FreeGoods and FreeGifts - Rev.01

Policy & Procedure
Free Goods & Free Gifts
Kebijakan & Prosedur

Barang Dagangan Gratis &
Hadiah Gratis
Carrefour Indonesia
Document Number / Nomor Dokumen : 008-OS.SO

Revision Number / Nomor Revisi : 01
For Internal Purpose Only / Hanya Untuk Kepentingan Internal
Free Goods & Free Gifts Rev.01 / Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis Rev.01
DOCUMENT CONTROL / PENGENDALIAN DOKUMEN
Document Owner / Penanggung Jawab Dokumen:
Internal Control – Internal Control Development
Document History / Catatan Dokumen:
Revision Number / Nomor Revisi 01

Validation Period / Periode Disahkan August / Agustus 2012
Section / Bagian All / Seluruh
Nature Of Amendment / All / Seluruh
Rincian Perubahan
By / Oleh Rina Rosarina
Tutik Setya Handayani
Validation / Pengesahan:
Signature /
Name / Nama Position / Jabatan Date / Tanggal
Tanda Tangan
Patrick Bonnifait Commercial Director/

Direktur Komersial
Jean Paul Denoix Exploitation Director/

Direktur Eksploitasi
Filipe Da Silva Finance Director /

Direktur Keuangan
2 - 23
Table of Contents
1. Basic Concept ............................................................................. 5

2. Effective Date ............................................................................ 5
3. Background ................................................................................ 6
4. Policies ..................................................................................... 6
4.1. Scope..................................................................................... 6
4.2. Free Goods .............................................................................. 7
4.3. Free Gifts................................................................................ 9
4.4. Free Gifts Storage and Stock Control .............................................10
4.5. Other Rules ............................................................................12
5. Free Goods & Free Gifts Negotiation ............................................... 12
6. Free Goods & Free Gifts Ordering .................................................. 13
7. Free Goods & Free Gifts Receiving ................................................. 14
8. Free Goods & Free Gifts Management ............................................. 16
9. Flowchart of Key Process............................................................. 18
10. Compliance Monitoring ............................................................... 18
11. Forms and Reports ..................................................................... 19
11.1. Free Gifts Stock Card ................................................................19
11.2. Free Goods & Free Gifts Commitment Negotiated By Store Form ..........20
11.3. Stock Adjustment Form .............................................................21
12. Level of Authorization ................................................................ 22
12.1. Free Gifts Stock Card ................................................................22
12.2. Free Goods & Free Gifts Commitment Negotiated by Store Form...........22
12.3. Stock Adjustment Form .............................................................22
13. Compliance Checklist ................................................................. 23
3 - 23
DAFTAR ISI
1. Konsep Dasar.............................................................................. 5
2. Tanggal Efektif ........................................................................... 5
3. Latar Belakang ............................................................................ 6
4. Kebijakan .................................................................................. 6
4.1. Ruang Lingkup .......................................................................... 6
4.2. Barang Dagangan Gratis .............................................................. 7
4.3. Hadiah Gratis ........................................................................... 9
4.4. Penyimpanan dan Pengendalian Persediaan Hadiah Gratis ...................10
4.5. Peraturan Lain-Lain ..................................................................12
5. Negosiasi Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis .............................. 12
6. Pemesanan Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis ........................... 13
7. Penerimaan Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis .......................... 14
8. Pengelolaan Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis .......................... 16
9. Diagram Kerja Proses Utama ......................................................... 18
10. Pengawasan Kepatuhan ............................................................... 18
11. Formulir dan Laporan ................................................................. 19
11.1. Kartu Persediaan Hadiah Gratis ....................................................19
11.2. Formulir Komitmen Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis Yang
Dinegosiasikan Oleh Toko ...........................................................20
11.3. Formulir Penyesuaian Persediaan Barang .......................................21
12. Tingkatan Otorisasi .................................................................... 22
12.1. Kartu Persediaan Hadiah Gratis ....................................................22
12.2. Formulir Komitmen Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis Yang
Dinegosiasikan Oleh Toko ...........................................................22
12.3. Formulir Penyesuaian Persediaan Barang .......................................22
13. Daftar Periksa Kepatuhan ............................................................ 23
4 - 23
1. Basic Concept 1. Konsep Dasar
1. 2.
Free Goods & Free Goods &
Free Gifts Free Gifts
Negotiation/ Ordering/
Negosiasi Barang Pemesanan Barang
Dagangan Gratis & Dagangan Gratis &
Hadiah Gratis Hadiah Gratis
4.
Free Goods & 3.
Free Gifts Management/ Free Goods & Free Gifts
Pengelolaan Receiving/
Barang Dagangan Gratis Penerimaan Barang
& Hadiah Gratis Dagangan Gratis &
Hadiah Gratis
Warning/Peringatan
Disciplinary action will be taken against anyone who disregards the policies
and procedures set in this document. /
Tindakan disiplin akan dikenakan kepada siapa saja yang tidak mematuhi
kebijakan dan prosedur yang diatur di dalam dokumen ini.
2. Effective Date 2. Tanggal Efektif

This policy and procedure will be Kebijakan dan prosedur ini berlaku
effective as of August 1st, 2012. efektif sejak tanggal 1 Agustus 2012.
The Process Owner should review and Pemilik Proses harus mengevaluasi dan
update this policy and procedure memperbarui dokumen kebijakan dan
document in case there are changes in prosedur ini setiap ada perubahan di
the related process. dalam proses yang terkait.
5 - 23
Internal Control department will provide Minimal 1 (satu) kali dalam setahun,
a list of the existing policies and departemen Internal Control akan
procedures at least once a year to the memberikan daftar kebijakan dan
Process Owner in order to confirm prosedur yang berlaku ke Pemilik Proses
whether those policies and procedures untuk memastikan apakah Kebijakan dan
need to be reviewed and updated. Prosedur tersebut perlu dievaluasi dan
diperbarui.
3. Background
3. Latar Belakang
Free goods and free gifts awarded by
suppliers to PT. Carrefour Indonesia (the Barang dagangan gratis dan hadiah gratis
Company) refer to the negotiation made diberikan oleh pemasok ke PT. Carrefour
between Merchandise Buyers or Store Indonesia (Perusahaan) mengacu ke
Department Heads and the suppliers. negosiasi yang dilakukan antara Buyer
Merchandise atau Kepala Departemen
The proper control and management of Toko dengan pemasok.
free goods and free gifts is very
important to prevent any unexpected Pengendalian dan pengelolaan barang
loss and to have a reliable margin and dagangan gratis dan hadiah gratis secara
stock balance in the P4CM+ or P4CM memadai sangat penting untuk mencegah
system. kerugian yang tidak diinginkan dan untuk
mendapatkan marjin dan saldo
Therefore, the Company requires all persediaan barang yang tepat di sistem
store associates related to the free goods P4CM+ atau P4CM.
and free gifts to learn, understand, and
comply with this policy and procedure Oleh karenanya, Perusahaan mewajibkan
document. seluruh karyawan toko yang terkait
dengan barang dagangan gratis dan
All of the policies and procedures hadiah gratis untuk mempelajari,
regulated in this document also apply to memahami, dan mematuhi dokumen
PT. Alfa Retailindo (ARI) unless the ARI kebijakan dan prosedur ini.
Board of Director decides to define policy
and procedure that are different from Seluruh kebijakan dan prosedur yang
the ones regulated in this policy and diatur di dalam dokumen kebijakan dan
procedure document. prosedur ini juga berlaku untuk PT. Alfa
Retailindo (ARI) kecuali jika Direksi ARI
memutuskan untuk menetapkan suatu
4. Policies kebijakan atau prosedur yang berbeda
dengan yang diatur di dalam dokumen
4.1. Scope kebijakan dan prosedur ini.
This policy and procedure document

