KINH NGHIỆM XÂY DỰNG VÀ

VẬN HÀNH QUY TRÌNH HIỆU QUẢ

Vì sao có quy trình mà vẫn như không?
Xây được quy trình không quá khó. Làm thế nào để quy trình đó đi vào
vận hành hiệu quả mới khó.

Một ngày khi doanh nghiệp của bạn đủ lớn, bạn nhận thấy các bộ
phận bắt đầu gặp khó khăn để phối hợp với nhau. Không thể cứ chạy
qua chạy lại rồi mỗi lúc làm một kiểu mãi như vậy. Vậy là bạn ngồi
xuống và thảo ra một quy trình. Bước 1 là gì, bước 2 là gì. Bạn hào
hứng đưa nó xuống nhân viên, lòng khấp khởi rằng từ nay mọi thứ sẽ
trơn tru, bạn sẽ không phải chạy theo hướng dẫn từng người ai nên
làm thế nào nữa.

Bạn và đội ngũ đã dành ra không ít tâm huyết và kỳ vọng cho những
quy trình nghiệp vụ như thế.

Thế nhưng khi bắt đầu vận hành, bạn sẽ bắt đầu thấy mọi thứ không
giống như tưởng tượng. Đối tác phàn nàn vì hợp đồng gửi trễ, khách
hàng phàn nàn là họ chủ động liên hệ tới tìm hiểu thông tin nhưng
không có ai tiếp nhận tư vấn, số lượng đơn hàng hoàn thành vẫn chậm
hơn so với kế hoạch dù đã bổ sung nhân lực, nhân viên thì cứ làm sai
liên tục hoặc thậm chí là ngó lơ không làm… Mọi thứ còn tệ hơn cả khi
chưa bắt đầu khiến cho bạn cảm thấy “vỡ mộng”.

Bạn giật mình nhận ra những thứ hoàn hảo trên giấy kia cũng chỉ là
những quy trình “chết” không mang lại giá trị.

Vậy là bạn nghiêm túc nhìn nhận lại mọi thứ, tìm tới những phân tích
đúng đắn nhằm phát hiện ra những sai lầm “chết người” trước đây.
Bạn cũng muốn nhận được hướng dẫn sửa sai từ những đơn vị có uy
tín, hơn cả thế là bản hướng dẫn chi tiết cách bạn có thể xây dựng và
vận hành thành công các “quy trình thao tác chuẩn” tại chính doanh
nghiệp mình.

Vậy cuốn ebook này chính là tấm bản đồ hữu ích nhất
mà Base.vn dành tặng cho bạn.
MỤC LỤC

01 Tại sao doanh nghiệp cần

xây dựng và quản lý
quy trình thao tác chuẩn?

“Quy trình chết”: 02

3 sai lầm thường gặp
và cách sửa sai

03 5 bước để xây dựng một

quy trình thao tác chuẩn

Giải pháp công nghệ 04

$ cho quản lý và tự động
hoá quy trình
 I.
TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN
XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
1
Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ
được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu
vào thành các kết quả đầu ra. Quy trình là tài sản quan trọng của một
doanh nghiệp, bởi nó là tấm bản đồ chỉ dẫn để cung cấp các sản phẩm
và dịch vụ giá trị cho khách hàng.

Hệ thống quy trình trong doanh nghiệp không chỉ bao gồm các quy
trình có thể tạo ra doanh thu trực tiếp (như quy trình sản xuất, quy
trình tư vấn khách hàng, quy trình ký hợp đồng, quy trình nhập-xuất
hàng hoá,...) mà còn một số lượng lớn các quy trình vận hành mang
lại lợi nhuận gián tiếp (như quy trình onboarding nhân sự, quy trình
phân phối nội dung marketing, quy trình kiểm nghiệm sản phẩm, quy
trình tạm ứng lương, quy trình xử lý khiếu nại khách hàng,...)

Xây dựng quy trình là công việc tương

đối mất nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều
kiến thức cũng như kỹ năng quản trị.
Tuy nhiên, bạn bắt buộc phải làm điều
này nếu muốn doanh nghiệp có tầm
nhìn chiến lược và đi vững, bước xa.

Bởi lẽ, theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp sẽ tăng đồng nghĩa
với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công
việc. Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình được xây dựng và
quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất
có thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả
tổ chức.

2
Cụ thể hơn, về mặt lợi ích, những quy trình được xây dựng và quản lý
hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:

Cải thiện do nhân viên đã nắm rõ các bước cần làm, cách
làm và kết quả cần đạt; các cấp quản lý thì kiểm
năng suất
soát tiến độ và chất lượng công việc dễ hơn

trong quá trình vận hành do các đầu công việc/

Giảm thiểu
nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa
rủi ro theo thứ tự

nhờ tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại,
Cắt giảm
giảm thiểu tối đa thời gian để thực hiện một công
chi phí
việc hay một dự án

Sẵn sàng và tạo ra những bước tiến mới nhờ các đầu việc cũ
đột phá đã được tối ưu và giải quyết triệt để

Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình
“chuẩn mực” chính là con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh
đạo không thể nào bỏ qua.

Tuy nhiên, con đường này chưa bao giờ là dễ dàng bởi trong quá trình
vận hành sẽ phát sinh khối lượng lớn thông tin cũng như sự tham gia
của nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Mắc phải sai lầm là không
thể tránh khỏi, điều quan trọng là bạn có nhận thức được tất cả những
sai lầm đó để rút kinh nghiệm và áp dụng một giải pháp tối ưu cho nó
hay không.

