Contents

FA1 Section 1......................................................................................................................................................4

Welcome to Section 1......................................................................................................................................4

Lesson 1: Introduction to business and recording transactions.......................................................................5

Unit 1: The bigger picture...........................................................................................................................5

Unit 2: Introduction to sales and purchases...............................................................................................10

Lesson 2: Introduction to sales on credit.......................................................................................................13

Lesson 3: Books of prime entry – sales day book and sales returns day book.............................................13

Section summary...........................................................................................................................................13

FA1 Section 1 optional exam questions........................................................................................................13

FA1 Section 1 graded exam questions..........................................................................................................13

FA1 Section 1 further optional exam questions............................................................................................13

FA1 Section 2....................................................................................................................................................13

Welcome to Section 2....................................................................................................................................13

Lesson 1: Books of prime entry – Purchase day books and purchase returns day books.............................13

Lesson 2: Banking – Receiving and making payments.................................................................................13

Lesson 3: Cash book......................................................................................................................................13

Section summary...........................................................................................................................................13

FA1 Section 2 optional exam questions........................................................................................................13

FA1 Section 2 graded exam questions..........................................................................................................13

FA1 Section 2 further optional exam questions............................................................................................13

FA1 Section 3....................................................................................................................................................14

Welcome to Section 3....................................................................................................................................14

Lesson 1: Introduction to double entry..........................................................................................................14

Lesson 2: Accounting for receivables...........................................................................................................14

Lesson 3: Accounting for payables...............................................................................................................14

1
 Section summary...........................................................................................................................................14

FA1 Section 3 optional exam questions........................................................................................................14

FA1 Section 3 graded exam questions..........................................................................................................14

FA1 Section 3 further optional exam questions............................................................................................14

FA1 Section 4....................................................................................................................................................14

Welcome to Section 4....................................................................................................................................14

Lesson 1: Introduction to petty cash..............................................................................................................14

Lesson 2: Accounting for petty cash.............................................................................................................14

Lesson 3: Journals.........................................................................................................................................14

Lesson 4: Payroll...........................................................................................................................................14

Section summary...........................................................................................................................................14

FA1 Section 4 optional exam questions........................................................................................................14

FA1 Section 4 graded exam questions..........................................................................................................14

FA1 Section 4 further optional exam questions............................................................................................14

FA1 Section 5....................................................................................................................................................15

Welcome to Section 5....................................................................................................................................15

Lesson 1: Control accounts...........................................................................................................................15

Lesson 2: Trial balances................................................................................................................................15

Lesson 3: Correction of errors not disclosed by a trial balance....................................................................15

Lesson 4: Correction of errors disclosed by a trial balance..........................................................................15

Section summary...........................................................................................................................................15

FA1 Section 5 optional exam questions........................................................................................................15

FA1 Section 5 graded exam questions..........................................................................................................15

FA1 Section 5 further optional exam questions............................................................................................15

Revision section................................................................................................................................................15

Lesson 1: Summing up..................................................................................................................................15

Lesson 2: FA1 optional practice test.............................................................................................................15

2
Lesson 3: Revision test..................................................................................................................................15

Lesson 4: FA1 graded practice test...............................................................................................................15

Lesson 5: What next?....................................................................................................................................15

3
 FA1 Section 1
Welcome to Section 1.
Bookkeepers often work within an organisation, a business, charity, or government department, for example,
but it's also very common for a bookkeeper to support a few different organisations - either working through
an accounting firm or as a self-employed bookkeeper.
In this first section, you will learn the basics of double-entry bookkeeping and about the accounting equation.
You will also learn how to account for sales transactions.
Double-entry bookkeeping has been around for about 500 years.
The system has lasted so long because it provides an efficient way to accurately record financial transactions.
Under the double-entry system, for every transaction, the total of the debit amounts must equal the total of
the credit amounts.
This ensures that the accounting equation remains in balance.

