TINJAUAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS

DI RSUD PASAR REBO

Gilang Perdana A.S1, dan Lily Widjaja, SKM, MM

1.
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Esa Unggul

E - mail : gpanadri@email.com

Review of Medical Record Depreciation Implementation at Pasar

Rebo Hospital

Abstract
Medical record is a file containing notes and documents about patient identity,
examination, treatment, other actions and services that have been given to patients. The
medical record unit has several main tasks, one of which is to reduce the medical records
that enter the inactive period. This study aims to determine the implementation of medical
record shrinkage at Pasar Rebo Hospital. This research method uses descriptive analysis
with a population of 7 medical records officers and uses saturated samples. Based on the
identification results, the researcher found that Pasar Rebo Hospital had standard
operating procedures related to shrinkage which were divided into retention SPO which
included the implementation of sorting, transferring, evaluating and transferring the media,
as well as the extermination SPO which explained the extermination, in its implementation
it was not in accordance with the SPO. Constraints in the implementation are labor,
infrastructure, facilities and methods, therefore it is recommended that Pasar Rebo
Hospital for the implementation of shrinking inactive medical records need to be added
with a detailed explanation in standard operating procedures to make depreciation in
Pasar Rebo Hospital more directed and better again and preferably Pasar Rebo Hospital
should design the need for storage shelves and storage rooms for the next five years to have
a calculation for storing adequate medical record files.

Keywords : depreciation implementation, retention medical records

Literature : 13 (1997-2017)

Abstrak
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Unit rekam medis memiliki beberapa tugas pokok yang salah satunya adalah melakukan
penyusutan terhadap rekam medis yang memasuki masa inaktif. Penelitian ini bertujuan
untuk Mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di RSUD Pasar Rebo. Metode
penelitian ini menggunakan analisis deskriptif dengan populasi 7 orang petugas rekam
medis dan menggunakan sampel jenuh. Berdasarkan hasil identifikasi peneliti menemukan
bahwa RSUD Pasar Rebo sudah memiliki standar prosedur operasional terkait penyusutan
yang dibagi menjadi SPO retensi yang mencangkup pelaksanaan pemilahan, pemindahan,
penilaian dan alih media ,serta SPO pemusnahan yang menjelaskan pelaksanaan
pemusnahan, dalam pelaksanaannya masih belum sesuai dengan SPO. Kendala dalam
pelaksanaannya yaitu tenaga kerja, prasarana, sarana dan metode, oleh karena itu Sebaiknya
RSUD Pasar Rebo untuk pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif perlu di tambahkan
penjelasan dengan rinci di standar prosedur operasional untuk membuat pelaksanaan
penyusutan di RSUD Pasar Rebo lebih terarah dan menjadi lebih baik lagi dan sebaiknya
RSUD Pasar Rebo membuat rancangan kebutuhan rak penyimpanan dan ruangan
penyimpanan untuk lima tahun kedepan agar memiliki perhitungan untuk penyimpanan
berkas rekam medis yang memadai.

Kata kunci: pelaksanaan penyusutan, retensi rekam medis

Kepustakaan : 13 (1997-2017)

PENDAHULUAN pengolahan data dan sistem

Berdasarkan PerMenKes RI pengambilan kembali rekam

No.269/MENKES/PER/III/2008 medis.

tentang rekam medis, dijelaskan Setiap rekam medis berisikan

bahwa rekam medis adalah berkas informasi yang penting untuk

yang berisikan catatan dan pengobatan pasien dan harus di

dokumen tentang identitas pasien, pelihara nilai gunanya. Rekam

pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis pada rak penyimpanan tidak

