Lean vergaderen, hoe doe je dat?

Sneller, slimmer, succesvoller vergaderen dankzij een lean vergaderwerkwijze

INLEIDING
Vergaderen moet toch sneller, slimmer en succesvoller kunnen? Nou en of. Namelijk
door de ‘lean’ principes toe te passen op vergaderprocessen. Zo kun je alle handelingen
die noodzakelijk zijn voor een effectieve vergadering op efficiënte wijze organiseren én
vergroot je de effectiviteit. Dus geen stapels papier meer, dubbel werk of tijdrovende
voorbereiding. Hoe je dat doet, lees je in dit e-book.

Wie lean zegt…

…zegt digitaal vergaderen. Digitaal werken is het schoolvoorbeeld van een lean
vergaderwerkwijze. En zeg nu zelf, anno 2017 kunnen die stapels papierwerk toch écht niet
meer? Tijd dus om je boeltje te digitaliseren. Dat vraagt om ondersteunende faciliteiten, zoals
een digitale vergaderomgeving. Is dat geregeld, dan heeft iedereen altijd toegang tot zijn
documenten. Anywhere. Anytime.

Grip op vergaderen
Niets staat lean vergaderen nog in de weg. Want wij gaan je daarbij helpen. In dit e-book
behandelen we kort de lean filosofie en de populariteit daarvan. Ook gaan we samen kijken of
je de verspillingen herkent die vaak voorkomen in het vergaderproces. Daarna krijg je tips om
je vergaderwerkwijze in jouw organisatie te optimaliseren.

2
Inhoudopgave
INLEIDING ................................................................................................................................................2
Wie lean zegt…...................................................................................................................................................2
Grip op vergaderen...........................................................................................................................................2

1. Vlot vergaderen ...........................................................................................................................4

Lean: wat houdt het in? ..................................................................................................................................4
Een hype of een blijvertje? ............................................................................................................................4
Hoe vernieuwend is lean? ..............................................................................................................................4

2. Hoe lean is jouw huidige vergaderproces? ..................................................6

Verspillingen in het vergaderproces ...........................................................................................................6
Verspilling 1. Defecten...............................................................................................................................6
Verspilling 2. Overproductie...................................................................................................................7
Verspilling 3. Transport............................................................................................................................7
Verspilling 4. Te veel voorraad...............................................................................................................7
Verspilling 5. Beweging ...........................................................................................................................8
Verspilling 6. Overprocessing.................................................................................................................8
Verspilling 7. Wachten... ...........................................................................................................................8

3. Lean vergaderproces.............................................................................................................9
Work lean, go digital.........................................................................................................................................9
Menselijke succesfactor..................................................................................................................................9
Een goede voorbereiding.............................................................................................................................. 10
Tips voor meer efficiëntie vóór de vergadering: .................................................................................... 10
Tips voor meer efficiëntie tijdens de vergadering: ..................................................................................11
Tips voor meer efficiëntie na de vergadering: .........................................................................................12

4. Hoe start je met lean vergaderen? .....................................................................13

Stap 1. Communicatie & Draagvlak.......................................................................................................13
Stap 2. ICT-randvoorwaarden................................................................................................................13
Stap 3. Selectie van de applicatie........................................................................................................ 14
Stap 4. Implementatie............................................................................................................................ 14
Stap 5. Borgen en blijven verbeteren................................................................................................. 15
Aan de slag. ..................................................................................................................................................... 15

3
1. Vlot vergaderen
De cijfers liegen er niet om: gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan
vergaderen. Een kwart! Dat is meer dan een dag per fulltime werkweek. Dat moet sneller,
slimmer en succesvoller kunnen. En dat kan, namelijk met ‘lean’.

Lean: wat houdt het in?