Ví dụ, người giữ sổ sách thường làm việc trong một tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức từ thiện hoặc bộ phận
chính phủ, nhưng cũng rất phổ biến khi người kế toán hỗ trợ một số tổ chức khác nhau - làm việc thông qua
một công ty kế toán hoặc là một nhân viên kế toán tự kinh doanh.
Trong phần đầu tiên này, bạn sẽ học những kiến thức cơ bản về ghi sổ kế toán kép và về phương trình kế
toán. Bạn cũng sẽ học cách hạch toán các giao dịch bán hàng.
Sổ sách kế toán kép đã có từ khoảng 500 năm trước.
Hệ thống đã tồn tại lâu như vậy vì nó cung cấp một cách hiệu quả để ghi lại chính xác các giao dịch tài
chính. Theo hệ thống bút toán kép, đối với mọi giao dịch, tổng số tiền ghi nợ phải bằng tổng số tiền ghi có.
Điều này đảm bảo rằng phương trình kế toán vẫn cân bằng.

4
Lesson 1: Introduction to business and recording transactions.
Unit 1: The bigger picture.
What is bookkeeping?
Bookkeeping is the act of recording financial  transactions . Important things to remember when bookkeeping
are the need to keep accurate and complete records, and understanding that your work is confidential.
Types of financial transactions include:
 Sales – exchanging a good or service for money
 Purchase – buying a good or service
 Payments – transfer of money to someone else (for example, for purchases or for wages to employees)
 Receipts – getting money from someone else (for example, from customers)
 Petty cash – paying for low value items with a small fund of cash
 Payroll –  wages  and  salaries  paid to employees, and any payroll taxes.

5
These transactions are entered in the accounting records of the business, which are also known as
the 'books'. Over the five sections of this course we will be looking at each of these transactions and how
they are recorded in the accounting records.

Kế toán là gì?
Ghi sổ kế toán là hành động ghi lại các giao dịch tài chính. Những điều quan trọng cần nhớ khi ghi sổ kế
toán là cần phải lưu giữ hồ sơ chính xác và đầy đủ, và hiểu rằng công việc của bạn là bí mật.

Các loại giao dịch tài chính bao gồm:

 Bán hàng - trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ lấy tiền
 Mua hàng - mua hàng hóa hoặc dịch vụ
 Thanh toán - chuyển tiền cho người khác (ví dụ: mua hàng hoặc trả lương cho nhân viên)
 Biên lai - nhận tiền từ người khác (ví dụ: từ khách hàng)
 Tiền mặt nhỏ - thanh toán cho các mặt hàng có giá trị thấp với một quỹ tiền mặt nhỏ
 Bảng lương - tiền lương và tiền lương trả cho nhân viên, và bất kỳ khoản thuế trả lương nào.
Các giao dịch này được ghi vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp, còn được gọi là 'sổ sách'. Trong năm
phần của khóa học này, chúng ta sẽ xem xét từng giao dịch này và cách chúng được ghi lại trong hồ sơ kế
toán.

The records are used to prepare a set of accounts (also known as financial statements or financial accounts).

The importance of accounting in business

An accountant starts their career by learning the principles of bookkeeping to record financial transactions.
Then through further study and practical experience they learn how to use financial information to benefit the
business. The accountant understands how the records are maintained and what the financial statements
reveal about the state of the business. A bookkeeper records the past activities of the business; an accountant
uses this information to prepare financial statements and other reports, including reports that influence the
future activities of a business.

Các hồ sơ được sử dụng để lập một bộ tài khoản (còn được gọi là báo cáo tài chính hoặc tài khoản tài
chính).
Tầm quan trọng của kế toán trong kinh doanh

6
Một kế toán bắt đầu sự nghiệp của họ bằng cách học các nguyên tắc ghi sổ kế toán để ghi lại các giao dịch
tài chính. Sau đó, thông qua nghiên cứu sâu hơn và trải nghiệm thực tế, họ học cách sử dụng thông tin tài
chính để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Kế toán hiểu cách các hồ sơ được lưu giữ và báo cáo tài chính
tiết lộ những gì về tình trạng của doanh nghiệp. Một người ghi sổ sách ghi lại các hoạt động trong quá khứ
của doanh nghiệp; kế toán sử dụng thông tin này để lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác, bao gồm cả
các báo cáo có ảnh hưởng đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.