regulates the free goods and free gifts 4. Kebijakan
negotiation, ordering, receiving, and
management of physical free goods and 4.1. Ruang Lingkup
free gifts in the Company’s stores.
Dokumen kebijakan dan prosedur ini
mengatur mengenai negosiasi barang
dagangan gratis dan hadiah gratis untuk
toko, pemesanan, penerimaan dan
pengelolaan fisik barang dagangan gratis
dan hadiah gratis di toko Perusahaan.
6 - 23
4.2. Free Goods 4.2. Barang Dagangan Gratis
Free goods defined as : Barang dagangan gratis didefinisikan

sebagai :
Items that are given for free by the
supplier to the company. They are part Barang yang diberikan secara cuma-cuma
of assortment and part of stock oleh pemasok ke Perusahaan. Barang
inventory. Free goods can be given to tersebut merupakan bagian dari
customer or sold by Company. assortment dan bagian dari pemeriksaan
persediaan barang dagangan. Barang
Free goods should meet all of the dagangan gratis dapat diberikan ke
following criteria: pelanggan atau dijual oleh Perusahaan.
1. Items belonging to store assortment. Barang dagangan gratis harus memenuhi

seluruh kriteria berikut ini:
2. Items identical or not identical to
those ordered to suppliers. 1. Berupa barang yang termasuk dalam
assortment toko.
For example, for every order of 10
2. Berupa barang yang identik ataupun
(ten) cans of Coca Cola 330 ml by
tidak identik dengan barang
the Company, the supplier commits
dagangan yang dipesan ke pemasok.
to give :
Sebagai contoh, untuk setiap
 1 (one) can of Coca Cola 330 ml
pemesanan 10 (sepuluh) kaleng Coca
(identical to the ordered item),
Cola ukuran 330 ml oleh Perusahaan,
or
maka pemasok berkomitmen untuk
 1 (one) can of Fanta 330 ml memberikan :
(not identical to the ordered
 1 (satu) kaleng Coca Cola
item).
ukuran 330 ml (identik dengan
barang yang dipesan), atau
3. Can be given or sold to customers
 1 (satu) kaleng Fanta ukuran
The following are 2 (two) types of free 330 ml (tidak identik dengan
goods: barang yang dipesan).
3. Dapat diberikan atau dijual ke
1. Free goods with negotiation
pelanggan.
The negotiation of free goods can be
Berikut adalah 2 (dua) jenis barang
performed by:
dagangan gratis:
 Merchandise Buyer (head
1. Barang dagangan gratis dengan
office)
negosiasi
 Store Department Head (stores)
Negosiasi barang dagangan gratis
tersebut dapat dilakukan oleh:
Store Department Head should
control and manage the realization
 Buyer Merchandise (kantor
of free goods commitment that
pusat)
made by the suppliers for free goods
negotiated by store.  Kepala Departemen Toko (toko)
Kepala Departemen Toko harus

mengendalikan dan mengelola
realisasi komitmen barang dagangan
gratis yang dilakukan oleh pemasok
untuk barang dagangan gratis yang
dinegosiasikan oleh toko.
7 - 23
2. Free goods without negotiation 2. Barang dagangan gratis tanpa

negosiasi
The suppliers initiate to give free
goods for stores without any Pemasok berinisiatif memberikan
negotiation. barang dagangan gratis untuk toko
tanpa kegiatan negosiasi.
Both types of free goods should be
supported by Purchase Order (PO) before Kedua jenis barang dagangan gratis
the physical free goods are received by tersebut harus dilengkapi dengan
the stores through the following Pesanan Pembelian (PO) sebelum fisik
mechanisms: barang dagangan gratis diterima oleh
toko dengan mekanisme:
1. Scheduled Order (SO) for free goods
identical to the items ordered and 1. Pesanan Terjadwal (SO) untuk
negotiated by the Merchandise barang dagangan gratis yang identik
Buyer. dengan barang dagangan yang
dipesan yang dinegosiasikan oleh
2. Non Scheduled Order (NSO) for free Buyer Merchandise.
goods when negotiated by store or
by Merchandise Buyer for non 2. Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)
identical items. untuk barang dagangan gratis jika
dinegosiasikan oleh toko atau Buyer
The Store Receiving Checker should Merchandise untuk barang yang
isolate the free goods without PO until tidak identik.
the Non Schedule Order created in the
COP Tools by the Store Department Pengecek Penerimaan Barang Toko
Head. harus mengisolasi barang dagangan
gratis yang tidak dilengkapi dengan PO
All free goods (Schedule Order or Non hingga Pesanan tidak terjadwal (NSO)
Schedule Order) must be recorded into telah dibuat di COP Tools oleh Kepala
the P4CM+ or P4CM system at the time of Departemen Toko.
receiving to add the quantity in the
stock. Seluruh barang dagangan gratis (Pesanan
Terjadwal (SO) atau Pesanan Tidak
No free goods can be released to the Terjadwal (NSO)) harus dicatat ke dalam
store commercial without any Purchase sistem P4CM+ atau P4CM pada saat
Order (PO) and Receiving Report (see penerimaan barang, untuk menambah
document template in the Policy and jumlah persediaan.
Procedure of Store Receiving) in the
P4CM or P4CM+ system. Tidak ada barang dagangan gratis yang
dapat diserahkan ke komersial toko tanpa
Failure to comply those rules will be dilengkapi dengan Pesanan Pembelian
treated as serious breach of this policy (PO) dan Receving Report (lihat contoh
and procedure. dokumen di dalam Kebijakan dan
Prosedur Penerimaan Barang di Toko) di
sistem P4CM+ atau P4CM.
Kegagalan untuk mematuhi aturan