dan pelayanan lain yang telah selamanya disimpan, karena

diberikan kepada pasien, (1). adanya pertumbuhan kunjungan

Rekam medis merupakan unit yang pasien baru setiap hari, maka

sangat penting bagi rumah sakit dibutuhkan ruang yang cukup

karena rekam medis akan untuk rekam medis baru setiap

menghasilkan data dan informasi, harinya. Dengan pertumbuhan

unit rekam medis memiliki kunjungan pasien baru setiap

beberapa tugas yaitu sistem harinya, maka setiap 5 tahun

pendaftaran pasien, sistem pasien yang tidak melakukan

penyimpanan rekam medis, sistem kunjungan ke rumah sakit tersebut

rekam medis akan dipilah menjadi penyusutan, tetapi terdapat SPO
rekam medis inaktif dengan proses tentang alih media dan
sistem retensi. pemusnahan saja, dalam
Berdasarkan penelitian pelaksanaan kegiatan penyusutan
sebelumnya yang berjudul rekam medis Inaktif petugas
“Tinjauan Pelaksanaan Retensi mengacu pada surat Dirjen
Rekam Medis Aktif di Bagian Yanmed No.HK.00.6.1.5.01160.
Filing Rumah Sakit Bhakti Wira (Zoraya, 2014) (3)
Tamtama Semarang Tahun 2015” Berdasarkan hasil wawancara dengan
Dapat disimpulkan di Rumah Sakit kepala RM dan petugas RM peneliti
Bhakti Wira Tamtama Semarang menemukan unit rekam medis di
sudah memiliki kebijakan retensi RSUD Pasar Rebo sudah
yang berisi, dilakukan setiap 5 melakukan proses pemusnahan.
tahun sekali dilihat dari kunjungan Pemusnahan di RSUD Pasar Rebo
terakhir pasien berobat. Hal dalam 1 tahun mencapai 3-5 kali
tersebut sudah sesuai dengan teori pemusnahan, yang terbaru RSUD
namun dalam penulisan kebijakan Pasar Rebo melakukan pemusnahan
masih dijadikan satu dengan protap pada tanggal 1 Juli 2018 bekerja
retensi seharusnya penulisan sama dengan pihak ketiga yaitu PT.
kebijakan ditulis secara terpisah, Fajar Paper di daerah Cikarang.
dan seharusnya kebijakan yang Proses pemusnahan ini dilakukan
sudah dibuat bisa dilaksanakan dengan teknik pencacahan menjadi
sesuai dengan yang sudah bubur kertas, saat ini RSUD Pasar
ditentukan, (2). Rebo melakukan proses retensi
Berdasarkan penelitian setiap hari untuk menyediakan
sebelumnya yang berjudul tempat rekam medis bagi pasien
“Tinjauan Kegiatan Penyusutan yang baru berkunjung setiap
Berkas Rekam Medis Inaktif Di harinya, pada SPO yang ada di
Rumah Sakit Umum Kabupaten RSUD Pasar Rebo terkait retensi
Tangerang” dapat disimpulkan di rekam medis tertulis bahwa rekam
RSU Kabupaten Tangerang belum medis di lakukan retensi jika pasien
memiliki SPO terkait tentang sudah tidak berkunjung selama 5
 tahun terakhir. Tetapi, dalam rekam medisnya sudah menjadi
penerapannya rekam medis pasien rekam medis inaktif hal ini membuat
yang masih 2-3 tahun dari petugas kesulitan dalam mencari
kunjungan terakhir sudah dilakukan rekam medis pasien, karena tidak
rentensi dan dipindahkan ke dalam ditemukan kembali rekam medis
kardus sebagai tempat penyimpanan maka petugas membuat kembali
rekam medis inaktif. Hal ini rekam medis baru yang seharusnya
dilakukan karena dengan rekam medis inaktif tersebut dapat
menempatkan rekam medis inaktif digunakan kembali.
di dalam kardus membuat rekam Berdasarkan latar belakang diatas
medis inaktif mudah terselip dan peneliti tertarik meneliti lebih jauh
tidak ditemukan kembali, terdapat tentang “Tinjauan pelaksanaan
pasien berkunjung kembali setelah 3 penyusutan rekam medis di RSUD
tahun dari kunjungan terakhir yang Pasar Rebo”
TUJUAN KHUSUS e. Mengidentifikasi pelaksanaan
1. Mengidentifikasi standar pemusnahan rekam medis inaktif
prosedur operasional terkait 3. Mengidentifikasi kendala dalam
penyusutan di RSUD Pasar pelaksanaan penyusutan rekam
Rebo medis aktif ke rekam medis inaktif
2. Mengidentifikasi pelaksanaan METODE PENELITIAN
penyusutan berkas rekam Metode penelitian yang dipakai dalam
medis penelitian ini adalah metode
a. Mengidentifikasi pelaksanaan deskriptif, yaitu dengan cara
pemilahan rekam medis memberikan gambaran dan
b. Mengidentifikasi pelaksanaan penjelasan hasil yang didapat secara
pemindahan rekam medis lengkap dan menyeluruh mengenai
inaktif Tinjauan pelaksanaan penyusutan
c. Mengidentifikasi pelaksanaan rekam medis di RSUD Pasar Rebo.
penilaian rekam medis inakitf Populasi adalah keseluruhan subjek
d. Mengidentifikasi pelaksanaan dalam penelitian, Populasi pada
pengalih mediaan rekam medis penelitan ini adalah 7 orang petugas
inaktif rekam medis bagian penyimpanan
 45