Dưới đây là 3 sai lầm mà lãnh đạo doanh nghiệp thường mắc phải
nhất trong quá trình xây dựng và vận hành quy trình. Cùng xem liệu
bạn có thấy mình trong đó?

3
II.
“QUY TRÌNH CHẾT”:
3 SAI LẦM THƯỜNG GẶP
VÀ CÁCH SỬA SAI

4
1. Lý do thứ nhất: Quy trình không được định nghĩa

Một quy trình không được định nghĩa tức là nó không được viết ra,
không có hướng dẫn rõ ràng từng bước cho nhân viên hay giải thích
các yếu tố chính trong đó như: ai sở hữu quy trình nào, vai trò và trách
nhiệm của các đối tượng tham gia quy trình,... Cũng không ngoại trừ
những trường hợp đã quy định trong văn bản nhưng vẫn gây mập mờ,
không rõ ràng.

Điều này sẽ khiến mỗi người thực hiện nghiệp vụ hiểu một cách khác
nhau nên kết quả đầu ra khác nhau, quy trình hướng dẫn một đường
nhưng người thực hiện một nẻo dẫn đến nhân viên làm sai, hoặc quy
trình có xu hướng không được thực thi, khi có vấn đề thì không xác
định được đối tượng để truy cứu trách nhiệm, cũng như không có ai
trực tiếp theo dõi và có mặt kịp thời để xử lý các phát sinh.

Một nhân viên lại thường cùng lúc tham gia vào nhiều quy trình khác
nhau; càng đòi hỏi sự định nghĩa minh bạch và rõ ràng từ phía lãnh đạo
doanh nghiệp.

Vậy giải pháp dành cho bạn là gì?

Điều đầu tiên để biết quy trình có hiệu quả hay không là chúng phải
được tuân thủ. Vậy trước hết nhân viên của bạn phải hiểu đúng, hiểu
đủ để có thể thực hiện.

Hãy trực quan hóa quy trình của doanh nghiệp thành các hình ảnh, sơ
đồ, bảng biểu,... với mô tả nhiệm vụ của từng thành viên được đính
kèm bên cạnh,... Lưu ý rằng các mô hình này không nên quá phức tạp
để đáp ứng được khả năng đọc hiểu và ghi nhớ của con người. Bạn có
thể sử dụng thêm phương pháp đào tạo, kiểm tra để đảm bảo nhân
viên đã nắm được đầy đủ các thông tin này.

5
“If you can't describe what
you are doing as a process,
you don't know what you're
doing.”

– Edwards Deming.

6
2. Lý do thứ hai: Quy trình gặp nhiều ma sát

Cho dù lý thuyết có thế nào thì khi một quy trình trên giấy đi vào thực
tế, nó sẽ không còn lý tưởng nữa. Có rất nhiều loại ma sát xuất hiện
trong quá trình thực thi một quy trình: bất đồng giữa các phòng ban
khi phối hợp và tiếp nhận công việc của nhau, trao đổi thông tin giữa
các quy trình không liền mạch dẫn đến sai lệch thông tin hoặc chậm
trễ trong thực hiện nhiệm vụ, nhân viên mất quá nhiều thời gian cho
các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại hàng ngày,...

Hậu quả là năng suất làm việc giảm, công việc chung bị chậm trễ, kết
quả không được như kỳ vọng, thậm chí là quy trình bị ngưng trệ do
mãi không tìm được lối thoát trơn tru.

Vậy giải pháp dành cho bạn là gì?

Có hai việc bạn cần thực hiện để giảm thiểu ma sát trong thực thi quy
trình.

Thứ nhất, doanh nghiệp cần các công cụ tự động hóa để thay nhân
viên đảm nhận các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại mà không đóng góp
nhiều giá trị. Điều này không chỉ giúp nhân viên của bạn được giải
phóng, có thời gian làm những việc khác quan trọng hơn; mà còn giúp
giảm các lỗi sai của con người, tránh việc doanh nghiệp phải tiêu tốn
nguồn lực xử lý thêm các vấn đề phát sinh.

Thứ hai, bạn cần một công cụ để giải quyết vấn đề giao tiếp nội bộ
trong tổ chức, giúp các bộ phận trao đổi mọi thông tin công việc
nhanh, chính xác, loại bỏ hoàn toàn ma sát khi phối hợp. Lưu ý rằng
các ứng dụng chat thông thường rất dễ khiến thông tin quan trọng bị
trôi, bị lẫn trong hàng trăm cuộc trò chuyện khác, và email cũng được
xếp vào hình thức giao tiếp không đồng bộ - không thuận tiện cho

7
3. Lý do thứ ba: Quy trình không được đo lường

Một quy trình rất khó có thể hoàn chỉnh 100% ngay từ lần thiết kế đầu
tiên. Xem nhẹ sự cần thiết của đo lường quy trình sẽ khiến doanh
nghiệp bạn không phát hiện được điểm nóng, nút thắt, nút cổ chai,...
hay bất kỳ tên gọi nào khác thể hiện cho sự tắc nghẽn không thể
thông suốt của quy trình.

Hậu quả của sự thiếu hụt đo lường là một quy trình không được tối ưu.
Những bước thừa thãi sẽ lấy đi thời gian và nỗ lực của đội ngũ - chính
là tiền của doanh nghiệp. Các điểm nóng không được tìm ra và giải
quyết dứt điểm sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và kết quả cuối
cùng.

