Directie GEO

Inpakinstructie

Versie
1.2
Auteur(s)
Tjeu Cox
 Datum
1 november 2006
Directie GEO Titel
Inpakinstructie
Versie
1.2
Blad
1 van 9

Inpakinstructie

Opdrachtgever
Jan IJsselstein
Status
Defintief
Verspreiding

Versiehistorie
Versie Datum Auteur Opmerking
0.1 14 september 2006
0.2 19 september 2006 H. de Koning instructie gelezen en afgerond
0.3 26 september 2006 H. de Koning opmerkingen van M. Schram, J.
IJsselstein en H. van Oijen
verwerkt
1.0 1 november 2006 H. de Koning
1.1 7 juli 2007 Tj. Cox
1.2 6 september 2007 Tj. Cox
 Datum
1 november 2006
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.2
Blad
2 van 9

Recensiehistorie
Versie Datum Recensent Opmerking
0.3 26 september M. Schram, J. IJsselstein, H van Oijen
 Datum
1 november 2006
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.2
Blad
3 van 9

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................................................................4

2 Inventarislijsten en verzendlijsten................................................................................................................5
2.1 Inventarislijst per portefeuille..........................................................................................................................5
2.2 Verzendlijsten.................................................................................................................................................5
2.3 Stickering van mappen, verhuisboxen, pallets...............................................................................................5

3 Wijze van inpakken.........................................................................................................................................7

 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
4 van 9

1 Inleiding
Voor het digitaliseren van de veldwerken en hulpkaarten zullen deze documenten meerdere keren vervoerd
moeten worden. Omdat in het plan van aanpak is voorzien in het extern scannen van de documenten, zullen
de veldwerken en hulpkaarten van de vestigingen overgebracht moeten worden naar het scanbedrijf. Er van
uit gaande dat de controle op locatie bij het scanbedrijf plaatsvindt, kunnen de documenten op die plaats
ingepakt worden voor verzending naar het Regionaal Historisch Centrum en/of de tijdelijke opslagplaats bij de
belastingdienst in Apeldoorn, waar ze uiteindelijk terecht moeten komen.
Zodra documenten uit het reguliere archief worden gehaald ontstaat het gevaar van zoekraken en zeker bij
vervoersbewegingen een kans op calamiteiten. Hiervoor zijn veiligheidsmaatregelen nodig. Ook is het nodig
om altijd te weten waar welke documenten op enig tijdstip aanwezig zijn (vestiging-scanbedrijf-controleur-
NA/RHC of opslagplaats), om tussentijds informatie te kunnen verstrekken. Voor het verzenden worden
daarom inventaris- en verzendlijsten opgemaakt en er worden beschermingsmaatregelen getroffen tijdens het
vervoer. Om uniformiteit te krijgen is deze inpakinstructie opgesteld. Daarbij is aangesloten op eerdere
verzendingen naar het NA/RHC van de leggers/reg 71. Omdat het NA/RHC specifieke eisen stelt aan de
inventarisaties is, om dubbelwerk te voorkomen, reeds vanaf de beginfase hierop afgestemd..
 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
5 van 9

2 Inventarislijsten en verzendlijsten.

2.1 Inventarislijst per portefeuille

Bij de instructie voor de inventarisaties is rekening gehouden met het kunnen printen van een inventarislijst
per portefeuille hulpkaarten of veldwerken. Deze lijst geeft tot op documentniveau informatie over wel/niet
aanwezig, formaat, bijlage etc. Een print van deze lijst wordt vooraan in elke portefeuille gelegd. Voor het
scannen is deze lijst belangrijk, om uitzonderingen (afwijkende formaten) te onderkennen en ook voor het
indexeren van bijlagen en onderbrekingen in de reeksen (afwezige documenten) te kennen. De
inventarisatielijsten worden naast de analoge vorm in de portefeuilles, ook in digitale vorm aangeboden. De
digitale vorm wordt centraal geselecteerd uit het systeem Inventarislijst. Om een correcte portefeuille-indeling
te krijgen moet de overzichtlijst van de indeling kort voor verzending worden aangeboden aan ICT ( Henk
Veen). Alleen dan kunnen correcte inventarislijsten per portefeuille worden geprint.
De documenten worden uniform in volgorde van nummering in de portefeuille opgeborgen, beginnend met het
laagste nummer en vervolgens oplopend. In die gevallen waar een andere volgorde gehanteerd is zullen
tijdens het voorbereiden voor het scannen de documenten in de juiste volgorde gelegd worden.

