Microsoft Powerpoint 2016

Nội dung đào tạo tương thích kỳ thi MOS

(Microsoft Office Specialist)

IIG Vietnam
Yêu cầu cài đặt
Phần cứng
 Bộ xử lý Pentium xung nhịp từ 1.8 GHz trở lên.
 Tối thiểu 2GB Ram.
 Tối thiểu 1 bàn phím + 1 chuột hoặc thiết bị trỏ khác.
 Màn hình có độ phân giải tối thiểu 1024 x 768.
 Có khả năng truy xuất Internet.

Phần mềm
 Hệ điều hành: Windows 7, 8 hoặc 10 với .Net framework 4.0
 Ứng dụng: Microsoft Office 2016 bản 32 bit hoặc 64 bit.
 Ứng dụng: bộ gõ tiếng Việt Unikey 4RC2 (hoặc các bộ gõ tiếng Việt tương thích Windows 7, 8, 10).

Các tập tin thực hành

 Tải về từ trang web: http://www.mos.edu.vn.

IIG Vietnam
 1

MỤC LỤC
CÁC MỤC TIÊU BÀI THI MOS .................................................................................................................8
BÀI 1: Bắt đầu với Microsoft PowerPoint .................................................................................................12
1. PowerPoint là gì ? .................................................................................................................................12
1.1. Khởi động PowerPoint .................................................................................................................12
1.2. Tạo bài trình chiếu mới ................................................................................................................14
1.3. Làm việc với cửa sổ PowerPoint .................................................................................................15
1.4. Sử dụng Ribbon ...........................................................................................................................17
1.5. Xem Mẹo màn hình (Screen Tips) ...............................................................................................19
1.6. Sử dụng Quick Access Toolbar ...................................................................................................20
1.7. Di chuyển trong bài trình chiếu ...................................................................................................21
1.8. Thiết lập kích thước Slide ............................................................................................................22
1.9. Sắp xếp các cửa sổ tập tin trình chiếu ..........................................................................................22
2. Quản lý các tập tin trình chiếu ..............................................................................................................24
2.1. Lưu tập tin trình chiếu..................................................................................................................24
2.2. Tính tương thích của bài trình chiếu trên các phiên bản ứng dụng ..............................................27
2.3. Tùy chỉnh các thuộc tính của bài trình chiếu ...............................................................................29
2.4. Các chế độ xem bài trình chiếu ....................................................................................................30
2.5. Đóng bài trình chiếu ....................................................................................................................32
2.6. Mở bài trình chiếu ........................................................................................................................33
3. Tổng kết bài học:...................................................................................................................................34
4. Bài tập: ..................................................................................................................................................34
4.1. Bài tập thực hành: ........................................................................................................................34
4.2. Bài tập lý thuyết: ..........................................................................................................................41
Bài 2: LÀM VIỆC VỚI SLIDE ...................................................................................................................44
1. Sử dụng Themes ....................................................................................................................................44
1.1. Áp dụng và điều chỉnh Themes ...................................................................................................44
1.2. Nền slide ......................................................................................................................................48
2. Bố cục Slide (Slide layout) ...................................................................................................................48
2.1. Áp dụng Slide layout ...................................................................................................................48
2.2. Định dạng Placeholders ...............................................................................................................51
2.3. Tùy chỉnh Slide layout .................................................................................................................54
2.4. Sử dụng Gridlines và Guides .......................................................................................................54
3. Slide Master ..........................................................................................................................................55

IIG Vietnam
 2

3.1. Sử dụng chế độ xem Slide Master ............................................................................................... 56

3.2. Chỉnh sửa Slide layout hiện hành ................................................................................................ 57
3.3. Áp dụng Slide layout đã chỉnh sửa cho Slide .............................................................................. 59
4. Quản lý Slides....................................................................................................................................... 60
4.1. Chèn Slide ................................................................................................................................... 60
4.2. Ẩn / Hiện / Xóa Slide .................................................................................................................. 64
4.3. Chèn Footers, Date, Slide Numbers vào Slide ............................................................................ 65
4.4. Kiểm soát số thứ tự Slide ............................................................................................................ 66
5. Tổ chức Slide ........................................................................................................................................ 67
5.1. Sử dụng Slide Sorter.................................................................................................................... 67
5.2. Sắp xếp Slide ............................................................................................................................... 68
5.3. Section ......................................................................................................................................... 68
6. Tổng kết bài học: .................................................................................................................................. 70
7. Bài tập:.................................................................................................................................................. 70
7.1. Bài tập thực hành:........................................................................................................................ 70
7.2. Bài tập lý thuyết: ......................................................................................................................... 82
Bài 3: LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN ............................................................................................................ 84
1. Sử dụng Outline để tạo slide................................................................................................................. 84
1.1. Sử dụng chế độ xem Outline ....................................................................................................... 84
1.2. Nạp văn bản từ tập tin Outline .................................................................................................... 85
2. Thêm văn bản vào slide ........................................................................................................................ 85
3. Tùy chỉnh văn bản trong slide .............................................................................................................. 86
3.1. Sử dụng chế độ Spelling Checker ............................................................................................... 86
3.2. Sử dụng chế độ Thesarus............................................................................................................. 89
3.3. Sử dụng Smart Lookup................................................................................................................ 89
3.4. Cắt, Sao chép, và Dán văn bản .................................................................................................... 91
3.5. Sử dụng công cụ Clipboard ......................................................................................................... 92
3.6. Sử dụng Drap and Drop............................................................................................................... 93
4. Sử dụng Bullets and Numbering........................................................................................................... 93
4.1. Áp dụng Bulltes ........................................................................................................................... 93
4.2. Áp dụng Numbering .................................................................................................................... 95
4.3. Tăng/giảm mức phân cấp danh sách ........................................................................................... 96
5. Định dạng văn bản ................................................................................................................................ 97
5.1. Sử dụng Format Painter ............................................................................................................... 99

IIG Vietnam
 3

5.2. Xóa định dạng ..............................................................................................................................99

6. Định dạng đoạn văn bản........................................................................................................................99
6.1. Canh lề văn bản theo chiều ngang ...............................................................................................99
6.2. Thêm/xóa cột .............................................................................................................................100
6.3. Thụt lề đoạn văn bản ..................................................................................................................101
6.4. Cách dòng văn bản .....................................................................................................................102
6.5. Cách đoạn văn bản .....................................................................................................................103
6.6. Thay đổi hướng văn bản ............................................................................................................103
6.7. Thay đổi định vị văn bản theo chiều dọc ...................................................................................104
7. Thiết lập TAB .....................................................................................................................................106
7.1. Tạo tab bằng công cụ Tab Selector ............................................................................................106
7.2. Tạo tab bằng công cụ hội thoại Tabs .........................................................................................107
8. Sử dụng Text Box ...............................................................................................................................107
8.1. Kích thước và định vị Text Box.................................................................................................109
8.2. Thay đổi sự sắp đặt, canh lề, hướng và xoay Text Box .............................................................112
9. Sử dụng WordArt ................................................................................................................................115
9.1. Chèn, định dạng, xóa WordArt ..................................................................................................115
9.2. Thay đổi khung chứa WordArt ..................................................................................................116
9.3. Định dạng WordArt ...................................................................................................................116
10. Tổng kết bài học:.................................................................................................................................117
11. Bài tập: ................................................................................................................................................117
11.1. Bài tập thực hành: ......................................................................................................................117
11.2. Bài tập lý thuyết: ........................................................................................................................128
Bài 4: LÀM VIỆC VỚI ĐỒ THỊ VÀ BẢNG ...........................................................................................131
1. Chèn đồ thị ..........................................................................................................................................131
1.1. Thay đổi kiểu đồ thị ...................................................................................................................134
1.2. Chọn và điều chỉnh dữ liệu của đồ thị .......................................................................................134
1.3. Thay đổi Layout và Style của đồ thị ..........................................................................................135
1.4. Các thành phần của đồ thị ..........................................................................................................136
1.5. Lựa chọn các thành phần của đồ thị...........................................................................................138
1.6. Định dạng các thành phần của đồ thị .........................................................................................139
1.7. Thay đổi kích thước và vị trí các thành phần của đồ thị ............................................................141
1.8. Thêm thành phần vào đồ thị.......................................................................................................142
1.9. Tùy chỉnh thông số của đồ thị ....................................................................................................143

IIG Vietnam
 4

2. Thêm đối tượng từ các ứng dụng khác ............................................................................................... 144

2.1. Embedding và Linking .............................................................................................................. 144
2.2. Thêm từ đồ thị trong Excel........................................................................................................ 145
2.3. Chèn bảng tính Excel ................................................................................................................ 146
3. Sử dụng bảng ...................................................................................................................................... 147
3.1. Tạo bảng từ công cụ .................................................................................................................. 148
3.2. Sao chép và dán bảng từ Word hoặc Excel ............................................................................... 149
4. Tùy chỉnh bảng ................................................................................................................................... 152
5. Tổng kết bài học: ................................................................................................................................ 159
6. Bài tập:................................................................................................................................................ 159
6.1. Bài tập thực hành:...................................................................................................................... 159
6.2. Bài tập lý thuyết: ....................................................................................................................... 166
Bài 5: THÊM CÁC YẾU TỐ ĐA PHƯƠNG TIỆN................................................................................ 169
1. Hình vẽ (Shapes) ................................................................................................................................ 169
1.1. Làm việc với Shapes ................................................................................................................. 169
1.2. Định dạng Shapes ...................................................................................................................... 173
1.3. Điều chỉnh, thay đổi và chỉnh sửa Shapes ................................................................................. 175
1.4. Sắp xếp Shapes .......................................................................................................................... 176
1.4.1. Sắp đặt các đối tượng ...................................................................................................... 176
1.4.2. Gom nhóm đối tượng ....................................................................................................... 177
1.4.3. Canh lề (Align Object) giữa các đối tượng........................................................................ 178
1.4.4. Xoay đối tượng ................................................................................................................. 178
1.4.5. Chọn đối tượng ................................................................................................................ 179
1.4.6. Sử dụng ngăn quản lý đối tượng ...................................................................................... 179
1.5. Tạo Shapes tùy chỉnh ................................................................................................................ 181
2. Hình ảnh (Pictures/Images) ................................................................................................................ 182
2.1. Chèn ảnh .................................................................................................................................... 183
2.2. Điều chỉnh ảnh .......................................................................................................................... 190
2.3. Áp dụng Styles và Effects (hiệu ứng) cho ảnh .......................................................................... 194
2.4. Sắp xếp ảnh ............................................................................................................................... 197
2.5. Điều chỉnh kích thước và cắt ảnh .............................................................................................. 197
3. Siêu liên kết (Hyperlinks) ................................................................................................................... 197
4. Các nút hành động (Action Buttons) .................................................................................................. 199
5. SmartArt ............................................................................................................................................. 200

IIG Vietnam
 5

5.1. Bố cục của SmartArt ..................................................................................................................201

5.1.1. Các kiểu bố cục của SmartArt: .......................................................................................... 201
5.1.2. Chuyển đổi văn bản sang SmartArt .................................................................................. 202
5.1.3. Thay đổi bố cục SmartArt ................................................................................................. 202
5.1.4. Sử dụng Text Pane ............................................................................................................ 203
5.2. Điều chỉnh SmartArt ..................................................................................................................204
5.3. Sử dụng SmartArt Styles ...........................................................................................................205
5.4. Thay đổi hướng SmartArt ..........................................................................................................206
5.5. Chuyển đổi SmartArt thành văn bản hoặc hình vẽ ....................................................................208
1. Tổng kết bài học:.................................................................................................................................208
2. Bài tập: ................................................................................................................................................209
5.6. Bài tập thực hành: ......................................................................................................................209
5.7. Bài tập lý thuyết: ........................................................................................................................219
Bài 6: TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ BÀI THUYẾT TRÌNH ..................................................................222
1. Âm thanh và phim ...............................................................................................................................222
1.1. Chèn âm thanh ...........................................................................................................................222
1.2. Chèn phim ..................................................................................................................................224
1.3. Chèn phim quay màn hình .........................................................................................................228
1.4. Nén và tối ưu hóa truyền thông..................................................................................................229
2. Hiệu ứng chuyển tiếp (Transitions) .....................................................................................................230
2.1. Chèn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide..................................................................................230
2.2. Thay đổi thời gian chờ chuyển chuyển tiếp ...............................................................................231
2.3. Điều chỉnh các tùy chọn của hiệu ứng chuyển tiếp....................................................................233
2.4. Quản lý nhiều hiệu ứng chuyển tiếp ..........................................................................................233
3. Hiệu ứng động trên slide (Animations) ...............................................................................................234
3.1. Áp dụng hiệu ứng động cho đối tượng ......................................................................................234
3.2. Áp dụng hiệu ứng động di chuyển theo đường ..........................................................................239
3.3. Thay đổi các thiết lập và tùy chọn của hiệu ứng ........................................................................241
3.4. Áp dụng hiệu ứng cho văn bản ..................................................................................................246
3.5. Sử dụng công cụ Animations Painter .........................................................................................248
3.6. Thay đổi thứ tự thực thi các hiệu ứng ........................................................................................248
3.7. Xóa hiệu ứng ..............................................................................................................................249
4. Tổng kết bài học:.................................................................................................................................249
5. Bài tập: ................................................................................................................................................249

IIG Vietnam
 6

5.1. Bài tập thực hành:...................................................................................................................... 249

5.2. Bài tập lý thuyết: ....................................................................................................................... 254
Bài 7: CHUẨN BỊ TRÌNH CHIẾU .......................................................................................................... 257
1. Xem lại bài trình chiếu ....................................................................................................................... 257
1.1. Comment ................................................................................................................................... 257
1.2. Chế độ TrackChanges ............................................................................................................... 259
2. Tùy chỉnh bài trình chiếu .................................................................................................................... 262
2.1. Thêm ghi chú cho người trình bày (Speaker Notes).................................................................. 262
2.2. Tạo Handouts ............................................................................................................................ 264
2.3. Đính kèm phông chữ ................................................................................................................. 267
3. Kiểm tra bài trình chiếu ...................................................................................................................... 267
4. Trình chiếu.......................................................................................................................................... 270
4.1. Thiết lập Slide Show ................................................................................................................. 271
4.2. Sử dụng chế độ Presenter View................................................................................................. 274
4.3. Diễn tập bài trình chiếu ............................................................................................................. 276
4.4. Tùy chỉnh thời gian diễn tập ...................................................................................................... 276
4.5. Ghi hình bài trình chiếu ............................................................................................................. 277
4.6. Tạo kịch bản trình chiếu tùy ý ................................................................................................... 278
4.7. Trình chiếu trực tuyến ............................................................................................................... 279
5. Tổng kết bài học: ................................................................................................................................ 280
6. Bài tập:................................................................................................................................................ 280
6.1. Bài tập thực hành:...................................................................................................................... 280
6.2. Bài tập lý thuyết: ....................................................................................................................... 285
Bài 8: CHIA SẺ BÀI TRÌNH CHIẾU ..................................................................................................... 289
1. Giảm kích thước của tập tin bài trình chiếu ........................................................................................ 289
1.1. Nén và tối ưu hóa phương tiện truyền thông ............................................................................. 289
1.2. Nén hình ảnh ............................................................................................................................. 289
1.3. Loại bỏ thông tin chỉnh sửa hình ảnh ........................................................................................ 291
2. Kiểm tra bài trình chiếu sử dụng Document Inspector ....................................................................... 291
3. Bảo vệ bài trình chiếu ......................................................................................................................... 293
3.1. Mã hóa bài trình chiếu bằng mật khẩu ...................................................................................... 293
3.2. Đánh dấu một bài trình chiếu là bản hoàn chỉnh ....................................................................... 296
3.3. Hạn chế truy cập ........................................................................................................................ 297
3.4. Thêm chữ ký số (Digital Signature) .......................................................................................... 298

IIG Vietnam
 7

4. Xuất bài trình chiếu trong các định dạng khác ....................................................................................298
4.1. Lưu ở định dạng các phiên bản ứng dụng PowerPoint trước đó ................................................300
4.2. Tạo PowerPoint Shows ..............................................................................................................300
4.3. Lưu ở định dạng PDF hoặc tập tin văn bản XPS .......................................................................300
4.4. Lưu bài trình chiếu thành Video ................................................................................................302
4.5. Lưu bài trình chiếu thành Outline ..............................................................................................303
4.6. Lưu bài trình chiếu thành OpenDocument .................................................................................303
4.7. Đóng gói bài trình chiếu vào CD ...............................................................................................303
5. In bài trình chiếu .................................................................................................................................305
6. Chia sẻ bài trình chiếu .........................................................................................................................307
6.1. Chia sẻ với một người cụ thể .....................................................................................................308
6.2. Gửi email bài trình chiếu ...........................................................................................................311
6.3. Xuất bản bài trình chiếu .............................................................................................................312
7. Tổng kết bài học:.................................................................................................................................314
8. Bài tập: ................................................................................................................................................314
8.1. Bài tập thực hành: ......................................................................................................................314
8.2. Bài tập lý thuyết: ........................................................................................................................320

IIG Vietnam
 8

CÁC MỤC TIÊU BÀI THI MOS

(Microsoft Office Specialist)
Các ứng viên thành công cho kỳ thi chứng chỉ Microsoft Office Specialist Powerpoint 2016 sẽ phải có hiểu biết
cơ bản về môi trường Powerpoint và khả năng hoàn thành các nhiệm vụ một cách độc lập. Họ sẽ biết và trình bày
ứng dụng chính xác các tính năng chính của Powerpoint 2016.
I. Tạo và Quản lý Thuyết trình
1. Tạo trình bày
1.1 Tạo một trình bày mới
1.2 Tạo một bài trình bày dựa trên một Template mẫu
1.3 Nhập các tiêu đề (outline) từ văn bản word
2. Chèn và định dạng Slides
2.1 Chèn một bố cục một slide cụ thể
2.2 Nhân bản slide hiện có
2.3 Ẩn và bỏ ẩn slide
2.4 Xóa slide
2.5 Áp dụng một bố cục khác (layout) cho slide
2.6 Sửa đổi nền cho một slide riêng biệt
2.7 Chèn tiêu đề, chân trang và số trang cho slide
3. Sửa đổi slide, bảng theo dõi (Handouts) và ghi chú (notes)
3.1 Thay đổi chủ đề hoặc nền slide Master
3.2 Sửa đổi nội dung slide Master
3.3 Tạo một bố trí slide
3.4 Sửa đổi bố cục (layout) slide
3.5 Sửa đổi Handouts Master
3.6 Sửa đổi Notes Master
4. Sắp xếp và nhóm slide
4.1 Tạo nhóm (section)
4.2 Sửa đổi thứ tự slide
4.3 Đổi tên Section
5. Thay đổi các tùy chọn trình bày và View
5.1 Thay đổi kích cỡ slide
5.2 Thay đổi views của một bài trình bày
5.3 Đặt thuộc tính tập tin

IIG Vietnam
 9

6. Cấu hình để in một bài trình bày

6.1 In tất cả hoặc một phần của trình bày
6.2 In trang ghi chú (notes)
6.3 In nội dung theo dõi (Handouts)
6.4 In màu, xám, hoặc đen trắng
7. Cấu hình và trình chiếu
7.1 Tạo một trình chiếu tùy chỉnh
7.2 Các tùy chọn trình chiếu
7.3 Luyện tập trình bày với thời gian
7.4 Hiện trình chiếu bằng cách sử dụng dạng Presenter View
II. Chèn và Định dạng văn bản, Hình dạng (Shapes), và Hình ảnh (Images)
1. Chèn và định dạng văn bản
1.1 Chèn văn bản vào một slide
1.2 Áp dụng định dạng và phong cách (style) vào văn bản
1.3 Áp dụng WordArt Styles cho văn bản
1.4 Định dạng văn bản trong nhiều cột
1.5 Tạo danh sách đánh dấu đầu câu và số
1.6 Chèn siêu liên kết
2. Chèn và định dạng hình dạng (shapes) và hộp văn bản (Text Boxes)
2.1 Chèn hoặc thay thế một shapes
2.2 Chèn Text Boxes
2.3 Thay đổi kích thước shapes và hộp văn bản
2.4 Định dạng shapes và hộp văn bản
2.5 Áp dụng phong cách cho shapes và hộp văn bản
3. Chèn và định dạng hình ảnh (Images)
3.1 Chèn hình ảnh
3.2 Thay đổi kích cỡ và Crop hình ảnh
3.3 Áp dụng phong cách (style) và hiệu ứng (Effects)
4. Sắp xếp (order) và nhóm (group) các đối tượng
4.1 Sắp xếp các đối tượng
4.2 Canh lề (Align) các đối tượng
4.3 Group các đối tượng
4.4 Hiển thị các công cụ alignment

IIG Vietnam
 10

III. Chèn bảng, Biểu đồ, SmartArt, và Media

1. Chèn và định dạng bảng
1.1 Tạo một bảng
1.2 Chèn và xóa các hàng và cột của bảng
1.3 Áp dụng phong cách bảng (table styles)
1.4 Nhập một bảng
2. Bảng xếp hạng chèn và định dạng
2.1 Tạo một biểu đồ
2.2 Nhập một biểu đồ
2.3 Thay đổi loại biểu đồ
2.4 Thêm một Legend vào một biểu đồ
2.5 Thay đổi phong cách biểu đồ của một biểu đồ
3. Chèn và định dạng đồ họa SmartArt
3.1 Tạo đồ họa SmartArt
3.2 Chuyển đổi danh sách đến đồ họa SmartArt
3.3 Thêm hình dạng (shape) đến đồ họa SmartArt
3.4 Sắp xếp lại hình dạng trong đồ họa SmartArt
3.5 Thay đổi màu sắc của đồ họa SmartArt
4. Chèn và quản lý phương tiện
4.1 Chèn âm thanh và video clip
4.2 Cấu hình tùy chọn phát lại phương tiện
4.3 Điều chỉnh kích thước cửa sổ phương tiện
4.4 Cài bắt đầu video và dừng thời gian
4.5 Đặt tùy chọn thời gian phương tiện
IV. Áp dụng Chuyển tiếp và hình ảnh động
1. Áp dụng chuyển tiếp slide
1.1 Chèn chuyển tiếp slide
1.2 Đặt tùy chọn hiệu ứng chuyển tiếp
2. Animate slide nội dung
2.1 Áp dụng hoạt cảnh cho đối tượng
2.2 Áp dụng hoạt cảnh cho văn bản
2.3 Đặt các tùy chọn hiệu ứng hoạt hình
2.4 Thiết lập đường dẫn hoạt hình

IIG Vietnam
 11

3. Đặt thời gian cho quá trình chuyển đổi slide (Transitions) và hình ảnh động (Animations)
3.1 Đặt thời lượng cho hiệu ứng chuyển tiếp
3.2 Cấu hình tùy chọn bắt đầu và kết thúc chuyển tiếp
3.3 Sắp xếp thứ tự hình ảnh động trên một slide
V. Quản lý nhiều Thuyết trình
1. Nhập nội dung từ nhiều thuyết trình
1.1 Inset slide từ trình bày khác
1.2 So sánh hai bài thuyết trình
1.3 Chèn Comments
1.4 Xem lại Comments
2. Hoàn tất trình bày
2.1 Bảo vệ (protect) một bản trình bày
2.2 Kiểm tra (Inspect) một bài trình bày
2.3 Duyệt lỗi một bản trình bày
2.4 Bảo quản nội dung trình bày
2.5 Xuất trình bày đến các định dạng khác

IIG Vietnam
 12

BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT POWERPOINT

1. PowerPoint là gì ?
PowerPoint là một ứng dụng trình chiếu cho phép sử dụng để tạo, chỉnh sửa và thao tác với các trang trình
chiếu (slide) trên màn hình trình chiếu. Các bài trình chiếu này có thể được phân phối cho người xem trực
tuyến, hoặc có thể tự xem trên thiết bị của họ.
1.1. Khởi động PowerPoint
Bạn có thể khởi động PowerPoint 2016 bằng nhiều cách:
 Từ màn hình Desktop.
 Từ thanh tác vụ (Taskbar).
 Từ hộp tìm kiếm trên thanh tác vụ (Search box).
 Từ Menu Start.
 Từ bàn phím.
Các thao tác khởi động PowerPoint trên Windows 10
 Từ màn hình Desktop:

Nhấp đúp vào biểu tượng PowerPoint (Shortcut) trên màn hình Desktop (nếu có).
 Từ Thanh tác vụ Taskbar:

Nhấp vào biểu tượng PowerPoint 2016 Quick Launch trên thanh tác vụ
 Từ hộp tìm kiếm:
Nhập PowerPoint 2016 vào hộp tìm kiếm trên thanh tác vụ  Nhấn Enter.

Hình 1:Khởi động PowerPoint 2016 từ hộp tìm kiếm

IIG Vietnam
 13

 Từ nút Start hoặc từ phím [Windows]

 Nhấp chuột vào biểu tượng  Nhấp vào biểu tượng PowerPoint 2016 hoặc
 Nhấn phím [Windows]  Nhấp vào biểu tượng PowerPoint 2016

Hình 2:Khởi động PowerPoint từ nút Start hoặc phím [Windows]

Khi khởi động PowerPoint, màn hình ứng dụng sẽ hiển thị sẵn template để tạo nhanh bài trình chiếu. Hoặc
có thể chọn Blank Presentation để tạo một bài trình chiếu trắng. Nếu sử dụng lại tập tin PowerPoint đã dùng
gần đây (Recent) thì chọn vào tên tập tin hiện ở vùng bên trái cửa sổ.

Hình 3: Màn hình Backstage tạo bài trình chiếu mới

IIG Vietnam
 14

1.2. Tạo bài trình chiếu mới

Hầu hết các bài trình chiếu đều dựa trên một bài trình chiếu mẫu (template). Ứng dụng PowerPoint
cung cấp các template được tạo sẵn.
Bạn có thể tạo một bài trình chiếu mới từ các template hoặc một một trình chiếu trống (Blank
Presentation).

Các thao tác tạo bài trình chiếu mới

 Tạo bài trình chiếu từ Template:
 Từ màn hình Backstage  Chọn một template  Nhấp chọn Create.
 Từ màn hình Backstage  Nhập từ khóa chủ đề mẫu (Business, Techonoly,…)  Nhấn Enter
 Chọn chủ đề  Nhấp chọn Create.
 Nhấp chọn nhóm chủ đề được đề nghị (Suggested Searches) bên dưới hộp tìm kiếm  Chọn
mẫu  Nhấp chọn Create

Chú ý:
- Có thể chọn chủ đề khác bên phải kết quả tìm kiếm.
- Trong danh sách các nhóm chủ đề, có thể có chủ đề của các ứng dụng Word và Excel.

Hình 4:Các chủ đề templates

IIG Vietnam
 15

Hình 5:Tạo trình chiếu mới từ template được chọn

1.3. Làm việc với cửa sổ PowerPoint

Các thành phần trong cửa sổ PowerPoint 2016, được thiết kế nhất quán với các ứng dụng Word,
Excel,… trong bộ Office và thống nhất với các phiên bản trước (2007, 2010, 2013). Các thành phần này
bao gồm:

Chọn thẻ File để chuyển qua màn hình Backstage. Ở màn hình Backstage,
Thẻ File PowerPoint ẩn đi bài trình chiếu và hiển thị các tùy chọn để quản lý tập tin,
bao gồm New, Save, Print, …
Cung cấp các nút công cụ truy xuất nhanh. Mặc định vị trí thanh công cụ
Thanh công cụ
Quick Access Toolbar được đặt phía trên thanh Ribbon hoặc có thể tùy chỉnh
Quick Access
Toolbar để hiển thị bên dưới thanh Ribbon, đồng thời có thể tùy chỉnh các nút công
cụ hiển thị trên thanh này.
Ribbon bao gồm các thẻ (tab) khác nhau, mỗi thẻ chứa các lệnh được nhóm
Thẻ Ribbon
theo các nhóm chức năng cụ thể.
Thanh tiêu đề nằm ở đầu màn hình để hiển thị tên của tập tin đang mở. Nếu
Thanh tiêu đề có nhiều hơn một cửa sổ được mở trên màn hình, thanh tiêu đề của cửa sổ
hiện đang hoạt động sẽ hiển thị với màu hoặc cường độ màu khác.
Tương tự như Search. Nhập các từ hoặc cụm từ để nhận trợ giúp hoặc tìm các
Tell Me
tính năng, công cụ để hoàn thành một tác vụ.
Min/Restore/Max/
Close
Tùy chỉnh kích thước cửa sổ ứng dụng trên màn hình.
Share Cho phép mời người khác xem hoặc chỉnh sửa bài trình chiếu.
Ribbon cung cấp điều hướng để truy cập đến các lệnh được sắp xếp thành các
Thanh Ribbon
nhóm theo chức năng.
Các tùy chọn trên Ribbon được sắp xếp thành các nhóm có liên quan. Một số
Nhóm Ribbon
nhóm bao gồm nút để mở hộp thoại mở rộng ở góc dưới bên phải.
Hiển thị hình thu nhỏ của mỗi slide, được sử dụng để tổ chức và điều hướng
Slide Navigation
Pane
các slide. Nếu đang sử dụng khung nhìn Outline, vùng này sẽ trở thành khung
nhìn Outline View.
Slide Pane Khu vực làm việc được sử dụng để xem và chỉnh sửa slide đang chọn.

IIG Vietnam
16

Kéo sang trái hoặc phải để tăng hoặc giảm kích thước của cửa sổ điều hướng
Split Bar
Slide Navigation pane (hoặc Outline View).
Thanh trạng Hiển thị thông tin bài trình chiếu như slide hiện tại và tổng số slide, nút Notes,
thái nút Comment, các nút chế độ xem và thanh trượt Zoom màn hình...
Các nút View Chuyển đổi nhanh giữa các chế độ xem khác nhau.
Chọn vào nút - và + ở hai bên của thanh trượt để giảm hoặc tăng tỷ lệ phần
trăm thu phóng theo trị số +/- 10% hoặc kéo thanh trượt để chọn tỷ lệ thu
Zoom Slider phóng. PowerPoint hiển thị tỷ lệ phần trăm hiện ở bên phải thanh trượt tỷ lệ.
Ngoài ra, ta có thể chọn vào nút này để đặt tỷ lệ thu phóng tùy chỉnh hoặc cụ
thể.

Chú ý:
Hầu hết các vùng hiển thị thông tin trên thanh trạng thái cũng là một nút lệnh

Ngoài trình đơn ngữ cảnh (Contextual menu) khi nhấp chuột phải vào thanh cuộn đứng (Vertical Scroll
Bar), giúp điều hướng qua các Slide trong bài trình chiếu, PowerPoint còn có thêm các nút Previous
Slide và Next Slide xuất hiện dưới cùng của thanh cuộn đứng.

Hình 6:Cửa sổ làm việc của PowerPoint 2016

IIG Vietnam
 17

1.4. Sử dụng Ribbon

Ribbon là nơi tìm kiếm các lệnh. Các lệnh được nhóm (group) trên các thẻ (Tab), mỗi thẻ liên quan đến
một dạng tác vụ. Ta có thể tùy chỉnh Ribbon để hiển thị các lệnh thường xuyên sử dụng, hoặc thêm, xóa
các lệnh từ một thẻ.
Các Ribbon theo ngữ cảnh (contextual ribbons) như Drawing Tools, Pictures Tools, Table Tools chỉ
xuất hiện khi cần hoặc khi một đối tượng cụ thể được chọn.

Hình 7:Ribbon theo ngữ cảnh

Một nút lệnh được chọn sẽ có màu khác các nút lệnh còn lại.
Mỗi thẻ trên Ribbon được sắp xếp thành các nhóm lệnh liên quan. Nếu nhóm hiển thị định dạng có nhiều
lựa chọn sẽ có nút (More) bên dưới. Bạn có thể nhấp vào nút More để hiển thị toàn bộ thư viện các
lựa chọn cho tính năng đó.

Hình 8:Nút More hiển thị các lệnh trong thư viện (gallery)

Khi nhấn nút More, danh sách thư viện sẽ được hiện ra. PowerPoint sẽ hiển thị tùy chọn hiện tại đang
được sử dụng ở trên đầu, và bên dưới sẽ liệt kê các tùy chọn khả dụng khác.

Hình 9:Các tùy chọn trong thư viện (gallery)

IIG Vietnam
18

Khi trỏ chuột để lựa chọn trong thư viện thì PowerPoint sẽ hiển thị cho xem trước về sự thay đổi trên bài
trình chiếu nếu bạn áp dụng tùy chọn đó, đây gọi là tính năng Live Preview.
Để tắt tính năng Live Preview, chọn thẻ File  Option  General  bỏ chọn Enable Live Preview.
Chúng ta có thể nhấp vào nút (Dialog Box Launcher) ở phía dưới bên phải của một nhóm lệnh trên
Ribbon để hiển thị hộp thoại, để có thêm tùy chọn cho nhóm tính năng này.
Trong hộp thoại, bạn có thể điều chỉnh, chọn hoặc thay đổi các tùy chọn cho tính năng và nhấp vào nút
OK để áp dụng các thay đổi này.

Chú ý:
Bạn có thể tắt/mở tính năng Live Preview bằng cách sử dụng File  Options  General  Enable Live Preview

Hình 10:Hộp thoại Paragraph

Ngăn tác vụ xuất hiện bên phải cửa sổ PowerPoint, bao gồm một số ngăn tác vụ để làm việc với nội dung
slide, đối tượng và các yếu tố khác. Ngăn tác vụ định dạng hình dạng được hiển thị như hình sau.

Hình 11:Ngăn tác vụ (Task pane) định dạng hình dạng (Shape)

Bạn có thể thu gọn (collapse) Ribbon để có thêm không gian hiển thị bài trình chiếu trên màn hình.
Bằng nút thu gọn (Collapse the Ribbon).

IIG Vietnam
 19

Bạn cũng có thể kiểm soát các thuộc tính hiển thị của Ribbon bằng nút Ribbon Display Option với
ba tùy chọn hiển thị: Tự động ẩn Ribbon (Auto-hide Ribbon), Chỉ hiển thị các thẻ (Show Tabs only),
Hiển thị các thẻ và lệnh (Show Tabs and Commands).
Bạn có thể truy cập các lệnh trên Ribbon bằng phím tắt. Để hiển thị các phím tắt cho các lệnh trong
Ribbon, nhấn ALT hoặc F10. Sau đó nhấn ký tự tương ứng cho lệnh/thẻ muốn truy cập. Nhấn ESC
(có thể nhiều lần) để quay về bài trình chiếu.

Hình 12:Các ký tự phím tắt trên Ribbon khi nhấn phím Alt hoắc F10

1.5. Xem Mẹo màn hình (Screen Tips)

ScreenTips giúp xác định công dụng của nút hoặc các phần tử trên thẻ của Ribbon và trên màn hình.
Để xem ScreenTip, bạn trỏ chuột vào một nút chức năng, PowerPoint sẽ hiển thị tên của nút chức năng,
mô tả mục đích và tổ hợp phím tắt (nếu có).

Hình 13:Mẹo màn hình (Screen tip) của nút lện New Slide.

Bạn có thể tắt/mở hoặc thay đổi tính năng của Screen Tips bằng cách sử dụng File  Options 
General  Screen Tip Style.

Hình 14:Thay đổi tính năng của Screen Tips

IIG Vietnam
 20

1.6. Sử dụng Quick Access Toolbar

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) ở bên trái thanh tiêu đề phía trên Ribbon, bao
gồm các nút lệnh thường dùng. Theo mặc định, thanh công cụ Quick Access Toolbar chứa các nút Save,
Undo, Redo và Customize Quick Access Toolbar; sử dụng nút cuối cùng để hiển thị cửa sổ Option
hoặc các lệnh sử dụng thường xuyên.
Tùy thuộc vào cấu hình của thiết bị máy tính hoặc bạn có thể tùy chỉnh các nút khác nhau trên thanh
Quick Access Toolbar.

Hình 15:Thanh Quick Access Toolbar

Các thao tác tùy chỉnh Quick Access Toolbar

 Sử dụng nút Customize Quick Access Toolbar:

Chọn nút Customize Quick Access Toolbar để hiển thị danh sách các tùy chọn  chọn/bỏ chọn
các nút trên thanh công cụ;
 Chọn nút Customize Quick Access Toolbar  More Commands để thiết lập thanh công cụ
trong thẻ Quick Access Toolbar của cửa sổ Option;
 Sử dụng PowerPoint Options:
 Chọn File  Options  Quick Access Toolbar  Chọn lệnh  Add  OK;
 Sử dụng chuột phải trên Ribbon:
 Nhấp chuột phải vào bất kỳ nút lệnh nào trên Ribbon  Add to Quick Access Toolbar;
 Nhấp chuột phải vào khu vực thanh Ribbon  Customize Quick Access Toolbar;
 Xóa nút lệnh trên Quick Access Toolbar:
Nhấp chuột phải vào nút lệnh trên Quick Access Toolbar  Remove from Quick Access Toolbar;
 Trả Quick Access Toolbar về mặc định (Default):
Từ PowerPoint Options  Quick Access Toolbar  Reset Only Quick Access Toolbar.

IIG Vietnam
 21

Hình 16:Trả thanh Quick Access Toolbar về mặc định

 Di chuyển thanh công cụ Quick Access Toolbar xuống dưới thanh Ribbon:
 Chọn nút Customize Quick Access Toolbar  Show Below/Above the Ribbon;
 Trong PowerPoint Options  Quick Access Toolbar  Chọn/Bỏ chọn Show Quick Access
Toolbar below the Ribbon.
1.7. Di chuyển trong bài trình chiếu
Khi đang làm việc với bài trình chiếu, các ảnh thu nhỏ của từng slide sẽ xuất hiện ở trong cửa sổ điều
hướng (Slide Navigation pane) bên trái màn hình. Bạn có thể di chuyển qua các trang (slide) của bài
trình chiếu (presentation) bằng cách sử dụng bàn phím hoặc sử dụng chuột.

Các thao tác di chuyển trong bài trình chiếu

 Sử dụng bàn phím:
Sử dụng các phím Up, Down, PgUp, PgDn, Home, End để di chuyến đến các Slide.
 Sử dụng chuột:
 Chọn một slide trong cửa sổ điều hướng trong Slide Navigation pane;
 Sử dụng chuột trên thanh trượt hoặc các nút trên Vertical Scroll Bar;
 Nhấp chuột phải trên Vertical Scroll Bar  Chọn tùy chọn trên thực đơn ngữ cảnh

IIG Vietnam
 22

1.8. Thiết lập kích thước Slide

Do hầu hết các màn hình và Projector hiện này đều thiết kế theo màn hình rộng nên trong PowerPoint
2016, kích thước slide mặc định là 16:9 (theo tỷ lệ màn hình rộng) và theo hướng ngang Landscape.
Tuy nhiên khi in notes, handouts, và outlines, PowerPoint in theo hướng đứng Portrait.
Tuy nhiên, bạn có thể hiệu chỉnh kích thước Slide theo nhu cầu cụ thể:

Các thao tác thay đổi kích thước Slide

 Thay đổi kích thước Slide theo kích thước chuẩn (Standard) hoặc theo mặc định:
Chọn thẻ Design  nhóm Customize  chọn Slide Size,  chọn Standard (4:3) hoặc Widescreen
(16:9);
 Thay đổi kích thước Slide theo kích thước tùy chỉnh:
Chọn thẻ Design  nhóm Customize  chọn Slide Size  chọn Custom Slide Size  chọn hoặc
nhập kích thước Slide trong hộp thoại Slide Size  OK.

Hình 17: Hộp thoại Slide Size

1.9. Sắp xếp các cửa sổ tập tin trình chiếu

Trên thực tế, trong quá trình làm việc, bạn có thể mở nhiều bài trình chiếu cùng một lúc. Để dễ dàng
tham chiếu hoặc so sánh các nội dung trên các bài trình chiếu khác nhau, PowerPoint cho phép sắp xếp
các cửa sổ bằng cách xếp chồng hoặc xếp tầng với nhau:

Các thao tác sắp xếp và chuyển cửa sổ các bài trình chiếu
 Sắp xếp hai cửa sổ của một bài trình chiếu:
Thao tác này được sử dụng khi chỉ có duy nhất một bài trình chiếu đang mở. Bạn vừa soạn thảo
nhưng vừa muốn tham chiếu các phần khác nhau trong cùng một bài trình chiếu.
 Chọn thẻ View  nhóm Window  chọn New Window  Chọn Arrange All.
 Sắp xếp cửa sổ của nhiều bài trình chiếu mở cùng mộ lúc:
Bạn có thể sắp xếp các cửa sổ cạnh nhau để có thể xem tất cả các bài trình chiếu cùng một lúc
(Arrange All) hoặc có thể sắp xếp chúng chồng lên nhau (Cascade)
 Chọn thẻ View  nhóm Window  Chọn Arrange All;
 Chọn thẻ View  nhóm Window  Chọn Cascade

IIG Vietnam
 23

Hình 18:Sắp xếp Arrange All của cùng một bài trình chiếu

Hình 19:Sắp xếp Arrange All các bài trình chiếu khác nhau

IIG Vietnam
 24

Hình 20:Sắp xếp Cascade các bài trình chiếu khác nhau

 Chuyển đổi qua lại giữa các bài trình chiếu

 Chọn thẻ View, nhóm Window  chọn Switch Windows  Chọn bài trình chiếu.
 Trỏ chuột vào biểu tượng PowerPoint trên thanh tác vụ (Taskbar)  Chọn bài trình chiếu.
 Xem bài trình chiếu trong cửa sổ mới
Chọn thẻ View, nhóm Window  chọn New Window  chọn Arrange All.

Chú ý:
Khi sử dụng tùy chọn New Window để mở cửa sổ mới hiển thị cùng một bài trình chiếu, thanh tiêu đề hiển thị
tên tập tin theo sau dấu hai chấm và số tương ứng. Ví dụ: Student Does:1 và Student Does:2….
2. Quản lý các tập tin trình chiếu
Quản lý các tập tin trình chiếu cho phép tìm và truy xuất tập tin bao gồm:
 Đặt tên tập tin có ý nghĩa.
 Lưu trữ tập tin trong thư mục thích hợp.
 Chọn loại tập tin phù hợp với các mục đích cụ thể.
 Thao tác với các thuộc tính tập tin để giúp định vị và xác định các bài trình chiếu cụ thể.
Việc quản lý tập tin bao gồm các thao tác như: quản lý tập tin trình chiếu như: lưu (Save/Save as), mở
(Open), in (Print), chia sẻ (Share), thiết lập thuộc tính (Info), bảo vệ tập tin (Protect Presentation)…
Tất cả các chức năng quản lý tập tin được thực hiện trong Backstage View thuộc thẻ File. Khi chọn một lệnh
trong bảng điều khiển bên trái của Backstage, một trang hoặc hộp thoại của các tùy chọn và lệnh sẽ hiển thị
ở vùng bên phải.
2.1. Lưu tập tin trình chiếu
PowerPoint tự động gán phần mở rộng .pptx cho tập tin. Tuy nhiên, bạn có thể gán tập tin trình chiếu
với nhiều loại định dạng khác nhau tùy theo nhu cầu cụ thể. Các loại định dạng bao gồm:

IIG Vietnam

Loại tập tin
PowerPoint Presentation
PowerPoint Macro-Enabled
Presentation
PowerPoint 97–2003
Presentation
PowerPoint Template
PowerPoint Macro-Enabled
Template
PowerPoint 97–2003 Template
PowerPoint Show
PowerPoint Macro-Enabled
Show
PowerPoint 97–2003 Show
PowerPoint Add-In
PowerPoint 97–2003 Add-In
PowerPoint XML Presentation
Các tập tin trình chiếu có thể được lưu trên đĩa cứng (HDD), các thiết bị lưu trữ di động (Flash Drive), trên
ổ đĩa mạng (Network Drive) hoặc vùng lưu trữ đám mây (Cloud location):
Hình 21: Lựa chọn các vùng lưu trữ bài trình chiếu.
IIG Vietnam
25
Phần mở Tính năng
rộng
Loại tập tin này là tùy chọn lưu mặc định trong
.PPTX
PowerPoint 2007 trở lên.
.PPTM Loại tập tin lưu bài trình chiếu có sử dụng Macro
Loại tập tin định dạng mặc định cho bài trình chiếu được
.PPT
tạo trong PowerPoint phiên bản 2003 trở về trước.
.POTX Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng mẫu.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng mẫu và có
.POTM
Macro.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng mẫu trong
.POT
PowerPoint 97 đến 2003.
.PPSX Loại tập tin này lưu bài trình chiếu dưới dạng trình chiếu.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng trình chiếu với
.PPSM
các Macro.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng trình chiếu
.PPS
trong PowerPoint 97 đến 2003.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu dưới dạng bổ trợ bao gồm
.PPAM các lệnh tùy chỉnh hoặc mã VBA. Thường được sử dụng
trong PowerPoint 2007 hoặc phiên bản mới hơn.
Loại tập tin lưu bàin trình chiếu dưới dạng bổ trợ có thể
.PPA mở trong PowerPoint 97 đến 2003. Thường được sử
dụng trong PowerPoint 2003 hoặc phiên bản cũ hơn.
Loại tập tin lưu bài trình chiếu ở định dạng XML để sử
.XML
dụng trong hệ thống lưu trữ thông tin XML.
 26

Các thao tác lưu bài trình chiếu

 Khởi động lệnh lưu:
 Chọn thẻ File  Chọn Save hoặc Save As;
 Chọ biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar;
 Nhấp Ctrl + S.
Khi lệnh Save được khởi động, phần bên trái của màn hình hiển thị các vị trí lưu trữ gần đây được
truy cập. Bạn có thể thêm vị trí lưu trữ (Add a Place) hoặc lưu trữ trên đám mây (OneDrive) hoặc
nhấp vào Browse qua để mở hộp thoại Save As.
Sử dụng hộp thoại Save As hoặc bên phải của màn hình Save As để chọn vị trí, nhập tên tập tin và
chọn định dạng tập tin.

Hình 22:Hộp thoại Save As

 Lưu tập tin trình chiếu:

Trong hộp thoại Save As  điều hướng đến nơi cần lưu  nhập tên tập tin (File name)  chọn loại
tập tin (Save as type)  chọn Save.

Lưu ý:
- Lần đầu tiên lưu bản trình chiếu, hộp thoại Save As sẽ mở.
- Khi lần đầu lưu một bản trình chiếu mới, PowerPoint đề xuất tên tập tin dựa trên văn bản được nhập vào
trong slide tiêu đề; bạn có thể chấp nhận tên này hoặc nhập tên khác. Để lưu tập tin đang tồn tại với tên
mới, chọn thẻ File và chọn Save As.
- Tên tập tin có thể chứa tối đa 255 ký tự (bao gồm cả đường dẫn ổ đĩa và thư mục) và không bao gồm các
ký tự sau: / \: *? “<> |
 Lưu tập tin trình chiếu trên OneDrive
 Để lưu bài trình chiếu vào OneDrive, trước tiên bạn phải thiết lập tài khoản OneDrive miễn phí
và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình.

IIG Vietnam
 27

Hình 23:Màn hình tạo tài khoản OneDrive

Hình 24:Màn hình đăng nhập tài khoản Microsoft trong PowerPoint

 Sau khi đăng nhập, ở góc trên bên phải của màn hình PowerPoint sẽ hiển thị tên tài khoản.
 Chọn thẻ File  chọn Save As  chọn thư mục OneDrive  Chọn nơi cần lưu hoặc nhấn
Browse để tìm thư mục trên OneDrive  nhấn Open.
2.2. Tính tương thích của bài trình chiếu trên các phiên bản ứng dụng
Khi lưu tập tin ở định dạng khác với PowerPoint 2016, bạn có thể gặp khó khăn khi làm việc với tập
tin như: định dạng hiển thị sai hoặc sơ đồ không thể thay đổi. Vấn đề này là do PowerPoint luôn đảm
bảo tập tin vẫn tương thích với phiên bản PowerPoint tạo ra nó.
Nếu tập tin đang sử dụng có định dạng ở các phiên bản trước đó, thì trên thanh tiêu đề sẽ hiển thị
[Compatibility Mode] bên cạnh tên tập tin. Đồng thời, tùy chọn Convert sẽ hiển thị trên Backstage
View ở thẻ Info.

IIG Vietnam
 28

Hình 25:Màn hình Backstage View ở chế độ tương thích

Các thao tác về tính tương thích của bài trình chiếu
 Chuyển đổi tính tương thích với phiên bản hiện tại:
Chọn thẻ File, Info  chọn Convert.
Lưu ý:
Thao tác này sẽ tạo ra một tài liệu mới trong đó các tính năng cũ được cập nhật theo định dạng PowerPoint hiện
tại. Tuy nhiên không phải tất cả các phần tử được tạo ở định dạng khác có thể chuyển đổi hoặc tương thích với
phiên bản PowerPoint hiện tại.
 Kiểm tra tình tương thích với các phiên bản trước:
Chọn thẻ File, Info  chọn Check for Issues  chọn Check Compability.

Hình 26: Màn hình kiểm tra tính tương thích

Lưu ý:
PowerPoint sẽ liệt kê các tính năng trong bài trình chiếu không được hỗ trợ bởi phiên bản trước, và số lần tính
năng đó xảy ra trong bài trình chiếu. Nếu muốn hỗ trợ cách chỉnh sửa, bạn chọn Help để xem giải pháp điều
chỉnh lại bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 29

2.3. Tùy chỉnh các thuộc tính của bài trình chiếu
Thuộc tính của tập tin giúp xác định thông tin của tập tin và giúp cho tập tin dễ tìm hơn. Ngoài ra, bạn
có thể tạo một thuộc tính mới cho tập tin trình chiếu (Custom Property) tùy thuộc vào nhu cầu cầu cụ
thể của tập tin.

Các thao tác về thuộc tính (Properties) bài trình chiếu

 Nhập các thuộc tính bài trình chiếu:
 Chọn thẻ File, Info, chọn thuộc tính sẽ hiển thị bên phải màn hình  nhấp chọn hộp văn bản bên
phải thuộc tính  nhập thuộc tính hoặc;
 Chọn Properties  chọn Advanced Properties  chọn thẻ Summary  chọn hộp văn bản
thuộc tính  nhập thuộc tính  chọn OK.

Hình 27:Màn hình nhập thuộc tính trong Backstage View

Hình 28:Màn hình nhập thuộc tính trong hộp thoại Advanced Properties

IIG Vietnam
 30

 Thêm thuộc tính mới cho tập tin trình chiếu:

 Chọn Properties  chọn Advanced Properties  chọn thẻ Custom.
 Chọn Name  nhập tên thuộc tính  chọn Type loại thuộc tính  chọn Value nhập giá trị thuộc
tính  chọn Add  chọn OK.

Hình 29:Màn hình tạo thuộc tính mới cho tập tin.

2.4. Các chế độ xem bài trình chiếu

Các chế độ xem bài trình chiếu (View) là nhóm tác vụ có thể thay đổi cách hiển thị để xem nội dung trên
slide nhiều hơn hoặc ít đi. Mỗi lựa chọn sẽ thay đổi cách PowerPoint hiển thị bài trình chiếu.
Bạn có thể thay đổi chế độ hiển thị bài trình chiếu bằng cách sử dụng các lệnh trên trên thẻ View, trong
nhóm Presentation Views, hoặc các biểu tượng lệnh trên thanh trạng thái (Status bar)

Hình 30:Các lệnh View trên Ribbon và trên Status bar

IIG Vietnam
 31

Các chế độ View gồm có:

Normal Hiển thị các khung Outline, Slide và Notes.

Thay thế hình thu nhỏ bằng một dàn ý của văn bản trong các slide. Chế độ xem này,
Outline View
tương tự như chế độ xem Normal, thuận lợi hơn khi chỉnh sửa.
Hiển thị nhiều hình thu nhỏ của các slide trên một màn hình; sử dụng cách hiển thị
Slide Sorter
này để sắp xếp lại thứ tự các slide.
Cho phép thêm văn bản, hình ảnh vào trang ghi chú của diễn giả để in. Bạn có thể
Notes Page nhập các ghi chú vào khung Note của cách hiển thị Normal, hoặc bạn có thể sử dụng
cách hiển thị Notes Pages này để nhập tất cả các mục cho phần ghi chú của diễn giả.
Hiển thị bản trình chiếu toàn màn hình để xem nội dung của mỗi slide theo cách
Reading View
tương tự như người nghe sẽ được xem khi trình chiếu.
Slide Show Chạy trình chiếu cho người đánh giá hoặc thuyết trình cho người nghe.

Bên cạnh các chế độ hiển thị bài trình chiếu, bạn có thể áp dụng chế độ thu phóng theo % độ phóng đại
bài trình chiếu bằng cách sử dụng công cụ trong nhóm Zoom trên Ribbon hoặc trên thanh trạng thái
(Status bar).
Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển đổi màu hiển thị của bài trình chiếu theo các chế độ Color, Grayscale
hoặc Black and White. Việc chuyển đổi màu hiển thị này không ảnh hưởng đến màu đã được thiết lập
cho bài trình chiếu khi thực hiện trình chiếu (Slide Show).

Các thao tác chuyển đổi chế độ xem bài trình chiếu
 Chuyển đổi chế độ xem bài trình chiếu:
 Chọn thẻ View, nhóm Presentation Views  nhấp chọn chế độ View; hoặc
 Nhấp chọn biểu tương View trên thanh tác vụ (Status bar).
 Điều chỉnh xem phóng to, thu nhỏ slide:
 Trên thẻ View, nhóm Zoom  nhấp chọn Zoom  chọn hoặc nhập độ phóng đại  chọn OK.
 Trên thanh trạng thái  di chuyển thanh Slider để điều chỉnh độ phóng đại; hoặc
 Nhấp chọn dấu (-) Zoom Out hoặc dấu (+) Zoom In để tang giảm độ phóng đại 10%; hoặc
 Nhấp vào (Zoom level) mở hộp thoại Zoom  chọn các giá trị phóng đại.
 Nhấp chuột vào (Fit slide to current window) trên Status bar hoặc trên Ribbon để
PowerPoint tự động điều chỉnh kích thước của slide vừa với cửa sổ hiện tại.

Hình 31:Hộp thoại Zoom và thanh trượt phóng to thu nhỏ Slide

IIG Vietnam
 32

 Xem bài trình chiếu ở dạng trắng đen:

 Chọn thẻ View, nhóm Color/Grayscale  chọn Grayscale hoặc Black and White.
 Để chuyển đổi màu cho một đối tượ ọn đối tượ ọn biểu tượng màu trong nhóm
Change Selected Object.

Hình 32:Thay đổi chế độ hiển thị màu bài trình chiếu

2.5. Đóng bài trình chiếu

PowerPoint hiển thị mỗi tập tin trình chiếu trong mỗi cửa sổ riêng biệt. Khi hoàn tất việc xây dựng, hiệu
chỉnh hoặc trình chiếu, bạn cần đóng bài trình chiếu hoặc ứng dụng PowerPoint. Để đóng một bản trình
chiếu, sử dụng một trong những cách sau:

Các thao tác đóng bài trình chiếu

 Đóng bài trình chiếu (ứng dụng PowerPoint vẫn mở):
 Nhấp chuột vào thẻ File  chọn Close.
 Nhấn Ctrl + W hoặc Ctrl + F4.

Hình 33:Đóng bài trình chiếu nhưng ứng dụng PowerPoint vẫn mở

 Đóng ứng dụng PowerPoint và bài trình chiếu đang mở:

 Nhấp chuột vào nút (Close) ở góc phải màn hình.
 Trỏ vào nút PowerPoint trên thanh tác vụ  trong cửa sổ thu nhỏ của bài trình chiếu, nhấn vào
nút (Close).

IIG Vietnam
 33

Nếu bài trình chiếu có sự thay đổi nội dung mà chưa được lưu, PowerPoint sẽ nhắc nhở bằng tùy
chọn lưu tài liệu khi bạn đóng bài trình chiếu. Nếu chọn Cancel sẽ quay trở lại bài trình chiếu.

Hình 34:Thông báo nhắc lưu các thay đổi trong bài trình chiếu trước khi bị đóng.

2.6. Mở bài trình chiếu

Tùy theo nhu cầu cụ thể, bạn có thể mở một hoặc nhiều tập tin trình chiếu trong khi làm việc. Bạn có thể
mở tập tin trình chiếu từ màn hình Backstage View hoặc từ Folder Explorer.

Các thao tác mở tập tin trình chiếu

 Mở tập trong Backstage View
 Nhấp chọn thẻ File  chọn Recent  Nhấp chọn tập tin vừa mới làm việc trong danh sách.
 Nhấp chọn thẻ File hoặc nhấn Ctrl+O;
o  Chọn vùng chứa tập tin;
o  Chọn thư mục hoặc chọn Browse;
o  Điều hướng đến thư mục chứa tập tin;
o  Chọn tập tin;
o  Open hoặc nhấn Enter.

Hình 35:Mở tập tin từ màn hình Backstage View

 Mở tập tin từ Folder Explorer:

Từ màn hình PowerPoint  Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F12.
  Điều hướng đến nơi chứa tập tin
  Chọ tập tin.
  Open hoặc nhấn Enter

IIG Vietnam
 34

Hình 36:Mở tập tin từ Folder Explorer

Chú ý:
- Nếu mở tập tin được lưu từ tập tin đính kèm trong thư điện tử, Protected View sẽ hiển thị thanh thông tin
Protected View yêu cầu kích hoạt tập tin trước khi có thể thay đổi tập tin. Tính năng này giúp bảo vệ máy
tính khỏi rủi ro khi mở tập tin nhiễm virus.
- Bạn cũng có thể áp dụng tính năng này khi mở bản trình chiếu để ngăn những thay đổi vô ý đã tạo ra trên
tập tin.

3. Tổng kết bài học:

Trong phần này đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Các thức tạo bài trình chiếu và thiết lập các chế độ xem, kích thước slide, các tùy chỉnh thuộc tính tập
tin, tính tương thích của bài trình chiếu trên từng phiên bản ứng dụng.
 Các thao tác tùy chỉnh Ribbon, thanh công cụ Quick Access Toolbar.
 Các thao các chuyển đổi qua lại giữa các tập tin, sắp xếp cách hiển thị các cửa sổ tập tin.
 Các thao tác đóng, mở, lưu bài trình chiếu trong thư mục trực tuyến và nội tuyến
4. Bài tập:
4.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Tạo bài trình chiếu mới
1 Mở ứng dụng PowerPoint 2016.
2 Nhấp vào File và sau đó nhấp vào New.
3 Nhấp vào hộp Search, gõ: Droplet và nhấn ENTER.
4 Trong vùng Templates và Themes, nhấp vào hình thu nhỏ của Droplet để mở hộp thoại Slice theme.
Lưu ý các biến thể ở bên phải và các nút mũi tên điều hướng ở bên trái và bên phải của hộp thoại. Các
mũi tên này cho phép bạn di chuyển qua các tùy chọn mẫu và chủ đề có sẵn.
5 Nhấp vào mũi tên điều hướng để xem bố cục chủ đề (Theme layouts) có sẵn.
6 Nhấp vào từng hình thu nhỏ ở bên phải để xem các biến thể của bài trình chiếu.
7 Chọn biến thể (variation) đầu tiên trong hàng thứ hai và sau đó nhấp vào Create.

IIG Vietnam
 35

Bài 2: Tạo bài trình chiếu mới

1 Nhấp chọn File và sau đó nhấp vào New.
2 Nhấp vào Business trong khu vực Suggested searches.
3 Nếu cần, di chuyển đến vị trí Business Project Plan, bấm để chọn nó, sau đó bấm Create; hoặc chỉ cần
nhấp đúp vào tên bài trình chiếu để tải xuống.
Bạn đã tạo thành công bài trình chiếu mới bằng cách sử dụng mẫu do Microsoft cung cấp.
4 Hãy dành một chút thời gian để cuộn qua bài trình chiếu để xem các trang chiếu khác nhau được cung cấp
dưới dạng hướng dẫn về cách sử dụng mẫu này.
5 Chọn File sau đó nhấp vào Save và điều hướng đến thư mục Documents lưu lại với tên file Business
Project Plan

Bài 3: Di chuyển xung quanh trong bài trình chiếu

1 Nhấn phím DOWN hoặc PAGE DOWN để điều hướng đến các slide tiếp theo trong bài trình chiếu, và
sau đó nhấn HOME để trở về slide đầu tiên.
2 Nhấp vào nút Next Slide ở cuối thanh cuộn dọc ở bên phải của màn hình.
PowerPoint hiện hiển thị trang chiếu kế tiếp trên màn hình cho bạn trong khu vực Slide Pane. Nó cũng
hiển thị một hộp được đánh dấu xung quanh trang chiếu này trong ngăn điều hướng trang trình chiếu
(Slide Navigation pane).
3 Nhấp vào nút Previous Slide để xem cách PowerPoint chuyển trở lại trang trình bày trước đó.
4 Trong ngăn điều hướng trang trình chiếu, cuộn xuống trang trình chiếu cuối cùng và nhấp vào đó.
5 Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong thanh cuộn dọc trong Slide pane để xem cách PowerPoint di chuyển sang
một trang trình chiếu khác, nhưng trang trình chiếu xuất hiện sẽ phụ thuộc vào nơi bạn đã nhấp vào.

Bài 4: Sắp xếp bài trình chiếu

1 Bấm chọn File, bấm New, rồi bấm vào Blank Presentation Sau đó nhấn CTRL + N để xem cách bạn có
thể nhanh chóng tạo bài trình chiếu trống mới bằng cách sử dụng phương pháp này.
2 Bấm vào thẻ View và trong nhóm Window, bấm New Window.
Một cửa sổ mới mở trên đầu cửa sổ đầu tiên. Lưu ý rằng thanh tiêu đề hiển thị tên tập tin theo sau: 2, ví
dụ Presentation 3: 2.
3 Trên thẻ View, nhóm Window, bấm Arrange All. Tất cả bốn bản trình bày đều xuất hiện trên màn hình.
4 Nhấp đúp vào thanh tiêu đề của một trong các bài trình chiếu trống mới để phóng to cửa sổ hoặc nhấp vào
nút Phóng to (Maximize button).
5 Trên thẻ View, nhóm Window, chọn Switch Windows và nhấn Business Project Plan để kích hoạt bài
trình chiếu này. Thay đổi kích thước cửa sổ khi cần thiết.

IIG Vietnam
 36

Bài 5: Thay đổi kích thước trang chiếu

1 Bấm vào thẻ Design, nhóm Customize, bấm Slide Size và chọn Standard (4:3).

2 Chọn Maximize và xem các trang trình chiếu.

Lưu ý rằng một số văn bản và các phần của đồ họa hiện nằm ngoài các trang trình chiếu.
3 Nhấp vào Undo trên Quick Access Toolbar (hoặc sử dụng phím tắt CTRL + Z) và trên thẻ Design, trong
nhóm Customize, hãy nhấp vào Slide Size và chọn Standard một lần nữa.
4 Nhấp vào Ensure Fit trong hộp thoại.

Bài 6: Chọn một kích thước trang trình chiếu khác

1 Trên thẻ Design, nhóm Customize, bấm Slide Size và chọn Custom Slide Size.
2 Trong danh sách thả xuống Slides sized for, chọn On-screen Show 16:10.
3 Bấm OK, bấm Ensure Fit, và sau đó xem kết quả.
4 Trả lại kích thước trang chiếu Standard (4:3), Ensure Fit.
5 Chỉ vào biểu tượng PowerPoint trên thanh tác vụ để xem các bài trình chiếu mở. Nhấp vào X để đóng
từng bài trình chiếu mở trừ Business Project Plan.

Bài 7: Kiểm tra tính tương thích

1 Mờ tập tin Welcome to PowerPoint.pptx từ Thư mục thực hành
2 Nhấp vào thẻ File. Với danh mục Info đang hoạt động, nhấp vào Check for Issues và sau đó nhấp vào
Check Compatibility.
Cửa sổ này chỉ ra rằng có các mục trong bài trình chiếu có thể không hoạt động tương tự trong phiên
bản PowerPoint cũ hơn và có thể dẫn đến thay đổi đối với các mục như: mất nhóm slide hoặc hiệu ứng
chuyển tiếp cụ thể.
3 Đọc danh sách các tính năng không được hỗ trợ bởi các phiên bản trước của PowerPoint và tần suất
chúng xuất hiện trong bài trình chiếu này.
4 Bấm OK để quay lại bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 37

Bài 8: Sửa đổi thuộc tính bản trình bày

1 Bấm vào thẻ File, trong mục Info, xem Properties ở bên phải.
2 Nhấp vào hộp bên phải Title và nhập: My First Presentation.
3 Nhấp vào hộp bên phải của Tags và nhập: PowerPoint, 2016, presentation, introduction to
PowerPoint.
Các thẻ này được hệ thống tập tin sử dụng để giúp tìm tập tin.
4 Nhấp vào tùy chọn Show All Properties ở phía dưới cửa sổ Properties.
Lưu ý rằng các thuộc tính bổ sung được hiển thị.
5 Nhấp vào mũi tên thả xuống Properties ở đầu danh sách, sau đó nhấp vào Advanced Properties.
Hộp thoại Properties sẽ mở ra. Đây là các thuộc tính cho bài trình chiếu hiện tại.
6 Chọn từng thẻ để xem nội dung của chúng. Lưu ý nội dung Summary bao gồm tiêu đề và từ khóa được
nhập trước đó.

7 Nhấp Cancel để đóng hộp thoại.

IIG Vietnam
 38

Bài 9: Thay đổi chế độ View

Với bài trình chiếu Welcome to PowerPoint được mở, nhấp vào thẻ View, nhóm Presentation Views, chọn
Outline View.

Bài 10: Thay đổi chế độ xem

1 Nhấp vào thẻ View, nhóm Presentation Views, chọn Slide Sorter

2 Trên thanh trạng thái, điều khiển Slider Thu phóng xuống 50% để xem các trang trình chiếu ở 50% kích
thước ban đầu.
3 Trên thẻ View, nhóm Color / Grayscale, nhấn Grayscale để xem các slide trong grayscale.
4 Nhấp vào Back to Color View để trả lại các trang trình chiếu ở chế độ màu.

IIG Vietnam
 39

Bài 11: Thay đổi chế độ xem

1 Nhấp vào thẻ View, nhóm Presentation Views, chọn Notes Page.

2 Nhấp vào thẻ View và trong nhóm Presentation Views, nhấp vào Normal để quay lại chế độ Normal
view.
3 Di chuyển đến Slide 3.
4 Trên thanh trạng thái, nhấp vào nút Slide Show.
5 Nhấn ESC để đóng Slide Show view.
6 Nếu cần, hãy quay lại chế độ Normal view.

