BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN 1. Percatckan Negora No. 23 Jokara Posct 10540 Indonesia Telp (021) 2446s, 4209221, 4263393, 4244755, 4241781, 4244819, Fox: 4245199 sananven Emil :holobpom@pem go. ; Webshe : www pom god KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR HK.02.02.1.2.05.20.155 TAHUN 2020 TENTANG PETUNJUK TEKNIS AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa audit internal diperlukan sebagai bagian dari evaluasi kinerja sistem manajemen mutu untuk menjaga Komitmen dan meningkatkan efektifitas _penerapan sistem manajamen mutu di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; >. bahwa untuk menycragamkan pelaksanaan audit internal jstem manajemen mutu di lingkungan Badan Pengaw: Obat dan Makanan scbagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu disuaun Petunjuk Teknis Audit Internal Sistem Manajemen Mutu di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; ¢. bahwa berdasarkan _pertimbangan _sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan tentang Petunjuk Teknis Audit Internal Sistem Manajemen Mutu di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890);BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN 1 Percatokon Negora No. 23 Jokert Peso! 10540 Indonesia: Telp. (021) 4244691, 4209221, 4263333, 4244755, 4241781, 4244819, Fox: 4245139 BADAN POM Email: halobpom@pom.go.id ; Wabske: www: pom. 2. Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik Indone: Tahun 2017 Nomor 180); 3. Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 52 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembangunan Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani pada Unit Kerja di Lingkungan Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1813) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2019 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 67 4, Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Repul Indonesia Tahun 2017 Nomor 1745); 5. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 784) sebagaimana telah diubah dengan peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 29 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1274); 6. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 30 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Pusat Pengembangan Pengujian Obat dan Makanan NiBADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN 11. Percetakan Negora No. 23 Jakarta Pusot 10560 Indonesia Telp, (021) 4244691, 4209221, 4263333, 4244755, 4241781, 4244819, Fox: 4245139 BADAN POM Emoil: halobpom@pom.go.id ; Website : www pom.go id Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesi Tahun 2019 Nomor 1275); 7. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.1.23.11.15.5259 Tahun 2015 tentang Petunjuk — Pelaksan in Penyelenggaraan Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; 8. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.04.01.1.23.08.17.3896 Tahun 2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penerapan Manajemen Risiko di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan; 9. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.02.02.1.2.03.20.96 Tahun 2020 tentang Penerapan Sistem © Manajemen Mutu (Quality Management System) ISO 9001:2015 Badan Pengawas Obat dan Makanan; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TENTANG PETUNJUK TEKNIS AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN. Menetapkan dan memberlakukan Petunjuk Teknis Audit Internal Sistem Manajemen Mutu di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan, yang selanjutnya disebut dengan Petunjuk Teknis, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini. Kedua : Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam diktum Kesatu digunakan sebagai acuan bagi Auditor Internal dalam melaksanakan kegiatan audit internal sistem manajemen mutu di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN JI. Percetakan Negara No, 23 Jokerta Pusat 10560 Indonesio. Telp- (021) 4244691, 4209221, 4263333, 4244755, 4241781, 4244819, Fax: 4245139 BADAN POM mail: holobpom@pom.go.id ; Website: www pom.go.id a Ketiga + Sistem manajemen mutu di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan sebagai ana dimaksud dalam diktum Kedua meliputi: ® Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2015 yang terintegrasi dengan pemantauan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dalam kerangka manajemen risiko; ». Reformasi Birokrasi dalam kerangka Penilaian Mandiri Pembangunan Zona Integritas (PMPZI) menuju Wilayah Bebas dari Korupsi/Wilayah Birok Bersih dan Melayani (WBK/WBBM); dan ©. Sistem Manajemen Laboratorium SNI_ ISO/IEC 17028:2017. Keempat _: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan berlaku surut sejak tanggal 3 Maret 2020. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 April 2020 KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA, PENHY K. LUKITOa LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR HK.02.02.1.2.05.20.155 TAHUN 2020 TENTANG PETUNJUK TEKNIS AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN PETUNJUK TEKNIS AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN LATAR BELAKANG Audit Internal merupakan salah satu persyaratan sistem manajemen mutu yang mewajibkan organisasi untuk melaksanakan Audit Internal sebagai bagian dari evaluasi kinerja sistem manajemen mutu. Audit Internal wajib dilaksanakan secara periodik untuk menjaga komitmen dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Dengan dilaksanakannya Audit Internal maka organisasi dapat mengetahui efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan mengetahui kekuatan, kelemahan dan perbaikan yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu. Penerapan sistem manajemen mutu di Badan POM menggunakan kerangka three lines of defences dan pendekatan Plan, Do, Check, Action (PDCA). Manajemen dan jajaran selaku lini pertama mengimplementasikan sistem tersebut dalam kehidupan berorganisasi. Auditor Internal selaku lini kedua melakukan fungsi check atas pelaksanaan berbagai sistem oleh 015, Sistem Pengendalian Intern Pemerintah dalam kerangka Manajemen_ Risiko, Manajemen yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Reformasi Birokrasi dalam kerangka pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM dan Sistem Manajemen Laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017. Atas hasil Audit Internal tersebut maka Manajemen melakukan tindakan perbaikan sebagai bentuk tindak lanjut hasil audit internal. Dengan adanya integrasi berbagai sistem ini maka diperlukan pedoman Audit Internal sebagai acuan bagi para Auditor Internal dalam melaksanakan tugasnya. ‘TUJUAN 1. Petunjuk Teknis Audit Internal ini sebagai pedoman bagi Auditor dalam melaksanakan kegiatan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO9001:2015 yang terintegrasi dengan pemantauan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dalam kerangka Manajemen Risiko, Reformasi Birokrasi dalam kerangka pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM dan Sistem Manajemen Laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017. Petunjuk Teknis ini menjabarkan seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pemantauan hasil audit. I. DEFINISI 1. Manajemen Puncak adalah pimpinan tertinggi Badan POM yaitu Kepala Badan POM Koordinator Management Representative (KMR) adalah personil yang ditunjuk melalui surat keputusan untuk mewakili Manajemen Puncak dalam pengelolaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 dan Manajemen Risiko di Badan POM. Koordinator Auditor Internal (KAI) adalah personil yang ditunjuk melalui surat keputusan untuk mengkoordinir pengelolaan audit internal 1SO 9001:2015 dan pemantauan SPIP di lingkungan BPOM. Ketua Tim Penjaminan Mutu adalah Kepala Unit Kerja Pusat/UPT yang menjamin implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, SPIP, RB pada unit kerjanya dan Sistem Manajemen Laboratorium ISO 17025:2017. Manajemen Representatif (MR) adalah personil yang ditunjuk melalui surat keputusan untuk mewakili manajemen Unit Kerja dalam pengelolaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan Reformasi Birokrasi. Satgas SPIP adalah personil yang ditunjuk melalui surat keputusan untuk membantu manajemen Unit Kerja dalam pengelolaan SPIP. Manajer Mutu Laboratorium adalah personil yang ditunjuk melalui surat keputusan untuk membantu manajemen Unit Kerja dalam pengelolaan Sistem Manajemen Laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017. Reformasi Birokrasi yang selanjutnya disingkat RB adalah upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah menyangkut aspek mental aparatur, pengawasan, akuntabilitas, kelembagaan (organisasi) tatalaksana, sumber daya manusia, peraturan perundang-undangan dan pelayanan publik. Zona Integritas yang selanjutnya disingkat ZI adalah predikat yang diberikan kepada instansi pemerintah yang pimpinan dan jajarannya10. a 12. 