Trần Lê Phúc Thịnh

ADMINISTER COURSES
TRẦN LÊ PHÚC THỊNH

THINHTLP@UEH.EDU.VN
 Trần Lê Phúc Thịnh

2 MODULE OVERVIEW

• Effective management of employee training requires attention and resources. Managers examine current
and future business needs to determine what they want their employees to achieve, and then identify the
training needed to develop the required competencies. In companies that promote self-management,
employees themselves must determine what training activities they need to reach the goals set by their
managers.
Objectives
• The objectives are:
• Describe the basic components in the course management structure.
• Design a course.
• Describe the course life cycle.
• Manage participants.
 Trần Lê Phúc Thịnh

3 COURSE MANAGEMENT STRUCTURE

• Slightly simplified, the overall structure of course

administration in Microsoft Dynamics AX Human Resources
is shown in the figure, Course Administration Structure.
 Trần Lê Phúc Thịnh

4 COURSE TYPE

• Course types categorize courses that are similar. Examples of course types are as follows:
• Language courses
• IT courses
• Personal development courses

• Course types can contain different information about a course:

• The target group—that is, who should participate.
• The minimum number of participants required to make the course worthwhile.
• The skills or certificates that can be accredited to a person after participation.
 Trần Lê Phúc Thịnh

5 COURSE GROUPS

• Course groups are optional and are used to categorize course types into logical groups.
• Companies can use course groups to categorize course types into overall groups such as the
following:
• Language courses
• IT courses
• Personal development courses

• To set up a course group, click Human Resources > Setup > Courses > Course groups.
You can enter a simple name and description. The name in the Group field frequently indicates
the target group.
 Trần Lê Phúc Thịnh

6 COURSE

• The course is the actual course being created. Courses must be assigned to a course type,
from which they inherit basic information. Users enter information that is specific to each
course on the course itself and address issues such as such as the following:
• Who organized the course.
• When the course occurs.
• Where the course occurs (course location and classroom).
• Who will participate.
• Who the instructors are.
• What additional activities are associated with the course, such as what activities the instructors
have decided on for the course.
 Trần Lê Phúc Thịnh

7 COURSE LOCATION

• The course location indicates where the course occurs, such as the address or building.
• By setting up course locations, a course planner can link a course to a specific geographical
location. Information about the location is then available directly locations such as the
following:
• Address and contact information.
• Vendor account numbers for internal and external location providers.
• Size, capacity, and other considerations about classrooms.
• Instructors that frequently teach courses at a location.
• A picture to help participants recognize a location.
• Nearby hotel accommodations.
 Trần Lê Phúc Thịnh

8 CLASSROOM

• The classroom indicates the specific room where the course is held, and it is always linked to
a location.
• You can use classroom groups to categorize classrooms. Each group can represent, for
example, all rooms in a particular building, or those that are appropriate for a special type of
instruction.
• Classrooms contain information about the actual rooms in which a company conducts
courses:
• Maximum number of seats in a room
• Maximum occupancy
• Note text to provide additional details
 Trần Lê Phúc Thịnh

9 PARTICIPANTS

• The participants are the people who are enrolled in or registered to wait for the course.
 Trần Lê Phúc Thịnh

10 INSTRUCTOR

• The instructor is the person who teaches a course. Instructors can be linked to the
course or to the course location or both. Or they can be independent of the location.
 Trần Lê Phúc Thịnh

11 AGENDA

• The agenda provides a more specific breakdown of the days in a course.

 Trần Lê Phúc Thịnh

12 AGENDA ITEM

• Agenda items show specific time slots in an agenda breaking down a course.
 Trần Lê Phúc Thịnh

13 SESSION

• A session is a specific meeting that occurs during a specific agenda item. More than one
session can occur during a single agenda item.
 Trần Lê Phúc Thịnh

14 TRACK

• A track is a group of similar sessions.