Bài 12: Lưu bài trình chiếu

1 Với bài trình chiếu Business Project Plan đang mở, nhấp vào thẻ File, nhấp vào Save As.
2 Trong cửa sổ Save As, bấm This PC và sau đó nhấp vào Browse. Điều hướng đến thư mục Documents.
3 Trong trường File name, nhập: Tolano Project Plan, xác minh rằng trường Save as type sẽ hiển thị
PowerPoint Presentation (.pptx). Sau đó nhấp vào Save.

Bài 13: Kiểm tra tính tương thích

Bây giờ lưu bài trình chiếu ở một định dạng khác để chia sẻ bài trình chiếu đó với một đồng nghiệp sử dụng
phiên bản PowerPoint cũ hơn.
1 Nhấp vào File, nhấp vào Save As, sau đó điều hướng đến thư mục chứa các tập tin thực hành.
2 Chấp nhận tên tập tin mặc định và trong trường Save as type, bấm vào mũi tên rồi bấm PowerPoint 97-
2003 Presentation (.ppt).

IIG Vietnam
 40

3 Nhấp Save.
Cửa sổ Microsoft PowerPoint Compatibility Checker sẽ mở ra.

Cửa sổ này cho biết có các mục trong bài trình chiếu có thể không hoạt động giống với phiên bản trước
của PowerPoint. Đồng nghiệp sẽ cần phải có ít nhất Office 2007 được cài đặt trước khi họ có thể thực
hiện thay đổi đầy đủ cho bài trình chiếu.
4 Với mục đích của bài tập này, bấm Continue.
PowerPoint lưu tập tin và cho biết trong thanh tiêu đề được lưu trong Compatibility Mode, điều đó có
nghĩa là người dùng khác có thể sửa đổi các khía cạnh của bài trình chiếu trong các phiên bản trước của
PowerPoint.
5 Nhấn CTRL + N để tạo bản trình bày trống mới.
6 Trên thanh công cụ Quick Access toolbar, hãy nhấp vào Save.
7 Điều hướng đến thư mục chưa các tập tin thực hành và trong trường File name, gõ: My first presentation
và sau đó nhấp vào Save.
Thanh tiêu đề cũng phải phản ánh tên tập tin mới.

Bài 14: Đóng bài trình chiếu

1 Nhấp vào thẻ File và sau đó nhấp vào Close.
Nếu bạn được nhắc save the presentation, hãy nhấp vào Don’t Save.
2 Nhấn CTRL + W để đóng bài trình chiếu còn lại. Nếu được nhắc lưu bấm No.
Chương trình ứng dụng vẫn hoạt động nhưng không có tập tin nào được mở trên màn hình. Để xác minh
điều này, hãy lưu ý rằng không có nút nào trên Ribbon là khả dụng.

IIG Vietnam
 41

Bài 15: Mở bài trình chiếu

1 Bấm thẻ File, bấm Open và xem lại các tập tin hiển thị trong danh sách Recent.
Lưu ý: Màn hình của bạn có thể hiển thị các tập trong danh sách được tạo bởi những người dùng khác
trên máy tính này.
2 Nhấp vào tập tin Tolano Project Plan.pptx.
Bài trình chiếu này giờ đây sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
3 Nhấn CTRL + O và, trong danh sách, nhấp vào My first presentation.
Bài trình chiếu này giờ đây sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
4 Trỏ tại biểu tượng PowerPoint trên thanh tác vụ Windows để xem trước hai bài trình chiếu mở.
4.2. Bài tập lý thuyết:
1 Tùy chọn nào cung cấp quyền truy cập trực tiếp vào các lệnh thường dùng và có thể được tùy chỉnh để
chứa các lệnh bạn sử dụng thường xuyên?
a. Titlebar
b. Status Bar
c. Tell Me feature
d. Quick Access Toolbar
2 Thẻ ribbon nào mở ra cửa sổ toàn màn hình có tên là Backstage view?
a. View
b. Layout
c. Home
d. File
3 Khi tạo bài trình chiếu mới, tùy chọn nào KHÔNG có sẵn trong màn hình Start?
a. Tìm kiếm các mẫu và chủ đề trực tuyến
b. Các mẫu và chủ đề được đề xuất
c. Tạo bản trình bày trống
d. Xem nhiều bản trình bày
e. Tất cả những điều trên

IIG Vietnam
 42

4 Thẻ Ribbon nào được sử dụng để truy cập tùy chọn kích thước trang trình chiếu?
a. Home
b. View
c. File
d. Design
5 Tùy chọn chế độ xem nào xếp ngăn cửa sổ các bài trình chiếu đang mở để bạn có thể xem tất cả chúng
cùng một lúc?
a. Cascade
b. Switch Windows
c. New Window
d. Arrange All
6 Phím nào được nhấn để hiển thị các nút bàn phím cho các lệnh trong Ribbon?
a. ESC
b. SHIFT
c. CTRL
d. ALT
7 Tính năng nào được sử dụng để đảm bảo tập tin của bạn sẽ chuyển đổi suôn sẻ sang phiên bản PowerPoint
cũ hơn?
a. Check Accessibility
b. Inspect Document
c. Manage Presentation
d. Check Compatibility
8 Chế độ xem bài trình chiếu nào tương tự như chế độ xem Normal, hiển thị outline của văn bản trong bài
trình chiếu và hữu ích cho mục đích chỉnh sửa?
a. Notes Page
b. Reading
c. Slide Sorter
d. Outline

IIG Vietnam
 43

9 Chế độ xem bài trình chiếu nào hiển thị hình thu nhỏ của tất cả các trang trình chiếu và cho phép bạn thay
đổi thứ tự các trang trình chiếu, thêm hiệu ứng đặc biệt và xem các phần, nhưng không thể sử dụng để
chỉnh sửa nội dung của trang trình chiếu?
a. Normal
b. Reading
c. Outline
d. Slide Sorter
10 Tùy chọn thẻ File nào cho phép bạn xem và sửa đổi các thuộc tính của tài liệu?
a. Account
b. Save
c. Options
d. Info

IIG Vietnam
 44

BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI SLIDE

1. Sử dụng Themes
1.1. Áp dụng và điều chỉnh Themes
Thiết kế cho slide có sử dụng theme có thể thực hiện ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình soạn thảo bài
trình chiếu. Áp dụng theme là cách dễ nhất để đảm bảo tất cả các slide đồng nhất về giao diện và định dạng.
Themes là một tập hợp các yếu tố thiết kế thống nhất, chẳng hạn như hình nền, hiệu ứng, màu sắc, phông
chữ và đồ họa, cung cấp giao diện nhất quán cho tất cả các slide trong bài trình chiếu. Themes cũng ảnh
hưởng đến các đối tượng như hình ảnh, biểu đồ và bảng.
Thay đổi theme sẽ thay đổi dải màu sắc được sử dụng trong các mẫu được thiết kế trước đây, ta có thể áp
dụng hoặc xóa các thành phần thiết kế bất cứ lúc nào.

Hình 37: Slide PowerPoint được định dạng sử dụng Parallax Theme

Hình 38: Văn bản Word được định dạng sử dụng Parallax Theme

IIG Vietnam
 45

Các thao tác với Themes

 Xem trước Themes hoặc biến thể của Themes:
Trỏ chuột vào Themes hoặc hình thu nhỏ của biến thể để hiển thị hiệu ứng của nó trên bài
trình chiếu.
 Áp dụng Themes cho slide:
 Chọn thẻ Design  trong nhóm Themes  chọn vào theme mà bạn muốn áp dụng.
 Chọn thẻ Design  trong nhóm Themes  Chọn More để hiển thị tất cả theme  Tùy chọn
chọn một biến thể màu chủ đề từ nhóm Variants.
 Khi bạn trỏ chuột vào một theme, PowerPoint hiển thị một bản xem trước bài trình chiếu sẽ được
xuất hiện như thế nào với theme được áp dụng.

Hình 39: Thanh công cụ lựa chọn Themes và Variants

 Sau khi áp dụng themes, bạn có thể xem trước tất cả các bố trí slide có sẵn của theme bằng cách
nhấp chuột phải vào một slide trong vùng hiển thị slide bên trái màn hình và chọn Layout từ
menu thả xuống.

Hình 40: Hiển thị và chọn các bố cục slide của theme

 Điều chỉnh Themes:

 Chọn thẻ Design  sử dụng các tùy chọn Colors, Fonts, Effects, hoặc Background Styles trong
nhóm Themes của thẻ Design để điều chỉnh.
 Tùy chọn Colors: điều chỉnh màu của Theme.

IIG Vietnam
46

 Tùy chọn Fonts: điểu chỉnh font của Theme.

 Tùy chọn Effects: điều chỉnh hiệu ứng của Theme.
 Tùy chọn Background Styles: điều chỉnh kiểu nền của Theme.

Hình 41: Các tùy chọn để điều chỉnh dãy màu của Themes

 Ngoài ra công cụ này cũng giúp tự tạo Theme riêng của người dùng và có thể sử dụng lại trong
các bài trình chiếu khác.

Hình 42: Màn hình chọn chức năng lưu Theme đã điều chỉnh thành Theme mới

IIG Vietnam
 47

 Lưu các thay đổi cho Themes và đặt tên mới:

 Chọn thẻ Design  trong nhóm Themes, chọn More  chọn Save Current Theme….
 Theme sẽ được lưu mặc định trong thư mục của hệ thống.
 Thực hiện đặt tên theme  nhấn Save để lưu.

Hình 43: Cửa sổ lưu Theme.

 PowerPoint sẽ lưu theme với phần mở rộng .thmx. Theme đã lưu sẽ xuất hiện trong Thư viện
Theme Gallery và trên thẻ Custom trong màn hình tạo bài trình chiếu mới.

Hình 44: Màn hình tạo bài trình chiếu mới từ theme được lưu

IIG Vietnam
 48

1.2. Nền slide

Bạn có thể thay đổi màu nền của một hoặc tất cả các slide. Sử dụng một cách cẩn thận khi bạn lựa chọn màu
nền và màu chữ để đảm bảo nội dung trình chiếu không khó đọc. Thay đổi màu nền không xóa bất kỳ mẫu
thiết kế nào đã được áp dụng; nó chỉ thay đổi duy nhất màu nền của các slide.

Định dạng nền slide

 Định dạng nền:
 Chọn thẻ Design  trong nhóm Customize, chọn Format Background. Ứng dụng sẽ mở ngăn
tác vụ Format Background bên phải màn hình  Thực hiện các thiết lập nền cho slide:
o Chọn kiểu nền:
 Solid fill: nền đơn sắc
 Gradient fill: nền chuyển sắc từ 2 màu trở lên
 Picture or texture fill: nền sử dụng hình ảnh được lưu trên máy tính hoặc các hình nền
được cài đặt cùng ứng dụng
 Pattern fill: nền sử dụng các hoa văn
o Chọn màu, hình ảnh, hoặc kiểu hoa văn tương ứng tùy thuộc từng tùy chọn
 Nhấn nút (Close) để áp dụng nền cho duy nhất slide đang chọn trước khi mở ngăn tác vụ, và
đóng ngăn tác vụ.
 Chọn Apply to All nếu muốn áp dụng nền cho tất cả slide
 Chọn Reset Background để phục hồi lại nền gốc của theme.

Hình 45: Ngăn tác vụ Format Background tương ứng các tùy chọn

2. Bố cục Slide (Slide layout)

2.1. Áp dụng Slide layout
Layout được sử dụng để xác định cấu trúc, định vị và định dạng cho tất cả nội dung xuất hiện trên slide.
Layout định vị vị trí chứa các nội dung như văn bản, bảng, video và hình ảnh. Khi bạn thêm nội dung

IIG Vietnam
 49

vào các thành phần trên layout, PowerPoint sẽ tự động định dạng nội dung đó theo định dạng thiết lập
sẵn của thành phần đó.
Mỗi Theme bao gồm một slide master và một tập hợp các layout liên quan. Lựa chọn theme sẽ xác định
bố cục slide có sẵn và bố trí sẵn bố cục các thành phần trên slide. Bạn có thể sử dụng layout được thiết
kế sẵn theo từng theme hoặc thay đổi layout cho phù hợp với nhu cầu.

Các thao tác với Slide layout

Khi tạo một bài trình chiếu trống, slide đầu tiên sẽ tự động hiển thị với Title Slide layout, theo các quy
tắc chung để có slide tiêu đề cho bài trình chiếu.
Nếu tạo thêm Slide mới tiếp theo, nó sẽ được áp dụng Title and Content layout. Nếu đây không phải là
slide layout slide bạn muốn sử dụng, bạn có thể thay đổi nó thành layout khác.

Lưu ý: Việc chọn layout có thể ảnh hưởng đến thiết kế của slide. Nếu bạn có văn bản trong tiêu đề hoặc các
placeholder mà bố cục mới bạn chọn không chứa các thành phần này thì chúng sẽ được chuyển đổi thành hộp
văn bản. Chọn layout khác sẽ không chuyển đổi hộp văn bản thành placeholder.
 Thay đổi slide layout hiện tại thành một trong các slide layout có sẵn:
 Chọn Slide  chọn thẻ Home  trong nhóm Slides, chọn Layouts  chọn kiểu layout phù hợp
với mục tiêu soạn slide.

Hình 46: Menu chọn slide layout trên thanh công cụ Home

IIG Vietnam
 50

 Nhấp chuột phải lên slide thu nhỏ trong Slide pane  chọn Layouts  chọn kiểu layout phù
hợp với mục tiêu soạn slide.

Hình 47: Chọn layout từ menu lệnh thiết lập slide

 Chèn slide mới bằng cách sử dụng Slide layout:

 Chọn thẻ Home  trong nhóm Slides, chọn New Slide  chọn slide layout phù hợp.

Hình 48: Menu lệnh tạo Slide mới từ layout mẫu

IIG Vietnam
 51

2.2. Định dạng Placeholders

Sau khi chọn Slide layout, bạn có thể muốn định dạng vị trí các placeholder để phù hợp hơn với bài trình
chiếu. Việc thay đổi định dạng các placeholder, bạn có thể tạo được sự trực quan hoặc thu hút sự chú ý
đến nội dung cụ thể trên slide.
PowerPoint cung cấp nhiều cách khác nhau để định dạng placeholder. Trước khi bạn thay đổi một
placeholder, bạn cần nhấp chuột chọn placeholder đó. Nhấp vào bất cứ nơi nào trên đường viền của
placeholder để chọn và thực hiện các thao tác thay đổi placeholder.

Áp dụng Style cho Placeholder

Cách hiệu quả nhất để định dạng Placeholder là sử dụng Quick Styles gallery. Quick Styles là sự kết hợp
màu sắc, phông chữ và hiệu ứng theo một chủ đề. Khi bạn định dạng Placeholder bằng các tùy chọn trong
Quick Styles gallery, kết quả hiển thị sẽ hài hòa với chủ đề tổng thể bài trình chiếu.
PowerPoint hiển thị hình thu nhỏ của Quick Styles trong các Quick Styles gallery khác nhau.
 Áp dụng Quick Styles cho Placeholder:
 Chọn thẻ Home  trong nhóm Drawing, chọn Quick Styles  trỏ chuột đến bất kỳ Styles nào
trong thư viện để xem trước về cách hiển thị của nó trên slide, nhấp chuột để chọn sử dụng Style.

Hình 49: Nút công cụ Quick Styles trên thanh Ribbon

Hình 50: Menu các tùy chọn Quick Styles.

Lưu ý: Quick Styles có sẵn tùy thuộc vào Theme đang được áp dụng.

IIG Vietnam
 52

Các thao tác định dạng Placeholders bằng công cụ

Nếu không sử dụng Quick Styles, bạn có thể định dạng các thông số màu, font, nền, viền, hiệu ứng, …
cho Placeholder bằng các công cụ độc lập.
 Thay đổi đường viền của Placeholders:
 Chọn thẻ Home  trong nhóm Drawing, chọn Shape Outline
 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn Shape
Outline.

Hình 51: Menu tùy chọn chức năng Shape Outline

 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn
(Format Shape) để mở năng tác vụ Format Shape  chọn biểu tượng Fill & Line trong Shape
Options  chọn mở rộng phần Line  chọn tùy chọn phù hợp.

Hình 52: Mở rộng các tùy chọn Line trong ngăn tác vụ Format Shape

 Thay đổi nền của Placeholders:

 Chọn thẻ Home  trong nhóm Drawing, chọn Shape Fill

IIG Vietnam
 53

Hình 53: Menu tùy chọn chức năng Shape Fill

 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn Shape Fill
 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn
(Format Shape) để mở năng tác vụ Format Shape  chọn biểu tượng Fill & Line trong Shape
Options  chọn tùy chọn phù hợp trong phần Fill.

Hình 54: Mở rộng các tùy chọn Fill trong ngăn tác vụ Format Shape

 Thay đổi hiệu ứng của Placeholders:

 Chọn thẻ Home  trong nhóm Drawing, chọn Shape Effects.
 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn Shape
Effects.
 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, chọn thẻ Format  trong nhóm Shape Styles, chọn

(Format Shape) để mở năng tác vụ Format Shape  chọn biểu tượng (Effects) trong
Shape Options  thiết lập các tùy chọn hiệu ứng phù hợp.

IIG Vietnam
 54

Hình 55: Các tùy chọn Effects trong ngăn tác vụ Format Shape

2.3. Tùy chỉnh Slide layout

PowerPoint cung cấp slide layout dựa trên theme được chọn để giúp bạn thiết lập giao diện chung trong
suốt bài trình chiếu. Bạn có thể sửa đổi slide layout hiện có bằng cách thêm, xóa, thay đổi kích thước
hoặc đặt lại vị trí các placeholder. Bạn có thể dễ dàng áp dụng bố cục đã thay đổi cho bất kỳ slide nào
trong bài trình chiếu.
Để tùy chỉnh bố cục slide, bạn cần biết cách điều khiển:
 Các hướng dẫn và đường lưới định vị cho các đối tượng trong layout.
 Cách sử dụng Slide master để quản lý thiết kế bài trình chiếu.
2.4. Sử dụng Gridlines và Guides
Gridlines và Guides trong PowerPoint cung cấp cho người dùng gợi ý trực quan về sự liên kết, căn chỉnh
các đối tượng trong bài trình chiếu.
Guides là các đường ngang và dọc có thể sử dụng để căn chỉnh các đối tượng trên slide. Bạn có thể sử
dụng một hoặc nhiều Guides để sắp xếp các đối tượng đồng đều, có thể bật hoặc không bật chế độ hiển
thị Guides
Gridlines là các đường giao nhau mà bạn có thể hiển thị để dễ dàng sắp xếp các placeholder, hình dạng
và các đối tượng khác. Bạn có thể sử dụng Gridlines để căn chỉnh các đối tượng chính xác hơn.
Gridlines và Guides không hiển thị khi trình chiếu và in ấn bài trình chiếu.
Powerpoint cung cấp tính năng Smart Guides, là các đường đứt nét tự động xuất hiện khi bạn căn giữa
một đối tượng so với các đối tượng khác hoặc khi bạn đặt các đối tượng đều trên một slide. Smart Guides
giúp căn chỉnh các đối tượng khi chúng di chuyển xung quanh slide. Sử dụng Smart Guides để căn chỉnh
các đối tượng nhằm đảm bảo khoảng cách nhất quán giữa chúng.

IIG Vietnam
 55

 Bật hoặc tắt Gridlines và Guides:

 Nhấp chuột phải bên ngoài các đối tượng  chọn Grid and Guides để mở hộp thoại Grid and
Guides  trong hộp thoại, kích hoạt hoặc hủy kích hoạt các tùy chọn  bấm OK.

Hình 56: Hộp thoại thiết lập Gridlines và Guides

 Nhấp chuột phải bên ngoài các đối tượng của slide  chọn Grid and Guides để hiển thị menu
thả xuống  chọn tùy chọn phù hợp.

Hình 57: Menu tùy chọn chức năng Grid and Guides

 Chọn thẻ View  trong nhóm Show, chọn Gridlines or Guides.

 Nhấn tổ hợp phím ALT+F9 để bật/tắt guides
 Nhấn tổ hợp phím SHIFT+F9 để bật/tắt gridlines.
3. Slide Master
Slide Master là cách đơn giản để áp dụng các thay đổi đến toàn bộ slide. Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một
Slide Master, tuy nhiên bạn có thể tạo nhiều Slide Master cho một bài trình chiếu. Khi bạn thay đổi Slide
Master, PowerPoint sẽ áp dụng chúng cho một số hoặc tất cả các slide trong bài trình chiếu.
Bạn có thể sử dụng các tính năng Copy/Paste và Format để thay đổi vào các phần khác nhau trong bài thuyết
trình hoặc định đạng cho chúng tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng Theme hay Background
trong slide, thì sử dụng Slide Master là công cụ hiệu quả nhất để quản lý nó. Sử dụng Slide Master thêm các
thành phần lặp lại trên mỗi slide, ví dụ như logo công ty, màu nền, màu và kích thước của tiêu đề slide, …
PowerPoint cung cấp ba loại Master: Slide Master điều khiển các slide và Title slide trong bài trình chiếu;
Notes Master điều khiển cách hiển thị bài trình chiếu dưới dạng Notes Page; và Handout Master điều khiển
cách hiển thị bài trình chiếu dưới dạng bố cục in. Phần này tập trung vào việc sử dụng Slide Master.

IIG Vietnam
 56

Hình 58: Các nút chế độ Master

3.1. Sử dụng chế độ xem Slide Master

 Kích hoạt chế độ xem Slide Master:
 Chọn thẻ View  nhóm Master Views, chọn Slide Master.
Slide Master
Tab

Slide
Masters

Layout Date Footer Placeholders Slide Number

Masters

Hình 59: Các thành phần trong màn hình xem Slide Master

Hình 60: Thẻ công cụ Slide Master

IIG Vietnam
 57

Tạo, xóa, giữ lại và đổi tên Master hoặc định dạng các placeholder
Slide Master Tab
trong Master layout.
Slide Master hiển thị ở trên cùng của khung slide thu nhỏ với các
layout liên quan bên dưới. Để thực hiện thay đổi các placeholder cho
Master layout, chọn hình thu nhỏ của Slide Master chính, sau đó trong
Slide Master thẻ Slide Master, nhóm Master Layout, chọn Master Layout. (Tùy
chọn này chỉ sử dụng đượckhi Slide Master chính được chọn.)
Nếu bài trình chiếu sử dụng nhiều theme, PowerPoint sẽ hiển thị Slide
Master của từng Theme và layout liên quan của nó bên khung hiển thị.
Hiển thị layout master. Khi trỏ chuột vào một layout, tên của layout và
số thứ tự các slide có liên quan sẽ xuất hiện.
Layout Masters
Chọn layout muốn thực hiện thay đổi. Giao diện Layout Master sẽ
được hiển thị tùy theo theme đã chọn.
Thêm ngày vào mỗi slide. Vị trí xuất hiện của phần ngày trên slide tùy
Date
thuộc và thiết lập của Slide Master và theme đang sử dụng.
Thêm các thông tin như tên người trình bày, tên công ty, … vào mỗi
Footer slide. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề, chân trang, số trang cho slide bằng
công cụ trong thẻ Insert.
Lựa chọn văn bản trong placeholder hoặc chọn chính placeholder đó
Placeholders và thực hiện các thao tác định dạng. Các thiết lập này sẽ được áp dụng
cho tất cả các slide có placeholder này.
Slide Number Thêm số thức tự slide vào tất cả slide .
3.2. Chỉnh sửa Slide layout hiện hành
Các thao tác trên Slide Master
 Tùy chỉnh layout của Slide Master:
 Chọn thẻ View  trong nhóm Master Views, chọn Slide Master  các slide master layout hiển
thị ở vùng bên trái màn hình. Chọn vào slide muốn chỉnh, thực hiện thay đổi hoặc chọn Insert
Layout để tạo layout riêng theo ý thích.

Hình 61: Chế độ hiển thị một layout ở chế độ Slide Master

IIG Vietnam
 58

Bạn có thể thêm các placeholder vào slide để chứa nội dung, văn bản, hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ, đồ họa
SmartArt, clipart, video, …

Lưu ý: Nếu áp dụng slide layout cho một hoặc nhiều slide trong bài trình chiếu và sau đó thay đổi layout bằng
cách thêm, thay đổi kích thước, định vị lại hoặc xóa một placeholder, bạn phải áp dụng lại bố cục cho các slide
để các slide hiển thị theo cách bố trí mới.
 Thêm Placeholder:
 Trong chế độ xem Slide Master, từ ngăn tác vụ slide thu nhỏ, chọn Layout Master sẽ thêm
Placeholder vào  trên thẻ Slide Master, trong nhóm Master Layout, chọn Insert Placeholder.
 Chọn loại Placeholder từ danh sách, nhấp và kéo để vẽ Placeholder mới trên slide.

Hình 62: Menu lệnh công cụ Insert Placeholder.

 Xóa Placeholder:

Trong chế độ xem Slide Master, từ ngăn tác vụ slide thu nhỏ, chọn Layout Master sẽ xóa
Placeholder  chọn Placeholder muốn xóa  nhấn Delete.
 Thay đổi kích thước và định vị lại Placeholder:
Trong chế độ xem Slide Master, từ ngăn tác vụ slide thu nhỏ, chọn Layout Master sẽ xóa
Placeholder  chọn Placeholder muốn thay đổi, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:
o Để thay đổi kích thước, đặt con trỏ chuột lên một trong các góc; khi con trỏ trở thành mũi
tên hai đầu, nhấp và kéo đến kích thước mong muốn.
o Để định vị lại, đặt con trỏ chuột lên một trong các đường viền; khi con trỏ trở thành mũi tên
bốn đầu, nhấp và kéo Placeholder đến vị trí mới.
 Đổi tên Slide layout:
 Trong chế độ xem Slide Master, từ ngăn tác vụ slide thu nhỏ, chọn Layout Master muốn đổi tên
 trong nhóm Edit Master, chọn Rename / hoặc nhấp chuột phải vào hình thu nhỏ của Layout
Master và chọn Rename Layout.

IIG Vietnam
 59

Hình 63: Tùy chọn đổi tên Layout Master

 Trong hộp thoại Rename Layout, nhập tên mới  chọn Rename.

Hình 64: Hộp thoại Rename Layout

3.3. Áp dụng Slide layout đã chỉnh sửa cho Slide

Để các thay đổi Placeholder được cập nhật vào bài trình chiếu, bạn phải áp dụng lại slide layout cho các
slide theo slide layout đã thay đổi.
Khi trỏ chuột vào một slide layout master, tên của layout và số thứ tự các slide liên quan sẽ xuất hiện.
 Áp dụng lại layout đã thay đổi lên các slide đang sử dụng nó:
 Trong chế độ xem Normal, trong ngăn điều hướng slide, hãy chọn (các) slide đang áp dụng layout
bạn đã thay đổi.

IIG Vietnam
 60

Hình 65: Menu lệnh chọn lại layout đã chỉnh sửa để áp dụng cho slide

 Trên thẻ Home, chọn Layout, sau đó chọn layout bạn đã thay đổi.

Hình 66: Menu công cụ để chọn lại layout đã chỉnh sửa để áp dụng cho slide

Lưu ý: Để chọn nhiều slide, bấm và giữ phím CTRL, sau đó bấm vào từng slide.
4. Quản lý Slides
4.1. Chèn Slide
PowerPoint cho phép thêm, xóa và sao chép các slide trong bài trình chiếu rất dễ dàng. Bạn có thể sử
dụng lại các slide từ một bài trình chiếu hiện có và chèn một dàn ý từ một tài liệu văn bản hoặc tạo slide
từ tập tin Word.

IIG Vietnam
 61

Các thao tác chèn slide vào bài trình chiếu

 Chèn Slide mới vào bài trình chiếu:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Slides  chọn New Slide.
 Để chèn một slide mới với một bố cục xác định, trên thẻ Home, trong nhóm Slides, nhấp chuột
vào mũi tên xuống của New Slide, và sau đó chọn bố cục được yêu cầu.

Hình 67: Menu công cụ chèn Slide mới

 Nhấn Ctrl + M.
 Trên placeholder cuối cùng, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter.
 Nhấp chuột phải vào slide trong thẻ Outline hoặc Slides  chọn New Slide.
Bạn có thể chèn các slide mới là bản sao của các slide hiện có. Cách làm này có thể tiết kiệm thời gian
thêm văn bản, đối tượng và định dạng một slide mới.
 Nhân bản Slide:
 Chọn một hoặc nhiều slide  trên thẻ Home  nhóm Slides, chọn vào mũi tên New Slide 
chọn Duplicate Selected Slides
 Nhấn chuột phải vào slide trong ngăn điều hướng Slide  chọn Duplicate Slides

IIG Vietnam
 62

Hình 68: Menu chọn công cụ Duplicate Slides

 Chọn slide trong ngăn điều hướng Slide  nhấn tổ hợp phím CTRL + D
Bạn có thể kết hợp các slide từ các bài trình chiếu khác hoặc hợp nhất nhiều bài trình chiều. Tính
năng này giúp tiết kiệm thời gian tạo lại các slide; và đảm bảo sự thống nhất giữa các bài trình chiếu.
 Chèn slide từ một bài trình chiếu hiện có:
 Chọn thẻ Home  trong nhóm Slides, chọn vào mũi tên New Slide  chọn Reuse Slides
 Ngăn tác vụ Reuse Slides sẽ được mở ở bên phải màn hình

Hình 69: Ngăn tác vụ Reuse Slides

 Chọn Browse để truy xuất đến bài trình chiếu chứa slide muốn chèn. Bạn có thể chèn slide từ
một bài trình chiếu được lưu trong ổ đĩa, hoặc từ thư việc slide trên Microsoft SharePoint.
 Sau khi chọn bài trình chiếu gốc, các slide của nó sẽ hiển thị trong ngăn tác vụ này  nhấp vào
một slide để chèn nó vào bài trình chiếu hiện tại.

IIG Vietnam
 63

Hình 70: Ngăn tác vụ Reuse Slides hiển thị các slide trong bài trình chiếu gốc

 Để chèn tất cả các slide trong bài trình chiếu, bấm chuột phải vào slide trong ngăn tác vụ  chọn
Insert All Slides.

Hình 71: Các tùy chọn để chèn slide vào bài trình chiếu hiện hành

 Nếu muốn slide đang chèn vào được duy trì định dạng như bài trình chiếu nguồn  đánh dấu
chọn Keep source formatting ở dưới cuối ngăn tác vụ Reuser Slides trước khi thực hiện chèn
slide.
 Nếu muốn áp dụng theme từ bài trình chiếu nguồn cho bài trình chiếu đang soạn thảo, nhấp chuột
phải vào một slide  chọn Apply Theme to All Slides hoặc chọn Apply Theme to Selected
Slides.
 Các slide được chèn thêm sẽ xuất hiện bên dưới các slide đang được chọn trong ngăn điều hướng
slide của bài trình chiếu hiện tại.

IIG Vietnam
 64

Nếu bạn có một tài liệu Word hoặc tập tin văn bản tương tự có chứa dàn ý về bài trình chiếu, bạn có thể sử
dụng nó để tạo các slide. Tính năng này chỉ hiệu quả khi tài liệu được định dạng chính xác.
 Nội dung tài liệu được định dạng với kiểu Heading 1 sẽ là tiêu đề slide.
 Nội dung được định dạng với các kiểu phân cấp (Heading 2 hoặc Heading 3) trở thành danh sách các ý
(bullets) trong placeholder nội dung của slide.
 Chèn slide từ Outline
 Chọn thẻ Home trong nhóm Slides, chọn vào mũi tên New Slide  chọn Slides from Outline
 chọn tập tin tài liệu có chứa dàn ý của bài trình chiếu  các slide được chèn vào sẽ xuất hiện
bên dưới slide đang được chọn trong ngăn điều hướng slide của bài trình chiếu hiện tại.

Hình 72: Cửa sổ Insert Outline

4.2. Ẩn / Hiện / Xóa Slide

Ẩn hoặc hiển thị các slide khi cần thiết để tùy chỉnh thời lượng của bài trình bày. Các slide ẩn vẫn còn trong
tập tin nhưng không được hiển thị khi bạn chạy bài trình chiếu trong chế độ Slide Show. Các slide được đánh
dấu là ẩn có thể được lấy và hiển thị khi bạn cần chúng.

IIG Vietnam
 65

Hình 73: Slide 3 và 4 bị ẩn sẽ có gạch chéo trên số thứ tự slide

 Ẩn Slide:
 Trong ngăn điều hướng Slide, chọn một hoặc nhiều slide muốn ẩn  nhấp chuột phải vào slide
 chọn Hide Slide.
 Chọn một hoặc nhiều slide muốn ẩn  trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set up  chọn Hide
Slide.
 Hiển thị Slide bị ẩn:
 Trong ngăn điều hướng Slide, chọn một hoặc nhiều slide đang bị ẩn và muốn hiển thị  nhấp
chuột phải vào slide  chọn Hide Slide
 Chọn một hoặc nhiều slide đang bị ẩn và muốn hiển thị  trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set
up  chọn Hide Slide.
 Trong chế độ Slide Show, bấm chuột phải vào slide hiện tại  chọn See All Slides  chọn slide
mà bạn muốn hiển thị.
 Xóa Slide:
 Chọn slide trong ngăn điều hướng slide  nhấn phím Delete.
 Nhấn chuột phải lên slide trong ngăn điều hướng slide  chọn Delete Slide.
4.3. Chèn Footers, Date, Slide Numbers vào Slide
Bạn có thể thiết lập chế độ hiển thị Footers, Date, Slide Numbers ở cuối mỗi slide bằng cách bật các tính
năng này trong hộp thoại Header & Footer.
 Chèn Footers, Date, Slide Numbers:
 Chọn thẻ Insert  trong nhóm Text, chọn Header & Footer.
 Hộp thoại Header & Footer xuất hiện với các tùy chọn. Đánh dấu vào tùy chọn muốn kích hoạt
hiển thị trên slide. Bỏ chọn vào các tùy chọn không muốn hiển thị trên slide nữa.

Hình 74: Hộp thoại Header & Footer chèn các thành phần Footers, Date, Slide Numbers vào Slide

IIG Vietnam
 66

 Chèn ngày, giờ vào slide

 Date and time
 Update  Tự động cập nhật ngày giờ hiện hành mỗi khi mở bài trình chiếu.
automatically
 Language  Lựa chọn vị trí định dạng bạn cần cho bài trình chiéu.
 Fixed  Chèn ngày cố định, không thay đổi khi mở bài trình chiếu.
 Slide number  Chèn số thức tự slide.
 Footer  Chèn phần chân slide nằm giữa slide, với các thông tin do bạn nhập
vào như tên tập tin, tên công ty, tên người trình bày, …
 Don’t show on  Thiết lập không hiển thị chân trang cho slide tiêu đề
title slide
 Apply  Tùy chọn áp dụng chế độ vừa thiết lập cho slide được chọn.
 Apply to All  Tùy chọn áp dụng chế độ vừa thiết lập cho tất cả slide.

Các thành phần này cũng có thể chèn vào khi bạn thiết lập Slide Master cho mỗi theme, khi thay đổi theme
sẽ làm thay đổi vị trí, định dạng của các thành phần này. Bạn có thể chỉnh sửa Slide Master để thay đổi vị trí
và định dạng hiển thị các thành phần này trên bài trình chiếu

Hình 75: Hộp thoại Header & Footer chèn các thành phần Footers, Date, Slide Numbers vào Notes và Handouts

Thẻ Notes and Handouts trong hộp thoại Header and Footer cho phép tùy chọn chèn đầu trang, số thứ tự
trang khi xem và in bài trình chiếu ở chế độ Notes hoặc Handouts.
4.4. Kiểm soát số thứ tự Slide
Số thứ tự Slide rất cần thiết để quản lý bài trình chiếu, tham chiếu các slide trong khi trình bày và cả khi in
bản bài trình chiếu. Bạn có thể bật hoặc tắt việc đánh số cho slide, thiết lập có/hoặc không hiển thị số thứ tự
trên slide tiêu đề.
Số thứ tự slide sẽ tự động cập nhật khi thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các slide.

IIG Vietnam
 67

Hình 76: Hộp thoại Slide Size

Trong hộp thoại Header & Footer sẽ hiển thị số thứ tự slide bắt đầu bằng số 1. Nếu bạn cần điều chỉnh số bắt
đầu, bạn có thể thực hiện trong hộp thoại Slide Size.
 Cấu hình số thứ tự slide:
 Chọn thẻ Design  chọn Slide Size  chọn Custom Slide Size nhập số thứ tự bắt đầu vào
mục Number slides from.

5. Tổ chức Slide
5.1. Sử dụng Slide Sorter
Slide Sorter là chế độ xem hữu ích để sắp xếp lại các slide trong PowerPoint. Chế độ này cung cấp các slide
thu nhỏ trên màn hình, bạn dễ dàng sao chép, xóa hoặc thay đổi vị trí, trật tự các slide này.
 Xem các slide ở chế độ Slide Sorter:
 Chọn thẻ View  trong nhóm Presentation Views, chọn Slide Sorter.
 Chọn Slide Sorter trên thanh trạng thái.

Hình 77: Chế độ xem Slide Sorter

Lưu ý: Nếu bạn bấm đúp chuột vào slide trong chế độ xem Slide Sorter, bạn sẽ chuyển sang chế độ xem Normal
thì trang với slide này được hiển thị trong ngăn Slide.

IIG Vietnam
 68

5.2. Sắp xếp Slide

Bài trình chiếu hiệu quả cần phải tạo thành một chuỗi các ý tưởng dẫn dắt người xem của bạn bằng trật tự
slide hợp lý. Khi tạo bài trình chiếu, sau khi hoàn thành soạn thảo, có thể bạn phải sắp xếp lại các slide để có
được diễn tiến đúng.
 Sắp xếp lại slide trong bài trình chiếu:
 Trong chế độ xem Slide Sorter hoặc Normal  chọn và kéo hình thu nhỏ của slide đến vị trí mới.
 Cut và Paste slide vào vị trí mới.
5.3. Section
Section là tính năng chia bài trình chiếu thành từng phần, mỗi phần gồm một nhóm slide có liên quan.
Section chỉ thể hiện trên máy tính của người thuyết trình, người nghe sẽ không nhìn thấy việc phân chia
này.
Bài trình chiếu khi được bố cục thành các phần, bạn có thể thu gọn các phần, ẩn một số slide khỏi chế độ
xem, và dễ dàng tập trùng vào những phần đang làm việc hoặc cho phép những người khác nhau làm
việc trên các phần khác nhau của bài trình chiếu. Việc phân chia thành các section giúp quản lý bài trình
chiếu dễ dàng hơn.
Bạn có thể thực hiện các thao tác định dạng, sắp xếp, hợp nhất, thêm hoặc xóa các slide trong section.

Các thao tác với Section

 Tạo section:
 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter chọn slide nào bạn muốn là slide đầu tiên của
section cần tạo Chọn thẻ Home  trong nhóm Slides, chọn Section  chọn Add Section 
Section được tạo sẽ có tên Untitled Section, xuất hiện phía trên slide được tạo.

Hình 78: Menu lệnh để tạo Section

IIG Vietnam
 69

Hình 79: Kết quả hiển thị sau tạo section

 Đổi tên section:

 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  nhấp chuột phải và tên section muốn thay đổi 
chọn Rename Section nhập tên mới cho section, nhấn Rename.
 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  trên thẻ Home, chọn nút Section  chọn
Rename Section nhập tên mới cho section, nhấn Rename.

Hình 80: Hộp thoại Rename Section

 Di chuyển section: khi di chuyển section, tất cả các slide trong đó sẽ được di chuyển theo
 Chọn vào tiêu đề seciton bạn muốn di chuyển  kéo section đó đến vị trí mới;
 Nhấp chuột phải vào tiêu đề section, sau đó chọn Move Section Up / hoặc Move Section Down
để di chuyển section và tất cả các slide của nó.
 Xóa section và hợp nhất các slide vào section trước đó:
 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  trên thẻ Home, chọn nút Section  chọn
Remove Section

IIG Vietnam
 70

 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  nhấp chuột phải và tên section muốn thay đổi 
chọn Remove Section.

Hình 81: Menu lệnh Remove section

 Xóa section và xóa tất cả slide trong nó:

 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  nhấp chọn section muốn xóa  nhấn Delete.
 Trong chế độ xem Normal hoặc Slide Sorter  nhấp chuột phải và tên section muốn thay đổi 
chọn Remove Section & Slides.
 Nếu Powerpoint yêu cầu xác nhận, nhấn Yes.

Lưu ý: Lệnh Remove Section & Slides không hiển thị trên menu Section. Nó chỉ xuất hiện khi bạn nhấp chuột
phải vào tiêu đề của section.

6. Tổng kết bài học:

Các phần của Bài 2 đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Cách thức sử dụng Theme để tạo bài trình chiếu có tính nhất quán.
 Các thao tác với Slide layout, Gridlines và Guides.
 Các thao tác với Slide Master.
 Các thao tác quản lý, và tổ chức Slide.
7. Bài tập:
7.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Áp dụng theme và thêm font chữ
1 Mở tập tin Tours by Tolano - Student.pptx từ Thư mục thực hành
2 Nhấp và Design, trong nhóm Themes, trỏ chuột vào một vài themes.
Chế độ Live Preview sẽ làm thay đổi kiểu văn bản và hình nền trong slide. Để xem nhiều theme hơn, sử
dụng mũi tên và nút More ở bên phải thư viện chủ đề.
3 Nhấp vào tên Facet để áp dụng nó cho toàn bộ bài trình chiếu.
4 Trong nhóm Variants, nhấp vào Variants thứ tư.
5 Trong nhóm Variants, nhấp vào nút More, nhấp vào Fonts, rồi chọn Customize Fonts.

IIG Vietnam
 71

6 Trong hộp thoại Create New Theme Fonts, nhấp vào mũi tên cho Heading font và chọn Cooper Black,
sau đó nhấp vào mũi tên Body font và chọn Georgia.
7 Trong trường Name, xóa văn bản và nhập: Tolano, rồi bấm Save.
Lưu ý: PowerPoint thay đổi slide 1 và văn bản nội dung.

Bài 2: Tạo theme color mới

1 Trong nhóm Variants, nhấp chọn More, chọn Colors, và chọn Customize Colors.
2 Trong hộp thoại Create New Theme Colors tùy chỉnh Accent 1, chọn Green, Accent 1, Darker 25%.
3 Trong trường Name, xóa văn bản và nhập: Tolano, rồi bấm Lưu.
Lưu ý: màu Green sẽ trở nên tối hơn.

Bài 3: Điều chỉnh nền slide

1 Chọn slide 1, nhấp chọn Design, trong nhóm Customize, nhấp chọn Format Background. Ngăn tác vụ
Format Background mở bên phải màn hình.
2 Chọn Pattern fill. Thư viện patterns đang sử dụng cho theme colors sẽ xuất hiện.
3 Nhấp chọn PatternType là Large checker board
4 Nhấp chọn Solid fill.
5 Nhấp chọn danh sách Color và chọn Black, Background 1.

6 Nhấp chọn Apply to All để áp dụng they đổi và chọn để đóng ngăn tác vụ.

Bài 4: Thay đổi chế độ xem

1 Bấm chọn View, bấm Slide Sorter
2 Bấm chọn slide thứ hai.
Lưu ý: xuất hiện đường viền bao quanh slide để cho biết nó đã được chọn.
3 Nhấn và giữ phím CTRL trong khi nhấp vào slide 4.
Lưu ý đường viền lựa chọn bao quanh các slide 2 và 4, chỉ ra rằng cả hai slide (không liền kề) đều được
chọn.
4 Lặp lại bước trên, nhấn CTRL + đến khi mọi slide đánh số chẵn được chọn (các slide 6, 8, 10 và 12).

Bài 5: Áp dụng theme cho các slide được chọn

1 Với các slide được đánh số chẵn vẫn đang chọn, nhấp chọn Design, chọn More để mở thư viện theme.
2 Nhấp chuột phải vào Slice và sau đó nhấp chọn Apply to 2 Slides.
Theme Slice chỉ được áp dụng cho các slide được chọn.
3 Trong nhóm Variants, nhấp chọn More và chọn Fonts.

IIG Vietnam
 72

Lưu ý kiểu Custom Theme Font được liệt kê đầu tiên và tên Custom Font Theme hiển thị là Tolano.
4 Nhấp chọn Cooper Black.
5 Trong nhóm Variants, nhấp chọn More và chọn Background Styles.
Từ thư viện Background Styles, chọn Kiểu 4.

Bài 6: Thay đổi chế độ xem

1 Trên thẻ View, bấm Normal để trở lại chế độ xem Normal.
2 Cuộn chuột xuống phần trình bày slide để xem kết quả.

Bài 7: Áp dụng layout

1 Mở bài trình chiếu My Tours by Tolano.pptx ở Thư mục thực hành
2 Với bài trình chiếu My Tours by Tolano, chọn slide 2 – Agenda.
3 Nhấp chọn Home, trong nhóm Slides, chọn Layout.
4 Chọn layout Two Content cho slide từ danh sách Slide layouts.

Bài 8: Định dạng placeholder

1 Với slide 2 được chọn, nhấp vào đường viền của placeholder có chứa nội dung “Bicycle Tours” để chọn
placeholder đó. Các nút xử lý bao quanh placeholder cho biết nó đã được chọn.
2 Nhấp chọn Home, trong nhóm Drawing, chọn Quick Styles và chọn Moderate Effect – Black, Dark 1

Bài 9: Áp dụng màu đường viền cho placeholder

1 Chọn slide 3 – Bicycle Tours.
2 Nhấp chọn vào đường viền của placeholder có chứa văn bản “San Francisco” để chọn placeholder đó.
3 Nhấp chọn Home, trong nhóm Drawing, chọn Shape Outline và chọn Black, Background 1, Lighter
25%.

Bài 10: Áp dụng pattern cho nền của placeholder

1 Nhấp vào thẻ Home, nhóm Drawing, chọn Format Shape để mở ngăn tác vụ Format Shape; chọn Fill &
Line thứ 3 trong Shape Options, sau đó trong phần Fill, chọn Pattern fill
2 Chọn Dark downward diagonal pattern trong thư viện.

Bài 11: Áp dụng nền cho placeholder

Trong ngăn tác vụ Format Shape, chọn Black, Background 1, Lighter 25% từ danh sách Background.

Bài 12: Định dạng placeholder

1 Chọn slide 2 và nhấp vào placeholder tiêu đề “Bicycle Tours”.
2 Nhấp chọn Home, trong nhóm Drawing, chọn Quick Styles và chọn Moderate Effect – Black, Dark 1

IIG Vietnam
 73

Bài 13: Sử dụng chế độ xem Slide Master

1 Bấm vào View và trong nhóm Master Views, chọn Slide Master. Trượt chuột trong Navigation Pane và
Office Theme Slide Master layout bên cạnh số 1.
Vì chế độ xem này cho phép bạn xem các mục cụ thể trên tất cả các slide, bạn có thể bật các đường lưới
để đặt các đối tượng chính xác hơn.
2 Nhấp chọn View, trong nhóm Show, chọn Guides để hiển thị các đường lưới trên màn hình.
3 Kéo các đường lưới ngang xuống để định vị nó tại vị trí 3.0”, sau đó kéo các đường lưới dọc sang phải
định vị nó tại vị trí 4.5”

Bài 14: Chèn hình

1 Nhấp vào thẻ Insert, chọn Picture.
Truy xuất đến địa chỉ thư mục thực hành và sau đó nhấp đúp chuột Tolano Environmental Consulting
Logo.jpg để chèn vào.
2 Ở nhóm thẻ Picture Tools, chọn Format, và trong nhóm Arrange chọn Selection Pane.
3 Trong Selection Pane nhấp đúp chuột chọn Picture 6, chọn văn bản hiện có, gõ: TEC Logo, nhấn Enter.

Bài 15: Điều chỉnh placeholders

1 Bấm thẻ Slide Master, trong nhóm Background, chọn Background Styles, và chọn Style 5.
2 Chắn chắn là đang chọn Office Theme Slide Master trong Navigation Pane.
3 Trong layout, chọn là placeholder tiêu đề, nhấp chọn Home, trong nhóm Font, thay đổi font thành Century
Gothic.

IIG Vietnam
 74

Bài 16: Chèn slide layout mới

1 Nhấp chọn View, trong nhóm Show, nhấp chọn hiển thị Gridlines.
2 Nhấp chọn thẻ Slide Master, trong nhóm Edit Master, chọn Insert Layout.
Cửa sổ hiển thị các layout thu nhỏ xuất hiện bên dưới Slide Navigation pane. Layout mới chứa các
placeholder và nội dung dựa trên Title Only Layout master.
3 Trong nhóm Master Layout, chọn Insert Placeholder. Chọn placeholder chứa văn bản dạng danh sách
4 Kéo để vẽ placeholder từ đường lưới đầu tiên bên dưới góc trái đến bên phải placeholder tiêu đề; kết thúc
ở đường lưới dọc bên trái hình ảnh logo Tolano.

5 Chọn thẻ Slide Master, trong Slide Navigation pane, nhấp chuột phải và hình thu nhỏ của Custom Layout
và chọn Rename Layout.
6 Trong hội thoại Rename layout, chọn nội dung đang hiển thị trong trường Layout name, và nhập: TEC
Layout, nhấp chọn Rename.

Bài 17: Định dạng placeholder trong chế độ xem Slide Master
1 Trong slide 12, chọn placeholder chứa nội dung “Edit Master text styles”, chọn thẻ Home, trong nhóm
Drawing, chọn Quick styles, sau đó chọn background Moderate Effect – Black, Dark 1.
2 Chọn thẻ Slide Master, trong nhóm Edit Master, chọn Delete để xóa layout mới.
3 Trong thẻ Slide Master, chọn Close Master View để trở về chế độ xem Normal.
Quan sát các slide trong Slide Navigation pane, mỗi slide đã có logo Tolano ở góc dưới bên phải.
4 Chọn vào bất kỳ slide nào, và lưu ý rằng font tiêu đề và nền slide đã thay đổi để phù hợp với Master
Theme Slide Master.
5 Chọn thẻ View, trong nhóm Show, chọn để tắt Gridlines và Guides.

IIG Vietnam
 75

Bài 18: Chèn footer

1 Nếu cần thiết để quan sát, chuyển sang chế độ xem Normal.
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấp chọn Header & Footer.
3 Hộp thoại Header and Footer được mở ra.
4 Đánh dấu chọn vào mục Date and time để kích hoạt tùy chọn này, chọn mở danh sách tùy chọn của
trường date.. Chọn tùy chọn đầu tiên hiển thị cả ngày và giờ.
5 Đánh dấu chọn vào mục Slide number.
6 Đánh dấu chọn vào mục Footer, và nhập: Draft Template for Review vào ô nội dung footer.
7 Đánh dấu chọn vào mục Don’t show on title slide.

8 Chọn Apply to All để áp dụng những thay đổi này cho tất cả slide trong bài trình chiếu.

Bài 19: Định dạng header và footer

1 Chuyển sang chế độ xem Slide Sorter, thay đổi chế độ Zoom thành 70%.
2 Chọn thẻ View, trong nhóm Master Views, chọn Slide Master để chuyển chế độ xem này.
3 Chọn slide đầu tiên trong Navigation pane (the Office Theme Slide Master). Chọn vào placeholder ở phần
footer có chứa tên tập tin.
4 Chọn thẻ Home, trong nhóm Font, chọn mở danh sách Font Size và chọn 14.
5 Chọn mở danh sách Font Color và chọn Red.
6 Chọn thẻ Slide Master và chọn Close Master View để đóng ribbon.

IIG Vietnam
 76

Bài 20: Tạo bài trình chiếu mới

1 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N để tại bài trình chiếu mới trắng
2 Chọn placeholder tiêu đề và nhập: Tolano Inc.
3 Chọn placeholder tiêu đề phụ và nhập: Staff Meeting.

Bài 21: Thêm slide mới

1 Chọn thẻ Home, trong nhóm slides, chọn biểu tượng New Slide

PowerPoint chèn một slide mới sau slide đầu tiên bằng cách sử dụng Title and Content layout mặc định.
Vì slide đầu tiên là Title slide mà bạn có thể sử dụng để giới thiệu toàn bộ bài thuyết trình, nên slide thứ
hai sử dụng Title and Content layout cho phép bạn liệt kê các chủ đề sẽ được trình bày trong phần còn
lại của bài thuyết trình.
2 Chọn placeholder tiêu đề, và gõ: Agenda.
3 Chọn placeholder nội dung, và gõ: Yearly Update và nhấn ENTER
Lưu ý: Powerpoint sẽ chèn văn bản và hiển thị các ký hiện đầu dòng khi văn bản có nhiều ý.
4 Gõ: Department Updates và nhấn ENTER.
5 Nhấn phím TAB và gõ: Sales. Nhấn ENTER, gõ: Products và nhấn ENTER. Gõ: Accounting và nhấn
ENTER.
Lưu ý khi nhấn TAB, Powerpoint sẽ thụt lề văn bản, do đó hạ cấp văn bản xuống một mức. Con trỏ chuột
vẫn ở mức phân cấp này khi bạn thêm văn bản.
6 Nhấn tổ hợp phím SHIFT+TAB để trở lại phân cấp trước đó. Gõ: Strategies và nhấn ENTER

Bài 22: Chèn slide mới

Khi chèn một slide mới, bạn cần chọn slide layout khác so với layout mặc định là Title and Content.
Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn mũi tên kế New Slide và chọn layout Two Content
PowerPoint tạo một slide thứ ba sau cái thứ hai, sử dụng cùng một chủ đề nhưng với layout khác đã chọn. Tất
cả các slide mới được tạo trong bài trình chiếu này sẽ tiếp tục sử dụng theme đã chọn (mặc dù bạn có thể thay
đổi theme).

IIG Vietnam
 77

Bài 23: Nhân bản slide

1 Trong Slide Navigation pane, chọn slide 3, nhấn tổ hợp phím CTRL+D để nhân bản slide.
2 Với slide 4 đã được chọn, trên thẻ Home, trong nhóm Slides, chọn Layout.

3 Chọn Title and Content

Slide layout đã được thay đổi.

Bài 24: Chèn slide từ bài thuyết trình đã có sẵn

Bạn có một slide trong tập tin Project Status Report mà muốn sử dụng lại trong bài trình chiếu mới này.
1 Trên thẻ Home, nhóm Slides, nhấp vào mũi tên kế New Slide và chọn Reuse Slides để mở ngăn tác vụ
bên phải màn hình.
2 Nhấp chọn Browse, chọn Browse File. Trong hộp thoại Browse, di chuyển đến thư mục thực hành,
chọn tập tin Project Status Report và nhấn Open.

IIG Vietnam
 78

Các slide trong bài trình chiếu Project Status Report xuất hiện trong ngăn tác vụ Reuse Slides.
3 Chọn slide thứ tư trong danh sách, tiêu đề Issues and Resolution để chèn vào trong bài trình chiếu mới.
4 Đóng ngăn tác vụ Reuse Slides

Bài 25: Chèn slide từ outline

1 Trên thẻ Home, trong nhóm Slides, nhấp chọn mũi tên kế New Slide và chọn Slides from Outline.
2 Trong hộp thoại Insert Outline, di chuyển đến thư mục thực hành và chọn tập tin văn bản Corporate
Profile, sau đó nhấn Insert.
Lưu ý một số slide mới được thêm vào bài trình chiếu, một slide cho mỗi tiêu đề chính trong tài liệu Word.

IIG Vietnam
 79

Bài 26: Xóa và quản lý slide

1 Chọn slide 5 trong Slide Navigation pane và nhấn DETELE để xóa nó.
2 Chọn thẻ View, chọn Slide Sorter để chuyển chế độ xem
3 Trong thẻ View, nhóm Zoom, chọn Zoom, chọn 66%, và nhấp OK để thay đổi mức độ phóng đại của
các slide xuất hiện trên màn hình.
4 Chọn slide 5 và nhấn giữ phím SHIFT để nhấp chọn slide 9 để chọn được từ slide 5 đến slide 9.
5 Với slide 5 đến slide 9 đã được chọn, nhấn DELETE để xóa tất cả chúng cùng 1 lượt.

Bài 27: Sắp xếp lại slide

Tùy thuộc vào kích thước màn hình và hệ số thu phóng, bạn sẽ thấy tất cả hoặc hầu hết các slide trong bài
trình chiếu cùng một lúc. Bạn có thể sử dụng thanh trượt thu phóng để hiển thị nhiều hoặc ít hơn các slide trên
màn hình.
1 Mở tập tin Teamwork Seminar 2, chuyển sang chế độ xem Slide Sorter, chọn slide 3 (Work Personalities)
và kéo nó vào giữa slide 6 và 7.
2 Chọn slide 11, chuyển sang chế độ xem Normal, gõ: Tolano vào placeholder tiêu đề, thay đổi lại chế độ
xem Slide Sorter, và kéo slide đã điều chỉnh sang bên phải slide 16.

Bài 28: Sắp xếp lại slide

Bạn có thể sắp xếp lại slide trên Slide Navigation pane ở chế độ xem Normal
1 Trên thanh trạng thái, chọn trở về chế độ xem Normal.
2 Trong Slide Navigation pane, chọn slide 2, nhấn Ctrl+D để nhân sao slide Agenda.
3 Trong danh sách Slide Navigation pane, kéo slide Agenda vừa nhân sao để nó nằm giữa slide 22 và slide
23 (slide 23 trở thành slide Agenda).

IIG Vietnam
 80

Bài 29: Tạo section

1 Trên thanh trạng thái, chọn Slide Sorter để thay đổi chế độ xem.
2 Chọn slide 6. Trên thẻ Home, nhóm Slides, chọn Section và nhấp chọn Add Section.
Lưu ý rằng tiêu đề Default Section xuất hiện trước slide 1 và tiêu đề Untitled Section xuất hiện giữa các
slide 5 và 6.
3 Nhấp chọn vùng trống trong cửa sổ Slide Sorter nếu cần để bỏ chọn bất kỳ slide nào, sau đó slide 22 và
trên thẻ Home, chọn Section và sau đó chọn Add Section.
Bài trình chiếu hiện được chia thành ba phần.

Bài 30: Đổi tên section

1 Chọn tiêu đề Default Section. Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn Section và nhấp chọn Rename
Section. Thay đổi tên section thành Beginning và nhấn Rename.
2 Nhấp chuột phải vào Untitled Section đầu tiên và nhấn Rename Section. Thay đổi tên section này thành
Middle và nhấn Rename.
3 Nhấp chuột phải vào Untitled Section cuối cùng và nhấn Rename Section. Thay đổi tên section này
thành End.

IIG Vietnam
 81

Bài 31: Di chuyển section

1 Nhấp chuột phải vào section End và chọn Move Section Up.
Section này sẽ xuất hiện phía trên section Middle, trở thành section thứ 2.
2 Nhấp chuột phải vào section End và chọn Move Section Down
Section sẽ quay lại vị trí gốc ban đầu.

Bài 32: Thu gọn và mở rộng section

1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Beginning và chọn Collapse All.
Các Section sẽ được thu gọn và trên màn hình chì còn hiện tiêu đề tên và số slide trong section đó.

2 Nhấp đúp chuột vào section Beginning để mở rộng nó.

Section đầu tiên sẽ được mở rộng và tất cả các slide trong section đều được chọn.
3 Nhấp đúp chuột vào section Middle để mở rộng nó.

Bài 33: Xóa section

Nhấp chuột phải vào tiêu đề End và nhấp vào Remove Section.
Nhãn tiêu đề section được loại bỏ. Các slide vẫn còn và được gộp chung vào section Middle.

Bài 34: Áp dụng nền cho section

1 Nhấp vào bất cứ vị trí nào giữa các slide của section Middle để bỏ chọn chúng.
2 Nhấp chuột phải vào slide 22 và nhấp vào Add Section để thêm section mới Untitled Section.
3 Chọn thẻ Design, trong nhóm Customize, chọn Format Background.
Ngăn tác vụ Format Background được mở ra.
4 Chọn Solid fill trong phần Fill, nhấp vào mũi tên Color và chọn Green.
Tất cả các slide trong phần tự động thay đổi định dạng nền.

IIG Vietnam
 82

7.2. Bài tập lý thuyết:

1 Ribbon nào được sử dụng để áp dụng theme cho bài trình chiếu ?
a. Home
b. Insert
c. Sldie Show
d. Design
2 Những khía cạnh nào của theme có thể được tùy chỉnh?
a. Color
b. Fonts
c. Effects
d. Tất cả các khía cạnh trên đều có thể được tùy chỉnh
3 Trong ngăn tác vụ Format Background, làm thế nào để áp dụng nền cho các slide đã chọn ?
a. Nhấp vào tùy chọn Hide background graphics.
b. Nhấp vào nút Reset Background.
c. Nhấp vào nút Apply to All.
d. Nhấp vào nút Close.
4 Ribbon nào được sử dụng để áp dụng layout cho slide ?
a. View
b. Design
c. Insert
d. Home
5 Phát biểu nào sau đây KHÔNG đúng về số thứ tự slide?
a. Bạn có thể ngăn số slide hiển thị trên slide tiêu đề.
b. Số slide tự động cập nhật khi bạn thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các slide.
c. Bạn có thể điều chỉnh số slide bắt đầu.
d. Chỉ có thể bật đánh số slide trong chế độ xem Slide Master.
6 Tùy chọn nào được sử dụng để tự động thay đổi cài đặt chung trên tất cả các slide trong bài trình chiếu ?
a. Slide thumbnail
b. Slide background
c. Slide layout
d. Slide master

IIG Vietnam
 83

7 Phát biểu nào sau đây là đúng khi ẩn slide?

a. Các slide ẩn được xóa khỏi bài trình chiếu và không thể truy xuất được.
b. Các slide ẩn được xóa khỏi Slide Navigation pane nhưng vẫn ở trong bài trình chiếu.
c. Có thể truy xuất các bài trình chiếu ần bằng cách nhấp vào Manage Presentation trong chế độ xem
Backstage
d. Các slide ẩn có thể được bỏ qua bằng cách nhấp vào tùy chọn Hide Slide.
8 Tùy chọn nào được sử dụng để kết hợp một slide riêng lẻ từ một tập tin bài trình chiếu khác vào bài trình
chiếu của bạn?
a. Add Section
b. Slides from Outline
c. Duplicate Slides
d. Reuse Slides
9 Chế độ xem bài trình chiếu nào cung cấp hình thu nhỏ để bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại các slide của
mình bằng cách di chuyển, xóa hoặc sao chép chúng?
a. Outline View
b. Reading View
c. Notes Page View
d. Slide Sorter View
10 Tùy chọn nào sau đây được sử dụng để sắp xếp các slide liên quan thành các nhóm có thể được định dạng,
sắp xếp hoặc xóa cùng một lúc?
a. Group Objects
b. Arrange All
c. Customize Slide Show
d. Add Section

IIG Vietnam
 84

BÀI 3: LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN

1. Sử dụng Outline để tạo slide
Trước khi tạo một bài trình chiếu, cần xác định cấu trúc và luồng nội dung của bài trình chiếu. Bạn có thể
thực hiện bằng cách tạo ra dàn ý phác thảo cho bài trình chiếu (outline). Sau đó, bạn có thể xây dựng bài trình
chiếu dựa trên outline.
Bạn có thể tạo outline trực tiếp bằng PowerPoint hoặc bạn có thể nhập outline hiện có vào PowerPoint.
PowerPoint cho phép sử dụng nhiều định dạng tập tin outline như Word, HTML hoặc txt. Bạn có thể chèn
outline vào bài trình chiếu trống hoặc bài trình chiếu đã bao gồm các slide khác.
Bạn có thể sử dụng thẻ Outline để chèn hầu hết hoặc tất cả phần văn bản trong các slide trước khi chèn các
thành phần minh họa hoặc các thành phần thiết kế khác. Bạn có thể nâng cao giao diện trình chiếu bằng cách
sử dụng khung Slide.
1.1. Sử dụng chế độ xem Outline
PowerPoint cho phép xem ở chế độ Outline để tạo hoặc xem phác thảo bài trình chiếu. Chế độ xem Outline
cũng có thể được sử dụng để tổ chức nội dung trình bày.
 Mở Chế độ xem Outline:
 Chọn thẻ View  trong nhóm Presentation Views, chọn Outline View.

Hình 82: Màn hình ở chế độ xem Outline

Slide Navigation pane được thay thế bằng khung hiển thị outline phần văn bản của bài trình chiếu. Vùng hiển
thị bên phải vẫn giữ nguyên, hiển thị phần slide và các ghi chú liên quan.

IIG Vietnam
 85

Mở rộng kích thước của outline bằng cách kéo đường viền của nó sang bên phải.