13. 14. 15. 16. mempunyai komitmen untuk mewujudkan Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani melalui reformasi birokrasi, Khususnya dalam hal pencegahan korupsi dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Wilayah Bebas dari Korupsi yang selanjutnya disingkat WBK adalah predikat yang diberikan kepada suatu Unit Kerja yang memenuhi sebagian besar manajemen perubahan, penataan tata laksana, penataan sistem manajemen SDM, penguatan pengawasan, dan penguatan akuntabilitas kinerja. Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani yang selanjutnya disingkat WBBM adalah predikat yang diberikan kepada suatu Unit Kerja yang sebelumnya telah mendapat predikat WBK dan memenuhi sebagian besar manajemen perubahan, penataan tata laksana, penataan sistem manajemen SDM, penguatan pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja, dan penguatan kualitas pelayanan publik. Penilaian Mandiri Pelaksanaan Zona Integritas yang selanjutnya disingkat PMPZI adalah penilaian yang dilakukan secara mandiri oleh Unit Kerja Pusat/UPT dalam menilai komitmen untuk mewujudkan Wilayah Bebas dari Kerupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani melalui reformasi birokrasi, khususnya dalam hal pencegahan korupsi dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Lembar Kerja Evaluasi yang sclanjutnya disingkat LKE adalah lembar isian/jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka pembangunan ZI Menuju WBK/WBBM. Audit Internal Sistem Manajemen Mutu yang selanjutnya disebut Audit Internal adalah kegiatan pemantauan atas implementasi ISO 9001:2015, manajemen risiko dalam rangka pelaksanaan SPIP, PMPZI Unit Kerja dan Sistem Manajemen Laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017. Auditor Internal adalah personil yang telah mengikuti sosialisasi atau pelatihan auditor internal ISO 19011, ISO 9001:2015 atau SNI ISO/IEC 17025 dan ditunjuk melalui surat tugas untuk melaksanakan audit internal. ‘Tim Audit Internal adalah kumpulan personil yang terdiri dari ketua tim dan anggota, ditugaskan oleh Koordinator Auditor Internal atau Ketua ‘Tim Penjaminan Mutu untuk menjadi tim audit dalam pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu.17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Auditan adalah Manajemen Puncak, Unit Kerja Pusat dan UPT di lingkungan BPOM yang dijadikan objek audit internal. Unit Pelaksana Teknis yang sclanjutnya disingkat UPT adalah Balai Besar /Balai/Loka POM. Unit Kerja Pusat adalah Unit Kerja di Badan POM Pusat. Ketidaksesuaian (Non Conformity) adalah tidak dipenuhi suatu persyaratan baik yang bersifat menyeluruh, parsial/insidentil atau tidak konsisten terhadap persyaratan sistem manajemen mutu maupun kebijakan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Saran Peningkatan (Area For Improvement) adalah dipenuhinya persyaratan pada sistem manajemen mutu maupun kebijakan yang telah ditetapkan oleh organisasi serta masih terdapat kesempatan untuk meningkatan efektivitas sistem tersebut. Aspek Positif adalah hasil pencapaian unit kerja yang memiliki daya ungkit berupa penghargaan yang pernah diterima Auditan baik di tingkat Badan POM maupun dari pihak eksternal sesuai ruang lingkup audit. Tahun N adalah tahun pelaksanaan audit internal. PELAKSANA Pelaksana audit internal adalah Auditor Internal Badan POM di bawah koordinasi Inspektur II Badan POM selaku Koordinator Auditor Internal. PRINSIP AUDIT A. Tujuan Audit Internal di Badan POM adalah : 1. Memeriksa kesesuaian antara kriteria mencakup_ kebijakan, prosedur, standar, peraturan perundang-undangan, persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, dan persyaratan umum untuk laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017 dengan aktual implementasi/pelaksanaan di lapangan; 2. Mengidentifikasi potensi perbaikan yang berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu yang dibangun; 3. Memeriksa pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dengan melakukan verifikasi hasil mitigasi risiko Auditan dan verifikasi terhadap Penilaian Mandiri Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas (PM-EPITE); 4. Memeriksa kesesuaian pelaksanaan RB Unit Kerja dengan melakukan verifikasi awal pada LKE PMPZI.Ruang Lingkup Audit 1. Ruang lingkup Audit Internal meliputi: a. Seluruh proses bisnis dan klausul ISO 9001:2015; b. Sistem manajemen laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017 yang dilaksanakan pada: 1) Pusat Pengembangan Pengujian Obat dan Makanan Nasional 2) Laboratorium Balai Besar/Balai POM 3) Loka POM di Kabupaten Ende c. Pemantauan SPIP melalui pengujian: 1) Implementasi manajemen risiko. 2) Verifikasi PM-EPITE. d. Verifikasi awal PMPZI Unit Kerja dilaksanakan pada Unit Kerja Pusat dan Balai Besar/Balai POM 2, Lingkup dokumen Audit Internal adalah hasil implementasi sistem manajemen mutu semester 2 (dua) tahun N-1 sampai dengan on going tahun N. 3. Audit Internal dilaksanakan untuk Manajemen Puncak, Unit Kerja Pusat/ dan UPT berdasarkan kebijakan Badan POM tentang Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Badan POM. Waktu Pelaksanaan Audit Audit Internal dilaksanakan minimal 2 (dua) hari. Tim Audit Internal agar berkoordinasi dengan Auditan dalam menentukan jumlah hari audit. Waktu pelaksanaan hingga pelaporan hasil audit sesuai Jadwal Pelaksanaan dan Pemeliharaan Peningkatan QMS ISO 9001:2015 BPOM yang terdapat pada subsite qms.pom.go.id. Kriteria Auditor 1. Kualifikasi Umum: a. Dapat dipercaya, memiliki integritas, profesional, independen, dapat menjaga kerahasiaan, berpendirian teguh dan mampu berkomunikasi dengan baik; b. Memiliki kemampuan mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan; c. Memiliki kemampuan mengelola, mengolah, menyajikan, serta menganalisis data dan informasi.-10- 2. Kualifikasi Khusus Ketua Tim: a. 1» 2) 3) 4) Pendidikan minimal S1. : Memiliki golongan minimal III/c. Unit Kerja Pusat dan UPT yang tidak tersertifikasi SNI ISO/IEC 17025:2017 dipersyaratkan telah mengikati pelatihan ISO 19011 atau pelatihan ISO 9001:2015 dan berpengalaman sebagai Auditor. PPPOMN dan UPT yang telah tersertifikasi SNI ISO/IEC 17025:2017 dipersyaratkan telah mengikuti_ pelatihan audit internal SNI ISO/IEC 17025 dan atau ISO 19011 atau pelatihan ISO 9001:2015 serta_berpengalaman sebagai Auditor. Auditor selaku Anggota: 4 2) Pendidikan minimal D3. Telah mengikuti pelatihan ISO 19011 atau ISO 9001:2015 atau SNI ISO/IEC 17025. 3. Tugas dan Tanggung Jawab a, Tugas dan tanggung jawab Ketua Tim Audit Internal: yy 2) 3) 4) 5) 6) 7 8) Menyiapkan jadwal dan pembagian tugas. Menyusun daftar periksa Audit Internal. Mewakili tim audit dalam komunikasi dengan Auditan. Mengorganisasikan dan mengarahkan anggota tim audit. Memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulan audit. Melakukan rapat pembukaan (entry meeting) dan rapat penutupan (exit meeting). Menyerahkan laporan audit internal ke Auditan dan Koordinator Auditor Internal. Memantau dan memastikan tindak lanjut penyelesaian Tindakan Perbaikan. ‘Tugas dan tanggung jawab Auditor: 1) 2) Mengaudit secara objektif sesuai ruang lingkup audit. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit untuk mencapai kesimpulan audit. Membantu Ketua Tim membuat laporan audit. Membantu Ketua Tim memantau dan memastikan tindak lanjut penyelesaian Tindakan Perbaikan.F. a 2, “le Sistem Audit ‘Tim Audit Internal terdiri atas Ketua Tim dan anggota. Audit dilaksanakan dengan metode audit silang —antar bidang/bagian/seksi pada Unit Kerja yang sama atau Auditor berasal dari Unit Kerja Pusat/UPT lain berdasarkan surat tugas dari Koordinator Auditor Internal BPOM dengan catatan sebagai berikut: a. Untuk Auditan yang diaudit sistem manajemen laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017 maka Auditor ditambah dengan 2 orang Auditor Internal SNI ISO/IEC 17025; b. Audit Internal pada Loka POM dilaksanakan oleh Ketua Tim yang berasal dari Balai Besar/Balai POM Koordinator dan anggota Auditor Internal berasal dari Loka POM Auditan berdasarkan surat tugas dari Kepala Balai Besar/Balai POM Koordinator. Audit Internal dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun. Pendekatan berdasarkan bukti: metode yang obyektif, kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit yang sistematis. Penyajian laporan yang obyektif (fair). Kriteria Audit Daftar Isi Manual Organisasi 180 9001: 2015 ‘SNI ISO/IEC 17025: 2017 Profil Organisasi : LL. Tandasan Hukam 1.2. Tugas, Fungsi, dan Kewenangan 13. Budaya Organisasi 1A. Visi dan Misi 1s. ‘Sistem Pengawasan Obat dan Makanan 16. ‘Sasaran Strategis 17. ‘Arah Kebijakan dan Strategi Bisnis Proses 2.1. Peta Hubungan Proses Bisnis 22. Peta Proses Bisnis 23 Peta Subproses Bisnis 2A, Peta Lintas Fungsi ‘Susunan Organisasi Ruang Lingkup 41 ‘Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu-12- Daftar isi Manual Organisasi 180 9001: 2015 ‘SNI ISO/IEC 17025: 2017 4.2. Ruang Lingkup Sistem ‘Manajemen Laboratorium 5 | Acuan Normatit 6 _| Isillah Dan Definisi 7 | Persyaratan Umum Dan Beers Organisasi 7.1. | Kontek Organisasi Klausul 4 Konteks Organisasi a | Organisasi 4-1 Konteks Organisasi | 5.1 Persyaratan struktural; 4.1 Ketidakberpihakan; 4.2 Kerahasiaan | Kebutuhan dan harapan 42 Kebutuhan dan Harapan © | Lingkup Sistem Manajemen [43 Lingkup Sistem | 53; 54 Persyaratan Mutu Manajemen Mutu struktural @_| Sistem Manajemen Mutu dan | 4-4 Sistem Manajemen Proses 8.1 Opsi 7.2. |Kepemimpinan Klausul 5 Kepemimpinan ‘@__| Kepemimpinan dan Komitmen | 5.1 Komitmen manajemen Manajemen | Kebijakan Mutu 5.2 Kebijakan 5.2 Persyaratan structural Peran, tanggungawab, dan | 5.3 Peran, 55; 5.6; 5:7 Pereyaratan kewenangan tanggungjawab dan | struktural kewenangan @_| Fokus Pelanggan 5.1.2 Fokus Pelanggan 7.3. | Perencanaan ‘Klausul 6 Perencanaan a | Tindakan Terhadap Resiko dan | 6.1 Tindakan yang 8.5 Tindakan untuk Peluang ditujukan pada risiko | Mengatasi Resiko dan dan peluang Memanfaatkan Peluang | Sasaran Mutu 62 Sasaran dan rencana untuk > ‘mencapainya © | Perubahan 6.3 Perencanaan Perubahan| i 3 | Persyaratan Sumber Daya Klawsul 7 Dakungan 8.1. | Sumber Daya Manusia 711 Umum; 712 6.1 Umum; 6.2.1;6.26 Personil; 7.1.5 Personil Pengawasan dan Pengukuran Sumber daya-13- Daftar Isi Manual Organisasi 180 9001: 2015 | SNTISO/IBC 17025: 2017 $.2. | Kompetensi dan Pengetahuan | 7.1.6 Pengetahuan 62.2; 6.2.3;6.2.5 Organisasi Personil 7.2 Kompetensi 3. | Kesadaran dan Komunikasi | 7.3 Kesadaran; 7.4 6.2.4 Personil Komunikasi 84, | Infrastruktur dan Kondisi 7.1.3 Infrastruktur 63:1;6.3.2;63.35635 Lingkungan 7.1.4 Linglcungan Fasilitas laboratorium dan Proses Operasi kondisi lingkungan 6.4.9 5 6.4.10; 6.4115 6.4.12 Peralatan BS. | Peralatan Laboratorium dan | 7.1.5.2 Ketertelusuran | 64.1; 64.2;643;6.4.4; Ketertelusuran Pengukuran | Pengukuran 6.4.5; 6.4.6 56.4.7 56.4.8; 6.4.13 Peralatan 6.3.4 Fasilitas laboratorium dan kondisi lingkungan 6.5 Ketertelusuran, metrologi 9 | Persyaratan Dokumentasi —_—| Klausul 7 Dukungan 9.1. | Dokumentasi Sistem 75.1 Umum 8.2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu BPOM Manajemen 9.2, | Pengendalian Data dan 7.5.2 Membuat dan | 7-11 Pengendalian Data ‘Manajemen Informasi Memutakhirkan dan Manajemen Informasi; Dokumen 8.3 Pengendalian Dokumen 7.5.3 Pengendalian 8.4 Pengendalian Rekaman Informasi ‘Terdokumentasi 10” | Persyaratan Proses Operasional | Klausul 8 Operasi 10.1. | Persyaratan Proses Operasional secara Umum Perencanaan operasi dan kendalinya @.1, Perencanaan dan Pengendalian Operasional 3.2, Persyaratan untuk produk dan layanan Disain dan pengembangan produk dan pelayanan &.3, Desain dan pengembangan produk dan layanan Pengendalian proses, produk, dan pelayanan yang disediakan dari eksternal 84, Pengendalian produk dan layanan eksternal yang disediakan 6.6. Produk dan Jasa dari Pihak Eksternal“14. Daftar Isi Manual Organisasi 180 9001: 2015, ‘SNI ISO/IEC 17025: 2017 Produksi dan penyedian jasa 8.5, Produksi dan penyedian layanan 7.1. Kaji Ulang Permintaan ‘Tender dan Kontrak Pelepasan produk dan 8.6, Pelepasan produk 7-7. Menjamin Keabsahan pelayanan dan pelayanan Hasil Pengendalian produk yang 8.7, Pengendalian 7.10, Pekerjaan yang Tidak tidak sesuai produk yang tidak Sesuai sesuai 10.2, | Pereyaratan Proses Operasional Laboratorium dituangkan dalam Pedoman 7.2 Pemilihan Verifikasi Operasional Teknis dan Validasi Metode Laboratorium minimal berisi 7.3 Pengambilan Sampling klausul ISO/IEC 17025:2017 7.4 Penanganan Benda dengan: Uji/Kalibrasi 7.5 Rekaman Teknis [7.6 Ketidakpastian =| Pengukuran | 7.7 Pemastian Keabsahan | Hasil | 7.8 Pelaporan Hasil | 1 | Bvaluasi Kinerja Dan Klausul 9 Evaluasi Peningkatan Kinerja 111. | Monitoring, pengukuran, analisis dan evaluasi @__| Kepuasan dan Keluhan 9.1.1; 9.1.2 Kepuasan | 7.9 Keluhan Pelanggan Pelanggan | Analisis dan Evaluasi 9.1.3 Analisis dan Evaluasi | Audit Internal 9.2 Audit Internal 8.8 Audit Internal Tinjauan/Kaji Ulang 9.3 Tinjauan Manajemen Manajemen 8.9 Kaji Ulang Manajemen 11.2, | Peningkatan Kiausul 10 Peningkatan a | Umum 10.1 Umum b | Ketidaksesuaian dan Tindakan | 10.2 Ketidaksesuaian | 8.7 Tindakan Perbaikan Perbaikan dan Tindakan Perbaikan Peningkatan Berkelanjutan 10.3 Peningkeatan Berkelanjutan 8.6 PeningkatanVI. PROSES AUDIT INTERNAL Koordinator Auditor Internal menginformasikan perihal pelaksanaan dan jadwal kegiatan audit internal kepada Manajemen Puncak dan seluruh Ketua Tim Penjaminan Mutu di Lingkungan BPOM.Selanjutnya Tim Audit Internal bertanggung jawab untuk menyiapkan dan melaksanakan audit. Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut: A. Persiapan Audit Internal 1. Setelah mendapat penugasan, Tim Audit Internal menyusun Jadwal Audit Internal (Anak Lampiran 1) dan daftar periksa sesuai Formulir Daftar Periksa Audit Internal (Anak Lampiran 5) dengan mempelajari dokumen yang menjadi acuan dalam pelaksanaan audit meliputi manual organisasi, pedoman teknis laboratorium, prosedur, dokumen hasil implementasi sistem manajemen mutu, dokumen Penilaian Mandiri Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas (PM- EPITE), dokumen manajemen risiko, LKE PMPZI unit kerja maupun dokumen pendukung terkait. 2, Tim Audit Internal bersama dengan Auditan menyepakati waktu pelaksanaan Audit Internal yang mengacu pada periode Audit Internal BPOM, 3. Untuk Auditor Internal Unit Kerja Pusat yang ditunjuk menjadi bagian dari Tim Penilai Unit Kerja Eselon I berfungsi untuk melakukan verifikasi awal atas LKE PMPZI Unit Kerja Eselon Il di lingkungan Unit Kerja Eselon I terkait dan melakukan pemilihan unit kerja yang akan diajukan untuk dievaluasi oleh Inspektorat Utama selaku TPI Badan POM. 4. Kelengkapan dokumen kerja Audit Internal, yaitu: a, Surat Tugas b. Jadwal Audit Internal (Anak Lampiran 1) c. Daftar hadir dan Berita Acara rapat pembukaan/penutupan. (Anak Lampiran 2 s.d. Anak Lampiran 4) d. Formulir terkait audit internal sebagaimana terdapat pada Anak Lampiran 5 s.d. Anak Lampiran 10 yaitu: 1) Formulir Daftar Periksa Audit Internal (Anak Lampiran 5) 2) Formulir Temuan Audit Internal (Anak Lampiran 6) 3) Formulir Rekapitulasi Temuan Ketidaksesuaian dan ‘Tindakan Perbaikan (Anak Lampiran 7). 4) Formulir Monitoring Risiko (Anak Lampiran 8)-16- 5) Formulir Hasil Verifikasi Evaluasi Pengendalian Intern ‘Tingkat Entitas (Anak Lampiran 9) 6) Formulir Evaluasi Auditor (Anak Lampiran 10) B. Pelaksanaan Audit 1 Melaksanakan rapat pembukaan (entry meeting). a. b. Ketua Tim memperkenalkan anggota tim audit. Ketua Tim menjelaskan: 1) Ruang lingkup, kriteria, dan tujuan audit. 2) Jadwal audit internal 3) Metode dan teknik audit seperti: wawancara, observasi lapangan serta melihat bukti-bukti dan data-data Auditan, maupun teknik audit lainnya. Tim Audit memberikan daftar hadir rapat pembukaan untuk diisi oleh scluruh peserta rapat baik dari pihak Auditan dan Auditor. Daftar hadir tersebut akan menjadi bagian dari dokumentasi audit. Ketua Tim Audit dan Ketua Tim Penjaminan Mutu atau yang mewakili, menandatangani Berita Acara Rapat Pembukaan Audit Internal. Pemeriksaan dokumen penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 dan sistem manajemen laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017 sesuai Formulir Daftar Periksa Audit Internal (Anak Lampiran 5) yang telah disusun yaitu; a. Dokumentasi dan catatan terbaru yang relevan: 1) Memastikan salinan dokumen terkendali yang terbaru dari prosedur sistem manajemen mutu berkaitan dengan ruang lingkup audit; 2) Memastikan bahwa dokumen penunjang terkendali yang digunakan juga merupakan dokumen terbaru; dan 3) Memeriksa kesesuaian dokumen dengan SOP Mikro/prosedur/ketentuan yang relevan, Kualifikasi personil terkait yang meliputi jumlah, pendidikan, keterampilan dan pengalaman. Sarana dan prasarana yang menunjang pencapaian sasaran/tujuan unit kerja/organisasi. Pemantauan implementasi sistem manajemen mutu yaitu:-17- 1) Memastikan prosedur yang disusun telah dijalankan; 2) Memastikan scluruh dokumen telah tertelusur dan pencatatan sesuai dengan dokumen sumber. 