 What is a business? A business is an organisation that aims to make a profit for its owner. It can do
this through buying or making and selling goods or services. Profit is the difference between a business's
income and expenses. Income comes mainly from the sales of goods or services by a business. Expenses are
the amounts that a business pays in order to run the business (including buying the items that it will sell, as
well as the other costs of running the business, like electricity for the lights). A business can be small,
medium or large.
 A business is separate from its owner(s): The owner of a business usually gives money to the business
to start it. The business then tries to make more money for the owner.
 Sole trader: A business can be owned by one person or by many.
 Bookkeeping: The business keeps track of what transactions have happened through bookkeeping.
Bookkeeping is the act of recording transactions. It is important that the business only records transactions
that specifically relate to the business. This means the business accounts must not include transactions for the
personal expenses of the owner.
When a company is set up, then it is easy to keep the items separate because the company is a legal
person, so there is a clear separation in all the paperwork. In a sole trader business, the owner is personally
responsible for the finances of the business. This can make it harder to maintain separate records, but you
must be very careful to do this. When the tax returns for the business are sent to the tax authorities, they will
not allow personal expenses to be paid for by the business. There can be large fines for doing this.
 Financial statements: Eventually you will need to prepare financial statements. We keep track of the
financial transactions for many reasons, one of which is so that we can monitor how the business is
performing. Financial statements (also known as a set of accounts or financial accounts) are documents
containing formal statements which describe the current financial state of the business, as well as how it has
performed during a period of time (usually a year). Accounting is the process of using the bookkeeping
information (the record of transactions) to prepare financial statements.

7
  Doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp là một tổ chức nhằm tạo ra lợi nhuận cho chủ sở hữu của nó. Nó
có thể thực hiện điều này thông qua việc mua hoặc sản xuất và bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Lợi nhuận là
khoản chênh lệch giữa thu nhập và chi phí của một doanh nghiệp. Thu nhập chủ yếu đến từ việc bán hàng
hóa hoặc dịch vụ của một doanh nghiệp. Chi phí là số tiền mà một doanh nghiệp phải trả để vận hành doanh
nghiệp (bao gồm cả việc mua các mặt hàng mà doanh nghiệp đó sẽ bán, cũng như các chi phí khác để vận
hành doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền điện cho đèn). Một doanh nghiệp có thể nhỏ, vừa hoặc lớn.
 Một doanh nghiệp tách biệt với (các) chủ sở hữu của nó: Chủ sở hữu của một doanh nghiệp thường
cung cấp tiền cho doanh nghiệp để bắt đầu nó. Doanh nghiệp sau đó cố gắng kiếm nhiều tiền hơn cho chủ sở
hữu.
 Công ty tư nhân: Một doanh nghiệp có thể thuộc sở hữu của một người hoặc nhiều người.
 Sổ sách kế toán: Doanh nghiệp theo dõi những giao dịch đã xảy ra thông qua việc ghi sổ kế toán. Ghi
sổ kế toán là hành động ghi lại các giao dịch. Điều quan trọng là doanh nghiệp chỉ ghi lại các giao dịch liên
quan cụ thể đến doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là tài khoản kinh doanh không được bao gồm các giao
dịch cho các chi phí cá nhân của chủ sở hữu.
Khi thành lập công ty thì việc tách bạch các hạng mục rất dễ dàng vì công ty là pháp nhân nên có sự
tách bạch rõ ràng trong mọi thủ tục giấy tờ. Trong kinh doanh thương nhân duy nhất, chủ sở hữu chịu trách
nhiệm cá nhân về tài chính của doanh nghiệp. Điều này có thể khiến việc duy trì các bản ghi riêng biệt trở
nên khó khăn hơn, nhưng bạn phải rất cẩn thận khi thực hiện việc này. Khi các tờ khai thuế của doanh
nghiệp được gửi đến cơ quan thuế, họ sẽ không cho phép doanh nghiệp chi trả các chi phí cá nhân. Có thể
có tiền phạt lớn cho việc này.
 Báo cáo tài chính: Cuối cùng, bạn sẽ cần phải chuẩn bị các báo cáo tài chính. Chúng tôi theo dõi các
giao dịch tài chính vì nhiều lý do, một trong số đó là để chúng tôi có thể theo dõi tình hình hoạt động của
doanh nghiệp. Báo cáo tài chính (còn được gọi là tập hợp tài khoản hoặc tài khoản tài chính) là tài liệu
chứa các báo cáo chính thức mô tả tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, cũng như hoạt động của
doanh nghiệp trong một khoảng thời gian (thường là một năm). Kế toán là quá trình sử dụng thông tin sổ
sách kế toán (ghi chép các giao dịch) để lập báo cáo tài chính.