Over lean is veel gezegd en geschreven. De ene definitie nog mooier dan de andere.
Simpel gezegd staat ‘lean’ voor continue verbetering van processen. Met lean maak je
bedrijfsprocessen slanker, zodat je flexibeler kunt reageren en langdurig optimaal kunt
presteren. Lean is een verzamelnaam voor alle methoden die hieraan bijdragen. Geen wonder
dus, dat er zoveel verschillende definities zijn: er zijn ook meerdere methoden.

Een hype of een blijvertje?

Lean is een onbetwiste blijver. Organisaties zijn nog lang niet volleerd als het gaat om de lean
methodiek. Niet voor niets prijkt de filosofie op menig congresprogramma, groeit de vraag
naar lean trainingen en vormt het vaak een stokpaardje in grootschalige reorganisaties.
Dankzij de uitgebreide toepassingen en de mogelijkheid continu te verbeteren gaat lean nog
jaren mee.

Hoe vernieuwend is lean?

Lean mag dan wereldwijd aan populariteit winnen, de filosofie is niet nieuw. Het begrip werd
eind jaren ‘80 al aan de Dikke van Dale toegevoegd. Maar lean innoveert nog altijd. Het aantal
tools neemt toe, maar ook de manier waarop lean wordt toegepast en geïmplementeerd.
De methodiek heeft organisaties nog veel nieuws te bieden. Dat blijkt ook wel uit de
ontwikkelingen die lean de afgelopen jaren heeft doorgemaakt:

4
• Lean staat niet stil
De lean filosofie wordt allang niet meer alleen geassocieerd met de traditionele
industriële sector. Steeds meer sectoren zijn overstag. Maar ook binnen bedrijven hoor
je er zonder lean niet meer bij. Vaak neemt de IT afdeling het voortouw, maar volgen
projectmanagement, HR, Marketing en andere takken van sport in rap tempo. Je kunt er niet
meer om heen; het loont om lean op taakniveau te introduceren. Zo ook lean vergaderen:
het levert gewoonweg meer op met minder inspanning.

• Dagelijkse kost
Lean is geen tijdelijk project, maar een ‘way of work’. Een cultuur gericht op continu
verbeteren. Waar men vroeger nog sprak van ‘regelmatige’ acties om verbeteringen te
signaleren, vraagt lean nu om dagelijkse activiteit. Organisaties starten bijvoorbeeld de dag
met een 10-minutenronde, waar je doorneemt wie wat de vorige dag heeft gedaan en wat
de aandachtspunten voor vandaag zijn. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt
verwacht en is er minder tussentijds overleg nodig.

• Lean is van iedereen

Lean is niet (meer) het speeltje van de staf- en managementsupportafdeling, maar van
iedereen. Lean is een manier van denken en werken die iedereen in de organisatie zich
kan eigenmaken. Juist een gezamenlijke taal zorgt voor slagvaardigheid in samenwerking.
Verantwoordelijkheden zijn duidelijk afgestemd en iedereen draagt zijn steentje bij aan een
efficiënte werkwijze.

Dat klinkt allemaal veelbelovend, maar hoe helpt lean jou vlotter te vergaderen? Simpel. Je
kunt de lean principes toepassen op vergaderprocessen. Zodat je ook nog tijd over houdt voor
andere dingen. Laten we in het volgende hoofdstuk eens kijken waarom vergaderen nu zo
tijdrovend is. Aan welk onderdeel van vergaderen besteed je de meeste tijd en energie? Met de
lean vergaderwerkwijze is dat binnenkort verleden tijd.

5
2. Hoe lean is jouw huidige vergaderproces?
Kilometers reisafstand, stapels leeswerk en als klap op de vuurpijl een urenlange
bijeenkomst. Je besteedt maandelijks tientallen uren aan het in goede banen leiden van
talloze vergaderingen. En waar blijft de tijd? Je bent hartstikke druk maar vaak weet je
achteraf niet meer waarmee. Goed vergaderen is allesbehalve makkelijk. Reden te meer om
het vergaderproces eens onder de loep te nemen. Vandaag nog.

