Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN
PELAN PENGURUSAN PROJEK
JABATAN KERJA RAYA

MALAYSIA
Cawangan Pengurusan Projek Kompleks

Ibu Pejabat JKR Malaysia
Versi: 0.1
26 Jun 2008
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek
Jabatan Kerja Raya Malaysia
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008
Keujudan Dokumen
Versi Tarikh Penulis Keterangan Seksyen

0.1 14 Mei 08 Noor’Ain Draf Awal Semua
24 Jun 08 PROKOM Draf 1 Semua
Perubahan pada Keluaran ini
No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 i
Pemilikan Dokumen
No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan

Keseluruhan Pemilikan oleh Cawangan Pengurusan
Keseluruhan Dokumen
Dokumen Projek Kompleks (PROKOM)
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 ii
PENDAHULUAN
Garis Panduan ini bertujuan menyediakan panduan kepada semua Pengurus Projek
Jabatan Kerja Raya (JKR) Malaysia dalam menyediakan Pelan Pengurusan Projek
(Project Management Plan - PMP) bagi mana-mana projek yang dilaksanakan oleh
JKR. (Perkataan PMP akan digunakan seterusnya dalam garis panduan bagi
menunjukkan Pelan Pengurusan Projek.)
Garis Panduan ini berdasarkan kepada Amalan Terbaik dalam Pengurusan Projek
yang digunakan di Australia dan telah disesuaikan (contextualise) mengikut amalan
semasa di JKR.
Garis Panduan ini menjelaskan tentang konsep PMP yang digunakan, penyediaan
PMP serta dokumen berkaitan dan contoh templat yang digunakan.
Nota Penting: Alat (tools) yang dinyatakan dalam Garis Panduan Penyediaan
Pelan Pengurusan Projek ini boleh disesuaikan untuk kegunaan (fit for
purpose) mengikut keperluan projek. Sekiranya Pengurus Projek berkenaan
mempunyai alat lain yang bersesuaian bagi memudahkan pengurusan projek
berkenaan, Pengurus Projek digalakkan menggunakannya dan berkongsi
pengalaman tentang keberkesanan penggunaan alat tersebut. Seterusnya,
penambahbaikan berterusan dapat diterapkan dalam garis panduan ini.
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 iii
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 iv
KANDUNGAN
Keujudan Dokumen i
Perubahan pada Keluaran ini i
Pemilikan Dokumen ii
PENDAHULUAN iii
DAFTAR KATA ISTILAH DAN AKRONIM vii
1. PENGENALAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan 2
2. PENGURUSAN PROJEK 2
2.1 Pengurusan Skop 3
2.2 Pengurusan Kos 6
2.3 Pengurusan Masa 8
2.4 Pengurusan Kualiti 9
2.5 Pengurusan Risiko 11
2.6 Pengurusan Komunikasi 14
2.7 Pengurusan Sumber Manusia 16
2.8 Pengurusan Perolehan 17
2.9 Pengurusan Integrasi 19
2.10 Pengurusan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan 19
3. PELAN PENGURUSAN PROJEK (PMP) 20
4. LAPORAN STATUS PROJEK 22
5. LAPORAN PENYIAPAN PROJEK 25
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 v
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 DEFINISI SKOP

LAMPIRAN 2 LEMBARAN BELANJAWAN
LAMPIRAN 3 PENGURUSAN KEWANGAN
LAMPIRAN 4 ANGGARAN JADUAL
LAMPIRAN 5 PENGESANAN KUALITI
LAMPIRAN 6 DAFTAR RISIKO
LAMPIRAN 7 ANALISIS RISIKO
LAMPIRAN 8 GAMBARAJAH JARINGAN KOMUNIKASI
LAMPIRAN 9 SENARAI HUBUNGAN
LAMPIRAN 10 JADUAL MESYUARAT DAN PELAPORAN
LAMPIRAN 11 PENGURUSAN STAKEHOLDER
LAMPIRAN 12 PENUGASAN TANGGUNGJAWAB
LAMPIRAN 13 PELAN PEROLEHAN
LAMPIRAN 14 SENARAI SEMAK OHS (OCCUPATIONAL HEALTH AND
SAFETY)
LAMPIRAN 15 PELAN PENGURUSAN PROJEK
LAMPIRAN 16 LAPORAN STATUS PROJEK
LAMPIRAN 17 LAPORAN PENYIAPAN PROJEK
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 vi
DAFTAR KATA ISTILAH DAN AKRONIM
ISTILAH TAKRIFAN
Bajet Anggaran yang diluluskan untuk projek atau sebarang komponen