tersebut di atas akan dianggap sebagai
pelanggaran serius atas kebijakan dan
prosedur ini.
8 - 23
4.3. Free Gifts 4.3. Hadiah Gratis
Free gifts defined as : Hadiah gratis didefinisikan sebagai :
Items that are given free of charge by Barang yang diberikan secara gratis dari
supplier to company. The items are not pemasok ke Perusahaan. Barang tersebut
sold, not part of inventory stock, and tidak untuk dijual, bukan bagian dari
could be part of store assortment or not. pemeriksaan persediaaan barang
Given to customer for free for special dagangan, dan dapat merupakan bagian
commercial activity. Free gifts can be dari assortment toko atau tidak.
turned into free goods in specific Diberikan ke pelanggan secara gratis
circumstances. untuk aktivitas komersial khusus. Hadiah
gratis dapat diubah menjadi barang
Free gifts should meet all of the dagangan gratis dalam kondisi tertentu.
following criteria:
Hadiah gratis harus memenuhi seluruh
1. Items belonging or not to store kriteria sebagai berikut:
assortment.
1. Barang yang termasuk atau tidak ke
For example, for every purchase of 4 dalam assortment toko.
(four) packs of Indomie Goreng 85
gram by a customer, the supplier Sebagai contoh, untuk setiap
will give him/her : pembelian 4 (empat) bungkus
Indomie Goreng ukuran 85 gram oleh
 1 (one) keychain with logo of pelanggan, maka pemasok akan
Indomie (not belonging to store memberikan kepada pelanggan :
assortment), or
 1 (satu) buah gantungan kunci
 1 (one) plastic ketchup
dengan logo Indomie (tidak
Indofood 14 ml with the cross
termasuk ke dalam assortment
barcode (belonging to store
toko), atau
assortment)
 1 (satu) plastik kecap dengan
2. To be given for free by the suppliers kode batang yang dicoret
to the Company. (temasuk ke dalam assortment
toko)
3. Free gifts can not be sold to the
customers except if free gifts are 2. Diberikan secara gratis oleh
turned into free goods. pemasok ke Perusahaan
The following are 2 (two) types of free 3. Hadiah gratis tidak untuk dijual ke
gifts: pelanggan kecuali jika telah diubah
menjadi barang dagangan gratis.
1. Free gifts with negotiation
Berikut adalah 2 (dua) jenis hadiah
The negotiation of free gifts can be gratis:
performed by:
1. Hadiah gratis dengan negosiasi
 Merchandise Buyer (head
office) Negosiasi hadiah gratis tersebut
dapat dilakukan oleh:
 Store Department Head (stores)
 Buyer Merchandise (kantor
pusat)
 Kepala Departemen Toko (toko)
9 - 23
Store Department Head should Kepala Departemen Toko harus

control and manage the realization mengendalikan dan mengelola
of free gifts commitment that made realisasi komitmen hadiah gratis
by the suppliers for free gifts yang dilakukan oleh pemasok untuk
negotiated by store. hadiah gratis yang dinegosiasi oleh
toko.
2. Free gifts without negotiation
2. Hadiah gratis tanpa negosiasi
The suppliers initiate to give free
Pemasok berinisiatif memberikan
gifts to stores without any
hadiah gratis untuk toko tanpa
negotiation.
kegiatan negosiasi.
Both types of free gifts do not need
Kedua jenis hadiah gratis tersebut tidak
Purchase Order (PO), are not recorded in
perlu dibuatkan Pesanan Pembelian (PO),
the P4CM+ or P4CM system and are not
tidak dicatat ke dalam sistem P4CM+
recorded in physical inventory.
atau P4CM dan tidak dicatat ke dalam
pemeriksaan fisik barang dagangan.
The receiving of free gifts should be
recorded in the Manual Receiving Report
Penerimaan hadiah gratis harus dicatat di
Form (see document template in the
Laporan Penerimaan Barang Manual (lihat
Policy and Procedure of Store Receiving)
contoh dokumen di dalam Kebijakan dan
with no exception.
Prosedur Penerimaan Barang di Toko)
tanpa terkecuali.
Free gifts must not be used to replenish
the stock in the purpose of covering the
Hadiah gratis dilarang digunakan untuk
shrinkage.
mengganti persediaan dengan tujuan
menutupi shrinkage.
4.4. Free Gifts Storage and Stock Control
4.4. Penyimpanan dan Pengendalian
The free gifts stock for the customers
may only be stored in the following Persediaan Hadiah Gratis
areas:
Persediaan hadiah gratis untuk pelanggan
1. Sales Area hanya boleh disimpan di area-area
berikut ini:
Free gifts to be stored in the sales
area should be bundled up with the 1. Area Penjualan
regular items.
Hadiah gratis yang akan disimpan di
Person in Charge: Store Commercial area penjualan harus dalam keadaan
Staff dibundel dengan barang dagangan
reguler.
2. Customer Service Area
Penanggung jawab: Staf Komersial
Person in Charge: Customer Service Toko
Staff
2. Area Layanan Pelanggan
3. Free Gifts Storage
Penanggung jawab: Staf Layanan
Free gifts may be stored in free gifts Pelanggan
storage located in storage if the
sales area or customer service area 3. Tempat Penyimpanan Hadiah Gratis
is no longer sufficient for the
storage or the promotion period has Hadiah gratis dapat disimpan di
been over. tempat penyimpanan hadiah gratis
yang berada di area yang ditunjuk
apabila area penjualan atau area
layanan pelanggan tidak memadai
untuk penyimpanan atau periode
promosi telah berakhir.
10 - 23
Person in Charge: Store Commercial Penanggung jawab: Staf Komersial

Staff and Risk Prevention Staff Toko dan Staf Pencegahan Risiko
(control the keys) (mengendalikan kunci-kunci)
To control the free gifts stock for the Untuk mengendalikan persediaan hadiah
customers, the inflow and outflow of gratis untuk pelanggan, maka keluar
free gifts in the customer service area masuk hadiah gratis di area layanan
should be recorded in the Free Gifts pelanggan harus dicatat di dalam Kartu
Stock Card (see document number Persediaan Hadiah Gratis (lihat dokumen
FR.001/008-OS.SO on page 19) on timely nomor FR.001/008-OS.SO di halaman 19)
manner. secara tepat waktu.
Free Gifts Stock Card (see document Kartu Persediaan Hadiah Gratis (lihat
number FR.001/008-OS.SO on page 19) is dokumen nomor FR.001/008-OS.SO) di
created by Store Department Head to be halaman 19) dibuat oleh Kepala
used and updated by Customer Service Departemen Toko untuk digunakan dan
Staff on timely manner. The Store dimutakhirkan oleh Staf Layanan
Department Head control by ensuring Pelanggan secara berkala. Kepala
free gifts given to customer are aligned Departemen Toko mengawasi dengan
with commercial activities. memastikan bahwa hadiah gratis yang
diberikan ke pelanggan sesuai dengan
Free Gifts Stock Card (see document aktivitas komersial.
number FR.001/008-OS.SO on page 19) is
stored in the customer service areas Kartu Persediaan Hadiah Gratis (lihat
during commercial activity and in storage dokumen nomor FR.001/008-OS.SO di
after the activity is over. halaman 19) disimpan di area layanan
pelanggan selama aktivitas komersial
If there are some remaining free gifts berlangsung dan di gudang setelah
that have passed the promotion period, aktivitas selesai.
then:
Jika terdapat sisa persediaan hadiah
1. Free gifts belonging to store gratis yang telah melewati periode
assortment may be sold to the promosinya, maka:
customers on condition when there
is no writing on the item packaging 1. Hadiah gratis yang termasuk ke
stating that the item is a free gift or dalam assortment toko dapat dijual
not for sale or the barcode has not ke pelanggan dengan syarat jika
been crossed (void), converted into tidak terdapat tulisan pada kemasan
free goods and recorded in the barang yang menyatakan bahwa
P4CM+ or P4CM system. barang tersebut adalah hadiah gratis
atau tidak untuk dijual atau kode
2. Free gifts not belonging to store batang tidak dicoret (tidak berlaku),
assortment may be bundled up telah diubah ke dalam barang
with other items of the same dagangan gratis dan dicatat ke
supplier aiming at improving the dalam sistem P4CM + atau P4CM.
item sales.
2. Hadiah gratis yang tidak termasuk ke
dalam assortment toko dapat
dibundel dengan barang dagangan
lain milik pemasok yang sama
dengan tujuan untuk meningkatkan
penjualan barang dagangan
tersebut.
11 - 23
4.5. Other Rules 4.5. Peraturan Lain-Lain
Other rules set are as follows: Peraturan lain-lain yang ditetapkan

