Directie GEO

Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief

Instructie

Versie
1.0
Auteur(s)
Jan van Pijpen en Henk Veen
 Datum
1 november 2006
Directie GEO Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
1 van 12

Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief

Instructie

Opdrachtgever
Jan IJsselstein
Status
Definitief
Verspreiding

Versiehistorie
Versie Datum Auteur Opmerking
0.1 18 april 2006 Jan van Pijpen en Henk Veen
0.2 01 mei 2006 Henk Veen
0.3 16 augustus 2006 Henk Veen
0.4 11 september 2006 Henk Veen
1.0 1 november 2006 Henk Veen

Recensiehistorie
Versie Datum Recensent Opmerking
0.2 01 mei 2006 Opmerkingen Marcel Schram verwerkt
0.3 16 augustus 2006 Opmerkingen Marcel Schram en
ervaringen van de pilot verwerkt
0.4 1 september 2006 Opmerkingen Marcel Schram
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
2 van 12
Versie Datum Recensent Opmerking
1.0 25 oktober 2006 Opmerkingen Marcel Schram verwerkt
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
3 van 12

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................................................................4

2 Voorbereiding..................................................................................................................................................5

3 Uitzonderingen................................................................................................................................................9

4 Bijlage 1: Statusformulier............................................................................................................................12
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
4 van 12

1 Inleiding

Vanaf 2006 zal het hulpkaartarchief worden gedigitaliseerd middels scannen. Om het scanproces zo
ongestoord mogelijk te kunnen laten verlopen is het nodig voorbereidingen te treffen.
Meer nog dan in een analoge omgeving is het in een digitale omgeving belangrijk dat (digitaal) gearchiveerde
documenten ook weer teruggevonden kunnen worden. Het hebben van o.a. een goede index is een
voorwaarde om dit te kunnen. Tevens vereist een digitale omgeving een landelijke uniforme wijze van werken.
Voor de diverse uitzonderingen zal daarom een landelijke uniforme oplossing moeten worden bedacht.

Voordat met het daadwerkelijk scannen van het hulpkaartarchief kan worden begonnen, moeten in de
voorbereiding de nodige (opschonings-)activiteiten worden uitgevoerd.
Uit onderzoek is gebleken dat in het archief meerdere typen uitzonderingen voor kunnen komen, zoals
verschillende formaten, lijst 78a en kwetsbaar materiaal.
Daarnaast zal het voorkomen dat perceelnummers, gemeente, sectie op de hulpkaart niet zijn ingevuld.

Een nauwkeurige en juiste voorbereiding en opschoning van het hulpkaartarchief is belangrijk. Fouten en
omissie kunnen later niet of moeilijk hersteld worden. Wanneer bijvoorbeeld een perceelnummer ontbreekt, is
deze later moeilijker, en in het ergste geval zelfs niet meer, nooit meer terug te vinden.

Uitgangspunt voor het digitaliseren van het hulpkaartarchief zijn de huidige werkprocessen, waarbij de
hulpkaart gebruikt wordt bij de filiatie.

De peildatum voor het scannen van de hulpkaarten ligt op 1 januari 2007. Na deze datum worden de
hulpkaarten vanuit het LKI-hoofdbestand aangemaakt. Voor de regio Zuid en Noordwest (gemeente
Amsterdam) wordt een latere peildatum gekozen. De overige vestigingen zullen de hulpkaarten van na 1-1-
2007 moeten afzonderen van de rest.

Deze instructie is een leidraad bij het opschonen van het hulpkaartarchief en bij de verdere voorbereidingen.
Het kan zijn dat u een uitzondering tegenkomt die niet in deze instructie is opgenomen. In dat geval kunt u
contact opnemen per email met Henk Veen (henk.veen@kadaster.nl)
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
5 van 12

2 Voorbereiding

Deze instructie dient voor de voorbereiding en opschoning van het hulpkaartarchief voordat met scannen
begonnen kan worden. Hieronder wordt het gehele proces schematisch weergegeven.