struktur pecahan kerja atau sebarang aktiviti jadual.
Carta Gantt Suatu paparan grafik yang menunjukkan maklumat tentang jadual
projek. Aktiviti jadual atau komponen struktur pecahan kerja
disenaraikan di sebelah kiri jadual, tarikh di bahagian atas dan
tempoh aktiviti dinyatakan secara garis tegak mendatar.
Komunikasi Suatu proses di mana maklumat bertukar antara individu dengan
menggunakan satu sistem lazim seperti simbol, tanda atau
kelakuan.
Kontrak Satu persetujuan terikat secara saling yang
mempertanggungjawabkan pemberi perkhidmatan untuk
menyediakan produk atau perkhidmatan atau hasil tertentu, dan
penerima perkhidmatan perlu membayarnya.
Kontraktor Organisasi atau individu yang diberi kontrak untuk menyediakan
perkhidmatan tertentu kepada JKR.
Laporan Status Projek Laporan status pencapaian dan sebarang perubahan kepada pelan
dan jadual.
Pelan Perolehan Pelan yang mengenalpasti keperluan projek yang perlu dipenuhi
dengan menggunakan produk atau perkhidmatan luar dari sumber
pasukan projek.
Pelanggan Individu atau organisasi yang akan menggunakan produk atau
perkhidmatan atau hasil projek.
Pengurus Projek Individu yang dilantik untuk mencapai objektif projek.
Pengurusan Projek Penggunaan pengetahuan, kemahiran, alat dan kaedah terhadap
aktiviti projek bagi memenuhi keperluan projek.
Projek Satu usaha sementara yang dilaksanakan untuk membentuk suatu
produk, perkhidmatan atau hasil yang unik.
Prosedur Suatu siri langkah yang mengikut turutan tetap untuk mencapai
kerja tertentu.
Risiko Suatu peristiwa atau keadaan yang tidak pasti yang mana sekiranya
berlaku akan memberi impak positif atau negatif terhadap objektif
projek.
Senarai Hubungan Satu dokumen yang menunjukkan senarai nama dan nombor
telefon semua individu dan pihak yang terlibat dalam projek.
Stakeholder Individu atau organisasi (seperti pelanggan, penaja, organisasi
pelaksana, atau orang awam) yang terlibat secara aktif dalam
projek atau yang mana kepentingannya dipengaruhi samada secara
positif atau negatif oleh pelaksanaan atau penyiapan projek ini.
Tool Sesuatu yang nyata, seperti templat atau program perisian, yang
digunakan untuk sesuatu aktiviti bagi menyediakan produk atau
hasil.
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 vii
AKRONIM TAKRIFAN
JKR Jabatan Kerja Raya (Public Works Department)

PMCP Projek Program Perubahan Terurus (Project Managed Change
Program)
PMP Pelan Pengurusan Projek (Project Management Plan)
PROKOM Cawangan Pengurusan Projek Kompleks
OHS Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan (Occupational Health and
Safety)
WBS Pecahan Struktur Kerja (Work Breakdown Structure)
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 viii
JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA
1. PENGENALAN
Jabatan Kerja Raya (JKR) Malaysia bertanggungjawab untuk merancang, mereka bentuk dan
membina serta menyelenggara projek-projek infrastruktur di Malaysia dan bertindak sebagai
agensi pelaksana dan perunding teknikal kepada Kerajaan.
Sebagai agensi pelaksana dan perunding teknikal bagi majoriti projek Kerajaan, JKR
menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan berikut sebagai bisnes utamanya:
• Pengurusan aset;
• Pengurusan projek; dan
• Perkhidmatan teknikal.
Bagi memastikan projek-projek ini dijalankan secara berkesan, JKR menyedari keperluan untuk
mempertingkatkan kapasiti dan kompetensinya dalam menguruskan projek-projek ini.
Bagi mencapai tujuan ini, JKR telah mewujudkan Cawangan Pengurusan Projek Kompleks
(PROKOM) dan melaksana Project Managed Change Program (PMCP) untuk memulakan
amalan terbaik pengurusan projek dalam JKR.
1.1. Latar Belakang