3) Memastikan implementasi seluruh tindak lanjut terhadap ketidaksesuaian telah dilaksanakan. Pemeriksaan dokumen terkait penerapan SPIP, antara lain: a. Formulir Daftar Risiko/Risk Register 1) Memastikan risiko utama pada Unit Kerja Pusat/UPT telah diidentifikesi dan dicantumkan dalam daftar risiko. 2) Memastikan formulir sudah diformalkan. 3) Memastikan Pengendalian yang ada (Existing Control) telah memadai dan telah dijalankan, Formulir Rencana Mitigasi Risiko/Risk Mitigation Plan Memastikan seluruh risiko utama dengan nilai risiko lebih dari selera risiko organisasi pada daftar risiko telah dimitigasi, Formulir Monitoring Risiko Memastikan Rencana Mitigasi Risiko sudah dilaksanakan secara memadai dan telah sesuai dengan waktu yang direncanakan. Dokumen hasil Penilaian Mandiri Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas (PM-EPITE): 1) Melakukan verifikasi atas data dukung PM-EPITE yang disampaikan pada Formulir Hasil Verifikasi Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas (Anak Lampiran 9). Auditor dapat melakukan penilaian pada kolom jawaban dengan melihat kesesuaian data dukung yang dimiliki oleh Auditan. 2) Menyimpulkan tingkat keandalan pengendalian intern unit kerja Pemeriksaan dokumen terkait PMPZI unit kerja, meliputi area perubah: a. s pe po Manajemen Perubahan; Penataan Tata Laksana; Penataan Sistem Manajemen SDM; Penguatan Akuntabilitas; Penguatan Pengawasan; dan Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.5. -18- Dokumen dapat diunduh melalui media yang telah disediakan. Pencatatan dan perumusan temuan audit ‘a. Apabila dalam pelaksanaan audit, Auditor menemukan suatu kondisi atas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 dan sistem manajemen laboratorium SNI ISO/IEC 17025:2017 dapat dinyatakan: 1) Ketidaksesuaian/ Non Conformity (NC) Jika bukti fisik tidak sesuai dengan persyaratan/standar baik bersifat_menyeluruh, parsial/insidentil atau tidak konsisten. 2) Saran Peningkatan/ Area For Improvement (AF!) Jika bukti fisik sudah memenuhi persyaratan/standar namun masih dapat lebih dioptimalkan. 3) Aspek Positif Jika pencapaian unit kerja yang memiliki daya ungkit berupa penghargaan yang pernah diterima Auditan baik di tingkat Badan POM maupun dari pihak eksternal, Ketidaksesuaian, saran peningkatan dan aspek positif dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (Anak Lampiran 6). b. Apabila Auditor menemukan suatu kondisi atas penerapan SPIP maka: 1) Terkait pelaksanaan manajemen risiko, Auditor dapat memberikan masukan terhadap: a) Daftar Risiko/Risk Register: berupa risiko yang belum teridentifikasi atau penentuan tingkat risiko. b) Risk Mitigation Plan: berupa uraian target atau peluang yang teridentifikasi dari mitigasi risiko. ) Monitoring Risiko: berupa__kesimpulan pelaksanaan mitigasi_ risiko (jumlah —_mitigasi risikoyang belum dilakukan, sedang dilakukan, sudah dilakukan namun target belum maksimal atau sudah selesai sesuai target). 2) Terkait hasil verifikasi data dukung PM-EPITE maka Tim Audit Internal dapat menyesuaikan nilai pada PM-EPITE dan memberikan kesimpulan sebagai berikut: a) Tingkat keandalan rendah yaitu apabila nilai akhir 0% s.d 50%-19- b) Tingkat keandalan sedang yaitu apabila nilai akhir 51% s.d 80% c) Tingkat keandalan tinggi yaitu apabila nilai akhir 81% s.d 100%. Apabila Auditor menemukan suatu kondisi atau data dukung yang belum memadai atas pelaksanaan Reformasi Birokrasi Unit Kerja dalam pembangunan Zona Integritas maka Auditor dapat menyesuaikan nilai pada LKE PMPZI menurut justifikasi ‘Tim Audit Internal. Auditor juga dapat memberikan saran atau perbaikan pelaksanaan pembangunan Zona Integritas Unit Kerja. Pendokumentasian hasil verifikasi LKE PMPZI mengacu pada Surat Edaran Kepala Badan tentang Pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM di Lingkungan Badan POM. Tim Audit Internal mengadakan rapat internal untuk membahas temuan audit. Temuan tersebut dikomunikasikan dengan Auditan untuk memperoleh kepastian bahwa bukti audit telah akurat dan temuan dapat diterima. Tim Audit Internal wajib menjaga independensinya atas temuan audit yang telah ditetapkan. Rapat penutupan (exit meeting) Rapat penutupan merupakan pertemuan Tim Audit Internal dan Auditan setelah proses audit internal dilaksanakan. Agenda dalam rapat penutupan adalah: a. ‘Tim Audit Internal menyampaikan kepada Auditan temuan yang mencerminkan keadaan saat pelaksanaan audit. Seluruh temuan ketidaksesuaian tersebut harus ditindaklanjuti oleh Auditan. Dokumen yang diserahkan olch Auditor kepada Auditan adalah: 1) Berita Acara dan Daftar hadir rapat pembukaan dan penutupan. 2) Temuan audit yang tercantum dalam Formulir Temuan Audit Internal, Formulir Monitoring Risiko, hasil verifikasi evaluasi pengendalian intern tingkat entitas, dan hasil verifikasi awal LKE PMPZI Unit Kerja. 3) Formulir Evaluasi Auditor untuk diisi oleh Auditan.-20- b. Tim Audit Internal bersama Auditan menyepakati batas waktu penyelesaian tindakan perbaikan. c. Ketua Tim Audit Internal dan Ketua Tim Penjaminan Mutu atau yang mewakili, menandatangani Berita Acara Rapat Penutupan. Penyusunan Rencana Tindakan Perbaikan Auditan menyusun rencana tindakan perbaikan atas temuan audit sesuai Formulir Rekapitulasi Temuan Audit Internal dan Rencana Tindakan Perbaikan (Anak Lampiran 7) dan mengirimkan kepada Tim Auditor selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja sejak rapat penutupan. C. Pelaporan Audit 1. Tim Audit Internal menyampaikan laporan hasil audit kepada Koordinator Auditor Internal melalui media yang telah disiapkan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pelaksanaan audit yang meliputi : a, Salinan Surat Tugas Tim Audit dalam bentuk PDF; b. _ Salinan rincian jadwal audit internal dalam bentuk PDF; c. Salinan Berita Acara dan Daftar Hadir Rapat Pembukaan dan Rapat Penutupan dalam bentuk PDF; d. Salinan Temuan Audit Internal (Anak Lampiran 6) dalam bentuk Ms. Word; e. Hasil pemantauan pelaksanaan mitigasi risiko dalam formulir Monitoring Risiko(Anak Lampiran 8) dalam format xls; f. Hasil verifikasi PM-EPITE (Anak Lampiran 9) dalam format xls; g. Hasil verifikasi awal LKE PMPZI Unit Kerja dalam format xls. Mekanisme pelaporan hasil verifikasi dapat dilihat dalam Surat Edaran Kepala Badan tentang Pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM di Lingkungan Badan POM. Auditan mengirimkan Formulir Evaluasi Auditor yang telah diisi kepada Koordinator Auditor Internal paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pelaksanaan audit Koordinator Auditor Internal melaporkan hasil audit internal kepada Manajemen Puncak dengan tembusan kepada Koordinator Management Representative Badan POM.-21- D. Penyampaian Tindak Lanjut, Verifikasi Temuan Audit dan Monitoring Status Temuan Audit 1. Auditan menyampaikan bukti-bukti tindakan perbaikan kepada Auditor sesuai waktu yang disepakati. 2. Auditor melakukan verifikasi atas bukti tindakan perbaikan (corrective action) sebagai berikut: a. Auditor melakukan verifikasi di lapangan sesuai bukti tindakan perbaikan yang diterima dengan menggunakan Formulir Rekapitulasi Temuan Audit Internal dan Tindakan Perbaikan (Anak Lampiran 7) yang telah disusun oleh Auditan. b. Verifikasi dilakukan selambat-lambatnya § (lima) hari kerja sejak bukti-bukti tindakan perbaikan diterima oleh Tim Audit Internal. cc. Jika tidak memungkinkan verifikasi di lapangan, maka Auditan dapat mengirimkan bukti-bukti tindakan perbaikan secara elektronik untuk selanjutnya diverifikasi olch Tim Audit Internal. d. Salinan Formulir Rekapitulasi Temuan Audit Internal dan Tindakan Perbaikan yang telah diverifikasi dan ditetapkan statusnya (open/close) oleh Tim Audit Internal disampaikan kepada Auditan (dalam bentuk hardcopy dan/atau softcopy) dan Koordinator Auditor Internal. dalam bentuk softcopy selambat-lambatnya § (lima) hari kerja sejak Auditor selesai melakukan verifikasi. e. Apabila hasil verifikasi temuan dinyatakan open maka Auditor menyampaikan hal-hal yang masih harus dipenuhi kepada Auditan. 