 Trần Lê Phúc Thịnh

15 COURSE LIFE CYCLE

• The following steps outline the basic life cycle of a course:

• 1. Enter the course, including any agenda and sessions needed.
• 2. Register participants.
• 3. Confirm participants.
• 4. Close the course.
 Trần Lê Phúc Thịnh

16 MANAGE TRAINING

• You can create courses with information as simple or as specific as your needs. For courses that have a
setup type of Agenda + session, you can create tracks and sessions.
• Tracks divide a course into different subjects. One area of the course, or track, might train workers on
sale-related subjects, whereas another track might train workers on service
• Sessions are specific instances of the course that occur during a specific agenda item in a specific track.
For example, during the 10/15, 08:00 to 10:00 agenda item in the sales-related track, you can have a
session about promoting confidence in your product and another session about how to make an
elevator pitch with punch.
• Agenda items divide a course into different time slots. If the setup type is Agenda + sessions as you want
in each agenda item. The sessions in an agenda item can be in the same track.e or support subjects.
 Trần Lê Phúc Thịnh

17 COURSE SETUP

Select one of the following options:

• Standard – The course does not require a daily agenda.
• Agenda – You can specify the agenda items for each day of the course.
• Agenda + session – In addition to the agenda, you can specify the following information for
the course:
• Tracks – Specialty subject areas. For example, the course might have one track addressing sales
specific subjects, and another specific to service or supported subjects.
• Sessions – The sessions into which the individual tracks are divided. Sessions might cover specific
processes or techniques relevant to each track.
 Trần Lê Phúc Thịnh

18 MANAGE PARTICIPANT STATUS

• A course participant can have one of several statuses as shown in the following table:
Status Description

Registered Indicates that a participant is registered for a course and is the initial status when you add a participant to a
course. However, it does not mean that the person is accepted for the course.

Indicates that the person is accepted as a participant for the course.The participant's status changes from
Confirmation Registered to Confirmation when, on the Courses list page or Courses form, you click Confirm
participants in the Status group of the Action pane and include that participant.

Indicates that the person completed the course. The participant's status changes from Confirmed to
Completed Completed when the course is Closed. The participant status does not change when the course is
closed if he or she has a status of Registered or Waiting list.

The passed status is used when a test or a certification is involved with the course. If the person
Passed passes the test, the passed status is assigned. If the person does not pass the test, the completed
status is assigned.
 Trần Lê Phúc Thịnh

19 MANAGE PARTICIPANT STATUS

• A course participant can have one of several statuses as shown in the following table:
Status Description

Indicates that a person is put on a waiting list. This occurs if the course is overbooked. If there are
Waiting list cancellations from other participants, the person can be changed from the Waiting list status to a
Registered status and then the participant can be confirmed.

Indicates the course was canceled. This is the only way that participants can have the Canceled
Canceled status.

Dropout Indicates that the participant has withdrawn from the course.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

CÁC KHÓA HỌC QUẢN TRỊ

TR Gầm N LÊ PHÚCTH TÔI NH

THINHTLP@UEH.EDU.VN
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

2 TỔNG QUAN VỀ MÔ ĐUN

• Quản lý hiệu quả việc đào tạo nhân viên đòi hỏi sự quan tâm và nguồn lực. Các nhà quản lý kiểm tra nhu cầu kinh
doanh hiện tại và tương lai để xác định những gì họ muốn nhân viên của mình đạt được, sau đó xác định việc đào
tạo cần thiết để phát triển các năng lực cần thiết. Trong các công ty đề cao tính tự quản, bản thân nhân viên phải
xác định những hoạt động đào tạo nào họ cần để đạt được mục tiêu mà người quản lý đặt ra.

Mục tiêu
• Các mục tiêu là:
• Mô tả các thành phần cơ bản trong cấu trúc quản lý khóa học.
• Thiết kế một khóa học.

• Mô tả vòng đời của khóa học.

• Quản lý người tham gia.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

3 CƠ CẤU QUẢN LÝ KHÓA HỌC

• Được đơn giản hóa một chút, cấu trúc tổng thể của quản trị khóa
học trong Microsoft Dynamics AX Human Resources được hiển
thị trong hình, Cấu trúc quản trị khóa học.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

4 PHIẾU HỌC TẬP

• Các loại khóa học phân loại các khóa học tương tự nhau. Ví dụ về các loại khóa học như sau:
• Các khóa học ngôn ngữ

• Khóa học CNTT

• Các khóa học phát triển cá nhân

• Các loại khóa học có thể chứa các thông tin khác nhau về một khóa học:

• Nhóm mục tiêu - nghĩa là ai nên tham gia.

• Số lượng người tham gia tối thiểu cần thiết để làm cho khóa học trở nên đáng giá.

• Các kỹ năng hoặc chứng chỉ có thể được công nhận cho một người sau khi tham gia.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

5 CÁC NHÓM KHÓA HỌC

• Các nhóm khóa học là tùy chọn và được sử dụng để phân loại các loại khóa học thành các nhóm logic.