Một ví dụ đơn giản: Quy trình xử lý hợp đồng của doanh nghiệp luôn
bị phàn nàn là chậm trễ; nhưng khi bạn trao đổi với các bên có liên
quan thì ai cũng khẳng định mình đã làm nhanh nhất có thể. Bạn hoàn
toàn không biết phải sửa cái gì và sửa ở đâu.

Vậy giải pháp dành cho bạn là gì?

Hầu hết tất cả doanh nghiệp đều đã gặp phải tình huống như vậy. Và
giải pháp duy nhất chính là tìm đến một công cụ có thể đo lường các
thông số quy trình một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
Công cụ thường được dùng nhất chính là phần mềm quản lý quy trình.

Áp dụng luôn vào ví dụ ở trên, khi đưa quy trình lên phần mềm quản
lý và triển khai khoảng 5-7 nhiệm vụ, báo cáo tự động có thể khiến
bạn “giác ngộ”. Màu đỏ của sự “trễ deadline” hiện ra nhiều nhất ở bước
xin chữ ký của các C-level! Hoá ra luồng công việc bị tắc nghẽn là do
các sếp thường xuyên phải đi công tác xa, mà quy trình yêu cầu đích
danh chữ ký của C-level bộ phận có liên quan.

Vậy là bước đo lường và tối ưu quy trình đã có được chỉ dẫn cụ thể!
8
 III.
5 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
Chắc chắn rồi, việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp
một cách bài bản luôn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên,
sự đầu tư này vô cùng “có lãi”, bởi doanh nghiệp sẽ loại bỏ hoàn toàn
các sai lầm mắc phải về sau, cũng như tiết kiệm được chi phí thử
nghiệm / sửa sai, đồng thời tăng năng suất làm việc và hiệu quả vận
hành.

9
Mô hình xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn và có tính thực thi
tốt nhất hiện nay chính là mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đo lường
hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra,…)
5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.

Lưu ý rằng giai đoạn 4 và 5 thường bị doanh nghiệp bỏ qua do suy

nghĩ quy trình đề ra là cố định, không thay đổi. Nhưng thực tế quy
trình luôn phải linh hoạt và theo sát sự thay đổi của doanh nghiệp. Bạn
cần thiết tuân thủ theo hai giai đoạn này nếu như không muốn mắc
phải các sai lầm dẫn tới “quy trình chết” đã đề cập ở trên.

10
 Giai đoạn 1: DESIGN - XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ
theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

11
1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản
lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên
những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích cuối cùng mà bạn muốn
hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ
những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn
tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả
nhất định.

Chúng ta hãy xem xét một ví dụ dưới đây: Quy trình sản xuất ra một nội dung trên
blog, cụ thể là một bài viết học thuật của một chuyên gia IT:

12
Theo ví dụ bên trên, nhu cầu của doanh nghiệp lúc này là đưa
ra một quy trình sản xuất nội dung học thuật, với phạm vi triển
khai được chia cho 2 bộ phận chính: quy trình dành cho tác giả
bài viết - biên tập viên, quy trình thu thập - phân phối nội dung
dành cho nhóm marketing.

Người viết ở bước 1 thực sự không cần phải biết quy trình nhóm
marketing làm cho các bước 5, 6 và ngược lại. Tác giả bài viết
chỉ cần biết các bước 1 đến 4, trong khi người làm marketing sẽ
cần hiểu rất kỹ bước 5 và 6.

Mục đích cuối cùng của quy trình này là nhằm đưa ra nội dung
chất lượng, có thể thu thập lại được thông tin đăng ký của
khách hàng. Từ những thông tin đăng ký này, họ có thể lưu trữ
và sử dụng phục vụ cho mục đích chuyển đổi bán hàng, đẩy
mạnh các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.

13
2. Chuẩn hóa quy trình thành các bản mô tả

Để dễ dàng triển khai trong thực tế, bạn cần mô hình hóa các yếu tố
thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có
thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò
làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc
thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất.

Nội dung chủ yếu của bản mô tả quy trình

được khuyến khích xây dựng trên
công thức 5W – H – 5M.

Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình,
giúp cho nhà quản lý:

Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả

14
NỘI DUNG CÔNG THỨC 5W - H - 5M

Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, bạn cần phải trả lời được
các câu hỏi:

Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này?

Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
Nếu không làm thì sao?

Nói cách khác, đây chính là nội dung truyền tải mục tiêu của quy trình,
giúp bạn có thể kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.

What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định
được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện
được phần công việc đó là như thế nào?

Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và

nhân sự thực hiện công việc

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu
trả lời khác nhau cho những nội dung này:

Where: Công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra?
Giao hàng tại địa điểm nào?
When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi
nào kết thúc…
Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm
tra? Ai là người hỗ trợ?…

15
 How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công
việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức
vận hành máy móc…

5M: Xác định nguồn lực

Nhiều quy trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu
công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực
tế, việc quản lý và phân phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để
đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

Man = Nguồn nhân lực: Người thực hiện công việc có đủ trình độ,
kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao
nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
Material = Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: Tiêu chuẩn để trở
thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
Machine = Máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp
dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
Method = Phương pháp làm việc: Làm việc theo cách nào?