rekam medis rawat jalan di RSUD HASIL PENELITIAN

Pasar Rebo. Penelitian ini SPO Terkait Penyusutan di RSUD
menggunakan Sampel jenuh dimana Pasar Rebo
seluruh populasi di jadikan sebagai Berdasarkan hasil wawancara
sampel. dengan kepala rekam medis di
Teknik yag digunakan dalam analisa RSUD Pasar Rebo sudah terdapat
data pada penelitian ini standar prosedur operasional terkait
menggunakan metode deskriptif, penyusutan rekam medis inaktif,
yaitu: standar prosedur operasional terkait
1. Mengidentifikasi standar penyusutan ini dibagi menjadi dua,
prosedur operasional terkait yaitu standar prosedur operasional
penyusutan di RSUD Pasar Rebo retensi yang mencangkup proses
2. Mengidentifikasi pelaksanaan pemilahan, pemindahan, penilaian,
penyusutan berkas rekam medis dan alih media. Sedangkan untuk
a. Mengidentifikasi pelaksanaan pemusnahan diatur
pelaksanaan pemilahan tersendiri di dalam standar prosedur
rekam medis operasional pemusnahan. Dalam
b. Mengidentifikasi pelaksanaannya petugas bagian
pelaksanaan pemindahan penyimpanan masih belum
rekam medis inaktif melaksanakan prosedur penyusutan
c. Mengidentifikasi sesuai dengan standar prosedur
pelaksanaan penilaian rekam operasional yang ditetapkan, yaitu
medis inakitf pada prosedur pemilahan dimana
d. Mengidentifikasi petugas melakukan pemilahan
pelaksanaan pengalih terhadap rekam medis pasien yang
mediaan rekam medis inaktif berkunjung 2-3 tahun terakhir hal ini
e. Mengidentifikasi tidak sesuai dengan standar prosedur
pelaksanaan pemusnahan operasional yang ditetapkan yaitu 5
rekam medis inaktif tahun sejak pasien terakhir
3. Mengidentifikasi kendala dalam melakukan kunjungan.
pelaksanaan penyusutan rekam pelaksanaan pemilahan rekam
medis aktif ke rekam medis inaktif. medis
 46

Berdasarkan hasil observasi dan 2. Lalu berkas rekam medis di

wawancara kepada petugas pindahkan kedalam kardus
penyimpanan terhadap pelaksanaan 3. Berkas rekam medis dilakukan
pemilahan rekam medis inaktif. pemilahan lembaran penting
Pelaksanaan dilakukan oleh tim 4. Lembaran penting di lakukan alih
pelaksana yaitu petugas rekam media.
medis bagian penyimpanan, tim pelaksanaan pemindahan rekam
pelaksana ini belum memiliki SK medis inaktif
dalam melaksanakan proses Berdasarkan hasil observasi dan
pemilahan. Proses pemilahan ini wawancara kepada petugas
dilakukan setiap hari dengan penyimpanan rekam medis,
memilah rekam medis dengan pelaksanaan pemindahan dilakukan
petugas menurunkan setiap satu oleh tim pelaksana yaitu petugas rekam
subrak yang berisi rekam medis medis bagian penyimpanan, tim
pasien, lalu petugas melihat pelaksana ini belum memiliki SK
kunjungan terakhir pasien berobat dalam melaksanakan proses
ke rumah sakit atau tahun terakhir pemindahan. Dalam pelaksanaannya
pasien mendapatkan pelayanan. tim pelaksana memindahkan rekam
Pelaksanaan pemilahan rekam medis medis inkatif yang sudah dilakukan
dilakukan terhadap rekam medis pemilahan ke dalam kardus-kardus
pasien yang tidak melakukan yang dijadikan sebagai tempat
kunjungan selama 2-3 tahun dari penyimpanan rekam medis inaktif,
terakhir kali pasien mendapatkan karena RSUD Pasar Rebo belum
pelayanan. memiliki ruang penyimpanan yang
Adapun langkah-langakah memadai untuk menyimpan rekam
pemilahan segabai berikut: medis inaktif, hal ini menyebabkan
1. Tim pemilah menurunkan satu rekam medis inaktif mudah terselip,
subrak yang berisikan satu tercecer dan mudah rusak sehingga
kelompok nomor rekam medis. ketika rekam medis pasien ingin
Contoh 53-00-00 sampai 53-99- diaktifkan kembali, rekam medis
99 inaktif sulit untuk ditemukan sehingga
petugas rekam medis harus membuat
 47