Trong chế độ xem outline, mỗi slide được thể hiện bởi biểu tượng slide và văn bản tiêu đề slide. Văn bản
thân slide hiển thị dưới tiêu đề slide và có thể bao gồm tiêu đề, tiêu đề phụ, danh sách và hộp văn bản. Ảnh,
bảng, biểu đồ và các đối tượng khác không hiển thị trong khung outline. Bạn có thể nhập và chỉnh sửa văn
bản trực tiếp trong khung outline.
 Để chèn văn bản vào hộp nội dung văn bản tiếp theo trên cùng slide, nhấn Ctrl + Enter. Nếu nhấn phím
Enter sau khi nhập tiêu đề trên slide đầu tiên, một slide mới với bố cục Title and Text (Tiêu đề và Văn
bản) sẽ được thêm vào trong bài trình chiếu.
 Để di chuyển vào ô đặt nội dung Bulleted List (Ký hiệu đầu dòng), trên slide Title and Content, nhấn
Ctrl + Enter sau dòng tiêu đề. Sau khi nhập liệu trong mục đầu tiên và nhấn Enter, một dòng mới xuất
hiện.
 Để di chuyển vào trong một cấp hoặc tạo ra mục con, di chuyển điểm chèn văn bản tới vị trí bắt đầu dòng
và nhấn Tab. Quá trình này còn được gọi là tăng cấp độ thụt lề.
 Để di chuyển tới cấp độ trước, di chuyển điểm chèn văn bản tới vị trí bắt đầu dòng và nhấn Shift + Tab.
Quá trình này còn được gọi là giảm cấp độ thụt lề.
 Để tạo một slide mới sau khi nhập tất cả các mục trong danh sách hoa thị, nhấn Ctrl + Enter.
 Để chọn nội dung của cả slide, nhấp chuột vào biểu tượng slide .
1.2. Nạp văn bản từ tập tin Outline
Có thể sử dụng tính năng Slides from Outline để tạo slide thì outline có sẵn, để Powerpoint có thể hiểu đúng
ý định của phác thảo, bạn cần lưu ý các đặc điểm sau khi soạn thảo outline:
 Sử dụng công cụ soạn thảo outline dạng file .txt:
 Ngắt đoạn trong tập tin văn bản được coi là một mức phác thảo.
 Các dòng trống trong tập tin văn bản được bỏ qua và không được chèn vào slide.
 Một ý được thụt lề, sẽ được nhập dưới dạng ý có phân cấp thấp hơn trên cùng slide với ý trước đó.
 Sử dụng công cụ MS Word soạn thảo outline dạng file .doc hoặc .docx:
 Mỗi đoạn sử dụng style Heading 1 cho tiêu đề.
 Danh sách các ý trong nội dung được đánh ký hiệu (bullets) hoặc đánh số thứ tự.
 Nội dung được định dạng style Heading 2 và Heading 3 sẽ xuất hiện dưới dạng các mục phân cấp
con trên cùng slide với mục trước đó.
 Các dòng và văn bản trống với style Normal sẽ bị bỏ qua và không được chèn vào slide.
 Chèn các slide từ tập tin văn bản:
 Chọn thẻ Home  trong nhóm Slides, chọn mũi tên nút New Slide  chọn Slides from Outline.
 chọn tập tin văn bản và nhấp Insert.
2. Thêm văn bản vào slide
Hầu hết văn bản nhập vào slide sẽ được đặt trong các text placeholder. Có ba loại text placeholder gồm title,
subtitle, content; và các placeholder chứa hình ảnh, biểu đồ và phương tiện truyền thông khác.

IIG Vietnam
 86

 Chèn văn bản vào slide:

 Nhấp vào placeholder để hiển thị con trỏ nhập liệu, nhập văn bản và nhấp chuột ra bên ngoài
placeholder khi đã hoàn thành. Nếu bạn vừa tạo slide, bạn có thể nhập liệu mà không cần nhấp
chọn placeholder. PowerPoint sẽ tự động chèn văn bản vào text placeholder trên cùng bên trái.
 Nhấn CTRL + ENTER để di chuyển giữa các placeholder trên slide. Nếu bạn đang ở vị trí slide
cuối cùng, nhấn CTRL + ENTER sẽ tạo một slide mới.
 Xóa từng phần văn bản trong slide:
 Đặt con trỏ ở vị trí thích hợp  nhấn phím BACKSPACE hoặc DELETE để xóa văn bản.
 Nhấp chuột và kéo để chọn văn bản  nhấn phím BACKSPACE hoặc DELETE để xóa.
 Xóa tất cả văn bản trong text placeholder:
 Nhấp chọn vào đường viền của placeholder  nhấn DELETE.
3. Tùy chỉnh văn bản trong slide
 Sửa đổi văn bản trong slide:
 Nhấp chuột vào text placeholder để hiển thị con trỏ  quét chọn văn bản muốn sửa đổi  nhập
văn bản để thay thế.
 Để chọn tất cả văn bản trong placeholder cần thay đổi, nhấp chuột vào đường viền của
placeholder.
3.1. Sử dụng chế độ Spelling Checker
Spelling Checker là công cụ để kiểm tra chính tả và giúp bạn sửa các loại lỗi phổ biến đối với văn bản trong
slide; tuy nhiên, bạn vẫn cần phải đọc kỹ bài trình chiếu để đảm bảo đã sử dụng đúng chính tả, ngữ pháp,
trọng âm và âm điệu.

Hình 83: Thanh Review chứa nút công cụ Spelling

 Cách sử dụng công cụ Spelling Checker:

 Trên thẻ Review  trong nhóm Proofing, chọn Spelling.
 Nhấn phím F7.
 Chọn biểu tượng Spell Check ở bên trái thanh trạng thái. Nếu không thấy biểu tượng Spell Check
trên thanh trạng thái, nhấp chuột phải vào thanh trạng thái  chọn Spell Check trên danh sách.

IIG Vietnam
 87

Hình 84: Menu tùy chọn để kích hoạt tính năng Spell Check

Khi sử dụng tính năng Spell Check, nếu tìm thấy một từ trong slide không có trong từ điển, PowerPoint sẽ
hiển thị ngăn tác vụ Spelling:

Hình 85: Ngăn tác vụ Spelling

 Hiển thị từ sai chính tả mà không có lựa chọn nào để thay đổi. Bạn có thể chọn
 Unknown Change để thay đổi văn bản trong slide; hoặc chọn Add; hoặc Ignore từ chưa
word biết.
 Ignore  Giữ nguyên từ này.
 Ignore All  Giữ nguyên tất cả các lần xuất hiện của từ này.
 Thêm từ sai chính tả vào từ điển để nó không còn bị cảnh báo là sai chính tả. Bạn
 Add có thể thêm tên người hay thuật ngữ được sử dụng trong một ngành cụ thể vào từ
điển.
 Change  Thay thế từ sai chính tả bằng từ được chọn trong danh sách gợi ý.
 Thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ sai chính tả bằng từ được chọn trong danh
 Change All
sách gợi ý.
 Khi bạn thay đổi văn bản trong slide, tính năng kiểm tra chính tả bị tạm dừng.
 Resume
Nhấp vào Resume để chọn lại vị trí vừa di chuyển.

IIG Vietnam
 88

PowerPoint sẽ tự động kiểm tra chính tả khi nhập liệu, đánh dấu các từ sai chính tả bằng cách gạch chân lượn
sóng màu đỏ để dễ dàng xác định.

Bạn có thể nhấp chuột phải vào từ sai chính tả để xem các gợi ý chỉnh sửa được đề xuất ở trên đầu và nhấp
vào một đề xuất để thay thế từ sai chính tả; hoặc hiển thị các tùy chọn khác như từ chối / thêm từ đó vào từ
điển.

 Thay đổi các tùy chọn mặc định của tính năng Spelling:
 Chọn thẻ File  chọn Option để mở hộp thoại cấu hình  chọn thẻ Proofing  chọn các tùy
chọn thích hợp.

Hình 86: Cửa sổ Option / thẻ Proofing để thiết lập các tùy chọn Spelling

Mặc định, chức năng này sẽ không kiểm tra ngữ pháp và ngữ cảnh sử dụng từ có chính xác hay không.

IIG Vietnam
 89

 Tìm và sửa các lỗi ngữ pháp và ngữ cảnh sử dụng từ:
 Nhấp mở cửa sổ PowerPoint Options  chọn thẻ Proofing  chọn tùy chọn Check grammar
with spelling
 Thay đổi ngôn ngữ sử dụng trong bài trình chiếu:
 Chọn tất cả slide  chọn thẻ Review  trong nhóm Language, chọn Language Preferences
 Chỉ định ngôn ngữ cho một số phần văn bản:
 Chọn phần văn bản  chọn thẻ Review  trong nhóm Language, chọn Language  nhấp chọn
Set Proofing Language  chọn ngôn ngữ sẽ sử dụng  nhấp OK.
3.2. Sử dụng chế độ Thesarus
Chế độ Thesarus là công cụ từ điển đồng nghĩa để tra cứu các từ đồng nghĩa của nhau (các từ khác nhau có
cùng nghĩa) và các từ trái nghĩa (các từ có nghĩa ngược lại).

Hình 87: Cửa sổ công cụ Thesarus

 Truy cập từ điển đồng nghĩa:

 Nhấp chọn từ, cụm từ hoặc placeholder trong slide  chọn thẻ Review, trong nhóm Proofing,
nhấp chọn Thesaurus.
 Nhấp chọn từ, cụm từ hoặc placeholder trong slide  nhấn tổ hợp phím SHIFT + F7.
 Bấm chuột phải vào từ, cụm từ hoặc placeholder trong slide  chọn Synonyms  chọn
Thesaurus.
 Sử dụng một trong các từ trong danh sách kết quả hoặc để tìm kiếm thêm từ:
 Nhấp vào mũi tên từ  chọn Insert hoặc Copy.
 Để tra cứu thêm các từ liên quan, nhấp vào một từ trong danh sách kết quả.
3.3. Sử dụng Smart Lookup
Tính năng Smart Lookup sẽ tự động tìm thông tin trên Web bằng công cụ tìm kiếm Bing mà không cần phải
tìm kiếm thông qua trình duyệt Internet. Smart Lookup sử dụng từ hoặc cụm từ đã chọn và nội dung xung
quanh để cung cấp kết quả theo ngữ cảnh.

IIG Vietnam
 90

Vì Microsoft sẽ truy cập nội dung trong tài liệu của bạn, do đó trong lần đầu tiên sử dụng tính năng Smart
Lookup (trong bất kỳ ứng dụng Microsoft Office 2016 nào), ứng dụng sẽ hiển thị cảnh báo về quyền riêng
tư. Bạn phải nhấp vào nút “Got It” để kích hoạt tính năng Smart Lookup. Sau khi được kích hoạt, tính năng
Smart Lookup sẽ được kích hoạt cho tất cả các ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2016.
Bạn có thể sử dụng tính năng Smart Lookup để xem xét hoặc tra cứu thông tin trực tuyến từ slide của mình.
Smart Lookup cho phép sao chép và dán thông tin, hình ảnh được hiển thị vào slide. Tuy nhiên, cần lưu ý
các nội dung trực tuyến đều có bản quyền và không thể được sử dụng lại mà không có sự cho phép trước.
 Kích hoạt tính năng Smart Lookup:
 Trên thè Review, trong nhóm Insights, nhấp vào Smart Lookup

Hình 88: Nút lệnh Smart Lookup trên thanh công cụ

 Nhấp chuột phải vào một từ hoặc cụm từ  nhấp vào Smart Lookup.

PowerPoint hiển thị khung Smart Lookup chứa hai thẻ: Explore và Define

IIG Vietnam
 91

Hình 89: Cửa sổ công cụ Smart Lookup

Thẻ Explore được mở mặc định gồm: các bài viết Wikipedia, hình ảnh và kết quả tìm kiếm liên quan chủ đề
đã chọn được hiển thị. Nhấp vào hình ảnh hoặc siêu liên kết trong danh sách kết quả tìm kiếm sẽ mở trang
web trong cửa sổ trình duyệt.
Thẻ Define cung cấp định nghĩa từ nếu công cụ tìm kiếm Bing có sẵn. Nếu Smart Lookup nhận ra bạn đang
cố gắng xác định một từ, nó cũng sẽ hiển thị định nghĩa trên thẻ Define.
3.4. Cắt, Sao chép, và Dán văn bản
 Để cắt văn bản, chọn văn bản bạn muốn cắt và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard  chọn Cut.
 Nhấn tổ hợp phím CTRL + X.
 Bấm chuột phải vào văn bản đã chọn  chọn Cut.
 Để sao chép văn bản, chọn văn bản bạn muốn sao chép và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard  chọn Copy.
 Nhấn tổ hợp phím CTRL + C.
 Bấm chuột phải vào văn bản đã chọn  chọn Copy.

IIG Vietnam
 92

 Để dán văn bản, bấm chuột vào vị trí cần dán văn bản và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard  chọn Paste.
 Nhấn tổ hợp phím CTRL + V.
 Nhấp chuột phải  chọn Paste.
Tùy chọn Paste sẽ xuất hiện ở dưới cùng bên phải của nội dung đã dán. Nhấp vào mũi tên để hiển thị các tùy
chọn Paste có sẵn. Trỏ chuột vào một tùy chọn để xem trước cách nội dung được dán sẽ xuất hiện.
Số lượng và loại tùy chọn khác nhau dựa trên dạng nội dung được dán (ví dụ: văn bản hoặc hình ảnh). Tùy
chọn dán cho văn bản được mô tả trong bảng sau.

 Use Destination  Áp dụng định dạng đoạn văn bản và văn bản ở vị trí đích đến cho văn
Theme (H) bản đã dán.
 Keep Source  Giữ định dạng ban đầu được áp dụng cho văn bản ở vị trí nguồn.
Formatting (K)
 Picture (U)  Dán văn bản dưới dạng hình ảnh.
 Keep Text Only (T)  Xóa mọi định dạng tồn tại ở vị trí ban đầu và chỉ dán văn bản.

3.5. Sử dụng công cụ Clipboard

Công cụ Clipboard được sử dụng để cắt hoặc sao chép nhiều nội dung. Khi bạn cắt và sao chép các nội dung,
chúng sẽ được đưa vào Clipboard theo thứ tự thao tác. Từ Clipboard, bạn có thể dán bất kỳ nội dung nào vào
slide, hoặc, trong các ứng dụng của bộ chương trình Microsoft Office. Công cụ Clipboard chứa tối đa 24 nội
dung.
 Sử dụng công cụ Clipboard:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, bấm khởi chạy hộp thoại Clipboard.
 Nhấp vào mũi tên ở bên phải của một nội dung trên Clipboard  nhấp Paste để dán nội dung đó
vào vị trí hiện tại hoặc nhấp vào Delete để xóa nội dung đó khỏi Clipboard.
 Bạn cũng có thể dán tất cả các nội dung theo cùng thứ tự như đã được thu thập bằng cách nhấp
vào Paste All ở đầu Clipboard.
 Khi các nội dung đã có trên Clipboard, bạn có thể chọn xóa tất cả các nội dung cùng một lúc
bằng cách nhấp vào Clear All.

IIG Vietnam
 93

Hình 90: Cửa sổ công cụ Clipboard

3.6. Sử dụng Drap and Drop

 Sử dụng thao tác kéo và thả, bạn có thể di chuyển và sắp xếp lại văn bản slide. Khi

bạn kéo hoặc di chuyển văn bản đã chọn sang vị trí khác, con trỏ chuột sẽ thay đổi
thành mũi tên hiển thị ở bên trái. Tại vị trí mới, nhả nút chuột để thả văn bản vào vị
trí.
  Bạn có thể sao chép văn bản bằng thao tác kéo và thả để sao chép và sắp xếp lại các
mục và văn bản trong slide. Nhấn phím CTRL khi bạn kéo văn bản đã chọn đến một
vị trí mới và nhả nút chuột để thả một bản sao vào vị trí.

Lưu ý: nếu bạn thấy biểu tượng ở bên phải, bạn thực sự đang kéo một đối tượng đến vị trí khác. Trong hầu hết
các trường hợp, đây là một placeholder hoặc một đối tượng như hình ảnh, hình dạng hoặc bảng.
4. Sử dụng Bullets and Numbering
4.1. Áp dụng Bulltes
 Để tạo Bulltes:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  Chọn Bullets
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  Chọn vào mũi tên Bullets  Chọn kiểu dấu đầu dòng
phù hợp.

IIG Vietnam
 94

Hình 91: Danh sách các tùy chọn kiểu Bullets.

 Nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trong placeholder  Chọn Bullets
 Sử dụng Title and Content slide layout để chọn các kiểu Bullets được định dạng trước. Khi bạn
nhấn ENTER ở cuối mỗi dòng, một Bullets khác sẽ tự động xuất hiện.
 Trong Chế độ xem Outline, nhập tiêu đề cho slide trong ngăn Outline và nhấn CTRL + ENTER.
Nhập văn bản cho điểm đầu tiên và nhấn ENTER. PowerPoint định dạng trước các Bullets và
tạo Bullets mới mỗi lần bạn nhấn ENTER.
 Xóa hoặc tắt Bullets được áp dụng:
 Định vị con trỏ ở đầu dòng sau vị trí Bullets và nhấn BACKSPACE.
 Bấm vào đoạn văn có áp dụng Bullets, trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Bullets.
 Bấm chuột phải vào văn bản đã chọn  chọn Bullets.

Lưu ý: Bullets xuất hiện ở đầu mỗi đoạn, không phải mỗi dòng.

Khi áp dụng Bullets cho văn bản, bạn có thể định dạng Bullests bằng cách thay đổi các thuộc tính cụ thể,
chẳng hạn như kích thước, màu sắc hoặc kiểu. Bạn có thể áp dụng kiểu Bullests cho tất cả các placeholder
văn bản, cho các placeholder riêng lẻ hoặc cho các đoạn cụ thể.
 Định dạng dấu Bullests, chọn một hoặc nhiều đoạn và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào mũi tên Bullets  chọn Bullets and
Numbering.
 Bấm chuột phải  nhấp vào mũi tên Bullets  chọn Bullets and Numbering.

IIG Vietnam
 95

Hình 92: Cửa sổ công cụ Bullets and Numbering

 Nhập số hoặc sử dụng các nút tăng dần để đặt kích thước của bullets so với kích
 Size thước của văn bản; số càng lớn, kích thước bullets càng lớn.
 Color  Nhấp vào mũi tên để chọn màu cho bullets.
 Picture  Thay đổi bullets tiêu chuẩn thành hình ảnh.
 Customize  Chọn một ký tự khác thay cho bullets.
4.2. Áp dụng Numbering
 Thêm Numbering vào danh sách:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp Numbering.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào mũi tên Numbering  chọn kiểu đánh số
phù hợp.

Hình 93: Các tùy chọn của công cụ Numbering

 Nhấp chuột phải  chọn Numbering.

IIG Vietnam
 96

 Thay đổi danh sách bullets hiện có thành danh sách numbering:
 Chọn các mục được gạch đầu dòng và sau đó sử dụng một trong các phương pháp trên để kích
hoạt tính năng Numbering.
 Xóa hoặc tắt chế độ Numbering, chọn một hoặc nhiều đoạn và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Numbering.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào mũi tên Numbering  chọn None.
 Nhấp chuột phải  nhấp vào Numbering  chọn None
 Định vị con trỏ ở đầu đoạn  nhấn BACKSPACE.
Khi áp dụng Numbering cho văn bản, bạn có thể định dạng Numbering bằng các kiểu số khác nhau (bao
gồm cả chữ in hoa và chữ thường chữ thường) và các thuộc tính (như kích thước, màu sắc hoặc kiểu).
 Để định dạng Numbering, chọn một hoặc nhiều đoạn và thực hiện thao tác:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào mũi tên Numbering  chọn Bullets and
Numbering
 Bấm chuột phải vào văn bản  nhấp vào mũi tên Numbering  chọn Bullets and Numbering.
 Nhập số hoặc sử dụng các nút tăng dần để đặt kích thước hiển thị so với kích thước
 Size của văn bản.
 Color  Nhấp vào mũi tên để chọn màu cho các số.
 Nhập một số hoặc sử dụng các nút tăng dần để chọn số bắt đầu. Chẳng hạn, trên
 Start at
slide thứ ba trong một tập hợp các ý, việc đánh số có thể bắt đầu từ 7 thay vì 1.
4.3. Tăng/giảm mức phân cấp danh sách
Bạn có thể tăng/giảm mức phân cấp danh sách Bullets and Numbering, tối đa là chín cấp.

Hình 94: Hiển thị văn bản có phân cấp các ý

Hình 95: Nút công cụ tăng/giảm mức phân cấp trong danh sách

 Giảm mức phân cấp trong danh sách:

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp Increase List Level.
 Định vị con trỏ ở đầu đoạn được đánh dấu hoặc đánh số  nhấn TAB.
 Định vị con trỏ ở đầu đoạn được đánh dấu hoặc đánh số  nhấn tổ hợp phím
ALT+SHIFT+RIGHT ARROW.

IIG Vietnam
 97

 Tăng mức phân cấp trong danh sách:

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp Decrease List Level.
 Định vị con trỏ ở đầu đoạn được đánh dấu hoặc đánh số  nhấn SHIFT + TAB.
 Định vị con trỏ ở đầu đoạn được đánh dấu hoặc đánh số  nhấn tổ hợp phím
ALT+SHIFT+LEFT ARROW.
5. Định dạng văn bản
Định dạng văn bản bằng bộ công cụ mở rộng trong nhóm Font trên thẻ Home.

Hình 96: Nhóm chức năng Font trên thẻ Home

Bảng sau đây mô tả từng công cụ định dạng có sẵn trong nhóm Font trên thẻ Home.

Font Áp dụng một kiểu chữ cụ thể (được gọi là phông chữ) cho văn bản đã chọn.
Thiết lập kích thước (chiều cao) của văn bản đã chọn. Cỡ chữ được đo bằng đơn
Font Size
vị gọi là pt. Chọn hoặc nhập kích thước vào ô.
Increase Font Size Tăng kích thước phông chữ của văn bản đã chọn
Decrease Font
Giảm kích thước phông chữ của văn bản đã chọn
Size
Clear All
Xóa tất cả định dạng đối với văn bản đã chọn.
Formatting
Bold In đậm văn bản đã chọn.

Italic In nghiêng văn bản đã chọn.

Underline Gạch chân văn bản đã chọn.

Text Shadow Áp dụng đổ bóng phía sau văn bản đã chọn.

Strikethrough Vẽ một dòng gạch đè ngang ở giữa văn bản đã chọn.

Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự (chữ cái). Nhấp vào mũi tên để hiển thị
Character Spacing
các tùy chọn có sẵn.
Thay đổi các viết in hoa của văn bản đã chọn. Nhấp vào mũi tên để hiển thị các
Change Case
tùy chọn có sẵn.
Thay đổi màu của văn bản đã chọn. Nhấp vào mũi tên để hiển thị bảng màu và các
tùy chọn. Điểm mới của PowerPoint là công cụ Eyedropper. Bạn có thể sử dụng
Font Color
công cụ Eyedropper để chụp bất kỳ màu nào từ một đối tượng được hiển thị trên
màn hình. Màu đã chụp được tự động áp dụng cho văn bản đã chọn và thêm vào
bảng màu.

IIG Vietnam
 98

Một số nút trong nhóm Font là các nút chuyển đổi, nghĩa là bạn có thể nhấp vào nút một lần để bật tính năng
và nhấp lại vào nút để tắt.
 Áp dụng các tính năng định dạng văn bản bằng một trong các cách sau:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Font  chọn nút lệnh thích hợp.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Font  chọn để mở hộp thoại Font.

Hình 97: Hộp thoại công cụ định dạng phông chữ

Hộp thoại Font cho phép tùy chỉnh văn bản bằng các tùy chọn phông chữ và ký tự nâng cao. Bạn có thể thêm
nhiều kiểu dáng và màu sắc, cũng như các hiệu ứng hình ảnh, như gạch ngang, siêu ký tự và chữ hoa nhỏ cho
văn bản.
 Nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn  chọn tùy chọn từ menu hoặc thanh công cụ thu nhỏ.

Lưu ý: Có thể nhấn CTRL + T, CTRL + SHIFT + F, CTRL + SHIFT + P hoặc nhấp chuột phải vào văn bản
và sau đó nhấp vào Font để hiển thị hộp thoại Font.

IIG Vietnam
 99

5.1. Sử dụng Format Painter

Format Painter ( ) cho phép sao chép định dạng từ bất kỳ đối tượng nào, bao gồm văn bản, sang đối tượng
khác ở bất kỳ đâu trong slide. Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép định dạng một lần hoặc nhiều
lần.
 Sử dụng Format Painter một lần:
 Đảm bảo rằng con trỏ nằm trong văn bản bạn muốn sao chép định dạng (không cần chọn văn
bản)  trong thẻ Home, trong nhóm Clipboard  chọn Format Painter.

Hình 98: Công cụ Format Painter trên thanh công cụ Home

Trong khi Format Painter đang hoạt động, con trỏ sẽ thay đổi thành . Kéo con trỏ qua văn bản mà
bạn muốn áp dụng định dạng được sao chép. Khi áp dụng xong định dạng, Trình Format Painter sẽ
hủy kích hoạt.
 Sử dụng Format Painter nhiều lần:
 Sử dụng các bước trên với lưu ý bấm đúp chuột vào nút Format Painter khi chọn.
 Format Painter sẽ hoạt động cho đến khi bạn nhấn ESC hoặc nhấp lại vào Format Painter.
5.2. Xóa định dạng
 Xóa định dạng được áp dụng cho văn bản đã chọn (và đưa văn bản đó về định dạng ban đầu
theo bố cục và chủ đề đã chọn):
 Trên trẻ Home, trong nhóm Font  chọn Clear All Formatting.
6. Định dạng đoạn văn bản
Định dạng đoạn văn bản bao gồm định dạng vị trí và hình ảnh trực quan của toàn bộ đoạn văn bản. Các tùy
chọn định dạng đoạn văn bản bao gồm căn chỉnh, thụt lề, dấu đầu dòng và số thứ tự, hướng văn bản, khoảng
cách dòng, khoảng cách trước đoạn, khoản cách sau đoạn và khoảng cách ngang.
 Định dạng một đoạn văn:
 Trên trẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn các tùy chọn thích hợp. Bạn có thể truy cập các
tùy chọn bổ sung bằng cách nhấp vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph.
6.1. Canh lề văn bản theo chiều ngang
Canh lề văn bản theo chiều ngang là thiết lập vị trí của văn bản so với lề của placeholder.
 Thay đổi canh lề văn bản theo chiều ngang:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào nút thích hợp.

IIG Vietnam
 100

Hình 99: Nhóm nút lệnh Paragraph

 Chọn văn bản và trên thanh công cụ thu nhỏ, nhấp vào tính năng thích hợp.

Hình 100: Thanh công cụ thu nhỏ định dạng đoạn văn bản

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  bấm vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph.

Hình 101: Hộp thoại công cụ Paragraph

6.2. Thêm/xóa cột

Có thể chia văn bản của thành hai hoặc nhiều cột. Bạn có thể đặt chiều rộng và khoảng cách các cột theo cách
thủ công hoặc sử dụng một trong các định dạng có sẵn.
 Thêm hoặc xóa các cột văn bản:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào nút Add or Remove Columns.

IIG Vietnam
 101

Hình 102: Menu tùy chọn công cụ Add or Remove Columns

Chọn số lượng cột hoặc bấm vào tùy chọn More Columns … để mở hộp thoại Columns. Sử dụng các cài
đặt để chỉ định số lượng cột và khoảng cách giữa các cột (khoảng cách giữa các cột được đo bằng inch).

Hình 103: Cửa sổ công cụ Columns

6.3. Thụt lề đoạn văn bản

Thụt lề văn bản là vị trí của đoạn so với cạnh trái của textbox hoặc placeholder.
First Line Indent

Hanging Indent

Left Indent

Hình 104: Công cụ định vị lề văn bản trên thước

Left Indent Toàn bộ đoạn được thụt lề từ lề trái.

Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn, các dòng còn lại ở điểm đánh dấu thụt lề
First Line Indent
trái.
Dòng đầu tiên định vị ở điểm lề bên trái và thụt lề các dòng còn lại. Được sử
Hanging Indent
dụng cho những bullets và numbering, mục lục.

IIG Vietnam
 102

Khi thụt lề, công cụ Ruler sẽ hiển thị để có kết quả tốt nhất. Công cụ Ruler cho phép bạn xem và thiết lập các
điểm thụt lề, đặt tab, di chuyển các bảng và sắp xếp các đối tượng.
 Hiển thị thước kẻ:
 Trên thẻ View, trong nhóm Show  chọn hiển thị Ruler.

Hình 105: Tùy chọn hiển thị Ruler trên thanh công cụ

 Thay đổi thụt lề của một đoạn:

 Nhấp con trỏ chuột vào bất cứ vị trí nào trong đoạn muốn thụt lề.
 Trên thước kẻ, nhấp và kéo điểm đánh dấu thụt lề mong muốn đến một vị trí mới.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào nút Decrease hoặc Increase Indent Level

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  bấm vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph  trong phần Indentation thực hiện các thay đổi theo yêu cầu.
6.4. Cách dòng văn bản
Cách dòng là thiết lập khoảng các không gian dọc giữa mỗi dòng văn bản trong một đoạn văn. Điều chỉnh
khoảng cách dòng khi bạn muốn rải số ít dòng trên toàn bộ slide mà không làm tăng kích thước của văn bản.
 Thay đổi khoảng cách dòng:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp vào Line Spacing.

Hình 106: Các tùy chọn cách dòng trên thanh công cụ

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  bấm vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph  trong phần Spacing, bấm vào mũi tên chọn loại khoảng cách phù hợp.

Hình 107: Các tùy chọn cách dòng trong hộp thoại Paragraph

IIG Vietnam
 103

 Nhấp chuột phải vào đoạn văn đã chọn  chọn Paragraph  trong phần Spacing, nhấp vào mũi
tên Line Spacing.
6.5. Cách đoạn văn bản
Khoảng cách đoạn là phần không gian trống trước hoặc sau mỗi đoạn văn. Điều chỉnh khoảng cách đoạn khi
muốn hiển thị nhiều khoảng trống hơn giữa các đoạn.
 Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau đoạn văn:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  nhấp chọn Line Spacing  nhấp chọn Line Spacing
Options  trong phần Spacing, nhấp vào nút tăng dần của Before hoặc After.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  bấm vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph  trong phần Spacing, nhấp vào nút tăng dần của Before hoặc After.

Hình 108: Vùng thiết lập khoảng cách đoạn trong hộp thoại Paragraph

 Nhấp chuột phải vào đoạn văn đã chọn  chọn Paragraph  trong phần Spacing, nhấp vào nút
tăng dần của Before hoặc After.

Gợi ý: Bạn cũng có thể nhập số vào giá trị Before hoặc After để đặt khoảng cách đoạn.
6.6. Thay đổi hướng văn bản
Có bốn hướng văn bản (Text Direction) được thiết lập sẵn, như thể hiện trong hình ảnh sau:

Hình 109: Các tùy chọn của công cụ Text Direction

 Thay đổi hướng văn bản:

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Text Direction.
 Nhấp chuột phải vào hộp văn bản  bấm Format Shape  trong Format Shape pane, bấm Text
Options  chọn nhóm Textbox  bấm vào mũi tên chọn Text Direction.

IIG Vietnam
 104

Hình 110: Cửa sổ hộp thoại Format Shape để thiết lập Text Direction

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Text Direction  chọn More Options  bấm
vào mũi tên chọn Text Direction (như Hình 110)
6.7. Thay đổi định vị văn bản theo chiều dọc
Khi nhập văn bản trong placeholder, bạn có thể sửa đổi vị trí căn chỉnh của văn bản theo chiều dọc. Có sáu
loại căn chỉnh theo chiều dọc (Align Text):

Top Văn bản ở trên cùng bên trái hộp văn bản
Middle Văn bản ở giữa bên trái hộp văn bản
Bottom Văn bản ở dưới cùng bên trái hộp văn bản
Top Centered Văn bản ở giữa trên cùng hộp văn bản
Middle
Văn bản ở trung tâm của hộp văn bản
Centered
Bottom
Văn bản ở giữa dưới cùng hộp văn bản
Centered
 Thay đổi căn chỉnh văn bản trong hộp văn bản đã chọn:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Align Text

IIG Vietnam
 105

Hình 111: Các tùy chọn của công cụ Align Text

 Nhấp chuột phải vào hộp văn bản  bấm Format Shape  trong Format Shape pane, bấm Text
Options  chọn nhóm Textbox  bấm vào mũi tên chọn Vertical alignment.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  chọn Align  chọn More Options  bấm vào mũi
tên chọn Vertical alignment.

Hình 112: Cửa sổ hộp thoại Format Shape để thiết lập Align

IIG Vietnam
 106

7. Thiết lập TAB

Có thể sử dụng các tab để sắp xếp các cột văn bản trên slide. Bạn phải xem thước kẻ để quản lý các tab mặc
định và định hướng khi bạn làm việc với các vị trí tab.
Định vị con trỏ trong văn bản hiện có hoặc bên trong placeholder (bạn không thể thấy tab dừng nếu đang
chọn placeholder) và hiển thị thước đo. Bên dưới mỗi inch trên thước kẻ, sẽ có một thanh màu xám biểu thị
điểm dừng tab mặc định.

Hình 113: Thước kẻ hiển thị các tab đã được đặt và tab mặc định.

Cài đặt và điều chỉnh các tab trong PowerPoint bằng công cụ Tab Selector hoặc hộp thoại Tab.
7.1. Tạo tab bằng công cụ Tab Selector
Tạo các tab bằng cách sử dụng Tab Selector ở bên trái của thước.

Hình 114: Công cụ Tab Selector

Khi bấm vào Tab Selector, bạn đang chọn loại tab muốn sử dụng.
 Đặt tab:
 Nhấp vào thước ngang xác định vị trí tab mới. Ký tự tab thích hợp sẽ hiển thị trên thước kẻ .
 Có bốn loại tab và cách căn chỉnh văn bản của tab được quy ước như sau:
Tất cả văn bản và ký tự bắt đầu ở bên trái và dịch sang phải khi nhập liệu. Đây là
Left
loại căn chỉnh mặc định.
Center Văn bản được tập trung đối xứng tại vị trí tab..

Right Văn bản và ký tự bắt đầu ở bên phải và dịch sang trái khi nhập liệu.
Căn chỉnh số hoặc văn bản tại dấu thập phân. Các ký tự dịch chuyển sang trái cho
Decimal đến khi bạn nhập ký tự thập phân, và sau đó các ký tự còn lại dịch sang phải dấu
thập phân.

Lưu ý: Khi tạo một tab mới, mọi điểm đánh dấu tab mặc định ở bên trái của tab mới sẽ bị xóa.

 Để điều chỉnh vị trí tab sau khi đặt:

 Đặt con trỏ ở trong dòng văn bản muốn điều chỉnh vị trí tab (hoặc, nếu có nhiều dòng văn bản,
cần chọn tất cả các dòng), sau đó kéo ký tự tab trên thước ngang sang phải hoặc trái đến vị trí
mới.

IIG Vietnam
 107

 Xóa tab:
 Nhấp vào ký tự tab trên thước kẻ ngang và kéo nó xuống khỏi thước.
7.2. Tạo tab bằng công cụ hội thoại Tabs
Hộp thoại Tab được sử dụng để đặt các tab mới, xóa các tab hiện có và sửa đổi vị trí tab.
 Tạo các tab bằng hộp thoại Tab:

 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph  bấm vào trong nhóm Paragraph để mở hộp thoại
Paragraph  chọn nút Tab.

Hình 115: Hộp thoại Tabs

Nhập giá trị (ví dụ 2.5) cho vị trí tab mới. Tab do người dùng xác định sẽ hiển thị
Tab stop position
trong hộp danh sách. Nhấp vào một điểm dừng trong hộp danh sách để sửa đổi nó.
Default tab stops Nhập giá trị cho định vị của tab mặc định.
Tab stops to be Hiển thị danh sách các tab mà bạn đã chỉ định để xóa. Các tab sẽ không bị xóa cho
cleared đến khi bạn nhấn OK.
Alignment Chọn loại căn chỉnh cho tab đang chọn.
Set Được sử dụng để đặt các tab mới và áp dụng thay đổi căn chỉnh.
Clear Xóa tab đã chọn từ danh sách tab.
Clear All Xóa tất cả các tab trong danh sách.
8. Sử dụng Text Box
Text Box là một đối tượng vẽ, có thể phóng to hoặc thu nhỏ tùy thuộc vào số lượng văn bản nhập và bao gồm
tính năng gói văn bản. Không nên nhầm lẫn các Text Box với các đối tượng vẽ khác có thể chứa văn bản.
Các đối tượng này xử lý văn bản theo cách khác so với các Text Box.
Sử dụng Text Box để đặt văn bản ở bất cứ đâu trên slide. Ví dụ: có thể thêm chú thích cho ảnh bằng cách tạo
Text Box và đặt nó gần ảnh.
Bạn có thể chèn hoặc xóa nhiều Text Box trên một slide.

IIG Vietnam
 108

 Chèn Text Box:

 Trên thẻ Insert, trong nhóm Text  nhấp chọn Text Box  sau đó đưa con trỏ chuột vào slide
muốn chèn Text Box hộp văn bản và bắt đầu kéo để vẽ Text Box, sau đó nhập liệu.

Hình 116: Nút công cụ chèn Text Box trên thẻ Insert

 Trên thẻ Insert, trong nhóm Text  nhấp chọn Shape  nhấp chọn Text Box từ danh sách
danh mục  sau đó đưa con trỏ chuột vào slide muốn chèn Text Box hộp văn bản và bắt đầu
kéo để vẽ Text Box, sau đó nhập liệu.

Hình 117: Tùy chọn chèn Text Box trong công cụ Shape

 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Insert Shapes  nhấp chọn
Text Box  sau đó đưa con trỏ chuột vào slide muốn chèn Text Box hộp văn bản và bắt đầu kéo
để vẽ Text Box, sau đó nhập liệu.

Hình 118: Công cụ chèn Text Box trong thẻ Format

 Chọn Text Box:

 Nhấp vào đường viền của Text Box.

IIG Vietnam
 109

 Chọn nhiều Text Box:

 Nhấn giữ phím SHIFT hoặc CTRL và nhấp vào từng Text Box.
Nếu đường viền xung quanh Text Box là một đường liền nét, Text Box đã được chọn. Tuy nhiên,
nếu đường viền là một đường đứt nét và xuất hiện một con trỏ nhấp nháy, bạn đang thực hiện chỉnh
sửa văn bản bên Text Box.

Hình 119: Text Box ở chế độ được chọn & Text Box ở chế độ chỉnh sửa văn bản bên trong

 Xóa Text Box:

 Nhấp vào viền Text Box để chọn  nhấn DELETE.
 Di chuyển Text Box:
 Kéo Text Box sang vị trí mới.
 Nhấn các phím mũi tên hoặc giữ CTRL và nhấn các phím mũi tên để thực hiện các dịch chuyển
nhỏ hơn.
8.1. Kích thước và định vị Text Box
Bạn có thể thay đổi kích thước Text Box và di chuyển nó bất cứ nơi nào sau khi đã chèn vào slide.
Khi nhập văn bản vào Text Box, theo mặc định, Text Box sẽ tự thay đổi kích thước để chứa văn bản. Đây là
chế độ Text Box Auto Fit.
 Thiết lập/bỏ chế độ Text Box Auto Fit:
 Trong Format Shape pane, trong phần Size & Properties  nhấp vào mũi tên ở bên trái Text
Box để mở rộng danh mục tùy chọn  chọn một trong các tùy chọn.

 Nếu nhập nhiều văn bản vào Text Box, tất cả văn bản có thể sẽ không hiển thị
 Do not Autofit hết, kích thước Text Box và văn bản sẽ không thay đổi kích thước.
 Khi bạn nhập nhiều văn bản vào Text Box, kích thước của văn bản sẽ co lại
 Shrink text on overflow
để phù hợp với kích thước Text Box và hiển thị đầy đủ văn bản.
 Khi bạn nhập nhiều văn bản vào Text Box, Text Box sẽ thay đổi chiều dài để
 Resize shape to fit text
chứa hết phần văn bản.

IIG Vietnam
 110

Hình 120: Các tùy chọn chế độ Text Box Auto Fit

 Thiết lập Text Box có chiều cao và chiều rộng cụ thể:

 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Size  nhấp hoặc nhập giá trị
Chiều cao / Chiều rộng  nhấn ENTER

Hình 121: Vùng thiết lập kích thước Text Box trên thanh công cụ

 Nhấp chuột phải vào đường viền của Text Box  chọn Size and Position để mở ngăn Format
Shape ở bên phải màn hình.

IIG Vietnam
 111

Hình 122: Vùng điều chỉnh kích thức Text Box trong ngăn Format Shape

 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Size  nhấp vào trong
nhóm Size để mở hộp thoại Format Shape với danh mục Size and Position được hiển thị.
 Đặt lề văn bản trong Text Box
Mặc định, văn bản trong Text Box được đặt cách xa đường viền của Text Box một khoảng cách ngắn.
Không gian này được gọi là lề trong và có thể được điều chỉnh để thay đổi độ trực quan của Text
Box.
 Trong ngăn Format Shape, trong danh mục Size and Position, mở rộng phần Text Box và thay
đổi các giá trị lề bên trong.

Hình 123: Nhóm thuộc tính thiết lập lề trong của Text Box trong hộp thoại Format Shape

IIG Vietnam
 112

Mặc định, văn bản trong Text Box sẽ tự xuống dòng nếu nó đụng lề phát của Text Box. Để tắt tính năng này
và hiển thị tất cả văn bản trên một dòng, bỏ chọn tùy chọn Wrap text in shape.
 Thay đổi vị trí của Text Box
 Nhấp vào viền Text Box để chọn, sau đó kéo Text Box đến một vị trí mới trên slide.
 Chọn Text Box và nhấn các phím mũi tên; hoặc giữ CTRL và nhấn các phím mũi tên để di
chuyển theo khoảng dịch chuyển nhỏ hơn.
 Nhấp chuột phải vào đường viền của Text Box  chọn Size and Position  bấm vào mũi tên
ở bên trái của Position để mở rộng danh mục tùy chọn  nhập các giá trị định vị.

Hình 124: Nhóm thuộc tính thiết lập vị trí của Text Box trên slide trong hộp thoại Format Shape

 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Size  nhấp vào trong
nhóm Size để mở hộp thoại Format Shape với danh mục Size and Position được hiển thị  bấm
vào mũi tên ở bên trái của Position để mở rộng danh mục tùy chọn  nhập các giá trị định vị.
8.2. Thay đổi sự sắp đặt, canh lề, hướng và xoay Text Box
Thay đổi thứ tự sắp đặt các Text Box
Khi vẽ các Text Box trên slide, chúng có thể chồng lên nhau. Bạn có thể cần thay đổi thứ tự các Text Box
lên nhau, di chuyển chúng tiến và lùi trên slide để đạt được hiệu quả mong muốn. PowerPoint cung cấp cho
bạn các lựa chọn sau để thay đổi thứ tự của hộp văn bản:

Bring Forward Di chuyển Text Box đã chọn trên lên một lớp.
Bring to Front Di chuyển Text Box đã chọn lên trên cùng.
Send Backward Di chuyển Text Box đã chọn xuống dưới một lớp.
Send to Back Di chuyển Text Box đã chọn xuống dưới cùng.
 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  nhấp chọn Bring
Forward hoặc Send Backward

IIG Vietnam
 113

Hình 125: Nhóm công cụ sắp xếp các đối tượng trên thẻ Format

 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing  nhấp chọn Arrange  chọn Bring to Front, Send to
Back, Bring Forward, hoặc Send Backward.

Hình 126: Nhóm công cụ sắp xếp các đối tượng trên thẻ Home

 Canh lề Text Box:

PowerPoint cung các cho tùy chọn để căn chỉnh Text Box gồm:

Align Left Căn chỉnh tất cả các Text Box với Text Box xa nhất bên trái trên slide.
Align Center Căn giữa tất cả các Text Box dựa trên điểm trung tâm của mỗi Text Box.
Align Right Căn chỉnh tất cả các Text Box với Text Box xa nhất bên phải slide.
Align Top Căn chỉnh tất cả các Text Box với Text Box ở điểm cao nhất trên slide.
Align Middle Căn chỉnh tất cả các Text Box ở giữa slide.
Align Bottom Căn chỉnh tất cả các Text Box với Text Box ở điểm thấp nhất trên slide.
Distribute Sắp xếp các Text Box từ trái sang phải trên slide với khoảng cách giữa mỗi
Horizontally Text Box bằng nhau.
Sắp xếp các Text Box từ trên xuống dưới trên slide với khoảng cách giữa mỗi
Distribute Vertically
Text Box bằng nhau.
 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  nhấp chọn Align
Objects.

IIG Vietnam
114

Hình 127: Các tùy chọn thiết lập canh lề Text Box trong thẻ Format

 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing  nhấp chọn Arrange  chọn Align.

Hình 128: Các tùy chọn thiết lập canh lề Text Box trong thẻ Home

IIG Vietnam
 115

 Xoay Text Box:

 Chọn Text Box  nhấp và kéo biểu tượng xoay phía trên Text Box.

 Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Size  nhấp vào trong
nhóm Size để mở hộp thoại Format Shape  nhập hoặc chọn một mức độ xoay vào giá trị
Rotation.

 Sử dụng lại định đạng Text Box:

 Bấm chuột phải vào Text Box  chọn Set as Default Text Box.
9. Sử dụng WordArt
WordArt là tính năng cho phép tạo văn bản ba chiều. Bạn có thể sử dụng WordArt để nhấn mạnh vào một từ
hoặc cụm từ rất quan trọng hoặc để thiết kế một logo đơn giản.

Hình 129: Văn bản được chèn vào dưới dạng WordArt

9.1. Chèn, định dạng, xóa WordArt

 Chèn WordArt
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Text  nhấp chọn WordArt  nhấp vào một kiểu trong thư viện,
sau đó nhập văn bản. WordArt được nhập trên slide trong hộp văn bản WordArt, sử dụng kiểu
đã chọn.
 Sửa đổi WordArt:
 Nhấp vào đối tượng WordArt.
 Bấm chuột phải vào đường viền của placeholder WordArt  chọn Edit Text.
 Nhấn F2.
 Xóa WordArt:
 Nhấp vào đường viền của placeholder WordArt  bấm DELETE.
 Bấm vào placeholder WordArt  trên Clipboard, bấm Cut để cắt nó khỏi slide.

IIG Vietnam
 116

9.2. Thay đổi khung chứa WordArt

Bạn có thể thay đổi hình dạng WordArt để thêm tác động trực quan trong bài trình bày.
 Thay đổi hình dạng của đối tượng WordArt:
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
WordArt Styles  chọn Text Effects  chọn Transform  chọn hiệu ứng phù hợp.

Hình 130: Các tùy chọn hiệu ứng hình dạng cho WordArt

9.3. Định dạng WordArt

 Thay đổi kiểu WordArt:
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
WordArt Style  chọn kiểu WordArt.
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
WordArt Style  bấm vào mũi tên để cuộn qua thư viện hoặc bấm More để hiển thị toàn bộ thư
viện  sau đó nhấp vào kiểu bạn muốn sử dụng.
 Định dạng WordArt:
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
WordArt Style  bấm vào mũi tên Text Fill, Text Outline, hoặc Text Effects.

IIG Vietnam
 117

 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
WordArt Style  bấm vào mở hộp thoại Format Text Effects: Text Box.

Hình 131: Hộp thoại Format Text Effects: Text Box

Bạn có thể áp dụng hiệu ứng cho các đối tượng WordArt giống như các Text Box.
 Áp dụng định dạng hình dạng:
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape
Styles  bấm vào mũi tên để cuộn qua thư viện hoặc bấm More để hiển thị thư viện.
 Nhấp chọn WordArt  trên thẻ Home, trong nhóm Drawing  chọn trong nhóm công cụ Shape
Styles: Shape Outline, Shape Fill, hoặc Shape Effects
 Nhấp chọn WordArt  Dưới nhóm công cụ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape
Styles  bấm vào mở hộp thoại Format Shape.
10. Tổng kết bài học:
Các phần của Bài 3 đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Cách thức tạo slide trình chiếu từ tập tin Outline.
 Các thao tác chèn, định dạng văn bản, đoạn văn bản, các chế độ kiểm tra văn bản.
 Các thao tác với TAB.
 Các thao tác với Text Boxes.
 Các thao tác với WordArt.
11. Bài tập:
11.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Nhập văn bản vào slide ở chế độ xem Outline
1 Bấm vào thẻ View, trong nhóm Presentation Views, bấm Outline View.
2 Nhấp vào thẻ Home, trong nhóm Slides, bấm vào mũi tên New Slide và chọn Slides from Outline.

IIG Vietnam
 118

3 Điều hướng đến Thư mục thực hành, chọn văn bản phác thảo Travel the World with Tolano –
Outline.txt và nhấp vào Insert.
Bốn slide được tạo từ tài liệu văn bản phác thảo, bao gồm một slide trống làm slide tiêu đề.
4 Bấm chọn biểu tượng slide 1 và sau đó nhấn DELETE.

Bài 2: Nhập tài liệu Word vào slide ở chế độ xem Outline.
1 Thay đổi sang chế độ xem Slide Sorter và chọn slide cuối cùng.
2 Trên thẻ Home, trong nhóm Slides, chọn mũi tên New Slide và chọn Slides from Outline.
3 Điều hướng đến Thư mục thực hành, chọn văn bản Marketing Presentation Outline.docx và nhấp vào
Insert.
Chín slide (slide 5 - 13) được tạo từ phác thảo có trong tài liệu Word.

Bài 3: Lưu bài trình chiếu.

1 Chọn File và chọn Save As.
2 Điều hướng đến Documents
3 Trong trường tên tập tin, nhập: Imported Outlines Final. Chọn Save.

Bài 4: Chèn văn bản cho các trang chiếu trong chế độ xem Outline.
1 Chọn thẻ View, trong nhóm Presentation Views, chọn Outline View.
2 Trong ngăn Outline, phía sau biểu tượng slide 1, nhập: Travel the World with Tolano.
3 Nhấn ENTER sau đó nhấn TAB. Nhập: One Adventure after Another và nhấn ENTER.
4 Nhấn SHIFT và TAB để tạo slide mới. Nhập: Agenda và nhấn ENTER.
5 Nhập: Bicycle Tours và nhấn ENTER. Nhập: Haunted House Tours và nhấn ENTER.
6 Nhấp chuột vào cuối dòng Agenda và nhấn ENTER, sau đó nhấn TAB để tạo tiêu để con bên trong slide
Agenda.
7 Nhập: Bicycle Tours. Nhấn ENTER.
8 Nhập: Haunted House Tours và nhấn ENTER.

Bài 5: Lưu bài trình chiếu.

1 Chọn File và chọn Save As.
2 Điều hướng đến Documents
3 Trong trường tên tập tin, nhập: Tours. Chọn Save.

IIG Vietnam
 119

Bài 6: Sao chép văn bản tử một tập tin khác.

1 Mở file PowerPoint Draft Template.pptx từ Thư mục thực hành.
2 Đến Thư mục thực hành, nhấp đúp chuột vào Website Maintenance.docx để mở tập tin này trong Word.
Microsoft Word sẽ mở và hiển thị văn bản.
3 Chọn dòng đầu tiên của văn bản Web Site Updates & Maintenance Checklist, sau đó trong nhóm
Clipboard trong nhóm Home, chọn Copy.
4 Trên thanh Taskbar, nhấp chọn biểu tượng PowerPoint để quay lại bài trình chiếu Draft Template.
5 Trên slide 1, nhấp chuột phải vào bên trong placeholder tiêu đề.
Văn bản “Click to add title” sẽ mất và hiển thị menu ngữ cảnh.
6 Nhấp chọn tùy chọn dán Keep Source Formatting (K).
Ghi chú: Nếu bạn chọn sai tùy chọn dán, nhấn mũi tên Undo trên Quick Access toolbar và thực hiện lại.
7 Nhấn phím BACKSPACE nếu nếu cần để xóa dòng trống sau văn bản.

Bài 7: Sử dụng phím tắt để sao chép và dán đối tượng.

1 Trên thanh taskbar, nhấp vào biểu tượng Word để quay lại tài liệu Website Maintenance.docx. Chọn văn
bản Administration và nhấn CTRL + C.
2 Quay trở lại bài trình chiếu Draft Template và nhấp vào slide 2.
3 Bấm vào placeholder tiêu đề. Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, bấm vào mũi tên Paste và sau đó
bấm vào tùy chọn Keep Source Formatting (K). Nếu cần, hãy xóa mọi dòng trống xuất hiện sau văn
bản.
4 Quay trở lại tài liệu Website Maintenance.docx và sao chép danh sách xuất hiện bên dưới tiêu đề
Administration (bắt đầu bằng Program Name Change và kết thúc bằng Update as needed).
5 Chuyển sang bài trình chiếu Draft Template và trên slide 2 trong placeholder nội dung, dán văn bản bằng
tùy chọn dán Use Destination Theme (H).
6 Nhấp chọn vào trước từ Verify trong đầu dòng thứ hai và quét chọn đến dòng cuối cùng.
7 Nhấn TAB để hạ cấp văn bản. Lặp lại quy trình này để ý cuối cùng Update as needed.

Bài 8: Sao chép đối tượng từ Office Clipboard.

1 Nhấp chọn slide 3 trong bài trình chiếu trong đó đang dùng Two Content layout.
2 Chuyển đổi qua tài liệu Website Maintenance.
3 Trên thẻ Home (trong Word), trong nhóm Clipboard, nhấp chọn để mở hộp thoại Clipboard. Nhấp vào
Clear All để xóa tất cả những gì đang hiển thị trong khung Clipboard.

IIG Vietnam
 120

4 Chọn tiêu đề Forms/Consumer Information và nhấn CTRL + C. Sau đó chọn danh sách các ý bên dưới
tiêu đề, bắt đầu với Course Catalog và kết thúc với Gainful Employment, và nhấn CTRL + C để sao
chép vào Clipboard.
5 Chọn các ý còn lại trong danh sách từ Student Handbook đến Transcript Request Form, và nhấn
CTRL+C để chèn nó vào trong Clipboard.
6 Chọn tiêu đề Guidance và sao chép nó vào Clipboard. Lặp lại với các ý dưới tiêu đề này.
Clipboard phải có năm mục trong đó.

Bài 9: Dán đối tượng từ Office Clipboard.

1 Quay trở lại bài trình chiếu Draft Template. Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, bấm mở hộp thoại
Clipboard.
Nội dung được sao chép từ Word xuất hiện trong khung Clipboard theo thứ tự nó được chọn để sao chép.
2 Trên slide 3, nhấp vào viền của placeholder tiêu đề, sau đó trong Clipboard, nhấp vào tiêu đề
Forms/Consumer Information.
Văn bản Forms/Consumer Information được sao chép vào placeholder.
3 Nhấp vào mũi tên nút Paste Options và nhấp chọn Keep Source Formatting(K).
4 Nhấp vào đường viền của placeholder nội dung bên trái. Trong ngăn Clipboard, bấm vào nhóm các danh
sách các ý phía trên tiêu đề vừa chèn.
5 Nhấp vào đường viền của placeholder nội dung bên phải và trong Clipboard, nhấp vào nửa sau của danh
sách (thứ ba từ dưới lên).
Các danh sách ý này hiện được phân bổ đồng đều giữa hai placeholder nội dung.
6 Nhấp vào slide 4 và chèn tiêu đề Guidance và các ý của nó một cách thích hợp. Giữ định dạng nguồn cho
tiêu đề và sử dụng chủ đề đích cho các ký hiệu đầu dòng để đảm bảo văn bản có giao diện giống như các
slide khác.
7 Trong ngăn Clipboard, bấm Clear All để xóa nội dung.

Bài 10: Sử dụng kéo thả để di chuyển văn bản.

1 Di chuyển đến slide 3 và chọn toàn bộ dòng văn bản Gainful Employment.
2 Đặt con trỏ của vào từ Gainful và kéo nó lên cho đến khi con trỏ nằm ngay trước dòng Residency.
3 Thả chuột đã quét chọn Code of Conduct/Cost of day programs/Course Catalog/FAQS/Gainful
Employment/Lab Schedule of Hours.
Lưu ý: Nếu từ Gainful Employment được xuất hiện bên cạnh Residency, bạn chỉ chọn các từ, không phải
toàn bộ dòng.
4 Nhấp vào ký hiệu đầu dòng ý Lab Schedule of Hours. Đặt con trỏ của bạn vào từ Lab và kéo mục đó
đến trước dòng Residency.

IIG Vietnam
 121

Lưu ý: Sắp xếp hiện tại là Gainful Employment, Lab Schedule of Hours và Residency Form..
5 Tiếp tục di chuyển văn bản cho đến khi danh sách theo thứ tự bảng chữ cái và chia đều giữa hai
placeholder.

Bài 11: Sao chép và dán văn bản.

1 Chọn slide 2 trong ngăn slide thu nhỏ. Trên thẻ Home, nhấp chọn New Slide và chọn Title and Content
layout.
2 Sao chép và dán tiêu đề Financial Aid và danh sách các ý từ tài liệu Word vào slide 3 của bài trình chiếu,
sử dụng tùy chọn dán Keep Source Formatting cho tiêu đề và tùy chọn Use Destination Theme cho
danh sách các ý.

Bài 12: Sao chép và dán văn bản.

1 Với slide 3 đang được chọn, bấn New Slide để chèn slide mới sử dụng Title and Content layout.
2 Xác minh slide 4 có bố cục chính xác, sau đó sao chép và dán tiêu đề Evening Classes và danh sách.

Bài 13: Lưu bài trình chiếu.

1 Chọn File và chọn Save As.
2 Điều hướng đến thư mục Documents
3 Trong trường tên tập tin, nhập: Draft Template Final và Save as type chọn PowerPoint 97-2003
Presentation(.ppt). Chọn Save.
4 Đóng tập tin Word.

Bài 14: Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

1 Mở file Tolano Marketing Presentation.pptx ở Thư mục thực hành
2 Nhấn F7 để khởi động công cụ Spell Checker.
Cửa sổ Spelling mở ra với từ sai chính tả đầu tiên được hiển thị.
3 Nếu Tolano được xác định là từ sai chính tả đầu tiên, hãy nhấp Ignore để tiếp tục phát hiện lỗi tiếp theo.
4 Khi Cstle được xác định là một từ sai chính tả, hãy đảm bảo rằng Castle được chọn trong danh sách Gợi
ý và nhấp vào Change.
5 Tiếp tục thực hiện các thay đổi phù hợp với các lỗi còn lại được tìm thấy trong bài trình chiếu. Khi
PowerPoint hiển thị hộp thoại cho biết Spell Check đã hoàn tất, bấm OK.
Mặc dù PowerPoint sẽ kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp, bạn vẫn nên đọc lại các slide của mình để
đảm bảo không còn loại lỗi nào khác.
6 Trên trang trình bày Eco Tours, bấm để chọn Text Box bên phải. Trong câu đầu tiên, hãy thay đổi chữ
“cheek” (từ cuối cùng trong câu) thành: check.
7 Xem lại các slide từ đầu và thay đổi bất kỳ lỗi nào khác chưa được xác định trước đó.

IIG Vietnam
 122

Bài 15: Sử dụng Smart Lookup để xác minh tính chính xác của thông tin trình bày
1 Chọn slide 7 và sau đó chọn ý thứ hai, Rheine River.
2 Nhấp chuột phải vào văn bản được tô sáng và sau đó nhấp vào Smart Lookup.
Cửa sổ Smart Lookup xuất hiện với thông tin, hình ảnh và liên kết liên quan đến văn bản đã chọn.
Nếu cần, hãy nhấp vào nút Turn on Smart Lookup trên ngăn Smart Lookup để hiển thị kết quả tìm kiếm.
3 Xem lại kết quả được hiển thị để xác định chính tả. Quay trở lại slide và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
4 Trong ngăn Smart Lookup, nhấp vào Define.
5 Xem lại định nghĩa và sau đó đóng ngăn Smart Lookup.

Bài 16: Áp dụng và định dạng bullets.

1 Mở file Draft Template for Review1 – Student.pptx từ thư mục thực hành
2 Trong ngăn Slide Navigation, chọn slide 2 (Administration).
3 Chọn tất cả văn bản trong danh sách. (Bắt đầu với Program Name Changes và kết thúc với Update as
needed)
4 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chọn mũi tên nút Bullets. Chọn Hollow Square
Bullets (checkboxes) để thay đổi ký hiệu bullet.
5 Với danh sách được chọn, trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chọn mũi tên nút Bullets và
chọn Bullets and Numbering.
6 Nhấp chọn Picture để chọn hình ảnh được sử dụng làm bullet.
7 Nhấp chọn tùy chọn From a file Browse.
8 Điều hướng đến thư mục thực hành, chọn Red Star.png, và chọn Insert.
9 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chọn mũi tên nút Bullets và nhấp chọn Bullets and
Numbering.
10 Thay đổi kích thước bullet còn 80% của văn bản và nhấp OK.
Danh sách các của bạn bây giờ trông tương tự như sau:

IIG Vietnam
 123

Bài 17: Áp dụng và định dạng số thứ tự cho văn bản.

1 Mở file Draft Template for Review1.1 – Student.pptx từ Thư mục thực hành
2 Di chuyển đến slide 5, nhấp vào đầu đề mục Code of Conduct và nhập: Forms và nhấn ENTER.
Một dấu đầu dòng mới xuất hiện và kích thước của nội dung tự động điều chỉnh để phù hợp.
3 Nhập: Consumer Information và nhấn ENTER.
4 Nhấp vào dấu đầu dòng bên các mục Minor Permission Form để chọn toàn bộ dòng.
5 Giữ phím CTRL và chọn từ dòng Residency Form đến Transcript Request Form.
6 Đặt con trỏ vào từ Minor và kéo để quét chọn cho đến khi con trỏ nằm trước dòng Consumer
Information.
7 Nhấp vào Forms trong slide 5 để định vị con trỏ.
8 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, chọn Numbering.
Bullet hiện đã thay đổi thành đánh số thứ tự.

Bài 18: Thiết lập cấp độ số thứ tự.

1 Trên slide 5, chọn ba mục danh sách (Minor Permission Form, Residency Form, và Transcript Request
Form). Nhấn TAB để hạ cấp các mục.
2 Với các mục vẫn đang chọn, trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào mũi tên nút Numbering.
Trỏ chuột vào tùy chọn a. b. c.
Lưu ý rằng PowerPoint có chế độ xem trước tùy chọn đánh số sẽ xuất hiện như thế nào trên slide.
3 Trỏ chuột vào tùy chọn a) b) c)
PowerPoint tiếp tục cho xem trước tùy chọn để bạn có thể quyết định sử dụng cái nào.
4 Nhấp vào tùy chọn a. b. c.
5 Chọn dòng Consumer Information, sau đó trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp Numbering để
thay đổi thành danh sách được đánh số.
6 Chọn các mục danh sách còn lại (Code of Conduct đến Student Handbook). Nhấn TAB để hạ cấp các
mục.
7 Với các mục vẫn được chọn, trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào mũi tên để Numbering.
Nhấp chọn tùy chọn a. b. c.

Bài 19: Điều chỉnh placeholder.

1 Mở tập tin Tolanno Marketing Presentaion.pptx từ Thư mục thực hành
2 Chọn thẻ View, trong nhóm Master Views, chọn Slide Master.

IIG Vietnam
 124

Hãy nhớ rằng bạn có thể đặt định dạng placeholder chuẩn trên tất cả các slide bằng Slide Master thay vì
định dạng các placeholder riêng lẻ trên mỗi slide. Mặc dù bạn có thể sử dụng theme để thiết lập những
vấn đề này, ví dụ như chọn màu của riêng bạn.
3 Trong ngăn Slide Navigation, chọn slide 1 (Office Theme Slide Master). Bấm vào thẻ Slide Master, trong
nhóm Background, chọn Background Styles. Sau đó chọn Format Background .
4 Trong ngăn Format Background, nhấp chọn Gradient fill. Nhấp vào mũi tên Preset gradients và nhấp
vào Top Spotlight - Accent 6.
5 Nhấp vào mũi tên Direction và nhấp vào From Bottom Right Corner .
6 Trên thanh trượt Gradient Stops, bấm vào mũi tên thứ hai và kéo sang trái để thêm màu xanh lá cây
vào dải màu. Sau đó bấm Apply to All.
7 Nhấp vào placeholder tiêu đề, nhấp vào thẻ Home và trong nhóm Font, nhấp vào mũi tên Font và nhấp
vào phông Comic Sans MS. Chọn Bold và sau đó bấm vào mũi tên Font Color. Chọn Black, Text 1,
Lighter 25%.
8 Nhấp vào placeholder nội dung và sau đó nhấp vào Font Color để áp dụng cùng màu. Cũng áp dụng cùng
một phông chữ cho placeholder nội dung.
9 Bấm vào thẻ Slide Master, sau đó chọn Close Master View. Đóng ngăn chức năng Format Background.

Bài 20: Sử dụng Format Painter

1 Chọn slide 5 (British Isles Castle Tours) và chú ý các định dạng phông khác nhau mặc dù bạn đã đặt phông
chữ cho tất cả các placeholder tiêu đề trong Slide Master.
Phông chữ ở đây khác nhau vì nó được áp dụng trực tiếp cho slide; bất cứ sự thay đổi trên slide sẽ ghi đè
lên những đã được thiết lập trên các slide master.
2 Chọn slide 4 (Haunted Sites Tours) và chọn văn bản trong placeholder tiêu đề. Trên thẻ Home, trong
nhóm Clipboard, bấm Format Painter.
Bạn nên chú ý con trỏ chuột trở thành một cọ vẽ. Điều này cho thấy Format Painter đang hoạt động.
3 Chọn slide 5 (British Isles Castle Tours) và chọn văn bản tiêu đề.
Lưu ý placeholder tiêu đề hiện chia sẻ cùng một phông chữ và định dạng như trên slide 4. Bạn cũng nên
chú ý con trỏ chuột được trả về biểu tượng mũi tên khi nó thực hiện xong nhiệm vụ. Để áp dụng định dạng
cho nhiều mục, bạn cần nhấp đúp vào Format Painter.
4 Bấm đúp chuột vào Format Painter (đảm bảo con trỏ của bạn vẫn ở trên placeholder tiêu đề) và sau đó
bấm vào từng slide tiếp theo để áp dụng định dạng cho các tiêu đề. Nhấp vào Format Painter để tắt nó.

Bài 21: Canh lề đoạn văn.

1 Chọn slide 1 để xem lại nội dung slide Travel.
Tất cả các tiêu đề trên slide được căn trái trong khi các tiêu đề ở đây được căn giữa.
2 Nhấp vào placeholder tiêu đề và trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào Align Left.

IIG Vietnam
 125

Khi thực hiện thay đổi này, bạn muốn slide tiêu đề có một căn chỉnh khác để nhấn mạnh chủ đề thuyết
trình.
3 Nhấn SHIFT và nhấp vào placeholder tiêu đề phụ. Sau đó nhấn CTRL + R.
Bằng cách chọn cả hai placeholder, bạn có thể thực hiện thay đổi định dạng cả hai placeholder.
4 Nhấp vào cuối từ “World” và nhấn ENTER.
Đặt một điểm đánh dấu đoạn ở cuối dòng để tiêu đề xuất hiện cân bằng hơn trên màn hình, so với văn
bản tiêu đề phụ.

Bài 22: Áp dụng chia cột.