16
3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình

Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người - các đối
tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù
hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ
được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm:

Người thực hiện: Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn
thành các bước/ đầu công việc trong quy trình

Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các
đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng
góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy
trình hiệu quả hơn.

Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình,
nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những
góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên
môn.

17
4. Kiểm soát - Kiểm tra quy trình

Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, trơn tru nếu
chỉ dựa trên những mô hình lý thuyết cả. Bởi vậy, trong quá trình xây
dựng quy trình, nhà quản lý cần phải đồng thời xác định các phương
pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa
những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Thao tác này có thể được thực hiện theo mô hình 2C: Check (Kiểm
tra) và Control (Kiểm soát).

Kiểm soát là việc thực hiện ngay bên trong quy trình. Chính những
người làm theo quy trình, người chịu trách nhiệm phải tự kiểm soát
công việc mình làm để đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc. Việc
này diễn ra thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình làm việc và
trong tất cả các điểm kiểm soát (các bước).

Kiểm soát được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố:

Đơn vị đo lường công việc

Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

Kiểm tra là việc được thực hiện bên ngoài quy trình, thường do một
bộ phận độc lập chuyên trách theo hình thức thanh tra, kiểm tra hay
lấy mẫu đem ra ngoài kiểm tra. Việc này không diễn ra thường xuyên
và liên tục mà tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra tập trung
vào 20% điểm kiểm tra chiếm đến 80% sai lỗi.

Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công
đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:

Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?

Tần suất kiểm tra là bao lâu?
Người thực hiện kiểm tra là ai?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

18
5. Hoàn thiện tài liệu, biểu mẫu

Để hoàn thiện quy trình và chức năng kiểm tra, kiểm soát của quy
trình cũng như phản ánh đầy đủ hoạt động của nhân viên, ghi nhận dữ
liệu, phục vụ công tác đánh giá và cải tiến, doanh nghiệp cần có 1 hệ
thống tài liệu, biểu mẫu kèm theo. Những tài liệu, biểu mẫu này đôi khi
còn phản ánh kết quả làm việc cũng như kết quả đầu ra của một quy
trình.

Bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu
mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp
thu quy trình tốt hơn.

Biểu mẫu là một khung tài liệu chung được xây theo chuẩn phù hợp
với nhu cầu công việc, biểu mẫu khi được sử dụng, điền thông tin sẽ
thành hồ sơ.

Hướng dẫn là một tài liệu mô tả chi tiết cách để thực hiện một công
việc, nhiệm vụ cụ thể, giúp người thực hiện nắm bắt đầy đủ nội dung
công việc để thực hiện.

19
 Giai đoạn 2:
MODELLING - MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Modelling - mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý
quy trình, khi các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu được
minh họa lại thành hình ảnh, bao gồm các bước định tuyến với công
việc và người tham gia được xác định rõ ràng.

Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để:

Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá
chất lượng sản phẩm đầu ra

Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi
ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn
cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm

Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động
của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử
dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,...)

20
Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể
kể đến là Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ - sơ đồ
quy trình), là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong
quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công
việc, các điều kiện thay đổi kết quả,...

Dưới đây là một ví dụ về một Flowchart cơ bản, mô tả quy trình sản

xuất nội dung để phân phối thu thập thông tin khách hàng của bộ
phận Marketing:

Trong ví dụ trên, ở mỗi công việc đều có đích danh chủ thể được phân
công nhận trách nhiệm, cũng như có các điều kiện tiên quyết để xác
định một nhiệm vụ khi nào là hoàn thành hay chưa.

Đọc thêm: Flowchart là gì? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình

nghiệp vụ cho doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ)

21
Giai đoạn 3: EXECUTION - TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi đã hoàn tất hai giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, đã đến lúc
bạn đưa quy trình của mình áp dụng triển khai vào thực tế. Hoạt động
triển khai này có thể được thực hiện theo hai cách:

(1) áp dụng quy trình trên giấy tờ

hoặc (2) sử dụng các phần mềm công nghệ.

Tuy nhiên, thay vì phương án (1) với hàng tá quy trình phức tạp được
tổng hợp và thủ công, đồng thời cũng không thể kiểm soát được tiến
trình thực tế của nhân viên, thì việc sử dụng công nghệ trong quản lý
quy trình có nhiều ưu điểm vượt trội.

22
 Giai đoạn 4:
MONITORING - THEO DÕI,
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng

cho việc cải tiến và phát triển của không
chỉ với quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ
hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện quy

trình của mình như thế nào, nếu còn
không biết chúng đang thực tế diễn biến
ra sao?

Lấy ví dụ như việc mua hàng hoá, đối với các

doanh nghiệp có nhiều giao dịch trong một
ngày, nếu các đề nghị mua hàng không được
kiểm soát và phê duyệt một cách có hệ thống thì
chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót. Hay một hiện
trạng tiêu cực khác tồn tại như việc chọn nhà
cung cấp không đúng chất lượng, nhà cung cấp
có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa
hồng.

Lúc này, sự tham gia theo dõi và phê duyệt của

bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử
dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa
trong bước chọn lựa nhà cung cấp chính là biện
pháp ngăn chặn tiêu cực để quy trình được thực
hiện tốt hơn.

22
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được
các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) - đại điện để đánh
giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình.

Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy
thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường
theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ
số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài
lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.

Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến
với khách hàng/ người tiếp nhận.