• Các công ty có thể sử dụng các nhóm khóa học để phân loại các loại khóa học thành các nhóm tổng thể như
sau:

• Các khóa học ngôn ngữ

• Khóa học CNTT

• Các khóa học phát triển cá nhân

• Để thiết lập một nhóm khóa học, hãy nhấp vào Nhân sự> Thiết lập> Khóa học> Nhóm khóa học.
Bạn có thể nhập một tên và mô tả đơn giản. Tên trong trường Nhóm thường chỉ ra nhóm
mục tiêu.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

6 KHÓA HỌC

• Khóa học là khóa học thực sự đang được tạo. Các khóa học phải được gán cho một loại khóa
học, từ đó chúng kế thừa thông tin cơ bản. Người dùng nhập thông tin cụ thể cho từng khóa
học trên chính khóa học và giải quyết các vấn đề như sau:
• Ai đã tổ chức khóa học.
• Khi khóa học xảy ra.
• Nơi khóa học diễn ra (địa điểm khóa học và lớp học). Ai
• sẽ tham gia.
• Người hướng dẫn là ai.
• Những hoạt động bổ sung nào được liên kết với khóa học, chẳng hạn như những hoạt động mà người hướng
dẫn đã quyết định cho khóa học.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

7 ĐỊA ĐIỂM KHÓA HỌC

• Vị trí của khóa học cho biết nơi khóa học diễn ra, chẳng hạn như địa chỉ hoặc tòa nhà.
• Bằng cách thiết lập địa điểm khóa học, người lập kế hoạch khóa học có thể liên kết khóa học
với một vị trí địa lý cụ thể. Thông tin về vị trí sau đó có sẵn trực tiếp các vị trí như sau:

• Địa chỉ và thông tin liên hệ.

• Số tài khoản nhà cung cấp cho các nhà cung cấp vị trí bên trong và bên ngoài.
• Kích thước, sức chứa và những lưu ý khác về lớp học.
• Giảng viên thường xuyên giảng dạy các khóa học tại một địa điểm.

• Hình ảnh để giúp người tham gia nhận ra vị trí.

• Các phòng khách sạn lân cận.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

số 8LỚP HỌC

• Lớp học chỉ ra phòng cụ thể nơi khóa học được tổ chức và nó luôn được liên kết với một địa
điểm.

• Bạn có thể sử dụng các nhóm lớp học để phân loại lớp học. Mỗi nhóm có thể đại diện, ví dụ, tất cả
các phòng trong một tòa nhà cụ thể hoặc những phòng thích hợp cho một loại hướng dẫn đặc biệt.

• Phòng học chứa thông tin về các phòng thực tế mà một công ty tổ chức các khóa
học:
• Số lượng chỗ ngồi tối đa trong một phòng

• Công suất tối đa

• Ghi chú văn bản để cung cấp thêm chi tiết
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

9 NHỮNG NGƯỜI THAM GIA

• Những người tham gia là những người đã đăng ký hoặc đăng ký để chờ khóa học.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

10 HƯỚNG DẪN VIÊN

• Người hướng dẫn là người dạy một khóa học. Người hướng dẫn có thể được liên kết với khóa
học hoặc địa điểm khóa học hoặc cả hai. Hoặc chúng có thể độc lập với vị trí.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

11 AGENDA

• Chương trình cung cấp bảng phân tích cụ thể hơn về các ngày trong một khóa học.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

12 CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ MỤC

• Các mục trong chương trình làm việc hiển thị các khoảng thời gian cụ thể trong chương trình làm việc chia nhỏ một khóa học.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

13 PHẦN

• Phiên là một cuộc họp cụ thể diễn ra trong một mục chương trình cụ thể. Nhiều phiên có
thể xảy ra trong một mục chương trình.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

14 THEO DÕI

• Một bản nhạc là một nhóm các phiên tương tự nhau.

 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

15 CHU KỲ CUỘC SỐNG KHÓA HỌC

• Các bước sau đây phác thảo vòng đời cơ bản của một khóa học:

• 1. Tham gia khóa học, bao gồm mọi chương trình làm việc và các phiên cần thiết.

• 2. Đăng ký người tham gia.

• 3. Xác nhận người tham gia.

• 4. Đóng khóa học.

 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

16 QUẢN LÝ

• Bạn có thể tạo các khóa học với thông tin đơn giản hoặc cụ thể theo nhu cầu của bạn. Đối với các khóa học có kiểu
thiết lập Chương trình + phiên, bạn có thể tạo các bản nhạc và phiên.

