Professional Documents
Culture Documents
06 Projekt Alapito Dokumentum Sablon Minta v2.0
06 Projekt Alapito Dokumentum Sablon Minta v2.0
06 Projekt Alapito Dokumentum Sablon Minta v2.0
Projekt azonosítása*
Projekt kód és rövidítés: EKOP 3.1.6-2012-2012-0009 KHIR
Verzió: v.1.0
PAD Jóváhagyói*
Dátum: Jóváhagyó Jóváhagyó A jóváhagyó Aláírás
(ÉÉÉÉ.HH.NN.) személy neve személy személy -
beosztása Szervezet
1/25
1 PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK .................................................................................................. 3
1.1 A PROJEKT ELŐZMÉNYE .................................................................................................................. 3
1.2 A PROJEKT CÉLJA ........................................................................................................................... 3
1.3 A PROJEKT TERJEDELME .................................................................................................................. 4
1.4 PROJEKT ERŐFORRÁSTERV .............................................................................................................. 5
1.5 A PROJEKT KÖLTSÉGTERVE ÉS FINANSZÍROZÁSA ................................................................................... 6
2 BESZERZÉSI TERV ................................................................................................................... 7
3 PROJEKT ÜTEMTERV.............................................................................................................. 8
4 A PROJEKT SZERVEZETI BEMUTATÁSA .................................................................................... 8
4.1 PROJEKTSZERVEZET........................................................................................................................ 8
4.1.1 Projektszervezeti ábra ....................................................................................................... 8
4.1.2 Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök ...................................................... 9
4.1.3 Munkacsoportok ............................................................................................................... 9
4.1.4 Projekt résztvevők ........................................................................................................... 10
5 KOMMUNIKÁCIÓS TERV ...................................................................................................... 10
6 MINŐSÉGI TERV .................................................................................................................. 10
7 A PROJEKT MŰKÖDÉSI RENDJE ............................................................................................ 11
7.1 PROJEKTIRÁNYÍTÁS ÉS NYOMON KÖVETÉS RENDJE ............................................................................. 11
7.1.1 Jelentési és döntéshozatali rend...................................................................................... 11
7.1.2 Az átadás-átvétel rendje ................................................................................................. 17
7.1.3 A munkakiadás és végrehajtás rendje............................................................................. 17
7.2 DOKUMENTÁCIÓS REND ............................................................................................................... 18
7.3 KOMMUNIKÁCIÓS REND ............................................................................................................... 19
5.3.1 BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ .................................................................................................................. 19
5.3.2 KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ................................................................................................................. 19
7.4 VÁLTOZTATÁSKEZELÉS RENDJE ....................................................................................................... 19
5.4.1 VÁLTOZTATÁS IGÉNYEK RÖGZÍTÉSE ÉS KARBANTARTÁSA ....................................................................... 20
5.4.2 A PAD KARBANTARTÁSA ................................................................................................................ 20
5.4.3 A VÁLTOZTATÁS DÖNTÉSI FOLYAMATAI ............................................................................................. 20
5.4.4 VÁLTOZTATÁSMONITOROZÁS .......................................................................................................... 21
5.4.5 VÁLTOZTATÁS KOMMUNIKÁCIÓ ....................................................................................................... 22
7.5 A KOCKÁZATKEZELÉS RENDJE ......................................................................................................... 22
7.6 A PROBLÉMAKEZELÉS RENDJE ........................................................................................................ 23
7.7 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI REND .......................................................................................................... 24
8 MELLÉKLETEK ...................................................................................................................... 25
8.1 PROJEKT RÉSZLETES TERJEDELMI TERVE ........................................................................................... 25
8.2 ERŐFORRÁSTERV ......................................................................................................................... 25
8.3 RÉSZLETES PROJEKT ÜTEMTERV...................................................................................................... 25
8.4 PROJEKT KAPCSOLATI TÁBLA (03. SZ. SABLON ALAPJÁN) ..................................................................... 25
8.5 A PROJEKTBEN ALKALMAZOTT SABLONOK GYŰJTEMÉNYE.................................................................... 25
8.6 PROJEKT KEZDETI KOCKÁZATI LISTA ................................................................................................. 25
A PAD hatálya:
2/25
Időbeli hatálya: a megnevezett projekt teljes időtartamára vonatkozik.