Verspillingen in het vergaderproces

Lean komt van origine uit de industriële sector. De eerste stap om daar continu te kunnen
verbeteren, was het terugbrengen van verspilling.

Er zijn 7 verspillingen in een traditioneel productieproces: defecten, overproductie, transport,

te veel voorraad, beweging, overprocessing en wachten. Voorheen werd dit alleen toegepast
op productieprocessen, maar tegenwoordig gelden ze voor elk soort proces, dus ook voor lean.

Hieronder gaan we de verspillingen één voor één doorlopen, want je zult zien dat de
traditionele verspillingen ook voorkomen in het vergaderproces. Het is onze gezamenlijke
missie om overbodige handelingen te elimineren, zodat je efficiënter kunt werken.
Herken je ze?

Verspilling 1. Defecten
Defecten komen niet alleen voor in de industriële sector. Jij bent inmiddels een prof in het

organiseren van vergaderingen. En gezien jouw trackrecord aan ervaring, ben je zelden
te betrappen op een misstap. Toch? Oeps…Was dat maar waar. Elke vergadering is anders
en je aanpak wil nog wel eens verschillen. En er zijn ook zoveel factoren waarmee je
rekening moet houden dat je nog wel eens iets vergeet. Bijvoorbeeld het doorsturen van de
laatste versie van de stukken. Of helemaal geen stukken sturen. Of stukken sturen naar de
verkeerde persoon. Slordig, maar het is je allemaal wel eens overkomen. Hoe dan ook, deze
missers moeten hersteld worden en dat kost tijd en energie.

6
 Verspilling 2. Overproductie
De tweede lean verspilling is overproductie en dit komt ook voor in het vergaderproces.
Denk maar eens aan jouw perfectionisme, of (over)ijverigheid. Want eerlijk is eerlijk: als
je dan toch die klassieke fout maakt, spreek je jezelf streng toe: “Vanaf nu geen missers
meer.” Je besteedt extra veel aandacht aan je communicatie naar collega’s, controleert
nauwkeurig je werk en plaatst ijverig de puntjes op de i. Knock knock! De volgende valkuil
dient zich aan: namelijk verspilling door overproductie. Voorkom dat je extra tijdrovende
handelingen verricht waar niemand om vraagt. Voorkom ook overproductie waar je collega’s
wél om vragen: hoe vaak komt het niet voor dat je de agenda of de stukken moet wijzigen?
Dat betekent weer een loopje naar het kopieerapparaat, stukken opnieuw samenstellen en
mailen. En wat dacht je van al die koeriers die (herhaaldelijk) ingeschakeld worden om de
stukken thuis te laten bezorgen…?

Verspilling 3. Transport
Hoewel effectief vergaderen een gedegen voorbereiding vraagt, mag je best kritisch zijn op
de omvang van het huiswerk dat men voorbereidt. Alle informatie die voor de vergadering
geproduceerd wordt moet immers ook digitaal, of per koerier, getransporteerd worden.
Dat wil zeggen het verzamelen, ordenen en delen van de vergaderstukken. Drie keer raden
voor wie dat een tijdrovende klus oplevert… Een andere verspilling aan transport is het
aantal kilometers dat men aflegt om op de vergaderlocatie te komen. Niet bepaald efficiënt,
goedkoop of milieuvriendelijk. Transportverspilling komt dus ook veelvuldig voor in het
vergaderproces.

Verspilling 4. Te veel voorraad

Het zijn de sluipmoordenaars voor onze effectiviteit: ongelezen e-mail, vergaderstukken
die zich opstapelen of openstaande actiepunten. Ook in een kantooromgeving is sprake van
verspilling door voorraad. En dit kost altijd tijd. Je loopt achter de feiten aan en verspilt
energie aan voorraad die misschien wel nooit meer nodig is. Sommige dingen lossen zich
soms ook gewoon vanzelf op. En andere zaken vragen om een structurele oplossing. Een
oplossing die voorkomt dat je brandjes moet blussen. Want ook dat is een schoolvoorbeeld
van verspilling.

