Functionele eisen voor de inventarisatielijst

Functionele eisen voor de inventarisatielijst

Tijdens het opschonen in de vestiging worden er voor veldwerken en hulpkaarten
inventarisatielijsten gemaakt. Op deze lijsten wordt exact aangegeven welke veldwerken en
hulpkaarten aanwezig zijn, aantal bijlagen, ander formaat enz. Tijdens de pilot zijn ervoor
hulpkaarten en veldwerken inventarisatielijsten gemaakt. Deze lijsten zijn in een excel
spreadsheet gemaakt. De lijsten zijn voor de pilot aangemaakt en zijn uitgeprobeerd. Nu
worden voor de inventarisatielijsten die gebruikt gaan worden voor de opschoning in alle
vestigingen functionele eisen opgesteld. Het gaat om de volgende functionele eisen:

Veldwerken vanaf 1880

Voor dienstjaar veldwerken wordt een aparte inventarisatielijst gemaakt.

De inventarisatielijst zoals deze gebruikt is in de pilot:

VELDWERKEN.

Gemeente:

Sectie:

Afwijkend formaat
Archiefnr A B C D E F Ontbreekt Kleiner Groter
100
101
102
103
104

Bij gemeente moeten er twee invul velden komen.

1. Voor de AKR code met uitrol scherm bij een "zoek". Gedeeltelijk AKR code ingevuld dan
worden alle codes die hier aan voldoen getoond. Na invullen wordt gemeentenaam
automatisch ingevuld.
2. Voor gemeentenaam met uitrol scherm bij een "zoek". Gedeeltelijk gemeentenaam
ingevuld dan worden alle gemeentenamen die hier aan voldoen getoond. Na invullen wordt
AKR code automatisch ingevuld

Bij sectie wordt de sectieletter ingevuld.

Aparte regel voor archiefnummer.

Het eerste en laatste archiefnummer van de veldwerken die voorkomen in de sectie moeten
worden ingevuld. Na het invullen van de archiefnummers wordt de kolom Archiefnr gevuld
met de reeks die is opgegeven.
Het kan voorkomen dat er dubbele archiefnummers voorkomen. Deze archiefnummers moet
ongewijzigd opgevoerd kunnen worden.

Het moet mogelijk zijn om per map een afdruk te krijgen.

Maak gebruik van de inventarisatielijst per map zoals die Wim Boks is geïnventariseerd.

Voor het vullen van de inventarisatielijst kan gebruik worden gemaakt van de lijst met
informatie uit de nummerkaarten die door Tjeu Cox is bewerkt.

Aparte regel maken voor perceelnummers van de sectie van t/m.

Het eerste en laatste archiefnummer van de veldwerken die voorkomen in de sectie moeten
worden ingevuld. Deze informatie wordt later gebruikt voor de controles. De perceelnummers
die in de index staan bij de sectie moeten binnen range vallen anders is er een fout gemaakt.

Bijlagen moeten bij het originele veldwerk worden ingevuld. In de pilot is gebleken dat er
soms meer dan 26 bijlagen bij een veldwerk kunnen voorkomen. In dat geval is de huidige
lijst niet toereikend. Als we blijven werken met voor elke bijlage een kolom dan is het excel
document niet meer te lezen en af te drukken.
Voorgestelde werkwijze:

VELDWERKEN.

Gemeente:

Sectie:

Afwijkend formaat
Archiefnr Bijlagen Ontbreekt Kleiner Groter
100
100a
100b
101
102
103
104
105
106

Voor de bijlagen wordt een aparte regel gemaakt in de reeks. Als voorbeeld 100a en 100b
ingevuld. Het voordeel van een aparte regel is dat de kolommen ook beschikbaar zijn
(ontbreekt, afwijkend formaat).
Het moet heel eenvoudig zijn om een bijlage of een reeks van bijlagen toe te voegen.
Je moet ook kunnen werken met een t/m als er meerdere bijlagen voorkomen.
Als er meer dan 26 bijlagen voorkomen dan verder gaan met "aa".

Bij ontbreekt geef je aan of een veldwerk ontbreekt zowel in het archief als in het
schaduwarchief.
Bij afwijkend formaat gaan we er vanuit dat de standaard A4/folio formaat is. Hier kun je
aangeven of het formaat groter of kleiner is dan A4/folio.

Het invullen moet heel eenvoudig zijn. Het aanklikken van een veld moet genoeg zijn om het
veld te activeren. Als je bij ontbreekt het veld aanklikt dan moet het duidelijk zijn dat dit
veldwerk ontbreekt.

Bij het afdrukken van de inventarisatielijst moet de bovenste regel op elke pagina terug
komen. Zodat voor elke pagina het duidelijk is wat een kolom betekend.

De inventarisatielijst wordt gebruikt bij de controles die uitgevoerd worden als het scanbedrijf
de gedigitaliseerde scans oplevert. Volledigheidscontroles, waarschijnlijkheidscontroles.
Hulpkaarten

De inventarisatielijst zoals deze gebruikt is in de pilot:

HULPKAARTEN

Gemeente:

Sectie:

Afwijkend formaat
Archiefnr A B C D E F Ontbreekt A2 A0 Anders
100
101
102
103
104
105
106
107

Gemeente: zie bij veldwerken.

Sectie: zie bij veldwerken

Archiefnummer: zie bij veldwerken.

Perceelnummer: zie bij veldwerken.

Bijlagen: zie veldwerken

Voorgestelde werkwijze:

HULPKAARTEN

Gemeente:

Sectie:

Afwijkend formaat
Dubbelzijdig
Archiefnr Bijlagen B scannen Ontbreekt A1 A0 Anders
100
100a
100b
101
102
103
Ontbreekt: zie veldwerken

Bij afwijkend formaat gaan we er vanuit dat de standaard A3 hulpkaart formaat is. Dit
formaat kan iets groter zijn dan het A3 formaat. Hier kun je aangeven of het model A1, A0 of
anders is.

Invullen zie bij veldwerk.

Aparte kolom maken voor dubbelzijdig scannen. We gaan er vanuit dat het dubbelzijdig
scannen sporadisch zal plaats vinden. Zelfstandige kaarteringen die op de achterkant staan
niet scannen