1 Chọn slide 2 (Agenda) và chú ý danh sách các ý hơi dài khi ở dạng 1 cột.
2 Nhấp chọn nội dung Bicycle Tours và trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chọn Add or Remove
Columns và sau đó chọn Two Columns.
3 Trên thẻ Home, trong nhóm Font, nhấp vào mũi tên của Size và chọn 36.
Các cột có thể không dài bằng nhau nhưng bạn có thể thay đổi bằng tay.
4 Nhấp vào đầu cùa Wine Tours, sau đó nhấn ENTER nhiều lần nếu cần văn bản Wine Tours lên đầu cột
thứ hai.

Bài 23: Thay đổi khoảng cách dòng, cách đoạn

1 Nhấp vào slide 9 (Eco Tours) và sau đó nhấp vào placeholder hộp văn bản. Bấm vào thẻ Home, trong
nhóm Paragraph, bấm vào Line Spacing và sau đó bấm Line Spacing Options để mở hộp thoại
Paragraph.
2 Nhấp vào mũi tên Line Spacing và sau đó chọn Multiple . Nhấp vào trường At và nhập: 1.05. Nhấn OK.
Văn bản sẽ có nhiều không gian hơn giữa mỗi dòng, làm cho nó dễ đọc hơn.
3 Nhấp vào slide 2 (Agenda) và nhấp vào nội dung Wine Tours .Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph,
bấm vào Line Spacing và sau đó bấm Line Spacing Options.
4 Đảm bảo Spacing Before là 10pt, thay đổi Line Spacing thành Single và nhấp OK.
Văn bản thay đổi để điều chỉnh khoảng cách, bao gồm yêu cầu bạn xóa một trong các dòng trống được
chèn trước đó để buộc văn bản vào cột thứ hai.
5 Xóa (các) dòng trống ở đầu cột thứ hai.

Bài 24: Thay đổi hướng văn bản.

1 Nhấp chọn slide 3 (Bicycle Tours) và chọn nội dung San Francisco.
2 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chọn Text Direction và chỉ vào các tùy chọn khác nhau có
thể được áp dụng sau đó thay đổi hướng văn bản thành Rotate all text 270°

IIG Vietnam
 126

Bài 25: Lưu bài trình chiếu

1 Chọn File, chọn Save As và lưu bài trình chiếu với tên TA Marketing Final, định dạng PowerPoint 97-
2003 Presentation(.ppt), trong thư mục Documents. Bấm Continue trong cửa sổ Compatibility Checker.

Bài 26: Tạo và chỉnh kích thước Text Box

1 Tạo bài trình chiếu trắng mới với bố cục trắng. Bấm vào thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, bấm Shapes,
trong phần Basic Shapes, bấm Text Box.
2 Bắt đầu từ vị trí 1.5” (3.8 cm) từ góc trên bên trái trở xuống, nhấp và kéo Text Box rộng khoảng 10” (25.4
cm) cao 1,5” (3.8 cm). Nhập: A New Favorite Party Place!
Lưu ý rằng khi bạn nhập liệu, PowerPoint thay đổi kích thước Text Box cho phù hợp với chiều cao của
văn bản.
3 Nhấp vào thẻ Format bên dưới nhóm thẻ Drawing Tools, trong nhóm Insert Shapes, bấm Text Box. Vẽ
một Text Box khác thấp xuống khoảng 2” (5.0 cm) từ Text Box đầu tiên và gõ: Planning a Party? Call
the Century Palace Hotel to book your event!
4 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Text Box trong bộ sưu tập shape. Tạo một Text Box khác
khoảng 2” (5,0 cm) từ hộp văn bản trước đó và gõ: 1-877-555-1200 or email us at
Info@centurypalacehotel.com.
5 Nhấp vào Text Box đầu tiên và thay đổi văn bản thành kích thước 36pt, canh giữa. Chọn lại toàn bộ
placeholder và thay đổi phông chữ thành Arial Black. Sử dụng Format Painter để áp dụng định dạng
tương tự cho Text Box chứa số điện thoại.
6 Nhấp vào Text Box sau cùng và nhấn ENTER sau số điện thoại, nhấn ENTER ngay trước địa chỉ email.
Nhấp vào một trong các biểu tượng điều chỉnh kích thước ở giữa bên trái hoặc bên phải của Text Box và
kéo để làm cho Text Box này rộng hơn để địa chỉ email nằm trên một dòng.
7 Nhấp vào Text Box ở giữa, nhấn ENTER trước và sau tên khách sạn để đặt nó trên dòng riêng. Chỉ chọn
tên khách sạn và thay đổi kích thước thành 40pt. Áp dụng in đậm, đổ bóng cho văn bản đã chọn, sau đó
căn giữa tất cả văn bản trong Text Box.
8 Chọn toàn bộ Text Box, nhấp vào Line Spacing, chọn Line Spacing Options, sau đó thay đổi Spacing
Before thành 6pt và bấm OK.

Bài 27: Sắp xếp các Spacing Before

1 Trên slide 1, chọn Text Box ở giữa, sau đó trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Arrange. Bấm
Align và sau đó bấm Align Center.
Text Box bây giờ được căn giữa các cạnh của slide.
2 Nhấp vào tất cả ba Text Box (sử dụng phím SHIFT để chọn cả ba). Bấm Arrange, bấm Align và bấm
Distribute Vertically.
Ba Text Box được đặt cách đều nhau giữa đường viền đỉnh Text Box đầu tiên và đường viền dưới cùng
của Text Box thứ ba.

IIG Vietnam
 127

3 Với ba Text Box vẫn được chọn, nhấp Arrange, nhấp Align và sau đó nhấp Align Center.
Ba Text Box hiện được căn giữa dựa trên Text Box dài nhất.
4 Thay đổi kích thước phông chữ cho Text Box cuối cùng thành 28pt để cung cấp cho slide sự cân bằng từ
trên xuống dưới.
5 Chọn Text Box A New Favorite Party Place!, trong thẻ Home, nhấp vào Character Spacing trong nhóm
Font và chọn Loose.

Bài 28: Lưu bài trình chiếu

1 Lưu bài trình chiếu với tên Century Palace Hotel Final.pptx trong thư mục Documents.

Bài 29: Thiết lập điểm dừng của Tab

1 Nhấp vào thẻ View, trong nhóm Show, nhấp vào Ruler nếu nó chưa được kích hoạt.
2 Trên slide 1, chọn tất cả văn bản trong placeholder nội dung.
3 Nhấp vào thẻ Home, trong Paragraph, nhấp vào Bullets để tắt tính năng này.
4 Ở phía xa bên trái của thước kẻ, nhấp vào Tab Selector box cho đến khi bạn thấy ký hiệu Right tab. Sau
đó nhấp vào thước đo tại vị trí 5.0” (12.7 cm), nhấp vào 7.0” (17.8 cm), nhấp vào 9.0” (22.9 cm) và sau
đó nhấp vào 11.0” (27.9 cm).
Hầu hết các văn bản di chuyển để căn chỉnh với các điểm tab mới.
5 Với văn bản vẫn được chọn, hãy nhấp vào ký hiệu tab ở 9.0” (22.9 cm) và kéo khoảng hai hoặc ba ký
hiệu sang phải.
Bạn có thể điều chỉnh vị trí dừng tab bằng cách kéo nó đến một vị trí mới trên thước đo. Để loại bỏ một
tab, nhấp vào tab và kéo nó ra khỏi thước. Bạn luôn có thể thêm tab bằng cách nhấp vào thước kẻ tại vị
trí muốn đặt tab.
6 Điều chỉnh các tab khác dựa trên vị trí bạn muốn căn chỉnh các số liệu.
7 Nhấp vào đầu dòng đầu tiên và nhấn TAB để di chuyển văn bản này sang cột thứ hai. Sau đó chọn phần
còn lại của dòng và nhấn CTRL + B để in đậm các tiêu đề cột.

Bài 30: Chèn WordArt

1 Trên thẻ Home, trong nhóm Slides, nhấp chọn Layout và sau đó chọn Blank.
2 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, nhấp chọn WordArt. Chọn kiểu Fill - Orange, Accent 2, Outline -
Accent 2. Nhập: Congratulations!
3 Chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn WordArt. Chọn Fill – White, Outline - Accent 5, Shadow.
Nhập: You’ve graduated with honors!. Nếu cần, hãy di chuyển WordArt mới xuống bên dưới WordArt
đầu tiên.

IIG Vietnam
 128

Bài 31: Chỉnh sửa WordArt

1 Chọn WordArt thứ hai You’ve graduated with honors!, chọn thẻ Format dưới nhóm công cụ Drawing
Tools, trong nhóm WordArt Styles, bấm vào mũi tên của Text Fill. Chọn Blue, Accent 1, Lighter 40% và
thay đổi kích thước phông chữ thành 48pt.
Bằng cách thêm màu, văn bản giờ đây dễ đọc hơn; bạn cũng có thể điều chỉnh các yếu tố khác cho hình
dạng bằng cách sử dụng tùy chọn Outline hoặc Effects.
2 Trong thẻ Format, dưới nhóm công cụ Drawing Tools, bấm vào mũi tên của Text Outline và trỏ chuột
vào các màu khác nhau trong bảng màu để xem trước nó sẽ ảnh hưởng đến WordArt như thế nào. Nhấp
vào màu bạn cảm thấy phù hợp với WordArt.
3 Bấm vào mũi tên của Text Effects và chọn Shadow. Trỏ chuột vào các kiểu khác nhau và nhấp vào một
kiểu mà bạn thích.
11.2. Bài tập lý thuyết:
1 Phím nào được sử dụng để hạ cấp các mục trong danh sách sử dụng Bullets hoặc Numbering?
a. SHIFT
b. ENTER
c. CTRL
d. TAB
2 Tùy chọn nào được sử dụng để sao chép định dạng từ một đối tượng, văn bản, sang đối tượng khác?
a. Paste
b. Replace
c. Styles
d. Format Painter
3 Ngăn tác vụ nào được sử dụng cắt hoặc sao chép nhiều mục và dán tất cả chúng sau này??
a. Smart Lookup.
b. Format.
c. Shape.
d. Clipboard.
4 Ribbon nào được sử dụng để chèn slilde mới từ tập tin Word ?
a. Insert, Object, Create from file Design
b. File, Open
c. View, Outline view
d. Home, New Slide, Slides from Outline

IIG Vietnam
 129

5 Trong chế độ xem nào, ngăn Slide Navigation chỉ hiển thị văn bản của bài trình chiếu?
a. Slide Master.
b. Normal.
c. Slide Sorter.
d. Outline View.
6 Tùy chọn dán nào áp dụng định dạng đoạn văn và văn bản trong bản trình bày của bạn cho văn bản đã dán?
a. Keep Source Formatting
b. Keep Text only
c. Use Destination Styles
d. Use Destination Theme
7 Tổ hợp phím nào được sử dụng để sao chép văn bản vào Clipboard ?
a. CTRL + P.
b. CTRL + V.
c. CTRL + X.
d. CTRL + C.
8 Tổ hợp phím nào được sử dụng để dán văn bản?
a. CTRL + X.
b. CTRL + P.
c. CTRL + C.
d. CTRL + V.
9 Tùy chọn nào sau đây KHÔNG có sẵn trong hộp thoại Paragraph?
a. Alignment
b. Spacing
c. Tabs
d. Text direction
10 Tùy chọn hiệu ứng văn bản nào được sử dụng để thay đổi hình dạng của đối tượng WordArt thành
dạng vòm (arch)?
a. Bevel
b. 3-D Rotation
c. Reflection
d. Transform

IIG Vietnam
 130

11 Ngăn tác vụ nào được sử dụng để chỉ định chiều cao và chiều rộng cụ thể của Text Box ?
a. Clipboard
b. Drawing
c. Smart Lookup
d. Format Shape
12 Tùy chọn Arrange nào được sử dụng để di chuyển Text Box đã chọn sang lớp trên cùng, gần nhất với
người xem ?
a. Bring Forward
b. Distribute Vertically
c. Align Top
d. Bring to Front

IIG Vietnam
 131

BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI ĐỒ THỊ VÀ BẢNG

PowerPoint cho phép bạn thêm đồ thị và bảng theo nhiều cách. Bạn có thể tạo đồ thị và bảng từ đầu hoặc sao
chép và dán từ tài liệu hiện có.
1. Chèn đồ thị
Đồ thị có thể biểu diễn dữ liệu dạng số theo cách thể hiện tạo ấn tượng tức thì về xu hướng, tỷ lệ hoặc so
sánh giữa các bộ dữ liệu, chẳng hạn như tăng trưởng doanh số trong hai hoặc trong nhiều khoảng thời gian.
Tạo đồ thị bằng cách sử dụng các thông tin từ một trang tính hoặc bằng cách nhập dữ liệu vào trong trang dữ
liệu của PowerPoint.
Hầu hết các đồ thị chứa các yếu tố cơ bản giống nhau: tiêu đề biểu đồ, khung giải thích, chuỗi dữ liệu, đánh
dấu dữ liệu và trục X và Y. Cần xem xét những nội dung dưới đây khi làm việc với các đồ thị dữ liệu:
 Đồ thị có thể chứa một tiêu đề và có thể chứa thêm tiêu đề con.
 Các đồ thị dạng thanh hoặc đường bao gồm các trục ngang (X) và trục dọc (Y), và các trục này cũng có
thể có tiêu đề.
 Một chuỗi dữ liệu là một tập hợp dữ liệu.
 Nếu đồ thị hiển thị nhiều hơn một chuỗi dữ liệu, thì mỗi chuỗi dữ liệu được hiển thị trong một khung giải
thích các chuỗi dữ liệu (legend).
 Mỗi điểm dữ liệu trong chuỗi dữ liệu có thể chứa nhãn hiển thị giá trị ở điểm đó.
 Một đồ thị có thể hiển thị các đường lưới và các điểm đánh dấu trên các trục.
 Thay đổi kiểu đồ thị có thể tạo ra một bài trình chiếu hiệu quả hơn.

Chart Title

Data Series

X Axis

Y Axis Legend

Hình 132: Đồ thị với các thành phần hiển thị cơ bản

Khi tạo đồ thị, bạn có thể chọn loại biểu đồ, bố cục và định dạng.
 Chèn đồ thị vào slide:
 Trong placeholder nội dung, nhấp vào biểu tượng Insert Chart.

IIG Vietnam
132

 Trong một slide không có placeholder nội dung, trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations  nhấp
vào Charts.

 Trong hộp thoại Insert Charts xuất hiện  chọn loại đồ thị, và kiểu thể hiện mong muốn. Bạn có
thể dễ dàng thay đổi loại đồ thị bất cứ lúc nào sau khi đã chèn vào slide.

Hình 133: Hộp thoại Insert Charts để chèn đồ thị

Hầu hết các loại đồ thị có sẵn ở cả định dạng 2-D và 3-D. PowerPoint cung cấp chế độ xem trước khi
bạn nhấp vào một loại đồ thị nào trong hộp thoại. Nếu bạn đã chọn dữ liệu để thể hiện trong đồ thị,
PowerPoint sẽ phân tích dữ liệu và trình bày nó trong loại đồ thị được đề xuất.
PowerPoint cung cấp 16 loại đồ thị; 4 loại thường được sử dụng nhất được mô tả trong bảng sau. Lưu ý
rằng mỗi loại đồ thị có nhiều kiểu phụ.

IIG Vietnam
 133

 So sánh các giá trị theo thời gian hoặc so sánh các nhóm giá trị dưới
 Column hình thức trình bày cột dọc. Các hình dạng cột có thể là hình chữ nhật,
hình trụ, hình nón hoặc hình kim tự tháp.
 Line  So sánh xu hướng liên tục.
 So sánh nhóm dữ liệu được trên tổng thể. Đồ thị hình tròn bao gồm
 Pie
đồ thị kiểu bánh.
 So sánh các giá trị theo thời gian hoặc so sánh các nhóm giá trị dưới
 Bar hình thức trình bày thanh ngang. Như với loại đồ thị cột, bạn có thể
chọn các hình dạng thanh khác nhau.
 Sau khi chọn loại biểu đồ  nhấp vào OK, PowerPoint sẽ hiển thị màn hình sau:

Hình 134: Màn hình nhập dữ liệu cho đồ thị được chèn vào.

Bạn có thể nhập dữ liệu theo cách thủ công vào cửa sổ lưới dữ liệu hoặc sao chép và dán dữ liệu từ một
nguồn khác vào đây. Nếu dữ liệu của lớn hơn hoặc nhỏ hơn dữ liệu mẫu, bạn có thể thay đổi kích thước
phạm vi dữ liệu biểu đồ bằng cách kéo góc dưới bên phải của từng vùng để mở rộng hoặc thu hẹp.

Hình 135: Các vùng thao tác với dữ liệu của đồ thị

 Sau khi nhập xong dữ liệu, đóng cửa sổ lưới dữ liệu để xem đồ thị hoàn chỉnh.

IIG Vietnam
 134

Bạn có thể mở lại cửa sổ lưới dữ liệu bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào nút Edit Data trên thanh
công cụ.

 Bên phải đồ thi sẽ có các nút công cụ xuất hiện bao gồm Chart Elements, Chart Styles,
và Chart Filters. Các nút này cung cấp tùy chọn để thêm, thay đổi hoặc xóa các yếu tố
của đồ thị như tiêu đề và bảng chú thích, áp dụng hoặc điều chỉnh màu sắc và kiểu dáng;
 và lọc dữ liệu biểu đồ.
Khi đồ thị trên slide được chọn, trên thanh công cụ sẽ xuất hiện nhóm thẻ Chart Tools với các thẻ Design
và Format dùng để định dạng và tinh chỉnh đồ thị:

Hình 136: Nhóm thẻ Chart Tools

1.1. Thay đổi kiểu đồ thị

Kiểu đồ thị bạn sử dụng phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn đưa vào đồ thị.
 Thay đổi kiểu đồ thị bằng một trong những cách sau:
 Trên nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Type  nhấp chuột vào Change Chart
Type để mở hộp thoại Chart Type  bấm vào loại đồ thị, sau đó chọn kiểu trình bày đồ thị mong
muốn.
 Nhấp chuột phải vào biểu đồ  chọn Change Chart Type  bấm chuột vào một loại đồ thị và
sau đó chọn kiểu trình bày đồ thị mong muốn.
1.2. Chọn và điều chỉnh dữ liệu của đồ thị
Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính/cửa sổ lưới dữ liệu hoặc một số dữ liệu bạn đã nhập.
 Thao tác chỉnh sửa dữ liệu:
 Nhấp đồ thị trong slide  trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Data  nhấp
vào mũi tên Edit Data và chọn Edit Data (để chỉnh sửa dữ liệu trong cửa sổ lưới dữ liệu) hoặc
Edit Data in Excel.
 Nhấp chuột phải vào biểu đồ  trỏ đến Edit Data và chọn Edit Data hoặc Edit Data in Excel.
Chọn Edit Data in Excel sẽ mở ra một bảng tính Microsoft Excel. Khi đóng cửa sổ bảng tính Excel, chương
trình sẽ cập nhật đồ thị và trở về giao diện PowerPoint.
 Thao tác chọn dữ liệu để đưa vào đồ thị:
 Nhấp vào đồ thị để chọn  trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Data.

IIG Vietnam
 135

 Khi làm việc trong cửa sổ lưới dữ liệu hoặc trong Excel, bạn có thể sử dụng các phương pháp
lựa chọn sau:
o Để chọn một ô, bấm vào ô để kích hoạt nó.
o Để chọn toàn bộ một hàng hoặc cột dữ liệu, hãy nhấp vào tiêu đề hàng hoặc cột.
o Để chọn một phạm vi ô, hãy kéo và giữ con trỏ qua các ô bạn muốn chọn. Khi bạn chọn một
vùng, các ô được chọn sẽ sáng hơn và các ô khác được viền màu xanh lá cây.
o Để chọn tất cả các ô trong lưới dữ liệu, hãy nhấp vào nút tiêu đề phía trên bên trái.

Một đồ thị có thể truyền đạt thông tin tốt hơn nếu trục ngang và trục dọc được đảo ngược.
 Thao tác chuyển đổi vị trí hàng hoặc cột đồ thị:
 Nhấp vào đồ thị để chọn  trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhấp chọn công cụ Switch
Row/Column
 Nhấp vào đồ thị để chọn  trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhấp chọn Select Data 
nhấp chọn công cụ Switch Row/Column  Chọn OK để đóng hộp thoại Select Data và áp dụng
các thay đổi lên đồ thị.

1.3. Thay đổi Layout và Style của đồ thị

Layout (bố cục) và Style (kiểu) của đồ thị là các kiểu dựng sẵn kết hợp màu sắc và bố cục để tăng sức hấp
dẫn trực quan của đồ thị.
 Để thay đổi Layout đồ thị:
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Chart Layouts  nhấp chọn Quick
Layout  chọn bố cục mong muốn.
 Để thay đổi Style đồ thị:
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Chart Styles  chọn các kiểu mẫu từ
thư viện bên dưới.

Hình 137: Các kiểu mẫu đồ thị

 Nhấp vào nút More để hiển thị thư viện Chart Styles  chọn kiểu mong muốn.
 Nhấp vào nút Chart Styles ở bên phải của đồ thị  chọn kiểu từ danh mục Style.

IIG Vietnam
 136

Hình 138: Danh mục các style của đồ thị

 Để thay đổi bảng màu trong đồ thị:

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, trong nhóm Chart Styles  chọn Change Colors.
 Nhấp vào nút Chart Styles ở bên phải của đồ thị  chọn bảng màu từ danh mục Colors.
1.4. Các thành phần của đồ thị
Các yếu tố chính của đồ thị bao gồm:
 Chart Title: Tiêu đề đồ thị mô tả những gì đồ thị thể hiện.
 Legend: Một bảng giải thích để mô tả bản chất của dữ liệu được biểu thị trên đồ thị và xác định từng
chuỗi dữ liệu (ví dụ Qtr 1, Qtr 2, Qtr 3 và Qtr 4 trong hình) dưới dạng mẫu hoa văn hoặc màu. Một chuỗi
dữ liệu là một nhóm các giá trị dữ liệu. PowerPoint cung cấp cho mỗi chuỗi dữ liệu một mẫu hoa văn
hoặc màu duy nhất trên đồ thị.
 Data markers: Các điểm đánh dấu dữ liệu, chẳng hạn như cột, dấu chấm, thanh và phân đoạn hình tròn,
biểu thị một điểm dữ liệu duy nhất.
 Vertical (Y) và Horizontal (X) axis titles: Tiêu đề trục dọc (Y) và trục ngang (X) mô tả các giá trị được
vẽ trên đề thị (ví dụ: trong hình sau, Quarter là tiêu đề trục ngang và Number of Tours là tiêu đề trục
dọc).
 Data table: Một bảng dữ liệu xuất hiện bên dưới đồ thị và hiển thị các giá trị được thể hiện trên đồ thị.
Nhãn dữ liệu là các giá trị xuất hiện trên đồ thị.
Bố cục đồ thị xác định vị trí tổng thể của các yếu tố này trên đồ thị.
Đối với các dạng đồ thị phẳng (2D), các thành phần được hiển thị trên đồ thị bao gồm:

IIG Vietnam
 137

Hình 139: Các thành phần của đồ thị 2D

  Chart title  Tiêu đề chính của đồ thị.

1
 2 Chart area  Là toàn bộ đồ thị chứa các thành phần khác trong đồ thị .
 3 Plot area  Vùng chứa đồ thị và các bảng số liệu của đồ thị
 4 Data label  Biểu diễn các số liệu cụ thể kèm theo trên đồ thị
 Các chú thích, giúp ta biết được thành phần nào trong đồ thị biểu diễn
 5 Legend
cho chuổi số liệu nào.

 6 Horizontal gridlines Các dường lưới ngang.
 7 Horizontal axis  Trục nằm ngang (trục hoành) của đồ thị.
 Thay vì dùng “Data label” ta có thể dùng “Data table” ngay bên dưới hình
 8 Data table
vẽ, là bảng số liệu để vẽ đồ thị.
 Tiêu đề trục hoành của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình diễn trên trục
 9 Horizontal axis title
hoành.
 10 Vertical gridlines  Các đường lưới dọc.
 11 Vertical axis  Trục dọc (trục tung) của đồ thị.
 Tiêu đề trục tung của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình diễn trên
 12 Vertical axis title
trục tung.

Đối với các dạng đồ thị không gian 3 chiều (3D), ngoài các thành phần như đồ thị 2D thì còn bao gồm các
thành phần riêng như:

IIG Vietnam
 138

Hình 140: Các thành phần đặc trưng của đồ thị 3D

 Back wall  Màu/ hình nền phía sau đồ thị

 1
2 Side wall  Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị
3 Floor  Màu/ hình nền bên dưới đồ thị
4 Column depth  Độ sâu của các thành phần iểu diễn chuỗi số liệudưới dạng 3-D.
1.5. Lựa chọn các thành phần của đồ thị
Trước khi định dạng đồ thị hoặc các thành phần trong đồ thị, trước tiên bạn phải chọn thành phần thích hợp
bằng cách nhấp chuột trực tiếp trong vào chúng trong đồ thị hoặc có thể sử dụng danh sách Chart Elements
trong nhóm Current Selection trên thẻ Chart Tools Format.

Hình 141: Các tùy chọn để chọn thành phần trên đồ thị

IIG Vietnam
 139

Sử dụng tùy chọn Zoom trong thẻ View hoặc thanh trượt Zoom để phóng to màn hình, dễ quan sát các thành
phần trên đồ thị khi lựa chọn.
Để mở ngăn định dạng của tương ứng với thành phần của đồ thị, bấm đúp chuột vào thành phần đó.
Khi bạn chọn một thành phần trên đồ thị, bạn có thể sử dụng bất kỳ thẻ định dạng nào để thực hiện thay đổi
cho thành phần đó.
1.6. Định dạng các thành phần của đồ thị
Các tùy chọn định dạng nhiều hay ít dựa trên thành phần của đồ thị đang được chọn trên màn hình.
PowerPoint cung cấp cho người dùng các kiển đồ thị định dạng sẵn, hình dạng hoặc kiểu WordArt mẫu, hoặc
bạn có thể tạo và áp dụng kiểu tùy chỉnh của riêng mình cho các thành phần của đồ thị.
 Định dạng đồ thị hoặc một trong các thành phần của đồ thị:
 Chọn thành phần muốn thay đổi  nhấp vào thẻ Chart Tools Format, nhóm Current Seleciton
 nhấp vào nút Format Selection để mở ngăn tác vụ các tùy chọn  chọn danh mục và các tùy
chọn mong muốn.
 Nhấp đúp chuột vào thành phần muốn thay đổi để mở ngăn tác vụ được liên kết của nó  chọn
danh mục và các tùy chọn mong muốn.
 Áp dụng hiệu ứng cho phần văn bản trong đồ thị:
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm WordArt Styles  bấm vào tùy chọn mong
muốn.

Hình 142: Nhóm công cụ WordArt Styles

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm WordArt Styles  bấm vào trình khởi chạy
hộp thoại Format Text Effects: Text Box.

Hình 143: Ngăn công cụ Format Data Labels

IIG Vietnam
 140

 Áp dụng hiệu ứng cho phần hình dạng trong đồ thị:

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Shape Styles  nhấp vào Shape Style có sẵn
hoặc sử dụng các tùy chọn Shape Fill, Shape Outline và Shape Effects.

Hình 144: Nhóm công cụ Shape Styles

 Chọn thẻ Home, trong nhóm Drawing  nhấp vào tùy chọn cần thiết trong các tùy chọn Quick
Styles, Shape Fill, Shape Outline và Shape Effects.

Hình 145: Nhóm công cụ Drawing

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Shape Styles  bấm vào trình khởi chạy hộp
thoại Format Shape.

Hình 146: Ngăn công cụ Format Shape

 Xóa định dạng tùy chỉnh hoặc đặt lại thành phần đồ thị để khớp với chủ đề slide:
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Current Selection  chọn Reset to Match
Style.

Hình 147: Nhóm công cụ Current Selection

IIG Vietnam
 141

1.7. Thay đổi kích thước và vị trí các thành phần của đồ thị
Tùy thuộc vào cách bố trí slide, bạn có thể muốn di chuyển một yếu tố trong đồ thị sang vị trí mới hoặc phóng
to, thu nhỏ nó.
 Thay đổi vị trí của các thành phần trong đồ thị:
 Nhấp chuột vào thành phần trong đồ thị để chọn  kéo nó đến một vị trí mới.
 Nhấp đúp chuột vào placeholder đồ thị  chọn thẻ Size & Properties, mở rộng phần Position
và nhập vị trí chính xác trên slide.

Hình 148: Ngăn công cụ Format Chart Area

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Size  bấm vào trình khởi chạy hộp thoại Size
and Position để mở ngăn tác vụ Format Chart Area, chọn thẻ Size & Properties  mở rộng
phần Position  nhập vị trí chính xác trên slide.

Lưu ý: Không phải tất cả các thành phần của đồ thị đều có thể định vị lại.
 Thay đổi kích thước của các thành phần trong đồ thị:
 Nhấp chuột vào thành phần trong đồ thị để chọn  nhấp và kéo một trong các góc để điều chỉnh
kích thước.
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Size  nhập kích thước cho Shape Height và
Shape Width

 Nhấp đúp chuột vào placeholder đồ thị  chọn thẻ Size & Properties, mở rộng phần Size 
nhập kích thước mong muốn.

IIG Vietnam
 142

Hình 149: Ngăn tùy chỉnh Size

 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Format, nhóm Size  bấm vào trình khởi chạy hộp thoại Size
and Position để mở ngăn tác vụ Format Chart Area, chọn thẻ Size & Properties  mở rộng
phần Size  nhập kích thước.

Lưu ý: Không phải tất cả các thành phần của đồ thị đều có thể thay đổi kích thước.
1.8. Thêm thành phần vào đồ thị
Bạn có thể thêm, xóa và thay đổi vị trí của từng thành phần trên đồ thị.
 Thêm hoặc xóa thành phần trong đồ thị:
 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Chart Layouts  nhấp vào Add Chart Element
 và sau đó chọn thành phần muốn thêm hoặc xóa.
 Nhấp vào nút Chart Elements bên phải đồ thị để hiển thị hoặc ẩn các thành phần.

150

IIG Vietnam
 143

Hình 151: Các tùy chọn thêm bớt thành phần trong đồ thị

1.9. Tùy chỉnh thông số của đồ thị

Các thông số kiểm soát những gì hiển thị trong đồ thị; bạn có thể thay đổi các tham số đồ thị bằng cách áp
dụng các bộ lọc. Ví dụ: lọc đồ thị để chỉ hiển thị các chuỗi dữ liệu cụ thể hoặc kiểm soát việc hiển thị nhãn
cho một chuỗi dữ liệu.
 Lọc các chuỗi dữ liệu cụ thể:
 Nhấp vào nút Chart Filters bên phải đồ thị  chọn hoặc bỏ chọn chuỗi dữ liệu để hiện thị hoặc
ẩn nó  nhấp vào Apply.

Hình 152: Công cụ lọc chuỗi dữ liệu

 Bật hoặc tắt hiển thị tên cho các chuỗi dữ liệu:
 Nhấp vào nút Chart Filters bên phải đồ thị  chọn thẻ Name  chọn và chọn hoặc bỏ chọn tên
chuỗi dữ liệu muốn hiển thị hoặc ẩn  nhấp vào Apply.

IIG Vietnam
 144

Hình 153: Công cụ bật tắt tên chuỗi dữ liệu

 Sửa đổi phạm vi dữ liệu được sử dụng trong bảng dữ liệu để vẽ đồ thị:
 Nhấp vào nút Chart Filters bên phải đồ thị  ở phía dưới bên phải của menu, nhấp vào Select
Data … để mở hộp thoại Select Data Source và cửa sổ lưới dữ liệu  điều chỉnh dữ liệu sử dụng
như mong muốn.

Hình 154: Hộp thoại Select Data Source

2. Thêm đối tượng từ các ứng dụng khác

PowerPoint được tích hợp với các ứng dụng MS Office khác như Word và Excel, cho phép bạn sử dụng lại
dữ liệu hiện có để tạo đồ thị hoặc bảng biểu trên slide trong bài trình chiếu.
Khi chọn sao chép dữ liệu ngoài như đồ thị hoặc bảng biểu được tạo trong ứng dụng khác vào bài trình chiếu,
bạn có tùy chọn để nhúng hoặc liên kết dữ liệu. Sự khác biệt chính giữa nhúng và liên kết nằm ở nơi dữ liệu
được lưu trữ và cách cập nhật dữ liệu.
2.1. Embedding và Linking
Khi bạn muốn tạo một liên kết động giữa nội dung tài liệu và nội dung trong bài trình chiếu PowerPoint, hãy
chèn nội dung dưới dạng đối tượng. Thao tác này đem lại kết quả khác với việc sao chép nội dung thông
thường (bằng cách nhấn Ctrl + V), khi chèn dưới dạng đối tượng được liên kết hoặc nhúng, bạn vẫn có thể
làm việc với nội dung trong chương trình gốc tạo ra nó ban đầu.
Nhúng (Embedding) là tạo một bản sao của dữ liệu, chuyển đổi nó thành một đối tượng và lưu trữ nó trong
bài trình chiếu. Dữ liệu sẽ không còn được liên kết với tập tin nguồn (gốc).
Những thay đổi được thực hiện trong tập tin nguồn sẽ không ảnh hưởng đến bản sao có trong bài trình chiếu,
cũng như những thay đổi bạn thực hiện trong PowerPoint sẽ không ảnh hưởng đến tập tin nguồn. Tuy nhiên,
dữ liệu nhúng vẫn giữ chức năng của chương trình nguồn đã tạo ra nó và khi bạn mở đối tượng để chỉnh sửa,
nó sẽ mở trong cửa sổ riêng và cung cấp các dải băng và công cụ có sẵn trong chương trình nguồn (như Word
hoặc Excel).
Chọn đối tượng nhúng sẽ kích hoạt nhóm thẻ PowerPoint Drawing Tools để định dạng; bạn có thể sử dụng
các công cụ này để điều chỉnh Size, Shape Outline, và Shape Fill.

IIG Vietnam
 145

 Chỉnh sửa đồ thị hoặc bảng được nhúng:

 Nhấp đúp chuột vào đối tượng hoặc chọn Edit Data in PowerPoint. Đối tượng được mở trong
một cửa sổ riêng biệt với các công cụ chương trình nguồn và thẻ công cụ có sẵn. Sau khi thực
hiện thay đổi, bấm ra bên ngoài cửa sổ chương trình nguồn để trở về PowerPoint.
Chủ đề được áp dụng cho các đối tượng nhúng độc lập với chủ đề được áp dụng cho bài trình chiếu có chứa
đối tượng được nhúng. Vì vậy, PowerPoint có thể không áp dụng các thay đổi chủ đề bài trình chiếu cho đối
tượng được nhúng; PowerPoint cũng sẽ không áp dụng các thay đổi chủ đề được thực hiện cho đối tượng
nhúng lên bất kỳ yếu tố nào khác trong bài trình chiếu.
Liên kết (Linking) duy trì kết nối đến tập tin nguồn và chỉ hiển thị đại diện của dữ liệu được liên kết. Dữ
liệu vẫn còn trong tập tin nguồn và được cập nhật tự động mỗi khi có thay đổi trong tập tin nguồn hoặc trong
bài trình chiếu.
 Liên kết dữ liệu để nó phản ánh các thay đổi được thực hiện trong tập tin nguồn hoặc từ
PowerPoint:
 Chọn Paste Link từ trong hộp thoại Paste Special hoặc chọn một trong các tùy chọn dán Paste
Link có sẵn trong nhóm lệnh Paste Options.

Hình 155: Hộp thoại Paste Special

2.2. Thêm từ đồ thị trong Excel

Nếu bạn đã tạo đồ thị trong một chương trình khác (như Excel), bạn có thể sử dụng lại đồ thị đó trong
PowerPoint.
 Chèn đồ thị Excel vào bài trình chiếu:
 Mở tập tin Excel và chọn đồ thị muốn chèn  trên thẻ Home, nhóm Clipboard, bấm Copy 
chuyển sang PowerPoint  trên thẻ Home, nhóm Clipboard, bấm vào mũi tên công cụ Paste
để hiển thị Paste Options.

Hình 156: Các tùy chọn dán dữ liệu

IIG Vietnam
 146

 Tùy chọn dán mặc định (CTRL + V) dán đồ thị được liên kết với bảng tính Excel nguồn.
 Bạn cũng có thể chọn dán dữ liệu dưới dạng hình ảnh (Picture)  ảnh chụp màn hình của dữ liệu
được sao chép sẽ được chèn vào bài trình chiếu. Dữ liệu không thể được chỉnh sửa hoặc cập nhật
trong Excel, nhưng bạn có thể thay thế nó bằng một hình ảnh khác khi cần và áp dụng định dạng
hình ảnh.
2.3. Chèn bảng tính Excel
Bạn có thể chèn một bảng tính Excel vào bài trình chiếu. Khi bạn chèn một trang tính Excel, PowerPoint sẽ
tự động nhúng nó dưới dạng một đối tượng vào bài trình chiếu.
 Chèn toàn bộ trang tính Excel đã lưu vào bài trình chiếu:
 Chọn slide muốn đặt kết quả chèn vào  trên thẻ Insert, nhóm Text, chọn Object  trong hộp
thoại Insert Object, chọn Create from file  bấm Browse… để định vị đến tập tin Excel mong
muốn  bấm OK.

Hình 157: Hộp thoại Insert Object

 Để duy trì liên kết đến tập tin nguồn, sau khi chọn tệp, bấm chọn Link để kích hoạt tùy chọn liên
kết  bấm OK.
Đối tượng bảng tính được nhúng vào bài trình chiếu sẽ hiển thị tất cả dữ liệu từ các trang tính đang hoạt động,
trong cửa sổ làm việc Excel.

IIG Vietnam
 147

Hình 158: Chế độ hiển thị bảng tính trên bài trình chiếu (hình trên) và chế độ điều chỉnh bảng tính (hình dưới)

3. Sử dụng bảng
Bảng (Table) là công cụ hỗ trợ sắp xếp thông tin để hiển thị mối quan hệ giữa các bộ dữ liệu và tăng sự hiểu
biết về đối tượng được trình bày. Ví dụ dữ liệu thể hiện doanh số mỗi quý cho mỗi khu vực trong Quận 1.

Hình 159: Bảng dữ liệu đã định dạng

Dữ liệu trong bảng được sắp xếp theo hàng và cột. Giao điểm của một hàng và cột được gọi là một ô.
PowerPoint cung cấp nhiều cách để thêm bảng vào bài trình chiếu:
 Tạo bảng từ đầu trong PowerPoint.

IIG Vietnam
 148

 Sao chép và dán bảng từ Word hoặc Excel

 Chèn một nhóm ô từ bảng tính Excel.
 Chèn sổ làm việc Excel.
Khi thêm bảng vào bài trình chiếu, PowerPoint sẽ tự động định dạng bảng bằng theo chủ đề hiện hành.
Bạn có thể thêm bảng vào slide mà không sử dụng placeholder nội dung. Nếu sử dụng placeholder,
PowerPoint sẽ tự động thiết lập bảng lấp đầy chiều rộng của placeholder.
Khi thêm bảng vào slide, PowerPoint sẽ hiển thị nhóm thẻ Table Tools chứa thẻ Design và Layout, cho phép
thao tác với văn bản hoặc các đối tượng khác trong bảng.

Hình 160: Nhóm thẻ Table Tools gồm thẻ Design và thẻ Layout

3.1. Tạo bảng từ công cụ

 Tạo bảng mới trong PowerPoint:
 Trên slide có placeholder nội dung  nhấp vào Insert Table  nhập số lượng cột và hàng trong
hộp thoại Insert Table.

 Chọn thẻ Insert, nhóm Tables, nhấp vào nút Table  bấm Insert Table  nhập số lượng cột
và hàng trong hộp thoại Insert Table.
 Trên slide không có placeholder nội dung  trên thẻ Insert, nhóm Tables, nhấp vào nút Table
 chọn một trong các mục sau từ menu:

IIG Vietnam
 149

o Nhấp và kéo con trỏ chuột trên lưới để chọn số lượng hàng và cột của bảng.
o Bấm Insert Table rồi nhập số lượng cột và hàng trong hộp thoại Insert Table.
o Nhấp vào Draw Table và vẽ các ranh giới bên ngoài của bảng  trên thẻ Table Tools
Design, nhóm Draw Borders, bấm Draw Table để vẽ các hàng và cột của bảng. Khi vẽ các
hàng và cột của bảng, đảm bảo bạn không chạm vào các ranh giới bên ngoài của bảng. Nếu
bạn chạm vào các ranh giới bên ngoài của bảng, một bảng thứ hai sẽ được chèn vào bên
trong bảng đầu tiên.

Công cụ vẽ bảng cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo ra một cấu trúc bảng độc đáo hoặc phức tạp. Bạn có
thể tạo các bảng có số lượng hàng khác nhau trên mỗi cột, số lượng cột khác nhau trên mỗi hàng và kích
thước hàng và cột khác nhau.

3.2. Sao chép và dán bảng từ Word hoặc Excel

Có thể sử dụng lại các bảng từ Microsoft Word hoặc Excel và chèn vào bài trình chiếu mà không phải điều
chỉnh giao diện hoặc định dạng của bảng.
Sau khi thêm bảng vào bài trình chiếu, bạn có thể sử dụng các các công cụ nhóm thẻ Table Tools trong
PowerPoint để thay đổi kiểu bảng hoặc thêm hiệu ứng.

IIG Vietnam
 150

 Sao chép bảng từ Word hoặc Excel:

 Chọn bảng và sử dụng tính năng sao chép của Word hoặc Excel  chuyển sang PowerPoint,
chọn slide mong muốn  nhấn CTRL + V để dán bảng vào bài trình chiếu.
 Nhúng bảng:
 Sau khi sao chép bảng tren Word hoặc Excel, quay lại PowerPoint  trên thẻ Home, nhóm
Clipboard, bấm vào mũi tên để Paste để hiển thị Paste Option  bấm Embed để dán bản sao
của bảng dưới dạng đối tượng PowerPoint Drawing.

 Liên kết bảng với tập tin nguồn:

 Chọn Paste Link từ trong hộp thoại Paste Special.
 Chèn một phần bảng tính Excel vào bảng trong Powerpoint:
 Mở Excel  chọn các ô muốn chèn và sao chép chúng vào Clipboard  chuyển sang PowerPoint
và nhấn CTRL + V.
 Chèn bảng tính Excel vào slide:
Có thể chèn một trang tính Excel (hoặc bảng tính) riêng lẻ vào bài trình chiếu của mình. Khi bạn chèn bảng
tính Excel, PowerPoint sẽ tự động nhúng nó vào bài trình chiếu.
 Trên thẻ Insert, nhóm Tables, bấm vào mũi tên Table  chọn Excel Spreadsheet từ danh mục.
Khi bạn chọn bảng Excel trong PowerPoint thanh ribbon sẽ trở thành ribbon Excel vì trang tính
đang hoạt động.

 Nhấp vào bên ngoài bảng để trở về ribbon PowerPoint.

 Chỉnh sửa bảng Excel bằng các công cụ Excel, bấm đúp vào bảng để kích hoạt ribbon Excel.

IIG Vietnam
 151

Chọn các thành phần và di chuyển xung quanh bảng

 Chọn hoặc di chuyển đến ô tiếp theo:
 Nhấn TAB.

Lưu ý: Nếu bạn nhấn TAB khi con trỏ chuột ở ô cuối cùng của bảng, bạn sẽ chèn một hàng mới.
 Chọn hoặc di chuyển đến ô trước đó:
 Nhấn SHIFT + TAB.
 Chọn hoặc di chuyển đến một ô cụ thể:
 Nhấp vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím.
 Chọn nhiều ô:
 Kéo và giữ con trỏ chuột qua các ô.
 Chọn hàng hoặc cột:
 Kéo và giữ con trỏ chuột qua các hàng hoặc cột.
 Chọn thẻ Table Tools Layout, nhóm Table, chọn Select  chọn Select Column hoặc Select
Row.

IIG Vietnam
 152

 Chọn toàn bộ bảng:

 Kéo và giữ con trỏ chuột qua toàn bộ bảng.
 Chọn thẻ Table Tools Layout, nhóm Table, chọn Select  chọn Select Table
 Nhấp vào bất kỳ đường viền của bảng.
 Chọn một cột:
 Trỏ đến ngay bên ngoài đường viền trên cùng của cột và nhấp khi con trỏ thay đổi thành mũi tên
hướng xuống.
 Chọn một hàng:
 Trỏ đến ngay bên ngoài viền trái của hàng và nhấp khi con trỏ là mũi tên quay phải.

Lưu ý: Để chọn các thành phần và di chuyển trong một bảng được chèn từ Bảng tính Excel, bấm đúp vào bảng
để kích hoạt các công cụ Excel.
4. Tùy chỉnh bảng
Thay đổi kích thước và vị trí bảng
 Thay đổi vị trí của bảng:
 Định vị con trỏ trên khung bên ngoài của bảng  khi con trỏ trở thành mũi tên bốn đầu, hãy kéo
bảng đến vị trí mong muốn.
 Thay đổi kích thước của bảng:
 Định vị con trỏ trên bất kỳ góc nào của khung bảng  khi con trỏ biến thành mũi tên kép, hãy
kéo đến kích thước mong muốn.
 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Table Size  nhấp vào tùy chọn thích hợp.

Nếu bạn nhấn và giữ phím SHIFT khi thay đổi kích thước bảng, PowerPoint sẽ thay đổi kích thước chiều
cao và chiều rộng của bảng theo tỷ lệ.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thay đổi kích thước theo tỷ lệ bằng cách chọn hộp kiểm Lock Aspect Ratio trong nhóm
Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Table Size.

IIG Vietnam
 153

Thay đổi kích thước cột hoặc dòng

 Thay đổi chiều cao hoặc chiều rộng của hàng hoặc cột:
 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Table Size  nhập kích thước bạn muốn vào
ô thích hợp.

 Định vị con trỏ trên dòng chia hai hàng hoặc cột  khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu ngang
hoặc dọc, nhấp và kéo đến vị trí mong muốn.

 Đặt chiều rộng cột phù hợp với nội dung dài nhất của nó:
 Đặt con trỏ trên đường viền chia hai cột và nhấp đúp chuột khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu
thẳng đứng.
 Điều chỉnh chiều cao và chiều rộng của tất cả các ô trong một hàng hoặc cột sao cho chúng đều
giống nhau:
 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Table Size  bấm vào tùy chọn Distribute
Rows hoặc Distribute Columns.

Chèn và xóa cột hoặc dòng

Khi chèn một hàng/cột hoặc xóa một hàng, PowerPoint sẽ tự động thay đổi kích thước bảng. Nếu xóa một
cột, bạn cần tực điều chỉnh kích thước bảng.
 Chèn một hàng hoặc một cột:
 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Rows & Columns  nhấp vào tùy chọn thích
hợp.

 Chèn một hàng mới (nhưng không thêm cột): di chuyển con trỏ đến ô cuối cùng của bảng và
nhấn TAB.
 Vẽ các hàng hoặc cột mới: trên nhóm Table Tools, thẻ Design, trong nhóm Draw Borders 
sử dụng nút Draw Table.

IIG Vietnam
 154

 Xóa một hàng, cột hoặc toàn bộ bảng:

 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Rows & Columns  bấm Delete  bấm tùy
chọn thích hợp.

 Xóa các dòng hàng hoặc cột: trên nhóm Table Tools, thẻ Design, trong nhóm Draw Borders 
sử dụng nút Eraser.

Lưu ý: Nếu bạn đang làm việc với bảng Excel hoặc Word được nhúng vào bài trình chiếu, bạn sẽ có sẵn các
ribbon, thẻ và menu chuột phải chương trình tương ứng.

Di chuyển các cột hoặc dòng

Di chuyển một hàng hoặc cột bằng phương pháp kéo và thả hoặc phương pháp cắt và dán.
Khi di chuyển một hàng hoặc cột, bạn phải có cùng số lượng hàng hoặc cột trống có sẵn ở vị trí đích trong
bảng. Nếu không, bạn sẽ ghi đè (hoặc xóa) dữ liệu hiện có.

Kết hợp, tách các cột hoạt dòng

Hợp nhất các ô cho phép tạo một ô kéo dài hơn một hàng hoặc một cột. Khi hợp nhất các ô chứa dữ liệu, dữ
liệu sẽ được phân tách bằng các đoạn trong ô được hợp nhất.
Tách ô sẽ chia một hàng hoặc một cột đơn thành các hàng hoặc cột bổ sung được chỉ định trong hộp thoại
Split Cells. Dữ liệu hiện có trong một ô phân tách được giữ lại ở ô trên bên trái.
 Hợp nhất hoặc tách các ô:
 Trên nhóm Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Merge  bấm vào tùy chọn thích hợp.

 Bấm chuột phải vào hàng, cột hoặc ô  rồi bấm vào lệnh Merge or Split.
 Nếu tách các ô, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại hỏi bạn muốn chia ô như thế nào.

 Trong nhóm thẻ Table Tools, trên thẻ Design, trong nhóm Draw Border  sử dụng các lệnh
Draw Table hoặc Table Eraser để thêm hoặc xóa các ranh giới ô riêng lẻ.

IIG Vietnam
 155

Định dạng bảng

Có thể định dạng bảng giống như cách định dạng hộp văn bản hoặc hình. Có thể thực hiện định dạng dữ liệu
bảng; các hàng, cột hoặc ô cụ thể; hoặc toàn bộ bảng.
Table Style (hoặc Quick Style) là sự kết hợp của các tùy chọn định dạng bao gồm các kết hợp màu theo
màu chủ đề của bài trình chiếu. PowerPoint sẽ tự động áp dụng kiểu bảng cho bất kỳ bảng nào được chèn
vào bài trình chiếu.
Các Table Style có sẵn được đặt trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Design, nhóm Table Styles.
 Thêm hoặc sửa đổi kiểu bảng:
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Design, nhóm Table Styles  bấm vào Table Style hoặc bấm
More để hiển thị thư viện.

 Sửa đổi kiểu bảng được thiết lập sẵn: Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Design, nhóm Table
Style Options  nhấp chọn một hoặc nhiều tùy chọn phù hợp. Các tùy chọn được đánh dấu sẽ
cho phép nhấn mạnh các khu vực cụ thể của bảng hoặc thêm bóng cho mỗi hàng.

 Áp dụng hoặc sửa đổi màu, viền hoặc hiệu ứng trên bảng:
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Design, nhóm Table Style  bấm vào tùy chọn thích hợp.

IIG Vietnam
 156

o Shading: các tùy chọn để đặt màu, hình ảnh, độ dốc, kết cấu hoặc nền bảng.
o Borders: cho phép áp dụng một khung viền cho bảng và/hoặc các ô riêng trong bảng
o Effects: cho phép áp dụng các kết hợp hiệu ứng tích hợp hiển thị trong thư viện Table Effect.
Có thể áp dụng các hiệu ứng như Bevels cho từng ô riêng lẻ hoặc cho nhóm ô. Tuy nhiên,
chỉ có thể áp dụng hiệu ứng Shadow và Reflection cho toàn bộ bảng.

 Hiển thị hoặc ẩn các đường lưới của bảng: sử dụng các tùy chọn nhóm thẻ Table Tools, thẻ
Design, nhóm Table.

 Xóa tất cả định dạng được áp dụng cho bảng hiện tại:
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Design, nhóm Table Style  bấm More  bấm Clear Table.
Thay đổi canh lề và hướng văn bản trong bảng
 Căn chỉnh văn bản theo chiều ngang (trái, giữa hoặc phải):
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  nhấp vào nút căn chỉnh ngang
phù hợp.

IIG Vietnam
 157

 Sử dụng các tùy chọn căn chỉnh trong nhóm Paragraph trên thẻ Home.
 Trên thanh Mini Toolbar, nhấp vào loại căn chỉnh bạn muốn sử dụng.
 Nhấn phím tắt thích hợp cho loại căn chỉnh, như sau:
o Canh trái: CTRL + L
o Canh trung tâm: CTRL + E
o Canh phải: CTRL + R
 Căn chỉnh dọc:
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  nhấp vào nút căn chỉnh dọc phù
hợp.

 Trên thẻ Home, nhóm Paragraph  bấm Align Text.

 Nhấp chuột phải vào bảng  nhấp vào Format Shape  trong ngăn Format Shape, bấm Text
Options  bấm Text Box.

 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  bấm vào Cell Margins  bấm
vào Custom Margins.

IIG Vietnam
 158

 Thay đổi hướng văn bản:

 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  bấm Text Direction
 Trên thẻ Home, nhóm Paragraph  bấm Text Direction

 Nhấp chuột phải vào bảng  nhấp vào Format Shape  trong ngăn Format Shape, bấm Text
Options  bấm Text Box.
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  bấm vào Cell Margins  bấm
vào Custom Margins.
 Thay đổi lề ô:
 Trong nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment  bấm vào Cell Margins

 Nhấp chuột phải vào bảng  nhấp vào Format Shape  trong ngăn Format Shape, bấm Text
Options  bấm Text Box.

IIG Vietnam
 159

5. Tổng kết bài học:

Các phần của Bài 4 đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Cách thức tạo, định dạng, và thiết lập các thông số, dữ liệu cho đồ thị trong bài trình chiếu.
 Các thao tác chèn đối tượng từ các ứng dụng khác vào bài trình chiếu.
 Cách thức tạo, định dạng, và thiết lập các thông số cho bảng biểu trong bài trình chiếu.
6. Bài tập:
6.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Chèn đồ thị.
1 Trên thẻ Home, nhóm Slides, nhấp Layout và thay đổi slide thành Title Only.
2 Nhấp chọn thẻ Insert, nhóm Illustrations, nhấp Chart, chọn kiểu đồ thị Clustered Column và bấm OK.
3 Nhấp chọn ô B1 trong cửa sổ dữ liệu đồ thị của PowerPoint, và nhập: Haunted Sites. Nhấn phím TAB
và nhập: Celebrity Burial Sites. Nhấn phím TAB và nhập: Halloween Tours.
4 Nhấp chọn ô A2 và nhập giá trị theo các cột sau:

Bạn nên chú ý rằng khi bạn nhập dữ liệu, biểu đồ bắt đầu điền vào dữ liệu.
5 Khi nhập xong dữ liệu, hãy đóng cửa sổ dữ liệu đồ thị của PowerPoint.

Bài 2: Thay đổi kiểu, bố cục của đồ thị

1 Chọn thẻ Design trong nhóm thẻ Chart Tools, nhấp chọn Change Chart Type.
2 Chọn Line trong danh sách kiểu đồ thị để xem các mẫu đồ thị biểu diễn dữ liệu như thế nào.
3 Chọn Pie và sau đó chọn Bar.
Các loại đồ thị khác nhau cho phép bạn hiển thị các giá trị dựa trên cách bạn muốn nhấn mạnh thông tin
trong đồ thị.
4 Chọn Column và chọn tùy chọn ờ dòng đầu tiên, chọn 3-D Clustered Column. Nhấp OK.
5 Trong thẻ Design, nhóm Chart Layouts, nhấp Quick Layout. Trỏ chuột vào các bố cục khác nhau để xem
cách bố trí đồ thị sẽ thay đổi như thế nào, sau đó chọn Layout 9.

Bài 3: Chọn và điều chỉnh dữ liệu của đồ thị

1 Tạo slide mới sử dụng Title and Content layout. Nhấp chọn placeholder nội dung, chọn Insert Chart và
chấp nhận mặc định của Clustered Column, nhấp OK.

IIG Vietnam
 160

2 Nhấp chọn ô B1 trong trang tính và nhập: Dublin Tours. Nhấn phím TAB và nhập: San Francisco Tours.
Nhấn phím TAB và nhập: Perth Tours. Nhấn phím ENTER.
3 Nhập dữ liệu sau cho phần còn lại của biểu đồ:

4 Đóng cửa sổ Excel.

5 Trên thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Data, chọn Select Data. Nhấp chọn Switch Row/Column trong
cửa sổ Select Data Source. Nhấn OK.
Nhìn vào đồ thị để xem dữ liệu đã chuyển đổi như thế nào: chuỗi dữ liệu Tours thay cho các mùa.
Lưu ý: Khi bạn bấm Select Data, hộp thoại Select Data Source và cửa sổ lưới dữ liệu sẽ mở. Bạn có thể
phải di chuyển cửa sổ lưới dữ liệu để xem các thay đổi.
6 Trên nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Data, chọn Switch Row/Column để chuyển dữ liệu sang
bố cục ban đầu.
7 Nhấp vào cửa sổ lưới dữ liệu để thêm một cửa sổ mới.
8 Nhấn vào ô E1 và nhập: England Tours. Nhấn ENTER, nhập: 265, nhấn ENTER, nhập: 483, nhấn
ENTER, nhập: 162, nhấn ENTER, nhập: 91 và nhấn ENTER.
9 Đóng cửa sổ Excel và lưu ý dữ liệu trong biểu đồ đã được cập nhật để phản ánh trạng thái mới.

IIG Vietnam
 161

Bài 4: 1 Định dạng thành phần của đồ thị

1 Chọn slide 1, và chọn đồ thị trong slide. Trên nhóm thẻ Chart Tool, thẻ Design, nhóm Chart Styles, chọn
More và trỏ chuột và một số styles để xem các nó thay đổi hiển thị của đồ thị với các phong cách khác
nhau.
2 Chọn Style 8 để áp dụng cho đồ thị.
3 Chọn thành phần Chart Title và nhấn ENTER để xóa tiêu đề đồ thị. Chọn tất cả các hộp văn bản chứa
AXIS TITLE và xóa chúng bằng cách tốt nhất.
4 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Chart Layout, chọn Add Chart Element. Nhấn chọn
Data Table và sau đó chọn With Legend Keys.
Bây giờ bạn đã thêm bảng dữ liệu với chú giải, bạn có thể xóa phần tử chú thích đồ thị ban đầu.
5 Nhấp vào Legend ở cuối biểu đồ và nhấn DELETE.
6 Trong nhóm thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Chart Styles, nhấn Change Colors và sau đó trong bảng
Colorful, chọn Color 4.
7 Nhấp vào slide 2 và nhấp chọn đồ thị. Trên thẻ Design, trong nhóm Chart Styles, chọn Style 7.
8 Nhấp vào Change Color và trong bảng Colorful, chọn Color 4.

Bài 5: Tùy chỉnh các thông số của đồ thị

1 Chọn slide 2, trong ngăn Slides và nhấn CTRL + D để tạo bản sao của slide.
2 Chọn slide 3 và nhấp chọn đồ thị. Sau đó, trên nhóm thẻ Chart Tool, thẻ Design, trong nhóm Data, bấm
Select Data.
3 Trong cửa sổ Select Data Source, trong danh sách Series, hãy nhấp vào hộp kiểm San Francisco Tours
để tắt chuỗi dữ liệu này, sau đó thực hiện tương tự cho chuỗi dữ liệu England Tours.
4 Trong danh sách Category, nhấp vào tùy chọn Spring và Summer.
5 Bấm OK và đóng cửa sổ lưới dữ liệu.
PowerPoint không còn hiển thị các mục đã bỏ chọn trong đồ thị. Để hiển thị lại, hãy mở cửa sổ Select
Data Source và chọn lại các mục dữ liệu này.

Bài 6: Nhập liệu từ các nguồn bên ngoài.

1 Tạo slide mới sử dụng bố cục Title Only.
2 Sử dụng Windows Explorer, điều hướng đến Thư mục thực hành và mở tập tin Bicycle Tours-Chart.xlsx
3 Chọn đồ thị và nhấn Copy.
4 Quay trở lại bài trình chiếu với các đồ thị.
5 Trên thẻ Home, trong nhóm Clipboard, bấm vào mũi tên để Paste và chọn Paste Special. Chọn Paste
Link, bấm vào Microsoft Excel Chart Object, rồi bấm OK.

IIG Vietnam
 162

Đồ thị xuất hiện trong slide mới dưới placeholder tiêu đề.
6 Thêm tiêu đề slide: Bicycle Tours và sau đó chọn đồ thị.
Lưu ý rằng các thẻ Chart Tools không hiển thị vì đồ thị đã được dán dưới dạng đối tượng đồ thị.
7 Bấm vào nhóm thẻ Drawing Tools, thẻ Format, trong nhóm Size, bấm vào trình khởi chạy hộp thoại Size
and Position để mở ngăn tác vụ Format Object.
8 Trong danh mục Size, hãy bỏ chọn hộp kiểm Lock aspect ratio để tắt tùy chọn, sau đó thay đổi Height
thành 5.11” (13 cm), Width thành 8.5” (21.6 cm).
9 Trong danh mục Position, thay đổi Horizontal position thành 1” (2.5 cm) và Vertical position thành
1.8” (4.6 cm). Đóng ngăn Format Object.
10 Quay trở lại tập tin Excel: Bicycle Tours-Chart. Nhấp vào tiêu đề đồ thị, thay đổi nó thành Bicycle Tours
và in đậm.
11 Lưu và đóng tập tin Excel.
12 Nhấp chuột phải vào đồ thị và chọn Update Link để xem các thay đổi.

Bài 7: Lưu bài trình chiếu

1 Lưu bài trình chiếu với tên Tours Chart Final.pptx trong thư mục Documents

Bài 8: Chèn bảng.

1 Tại một slide trống, thay đổi layout của slide 1 thành Title and Content.
2 Trong phần văn bản của placeholder nội dung, nhấp vào biểu tượng Insert Table. Trong hộp thoại Insert
Table, nhập: 4 cho số lượng cột và 5 cho số lượng hàng. Nhấn OK.
PowerPoint tạo và định dạng bảng bằng cách sử dụng chủ đề trình bày hiện tại.
3 Bấm vào nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Table, bấm Select, bấm Select Table, sau đó
nhấn DELETE để xóa bảng.
4 Bấm vào thẻ Insert và trong nhóm Table bấm vào Table.
5 Nhấp vào hộp ở góc trên cùng bên trái của lưới và kéo con trỏ chuột 4 hàng và 6 cột.

Khi nhả chuột, PowerPoint sẽ chèn một bảng có 4 hàng có cùng chiều cao và 6 cột có cùng chiều rộng.

IIG Vietnam
 163

Bài 9: Chèn bảng tính Excel.

1 Tạo slide 2 sử dụng Title and Content layout, bấm vào thẻ Insert và trong nhóm Tables, bấm Table rồi
bấm Excel Spreadsheet.
2 Kéo góc dưới cùng bên phải của cửa sổ bảng tính cho đến khi bạn có thể thấy cột E và hàng 5.
PowerPoint hiển thị các công cụ ribbon Excel khi con trỏ ở trong bảng tính Excel. Khi bạn bấm vào đối
tượng này, PowerPoint sẽ hiển thị các ribbon và lệnh riêng của nó.
3 Nhấp vào bên ngoài bảng sau đó xóa nó.

Bài 10: Sao chép và dán dữ liệu từ ứng dụng khác.

1 Sử dụng Windows Explorer, điều hướng đến Thư mục thực hành và mở tập tin Adventures Analysis
Data.xlsx.
2 Chọn tất cả dữ liệu và nhất CTRL+C để copy các dữ liệu đã chọn.
3 Quay lại PowerPoint và nhấn chọn placeholder nội dung. Nhấn CTRL+V để dán dữ liệu.
Lưu ý rằng dữ liệu được chèn nhưng các công cụ ribbon Excel không có sẵn. Dữ liệu không được nhúng
vào bài trình chiếu khi bạn sử dụng tùy chọn dán tiêu chuẩn.
4 Nhấn CTRL+Z để hoàn lại tác vụ lệnh dán và xóa bảng. Nếu bạn mở rộng bảng, bạn có thể nhấp vào
Undo nhiều lần hoặc bạn chỉ cần nhấn DELETE để xóa bảng.
5 Bấm chuột phải vào placeholder nội dung và trong danh sách tùy chọn Paste, bấm Embed
(tùy chọn thứ ba).
6 Bấm đúp chuột vào bất cứ nơi nào trong bảng để truy cập các công cụ ribbon Excel.
7 Quay trở lại Excel và đóng tập tin Excel.

Bài 11: Chèn và xóa dòng hoặc cột.

1 Nhấp vào bất cứ nơi nào trong cột 19 đến 34. Bấm vào thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools và trong
nhóm Rows & Columns, bấm Insert Right.
2 Thay đổi tiêu đề cho cột 3 từ 19 đến 34 thành: 20 đến 29. Thay đổi hai tiêu đề cột tiếp theo lần lượt là: 30
đến 39 và: 40 đến 49.
3 Thay thế các giá trị cho cột từ 3 đến 5 bằng các giá trị sau:

IIG Vietnam
 164

4 Thay đổi kích thước cột 1 để tên của tất cả các chuyến tham quan khớp trên một dòng.
5 Chọn 5 cột cuối cùng (những cột có dữ liệu số) và trên nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm
Cell Size, bấm Distribute Columns.
6 Nhấp vào bất cứ nơi nào trong hàng trên cùng của bảng để chọn nó.
7 Trên nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, trong nhóm Cell Size, bấm Insert Above để chèn một hàng.

Bài 12: Trộn và tách các ô hoặc dòng.

1 Chỉ chọn dòng đầu tiên, trên nhóm thẻ Table Tool, thẻ Layout, nhóm Merge, bấm Merge Cells.
2 Nhập: Extreme Adventure Analysis vào ô vừa được trộn.
3 Chọn các ô cuối cùng (50+ đến 345). Không chọn dòng đầu tiên.
4 Trên nhóm thẻ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Merge, bấm Split Cells. Nhập: 3 trong ô số cột và sau đó
bấm OK. Các ô được chia thành 3 cột.
5 Chọn Undo để phục hồi lại các thay đổi.

Bài 13: Áp dụng style cho bảng

1 Nhấp chọn thẻ Design, trong nhóm Table Styles, bấm More để hiển thị thư viện Table Styles.
2 Trong phần Medium, chọn kiểu Medium Style 2 - Accent 5.
3 Chọn dòng đầu tiên, trên thẻ Design, nhóm Table Styles Option, bấm chọn First Column.
Đánh dấu chọn các tùy chọn Header Row, Banded Rows, và First Column.
4 Chọn mảng các tiêu đề cột tuổi, trên thẻ Design, trong nhóm Table Styles, bấm vào Shading và sau đó
bấm Eyedropper. Trỏ chuột và nhấp vào màu xanh được sử dụng trong hàng tiêu đề của bảng (Extreme
Adventure Analysis). Màu được áp dụng cho các ô đã chọn.
5 Với các ô đã chọn, nhấp thẻ Home, canh giữa và in đậm văn bản, thay đổi mà font chữ thành White.
6 Chọn toàn bộ bảng, trên thẻ Home và trong nhóm Font, bấm Increase Font Size hai lần.
7 Tăng phông chữ của hàng tiêu đề bảng lên gấp ba lần.
8 Điều chỉnh các cột theo yêu cầu để giữ các nội dung nằm trên một dòng và dữ liệu trong các cột có kích
thước bằng nhau.