7
 Verspilling 5. Beweging
Te veel beweging binnen een bedrijfsproces leidt tot verspilling. Niet eens qua energielevel,
maar wel qua tijd. Heb je ondanks een gestructureerde werkwijze regelmatig het gevoel
dat je het overzicht verliest? Best logisch: al die vergaderingen zorgen voor een overkill
aan informatie. Je zoekt je iedere keer een ongeluk naar de laatste versie en probeert
tevergeefs je dossierkast up-to-date te houden. Je hebt genoeg van de talloze onderonsjes
met het kopieerapparaat. Alle inspanningen voelen als een race tegen de klok en toch
vraag je je aan het einde van de dag vaak af waar je zo druk mee bent geweest. Je voelt je
allesbehalve productief. Het wordt tijd dat jouw organisatie digitale meters maakt, zodat
onnodige fysieke meters worden voorkomen.

Verspilling 6. Overprocessing
En stel dat je al een beetje papierloos werkt? Hallo nieuw systeem, aangepast proces
en extra taak. Het aantal systemen binnen jouw organisatie groeit nog steeds. Hoewel
deze bedoeld zijn om het werk makkelijker te maken, kunnen ze je vooral dubbel werk
bezorgen. De integratie van de systemen is niet optimaal: ze ‘praten’ niet met elkaar. Wat
je invoert in systeem één, herkent systeem twee niet vanzelf. Zo verschijnt de reservering
van de meeting room nooit vanzelf in de agenda’s. En reserveer je de beamer in wéér
een ander systeem (waarvoor jouw inlog momenteel niet werkt). Om over het invoeren
van visitekaartjes nog maar te zwijgen. Het gaat hier om de verspilling overprocessing.
Dit betekent dat er onnodige extra stappen genomen worden in het proces, omdat deze
bijvoorbeeld onduidelijk zijn of niet goed zijn ingericht.

Verspilling 7. Wachten...
… tot je een ons weegt. Geen mens houdt ervan: wachten. In een omgeving waar
overprocessing ontstaat, dreigt de mate van verspilling toe te nemen. De impact van een
nieuw systeem in de organisatie is nog maar het topje van de ijsberg. Kijk bijvoorbeeld eens
kritisch naar je mailbox. Hoeveel verzoeken om informatie heb je uitstaan? Vragen aan
collega’s? Hoe vaak komt het voor dat je niet verder kunt met je werkzaamheden, omdat je
in afwachting bent? En de klok tikt door. We wachten op alles en iedereen: op antwoord, op
informatie, op akkoord. Met wachten gaat tijd verloren, tijd die je liever wilt steken in zaken
die écht belangrijk zijn.

Samengevat kunnen we stellen dat het lean principe zeven traditionele verspillingen kent,
die ook voorkomen in het vergaderproces. De zogenaamde ‘one million dollar question’ is nu:
hoe elimineer je deze verspillingen en zorg je voor een lean vergaderwerkwijze? Daarbij gaan
wij je helpen in het volgende hoofdstuk.

8
3. Lean vergaderproces
Nu je de belangrijkste verspillers in het vergaderproces kent, wordt het zaak om deze te
elimineren. Vergaderen moet immers sneller, slimmer en succesvoller kunnen. Hoogste tijd
om de lean principes toe te passen op vergaderprocessen. Zo vergroot je de efficiëntie en
effectiviteit. Klinkt simpel, maar waar begin je?

Work lean, go digital

Visionairs in de jaren ‘80 wisten het zeker: de komst van de computer betekent het einde van
papier. En toch is er nog nooit eerder zoveel papier gebruikt als in dit digitale tijdperk1. En
door de vergaderdrift gaan aanzienlijk veel bomen verloren. Er wordt nog altijd te makkelijk en
te veel geprint.