adalah sebagai berikut:
 The entire job titles mentioned in
this policy and procedure document  Seluruh jabatan yang disebutkan
refers to the organizational dalam kebijakan ini mengacu pada
structure. In case any job title standar struktur organisasi. Jika
mentioned in this document is not pejabat yang disebutkan pada
available, the function of which is kebijakan dan prosedur ini tidak
diverted to another one holding the tersedia, maka tugas pejabat
same function. tersebut dialihkan ke pejabat lain
yang menjalankan fungsi yang sama.
 Every signature attached on the
form or report should be clearly  Setiap tanda tangan yang
completed with the name of the dicantumkan di dalam formulir atau
signatory and the date of signing. laporan harus disertai dengan nama
pihak yang memberikan tanda
 Every exception performed
tangan dan tanggal
concerning this policy and procedure
penandatanganan.
document should be approved by
the Commercial Director or by the  Setiap pengecualian yang dilakukan
Exploitation Director if it is related atas dokumen kebijakan dan
to the store operation. prosedur ini harus disetujui oleh
Direktur Komersial atau Direktur
Eksploitasi jika terkait dengan
5. Free Goods & Free Gifts operasional toko.
Negotiation
To obtain the free goods or free gifts, 5. Negosiasi Barang Dagangan Gratis
the Merchandise Buyer (head office) or & Hadiah Gratis
Store Department Head (stores) will
perform negotiations with the suppliers. Untuk mendapatkan barang dagangan
gratis atau hadiah gratis, Buyer
Negotiation by Merchandise Buyer Merchandise (kantor pusat) atau Kepala
Departemen Toko (toko) akan melakukan
The negotiation result will be confirmed negosiasi dengan pemasok.
to suppliers by the Merchandise Buyer by
email and copy to Merchandise General Negosiasi oleh Buyer Merchandise
Manager.
Hasil negosiasi akan dikonfirmasi ke
For free goods that are related to pemasok oleh Buyer Merchandise melalui
the ordering of identical items to email dan ditembuskan ke General
the suppliers, the Merchandise Buyer Manajer Merchandise.
will send email to Codification
Department to input in P4MD+ system. Untuk barang dagangan gratis yang
That will be automatically routed to terkait dengan pemesanan barang
COP to create the Purchase Order (PO) dagangan yang identik ke pemasok, maka
which will include the calculation of free Buyer Merchandise akan mengirimkan
goods based on the volume of items email ke Departemen Kodifikasi untuk
ordered. memasukkan ke dalam sistem P4MD+. Hal
itu akan diarahkan secara otomatis ke
COP untuk membuat Pesanan Pembelian
(PO) yang akan memasukkan kalkulasi
barang dagangan gratis berdasarkan
volume barang dagangan yang dipesan.
12 - 23
For free goods that are not related to the Untuk barang dagangan gratis yang tidak
ordering of identical items to the terkait dengan pemesanan barang
suppliers or free gifts, the Merchandise dagangan yang identik ke pemasok atau
Buyer will send an email of free goods or hadiah gratis, maka Buyer Merchandise
free gifts commitment to the Store akan mengirim email komitmen barang
Division Head and Store Manager to dagangan gratis atau hadiah gratis ke
create the Non Schedule Order (except Kepala Divisi Toko dan Manajer Toko
for free gifts). untuk membuat Pesanan Tidak Terjadwal
(NSO) (kecuali untuk hadiah gratis).
The Store Division Head will forward the
Kepala Divisi Toko akan meneruskan
email of free gifts commitment to the
email komitmen barang dagangan gratis
Store Receiving Head.
atau hadiah gratis ke Kepala Penerimaan
Barang Toko.
Negotiation by Store Department Head
Negosiasi oleh Kepala Departemen Toko
The negotiation result will be created in
writing by the Store Department Head by Hasil negosiasi akan dibuat dalam bentuk
using the Free Goods & Free Gifts tertulis oleh Kepala Departemen Toko
Commitment Negotiated By Store Form dengan menggunakan Formulir Komitmen
(see document number FR.002/008- Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis
OS.SO on page 20) to be validated by the Yang Dinegosiasikan Oleh Toko (lihat
authorized signatories including dokumen nomor FR.002/008-OS.SO di
acceptance by supplier. halaman 20) untuk disahkan oleh pihak-
pihak berwenang termasuk persetujuan
The Store Department Head gives the dari pemasok.
copy of validated Free Goods & Free
Kepala Departemen Toko memberikan
Gifts Commitment Negotiated By Store
salinan Formulir Komitmen Barang
Form (see document number FR.002/008-
Dagangan Gratis & Hadiah Gratis Yang
OS.SO on page 20) to the Store Receiving
Dinegosiasikan Oleh Toko (lihat dokumen
Head/Team Leader and Store Controller.
nomor FR.002/008-OS.SO di halaman 20)
yang telah disahkan ke Kepala/Team
6. Free Goods & Free Gifts Ordering Leader Peneriman Barang Toko dan Store
Controller.
Free Goods
For the free goods that identical with the

