CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Phân tích công việc
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
Why

Who How
Ai là người thực hiện? Phương tiện hoàn thành
cv, tài chính,...?
5W+1H
Khi nào cv hoàn tất?
When Nhiệm vụ công việc là gì ?
What
Where
www.themegallery.com
CV thực hiện
ở đâu?
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN

NGHỀ
( OCCUPATION)

CÔNG VIỆC CÔNG VIỆC

(JOB) (JOB)

VỊ VỊ VỊ VỊ
TRÍ TRÍ TRÍ TRÍ

NHIỆM VỤ NHIỆM VỤ
www.themegallery.com (TASK) ( TASK)
 CÁC KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN

NGHỀ
(Occupation)

Là tập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung và có liên
quan với nhau ở mức độ nhất định với đặc tính vốn có, đòi hỏi
người LĐ có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp
vụ, có những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện

www.themegallery.com
 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN

CÔNG VIỆC
(Job)

Là các công việc được thực hiện bởi cùng một

người lao động hoặc một nhóm người lao động

www.themegallery.com
 CÁC KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN

VỊ TRÍ
( POSITION)

Biểu thị tất cả các công việc được thức hiện

bởi một người lao động

www.themegallery.com
 CÁC KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN

NHIỆM VỤ
( TASK)

Biểu thị từng nhiệm vụ riêng biệt với tính mục

đích cụ thể mà mỗi người lao động cần phải
thực hiện

www.themegallery.com
 2.1.1 Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc là một quá trình thu thập

và xử lý các thông tin công việc
một cách có hệ thống

 Phân tích công việc cần trả lời các câu hỏi
+ Nhân viên thực hiện những công việc gì?
+ Khi nào công việc được hoàn tất
+ Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Nhân viên làm công việc đó như thế nào?
+ Tại sao phải thực hiện công việc đó
+ Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội tụ những tiêu chuẩn trình
độ nào?
www.themegallery.com
 Lưu ý

Phân tích CÔNG VIỆC, chứ không phải CON NGƯỜI

Dựa vào dữ kiện THỰC TẾ chứ không phải đánh giá CÁ NHÂN
Công việc HIỆN THỜI, chứ không phải QUÁ KHỨ, TƯƠNG LAI
Không phải nghiên cứu khả năng nhân viên
Không phải nghiên cứu hiệu quả công việc của nhân viên

Phân tích công việc chỉ tập trung vào những thông tin có liên
quan tới công việc được phân tích chứ không phải vào đặc điểm cá
nhân của người thực hiện công việc đó.

www.themegallery.com
 Here is the result
of my work

 Tất cả các công việc được thiết kế nhằm tạo ra kết quả để dẫn đến đạt mục tiêu chung của
tổ chức
 Công việc được xây dựng một cách độc lập không phụ thuộc vào người thực hiện công
việc đó.
 Phong cách, phương pháp, năng lực thể hiện công việc là đặc tính của người đảm trách,
không phải của công việc.

www.themegallery.com

10
 Tóm lại
Phân tích công việc được tiến hành nhằm
◼ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực
hiện công việc
◼ Điều kiện để tiến hành công việc.
◼ Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công
việc
◼ Mối tương quan của công việc đó với công việc khác
◼ Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện
công việc đó

www.themegallery.com

9/16/2021 11
 Lợi ích của phân tích công việc

Công việc Quyền hạn Trách nhiệm Hoạch định NNL

Tuyển dụng
Bản mô tả
Công việc
Đào tạo nhân sự
Phân tích
Công việc
Đánh giá nhân sự
Bản tiêu
Chuẩn
Công việc Đãi ngộ nhân sự

Tránh chồng chéo CV

Kiến thức Kỹ năng Phẩm chất
www.themegallery.com
 2.1.2. Vai trò của phân tích công việc

Dự báo số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để hoàn thàn

1 công việc nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh

Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí
2 nhân viên

Làm kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân

3 viên

www.themegallery.com
 Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ
4 thống tiền lương

Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ
5 sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên

Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các
6 chương trình đào tạo

www.themegallery.com
 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• Khi tổ chức mới thành lập.

• Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh
KHI NÀO
doanh.
CẦN PHÂN • Khi xuất hiện công việc mới
TÍCH? • Khi xuất hiện những thay đổi về nội dung trong
công việc...
• Khi áp dụng công nghệ mới, phương pháp mới.
• Khi tổ chức cần rà soát chu kỳ họat động.
www.themegallery.com
 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Bộ phận nhân sự
 Người quản lý hoặc giám sát trực tiếp công việc
Ai tiến hành mới
PTCV?  Những chuyên gia trong lĩnh vực liên quan
 Những người đang đảm nhiệm công việc

www.themegallery.com
 AI TIẾN HÀNH
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Bộ phận nhân sự:
• Người được huấn luyện để tiến
hành phỏng vấn, thu thập thông
tin về công việc với người đảm
nhiệm công việc đó.
• Người hiểu rõ những thông tin
cần thiết phải thu thập để từ đó
có thể soạn thảo bản mô tả công
việc chính xác và đầy đủ
www.themegallery.com
 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

 Nhân viên
Trở ngại  Nhà quản lý
trong  Những nhân viên nhân sự được giao trách
PTCV?
nhiệm PTCV

www.themegallery.com
 2.2 Quy trình phân tích công việc

Viết các tài liệu liên quan về công việc KêKết quả phân tích

ThaThẩm định thông tin phân tích

Thu thập thông tin, dữ liệu về công việc Tiến hành phân tích

Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu

Xem xét các thông tin có liên quan tới công việc Chuẩn bị phân tích

Xác định mục đích phân tích công việc

www.themegallery.com
 2.2.1. Xác định mục đích PTCV

 Phân tích công việc nhằm mục đích gì?

 Tại sao doanh nghiệp phải phân tích công việc?

www.themegallery.com
 Xác định mục đích phân tích công việc

Tình huống

Hà là nv giao hàng của công ty TM Tiến Thịnh. Sáng nay, khi

vừa đến vp thì được trưởng phòng thông báo rằng phòng nhân sự
muốn gặp anh vào 9h sáng mai để hỏi một số thông tin về công
việc của anh. Từ khi nhận thông báo, anh cảm giác lo lắng và nghĩ
rằng phòng nhân sự muốn xây dựng lại chính sách lương thưởng,
do vậy anh nghĩ cách làm thế nào để kể ra những khó khăn, vất vả
trong công việc giao hàng.
Phải thông báo mục đích của phân tích công việc tới những
người liên quan.
Nắm rõ mục đích sẽ giúp xác định chính xác những thông tin cần
thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập cho phù hợp.
www.themegallery.com
 Phân tích công việc giúp doanh nghiệp

Cải thiện môi trường và điều kiện làm việc

Tuyển dụng một vị trí mới

Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự

PTCV Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Xác định nhu cầu đào tạo

XD định hướng phát triển nghề nghiệp cho NV

Xác định mức lương thưởng phù hợp

www.themegallery.com
2.2.2. Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan

 Trước khi phân tích doanh nghiệp cần tìm

kiếm các thông tin gì?

 Có cần nghiên cứu sơ đồ tổ chức và quy trình

làm việc của doanh nghiệp không?

www.themegallery.com
 Thông tin cần có khi PTCV

 Thông tin cần có về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động,
mqh cần thực hiện thuộc công việc
 Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, NVL, các phương tiện hỗ
trợ công việc
 Thông tin đòi hỏi cong việc đối với người thực hiện
 Thông tin về các yếu tố, điều kiện làm việc:
VD: Tổ chức lao động, chế độ khen thưởng, lương, điều kiện về vệ sinh
ATLĐ, những rủi ro, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc

www.themegallery.com
www.themegallery.com
Từ sơ đồ tổ chức có thể tìm được các
thông tin gì?

 Lý giải sự tồn tại của công việc là cần thiết cho

hoạt động của doanh nghiệp

 Xác định mối quan hệ của công việc cần phân

tích với các công việc khác trong doanh nghiệp

VD: Có thể nhận thấy công việc cần giám sát sẽ

chịu sự giám sát và báo cáo hoặc chỉ thị cho cấp
nào

www.themegallery.com
 Thu thập các thông tin về công việc

1. Xác định các thông tin về công việc cần thu thập:
xác định thông tin thu thập là định tính hay định
lượng sẽ giúp thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
cho phù hợp.
2. Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin: Bảng phân tích
công việc, bảng câu hỏi phân tích công việc, phiếu
câu hỏi phân tích chức vụ công việc, phiếu phân tích
chức năng công việc
3. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: Phỏng
vấn, điều tra bằng phiếu câu hỏi, quan sát, nhật ký
công việc, tình huống cấp thiếu bất ngờ.
www.themegallery.com
 Tiếp cận ai để thu thập thông tin

Người trực tiếp thực hiện công việc

Các đơn vị có chức danh tương đương

Vị trí chịu sự quản lý của chức danh đó

Vị trí trước và sau trong quy trình công nghệ

Giám sát viên

Lao động tiên tiến

www.themegallery.com
Người, đơn vị phối hợp, khách hàng
 Thu thập các thông tin về công việc

 Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

+ Khi xác định thông tin về công việc cần căn cứ vào
mục đích phân tích công việc

+ Tùy thuộc vào mục đích công việc mà việc xác định
thông tin sẽ khác nhau

www.themegallery.com
 Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

Để thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin cần:

 Liệt kê tất cả thông tin về công việc cần phải thu thập và mức độ cần phải
tìm hiểu đối với từng thông tin.