2.2 Verzendlijsten
Voor het verzenden naar het scanbedrijf worden de portefeuilles verpakt in verhuisdozen. Deze dozen
worden gestapeld tot pallets. Een verzending bestaat vervolgens weer uit meerdere pallets per vestiging. Voor
deze verzending wordt gebruik gemaakt van uniforme verzendlijsten. De lijst bestaat uit de totalen per
portefeuille, conform de voortgangslijsten in de vestigingen en wordt uitgebreid met kolommen voor
mapnummer en nummer van de verhuisbox . Deze nummers dragen de index van de vestiging, waarvandaan
ze worden verzonden. De mappen, verhuisboxen en pallets worden aan de buitenkant duidelijk zichtbaar
voorzien van etiketten met deze nummering. Op deze wijze is op de centrale locatie direct duidelijk van welke
vestigingen de archiefdelen afkomstig zijn. Dit bevordert een snelle informatiestroom en geeft ook een goed
inzicht bij de verwerking. Bedacht moet worden, dat op de centrale locaties voor scannen en
controleren/inpakken NA/RHC de zendingen van meerdere vestigingen bij elkaar komen en dat daar wel
overzicht in moet blijven bestaan.
De verzendlijst gaat in analoge vorm ( print) met de verzending mee. Daarnaast wordt een digitaal exemplaar
verstuurd naar de mailbox van de Belastingdienst. Het betreft steeds de selectie uit de lijst van hetgeen bij de
betreffende zending hoort.
n.b. De verzendlijst is een door de vestiging zelf opgemaakt excel-document, gebaseerd op de
voortgangslijst. De portefeuille-indeling moet op deze lijst nauwkeurig worden bijgehouden en
aangepast.

2.3 Stickering van mappen, verhuisboxen, pallets

De stickers voor de portefeuilles ( mappen) worden uniek voor Nederland genummerd en bestaan uit een
vestigingscode van twee letters, gevolgd door de letter H ( hulpkaart) of V ( veldwerk) en een viercijferig
nummer voor de portefeuilles. Levering is bij voorkeur in alfabetische volgorde van Kadastrale gemeenten,
waarbij steeds met een gehele gemeente wordt afgesloten. Bij uitzonderlijk grote gemeenten kan op niveau
 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
6 van 9

van een sectie worden afgesloten. De verhuisboxen krijgen ook een landelijk unieke nummering van
vestigingscode van twee letters, gevolgd door de letter H of V en daarna door drie cijfers. De pallets worden
niet genummerd, omdat per zending slechts enkele pallets zijn betrokken. Elke portefeuille wordt voorzien van
een sticker aan de voorzijde ( geprint of met de hand ingevuld). Voor de verhuisbox komt deze aan de in het
zicht liggende korte zijkant.

Een voorbeeld van een verzendlijst is opgenomen onder punt 4

 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
7 van 9

3 Wijze van inpakken

De veldwerken en hulpkaarten worden verpakt in verhuisboxen, waarvan de bovenkant kan worden gesloten.
Hierdoor is er geen risico van uitvallende documenten. De afmeting van een verhuisbox is 48x32x36 (bxdxh)

Veldwerken:
De veldwerkportefeuilles worden in twee rijen in een verhuisbox geladen met de korte zijkant naar boven
gericht. De portefeuilles worden met de open zijde naar binnen opgeborgen, in dezelfde volgorde als in de
archiefkasten. Op deze wijze kunnen per verhuisbox twee rijen van ca. 12 portefeuilles worden ingepakt. Elke
box wordt voorzien van een inhoudslijst.

Hulpkaarten:
De hulpkaartportefeuilles worden liggend ingepakt, waarbij de mappen om en om worden gelegd. Hierbij
wordt de volgorde: laatste portefeuille onderin en de eerste bovenaan !. Je moet dus wel kijken hoeveel
portefeuilles in de betreffende box worden ingepakt. Deze volgorde is belangrijk, omdat de scanner dan op
volgorde kan werken, zonder eerst de box leeg te moeten halen. Er zullen ca. 15 mappen per box ingepakt
kunnen worden. Elke box wordt voorzien van een inhoudslijst.

Verhuisboxen/pallets
De verhuisboxen worden gestapeld tot pallets van 96x96x108 (bxdxh). Dit gebeurt door stapeling in 3 lagen
van elk 5 verhuisboxen. De stapeling gebeurt in (metsel)verband. Om de pallets komt een laag folie, om het
uitvallen van boxen uit de pallet tijdens het vervoer te voorkomen.