rekam medis baru untuk pasien dilakukan oleh tim pelaksana yaitu satu
tersebut. orang petugas rekam medis yang
pelaksanaan penilaian rekam medis ditunjuk untuk melakukan alih media,
inaktif tim pelaksana ini belum memiliki SK
Berdasarkan hasil observasi dan dalam melaksanakan proses alih media.
wawancara terhadap pelaksanaan Pelaksaan alih media rekam medis
penilaian rekam medis inaktif di dilakukan dengan mengalih mediakan
RSUD Pasar Rebo, pelaksanaan lembaran-lembaran penting yang sudah
penilaian dilakukan oleh tim dipilah pada proses penilaian rekam
pelaksana yaitu satu orang petugas medis inaktif, lembaran lembaran yang
rekam medis RSUD Pasar Rebo. Tim dialih mediakan meliputi : ringkasan
pelaksana ini belum memiliki SK masuk & keluar, resume medis, lembar
dalam melaksanakan proses penilaian. operasi, lembar persetujuan,
Pelaksanaan penilaiaan rekam medis identifikasi bayi, lembar kematian,
inaktif dilakukan setelah rekam medis lembar pemerikasaan pasien psikiatri,
memasuki masa inaktif yaitu 2 tahun lembar pemeriksaan pasien HIV dan
setelah rekam medis disimpan hepatitis, lembar pemeriksaan pasien
ditempat penyimpanan rekam medis TB dan hasil PA (patologi anatomi).
inaktif. Penilaian rekam medis inaktif Pelaksanaan alih media terhadap
dilakukan dengan memisahkan lembaran-lembaran penting ini
lembaran/formulir penting dari rekam dilakukan dengan menggunakan alat
medis untuk dilakukan proses alih scanner, setelah dilakukan proses alih
media. Namun, dalam proses media lembaran-lembaran penting
penilaian rekam medis inaktif belum disimpan dengan bentuk softfile
dilakukan penilaian nilai guna rekam didalam komputer dan lembaran-
medis. lembaran penting disimpan didalam
pelaksanaan pengalih mediaan satu folder sesuai dengan nomor rekam
rekam medis inaktif medis pasien.
Berdasarkan hasil observasi dan pelaksanaan pemusnahan rekam
wawancara kepada petugas penyusutan medis inaktif
tentang pelaksanaan alih media rekam Berdasarkan hasil identifikasi
medis inaktif, pelaksanaan alih media pelaksanaan pemusnahan rekam medis
 48

inatkif RSUD Pasar Rebo sudah Kendala Dalam Pelaksanaan

memiliki standar prosedur operasional Penyusutan Rekam Medis Aktif Ke
terkait pemusnahan. Pelaksanaan Rekam Medis Inaktif
pemusnahan rekam medis inaktif 1. Beban kerja, Dalam pelaksanaan
dilakukan oleh tim pelaksana yang alih media dilakukan oleh satu
terdiri dari petugas rekam medis, petugas dimana petugas juga
bagian rumah tangga dan tata usaha. melakukan pelaksanaan
Tim pelaksana ini belum memiliki SK penyimpanan rekam medis.
untuk pelaksanaannya. Proses 2. Prasarana, belum adanya ruangan
pemusnahan dilakukan secara khusus untuk menyimpan rekam
berangsur dalam satu tahun yaitu 3-5 medis inaktif.
kali pemusnahan. Pemusnahan rekam 3. Sarana, Belum memiliki rak
medis inaktif dilakukan dengan bekerja penyimpanan khusus rekam medis
sama dengan pihak ketiga yaitu dengan inaktif dan saat ini rekam medis
PT. Fajar Paper di daerah Cikarang. inaktif dimasukan ke dalam kardus
Pelaksanaan pemusnahan rekam medis dan disimpan diruang rekam medis
inaktif dilakukan setelah lembaran- aktif
lembaran penting dilakukan alih media, 4. Metode, belum menerapkannya
pemusnahan rekam medis inaktif penilaian rekam medis inaktif
dilakukan dengan cara mencacah berdasarkan nilai guna rekam
rekam medis hingga tidak memiliki medis yang akan dilakukan oleh
bentuk dan isi yang dikenali. tim komite rekam medis.
Pelaksanaan pemusnahan dilakukan 5. Surat keputusan, dalam pelaksanaan
dengan didampingi oleh petugas rekam penyusutan tim pemilahan, penilaian
medis, tata usaha dan tenaga terkait dan pemusnahan belum memiliki
lainnya, Sebelum dilakukan SK tugas pelaksanaan.
pemusnahan petugas membuat berita PEMBAHASAN
acara yang terlampirkan daftar telaan SPO terkait Penyusutan di RSUD
yang berisi: nomor rekam medis, tahun Pasar Rebo
kunjungan terakhir, diagnosa terakhir
Berdasarkan hasil
dan lama waktu penyimpanan rekam
observasi di temukan bahwa RSUD
medis.
Pasar Rebo sudah memiliki standar
 49