Nhóm chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch
giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/
hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra,…

23
 Giai đoạn 5:
OPTIMIZATION - ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó
xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện
tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) chúng để
đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

24
 IV.
GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ
CHO QUẢN LÝ VÀ TỰ
ĐỘNG HOÁ QUY TRÌNH

6
Khi chưa có sự hỗ trợ từ công nghệ, doanh nghiệp phải thực hiện
quản lý và tự động hoá quy trình mọi thứ một cách hoàn toàn thủ
công.

Những lưu đồ quy trình được vẽ ra sau nhiều lần bàn bạc được in thành
bản cứng, đính kèm tài liệu biểu mẫu thành từng tệp rồi ban hành
xuống từng đội nhóm, phòng ban. Nhân viên dựa theo quy trình và
làm các công việc được giao trên tinh thần “tự giác”. Nếu như có bất
cứ thay đổi nào trong quy trình thì sẽ có công văn bổ sung và thực
hiện ban hành lại từ đầu.

Chỉ cần một số đầu việc được hoàn thành thì luồng quy trình được
mặc định đã chạy đúng, những sai sót chậm trễ đều được quy về
nguyên nhân khách quan và coi là không thể tránh khỏi. Việc báo cáo
và đánh giá cũng hoàn toàn dựa trên lời nói và nhìn nhận chủ quan chứ
không có số liệu thực tế.

Phương thức “tự quy trình hoá” thủ công này gây ra nhiều tác động
tiêu cực tới doanh nghiệp:

Tiêu tốn thời gian và công sức trong việc văn bản hoá và hướng
dẫn nhân viên thực hiện quy trình, tuy nhiên nhân viên vẫn luôn
làm sai, làm thiếu trái với kỳ vọng

Lãng phí không gian lưu trữ văn bản, tài liệu và khó tìm lại khi cần
Xảy ra rất nhiều sai sót trong thực thi nhưng không thể thống kê
Không xác định ngay được nguyên nhân sai sót do đâu và ai là
người chịu trách nhiệm

Không thể tìm ra đâu là điểm nóng tồn đọng lâu ngày để có
phương án kịp thời xử lý

Không biết một nhân viên có đang làm tốt hay không, quy trình có
thể được cải tiến ở điểm nào,...

26
“Hồi trước xây dựng quy trình đã rất
cực rồi. Vậy mà các bạn vẫn thường
xuyên làm sai. Lúc đào tạo lý thuyết
thì nhân viên mới hiểu sơ sơ thôi. Khi
bắt tay vào thực hiện các bạn mới thấy
mắc chỗ nọ, vướng chỗ kia, ví dụ như
đến bước này thì liên hệ ai, làm cái gì
tiếp theo.”
(Anh Trần Nhật Duy - Giám đốc Điều hành TSN Company)

27
Khi làn sóng chuyển đổi số dần trở nên mạnh mẽ, nghiệp vụ quản trị
trong doanh nghiệp cũng vì thế mà đặt ra yêu cầu cao hơn. Không
thay đổi để tốt hơn chính là tự chịu thua trước sức cạnh tranh nảy lửa
của thị trường. Bởi vậy, nhiều doanh nghiệp đã tìm tới giải pháp công
nghệ để tối ưu lại toàn bộ quy trình vận hành, chỉ tập trung nguồn lực
cho những công việc mang lại giá trị cao.

Trong số đó, Base Workflow là một trong những phần mềm

quản lý và tự động hoá quy trình được đánh giá tốt nhất tại
Việt Nam.

Base Workflow là công cụ quản lý toàn diện một quy trình, giúp
doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ
nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Không chỉ là số hóa, Base Workflow còn hỗ trợ quá trình thực thi (exe-
cution), kiểm soát (control), đo lường (measurement), tương tác (in-
teractive) và tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin cũng như quá
trình hoạt động.

Video giới thiệu tổng quan về Base Workflow -

Giải pháp quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ

28
“Dù Base Workflow chỉ mới được triển
khai gần ba tháng, Dermafirm đã
nhận thấy những chuyển biến đáng kể
trong việc quản lý quy trình chăm sóc
khách hàng của phòng Kinh doanh và
quy trình nhập - xuất hàng của phòng
Kho vận.”
(Anh Phạm Trường Linh
- Giám đốc CTCP Labo de Dermafirm Việt Nam)

29
 Cụ thể, Base Workflow hỗ trợ doanh nghiệp một cách sát sao trong
từng bước nhằm xây dựng thành công một quy trình thao tác chuẩn.

Giai đoạn 1: XÂY DỰNG QUY TRÌNH

Ngay cả khi bạn không nhớ được hết công thức 5W – H – 5M (được mô
tả trong phần III), Base Workflow vẫn giúp bạn xây dựng nên các quy
trình chuẩn mực.

Đó là nhờ hệ thống trường thông tin có khả năng định hướng chi tiết
cho người dùng:

Thông tin cơ bản: tên quy trình, phân loại, mô tả quy trình, người
quản trị quy trình, người giám sát, các thành viên,...

Phân quyền chi tiết: ai có quyền đưa công việc mới vào quy trình,
ai có quyền review kết quả, ai có quyền theo dõi quá trình thực thi,
ai có quyền tiếp cận dữ liệu bên trong quy trình,...

Mô tả quy trình: tên giai đoạn, người quản trị giai đoạn, người thực
thi giai đoạn, deadline, hướng dẫn thực hiện, danh sách công
việc,... và các trường tuỳ chỉnh đặc thù (số lượng đơn hàng, đơn
giá, ngày gặp mặt, mã hợp đồng,...)