6. Pemesanan Barang Dagangan
ordered items and negotiated by the Gratis & Hadiah Gratis
Merchandise Buyer, the order will be Barang Dagangan Gratis
automatically performed through
Schedule Order (SO) by COP. Untuk barang dagangan gratis yang
identik dengan barang dagangan yang
For free goods that not identical with the dipesan dan dinegosiasikan oleh Buyer
ordered items and negotiated by Merchandise, maka pemesanan akan
Merchandise Buyer or free goods (either dilakukan secara otomatis melalui
identical or not identical) and negotiated Pemesanan Terjadwal (SO) oleh COP.
by Store Department Head, the Non Untuk barang dagangan gratis yang tidak
Schedule Order (NSO) will be created by identik dengan barang dagangan yang
related Store Department Head in COP dipesan dan dinegosiasi oleh Buyer
Tools by referring to the Policy and Merchandise atau barang dagangan gratis
Procedure of Centralized Order. (baik identik maupun tidak identik) dan
dinegosiasikan oleh Kepala Departemen
Toko, Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)
akan dibuat oleh Kepala Departemen
Toko terkait di COP Tools dengan
mengacu ke Kebijakan dan Prosedur
Pemesanan Barang Dagangan Terpusat.
13 - 23
Ordering of free goods that negotiated by Pemesanan barang dagangan gratis yang
Merchandise Buyer or Store Department dinegosiasikan oleh Buyer Merchandise
Head through Non Schedule Order should atau Kepala Departemen Toko melalui
be based on email from Merchandise mekanisme Pemesanan Tidak Terjadwal
Buyer or validated Free Goods & Free (NSO) harus berdasarkan email dari Buyer
Gifts Commitment Negotiated By Store Merchandise atau Formulir Komitmen
Form (see document number FR.002/008- Barang Dagangan Gratis & Hadiah Gratis
OS.SO on page 20). Yang Dinegosiasikan Oleh Toko (lihat
dokumen nomor FR.002/008-OS.SO di
Free Gifts halaman 20) yang telah disahkan.
There is no ordering process for free Hadiah Gratis

gifts. Free gifts are agreed and requested
during the negotiation process. Tidak ada proses pemesanan hadiah
gratis. Hadiah gratis di setujui dan
diminta pada saat proses negosiasi.
7. Free Goods & Free Gifts
Receiving
7. Penerimaan Barang Dagangan
Receiving of free goods that ordered Gratis & Hadiah Gratis
through Schedule Order
Penerimaan barang dagangan gratis yang
The handover of free goods from the dipesan melalui Pemesanan Terjadwal
suppliers to the Company refers to the
Policy and Procedure of Store Receiving Serah terima barang dagangan gratis dari
in the same manner of receiving regular pemasok ke Perusahaan merujuk pada
items. Kebijakan dan Prosedur Penerimaan
Barang di Toko dengan cara seperti
For store that using P4CM, the Store penerimaan barang dagangan reguler.
Receiving Checker will take the following
steps : Untuk toko yang menggunakan P4CM,
Pengecek Penerimaan Barang akan
1. Input the quantity of basic goods melakukan langkah-langkah berikut ini :
first than input the quantity of free
goods into Radio Frequency Terminal
1. Memasukkan jumlah barang
(RFT) if the quantity of items
dagangan dasar terlebih dahulu
delivered is equal to quantity of
kemudian memasukkan jumlah
items ordered (basic goods + free
barang dagangan gratis ke dalam
goods)
Terminal Frekuensi Radio (RFT) jika
jumlah barang dagangan yang
2. Count proportionately the quantity
dikirimkan sesuai dengan jumlah
of basic goods and free goods before
barang dagangan yang dipesan
inputting the quantity of basic goods
(barang dagangan dasar + barang
into Radio Frequency Terminal (RFT)
dagangan gratis)
if the total quantity delivered is less
than the total quantity ordered
2. Menghitung secara proporsional
(basic goods + free goods).
jumlah barang dagangan dasar dan
barang dagangan gratis sebelum
memasukkan jumlah barang
dagangan dasar ke dalam Terminal
Frekuensi Radio (RFT) jika total
jumlah yang dikirim kurang dari
total jumlah yang dipesan (barang
dagangan dasar + barang dagangan
gratis).
14 - 23
For store that using P4CM+, the Store Untuk toko yang menggunakan P4CM+,
Receiving Checker input the total Pengecek Penerimaan Barang Toko
quantity delivered into Radio Frequency memasukkan total jumlah barang yang
Terminal (RFT) and P4CM+ will split it dikirim ke dalam Terminal Frekuensi
automatically. Radio (RFT) dan P4CM+ akan membaginya
secara otomatis.
Receiving free goods that ordered
through Non Schedule Order (NSO) Penerimaan barang dagangan gratis yang
dipesan melalui Pesanan Tidak Terjadwal
1. The Store Receiving Checker directly (NSO)
input the quantity of free goods
received into Radio Frequency
1. Pengecek Penerimaan Barang Toko
Terminal (RFT) if the Non Schedule
langsung memasukkan jumlah
Order has been created before the
barang dagangan gratis yang
free goods arrive.
diterima ke dalam Terminal
Frekuensi Radio (RFT) jika
2. The Store Receiving Admin will
Pemesanan Tidak Terjadwal telah
request the Store Department Head
diterima sebelum barang dagangan
to create the Non Schedule Order
gratis datang.
(NSO) of the free goods if the Non
Schedule Order (NSO) has not been
2. Admin Penerimaan Barang Toko akan
created when the free goods arrive.
meminta Kepala Departemen Toko
The Store Receiving Checker will
untuk membuatkan Pemesanan
isolate the free goods until the Non
Tidak Terjadwal (NSO) barang
Schedule Order (NSO) is created.
dagangan gratis tersebut jika
Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)
After the free goods received and
belum dibuat pada saat barang
recorded in the P4CM+ or P4CM system
dagangan gratis datang. Pengecek
(both through Schedule Order or Non
Penerimaan Barang Toko akan
Schedule Order), the Store Receiving
mengisolasi barang dagangan gratis
Head/Team Leader will prepare and
tersebut sampai Pesanan Tidak
submit the following documents to the
Terjadwal (NSO) dibuat.
Stock Controller Head:
Setelah barang dagangan diterima dan
1. Validated Stock Adjustment Form dicatat di sistem P4CM+ atau P4CM (baik
(see document template on page 21) yang dipesan melalui Pesanan Terjadwal
maupun Pesanan Tidak Terjadwal,
Kepala/Team Leader Penerimaan Barang
2. Validated Receiving Report (see
Toko akan mempersiapkan dan
document template in the Policy
menyerahkan dokumen-dokumen berikut
and Procedure of Store Receiving)
ini ke Kepala Stock Controller:
3. Non Schedule Order of free goods 1. Formulir Penyesuaian Persediaan

Barang (lihat contoh dokumen di
halaman 21) yang telah disahkan
4. Delivery Note
2. Receiving Report (lihat contoh
dokumen di dalam Kebijakan dan
Prosedur Penerimaan Barang di
Toko) yang telah disahkan
3. Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)

barang dagangan gratis
4. Surat Jalan
15 - 23
Based on the documents above, the Stock Berdasarkan dokumen-dokumen yang di