Pengurusan Projek merupakan satu disiplin untuk merancang, mengatur dan mengurus sumber-
sumber bagi menjayakan penyiapan sasaran-sasaran dan objektif-objektif projek tertentu.
Sesuatu projek ditakrifkan sebagai suatu set aktiviti yang menggunakan sumber-sumber (wang,
sumber manusia, tenaga, ruang, peruntukan, motivasi, dan lain-lain) untuk mencapai sasaran
dan objektif projek. Pengurus Projek merupakan individu yang bertanggungjawab sepenuhnya
terhadap kejayaan merancang dan melaksanakan sesuatu projek. Pengurus Projek
menggunakan alat (tools) pengurusan projek, seperti PMP, untuk mengatur tugas-tugas dan
tenaga kerja untuk projek tersebut.
PMP ialah suatu dokumen yang menerangkan sistem pengurusan projek yang digunakan oleh
Pengurus Projek dan ahli pasukan projeknya. Objektif PMP ialah menjelaskan pendekatan yang
digunakan oleh Pengurus Projek dan ahli Pasukan Projek bagi melaksana skop pengurusan
projek yang ditetapkan untuk projek tersebut. Pengurus Projek menyediakan PMP berdasarkan
kepada maklumat yang diperolehi daripada ahli Pasukan Projek dan stakeholders utama. PMP
perlu dipersetujui dan diluluskan oleh Pengurus Program.
Secara amnya, PMP meliputi topik-topik yang digunakan dalam sistem pelaksanaan projek yang
termasuk aspek-aspek utama berikut: Pengurusan Skop; Pengurusan Jadual; Pengurusan
Kewangan; Pengurusan Kualiti; Pengurusan Sumber; Pengurusan Komunikasi; Pengurusan
Perubahan Projek; Pengurusan Risiko dan Pengurusan Perolehan.
Ia merupakan suatu amalan yang baik untuk mempunyai PMP yang dipersetujui secara rasmi
dan mempunyai versi terkawal pada peringkat awal projek dan digunakan sepanjang tempoh
projek dilaksanakan.
Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Ver. 0.1 26 Jun 2008 1
1.2. Tujuan
Tujuan Garis Panduan ini ialah untuk memberi panduan kepada pengurus projek JKR Malaysia
dalam menyediakan PMP. Garis Panduan ini boleh diguna pakai untuk penyediaan PMP bagi
semua program, projek dan aktiviti.
PMP yang digunakan adalah berdasarkan kepada PMP yang disediakan mengikut amalan
terbaik yang digunakan di Australia. PMP ini meliputi semua bidang pengetahuan yang
dinyatakan dalam Project Management Book of Knowledge (PMBoK).
Garis Panduan ini merangkumi perkara-perkara berikut:
• Langkah-langkah penyediaan lampiran PMP;
• Langkah-langkah penyediaan PMP;
• Contoh templat PMP dan lampiran yang berkenaan.
2. PENGURUSAN PROJEK
Pengurusan Projek merupakan satu disiplin dalam mengurus berbagai sumber untuk menyiapkan
projek dalam kekangan skop, masa dan kos yang ditentukan. Seorang Pengurus Projek yang
cemerlang akan menggunakan satu proses rasmi yang boleh diaudit dan menggunakan kaedah
atau alat tertentu untuk mengurus projek secara teratur.
PMP merupakan suatu alat penting bagi Pengurus Projek dalam merancang, mengurus,
mengawal dan melaksana sesuatu projek. PMP disediakan pada peringkat perancangan dalam
kitar hayat projek JKR. Seterusnya PMP akan dikemaskini pada peringkat-peringkat tertentu
dalam kitar hayat projek.
PMP menerangkan secara ringkas mengenai objektif, pentadbiran, skop, jadual, kewangan,
kualiti, risiko, komunikasi, sumber manusia dan perolehan projek. Perincian kepada setiap
perkara tersebut akan dijelaskan dalam lampiran yang berkenaan. Oleh itu, untuk memudahkan
penyediaan PMP, semua lampiran yang berkenaan perlu disediakan terlebih dahulu.
Antara lampiran PMP adalah seperti berikut:
• Definisi Skop (Scope Definition);
• Anggaran Bajet (Budge Estimation);
• Pengurusan Kos (Cost Management);
• Carta Gantt atau Jadual / Sasaran Program,deliverables (Gantt Chart or Schedule /
Program of milestones, deliverables);
• Penugasan Tanggungjawab (Responsibility Assignment);
• Jadual Penilaian Risiko (Risk Assessment Table/Grid);
• Gambarajah Jaringan Komunikasi/Senarai Hubungan (Communication Network
Diagram/Contact List);
• Jadual Mesyuarat dan Jadual Pelaporan (Meetings and Reporting Schedule);
• Pelan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan – Pelan Kerja Selamat (Occupational
Health & Safety – Safety Work Plan) sekiranya perlu;
• Jadual Dokumentasi Projek (Project Documentation Schedule);

• Pengesanan Kualiti (Quality Tracking);
• Pelan/Strategi Perolehan (Procurement Strategy/Plan);
• Laporan Status Projek (Project Status Report);
• Laporan Penyiapan Projek (Project Completion Report);
• Lain-lain (Other).
Nota:
Lampiran-lampiran PMP di atas disediakan mengikut keperluan pada peringkat mana projek
dijalankan. Bukan semua lampiran perlu ada dalam PMP yang pertama disediakan, seperti
Pelaporan Kos, Laporan Status Projek dan Laporan Penyiapan Projek. PMP akan dikemaskini
dari semasa ke semasa.
2.1. Pengurusan Skop
Skop sesuatu projek terdiri daripada gabungan produk akhir projek dan kerja yang diperlukan
unutk menghasilkan produk tersebut. Pengurusan Skop melibatkan justifikasi awal projek serta
definisi deliverables, objektif dan kekangan. Skop projek membentuk asas kepada pelan projek
dan asas dari mana pelan lain berkaitan dibangunkan dan fokus kepada integrasinya. Alat untuk
pengurusan skop ialah dokumen Definisi Skop (Scope Definition)
Definisi Skop merupakan satu dokumen permulaan projek. Ia adalah dokumen perancangan
projek pada peringkat awalan. Dokumen ini mengandungi semua maklumat yang diperlukan
untuk mendapatkan kelulusan bagi memulakan sesuatu projek.
Dokumen ini memberi:
• Takrifan projek dan skopnya;
• Justifikasi projek;
• Jaminan dana untuk projek, jika perlu;
• Penjelasan tentang peranan dan tanggungjawab pasukan projek; dan
• Maklumat yang diperlukan oleh pasukan projek agar produktif dan efektif dari peringkat
awal.
Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• CONTEXT: ORIGIN and BACKGROUND
(KONTEKS: ASAL DAN LATARBELAKANG)
 Menerangkan tentang keadaan/konteks yang membawa kepada perlunya projek
diadakan;
 Secara ringkas menerangkan idea atau masalah, serta membincangkan kenapa
projek ini relevan dan pada waktunya;
 Memberi maklumat tentang sebarang kajian kemungkinan/kebolehlaksanaan

