MOTORCARD

Introduction

Motocard - một chuỗi hàng đầu

châu Âu chuyên về thiết bị và phụ kiện cho
người đi xe máy, đã ghi nhận mức tăng
trưởng vượt bậc trong những năm gần đây,
đặc biệt là nhờ kênh bán hàng trực tuyến.
Tuy nhiên, những yêu cầu khắt khe của
hoạt động kinh doanh thương mại điện tử
đã khiến hệ thống logistics của họ phải thử
nghiệm và thậm chí hạn chế sự mở rộng
của công ty. Nhận thức được điều này, thì
Motocard đã quyết định cải tổ hoàn toàn CCỨ của mình và chuyển
đổi trung tâm phân phối, biến nó thành một nhà kho đa kênh thực
sự. Từ đó, nó phân phối hơn 900 đơn đặt hàng hàng ngày cho cả
cửa hàng và khách hàng điện tử (e-customer). Để thực hiện được
điều này, Motocard đã dựa vào các giải pháp lưu trữ và phần mềm
của đối tác chiến lược Mecalux. Do đó, nó đã tối ưu hóa không
gian dành riêng cho các đơn đặt hàng nhiều đơn vị và giờ đây có
thể gửi các đơn đặt hàng trực tuyến trong vòng chưa đầy 24 giờ,
ngoài việc lấy hàng tồn kho trong một nửa thời gian.

Kiểm tra đa kênh: đã vượt qua - Ommichanel test: passed

Hơn cả một doanh nghiệp, Motorcard là
điểm hẹn cho những người có nhu cầu về tốc độ
và đặc biệt là những người hâm mộ dòng xe
hai bánh. Được thành lập vào năm 1982 tại
Andorra, nó là công ty hàng đầu ở cấp độ Châu
Âu trong lĩnh vực phân phối thiết bị và quần áo xe
máy. Hiện tại, Motocard có 12 đại lý bán hàng
trên khắp Tây Ban Nha và Andorra. Năm
2002, nó thâm nhập vào thị trường thương mại
điện tử với việc mở một cửa hàng trực tuyến. Ở
đó, nó cung cấp dịch vụ không bị gián đoạn
cho bất kỳ khách hàng nào khi được yêu cầu.