 Financial documents: The starting point of the bookkeeping process. These provide evidence that a
transaction took place. For each of the transactions in the previous activity, a document will exist. For
example, an invoice is evidence of a sale; a cheque that has been received is evidence of payment.
 Books of prime entry: Where the details from the financial documents are entered and totalled. There
are several different books and you will learn about them in this course. Common examples are the sales day
book, the cash book and the purchase day book.

8
  Ledger accounts: Summarised information from the books of prime entry is transferred into the ledger
accounts, which are used to total the values of transactions of similar types. 'Ledger' is an old word for a book
– before computers, these records were written in large books. In computerised systems, ledger accounts are
used in the same way, but they are in the form of files within the computer program.
 Trial balance: The total balances from each ledger account are listed out in a trial balance, which is
used to try to ensure that there are no mistakes made in recording the transactions.
 Financial statements: Information is taken from the trial balance and used to prepare financial
statements, which are a high-level summary of the activities and current position of the business.

 Tài liệu tài chính: Điểm bắt đầu của quá trình ghi sổ kế toán. Những điều này cung cấp bằng chứng
rằng một giao dịch đã diễn ra. Đối với mỗi giao dịch trong hoạt động trước đó, một tài liệu sẽ tồn tại. Ví dụ,
một hóa đơn là bằng chứng bán hàng; séc đã nhận được là bằng chứng thanh toán.
 Sách của mục nhập chính: Nơi các chi tiết từ các tài liệu tài chính được nhập và tổng cộng. Có một
số cuốn sách khác nhau và bạn sẽ tìm hiểu về chúng trong khóa học này. Ví dụ phổ biến là sổ ngày bán
hàng, sổ tiền mặt và sổ ngày mua hàng.
 Tài khoản sổ cái: Thông tin tổng hợp từ sổ kế toán được chuyển vào các tài khoản sổ cái, dùng để
tổng hợp giá trị của các nghiệp vụ cùng loại. 'Sổ cái' là một từ cổ để chỉ một cuốn sách - trước khi có máy
tính, những bản ghi này đã được viết trong những cuốn sách lớn. Trong các hệ thống máy tính, tài khoản sổ
cái được sử dụng theo cách tương tự, nhưng chúng ở dạng tệp trong chương trình máy tính.
 Số dư dùng thử: Tổng số dư từ mỗi tài khoản sổ cái được liệt kê trong một số dư thử nghiệm, được sử
dụng để cố gắng đảm bảo rằng không có sai sót được thực hiện trong việc ghi chép các giao dịch.
 Báo cáo tài chính: Thông tin được lấy từ số dư thử nghiệm và được sử dụng để lập báo cáo tài chính,
là bản tóm tắt cấp cao về các hoạt động và vị thế hiện tại của doanh nghiệp.

Who is interested in your financial information?

 The tax authorities may decide to check your tax records and they may want to look through all your
records.
 A future investor may want to look at how well your business is doing to decide whether or not to
invest their money into your business.
 The bank manager will ask to see your financial statements if you ask for a bank loan.
 Suppliers will ask to see your financial statements before they decide to give you credit.

Ai quan tâm đến thông tin tài chính của bạn?

9
  Cơ quan thuế có thể quyết định kiểm tra hồ sơ thuế của bạn và họ có thể muốn xem xét tất cả hồ sơ
của bạn.
 Một nhà đầu tư tương lai có thể muốn xem doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào để
quyết định có nên đầu tư tiền của họ vào doanh nghiệp của bạn hay không.
 Người quản lý ngân hàng sẽ yêu cầu xem báo cáo tài chính của bạn nếu bạn yêu cầu vay ngân hàng.
 Các nhà cung cấp sẽ yêu cầu xem báo cáo tài chính của bạn trước khi họ quyết định cấp tín dụng cho
bạn.