Személyi hatálya: minden a megnevezett projektbe delegált személyre vonatkozik a PAD.
Tárgyi hatály: a PAD kiterjed az Általános Informatikai Projektmenedzsment Eljárásrend
dokumentum mentén megvalósítandó projektekre.
1 PROJEKTALAPÍTÁSI ADATOK
3/25
Projekt eredményének Eredmény indikátor neve Eredmény indikátor Eredmény indikátor
vizsgálata (kiindulási érték) (célérték)
3 Alkalmazások 0% 15 %
elektronikus
szolgáltatásait igénybe
vevő ügyfelek aránya
4 Elektronikus befizetés 0 % 15 %
lehetőségét igénybe vevő
ügyfelek aránya
4/25
• kapcsolódások kialakítása külső szolgáltatásokhoz
• alap infrastrukturális (háttér) szolgáltatások kialakítása
Szakrendszerek fejlesztése, bevezetése:
Gazdálkodási rendszer
Iratkezelő rendszer
Időbeli terjedelem:
Projektkezdés: 2012.02.01.
Fizikai befejezés: 2014.12.31.
Jogi szabályozási környezet: 85/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet az elektronikus ügyintézés
részletes szabályairól;
A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános
szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény;
2009. évi LX. törvény az elektronikus közszolgáltatásról
5/25
Közbeszerzések lebonyolítása 60 Jogász,
közbeszerzési szakértő,
műszaki szakértő
Folyamat minőségbiztosítás 90 Műszaki informatikus
A projekt forrásai
Forrás: Összeg: %, a teljes beruházási
költség arányában:
6/25
2 BESZERZÉSI TERV
Részajánlattétel Ütemezés [év.hó.nap]*
Beszerzési /
Beszerzés Becsült érték megengedett
közbeszerzési
tárgya
(Ft) eljárás típusa
(I / N) Ajánlatok értékelése Szerződéskötés
Kommunikációs
1 2.300.000 Egyszerű eljárás N 2015.09.06 2015. 11.10.
szolgáltatások
7/25
3 PROJEKT ÜTEMTERV
Projekt ütemterv
4.1 Projektszervezet
8/25
4.1.2 Projektszervezeten belüli feladat és felelősségi körök
A projekt szervezetén belül az alábbi funkciókat határoztuk meg:
Projektvezető (PV)
Minőségbiztosító (MB)
4.1.3 Munkacsoportok
9/25
4.1.4 Projekt résztvevők
Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség (KIFÜ): A projekt menedzserként feladata a projekt
szakmai vezetése és koordinációja. A KHIR központ és a szakrendszerek kialakításának, tesztelésének
és beüzemelésének felelőse.
Az egyes szervezetek részéről a projektbe delegált személyek elérhetőségét, szerepét, feladatát, stb.
a Kapcsolati tábla tartalmazza (4. sz. melléklet).
5 KOMMUNIKÁCIÓS TERV
A Stakeholder kezelési tervhez és a projekt belső működéséhez kapcsolódóan a kommunikációs terv
részletesen az alábbiakat tartalmazza:
6 MINŐSÉGI TERV
Mivel a projekt klasszifikációja szerint egyszerű, ezért a PIB döntése alapján a minőségbiztosítást 1 fő
OKTVF szakértő bevonásával a KIFÜ végzi. A minőségbiztosítás csak termék minőségbiztosításra terjed
ki az alábbiak szerint. A minőségi terv részletesen a lenti elemeket tartalmazza:
10/25
Készítendő dokumentumok listája, tartalom és gyakoriság meghatározással:
o Minőségbiztosítási jelentés minden leszállandó átadását követő 1 héten belül
- mérföldkövenként
o Változtatási javaslatok véleményezése – ad hoc
Beszámoló
11/25
Az időszakban felmerült MTT által eldöntendő kérdések (és a döntéshez szükséges
háttér) bemutatása
Következő időszak feladatainak összefoglalása, illetve következő projekt fázis rövid
bemutatása
12/25
7.1.1.4 Döntéshozatali rend
Az eszkalációs útvonal a következő:
A döntési folyamat célja, hogy a lehető legtöbb döntés az operatív szinteken / alsóbb munkacsoport
szinteken kerüljön meghozatalra a szakértők által. Abban az esetben, ha a kérdés nem dönthető el
munkacsoport vezetői szinten, elsődlegesen a projektvezetői értekezleten vagy szükség esetén a PIB
értekezleten kell a döntést meghozni. A döntési mechanizmusban kiemelt szerepe van az MTT-nek,
ami egyet nem értés esetén a végső döntés meghozatalára jogosult.