• Theo dõi chia một khóa học thành các môn học khác nhau. Một khu vực của khóa học, hoặc đường đua, có thể đào tạo công nhân về các chủ

đề liên quan đến bán hàng, trong khi một khu vực khác có thể đào tạo công nhân về dịch vụ

• Phiên là các trường hợp cụ thể của khóa học xảy ra trong một mục chương trình cụ thể trong một ca khúc cụ thể. Ví dụ:
trong thời gian 15/10, 08:00 đến 10:00 mục trong chương trình liên quan đến bán hàng, bạn có thể có một phiên về việc
thúc đẩy sự tin tưởng vào sản phẩm của bạn và một phiên khác về cách tạo ra một cuộc chào hàng nhanh chóng với cú
đấm.

• Các mục trong chương trình làm việc chia khóa học thành các khoảng thời gian khác nhau. Nếu loại thiết lập là Chương trình làm việc + phiên như bạn

muốn trong mỗi mục chương trình làm việc. Các phiên trong mục chương trình làm việc có thể nằm trong cùng một ca khúc. E hoặc các chủ đề hỗ trợ.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

17 THIẾT LẬP KHÓA HỌC

Chọn một trong các tùy chọn sau:

• Tiêu chuẩn –Khóa học không yêu cầu chương trình làm việc hàng ngày.

• Chương trình làm việc –Bạn có thể chỉ định các mục trong chương trình làm việc cho mỗi ngày của khóa học.

• Chương trình làm việc + phiên - Ngoài chương trình làm việc, bạn có thể chỉ định thông tin sau cho
khóa học:
• Bài hát - Lĩnh vực chuyên môn. Ví dụ: khóa học có thể có một bài hướng dẫn các chủ đề cụ thể về bán hàng
và một bài khác cụ thể cho các đối tượng dịch vụ hoặc được hỗ trợ.

• Phiên –Các phiên mà các bản nhạc riêng lẻ được phân chia. Các phiên có thể bao gồm các quy trình hoặc kỹ
thuật cụ thể có liên quan đến từng phiên bản.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

18 QUẢN LÝ TRẠNG THÁI ĐỐI TÁC

• Một người tham gia khóa học có thể có một trong một số trạng thái như trong bảng sau:
Trạng thái Sự miêu tả

Cho biết một người tham gia đã đăng ký một khóa học và là trạng thái ban đầu khi bạn thêm một người tham gia vào một khóa
Đã đăng ký
học. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là người đó được chấp nhận tham gia khóa học.

Cho biết người đó được chấp nhận là người tham gia khóa học. Trạng thái của người tham gia thay đổi từ Đã đăng ký
Xác nhận thành Xác nhận khi, trên trang danh sách Khóa học hoặc biểu mẫu Khóa học, bạn nhấp vào Xác nhận người tham gia
trong nhóm Trạng thái của ngăn Hành động và bao gồm người tham gia đó.

Cho biết người đó đã hoàn thành khóa học. Trạng thái của người tham gia thay đổi từ Đã xác nhận đến
Đã hoàn thành Đã hoàn thành khi khóa học là Đã đóng cửa. Trạng thái của người tham gia không thay đổi khi khóa học kết thúc
nếu người đó có trạng thái Đã đăng ký hoặc là Danh sách chờ.

Trạng thái đã vượt qua được sử dụng khi một bài kiểm tra hoặc một chứng chỉ liên quan đến khóa học. Nếu người đó vượt
Thông qua qua bài kiểm tra, trạng thái đã vượt qua được chỉ định. Nếu người đó không vượt qua bài kiểm tra, trạng thái đã hoàn thành
được chỉ định.
 Tr ầ n Lê Phúc Th Tôi nh

19 QUẢN LÝ TRẠNG THÁI ĐỐI TÁC

• Một người tham gia khóa học có thể có một trong một số trạng thái như trong bảng sau:
Trạng thái Sự miêu tả

Cho biết một người được đưa vào danh sách chờ. Điều này xảy ra nếu khóa học được đăng ký trước quá nhiều. Nếu có sự
Danh sách chờ hủy bỏ từ những người tham gia khác, người đó có thể được thay đổi từ Danh sách chờ trạng thái cho một
Đã đăng ký trạng thái và sau đó người tham gia có thể được xác nhận.

Cho biết khóa học đã bị hủy. Đây là cách duy nhất mà những người tham gia có thể có Đã hủy
Đã hủy trạng thái.

Rơi ra ngoài Cho biết người tham gia đã rút khỏi khóa học.