1
 Trong vài năm qua, doanh số bán hàng trực tuyến của Motocard đã tăng 25%. Vì nhà
kho chính rộng 4.500 m2 của công ty ở miền bắc TBN ban đầu được thiết kế để cung cấp cho
các cửa hàng thực, thì bây giờ nó phải được điều chỉnh để phù hợp với chiến lược kinh doanh
mới của Motocard: bán lẻ đa kênh. Bán lẻ đa kênh cải thiện trải nghiệm của khách hàng vì
mọi người có thể chọn trong số nhiều tùy chọn mua hàng. Ví dụ: họ có thể đến bất kỳ cửa
hàng truyền thống nào mà Motocard có ở Tây Ban Nha và Andorra. Trong khi đó, nếu muốn
họ có thể kết nối với trang Web, lựa chọn sản phẩm mà mình chọn và giao hàng đến tận nhà.
Từ phía góc nhìn về Logistics, sự thay đổi này đặt ra một thách thức to lớn đối với
Motorcard: nó cần không gian và sự nhanh chóng để chuẩn bị tất cả các đơn đặt hàng (từ
trang Web và cửa hàng) và gửi chúng đi trong thời gian ngắn nhất có thể.
"Chúng tôi có khả năng xử lý một số lượng đơn đặt hàng hạn chế. Khi chúng bắt đầu
phát triển, chúng tôi buộc phải tiếp nhận thêm nhân viên và sửa đổi một vài quy trình. Tuy
nhiên, điều chúng tôi thực sự muốn làm là cải thiện hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng. Đó là
lúc chúng tôi nghiêm túc nghĩ về việc triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS)” –
J.Colilles – giám đốc kỹ thuật số của Motorcard giải thích.
Công ty đã
chọn Easy WMS
(WMS của Mecalux),
cùng với hai module
cho phép công ty có
thể quản lý các trường
hợp lưu trữ bởi bán lẻ
đa kênh.
Module 1: WMS for E-Commerce (WMS cho thương mại điện tử)
- Đảm bảo khả năng mở rộng các hoạt động kinh doanh trực tuyến và phân loại và nhóm các
sản phẩm dựa trên việc chúng thuộc đơn hàng đơn (single-unit orders) hay nhiều đơn vị
(multi-unit orders).
Module 2: Multi Carrier Shipping (Vận chuyển đa nhà cung cấp dịch vụ)
- Tạo điều kiện liên lạc với các đại lý vận tải làm việc với Motorcard để người vận chuyển có
thể biết trước đơn hàng nào nên được giao trong mỗi chuyến hàng. Phần mềm này tạo ra mã
theo dõi lô hàng để khách hàng có thể tra cứu vị trí của gói hàng của họ mọi lúc.
Theo J.Colilles: “Chúng tôi đã tận dụng việc triển khai Easy WMS để biến đổi nhà
kho về mặt vật lý và cải thiện các hoạt động liên quan đến nhập hàng, logistics ngược, quy
trình chọn và gửi hàng”.
Cơ sở lắp đặt hiện có một khu vực lưu trữ rộng rãi với các kệ lấy hàng có lối đi của
Mecalux. Nó bao gồm các giá đỡ cao hỗ trợ các lối đi nâng lên tạo thành ba tầng. Tổng cộng,
các kệ chứa 15.000 mặt hàng với kích thước tương ứng. Một ưu điểm của giải pháp này là tận
dụng tối đa chiều cao của tòa nhà để tăng sức chứa (diện tích mặt bằng nhà kho tăng gấp 3
lần). Giá kệ còn nổi bật với tính linh hoạt, thích ứng với nhiều loại sản phẩm có sẵn với khối
lượng và tỷ lệ luân chuyển khác nhau. Hệ thống này cho phép truy cập trực tiếp vào hàng
hóa, một yếu tố quan trọng trong việc hợp lý hóa các nhiệm vụ lưu trữ và lấy hàng.

2
3
 Một khu vực điều phối và tổng hợp
đã được thiết lập, nơi có khối lượng công
việc lớn nhất được thực hiện. Ở đó,
Mecalux đã cài đặt putwalls cho các đơn
đặt hàng nhiều đơn vị. Ngay bên cạnh
chúng, các xe chở thành phẩm từ kho
được nhóm thành 4 hàng: 2 hàng cho các
cửa hàng, 1 cho các đơn đặt hàng nhiều
đơn vị và 1 cho các đơn đặt hàng một đơn
vị.
Khu vực này cũng bao gồm các
máy trạm nơi người vận hành xác nhận và
đóng gói đơn đặt hàng, đảm bảo rằng
chúng chính xác và không có sản phẩm
nào bị thiếu. Cuối cùng, hàng hóa được
đóng gói và dán nhãn. Tại mỗi trạm, mọi
thứ mà người điều hành sử dụng để thực hiện công việc của họ được tổ chức rất cẩn thận:
máy tính, máy in, con dấu, kéo, máy cắt hộp,...
Mục đích là để ngăn chặn sự phân tâm và để các nhà điều hành tập trung vào việc
hoàn thành càng nhiều đơn hàng càng tốt. Đây là lúc mà phương pháp tinh gọn phát huy tác
dụng: cải tiến và tối ưu hóa tất cả các quy trình kho chỉ sử dụng những nguồn lực không thể
thiếu. Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy các hoạt động cung cấp nhiều giá trị hơn.
Về hoạt động, Easy WMS đã đẩy mạnh việc chuẩn bị đơn hàng. Mỗi ngày, có tổng
cộng 900 đơn đặt hàng được chốt: 40% từ bán hàng điện tử và 60% từ các cửa hàng truyền
thống. Một nửa số doanh thu bán hàng trực tuyến được chuyển ra nước ngoài.