30
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
 Base Workflow cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả tài liệu, biểu
mẫu trong quy trình trên một hệ thống chung duy nhất.

Bạn và nhân viên dễ dàng upload lên Base Workflow các file dưới
nhiều định dạng, kể cả ở phần mô tả công việc, file kết quả, trong bình
luận hoặc trong tin nhắn. Phần mềm sở hữu API mở tích hợp với Word,
Excel, PowerPoint, Google Drive, Dropbox,... nên chỉ cần click vào là
xem được phiên bản đầy đủ của tài liệu (không phải tải về). Các tài liệu
này sẽ được lưu lại mãi mãi, rất thuận tiện cho việc ban hành, cập nhật
và tra cứu lâu dài.

Base Workflow cũng được thiết kế tính năng “Mẫu in” gồm các biểu
mẫu giống như một bản template. Các trường tuỳ chỉnh trong quy
trình sẽ tự động hiển thị lên đó để được in ra thành các tờ trình, biên
bản, hợp đồng,... một cách chính xác.

Base Workflow có khả năng tự động tạo ra các bản in từ

các dữ liệu bạn đưa vào quy trình

31
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
 Giai đoạn 2: MÔ HÌNH HOÁ QUY TRÌNH

Đưa quy trình từ trong đầu hoặc trên giấy lên phần mềm cũng là một
loại mô hình hoá (mà không cần phải vẽ lưu đồ). Phương thức này
hiện đang được đánh giá cao bởi hai lý do: một là thao tác đơn giản
dễ làm, hai là giao diện phần mềm vô cùng trực quan, dễ hiểu.

Điều bạn cần làm là thể hiện các hoạt động làm việc lên dạng bảng
Kanban với các giai đoạn tương ứng. Mỗi luồng công việc (được gọi là
workflow) được thiết lập từ nhiều giai đoạn (stage), được vận hành bởi
các nhiệm vụ (job) lần lượt đi qua từng giai đoạn. Trong mỗi job có thể
chia thành nhiều đầu việc nhỏ (task) để dễ dàng quản lý.

Lấy ví dụ, đây là giao diện của một Quy trình xử lý hợp đồng được mô hình hoá
lên phần mềm Base Workflow:

Nhìn vào đó, bạn có thể ngay lập tức nắm được các thông tin tổng quan và quan
trọng nhất:

Quy trình bao gồm 5 giai đoạn

Sau khi xử lý xong các điều khoản trong hợp đồng thì mới xin chữ ký của
người có thẩm quyền
Nguyễn Thị Thành (pháp chế) là người trực tiếp Phê duyệt nội dung và Xử lý
điều khoản, Vũ Thị Lý (kế toán) là người phụ trách bước Xác nhận thanh toán
Sau khi được xử lý điều khoản xong, hợp đồng phải được ký trong giới hạn
thời gian 02 giờ.

32
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
 Phần mềm cũng có sẵn các
trường thông tin bạn cần điền
để bạn mô hình hoá một
nhiệm vụ bất kỳ từ thực tế lên
hệ thống quản lý:

Tên nhiệm vụ
Deadline cụ thể
Người phụ trách
Người theo dõi
Tài liệu, biểu mẫu đính kèm
Lịch sử những hành động
với nhiệm vụ trước đó

Với tính năng tìm kiếm nhanh theo từ khoá và bộ lọc nâng cao (lọc theo
từ khoá), nền tảng Base Workflow giống như một tấm bản đồ thông
minh. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm một quy trình hoặc một job cụ thể.

Phần mềm cũng cho phép nhân bản quy trình để tiết kiệm thời gian và
công sức thao tác cho doanh nghiệp.

Với những bước chuẩn bị đơn giản như thế này, bất kì ai
trong doanh nghiệp giờ đây cũng có thể thiết lập quy
trình nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính chuẩn xác. Quy
trình không nên trở thành một rào cản khó khăn hay tiêu
tốn nhiều công sức, quy trình cần được đưa vào thực thi và
hoàn thiện liên tục.

33
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
Giai đoạn 3: TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Trên phần mềm Base Workflow, bạn chỉ cần thiết lập thông tin (chính
là bước xây dựng và mô hình hoá) một lần duy nhất, sau đó quy trình
sẽ được chạy tự động, liên tục mà không có sai sót nào xảy ra.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm so với quản lý quy
trình thủ công là khả năng giao việc tự động.

Ngay khi một nhiệm vụ bước vào giai đoạn tiếp theo (thể hiện bằng
cách kéo-thả thẻ nhiệm vụ), nhiệm vụ sẽ được giao tự động cho một
nhân sự phù hợp đang phụ trách giai đoạn đó. Nhân sự phụ trách giai
đoạn cũng sẽ nắm được đầy đủ các thông tin của người thực hiện
trước đó và biết việc cần làm của mình.

Base Workflow cũng có những tùy chỉnh chi tiết trong việc giao nhiệm
vụ trong quá trình thực hiện quy trình, được thiết kế tinh tế cho nhu
cầu của từng doanh nghiệp, từng quy trình.

Base Workflow cung cấp đa dạng các lựa chọn giao việc trong quy trình

34
 Mỗi luồng công việc trên Base Workflow đều kết
thúc mặc định với 2 kết quả Done (Thành công)
hoặc Failed (Thất bại). Một nhiệm vụ bắt buộc phải
đi qua tất cả giai đoạn trước khi Done, nhưng có thể
đánh Fail giữa chừng ở bất cứ giai đoạn nào. Nếu
nhiệm vụ bị Fail, lý do thất bại sẽ được lưu trữ lại một
cách minh bạch.