prosedur operasional yang berkaitan yang terdiri dari 7 petugas bagian

dengan pelaksanaan penyusutan yang penyimpanan, tim pemilah ini dalam
sudah mencangkup pelaksanaan pelaksanaanya belum memiliki SK
pemilahan, pemindahan, penilaian, tugas pelaksanan. Pelaksanaan
alih media dan pemusnahan. Namun, pemilahan dilakukan dengan tim
Pada pelaksanaan penyusutan masih pemilah menurunkan setiap subrak
terdapat prosedur yang belum rekam medis untuk selanjutnya
dilaksanakan sesuai dengan standar dilakukan pemilahan rekam medis yang
prosedur operasional terkait dilihat dari tahun terakhir kunjungan,
penyusutan, yaitu dalam dalam pelaksanaannya rekam medis
pelaksanaannya rekam medis pasien pasien yang 2-3 tahun dari tahun
yang tidak berkunjungan 2-3 tahun kunjungan terakhir sudah dilakukan
dari kunjungan terakhir sudah proses penyusutan yang seharusnya
dilakukan proses retensi, padahal dilakukan 5 tahun sejak pasien terakhir
didalam standar prosedur operasional berkunjung. Hal ini dikarenakan rak
ditetapkan bahwa rekam medis pasien penyimpanan rekam medis aktif belum
yang dilakukan proses penyusutan memadai dan pertumbuhan pasien baru
adalah pasien yang tidak setiap harinya mencapai 200 pasien
berkunjungan 5 tahun terakhir membuat RSUD Pasar Rebo harus
melakukan penyusutan setiap harinya.
Sebaiknya, dalam pelaksanaan
Juga dalam standar prosedur
pemilahan dilakukan sesuai dengan
operasional belum ditetapkannya
standar prosedur operasional yang
jadwal rentensi berdasarkan jenis
menetapkan pemilihan dilakukan 5
kelompok penyakit, menyebabkan
tahun dari pasien terakhir melakukan
rekam medis pasien dengan kelompok
kunjungan.
penyakit tertentu tidak disimpan lebih
Pelaksanaan Pemilahan Rekam lama.
Medis
Sebaiknya, dalam pelaksanaan
Berdasarkan hasil identifikasi pemilahan tim pemilah diberikan SK
pelaksanaan pemilahan rekam medis tugas pelaksana agar pelaksanaan
inaktif dimana proses pemilahan ini pemilahan sah secara organisasi dan
dilakukan setiap hari oleh tim pemilah instalasi rekam medis sebaiknya
 50

melakukan perencanaan terkait ada rekam medis yang hilang atau

kebutuhan rak rekam medis aktif dan rusak.
inaktif untuk 5 tahun kedepan, untuk PELAKSANAAN PENILAIAN
diketahui kebutuhan rak rekam medis REKAM MEDIS INAKIF
dan memiliki tempat penyimpanan Berdasarkan hasil identifikasi
yang memadai dan menetapkan jadwal pelaksanaan penilaian rekam medis
retensi berdasarkan jenis kelompok inaktif di RSUD Pasar Rebo, dalam
penyakit atau kunjungan pasien ke pelaksanaan penilaiaan belum
poliklinik. terdapatnya tim penilai yang terdiri dari
PELAKSANAAN PEMINDAHAN komite rekam medis, petugas rekam
REKAM MEDIS INAKTIF medis senior dan tenaga lain yang
Berdasarkan hasil identifikasi dibutuhkan dan belum dilakukan
pelakasanaan pemindahan rekam medis penilaian rekam medis berdasarkan
inaktif, Dalam pelaksanaannya tim nilai guna rekam medis, saat ini
pelaksana memindahkan rekam medis penilaian rekam medis dilakukan
inaktif yang sudah dilakukan dengan menilai dan memilah lembaran-
pemilahan ke dalam kardus lembaran penting yang dilakukan oleh
dikarenakan tempat penyimpanan yang petugas rekam medis, lembaran-
belum memadai. Hal ini membuat lembaran penting tersebut akan
rekam medis mudah tercecer, terselip, dilakukan proses alih media.
dan mudah rusak sehingga ketika Sebaiknya, dalam pelaksanaan
rekam medis pasien ingin diaktifkan penilaian dibentuk tim penilaian yang
kembali, rekam medis inaktif sulit terdiri dari komite rekam medis,
untuk ditemukan yang menyebabkan petugas rekam medis senior dan
seringkali petugas rekam medis harus petugas lain yang terkait untuk
membuat rekam medis baru untuk dilakukannya penilian rekam medis
pasien tersebut. berdasarkan nilai guna rekam medis,
Sebaiknya, rekam medis inaktif jenis kelompok penyakit yang termasuk
memiliki rak khusus untuk menyimpan dalam nilai guna adalah kelompok
rekam medis inaktif dengan baik, agar penyakit mata, jiwa, orthopedi, kusta,
ketika ingin digunakan kembali tidak ketergantungan obat, jantung, paru
serta kasus-kasus seperti pemerkosaan,
 51