Nhận hàng (Good receipt)

Kho hàng có một khu vực nhận hàng, nơi mà các sản phẩm hàng hóa được giao hàng
ngày. Sử dụng thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến, các nhà vận hành sẽ xác định và sắp xếp
chúng theo từng mục. Có ba loại mục nhập:
1. Từ các nhà cung cấp (Suppliers)
Hàng hóa này có thể là một phần của đơn đặt hàng đang chờ xử lý hoặc được lưu trữ
trực tiếp để sử dụng làm sản phẩm dự trữ
2. Cơ sở lắp đặt Motorcard (Motorcard Installations)
Giám đốc kho hàng X.Jounou giải thích: “Chúng tôi bán tất cả các sản phẩm mà bạn
nhìn thấy trên trang web của chúng tôi, cho dù chúng tôi có còn hàng tại kho hàng chính hay
không. Nếu chúng tôi cần một mặt hàng mà một cơ sở lắp đặt Motorcard khác có trong kho,
họ sẽ gửi cho chúng tôi để hoàn tất đơn đặt hàng”. Jounou nói tiếp: “Tất cả những hàng hóa
này được đặt trong khu vực “cross docking”, “chúng tôi biết chúng tạo nên một phần của
đơn hàng. Ngoài ra, khi tổ chức các tuyến của các nhà điều hành chuẩn bị đơn hàng, WMS
đảm bảo rằng hàng hóa này được chọn trước”.

4
3. Trả hàng (Returns)
Nhà vận hành sử dụng thiết bị đầu cuối RF để xác định từng mặt hàng và kiểm tra tình
trạng của nó. Cuối cùng, Easy WMS quyết định vị trí cho nó.

Chuẩn bị và gửi đơn hàng (Order preparation and dispatch)

Có hai loại đơn đặt hàng, dựa trên điểm đến của chúng:
1. Đơn đặt hàng cho cửa hàng (sản phẩm đã được bán và bổ sung hàng tuần)
2. Đơn đặt hàng cho khách hàng trực tuyến (loại này có thể là 1 đơn vị hoặc nhiều đơn vị)
Easy WMS nhóm các đơn đặt hàng và chỉ định một xe hàng cho một người điều
hành, người này sẽ sử dụng nó để đi quanh nhà kho, xác định các SKU (stock keeping unit -
đơn vị lưu kho) được yêu cầu. Khi WMS biết dung lượng giỏ hàng, nó sẽ tổ chức công việc
cho phù hợp.
VD: Nếu một giỏ hàng có sức chứa tối đa là 20 hộp, WMS đảm bảo rằng chỉ số lượng
đó được chọn, bất kể đơn hàng là đơn chiếc hay nhiều chiếc.
Sử dụng thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến, người điều hành đi lên và xuống các tầng
khác nhau của việc lắp đặt, chọn sản phẩm. Tuyến đường bắt đầu tại khu vực “cross-docking”
và kết thúc tại khu điều độ. Xavier nói: “Easy WMS trực quan đến mức người lao động thực
sự khó mắc lỗi”.
Bốn nhân viên điều hành chuẩn bị duy nhất và độc quyền các đơn đặt hàng được gửi
đến các cửa hàng, trong khi các công nhân khác chuẩn bị các đơn đặt hàng trực tuyến.
“Thứ năm là ngày quan trọng của chúng tôi: các cửa hàng cần hàng hóa cho cuối
tuần (khi khối lượng bán hàng lớn nhất diễn ra) và khách hàng điện tử thường đặt một lượng
lớn mặt hàng hơn để thưởng thức vào những ngày nghỉ của họ” – Quản lý kho hàng khẳng
định.
Nhiều đơn đặt hàng đơn và nhiều đơn vị được chuẩn bị hàng ngày. Việc hợp nhất các
bưu kiện đơn lẻ sẽ nhanh hơn rất nhiều, vì chúng chỉ phải được kiểm tra, đóng gói và dán
nhãn.
Trong khi đó, các lô hàng nhiều đơn vị lại phức tạp hơn. X.Jounou cho biết các máy
trạm nơi các đơn đặt hàng này được đóng ngay bên cạnh các bức tường ghép, “để thuận tiện
và giúp người vận hành ít phải di chuyển hơn”. Trong putwalls này, mỗi vị trí tương ứng với
một đơn đặt hàng. Tất cả các sản phẩm tạo thành một đơn đặt hàng đều được gửi tại các địa
điểm này. WMS nói cho người vận hành biết chính xác vị trí đặt từng mặt hàng. Khi đơn đặt
hàng được hoàn thành, WMS sẽ chỉ đạo nó được gửi đến khu vực đóng gói.
Trong khu vực này, phiếu giao hàng được in và các sản phẩm được đặt bên trong
những chiếc hộp. Sau đó, chúng được niêm phong và dán nhãn.
Ngay sau đó, các nhà vận hành đưa các thùng hàng lên băng chuyền để chuyển chúng
đến khu vực điều phối. Ở đó, một công nhân sẽ nhóm các hộp trên pallet tương ứng, tùy
thuộc vào việc chúng sẽ được phân phối bởi UPS, DHL hay SEUR.