Gelukkig biedt lean uitkomst. Want wie lean zegt, zegt digitaal vergaderen. Het is het
schoolvoorbeeld van een lean vergaderwerkwijze. Iedereen heeft tegenwoordig toegang tot
een computer en heeft dankzij de cloud altijd toegang tot zijn documenten. En de technologie
van iBabs helpt je hierbij een handje. Digitaal vergaderen brengt een tijdsbesparing van
gemiddeld 70% met zich mee.

Menselijke succesfactor
Maar met alleen een digitale vergaderomgeving ben je er niet. Het succes van vergaderen
valt of staat bij een strak georganiseerd proces voor, tijdens en na de vergadering. Wie daar
in slaagt, geniet van forse voordelen. Met name in de voorbereiding en afhandeling van een
vergadering is tijdswinst te behalen.

1
http://www.leefmilieu.brussels

9
 Een goede voorbereiding...

“Geef mij zes uur de tijd om een boom

om te hakken en ik zal de eerste vier uur
besteden aan het slijpen van de bijl.”

- Abraham Lincoln

…is het halve werk. En als managementondersteuner heb je daar

je handen vol aan: het verzamelen van de te bespreken punten,
het opstellen van de agenda, uitvragen van de stukken, delen
met alle collega’s en de logistieke zaken zoals het organiseren
van een ruimte en apparatuur. Ook dit kan lean.

Tips voor meer efficiëntie vóór de vergadering:

• Vervang papier voor een digitale agenda. Maak standaard templates voor terugkerende
meetings, dat scheelt je de volgende keer veel werk. Met een digitale vergaderomgeving
verzamel je de agendapunten digitaal en orden je de stukken bij het juiste agendapunt. Geef
in de agenda de openstaande actiepunten van de vorige vergadering aan.
• Iedereen heeft toegang tot één centrale werkomgeving. Je kunt aanvinken wie wat te zien
krijgt en een gepersonaliseerd informatieaanbod bieden. Ideaal, zo voorkom je een overkill
aan documenten en beperk je voorbereiding tot enkel de relevante zaken.
• De zoekfunctie helpt je in een split second oude besluiten, aantekeningen of notulen terug
te vinden die relevant voor zijn het agendapunt.
• Nieuwe informatie of updates voeg je toe of vervang je in de centrale werkomgeving. Zo
heeft iedereen de laatste versie tot zijn beschikking. Het voorbereiden van verkeerde
documenten is dus verleden tijd. Geen wijziging of toevoeging ontgaat je dankzij een
overzichtspagina waar alle mutaties geregistreerd staan. Netjes gesorteerd op datum van
wijziging, compleet met het agendapunt en de desbetreffende eigenaar.
• Is er sprake van meerdere locaties of thuiswerkers? Onzin om flexcollega’s kilometers te
laten overbruggen voor één vergadering. Met je digitale vergaderomgeving heb je alles bij
de hand om locatieonafhankelijk te werken. Zo bespaar je makkelijk reistijd en kosten en
bovendien is het ook handig voor je voorbereiding.

10
Tips voor meer efficiëntie tijdens de vergadering:
• Wil je indruk maken met een sterk staaltje timemanagement? Gebruik een wekker en start
en eindig met de afgesproken tijd. Houd je aan de agenda en beperk je tot de geplande tijd.
Vermijd herhaling. En voor wie een echte revolutie in vergaderland wil realiseren: Vergader
staand. Een vergadering zonder stoelen gaat 34% sneller2.
• Niemand zit dus te wachten op een uitputtende meeting-marathon. Digitaal vergaderen
ondersteunt dit, omdat je de agenda, notulen, besluitenlijst of te bespreken dossiers
allemaal in één omgeving hebt. En de meest actuele versie, want na elke update wordt je
document automatisch vernieuwd. Zo draait de vergadering vanaf nu alleen nog maar om
de inhoud.
• Iedereen kan tijdens de vergadering aantekeningen maken. Precies op de plek waar je wilt.
Deze blijven bewaard, ook als een bepaald stuk uit het vergaderdocument wordt gehaald
óf de internetverbinding je in de steek laat. De aantekeningen, of een deel daarvan, kun je
desgewenst delen met collega’s.
• De kracht van een vergadering is dat iedereen bij elkaar is. Zelden wordt daarvan slim
gebruikgemaakt door actief de samenwerking op te zoeken. Zonde. Waarom niet een deel
van de tijd besteden aan het realiseren van een belangrijke doelstelling?