35
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
“Điều tôi thích nhất ở Base Workflow là
mỗi luồng công việc sẽ kết thúc với tình
trạng “Done” - hoàn thành hoặc “Failed”
- không hoàn thành đi kèm lý do failed.
Với team Outbound, việc biết được lý do
failed vô cùng quan trọng vì nó phụ thuộc
nhiều vấn đề, ví dụ khách hàng không đi
được do hồ sơ chưa đủ năng lực làm visa
hay do giá tour quá cao… Nhờ đó, chúng
tôi dần hoàn thiện sản phẩm và quy
trình của mình.”
(Anh Trương Tường Lân
- Giám đốc CTCP Lữ hành Nam Cường)

36
 Ngoài ra, Base Workflow có khả năng kết nối dữ liệu để tự động
chuyển giao công việc giữa các quy trình với nhau: dữ liệu đầu ra của
quy trình này sẽ tự biến thành dữ liệu đầu vào của một quy trình khác.
Bạn có quyền lựa chọn đâu là những dữ liệu được giữ bí mật, và đâu là
thông tin được bàn giao sang quy trình mới kia.

Đây là tính năng thực thi quan trọng bởi các quy trình làm việc trong
doanh nghiệp thường không hoạt động độc lập mà có sự phối hợp
liền mạch với nhau. Chẳng hạn, sau khi hoàn tất Quy trình tuyển dụng,
hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển tiếp tới Quy trình onboarding, và được
giữ lại ở phòng Nhân sự để sẵn sàng chuyển tiếp sang Quy trình xét
duyệt bổ nhiệm vị trí mới hoặc Quy trình offboarding.

Nếu doanh nghiệp không thể tự sửa chữa một vật tư, thiết bị...

... nhiệm vụ đó sẽ được tự động chuyển sang quy trình tìm đối tác bên ngoài.

37
* Dữ liệu được mô phỏng dựa trên thực tế sử dụng của Base và khách hàng
Để hỗ trợ triển khai quy trình tốt hơn, Base Workflow còn được thiết
kế để tích hợp tuyệt vời cùng Phần mềm quản lý công việc và dự án
Base Wework. Khi một nhiệm vụ được tự động giao cho một nhân sự,
nó có thể ngay lập tức xuất hiện trên Base Wework và áp dụng các
tính năng nhắc việc, cập nhật tiến độ, review, báo cáo công việc,...
theo nhu cầu.

BASE
WORKFLOW

BASE
WEWORK

38
 Giai đoạn 4: THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

a. Theo dõi tình hình thực thi quy trình

Thông thường khi đi vào thực tiễn, doanh nghiệp khó có thể đo lường
và tối ưu do thiếu dữ liệu để trả lời các câu hỏi về tính hiệu quả. Nhưng
nếu bạn đã thực hiện số hoá và tự động hoá quy trình nghiệp vụ bằng
phần mềm quản lý Base Workflow, việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng
hơn nhiều.

Base Workflow có thể cung cấp các con số theo thời gian thực để
doanh nghiệp đưa ra những quyết định kịp thời:

Ai là người chịu trách nhiệm cho từng job, số job là bao nhiêu
Tỷ lệ trạng thái job đang được thực hiện/đã thành công/đã thất bại
Lý do thất bại
Tỷ lệ chuyển đổi thành công qua từng stage (công đoạn)
Tổng thời gian từng người dành ra cho cả quy trình
Khoảng thời gian trung bình từng người dành ra cho từng stage
SLA (giới hạn thời gian) cho từng giai đoạn, số job bị quá hạn

Các con số chính xác này không chỉ giúp bạn - với tư cách nhà quản lý
- mà còn giúp nhân viên tự nhận thức được sự sai lệch cá nhân trong
khi thực hiện quy trình. Các số liệu sẽ chỉ ra rất rõ ai là người làm việc
năng suất, và ai là người yếu kém hơn. Điều này giúp cho bạn đưa ra
các quyết định đánh giá nhân viên chính xác hơn, các giải pháp điều
chỉnh kịp thời hơn.

39
b. Rà soát và phát hiện điểm nóng

Một trong những trở ngại lớn nhất của các quy trình trên giấy khi đưa
vào thực tế là khi điểm nóng xuất hiện, nhà quản lý không thể biết
được ngay nút thắt đang nằm ở đâu, giai đoạn nào và ai là người đang
chịu trách nhiệm xử lý. Một phần mềm quản lý quy trình hiệu quả chính
là giải pháp trực quan và hữu hiệu.

Tại giao diện làm việc trên Base Workflow, các nhiệm vụ bị quá hạn mà
chưa được kéo sang giai đoạn tiếp theo sẽ hiển thị cảnh báo màu đỏ.
Màu đỏ này chính là dấu hiệu nhận biết dễ dàng cho nút cổ chai trong
quy trình nghiệp vụ - khâu nào đang bị tắc, tắc bao lâu, lý do là gì, ai
là người chịu trách nhiệm.

Lấy ví dụ, khi nhìn vào giao diện Quy trình sản xuất này, bạn sẽ ngay
lập tức biết được: tình trạng tắc nghẽn đang diễn ra vô cùng nhức nhối
ở giai đoạn 2: Lên kế hoạch.