5
 “Nhờ module vận chuyển đa nhà cung cấp dịch vụ, Easy WMS biết trước đại lý nào
sẽ giao từng đơn hàng. Do đó, nó tạo và in nhãn được cá nhân hóa ngay sau khi đóng hộp” –
X.Jounou lưu ý.

Ưu điểm của Easy WMS

WMS của Mecalux đã củng cố sự phát triển của công ty và mang lại cho nó những lợi thế
sau:
Từ giấy tờ đến kỹ thuật số hóa
Jordi Colilles – giám đốc kỹ thuật số của Motorcard khẳng định: “Sự thay đổi lớn
nhất đối với chúng tôi đó là chuyển từ việc quản lý dựa trên giấy tờ sang hoàn toàn bằng kỹ
thuật số”. Trước đây, về mặt quản trị, phiếu xuất kho được tạo ra khi đơn hàng đã được nhận.
Nhân viên kho sau đó sẽ đi chọn các mặt hàng và chuẩn bị các đơn đặt hàng. “Điều này sẽ
gây ra nhiều sự tắc nghẽn vì các nhà vận hành không thể bắt đầu chuẩn bị đơn đặt hàng cho
đến khi tất cả các thủ tục giấy tờ được tạo ra. Ví dụ: Đơn đặt hàng mà chúng tôi nhận được
vào giữa buổi sáng sẽ không được xử lý luôn mà sẽ phải đợi cho tới buổi chiều”.
Việc sử dụng giấy tờ sẽ làm chậm các hoạt động cài đặt và cuối cùng công nhân có
thể mắc lỗi. “Trong các lần gửi hàng, họ đã lãng phí rất nhiều thời gian để tìm phiếu giao
hàng và nhãn tương ứng cho mỗi đơn hàng. Kết quả là không thể giao đơn hàng ngay trong
ngày mà đáng ra khách hàng đã phải nhận được hàng, điều này đã làm kìm hãm chúng tôi”
– J.Colilles thừa nhận.
Và kỹ thuật số hóa đã thúc đẩy quá trình chuẩn bị đơn hàng. Giờ đây, hoạt động
Logistics của Motorcard xoay quanh các đơn đặt hàng và tất cả các máy móc được thiết lập
để hoạt động khi có hàng. Giám đốc kỹ thuật số chỉ ra: “Không có chuyển động của người
điều hành nào được thực hiện đối với một đơn hàng mà chúng tôi biết rằng không thể hoàn
thành. Ngay khi sản phẩm ở trong kho, người điều hành đã bắt đầu chuẩn bị đơn hàng”.
Tối đa hóa không gian và tính linh hoạt
Khi chuẩn bị các đơn đặt hàng nhiều đơn vị mà không có sự trợ giúp của Easy WMS,
gần như một nửa sự cài đặt được sử dụng để lưu trữ các đơn đặt hàng chưa hoàn thành tạm
thời. Bây giờ, khi có sự trợ giúp của Easy WMS thì không có đơn đặt hàng chưa hoàn thành
nào được giữ lại.
Việc tận dụng tối đa không gian nhà kho giúp giảm thiểu sự di chuyển của người vận
hành và điều đó sẽ làm tăng tốc độ chuẩn bị cho đơn hàng. Ví dụ như tất cả các máy trạm để
xác minh và hợp nhất đơn hàng đã được thiết lập ở tầng trệt.
Easy WMS cũng thiết kế các tuyến đường của người vận hành, tối ưu hóa sự chuyển
động khi lưu trữ hàng hóa và chuẩn bị đơn đặt hàng. “Đối với chúng tôi, việc di chuyển giữa
các tầng khác nhau sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, vào những ngày hoạt động nhiều, chúng tôi
có thể làm việc theo tầng, theo đó công nhân chỉ chuẩn bị đơn hàng trên tầng được giao cho
họ”, Jordi Colilles nhấn mạnh.
Kiểm soát hàng hóa chính xác
Nguồn hàng của Motorcard được trải rộng trên nhiều cơ sở. Tùy thuộc vào vị trí của
nó, trang web sẽ hiển thị cho khách hàng ngày giao hàng này hay ngày khác.