2
https://business.missouri.edu/sites/default/files/bluedorn_turban_love_1999_jap.pdf

11
Tips voor meer efficiëntie na de vergadering:
Dankzij een slimme voorbereiding kijk je terug op een strakke vergadering. Onderaan de
streep heeft het je zelfs energie gegeven. En dat is maar goed ook, want nú is het zaak alle
verbeteringen te verankeren in een standaard werkwijze.

• Standaardiseer het ‘nieuwe’ lean vergaderproces. Informeer collega’s over de nieuwe

werkwijze. Laat zien dat de digitale werkomgeving voorziet in standaard templates voor de
agenda. Hier kun je direct je meeting notes en actiepunten in kwijt. Tijdrovend? De eerste
keer een beetje, maar je hebt er oneindig veel plezier van.
• Het is en blijft een must voor effectief vergaderen: notuleren. In een digitale
vergaderomgeving notuleer je direct bij het agendapunt, net als de actiepunten en
besluiten. Dankzij een slimme registratie heb je in één druk op de knop de actiepunten of
besluiten per onderwerp, vergadering of verantwoordelijke in beeld. Zo vermijd je herhaling
en voorkom je dat hetzelfde agendapunt de volgende keer weer opgevoerd wordt. Leuker
kunnen we het niet maken, wél makkelijker.
• Een beeld zegt meer dan duizend woorden, dus: visualiseer. Breng de performance in beeld
en zorg dat de doelstelling en voortgang van elk team inzichtelijk is. Een heldere visualisatie
geeft richting aan datgene wat écht belangrijk is, het motiveert om met actiepunten aan de
slag te gaan en het helpt verbetermogelijkheden in kaart te brengen.
• Zorg periodiek voor een korte evaluatie. Vraag de deelnemers naar:
• wat er goed ging en wat men moet blijven doen;
• waarmee men beter kan stoppen;
• waarmee men moet beginnen om meer efficiëntie te boeken voor, tijdens of na de
vergadering?

Dit is belangrijk om ongewenst gedrag en de gevolgen daarvan voor het overleg bespreekbaar
te maken.

12
4. Hoe start je met lean vergaderen?
Waar begin je nu? Lean vergaderen hoeft helemaal niet complex te zijn en heeft
duidelijke voordelen. iBabs, marktleider op het gebied van digitaal vergaderen, heeft een
stappenplan gemaakt om je te helpen sneller, slimmer en succesvoller te vergaderen. Kleine
aanpassingen, groot verschil.

Stap 1. Communicatie & Draagvlak

Het klinkt bijna kinderlijk eenvoudig, maar blijkt in de praktijk nog altijd een uitdaging.
Goede communicatie is een voorwaarde voor succes. Vertel je collega’s waarom digitaal
vergaderen lean is, wat de voordelen zijn als je lean vergadert en de nadelen van een
traditionele werkwijze. Overtuig hen van het gemak, dan kun je ongetwijfeld op begrip
rekenen.

En zijn je collega’s écht enthousiast? Nodig hen dan uit om als eerste een kijkje in de
digitale omgeving te nemen. Profiteer van deze zogenaamde ‘early adoptors’ en maak ze
tot jouw promotors voor papierloos vergaderen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat zij als eerste
kunnen testen. Laat ze daarna hun ervaringen delen, bijvoorbeeld in een personeelsmeeting
of interne nieuwsbrief. Zij happy, jij happy.