 Chuyển các thông tin này thành câu hỏi dưới dạng câu hỏi mở, câu hỏi
đóng hoặc câu hỏi lựa chọn.

 Đưa các câu hỏi thành dạng biểu mẫu; biểu mẫu có thể in ra giấy hoặc trên
máy tính nhưng phải thuận tiện cho việc nhập và lưu thông tin.

www.themegallery.com
 Một số biểu mẫu

 Bảng phân tích công việc

 Bảng câu hỏi phân tích công việc
 Phiếu câu hỏi phân tích chức vụ
 Phiếu phân tích chức năng công việc

www.themegallery.com
Các phương pháp thu thập thông tin để
phân tích công việc

Sử dụng
bảng hỏi

Nhật ký Quan sát và

công việc trao đổi

Hội thảo
chuyên gia

Ghi chép sự
Phỏng vấn
kiện quan trọng
www.themegallery.com
 Sử dụng bảng hỏi

Nếu cần thiết trao đổi lại

Tổng hợp số liệu và thông tin

Người trả lời chuyển lại câu hỏi

Đưa bảng cau hỏi tới người LĐ

Thiết kế bảng câu hỏi

www.themegallery.com
 Hỏi được nhiều người

Hỏi được nhiều câu hỏi

Ưu điểm Thông tin đã được lượng hóa

Dễ dàng cập nhật

Nhanh, tiết kiệm chi phí

www.themegallery.com
 Có thể thu được thông tin
không chính xác

Không thu lại được nhiều phiếu

Nhược điểm
Một số câu hỏi không được trả lời

Ít chính xác, chi phí cao

 Sử dụng bảng câu hỏi

Cấu trúc các

câu hỏi Cách thức đặt
câu hỏi
+ Phải tập trung
vào vấn đề trọng Những lưu ý Nên vận dụng câu
tâm hỏi đóng và các câu
+ Câu hỏi phải ngắn hỏi có đáp án trả lời
gọn, rõ ràng

Nơi thực hiện

Tốt nhất thực hiện tại nơi làm việc
www.themegallery.com
 2

www.themegallery.com
 Quan sát – trao đổi

Cán bộ nghiên cứu trực

1
tiếp khảo sát, ghi chép Cách thức
thực hiện
Hoạt động nào được thực hiện 2
và thực hiện như thế nào?

3
Trách nhiệm khi thực hiện các công việc
khác nhau

Add Your Text

www.themegallery.com
 Quan sát trao đổi

Xác định rõ đối tượng, địa điểm, thời gian quan sát

Quan sát cả người tích cực và người ít tích cực

Quan sát quá Quan sát cả người có kinh nghiệm, cả người ít kinh nghiệm
trình làm việc
Mức lao động đưa ra cho người có tay nghề, tinh thần lao động
trung bình

Quan sát tổng thể đến chi tiết, không bỏ qua yếu tố phụ

www.themegallery.com
 Quan sát – trao đổi

CUỘC
Quan HỌP
sát

Ưu điểm
•Có được ấn tượng Nhược điểm
nhanh, trực tiếp, Rất tốn thời gian
thuận tiện và công sức
•Chỉ ra bản chất, Không sử dụng
nguyên nhận của được cho những
sự kiện công việc trí óc.
•Sử dụng cho công
việc dễ đo lường,
quan sát
www.themegallery.com
 Phương pháp phỏng vấn

 Hỏi trực tiếp người lao động

 Tổng hợp và kiểm tra thông tin thu được

www.themegallery.com
 Phương pháp phỏng vấn
▪ Linh hoạt
▪ Cơ hội giao lưu
▪ Nhà quản lý nắm được tâm tư
của nhân viên
Ưu điểm ▪ Nhân viên nắm được yêu cầu
của nhà quản lý
▪ Tạo cơ hội để giải thích yêu
cầu, chức năng CV

▪ Thông tin có thể thiếu chính xác

▪ Có thể hỏi nhầm người, thiếu
Nhược điểm thiện chí
▪ K biết cách phỏng vấn
▪ Quan hệ giữa bộ phận trực tiếp
và gián tiếp không tốt
www.themegallery.com
 4

www.themegallery.com
 4

www.themegallery.com
 4

www.themegallery.com
 5

www.themegallery.com
 5

www.themegallery.com
6

www.themegallery.com
 7

www.themegallery.com
8

www.themegallery.com
9

www.themegallery.com
www.themegallery.com
www.themegallery.com