(feasibility studies) yang telah dijalankan dan kuasa untuk meneruskan projek.
• THE STAKEHOLDERS (ORANG YANG BERKEPENTINGAN DALAM PROJEK)
 Mengenalpasti siapa yang akan mempengaruhi atau dipengaruhi dalam projek
(yang mempunyai kepentingan terhadap projek);
 Menerangkan bagaimana projek akan diatur dan diuruskan.
• PROJECT GOVERNANCE (PENGAWAL PROJEK)
 Mengenalpasti jawatankuasa atau kumpulan yang akan menentukan halatuju
dari segi pengurusan dan kelulusan untuk projek.
• PROJECT AUTHORITY/DELEGATIONS (AUTHORITI/DELEGASI PROJEK)
 Mengenalpasti tahap kuasa yang diberikan kepada
individu/jawatankuasa/kumpulan untuk kelulusan dana projek, kelulusan
perubahan kepada projek dan kelulusan lain yang berkaitan dengan projek.
• ORGANISATIONAL BENEFITS (FAEDAH KEPADA ORGANISASI)
 Menerangkan faedah yang diperolehi oleh organisasi daripada hasil komitmen
terhadap projek.
• YOUR PROJECT OBJECTIVES (OBJEKTIF PROJEK)
 Primary Objectives (Objektif Utama)
 Menerangkan apa yang dipersetujui oleh stakeholder pada masa ditetapkan
dengan kos tertentu serta boleh diukur hasil tersebut;
 Menerangkan hasil tertentu yang akan dicapai serta bagaimana ia diukur.
 Secondary Objectives (Objektif Sampingan)
 Menerangkan objektif sampingan atau faedah lain yang ingin dicapai pada masa
yang sama.
• STATEMENT OF DELIVERABLES (PERNYATAAN HASIL DARIPADA PROJEK)
 Menerangkan apa yang dihasilkan daripada projek ini (end product);
 Menerangkan apa yang perlu dilakukan/dihasilkan/dilaksanakan untuk mencapai
objektif projek.
• CONSTRAINTS (KEKANGAN)
 Menyatakan kekangan yang akan mempengaruhi deliverables dan jadual;
 Isu yang dinyatakan mempunyai kebarangkalian 100% untuk berlaku dan akan
menghadkan objektif-objektif yang ditetapkan.
• ASSUMPTIONS (ANDAIAN)
 Menerangkan fakta yang diandaikan dalam pendekatan yang diambil untuk
melaksanakan projek. Fakta ini melibatkan tetapi tidak terhad kepada bidang-
bidang berikut: sumber sediada, kewangan, jangkaan teknikal atau komitmen
lain.
• EXCLUSIONS (PENGECUALIAN)
 Menerangkan hasil yang perlu diadakan tetapi tidak termasuk dalam skop projek.
• RELATED PROJECTS (PROJEK BERKAITAN)

 Menerangkan projek-projek berkaitan yang perlu disiapkan sebelum projek ini
dilaksanakan atau projek yang boleh dimulakan selepas projek ini
dilaksanakan/siap;
 Menerangkan projek-projek berkaitan yang mungkin memberi kesan secara
langsung atau tidak langsung kepada projek sediada, contoh dari segi sumber
tenaga kerja.
• EXPERTISE REQUIRED (KEPAKARAN DIPERLUKAN)
 Menerangkan bidang kepakaran tertentu yang diperlukan oleh projek, samada
kepakaran boleh didapati, masa diperlukan dan sebarang kos berkaitan dengan
perolehan kepakaran ini;
 Menerangkan samada projek yang sama pernah dilaksanakan. Sekiranya projek
baru, nyatakan dari mana kepakaran akan diperolehi.
• MAJOR RISKS IDENTIFIED (RISIKO UTAMA YANG DIKENALPASTI)
 Menerangkan gambaran awalan (preliminary overview) keseluruhan risiko utama
yang dijangka memberi kesan kepada kejayaan projek.
• PROJECT PHASES & ACTIVITIES (FASA & AKTIVITI PROJEK)
 Menerangkan bagaimana menguruskan kerja yang akan dilaksanakan dalam
projek bagi mencapai deliverables yang telah disenaraikan dalam keperluan
skop, lengkap dengan tarikh mula dan akhir atau garis masa.
• PROJECT BUDGET (BAJET/KEWANGAN PROJEK)
 Menerangkan belanjawan projek yang dijangkakan (tidak perlu perincian).
• PROJECT SUMMARY (RINGKASAN PROJEK)
 Project Name (Nama Projek)
 Menunjukkan nama projek yang hendak diuruskan.
 File Name (Nama Fail)
 Menunjukkan fail yang dibuka untuk projek tersebut.
 E-File Location (Lokasi E-Fail)
 Menunjukkan di mana e-fail disimpan, sekiranya ada.
 Budget (Bajet/Kewangan)
 Menunjukkan jumlah bajet yang diperlukan dalam Ringgit Malaysia.
 Commence (Permulaan)
 Menunjukkan tarikh projek bermula.
 Complete (Penyiapan)
 Menunjukkan tarikh projek siap.
• ENDORSEMENTS (PENANDATANGANAN)
 Project Manager (Pengurus Projek)
 Menunjukkan nama pengurus projek, tandatangannya dan tarikh dokumen siap
disediakan.
 Program Manager (Pengurus Program)