IIG Vietnam
 165

Bài 14: Thay đổi canh lề hoặc hướng văn bản trong ô.
1 Chọn 5 cột chứa cột dữ liệu numerical, trên nhóm công cụ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment,
bấm Center.
Lưu ý rằng bảng chỉ chiếm nửa trên của slide. Trong các bước sau, bạn sẽ khắc phục điều đó.
2 Từ đáy bảng, kéo bảng xuống hướng dưới slide khoảng một inch.
Bảng bây giờ lấy đầu không gian slide nhưng căn chỉnh theo chiều dọc thì không đẹp mắt.
3 Chọn toàn bộ bảng, trên nhóm công cụ Table Tools, thẻ Layout, nhóm Alignment, bấm Center Vertically.

Bài 15: Lưu bài trình chiếu.

1 Lưu bài trình chiếu với tên Extreme Adventure Analysis – Student.pptx trong thư mục Documents.

IIG Vietnam
 166

6.2. Bài tập lý thuyết:

1 Khi sao chép và dán đồ thị từ Excel, tùy chọn dán nào sẽ tạo bản sao có thể chỉnh sửa của đồ thị trong
bài trình chiếu và ngắt kết nối với tập tin nguồn?
a. Picture
b. CTRL + V
c. Link Data
d. Embed Workbook
2 Trên thẻ Chart Tools, nút lệnh Change Chart Type được đặt ở đâu ?
a. Chart Element
b. Format
c. Quick Layout
d. Design
3 Lựa chọn nào sau đây KHÔNG được sử dụng để chỉnh sửa dữ liệu trong đồ thị ?
a. Dưới Chart Tools, trong thẻ Design, nhóm Data, chọn mũi tên của Edit Data, và chọn Edit Data.
b. Nhấp chuột phải vào đồ thị, trỏ vào Edit Data, và chọn Edit Data.
c. Dưới Chart Tools, trong thẻ Design, nhóm Data, chọn mũi tên của Edit Data, và chọn Edit Data in
Excel.
d. Nhấp chuột phải vào đồ thị, chọn mũi tên của Chart Elements, và chọn Edit Data.
4 Tùy chọn nào sau đây cho phép thêm, xóa chart legend, axis titles, hoặc gridlines ?
a. Quick Layout
b. Chart Filters
c. Chart Styles
d. Chart Elements
5 Thẻ Chart Tools nào được sử dụng để chọn thay đổi màu tô cho riêng một thành phần đồ thị ?
a. Chart Element.
b. Quick Layout.
c. Design.
d. Format.

IIG Vietnam
 167

6 Lựa chọn nào sau đây được sử dụng để thay đổi một số tham số của đồ thị, chẳng hạn như ẩn dữ liệu,
danh mục, hoặc hiển thị nhãn dữ liệu?
a. Chart Element
b. Chart Styles
c. Quick Layout
d. Chart Filters
7 Tùy chọn nào được sử dụng để thay đổi Style của đồ thị ?
a. Quick Layout.
b. Format Selection.
c. Change Chart Type.
d. Chart Styles.
8 Tùy chọn nào được sử dụng để thay đổi bố cục tổng thể của đồ thị ?
a. Chart Styles.
b. Format Selection.
c. Change Chart Type.
d. Quick Layout.
9 Phát biểu nào sau đây KHÔNG đúng về bảng ?
a. Bảng cho phép sắp xếp dữ liệu để hiển thị mối quan hệ giữa các bộ dữ liệu và tăng sự hiểu biết về
đối tượng của bạn.
b. Dữ liệu trong một bảng được sắp xếp theo hàng và cột.
c. Có thể định dạng bảng giống như cách định dạng Text Box hoặc hình ảnh.
d. Khi thêm bảng vào slide, PowerPoint sẽ hiển thị Ribbon Table Tools có chứa các thẻ Format và
Layout.
10 Để chèn một hàng mới (không phải cột) trong bảng, đi đến ô cuối cùng của bảng và nhấn:
a. ENTER
b. SHIFT + TAB
c. DOWN ARROW
d. TAB

IIG Vietnam
 168

11 Thẻ Table Tools nào chứa tùy chọn được sử dụng để xóa một hàng, cột hoặc toàn bộ bảng ?
a. Tùy chọn chỉ xuất hiện khi nhấp chuột phải vào menu lệnh
b. Format
c. Design
d. Layout
12 Sau khi áp dụng Style cho bảng, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn cho phép nhấn mạnh các khu vực cụ
thể của bảng hoặc thêm màu cho mỗi hàng khác nhau ?
a. Dưới Table Tools, trong thẻ Design, trên menu lệnh Table Style Effects.
b. Dưới Table Tools, trong thẻ Layout, trong nhóm Table Style Options.
c. Dưới Table Tools, trong thẻ Layout, trên menu lệnh Table Style Effects.
d. Dưới Table Tools, trong thẻ Design, trong nhóm Table Style Options.
13 ___________ của bảng là sự kết hợp của các tùy chọn định dạng khác nhau, bao gồm các kết hợp màu
xuất phát từ màu chủ đề của bài trình chiếu.
a. Bố cục
b. Sự sắp xếp
c. Form
d. Style (kiểu)
14 Menu nào, trên thẻ Table Tools Design, bao gồm các tùy chọn để đặt color, picture, gradient, texture,
hoặc Table Background cho bảng?
a. Effects
b. Borders
c. Table Style
d. Shading

IIG Vietnam
 169

BÀI 5: THÊM CÁC YẾU TỐ ĐA PHƯƠNG TIỆN

Các yếu tố đa phương tiện như đồ họa, hình ảnh, video và âm thanh, nhằm tăng sự hấp dẫn và tính trực quan
của bài trình chiếu, thay thế cho việc dùng ngôn từ. Sử dụng các yếu tố đa phương tiện sẽ dễ dàng nhấn mạnh
vào các điểm chính, làm rõ thông điệp và cho phép người trình bày thu hút khán giả bằng nhiều giác quan.
Các yếu tố đa phương tiện giúp người xem vừa nhìn và nghe những gì đang được truyền tải.
1. Hình vẽ (Shapes)
1.1. Làm việc với Shapes
Shapes là một dạng hình vẽ nét được chèn vào slide. Shapes khi được chèn vào mặc định sẽ sử dụng màu
nền và màu viền được xác định bởi chủ đề hiện hành của bài thuyết trình.
PowerPoint sẽ hiển thị thẻ Drawing Tools / Format để cung cấp các công cụ định dạng, sửa đổi shapes. Để
hiển thị nhóm công cụ này, shapes phải được nhấp chọn trên slide.

Hình 161: Thanh công cụ Drawing Tools

Các thao tác làm việc với Shapes

 Chèn Shapes:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm chọn vào hình trong thư viện  kéo con trỏ chuột
trên slide để vẽ hình.

Hình 162: Nhóm công cụ Drawing

 Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, bấm Shapes  bấm chọn hình  kéo con trỏ chuột
trên slide để vẽ hình.

Hình 163: Nhóm công cụ Illustrations

 Trong nhóm Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Insert Shapes, nhấp chọn vào hình 
kéo con trỏ chuột trên slide để vẽ hình.

Hình 164: Nhóm công cụ Insert Shapes

IIG Vietnam
 170

 Trên thẻ Draw, sử dụng các tùy chọn Draw with Touch or Pens để vẽ hình  trong nhóm Ink
Art, bấm Convert to Shapes để tự động chuyển bản vẽ mực thành hình.

Hình 165: Thẻ chức năng Draw

 Chèn cùng một hình dạng nhiều lần liên tục:

 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm chuột phải vào hình muốn vẽ  bấm chọn Lock
Drawing Mode  nhấp và kéo chuột để vẽ hình  tiếp tục vẽ hình nếu cần  khi hoàn thành,
nhấp lại vào hình để tắt Lock Drawing Mode.

 Bạn cũng có thể tạo các hình tương tự bằng sao chép và dán.
 Vẽ và giữ kích thước hình:
 Khi nhấp chọn vào hình, PowerPoint sẽ hiển thị hình chữ thập cho biết đang ở chế độ Draw.
Nhấp vào nơi muốn hình bắt đầu và kéo vẽ hình theo kích thước mong muốn.
 Nhấn SHIFT và kéo chuột khi cần vẽ một đường thẳng hoặc mũi tên.
 Nhấn SHIFT và kéo chuột khi cần vẽ hình dạng theo tỷ lệ (như hình vuông hoặc hình tròn
cân đối)
 Nhấn CTRL và kéo chuột khi cần vẽ một đường thẳng, hình hộp hoặc hình bầu dục đối xứng từ
điểm chính giữa của nó.
 Thêm văn bản vào hình:

Nhấp đúp chuột vào hình muốn chọn  nhập văn bản mong muốn.

Nhấp chuột phải vào hình  nhấp vào Add Text hoặc Edit Text.
Văn bản thêm vào hình trở thành một phần của hình đó. Nếu bạn xoay hoặc lật hình, văn bản sẽ
xoay hoặc lật theo.
 Định dạng văn bản theo hình:
 Sử dụng thanh Mini Toolbar.
 Trên thẻ Home, sử dụng công cụ Font và Paragraph.
 Trên thẻ Drawing Tools Format, sử dụng tùy chọn WordArt Styles.
Các thao tác thay đổi kích thước và định vị lại Shapes
Phương pháp để thay đổi kích thước và định vị lại hình có thể thực hiện tương tự như với các placeholder.
 Thay đổi kích thước hình:
 Kéo biểu tượng điều chỉnh kích thước dọc hoặc ngang của hình.

IIG Vietnam
 171

Hình 166: Hình khi được chọn với các nút điều chỉnh kích thước

 Trong ngăn Format Shape, chọn thẻ Size & Properties  mở rộng phần Size và nhập kích thước
mong muốn.

Hình 167: Ngăn Format Shape / Size

 Trên thẻ Drawing Tools Format, trong nhóm Size  thay đổi các giá trị trong hộp thông số
Width và Height.

Hình 168: Khung nhập thông số Size

 Giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên.

 Định vị lại hình:
 Sử dụng chuột để chọn hình, giữ chuột và kéo hình đến vị trí mới.
 Trong ngăn Format Shape, chọn thẻ Size & Properties  mở rộng phần Position và nhập các
giá trị vị trí dọc hoặc ngang mong muốn.

IIG Vietnam
 172

Hình 169: Ngăn Format Shape / Position

 Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để nhích hình qua trái, phải, lên hoặc xuống, cho đến khi
bạn đặt nó chính xác vào nơi bạn muốn.
 Giữ phím CTRL và nhấn các phím mũi tên để thực hiện các chuyển động dịch chuyển nhỏ hơn.
Có thể bật thước, guides, hoặc gridlines khi di chuyển các đối tượng xung quanh slide.
Công cụ Smart Guide xuất hiện khi một đối tượng được căn giữa hoặc cách đều nhau với các đối tượng khác,
đây là công cụ rất hữu ích để sắp xếp các đối tượng một cách nhất quán. Bạn có thể thêm và xóa guides bằng
cách nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn thích hợp từ menu phím tắt.

Hình 170: Công cụ Smart Guide

Nếu các đối tượng bị bắt dính vào một vị trí khác khi di chuyển  tắt tùy chọn Snap object to Grid trong
hộp thoại Grid and Guide; hoặc nhấp chuột lại thêm tùy chọn Snap objects to grid, giữ phím ALT khi kéo
đối tượng.

Hình 171: Hộp thoại Grid and Guides

IIG Vietnam
 173

1.2. Định dạng Shapes

Phương pháp để định dạng hình có thể thực hiện tương tự như với các placeholder và textbox. Bạn có thể
thay đổi màu, màu tô, và kiểu viền, thêm kiểu hiệu ứng cho hình.
Khi bấm chuột phải vào hình, PowerPoint hiển thị một thanh Mini Toolbar giúp thay đổi kiểu định dạng hình
dạng (Shape Styles), tô màu (Fill) và định dạng viền (Outline) của hình nhanh chóng.

Hình 172: Shapes Mini Toolbar

Shape Styles (kiểu)

Cách hiệu quả nhất để định dạng hình là sử dụng thư viện Shape Styles. Shape Styles là sự kết hợp các yếu
tố màu sắc, đường viền và hiệu ứng áp dụng cho hình.
 Áp dụng style cho hình:
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles  chọn style phù hợp.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, chọn Quick Styles  chọn style phù hợp.
 Sử dụng tùy chọn Shape Quick Styles trên thanh Mini Toolbar để áp dụng style cho hình.
 Thay áp dụng thay đổi riêng cho từng yếu tố: màu nền (Fill), màu viền (Outline) và các khía
cạnh khác của hình.
 Sao chép kiểu và định dạng của bất kỳ đối tượng nào cho hình bằng Format Painter.
Shape Outline (đường viền)
 Thay đổi đường viền của hình:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing  bấm Shape Outline
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles  bấm Shape Outline
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles  bấm vào trình khởi chạy
hộp thoại Shape Styles để mở ngăn Format Shape  trong Shape Options, chọn biểu tượng Fill
& Line  trong phần Line, chọn tùy chọn viền mong muốn.
 Bấm chuột phải vào hình  nhấp vào Fill trên thanh Mini Toolbar.
Công cụ trích màu (Eyedropper Tool)
Để bài thuyết trình nhất quán, màu sắc của hình, hình ảnh và các đối tượng khác nên hài hòa với nhau. Công
cụ Eyedropper được sử dụng để lấy mẫu màu của một đối tượng và cho phép bạn áp dụng màu đó cho đối
tượng khác. Công cụ Eyedropper cho phép lấy mẫu màu từ các đối tượng trong hoặc ngoài bản bài trình
chiếu. Ví dụ: lấy mẫu màu từ một đối tượng được hiển thị trên trang web hoặc từ hình ảnh hoặc logo được
lưu trữ trên máy tính.
 Sử dụng công cụ Eyedropper
 Chọn đối tượng muốn tô màu  mở bất kỳ tùy chọn màu nào, chẳng hạn như Shape Fill, Shape
Outline, Text Color hoặc Glow.

IIG Vietnam
 174

 Nhấp vào công cụ Eyedropper để bật nó lên  định vị con trỏ chuột trên đối tượng có chứa
màu muốn lấy mẫu (khi bạn di chuyển con trỏ, bản xem trước trực tiếp của màu hiện tại sẽ xuất
hiện)  khi màu mong muốn hiển thị trong bản xem trước, nhấp chuột để áp dụng màu. Bạn
cũng có thể sử dụng các phím ENTER hoặc phím cách để chọn màu.

Hình 173: Menu tùy chọn Shape Fill

 Hủy Eyedropper mà không chọn màu:

 Nhấn ESC.
 Khớp màu của đối tượng trên slide với đối tượng bên ngoài PowerPoint:
 Mở tài liệu bên ngoài chứa đối tượng cần lấy màu trước khi chọn công cụ Eyedropper  xếp các
cửa sổ cạnh nhau  kéo công cụ Eyedropper từ cửa sổ PowerPoint qua cửa sổ bên ngoài  nhả
nút chuột khi công cụ chọn được màu mong muốn.
Shape Effects (hiệu ứng)
 Áp dụng hiệu ứng cho hình:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing  bấm Shape Effects
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles  bấm Shape Effects
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles  bấm vào trình khởi chạy
hộp thoại Shape Styles để mở ngăn Format Shape  trong Shape Options chọn Effects, sau đó
chọn các tùy chọn hiệu ứng.

Hình 174: Các tùy chọn của Shape Effects

IIG Vietnam
 175

1.3. Điều chỉnh, thay đổi và chỉnh sửa Shapes

Điều chỉnh hình dạng
Nhiều đối tượng hình (như hình chữ nhật góc tròn) có thể có một hoặc nhiều nút điều chỉnh. Nút điều chỉnh
màu vàng được sử dụng để điều chỉnh hình dạng của vật thể, chẳng hạn như điều chỉnh các góc tròn của hình
chữ nhật góc tròn, điều chỉnh độ sâu hoặc độ dày của mũi tên hoặc thay đổi kích thước của lát bánh.

Hình 175: Hình khi được chọn sẽ xuất hiện các biểu tượng nút tròn để điều chỉnh hình dạng, kích thước

Thay đổi hình dạng

Có thể thay thế bất kỳ hình nào hoặc thành hình dạng khác bằng công cụ Change Shape.

Hình 176: Menu các tùy chọn Shapes

 Thay đổi hình:

 Chọn hình muốn thay đổi  trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Insert Shapes,
chọn Edit Shape  trỏ chuột vào vào Change Shape và nhấp chọn hình mong muốn.
Khi thay thế hoặc thay đổi hình dạng, PowerPoint sẽ giữ lại kích thước, màu sắc và hướng của hình ban đầu.

IIG Vietnam
 176

 Xóa hình:
 Chọn hình  nhấn DELETE.
Chỉnh sửa điểm hình
Trong PowerPoint, bạn có thể sử dụng các tùy chọn Edit Points để thay đổi hình dạng của hình thành bất kỳ
hình dạng nào. Khi kích hoạt Edit Points, các ô vuông màu đen đại diện cho từng điểm trong hình sẽ xuất
hiện. Sau đó, bạn sử dụng chuột để thao tác với từng điểm.

Hình 177: Hình khi ở chế độ chỉnh sửa điểm hình

 Chỉnh sửa các điểm trong hình:

 Nhấp chuột phải vào hình  bấm chọn Edit Points.
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Insert Shapes, chọn Edit Shape , rồi bấm
Edit Points.
 Truy cập các tùy chọn bổ sung khi chỉnh sửa các điểm trong hình:
 Nhấp chuột phải vào một đoạn hoặc một điểm riêng lẻ trên hình  chọn các tùy chọn như Add
Point, Delete Point và các tùy chọn khác.
 Chỉnh các đoạn thành đường cong:
 Ở hai bên của của đoạn, nhấp vào một điểm  hai đầu của điểm xuất hiện 2 nút hình hộp màu
trắng, kiểm soát đường cong của các đoạn ở hai bên của điểm; kéo tay cầm màu trắng ra khỏi
hình tạo ra một đường cong rộng hơn.

Hình 178: Hình ở chế độ điều chỉnh các đoạn thành đường cong

 Tắt chỉnh sửa:

 Nhấp chuột vào bất kỳ vị trí nào trên slide bên ngoài hình đang chỉnh sửa.
1.4. Sắp xếp Shapes
1.4.1. Sắp đặt các đối tượng
Khi vẽ nhiều hình, bạn có thể cần thay đổi thứ tự sắp xếp trên dưới của các hình khi xuất hiện, di chuyển
chúng về phía trước và phía sau nhau trên slide để đạt được hiệu ứng mong muốn. Thứ tự xếp chồng là vị trí
của các đối tượng hình chồng lên nhau. Mặc định là đối tượng đầu tiên được chèn vào slide nằm ở dưới cùng
và đối tượng cuối cùng được chèn vào slide nằm ở trên cùng.

IIG Vietnam
 177

Hình 179: Nhóm công cụ Arrange

Bring Forward Di chuyển Text Box đã chọn lên trên hình ngay trên nó.
Bring to Front Di chuyển Text Box đã chọn lên trên tất cả các hình.
Send Backward Di chuyển Text Box đã chọn xuống dưới tất cả các hình
Send to Back Di chuyển Text Box đã chọn xuống dưới hình ngay dưới nó.
 Thay đổi thứ tự sắp đặt các hình:
 Trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm Bring Forward hoặc Send
Backward.
 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Arrange  trong phần Order Objects, bấm Bring to
Front, Send to Back, Bring Forward, hoặc Send Backward.
 Nhấp chuột phải vào hình  nhấp Bring to Front hoặc Send to Back.
1.4.2. Gom nhóm đối tượng
Để tạo các hình phức tạp, bạn có thể kết hợp một số đối tượng hình thành một nhóm. Bạn có thể định dạng
các đối tượng được nhóm một cách riêng lẻ hoặc định dạng toàn bộ theo nhóm. Bạn cũng có thể tạo các nhóm
trong nhóm.

Hình 180: Gom nhóm đối tượng

 Nhóm hình dạng:

 Chọn hình cần gom nhóm  trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm
vào nút Group Objects  bấm Group.

IIG Vietnam
 178

 Định dạng một đối tượng riêng lẻ trong nhóm:

 Chọn nhóm  sau đó chọn đối tượng riêng lẻ  thực hiện các thao tác định dạng.
 Hủy nhóm hình:
 Chọn nhóm  trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm vào nút Group
Objects  bấm Ungroup.
 Nhóm lại các hình:
 Chọn nhóm  trong Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm vào nút Group
Objects  bấm Regroup.
1.4.3. Canh lề (Align Object) giữa các đối tượng

Hình 181: Menu chức năng Align

 Canh lề đối tượng:

 Chọn các đối tượng cần canh chỉnh với nhau  trên Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm
Arrange  chọn tùy chọn phù hợp trong danh sách của nút Align.
 Chọn các đối tượng cần canh chỉnh với nhau  trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, trong menu
Arrange  chọn Align.
 Bạn có thể căn chỉnh các đối tượng so với slide hoặc so với các đối tượng cùng được chọn.
1.4.4. Xoay đối tượng
PowerPoint cho phép xoay hoặc lật đối tượng theo chiều ngang hoặc chiều dọc.
 Để xoay hình:

 Chọn hình  nhấp và kéo tay cầm xoay ( ) phía trên hình đã chọn.
 Chọn hình  trên Drawing Tools, thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm vào nút Rotate
Objects  chọn tùy chọn xoay mong muốn.
 Chọn hình  trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, trong menu Arrange  chọn Rotate  chọn
tùy chọn xoay mong muốn.

IIG Vietnam
 179

Hình 182: Menu chức năng Rotate

 Chọn hình  trên Drawing Tools, thẻ Format, trong nhóm Size  bấm vào vào trình khởi chạy
hộp thoại Size  trong ngăn Format Shape, chọn thẻ Size & Properties  mở rộng phần Size
 nhập hoặc chọn mức độ xoay.
 Để lật hình dạng:
 Chọn hình  trên Drawing Tools, thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm vào nút Rotate
Objects  sau đó:
o Để đảo ngược đối tượng theo chiều dọc: nhấp Flip Vertical
o Để đảo ngược đối tượng theo chiều ngang: nhấp Flip Horizontal.
 Để tạo một hình ảnh phản chiếu:
 Tạo một bản sao của hình  sử dụng một trong các tùy chọn lật.
Lưu ý rằng bạn có thể cần hủy nhóm một số đối tượng đã gom nhóm trước khi bạn có thể kích hoạt các tùy
chọn xoay hoặc lật.
1.4.5. Chọn đối tượng

Hình 183: Menu tùy chọn Select

Bạn có thể nhấp chuột và giữ phím CTRL để chọn tất cả nhiều đối tượng trên một slide, hoặc bạn có thể mở
ngăn Selection.
 Thao tác chọn đối tượng:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, bấm Select và thực hiện một trong các thao tác sau:
o Để chọn tất cả các đối tượng trên slide, bao gồm các placeholder: bấm Select All.
o Để chọn nhiều đối tượng: bấm Select Objects  vẽ hộp bao trùm các đối tượng muốn chọn.
o Để mở ngăn Selection: bấm vào Selection Pane.
1.4.6. Sử dụng ngăn quản lý đối tượng
Trong khung Selection Pane, bạn có thể ẩn hoặc hiển thị các đối tượng cụ thể, đổi tên đối tượng và thay đổi
thứ tự xuất hiện các đối tượng trên slide.

IIG Vietnam
 180

 Mở Selection Pane:
 Trên thẻ Home, trong nhóm Editing, bấm Select  bấm vào Selection Pane.
 Trên Drawing Tools, thẻ Format, trong nhóm Arrange  bấm vào Selection Pane.

Hình 184: Ngăn chức năng Selection

Khi tạo và chèn các đối tượng, PowerPoint đánh số thức tự và đặt tên cho các đối tượng theo thứ tự xuất hiện
của chúng hoặc thứ tự sắp xếp của chúng trên slide.
 Chọn một đối tượng:
 Nhấp vào tên của đối tượng.
 Chọn nhiều đối tượng:
 Sử dụng các phương thức nhấp chuột giữ các phím CTRL hoặc SHIFT.
 Điều chỉnh thứ tự sắp xếp của các đối tượng:
 Chọn đối tượng  nhấp vào mũi tên Bring Forward hoặc Send Backward hoặc kéo tên đối
tượng đến vị trí mong muốn trong danh sách.
 Đổi tên đối tượng:
 Nhấp vào tên đối tượng  sau đó tạm dừng và nhấp chuột lại vào tên đó  hộp tên mở ra để
chỉnh sửa  quét chọn tên hiện có  nhập tên mới  nhấn ENTER.

Hình 185: Ngăn chức năng Selection

 Tạm thời ẩn đối tượng khỏi chế độ xem trên slide:

 Nhấp vào biểu tượng con mắt bên phải tên đối tượng.
 Hiển thị một đối tượng bị ẩn:
 Nhấp vào bên phải dòng tên đối tượng để bật lại biểu tượng con mắt.

IIG Vietnam
 181

1.5. Tạo Shapes tùy chỉnh

Khi cần vẽ một số hình phức tạp, bạn có thể hợp nhất các hình cơ bản để tạo các hình dạng tùy chỉnh.
 Hợp nhất các hình:
 Định vị hình và chọn các hình muốn hợp nhất  trên Drawing Tools, thẻ Format  bấm Merge
Shapes  chọn tùy chọn mong muốn.

Hình 186: Các kết quả theo từng tùy chọn hợp nhất hình

Kết quả của các hình dạng hợp nhất phụ thuộc vào tùy chọn hợp nhất và hình được nhấp chọn đầu tiên. Hình
được nhấp chọn đầu tiên trở thành hình chính và, tuy nhiên vẫn có một số trường hợp kết quả hợp nhất sẽ tạo
nên hình dạng mới.
Bảng dưới đây mô tả mục đích của các tùy chọn hợp nhất.
Union Tạo một hình mới từ chu vi của hai hoặc nhiều hình chồng chéo.
Combine Xóa các khu vực có hình được chọn chồng lấp.
Phá vỡ hoặc chia hình thành các hình dạng hơn hoặc tạo hình mới từ các đường giao nhau
Fragment
hoặc các khu vực chồng chéo.
Xóa các khu vực không chồng lấp trong các hình đã chọn, nhưng giữ lại các khu vực
Intersect
chồng lấp.
Subtract Trừ đi từ hình đầu tiên được chọn (chính) các khu vực nơi các hình khác trùng nhau.
Quan trọng khi sử dụng công cụ này là phải hiểu sự khác biệt giữa hình hợp nhất và hình gom nhóm.
Hợp nhất các hình là để tạo một hình dạng mới, trong khi gom nhóm các hình khi bạn muốn coi các hình
riêng lẻ thành một hình để dễ thực hiện các thao tác và vẫn có thể sửa đổi từng hình trong nhóm.
Có thể tạo các hình dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng tùy chọn vẽ tay trên thẻ Draw.
 Vẽ hình tùy ý:
 Trên thẻ Draw, trong nhóm Pen, chọn kiểu mực  sử dụng chuột hoặc thiết bị bút để vẽ hình
dạng tùy ý.

IIG Vietnam
 182

Hình 187: Bản vẽ mực bằng công cụ Pen

 Khi vẽ xong  trong nhóm Tools, bấm Lasso Select (hoặc Select)  kéo chuột quét chọn toàn
bộ bản vẽ  trong nhóm Ink Art, bấm Ink to Shape để tự động chuyển bản vẽ mực thành hình.

Hình 188: Bản vẽ khi được quét chọn Hình 189: Bản vẽ đã được chuyển thành các Shape

Lưu ý: Tính năng Draw chỉ sử dụng được nếu bạn có đăng ký Office 365.

Sử dụng lại hình dạng tùy chỉnh

Sau khi hoàn chỉnh hình vẽ, bạn nên lưu một bản sao để có thể sử dụng lại. Bạn có thể lưu dưới dạng hình
ảnh ở nhiều định dạng phổ biến (ví dụ: GIF, JPEG hoặc PNG) để sử dụng lại chúng trong các ứng dụng khác.
 Lưu hình vẽ dưới dạng tập tin ảnh:
 Nhấp chuột phải vào đối tượng  nhấp vào Save As Picture  định vị thư mục lưu, đặt tên cho
hình, chọn kiểu định dạng  nhấp Save.
2. Hình ảnh (Pictures/Images)
Hình ảnh (Pictures/Images) là một loại đối tượng đa phương tiện khác có thể thêm vào bài trình chiếu để
minh họa một nội dung nào đó hoặc để thu hút thêm sự quan tâm, tăng tính trực quan.
Thêm hình ảnh vào bài thuyết trình là cách dễ nhất để làm bài thuyết trình sống động hơn.

IIG Vietnam
 183

Khi thêm ảnh vào slide, PowerPoint sẽ hiển thị thẻ Picture Tools có chứa các tùy chọn để sửa đổi ảnh:

Hình 190: Thanh công cụ Picture Tools

2.1. Chèn ảnh

Có thể chèn ảnh vào bài trình chiếu từ nhiều nguồn:
 Từ các tập tin ảnh được lưu trên máy tính
 Từ các tập tin ảnh tìm thấy trực tuyến từ các trang web bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm Bing hoặc
từ các nguồn lưu trữ trực tuyến như OneDrive, Facebook và Flickr. Để truy cập hình ảnh được lưu trữ
trên OneDrive, Facebook hoặc Flickr, bạn phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình.
Một số bố cục slide cung cấp placeholder hiển thị các biểu tượng Pictures và Online Pictures, bạn có thể nhấp
vào chúng thể thực hiện các thao tác chèn ảnh vào placeholder.
Ngoài ra, bạn có thể thêm ảnh vào bất kỳ slide nào, không nhất thiết phải có placeholder hiển thị.

Các cách thức thêm ảnh vào slide

 Thêm ảnh từ tập tin trên máy tính vào slide sử dụng placeholder ảnh:
 Nhấp vào biểu tượng Pictures trong placeholder.

 Thêm ảnh trực tuyến vào vào slide sử dụng placeholder ảnh:
 Nhấp vào biểu tượng Online Pictures trong placeholder.

 Thêm ảnh vào slide nhưng không có placeholder ảnh:

 Trên thẻ Insert, nhóm Images, nhấp chọn Pictures hoặc Online Pictures.

Sử dụng chức năng chèn ảnh từ tập tin trên máy tính
 Khi nhấp chọn Pictures, ứng dụng sẽ mở hộp thoại Insert Picture:

Hình 191: Cửa sổ Insert Picture

IIG Vietnam
184

 Điều hướng di chuyển đến vị trí của tập tin hình ảnh và nhấp vào tập tin ảnh  bấm Insert.
Ngoài ra, có thể nhấp vào mũi tên Insert để chọn tùy chọn khác.

Hình 192: Các tùy chọn Insert

 Khi sử dụng Insert để chèn ảnh, PowerPoint cung cấp ba tùy chọn:
o Insert (nhúng hình ảnh vào slide): hình ảnh trở thành một phần của bài trình chiếu và được
lưu trữ trong tập tin trình chiếu. Những thay đổi thực hiện đối với hình ảnh chỉ được phản
ánh trong bài trình chiếu. Ngoài ra, nếu thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với ảnh nguồn gốc,
những thay đổi đó sẽ không được phản ánh trong ảnh được nhúng trong bài trình chiếu.
o Link to File (liên kết đến tập tin ảnh): một kết nối được tạo ra giữa tập tin ảnh và bài trình
chiếu. Các tập tin ảnh được lưu trữ bên ngoài tập tin trình chiếu. Nếu tập tin ảnh được cập
nhật, những thay đổi đó sẽ được phản ánh trong hình ảnh được liên kết trong bài trình chiếu.
Khi bài trình chiếu chứa các ảnh được liên kết, nếu gửi bài trình chiếu cho một máy tính
khác hoặc gửi qua email, bạn phải sao chép/gửi cả các tập tin ảnh và tập tin bài trình chiếu.
o Insert and Link (thực hiện cả hai điều trên).
 Để xác định nên chọn Insert hoặc Link to File, cần xem xét những điều sau:
o Chọn Insert khi:
 Mỗi tập tin ảnh có dung lượng dưới 100KB. Bạn có thể chèn các tập tin ảnh lớn hơn nhưng
làm như vậy có thể làm cho tập tin bài trình chiếu rất lớn.
 Muốn tất cả các tập tin hình ảnh được chứa trong bài trình chiếu thay vì được liên kết với nó.
 Không có kế hoạch thay đổi các tập tin nguồn.
o Chọn Link to File khi:
 Tập tin ảnh có dung lượng 100KB trở lên.
 Có kế hoạch thay đổi các tập tin ảnh nguồn.
 Dự định sử dụng tính năng Package for CD để đóng gói bài trình chiếu vào CD hoặc vào một
thư mục hoặc máy tính khác.
Sử dụng chức năng chèn ảnh trực tuyến
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm Online Pictures.

IIG Vietnam
 185

Hình 193: Cửa sổ Insert Picture Online

o Bing Image Search: nhập từ khóa và nhấn phím Enter để tìm kiếm hình ảnh trên các trang
web thông qua công cụ tìm kiếm Bing.
o OneDrive – Personal: tìm kiếm hình ảnh trong OneDrive của bạn.
o Biểu tượng Facebook hoặc Flickr: ứng dụng sẽ được kết nối trang mạng xã hội mà bạn có
thể đăng nhập và duyệt các tập tin hình ảnh trên đó.
Danh sách kết quả sẽ hiển thị hình ảnh theo từ khóa tìm kiếm, kết quả đã được lọc để chỉ hiển thị các hình có
giấy phép Creative Common. Bạn có thể chọn để lọc kết quả theo kích cỡ, loại, màu sắc và loại giấy phép.

Hình 194: Cửa sổ kết quả tìm kiếm ảnh trực tuyến

IIG Vietnam
 186

Lưu ý: nhiều hình ảnh trực tuyến có bản quyền và không thể được sử dụng mà không được cho phép trước. Hình
ảnh được gắn thẻ giấy phép Creative Commons có thể sử dụng được; tuy nhiên, hầu hết các giấy phép Creative
Commons có nghĩa là hình ảnh không được sử dụng cho mục đích thương mại và thường có các giới hạn về mức
độ chỉnh sửa hoặc sửa đổi hình. Để tìm hiểu thêm về các loại giấy phép Creative Commons, nhấp vào liên kết
Creative Commons licenses. Để hiển thị tất cả kết quả tìm kiếm, nhấp vào nút Show all results.

 Tìm hiểu thêm về bản quyền và cách sử dụng ảnh hợp lý:
 Nhấp chuột vào liên kết Learn more here.
 Xem thông tin chi tiết của ảnh:
 Trỏ chuột vào ảnh, một hộp giới hạn màu đen bao quanh ảnh, kích thước và vị trí của ảnh được
hiển thị ở dưới cùng hộp.
 Để chọn và chèn ảnh:
 Nhấp chuột chọn ảnh  nhấp vào Insert để nhúng nó vào bài trình chiếu.
 Chọn nhiều hình ảnh:
 Nhấp vào hộp kiểm cho mỗi hình ảnh muốn chèn  nhấp vào Insert để nhúng tất cả các ảnh đã
chọn vào slide.
 Thêm hình ảnh từ các dịch vụ trực tuyến khác (như YouTube):
 Trong thẻ File, phần Account, thực hiện kết nối vào tài khoản Microsoft của bạn.

Hình 195: Công cụ đăng nhập tài khoản Microsoft

IIG Vietnam
 187

Tính năng tự thiết kế của PowerPoint

PowerPoint Designer là một dịch vụ MS Office trực tuyến tự động tạo ra nhiều ý tưởng bố cục cho hình ảnh
và nội dung trực quan khác trên slide.

Hình 196: Chức năng tự thiết kế các ý tưởng bố cục

Tính năng Designer có sẵn trong các phiên bản đăng ký MS Office (Office 365).

Lưu ý: Để tạo ý tưởng, bài trình chiếu phải được áp dụng mẫu (theme) của Microsoft và hình ảnh được chèn vào
bố cục slide có placeholder nội dung. Microsoft có kế hoạch mở rộng tính năng này để bao gồm các chủ đề tùy
chỉnh, tuy nhiên, tại thời điểm này, công cụ vẫn tồn tại những hạn chế nêu trên.
 Kích hoạt tính năng thiết kế:
 Trên thẻ Design, trong nhóm Designer, bấm vào Design Ideas  sau khi được kích hoạt, ngăn
Design Ideas sẽ tự động xuất hiện khi bạn chèn ảnh vào slide

 Áp dụng bố cục thiết kế:

 Nhấp chuột vào bố cục phù hợp trong ngăn Design Ideas.
 Tắt tính năng thiết kế:
 ấm vào thẻ File  bấm Options  trong phần General, bỏ chọn hộp Enable PowerPoint
Designer.

IIG Vietnam
 188

Chèn ảnh chụp màn hình (Screenshot)

PowerPoint cho phép nhúng ảnh chụp màn hình từ bất kỳ cửa sổ chương trình nào đang mở trên máy tính mà
không cần rời khỏi PowerPoint. Ảnh chụp màn hình rất hữu ích để chụp ảnh nhanh windows, trang web, hộp
thoại hoặc các nội dung màn hình khác.
Tính năng chụp màn hình cũng có sẵn trong hầu hết các ứng dụng Microsoft Office khác như Microsoft
Word, Excel và Outlook.
 Thao tác chụp màn hình:
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm vào mũi tên Screenshot  Thư viện Windows có sẵn
sẽ hiển thị các cửa sổ chương trình đang mở sẵn đang chạy trên máy tính. Tính năng chụp màn
hình không thể chụp các cửa sổ đã được thu nhỏ vào thanh tác vụ.

Hình 197: Menu chức năng chụp màn hình

 Nhấp vào hình thu nhỏ của cửa sổ trong danh sách có sẵn để chèn toàn bộ ảnh chụp màn hình
hoặc sử dụng công cụ Screen Clipping để chọn vùng màn hình muốn chụp.
 Khi chọn công cụ Screen Clipping, màn hình sẽ mờ đục (nhiều mây) và cửa sổ đầu tiên trong
thư viện Windows có sẵn được hiển thị đè lên màn hình PowerPoint  kéo chuột để chọn cắt
một phần của cửa sổ, hiệu ứng mờ đục được loại bỏ khỏi khu vực trong phạm vi chọn  thả
chuột, PowerPoint sẽ tự động chèn vùng được chọn thành ảnh trong slide.
 Nếu máy tính đang mở nhiều cửa sổ  bấm vào cửa sổ muốn chụp trước khi thực hiện thao tác,
để di chuyển cửa sổ cần chọn đến vị trí đầu tiên trong các cửa sổ có sẵn.
Chèn album ảnh
Photo Album trong PowerPoint là dạng bài trình chiếu để hiển thị ảnh. Sau khi được tạo, album ảnh có thể
được định dạng như một bài trình chiếu bình thường: thêm hiệu ứng chuyển tiếp, hình nền và bố cục. Ngoài
ra, có thể thêm chú thích cho ảnh, điều chỉnh thứ tự và cách bố cục, thêm khung xung quanh ảnh và áp dụng
một chủ đề để tùy chỉnh giao diện của album.
 Tạo album ảnh:
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, nhấp vào mũi tên Photo Album  nhấp vào New Photo
Album (bảng bên dưới mô tả các tùy chọn trong hộp thoại Photo Album).

IIG Vietnam
 189

Hình 198: Cửa sổ chức năng chèn Photo Album

Insert picture from Sử dụng File/Disk để điều hướng đến thư mục chứa các tập tin ảnh.
Insert text: New Text Box Tạo một slide để nhập văn bản. Văn bản có thể bao gồm phần giới thiệu cho
bức ảnh tiếp theo hoặc chi tiết về bức ảnh trước đó.
Pictures in album
Liệt kê các tập tin có trong album ảnh. Sử dụng các nút Up hoặc Down

bên dưới hộp danh sách để sắp xếp lại các hình hoặc sử dụng Remove
để xóa một tập tin khỏi danh sách.
Preview Hiển thị bản xem trước của tập tin được chọn trong danh sách ảnh. Sử dụng
các bên dưới khung xem trước để điều chỉnh góc xoay, độ tương phản hoặc
độ sáng của hình ảnh đã chọn.
Picture Options Chọn có/hoặc không hiển thị các hộp chú thích bên dưới ảnh, chú thích có
thể bao gồm tên của người hoặc số nhận dạng sản phẩm. Ngoài ra còn tùy
chọn để hiển thị hình ảnh đen trắng. Lưu ý: Không kích hoạt tùy chọn Fit
to Slide nếu muốn sử dụng chú thích.
Picture layout Chỉ định để hiển thị một hoặc nhiều hình ảnh trên một slide, có bao gồm
các tiêu đề hay không.
Frame shape Choose a shape for the frame around each picture. This field is available
when you choose any option other than Fit to slide.
Chọn hình cho khung xung quanh mỗi ảnh. Tùy chọn này chỉ khả dụng khi
không kích hoạt tùy chọn Fit to Slide.
Theme Thêm theme cho album ảnh.

IIG Vietnam
 190

 Chỉnh sửa album ảnh:

 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, nhấp vào Photo Album  nhấp vào Edit Photo Album.
 Hộp thoại Edit Photo Album chứa các tùy chọn tương tự như hộp thoại Photo Album, ngoại trừ
một đoạn hướng dẫn và nút Update.

Hình 199: Cửa sổ chỉnh sửa Photo Album

Để chia sẻ album ảnh với người khác, có thể gửi dưới dạng tập tin đính kèm vào email, xuất bản lên Web
hoặc in nó. Ngoài ra, Có thể tạo album ảnh riêng hoặc sử dụng một trong các mẫu album ảnh PowerPoint có
sẵn tại Microsoft.com.

2.2. Điều chỉnh ảnh

Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, trong nhóm Adjust cung cấp một số công cụ để điều chỉnh ảnh.

Hình 200: Nhóm công cụ Adjust

Điều chỉnh nền, màu, hiệu ứng, độ sáng, tương phản, đường nét của ảnh
 Xóa nền của ảnh:
 Nhấp Remove Background điều chỉnh bằng cách sử dụng các tùy chọn trên thẻ Background
Removal.

IIG Vietnam
 191

Hình 201: Thẻ chức năng Background Removal

 Điều chỉnh độ sáng / độ tương phản / làm sắc nét / làm mềm ảnh:
 Nhấp vào Corrections  trỏ chuột vào các kiểu trong danh sách để xem trước các thay đổi ảnh
trên slide, nhấp chuột chọn kiểu phù hợp.

Hình 202: Menu tùy chọn tính năng Corrections

 Điều chỉnh màu ảnh:

 Nhấp vào Color  trỏ chuột vào các kiểu trong danh sách để xem trước cách kiểu màu làm thay
đổi ảnh trên slide, nhấp chuột chọn kiểu phù hợp.

IIG Vietnam
 192

Hình 203: Menu tùy chọn tính năng Color

 Thêm hiệu ứng nghệ thuật cho ảnh:

 Nhấp vào Artistic Effects  trỏ chuột vào các kiểu trong danh sách để xem trước cách hiệu ứng
làm thay đổi ảnh trên slide, nhấp chuột chọn kiểu phù hợp.

Hình 204: Menu tùy chọn tính năng Artistic Effects

IIG Vietnam
 193

Nén ảnh (Compressing Pictures)

Nếu ảnh được thêm vào slide đến từ các tập tin ảnh lớn, độ phân giải cao có thể làm cho kích thước tập tin
bài trình chiếu bị tăng lên. Tuy nhiên, độ phân giải cao là không cần thiết nếu chỉ cần trình chiếu trên màn
hình/máy chiếu. Ngoài ra, ngay cắt đi các phần của ảnh, PowerPoint vẫn giữ thông tin phần không hiển thị.
Chức năng nén ảnh nhằm giảm kích thước tập tin ảnh được nhúng vào slide thông qua giảm độ phân giải ảnh
và loại bỏ vĩnh viễn các phần bị cắt; từ đó làm giảm kích thước của tập tin bài trình chiếu.
 Nén ảnh:
 Chọn một hoặc nhiều ảnh  trong Picture Tools, trên thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Compress
Pictures.

Hình 205: Hộp thoại Compress Pictures

Thay đổi ảnh

Bạn có thể thay đổi ảnh nhưng vẫn giữ định dạng đã áp dụng cho ảnh.
 Thay đổi ảnh:
 Chọn ảnh muốn thay đổi  trong Picture Tools, trên thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Change
Picture  điều hướng đến vị trí tập tin ảnh mới  chọn tập tin ảnh muốn chèn lại vào vị trí ảnh
được chọn  nhấn Open.
 Bấm chuột phải vào ảnh  bấm Change Picture  điều hướng đến vị trí tập tin ảnh mới 
chọn tập tin ảnh muốn chèn lại vào vị trí ảnh được chọn  nhấn Open.
Phục hồi lại ảnh gốc
Ảnh gốc được hiểu là ảnh được chèn vào slide chưa qua định dạng, thay đổi kích thước.
 Xóa tất cả các thay đổi khỏi ảnh:
 Chọn ảnh muốn phục hồi  trong Picture Tools, trên thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Reset
Picture hoặc Reset Picture & Size.

IIG Vietnam
 194

Hình 206: Menu tùy chọn chức năng Reset Picture

2.3. Áp dụng Styles và Effects (hiệu ứng) cho ảnh

Có thể áp dụng kiểu ảnh, thêm viền và hiệu ứng hoặc thay đổi kiểu bố cục của ảnh bằng các tùy chọn có sẵn
trong nhóm Picture Styles trên thẻ Format.

Hình 207: Nhóm chức năng Picture Styles

 Thay đổi kiểu cho ảnh:

 Chọn kiểu ảnh từ thư viện Picture Styles.

Hình 208: Menu tùy chọn thư viện Picture Styles

 Thay đổi đường viền cho ảnh:

 Nhấp vào Picture Border  chọn màu viền, kiểu viền, độ dày viền phù hợp.

IIG Vietnam
 195

Hình 209: Menu tùy chọn chức năng Picture Border

 Thay đổi hiệu ứng ảnh:

 Nhấp vào Picture Effects  chọn kiểu hiện ứng phù hợp.

Hình 210: Menu tùy chọn chức năng Picture Effects

 Thay đổi kiểu bố cục của ảnh:

 Nhấp vào Picture Layout  chọn kiểu bố cục phù hợp.

IIG Vietnam
 196

Hình 211: Menu tùy chọn chức năng Picture Layout

Có thể sửa đổi các hiệu ứng, kích thước, màu sắc, độ sáng hoặc độ tương phản bằng cách sử dụng ngăn tác
vụ Format Picture.
 Hiển thị khung Format Picture:
 Nhấp chuột phải vào ảnh  nhấp vào Format Picture.
 Trong Picture Tools, trên thẻ Format, nhóm Picture Styles  bấm vào trình khởi chạy hộp thoại
Format Picture. Các thẻ khác nhau của khung Format Picture được hiển thị trong hình dưới
đây.

Hình 212: Ngăn công cụ Format Picture

IIG Vietnam
 197

2.4. Sắp xếp ảnh

Sử dụng các công cụ sắp xếp tương tự với Shape và các đối tượng khác.
Thay đổi thứ tự sắp xếp bằng cách di chuyển ảnh tiến và lùi trên slide, và căn chỉnh, xoay chúng để đạt được
hiệu quả mà bạn mong muốn.

Hình 213: Nhóm chức năng Arrange

2.5. Điều chỉnh kích thước và cắt ảnh

Có thể thay đổi kích thước ảnh tương tự thay đổi kích thước các đối tượng khác (như Shape và TextBox).
Cắt ảnh (Crop) có tác dụng tương tự như cắt các phần của ảnh.
Có thể cắt đi các phần không muốn hiển thị của ảnh, cắt ảnh thành hình dạng (như hình trái tim); cắt theo tỷ
lệ khung hình.
 Cắt ảnh:
 Chọn ảnh cần cắt  bấm chuột phải vào ảnh  bấm Size and Position  trên thẻ Picture, bấm
Crop.
 Chọn ảnh cần cắt  bên dưới Picture Tools, trên thẻ Format, nhóm Size  bấm Crop.

Hình 214: Menu tùy chọn chức năng Crop

o Sử dụng các tùy chọn Fill and Fit trong menu Crop để thay đổi kích thước ảnh.
o Sử dụng Fill để thay đổi kích thước hình ảnh sao cho toàn bộ khu vực khung hình được lấp
đầy và vẫn duy trì tỷ lệ khung hình gốc, mặc dù phần ảnh sẽ bị cắt bỏ.
o Sử dụng Fit để hiển thị toàn bộ ảnh bên trong khu vực khung hình và vẫn duy trì tỷ lệ khung
hình.
3. Siêu liên kết (Hyperlinks)
Siêu liên kết là văn bản hoặc đối tượng (như ảnh, đồ thị, hình dạng hoặc WordArt), bạn có thể nhấp khi xem
slide để chuyển sang một slide khác, một bài trình chiếu khác, mở một tài liệu Word hoặc bảng tính Excel.
Siêu liên kết cũng có thể dẫn đến trang web, mở một email hoặc tạo một tập tin mới.

IIG Vietnam
 198

 Sử dụng siêu liên kết:

 Bài trình chiếu phải ở chế độ xem Slide Show  định vị con trỏ chuột trên siêu liên kết, nó sẽ
hiển thị dưới dạng biểu tượng bàn tay trỏ  nhấp chuột để thực thi tác vụ của siêu liên kết.
 Tạo siêu liên kết:
 Chọn văn bản hoặc đối tượng muốn sử dụng làm siêu liên kết  trên thẻ Insert, trong nhóm
Links, bấm Hyperlink.

Hình 215: Nhóm chức năng Links

 Nhấp chuột phải lên phần văn bản hoặc đối tượng muốn sử dụng làm siêu liên kết  nhấp vào
Hyperlink.

Hình 216: Hộp thoại Insert Hyperlink

Trong hộp thoại Insert Hyperlink, có thể thực hiện các liên kết phù thuộc tùy chọn bên trái:
 Existing File or Web Page: liên kết đến một tập tin trên máy tính hoặc trang web hiện có.
 Place in This Document: liên kết đến một vị trí trong bài trình chiếu hiện tại.
 Create New Document: liên kết thực hiện tạo một tập tin mới.
 E-mail Address: liên kết thực hiện mở một email mới với địa chỉ người nhận cụ thể.
 Chỉnh sửa một siêu liên kết:
 Chọn văn bản hoặc đối tượng chứa siêu liên kết  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm
Hyperlink.
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm Action.

IIG Vietnam
 199

Hình 217: Hộp thoại Action Settings

 Nhấp chuột phải lên văn bản hoặc đối tượng chứa siêu liên kết  nhấp vào Edit Hyperlink.
 Xóa siêu liên kết:
 Chọn văn bản hoặc đối tượng chứa siêu liên kết  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm
Hyperlink  bấm Remove Link
 Chọn văn bản hoặc đối tượng chứa siêu liên kết  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm Action
 đánh dấu chọn None trong các tùy chọn Hyperlink
 Nhấp chuột phải lên văn bản hoặc đối tượng chứa siêu liên kết  nhấp vào Remove Hyperlink.
PowerPoint sẽ tự động kiểm tra và đề nghị cập nhật các siêu liên kết bị hỏng khi bạn mở bài trình chiếu có
chứa các liên kết.
4. Các nút hành động (Action Buttons)
Nút hành động cho phép gán một hành vi cho một đối tượng. Bạn có thể sử dụng nút hành động để điều
hướng nhanh trong trình chiếu, để kích hoạt siêu liên kết, để chạy chương trình khác hoặc để mở tập tin
Office.

Hình 218: Các tùy chọn nút hành động

Nút hành động chứa các hình, cũng như các biểu tượng tượng trưng dễ hiểu cho hành động, như để di chuyển
đến slide tiếp theo, slide trước, đầu tiên hoặc cuối cùng, hoặc phát phim, phát âm thanh. Nút hành động được
sử dụng phổ biến nhất trong các bài thuyết trình tự chạy.
 Sử dụng nút hành động:
 Chuyển bài trình chiếu sang chế độ xem Slide Show.
 Tạo nút hành động:
 Chọn đối tượng  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm Action  tạo và kích hoạt một hành
động trên thẻ Mouse Click hoặc Mouse Over trong hộp thoại Action Settings.

IIG Vietnam
 200

 Chọn đối tượng  trên thẻ Insert, bấm vào Shapes  chọn một trong các hình bên dưới Action
Buttons  kéo để vẽ hình nút hành động trên slide và mở hộp thoại Action Settings  tạo và
kích hoạt một hành động trên thẻ Mouse Click hoặc Mouse Over.

Hình 219: Hộp thoại Action Settings

 Chỉnh sửa một hành động:

 Chọn văn bản hoặc đối tượng  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm Action.
 Xóa một hành động:
 Chọn văn bản hoặc đối tượng  trên thẻ Insert, trong nhóm Links, bấm Action  đánh dấu chọn
None trong các tùy chọn.
5. SmartArt
SmartArt là một tập hợp các sơ đồ có thể tùy chỉnh.
Có hai cách chính để chèn SmartArt vào slide:
 Sử dụng placeholder: một số bố cục slide (Tiêu đề và Nội dung, Hai nội dung, So sánh và Nội dung có
chú thích) cung cấp placeholder cho SmartArt.
 Tạo slide sử dụng bố cục Title Slide, Title Only, Section Header, hoặc Blank slide, sau đó thêm SmartArt.
 Chèn SmartArt:
 Trên slide có placeholder đồ họa SmartArt  nhấp vào Insert a SmartArt Graphic.
 Trên slide không có placeholder đồ họa SmartArt  trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations,
bấm SmartArt.

IIG Vietnam
 201

Hình 220: Các tùy chọn bố cục SmartArt

Khi chọn chèn một SmartArt, sơ đồ sẽ hiển thị với các phần văn bản được chừa chỗ sẵn. Văn bản giữ chỗ
không được in và không xuất hiện trong bài thuyết trình khi trình chiếu. Bạn có thể thay thế văn bản giữ chỗ
bằng văn bản của riêng bạn.
Khi SmartArt được chọn trên slide, nhóm thẻ SmartArt Tools xuất hiện, hiển thị hai thẻ (Design và Format)
và một số công cụ bạn có thể sử dụng để thao tác với sơ đồ.

Hình 221: Nhóm thanh công cụ SmartArt Tools

5.1. Bố cục của SmartArt

5.1.1. Các kiểu bố cục của SmartArt:
Bảng dưới đây mô tả ý nghĩa các bố cục SmartArt được cung cấp:
List Hiển thị thông tin không tuần tự.
Process Hiển thị các bước theo định hướng hoặc theo thời gian.
Cycle Hiển thị một quá trình liên tục hoặc lặp đi lặp lại.
Hierarchy Hiển thị sơ đồ tổ chức, cây quyết định hoặc cây danh mục sản phẩm.
Relationship Hiển thị các kết nối hoặc mối quan hệ không phân cấp.
Matrix Chỉ ra cách các bộ phận liên quan đến một tổng thể.

IIG Vietnam
 202

Pyramid Hiển thị mối quan hệ tỷ lệ với thành phần lớn nhất ở trên cùng hoặc dưới cùng.
Picture Sử dụng hình ảnh để truyền tải một thông điệp mà không có văn bản.
Office.com Cung cấp quyền truy cập vào các bố cục bổ sung từ Office.com
5.1.2. Chuyển đổi văn bản sang SmartArt
PowerPoint cho phép chuyển đổi các slide hiện có thành SmartArt được thiết kế chuyên nghiệp. Bạn có thể
sử dụng phương pháp này với văn bản thông thường và WordArt.
 Chuyển đổi văn bản thành SmartArt:
 Quét chọn văn bản hoặc nhấp chọn placeholder văn bản  trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph,
nhấp Convert to SmartArt Graphic  di chuyển chuột qua thư viện SmartArt để xem bản
xem trước  nhấp chọn bố cục phù hợp.

Hình 222: Menu tùy chọn chức năng Convert to SmartArt

5.1.3. Thay đổi bố cục SmartArt

 Thay đổi bố cục SmartArt:
 Chọn SmartArt muốn thay đổi  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Layout , bấm
More  chọn bố cục phù hợp.
 Chọn SmartArt muốn thay đổi  bấm chuột phải vào SmartArt  bấm Layout trên thanh công
cụ Mini Toolbar SmartArt  chọn bố cục phù hợp.

IIG Vietnam
 203

Hình 223: Tùy chọn Layout SmartArt trên thành SmartArt Mini Toolbar

Số lượng và kiểu bố trí được hiển thị sẽ phụ thuộc vào bố cục SmartArt hiện tại được sử dụng.
Bạn cũng có thể nhấp vào More Layouts để xem hộp thoại Choose a SmartArt Graphic.
5.1.4. Sử dụng Text Pane
Công cụ Text Pane cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa văn bản trong sơ đồ. PowerPoint hiển
thị Text Pane ở bên trái SmartArt.
Khi thêm và chỉnh sửa văn bản trong Text Pane, PowerPoint sẽ cập nhật văn bản lên SmartArt.
Khi SmartArt vừa được chèn vào slide, phần văn bản trên sơ đồ và Text Pane sẽ hiển thị dưới
dạng [Text] và sẽ được thay thế khi văn bản chính thức được nhập vào.
Khi nhập văn bản để gắn nhãn cho mỗi hình trong SmartArt, PowerPoint sẽ thay đổi kích thước
các hình trong SmartArt.
Có thể định dạng văn bản với các công cụ như định dạng văn bản thông thường khi làm việc ở
Text Pane.
Ngoài ra, có thể định dạng văn bản theo trên SmartArt bằng cách sử dụng các tùy chọn trên thanh
Mini Toolbar, công cụ Font và Paragraph trên thẻ Home hoặc tùy chọn WordArt Styles trên thẻ
Drawing Tools Format.
Khi văn bản được thêm vào SmartArt, nó sẽ trở thành một phần của SmartArt. Nếu xoay hoặc lật
hình, văn bản sẽ xoay hoặc lật theo.
Ở đầu Text Pane, có thể chỉnh sửa văn bản xuất hiện trong SmartArt. Ở dưới cùng của Text Pane,
có thể xem thêm thông tin về SmartArt.
 Mở Text Pane:
 Chọn SmartArt  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic  bấm vào Text
Pane.
 Chọn SmartArt  ở bên trái của SmartArt, nhấp vào ký hiệu mũi tên.

IIG Vietnam
 204

Hình 224:Khung nhập liệu văn bản cho SmartArt

5.2. Điều chỉnh SmartArt

Sửa đổi hình dạng SmartArt
 Tạo điểm phụ trong danh sách:
 Chọn dòng muốn thụt lề làm điểm phụ  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create
Graphic  bấm Demote hoặc nhấn phím TAB.
 Trở về mức cao hơn trong ngăn Text Pane:
 Chọn dòng  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic  bấm Promote
hoặc nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB.
 Thay đổi hướng của SmartArt:
 Chọn SmartArt  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic  bấm Right
to Left.
 Di chuyển hình lên hoặc xuống trong SmartArt:
 Chọn dòng muốn di chuyển  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic 
bấm Move Up hoặc Move Down.
 Tạo một dòng văn bản mới ở cùng cấp độ trong ngăn Text Pane:
 Nhấn ENTER.
 Đặt con trỏ của trong ngăn Text Pane  trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create
Graphic  bấm Add Bullet.
 Thêm hình vào SmartArt:
 Trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic  bấm Add Shape.

IIG Vietnam
 205

 Trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Create Graphic  nhấp vào mũi tên Add Shape
 chọn Add Shape After, Add Shape Before, Add Shape Above hoặc Add Shape Below
 Nhấp chuột phải vào hình  nhấp vào Add Shape  chọn Add Shape After, Add Shape
Before, Add Shape Above, hoặc Add Shape Below.
 Xóa hình khỏi SmartArt:
 Nhấp vào hình  nhấn DELETE
 Sử dụng CTRL + Z hoặc lệnh Cut để cắt hình từ sơ đồ.

Lưu ý: một số bố cục SmartArt cho phép xóa nội dung của đồ họa nhưng không cho phép xóa hình.

Thay đổi SmartArt Shape

 Thay đổi hình của SmartArt:
 Trên SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Shapes  bấm Change Shape  chọn hình dạng
mong muốn.
 Bấm chuột phải vào hình  bấm Change Shape  chọn hình dạng mong muốn.
 Đặt lại hình dạng ban đầu của SmartArt:
 Nhấp chuột phải vào hình  nhấp vào Reset Shape.
Điều chỉnh kích thước SmartArt Shape
 Thay đổi kích thước SmartArt theo tỷ lệ:
 Chọn Smart Art  sử dụng biểu tượng điều chỉnh kích thước ngang, dọc và góc tương tự như
các đối tượng đồ họa khác.
 Sử dụng ngăn Format Shape để điều chỉnh Size.
 Trên thẻ Format, nhóm Size  nhập các giá trị Height, Weight để điều chỉnh kích thước.
 Trên thẻ Format, nhóm Shapes  sử dụng các tùy chọn Larger và Smaller để tăng hoặc giảm
kích thước của các đối tượng được chọn theo gia số.
Sắp xếp SmartArt Shape
Công cụ sắp xếp cho SmartArt tương tự như sử dụng với hình, ảnh và các đối tượng khác.
Có thể thay đổi thứ tự sắp xếp các hình riêng lẻ trong SmartArt bằng cách di chuyển chúng lên trên, xuống
dưới, căn chỉnh hoặc xoay chúng để đạt được hiệu quả mong muốn.

5.3. Sử dụng SmartArt Styles

SmartArt Styles bao gồm hình dạng, cạnh, bóng, kiểu đường thẳng, độ dốc và phối cảnh ba chiều (3D) cho
SmartArt. Có thể áp dụng SmartArt Styles cho toàn bộ sơ đồ hoặc áp dụng Shape Styles riêng lẻ cho một
hoặc nhiều hình trong SmartArt.
Màu sắc của các style tùy thuộc vào theme đang được áp dụng cho bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 206

Hình 225: Các tùy chọn Style và Color của SmartArt

 Thay đổi màu của tất cả các hình trong SmartArt:

 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm SmartArt Styles  bấm
Change Colors.
 Bấm chuột phải vào SmartArt  bấm Color trên thanh SmartArt Mini Tollbar.

Hình 226: SmartArt Mini Toolbar

 Thay đổi SmartArt Styles:

 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm SmartArt Styles  bấm More
để xem tất cả các kiểu  bấm chọn kiểu để áp dụng.
 Bấm chuột phải vào SmartArt  bấm Style trên thanh SmartArt Mini Tollbar.
Sau khi tùy chỉnh SmartArt, có thể thay đổi sang bố cục khác và hầu hết các tùy chỉnh sẽ được giữ nguyên.
 Xóa tất cả các thay đổi định dạng:
 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Reset  nhấp vào Reset
Graphic.

Hình 227: Công cụ Reset Graphic

5.4. Thay đổi hướng SmartArt

 Xoay SmartArt:
 Chọn SmartArt  trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Shape Effects  bấm 3-D
Rotation  bấm một kiểu Rotation hoặc bấm 3-D Rotation Options.

IIG Vietnam
 207

 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Shape Styles  bấm Shape
Effects  bấm 3-D Rotation  bấm một kiểu Rotation hoặc bấm 3-D Rotation Options.

Hình 228: Menu tùy chọn chức năng Shape Effects

Khi chọn bấm 3-D Rotation Options, có thể tùy chỉnh xoay SmartArt trong ngăn Format Shape.

Hình 229: Ngăn điều chỉnh thông số 3-D Rotation

IIG Vietnam
 208

Các trục X, Y và Z xác định hướng (xoay) và vị trí của góc nhìn hiển thị các hình dạng. X là trục hoành, Y
là trục tung và Z là chiều thứ ba của chiều sâu. Góc nhìn trước tiên được xoay theo giá trị X, sau đó là giá trị
Y và cuối cùng là giá trị Z. Chọn Keep text flat để đảm bảo văn bản luôn phẳng và dễ đọc nếu xoay hình.
5.5. Chuyển đổi SmartArt thành văn bản hoặc hình vẽ
Có thể chuyển đổi văn bản thành SmartArt, và chuyển đổi SmartArt trở lại thành văn bản hoặc các hình riêng
lẻ.
Nếu chuyển đổi SmartArt thành hình, có thể điều chỉnh các hình riêng lẻ hoặc xóa chúng khỏi slide mà không
ảnh hưởng đến bố cục của các hình dạng còn lại trong sơ đồ.
 Chuyển đổi SmartArt thành hình:
 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Reset  bấm Convert  bấm
Convert to Shapes.
 Chuyển đổi SmartArt thành văn bản:
 Chọn SmartArt  trong SmartArt Tools, thẻ Design, trong nhóm Reset  bấm Convert  bấm
Convert to Text.
1. Tổng kết bài học:
Các phần của phần này đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Các thao tác chèn, định dạng, điều chỉnh, sắp sếp hình vẽ, hợp nhất và vẽ các hình tùy ý.
 Các thao tác chèn, định dạng, điều chỉnh, sắp sếp ảnh.
 Các thao tác chèn và điều chỉnh siêu liên kết.
 Các thao tác chèn và thiết lập các nút hành động.
 Các thao tác chèn, nhập liệu, định dạng, điều chỉnh, sắp sếp SmartArt.

IIG Vietnam
 209

2. Bài tập:
5.6. Bài tập thực hành:
Bài 1: Làm việc với Shape.
1 Tạo một slide trống.
2 Thay đổi bố cục của slide 1 thành Blank. Bấm vào thẻ Insert, nhóm Illustrations, bấm vào Shapes. Sau
đó bấm chuột phải vào hình Oval và bấm Lock Drawing Mode.
3 Nhấn SHIFT và sau đó kéo để tạo ba vòng tròn, mỗi đường kính khoảng 1.75” (4.5 cm).
4 Nhấp vào hình Oval một lần nữa để thoát khỏi Lock Drawing Mode.
5 Chọn một trong các vòng tròn và gõ: Dublin. Thêm văn bản sau vào các vòng tròn còn lại trên trang
chiếu: San Francisco và Perth.
6 Kéo các vòng tròn để sắp xếp chúng trên slide như hiển thị bên dưới:

Bài 2: Định dạng Shape.