adopsi, ganti kelamin, bayi tabung, dipisahkan, pelaksanaan alih media ini
cangkok organ, bedah plastik. sudah sesuai dengan teori dimana
Pelaksanaan penilaian diperlukannya sudah dilakukan proses pengalih
SK direktur yang diberikan kepada tim mediaan dari lembaran-lembaran
penilai untuk melaksanakan tugas menjadi bentuk file yang disimpan
penilaian dan pelaksanaan pemilahan dalam komputer/media elektronik.
lembaran-lembaran penting dilakukan
Pelaksanaan Pemusnahan Rekam
oleh tim pemusnah sebelum
Medis Inaktif
dilakukannya pemusnahan.
Berdasarkan hasil identifikasi
Pelaksanaan Pengalih Mediaan
pelaksanaan pemusnahan rekam medis
Rekam Medis Inaktif
inaktif RSUD Pasar Rebo sudah
Berdasarkan hasil identifikasi
memiliki standar prosedur operasional
pelaksanaan alih media rekam medis
terkait pemusnahan dan dalam
inaktif, pelaksanaan alih media
pelaksanaannya berkas rekam medis
dilakukan oleh satu orang dari petugas
yang akan dimusnahkan sebelumnya
bagian penyimpanan yang dilakukan
telah dilakukannya pemilihan
terhadap rekam medis yang sudah
lembaran-lembaran penting yang
dilakukan proses penilaian lembaran-
dilakukan oleh tim pemilahan, namun
lembaran penting dan telah dipisahkan,
seharusnya pelaksanaan pemilahan
yang selanjutnya akan disimpan dalam
lembaran-lembaran penting dilakukan
bentuk softfile didalam komputer dan
oleh tim pemusnah sebelum
lembaran-lembaran penting disimpan
dilakukannya pemusnahan. Adapun
didalam satu folder sesuai dengan
lembaran-lembaran penting terdiri dari:
nomor rekam medis pasien. Hal ini
ringkasan masuk & keluar, resume
bertujuan agar lembaran-lembaran
medis, lembar operasi, lembar
penting ini akan tetap terjaga mutunya
persetujuan, identifikasi bayi, lembar
dan dapat digunakan jika dibutuhkan.
kematian, lembar pemerikasaan pasien
pelaksanaan alih media dilakukan
psikiatri, lembar pemeriksaan pasien
oleh satu petugas bagian penyimpanan
HIV dan hepatitis, lembar pemeriksaan
yang dilakukan terhadap rekam medis
pasien TB dan hasil PA (patologi
yang sudah dilakukan proses penilaian
anatomi), lembaran-lembaran penting
lembaran-lembaran penting dan telah
ini akan disimpan untuk dilestarikan
 52

agar tetap terjaga mutunya dan inaktif dan saat ini rekam medis
lembaran sisa akan dilakukan inaktif dimasukan ke dalam kardus
pemusnahan dengan cara dicacah dan disimpan diruang rekam medis
hingga tidak dikenali lagi bentuk dan aktif.
isinya, sebelum dilakukan pemusnahan 4. Metode, belum menerapkannya
petugas membuat berita acara yang penilaian rekam medis inaktif
terlampirkan daftar telaan yang berdasarkan nilai guna rekam
berisikan nomor rekam medis, jangka medis yang akan dilakukan oleh
waktu penyimpanan, tahun kunjungan tim komite rekam medis, Hal ini
terakhir dan diagnosa terakhir. membuat rekam medis yang
Sebaiknya, dalam pelaksanaan bernilai guna tidak disimpan
pemilahan lembaran-lembaran penting lebih lama dan nilai guna tidak
dilakukan oleh tim pemusnah yang terjaga.
akan memisahkan antara lembaran 5. Surat keputusan, dalam
penting dan lembaran sisa dan tim pelaksanaan penyusutan tim
pemusnah diberikan SK direktur untuk pemilahan, penilaian dan
melaksanakan pelaksanaan pemusnahan belum memiliki SK
pemusnahan agar pelaksaaan tugas pelaksanaan.
pemusnahan sah secara organisasi. Menurut Widjaja (2015) berkas
rekam medis yang mempunyai nilai
Kendala dalam Pelaksanaan
guna disimpan untuk jangka waktu
Penyusutan Rekam Medis Aktif Ke
yang ditentukan oleh komite rekam
Rekam Medis Inaktif
medis, tergantung kepentingan rumah
1. Beban kerja, Dalam pelaksanaan
sakit. Nilai guna rekam medis dibagi
alih media dilakukan oleh satu
menjadi: primer, sekunder dan
petugas dimana petugas juga
berdasarkan kasus-kasus yang
melakukan pelaksanaan
diperlukan. Nilai primer mencangkup
penyimpanan rekam medis.
kebutuhan administrasi, hukum,
2. Prasarana, belum adanya ruangan
keuangan serta ilmu pengetahuan,
khusus untuk menyimpan rekam
sedangkan nilai sekunder berdasarkan
medis inaktif.
kebutuhan pembuktian dan sejarah,
3. Sarana, Belum memiliki rak
serta kasus-kasus yang diperlukan
penyimpanan khusus rekam medis