Kadaster
Voorbereiding en opschoning hulpkaart

Invullen inventarislijst

externe firma Scannen hulpkaart

Kwaliteitscontrole scan op beeldscherm

Indexering

Kadaster

Controle en implementatie scan en index

Hulpkaarten overbrengen naar Nationaal Archief

Figuur 1: proces digitalisering hulpkaarten

Voordat met het scanproces kan worden begonnen, moet u de volgende stappen per gemeente per sectie
voor het gehele hulpkaartarchief doorlopen. Om de voorbereiding en opschoning gestructureerd aan te
pakken dient een statusformulier per map ingevuld en toegevoegd te worden, zie bijlage 1.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
6 van 12

NB: Ook de hulpkaarten van inmiddels vervallen kadastrale gemeenten moeten in dit proces worden
meegenomen. Let hierbij wel op een landelijk unieke gemeentecode. Bij digilegger zijn voor de vervallen
gemeenten codes bepaald. Deze moeten gebruikt worden om landelijk uniform te kunnen blijven
werken. Het is belangrijk hiervoor een landelijke beheerder aan te wijzen!

Achtereenvolgens moet u de volgende stappen doorlopen:

Stap Activiteit opmerking

0 Stel per gemeente de 'scan'datum vast
1 Afwerken dossiers van betreffende gemeente voor bepaalde datum
Verzamel alle mappen/portefeuilles van betreffende gemeente ook groter formaat (model 65,
planformaat enz).
Resultaat: zo volledig mogelijk archief
2 Loop de mappen met hulpkaarten door herstel vouwen, verwijder
nietjes, paperclips e.d.
Vul bijlage (andere formaten)
aan met arch.nr. hulpkrt gevolgd
door a, b, enz.
Vul gemeente, sectie en perceelnummers in, voor zover invulling
ontbreekt of onvolledig is
Beoordeel, voeg toe of verwijder uitzonderingen conform hoofdstuk Uitzondering niet beschreven
3 neem contact op
Zorg dat de portefeuilles oplopend liggen Laagste archiefnummer
bovenop
Maak portefeuilles van hulpkaarten, bijlage(n) en lijst78a gereed
voor scannen
3 Vul de inventarislijst in gemeente, sectie,
archiefnummer, bijlagen, ander
formaat, ontbreekt
4 Pak de gecontroleerde mappen in t.b.v. scannen en vul het
statusformulier geheel in. Stuur tevens de inventarislijst mee

Vervolgens worden door een externe firma de volgende twee activiteiten uitgevoerd:

5 scannen
6 Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid. En indexering
met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe (zwarte)
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
7 van 12

perceelnummers en niet vernummerde (rode) perceelnummers

Het Kadaster voert daarna een kwaliteitscontrole uit en implementeert de scans en index in het systeem. Tot
slot wordt het papieren archief overgebracht naar het Nationaal archief. Dus:

7 Controleer (geautomatiseerd waar mogelijk 100% en handmatig

steekproefsgewijs) en implementeer sectiegewijs de scans en
index in het systeem
8 Overbrengen hulpkaartarchief naar Nationaal Archief

Toelichting stappen:

Stap 1: * Dring aan op het afwerken van dossiers in de betreffende gemeente vóór een te bepalen datum.
Ook deze nieuwe hulpkaarten gaan dan mee in het digitaliseringproces.
Kortom: Zorg voor een compleet archief van die gemeente.
* Verzamel alle mappen en portefeuilles met hulpkaarten en lijst 78a van de betreffende gemeente.
* Verplaats de hulpkaarten naar de ruimte waar de voorbereiding en opschoning plaatsvindt. Vanaf
dit moment is het hulpkaartarchief van deze gemeente (tijdelijk) niet beschikbaar. Eventueel kunnen
voor het gebruik kopieën worden gemaakt van de enkele hulpkaarten.

Stap 2: * Loop de secties (mappen met hulpkaarten) 1 voor 1 door.

* Vul gemeente, sectie en perceelnummers in, voor zover invulling ontbreekt of onvolledig is (let
vooral op perceelnummers).
* Haal nietjes en paperclips weg.
* Maak het papier netjes vlak door herstel van vouwen, 'ezelsoren' e.d.
* Herstel scheuren netjes met door Nationaal Archief voorgeschreven methode en plakband
(Document Repair Tape).
* Beoordeel uitzonderingen (zie hoofdstuk 3) en neem beslissing.
* Maak setjes van hulpkaart(en) met bijbehorende bijlage(n) gereed voor scannen.
* Zorg dat de bijlage het archiefnummer (met toevoeging a, b, t/m z daarna aa enz.) krijgt en op het
origineel verwezen worden naar deze bijlage (later weer terug kunnen vinden). Vermeld boven in de
bijlage tevens de kadastrale gemeente en sectie als deze ontbreken.
* In elke sectie komt een lijst 78a voor. Op deze lijst wordt van minuutpercelen verwezen naar latere
hulpkaarten (en veldwerken). Deze lijsten staan in de laatste map per sectie. De lijst 78a wordt mee
gescand.
* Zorg dat de portefeuilles oplopend (= laagste archiefnummer bovenop) liggen. Wanneer de
hulpkaarten aflopend liggen, dienen deze dus omgelegd te worden.
* Maak setjes van de mappen per sectie van hulpkaart(en) met bijbehorende bijlage(n) gereed voor
scannen.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
8 van 12