Unit 2: Introduction to sales and purchases

Cash and credit transactions
Most of us regularly go into a shop and exchange cash for food. So we understand what is meant by  cash

purchase  (we buy food from the shop with money). A  cash sale  is also something we are familiar with.
From the shop's point of view, when a customer goes into the shop and exchanges cash for food, the shop is
making a cash sale.
Credit transactions happen when the goods are given to the customer in exchange for future payment.
An invoice is sent to the customer which records who the customer is, the items that are sold, the date of the
sale and the value of the transaction (how much the customer owes the supplier). It will also state how long
the customer can wait before paying for the product – often 30 days. Because no cash has changed hands at
the point of sale, the transaction is called a credit sale. The seller has made a credit sale, and the customer

has made a  credit purchase .

Your business can sell  goods  – the fashion clothing – by a cash sale or credit sale.

The opposite of sales are purchases. Purchases are goods that you buy into your business. Rajiv's business
can make cash purchases or credit purchases.
Credit transactions are transactions where the seller provides goods before they are paid for. 

Giao dịch tiền mặt và tín dụng

Hầu hết chúng ta thường xuyên vào một cửa hàng và đổi tiền mặt lấy thức ăn. Vì vậy, chúng tôi hiểu ý nghĩa
của việc mua hàng bằng tiền mặt (chúng tôi mua thực phẩm từ cửa hàng bằng tiền). Bán hàng bằng tiền mặt
cũng là điều chúng ta quen thuộc. Theo quan điểm của cửa hàng, khi một khách hàng đi vào cửa hàng và đổi
tiền mặt lấy thức ăn, cửa hàng đang bán hàng bằng tiền mặt.

10
Giao dịch tín dụng xảy ra khi hàng hóa được đưa cho khách hàng để đổi lấy khoản thanh toán trong tương
lai. Một hóa đơn được gửi cho khách hàng trong đó ghi lại khách hàng là ai, các mặt hàng được bán, ngày
bán và giá trị của giao dịch (khách hàng nợ nhà cung cấp bao nhiêu). Nó cũng sẽ nêu rõ khách hàng có thể
đợi bao lâu trước khi trả tiền cho sản phẩm - thường là 30 ngày. Vì không có tiền mặt nào được đổi chủ tại
điểm bán, giao dịch được gọi là bán tín dụng. Người bán đã thực hiện bán tín dụng và khách hàng đã thực
hiện mua tín dụng.
Doanh nghiệp của bạn có thể bán hàng hóa - quần áo thời trang - bán hàng bằng tiền mặt hoặc bán tín dụng.
Ngược lại với bán hàng là mua hàng. Mua hàng là hàng hóa mà bạn mua vào doanh nghiệp của bạn. Công
việc kinh doanh của Rajiv có thể mua hàng bằng tiền mặt hoặc mua hàng bằng tín dụng.
Giao dịch tín dụng là giao dịch mà người bán cung cấp hàng hóa trước khi họ được thanh toán.

Business

Sales Purchases

Credit sales Cash sales Credit purchases Cash purchases

Goods sold to Goods sold to Goods your Goods your You need to pay
customers with customers who company buys company buys immediately.
a credit do not have a from a supplier from a supplier
account. credit account you have a credit you do not have
with your account with. an account with.
company.
Your company has
an agreement to Your company is
allow these You will receive allowed to pay the
customers to pay payment supplier an agreed
later, e.g., in 30 immediately. number of days
days. after the purchase,
e.g., 30 days.

What is the difference between a cash sale and a credit sale?

- A credit sale is when you have allowed a trusted customer to have the goods before they have paid for
them. Just as a bank undertakes checks before lending money to a customer, you will make sure that your
customer is going to pay you. They will have an account with you, so you have all their details in case you
need to chase them for payment. Your business will give them a set number of days to pay for the goods. For
example, 30 days, 14 days or 7 days.
- A cash sale is when the customer does not have an account with you and must pay immediately
before they can have the goods.

11
Sự khác biệt giữa bán hàng bằng tiền mặt và bán tín dụng là gì?
- Bán tín dụng là khi bạn cho phép một khách hàng đáng tin cậy có hàng trước khi họ trả tiền cho họ.
Giống như ngân hàng thực hiện kiểm tra trước khi cho khách hàng vay tiền, bạn sẽ đảm bảo rằng khách
hàng sẽ trả tiền cho bạn. Họ sẽ có một tài khoản với bạn, vì vậy bạn có tất cả thông tin chi tiết của họ trong
trường hợp bạn cần theo dõi họ để thanh toán. Doanh nghiệp của bạn sẽ cho họ một số ngày nhất định để
thanh toán tiền hàng. Ví dụ: 30 ngày, 14 ngày hoặc 7 ngày.
- Bán hàng bằng tiền mặt là khi khách hàng không có tài khoản với bạn và phải thanh toán ngay trước khi
họ có hàng.