1 Trên slide 1 với ba vòng tròn, chọn vòng tròn Dublin, sau đó trên thẻ Format và trong nhóm Shape
Styles, bấm More, và chọn màu Subtle Effect, Gold, Accent 4.
2 Chọn vòng tròn San Francisco, sau đó trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles, bấm More. Chọn màu
Subtle Effect, Green, Accent 6.
3 Chọn vòng tròn Perth, sau đó trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles, bấm More. Chọn màu Subtle
Effect, Blue, Accent 1.

IIG Vietnam
 210

Bài 3: Điều chỉnh Shape.

1 Chèn một slide trắng mới. Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, nhấp vào nút More để hiển thị thư viện
Shapes, nhấp vào hình 5-Point Star và vẽ một ngôi sao lớn trên slide.
2 Nhấp chuột phải vào hình ngôi sao và nhấp vào Edit Points.
3 Trỏ chuột vào đỉnh trên cùng của ngôi sao, sau đó nhấp và kéo lên trên.
4 Nhấp vào biểu tượng điều chỉnh (màu đen) ở đầu một trong các góc ngôi sao, sau đó nhấp và kéo một
trong các biểu tượng điều chỉnh (màu trắng) lên và ra khỏi hình.

5 Nhấp và kéo một khu vực giữa hai biểu tượng điều chỉnh (màu đen).
Ngôi sao của bạn đang trông hơi méo mó.
6 Với hình đã chọn, bấm vào thẻ Format, trong nhóm Insert Shapes, chọn Edit Shape, trỏ chuột đến
Change Shape, rồi bấm chọn hình 5-Point Star.
Bạn muốn phục hồi trở về hình dạng ban đầu nhưng bây giờ hình vẽ xuất hiện với cùng kích thước như
khi bạn đã chỉnh sửa ngôi sao.

IIG Vietnam
 211

Bài 4: Sắp xếp Shape.

1 Chọn slide 1, nhấn giữ phím CTRL và nhấp chọn tất cả 3 hình tròn trên slide. Nhấp chọn thẻ Format,
trong nhóm Size, thiết lập chiều cao và chiều rộng là 2” (5.0 cm).
2 Chọn thẻ View, nhóm Show, nhấp chọn Gridlines.
3 Nhấp chuột vào bất cứ chỗ nào để bỏ chọn các vòng tròn, chỉ chọn vòng tròn Dublin và nhấn phím mũi
tên UP và LEFT để đẩy nó thẳng hàng với các đường gần nhất trên lưới.
4 Lặp lại bước 3 cho đến khi tất cả các vòng tròn xếp hàng trên lưới như hình:

5 Bỏ chọn tất cả các hình tròn, sau đó trên thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Shapes và chọn
Right Arrow. Vẽ một mũi tên từ bên trái của slide chỉ vào vòng tròn Perth. Nhập: New trong mũi tên.
Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Quick Styles và bấm Colored Fill – Orange, Accent 2.
6 Với hình mũi tên vẫn được chọn, nhấp vào biểu tượng xoay và kéo để xoay mũi tên cho đến khi nó chỉ
vào một góc hướng xuống vòng tròn Perth. Thay đổi kích thước và định vị lại mũi tên để nó xuất hiện
tương tự như hình sau:

7 Chọn thẻ View, nhóm Show, bỏ đánh dấu chọn Gridlines.

IIG Vietnam
 212

8 Chọn vòng tròn Dublin và kéo nó nằm bên dưới vòng tròn Perth. Nhấp vào vòng tròn San Francisco và
kéo nó hơi vượt qua vòng tròn Dublin và bên dưới vòng tròn Perth.
9 Nhấn CTRL và nhấp vào từng hình để chọn cả ba vòng tròn và mũi tên. Bấm vào thẻ Format, trong nhóm
Arrange, bấm vào Group Objects, rồi bấm vào Group.

10 Nhấp và kéo nhóm hình sang bên phải. Trên thẻ Format, trong nhóm Arrange, bấm vào nút Group
Objects và bấm Ungroup. Nhấp ra ngoài các vòng tròn để bỏ chọn chúng.
11 Chọn vòng tròn San Francisco. Trên thẻ Format, trong nhóm Arrange, bấm vào mũi tên Send Backward,
sau đó bấm Send to Back. Trên thẻ Format, trong nhóm Arrange, bấm vào nút Group Objects và bấm
Regroup.

Bài 5: Chèn hình ảnh

1 Chèn 1 slide bố cục Title Only trước khi slide 1. Trong placeholder tiêu đề, nhập: Biking Tours và canh
giữa văn bản.
2 Trên thẻ Home, trong nhóm Drawing, bấm Quick Styles và chọn Colored Fill, Green, Accent 6.
3 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm Pictures. Trong hộp thoại Insert Picture, truy cập đến Thư mục
thực hành, bấm chọn hình Biking Tours và bấm Insert.
4 Kéo để thay đổi kích thước và định vị lại hình ảnh để nó được canh giữa trên slide và không chồng lên
placeholder tiêu đề.
5 Nhấn CTRL + M để chèn 1 slide mới. Trong placeholder tiêu đề, nhập: Dublin và căn giữa văn bản.
6 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm Pictures. Chọn hình Dublin và nhấp vào Insert. Thay đổi kích
thước và định vị lại hình ảnh nếu cần thiết.
7 Tạo 1 slide mới theo bố cục Title Only, với tiêu đề chính canh giữa: San Francisco và chèn hình ảnh
Golden Gate Bridge.
8 Tạo 1 slide trắng mới. Trên thẻ Insert, bấm vào Pictures. Chọn tập tin logo at, bấm vào mũi tên Insert
và bấm Insert and Link. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng cập nhật bài trình chiếu nếu logo thay đổi.

IIG Vietnam
 213

9 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm Online Pictures. Trong hộp Bing Image Search, nhập: bicycle
làm thuật ngữ tìm kiếm và nhấn ENTER.
10 Nhấp chọn hình ảnh mà bạn muốn chèn vào slide này và nhấp vào Insert.
Nếu bạn muốn xem các lựa chọn khác, nhấp vào nút Show all web results trên thanh thông tin.
11 Kéo để thay đổi kích thước và định vị lại hình ảnh khi cần để nó không trùng lên logo Tolano Adventures.

Bài 6: Chèn ảnh chụp màn hình (screenshot).

1 Mở bài trình chiếu Bicycle Tours từ thư mục Thư mục thực hành và chuyển sang bài trình chiếu với
các hình ảnh.
2 Chọn slide 4 và tạo một slide trắng mới. Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm vào mũi tên Screenshot,
rồi bấm Screen Clipping.
Bài trình chiếu Bicycle Tours sẽ xuất hiện trên màn hình ở chế độ mờ.
3 Bắt đầu ở trên cùng bên trái của tiêu đề, nhấp và kéo để vẽ một khung xung quanh bảng trên slide.
Bạn nên chú ý rằng khi bạn kéo để chọn những gì sẽ được cắt từ màn hình, phần được cắt sẽ xuất hiện
đầy đủ màu sắc. Khi bạn nhả chuột, bạn sẽ quay lại bài trình chiếu với hình ảnh và ảnh chụp màn hình
của bảng trong bài trình chiếu khác hiện xuất hiện trên slide mới.
4 Đóng bài trình chiếu Bicycle Tours.

Bài 7: Chèn album ảnh (photo album)

1 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm vào mũi tên công cụ Photo Album và nhấn New Photo Album.
2 Bấm chọn File/Disk và điều hướng đến thư mục Thư mục thực hành.
3 Nhấn phím CTRL, bấm chọn 4 tập tin ảnh Biking Tours, Dublin, Golden Gate Bridge và Tire, sau đó
nhấn Insert.
4 Nhấp vào mũi tên Picture Layout, chọn 4 hình và sau đó nhấn Create.
PowerPoint tạo và hiển thị 1 bài trình chiếu album ảnh mới.
5 Trên slide 1, thay đổi tiêu đề thành: Biking Tours.
6 Trên thẻ Insert, trong nhóm Images, bấm chọn mũi tên Photo Album và sau đó chọn Edit Photo Album.
7 Nhấp đánh dấu tùy chọn Captions below ALL pistures và tùy chọn ALL pictures black and white.
8 Trong hộp thoại Edit Photo Album, nhấp New Text Box để thêm hộp băn bản vào album ảnh. Hộp văn
bản được thêm vào bên phải danh sách ảnh.
9 Nhấp chọn Text Box trong danh sách và sau đó nhấn mũi tên Up để chuyển lên đầu danh sách. Nhấp bỏ
chọn Text Box.
10 Nhấp đánh dấu chọn hình ảnh cuối trong danh sách (Tire), sau đó bấm Remove.
11 Trong danh sách sổ xuống của Frame shape, chọn Simple Frame, Black.

IIG Vietnam
 214

12 Bấm chọn Browse trong hộp thoại Theme, chọn một theme trong danh sách, sau đó bấm Select.
13 Bấm chọn Update để áp dụng các cài đặt mới cho album ảnh.
14 Chọn slide 2, trong hộp văn bản, xóa văn bản: Popular Locations. Sau đó thay đổi kích thước và định vị
lại hình ảnh và hộp văn bản nếu cần thiết.
15 Lưu album ảnh vào thư mục Documents với tên Photo Album Final.pptx. Đóng bài trình chiếu album.

Bài 8: Điều chỉnh hình ảnh

1 Chọn slide 2, và nhấp đúp chuột vào hình Dublin. Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust,
bấm Corrections và trong phần Brightness/Contrast, chọn Brightness 0% (Normal), Contrast: -40%.
2 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Color và trỏ chuột vào các tùy chọn màu
khác nhau để xem các hiệu ứng tác động lên hình ảnh, bấm chọn Black and White: 25%.
3 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Picture Styles, bấm Picture Border và bấm chọn màu
bạn thích.
4 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Picture Styles, bấm Picture Border, bấm Weight, và
nhấp chọn 2¼ pt.

Bài 9: Nén hình ảnh.

1 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Compress Pictures.
2 Xóa tùy chọn Apply only to this picture nhưng chấp nhận tất cả các tùy chọn mặc định khác, sau đó bấm
OK.

Bài 10: Thay đổi hình ảnh

1 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Change Picture.
2 Trong vùng From a file, bấm Browse, chọn tập tin Golden Gate Bridge từ Thư mục thực hành, bấm
Insert.
Lưu ý là hình Dublin sẽ được thay đổi thành Golden Gate Bridge
3 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Change Picture. Chèn hình Dublin một lần
nữa.
4 Chọn hình và chọn thẻ Format, chọn Selection Pane, nhấp đúp chuột vào Picture 2 và đổi tên nó thành
Dublin. Đóng ngăn Selection.
5 Chỉ với hình đang được chọn, trong thẻ Format, nhóm Size, thiết lập Height của hình là 5” (12.7 cm).

IIG Vietnam
 215

Bài 11: Phục hồi lại hình ảnh

1 Chọn hình Dublin. Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Artistic Effects, sau đó
chọn Light Screen.
2 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Reset Picture để phục hồi lại hình về ảnh
gốc ban đầu.

Bài 12: Áp dụng kiểu (Styles) và hiệu ứng (Effects)

1 Chọn hình Golden Gate Bridge. Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Artistic
Effects. Trỏ chuột trên các hiệu ứng khác nhau để xem sự thay đổi của hình ảnh và sau đó chọn Cutout.
2 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Picture Styles, bấm More. Trỏ chuột trên các hiệu ứng
khác nhau để xem sự thay đổi của hình ảnh và sau đó chọn Metal Frame.
3 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Picture Styles, bấm Drop Shadow Rectangle.

Bài 13: Điều chỉnh kích thước và xén hình ảnh.

4 Chọn hình Golden Gate Bridge. Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Size, bấm Crop.
5 Kéo điểm điều chỉnh ở giữa từ trên xuống cho đến khi hình ảnh tập trung vào cặp đôi hơn là cây cầu. Điều
chỉnh dấu cắt trên cùng nếu cần cho đến khi kích thước hình ảnh Height là 4.52” và Weight là 6”.

6 Trên nhóm thẻ Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Remove Background.

IIG Vietnam
 216

Lưu ý rằng PowerPoint xác định phần nào của hình ảnh ở phía trước và phần nào ở hậu cảnh gần như
hoàn hảo.
7 Trên thẻ Background Removal, trong nhóm Close, bấm Discard All Changes.

Bài 14: Chèn siêu liên kết.

1 Trên slide 3, chọn hình chữ nhật Presidio National Park. (Hãy chắc chắn chọn hình chữ nhật chứ không
phải văn bản bên trong hình chữ nhật.)
2 Trên thẻ Insert, trong nhóm Link, nhấp vào Hyperlink.
3 Trong vùng Address, nhập: http://www.nps.gov/prsf/ và bấm OK.
Khi bạn thêm một siêu liên kết vào một hình, bạn sẽ không thấy phần gạch chân như với một siêu liên kết
văn bản trong ngăn slide. Tuy nhiên, khi bạn chạy trình chiếu, một biểu tượng bàn tay sẽ xuất hiện khi
bạn trỏ vào siêu liên kết, giống như khi bạn đang sử dụng trình duyệt web.

Bài 15: Chèn nút hành động (action buttons)

1 Chọn slide 3. Trên thẻ Insert, bấm Shapes, sau đó, từ phần Action Buttons, bấm chọn Home.
2 Kéo để vẽ nút Home ở góc dưới bên trái của slide.
Khi bạn nhả chuột, hộp thoại Action Settings sẽ tự động mở bằng Hyperlink tới: First Slide.
3 Bấm Play sound để bật âm thanh, sau đó bấm vào mũi tên để chọn Applause từ menu thả xuống. Nhấn
OK.
4 Nhấn biểu tượng Slide Show trên thanh trạng thái và trỏ đến hình chữ nhật Presidio National Park,
nhưng không nhấp chuột. Con trỏ chuột trở thành biểu tượng bàn tay trỏ, biểu thị rằng hình chữ nhật chứa
siêu liên kết.
5 Nhấp vào hình chữ nhật Presidio National Park. Trang web National Park Service – Presidio of San
Francisco được mở trong trình duyệt web mặc định của bạn.
6 Đóng cửa sổ trình duyệt để trở về bài trình chiếu.
7 Nhấp vào nút Home ở góc dưới bên trái của slide.
Bạn trở lại slide đầu tiên trong bài thuyết trình và tiếng vỗ tay vang lên.
8 Nhấn ESC để trở về PowerPoint.

Bài 16: Điều chỉnh nút hành động (action buttons)

1 Di chuyển đến slide 3, hãy nhấp vào nút hành động ở phía dưới bên trái của slide.
Lưu ý ribbon Drawing Tools sẽ có sẵn để định dạng nút.
2 Trong nhóm thẻ Drawing Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles, bấm vào mũi tên cho Shape
Fill, sau đó bấm chọn Green, Accent 6, Lighter 60%.
3 Thay đổi kích thước nút hành động còn ½ kích thước hiện tại để nó không hiển thị rõ ràng như trước.

IIG Vietnam
 217

4 Để thay đổi hành động của nút, trên thẻ Insert và trong nhóm Link, bấm Action.
5 Bấm vào mũi tên cho Hyperlink đến rồi bấm Slide trong danh sách.
6 Trong cửa sổ Hyperlink to Slide, nhấp 2. Bicycle Tours Sales trong danh sách tiêu đề Slide. Sau đó bấm
OK hai lần để đóng cả hai hộp thoại.

Bài 17: Chèn SmartArt.

1 Chọn slide 3 và tạo một slide mới bố cục Title Only ở cuối bài thuyết trình.
2 Nhập: Dublin Tour Route trong placeholder tiêu đề và căn giữa văn bản.
3 Trên thẻ Insert, trong nhóm Illustration, bấm SmartArt, bấm Cycle, sau đó chọn Block Cycle. Nhấn OK.
4 Trong placeholder văn bản trên cùng, nhập: Grand Canal.
5 Nếu cần, ở bên trái SmartArt, bấm vào tay cầm bằng mũi tên để hiển thị ngăn Text Pane. Tại dòng gạch
đầu dòng thứ hai, gõ: Lansdown Road Stadium
Lưu ý văn bản xuất hiện trên SmartArt trong placeholder văn bản tiếp theo.
6 Tiếp tục thêm văn bản cho từng vị trí placeholder còn lại: U2 Tribute Wall, Docklands và River Liffey.
7 Trong SmartArt Tools, trên thẻ Design, trong nhóm Create Graphic, bấm Add Shape.
8 Trong placeholder hình mới, nhập: Merrion Square.
9 Thay đổi kích thước SmartArt để phù hợp bên dưới placeholder tiêu đề.
10 Bấm vào một dòng trong ngăn Text Pane và sau đó, trên thẻ Design, trong nhóm Create Graphic, bấm vào
tùy chọn Move Up hoặc Move Down nếu cần để sắp xếp lại nội dung SmartArt như bên dưới:

11 Đóng Text Pane.

Bài 18: Chọn bố cục SmartArt.

1 Trong SmartArt Tools, trên thẻ Design, trong nhóm Layouts, bấm More để hiển thị các tùy chọn trong
thư viện và sau đó trỏ chuột vào từng lựa chọn để xem mỗi bố cục có thể ảnh hưởng đến sơ đồ hiển thị
như thế nào.
2 Bấm chọn Basic Cycle để thay đổi sơ đồ thành bố cục này.

IIG Vietnam
 218

Bài 19: Sử dụng kiểu (Styles) của SmartArt

1 Trong SmartArt Tools, trên thẻ Design, bấm Change Colors và chọn Colorful Range – Accent Colors
4 to 5.
2 Trong nhóm SmartArt Styles, bấm chọn Subtle Effect style.
3 Trên thẻ Design, trong nhóm Layouts, bấm chọn More và sau đó chọn More Layouts. Bấm Picture, sau
đó chọn kiểu Vertical Picture Accent List và bấm OK.
4 Nhấp vào biểu tượng hình ảnh bên cạnh mục đầu tiên trong danh sách để mở hộp thoại Insert Pictures.
5 Trong phần From a file, bấm Browse. Điều hướng đến thư mục Documents/Jasperactive/ResourceFiles,
chọn tập tin checkmark.png và nhấp vào Insert.
6 Nhấp chuột phải vào hình ảnh được chèn và bấm Copy. Nhấn CTRL để chọn hình còn lại. Nhấp vào vòng
tròn, không phải biểu tượng hình. Sau đó dán hình checkmark đã sao chép.

Bài 20: Chuyển đổi thành văn bản hoặc hình vẽ (shapes)
1 Chèn một slide mới dùng bố cục Title and Content
2 Nhập: Future Tours vào placeholder tiêu đề và canh giữa nó.
3 Nhập các ý sau trong placeholder văn bản:
- Rocky Mountain Off-road Tour
- Amsterdam City Tour
- Provence Farm Tour
- Pacific Coast Tour
4 Trên thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp Convert to SmartArt, sau đó nhấp vào More SmartArt
Graphics, nhấp vào List và chọn Vertical Block List, nhấp vào OK.
5 Nhấp chọn hình Pacific Coast Tour. Trong SmartArt Tools, trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles
dạng, bấm vào Shape Fill và sau đó nhấp vào Green, Accent 6, Darker 25%.
6 Nhấp chọn hình Provence Farm Tour. Trên thẻ Format, trong nhóm Shape Styles, bấm vào Shape Fill,
sau đó chọn Orange, Accent 2, Darker 25%.
7 Nhấp chọn hình Amsterdam City Tour và sau đó nhấn DELETE để xóa nó.

IIG Vietnam
 219

5.7. Bài tập lý thuyết:

1 Phương pháp nào sau đây KHÔNG THỂ được sử dụng để chèn hình vẽ mới vào bài trình chiếu ?
a. Trên thẻ Home, nhóm Drawing, nhấp chọn Shapes.
b. Trong nhóm thẻ Drawing Tools, thẻ Format, nhóm Insert Shapes, nhấp chọn Shape.
c. Trên thẻ Insert, nhóm Illustrations, nhấp chọn Shapes.
d. Trên thẻ Draw, nhóm Tools, nhấp chọn Shape.
2 Nên sử dụng phím nào để vẽ hình theo tỷ lệ, chẳng hạn như hình tròn hoặc hình vuông cân đối ?
a. TAB
b. ALT
c. CTRL
d. SHIFT
3 Phát biểu nào sau đây về việc thêm văn bản vào hình vẽ là KHÔNG đúng ?
a. Có thể thêm văn bản vào một hình bằng cách gõ nó sau khi tạo hình.
b. Văn bản được thêm vào hình sẽ trở thành một phần của hình.
c. Thêm văn bản vào hình bằng cách chọn hình và sau đó nhập văn bản.
d. Văn bản được thêm vào hình không xoay hoặc lật cùng với hình.
4 Để định vị lại hình vẽ, giữ phím ___________ và nhấn phím mũi tên để thực hiện dịch chuyển nhỏ hơn.
a. SHIFT
b. TAB
c. ALT
d. CTRL
5 Các ___________, xuất hiện khi một đối tượng được căn giữa hoặc cách đều nhau giữa các đối tượng
khác, đây là chức năng cực kỳ hữu ích để căn chỉnh và cách đều các đối tượng.
a. Đường lưới (Gridlines)
b. Thước đo (Rulers)
c. Snap objects
d. Smart Guides

IIG Vietnam
 220

6 Tùy chọn nào được sử dụng để thay đổi hình vẽ từ hình bầu dục thành hình chữ nhật mà không loại bỏ
hình bầu dục và chèn hình chữ nhật ?
a. Shape Outline
b. Điều chỉnh các góc hình (the adjustment handle)
c. Shape Effects
d. Change Shape
7 Thẻ công cụ nào được sử dụng để thay đổi màu nền, thêm kiểu, thay đổi độ dày hoặc màu của các đường
viền hình vẽ ?
a. Công cụ Shape Styles, thẻ Format
b. Công cụ Shape Styles, thẻ Design
c. Công cụ Drawing Tools, thẻ Design
d. Công cụ Drawing Tools, thẻ Format
8 Công cụ Arrange chứa các tùy chọn nào để thay đổi thứ tự sắp xếp của các đối tượng, chẳng hạn như hình
dạng, hình ảnh và hình vẽ cấu tạo nên SmartArt ?
a. Position Objects
b. Group Objects
c. Align Objects
d. Order Objects
9 Tùy chọn nào KHÔNG khả dụng khi bạn chọn Online Pictures từ thẻ Insert ?
a. Flickr
b. OneDrive
c. Bing Image Search
d. From This PC
10 Phương pháp nào được sử dụng để cắt hình ảnh theo một hình dạng cụ thể, chẳng hạn như trái tim ?
a. Picture Layout
b. Crop to Fit
c. Picture Styles
d. Crop to Shape

IIG Vietnam
 221

11 Tùy chọn nào cho phép thay đổi độ sáng hoặc độ tương phản của hình ảnh ?
a. Color
b. Artistic Effects
c. Remove Background
d. Corrections
12 Để tạo một siêu liên kết đến một trang web, chọn văn bản hoặc một đối tượng bạn muốn sử dụng làm siêu
liên kết, sau đó trên thẻ ____________, nhấp vào Hyperlink.
a. Transitions
b. Home
c. Animations
d. Insert
13 Trong khung chức năng ___________, bạn có thể nhập nhãn cho từng hình vẽ trong SmartArt, thay đổi
kiểu phông chữ, thêm hình vẽ và tăng cấp hoặc hạ cấp các mục trong SmartArt.
a. Format Shape
b. Selection
c. Clipboard
d. Text
14 Phương pháp nào được sử dụng để tạo SmartArt từ danh sách các ý hiện có ?
a. Trên thẻ SmartArt Tools Design, nhóm Reset, nhấp chọn Convert to Shapes.
b. Trên thẻ Insert, nhóm Illustrations, nhấp chọn SmartArt.
c. Trên thẻ SmartArt Tools Format, nhóm Shapes, nhấp chọn Change Shape.
d. Trên thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp chọn Convert to SmartArt Graphic.
15 Tính năng __________________________ cung cấp các tùy chọn dãy màu, để nhanh chóng áp dụng một
hoặc nhiều màu cho các hình dạng trong SmartArt.
a. Reset Graphic
b. Shape Colors
c. Artistic Effects
d. Change Colors

IIG Vietnam
 222

BÀI 6: TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ BÀI THUYẾT TRÌNH

1. Âm thanh và phim
Chèn video clip (hoặc thêm âm thanh vào slide có thể tăng tính thu hút cho bài trình chiếu. Tuy nhiên, việc
phụ thuộc quá nhiều vào các hiệu ứng đa phương tiện để thực hiện bài thuyết trình có thể gây tác dụng ngược,
người nghe có thể bị xao nhãng nội dung chính của chủ đề.
1.1. Chèn âm thanh
Hiệu ứng âm thanh giúp tăng độ chuyên nghiệp cho bài trình chiếu. Âm thanh thường dùng khi giới thiệu
hoặc kết thúc bài thuyết trình và mang đến cho khán giả sự tập trung khi bắt đầu và kết bài thuyết trình.
PowerPoint hỗ trợ các định dạng tập tin âm thanh sau: AIFF, AU, MID hoặc MIDI, MP3, MP4, M4A, WAV
và WMA. Tốt nhất, Microsoft khuyên nên sử dụng các tập tin M4A được mã hóa bằng âm thanh AAC.
Âm thanh có thể được chèn từ một tập tin trên máy tính hoặc tạo clip âm thanh riêng từ PowerPoint.
 Chèn âm thanh từ tập tin lưu trữ trên máy tính:
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Media, bấm Audio  bấm Audio on My PC.

Hình 230: Công cụ chèn âm thanh trên thẻ Insert

 Điều hướng đến vị trí của tập tin âm thanh  nhấp vào tập tin  bấm Insert để chèn vào slide.

Hình 231: Cửa sổ Insert Audio

 Ngoài ra, trong hộp thoại Insert Audio, bấm vào mũi tên Insert để hiển thị tùy chọn liên kết đến
tập tin. Công dụng của các tùy chọn này tương tự như chèn ảnh (đã trình bày ở bài 5).
Để ngăn chặn các sự cố có thể xảy ra với liên kết, nên sao chép các tập tin âm thanh vào cùng thư mục với
bài trình chiếu trước khi thêm âm thanh vào bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 223

 Ghi âm âm thanh:
 Nếu máy tính có loa, card âm thanh và micrô, có thể tạo clip âm thanh riêng, bằng cách chọn
Record Audio.

Hình 232: Hộp thoại Record Sound

 Khi hoàn tất ghi âm, có thể thay đổi kích thước đối tượng âm thanh và áp dụng các tùy chọn
Audio Tools.
 Lưu bản ghi âm dưới dạng tập tin âm thanh M4A:
 Nhấp chuột phải vào biểu tượng âm thanh  nhấp vào Save Media as  đặt tên cho tập tin âm
thanh  nhấp vào Save.
Khi đã chèn tập tin âm thanh trên slide, nhóm thẻ Audio Tools sẽ xuất hiện.

Hình 233: Nhóm thẻ Audio Tools

 Thẻ Format: cho phép điều chỉnh, định dạng biểu tượng clip âm thanh được chèn vào slide.
 Thẻ Playback: cho phép điều chỉnh clip âm thanh; điều chỉnh âm lượng, làm cho clip âm thanh nhỏ/lớn
dần hoặc cắt bớt phần đầu hoặc phần cuối của clip để tập trung vào một phần cụ thể.
 Ẩn biểu tượng âm thanh:
 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Audio Options  bấm Hide During Show  biểu tượng
âm thanh vẫn hiển thị trong PowerPoint, nhưng bị ẩn khi trình chiếu và bạn không thể tự khởi
động clip âm thanh khi trình chiếu.
 Phát âm thanh tự động:
 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Audio Options  bấm thay đổi tùy chọn Start thành
Automatically hoặc tạo kích hoạt hiệu ứng động (trigger animation).
Có các tùy chọn phát âm thanh: trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Audio Options cung cấp các tùy chọn:
 Loop until Stopped: lặp lại cho đến khi dừng (phát liên tục cho đến khi dừng).
 Automatically: bắt đầu phát tự động.
 On Click: bắt đầu phát khi nhấp chuột,
 Play Across Slides: phát âm thanh nền xuyên qua các slide cho đến khi kết thúc.

IIG Vietnam
 224

Tùy chọn âm thanh có thể được sử dụng kết hợp, ví dụ kết hợp Play Across Slides và Loop until Stopped để
phát clip âm thanh liên tục trong khi chuyển qua các slide trong trình chiếu.
 Phát clip âm thanh ở chế độ nền trong bài trình chiếu:
 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Audio Styles  bấm chọn Play in Background.
 Điều chỉnh âm lượng của clip âm thanh:
 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Audio Options  bấm chọn Volume.

Hình 234: Các tùy chọn Volume

Cắt đoạn âm thanh

Có thể thay đổi độ dài của clip âm thanh hoặc chỉ phát các phần cụ thể của clip bằng tùy chọn Trim Audio.
 Cắt clip âm thanh:
 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Editing  bấm chọn Trim Audio để mở hộp thoại Trim
Audio  xác định đoạn clip sẽ phát bằng cách kéo điểm đánh dấu bắt đầu (màu xanh lá cây)
hoặc nhập thời gian cụ thể vào hộp Start Time, sau đó kéo điểm đánh dấu kết thúc (màu đỏ) hoặc
nhập thời gian cụ thể vào hộp End Start.

Hình 235: Hộp thoại Trim Audio

 Trên thẻ Audio Tools Playback, nhóm Editing  bấm Fade In và Fade Out.
1.2. Chèn phim
PowerPoint hỗ trợ các định dạng tập tin phim sau: ASF, AVI, MP4, MPG, MPEG, WMV, SWF (Flash) và
H.246
Để clip phim chạy tốt nhất trên slide khi trình chiếu, Microsoft khuyến cáo nên sử dụng các định dạng tập tin
MP4 được mã hóa bằng video H.264
Clip phim có thể được chèn vào slide từ các nguồn:
 Bản ghi quay màn hình.

IIG Vietnam
 225

 Tập tin trên máy tính.

 Tập tin lưu trữ trên OneDrive.
 Kết quả từ công cụ tìm kiếm Bing.
 Clip phim trên YouTube.
 Chèn phim từ một tập tin:
 Trên thẻ Insert, trong nhóm Media  bấm Video  chọn Online Video (chèn tập tin phim trực
tuyến) hoặc Video on My PC (tập tin phim được lưu trên máy tính).

Hình 236: Công cụ chèn phim trên thẻ Insert

 Nếu chọn Video on My PC  trong hộp thoại Insert Video, điều hướng đến thư mục chứa tập
tin, chọn tập tin cần chèn  bấm Insert, hoặc chọn tùy chọn nhúng phim trực tiếp vào bài trình
chiếu (Insert) hoặc chèn liên kết đến tập tin phim (Link to File).

Hình 237: Cửa sổ Insert Video

 Nếu chọn Online Video  hộp thoại Insert Video cung cấp các tùy chọn để chèn phim từ
OneDrive, YouTube hoặc From Video Embed Code (dán mã nhúng để chèn video từ một trang
web). Clip phim được chèn trở thành một phần của bài thuyết trình.

IIG Vietnam
 226

Hình 238: Cửa sổ chèn phim từ Internet

Khi đã chèn tập tin âm thanh trên slide, nhóm thẻ Video Tools sẽ xuất hiện.

Hình 239: Nhóm thẻ Video Tools

 Thẻ Format: cho phép điều chỉnh khung hình phát clip; điều chỉnh độ sáng và độ tương phản, thay đổi
màu sắc, chọn kiểu khung, hình dạng, đường viền và hiệu ứng; ngoài ta có thể thay đổi thứ tự sắp xếp,
căn chỉnh, kích thước, nhóm và xoay khung nhìn như với các đối tượng khác.
 Thẻ Playback: cho phép tự sửa đổi clip; điều chỉnh âm lượng, làm mờ clip trong hoặc ngoài; cắt bớt
phần đầu hoặc cuối của clip để tập trung vào một phần cụ thể. Phương pháp được sử dụng để cắt clip
phim giống như đối với các clip âm thanh.

IIG Vietnam
 227

Hình 240: Hộp thoại Trim Video

 Thêm dấu trang để chuyển đến một điểm cụ thể trong clip:
 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Bookmark  chọn Add Bookmark  nhấp chuột chọn
vị trí muốn đánh dấu trên thanh thời gian của clip Tùy chọn dấu trang chỉ sử dụng được khi tập
tin phim được chèn từ máy tính.

Hình 241: Công cụ Bookmarks trên phim

 Phát phim liên tục cho đến khi dừng:

 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Video Options  chọn hộp kiểm Loop until Stopped.

Hình 242: Nhóm tùy chọn Video Options

 Thiết lập phim phát một lần:

 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Video Options  chọn hộp kiểm Rewind after Playing.

IIG Vietnam
 228

 Phát phim ở chế độ toàn màn hình:

 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Video Options  chọn hộp kiểm Play Full Screen. Khi
chọn Play Full Screen, PowerPoint sẽ thay đổi tùy chọn Start option thành Automatically để
phim được phát tự động.
 Ẩn phim khi phim không ở chế độ play;
 Trong chế độ trình chiếu của PowerPoint , khi phim đang ở chế độ Play sẽ được hiển thị, khi
phim không ở chế độ play sẽ được ẩn: Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Video Options 
chọn hộp kiểm Hide While Not Playing.
 Phát phim:
 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Video Options  thay đổi tùy chọn Start option thành
Automatically tạo kích hoạt hiệu ứng động (trigger animation)
 Xem trước phim:
 Trên Video Tools, thẻ Playback, nhóm Preview  chọn Play.
 Thêm văn bản vào phim:
 Chọn khung chứa phim trên slide  vẽ hộp văn bản và nhập văn bản.
 Điều chỉnh kích thước của khung chứa phim:
 Kéo biểu tượng điều chỉnh kích thước góc để tăng hoặc giảm kích thước hoặc để chỉ định chiều
cao và chiều rộng.
 Trên Video Tools, thẻ Format, nhóm Size  nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại Size and
Position  chỉ định chiều cao và chiều rộng.
 Ẩn các nút điều khiển trên thanh phát phim trong khi trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up  bấm bỏ chọn tùy chọn Show Media Controls.

Hình 243: Nhóm tùy chọn Set Up Slide Show

1.3. Chèn phim quay màn hình

Bản ghi màn hình ghi lại một video clip về chuyển động trên màn hình của bạn và chèn video trực tiếp vào
bản trình bày của bạn. Bạn có thể sử dụng Ghi màn hình để tạo các bản trình diễn hoặc hướng dẫn bằng video
từ bất kỳ chương trình mở nào, bao gồm cả PowerPoint.
 Tạo bản quay màn hình:
 Mở chương trình ứng dụng mong muốn quay lại  trong bài trình chiếu, chọn trang chiếu muốn
chèn phim quay màn hình vào sau khi quay.

IIG Vietnam
 229

Hình 244: Nhóm tùy chọn Media

 Trên thẻ Insert, trong nhóm Media, bấm Screen Recording. Cửa sổ PowerPoint được tự động
thu nhỏ và thanh công cụ Screen Recording được hiển thị.
 Chọn vùng ghi và các tùy chọn mong muốn.

Hình 245: Thanh công cụ ghi màn hình

 Nhấn Record để bắt đầu ghi hình. Sẽ có cảnh báo hiển thị đếm ngược ba giây để bắt đầu
 Record/Pause ghi hình. Thay đổi nút thành nút Pause khi đang ghi.

 Stop  Nhấn Stop để dừng ghi âm. Trong khi quay, thời lượng của video được hiển thị.

 Bấm Select Area để kích hoạt dấu thập và kéo để chọn vùng màn hình muốn ghi. Bạn có
 Select Area
thể nhấp vào nút thanh tác vụ chương trình mong muốn để kích hoạt chương trình.
 Ghi lại lời kể bằng thiết bị âm thanh. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định. Bỏ chọn
 Audio
tùy chọn để tắt tính năng.
 Record  Nắm bắt các chuyển động con trỏ chuột. Tùy chọn này được kích hoạt theo mặc định. Bỏ
Pointer chọn tùy chọn để tắt tính năng.
 Nhấp Record. Trong quá trình ghi, thanh công cụ bị ẩn khỏi chế độ xem.
 Để tạm dừng hoặc dừng ghi, có thể hiển thị thanh công cụ bằng cách di con trỏ chuột ở đầu màn
hình hoặc nhấn WINDOWS + SHIFT + Q.
 Khi kết thúc ghi, có thể thay đổi kích thước đối tượng video và áp dụng các tùy chọn Video Tools
nếu cần.
 Lưu bản ghi màn hình dưới dạng tập tin MP4:
 Nhấp chuột phải vào khung chứa phim  nhấp vào Save Media as.
1.4. Nén và tối ưu hóa truyền thông
Âm thanh và video có thể làm tăng đáng kể kích thước tập tin trình chiếu, gây khó khăn khi chia sẻ bài trình
chiếu qua email hoặc qua Internet.
 Giảm kích thước tập tin:
 Trên thẻ File, phần Info, sử dụng tùy chọn Compress Media. Bạn có thể chọn Presentation
Quality, Internet Quality, hoặc Low Quality.

IIG Vietnam
 230

Hình 246:Chức năng Compress Media

 Sau khi chọn tùy chọn, PowerPoint sẽ tự động nén các tập tin cần thiết và hiển thị lượng không
gian được lưu trữ.
Nếu bài thuyết trình tồn tại các vấn đề liên quan đến phát các video khi chia sẻ tập tin đòi hỏi phải tối ưu hóa
trước khi gửi, PowerPoint sẽ hiển thị tùy chọn Optimize Media Compatibility trong thẻ File, phần Info.
Nhấp vào nút tự động bắt đầu quá trình tối ưu hóa. Nếu nút không xuất hiện, bài trình chiếu đã sẵn sàng để
chia sẻ.
2. Hiệu ứng chuyển tiếp (Transitions)
Chuyển tiếp là các hiệu ứng hoạt hình kiểm soát cách hiển thị từ slide trước sang slide sau. Chuyển tiếp giữa
các slide có hiệu ứng sẽ giúp thu hút khán giả. Tuy nhiên, thêm quá nhiều hiệu ứng khác nhau cũng có thể
gây mất tập trung khi theo dõi bài thuyết trình.
2.1. Chèn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide
Khi thay đổi hiệu ứng chuyển đổi giữa hai slide, cần thực hiện gán hiệu ứng chuyển đổi cho slide thứ hai
(nghĩa là slide sẽ xuất hiện, không phải là slide sẽ biến mất).
 Thêm hoặc sửa đổi hiệu ứng chuyển tiếp slide:
 Chọn slide muốn thêm hoặc sửa đổi hiệu ứng  trên thẻ Transitions, nhóm Transition to This
Slide, chọn kiểu hiệu ứng phù hợp trong thư viện hiệu ứng.

Hình 247: Thẻ Transitions

IIG Vietnam
 231

 Nhấp vào nút More để hiển thị toàn bộ thư viện  nhấp vào từng kiểu chuyển đổi để xem trước
trực tiếp trên slide.

Hình 248: Thư viện tùy chọn hiệu ứng chuyển tiếp slide

 Áp dụng chuyển đổi cho tất cả các slide trong bài trình chiếu:
 Trên thẻ Transitions, nhóm Timing, bấm vào Apply To All.
 Áp dụng chuyển đổi cho một nhóm slide:
 Nhấn CTRL và chọn một số slide trong danh sách hình thu nhỏ slide hoặc trong chế độ xem
Slide Sorter  trên thẻ Transitions, nhóm Transition to This Slide, chọn kiểu hiệu ứng phù hợp
trong thư viện hiệu ứng
 Xóa hiệu ứng chuyển đổi:
 Trên thẻ Transitions, nhóm Transition to This Slide, bấm None.
 Xóa các hiệu ứng chuyển tiếp khỏi tất cả slide:
 Thiết lập chuyển đổi trên một slide thành None, sau đó bấm Apply To All.
2.2. Thay đổi thời gian chờ chuyển chuyển tiếp
Sau khi áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp các slide, có thể điều chỉnh tốc độ của quá trình chuyển tiếp, gán âm
thanh và kiểm soát cách diễn ra hiệu ứng.
 Thêm hoặc điều chỉnh các tùy chọn cho hiệu ứng:
 Chọn các slide muốn điều chỉnh  trên thẻ Transitions, nhóm Timing, nhấp vào tùy chọn mong
muốn.

IIG Vietnam
 232

Hình 249: Nhóm chức năng Timing

 Gán âm thanh cho quá trình chuyển tiếp:

 Chọn các slide muốn điều chỉnh  trên thẻ Transitions, nhóm Timing, nhấp vào Sound và sau
đó chọn âm thanh từ danh sách hoặc chọn Other Sound để thêm âm thanh từ tập tin.
 Trong danh sách Sound, có thể chọn Stop Previous Sound hoặc chọn Loop Until Next Sound
để phát âm thanh liên tục cho đến khi âm thanh tiếp theo được phát.

Hình 250: Các tùy chọn thêm âm thanh khi chuyển tiếp vào slide

 Đặt tốc độ chuyển tiếp:

 Chọn các slide muốn điều chỉnh  trên thẻ Transitions, nhóm Timing, nhập lượng thời gian vào
hộp Duration. Khoảng thời gian ngắn thì tốc độ hiệu ứng chuyển tiếp diễn ra nhanh hơn và thời
gian dài hơn giúp hiệu ứng chuyển tiếp diễn ra chậm.
 Chỉ định tác động chuyển tiếp slide:
 Theo mặc định, tùy chọn On Mouse Click được chọn để cho phép chuyển slide bằng cách nhấp
chuột.
 Có thể chỉ định chuyển slide sau thời gian đã định: Chọn các slide muốn điều chỉnh  trên thẻ
Transitions, nhóm Timing, phần Advance Slide, đánh dấu chọn và nhập thời gian hiển thị vào ô
After.
 PowerPoint sẽ chấp nhận tác động chuyển tiếp slide nào đến trước.
 Thiết lập bài trình chiếu tự chạy:
 Chọn tất cả slide trong bài trình chiếu  trên thẻ Transitions, nhóm Timing, phần Advance
Slide, sử dụng tùy chọn After để tự động chuyển slide sau một khoảng thời gian được chỉ định.
 Để bắt đầu hẹn giờ sau khi nhấp chuột, chọn cả hai tùy chọn On Mouse Click và After.
 Có thể giữ chuột trong khi trình chiếu để ngăn slide tự động chuyển tiếp.

IIG Vietnam
 233

2.3. Điều chỉnh các tùy chọn của hiệu ứng chuyển tiếp
Điều chỉnh các thuộc tính chuyển tiếp bao gồm: hướng và màu sắc.
 Sửa đổi chuyển đổi:
 Chọn slide cần điều chỉnh  trên thẻ Transitions, trong nhóm Transition to This Slide, nhấp vào
nút Effect Options  nhấp vào tùy chọn mong muốn.
PowerPoint cung cấp các tùy chọn khác nhau trong Effect Options tùy thuộc vào kiểu hiệu ứng được chọn.
Nếu nút Effect Options bị mờ, kiểu hiệu ứng được chọn không cho phép có các biến thể.

Hình 251: Các tùy chọn Effects của hiệu ứng chuyển tiếp slide

2.4. Quản lý nhiều hiệu ứng chuyển tiếp

Trong chế độ xem Normal, khi áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp cho slide, biểu tượng ngôi sao sẽ xuất hiện dưới
số thứ tự slide trong ngăn Slide Navigation.
Trong chế độ xem Slide Sorter, biểu tượng ngôi sao sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của slide.

Có thể xem trước hiệu ứng chuyển tiếp bằng cách nhấp vào biểu tượng ngôi sao.
Nếu đã áp dụng nhiều hiệu ứng chuyển tiếp cho bài trình chiếu, trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, sử
dụng Rehearse Timings để đảm bảo có một lượng thời gian thích hợp khi chuyển tiếp giữa các slide.
 Xem tất cả các hình động và chuyển tiếp được thiết lập trong bài trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm chọn From Beginning.
 Nhấn phím F5.

IIG Vietnam
 234

3. Hiệu ứng động trên slide (Animations)

Hiệu ứng động trên slide là cách di chuyển văn bản và các đối tượng xung quanh trên slide để thu hút sự chú
ý của người nghe, giúp người nghe theo dõi bài thuyết trình tập trung vào những điểm quan trọng.
Tuy nhiên, tương tự như âm thanh và video, lạm dụng hiệu ứng có thể khiến bài thuyết trình gây mất tập
trung và người nghe hiểu sai thông điệp, nội dung muốn truyền tải.

Lưu ý: hiệu ứng động trên slide được áp dụng cho các đối tượng và văn bản có trong một slide, còn các hiệu
ứng chuyển tiếp được áp dụng cho toàn bộ slide.
3.1. Áp dụng hiệu ứng động cho đối tượng
PowerPoint chứa sẵn một tập hợp các hiệu ứng động có thể áp dụng cho các đối tượng trên slide.
Những hiệu ứng động này được nhóm thành bốn loại: hiệu ứng xuất hiện (entrance effects), hiệu ứng nhấn
mạnh (emphasis effects), hiệu ứng thoát (exit effects) và chuyển động theo đường dẫn (motion paths).
Có thể sửa đổi hiệu ứng động tích hợp bằng cách thay đổi các tùy chọn của hiệu ứng.
 Áp dụng hiệu ứng:
 Chọn placeholder hoặc đối tượng trên slide  trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, nhấp
vào kiểu hiệu ứng được yêu cầu trong thư viện.

Hình 252: Thẻ Animations

 Bấm More để hiển thị toàn bộ thư viện hiệu ứng động và các tùy chọn có sẵn.

IIG Vietnam
 235

Hình 253: Thư viện các tùy chọn hiệu ứng động cho đối tượng

Khi thêm hiệu ứng động vào một đối tượng, hộp số thứ tự sẽ xuất hiện cạnh đối tượng đó trên slide. Con số
này đại diện cho thứ tự chuỗi các hiệu ứng động sẽ xảy ra.

Hình 254: Một đối tượng khi được gán hiệu ứng

Trong chế độ xem Normal, khi áp dụng hiệu ứng động, biểu tượng ngôi sao sẽ xuất hiện dưới số slide trong
ngăn Slide Navigation. Trong chế độ xem Slide Sorter, biểu tượng ngôi sao sẽ hiển thị dưới slide.

Hình 255: Slide có đối tượng được gán hiệu ứng động sẽ được đánh dấu sao

IIG Vietnam
 236

 Xem trước tất cả các hiệu ứng động được áp dụng trên slide:
 Nhấp vào biểu tượng hiệu ứng động trong ngăn Slide Navigation.
 Trên thẻ Animations  nhấp vào Preview.

Hình 256:Tính năng xem trước hiệu ứng

 Thay đổi hiệu ứng động được áp dụng cho đối tượng:
 Chọn đối tượng muốn đổi hiệu ứng  và trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, nhấp vào
kiểu hiệu ứng mong muốn.
Áp dụng nhiều hiệu ứng động
Có thể áp dụng nhiều hiệu ứng động cho cùng một đối tượng; các hiệu ứng động bổ sung cho đối tượng sẽ
phát sau các hiệu ứng động hiện có, tuần tự thực hiện theo thứ tự thời gian thêm hiệu ứng.
 Áp dụng nhiều hiệu ứng động:
 Chọn đối tượng cần áp dụng hiệu ứng  trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced Animation,
nhấp vào Add Animation  chọn tùy chọn hiệu ứng từ thư viện.

Hình 257: Nhóm chức năng Advanced Animation

Sử dụng ngăn hiệu ứng động

Sử dụng Animation Pane để theo dõi, quản lý và sắp xếp tất cả các hiệu ứng động được áp dụng cho các đối
tượng trên slide đang hoạt động; có thể sắp xếp lại, sửa đổi, xóa và phát hiệu ứng bằng Animation Pane.

Hình 258: Ngăn Animation Pane

IIG Vietnam
 237

 Mở Animation Pane:
 Trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced Animation, bấm vào Animation Pane.
 Bấm đúp chuột vào hộp số bên cạnh một đối tượng đã áp dụng nhiều hiệu ứng động.
 Animation Pane hiển thị các biểu tượng được mã hóa màu cho biết loại hiệu ứng được áp dụng.
Hình dạng khác nhau cho biết loại cài đặt đã áp dụng.
 Mỗi mục trong danh sách đại diện cho một sự kiện hiệu ứng và được gắn nhãn với tên đối tượng
hoặc một phần văn bản từ mục trên slide.
 Các số bên cạnh các mục danh sách cho biết thứ tự PowerPoint thực hiện (hoặc phát) các hiệu
ứng động.
 Nếu áp dụng cùng một hiệu ứng nhiều lần, nó sẽ xuất hiện nhiều dòng trong danh sách.
 Ở dưới cùng của Animation Pane, mục Section chứa các tùy chọn để Phóng to và Thu nhỏ.


Lưu ý: Bạn có thể sử dụng Selection Pane để đổi tên các đối tượng, giúp nhận dạng dễ dàng hơn.

Thêm hiệu ứng xuất hiện

PowerPoint sử dụng biểu tượng màu xanh lục trên Animation Pane để cho biết đã áp dụng hiệu ứng xuất
hiện.
 Xem nhiều hiệu ứng hơn:
 Bấm More Entrance Effects để mở hộp thoại Change Entrance Effect. Mặc định hộp kiểm
Preview Effect được kích hoạt để khi nhấp vào hiệu ứng sẽ có thể xem trước hiển thị trong Slide
Pane.
Khi xem trước hiệu ứng và không đóng cửa sổ hộp thoại Change Entrance Effect, bạn có thể thử xem nhiều
loại hiệu ứng.
Khi chọn được hiệu ứng phù hợp và muốn áp dụng cho đối tượng, bấm OK.
Khi chọn thêm hiệu ứng từ hộp thoại, có nhiều tùy chọn hơn trong thư viện trên thanh công cụ.

Hình 259: Hộp thoại Change Entrance Effect

IIG Vietnam
 238

Thêm hiệu ứng nhấn mạnh

Có thể sử dụng các hiệu ứng nhấn mạnh để làm động các đối tượng tại chỗ trong khi trình chiếu
PowerPoint hiển thị biểu tượng màu vàng trên Animation Pane để cho biết hiệu ứng nhấn mạnh đã được áp
dụng.
Nếu muốn xem nhiều tùy chọn hiệu ứng hơn, nhấp vào More Emphasis Effects để mở hộp thoại Change
Emphasis Effect.

Hình 260: Hộp thoại Change Emphasis Effect

Thêm hiệu ứng thoát

Sử dụng hiệu ứng thoát cho các đối tượng khi chúng rời khỏi slide trình chiếu.
PowerPoint sử dụng biểu tượng màu đỏ trên Animation Pane để cho biết hiệu ứng thoát đã được áp dụng.
Nếu muốn xem nhiều tùy chọn hiệu ứng hơn, nhấp vào More Exit Effects để mở hộp thoại Change Exit
Effect.

Hình 261: Hộp thoại Change Exit Effect

IIG Vietnam
 239

3.2. Áp dụng hiệu ứng động di chuyển theo đường

Có thể sử dụng các đường chuyển động để làm cho các đối tượng di chuyển xung quanh slide.
PowerPoint cung cấp các đường chuyển động dựng sẵn, như vòng tròn, xoắn ốc, vòng lặp, vòng sao và sóng.
Có thể sử dụng đường chuyển động dựng sẵn và sau đó sửa đổi nó cho phù hợp với nhu cầu bằng tùy chọn
Edit Points; hoặc có thể vẽ đường dẫn tùy chỉnh.

Hình 262: Các tùy chọn hiệu ứng chuyển động theo đường dẫn

Nếu muốn xem nhiều tùy chọn đường dẫn chuyển động, nhấp vào More Motion Paths để mở hộp thoại
Change Motion Path.

Hình 263: Hộp thoại mở rộng tùy chọn hiệu ứng chuyển động theo đường dẫn

Một số thay đổi có thể thực hiện ngay lập tức để thay đổi cách hiệu ứng hoạt động:
 Mũi tên xanh đánh dấu điểm bắt đầu của đường chuyển động.
 Mũi tên đỏ đánh dấu sự kết thúc của đường chuyển động.
 Đường đứt nét là đường chuyển động (đường dẫn mà đối tượng di chuyển trong hiệu ứng động).
 Thay đổi đường di chuyển của hiệu ứng:
 Nhấp vào đường dẫn chuyển động để chọn  biểu tượng thay đổi kích thước cho phép thay đổi
kích thước của đường chuyển động; biểu tượng xoay cho phép xoay đường dẫn.

IIG Vietnam
 240

Hình 264: Đường di chuyển hiệu ứng trước và sau khi được chọn

 Vẽ đường dẫn chuyển động tùy chỉnh:

 Trong thư viện Motion Path, bấm Custom Path  bấm vào vị trí bắt đầu đường dẫn trên slide;
con trỏ trở thành ký hiệu crosshair  giữ nút chuột trái và di chuyển con trỏ vẽ nên đường
dẫn  nhấp đúp chuột để kết thúc đường dẫn.
Đối tượng được áp dụng hiệu ứng đường dẫn chuyển động sẽ hiển thị trên Animation Pane.

Hình 265: Hiệu ứng đường dẫn chuyển động hiển thị trên Animation Pane

 Thay đổi hình dạng đường dẫn chuyển động:

 Chọn đối tượng  trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, bấm More Motion Paths 
chọn hình dạng đường dẫn chuyển động mong muốn.
 Đảo ngược hướng của đường dẫn chuyển động hoặc điều chỉnh các điểm trên đường dẫn:
 Chọn đối tượng  trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, bấm Effect Option  chọn Edit
Point hoặc Reverse Path Direction.

Hình 266: Các tùy chọn của hiện ứng đường dẫn Arcs

IIG Vietnam
 241

3.3. Thay đổi các thiết lập và tùy chọn của hiệu ứng
Sử dụng các tùy chọn cài đặt và hiệu ứng có thể điều chỉnh thời lượng của hiệu ứng động, đặt điều kiện kích
hoạt để bắt đầu hiệu ứng, thay đổi hướng hoặc hình dạng của hiệu ứng động và đặt thứ tự thực hiện các hiệu
ứng.
Nút công cụ Effect Options cung cấp các tùy chọn hướng, hình dạng và màu sắc.
Hộp thoại Animation Effect trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced Animation và Timing cung cấp các
cài đặt và cải tiến hiệu ứng bổ sung (tùy từng hiệu ứng).
 Thay đổi tùy chọn hoặc cài đặt hiệu ứng động:
 Chọn hiệu ứng động  trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, bấm Effect Options.

Hình 267: Các tùy chọn điều chỉnh hiệu ứng động Fly In và Shape

 Trên thẻ Animations, nhấp vào tùy chọn thích hợp trong nhóm Advanced Animation hoặc
Timing.
 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm Effect Options
 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane
 Trong Animation Pane, bấm vào mũi tên danh sách ở bên phải của hiệu ứng  bấm Effect
Options

IIG Vietnam
 242

Hình 268: Hộp thoại tùy chỉnh hiệu ứng động Spin

Ba cách thực hiện sau sẽ mở ra hộp thoại cài đặt hiệu ứng động với nhiều tùy chọn hơn để thay đổi hiệu ứng,
các tùy chọn trong hộp thoại phụ thuộc vào hiệu ứng động.
Vùng Enhancements luôn hiển thị tùy chọn để thêm âm thanh, thêm hiệu ứng sau đó hoặc làm động bất kỳ
văn bản nào được liên kết với đối tượng.

Hình 269: Vùng Enhancements trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng động

Khi tạo hiệu ứng văn bản cho đối tượng, nếu thay đổi tùy chọn từ All at once thành By word hoặc By letter,
bạn sẽ có quyền truy cập vào trường cuối cùng cho phép đặt khoảng thời gian trễ giữa các từ hoặc chữ cái,
giúp nhấn mạnh một số văn bản, nhưng cũng có thể khiến người nghe mất tập trung khi phải đoán các từ tiếp
theo.

Hình 270: Tùy chỉnh hiệu ứng phần văn bản cho đối tượng

Cài đặt kích hoạt hiệu ứng động có điều kiện (Animation Triggers)
Hiệu ứng động được thiết lập chế độ thực hiện khi nhấp vào một đối tượng nhất định hoặc khi video đạt đến
một điểm cụ thể. Đối tượng được nhấp hoặc điểm được đánh dấu trong video hoặc clip âm thanh được gọi là
trình kích hoạt hiệu ứng động.

IIG Vietnam
 243

 Cài đặt kích hoạt hiệu ứng động có điều kiện:

 Chọn đối tượng trong Animation Pane  trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, bấm
Trigger và sử dụng một trong các tùy chọn sau:
o Nhấp vào On Click of và chọn một đối tượng từ danh sách.

Hình 271: Tùy chọn Trigger / On Click of

o Nhấp vào Bookmark và chọn một bookmark từ danh sách.

 Các tùy chọn Triggers được liệt kê trên thẻ Timing của hộp thoại Disappear (tên hộp thoại tùy
hiệu ứng).
o Tùy chọn Animate as part of click sequence là trình kích hoạt mặc định cho tất cả các hiệu
ứng động.
o Start effect on click of: Chọn đối tượng kích hoạt animation từ danh sách.
o Start effect on play of: Chọn bookmark kích hoạt đối tượng từ danh sách.

Hình 272: Hộp thoại kích hoạt hiệu ứng động có điều kiện

Lưu ý: Có thể đặt bookmark cho âm thanh và video bằng nút Add Bookmark trong nhóm Bookmarks trên thẻ
Video Tools Playback.

Thay đổi thời gian hiệu ứng động

Yếu tố thời gian của hiện ứng động bao gồm: thời gian bắt đầu, thời gian chạy, tốc độ chạy, trì hoãn
thời điểm bắt đầu và thậm chí tua lại hoặc lặp lại hiệu ứng.
Animation Pane sử dụng các biểu tượng để cho biết cài đặt thời gian bắt đầu nào đã được áp dụng cho
hiệu ứng.
 Đặt thời gian bắt đầu cho hiệu ứng:
 Trên thẻ Animations, trong nhóm Timing, nhấp vào một trong các tùy chọn Start:

IIG Vietnam
244

Hình 273: Nhóm chức năng Timing

o On Click: bài thuyết trình sẽ tạm dừng tại thời điểm này và chờ nhấp chuột trước khi chạy
hiệu ứng này, sử dụng chuột để điều khiển mỗi hiệu ứng.

Hình 274: Hiệu ứng có Start: On Click được đánh dấu hình con trỏ chuột phía trước

o With Previous: hiệu ứng sẽ xảy ra cùng lúc với hiệu ứng trước đó.

Hình 275: Hiệu ứng có Start: With Previous không có ký hiệu đánh dấu phía trước

o After Previous: hiệu ứng sẽ xảy ra ngay khi hiệu ứng trước đó kết thúc.

Hình 276: Hiệu ứng có Start: After Previous được đánh dấu hình đồng hồ phía trước

 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane và sau đó bấm vào một trong các tùy chọn
Start.

Hình 277: Các tùy chọn thiết lập hiệu ứng

 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm vào thẻ Timing.
 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm Timing.

IIG Vietnam
 245

Hình 278: Thẻ Timing trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng

 Thay đổi thời lượng hoặc tốc độ của hiệu ứng:

 Chọn đối tượng trong Animation Pane  trên thẻ Animations, nhóm Timing, sử dụng mũi tên
hoặc nhập thời gian cụ thể vào hộp Duration.
 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm Timing  chọn thời lượng đặt trước
từ danh sách Duration.

Hình 279: Các tùy chọn Duration cho hiệu ứng

 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm vào thẻ Timing  chọn thời lượng
đặt trước từ danh sách Duration
 Trong Animation Pane, trỏ chuột vào cạnh phải hoặc trái của hộp thời lượng và kéo nó đến thời
gian mong muốn. Kéo bên trái điều chỉnh thời gian bắt đầu, trong khi kéo bên phải điều chỉnh
thời gian kết thúc.

Hình 280: Kéo bên trái điều chỉnh thời gian bắt đầu của hiệu ứng

Lưu ý: Kích thước của hộp thời lượng cho hiệu ứng hoạt hình được xác định bởi thời gian bắt đầu và kết thúc.
Vị trí của hộp thời lượng cho hiệu ứng hoạt hình được xác định bởi cài đặt Start.

 Tạm dừng hoặc trì hoãn thời điểm bắt đầu hiệu ứng:
 Chọn đối tượng trong Animation Pane  trên thẻ Animations, nhóm Timing, sử dụng các mũi
tên hoặc nhập thời gian cụ thể vào hộp Delay

IIG Vietnam
 246

 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm Timing, sử dụng các mũi tên hoặc
nhập thời gian cụ thể vào hộp Delay
 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm vào thẻ Timing, sử dụng các mũi
tên hoặc nhập thời gian cụ thể vào hộp Delay
Có thể sử dụng các tùy chọn Repeat (lặp lại) và Rewind (tua lại) trong thẻ Timing, tua lại trả đối tượng về
giao diện ban đầu hoặc vị trí bắt đầu của nó.

Hình 281: Tùy chỉnh Repeat trong hộp thoại tùy chỉnh hiệu ứng

 Lặp lại hiệu ứng:

 Bấm chuột phải vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm Timing  chọn một tùy chọn trong
menu Repeat.
 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm thẻ Timing  chọn một tùy chọn
trong menu Repeat.
 Tua lại hiệu ứng:
 Bấm đúp chuột vào hiệu ứng trong Animation Pane  bấm thẻ Timing  đánh dấu chọn tùy
chọn Rewind when done playing.
3.4. Áp dụng hiệu ứng cho văn bản
Trên thẻ Animations, nhóm Animation, sử dụng Effect Options, có các tùy chọn nhóm hiệu văn bản sau:
 Áp dụng hiệu ứng toàn bộ văn bản (trong hộp văn bản, danh sách hoặc
 As One Object placeholder) dưới dạng một sự kiện duy nhất. Tất cả văn bản của đối tượng xảy
ra hiệu ứng 1 lượt.
 Hiệu ứng thực hiện riêng biệt trên mỗi đoạn (hoặc mục trong danh sách)
 All Paragraphs at
 Ví dụ: đoạn đầu tiên có tùy chọn Start là On Click và tất cả các đoạn khác tùy
Once
chọn Start là With Previous  tất cả các đoạn xuất hiện đồng thời.
 Hiện ứng trên từng đoạn (hoặc mục danh sách) dưới dạng một sự kiện riêng
 By Paragraph
được đặt tùy chọn Start là On Click.

Nếu danh sách có nhiều cấp độ, có thể nhóm văn bản theo cấp độ đoạn bằng cách sử dụng tùy chọn Text
Animation trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng.

IIG Vietnam
 247

Hình 282:Tùy chọn nhóm văn bản theo cấp độ đoạn trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng

 Đặt hiệu ứng động cho từng từ hoặc từng chữ cái trong văn bản, đoạn văn:
 Chọn đối tượng văn bản  mở hộp thoại cài đặt hiệu ứng  trên thẻ Effect, phần Enhancements,
chọn tùy chọn phù hợp trong mục Animate text.

Hình 283: Tùy chọn đặt hiệu ứng động cho từng từ hoặc từng chữ cái trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng

Trong phần Text Animation của hộp thoại cài đặt hiệu ứng, có thể đặt các tùy chọn sau:
 Đặt thời gian trễ cho hiệu ứng văn bản:
 Chọn Automatically after  nhập số giây trong hộp thoại.
Nếu văn bản được chứa trong hình (như hình tròn), hãy kích hoạt tùy chọn Animate attached shape.
 Phát hiệu ứng động theo chiều ngược lại:
 Chọn hộp kiểm In reverse order.

IIG Vietnam
 248

Hình 284: Tùy chọn Text Animation trong hộp thoại cài đặt hiệu ứng

3.5. Sử dụng công cụ Animations Painter

Có thể sử dụng công cụ Animations Painter để sao chép hiệu ứng từ đối tượng này sang đối tượng khác một
cách nhanh chóng và dễ dàng. Công cụ Animations Painter sao chép các cài đặt hiệu ứng và các tùy chọn
hiệu ứng như thời điểm bắt đầu, thời lượng, độ trễ và cài đặt âm thanh.

Hình 285: Công cụ Animations Painter trên thẻ Animations

 Sao chép hiệu ứng từ đối tượng này sang đối tượng khác:
 Chọn đối tượng có hiệu ứng muốn sao chép  trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced
Animation, nhấp vào Animations Painter:
o Nhấp vào Animations Painter một lần để sao chép hiệu ứng cho một đối tượng.
o Nhấp đúp chuột vào Animations Painter để sao chép hiệu ứng cho một số đối tượng.
o Nhấn ESC để tắt Animations Painter.
3.6. Thay đổi thứ tự thực thi các hiệu ứng
Số bên cạnh mỗi đối tượng đã áp dựng hiệu ứng động trên slide cho biết thứ tự phát hiệu ứng khi trình chiếu,
tương ứng với danh sách liệt kê trong Animation Pane.
 Sắp xếp lại thứ tự các hiệu ứng động:
 Sử dụng các nút Reorder ở đầu Animation Pane.
 Sử dụng các tùy chọn trên thẻ Animations, trong nhóm Timing.

Hình 286: Các tùy chọn sắp xếp lại thứ tự các hiệu ứng động

 Kéo các mục hiệu ứng động lên hoặc xuống danh sách trong Animation Pane.