Stap 3: * Vul de inventarislijst per sectie in met gemeente, sectie en archiefnummer van hulpkaarten en
bijlagen. Indien een hulpkaart ontbreekt, geef dit ook aan. Signaleer tevens afwijkende formaten.
Bij hulpkaarten met relevante informatie op de achterkant aangeven dat deze dubbelzijdig gescand
moeten worden Het invullen van de inventarislijst zal in een aparte instructie verwoord worden.

Opmerkingen:

a. Deze stap 3 wordt vaak gelijktijtijdig en in combinatie met stap 2 uitgevoerd.

b. Ongenummerde percelen worden niet in de index meegenomen.
c. Gaten in archief- en perceelnummering worden ongewijzigd meegenomen.
d. Eventuele dubbele archiefnummers worden ongewijzigd meegenomen.

Stap 4: * Pak de hulpkaarten in dozen in t.b.v. scanning volgens verpakinstructies. Vul het statusformulier
geheel in, zie bijlage, en voeg de inventarislijst toe. Voor het inpakken wordt een aparte instructie
gemaakt.

Stap 5: * Scannen. Hulpkaarten worden enkelzijdig gescand tenzij in de inventarislijst is aangegeven dat
er dubbelzijdig gescand moet worden.

Stap 6: * Kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid.

* Indexering met archiefnummer en alle perceelnummers: nieuwe perceelnummers en niet
vernummerde perceelnummers.

Stap 7: * Controleer de geleverde scans en indexen: geautomatiseerd 100% en handmatig via steek
proeven. En implementeer sectiegewijs de scans en indexen in het systeem. Voer een aantal
technische controles uit of alle scans digitaal correct geïmplementeerd zijn.

Stap 8: * Draag het gescande en gecontroleerde deel van het papieren archief over aan het Nationaal
Archief.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
9 van 12

3 Uitzonderingen

Om tijdens de opschoning uniform te kunnen besluiten hoe met de uitzonderingen om te gaan, treft u hierna
instructies aan hoe te handelen. Er zijn voorbeelden opgenomen van hulpkaarten met uitzonderingen met
vermelding van wat u moet doen in dat geval. Getracht is alle uitzonderingen te beschrijven. Desondanks kan
het gebeuren dat u een niet beschreven uitzondering tegenkomt. In dat geval neemt u contact op per email
met Henk Veen (henk.veen@kadaster.nl)

De hoofdregel is:

Een document is pas een hulpkaart als het genummerd is in de reeks

van het hulpkaartarchief (inclusief bijlagen)

Documenten die hieraan niet voldoen, zijn dus GEEN hulpkaart en worden NIET in het scannen van het
hulpkaartarchief betrokken!

De volgende uitzonderingen zijn we tegengekomen:

Uitzondering Handelingen komt voor in vestiging *)

A. Zelfstandige kaartering niet niet meenemen in voorbereiding Alkmaar

genummerd in de reeks van
het hulpkaartarchief

B. Lijst 78a scannen alle

C. Hulpkaarten A2, A1, A0,

model 65
* nummer in hulpkaartarchief meenemen voor scannen alle
* eigen arch.nr met meenemen voor scannen alle
verwijzing in
hulpkaartarchief
* eigen arch.nr en geen niet meenemen in voorbereiding alle
verwijzing in
hulpkaartarchief

D. Kop onvolledig ingevuld Vul aan met ontbrekende

gegevens
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
10 van 12

E. Rijkswaterstaat kaarten niet niet meenemen met scannen Breda

genummerd in de reeks van
het hulpkaartarchief

F. Bijbladen niet meenemen met scannen Breda

G. Groot formaat hulpkaarten Nummeren in reeks Zwolle, Leeuwarden

hebben een aparte
nummering
H. Hulpkaarten met zelfstandige
kaartering op de achterzijde
hulpkaartarchief. Groot formaat
hulpkaarten krijgen hetzelfde
nummer als de A3 + een A, ook de
verwijzing aanpassen
Achterkant niet scannen alle

*) uitzondering is tenminste geconstateerd in de genoemde vestiging. Dit betekent dat in andere vestigingen
deze uitzondering ook voor kan komen.