 Menunjukkan nama Pengurus Program / Pengarah Cawangan / HOPT (yang
mempunyai kuasa dalam pelaksanaan projek bergantung kepada jenis projek)
serta tandatangannya dan tarikh dokumen dipersetujui untuk pelaksanaan.
 Division Manager (Pengurus Bahagian)
 Menunjukkan nama Pengarah Cawangan / Timbalan Ketua Pengarah / Ketua
Pengarah (yang mempunyai kuasa untuk halatuju projek tersebut) serta
tandatangannya dan tarikh ditandatangani.
Templat untuk dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 1.
Nota: Dokumen Definisi Skop ini perlu dipersetujui dan diluluskan oleh Pengurus Program
terlebih dahulu sebagai permulaan kepada projek.
2.2. Pengurusan Kos

Bidang pengetahuan Pengurusan Kos termasuk proses yang diperlukan untuk mengenalpasti,
menganalisis dan menapis kos projek bagi menghasilkan bajet dan ia digunakan sebagai
mekanisma utama untuk mengawal kos projek. Pengurusan kos merupakan satu faktor kritikal
untuk kejayaan projek, di samping masa dan kualiti. Antara alat Pengurusan Kos yang
digunakan Pengurus Projek ialah: Anggaran Bajet (Budget Estimates) dan Pengurusan Kos
(Cost Management).
Anggaran Bajet (Budget Estimates) merupakan satu dokumen yang menerangkan anggaran
bajet yang dibuat berdasarkan kepada fasa/aktiviti/tugas yang diperincikan dalam Work
Breakdown Structure (WBS).

• PROJECT (PROJEK)
 Menunjukkan nama projek yang dilaksanakan.
• PROJECT MANAGER (PENGURUS PROJEK)
 Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek
dari peringkat perancangan hingga penyerahan.
• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)
 Menunjukkan tarikh dokumen disediakan.
• WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja)
 Menunjukkan nombor fasa/aktiviti/tugas berkenaan berdasarkan kepada Work
• Phase/Activity/Task (Fasa/Aktiviti/Tugas)
 Menerangkan fasa/aktiviti/tugas yang dijalankan.
• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

 Menerangkan bilangan sumber manusia yang diperuntukkan untuk
fasa/aktiviti/tugas tertentu. Kalau bilangan yang kecil, boleh dinyatakan nama
individu berkenaan.
• Effort (Usaha)
 Menerangkan usaha yang diperuntukkan untuk melaksanakan fasa/aktiviti/tugas
tertentu dalam unit masa.
• Unit Cos (Kos Seunit)t
 Menerangkan kos seunit yang perlu diperuntukkan untuk masa dan sumber yang
digunakan bagi fasa/aktiviti/tugas tertentu.
• Total Labour Cost (Jumlah Kos Buruh)
 Menerangkan kos keseluruhan buruh yang diperuntukkan bagi fasa/aktiviti/tugas
tertentu.
• Equipment & Material (Peralatan & Bahan)
 Menerangkan kos untuk peralatan dan bahan yang terlibat sekiranya perlu bagi
melaksanakan fasa/aktiviti/tugas tertentu.
• Incidentals (Kos sampingan)
 Menerangkan kos-kos lain sekiranya ada dan perlu bagi menjalankan
fasa/aktiviti/tugas tertentu.
• Total Cost (Kos Keseluruhan)
 Menerangkan kos keseluruhan bagi setiap fasa/aktiviti/tugas yang dilaksanakan.
• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)
 Menunjukkan nama orang yang menyediakan dokumen ini. Biasanya ahli
pasukan projek.
• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)
 Menunjukkan nama orang yang menyemak dokumen tersebut. Biasanya
pengurus projek.
• SIGNATURE (TANDATANGAN)
 Menunjukkan tandatangan orang yang berkenaan.
Templat bagi dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 2.
Pengurusan Kos (Cost Management) ialah satu dokumen bagi mengurus kewangan projek
yang diterima untuk melaksanakan projek tersebut.
• Budget (Bajet/Kewangan)
 Approved Budget (Bajet Diluluskan)
 Menyatakan jumlah bajet yang diluluskan pada awal projek.
 Approved Variations (Perubahan Diluluskan)
 Menyatakan jumlah perubahan kewangan yang diluluskan sekiranya ada.
 Total Budget (Bajet Keseluruhan)
 Menyatakan jumlah belanjawan asal dengan perubahan yang diluluskan.
• Costs to Date (Kos Hingga Tarikh Terkini)
 Payments (Bayaran)
 Menyatakan bayaran yang telah dibuat sehingga tarikh terkini.
 Additional Committed (Tambahan Perlu Diselesaikan)
 Menyatakan keperluan kewangan tambahan yang perlu diselesaikan.
 Total Obligation (Tanggungjawab Keseluruhan)
 Menyatakan keseluruhan kewangan terkini yang perlu ditanggung.
• Forecast Costs (Kos Dijangkakan)
 Budget to Complete (Bajet Perlu Digunakan)
 Menyatakan jumlah baki belanjawan yang perlu digunakan.
 Forecast to Complete (Jangkaan Untuk Digunakan)
 Menyatakan jumlah kewangan yang akan digunakan.
 Variance with Budget (Perbezaan antara Bajet)
 Menyatakan jumlah perbezaan belanjawan asal dengan yang digunakan
sekiranya ada.
pasukan projek.