3. Ketua Tim Audit melakukan monitoring terhadap seluruh temuan yang belum ditindaklanjuti Auditan berdasarkan waktu yang telah disepakati dalam Formulir Temuan Audit Internal. 4. Penyampaian laporan penyelesaian seluruh temuan dari Auditor Internal kepada Koordinator Auditor Internal paling lambat 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan audit eksternal (surveilance/resertifikasi/ sertifikasi) 5. Koordinator Auditor Internal melakukan pemantauan status temuan audit berdasarkan hasil monitoring Tim Audit Internal untukEB. -22- dilaporkan kepada Manajemen Puncak dan ditembuskan kepada Koordinator Management Representative. Evaluasi Kegiatan Audit Di akhir periode audit, Koordinator Auditor Internal melakukan evaluasi hasil Audit Internal Sistem Manajemen Mutu untuk dilaporkan saat Tinjauan Manajemen (TM) Badan POM. Ketentuan Pengecualian Dalam hal terdapat kondisi tertentu yang dapat mempengaruhi, menghambat atau menghentikan pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Badan POM maka pelaksanaan Audit Internal akan diatur lebih lanjut dalam Surat Pemberitahuan dari Koordinator Auditor Internal. VII, DOKUMEN TERKAIT a PEN perngu Jadwal Audit Internal Daftar Hadir Rapat Pembukaan/Penutupan Audit Internal Berita Acara Rapat Pembukaan (Entry Meeting) Audit Internal Berita Acara Rapat Penutupan (Exit Meeting) Audit Internal Formulir Daftar Periksa Audit Internal Formulir Temuan Audit Internal Formulir Rekapitulasi Temuan Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan Formulir Monitoring Risiko Formulir Hasil Verifikasi Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas 10. Formulir Evaluasi Auditor VII. REFERENSI 1 2) 3. 4. Quality Management System ISO 9001:2015 Clause 9.2 Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 SNI ISO/IEC 17025:2017 Clause 8.8 Audit Internal, POM-16.02/CFM.02/SOP.01IX. BAGAN ALUR PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL Koordinator Auditor Internal | Surat Tugas Tm Aut Tim Audit Internal Tim Audit mengirimkan salinan dokumen: 1) Surat Tugas Tim Audit 2) Jadwal Audit Internal 3) Berita Acara dan Daftar Hadir Rapat Pembukaan dan Penutupan 4) Temuan Audit internal 5) Rekapitulasi Temuan Ketidaksesuaian dan Tindaken Perbaikan 6) Monitoring Risiko 7) Hasil Verifkasi Kertas Kerja Evalvasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas Paling lambat 5 hari kerja setelah pelaksanaan audit, 8) Hasil Verifikasi Awal LKE PMPZI Unit Kerja, ‘mengacu pada SE terkait Laporan Hasil Audit internal Sistem Manajemen Mutu ==I— Koordinator MR Manajemen Puncak inator Hasil Audit — aes Penyampaian Bukti Tindakan Perbaikan, Verifikasi, max 5 hari kerja sejak bukti tindskan perbaikan diterima Formulir Evaluasi AuditorPaling lambat 5 hari kerja setelah pelaksanaan audit | (Fembusan apean KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA, PENNY\K. LUKITO-24- Anak Lampiran 1 JADWAL AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU AUDITAN : 2.0.0.0 a No Tanggal | Waktuc) Auditor ¢ Auditan?) Area Audit 9 Keterangan a) b) °) a e) 9 2) hy Diisi dengan Unit Kerja/UPT yang diaudit Diisi dengan tanggal pelaksanaan audit Diisi dengan waktu pelaksanaan (jam) audit Diisi dengan nama auditor internal Diisi dengan fungsi yang diaudit Dibuat die) Pada Tanggal : Ketua Tim Audit Internal’, (Nama Lengkap) NIP. Diisi dengan area audit, berupa klausul ISO 9001:2015 dan atau SNI ISO/IEC 17025:2017 Diisi dengan tempat dan tanggal pembuatan jadwal audit Diisi dengan tanda tangan dan nama Ketua Tim audit-25- Anak Lampiran 2 DAFTAR HADIR RAPAT PEMBUKAAN/PENUTUPAN®) AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU Auditan : ‘Tanggal Tanda » Q o No Nama Bagian © Jabatan Tangan | Keterangan: ‘icoret yang tidak perl diisi nama personel yang hadir (Auditan dan Auditor). diisi fungsi dalam Unit Kerja/UPT yang diaudit. “diisi jabatan dalam QMS dan/atau struktural/fungsional,-26- Anak Lampiran 3 BERITA ACARA RAPAT PEMBUKAAN (ENTRY MEETING) AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU a Pada hari ini .) tanggal ... ©), bertempat di . 4, Tim Audit Internal Badan POM telah melaksanakan entry meeting sehubungan dengan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu yang dilaksanakan pada Berdasarkan Surat Tugas dari Ketua Tim Penjaminan Mutu/Koordinator Auditor Internal Nomor © tanggal 4 untuk melaksanakan Audit Internal selama ......... ® hari kalender dari tanggal ...®) sampai dengan . a, Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, Tim Audit Internal Badan POM telah menyampaikan kepada Tim Penjaminan Mutu ........-..... 9 mengenai tujuan, ruang lingkup dan jangka waktu pelaksanaan audit, serta hal-hal yang perlu diketahui oleh Auditan sesuai dengan ISO 9001:2015, SNI ISO/IEC 17025:20174 dan peraturan lain yang terkait. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Ketua Tim Penjaminan Mutu Ketua Tim Audit Internal, 7) (Nama Lengkap} (Nama Lengkap) NIP. NIP. Keterangan: a) diisi nama Unit Kerja/UPT yang diaudit >) diisi nama hari pelaksanaan entry meeting c) _ diisi tanggal pelaksanaan entry meeting 4) coret yang tidak termasuk lingkup audit ¢) diisi nomor Surat Tugas Audit Internala hy) -27- diisi tanggal Surat Tugas Audit Internal diisi jangka waktu pelaksanaan Audit Internal diisi tanggal dimulainya Audit Internal diisi tanggal berakhirnya Audit Internal-28- Anak Lampiran 4 BERITA ACARA RAPAT PENUTUPAN (EXIT MEETING) AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU a) Pada hari ini .. .. 9 tanggal . . 4), Tim Audit Internal Badan POM telah melaksanakan exit meeting sehubungan dengan berakhirnya Audit Internal Sistem Manajemen Mutu pada ..... - 9, bertempat di .. dengan risalah sebagai berikut: 1. Tim Audit Internal Badan POM telah menyampaikan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu ..] mengenai temuan hasil audit serta hal-hal yang perlu menjadi perhatian dan segera dilakukan perbaikan sehubungan dengan adanya kelemahan pada penerapan Sistem Manajemen Mutu di 2. Dari hasil Audit Internal ini terdapat .............) temuan yang terdiri dari ‘. Rencana tindakan perbaikan disampaikan kepada Tim Audit Internal paling lambat 2 (dua) hari setelah exit meeting dilaksanakan. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Ketua Tim Penjaminan Mutu Ketua Tim Audit Internal, (Nama Lengkap) (Nama Lengkap) NIP. NIP. Keterangan: a) diisi Unit Kerja/UPT yang diaudit b) — diisi nama hari pelaksanaan exit meeting ©) diisi tanggal pelaksanaan exit meeting 4) coret yang tidak termasuk lingkup audit ¢) — diisi jumlah temuan ) diisi jumlah Ketidaksesuaian (NC), Saran Peningkatan (AFI), dan Aspek Positif (AP)-29- Anak Lampiran 5 Formulir Daftar Periksa Audit Internal Sistem Manajemen Mutu Periode Audit Auditan (Fungsi) No | Klausul*) Pertanyaan! Bukti Fisik®) | Keterangan® Keterangan: a) diisi dengan tahun pelaksanaan audit. b) diisi dengan dengan klausul ISO 9001:2015 dan atau SNI ISO/IEC 17025:2017 ©) diisi dengan pertanyaan atau bukti yang mendukung implementasi klausul 4) diisi dengan bukti fisik yang disampaikan auditan, ¢) diisi dengan sesuai/tidak sesuai, bila terdapat ketidaksesuaian maka diberikan penjelasan,ueqTeqieg uexepury, 6 Jered| ewen |yera| — euren | ueresojocuog ( uexreqieg uerensosyepnoy uepny JOpHY neem svieg | ueseputy eueousy | uoSaey | purenuoy ue uenoy on mnisod yadsy -¢ tldV “% | LLOG:SZOLI Oal/OSI “% : ONT S10Z:1006 OSI “I | @ HPRY fessue | / Wpnerp Sued isBung | qioupny eure, oimenwoy, yepune ruenoy Jepueig seen SUEHPRY, 9 uenduey yeuy NQNW VouofeueW wWozstg [euISWU] YPHY UeNUIOL, HMUIOT -0e-“uenurar weinq/anue/40 “qpreseur uexnurayp 1sexf0{/uoHD90T sueynuroyp Sues yoeseu/w2}qa4g ‘MOTE Yeprey tyNUSuIOM Fuvs uENUI| UeBUDP IsHP —(F $102:1006 OSI SREP] UesUOP ESPrEATP uMNLOTeOgel dnSuN UTES [AV te ON wen —- L10Z:SZOLT O@I/OST INS Tesnept ue8uap ues! UMLOVeLoqet dnoysuy eped jay UEP ON Wena. — LLOZ:SZOLT I1/OSI INS YEP S10z:1006 OSI ePed Insnep{ weBuap 6 gnisog edsy /Jav/ON wehuI Yeu! uesUEp Isp” (2 YpHy weeuESsPed peRsU uesuDp ISH (P uupnerp ues ys8ung ueBuap sup — (0 Joupny vureu ueBuap ismp (4 upnerp Sues yan/ebioy un waren uwsuEp IsHP — (e se re919y, (uexreq.iog wexepury, 6 Jera| euren |yerea| — euren | ueresajoduag ( ueyrequeg a uerensasyepnoy ueypay soupny nem sereg | uexepury eueousy | wodyey | strenwoy ueresn uenoy on “Te:weyequod ueqepun