6
 “Một trong những khác biệt lớn nhất mà chúng tôi nhận thấy với Easy WMS là chúng
tôi biết vị trí chính xác của 15.000 mặt hàng của chúng tôi trong thời gian thực” – Giám đốc
KT Motorcard nói.
Để đạt được điều này, các sản phẩm cần được xác định bằng mã vạch EAN13, mã
vạch này được người điều hành quét bằng thiết bị đầu cuối tần số vô tuyến tại thời điểm hàng
hóa đến kho. Sau đó, Easy chỉ định cho mỗi sản phẩm này một vị trí tùy theo loại và nhãn
hiệu của nó. Kiểm soát này cho phép Motorcard lấy hàng tồn kho nhanh hơn. “Trên giấy tờ,
chúng tôi phải mất tới ba ngày để đếm hết số hàng, ngược lại hàng tồn kho cuối cùng của
chúng tôi được thực hiện bởi nhóm nhân viên tạm thời bên ngoài chỉ trong một ngày rưỡi.
Họ đã được dạy cách sử dụng Easy WMS và chỉ trong vài giờ, họ đã có thể sử dụng nó một
cách thuần thục. Chúng tôi hài lòng hơn cả vì điều này đã giúp tiết kiệm chi phí” – J.Colilles
nhấn mạnh.
Giao hàng từ 0 đến 60
Giao hàng đúng thời hạn là một trong những ưu tiên của Motocard. Theo J.Colilles:
“Chúng tôi có thể giao các đơn đặt hàng trực tuyến trong vòng chưa đầy 12 tiếng. Để làm
được điều này, chúng tôi đã chuẩn bị số lượng đơn đặt hàng lớn nhất có thể từ trước 6h30’
tối (khi nhà vận chuyển đến). Chúng tôi có thể gửi đi 90% sản phẩm mà khách hàng đã mua
trước buổi trưa cùng ngày. Và với hệ thống làm việc này, người dùng nhận được giao dịch
mua hàng của họ vào sáng ngày hôm sau.”
Một sự điều chỉnh chính dẫn đến tăng trưởng
Việc triển khai Easy WMS đã đánh dấu một bước tiến trước và sau công tác hậu cần của
Motorcard. Việc giám WMS và tối ưu hóa các tuyến đường của nhà điều hành đã mang lại lợi
ích lớn cho công ty, làm cho nhiệm vụ lưu trữ hàng hóa và chuẩn bị đơn hàng trở nên năng
động hơn. Hơn nữa, việc kỹ thuật số hóa các hoạt động logistics với Easy WMS đã làm hồi
sinh toàn bộ chuỗi cung ứng của Motorcard.
“Chúng tôi đã đạt mức tăng trưởng 25% về số lượng đơn đặt hàng trực tuyến. Chúng tôi đã
có bài “test” căng thẳng vào ngày Black Friday, và chúng tôi đã vượt qua bài test này “với
điểm số rất cao”. Trong suốt tuần đó, với số lượng lớn đơn đặt hàng được chuẩn bị - chúng
tôi đã tăng năng suất lên 75%” – J.Colilles khẳng định. Chỉ số này đã cho thấy rằng, với ít
nguồn năng lượng hơn, các nhà vận hành đã đạt hơn 75%. Tức là, họ đã chuẩn bị nhiều đơn
đặt hàng hơn (tăng đến 2.000 đơn mỗi ngày) một cách nhanh chóng và hiệu quả.

7
8