pengurus projek.
Templat untuk Pengurusan Kos adalah seperti di LAMPIRAN 3.
2.3. Pengurusan Masa

Pengurusan Masa melibatkan aktiviti berkaitan dengan pembangunan, analisis dan kawalan
jadual projek. Memenuhi objektif projek dalam jangka masa ditetapkan adalah faktor kritikal
menentukan kejayaan projek di samping kos dan kualiti.
Antara alat yang digunakan untuk mengurus masa ialah:
• Carta Gantt (Gantt Chart)
• Jadual/Program Sasaran (Schedule/Program of milestones, deliverables)
• Perisian Microsoft Project berdasarkan kepada WBS yang dirangka.
• Anggaran Jadual (Schedule Estimates)
Alat yang biasa digunakan oleh JKR ialah perisian Microsoft Project.
Anggaran Jadual (Schedule Estimates) merupakan satu alat pengurusan projek yang mana
bukan sahaja memberi maklumat tentang masa yang diperlukan untuk sesuatu fasa/aktiviti/tugas,
malah sumber yang diperuntukkan.
Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:
• WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja)
 Menunjukkan turutan nombor mengikut pecahan dalam WBS.
• Phase/Activity/Task (Fasa/Aktiviti/Tugas)
 Menerangkan jenis fasa/aktiviti/tugas yang berkenaan merujuk kepada WBS.
• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

 Menerangkan sumber yang diperuntukkan untuk melaksanakan
fasa/aktiviti/tugas tersebut. Boleh dinyatakan samada dari segi bilangan atau
individu berkenaan.
• Duration (Tempoh)
 Menunjukkan jangka masa yang diperlukan untuk melaksanakan
fasa/aktiviti/tugas tersebut.
• Dependencies (Pergantungan)
 Menerangkan samada terdapat pergantungan antara fasa/aktiviti/tugas
berkenaan.
• Start (Tarikh Mula)
 Menunjukkan tarikh fasa/aktiviti/tugas dimulakan.
• Finish (Tarikh Siap)
 Menunjukkan tarikh fasa/aktviti/tugas perlu siap.
pasukan projek.
pengurus projek.
Templat dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 4.
2.4. Pengurusan Kualiti

Pengurusan Kualiti melibatkan aktiviti yang diperlukan untuk mengoptimum polisi kualiti dan
proses projek itu. Pengurusan Kualiti menggunakan piawaian dan proses untuk mencapai
kepuasan pelanggan menerusi perancangan kualiti, kawalan kualiti, pemastian kualiti dan
penambahbaikan di sepanjang kitar hayat projek secara berterusan. Antara alat pengurusan
kualiti ialah Jadual Pengesanan Kualiti (Quality Tracking Schedule).
Perkara yang terkandung dalam Jadual Pengesanan Kualiti adalah seperti berikut:

• Identifier WBS No (Nombor Struktur Pecahan Kerja Dikenalpasti)
 Menunjukkan nombor WBS yang berkait dengan deliverable / sistem/ item yang
berkenaan.
• Deliverable / System / Item
 Menerangkan deliverable / sistem / item yang akan ditentukan dan dikawal
kualitinya.
• Applicable Standard (Piawaian Bersesuaian)
 Menerangkan piawaian bersesuaian yang digunakan untuk mengawal sesuatu
deliverable / sistem / item.
• Detailed Reference (Rujukan Terperinci)
 Menerangkan rujukan yang digunakan yang memperincikan kualiti yang ingin
ditentukan dan dikawal.
• Action Required (Tindakan Diperlukan)
 Menerangkan tindakan yang akan dilaksanakan bagi mengawal kualiti yang telah
ditetapkan.
• Responsibility (Tanggungjawab)
 Menerangkan individu yang ditugaskan untuk memastikan kualiti yang ditetapkan
dikawal dan dipantau dari semasa ke semasa.
pasukan projek.
pengurus projek.
Templat untuk dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 5.
2.5. Pengurusan Risiko

Risiko merupakan faktor yang akan memberi kesan mudarat terhadap hasil/kesudahan sesuatu
projek. Pengurusan Risiko melibatkan proses mengenalpasti, menganalisis dan mengambil
tindakan terhadap faktor risiko yang akan memberi impak terhadap objektif projek. Pengurusan
Risiko juga digunakan sebagai alat perancangan di mana ia mengenalpasti pilihan yang ada
untuk mengelak atau meminimakan impak risiko tersebut.
PROKOM telah menyediakan satu Garis Panduan untuk memberi tunjuk ajar kepada Pengurus
Projek dan Pasukan Projek bagi menggunakan satu proses pengurusan risiko piawai, iaitu Garis
Panduan Fasilitasi/Pemudahcaraan Pengurusan Risiko atau Risk Management Facilitation

Guidelines. Alat untuk Pengurusan Risiko ialah Daftar Risiko (Risk Register) dan Analisis
Risiko (Risk Analysis).
Daftar Risiko (Risk Register) digunakan di peringkat perancangan untuk mengenalpasti dan
merekodkan semua risiko yang mungkin memberi impak terhadap projek sepanjang kitar hayat
projek yang boleh dijangka pada masa itu.