IIG Vietnam
 249

3.7. Xóa hiệu ứng

 Xóa một hiệu ứng động được áp dụng cho đối tượng:
 Chọn placeholder  trên thẻ Animations, trong nhóm Animations, bấm More  bấm None.
 Bấm vào hiệu ứng động trong Animation Pane  nhấn DELETE.
 Bấm chuột phải vào hiệu ứng động trong Animation Pane  bấn chọn Remove.
4. Tổng kết bài học:
Các phần của bài này đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Các thao tác chèn, định dạng, điều chỉnh, tối ưu hóa âm thanh trên slide.
 Các thao tác chèn, định dạng, điều chỉnh, tối ưu hóa các đoạn phim trên slide.
 Các thao tác thiết lập, quản lý và điều chỉnh hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide.
 Các thao tác thiết lập, quản lý và điều chỉnh hiệu ứng động cho các đối tượng trên từng slide.
5. Bài tập:
5.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Chèn âm thanh.
1 Mở tập tin Hiking Tours Media_.pptx từ thư mục thực hành
2 Chọn slide 4. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Media, nhấp chọn mũi tên Audio và nhấp chọn Audio on my
PC. Điều hướng đến thư mục Thư mục thực hành, nhấp chọn tập tin forest trail.mp3 và nhấp chọn
Insert.
PowerPoint sẽ chèn đối tượng âm thanh lên slide.
3 Nhấp chọn Play trên đối tượng để nghe đoạn âm thanh,
4 Trên nhóm thẻ Audio Tools, thẻ Playback, nhóm Audio Options, nhấp chọn Loop until Stopped để âm
thanh phát liên tục.
5 Trong nhóm Audio Options, nhấp vào mũi tên Start và chọn Automatically.
6 Nhấp chọn Volume và sau đó chọn High.
7 Trên thẻ Playback, nhấp chọn Trim Audio để cắt độ dài đoạn âm thanh.
8 Thay đổi Start Time thành 00:20.000 bằng cách kéo tay cầm màu xanh lá cây hoặc gõ vào ô Start Time.
9 Thay đổi End Time thành 00:45.000 bằng cách kéo tay cầm màu đỏ hoặc gõ vào ô End Time, sau đó bấm
OK.
10 Nhấp chuột phải và biểu tượng âm thanh trên slide và chọn Change Picture.
11 Trong hộp thoại Insert Picture, chọn tùy chọn Browse để chọn tập tin. Điều hướng đến Thư mục thực
hành, chọn tập tin flying bird.png và chọn Insert.
12 Định vị lại biểu tượng âm thanh mới (chim bay) để nó xuất hiện trên đường dẫn.

IIG Vietnam
 250

13 Nhấn SHIFT + F5 để bắt đầu trình chiếu slide hiện tại. Clip âm thanh bắt đầu tự động phát và lặp lại liên
tục cho đến khi bấm tạm dừng hoặc cho đến khi slide tiếp theo được hiển thị. Nhấn ESC để trở về
PowerPoint.

Bài 2: Chèn phim.

1 Chọn slide 2 (list of hiking tours). Chọn thẻ Insert, trong nhóm Media, chọn Video và nhấp chọn Video
on My PC.
2 Điều hướng đến Thư mục thực hành, chọn tập tin Hiking.mp4 và chọn Insert.
3 Điều chỉnh kích thước và định vị lại khung chứa phim cho đến khi nó được tập trung ở phía bên phải của
slide.
4 Trong nhóm thẻ Video Tools, thẻ Format, trong nhóm Video Styles, chọn Center Shadow Rectangle.
5 Trong nhóm thẻ Video Tools, thẻ Playback, trong nhóm Editing, chọn Trim Video để cắt độ dài đoạn
phim.
6 Thay đổi End Time thành 00:16.048 bằng cách kéo tay cầm màu đỏ hoặc gõ vào ô End Time, bấm chọn
OK.
7 Trong nhóm thẻ Video Tools, thẻ Playback, trong nhóm Video Options, chọn Rewind after Playing.
8 Chọn Volume và sau đó chọn Mute.
9 Trong nhóm Video Options group, chọn Start: On Click, nếu cầu.
10 Nhấn phím SHIFT+F5 để bắt đầu trình chiếu slide hiện tại. Phim không được bắt đầu chiếu cho đến khi
nhấp chuột.
11 Nhấp chuột để bắt đầu chiếu phim. Sau khi xem phim, nhấn ESC để thoát khỏi PowerPoint.

Bài 3: Nén hoặc tối ưu hóa truyền thông.

1 Chọn thẻ File, trong phần Info, chọn Optimize Compatibility.
Hộp thoại Optimize Media Compatibility xuất hiện với danh sách các tập tin âm thanh và phim cụ thể
cần được tối ưu hóa.
2 Đóng hộp thoại Optimize Media Compatibility khi hoàn thành.
3 Trong phần Info, chọn Compress Media và sau đó chọn tùy chọn Presentation Quality từ danh sách
tùy chọn Compress Media. Hộp thoại Compress Media hiển thị danh sách tập tin âm thanh và phim đã
được tự động nén.
4 Đóng hộp thoại Compress Media.
5 Lưu bài trình chiếu với tên Hiking Tours Media, trong thư mục Documents

IIG Vietnam
 251

Bài 4: Áp dụng hiệu ứng chuyển slide.

1 Mở tập tin Hiking Tours Media.pptx từ thư mục Documents
2 Nếu cần, chọn Enable Editing. Chọn slide 1, chọn thẻ Transitions, trong nhóm Transition to This Slide
group, chọn Shape.
3 Trên thẻ Transitions, trong nhóm Transition to This Slide, nhấp chọn Effect Options và chọn Plus.
4 Trên thẻ Transitions, trong nhóm Timing, thay đổi Duration thành 04.00.
5 Chọn slide 2 và sau đó trên thẻ Transitions, trong nhóm Transition to This Slide, nhấp chọn Vortex. Thay
đổi Effect Options thành From Top và thiết lập Duration là 02.00.
6 Chọn slide 3. Áp dụng hiệu ứng Fracture và sau đó trên thẻ Transitions, trong nhóm Timing, thay đổi
Advance Slide thành After 00:05.00.
7 Thêm hiệu ứng chuyển tiếp Page Curl cho slide 4.
8 Thêm hiệu ứng chuyển tiếp Blinds cho slide 5.
9 Chuyển sang chế độ xem Slide Sorter. Chọn tất cả slide. Trong nhóm Advance Slide, chọn On Mouse
Click để chọn lại. Thiết lập tùy chọn Advance Slide After thành 00:02.00.
10 Nhấn F5 để trình chiếu. Các slide sẽ tự động chuyển tiếp sau hai giây mỗi.
11 Nhấn ESC để thoát khỏi trình chiếu.

Bài 5: Áp dụng hiệu ứng động cho hình

1 Chọn slide 2, chọn placeholder tiêu đề sau đó chọn thẻ Animations. Chọn More trong nhóm Animation
để xem các hiệu ứng. Trong phần Entrance, nhấp chọn Zoom.
2 Chọn placeholder nội dung, sau đó trên thẻ Animations, chọn hiệu ứng Fade Entrance.
3 Trong nhóm Timing, thay đổi Duration thành 2.00.
4 Chọn slide 3, chọn placeholder tiêu đề và sau đó trên thẻ Animations, chọn hiệu ứng Split Entrance.
5 Chọn hình Spotlight Tour shape và trên thẻ Animations, chọn More trong nhóm Animation và sau đó
chọn hiệu ứng Teeter Emphasis.
6 Chọn slide 2 và sau đó trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced Animation, bấm vào Animation Pane.
7 Trỏ chuột và mục đầu tiên trong danh sách nhưng không nhấp chuột.
PowerPoint hiển thị tùy chọn bắt đầu hiệu ứng, tên của hiệu ứng động đã áp dụng và tên của đối tượng.
8 Trỏ chuột vào một trong các ô màu xanh bên cạnh các mục trong danh sách.
PowerPoint hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu ứng. Màu xanh lá cây cho thấy hiệu ứng xuất hiện.
9 Nhấp chuột vào mũi tên kép trong dòng màu xám ở cuối hiệu ứng động trong danh sách để mở rộng tất
cả hiệu ứng động trong danh sách.

IIG Vietnam
 252

10 Trong Animation Pane, nhấp vào Play All và lưu ý dòng thời gian ở dưới cùng của khung khi phát di
chuyển qua các ô màu xanh lá cây.
11 Nhấp vào mũi tên kép trong dòng màu xám ở cuối hiệu ứng động trong danh sách để thu gọn danh sách
hiệu ứng.

Bài 6: Sử dụng hiệu ứng di chuyển theo đường dẫn

1 Nhấp vào slide 3 và chọn hình đại bàng. Trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, bấm More, cuộn
xuống bên dưới thư viện đến khu vực Motion Paths, nhấp vào Custom Path.
2 Bắt đầu từ góc trên cùng bên phải của slide, kéo chuột để tạo đường dẫn đến trung tâm của hình đại bàng.
Nhấp đúp để dừng tạo đường dẫn và xem trước đường dẫn chuyển động tùy chỉnh. Nếu cần, nhấp để chọn
đường dẫn chuyển động và sử dụng tay cầm thay đổi kích thước để mở rộng đường dẫn đến cạnh trên
cùng bên phải của hộp văn bản ngày.
3 Với đường dẫn đã chọn, bấm Play From trong Animation Pane để xem trước đường dẫn chuyển động
tùy chỉnh.

Bài 7: Thay đổi các thiết lập và tùy chỉnh của hiệu ứng động.
1 Chọn slide 2, sau đó trong Animation Pane, chọn hiệu ứng của placeholder tiêu đề.
2 Trên thẻ Animations, trong nhóm Timing, thay đổi Duration thành 02.00 và Start thành After Previous
3 Trong Animation Pane, nhấp đúp chuột vào hiệu ứng thứ hai, nó là của placeholder nội dung. Trong hộp
thoại Fade, chọn thẻ Timing, sau đó chọn danh sách của Start và chọn After Previous. Nhấp chọn OK để
đóng hộp thoại và xem trước hiệu ứng.
4 Trên slide 3, chọn placeholder nội dung Wildlife. Trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, chọn hiệu
ứng Fly In Entrance.
5 Trong nhóm Animation, nhấp chọn Effect Options và sau đó chọn From Top.
6 Trong Animation Pane, nhấp đúp chuột vào hiệu ứng placeholder nội dung để mở hộp thoại Fly In. Thay
đổi trường Smooth start thành 0.05 giây bằng cách kéo thanh trượt màu xanh hoặc nhập vào trường.
7 Thay đổi trường Smooth end thành 0.1 giây bằng cách kéo thanh trượt màu xanh hoặc nhập vào trường,
sau đó nhấp OK để đóng hộp thoại và xem trước hiệu ứng.
8 Bấm vào một vùng trống trong Animation Pane, rồi bấm Play All trong Animation Pane để xem trước các
hiệu ứng động.

Bài 8: Áp dụng hiệu ứng động cho văn bản.

1 Trên slide 3, nhấp chọn placeholder nội dung. Trong Animation Pane, nhấp chọn mũi tên ở ngoài cùng
bên phải hiệu ứng động của placeholder nội dung và bấm Start After Previous.
2 Nhấp vào mũi tên bên phải một lần nữa và sau đó nhấp vào Effect Options. Trên thẻ Text Animation,
trong trường Group text, chọn By 2nd Level Paragraphs.

IIG Vietnam
 253

3 Nhấp vào thẻ Timing và sau đó trong trường Duration, nhấp vào mũi tên để thay đổi thành 1 giây (Fast).
Sau đó bấm OK.
4 Trên slide 5 chọn hộp văn bản Ready to go? Trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, nhấp chọn
Appear.
5 Trong Animation Pane, nhấp vào mũi tên ở bên phải của hiệu ứng động và sau đó nhấp vào Effect
Options.
6 Trên thẻ Effect, nhấp vào mũi tên Animate text và bấm chọn By word. Thay đổi độ trễ giữa các từ thành
1 giây.
7 Chọn thẻ Timing và thay đổi Start thành After Previous. Bấm OK.

Bài 9: Sử dụng Animation Painter

1 Chọn slide 3 và sau đó chọn hình con đại bàng. Trên thẻ Animations, trong nhóm Advanced Animation,
bấm chọn Animation Painter.
2 Trên slide 5, chọn hộp văn bản Ready to go? để áp dụng hiệu ứng.
3 Trên thẻ Animations, bấm Preview để xem hiệu ứng trên slide này. Hiệu ứng Appear trước đó đã được
thay thế bằng hiệu ứng Custom Path.
4 Đóng Animation Pane.

Bài 10: Sắp xếp lại thứ tự hiệu ứng trên slide.
1 Trên slide 5, chọn vào ảnh. Trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, nhấp chọn hiệu ứng Float In
Entrance.
2 Trên thẻ Animations, trong nhóm Animation, nhấp chọn Effect Options và sau đó chọn Float Down và
thay đổi Duration thành 02.00.
3 Trong nhóm Advanced Animation, bấm vào Add Animation và sau đó bấm chọn Grow/Shrink từ phần
Emphasis. Thay đổi Start thành After Previous. Xác nhận đặt Duration là 02:00.
4 Chọn hộp văn bản Ready to go?, nhấp vào Add Animation và chọn hiệu ứng Appear Entrance. Thiết
lập Start thành After Previous.
5 Mở Animation Pane, chọn hiệu ứng đầu tiên, TextBox 5 (custom path). Kéo hiệu ứng xuống dưới cùng
trong danh sách hiệu ứng.
6 Thay đổi thiết lập hiệu ứng của TextBox 5 (custom path) thành Start with Previous.
7 Trên thẻ Animation, bấm Preview để xem tất cả hiệu ứng trên slide.

Bài 11: Xóa hiệu ứng động

1 Bấm chọn slide 3. Trong Animation Pane, bấm chọn hiệu ứng đầu tiên (the title placeholder), sau đó nhấp
vào mũi tên cho hiệu ứng động đầu tiên và nhấp vào Remove.
2 Trên slide 2, xóa hiệu ứng của placeholder tiêu đề.

IIG Vietnam
 254

PowerPoint đã loại bỏ hiệu ứng động cho cả hai mục từ slide và trong Animation Pane.
3 Chọn slide 3, trong Animation Pane, nhấp vào mũi tên bên cạnh hiệu ứng của placeholder nội dung và
bấm Remove.
4 Xem lại tất cả hiệu ứng trên slide.
5.2. Bài tập lý thuyết:
1 Tùy chọn nào được sử dụng để ẩn video sau khi video được hiển thị ?
a. Start: On Click
b. Rewind after Playing
c. Play Full Screen
d. Hide While Not Playing.
2 Tùy chọn nào được sử dụng để chỉ phát 10 giây đầu tiên của đoạn âm thanh dài 2 phút ?
a. Fade Out
b. Crop
c. Fade In
d. Trim Audio
3 Phát biểu nào KHÔNG đúng về việc thêm âm thanh vào bài trình chiếu ?
a. Bạn có thể chèn một đoạn âm thanh phát làm nền trong khi trình bày.
b. Bạn có thể tạo clip âm thanh của riêng mình trong PowerPoint.
c. Bạn nên lưu trữ các tập tin âm thanh được liên kết trong cùng thư mục với bài trình chiếu của bạn.
d. Bạn có thể thêm âm thanh vào bày trình chiếu từ các tập tin âm thanh được lưu trữ trên máy tính
hoặc Internet.
4 Tùy chọn nào được sử dụng để phát video liên tục?
a. Rewind after Playing
b. Start: Automatically
c. Play Full Screen
d. Loop until Stopped
5 Phát biểu nào KHÔNG đúng về việc thêm video vào bài thuyết trình ?
a. Bạn có thể ẩn các nút điều khiển video trong khi trình bày.
b. Bạn có thể nhúng video trực tiếp vào bài trình chiếu hoặc chèn liên kết vào tập tin video.
c. Bạn có thể thêm video vào bài trình chiếu từ bản ghi màn hình, các tập tin được lưu trữ trên máy tính
hoặc Internet.
d. Bạn chỉ có thể chèn các tập tin video MP4 vào bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 255

6 Để thay đổi quá trình chuyển đổi giữa hai trang chiếu, bạn phải thêm quá trình chuyển đổi sang trang
chiếu ____.
a. Thứ nhất
b. Thứ hai
7 Tùy chọn nào trên thẻ Transition được sử dụng để đặt tốc độ chuyển tiếp ?
a. Loop Until Next
b. Effect Options
c. After
d. Duration
8 Tùy chọn nào trên thẻ Transition được sử dụng để điều chỉnh hướng chuyển đổi?
a. Advance Slide
b. Duration
c. Apply To All
d. Effect Options
9 Phát biểu nào KHÔNG đúng về việc áp dụng hiệu ứng động ?
a. Bạn có thể áp dụng hiệu ứng động cho hình và đối tượng đồ họa.
b. Bạn có thể áp dụng hiệu ứng động cho biểu đồ và bảng.
c. Bạn có thể áp dụng hiệu ứng động cho văn bản và placeholder.
d. Bạn có thể áp dụng hiệu ứng động cho toàn bộ slide.
10 Để thay đổi hình dạng của đường dẫn chuyển động, trên thẻ Animations, trong nhóm ______________,
nhấp vào More Motion Paths và sau đó, chọn hình dạng đường dẫn chuyển động mong muốn.
a. Preview
b. Advanced Animation
c. Timing
d. Animation

IIG Vietnam
 256

11 Phát biểu nào KHÔNG đúng về sắp xếp lại các hiệu ứng động ?
a. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiệu ứng bằng cách kéo các mục hiệu ứng lên hoặc xuống trong danh sách
Animation Pane.
b. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiệu ứng bằng cách sử dụng các tùy chọn Reorder Animation trên thẻ
Animations, trong nhóm Timing.
c. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiệu ứng bằng các nút Reorder ở đầu Animation Pane.
d. Bạn có thể thay đổi thứ tự hiệu ứng bằng cách nhấp đúp vào số thứ tự hiệu ứng trên slide và nhập số
mong muốn.
12 Nhóm nào, trên thẻ Animations, được sử dụng để chỉ định khi nào hiệu ứng sẽ xảy ra và thời gian hoạt
động của hiệu ứng ?
a. Advanced Animation
b. Animation
c. Preview
d. Timing
13 Bạn có thể theo dõi, sắp xếp lại, sửa đổi, xóa và phát tất cả các hiệu ứng động được áp dụng cho các đối
tượng trên slide đang hoạt động bằng cách sử dụng _______________.
a. Animation Painter
b. Advanced Animation ribbon
c. Effect Options menu
d. Animation Pane

IIG Vietnam
 257

BÀI 7: CHUẨN BỊ TRÌNH CHIẾU

1. Xem lại bài trình chiếu
1.1. Comment
Comment là một ghi chú, hay một bình luận có thể đính kèm vào đối tượng hoặc văn bản trên slide hoặc toàn
bộ slide.
Ví dụ:
 Đưa ra đề xuất thay đổi cho một slide.
 Chèn câu hỏi của người đánh giá, góp ý cho bài thuyết trình.
 Thêm ghi chú vào slide dưới dạng lời nhắc để có thêm thông tin về chủ đề, sửa lại ảnh hoặc một số văn
bản, trích dẫn nguồn thông tin trên slide hoặc thực hiện các thay đổi khác.
Các tính năng Comment được cung cấp trên thẻ Review, nhóm Comments.

Hình 287: Nhóm chức năng Comments.

Có thể sử dụng nút Show Comments trên thẻ Review để hiển thị các Comment trong ngăn Comments hoặc
hiển thị biểu tượng đánh dấu Comment.

Hình 288: Ngăn hiển thị Comments.

Chèn comment
Comment trong PowerPoint có thể chèn tại bất kỳ vị trí nào trong bài trình chiếu.
 Chèn một Comment:
 Chọn văn bản hoặc đối tượng mà muốn bình luận  trên thẻ Review, nhóm Comments, nhấp
vào New Comment.
 Hoặc, chọn văn bản hoặc đối tượng mà muốn bình luận  trên thanh trạng thái, bấm vào nút
Comments  trong ngăn Comments, bấm New trong ngăn Comments sẽ hiển thị biểu tượng
nhận xét bên cạnh đối tượng đã chọn trên slide và mở hộp nhận xét mới.
 Nhập bình luận vào hộp thoại  nhấn ENTER hoặc bấm bên ngoài khung bình luận để kết thúc.

IIG Vietnam
 258

 Chèn Comment nhiều dòng:

 Sử dụng SHIFT + ENTER để chèn một dòng mới.
Nhận xét chứa định danh, bao gồm tên người dùng đã thêm nhận xét và ngày tạo hoặc chỉnh sửa từng nhận
xét.

Hình 289: Phần hiển thị tên người và thời điểm tạo comment.

 Thay đổi tên người dùng

 Nhấp vào thẻ File, bấm Options  chọn General  nhập thông tin của bạn vào hộp User name
 bấm OK.
 Nếu muốn sử dụng một tên người dùng cụ thể bất kể User Name của tài khoản Microsoft đang
hoạt động, hãy bấm chọn hộp kiểm Always use these values regardless of sign in to Office.
Quản lý comment
Quản lý Comment bao gồm nhập, di chuyển, trả lời và xóa.
 Mở ngăn Comments:
 Trên thẻ Review, nhóm Comments, nhấp vào mũi tên Show Comments  bấm Comments
Pane.
 Nhấp vào nút Comments trên thanh trạng thái.
 Nhấp vào biểu tượng Comments trên slide.
 Di chuyển đến Comments tiếp theo hoặc trước đó:
 Trong ngăn Comments, nhấp vào nút mũi tên Previous và Next.
 Trên thẻ Review, nhóm Comments, sử dụng các nút Previous và Next.
 Khi đến comment cuối cùng, có thể nhấp vào Cancel để ngừng đọc comment.
 Nếu muốn bắt đầu đọc từ comment đầu, nhấp vào Continue.
 Di chuyển một Comments:
 Hãy kéo biểu tượng Comments đến một vị trí mới trên slide.
Chỉnh sửa và phản hồi comment
Sử dụng ngăn Comments để chỉnh sửa hoặc trả lời các comment mà người đánh giá khác thêm vào bài trình
chiếu. Chọn một comment trong ngăn Comments hoặc nhấp vào biểu tượng comment để mở ngăn Comments
và thực hiện chỉnh sửa, phản hồi.

IIG Vietnam
 259

 Chỉnh sửa comment:

 Chọn mở comment  thực hiện các thay đổi cần thiết trong hộp comment  nhấp bên ngoài
comment để hoàn tất.
 Trả lời comment:
 Bấm chọn comment  trong ngăn Comments, nhập câu trả lời của vào hộp Reply  bấm bên
ngoài comment hoặc nhấn TAB để hoàn tất.

Hình 290:Trả lời comment

Khi trả lời comment, PowerPoint sẽ cập nhật thông tin nhận dạng comment với thông tin của bạn.

Xóa comment
 Xóa comment:
 Trong ngăn Comments, nhấp vào comment và sau đó nhấp .
 Nhấp chuột phải vào biểu tượng và nhấp vào nút Delete Comment
 Trên thẻ Review, nhóm Comments, nhấp vào mũi tên Delete Comment và chọn một trong các
tùy chọn sau:

Hình 291: Nhóm công cụ xóa comment

1.2. Chế độ TrackChanges

So sánh các bài trình chiếu (Comparing)
Nếu bạn gửi bản trình chiếu cho người khác để phản hồi và họ thực hiện thay đổi nội dung trên các slide,
thay vì chỉ thêm comment, khi nhận lại tập tin đã chỉnh sửa, bạn có nhu cầu biết được bài trình chiếu bị chỉnh
sửa những gì. Tính năng Comparing trong PowerPoint giúp tìm và xem lại sự khác biệt giữa hai phiên bản
bài trình chiếu. Những thay đổi được thực hiện sau đó có thể được hợp nhất thành một tập tin.
Trước khi gửi bài trình chiếu cho người khác góp ý, nên tạo một bản sao của bài trình chiếu.
Có thể gửi bản sao để thu thập thông tin phản hồi và xem xét thông tin. Khi bài trình chiếu được trả về, bạn
có thể so sánh các thay đổi trong bản sao được chia sẻ với bản gốc.
 So sánh hai bài trình chiếu:
 Hãy mở phiên bản gốc của bài trình chiếu  trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Compare
 chọn để mở phiên bản thứ hai  nhấp Merge.

IIG Vietnam
 260

Hình 292: Cửa sổ chọn phiên bản chỉnh sửa của bài trình chiếu để so sánh, hợp nhất

Khi so sánh hai bài trình chiếu, bạn có thể điều hướng để xem các khác biệt và kết hợp các thay đổi từ phiên
bản thứ hai thành phiên bản gốc một lần hoặc từng phần.
PowerPoint hiển thị tất cả sự khác biệt giữa hai phiên bản ở phần dưới cùng của ngăn Revisions. Phần trên
của ngăn Revisions hiển thị các thay đổi đối với slide hiện tại trong thẻ Slides hoặc thẻ Details.

PowerPoint nêu bật sự khác biệt và hiển thị biểu tượng Change bên cạnh mỗi điểm khác biệt trên slide.

Hình 293: Ngăn Revisions và chế độ hiển thị trên slide của bài trình chiếu gốc, bài trình chiếu chỉnh sửa

IIG Vietnam
 261

 Thẻ Slide trong ngăn Revisions hiển thị hình ảnh của slide với tất cả các thay đổi được áp dụng.
 Thẻ Details trong ngăn Revisions hiển thị danh sách các comment và thay đổi đối với slide hiện tại.
 Mở hoặc đóng ngăn Revisions:
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Reviewing Pane.
 Điều hướng xem những khác biệt giữa 2 phiên bản:
 Trong ngăn Revisions, bấm vào một thay đổi trong danh sách Presentation Changes.
 Trong ngăn Revisions, bấm vào một thay đổi cụ thể trong thẻ Details.
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Next Change hoặc Previous Change.
Đối với mỗi điểm khác biệt, PowerPoint cho thấy chi tiết về những thay đổi và người thực hiện nó.

Hình 294: Chi tiết về điểm khác biệt giữa 2 phiên bản bài trình chiếu

 Chấp nhận hoặc hủy bỏ các thay đổi:

 Bấm vào biểu tượng Change trên slide  sử dụng các hộp kiểm để chọn các thay đổi muốn chấp
nhận hoặc từ chối  trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Accept hoặc Reject.
o Nếu bấm Accept: các thay đổi đã chọn sẽ được đưa vào bài trình chiếu.
o Nếu bấm Reject: phiên bản gốc của các thay đổi đã chọn sẽ được khôi phục.
 Kết hợp các thay đổi từ phiên bản thứ hai thành bản thứ nhất:
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Accept Change.
 Trong ngăn Revisions, trên thẻ Slides, bấm vào hộp kiểm của mỗi thay đổi.
Khi điều hướng qua các điểm khác biệt, có thể sử dụng Reject Change để loại bỏ từng thay đổi được đề xuất
và chuyển sang thay đổi tiếp theo.
 Chấp nhận nhiều thay đổi trên một slide hoặc toàn bài trình chiếu cùng một lúc:
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Accept All Changes to the Current Slide.
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Accept All Changes to the Presentation.
 Từ chối nhiều thay đổi trên một slide hoặc toàn bài trình chiếu cùng một lúc:
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Reject All Changes to the Current Slide.
 Trên thẻ Review, nhóm Compare, bấm Reject All Changes to the Presentation.

Hình 295: Công cụ Accept và Reject trên thẻ Review.

 Kết thúc Review và áp dụng các lựa chọn đã chấp nhận và từ chối:
 Nhấp vào nút End Review.

IIG Vietnam
 262

2. Tùy chỉnh bài trình chiếu

2.1. Thêm ghi chú cho người trình bày (Speaker Notes)
PowerPoint cho phép thêm ghi chú của người trình bày vào mỗi slide để giúp bạn nhớ lại thông tin liên quan
đến slide đó. Bạn có thể xem ghi chú trong khi thuyết trình bằng chế độ Presenter View hoặc có thể in ghi
chú. Khán giả không thể nhìn thấy ghi chú của người trình bày.
Nhập văn bản vào phần Notes và có thể chỉnh sửa và định dạng văn bản bằng các tùy chọn trên thẻ Home.

Hình 296: Thẻ Nostes Master

 Thêm và chỉnh sửa ghi chú cho slide:

 Trong chế độ xem Normal, trên thẻ View, trong nhóm Show, bấm Notes (ngăn Notes xuất hiện
bên dưới slide).

Hình 297: Phần nhập ghi chú (Click to add notes) được hiển thị bên dưới vùng slide chính.

 Trên thẻ View, trong nhóm Presentation, bấm Notes Page

IIG Vietnam
 263

Hình 298: Hiển thị slide và note ở chế độ Notes Page

 Trên thanh trạng thái, nhấp vào nút Notes.

Có thể sử dụng chế độ xem Notes Page hoặc Notes Master để tùy chỉnh cách hiển thị hoặc in các trang ghi
chú.
 Xem trước bản in các trang ghi chú:
 Trong thẻ View, nhóm Presentation Views, bấm Notes Page. Các Notes Page bao gồm ghi chú
của từng slide trong bài trình chiếu. In mỗi slide và các ghi chú đi kèm trên 1 trang riêng.
Trong chế độ xem Notes Page, có thể định dạng, thay đổi kích thước và định vị lại khu vực ghi chú, cũng
như thêm hình ảnh và các đối tượng khác vào ghi chú. Hình ảnh và đối tượng được thêm vào trong chế độ
xem Notes Page sẽ xuất hiện trên các trang ghi chú in, nhưng không được hiển thị trong chế độ xem Normal.
 Có thể định dạng văn bản ghi chú trực tiếp trong ngăn Notes ở chế độ xem Normal. Tuy nhiên, không
thể định dạng nền, thêm hình ảnh hoặc đối tượng vào ghi chú trong chế độ xem Normal.
 Có thể sử dụng Notes Master để thêm logo công ty, áp dụng kiểu nền hoặc chủ đề, thêm hoặc xóa tiêu
đề, chân trang và số trang hoặc thay đổi hướng trang.
 In Notes Pages:
 Trên thẻ File, bấm Print  trong Settings, nhấp vào mũi tên bên cạnh Full Page Slides và trong
Print Layout, nhấp vào Notes Pages.

IIG Vietnam
 264

Hình 299: Tùy chọn in Notes Pages

2.2. Tạo Handouts

PowerPoint cung cấp các tùy chọn để in tài liệu cho khán giả để đọc trong hoặc sau khi thuyết trình. Bạn có
thể sử dụng bản handout để giúp khán giả theo dõi bài thuyết trình, cung cấp tóm tắt các điểm chính để xem
sau khi thuyết trình hoặc cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
Handout Master xác định giao diện và bố cục của handout bài trình chiếu. Handout Master chứa hình ảnh thu
nhỏ của các slide thuyết trình cùng với các yếu tố khác, chẳng hạn như số slide và chân trang.
 Chỉnh sửa Handout Master:
 Trên thẻ View, trong nhóm Master, bấm Handout Master.

Hình 300: Thẻ Handout Master

IIG Vietnam
 265

 Thay đổi hướng bản in handout:

 Trên thẻ Handout Master, trong nhóm Page Setup, nhấp vào mũi tên Handout Orientation 
bấm Portrait hoặc Landscape.

Hình 301: Các kiểu hướng bản in Handout.

 Thay đổi số lượng slide xuất hiện trên bản in handout:

 Trên thẻ Handout Master, trong nhóm Page Setup, chọn một tùy chọn từ Slides Per Page. Số
lượng slide thiết lập xuất hiện trên một trang càng lớn, kích thước của mỗi slide càng nhỏ.

Hình 302: Danh mục tùy chọn Slides Per Page

 In phác thảo (outline) của toàn bộ bài trình chiếu trên trang handout:
 Trên thẻ Handout Master, trong nhóm Page Setup, nhấp vào Slides Per Page  nhấp vào Slide
Outline.
 In handouts:
 Trên thẻ File, bấm Print  nhóm Settings, nhấp vào mũi tên bên cạnh Full Page Slides  bên
dưới Handouts, nhấp vào bố cục mong muốn.
Nếu muốn sửa đổi nội dung, hình ảnh và bố cục của tài liệu, có thể xuất bài trình chiếu sang Microsoft Word.

IIG Vietnam
 266

 Xuất bản bài trình chiếu sang Microsoft Word:

 Trên thẻ File, bấm Export  chọn Create Handouts  bên dưới Create Handouts in Microsoft
Word, bấm Create Handouts  trong hộp thoại Send to Microsoft Word, chọn một trong các
tùy chọn cách bố trí và bấm OK.
 Chọn Paste Link để tự động cập nhật bản handout khi có thay đổi đối với bài trình chiếu.

Hình 303: Các tùy chọn bố trí kết quả xuất bài trình chiếu sang MS Word.

 Microsoft Word được mở và hiển thị số slide, hình thu nhỏ slide và ghi chú dưới dạng bảng biểu.
Có thể sửa đổi nội dung, lưu hoặc in tài liệu Word.

Hình 304: Kết quả tập tin Word được xuất ra từ bài trình chiếu

IIG Vietnam
 267

2.3. Đính kèm phông chữ

Khi bạn sử dụng phông chữ chuẩn hoặc phông chữ đặc biệt trong bài trình chiếu, bạn có thể nhúng phông
chữ vào tập tin bài trình chiếu. Nhúng phông chữ cho phép các phông chữ được lưu kèm theo bài trình chiếu
đảm bảo rằng người dùng khi xem bài trình chiếu trên bất kỳ máy tính nào cũng hiển thị đúng thiết kế.
Nếu không nhúng phông chữ, phông chữ không được cài đặt trên thiết bị hiển thị thì nó sẽ được thay thế bằng
phông chữ gần nhất có sẵn.
Nhúng phông chữ yêu cầu các yếu tố cần thiết:
 Phông chữ có thể nhúng được hay không thường được quy định bởi nhà cung cấp phông chữ. Quyền cấp
phép có thể bao gồm không nhúng, chỉ in và xem trước, cho đến cài đặt đầy đủ.
 Nếu cố nhúng các phông chữ không được phép nhúng, PowerPoint sẽ hiển thị thông báo lỗi giải thích
rằng một số phông chữ có thể được lưu trong bài trình chiếu và cung cấp danh sách các phông chữ không
thể nhúng kèm.
 Để xác định xem một phông chữ có thể nhúng được không, hãy kiểm tra các thuộc tính phông chữ trong
mục Font ở công cụ Control Panel.
 Nhúng phông chữ làm tăng kích thước tập tin bài trình chiếu.
 Gửi tập tin phông chữ cùng với tập tin bài trình chiếu của bạn là bất hợp pháp. Phông chữ, bao gồm cả
phông chữ đã mua, không cho phép phân phối.
 Lưu tập tin dưới dạng PDF sẽ hiển thị được các phông chữ đặc biệt nhưng bài trình chiếu sẽ không thể
chỉnh sửa.
 Nhúng phông chữ vào tập tin bài trình chiếu:
 Trong hộp thoại Save As, bấm Tools  bấm Save Options  trong hộp thoại Options, chọn
phần Save ở phía bên trái  bên dưới cùng của hộp thoại, mục Preserve fidelity when sharing
this presentation, nhấp vào Embed fonts in the file và sau đó nhấp vào các tùy chọn cần thiết.
 nhấn OK và tiếp tục lưu tập tin bình thường.

Hình 305: Tùy chọn thuộc tính đính kèm phông chữ trong tập tin bài trình chiếu

3. Kiểm tra bài trình chiếu

Đảm bảo bài trình chiếu có thể xem một cách tốt nhất (Accessibility Checker)
Mục đích của tính năng Accessibility Checker là đảm bảo rằng tất cả mọi người có thể xem bài trình chiếu
mà không gặp vấn đề gì.
 Chạy tính năng Accessibility Checker:
 Trên thẻ File, bấm Info  bên dưới mục Inspect Presentation, bấm Check for Issues  bấm
Check Accessibility.
 Ngăn tác vụ Accessibility Checker sẽ mở và liệt kê mọi sự cố được phát hiện  bấm vào một
vấn đề trong danh sách để hiển thị để xem mô tả và cách giải quyết được đề xuất trong phần
Additional Information.

IIG Vietnam
 268

 Tính năng Accessibility Checker sẽ phát hiện các lỗi và phân loại thành ba nhóm sự cố: lỗi
(errors), cảnh báo (warning) và mẹo (tips).
 Lỗi (errors): khi nội dung trình bày sẽ khó hoặc không thể hiểu được, bao gồm các lỗi như thiếu
văn bản trên các đối tượng, thiếu tiêu đề bảng và thiếu tiêu đề slide.
 Cảnh báo (warning): khi nội dung có thể gây khó hiểu, bao gồm các cảnh báo về các vấn đề liên
kết văn bản, cấu trúc bảng phức tạp và các ô bảng trống.
 Mẹo (tips): các gợi ý để giúp tổ chức và trình bày thông tin theo cách tốt hơn, bao gồm chú thích
cho âm thanh và video, thứ tự logic của các slide và tiêu đề slide.

Hình 306: Ngăn tác vụ Accessibility Checker

 Alt Text (Văn bản thay thế)
Là phần nội dung sẽ được đọc thành âm thanh bởi các trình đọc màn hình, giúp người khiếm thị hiểu
nội dung của hình ảnh. Ngoài ra, các công cụ tìm kiếm thường sử dụng Alt Text để xác định nội dung
của hình ảnh khi chia sẻ thông tin trên trang Web.
 Thêm Alt Text vào hình, hình ảnh, biểu đồ, bảng, đồ họa SmartArt hoặc các đối tượng khác:
 Bấm chuột phải vào đối tượng  bấm Format (object type)  trong Size & Properties 
bấm Alt Text.
Để thêm Alt Text vào toàn bộ đồ họa hoặc biểu đồ SmartArt, nhấp vào viền của nó.
 Trong mục Description, nhập mô tả ngắn gọn về đối tượng.
Trong mục Title, nhập tóm tắt ngắn gọn. Nên hoàn thành mục này nếu bạn đang nhập một lời giải thích
chi tiết hoặc dài trong mục Description. Thông tin tiêu đề giúp người đọc xác định xem họ có cần đọc
mô tả đầy đủ hay không.

IIG Vietnam
 269

Hình 307: Mục Alt Text trong ngăn tác vụ Format Picture

Đảm bảo tính tương thích của bài trình chiếu (Compatibility Checker)
Có thể sử dụng tính năng Compatibility Checker để xác định có sự cố nào khi bài trình chiếu được mở trong
PowerPoint 2003 hoặc các phiên bản trước đó. Ví dụ các có vấn đề với hiệu ứng chuyển tiếp, hình động,
video được nhúng hoặc SmartArt.
Định dạng tập tin PowerPoint hiện tại giống các phiên bản PowerPoint 2013, 2010, 2007, do đó không cần
thiết phải kiểm tra vấn đề tương thích cho các phiên bản này.
 Chạy tính năng Compatibility Checker:
 Trên thẻ File, bấm Info  bên dưới mục Inspect Presentation, bấm Check for Issues  bấm
Check Compatibility.
Nếu bạn thường xuyên lưu bài trình chiếu ở định dạng PowerPoint 97-2003, hãy chọn hộp kiểm Check
compatibility when saving in PowerPoint 97-2003 formats.

Hình 308: Hộp thoại cảnh báo các điểm không tương thích giữa 2 phiên bản PowerPoint.

IIG Vietnam
 270

4. Trình chiếu
Thẻ Slide Show cung cấp các tính năng để thiết lập và xem bài trình chiếu.

Hình 309: Thẻ Slide Show

 Chạy bài trình chiếu:

 Sử dụng chế độ xem Slide Show để hiển thị trình chiếu ở chế độ toàn màn hình theo cách người
xem sẽ nhìn thấy.
 Chuyển sang chế độ xem Slide Show:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm From Beginning để chạy trình chiếu
từ slide đầu tiên, bất kể đang ở slide nào.
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm From Current Slide để chạy trình
chiếu bắt đầu từ slide hiện tại.
 Trên thanh trạng thái, nhấp vào nút Slide Show để xem trình chiếu từ slide hiện tại.
 Nhấn F5 để chạy trình chiếu từ slide đầu tiên, bất kể đang ở slide nào.
 Nhấn SHIFT + F5 để chạy trình chiếu từ slide hiện tại.
 Hiển thị cửa sổ trình chiếu trong cửa sổ PowerPoint:
 Nhấn ALT + .
Có thể sử dụng nhiều phím tắt chuột và bàn phím để hỗ trợ hiển thị bài trình chiếu ở chế độ Slide Show.

Bắt đầu hiển thị từ đầu Nhấn F5.

Nhấn N hoặc PAGE DOWN hoặc
Tiến tới slide hoặc đối tượng hiệu ứng tiếp theo
SPACEBAR hoặc nhấp chuột.
Quay trở lại slide hoặc đối tượng hiệu ứng trước Nhấn BACKSPACE hoặc P hoặc PAGE UP.
Chuyển đến một số slide nhất định Nhập số slide và sau đó nhấn ENTER.
Làm đen màn hình hoặc quay lại bài trình bày Nhấn B hoặc PERIOD.
Làm trắng màn hình hoặc quay lại bài trình bày Nhấn W hoặc COMMA.
Dừng / khởi động lại chương trình tự động Nhấn S.
Kết thúc trình chiếu Nhấn ESC.
Thay đổi con trỏ thành bút Nhấn CTRL+P.
Xóa các chú thích trên màn hình Nhấn E.
Thay đổi bút thành con trỏ Nhấn CTRL+A.
Hiển thị menu phím tắt Nhấp chuột phải.

IIG Vietnam
 271

 Ẩn hoặc bỏ ẩn các slide riêng lẻ:

 Ở chế độ xem Normal hoặc Slide Sorte, trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up, bấm Hide Slide.
 Ở chế độ xem Slide Sorte, bấm chuột phải vào slide  bấm Hide Slide.
Nếu đã ẩn một slide, nó sẽ xuất hiện trong thẻ Slides với slide mờ đi và gạch chéo đè lên số slide.

Hình 310: Slide 2,3 bị ẩn với ký hiệu số thứ tự slide được gạch chéo

 Giới hạn bài trình chiếu ở một phạm vi slide cụ thể:

 Trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show  chỉ định các slide muốn sử dụng
để trình chiếu.
4.1. Thiết lập Slide Show
Các tùy chọn trình chiếu bao gồm các slide có chạy liên tục hay không, có hiển thị hiệu ứng động hay không,
bút màu hoặc con trỏ laser nào được sử dụng và có sử dụng nhiều màn hình với độ phân giải khác nhau hay
không.
 Thiết lập các tùy chọn trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show
 Nhấn SHIFT +

Hình 311: Hộp thoại thiết lập các tùy chọn khi trình chiếu

IIG Vietnam
 272

 Thiết lập bài trình chiếu:

 Trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show  bên dưới mục Show type, thực
hiện một trong các thao tác sau:
o Chọn Presented by a speaker (full screen):
 Mục Advance slides chọn Manually: cho phép người trình bày chuyển các slide theo
cách thủ công.
 Mục Advance slides chọn Using Timings, if present: tự động phát bài trình chiếu bằng
cách sử dụng thời gian được cài đặt và chỉ dừng khi được khởi động lại theo cách thủ
công.
o Chọn Browsed by an individual (window):
 Mục Advance slides chọn Manually: cho phép người trình bày chuyển slide theo cách
thủ công.
 Mục Advance slides chọn Using Timings, if present: tự động phát bài trình chiếu bằng
cách sử dụng thời gian được cài đặt và chỉ dừng khi được khởi động lại theo cách thủ
công.
o Chọn Browsed at a kiosk (full screen): tự động lặp lại các slide và sử dụng thời gian định
sẵn. Người xem không có quyền kiểm soát đối với việc trình chiếu các slide thuyết trình.
PowerPoint không hiển thị các công cụ trình bày trên màn hình hoặc nhận các lệnh từ bàn
phím.
 Thiết lập bản trình bày để hiển thị tất cả các slide hoặc một nhóm slide:
 Sử dụng các tùy chọn ở mục Show slides trong hộp thoại Set Up Show.
 Định cấu hình phát liên tục bài trình chiếu (nghĩa là khởi động lại từ slide đầu tiên sau khi slide
cuối cùng được hiển thị và tiếp tục thực hiện cho đến khi có ai đó nhấn phím ESC):
 Sử dụng tùy chọn Loop continuously until ‘Esc’ trong hộp thoại Set Up Show.
 Định cấu hình phát bài trình chiếu không sử dụng tường thuật hoặc hiệu ứng động đính kèm:
 Sử dụng tùy chọn Show Without Narration hoặc Show Without Animation trong hộp thoại
Set Up Show.
PowerPoint tự động thực hiện các chuyển động đồ họa, chuyển tiếp, hình động và video. Nếu có thông báo
lỗi liên quan đến card đồ họa hoặc sự cố trong khi phát bài trình chiếu, cần chọn Disable hardware graphics
acceleration trong hộp thoại Set Up Show..
 Đặt màu mặc định cho bút và con trỏ laser:
 Chọn một màu từ mục Pen color và Laser pointer trong hộp thoại Set Up Show.
Nếu sử dụng nhiều màn hình, bạn có thể chọn màn hình nào hiển thị trình chiếu hoặc để PowerPoint tự chọn.
Nếu máy tính được kết nối với nhiều màn hình, PowerPoint sẽ tự động hiển thị Presenter View.
 Bật hoặc tắt chế độ Presenter View:
 Chọn hộp kiểm Use Presenter View trong hộp thoại Set Up Show.
 Sử dụng công cụ trình chiếu

IIG Vietnam
 273

Khi ở chế độ xem Slide Show, có thể truy cập các tùy chọn như điều hướng, thu phóng màn hình và con trỏ
bằng các công cụ trình bày trên màn hình hiển thị ở góc dưới bên trái của màn hình hoặc menu chuột phải.

Lưu ý: Các công cụ trình bày trên màn hình không hiển thị trong tất cả các cách trình chiếu (xem lại phần thiết
lập một Slide Show).

Khi không sử dụng chế độ Presenter View, các công cụ điều hướng trình chiếu sẽ xuất hiện ở dưới cùng của
màn hình khi di con trỏ chuột trên slide.

Hình 312: Các tùy chọn trên màn hình khi trình chiếu

Các nút điều hướng trên màn hình được mô tả trong bảng sau:

Di chuyển đến slide trước đó hoặc slide tiếp theo.

Hiển thị các menu tùy chọn pointer. Chọn pen, highlight, hoặc.

Xem tất cả slide.

Phóng to / thu nhỏ một phần trên slide.

Hiển thị menu More Options của bài trình chiếu.

Ngoài ra, có thể nhấp chuột phải vào màn hình để mở tùy chọn khi trình chiếu hoặc nhấp vào nút More
Options để tùy chọn khác:
Menu phím tắt

IIG Vietnam
 274

Menu More Options menu

Các tùy chọn pen, highlight cho phép đánh dấu, viết, vẽ nội dung lên slide; những đánh dấu này được gọi là
chú thích (annotations) hoặc đánh dấu mực (ink markup). Khi thoát khỏi trình chiếu, PowerPoint sẽ hỏi bạn
muốn giữ hoặc loại bỏ nội dung này. Nếu chọn giữ các nội dung này, chúng sẽ được lưu cùng với bài trình
chiếu để sử dụng này.
 Chỉnh sửa chú thích trong PowerPoint:
 Chọn chú thích  sử dụng thẻ Format Drawing Tools hoặc các thẻ Draw. Thẻ Draw cho phép
thêm hoặc sửa đổi các chú thích; hoặc có thể chuyển đổi chú thích thành hình.
 Ẩn chú thích:
 Trên thẻ Review, bấm Show Comments  bấm Show Markup để tắt hiển thị các bình luận và
chú thích.
 Hiển thị laser pointer mô phỏng trong chế độ xem Slide Show:
 Nhấn CTRL và nhấp vào nút chuột trái. Không giống như các công cụ pen và highlight, laser
pointer không để lại bất kỳ dấu vết nào trên các slide.
4.2. Sử dụng chế độ Presenter View
Chế độ Presenter View là cách xem bài trình chiếu với phần ghi chú của người nói trên một máy trong khi
khán giả xem chỉ xem phần slide trình bày mà không có ghi chú trên một màn hình khác hoặc chiếu trên màn
hình. Presenter View được thiết kế để sử dụng hai màn hình.
 Sử dụng chế độ Presenter View:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Monitors, bấm Use Presenter View
 Nhấn ALT + F5 để khởi chạy trình chiếu bằng chế độ Presenter View
 Trong chế độ xem Slide Show, bấm vào nút More Options  bấm Show Presenter View

IIG Vietnam
 275

 Nhấp chuột phải vào màn hình và nhấp vào Show Presenter View.
Toolbar Slide Preview Slide
Thumbnail

Notes Pane
Presenter and Navigation Tools

Hình 313: Màn hình máy tính của người thuyết trình khi ở chế độ Presenter View

Bảng điều khiển Presenter View chứa một số thành phần sau:
 Thanh công cụ cung cấp các tùy chọn:

 Show  Truy cập hoặc hiển thị các ứng dụng khác. Nhấn Show Taskbar để hiển thị và ẩn thanh
Taskbar tác vụ.
 Hoán đổi chế độ Presenter View và Slide Show hoặc sao chép trình chiếu bằng các tùy
 Display
chọn trong menu Display Settings. Các tùy chọn này có màu xám (không khả dụng) nếu
Settings
bạn chỉ sử dụng một màn hình.
 End  Kết thúc trình chiếu.
Slide
Show
 Vùng Slide Preview với bộ hẹn giờ hiển thị thời lượng hiện tại của bài trình chiếu, bao gồm cả nút tạm
dừng / tiếp tục và nút khởi động lại trình chiếu. Slide hiển thị trong vùng này là slide mà khán giả hiện
đang nhìn thấy.
 Vùng Presenter and Navigation tools chứa các nút công cụ trình chiếu, số slide hiện tại và tổng số slide
 Vùng Thumbnail chứa hình thu nhỏ của slide tiếp theo.

IIG Vietnam
 276

 Vùng Notes pane hiển thị các ghi chú cho slide hiện tại, với các nút để tăng hoặc giảm kích thước
văn bản.
4.3. Diễn tập bài trình chiếu
Tính năng Slide Timing giúp ghi lại thời gian cần để trình bày của từng slide, sau đó sử dụng thời gian đã
ghi để tự động chuyển slide khi thuyết trình thực tế.
Diễn tập bài trình chiếu cung cấp cơ hội để điều chỉnh tính logic của bài trình chiếu, xác định thời lượng trình
bày, chỉnh sửa nội dung và kiểm tra kỹ các ghi chú của người nói.
 Diễn tập bài trình chiếu để ghi nhận thời gian:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm vào Rehearse Timings.
 PowerPoint hiển thị bài trình chiếu ở chế độ xem toàn màn hình với thanh công cụ Recording để
giúp quản lý quy trình diễn tập.
Next Pause Timing Repeat

Hình 314: Thanh công cụ Recording

Next Chuyển đến mục tiếp theo trên slide, hoặc nhấn N hoặc PAGE DOWN hoặc DOWN ARROW.
Repeat Nhấp vào nút này nếu thời gian hiển thị không chính xác và bạn muốn ghi lại thời gian.
Pause Tạm dừng thời gian.
Thời gian cho mỗi slide xuất hiện sẽ hiển thị dưới mỗi slide trong chế độ xem Slide Sorter.

Hình 315: Các slide có hiển thị thời gian đã được ghi lại, trong chế độ xem Slide Sorter

4.4. Tùy chỉnh thời gian diễn tập

Sau khi ghi lại thời gian diễn tập, bạn có thể sửa đổi thời gian cho một hoặc nhiều slide.
 Sửa đổi thời gian diễn tập cho slide:
 Chọn slide  trên thẻ Transitions, trong nhóm Timing, bấm After  tăng hoặc giảm thời gian.
 Xóa thời gian diễn tập khỏi slide:
 Chọn slide  trên thẻ Transitions, trong nhóm Timing, bấm vào hộp kiểm After để bỏ chọn.
 Chuyển slide bằng chuột (có hoặc không có thời gian diễn tập):
 Chọn slide  trên thẻ Transitions, trong nhóm Timing, bấm vào hộp kiểm On Mouse Click.
 Chạy chương trình bằng cách sử dụng thời gian:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Use Timings.

IIG Vietnam
 277

 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show  chọn Using timings, if
present.
4.5. Ghi hình bài trình chiếu
Ghi lại một bài thuyết trình tương tự như diễn tập bài thuyết trình. Bạn thiết lập thời gian cần thiết cho mỗi
slide và chuyển đến slide tiếp theo sau thời gian đó; ngoài ra, có thể thêm chú thích và âm thanh tường thuật.
PowerPoint cho phép thêm lời tường thuật vào trình chiếu khi diễn tập bài trình chiếu hoặc trong khi trình
chiếu. Bạn có thể ghi nhận xét trên các slide cụ thể hoặc tắt hoàn toàn tính năng ghi tường thuật.
Hệ thống máy tính khi ghi hình có tường thuật yêu cầu phải có micrô, card âm thanh và loa để ghi và phát lại
bản trình chiếu slide.
 Ghi bài trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Record Slide Show  chọn Start Recording
from Beginning hoặc Start Recording from Current Slide để chỉ định nơi bắt đầu. Hộp thoại
Record Slide Show sẽ mở ra.

Hình 316: Hộp thoại Record Slide Show

 Trong hộp thoại Record Slide Show, chọn các tùy chọn phù hợp cho nội dung muốn ghi trước
khi bắt đầu ghi. Bạn có thể chọn Slide and animation timings và/hoặc Narrations, ink, and
laser pointer  bấm Start Recording.
Giao diện Slide Show hiển thị với thanh công cụ Recording. Bạn có thể tạm dừng và tiếp tục ghi lại lời tường
thuật bất cứ lúc nào bằng thanh công cụ Recording hoặc menu chuột phải.
Khi phát lại bản tường thuật, PowerPoint sẽ tự động đồng bộ hóa tất cả thời gian chuyển tiếp và hiệu ứng
động với bản ghi hình.
 Nghe trước lời tường thuật:
 Nhấp vào biểu tượng âm thanh ở góc dưới cùng bên phải của slide.
 Trên Audio Tools, thẻ Playback, trong nhóm Preview, bấm Play.
 Xóa lời tường thuật được ghi âm trên slide:
 Chọn slide cần xóa tường thuật  Sử dụng tùy chọn Clear trong menu Record Slide Show.

IIG Vietnam
 278

Hình 317: Công cụ Record Slide Show

 Ghi nhận xét trên một slide cụ thể:

 Chọn slide  trên thẻ Insert, bấm Audio  bấm Record Audio.
4.6. Tạo kịch bản trình chiếu tùy ý
Có thể sử dụng các kịch bản trình chiếu để trình bày riêng cho các nhóm đối tượng khác nhau.
Ví dụ: nếu bài trình chiếu chứa sáu mươi slide, bạn có thể tạo một kịch bản tùy chỉnh có tên "Seminar" chỉ
bao gồm các trang chiếu 1, 5 và 15-19. Sau đó, bạn có thể tạo một kịch bản tùy chỉnh thứ hai có tên "Trade
Show" bao gồm các slide 1-5, 9, 12, 14 và 20-25.
 Tạo một kịch bản trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, nhấp vào Custom Slide Show  nhấp vào
Custom Shows  nhấp vào New để nhập tên cho kịch bản mới và chọn các slide cho kịch bản
này.

Hình 318: Tùy chọn Custom Shows và Hộp thoại thiết lập kịch bản trình chiếu

 Để chọn nhiều slide liên tiếp: nhấp vào slide đầu tiên và sau đó giữ SHIFT rồi nhấp vào slide
cuối cùng muốn chọn.
 Để chọn nhiều slide không tuần tự: giữ CTRL trong khi nhấp vào từng slide muốn chọn.
 Để xem trước kịch bản trình chiếu:
 Nhấp vào tên kịch bản trong hộp thoại Custom Shows  nhấp Show.

IIG Vietnam
 279

 Sửa đổi kịch bản trình chiếu:

 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, nhấp vào Custom Slide Show  nhấp vào
Custom Shows  chọn kịch bản sẽ được thay đổi  nhấp vào Edit.
 Xóa kịch bản trình chiếu:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, nhấp vào Custom Slide Show  nhấp vào
Custom Shows  chọn kịch bản sẽ xóa  nhấp vào Remove.

Hình 319: Hộp thoại hiển thị các kịch bản trình chiếu

 Phân phối kịch bản trình chiếu:

 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, nhấp vào Custom Slide Show  bấm vào
tên của kịch bản trình chiếu.
4.7. Trình chiếu trực tuyến
Tùy chọn Present Online slide show tạo ra một liên kết để sao chép hoặc gửi email cho các thành viên cho
phép họ theo dõi từ xa, đồng bộ với với bài trình chiếu của bạn trong trình duyệt web của họ. Ngoài ra, thành
viên có thể tải xuống bài trình chiếu này.
Để sử dụng tính năng này, người dùng cần có tài khoản Microsoft.
 Trình chiếu trực tuyến:
 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm vào Present Online
 Dưới thẻ File, chọn Share  bấm Present Online  bấm vào nút Present Online để trình chiếu
bằng Office Presentation Service mặc định. Hộp thoại Present Online sẽ mở ra.

Hình 320: Cửa sổ Present Online

 Nhấp vào hộp tùy chọn Enable remote viewers to download the presentation bài trình chiếu
có thể tải xuống.

IIG Vietnam
 280

 Sau khi nhấp vào Connect, PowerPoint cung cấp một liên kết để chia sẻ với người xem từ xa.
Bạn sao chép liên kết gửi cho các thành viên để truy cập.
 Khi người nhận nhấp vào liên kết, họ sẽ thấy bài trình chiếu trong trình duyệt web.
 Khi hoàn thành việc liên kết, bấm Start Presentation  thẻ Present Online sẽ hiển thị.

Hình 321: Thẻ Present Online

Khi trình bày trực tuyến, không thể sử dụng công cụ pen hoặc highlighter.
Để nói chuyện với khán giả, hãy sử dụng phần mềm giao tiếp như Skype.
Sau khi trình bày xong và kết thúc bài trình bày trực tuyến  nhấn ESC để thoát khỏi chế độ xem Slide Show
 nhấp vào End Online Presentation  cửa sổ xác nhận xuất hiện, nhấp vào End Online Presentation.

Lưu ý: Nếu đăng ký tài khoản Microsoft bao gồm Skype for Business, hãy nhấp vào mũi tên Present Online 
nhấp vào Skype for Business  chọn Skype meeting  nhấp OK.
5. Tổng kết bài học:
Các phần của Bài 7 đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Các thao tác chèn, định dạng, điều chỉnh, phản hồi comment.
 Sử dụng công cụ so sánh các phiên bản bài trình chiếu.
 Các công cụ tùy chỉnh bài trình chiếu.
 Các thao tác kiểm tra bài trình chiếu.
 Các tùy chỉnh, công cụ, và chế độ hỗ trợ trong trình chiếu.
6. Bài tập:
6.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Chèn và phản hồi comment.
1 Mở tập tin River Power Plant_.pptx trong Thư mục thực hành
2 Trên slide 1, nhấp chọn tiêu đề mở đầu, chọn thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấp chọn New
Comment. Trong ngăn tác vụ Comments, nhập: When and who reviewed this presentation recently?
Vào nội dung comment.
3 Gần cuối slide 1, nhấp vào biểu tượng comment bên cạnh logo để chọn comment trong ngăn tác vụ
Comments.
4 Trong ngăn tác vụ Comments, hộp comment, nhấp vào trường Reply và nhập: Perfect. Thank you.
5 Trong Comments Pane, nhấn vào nút Next cho đến khi slide 2 hiển thị.
6 Nhấn vào dầu X để xóa comment: “Should this be treated as a proper name?”

IIG Vietnam
 281

7 Trong ngăn slide, chọn văn bản 18 months, nhấp thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấp chọn New
Comment. Nhập: Add month & year when revisions are expected to be completed.
8 Đóng ngăn tác vụ Comments.

Bài 2: So sánh hai bài trình chiếu

1 Nhấp vào thẻ Review, trong nhóm Compare, nhấp Compare, điều hướng đến thư mục Thư mục thực
hành và chọn bài trình chiếu gốc River Power Plant Draft.pptx, sau đó nhấn Merge.
2 Trong ngăn Revisions, chọn thẻ Slides để xem có bất kỳ slide nào thay đổi (trong trường hợp này là
slide 6), sau đó quay lại giao diện Details có liệt kê các thay đổi được đề xuất.
3 Trong giao diện Details, trên slide 6, chọn thay đổi thứ hai: Slide properties.
Biểu tượng thay đổi mở rộng để hiển thị thêm thông tin về thay đổi.
4 Trên thẻ Review, trong nhóm Compare, nhấp chọn mũi tên Accept và sau đó bấm Accept Change.
5 Chỉ chọn slide 6, xem danh sách các thay đổi trong ngăn tác vụ Revisions và chọn thay đổi thứ ba.
6 Nếu cần, hãy nhấp vào hộp kiểm để chọn All changes đối với Picture 2, sau đó trên thẻ Review, trong
nhóm Compare, hãy nhấp vào nút Reject. Điều này loại bỏ tất cả các thay đổi được thực hiện cho hình
ảnh.
7 Trên thẻ Review, trong nhóm Compare, nhấp chọn mũi tên Accept và sau đó bấm Accept All Changes
to the Presentation. Tất cả các thay đổi còn lại được kết hợp vào bài thuyết trình.
8 Đóng bài thuyết trình mà không lưu các thay đổi.

Bài 3: Sử dụng Accessibility và Compatibility Checkers.

1 Mở tập tin River Power Plant_.pptx trong Thư mục thực hành
2 Chọn thẻ File, nhấp vào Check for Issues sau đó nhấp chọn Check Accessibility.
Ngăn tác vụ Accessibility Checker xuất hiện với các kết quả kiểm tra.
3 Xem lại kết quả kiểm tra trong ngăn tác vụ Accessibility Checker.
4 Trong ngăn tác vụ Accessibility Checker, bên dưới Errors, Missing Alt Text, nhấp Picture 1. Sau đó xem
lại nội dung trong phần Additional Information.
5 Nhấp chuột phải và hình logo trên slide 1 và chọn Format Picture. Trong ngăn tác vụ Format Picture,
nhấp chọn Size & Properties và sau đó chọn Alt Text. Trong hộp Title, nhập: Tolano Adventures logo.
6 Đóng ngăn tác vụ Format Picture.
Lưu ý rằng kết quả kiểm tra đã được cập nhật và Picture 1 (Slide 1) đã bị xóa.
7 Đóng ngăn tác vụ Accessibility Checker.

Bài 4: Thêm ghi chú cho người thuyết trình.

1 Trên thanh trạng thái, bấn vào Notes để mở ngăn tác vụ Notes bên dưới slides.

IIG Vietnam
 282

2 Trên slide 1, trong phần Notes, nhập: Kick off meeting to discuss project scope and expected outcomes.
3 Nhấp chọn thẻ View, trong nhóm Master Views, nhấp Notes Master.
4 Nhấp chọn placeholder ghi chú, trên thẻ Drawing Tools Format, trong nhóm Shape Styles, nhấp Shape
Fill. Chọn White, Background 1, Darker 15%.
5 Trên thẻ Notes Master, bấm Close Master View.
6 Chọn thẻ File, bấm Print. Trong Settings, bấm vào mũi tên cạnh hộp Layout (hiện đang được thiết lập là
Full Page Slides), trong phần Print Layout, chọn Notes Pages.
Một bản xem trước của các trang ghi chú xuất hiện ở bên phải. Lưu ý rằng màu tô mới đã được áp dụng
cho placeholder ghi chú.
7 Đóng bài thuyết trình mà không lưu các thay đổi.

Bài 5: Tạo handouts.

1 Chọn thẻ View, trong nhóm Master Views, bấm chọn Handout Master.
2 Trong Footer placeholder nhập: River Power Plant.
3 Trên thẻ Handout Master, trong nhóm Placeholders, chọn Header để xóa placeholder.
4 Trong nhóm Page Setup, nhấp chọn Slides Per Page sau đó chọn 2 Slides. Bấm Close Master View.
5 Chọn thẻ File, bấm Print. Trong Settings, bấm vào mũi tên cạnh hộp Layout (hiện đang được thiết lập là
Full Page Slides), trong phần Handouts, bấm 2 Slides.
Một bản xem trước của các kết quả in xuất hiện ở bên phải. Lưu ý rằng phần tiêu đề không được hiển thị
và phần chân trang chứa văn bản bạn đã thêm vào.
6 Bấm Export trong ngăn tác vụ bên trái, chọn Create Handouts, và bên dưới phần Create Handouts in
Microsoft Word, bấm chọn nút Create Handouts, chấp nhận toàn bộ các tùy chọn mặc đính và bấm OK.
7 Bấm vào biểu tượng Word trên thanh tác vụ để mở tập tin tài liệu handouts vừa mới tạo.
8 Trong văn bản Word, đặt con trỏ ở bên trái của văn bản Slide 1 và nhấn ENTER hai lần.
9 Nhấn CTRL+HOME để di chuyển đến phần đầu của tài liệu .
10 Nhập: Kick off Meeting for Run-of-River Power Plant Project.
11 Chọn văn bản và thay đổi kích thước phông chữ thành 24.
12 Đóng Word và không lưu tập tin.

Bài 6: Nhúng phông chữ.

1 Vẫn ở cửa sổ River Power Plant_.pptx, chọn thẻ File, bấm Save As, điều hướng đến thư mục Documents
và bấm vào mũi tên cạnh nút Tools trong hộp thoại Save As, sau đó chọn Save Options.
2 Cuộn hộp thoại xuống và nhấp vào hộp kiểm Embed fonts in the file. Bấm OK
3 Trong hộp File name, nhập: River Power Plant Final và bấm Save.

IIG Vietnam
 283

Bài 7: Thiết lập trình chiếu.

1 Bấm vào thẻ Slide Show, trong nhóm Setup, bấm chọn Set Up Slide Show.
2 Xác minh rằng bài thuyết trình sẽ được trình bày bởi một diễn giả và tất cả các slide sẽ được hiển thị.
3 Trong vùng Advance slides, chọn Manually để cho phép người nói xác định cách các yếu tố sẽ hiển thị
trong khi trình bày. Bấm OK.

Bài 8: Sử dụng công cụ trình chiếu.

1 Chọn thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm From Beginning.
2 Nhấn nút chuột trái và bấm giữ phím PAGE DOWN để duyệt qua các slide.
3 Trên slide 3 (Our Roles), nhấn phím PAGE UP hai lần để quay lại slide trước đó.
4 Nhấn ESC để kết thúc trình chiếu.
5 Chọn slide 5 (Spin-Offs) và nhấn phím SHIFT+F5 để chạy trình chiếu từ slide hiện tại.
6 Trỏ chuột vào ở góc dưới bên trái của màn hình cho đến khi PowerPoint hiển thị các công cụ trên màn
hình. Nhấp vào nút Pointer options.
7 Bấm Highlighter và sau đó trên slide, quét tô sáng văn bản “15%” trong ý thứ hai.
8 Nhấp vào nút công cụ Zoom trên màn hình. Di chuyển con trỏ cho đến mức “15%” trong ngăn Zoom, và
nhấp vào slide.
9 Kéo cửa sổ sang phải và xuống dưới để xem tiêu đề slide trong cửa sổ thu phóng.
10 Nhấn ESC để quay lại các slide trong chế độ xem Normal.
11 Nhấp chuột phải lên slide và bấm chọn See All Slides.
12 Chọn slide 6 để hiển thị slide. Sau đó nhấn ESC để thoát khỏi trình chiếu.
13 Nếu chương trình hỏi “Want to keep your ink annotations?”, nhấn Keep.
14 Trên slide 5, nhấp chọn phần highlight xuất hiện trên văn bản “15%” và nhấn DELETE.