What are some of the common business transactions we looked at in Unit 1?

- Sales - Selling the goods that the business produces
- Purchases - Goods that are bought into the business for resale to customers
- Receipts - Cash the business receives. It can include cash from sales, a loan from the bank, capital
received, or amounts from customers the business has allowed a period of time to pay (credit sales)
- Payments - Cash paid to purchase goods or pay for items. For example, cash purchases, payments to
suppliers
- Petty cash - Cash paid for low-value items in business
- Payroll - Paying employees that work for your business

Một số giao dịch kinh doanh phổ biến mà chúng ta đã xem xét trong Phần 1 là gì?
- Bán hàng - Bán hàng hóa mà doanh nghiệp sản xuất
- Mua hàng - Hàng hóa được mua vào doanh nghiệp để bán lại cho khách hàng
- Phiếu thu - Tiền mặt doanh nghiệp nhận được. Nó có thể bao gồm tiền mặt từ việc bán hàng, một
khoản vay từ ngân hàng, vốn nhận được hoặc các khoản tiền từ khách hàng mà doanh nghiệp đã cho phép
một khoảng thời gian để thanh toán (bán tín dụng)
- Thanh toán - Tiền mặt được trả để mua hàng hóa hoặc thanh toán cho các mặt hàng. Ví dụ: mua hàng
bằng tiền mặt, thanh toán cho nhà cung cấp
- Tiền mặt nhỏ - Tiền mặt được trả cho các mặt hàng có giá trị thấp trong kinh doanh
- Tính lương - Trả lương cho nhân viên làm việc cho doanh nghiệp của bạn

Lesson 2: Introduction to sales on credit.

12
Lesson 3: Books of prime entry – sales day book and sales returns day book.
The books of prime entry are a collection of books where the financial documents are listed depending on the
type of transaction that is being recorded. In the past these were real books into which information was
written by hand. Nowadays the entries are usually made into a computerised accounting system, but the
principles of the process remain the same. In this lesson you will be introduced to two books of prime entry,
the sales day book and the sales returns day book, and learn which transactions are recorded in them.

Unit 1: Introduction to books of prime entry and the sales day book
The books of prime entry (also known as day books or books of original entry) are where the relevant

financial documents, such as sales invoices  and  credit notes , are listed and totalled at the end of each day,
week or month. For businesses with a large number of transactions the books of prime entry will probably be
totalled on a daily basis.

Transaction types
 Credit transactions:
- Sales invoices are recorded in the  sales day book

- Returns (credit notes) are recorded in the sales returns day book

- Purchase day book  

- Purchase returns day book

 Cash transactions:
- Cash payments and receipts are recorded in the cash book

- Petty cash payments are recorded in a petty cash book

Sổ nhập liệu (còn được gọi là sổ ngày hoặc sổ nhập gốc) là nơi các tài liệu tài chính liên quan, chẳng hạn
như hóa đơn bán hàng và giấy báo có, được liệt kê và tổng cộng vào cuối mỗi ngày, tuần hoặc tháng. Đối
với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, sổ sách kế toán có thể sẽ được tổng hợp hàng ngày.
Các loại giao dịch
 Giao dịch tín dụng:
- Hóa đơn bán hàng được ghi vào sổ ngày bán hàng
- Lợi nhuận (ghi có) được ghi lại trong sổ ngày bán hàng trả lại
- Sách ngày mua

13
 - Sách ngày mua hàng trả lại
 Giao dịch tiền mặt:
- Các khoản thu và chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ tiền mặt
- Các khoản thanh toán bằng tiền mặt nhỏ được ghi vào sổ tiền mặt nhỏ

Advantages of the books of prime entry

 Figures can be checked.
 Easier to enter large numbers of transactions and then process them.
 Within larger organisations, recording information in the day book can be divided up into different
tasks. This should make it less likely that errors are made because people will be assigned different tasks in
the process. Also if an error is made then it should be detected by one of the people in the process. For
example:
- One member of staff prepares and checks the invoices.
- Another member of staff enters the invoice details into the appropriate book of prime entry.
- A different member of staff checks the totals and transfers this to the ledger accounts.