ueresajekuad mpfen smeq uereredosay treBuap IsiIp Buea APPA wena eAFUYOS ON/UeTENsosyePHoy UOMWIA dupeysO LEPNY YsIO EXeURSEEP UNE TULL (yog) MexFeqIod UExEpUR eULOUOL UeBuap ISP Teusarsy9 undneur oder 1wx8un Ip IsIsoude yedopuoW Fue wlioy yun ueredvouad vdru9q jnIsod weNWOD 3IMAuIN VY weveyBuruod wees ednioq wena yMUN Jay werensasyepnay uenuin ymuN ON snures weno, HOBIE UeBUOp ISP 210Z:SZ0L1 O14/OSI INS NEIe S10z: L006 OSI INSHEDY eped now SUPE BUDGE /20u0L2/0%7 -ze-Auer} Sues vseur 1p Suvprssy yepy waduIYes werensosyepHoy quqasuad ueySUEHYsuoW ANyUN UBEpUN UeBLEp IEP p ose ‘uerensosyepHoy eAuIpelia wuTEIN qeqosuod UeBuop ISH (P ueynwoNp wes eped Ipefis} Sue UeTENsasyepHay MEySUETYsUOM {NIUN UExEpUR UeTUDp IEP (2 TeuZa1U] UpNY WENUIaY ANU] ENSIs MENU: LeBUEP ISHP (q L10Z°SZOLT OA1/OST INS NeIe We STOZ:T006 OST eed sKeP{ UeBuap ISTP (e suesues}2y4 wtonpay, ip (uonoy euren, |e (uoypaui09) @ (qUeSuesjey | piseyyua, sey | uep yereg eee! ee Taqeissitil | cremmnsecqeeHsy coors pecereeas oN ‘sexe, ueyepuly, uerein oe uexepur, jesduey, Eat enDag: 2 wendurey yeuy WexTeqiod UexEPULL UEP UEFENsoSHepHoy WenuTOY IseINydeRoY sANUIIOT -ee-‘rep ueduEmpey edepsoy wL SEP (Yy ‘uado neve asop sseyyuan [sey Isp & Joupny Jered wep wureU IsvsyLIIA [PHBUY) ULBUEP IMP (5 be2 eaBuEy, 2 yeaauEy, : yesBuey, [eusoyY] Joypny : ye|o isexLOATCT MIA PMN IPTEM: YoTo esyLodig didS seveg : yeto ueynferd on (6) @ |wl o (9) rn i) (a @ pesiuey, | ssouBoug | ord | je88uey, | Brey wee e3W ose ueyepury isduysog | uenyepod sdo | juaaa | oxisrr Teste ‘eUBOUDY ysir | 9poxr s9soig ueiuessto Buoy OISRY UeNszeLIog /JuoWDAL, YS “OmISRA SuPIOUOW g uexdure] uy -se-sopg uwpng “> rusyeu wang vale unueu ‘ueATOREND YePNS —-e usqrorenp Suepos uenHp wing “1 und wounOny YSky AINULOY UeRUOP renses ISEB UEFYPUN UEXROPE|OU! IMUM qeaveFUNsuEUod reoqos yniuMp Hues seSad UueqesojaKuod josBuer 198m /nTes wyUEP wojom wpod uoKZ UOUWBUYY SIA AUNOY ULBUDP rensas ISHII UREMOy RUUEYEURSTELNP UNE eUvOLDS [eHBLIE " “UBROPEHP YoIa} BUVk yoosnIU Uesepafuad uwUOp reHp SeENMU eduUEYEUESEEP YoJD}98 [nqum Hued Buwnjod nee oxsts fonat weuRNued seve yo WeBUSP dooo0 | oxysix wunsDuaIN Buuoys/ oxsers weqaqueyyresuayy aonpas / o7sis isypa1oy, proap Joris wepurysusy,—- sp Sued oxtets uodsos neurone uesuap ISG. unjd womb yste Munioy ep saysibey YSIey NNO TeRsOs ISeNIU LEATOFENP YoY UeAE BueA pWoRa YSU UBBUDP ISHIP ‘luv /uesowouod ymiuoq WHTeP OHISL MEAS seHUApI ueyedesUE (1) ‘uudip Bue6 oxtst1 uodsos rensos uourofeuEy| Y>I0 ISH (€) WOIOS uj wonvbiy sey wo} rensos uwIofeuEW Yao ISMP (Z) WEP (0) ~oe--37- z Anak Lampiran 9 FormulirHasil Verifikasi Evaluasi Pengendalian Intern Tingkat Entitas DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN (a/B/C/D) LINGKUNGAN PENGENDALIAN Integritas, nilai etika, dan perilaku etis y Telah dilakukan sosialisasi_ yang memadai tentang kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya, termasuk kepada pegawai baru. ‘@. Seluruh pegawai, mencakup kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku Jainnya Seluruh pegawai, materi belum mencakup keseluruhan kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya; ATAU belum seluruh pegawai, mencakup kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya Belum seluruh pegawai, materi belum mencakup keseluruhan kewajiban, larangan, dan sanksi dalam ‘kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya ‘Tidak melakukan sosialisasi yang mencakup kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya Pimpinan unit kerja memberi keteladanan dengan menerapkan integritas dan nilai-nilai etika dan mendorong bawahan untuk menerapkannya. ‘a. Pimpinan unit kerja telah menerapkan integritas dan nilai-nilai etika dan mendorong bawahan untuk menerapkannya Pimpinan unit Kerja telah menerapkan integritas dan nilai-nilai etika tetapi belum mendorong bawahan untuk menerapkannya Pimpinan unit kerja belum menerapkan integritas dan nilai-nilai etika tetapi mendorong bawahan untuk menerapkannya Pimpinan unit kerja belum menerapkan integritas dan nilai-nilai etika dan belum mendorong bawahan untuk menerapkannya Pimpinan unit kerja/pejabat yang ditunjuk memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar kode etik dan/atau aturan perilaku Jainnya. a. Tidak terdapat pelanggaran Kode etik atau terhadap setiap pelanggaran kode etik telah diberikan sanksi b. Terhadap sebagian besar (di atas 50%) pelanggaran kode etik telah diberikan sanksi ©. Terhadap sebagian kecil (sampai dengan 50%) pelanggaran kode etik telah diberilan sanksi @ Belum terdapat penerapan sanksi pada setiap pelanggaran Kode etik Pegawai mengetahui kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya a. Seluruh pegawai mengetahui kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya Di alas 75% pegawai mengetahui Kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya Di atas 50% pegawai mengetahui Kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode etik dan/atau-38- DAFTAR PERTANYAAN aturan perilaku lainnya d. Sampai dengan 50% pegawai mengetahui kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode tik dan/atau aturan perilaku lainnya S Kesadaran pimpinan unit kerja atas pengendalian dan gaya operasi yang dimiliki oleh pimpinan unit kerja 1) Pejabat struktural pada unit kerja memiliki sikap yang sclalu mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan. a. Pejabat struktural pada unit keyja_selalu mempertimbangkan _resiko dalam —_pengambilan keputusan secara menyeluruh Pejabat struktural pada unit Kerja selalu mempertimbangkan resiko dalam —_pengambilan keputusan tidak secara menyeluruh Pejabat struktural pada unit kerja tidak sclalu mempertimbangkan resiko dalam —_pengambilan keputusan Pejabat_struktural pada unit _kerja__tidak mempertimbangkan resiko dalam —_pengambilan keputusan 2) Pimpinan unit Kerja mendorong penerapan pengendalian intern di unit kerjanya. ‘a. Pimpinan unit kerja __mendorong _penerapan pengendalian intern di unit kerjanya melalui kegiatan, himbauan, dan instruksi yang terdokumentasi Pimpinan unit kerja mendorong —_penerapan pengendalian intern di unit kerjanya melalui kegiatan atau instruksi yang terdokumentasi Pimpinan unit kerja mendorong _penerapan’ pengendalian intern di unit kerjanya, namun tidak terdokumentasi Pimpinan unit kerja tidak melakukan upaya apapun untuk mendorong penerapan pengendalian intern di unit kerjanya 3) Pimpinan unit kerja memiliki sikap yang positif dan responsif tethadap pencapaian tujuan kegiatan /organisasi a Pimpinan unit kerja menunjukkan sikap yang positif dan responsif tethadap —pencapaian —_tujuan ‘kegiatan /organisasi baik secara verbal maupun dalam- tindakan Pimpinan unit kerja menunjukkan sikap yang positif dan responsif terhadap —_pencapaian —tujuan kegiatan /organisasi baik dalam tindakan Pimpinan unit kerja menunjukkan sikap yang positif dan responsif terhadap —_pencapaian —tujuan. kkegiatan /organisasi baik secara verbal Pimpinan unit kerja tidak bersikap positif dan/atau responsif dalam upaya_pencapaian —tujuan kegiatan /organisasi 4) Pimpinan unit kerja __memandang penting dan menindaklanjuti hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, keluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat. ‘a. Pimpinan unit kerja memandang penting dengan menindaklanjuti semua hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, keluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat. Pimpinan unit kerja memandang penting namun baru menindaklanjuti sebagian (lebih dari 50%) hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, kkeluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat.-39- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN (a/B/C/D) Pimpinan unit kerja tidak memandang penting sching baru menindaklanjuti sebagian kecil (kurang dari 50%) hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, keluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat. Pimpinan unit kerja tidak memandang penting dengan’ tidak menindaklanjuti semua hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, keluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat. ‘Komitien terhadap kompetensi y Terdapat proses untuk memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan, ‘a. Tersedia proses dan bukti-bukti bahwa seluruh pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan. Tersedia proses untuk memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan iemampuan tertentu, hamun tidak ditemukan bukti-bukti bahwa proses tersebut dilakukan untuk sebagian kecil pegawai yang, terpilih. Tersedia proses untuk memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keablian, dan kemampuan tertentu, namun tidak ditemukan bukti-bukti bahwa proses tersebut dilakukan untuk sebagian besar pegawai yang terpilih. Tidak terdapat proses dan bukti-bukti untuk ‘memastikan bahwa seluruh pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan. Unit kerja menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi pegawai, ‘a. Unit kerja menyelenggarakan pelatihan dan. pembimbingan secara rutin dan disertai evaluasi Kompetensi pegawai Unit kerja menyelenggarakan _pelatihan dan pembimbingan secara rutin tanpa dilakukan evaluasi Kompetensi pegawai Unit kerja menyelenggarakan pelatihan dan. pembimbingan tidak secara rutin Unit kerja tidak pernah menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan Strukktur organisasi serta penetapan wewenang dan tanggung jawab : 1) Pimpinan dan pegawai mengetahui dan melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. ‘a. Pimpinan dan seluruh pegawai mengetahui dan melaksanaken tugas, wewenang dan tanggung _ jawabnya B. Pimpinan dan sebagian besar —pegawai (> 50%) mengetahui dan melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya Pimpinan dan sebagian kecil pegawai (= 50%) mengetahui dan melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya Pimpinan dan pegawai tidak mengetahui dan tidak melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya-40- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN | DATA (4/B/C/D) | DUKUNG 2) Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam —rangka pencapaian tujuan unit kerja. ‘a. Wewenang diberikan kepada selurah pegawal yang tepat sesuiai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja b. Wewenang dibcrikan kepada sebagian besar (>50%- <100%) pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja” @ Wewenang diberikan kepada sebagian Kecil (ampai dengan 50%) pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja @ Wewenang diberikan kepada seluruh pegawai yang tidak tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja 3) Pimpinan dan pegawai mengetahui dan bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya, ‘a. Scluruh pegawai mengetahui dan bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya . Sebagian besar (>50%-<100%) pegawai mengetahui dan bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya © Sebagian kecil (sampai dengan 50%) pegawai mengetahui dan bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya ‘@ Pegawai tidak mengctahui dan tidak bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya, Jumlah pejabat/pegawai dalam suatu unk kerja telah sesuai dengan analisis beban kerja. ‘a. Seluruh pejabat/pegawai dalam suatu unit Kerja telah sesuai analisis beban kerjanya a b. Sebagian besar (>50%-<100%) pejabat/pegawai dalam suatu unit kerja telah sesuai analisis beban kerjanya Sebagian kecil (sampai dengan 50%) pejabat/pegawai dalam suatu unit kerja telah sesuai analisis beban kerjanya Seluruh pejabat/pegawai dalam suatu unit kerja tidak sesuai analisis beban kerjanya ‘SDM Kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja telah disosialisasikan dan diperbaharui secara terus menerus. a. Kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja telah disosialisasikan dan diperbaharui secara berkala Kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit Kerja telah disosialisasikan dan diperbaharui secara tidak berkala Kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja telah disosialisasikan namun. tidak diperbaharui secara berkala Belum ada kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja Pimpinan unit kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada pegawai untuk memastikan ketepatan pelaksanaan pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, serta, ‘mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran.-41- JAWABAN: ee ere (a/zic/D) ‘@. Pimpinan unit kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada seluruh pegawai untuk memastikan ketepatan _pelaksanaan _pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, serta_mendorong, berkurangnya tindakan pelanggaran Bb. Pimpinan unit kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada sebagian besar (>50%-<100%) pegawai untuk memastikan ketepatan pelaksanaan pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, —serta mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran © Pimpinan unit kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada sebagian kecil (sampai dengan 50%) pegawai untuk memastikan __ketepatan pelaksanaan pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, serta mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran ‘@ Pimpinan unit kerja tidak memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada pegawai untuk memastikan ketepatan _pelaksanaan _pekerjaan, ‘mengurangi kesalahpahaman, —serta_-mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran 3) Sudah dilaksanakan pemilihan diklat yang mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompentensi. ‘@. Seluruh diklat_mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompetensi Bb. Sebagian besar (*50%-<100%) diklat mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompetensi ¢. Sebagian kecil (sampai dengan 50%) diklat mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompetensi d Seluruh dikiat tidak mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompetensi 4) Sudah ada keterkaitan diklat yang dilakeanaken dengan pembinaan karir dan kinerja pegawai. ‘a. Seluruh diklat yang dilaksanakan memilild keterkaitan des mbinaan karir dan kinerja pegawai Diklat yang dilaksanakan sebagian besar (lebih dari 50%) memiliki keterkaitan dengan pembinaan karir dan kinerja pegawai © Diklat ~ yang dilaksanakan sebagian Kecll (sampal dengan 50%) memiliki keterkaitan dengan pembinaan karir dan kinerja pegavai @ Diklat yang dilaksanakan tidak memilikd Keterkaitan dengan pembinaan karir dan kinerja pegawai 3) Pemberian sanksi telah dijalankan sesuai dengan kebjakan =a dan prosedur yang berlait. ‘a. Seluruh pemberian sanksi telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berialca b. Pemberian sanksi sebagian besar (lebih dari 50% telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur ang berlaku c. Pemberian sanksi sebagian kecil (sampai dengan 50%) telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur | yang berlaku d. Pemberian sanksi dijalankan tidak sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku PENILAIAN RISIKO Sasaran unit kerja telah disusun dan dikomunikasikan ‘Sasaran unit kerja telah dikomunikasikan kepada seluruh pegawai, a. Tersedia bukti bahwa sasaran unit kerja telah dikomunikasikan kepada seluruh pegawai-42- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN (a/B/C/D) ». Tersedia bukti bahwa sasaran unit Kerja telah dikomunikasikan kepada sebagian besar (lebih dari 50%) pegawai e. Tersedia bukti bahwa sasaran unit kerja telah dikomunikasikan kepada sebagian kecil (sampai dengan 50%] pegawai a Sasaran kerja tidak dikomunikasikan kepada seluruh pegawai Telah dilakukan penilaian risiko yang meliputiperkdraan signifikansi dari suatu risiko, penilaian kemungkinan terjadinya, dan penanganannya 1) Unit kerja telah mengidentifikasi risiko dalam pencapalan tujuan. a. Unit kerja telah memiliki daftar risiko hasil identifikast dalam pencapaian tujuan yang telah diketahui dan disahken oleh pimpinan unit kerja Unit kerja telah memiliki daftar risiko hasil identifikasi dalam pencapaian tujuan Unit kerja telah memiliki daftar risiko hasil identifikasi namun tidak terkait pencapaian tujuan Unit kerja tidak memiliki daftar risiko hasil identifikasi dalam pencapaian tujuan Unit kerja telah menganalisis dan mengevaluasi risike dalam pencapaian tujuan. ‘a. Unit kerja telah memiliki daftar penilaian risiko dan melakukan evaluasi risiko dalam pencapaian tujuan yang telah diketahui dan disahkan oleh pimpinan unit kerja Unit kerja telah memiliki daftar penilaian visiko dan melakukan evaluasi risiko dalam pencapaian tujuan Unit Kerja telah memiliki daftar penilaian risiko tetapi belum melakukan evaluasi risiko dalam pencapaian tujuan Unit kerja tidak memiliki daftar penilaian risiko dan tidak melakukan evaluasi risiko dalam pencapaian tujuan 3) seluruh risiko dalam pencapaian tujuan Unit kerja telah melakukan penanganan risiko dalam pencapaian tujuan. ‘@. Unit kerja telah melakukan penanganan