seperti kasus pemerkosaan, adopsi,
ganti kelamin, bayi tabung, cangkok
organ, bedah plastik. Pelaksanaan
penilaian nilai guna rekam medis
belum diterapkan di RSUD Pasar
Rebo yang membuat rekam medis
nilai guna tidak disimpan lebih lama
dan tetap terjaga nilai gunanya.
KESIMPULAN
1. RSUD Pasar Rebo sudah memiliki
standar prosedur opeasional terkait
penyusutan. Namun, pelaksanaan
standar prosedur operasional masih
terdapat ketidaksesuaian
pelaksaannya, yaitu
pelaksanaan pemilahan rekam medis
pasien yang berkunjung 2-3 tahun
dari kunjungan terakhir
dilakukan proses pemilahan yang
seharusnya dilakukan 5 tahun dari
kunjungan pasien terakhir.
2. Pelaksanaan pemilahan rekam medis
dilakukan oleh tim pemilah yang
terdiri dari 7 petugas
penyimpanan, namn
pelaksanaannya tim pemilah belum
memiliki SK tugas pelaksana.
Pelaksanaan pemilahan dilakukan
lebih cepat dari waktu
ditetapkan pada standar prosedur
operasional penyusutan dikarenakan
53
Pelaksanaan penyusutan rekam
medis dari tim pemilahan, penilaian,
dan pemusnahan belum memiliki SK
tugas pelaksanaan yang membuat
pelaksanaan belum sah secara
organisasi
pertumbuhan pasien baru setiap
harinya dan belum memadai tempat
penyimpanan ini belum sesuai serta
belum ditetapkannya jadwal retensi
berdasarkan jenis kelompok
penyakit tertentu membuat rekam
dalam medis dengan kelompok penyakit
pada tertentu tidak disimpan lebih lama.
3. Pelaksanaan pemindahan dilakukan
oleh tim pelaksana dengan
sudah memindahkan rekam medis inaktif
yang disimpan didalam kardus-
kardus sebagai tempat penyimpanan
rekam medis inaktif dikarenakan
tempat penyimpanan yang belum
memadai, hal ini membuat rekam
bagian medis mudah tercecer, terselip, dan
dalam mudah rusak sehingga ketika rekam
medis pasien ingin diaktifkan
kembali, rekam medis inaktif sulit
untuk ditemukan yang menyebabkan
yang seringkali petugas rekam medis
harus membuat rekam medis baru
untuk pasien tersebut.
 54