 Số liệu có thể được kiểm tra.

 Dễ dàng hơn để nhập số lượng lớn các giao dịch và sau đó xử lý chúng.
 Trong các tổ chức lớn hơn, việc ghi thông tin vào sổ ngày có thể được chia thành các nhiệm vụ khác
nhau. Điều này sẽ giúp ít có khả năng xảy ra sai sót hơn vì mọi người sẽ được giao các nhiệm vụ khác nhau
trong quá trình này. Ngoài ra, nếu một lỗi được thực hiện thì nó sẽ được phát hiện bởi một trong những
người trong quá trình này. Ví dụ:
- Một nhân viên chuẩn bị và kiểm tra các hóa đơn.
- Một nhân viên khác nhập chi tiết hóa đơn vào sổ kế toán phù hợp.
- Một nhân viên khác kiểm tra tổng số và chuyển khoản này vào tài khoản sổ cái.

Sales day book and sales return day book

There are several types of books of prime entry, but our focus for this lesson is on the sales day

book and sales returns day book. Information from these day books is transferred using the  double-entry

bookkeeping  system into the ledger accounts. You will learn about the  ledger accounts  and how to use
double entry in Section 3. For now, let us look at how information is recorded in the sales day book.

14
Sổ ngày bán hàng và sổ ngày bán hàng trả lại
Có một số loại sách nhập hàng chính, nhưng trọng tâm của chúng tôi cho bài học này là sổ ngày bán hàng
và sổ ngày bán hàng trả lại. Thông tin từ các sổ sách trong ngày này được chuyển bằng cách sử dụng hệ
thống sổ kế toán kép vào các tài khoản sổ cái. Bạn sẽ tìm hiểu về các tài khoản sổ cái và cách sử dụng bút
toán kép trong Phần 3. Bây giờ, chúng ta hãy xem cách thông tin được ghi trong sổ ngày bán hàng.

Cross casting
To check the accuracy of the figures, we use a technique called cross casting.
To cross cast you check that the total of the columns add up:
The total minus the sales tax should equal the net total.
If you rearrange the calculation:
The net total plus the sales tax total should equal the total column.
Now it is your turn. The totals from the previous activity are shown in the table below. Use cross casting to
check the totals are correct.

Total ($) Sales tax ($) Net ($)

648 108 540

2,268 378 1,890

2,448 408 2,040

13,176 2,196 10,980

18,540 3,090 15,450

Using the calculations to cross cast you should have found the following:
 The total of $18,540 minus the sales tax of $3,090 equals the net total of $15,450
 The net total of $15,450 plus the sales tax total of $3,090 equals the total of $18,540.

Transferring invoices to the sales day book

You have now seen how a business would transfer information from business documentation to their
sales day book. You have also learned how cross casting enables them to check their totals. You are now
ready to practise transferring information from invoices into a sales day book.

15
Unit 2: Entering sales invoices with settlement discounts in the sales day book
In this unit we will explain how to enter a sales invoice with a settlement (prompt payment) discount in the
sales day book.
The procedure is exactly the same as the process you have just followed in Unit 1. The only difference is that
we need to decide whether the total we include in the sales day book is the invoice total before settlement
discount or the invoice total after settlement discount.
In Unit 4 of Lesson 2 of this Section, we prepared a sales invoice which offered the customer a settlement
discount of a percentage of the total invoice amount if they pay within a certain number of days.
When entering an invoice that offers settlement discount in the sales day book, the amount entered depends
on whether the customer is likely to take up the settlement discount when they pay the invoice.
If the customer is expected to take up the discount, for example because the customer usually pays promptly,
the invoice amount less the settlement discount is entered in the sales day book.
If the customer is not expected to take up the discount, the full invoice amount is entered in the sales day
book.

Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách nhập hóa đơn bán hàng có chiết khấu thanh toán (thanh toán
nhanh) vào sổ ngày bán hàng.
Quy trình hoàn toàn giống với quy trình bạn vừa làm theo trong Phần 1. Sự khác biệt duy nhất là chúng tôi
cần quyết định xem tổng số tiền chúng tôi đưa vào sổ sách ngày bán hàng là tổng số hóa đơn trước khi thanh
toán chiết khấu hay tổng số hóa đơn sau khi thanh toán chiết khấu .
Trong Phần 4 của Bài 2 của Phần này, chúng tôi đã chuẩn bị một hóa đơn bán hàng cung cấp cho khách
hàng chiết khấu thanh toán theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số tiền hóa đơn nếu họ thanh toán trong một số
ngày nhất định.
Khi nhập hóa đơn có chiết khấu thanh toán vào sổ sách ngày bán hàng, số tiền nhập tùy thuộc vào việc
khách hàng có khả năng nhận chiết khấu thanh toán khi họ thanh toán hóa đơn hay không.
Nếu khách hàng dự kiến sẽ nhận chiết khấu, chẳng hạn như vì khách hàng thường thanh toán nhanh chóng,
thì số tiền trên hóa đơn trừ chiết khấu thanh toán sẽ được ghi vào sổ ngày bán hàng.
Nếu khách hàng không dự kiến nhận chiết khấu, toàn bộ số tiền trên hóa đơn được ghi vào sổ ngày bán
hàng.

16
Unit 3: Sales returns day book
In the previous unit you learned how to enter sales invoices into the  sales day book . In this unit you will

learn how to record the information contained in a credit note into the  sales returns day book . The sales

returns day book is used to record details of the  credit notes  your company has sent customers. Can you
remember what a credit note is? If not, look back to Lesson 2.

Can you cross cast the totals?

In the previous unit you learned how to  cross cast . Remember:

The total minus the sales tax should equal the net total.

If we rearrange the calculation:
The net total plus the sales tax total should equal the total column.
Now it is your turn. The totals from the previous activity are shown in the table below. Use cross casting to
check the totals are correct.
Total ($) Sales tax ($) Net ($)
396.18 66.03 330.15
758.40 126.40 632.00
52.20 8.70 43.50
1,206.78 201.13 1,005.65
 The total of $1,206.78 minus the sales tax of $201.13 equals the net total of $1,005.65
 The net total of $1,005.65 plus the sales tax total of $201.13 should equal the total of $1,206.78.

Transferring credit notes to the sales returns day book

You now know what a sales returns day book should look like and are able to check its totals. You are
going to return to RFashion's sales returns day book, but this time you will transfer the information from
credit notes into the sales returns day book.

17
Section summary.
FA1 Section 1 optional exam questions.
FA1 Section 1 graded exam questions.
FA1 Section 1 further optional exam questions.

FA1 Section 2
Welcome to Section 2.
Lesson 1: Books of prime entry – Purchase day books and purchase returns
day books.
Lesson 2: Banking – Receiving and making payments.
Lesson 3: Cash book.
Section summary.
FA1 Section 2 optional exam questions.
FA1 Section 2 graded exam questions.
FA1 Section 2 further optional exam questions.

18
 FA1 Section 3
Welcome to Section 3.
Lesson 1: Introduction to double entry.
Lesson 2: Accounting for receivables.
Lesson 3: Accounting for payables.
Section summary.
FA1 Section 3 optional exam questions.
FA1 Section 3 graded exam questions.
FA1 Section 3 further optional exam questions.

FA1 Section 4
Welcome to Section 4.
Lesson 1: Introduction to petty cash.
Lesson 2: Accounting for petty cash.
Lesson 3: Journals.
Lesson 4: Payroll.
Section summary.
FA1 Section 4 optional exam questions.
FA1 Section 4 graded exam questions.
FA1 Section 4 further optional exam questions.

19
 FA1 Section 5
Welcome to Section 5.
Lesson 1: Control accounts.
Lesson 2: Trial balances.
Lesson 3: Correction of errors not disclosed by a trial balance.
Lesson 4: Correction of errors disclosed by a trial balance.
Section summary.
FA1 Section 5 optional exam questions.
FA1 Section 5 graded exam questions.
FA1 Section 5 further optional exam questions.

Revision section
Lesson 1: Summing up.
Lesson 2: FA1 optional practice test.
Lesson 3: Revision test.
Lesson 4: FA1 graded practice test.
Lesson 5: What next?

20