Bài 9: Sử dụng chế độ Presenter View

1 Nhấn F5. Nếu cần, nhấn chuột phải lên màn hình sau đó bấm Show Presenter View.
2 Sử dụng các mũi tên Next và Previous để di chuyển qua bài thuyết trình.
PowerPoint hiển thị slide tiếp theo trong phần Next slide, cũng như các ghi chú trên slide 3.
3 Trên slide 3, nhấp vào biểu tượng Make the text larger hai lần để tăng kích thước của văn bản ghi chú.
4 Bấm vào công cụ Pen, bấm Ink Color và sau đó chọn Red.
5 Trên thanh công cụ, bấm End Slide Show.

IIG Vietnam
 284

Bài 10: Diễn tập và tùy chỉnh thời gian trình bày
1 Chọn thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Rehearse Timings.
2 Chuyển qua bài trình chiếu như thể bạn đang trình bày nó cho người nghe, chừa đủ thời gian cần thiết cho
mỗi slide.
3 Tại thời điểm kết thúc trình chiếu, bấm Yes để lưu thời gian bạn đặt cho mỗi slide.
4 Bấm thẻ View, và nhấp chọn Slide Sorter để xem thời gian cho mỗi slide.
5 Chọn slide 3 và sau đó chọn thẻ Transitions. Trong nhóm Timing, đặt mỗi slide sẽ xuất hiện sau 5 giây.
6 Bấm thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show.
7 Trong Show type, nhấp chọn Browsed at a kiosk (full screen).
8 Trong Show slides, nhấp From: và thay đổi nó thành From: 1 To: 3. Bấm OK.
9 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm chọn hộp kiểm Use Timings.
10 Nhấn F5 để bắt đầu trình chiếu và xem các slide.
Lưu ý rằng các slide 1 - 3 là các slide duy nhất được hiển thị. Các slide tiến lên tự động và sẽ lặp lại liên
tục cho đến khi bạn nhấn ESC.
11 Nhấn ESC để thoát khỏi trình chiếu.
12 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, bấm Set Up Slide Show. Trong Show type, nhấp chọn
Presented by a speaker (full screen). Trong Show slides, chọn All và trong Advance slides, chọn
Manually. Bấm OK.

Bài 11: Ghi hình lại bài trình chiếu.

1 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Set Up, nhấp vào mũi tên Record Slide Show và chọn Start Recording
from Beginning.
2 Chuyển qua các slide, ngưng lại giữa các slide đủ thời gian để trình bày nội dung cho từng trang. Nếu bạn
có micrô được kết nối với máy tính, hãy đọc to các slide để ghi âm giọng nói của bạn.
3 Trên slide 4 (Contract), nhấp chuột phải, chọn Pointer Options, và chọn Highlighter. Highlight
$780,000.
4 Trên slide 5 (Spin Offs), nhấp chuột phải, chọn Pointer Options, và chọn Pen. Vẽ 1 vòng tròn xung
quanh 15%.
5 Trong hộp thoại Recording, nhấn nút Pause, sau đó bấm Resume Recording để tiếp tục trình chiếu qua
tất cả các slide. Thoát khỏi trình chiếu.
6 Trên thẻ Slide Show, nhóm Set Up, đảm bảo Play Narrations và Use Timings được đánh dấu chọn, sau
đó trong nhóm Start Slide Show, bấm From Beginning.

IIG Vietnam
 285

Khi bài trình chiếu được ghi phát lại, hãy chú ý rằng các slide se chuyển tiếp sau khoảng thời gian được
đặt trong khi ghi, với các chú thích xuất hiện khi bạn thêm chúng và bản tường thuật âm thanh của bạn
phát qua loa được kết nối với máy tính.
7 Khi kết thúc trình chiếu, nhấp vào màn hình để thoát.

Bài 12: Tạo kịch bản trình chiếu tùy chỉnh.

1 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm Custom Slide Show và chọn Custom Shows.
2 Chọn New và đặt tên cho kịch bản trình chiếu: Investors.
3 Nhấp vào hộp bên cạnh slide 1 và bấm Add. Thêm slides 2, 3, and 5, nhấn OK, và bấm Close.
4 Trên thẻ Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, bấm Custom Slide Show và chọn Investors.
5 Khi các slide trình chiếu, lưu ý rằng chỉ có các slide 1, 2, 3 và 5 được hiển thị.
6 Khi kết thúc trình chiếu, nhấp vào màn hình để thoát.
6.2. Bài tập lý thuyết:
1 ____ Pane cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, trả lời và xóa comment ?
a. Revisions
b. Reviewing
c. Track Changes
d. Comments.
2 Lựa chọn nào được sử dụng để trả lời comment ?
a. Bấm chuột phải vào biểu tượng comment trên slide, sau đó bấm Reply.
b. Nhấp vào Reply trong nhóm Nhận xét trên tab Đánh giá
c. Bấm đúp vào biểu tượng comment trên slide, rồi trong Comments Pane, bấm New.
d. Nhấp vào comment và sau đó trong Comments Pane, nhập câu trả lời của bạn vào hộp Reply.
3 Tùy chọn nào được sử dụng để tạo bài trình chiếu tự động lặp lại trình chiếu nhưng có thể được điều
hướng bởi người xem ?
a. Browsed by an individual (window)
b. Presented by a speaker (full screen)
c. Browsed at a kiosk (full screen)

IIG Vietnam
286

4 Tính năng nào được sử dụng để xem các thay đổi được thực hiện đối với bản sao được chia sẻ của
bài trình chiếu ?
a. Track Changes
b. Compatibility Checker
c. Notes
d. Compare
5 Phát biểu nào sau đây KHÔNG đúng về ghi chú của người nói?
a. Bạn có thể xem ghi chú của người thuyết trình trong khi thuyết trình bằng chế độ Presenter View
hoặc bạn có thể in ghi chú.
b. Bạn có thể thấy các trang ghi chú sẽ trông như thế nào khi được in trong chế độ xem Notes Page
c. Bạn có thể tùy chỉnh tất cả các trang ghi chú cùng một lúc bằng Notes Master.
d. Bạn có thể định dạng văn bản ghi chú, thay đổi hình nền và thêm hình ảnh vào ghi chú trong chế
độ xem Normal.
6 Tùy chọn nào trong thẻ File cho phép xuất bài trình chiếu thành tài liệu Word ?
a. Share, Handouts
b. Save As, Tools, Create Handouts
c. Print, Handouts
d. Export, Create Handouts
7 Để thay đổi số lượng slide xuất hiện trên bản in, trên thẻ File, nhấp vào Print, sau đó nhấp vào mũi
tên bên cạnh ___________________ và bên dưới Handouts, chọn bố cục.
a. Print All Slides
b. Print One Sided
c. Collated
d. Full Page Slides
8 Tùy chọn nào trong thẻ File được sử dụng để nhúng phông chữ trong bài trình chiếu ?
a. Export, Embed Fonts
b. Share, Publish Slides
c. Info, Manage Presentation
d. Save As, Tools, Save Options

IIG Vietnam
 287

9 Tùy chọn nào được sử dụng để chạy Accessibility Checker ?

a. Protect Presentation
b. Manage Presentation
c. Properties
d. Check for Issues
10 Tính năng nào được sử dụng để xác định liệu sẽ có bất kỳ sự cố nào khi bài trình chiếu PowerPoint
được mở trong PowerPoint 2003 hoặc các phiên bản trước đó hay không ?
a. Accessibility Checker
b. Inspect Document
c. Protect Presentation
d. Compatibility Checker
11 Tùy chọn nào được sử dụng để điều chỉnh một bài trình chiếu thành các bản trình bày riêng biệt cho
các đối tượng khác nhau ?
a. Slide Master
b. Set Up Slide Show
c. Slide Sorter
d. Custom Slide Show
12 Phát biểu nào sau đây KHÔNG đúng về các công cụ trình chiếu trên màn hình ?
a. Nút More Options cho phép bạn hiển thị chế độ Presenter View.
b. Tùy chọn thu phóng cho phép bạn xoay đến một phần cụ thể của slide.
c. Các công cụ trình chiếu trên màn hình không hiển thị trong tất cả dạng trình chiếu.
d. Không thể lưu các dấu được tạo bằng bút và công cụ tô sáng.
13 ___________________ ______________ cho phép bạn xem bài trình chiếu có ghi chú trên một máy
tính (ví dụ: máy tính xách tay của bạn) trong khi khán giả xem bản trình bày không có ghi chú trên
một màn hình khác hoặc màn chiếu.
a. Custom Show
b. Reading View
c. Slide Master
d. Presenter View

IIG Vietnam
288

14 Để sửa đổi thời gian diễn tập slide, hãy chọn slide và sau đó, trên thẻ ____________, trong nhóm
Timing, bấm After và tăng hoặc giảm lượng thời gian.
a. Slide Show
b. Recording
c. Animations
d. Transitions
15 Tùy chọn nào cho phép bạn thiết lập thời gian cần thiết cho mỗi slide, thêm lời tường thuật và chú
thích của riêng bạn trong trình chiếu ?
a. Insert Audio
b. Set Up Slide Show
c. Rehearse Timings
d. Record Slide Show

IIG Vietnam
 289

BÀI 8: CHIA SẺ BÀI TRÌNH CHIẾU

1. Giảm kích thước của tập tin bài trình chiếu
1.1. Nén và tối ưu hóa phương tiện truyền thông
 Để giảm kích thước tập tin bài trình chiếu:
 Trong thẻ File, phần Info, sử dụng tùy chọn Compress Media  có thể chọn Presentation
Quality, Internet Quality, hoặc Low Quality. Sau khi đọc các mô tả, chọn tùy chọn tốt nhất
cho nhu cầu của bạn.

Hình 322:Tùy chọn Compress Media

Nếu bài trình chiếu bao gồm các đối tượng truyền thông có thể gặp sự cố phát lại khi trình chiếu, trong thẻ
File, phần Info, PowerPoint sẽ hiển thị tùy chọn Optimize Media Compatibility.
Tùy chọn Optimize Media Compatibility hiển thị số lượng tập tin đối tượng truyền thông trong bài trình chiếu
và tóm tắt các vấn đề xảy ra khi trình chiếu.
Khi bấm vào nút Optimize Media Compatibility, PowerPoint sẽ tự động điều chỉnh các vấn đề. Một số vấn
đề đòi hỏi can thiệp của người dùng, ví dụ như liên kết video, nhúng video hoặc nâng cấp các định dạng.
1.2. Nén hình ảnh
Khi thêm hình vào slide, chúng được lưu trữ ở định dạng không được tối ưu hóa. Nén hình ảnh đặc biệt quan
trọng khi xem bài trình chiếu trên Internet hoặc khi gửi email bài trình chiếu dưới dạng tập tin đính kèm.
Khi thêm ảnh vào slide, PowerPoint sẽ tự động nén nó bằng độ phân giải được chỉ định trong tùy chọn Image
Size and Quality trên thẻ Advanced trong hộp thoại PowerPoint Options.
Mặc định, PowerPoint đặt độ phân giải nén tối thiểu để duy trì chất lượng hình ảnh gốc (độ trung thực cao).
Bạn có thể thay đổi độ phân giải mặc định hoặc chỉ định không nén ảnh.

IIG Vietnam
 290

Hình 323: Tùy chọn độ phân giải trong PowerPoint

 Nén tất cả các hình ảnh trong bài trình chiếu bằng cài đặt độ phân giải mặc định:
 Chọn hình ảnh  trên Picture Tools, thẻ Format, trong nhóm Adjust, bấm Compress Pictures.

Hình 324: Hộp thoại Compress Pictures

IIG Vietnam
 291

 Thay đổi độ phân giải của tất cả các hình ảnh trong bài trình chiếu hiện tại:
 Chọn hình ảnh  trong hộp thoại Compress Pictures, mục Resolution, chọn độ phân giải mong
muốn  trong tùy chọn Compression, bấm vào hộp kiểm Apply only to this picture để bỏ chọn
 bấm OK.
 Thay đổi độ phân giải cho ảnh được chọn:
 Trong tùy chọn Compression, bấm vào hộp kiểm Apply only to this picture  chọn độ phân
giải mong muốn  bấm OK.
 Nén ảnh đã chọn bằng cài đặt độ phân giải mặc định:
 Chọn hộp kiểm Apply only to this picture  bấm OK.
1.3. Loại bỏ thông tin chỉnh sửa hình ảnh
Loại bỏ tất cả thông tin chỉnh sửa ảnh, hoặc loại bỏ phần ảnh đã cắt là một cách để giảm kích thước tập tin
bài trình chiếu mà không làm thay đổi đáng kể diện mạo của ảnh.
 Xóa các khu vực bị cắt của tất cả các hình ảnh trong bài trình chiếu:
 Chọn hình ảnh  trên Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Compress Pictures  trong
hộp thoại Compress Pictures, phần Compression Options, chọn hộp kiểm Delete cropped areas
of pictures.
 Xóa các khu vực bị cắt khỏi khỏi hình ảnh được chọn:
 Chọn hình ảnh  trên Picture Tools, thẻ Format, nhóm Adjust, bấm Compress Pictures  trong
hộp thoại Compress Pictures, phần Compression Options, chọn hộp kiểm Delete cropped areas
of pictures và hộp kiểm Apply only to this picture.
Nếu ảnh được chỉnh sửa áp dụng hiệu ứng nghệ thuật hoặc thay đổi độ sáng, PowerPoint sẽ lưu trữ thông tin
cần thiết để phục hồi lại ảnh gốc. Bạn có thể giảm kích thước tập tin ảnh bằng cách xóa các thông tin này,
nhưng khi đó Powerpoint sẽ yêu cầu phải xác nhận lại ảnh gốc nếu muốn hoàn tác các thay đổi.
 Xóa tất cả dữ liệu chỉnh sửa ảnh:
 Trong hộp thoại PowerPoint, Options; thẻ Advanced, phần Size and Quality, bấm để chọn hộp
kiểm Discard editing data. Nếu có bài trình chiếu đang mở, có thể cần phải chọn tập tin áp dụng
từ menu bên phải của tiêu đề phần Image Size and Quality.
2. Kiểm tra bài trình chiếu sử dụng Document Inspector
Các thông tin ẩn trong tập tin có thể gây ra rủi ro bảo mật. Tập tin PowerPoint chứa siêu dữ liệu trong thuộc
tính chi tiết bao gồm: tác giả của tập tin cũng như các thông tin khác không hiển thị trong nội dung của bài
trình chiếu. Nếu không được loại bỏ thì thông tin này sẽ chia sẻ với mọi người nhận tập tin.
Các loại thông tin ẩn được chứa trong tập tin bài trình chiếu gồm:
Document properties Chi tiết bài trình chiếu như tác giả, chủ đề, người gần nhất đã lưu bản sao
& Personal của tài liệu và ngày tập tin được tạo.
Information
Invisible on-slide Các đối tượng trong slide được định dạng là vô hình.
content

IIG Vietnam
 292

Comments and ink

Nhận xét và chú thích (viết mực) được thực hiện bởi người đánh giá.
annotations
Off-slide content and Các đối tượng kéo ra khỏi slide, có thể không nhìn thấy được và phần ghi
presentation notes chú, có thể chứa thông tin không muốn chia sẻ.

Công cụ kiểm tra tài liệu có thể tìm và loại bỏ nhiều loại thông tin ẩn.
 Chạy trình kiểm tra tài liệu:
 Chọn thẻ File, phần Info, bấm Check for Issues  bấm Inspect Document.
 PowerPoint sẽ nhắc lưu bài trình chiếu trước khi tiếp tục. Khi xóa thông tin bằng công cụ Inspect
Document, có thể không thể khôi phục thông tin đó; vì vậy nên tạo một bản sao của tập tin gốc
trước khi thao tác.

Hình 325:Cửa sổ nhắc lưu bài trình chiếu trước khi tiếp tục chạy trình kiểm tra tài liệu

 Trong hộp thoại Document Inspect, chọn hộp kiểm loại nội dung ẩn mà muốn kiểm tra  bấm
Inspect.

Hình 326: Hộp thoại Document Inspect

 Xem lại kết quả kiểm tra trong hộp thoại Document Inspect.

IIG Vietnam
 293

Hình 327: Hộp thoại Document Inspect sau khi chạy công cụ kiểm tra tài liệu

 Bấm vào nút Remove All cho các loại nội dung ẩn muốn xóa khỏi tài liệu.
 Sau đó, có thể nhấp vào Reinspect để kiểm tra lại tài liệu hoặc bấm Close để thoát khỏi hộp
thoại Document Inspect.
3. Bảo vệ bài trình chiếu
PowerPoint cung cấp một số cách để bảo vệ bài trình chiếu không bị thay đổi, phổ biến nhất đặt mật khẩu.
Khi lựa chọn mật khẩu để tăng tính bảo mật, khó bị suy đoán, nên lưu ý những vấn đề sau:
 Chọn mật khẩu phù hợp logic với bài trình chiếu nhưng không quá dễ để suy đoán ra.
 Chọn mật khẩu gồm tám ký tự trở lên bao gồm hỗn hợp chữ cái in hoa và chữ thường, ký hiệu và số (ví
dụ: Jan11nk-3).
 Không sử dụng tên của chính bạn hoặc của gia đình, vật nuôi hoặc bạn bè, vì khi ai đó muốn truy cập tập
tin của bạn có thể sẽ thử các tùy chọn này trước.
 Nếu đặt mật khẩu trên nhiều tập tin, hãy chọn ba đến năm mật khẩu và thay thế giữa các mật khẩu này;
điều này có thể giúp dễ nhớ mật khẩu nào cần thử trong trường hợp bạn quên mật khẩu nào được đính
kèm với tập tin nào.
 Thỉnh thoảng thay đổi mật khẩu.
 Hãy cẩn thận khi giao tiếp mật khẩu với người khác.
3.1. Mã hóa bài trình chiếu bằng mật khẩu
 Để ngăn người không được phép mở bản trình bày, thêm mật khẩu như sau:
 Cách 1:
o Trên thẻ File, trong phần Info, bấm Protect Presentation.

IIG Vietnam
294

Hình 328: Công cụ Protect Presentation

o Nhấp vào Encrypt with Password.

Hình 329: Hộp thoại Encrypt Password

o Nhập mật khẩu vào hộp Password  bấm OK.

o Trong hộp thoại Confirm Password, nhập lại mật khẩu  bấm OK.
o Hộp Protect Presentation thay đổi màu sắc và hiển thị thông báo cần mật khẩu để mở tập tin

Hình 330: Thông báo cần mật khẩu để mở tập tin

IIG Vietnam
 295

 Cách 2:
o Trên thẻ File, phần Info, bấm Save As  bấm Browse  trong hộp thoại Save As, bấm
Tools  bấm General Options.
Nhập mật khẩu vào ô Password to open nếu muốn yêu cầu cần mật khẩu để mở
tập tin. Xác nhận mật khẩu bằng cách nhập lại mật khẩu trong ô Reenter password
to open.

Password to
open

Hình 331: Cửa sổ nhập lại Password

Nhập mật khẩu vào ô Password to modify nếu muốn yêu cầu mật khẩu để thực
Password to hiện thay đổi tập tin, sau đó xác nhận mật khẩu bằng cách nhập lại mật khẩu trong
modify ô Reenter password to modify. Tùy chọn này không sử dụng được phương thức
Encrypt with Password.
Chỉ định PowerPoint có tự động xóa bất kỳ thông tin cá nhân nào được lưu trong
Privacy options
thuộc tính tập tin không
Macro security Đặt hoặc thay đổi các tùy chọn bảo mật cho bất kỳ tập tin nào sử dụng macro.

o Lần sau khi tập tin được mở, một trong hai hộp thoại sẽ hiển thị để yêu cầu mật khẩu.
 Nếu tập được bảo vệ bằng tùy chọn Password to open, hộp thoại sau sẽ xuất hiện.

Hình 332: Hộp thoại nhập Password to open

 Nếu tập tin được bảo vệ bằng tùy chọn Password to modify, hộp thoại chứa tùy chọn để
mở tập tin ở chế độ Read Only sẽ xuất hiện.

Hình 333: Hộp thoại nhập Password to modify

IIG Vietnam
 296

o PowerPoint cho biết một tập tin đã được mở dưới dạng Read Only trên thanh tiêu đề bài trình
chiếu và trên màn hình File Info.

Hình 334: Thông điệp cho biết một tập tin đã được mở dưới dạng Read Only

 Thay đổi mật khẩu:

 Mở tập tin bằng mật khẩu  trong hộp thoại Save As, Tools, General Options, xóa mật khẩu
hiện có, nhập mật khẩu mới  lưu lại tập tin.
 Thay đổi hoặc xóa Password to open còn có thể thực hiện bằng cách: chọn thẻ File, sử dụng
công cụ Encrypt with Password.
 Thay đổi Password to modify chỉ có thể thực hiện bằng phương thức: Save As, Tools, General
Options.
 Xóa mật khẩu:
 Mở tập tin bằng mật khẩu  trong hộp thoại Save As, Tools, General Options, xóa mật khẩu
hiện có  lưu lại tập tin.
3.2. Đánh dấu một bài trình chiếu là bản hoàn chỉnh
Tập tin bài trình chiếu khi được đánh dấu là bản hoàn chỉnh sẽ được chuyển sang chế độ Read Only, và người
khác không được thực hiện thay đổi với bài trình chiếu.
 Đánh dấu bài trình chiếu là bản hoàn chỉnh:
 Trên thẻ File, phần Info, bấm Protect Presentation  bấm Mark as Final.

Hình 335: Thông báo Mark as Final

Khi được đánh dấu bài trình chiếu là bản hoàn chỉnh, PowerPoint sẽ vô hiệu hóa tất cả các thao tác nhập liệu,
chỉnh sửa và kiểm tra, thay đổi sang chế độ Read Only và đặt thuộc tính trạng thái là Final.
Lệnh Mark as Final không được coi là một tính năng bảo mật vì bất kỳ ai cũng có thể chỉnh sửa bài trình
chiếu bằng cách ghi đè lên Mark as Final. Tuy nhiên, trạng thái Final có thể giúp ngăn người khác vô tình
thay đổi bài trình chiếu.
Khi mở một bài trình chiếu là được đánh dấu là bản hoàn chỉnh, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại cảnh báo,
giải thích về trạng thái Final và có biểu tượng Final xuất hiện trên thanh trạng thái.

IIG Vietnam
 297

Hình 336: Thông báo Mark as Final

Thanh thông tin sẽ xuất hiện bên dưới vùng ribbonvới nút Edit Anyway để cho phép chỉnh sửa tập tin.

Hình 337:

Trong thẻ File, phần Info, thông báo Protect Presentation thay đổi để cho biết bài trình chiếu đã được đánh
dấu là bản hoàn chỉnh.

Hình 338:

3.3. Hạn chế truy cập

Nếu bạn có cài đặt phần mềm Window Rights Management, bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào tập tin
bài trình chiếu của mình.
 Hạn chế người dùng chỉnh sửa, sao chép và in nội dung bài trình chiếu:
 Trên thẻ File, phần Info, trong Protect Presentation  chọn Restrict Access, sử dụng chức năng
Rights Management Server.

IIG Vietnam
 298

Hình 339:

3.4. Thêm chữ ký số (Digital Signature)

Chữ ký số là chữ ký điện tử được sử dụng để xác minh rằng các tài liệu điện tử đến từ người đã ký tài liệu,
đồng thời nó cũng xác nhận rằng thông tin trong tài liệu không bị chặn và thay đổi trên đường chuyển dữ liệu
đến người nhận.
Thêm chữ ký số sẽ không ngăn người khác thay đổi tập tin; tuy nhiên, nếu bất kỳ ai thực hiện thay đổi tập
tin, PowerPoint sẽ hủy chữ ký số trên đó.
 Thêm chữ ký số vào tập tin bài trình chiếu:
 Trên thẻ File, phần Info, bấm Protect Presentation  bấm Add a Digital Signature 
Microsoft cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo chữ ký số mới hoặc thêm chữ ký số hiện có.
 Nếu chưa có chữ ký số, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại đề nghị bạn tạo chữ ký số  bấm Yes
để chuyển đến trang web hướng dẫn về chữ ký số của Microsoft.

Hình 340:

4. Xuất bài trình chiếu trong các định dạng khác

Mặc định bài trình chiếu từ phiên bản PowerPoint 2007 trở lên sử dụng phần mở rộng tên tập tin là .pptx
Ngoài định dạng mặc định, bạn có thể lưu bài trình chiếu với hơn 25 định dạng tập tin khác nhau (hình dưới
đây).

IIG Vietnam
 299

Hình 341:

 Thay đổi loại tập tin của bài trình chiếu đã lưu trước đó:
 Nhấp vào thẻ File, Export  bầm Change File Type.

Hình 342:

 Bảng điều khiển Change File Type hiển thị các loại tập tin khác nhau và các biểu tượng liên quan
của chúng.

IIG Vietnam
 300

4.1. Lưu ở định dạng các phiên bản ứng dụng PowerPoint trước đó
Tập tin bài trình chiếu khi được lưu để mở trong các phiên bản PowerPoint trước đó (2003 trở xuống) có thể
không bao gồm một số tính năng mới PowerPoint như SmartArt sẽ bị chuyển thành các hình đơn giản, giới
hạn việc chỉnh sửa hoặc thay đổi chúng.
 Lưu bài trình chiếu dưới định dạng của phiên bản PowerPoint 97-2003:
 Trên thẻ File, bấm Export  nhấp chọn Change File Type  chọn PowerPoint 97-2003
Presentation  bấm Save As.
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  chọn PowerPoint 97-2003
Presentation (*.ppt).
 Nhấn phím F12  trong hộp thoại Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  chọn
PowerPoint 97-2003 Presentation.
Tập tin bài trình chiếu PowerPoint 97-2003 Presentation hiển thị biểu tượng phần mở rộng tên tập tin
là .ppt
4.2. Tạo PowerPoint Shows
Bài trình chiếu được lưu dưới dạng PowerPoint Show, hiển thị biểu tượng loại tập tin và có phần mở
rộng .ppsx
Bài trình chiếu được lưu dưới dạng PowerPoint Show sẽ tự động khởi chạy ở chế độ trình chiếu khi mở tập
tin. Định dạng PowerPoint Show không hiển thị giao diện PowerPoint; để thoát thoát trình chiếu cần nhấn
ESC.
 Lưu bài trình chiếu PowerPoint dưới dạng PowerPoint Show:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Change File Type  bấm PowerPoint Show  bấm Save
As.
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  bấm PowerPoint Show
(*.ppsx).
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  nhấp vào PowerPoint Show.
 Mở tập PowerPoint Show để chỉnh sửa:
 Khởi động PowerPoint  bấm Open  chọn tập tin PowerPoint Show.

Lưu ý: Tùy thuộc vào cách cấu hình File Explorer trên hệ thống, phần mở rộng tên tập tin có thể hiển thị hoặc
không hiển thị trong hộp thoại Save As.
4.3. Lưu ở định dạng PDF hoặc tập tin văn bản XPS
Lưu bài trình chiếu PowerPoint ở định dạng tài liệu PDF hoặc XPS sẽ không thể sửa đổi được. Có thể mở
tập tin PDF (Định dạng tài liệu di động) và xem trong Adobe Reader hoặc phần mềm tương tự; mở tập tin tài
liệu XPS (Đặc tả XML) trong chương trình xem XPS có sẵn trong Microsoft Windows.
Cả hai định dạng đều giữ nguyên bố cục và định dạng của bài trình chiếu, cho phép người xem slide với nội
dung thiết kế nhưng không có hiệu ứng.
 Lưu bài trình chiếu PowerPoint dưới dạng tập tin tài liệu PDF hoặc XPS:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Create PDF / XPS.

IIG Vietnam
 301

Hình 343:

 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  bấm PDF (*.pdf) hoặc XPS
Document (*.xps)
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  nhấp vào PDF hoặc XPS Document.
Trong hộp thoại Save As, sau khi chọn PDF hoặc XPS, nút Options cho bạn chọn phần nào của bài trình
chiếu cần lưu dưới dạng PDF hoặc XPS (ví dụ: Slides, Notes, Handouts, hoặc Outline).
Ngoài ra, có thể tạo tập tin PDF hoặc XPS bằng cách: chọn thẻ File, Print  trong danh sách máy in, chọn
Microsoft Print to PDF hoặc Microsoft XPS Document Writer.
 Lưu bài trình chiếu thành hình ảnh
Có thể lưu các slide riêng lẻ hoặc toàn bộ bài trình chiếu ở nhiều định dạng hình ảnh. Hai định dạng hình ảnh
phổ biến nhất là PNG và JPEG. Các slide được lưu ở định dạng hình ảnh có thể xem mà không cần phần
mềm PowerPoint.
PowerPoint sẽ lưu từng slide dưới dạng tập tin hình ảnh riêng biệt và không có liên kết với các slide khác
trong bài trình chiếu. Ví dụ: nếu bài trình chiếu có 10 slide, PowerPoint sẽ tạo 10 tập tin ảnh tương ứng 10
slide.
Định dạng hình ảnh sẽ giữ nguyên bố cục và định dạng của slide nhưng không có hiệu ứng. Bạn có thể chỉnh
sửa các tập tin hình ảnh slide bằng các chương trình đồ họa như Adobe Photoshop.
 Lưu một slide hoặc bài trình chiếu dưới dạng hình ảnh:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Change File Type  bấm PNG Portable Network Graphics
hoặc JPEG File Interchange Format  bấm Save As.
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  bấm PNG Portable Network
Graphics Format (*.png) hoặc JPEG File Interchange Format (*.jpg).
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  bấm PNG Portable Network Graphics
Format hoặc JPEG File Interchange Format.

Lưu ý: định dạng PowerPoint Picture Presentation sử dụng cùng biểu tượng và phần mở rộng .pptx như các tập
tin bài trình chiếu được lưu thông thường.

 Lưu bản trình bày dưới dạng PowerPoint Picture Presentation:

 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Change File Type  bấm PowerPoint Picture Presentation
 bấm Save As.

IIG Vietnam
 302

 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  bấm PowerPoint Picture
Presentation (*.pptx).
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  bấm PowerPoint Picture Presentation.
Ngoài ra, có thể lưu bài trình chiếu dưới định dạng ảnh GIF, TIFF hoặc bitmap bằng cách chọn định dạng
trong danh sách Save as type.
4.4. Lưu bài trình chiếu thành Video
Lưu bài trình chiếu dưới dạng video cho phép tải nó lên một trang web, xuất bản trên blog, gửi dưới dạng tập
tin đính kèm email hoặc ghi vào đĩa DVD.
PowerPoint lưu bài trình chiếu ở định dạng Video MPEG-4 (.mp4), kết hợp tất cả các chú thích, hiệu ứng
động, hiệu ứng chuyển tiếp, ghi âm tường thuật và phương tiện truyền thông khác vào tập tin video.
Khi xuất tập tin, có thể chỉ định chất lượng và kích thước màn hình của video. Kích thước màn hình lớn hơn
với chất lượng cao hơn giúp dễ dàng xem chi tiết trong video, nhưng sẽ tăng kích thước tập tin kết quả.

Hình 344:

Khi xuất bài trình chiếu thành video, các slide sẽ tự động chuyển tiếp. Nếu đã ghi lại thời gian trong bài trình
chiếu, video sẽ thực hiện theo thời gian đó. Nếu chưa đặt thời gian, bạn có thể đặt tất cả các slide chuyển tiếp
sau cùng một khoảng thời gian bằng cách nhập số giây vào ô Seconds spent on each slide.
Nếu có sử dụng chủ đề bài trình chiếu cho phiên bản PowerPoint trước đó, có thể cần phải chạy Compatibility
Checker để giải quyết các vấn đề về tính tương thích trước khi lưu dưới dạng video hoặc có thể lưu tập tin
dưới dạng Windows Media Video (WMV).
 Lưu bài trình chiếu dưới dạng video:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Create a Video
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  chọn MPEG-4 Video
(*.mp4) hoặc Windows Media Video (*.wmv).
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  chọn MPEG-4 Video hoặc Windows
Media Video.

IIG Vietnam
 303

Thanh trạng thái cho biết tiến trình chuyển đổi đã hoàn tất hay chưa.

Hình 345: Thanh tiến trình chuyển đổi bài trình chiếu sang video

4.5. Lưu bài trình chiếu thành Outline

Khi lưu bài trình chiếu dưới dạng Outline, tập tin sẽ có phần mở rộng .RTF (văn bản có định dạng), duy trì
thông tin định dạng và dễ dàng được sử dụng trong các chương trình khác. Các tập tin RTF chứa văn bản
trong các textbox và các đối tượng khác; nó không giữ lại cấu trúc các đối tượng.
 Lưu bài trình chiếu thành Outline:
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  chọn Outline/RTF (*.rtf);
 Nhấn phím F12, nhấp vào mũi tên nút Save as type  chọn Outline/RTF.
4.6. Lưu bài trình chiếu thành OpenDocument
Có thể sử dụng các ứng dụng phần mềm khác để tạo bài trình chiếu như Google Slides và OpenOffice. Các
ứng dụng này cho phép mở các bài trình chiếu được lưu ở định dạng OpenDocument.
Tuy nhiên, khi sử dụng ứng dụng khác sẽ bao gồm các tính năng khác nhau, do đó sẽ không đảm bảo có thể
thao tác chỉnh sửa được tất cả các yếu tố trong bài trình chiếu. Ví dụ: SmartArt có thể được chuyển đổi thành
hình ảnh. Do đó, để dự phòng thì nên lưu lại bản sao của bài trình chiếu ở định dạng PowerPoint (.pptx).
 Lưu bài trình chiếu ở định dạng OpenDocument:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Change File Type  chọn OpenDocument Presentation 
bấm Save As
 Trên thẻ File, bấm Save As  bấm vào mũi tên nút Save as type  chọn OpenDocument
Presentation (*.odp)
 Nhấn phím F12  nhấp vào mũi tên nút Save as type  chọn OpenDocument Presentation.
4.7. Đóng gói bài trình chiếu vào CD
Đóng gói bài trình chiếu vào đĩa CD hoặc thư mục giúp bài trình chiếu có thể xem trên bất kỳ máy tính nào
có ổ đĩa CD / DVD hoặc kết nối mạng đến thư mục được chia sẻ.
Tính năng này tự động lưu tất cả các khía cạnh cần thiết để chạy bài trình chiếu bao gồm phông chữ, đối
tượng đa phương tiện, nội dung được liên kết và PowerPoint Viewer. Tất cả được đặt sẵn vào một thư mục
để ghi vào đĩa CD.
Có thể lưu nhiều bài trình chiếu vào CD và cho biết thứ tự muốn trình chiếu.
 Đóng gói bài trình chiếu vào CD:
 Trên thẻ File, bấm Export  bấm Package Presentation for CD  bấm Package for CD.

IIG Vietnam
 304

Hình 346:

Hình 347:

 Nhập tên CD trong ô Name the CD.

 Nhấp vào Add để thêm nhiều bài trình chiếu vào thư mục hiện tại
 Bấm Options để chỉ định cài đặt cho các tập tin đóng gói, cách đóng gói bài trình chiếu.

Hình 348:

 Đóng gói bao gồm các tập tin được liên kết với bài trình chiếu.
 Include these files  Nhúng phông chữ TrueType trong bài trình chiếu.
 Yêu cầu người dùng khác cung cấp mật khẩu trước khi mở hoặc chỉnh sửa các bài
 Enhance security
trình chiếu được sao chép.
and privacy
 Kiểm tra các thông tin không phù hợp hoặc riêng tư của bài trình chiếu.

IIG Vietnam
 305

 Có thể nhấp vào nút Copy to Folder hoặc Copy to CD.

o Nếu bấm Copy to Folder xuất hiện  hộp thoại Copy to Folder; nhập tên thư mục, chọn
đường dẫn  bấm OK.

Hình 349: Hộp thoại

o Nếu bấm Copy to CD  xuất hiện hộp thoại hỏi bạn có muốn đóng gói tất cả các tập tin
được liên kết với bài trình chiếu kèm theo không.

Hình 350: Hộp thoại xác nhận việc có hoặc không đính kèm các tập tin được liên kết trong gói

o PowerPoint kiểm tra đĩa CD hoặc DVD hợp lệ hoặc nhắc đưa đĩa vào máy tính.
5. In bài trình chiếu
 In các slide:
 Trên thẻ File, bấm Print.
 Nhấn CTRL + P.

Hình 351: Hộp hội thoại in

IIG Vietnam
306

 Chọn nội dung muốn in:

o Bấm Print All Slides: in tất cả slide.
o Bấm Print Selection: in các slide được chọn, tùy chọn này chỉ khả dụng khi đã chọn các
slide trong ngăn điều hướng slide trước khi thực hiện thao tác in.

Hình 352: Print - Settings

o Chỉ in 1 số slide được chỉ định: nhập số slide vào trường Slides.

Hình 353: Trường Slides

 Nhấp vào tùy chọn Full Page Slides để chỉ định bố cục: slides, handouts, hoặc outlines và chỉ
định các cài đặt khác cho bản in.

Hình 354: Tùy chọn Full Page Slide

IIG Vietnam
 307

o In các slide có ghi chú trong ngăn Notes pane: nhấp vào Notes Pages trong phần Print
Layout.
o In outline của văn bản trên các slide: nhấp vào Outline.
o In handouts: trong phần Handouts, có thể chỉ định số lượng slide có trong handouts theo
hướng giấy dọc hoặc ngang.
 Nếu máy in có thể in hai mặt: chọn Print on Both Sides hoặc Print One Sided.

Hình 355:

 In nhiều bản sao, có thể chọn cách sắp xếp (hoặc đối chiếu) các bản sao được khi in:
o Chọn Collated: in toàn bộ từng bài trình chiếu đầy đủ trước khi in bản sao tiếp theo.
o Chọn Uncollated: in tất cả các bản sao của slide 1 trước, sau đó là tất cả các bản sao của
slide 2, v.v., cho đến khi tất cả các slide được in đủ số bản sao.
 Chỉ định để in màu (color) hoặc in trắng đen (Grayscale hoặc Pure Black and White). Nếu không
có máy in màu, tùy chọn Color sẽ không khả dụng).

Hình 356:

 Sử dụng khung Preview ở bên phải để xem kết quả bản in trước khi in, có thể sử dụng các tùy
chọn trên dưới cùng của khung Preview để điều chỉnh chế độ xem.

Hình 357:

 Để thay đổi các slide thực tế, quay lại chế độ xem Normal.
6. Chia sẻ bài trình chiếu
PowerPoint giúp dễ dàng chia sẻ bài trình chiếu với người khác bằng nhiều dịch vụ khác nhau, như email,
OneDrive, SharePoint và Skype.

IIG Vietnam
 308

Hình 358: Các tùy chọn chia sẻ tập tin

 Truy cập các tùy chọn chia sẽ trong PowerPoint:

 Trên thẻ File, bấm Share
 Bấm vào thẻ Share ở góc trên bên phải cửa sổ PowerPoint  mở ngăn tác vụ Share (hoạt động
giống như tùy chọn Share trong thẻ File)

Hình 359: Biểu tượng thẻ Share trên vùng Ribbon

 Lưu bài trình chiếu trên OneDrive:

 Bấm vào nút Save To Cloud. Nếu chưa đăng nhập vào tài khoản Microsoft, máy tính sẽ nhắc
bạn thực hiện.
 Các tập tin bài trình chiếu được chia sẻ lưu vào OneDrive cho phép bạn làm việc cộng tác trong
thời gian thực, có thể xem người nào đang làm việc với bài trình chiếu, họ đang ở đâu và trò
chuyện bằng Skype for Business.
Khi sử dụng OneDrive để lưu trữ, cần lưu ý theo mặc định có hai thư mục chính: My Documents và Public.
Bất cứ ai có Windows Live ID đều có thể truy cập thư mục Public; chỉ bạn và những người bạn chỉ định mới
có thể truy cập thư mục My Documents.
6.1. Chia sẻ với một người cụ thể
Có thể lưu tập tin lên OneDrive và sau đó mời người khác truy cập để cộng tác hoặc xem.
 Chia sẻ bài thuyết trình với người khác:
 Mở bài trình chiếu cần chia sẻ  trên thẻ File, trong bảng Share, bấm Share with People hoặc
bấm vào thẻ Share.

IIG Vietnam
 309

Hình 360:

 Nếu bài trình chiếu chưa được lưu vào OneDrive  bấm vào nút Save To Cloud để lưu vào
OneDrive  sau khi lưu tập tin vào OneDrive, xuất hiện ngăn Share.

Hình 361: Ngăn tác vụ Share

 Nhập tên liên lạc hoặc nhấp vào nút Address Book để thêm những người được mời cộng tác.

Hình 362:

 Sử dụng menu thả xuống, chọn những người mời sửa hoặc xem bài trình chiếu, tùy chọn mặc
định là Can edit. Ngoài ra, có thể gửi kèm tin nhắn trong lời mời cộng tác.
 Nhấp Share. Các liên hệ đã chỉ định sẽ nhận được email có liên kết để truy cập bài trình chiếu
trong OneDrive. Các email sẽ như sau:

IIG Vietnam
 310

Hình 363: Email mời cộng tác truy cập bài trình chiếu trong OneDrive.

Khi đang làm việc với tập tin bài trình chiếu được lưu vào tài khoản OneDrive của chính mình, tùy chọn Get
a sharing link sẽ xuất hiện ở cuối ngăn Share.
Nhấp vào Get a sharing link để tạo, xem hoặc chỉnh sửa liên kết đến tập tin bài trình chiếu có thể chia sẻ
với người khác. Sau khi tạo liên kết, có thể sao chép nó và gửi cho người khác để họ có thể truy cập vào tập
tin bài trình chiếu trên OneDrive của bạn.

Hình 364:

Nếu đang sử dụng Skype for Business, có thể nhấp vào hình thu nhỏ của người cộng tác để gửi IM, gọi điện,
video call hoặc gửi email.

Hình 365:

IIG Vietnam
 311

 Dừng chia sẻ tập tin bài trình chiếu:

 Mở tập tin  trong ngăn Share, bấm chuột phải vào tên của người muốn dừng chia sẻ  bấm
Remove User.
6.2. Gửi email bài trình chiếu
PowerPoint cho phép chia sẻ các tập tin bài trình chiếu qua Internet fax, dưới dạng tập tin đính kèm email,
hoặc các liên kết đến tập tin trên dịch vụ chia sẻ, hoặc dưới dạng tài liệu PDF hoặc XPS.
Muốn chia sẻ dưới dạng email phải cài đặt và định cấu hình trên máy tính một chương trình email (như
Microsoft Outlook) để sử dụng tính năng PowerPoint’s email. Tính năng email không hoạt động với các dịch
vụ Webmail (như Google Gmail).

Hình 366: Các tùy chọn gửi email tập tin bài trình chiếu

 Gửi bài trình chiếu bằng email từ trong PowerPoint:

 Mở bài trình chiếu.
 Trên thẻ File, bấm Share  trong ngăn Share, bấm Email  chọn một tùy chọn từ bảng Email.
 Bảng điều khiển Email cung cấp 5 tùy chọn.

IIG Vietnam
 312

 Send as  Tạo email mới, đính kèm tập tin bài trình chiếu. Khi bấm vào nút Send, Outlook sẽ gửi email
Attachment và bài trình chiếu đính kèm cho người nhận.
 Tạo email mới có chứa siêu liên kết đến tập tin bài trình chiếu. Lưu ý tập tin bài trình chiếu
phải được lưu trữ ở một vị trí được chia sẻ (như OneDrive) để người nhận có thể truy cập nó
 Send a từ bất cứ nơi.
Link  Chọn Send a Link khi chia sẻ với đồng nghiệp trong cùng một tổ chức. Gửi liên kết tới tập tin
bài trình chiếu trên OneDrive cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa và xem các thay
đổi trong thời gian thực.
 Chuyển đổi bài trình chiếu thành tập tin PDF trước khi gửi. Outlook tạo email mới với tập tin
 Send as
PDF đính kèm. Định dạng PDF cho phép người nhận xem và in bài trình chiếu, nhưng không
PDF
được thay đổi.
 Chuyển đổi bài trình chiếu thành định dạng XPS trước khi gửi. Sau đó Outlook tạo email mới
 Send as với tập tin XPS được đính kèm. Định dạng XPS cho phép người nhận xem và in bài trình
XPS chiếu, nhưng không được thay đổi. Sử dụng các tùy chọn PDF hoặc XPS để ngăn người nhận
thay đổi bài trình chiếu.
 Send as  Chuyển đổi bài trình chiếu thành tập tin fax điện tử và gửi đến phần mềm Internet fax được
Internet cài đặt trên máy tnh của bạn. Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm dịch vụ fax, khi chọn công cụ
Fax này PowerPoint mở hộp thoại cảnh báo có liên kết để yêu cầu kiểm tra lại các dịch vụ fax.

 Gửi bài trình chiếu đính kèm email bằng cách sử dụng ngăn tác vụ Share:
 Nhấp vào Send as attachment  nhấp vào Send a copy hoặc Send a PDF. PowerPoint mở ứng
dụng email và đính kèm tập tin bài trình chiếu  chọn người nhận email, nhập tin nhắn  bấm
Send.
6.3. Xuất bản bài trình chiếu
Nếu tổ chức hoặc công ty có sử dụng SharePoint hoặc công cụ khác hoặc duy trì thư viện lưu trữ dữ liệu tập
trung để sử dụng cho thành viên hoặc nhân viên, bạn có thể xuất bản bài trình chiếu.
Khi xuất bản các slide, PowerPoint sẽ lưu từng slide dưới dạng một tập tin. PowerPoint tự động đặt tên cho
mỗi slide với tên bài trình chiếu và số thứ tự kèm theo (như Ski Tours_001).

Hình 367: Kết quả hiển thị các tập tin slide được xuất bản

 Xuất bản bài trình chiếu:

 Trên thẻ File, bấm Share  trong bảng Share, bấm vào Publish Slides  bấm vào nút Publish
Slides hoặc bấm chuột phải vào slide và bấm Publish Slides.

IIG Vietnam
 313

Hình 368: Tùy chọn Publish Slides

 Trong hộp thoại Publish Slides, chọn các slide muốn xuất bản, chọn vị trí muốn xuất bản, sau
đó nhấp vào nút Publish.

Hình 369: Hộp thoại Publish Slides

IIG Vietnam
 314

7. Tổng kết bài học:

Các phần của bài này đã cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng về:
 Các cách thức điều chỉnh kích thước tập tin bài trình chiếu.
 Thao tác kiểm tra thông tin ẩn của bài trình chiếu.
 Các thao tác bảo vệ tập tin bài trình chiếu.
 Các thao tác lưu bài trình chiếu ở nhiều định dạng, xuất bản và chia sẻ bài trình chiếu.
 Thao tác in bài trình chiếu ở nhiều bố cục trang in khác nhau.
8. Bài tập:
8.1. Bài tập thực hành:
Bài 1: Nén và tối ưu hóa phương tiện truyền thông.
1 Mở file Ski Tours_.pptx trong Thư mục thực hành
2 Bấm thẻ File, trong phần Info, ghi chú kích thước tập tin hiển thị trong ngắn Properties (1.11 MB).
3 Quay lại chế độ Normal. Chọn hình logo Tolano trên slide 3.
4 Bấm thẻ Picture Tools Format, trong nhóm Adjust, bấm Compress Pictures.
5 Trong hộp thoại Compress Pictures, bấm tắt tùy chọn Apply only to this picture.
6 Trong phần Resolution, bấm chọn Web (150 ppi): good for Web pages and projectors và bấm OK.
7 Lưu bài trình chiếu trong thư mục Documents, sau đó kiểm tra lại kích thước tập tin trong ngăn Properties.
Kích thước tập tin bài trình chiếu giảm đáng kể. Nhớ rằng bài trình chiếu này không có số lượng lớn hình
ảnh hoặc dữ liệu chỉnh sửa.

Bài 2: Sử dụng Document Inspector.

1 Bấm thẻ File, nhấp chọn Check for Issues, và chọn Inspect Document.
2 Trong cửa sổ Document Inspector, xác minh bạn đã kiểm tra tất cả các hộp chọn nội dung và sau đó nhấp
vào Inspect.
3 Xem lại thông tin và nhấp vào Remove All cho những mục được đánh dấu tương ứng.
4 Nhấp chọn Reinspect và sau đó Inspect xem có thêm thông báo nào không, nhưng không thực hiện thêm
bất kỳ hành động nào.
5 Nhấp Close và quay lại chế độ xem Normal.

Bài 3: Bảo vệ bài trình chiếu.

1 Nhấp chọn File, trong phần Info, bấm Protect Presentation và chọn Encrypt with Password để yêu cầu
password để mở tập tin.
2 Trong hộp thoại Encrypt Document, nhập: Tolano và ô Password và bấm OK. Nhập: Tolano và ô Reenter
password, và bấm OK để xác nhận.

IIG Vietnam
 315

3 Lưu bài trình chiếu trong thư mục My Project với tên Ski Tours Protect Final.
4 Đóng bài trình chiếu, sau đó mở lại bài trình chiếu và nhập: Tolano vào ô Password, nhấp OK để mở tập
tin.
Bằng cách yêu cầu Password để mở tập tin, bạn đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện bất kỳ thay đổi
nào đối với tập tin nếu họ không biết Password.
Bây giờ, bạn sẽ được yêu cầu Password để sửa đổi nội dung tập tin.
5 Bấm chọn thẻ File, chọn Save As, nhấp chọn Browse, và sau đó trong hộp thoại Save As bấm Tools,
General Options.
6 Trong ô Password to open, xóa password. Bấm vào ô Password to modify, nhập: Tolano và bấm OK.
Nhập lại password vào ô Reenter password to modify, và bấm OK để xác nhận.
7 Bấm Save và khi được nhắc, bấm Yes để ghi đè lên bài trình chiếu đã lưu có cùng tên.
8 Đóng bài trình chiếu và mở lại nó lần nữa. Để trống ô Password và bấm Read Only để mở dưới dạng bài
trình chiếu chỉ đọc.
9 Đóng bài trình chiếu và mở lại nó lần nữa, nhập password to modify. Bây giờ tất cả các công cụ sẽ hiển
thị để được sử dụng.
10 Xóa password, bấm File, bấm Save As và bấm Browse. Trong hộp thoại Save As, bấm Tools, General
Options. Xóa password to modify và bấm OK.
11 Bấm Save và khi được nhắc, bấm Yes để ghi đè lên bài trình chiếu đã lưu có cùng tên.

Bài 4: Đánh dấu bài trình chiếu là bản hoàn chỉnh

1 Nhấp chọn File, trong phần Info, bấm Protect Presentation, bấm Mark as Final, và bấm OK nếu được
yêu cầu. Bấm OK lần nữa nếu PowerPoint hiển thị hộp thoại thông tin.
Một thanh thông tin xuất hiện bên dưới ribbon và biểu tượng Marked as Final xuất hiện trên thanh trạng
thái. Cũng lưu ý rằng [Read-Only] hiển thị sau tên tập tin trong thanh tiêu đề.
2 Bấm một trong các thẻ trên ribbon nếu cần thiết để hiển thị ribbon. Lưu ý rằng các lệnh sẽ bị mờ đi.
3 Trên thanh thông tin, nhấp vào nút Edit Anyway để ghi đè cài đặt chỉ đọc được đề xuất. Tất cả các lệnh
sẽ hiển thị cho phép sử dụng.
4 Đóng tập tin nhưng không lưu các thay đổi, sau đó mở lại tập tin. Thanh thông tin hiển thị lại.
5 Bấm vào thẻ File và sau đó trong phần Info, bấm Protect Presentation. Nhấp vào Mark as Final một
lần nữa để tắt tính năng này và làm cho bài trình chiếu hiển thị các công cụ để chỉnh sửa, sau đó quay lại
chế độ xem Normal.

IIG Vietnam
 316

Bài 5: Lưu bài trình chiếu dưới định dạng của phiên bản PowerPoint cũ hơn.
1 Mở tập tin Teamwork Seminar_.pptx từ Thư mục thực hành
2 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Change File Type, chọn PowerPoint 97-2003 Presentation, và bấm
Save As.
3 Đặt tên cho bài trình chiếu là Teamwork Seminar 97-2003 và lưu vào thư mục Documents.
4 Hộp thoại Compatibility Checker dialog box thông báo cho bạn các tính năng mà có thể bị mất khi lưu
trong định dạng để mở trong phiên bản trước đó. Tuy nhiên, vì bạn vẫn có phiên bản PowerPoint gốc, nên
bạn có thể lưu bản này một cách an toàn dưới dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (.ppt).
5 Bấm Continue.

Bài 6: Tạo PowerPoint show

1 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Change File Type, chọn PowerPoint Show, và bấm Save As. Đặt tên
cho bài trình chiếu là Teamwork Seminar Show và lưu vào thư mục Documents.
2 Mở File Explorer và trong thư mục Documents nhấp đúp chuột vào PowerPoint Show đã lưu để mở dưới
dạng chương trình trình chiếu chứ không phải là bài trình chiếu có thể chỉnh sửa.
3 Sử dụng các công cụ của người thuyết trình trên màn hình để điều hướng qua một hoặc hai slide.
4 Thoát trình chiếu và nếu cần, hãy bỏ chú thích.
5 Đóng File Explorer và quay lại PowerPoint.

Bài 7: Lưu bài trình chiếu dưới dạng tập tin tài liệu PDF hoặc XPS.
1 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Create PDF/XPS Document, và bấm nút Create PDF/XPS. Trong
trường Save as type field, chọn XPS Document. Đặt tên tập tin Teamwork Seminar XPS.
2 Đảm bảo rằng đã chọn Open file after publishing và nhấp vào Publish để lưu tập tin trong thư mục
Documents
Khi PowerPoint đã tạo tập tin XPS, nó sẽ mở trong XPS Viewer. Lưu ý rằng tên tập tin bao gồm phần mở
rộng .xps.
3 Sau khi xem tập tin, hãy đóng nó lại.

Bài 8: Lưu bài trình chiếu dưới dạng hình ảnh

1 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Change File Type, chọn PNG Portable Network Graphics, và bấm
Save As. Đặt tên cho bài trình chiếu là Teamwork Seminar PNG và lưu vào thư mục Documents, bấm
Save.
2 Khi được cảnh báo, hãy chọn Just This One trong hộp thoại.
3 Mở File Explorer và điều hướng đến thư mục Documents, mở thư mục và bấm đúp vào tập tin hình ảnh
để xem nó trong trình xem ảnh được cài đặt trong Windows.
4 Đóng trình xem ảnh và File Explorer để trở về PowerPoint.

IIG Vietnam
 317

5 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Change File Type, chọn PowerPoint Picture Presentation, và bấm Save
As. Đặt tên cho bài trình chiếu là Teamwork Seminar PPP, xác minh tập tin sẽ được lưu trong thư mục
Documents, sau đó bấm Save. Bấm OK trong hộp thông báo xuất hiện.
6 Mở File Explorer, điều hướng đến thư mục Documents và nhấp đúp chuột vào tập tin Teamwork
Seminar PPP để mở nó.
7 Trên slide 2, bấm đúp vào một trong các mục của danh sách trong SmartArt. PowerPoint chọn toàn bộ
slide. Trong thực tế, PowerPoint chuyển đổi từng slide thành một hình ảnh mà bạn chỉ có thể chỉnh sửa
hoặc sửa đổi bằng cách sử dụng Picture Tools.
8 Đóng PowerPoint Picture Presentation và File Explorer.

Bài 9: Lưu bài trình chiếu thành video

1 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Create a Video.
2 Bấm vào mũi tên Presentation Quality và chọn Internet Quality. Đặt Seconds dành cho mỗi slide để
chuyển tiếp đến slide tiếp theo sau 4 giây.
3 Bấm nút Create Video để tạo tập tin video. Đặt tên tập tin là Teamwork Seminar Video và mục Save
as a type được chọn MPEG-4 Video. Xác nhận tập tin sẽ được lưu trong thư mục Documents, và bấm
Save.
Quá trình này có thể mất một chút thời gian, tùy thuộc vào tốc độ của máy tính. Xem tiến trình trong
thanh trạng thái PowerPoint và đợi cho đến khi hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
4 Mở File Explorer, điều hướng đến thư mục bạn đã lưu video và sau đó nhấp đúp để xem tập tin trong trình
phát video được cài đặt trong Windows
5 Đóng trình phát video và File Explorer.

Bài 10: Lưu bài trình chiếu thành outline

1 Mở bài trình chiếu North Coast Wind Farm trong ngăn tác vụ Resource pane bên dưới hoặc từ Thư
mục thực hành
2 Bấm File, Save As, và bấm Browse để mở hộp thoại Save As. Điều hướng đến thư mục Documents và
trong hộp thoại Save As, trong danh sách Save as type chọn Outline/RTF. Đặt tên tập tin là North
Coast Wind Farm RTF và bấm Save.
3 Mở File Explorer, điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu outline và sau đó nhấp đúp để mở nó trong
Word.
4 Xem lại văn bản. Đóng Word và File Explorer.

IIG Vietnam
 318

Bài 11: Đóng gói bài trình chiếu vào CD

1 Mở tập tin Teamwork Seminar_.pptx từ Thư mục thực hành
2 Bấm thẻ File, chọn Export, chọn Package Presentation for CD và bấm Package for CD.
3 Chọn văn bản hiện có trong ô Name the CD, nhập: Teamwork Seminar và bấm Copy to Folder.
4 Sử dụng tên thư mục Teamwork Seminar, di chuyển đến thư mục Documents và bấm Select. Chọn tùy
chọn Open folder when complete và nhấp vào OK.
Một thông điệp cảnh báo xuất hiện, đề nghị xác nhận PowerPoint có nên bao gồm các tập tin được liên
kết trong kết quả đóng gói không.
5 Bấm Yes.
Khi PowerPoint đã đóng gói bài trình chiếu, cửa sổ File Explorer sẽ mở ra với tùy chọn Burn to Disc
trên thẻ Share cho bạn thấy các tập tin đã sẵn sàng để ghi vào đĩa CD.
6 Đóng cửa sổ thư mục và hộp thoại Package for CD.

Bài 12: In bài trình chiếu

1 Bấm thẻ File, và chọn Print.
2 Bên dưới Printer, chọn một máy in có sẵn cho bạn.
3 Bên dưới Settings, bấm Print All Slides, trong danh sách chọn Custom Range, và nhập: 1-6 trong ô
Slides để chỉ định rằng bạn chỉ muốn in nội dung sáu slide đầu tiên.
4 Bên dưới Settings, bấm Full Page Slides, trong danh sách phần Handouts, chọn 3 Slides để xác định rằng
bạn muốn in Handouts với 3 slide mỗi trang.
5 Bên dưới Settings, bấm Color, trong danh sách chọn Grayscale.
6 Xem lại các slide trong khung Preview.

Bài 13: Chia sẻ bài trình chiếu qua email

1 Bấm thẻ File, chọn Share và chọn Email.
2 Bấm chọn Send as PDF trong cột kế bên. Bản trình bày được gửi dưới dạng tập tin PDF và thông báo
email mới sẽ mở trong Outlook, với tập tin PDF được đính kèm.
3 Địa chỉ email người nhận là nklassen@tolano.com; sadams@tolano.com.
4 Trong phần thân email, nhập: For your perusal. Nhấn ENTER hai lần và nhập: Andrew.
5 Gửi thư.
Bây giờ bạn đã chia sẻ phiên bản PDF của bài trình chiếu này với Nick Klassen và Shauna Adams tại
văn phòng Tolano ở New York.

IIG Vietnam
 319

Bài 14: Xuất bản các slide.

1 Bấm thẻ File, bấm Share, trong ngăn tác vụ Share, bấm Publish Slides và nhấp vào nút Publish Slides.
2 Nhấp vào hộp kiểm để chọn 5 slide đầu tiên trong danh sách.
3 Bấm Browse trong hộp thoại Publish Slides để điều hướng đến thư mục Documents. Trong cửa sổ
Select a Slide Library, bấm New folder, nhập: Publish và nhấn phím ENTER. Chọn thư mục Publish,
bấm Select.
4 Trong hộp thoại Publish Slides, bấm Publish.
5 Mở File Explorer, điều hướng đến thư mục MyProjects, mở thư mục Publish vừa tạo. Số của bạn có thể
khác với số trong ví dụ.

6 Đóng File Explorer, quay lại PowerPoint và đóng bài trình chiếu.
7 Tạo một bài trình chiếu trắng. Trên thẻ Home, nhóm Slides, bấm New Slide và chọn Reuse Slides.
8 Trong ngăn tác vụ Reuse Slides, bấm Browse, bấm Browse File và điều hướng đến thư mục Publish
trong thư mục Documents.
9 Nhấp đúp chuột vào slide đầu tiên trong danh sách để nó xuất hiện trong ngăn tác vụ Reuse Slides. Nhấp
vào slide để chèn nó vào tập tin thuyết trình.
10 Lặp lại bước 8 và 9 sử dụng lại 1 hoặc 2 slide nữa.
11 Xóa slide 1 (trống).
Lưu ý cách bạn có thể chèn các slide bằng các slide được xuất bản từ một bài trình chiếu khác.
12 Đóng bài trình chiếu và không cần lưu.

IIG Vietnam
 320

8.2. Bài tập lý thuyết:

1 Nếu bài trình chiếu chứa âm thanh và video, tùy chọn nào có thể được sử dụng để giảm kích thước
tập tin bài trình chiếu ?
a. Optimize Media Compatibility
b. Inspect Document
c. Check Accessibility
d. Compress Media Revisions
2 Phát biểu nào sau đây về nén ảnh là KHÔNG đúng ?
a. Nén có thể ảnh hưởng đến chất lượng của hình ảnh.
b. PowerPoint đặt độ phân giải tài liệu với mức nén tối thiểu để duy trì chất lượng hình ảnh
gốc.
c. Bạn có thể thay đổi hoặc hoàn tác việc nén ngay cả sau khi lưu tập tin, miễn là bạn không
đóng ứng dụng PowerPoint.
d. Hình ảnh được thu nhỏ ở kích thước nhỏ hơn không yêu cầu nén.
3 Hộp thoại nào chứa tùy chọn xóa các vùng bị cắt của tất cả các hình ảnh trong bài trình chiếu ?
a. PowerPoint Options
b. Reset Picture
c. Picture Corrections
d. Compress Pictures
4 Tùy chọn nào được sử dụng để xóa thông tin cá nhân, chẳng hạn như tác giả và ngày tập tin được
tạo, từ một bài trình chiếu ?
a. Protect Presentation
b. Check Accessibility
c. Manage Presentation
d. Document Inspector
5 Khẳng định nào sau đây về việc áp dụng mật khẩu cho bài trình chiếu là KHÔNG đúng ?
a. Nếu bài trình chiếu được bảo vệ bằng tùy chọn Password to modify, một hộp thoại chứa tùy
chọn để mở tập tin khi chỉ đọc sẽ xuất hiện.
b. Bạn có thể áp dụng mật khẩu để hạn chế sửa đổi bài trình chiếu trong hộp thoại Save As,
trong Tools, General Options
c. Bạn có thể áp dụng mật khẩu để hạn chế mở bài trình chiếu bằng tùy chọn Encrypt with
Password.
d. PowerPoint lưu mật khẩu của bạn trong trường hợp bạn mất hoặc quên mật khẩu.

IIG Vietnam
 321

6 Tùy chọn nào thay đổi bản trình bày của bạn thành Read-Only và vô hiệu hóa tất cả các thao tác gõ,
chỉnh sửa và đánh dấu ?
a. Restrict Access
b. Add a Digital Signature
c. Encrypt with Password
d. Mark as Final
7 Phương pháp nào sau đây KHÔNG THỂ được sử dụng để lưu bài trình chiếu dưới dạng PDF ?
a. Trên thẻ File, bấm Export, bấm Create PDF/XPS
b. Trên thẻ File, bấm Save As, bấm vào mũi tên nút Save as type, và chọn PDF
c. Trên thẻ File, bấm Print, chọn Microsoft Print to PDF
d. Nhấn F5, bấm Save as type, bấm PDF Track Changes
8 Tùy chọn nào được sử dụng để lưu các slide trong bài trình chiếu dưới dạng các tập tin hình ảnh
riêng biệt không còn được liên kết với các slide khác trong bài trình chiếu ?
a. PowerPoint Picture Presentation
b. Package Presentation for CD
c. XPS Document
d. PNG Portable Network Graphics
9 Tùy chọn nào trong thẻ File được sử dụng để lưu bài trình chiếu dưới dạng video ?
a. Info
b. Share
c. Options
d. Export
10 Menu tùy chọn in nào được sử dụng để xác định bố cục in cho handouts ?
a. Print All Slides
b. Print One Sided
c. Collated
d. Full Page Slides

IIG Vietnam
322

11 Menu tùy chọn in nào được sử dụng để in handouts màu xám ?

a. Print One Sided
b. Full Page Slides
c. Print All Slides
d. Color
12 Menu tùy chọn in nào được sử dụng để in một phạm vi tùy chỉnh của các slide ?
a. Full Page Slides
b. Print One Sided
c. Collated
d. Print All Slides
13 Menu tùy chọn in nào được sử dụng để in Notes Pages ?
a. Print All Slides
b. Print One Sided
c. Color
d. Full Page Slides
14 Dịch vụ nào sau đây KHÔNG THỂ được sử dụng để chia sẻ bài trình chiếu trực tiếp từ PowerPoint?
a. Skype
b. Email
c. OneDrive
d. Facebook
15 Phương pháp nào sau đây được sử dụng để lưu các slide trong bài trình chiếu dưới dạng các slide
riêng biệt để chúng có thể được sử dụng lại trong các bài trình chiếu khác ?
a. Package Presentation for CD
b. Open Document Presentation
c. Share with People
d. Publish Slides.

IIG Vietnam
 323

IIG Vietnam
324

IIG Vietnam