• Project Title (Tajuk Projek)
• Project No. (Nombor Projek)
 Menunjukkan bilangan projek yang ke berapa dilaksanakan, sekiranya
berkenaan.
• Project Mgr (Pengurus Projek)
 Menunjukkan nama pengurus projek yang bertanggungjawab terhadap projek.
• Date (Tarikh)
• Ref No. WBS (Nombor Rujukan Pecahan Struktur Kerja)
 Menunjukkan fasa/aktiviti/tugas yang dirujuk berdasarkan kepada nombor Work
• Risk Event (Peristiwa/Kejadian Risiko)
 Menerangkan risiko yang dijangkakan yang akan mempengaruhi
fasa/aktiviti/tugas tertentu.
• Category of Risk (Kategori Risiko)
 Menerangkan kategori risiko yang dikenalpasti berdasarkan kepada jadual
kategori risiko projek. Terdapat 16 kategori risiko projek, iaitu: Politik; Skop;
Jadual; Kewangan; Sumber Manusia; Kualiti; Komunikasi; Sumber-sumber Lain;
Kontrak; Teknikal; Alam Sekitar; Pembekal; Hubungan Industri; Organisasi;
Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan (OH&S); dan Budaya.
• Likelihood Rating (Kadaran Kemungkinan)
 Menerangkan tahap kemungkinan berlakunya risiko tersebut berdasarkan
kepada kadaran yang ditetapkan:
o Almost certain – 5
o Likely – 4
o Possible – 3
o Unlikely – 2
o Rare – 1
 Pengisian ruang kadaran berlaku boleh dibuat dengan menggunakan nombor
yang diberikan bagi setiap tahap.
• Impact Rating (Kadaran Impak)

 Menerangkan tahap kemungkinan impak risiko terhadap projek berdasarkan
kepada kadaran yang ditetapkan:
o Severe – V
o Major – IV
o Moderate – III
o Minor – II
o Insignificant - I
 Pengisian ruang kadaran kesan boleh dibuat dengan menggunakan nombor
roman yang diwakilkan pada setiap kadaran kesan.
• Risk Rating (Kadaran Risiko)
 Menerangkan kadaran risiko berdasarkan kepada Jadual Matriks Risiko seperti
berikut:
o Extreme Risk(Tindakan segera diperlukan) – E
o High Risk (Akan mengancam projek jika tidak diurus) – H
o Medium Risk (Akan menjejaskan masa, kos atau kualiti jika tidak diurus)
–M
o Low Risk (Risko pengurusan projek boleh diterima, pantau sahaja) – L
 Pengisian ruang kadaran risiko boleh dibuat dengan menggunakan huruf yang
diwakilkan bagi setiap kadaran risiko.
• Treatment Measure (Tindakan Rawatan)
 Menerangkan tindakan yang diambil untuk merawat risiko tersebut. Jenis
rawatan yang boleh dibuat adalah seperti berikut:
o Avoid (Elak) – Melibatkan tindakan untuk mengelak aktiviti yang
mendedahkan projek kepada risiko tersebut.
o Reduce (Kurang) – Melibatkan tindakan untuk mengurangkan impak
risiko terhadap projek.
o Transfer (Pindah) – Melibatkan tindakan untuk memindahkan impak
risiko kepada pihak lain.
o Accept (Terima) – Melibatkan tindakan untuk menerima risiko dan
mengatasi risiko tersebut sepenuhnya.
 Pengisian ruang ini dibuat setelah analisis risiko dijalankan.
• Responsible Party (Pihak Bertanggungjawab)
 Menerangkan pihak yang akan mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap
risiko yang dikenalpasti;
• Action Date (Tarikh Tindakan)
 Menunjukkan masa/tempoh masa tindakan akan diambil untuk merawat risiko
tersebut.