Grootformaten
De bijlagen met de afwijkende formaten model 65 en planformaat worden verpakt in sluitbare mappen/dozen
passend bij het formaat, waarbij model 65 en planformaten afzonderlijk worden verpakt. . Per zending worden
hiervan dezelfde gemeenten geleverd, als zijn opgenomen bij de normale formaten. Er wordt een lijst
opgemaakt met de nummers van deze grootformaten. De volgorde is gelijk aan de volgorde van de normale
documenten. Op deze wijze kan het scanbedrijf ook volgordelijk werken met het scannen van de bijlagen. De
map/doos wordt voorzien van een sticker met daarop het laagste en het hoogst genummerde document.
Veldwerken en hulpkaarten worden in afzonderlijke mappen/dozen ingepakt.
De lijsten worden als print bij de mappen/dozen ingesloten en tevens ook in digitale vorm verzonden naar de
afgesproken mailbox van de belastingdienst.

Zie het voorbeeld onder punt 4

Omnibusveldwerken:
De omnibusveldwerken of dienstjaarveldwerken worden in aparte portefeuilles aan de belastingdienst
aangeboden. Het betreft steeds de eerste portefeuille(s) van de kadstrale gemeente. Deze portefeuille wordt
aangeduid met Gemeente en dienstjaar (bijv.: Aalst dienstjaar 1845-1859, Aalst dienstjaar 1860-1879 ). Er
wordt geen inhoudslijst toegevoegd. Wel worden aan de belastingdienst de indexbestanden ( excel-
 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
8 van 9

documenten) geleved van de bij de verzending betrokken gemeenten. Als deze documenten er niet zijn,
omdat reeds een banderol /omslag met gegevens aanwezig is, dan wordt daarover een bericht in de mailbox
van de belastingdienst geplaatst: Geen excel-documenten met perceelindex aanwezig bij de
omnibusveldwerken. Dit voorkomt, dat men gaat zoeken naar iets wat er niet is.

4. Voordeelden:

Verzendlijst hulpkaarten

Vezendlijst Hulpkaarten Alkmaar

Van Archief- tot Archief-

Zending Boxnummer Mapnummer Gem Code Sectie
nummer nummer

1AMHB001 AMH0001 ABK00 A 1 128

1AMHB001 AMH0002 ABK00 B 1 153
1AMHB001 AMH0003 ABK00 C 1 203
1AMHB001 AMH0004 ADK00 A 1 150
1AMHB001 AMH0005 ADK00 A 151 300
1AMHB001 AMH0006 ADK00 A 301 450
1AMHB001 AMH0007 ADK00 A 451 589
1AMHB001 AMH0008 ADK00 B 1 150
1AMHB001 AMH0009 ADK00 B 151 267
1AMHB001 AMH0010 ADK00 C 1 108
1AMHB002 AMH0011 ADK00 D 1 150
1AMHB002 AMH0012 ADK00 D 151 300
1AMHB002 AMH0013 ADK00 D 301 450
1AMHB002 AMH0014 ADK00 D 451 600
1AMHB002 AMH0015 ADK00 D 601 708
1AMHB002 AMH0016 ADK00 E 1 150
1AMHB002 AMH0017 ADK00 E 151 228
1AMHB002 AMH0018 ADK00 F 1 15
1AMHB002 AMH0019 ADK00 G 1 3
1AMHB002 AMH0020 ADK00 H 1 6
1AMHB002 AMH0021 ADK00 I 1 3
1AMHB002 AMH0022 ADK00 K 1 150
1AMHB002 AMH0023 ADK00 K 151 331
1AMHB003 AMH0024 ADK00 L 1 198
1AMHB003 AMH0025 ADK00 M 1 2
 Datum
6 september 2007
Titel
Inpakinstructie
Versie
1.0
Blad
9 van 9

Voorbeeld verzendlijst grootformaat hulpkaarten:

Verzendlijst model 65 vestiging Alkmaar

Zending boxnummer Kdstr. gemeente akr-code Sectie Archiefnr. Aanduiding

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 A 90A

1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 B 101A
1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 B 102A
1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 19
1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 22
1AMA2 H0001 Abbekerk ABK00 C 85A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 C 74A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 31
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 50
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 D 65A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 F 3A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 F 21A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 65
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 298A
1AMA2 H0001 Akersloot AKS01 G 311A
1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 415
1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 448
1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 733A
1AMA2 H0002 Alkmaar AKMR01 A 740A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 B 245
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 B 740A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 32
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 44
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 489A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 507A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 530A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 535A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 554A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 695A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 731A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 743A
1AMA2 H0002 Alkmaar AMR01 C 744A