Controller Head will input the stock atas, Kepala Stock Controller akan
adjustment (-) and then stock memasukkan penyesuaian persediaan
adjustment (+) to input the Purchase barang (-) dan kemudian penyesuaian
Price in the P4CM+ or P4CM system with persediaan barang (+) untuk memasukkan
the reason “Free Goods” and to transfer Harga Pembelian di sistem P4CM+ atau
the positive value of P4 to PeopleSoft. P4CM dengan alasan “Barang Dagangan
Gratis” dan untuk memindahkan nilai
Receiving of free gifts positif P4 ke PeopleSoft.
The handover of free gifts from the Penerimaan Hadiah Gratis

suppliers to the Company refers to the
Serah terima hadiah gratis dari pemasok
Policy and Procedure of Store Receiving
ke perusahaan merujuk pada Kebijakan
point receiving of free gifts.
dan Prosedur Penerimaan Barang bagian
penerimaan hadiah gratis.
All receiving free gifts must be done with
Manual Receiving Report (see document Seluruh penerimaan hadiah gratis harus
template in the Policy and Procedure of dilakukan dengan Laporan Penerimaan
Store Receiving) with no exception. Barang Manual (lihat dokumen contoh di
Kebijakan dan Prosedur Penerimaan
Store Receiving Checker should handover Barang di Toko) tanpa terkecuali.
the free gifts to the Customer Service
Pengecek Penerimaan Barang Toko harus
Staff by using the Free Gifts Stock Card
menyerahterimakan hadiah gratis ke Staf
(see document number FR.001/008-
Layanan Pelanggan dengan menggunakan
OS.SO on page 19).
Kartu Persediaan Hadiah Gratis (lihat
dokumen nomor FR.001/008-OS.SO di
8. Free Goods & Free Gifts halaman 19).
Management
8. Pengelolaan Barang Dagangan
Store Commercial Staff for the free
goods and Customer Service Staff for free
Gratis & Hadiah Gratis
gifts will store the free goods and free Staf Komersial Toko untuk barang
gifts with the following requirements: dagangan gratis atau Staf Layanan
Pelanggan untuk hadiah gratis akan
Free Goods menyimpan barang dagangan gratis atau
hadiah gratis dengan ketentuan sebagai
Since there is no dedicated area to store berikut:
the free goods, the Store Commercial
Staff may store them in the sales area or Barang Dagangan Gratis
in the storage, just as the regular items. Oleh karena tidak ada area khusus untuk
menyimpan barang dagangan gratis,
Free Gifts maka Staf Komersial Toko dapat
menyimpannya di area penjualan atau di
The storage of the free gifts can be done tempat penyimpanan seperti barang
in the following ways: dagangan reguler.
1. Free gifts are bundled with regular Hadiah Gratis

items on the shelves in the sales Penyimpanan hadiah gratis dapat
area. dilakukan dengan beberapa cara :
2. Free gifts are stored in the customer 1. Hadiah gratis dibundel dengan barang
service area during the commercial dagangan reguler pada rak di area
activity. penjualan.
2. Hadiah gratis disimpan di area
layanan pelanggan selama aktivitas
komersial berlangsung.
16 - 23
3. Free gifts are stored in the free gifts 3. Hadiah gratis disimpan di area hadiah
area in the storage, in the 2 (two) gratis di tempat penyimpanan,
following cases : dengan 2 (dua) kasus berikut ini :
 The volume of free gifts over  Volume hadiah gratis melebihi

the capacity of the customer kapasitas area layanan
service area. pelanggan.
 At the end of commercial  Pada akhir aktivitas komersial
activity the remaining stock are sisa persediaan disimpan di
kept in the free gifts area in area hadiah gratis di tempat
the storage. penyimpanan.
All activities of free gifts storage and Seluruh aktivitas penyimpanan dan
pickup from the free gifts area in the pengambilan hadiah gratis dari area
storage performed by Customer Service hadiah gratis di tempat penyimpanan
Staff should be witnessed by the Risk yang dilakukan oleh Staf Layanan
Prevention Staff. Pelanggan tersebut harus disaksikan oleh
Staf Pencegahan Risiko.
The remaining stock of free gifts after
the commercial activity period will be Sisa persediaan hadiah gratis setelah
handed over by Store Customer Service periode aktivitas komersial akan diserah
to Store Commercial witnessed by Risk terimakan oleh Layanan Pelanggan Toko
Prevention Staff using the stock card. ke Komersial Toko disaksikan oleh Staf
The Store Commercial will decide if it Pencegahan Risiko dengan menggunakan
can be converted into free goods. kartu persediaan. Komersial Toko akan
memutuskan apakah persediaan hadiah
Free Gifts Selling After Commercial gratis tersebut dapat dikonversi ke dalam
Activity Period barang dagangan gratis.
When the store wish to sell the remaining Penjualan Hadiah Gratis Setelah Periode
stock of free gifts that belonging to store Aktivitas Komersial
assortment to the customers, the store
needs to reclassify the free gifts into free Pada saat toko ingin menjual sisa
goods. The Store Department Head must persediaan hadiah gratis yang termasuk
create the PO of free goods in COP Tools ke dalam assortment toko ke pelanggan,
by Non Schedule Order (NSO) based on toko perlu mengklasifikasikan kembali
remaining stock and attach the Delivery hadiah gratis ke dalam barang dagangan
Note from supplier. gratis. Kepala Departemen Toko harus
membuat PO barang dagangan gratis di
The Store Receiving will take the COP Tools melalui Pesanan Tidak
following steps: Terjadwal (NSO) berdasarkan sisa
persediaan dan melampirkan Surat Jalan
dari pemasok.
1. The free gifts should be physically
moved to receiving yard by Store
Penerimaan Toko akan melakukan
Commercial before the Store
langkah-langkah berikut ini :
Receiving Checker counted the
remaining free gifts. 1. Hadiah gratis harus dipindahkan
secara fisik ke area penerimaan
2. The Store Receiving Checker to barang oleh Komersial Toko sebelum
input the item quantity into the Pengecek Penerimaan Barang Toko
systems through Radio Frequency menghitung sisa hadiah gratis.
Terminal (RFT) based on the
2. Pengecek Penerimaan Barang Toko
physical counting.
memasukkan jumlah barang ke
dalam Terminal Frekuensi Radio
(RFT) berdasarkan penghitungan
fisik.
17 - 23
3. The Store Receiving Checker to print 3. Pengecek Penerimaan Barang Toko