Stap 2. ICT-randvoorwaarden
Voor stap 2 moet je met je ICT-collega’s aan tafel. Om de software voor lean vergaderen
te gebruiken is een tablet of eventueel een laptop nodig. En dus is de vraag: op welk
device(s) gaan jullie vergaderen? En wat doe je, als collega’s een andere voorkeur hebben?
Of hun eigen device willen gebruiken? Ook moet je nadenken over dataopslag. Komt alle
‘vergaderdata’ in de cloud of wordt daarnaast gebruikgemaakt van lokale opslag? Verder
mag een stabiele internetverbinding in jullie vergaderzalen natuurlijk niet ontbreken.
Hoewel een goede digitale vergaderoplossing ook zonder internetverbinding de juiste
documenten kan tonen.

13
 Stap 3. Selectie van de applicatie
De volgende stap is het selecteren van een applicatie waarmee jouw organisatie digitaal
kan vergaderen. Dat vraagt om een weloverwogen keuze. Je wilt een aantrekkelijk tarief,
een hoge kwaliteit en goede integratiemogelijkheden. Zoeken, vergelijken en vragen stellen.
Voor de applicatie die het beste past bij jouw organisatie ga je niet over één nacht ijs. En
dat is maar goed ook, want waarom zou je genoegen nemen met minder als er voldoende
alternatieven zijn? Een selectietraject kost tijd, maar vervolgens weet je dat je de komende
jaren goed zit. Betrek je collega’s van de ICT-afdeling bij het selectietraject.

Neem daarbij de volgende criteria mee:

• Gebruiksgemak
• Integratie met andere tools
• Beschikbaarheid
• Ondersteuning
• Passend in de bestaande infrastructuur
 
Stap 4. Implementatie
Na de voorbereiding (en aankondiging) is het tijd om de lean vergaderwerkwijze te
implementeren in de organisatie. Een belangrijke succesfactor is om te beginnen met een
gezamenlijke introductiemeeting over digitaal vergaderen. Een uitleg over het nieuwe
digitale proces en vragen(v)uurtje helpt om de betrokkenen snel up & running te krijgen. In
praktijk neemt dit niet meer dan een halve dag in beslag.

Daarna is het tijd om te implementeren, experimenteren en te leren. Je zult nieuwe

uitdagingen het hoofd moeten bieden. Bespreek regelmatig de effectiviteit met elkaar en
wees kritisch op hoe lean de digitale vergaderwerkwijze uitpakt. En dan komt het aan op het
vermogen om als team continu het proces te optimaliseren.

14
 Stap 5. Borgen en blijven verbeteren
Een lean vergaderwerkwijze is geen rocket science. Hoe komt het dan dat nog steeds 80%
van de implementaties mislukt? Wordt er dan helemaal geen resultaat geboekt? Jawel, en
daarin schuilt juist het gevaar. Na de eerste zichtbare verbeteringen zakt het resultaat vaak
terug. Het nieuwtje is er af. Terwijl het dan juist aankomt op aandacht.

Digitaal vergaderen zorgt voor een schat aan informatie die je kunt delen met de
organisatie:
• minder verspilling,
• tijdswinst,
• kostenreductie,
• werkplezier,
• milieuverbetering.

Borg het lean gedachtegoed in de organisatie. Het delen van de eerste resultaten
vergroot het bewustzijn, stimuleert méér collega’s lean te werken en wakkert continu
verbetering aan.

Aan de slag.
Als je via deze stappen digitaal vergaderen in jouw organisatie implementeert, kun je snel
en zonder risico’s aan de slag. Je bent overigens niet de eerste die hiermee te maken krijgt.
iBabs krijgt deze vraag vaker en kan je helpen efficiënter te werken of in contact brengen met
anderen die je zijn voorgegaan in het implementeren van lean vergaderen.

15
Management Support iBabs
B+B Vakmedianet B.V. De Factorij 33
Postbus 448 1689 AK Zwaag
2400 AK Alphen aan den Rijn www.ibabs.eu
www.managementsupport.nl