terhadap b. Unit Kerja telah melakukan penanganan terhadap sebagian besar (lebih dari 50%) risikko dalam pencapaian tujuan Unit Kerja telah melakukan penanganan terhadap sebagian kecil (sampai dengan 50%) risiko dalam pencapaian tujuan Unit kerja tidak melakukan penanganan terhadap risiko dalam pencapaian tujuan ‘Adanya mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit ‘Ada mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja. mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja telah ditetapkan @ Seluruh — mekanisme untuk _mengantisipasi, | ‘Sebagian besar mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar _pada unit kerja telah ditetapkan-43- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN (A/B/C/D) ©. Sebagian kecil_mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja telah ditetapkan @ Mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja belum ditetapkan ©. | KEGIATAN PENGENDALIAN 1. |Tdentifikasi terhadap perbedaan antara Kinerja yang dicapai dengan kinerja yang direncanakan serta mengkomunikasikan srbedaan tersebut Y) Telah dilakukan perbandingan antara kinerja_yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai setiap pegawai. @. Scluruh —perbandingan antara__kinerja’__yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai setiap pegawai telah dilakukan B. Sebagian besar perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai_ setiap pegawai telah dilakukan © Sebagian kecil perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai setiap pegawai telah dilakukan @ Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai setiap pegawai belum dilakukan 2) Taporan pencapaian kinerja telah disampaikan tepat waktu kepada pimpinan. ‘a. Laporan pencapaian kinerja telah disampaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan B. Laporan pencapaian kinerja disampaiken satu bulan setelah waktu yang telah ditetapkan ©. Laporan pencapaian kinerja disampaikan dua bulan sctelah waktu yang telah ditetapkan ‘@_Laporan pencapaian kinerja disampaikan lebih dari dua bulan setelah waktu yang telah ditetapkan 2. | Bvaluasi atas perbedaan capaian kinerja dan pelaksanaan Unit kerja telah melaksanakan evaluasi atas pencapaian Indikator Kinerja Utama. ‘a. Seluruh pencapaian Indikator Kinerja Utama telah dievaluasi . Sebagian besar pencapaian Indikator Kinerja Utama telah dievaluasi ©. Sebagian kecil pencapaian Indikator Kinerja Utama telah dievaluasi @. Evaluasi pencapaian Indikator Kinerja Utama telah belum dilaksanakan 2) Ada tindak lanjut atas perbedaan capaian Kinerja dengan kinerja yang direncanakan. ‘@. Seluruh tindak lanjut atas perbedaan capaian Kinerja dengan kinerja yang direncanakan telah dilaksanakan ’b. Sebagian besar tindak lanjut atas perbedaan capaian kkinerja. dengan kinerja yang direncanakan telah dilaksanakan ‘e. Sebagian kecil tindak lanjut atas perbedaan capaian Kinerja dengan kinerja yang direncanakan telah dilaksanakan @ Tindak lanjut atas perbedaan capaian Kinerja dengan kkinerja yang direncanakan belum dilaksanakan 3. | Adanya pemisahan atau pembagian tugas kepada pihak yang berbeda untuk mengurangi risiko kecurangan atau tindakan-44- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN | DATA HASIL (4/B/C/D) | DUKUNG | VERIFIKASI ‘yang tidak layak Pimpinan unit Kerja telah memperhatikan pemisahan tugas (segregation of duties) untuk mengurangi risiko terjadinya kecur atau tindakan yang tidak layak ‘a, Pemisahan tugas (segregation of duties) terbuki telah mengurangi seluruh risiko terjadinya kecurangan atau tindakan yang tidak lavak. b. Pemisahan tugas (segregation of duties) terbukti telah mengurangi scbagian besar__risiko —_terjadinya kecurangan atau tindakan yang tidak layal. ©. Pemisahan tugas (segregation of duties) terbukti telah mengurangi sebagian kecil risiko terjadinya kecurangan atau tindakan yang tidak layak. @. Pemisahan tugas (segregation of duties) terbukti tidak mengurangi sebagian kecil risiko terjadinya kecurangan atau tindakan yang tidak layak. 4. | Pembatasan akses tethadap dokumen, catatan, asset, data, dan aplikasi Unit kerja telah mengatur pembatasan akses atas aset dan aplikasi yang dimiliki. a. Unit kerja telah mengatur pembatasan akses alas seluruh aset dan aplikasi yang dimiliki. b. Unit kerja telah mengatur pembatasan akscs atas sebagian besar (>50%) aset dan aplikasi yang dimiliki, ©. Unit kerja telah mengatur pembatasan akses atas sebagian kecil aset dan aplikasi yang dimiliki ‘Unit kerja belum mengatur pembatasan akses atas aset dan aplikasi yang dimiliki, 5. [Adanya mekanisme otorisasi dan persetajuan terhadap transaksi dan kejadian pentin; Unit Kerja telah memiliki mekanisme otorisasi dan persetjuan (approval) atas transaksi dan kejadian penting, ‘a. Unit kerja telah memiliki mekanisme otorisasi dan persetujuan (approval) atas seluruh transaksi dan kejadian penting. D. Unit kerja telah memiliki mekanisme otorisasi dan persetujuan (approval) atas sebagian besar (50%) transaksi dan kejadian penting. © Unit kerja telah memiliki mekanisme otorisasi dan persetujuan (approval) atas sebagian kecil transaksi dan Kejadian penting. @ Unit kerja tidak memiliki mekanisme otorisasi dan persetujuan (approval) atas transaksi dan kejadian penting. 6. | Dokumentasi yang baik atas kegiatan Pelaksanaan kegiatan telah didukung dengan dokumentasi yang cukup dan tepat waktu. @. Seluruh kegiatan telah didukung dengan dokumentast yang cukup dan tepat waktu. . Sebagian besar kegiatan telah didukung dengan dokumentasi yang cukup dan tepat waktu. e Sebagian kecil kegiatan telah didukung dengan dokumentasi yang cukup dan tepat waktu. @ Scluruh kegiatan tidak didukung dengan dokumentasi __yang cukup dan tepat waktu. D._| INFORMASI DAN KOMUNIKASI 1. | Sistem menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh unit kerja terkait baik informasi yang berasal dari dalam dan Iuar unit kerja secara akurat Informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan Kegiatan telah-45- DAFTAR PERTANYAAN JAWABAN (a/B/c/D) DATA tersedia secara tepat waktu, akurat dan disampaikan kepada iak yang tepat ‘@. Informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan telah tersedia secara tepat waktu, akurat dan disampaikan kepada pihak yang tepat. b. Sebagian besar informasi yang diperiukan dalam pelaksanaan kegiatan telah tersedia secara tepat waktu, akurat dan disamy kepada pihak, at. ©. Sebagian cecil informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan telah tersedia secara tepat waktu, akurat dan disampaikan kepada pihak yang tepat. ‘d. Informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tidak tersedia secara tepat waktu, akurat dan disampaikan kepada pihak yang tepat. Informasi tersedia bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu Informasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu, @. Telah tersedia informasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu, ‘b. Sebagian besar formasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu. c. Sebagian kecil formasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu, @. Tidak tersedia informasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu, Sistem informasi dikembangkan atau diperbaiki dengan berdasar pada rencana strategis unit kerja Unit kerja mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan Komunikasi informasi secara terus menerus. ‘a. Unit Kerja mengelola, —mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara secara berkala b. Unit kerja __mengelola, _mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara tidak secara berkala ‘c, Unit kerja tidak diperbaharui secara berkalamengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan Komunikasi informasi @ Belum ada sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi pada unit kerja Unit Kerja memastikan dan mengawasi keterlibatan pengguna dalam pengembangan, _perbaikan, dan —_pengujian wrogram/sistem informasi 1) Seluruh pegawai telah menggunakan program/sistem informasi terkait dengan tugasnya @. Scluruh pegawai telah menggunakan program/sistem informasi terkait dengan tugasnya. Sebagian besar_pegawai telah menggunakan yrogram sistem informasi terkait dengan tugasnya sebagian kecil pegawai telah menggunakan’ program/sistem informasi terkait dengan tugasnya @ Scluruh pegawai tidak menggunakan program /sistem informasi terkait dengan tugasnya 2) Pegawai sebagai end user telah diminta masukan dalam pengembangan, perbaikan, dan pengujian program/sistem informasi HASIL