the Receiving Report (see document mencetak Receiving Report (lihat
template in the Policy and contoh dokumen di dalam Kebijakan
Procedure of Store Receiving) from dan Prosedur Penerimaan Barang di
the P4CM+ or P4CM system and the Toko) dari sistem P4CM+ atau P4CM
Store Receiving Head/Team Leader dan Kepala/Team Leader
to sign the report. Penerimaan Barang Toko
menandatanganinya.
4. To submit the following documents
to the Stock Controller Head: 4. Menyerahkan dokumen-dokumen
berikut ini ke Kepala Stock
 Validated Stock Adjustment
Controller:
Form (see document template
on page 21)  Formulir Penyesuaian
Persediaan Barang (lihat contoh
 Validated Receiving Report (see
dokumen di halaman 21) yang
document template in the
telah disahkan
Policy and Procedure of Store
Receiving)  Receiving Report (lihat contoh
dokumen di dalam Kebijakan
 Non Schedule Order (NSO) of
dan Prosedur Penerimaan
free goods
Barang di Toko) yang telah
 Delivery Note from the supplier disahkan
 Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)
Based on the above documents, the Stock
barang dagangan gratis
Controller Head will input the stock
adjustment (-) and (+) to input the  Surat Jalan dari pemasok
Purchase Price in the P4CM+ or P4CM
Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut,
system with the reason “Free Goods” and
Kepala Stock Controller akan memasukan
to transfer positive value of P4 to
penyesuaian persediaan barang (-) dan
PeopleSoft.
(+) untuk memasukkan Harga Pembelian
di sistem P4CM+ atau P4CM dengan
9. Flowchart of Key Process alasan “Free Goods” dan untuk
memindahkan nilai positif P4 ke
There is no work flowchart of key process PeopleSoft.
created in this policy and procedure
document due to all processes of free
9. Diagram Kerja Proses Utama
goods and free gifts have been clearly
explained in the previous sections. Tidak ada diagram kerja proses utama
yang dibuat di dalam dokumen kebijakan
dan prosedur ini oleh karena seluruh
10. Compliance Monitoring proses barang dagangan gratis dan hadiah
gratis telah diuraikan secara jelas di bab-
The Company assigns the Internal Control bab sebelumnya.
as the compliance assessor who is
responsible to conduct periodic
Compliance assessment on this policy and 10. Pengawasan Kepatuhan
procedure.
Perusahaan menugaskan Pengendalian
Internal sebagai penilai kepatuhan yang
To assess the compliance, the Internal
bertanggung jawab untuk melakukan
Control should develop checklist and
penilaian kepatuhan terhadap kebijakan
scoring guidelines based on this policy
dan prosedur ini secara periodik
and procedure.
Untuk melakukan penilaian,
Pengendalian Internal harus
mengembangkan daftar periksa dan
panduan penilaian berdasarkan kebijakan
dan prosedur ini.
18 - 23
11. Forms and Reports 11. Formulir dan Laporan
11.1. Free Gifts Stock Card 11.1. Kartu Persediaan Hadiah Gratis
Free Gifts Stock Card is used by the Store Kartu Persediaan Hadiah Gratis
Customer Services to record the turnover digunakan oleh Layanan Pelanggan Toko
of free gifts since they are received from untuk mencatat perputaran hadiah gratis
the Store Receiving Checker to the sejak diterima dari Pengecek Penerimaan
handover of remaining stock with the Barang Toko sampai serah terima sisa
Store Commercial when the commercial persediaan dengan Komersial Toko ketika
activities are over. aktivitas komersial selesai.
F R .001/008-OS .S O
Store Name/Nama Toko
STOCK CARD - FREE GIFTS

KARTU PERSEDIAAN BARANG - HADIAH GRATIS
Supplier Name/Nama Supplier
Supplier Code/Kode Supplier

Item Name Of Free Gifts/Nama Barang Hadiah Gratis
Measurement Unit/Satuan Unit
Commercial Activity / Aktivitas Komersial
Period of Commercial Activity / Periode Aktivitas Komersial
Condition to Get The Free Gifts / Kondisi untuk Mendapatkan Hadiah Gratis
Beginning Person In Charge/Staf Yang Bertugas

In/ Out/ Ending Balance/
Date/Tanggal Balance/ Signature/ Remark/Catatan
Masuk Keluar Saldo Akhir Name/Nama
Saldo Awal* Tanda Tangan
Prepared By/Disiapkan Oleh
(Store Department Head)

(Kepala Departemen Toko)
Name/Nama :
Hand over after the commercial activity period

E nding ba la nce of free g ifts :
Given By/Diberikan Oleh Received By/Diterima Oleh Acknowledge By/Diketahui Oleh
(Customer Service Staff) (Store Commercial) (Risk Prevention Staff)

(Staf Layanan Pelanggan) (Komersial Toko) (Staf Pencegahan Risiko)
Name/Nama : Name/Nama : Name/Nama :

Note :
* The beg inning ba la nce is the tota l qua ntity of free g ifts / S aldo aw al adalah to tal jumlah hadiah g ratis
19 - 23
11.2. Free Goods & Free Gifts 11.2. Formulir Komitmen Barang
Commitment Negotiated By Store Dagangan Gratis & Hadiah Gratis
Form Yang Dinegosiasikan Oleh Toko
Free Goods & Free Gifts Commitment Formulir Komitment Barang Dagangan
Negotiated By Store Form is form used by Gratis & Hadiah Gratis Yang
Store Department Head to record the Dinegosiasikan oleh Toko adalah formulir
commitment of supplier who will provide yang digunakan oleh Kepala Departemen
the free goods and/or free gifts. Toko untuk mendokumentasikan
komitmen pemasok yang akan
memberikan barang dagangan gratis
dan/atau hadiah gratis
F R .002/008-OS .S O
Store Name/Nama Toko No : Preprinted Sequence No./

No. Urut Cetakan
FREE GOODS & FREE GIFTS COMMITMENT NEGOTIATED BY STORE FORM

FORMULIR KOMITMEN BARANG DAGANGAN GRATIS & HADIAH GRATIS YANG DINEGOSIASI OLEH TOKO
Department/
Date/Tanggal Division/Divisi
Departemen
Supplier Data/Data Supplier

Supplier Name/Nama Supplier Code/Kode Contact Person/Orang Yang Dapat Dihubungi
Type Of Commitment/Jenis Komitmen : Free Goods/Barang Dagangan
Free Gifts/Hadiah Gratis
Delivery Schedule/Jadwal Pengiriman :
No Item Name/Nama Barang Item Code/Kode Barang Quantity/Jumlah Barang Remarks/Catatan

1
2
3
4
5
Validation/Pengesahan
Proposed By/Diusulkan Oleh Validated By/Disahkan Oleh - 1 Validated By/Disahkan Oleh - 2
(Store Department Head) (Store Division Head) (Store Manager)

(Kepala Departemen Toko) (Kepala Divisi Toko) (Manajer Toko)
Name/Nama : Name/Nama : Name/Nama :
Accepted By/Disetujui Oleh
(Supplier)
(Supplier)
Name/Nama :
Remark/Catatan :
After validation, give one copy of this document to the store controller and store receiving staff or head before the delivery schedule./
Setelah pengesaham, berikan satu salinan dokumen ini ke store controller dan staf atau kepala penerimaan barang toko sebelum jadwal pengiriman.
20 - 23
11.3. Stock Adjustment Form 11.3. Formulir Penyesuaian Persediaan

Barang
Stock Adjustment Form is used to create Formulir Penyesuaian Persediaan Barang

stock adjustment (-) and then stock digunakan untuk membuat penyesuaian
adjustment (+) to input the Purchase persediaan barang (-) dan kemudian
Price in the P4CM+ or P4CM system with penyesuaian persediaan barang (+) untuk
the reason “Free Goods” and to transfer memasukkan Harga Pembelian di sistem
the positive value of P4 to PeopleSoft. P4CM+ atau P4CM dengan alasan “Barang
Dagangan Gratis” dan untuk
memindahkan nilai positif P4 ke
PeopleSoft.
FR.007/002-OS.SO
PT. CARREFOUR INDONESIA

Store Name/Nama Toko :
STOCK ADJUSTMENT FORM

FORMULIR PENYESUAIAN PERSEDIAAN BARANG
Date/Tanggal
Supplier/Pemasok Item/Barang Adjusted

