ලෙජරය යාවත්කාලීන කිරීම දින පදනම මත පදනම් විය යුතුය.

6.නිකුත් කිරීම් සහ ලැබීම් සම්පුර්ණ වූ විට ලෙජරය වහාම යාවත්කාලීන කළ යුතු

අතර එදිනෙදා කටයුතු අවසන් වන තෙක් බලා නොසිටිය යුතුය.

7.ඇතුළත් කිරීම් වෙනස් කිරීම සඳහා නිවැරදි කිරීම් තරල භාවිතා කිරීම තහනම්ය.

8.ඔබට ඇතුළත් කිරීම් වෙනස් කිරීමට අවශ්‍

ය නම්, එය තනි පේළියකින් කපා

නිවැරදි කළ දේ නැවත ලිවිය යුතු අතර වෙනස් කරන්නාගේ අදාළ කෙටි අත්සන

තැබිය යුතුය.
9. ලෙජර කඩදාසි අංක කොට box-file තුල ගොනු කළ යුතු අතර ඒවා අස්ථානගත

නොවිය යුතුය.