2.34.

(**) Tại công ty cô phần Liên Á - công ty chuyên bán sỉ các loại vật liệu xây dựng - hàng năm đều
có xây dựng kế hoạch doanh thu chung cho toàn công ty và doanh thu cho từng bộ phận. Ở năm hiện
hành, kế hoạch doanh thu được xây dựng tăng 20% so với năm trước. Tình hình kinh doanh vật liệu
xây dựng trong năm hiện hành gặp nhiều khó khăn. Ban Giám đốc đã yêu cầu nhân viên tìm mọi cách
đạt được chỉ tiêu doanh thu kế hoạch do Hội đồng quản trị giao.
Phòng kinh doanh của Liên Á đảm nhận việc bán hàng, để thực thi chủ trương của Ban Giám đốc,
phòng kinh doanh đã đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm bán hàng và trả lương cho
nhân viên một phần dựa vào doanh thu.
Phương thức bán hàng của Liên Á chủ yếu là bán cho các đại lý. Trên website của công ty đăng tải
khá chi tiết thông tin hàng bán cũng như công bố đường dây hotline để khách hàng phản ảnh chất
lượng hàng hóa. Trưởng phòng kinh doanh là người tiếp nhận các thông tin từ đường dây hotline và
sẽ báo cáo cho Phó giám đốc nếu thông tin đó liên quan đến các bộ phận khác trong công ty.
Chu trình bán hàng diễn ra như sau:
Xử lý đơn đặt hàng.
Công ty chỉ bán hàng cho các đại lý. Các đại lý (bất kể quy mô) đều được mua chịu tối đa là 200
triệu đồng và đều phải ký quỹ 200 triệu đồng. Khi đại lý có nhu cầu mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng
cho phòng kinh doanh. Nếu một đơn đặt hàng của một đại lý nào đó vượt quá mức tối đa cho phép,
đơn đặt hàng này sẽ chuyển sang cho Giám đốc bán hàng xét duyệt. Trong năm qua, có khoảng 20
trường hợp được Giám đốc bán hàng xét duyệt. Đơn đặt hàng sau khi được xét duyệt, sẽ được chuyển
xuống kho hàng. Thủ kho dựa trên các đơn đặt hàng đã được xét duyệt để chuẩn bị hàng giao, sau đó
lập phiếu xuất kho dựa trên số lượng hàng thực tế xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1
liên gửi cho phòng kinh doanh, 1 liên gửi phòng kế toán để theo dõi hàng xuất kho.
Lập hoá đơn
Dựa trên phiếu xuất kho, phòng kinh doanh lập hóa đơn thành 3 liên, 1 liên kèm với phiếu xuất kho
để chuyển cho khách hàng để nhận hàng, 1 liên chuyển cho phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, 1
liên lưu ở phòng kinh doanh.
Giao hàng cho khách hàng
Khi nhận hàng, khách hàng sẽ ký hóa đơn và phiếu xuất kho, một liên hóa đơn lưu lại ở bộ phận kinh
doanh.
Ghi nhận doanh thu
Dựa trên hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận giá trị hàng bán vào Nhật ký bán hàng, Nợ phải thu
khách hàng. Mỗi tháng một lần, kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu giữa số tổng hợp và chi tiết nợ phải
thu khách hàng. Những khách hàng có số dư quá hạn từ hai tháng trở lên sẽ được nhắc nợ bởi người
phụ trách công nợ qua điện thoại và bằng mail. Người phụ trách công nợ kiểm tra số dư trước khi
nhắc nợ khách hàng. Năm qua, đã có nhiều đại lý vẫn chưa trả được nợ, công ty đã lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi.
Yêu cầu: Hãy cho biết:
a) Ưu điểm và nhược điểm của môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát và hệ thống thông tin
truyền thông của đơn vị?
b) Các biện pháp cần thiết để giảm thiểu các yếu kém mà bạn phát hiện?