Adjustment Reason Code &
Quantity/
No Code/ Code/ Sub Code/ Description/
Name/Nama Name/Nama Jumlah yang
Kode Kode Kode Sub Kode & Deskripsi Alasan Penyesuaian
Disesuaikan
Validation/Pengesahan
Requested By/Diajukan Oleh Validated By/Disahkan Oleh -1 Validated By/Disahkan Oleh -2 Adjusted By/Disesuaikan Oleh
(Store Receiving Head/Team Leader)

(Kepala/Team Leader Penerimaan (Store Division/Departmen Head) (Store Manager) (Stock Controller Head)
Barang Toko ) (Kepala Divisi/Departemen Toko ) (Manajer Toko ) (Kepala Stock Controller )
Name/Nama : Name/Nama : Name/Nama : Name/Nama :
21 - 23
12. Level of Authorization 12. Tingkatan Otorisasi
12.1. Free Gifts Stock Card 12.1. Kartu Persediaan Hadiah Gratis
All Free Gifts Stock Card (see document Seluruh Kartu Persediaan Hadiah Gratis
number FR.001/008-OS.SO on page 19) (lihat dokumen nomor FR.001/008-OS.SO
should be signed by the following di halaman 19) harus ditandatangani oleh
authorized signatories for validation: pihak-pihak yang berwenang berikut ini
untuk pengesahan:
Free Gifts Authorized
Storage Area Signatories Area Penyimpanan Pihak Berwenang
 Customer Service Customer Service Hadiah Gratis yang Mengesahkan
Area Staff  Area Layanan Staf Layanan
Pelanggan Pelanggan
12.2. Free Goods & Free Gifts
Commitment Negotiated by Store 12.2. Formulir Komitmen Barang
Form Dagangan Gratis & Hadiah Gratis
Yang Dinegosiasikan Oleh Toko
All Free Goods & Free Gifts Commitment
Negotiated By Store Form (see document Seluruh Formulir Komitmen Barang
number FR.002/008-OS.SO on page 20) Dagangan Gratis & Hadiah Gratis Yang
proposed by the Store Department Head Dinegosiasikan Oleh Toko (lihat dokumen
should be signed by the following nomor FR.002/008-OS.SO di halaman 20)
authorized signatories for validation: yang diusulkan oleh Kepala Departemen
Toko harus ditandatangani oleh pihak-
1. Store Division Head
pihak yang berwenang berikut ini untuk
2. Store Manager pengesahan:
3. Supplier (for acceptance) 1. Kepala Divisi Toko
2. Manajer Toko
12.3. Stock Adjustment Form
3. Pemasok (untuk persetujuan)
All Stock Adjustment Forms (see
document template on page 21) proposed 12.3. Formulir Penyesuaian Persediaan
by the Store Receiving Head/Team Barang
Leader should be signed by the following
authorized signatories for validation: Seluruh Formulir Penyesuaian Persediaan
1. Store Division/Department Head Barang (lihat dokumen contoh di halaman
21) yang diajukan oleh Kepala/Team
2. Store Manager Leader Penerimaan Barang Toko harus
ditandatangani oleh pihak-pihak yang
3. Stock Controller Head
berwenang berikut ini untuk pengesahan:
1. Kepala Divisi/Departemen Toko
2. Manajer Toko
3. Kepala Stock Controller
22 - 23
13. Compliance Checklist 13. Daftar Periksa Kepatuhan
Checklist and scoring guidelines to be Daftar periksa dan panduan penilaian

developed based on the final validated akan dikembangkan berdasarkan
Policy and Procedure. Kebijakan dan Prosedur yang telah
divalidasi.
23 - 23

FreeGoods and FreeGifts - Rev.01

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

FreeGoods and FreeGifts - Rev.01

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

FreeGoods and FreeGifts - Rev.01

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Policy & Procedure

Free Goods & Free Gifts

Kebijakan & Prosedur

Document Number / Nomor Dokumen : 008-OS.SO

DOCUMENT CONTROL / PENGENDALIAN DOKUMEN

Document Owner / Penanggung Jawab Dokumen:

Internal Control – Internal Control Development

Document History / Catatan Dokumen:

Revision Number / Nomor Revisi 01

Patrick Bonnifait Commercial Director/

Jean Paul Denoix Exploitation Director/

Filipe Da Silva Finance Director /

1. Basic Concept ............................................................................. 5

1. Basic Concept 1. Konsep Dasar

2. Effective Date 2. Tanggal Efektif

This policy and procedure document

4.2. Free Goods 4.2. Barang Dagangan Gratis

Free goods defined as : Barang dagangan gratis didefinisikan

1. Items belonging to store assortment. Barang dagangan gratis harus memenuhi

Kepala Departemen Toko harus

2. Free goods without negotiation 2. Barang dagangan gratis tanpa

Kegagalan untuk mematuhi aturan

4.3. Free Gifts 4.3. Hadiah Gratis

Free gifts defined as : Hadiah gratis didefinisikan sebagai :

Store Department Head should Kepala Departemen Toko harus

Person in Charge: Store Commercial Penanggung jawab: Staf Komersial

4.5. Other Rules 4.5. Peraturan Lain-Lain

Other rules set are as follows: Peraturan lain-lain yang ditetapkan

For the free goods that identical with the

There is no ordering process for free Hadiah Gratis

3. Non Schedule Order of free goods 1. Formulir Penyesuaian Persediaan

3. Pesanan Tidak Terjadwal (NSO)

Based on the documents above, the Stock Berdasarkan dokumen-dokumen yang di

The handover of free gifts from the Penerimaan Hadiah Gratis

1. Free gifts are bundled with regular Hadiah Gratis

 The volume of free gifts over  Volume hadiah gratis melebihi

3. The Store Receiving Checker to print 3. Pengecek Penerimaan Barang Toko

11. Forms and Reports 11. Formulir dan Laporan

Store Name/Nama Toko

STOCK CARD - FREE GIFTS

Supplier Name/Nama Supplier

Supplier Code/Kode Supplier

Beginning Person In Charge/Staf Yang Bertugas

Prepared By/Disiapkan Oleh

(Store Department Head)

Hand over after the commercial activity period

Given By/Diberikan Oleh Received By/Diterima Oleh Acknowledge By/Diketahui Oleh

(Customer Service Staff) (Store Commercial) (Risk Prevention Staff)

Name/Nama : Name/Nama : Name/Nama :

Store Name/Nama Toko No : Preprinted Sequence No./

FREE GOODS & FREE GIFTS COMMITMENT NEGOTIATED BY STORE FORM

Supplier Data/Data Supplier

Type Of Commitment/Jenis Komitmen : Free Goods/Barang Dagangan

Free Gifts/Hadiah Gratis

Delivery Schedule/Jadwal Pengiriman :

No Item Name/Nama Barang Item Code/Kode Barang Quantity/Jumlah Barang Remarks/Catatan

(Store Department Head) (Store Division Head) (Store Manager)