Döntések előkészítése
13/25
A különböző döntési szinteken eltérő szabályozási alapokon történik a döntések meghozatala.
Döntési szintek
Szponzori döntések
A projekt fórumok célja, hogy a projekt résztvevői rendszeresen áttekintsék a projekt előrehaladását,
annak részleteit, az elért eredményeket és a felmerült problémákat.
Résztvevői:
MTT tagjai, PIB elnök, Projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott
résztvevők (pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító stb.).
Ideje:
Eseti jelleggel, de legalább félévente
Terméke:
14/25
Az MTT értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el az MTT értekezlet
jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető eljuttatja a résztvevőkhöz és az
érintettekhez elfogadásra.
Szervezésért felelős:
A projektvezető, aki előkészíti az MTT napirendjét és előzetesen megküldi az MTT értekezlet
résztvevőinek.
Ajánlott napirend:
A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról
Döntések előterjesztése, megvitatása
Résztvevői:
PIB tagjai, projektvezető, illetve egyes szakmai kérdésekkel kapcsolatban meghívott résztvevők
(pl. vállalkozó képviselője, minőségbiztosító).
Ideje:
A PIB üléseire jelentős mérföldköveket megelőzően, illetve igény szerint, de legalább kéthavi
gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság és időpontok a mindenkori
igényeknek megfelelően konfigurálhatók.
Terméke:
A PIB értekezlet témáiról és határozatairól a projektvezető készíti el a PIB értekezlet
jegyzőkönyvet. Az elkészített jegyzőkönyvet a projektvezető az értekezletet követően eljuttatja a
résztvevőkhöz és az érintettekhez.
Szervezésért felelős:
A projektvezető, aki előkészíti a PIB napirendjét és előzetesen megküldi a PIB értekezlet
résztvevőinek.
Ajánlott napirend:
A projektvezető rövid ismertetője a projekt aktuális állapotáról munkacsoport
beszámolók alapján
A következő időszakra tervezett projekt feladatok egyeztetése
15/25
A projekt aktuális operatív tevékenységeinek áttekintése, a termékek szakmai elfogadása, a
projekt és a munkacsoportok működése során felmerülő nyitott kérdések és integrációs pontok
kezelése, döntések meghozatala. Lehetőség nyílik továbbá a termékekkel, a projektek
feladataival kapcsolatos egyeztetésekre, illetve a projektek aktuális állapotáról történő
információcserére. A projektvezetés szintjére eszkalált, nem azonnali döntések előkészítése,
döntéshozatal, valamint a projekt menetének figyelése. Az előző projektértekezleten felvetett
vagy a projektek jelentéseiben szereplő kérdések megvitatása. A PIB elé terjesztendő jelentések
összeállítása illetve azok előkészítése.
Résztvevői:
A projektvezető, munkacsoport vezetők, minőségbiztosító, vállalkozó képviselője.
Ideje:
Hetente.
Terméke:
Emlékeztető, amelyet a projekt asszisztens készít el, és a meghozott döntéseket tartalmazza.
Szervezésért felelős:
A projekt asszisztens(ek).
Ajánlott napirend:
A projekt előrehaladásának áttekintése
Projektértekezletek tartalmának feldolgozása
Résztvevői:
Munkacsoport vezető(k), munkacsoport tagok, minőségbiztosító.
Terméke:
Emlékeztető, amelyet a munkacsoport vezető készít el.
16/25
Szervezésért felelős:
A munkacsoport vezető,
Kód alapú termék: az átvétel tesztelési szakasszal kezdődik a teszttervnek megfelelően. A tesztelési
szakaszt a TESZT MCs követi nyomon és a projektvezető felügyeli. A minőségbiztosító részt vesz a
tesztelésen és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. A sikeres tesztelési szakaszt követően
a tesztelési jegyzőkönyv alapján történik az átadás-átvétel.