Một mẹo hữu ích cho bạn là hãy tạo thêm trường thông tin tuỳ chỉnh
trước giai đoạn Done/Fail của quy trình, để thành viên có thể chấm
điểm và để lại ý kiến đánh giá của mình mỗi khi trực tiếp thực thi hết
một lượt các giai đoạn. Nội dung các trường thông tin này cùng với dữ
liệu thực thi và báo cáo tự động của phần mềm đều có thể xuất ra file
Excel, làm cơ sở để tính toán bất cứ chỉ số PPIs cần thiết nào.

40
 Giai đoạn 5: ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Nhờ có phần mềm Base Workflow với những dấu hiệu đánh giá trực
quan và số liệu cụ thể, giai đoạn điều chỉnh và tối ưu quy trình cũng dễ
dàng hơn ở mọi tình huống.

Nếu phát hiện ra giai đoạn xin chữ ký của CEO luôn bị “màu đỏ” (do
sếp thường xuyên đi công tác xa), doanh nghiệp có thể uỷ quyền việc
ký duyệt cho một C-level khác thường có mặt tại văn phòng.

Nếu tắc nghẽn xuất hiện ở giai đoạn kiểm kê hàng tồn kho, doanh
nghiệp có thể tuyển bổ sung nhân viên thủ kho.

Còn nếu quy định SLA của giai đoạn thiết kế banner là 24 giờ nhưng
thực tế nhân viên luôn hoàn thành trong vòng 10-12 giờ, bạn có thể
điều chỉnh lại để rút ngắn thời gian của luồng quy trình chung.

Tương tự, khi dựa vào báo cáo công việc của nhân sự, bạn cũng có thể
điều chuyển công tác của một người không phù hợp, cân bằng khối
lượng công việc giữa hai người cùng vị trí với nhau,...

Điều quan trọng nhất là với Base

Workflow, việc theo dõi, điều
chỉnh, tối ưu này có thể diễn ra
liên tục, để mỗi quy trình của
bạn đều có cơ hội hoàn thiện
hơn mỗi-ngày.

41
 TẠM KẾT
Một doanh nghiệp tập trung vào chiến lược khôn khéo là điều tốt
nhưng chưa đủ. Một nền móng quy trình được xây dựng chắc chắn và
có khả năng vận hành hiệu quả mới là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp
luôn đứng vững trước những thay đổi bất ngờ và sức ép cạnh tranh
của thị trường.

Khi lãnh đạo chưa lường hết được những sai lầm và mối nguy hại có
thể gặp phải, cũng như chưa nắm chắc cách thức để xây dựng nên quy
trình thao tác chuẩn, mọi thứ dường như là một “ma trận khó nhằn”.
Tuy nhiên, với một tấm bản đồ chỉ dẫn cụ thể và một công cụ đủ mạnh
mẽ (đã có hướng dẫn sử dụng), mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao
giờ hết.

Hy vọng bạn sẽ luôn gặp thuận lợi!

42
 Nền tảng thống nhất quản trị và điều hành doanh nghiệp
Base.vn là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam
cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng
dụng công nghệ cho quản trị và điều hành
doanh nghiệp.

Tất cả trên một nền tảng thống nhất và

duy nhất, Base Platform cùng bạn nâng
cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
trên mọi mặt trận.

Về bộ giải pháp chuyển đổi số

của Base.vn

Áp dụng công nghệ trong các hoạt động của Doanh Nghiệp: Công việc,
Thông tin, Nhân sự, Tri thức... để xây dựng luồng dữ liệu xuyên suốt
trong Doanh Nghiệp.

DANH SÁCH CÁC BỘ ỨNG DỤNG TRONG GIẢI PHÁP

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

NÂNG CAO NĂNG SUẤT LÀM VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN
Base Wework Base Request Base Office Base E-Sign
Quản lý công việc Quản lý phê duyệt Quản lý công văn Chữ ký điện tử

Base Workflow Base Inside

Quản lý quy trình Mạng truyền thông nội bộ

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

QUẢN TRỊ TRI THỨC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Base Wiki Base Square Base HRM Base E-Hiring

Wiki nội bộ Mạng xã hội học tập Thông tin nhân sự Quản lý tuyển dụng

Base Knowledge Base Checkin Base Payroll

Tài liệu tri thức nội bộ Quản lý chấm công Tính lương

BỘ ỨNG DỤNG BỘ ỨNG DỤNG

QUẢN LÝ CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN ADD-ON VÀ HỖ TRỢ
Base Booking Base Meeting Base Drive Base Message
Quản lý tài nguyên Quản lý cuộc họp Tổng hợp tài liệu Chat nội bộ

Base Meetup
Tổ chức sự kiện nội bộ và hỏi đáp
 BASE. VN TỰ HÀO ĐỒNG HÀNH CÙNG
HƠN 5000 DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
Base.vn hiện đang cung cấp dịch vụ công nghệ tới hơn 5000 khách
hàng thuộc mọi quy mô từ hàng chục tới hàng trăm người, thuộc mọi
ngành nghề - lĩnh vực:

Bạn muốn được tư vấn và demo trải nghiệm miễn phí

giải pháp công nghệ nào của Base.vn?

Phần mềm quản lý và tự động hoá Giải pháp chuyển đổi số toàn diện
quy trình Base Workflow Base Digital Transformation

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