A. Zelfstandige kaartering niet genummerd in de reeks van het hulpkaartarchief

In een kast hangen zelfstandige kaarteringen die in een aparte nummer reeks zijn genummerd. Deze
nummering is niet te relateren naar de nummering van het hulpkaartarchief.

B Lijst 78a
In elke sectie komt een lijst 78a voor. Op deze lijst worden minuutpercelen verwezen naar latere hulpkaarten
en veldwerken. Deze lijsten staan in de laatste map per sectie. De lijsten 78a worden gescand en
geïndexeerd om een controle te kunnen uitvoeren of alle perceelnummers op de latere hulpkaarten en
veldwerken voorkomen. De lijsten 78A worden per gemeente en per sectie voorzien van een archiefnummer,
beginnend met 1 en vervolgens oplopend. De nummering is per pagina ( voorzijde 1 achterzijde 2 enz.)

C. Hulpkaarten op A2-, A1 en A0-formaat, of model 65

In veel gevallen hebben deze hulpkaarten een archiefnummer in de reeks van hulpkaartnummers, maar zijn
de hulpkaarten op deze formaten opgeborgen in aparte mappen. In het hulpkaartarchief wordt verwezen naar
het betreffende archiefnummer en/of naar de portefeuille.
Deze groot formaat documenten zijn hulpkaarten die horen in het hulpkaartarchief.

D. Gegevens in kop hulpkaart ontbreken

Het komt voor dat de gemeente en/of sectieletter niet is ingevuld. Deze moet dan ingevuld worden bij de
opschoning. Het komt ook voor dat perceelnummers ontbreken. De hulpkaart aanvullen met de ontbrekende
gegevens.

E. Rijkswaterstaat kaarten niet genummerd in de reeks van het hulpkaartarchief

 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
11 van 12

In de vestiging Breda hangen rijkswaterstaat kaarten in de kast. Deze rijkswaterstaat kaarten zijn niet
genummerd in de nummering van het hulpkaartarchief.

F. Bijbladen
In de vestiging Breda hangen nog bijbladen in de kast. Deze bijbladen worden gebruikt voor het terug zoeken
in ruilverkavelinggebieden. Voor filiatie naar de situatie voor de ruilverkaveling worden deze bijbladen een
aantal keren per jaar geraadpleegd.

G. Groot formaat hulpkaarten hebben een aparte nummering

Groot formaat hulpkaarten (model 65 en planformaat) hebben een eigen nummering gekregen die niet
aansluit bij de reeks van het hulpkaartarchief. Op de A3 hulpkaart is een verwijzing gemaakt naar het eigen
nummer van het groot formaat hulpkaart.
Het eigen nummer verwijderen op het groot formaat hulpkaart en op de A3 bij de verwijzing. De eigen
nummering vervangen door het nummer van de A3 met als toevoeging een A.

H. Hulpkaarten met zelfstandige kaartering op de achterzijde

Bij een aantal hulpkaarten per vestiging staat een zelfstandige kaartering op de achterkant van de hulpkaart.
Deze zelfstandige kaarteringen zijn gebruikt voor het inpassen in de kaart of voor het berekenen van de juiste
oppervlakte. Deze zelfstandige kaarteringen hebben geen functie meer voor het inpassen en de oppervlakte
berekening.
 Datum
1 november 2006
Titel
Voorbereiding digitalisering hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
12 van 12

4 Bijlage 1: Statusformulier

Code kad. Kadastrale Sectieletter eerste arch.nr. laatste arch.nr. vastgestelde

gemeente gemeente scandatum

Zodra een activiteit uitgevoerd is, kunt u hieronder dit afvinken.

Alle originelen in gebruik ingeleverd

Alle mappen/portefeuilles gemeente/sectie verzameld
Mappen van sectie doorgelopen (nietjes e.d. verwijderd, bijlagen aangevuld met archiefnummer +a,
b enz.)
Lijst 78a komt voor in de laatste map van de sectie
Aanvullen met laatste vervaardigde hulpkaarten
Inventarislijst bijgevoegd
Gecontroleerde mappen ingepakt
Laatste meegezonden hulpkaart (archiefnummer) genoteerd (hierboven)