Oktatás: az oktatás az oktatási terv alapján zajlik, melyet az OKT MCs készít elő. A minőségbiztosító
részt vesz az első oktatáson és elkészíti független jelentését a projektvezetőnek. Minden oktatáson
jelenléti ív készül. Az oktatási tevékenység átadás-átvétele a jelenléti ívek, elektronikus formában
átadott tananyag alapján zajlik.
17/25
7.2 Dokumentációs rend
Dokumentációjelölés rendszere:
Például:
2013-04-10_FM_M_to Proba_Idoterv
2013-04-11_JS_F_Proba_Problemak
2013-04-12_MM_Projektmegbeszeles_2013-04-15
A dokumentumok elosztása
Elosztók, azon személyek köre, akik az előre meghatározott beérkező és kimenő dokumentumokat
másolatban feldolgozásra megkapják, ezen elosztókat a projektvezető jelöli ki.
18/25
A bizalmas adatok és dokumentumok kezelésének kidolgozása a projekt IT biztonsági szakértő
feladata. A dokumentum kidolgozásának határideje a PAD elfogadását követő 1 hónap. A
dokumentum elfogadást követően minden projekttagra és minden projektdokumentumra érvényes.
Archiválás
Projekt fórumok
Jelentési rend
Projekt adminisztrációs rend
Munkakiadás és végrehajtás
Amennyiben a projekt
19/25
A változtatáskezelésért felelős személy a projekt vezető.
20/25
2. Változtatási igényt munkacsoport vezetőn keresztül lehet a projektirányításhoz eljuttatni, de
bárki kezdeményezheti. Ezt a változtatási igény adatlap bejelentési részének kitöltésével és a
projektvezetőhöz való eljuttatásával kell indítani. A munkacsoport vezető kitölti a változtatási
igény adatlap Igény azonosítása részét, és a változtatási kérelem státusza szakaszban a
változtatási igény állapotinformációját „Bejelentve” állapotra változtatja (alapértelmezett).
3. Ezután elkezdődik a változtatás hatásainak felmérése. A felmérés során az adatlap változtatás
becsült hatásai szakaszában található pontokat kell felmérnie. Ezek kitérnek a felmérés
lépéseire, a terjedelmi, költségbeli, mérföldkövek időzítésében jelentkező, erőforrásbeli
hatásokra, illetve az esetlegesen jelentkező szerződésmódosítás szükségességére is. Ezen
lépés alatt a változtatási igény állapotinformációját „Helyzetfelmérés” állapotra változtatja. A
változtatás hatásairól a minőségbiztosító véleményt készít a projektvezető részére.
4. A hatásfelmérést követően a projektvezető eldönti, hogy saját hatáskörben kezeli-e (a
változtatási igény állapotinformációját „Döntés” állapotra változtatja) a változtatási igényt,
vagy továbbítja azt döntéskérés formájában a PIB-nek (a változtatási igény
állapotinformációját „Eszkaláció” állapotra változtatja).
5. Amennyiben a változtatási kérelem PIB hatáskörben kerül elbírálásra, akkor a projektvezető
javaslatot dolgoz ki a PIB számára egy döntéskérés formájában. Amennyiben a PIB valamely
dologban nem lát tisztán, úgy újabb szempontok szerinti hatáselemzést írhat elő, amelynek
elvégzése után újabb döntéskéréssel kerül a PIB elé az igény. Amennyiben a PIB végleg
elutasítja a változtatási kérelmet, úgy azt a projektvezető lezárja az adatlapon (a változtatási
igény állapotinformációját „Elutasítva” állapotra változtatja). Kitölti az adatlap jóváhagyás
szakaszát megjelölve a jóváhagyót (mint elutasítót) és az elutasítás tényét.