4. Pelaksanaan penilaian rekam medis proses pengalih mediaan dari

inaktif dilakukan oleh petugas lembaran-lembaran menjadi
rekam medis dengan memilah bentuk file yang disimpan dalam
lembaran-lembaran penting yang komputer/media elektronik.
seharusnya dilakukan penilaian 6. Penilaian rekam medis terhadap
berdasarkan nilai guna rekam medis lembaran-lembaran penting
yang dilakukan oleh tim penilai dilakukan oleh tim pemilahan yang
yang terdiri dari komite rekam seharusnya dilakukan oleh tim
medis, petugas rekam medis senior pemusnahan dan pelaksanaan
dan petugas lain yang terkait dengan pemusnahan dilakukan oleh tim
menilai rekam medis berdasarkan pemusnahan yang terdiri dari
nilai guna rekam medis. Dengan petugas rekam medis, bagian
tidak dilakukannya penilaian rekam rumah tangga dan tata usaha,
medis berdasarkan kriteria kegunaan namun tim pemusnahan belum
rekam medis terdapat banyak rekam memiliki SK tugas pelaksana yang
medis yang bernilai guna tidak membuat pelaksanaan pemusnahan
tersimpan, dengan banyaknya belum sah secara organisasi.
mahasiswa yang melaksanakan Pelaksanaan pemusnahan
praktik kerja terlebih untuk dilakukan pemusnahan terdahap
mahasiswa kedokteran rekam medis rekam medis yang telah dipisahkan
dengan kasus-kasus spesifik tidak antara lembaran penting dan
tersimpan untuk digunakan sebagai lembaran sisa serta telah dilakukan
bahan penelitian dan pembelajaran. alih mediakan, lalu rekam medis
5. Pelaksanaan alih media dilakukan dicacah hingga tidak dikenali
oleh satu petugas bagian bentuk serta isinya, dan dalam
penyimpanan yang dilakukan setiap pelaksanaan pemusnahan
terhadap rekam medis yang sudah dibuatkan berita acara pemusnahan
dilakukan proses penilaian yang terlampirkan daftar telaan.
lembaran-lembaran penting dan SARAN
telah dipisahkan, pelaksanaan alih 1. Pelaksanaan pemilahan dilakukan
media ini sudah sesuai dengan sesuai dengan standar prosedur
teori dimana sudah dilakukan operasional yang menetapkan
 55

pemilihan dilakukan 5 tahun dari jantung, paru serta kasus-kasus

pasien terakhir melakukan seperti pemerkosaan, adopsi, ganti
kunjungan. kelamin, bayi tabung, cangkok
2. Instalasi rekam medis melakukan organ, bedah plastik. Pelaksanaan
perencanaan terkait kebutuhan rak penilaian diperlukannya SK
rekam medis aktif dan inaktif direktur yang diberikan kepada tim
untuk 5 tahun kedepan, untuk penilai untuk melaksanakan tugas
diketahui kebutuhan rak rekam penilaian dan pelaksanaan
medis dan memiliki tempat pemilahan lembaran-lembaran
penyimpanan yang memadai dan penting dilakukan oleh tim
menetapkan jadwal retensi pemusnah sebelum dilakukannya
berdasarkan jenis kelompok pemusnahan.
penyakit atau kunjungan pasien ke 5. Pelaksanaan pemilahan lembaran-
poliklinik. lembaran penting dilakukan oleh
3. Rekam medis inaktif memiliki rak tim pemusnah yang akan
khusus untuk menyimpan rekam memisahkan antara lembaran
medis inaktif dengan baik, agar penting dan lembaran sisa.
ketika ingin digunakan kembali 6. Pelaksanaan penyusutan tim
tidak ada rekam medis yang hilang pemilah, tim penilai dan tim
atau rusak. pemusnah di berikan SK tugas
4. Pelaksanaan penilaian dibentuk pelaksanaan agar pelaksanaan
tim penilaian yang terdiri dari penyusutan sah secara organisasi.
komite rekam medis, petugas KATA UCAPAN
rekam medis senior dan petugas
Puji syukur penulis panjatkan
lain yang terkait untuk
atas kehadirat Allah SWT, atas berkat
dilakukannya penilian rekam
rahmat dan hidayah-nya karya tulis
medis berdasarkan nilai guna
ilmiah yang berjudul “Tinjauan
rekam medis, jenis kelompok
pelaksanaan penyusutan rekam medis
penyakit yang termasuk dalam
Di Rsud Pasar Rebo” dapat
nilai guna adalah kelompok
terselesaikan tepat pada waktunya.
penyakit mata, jiwa, orthopedi,
Penulisan karya ilmiah ini disusun
kusta, ketergantungan obat,
untuk memenuhi tugas akhir sebagai
 56

persyaratan dalam menyelesaikan Wira Tamtama Semarang Tahun

studi pada program studi D-III Rekam 2015. Jakarta: Universitas Esa
Medis dan Informasi Kesehatan. Unggul.

3. Zoraya. (2014). Tinjauan Kegiatan

DAFTAR PUSTAKA
Penyusutan Berkas Rekam
1. Kemenkes RI. Permenkes RI No Medis Inaktif di rumah Sakit
269 tentang Rekam Medis. Umum Kabupaten Tangerang.
Menteri Kesehatan. 2008. p. 1– Jakarta: Universitas Esa Unggul
7.

2. Saraswati. (2015). Tinjauan

Pelaksanaan Retensi Dokumen
Rekam Medis Aktif di bagian
Filling Rumah Sakit Bhakti