6. Amennyiben akár projektvezetői, akár PIB hatáskörben született döntés a változtatási kérelem
támogatásáról (a változtatási igény állapotinformációját „Elfogadva” állapotra változtatja),
úgy a projektvezető gondoskodik a változtatás átvezetéséről. Kitölti az adatlap jóváhagyás
szakaszát megjelölve a jóváhagyót és a jóváhagyott terjedelmet és hatásokat. Kijelöli a
felelősöket, akik a változtatás átvezetésében közreműködnek, kiadja az ezzel kapcsolatos
rövidtávú feladatokat, és a változtatást átvezeti az ütemterven és minden olyan
dokumentumban, ami a változtatás szempontjából releváns, amit közzétesz. (a változtatási
igény átvezetési állapotát „Nincs teendő/Átvezetés alatt/Közzétett” állapotra változtatja)
7. Lezárja a változtatási kérelmet és amennyiben szükséges, elindítja a szerződésmódosítási
folyamatot.
A zárási fázisban összesítésre és értékelésre kerülnek a projekt során végrehajtott változtatások, ezek
kezelése és hatásuk.
5.4.4 Változtatásmonitorozás
A változtatások monitorozása oly módon történik, hogy a projektvezető folyamatosan nyomon kíséri
a Változtatási igényeket. A projektvezető minden Projekt beszámolóban külön kitér a változtatási
kérelmekre a PIB felé.
21/25
5.4.5 Változtatás kommunikáció
Az elfogadott Változtatási kérelmeket a projektvezetés feladatlistában kiadja a munkacsoport vezetők
felé. A kiadott feladat összefüggéseiről és hatásáról más területekre, a feladat végrehajtójának
munkacsoport vezetője jelent a projektvezető felé.
2. Ezután a projektvezető által összehívott workshop keretében egy előre definiált projekt kezdeti
kockázati lista készül el(lásd 6. sz. melléklet).
4. Ennek eredménye a kockázati kitettség értékek meghatározása, majd sorba rendezése. A Pareto-
elv szerinti felső 20%-a szerinti kockázattal foglalkozik a projektvezetés folyamatosan, amely a
kockázati események 80%-ért felelős.
4. A projekt során felmerülő kockázatokról kockázat azonosító dokumentum készül, (ld. 11_1. sablon),
melyet a kockázat azonosítója (bármely projektszereplő) a Projektvezetőnek ad át. A projektvezető a
kockázatot megvizsgálja, és amennyiben relevánsnak minősíti, bevezeti a kockázati listára. A
kockázattal kapcsolatban visszajelzést ad a kockázat azonosítójának.
5. Az egyes kockázatokkal kapcsolatban meg kell határozni a kezelés módját is. szerepel. A válaszok
általában a következő kategóriák valamelyikébe esnek:
22/25
7.6 A problémakezelés rendje
Az előkészítéstől a zárási fázisig a projektvezető tartja nyilván és kezeli a nyitott kérdések listáját. A
megvalósítás során a projektvezető kiemelt feladata annak felderítése, hogy a projekt menetét
valamely nem tervezett rendkívüli esemény, probléma megzavarta-e. Probléma (pl. akadály,
döntéskérés, egyéb jelzés) bekövetkezése és/vagy azonosítása esetén fontos annak vizsgálata. A
vizsgálat alapján lehet dönteni vagy irányt mutatni, végső soron a munkát akadályozó helyzetet
megszűntetni. A zárás során a projektvezető ellenőrzi, hogy nem maradt-e kezeletlen kérdés,
probléma.
A projektvezető megoldhatja a problémát saját hatáskörben (pl. döntést hoz, irányt mutat), illetve
hatáskörét túlmutató probléma esetén azt eszkalálja. Amennyiben a vizsgálat alapján a projektvezető
szükségesnek látja, úgy változáskezelési folyamatot indít. A probléma indukálhat kockázatot is, ebben
az esetben a projektvezető kockázatkezelési folyamatot indít.
Ha ismert, kinek a hatáskörében oldható meg a helyzet, akkor a problémát oda kell allokálni.
Ha az sem ismert, kinek a hatáskörében lehetne megoldani, akkor azt a projektvezetői
értekezlet vagy PIB szintjére kell eszkalálni.
23/25
7.7 Minőségbiztosítási rend
A minőségbiztosítási rend a minőségbiztosítás folyamatát szabályozza. A minőségbiztosítási rendnek
minimálisan az alábbi elemeket kell tartalmaznia:
24/25
8 MELLÉKLETEK
8.2 Erőforrásterv
25/25