• COMPILED BY (DIKUMPUL/DISUSUN OLEH)
pasukan projek.
pengurus projek.
Analisis Risiko merupakan satu dokumen yang disediakan selepas penilaian risiko dibuat.
Kebiasaannya penilaian risiko dibuat dalam satu bengkel yang melibatkan semua stakeholders
projek bagi mengenal pasti semua risiko projek.
• Risk No. (Nombor Risiko)
 Menunjukkan turutan nombor mengikut setiap risiko yang dikenalpasti.
• Risk Title (Tajuk Risiko)
 Menerangkan tajuk risiko yang dikenalpasti.
• Risk Description (Gambaran Risiko)
 Menerangkan keterangan ringkasan risiko tersebut.
• Risk Nature (Sifat Risiko)
 Menunjukkan samada risiko bersifat strategik atau operasi. Kebiasaannya risiko
yang bersifat strategik melibatkan pengurusan tertinggi.
• Risk Category (Kategori Risiko)
 Menunjukkan kategori risiko yang dikenalpasti daripada 16 kategori risiko.
• Risk Owner (Pemilik Risiko)
 Menerangkan individu yang bertanggungjawab menguruskan risiko tersebut.
• Business Unit (Unit Bisnes)
 Menunjukkan nama unit bisnes terlibat termasuk nama projek.
• Risk Factors (Faktor Risiko)
 Menerangkan sebab-sebab risiko terjadi.
• Possible Effects (Kesan yang Mungkin)
 Menerangkan akibat daripada faktor risiko.
• Existing Risk Treatments (Rawatan Risiko Sediada)
 Mengenalpasti semua rawatan dan kawalan risiko sediada.
• Effectiveness (Keberkesanan)
 Menerangkan kadar keberkesanan rawatan sediada risiko samada Tinggi (High
– H), Sederhana (Medium – M) atau Rendah (Low – L).
• New Risk Treatments (Rawatan Risiko Baru)
 Mengenalpasti pilihan atau strategi lain yang ada untuk merawat risiko.
 Menunjukkan individu yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap
strategi baru.
• Deadline (Tarikh akhir tindakan)
 Menunjukkan tarikh akhir pelaksanaan strategi siap.
• Assessed Risk Date Last Review (Tarikh semakan terakhir risiko dinilai)
 Menunjukkan tarikh penilaian terakhir dibuat dan pada tahap mana penilaian
risiko. Sekiranya, risiko dikenalpasti buat kali pertama, maka ruang ini
dikosongkan.
• Inherent Risk (Risiko Dimiliki)
 Menunjukkan tahap risiko pada peringkat pengenalpastian risiko.
• Assessed Risk (Risiko Dinilai)
 Menunjukkan tahap risiko setelah penilaian terhadap keberkesanan rawatan
sediada risiko dibuat.
• Target Risk (Risiko Disasar)
 Menerangkan tahap sasaran yang akan dicapai setelah pelaksanaan rawatan
baru.
2.6. Pengurusan Komunikasi

Pengurusan Komunikasi menyediakan sambungan kritikal di antara orang, idea dan makumat
pada semua peringkat dalam kitar hayat projek. Pengurusan Komunikasi memastikan maklumat
projek dijana, dikumpul dan diagih kepada stakeholders projek berkenaan tepat pada masanya.
Setiap individu yang terlibat dalam projek hendaklah memahami bagaimana komunikasi
mempengaruhi projek secara keseluruhan. Antara alat yang digunakan dalam memastikan
komunikasi yang berkesan ialah Gambarajah Jaringan Komunikasi; Senarai Hubungan;
Jadual Mesyuarat dan Pelaporan; dan Pengurusan Stakeholder.
Gambarajah Jaringan Komunikasi (Communication Network Diagram) menunjukkan

hubungan di antara pasukan projek dengan pihak-pihak yang berkepentingan dalam
pelaksanaan projek tersebut. Garis lurus menunjukkan hubungan secara langsung dengan
pasukan projek. Manakala, garis putus-putus menunjukkan hubungan tidak langsung. Contoh
Gambarajah Jaringan Komunikasi adalah seperti di LAMPIRAN 8.
Senarai Hubungan (Contact List) merupakan satu senarai yang menunjukkan pihak-pihak yang
terlibat dalam projek itu dengan maklumat berikut: organisasi diwakili; nama; jawatan; alamat;
nombor telefon ofis; nombor telefon mudahalih, nombor faks dan emel. Dengan adanya senarai
hubungan, memudahkan Pengurus Projek dan Pasukan Projek menghubungi pihak-pihak yang
dikehendaki dengan pantas. Maklumat dapat disampaikan dengan segera.
Jadual Mesyuarat dan Pelaporan (Meetings and Reporting Schedule) adalah alat bagi
Pengurus Projek untuk memastikan mesyuarat diadakan mengikut kala yang ditetapkan dan
pelaporan kepada stakeholders projek dibuat pada masa yang tepat. Melalui mesyuarat yang
diadakan kedudukan projek terkini boleh diketahui dan pihak-pihak yang terlibat dalam projek
dapat mengetahui tindakan-tindakan yang perlu diambil.
Pengurusan Stakeholder (Stakeholder Management) merupakan satu alat komunikasi bagi

Pengurus Projek untuk mengenalpasti orang-orang yang berkepentingan dalam projek dan
tindakan yang perlu diambil bagi mengurus keperluan mereka akan tidak memberi kesan yang
negatif terhadap projek.
• Organisation (Organisasi)
 Menunjukkan organisasi yang diwakilinya.
• Name (Nama)
 Menunjukkan nama orang yang berkepentingan dalam projek yang perlu
diuruskan.
• Position (Jawatan)
 Menunjukkan jawatan yang dipegang oleh orang berkepentingan.
• Potential Project Impact (Impak Berkemungkinan Kepada Projek)
 Menerangkan kesan yang akan diberikan oleh orang yang berkepentingan yang
akan menjejaskan projek samada dari segi skop, masa, kos, kualiti dan
sebagainya.
• Management Measures (Tindakan Pengurusan)
 Menerangkan tindakan-tindakan yang akan diambil bagi mengurus orang-orang
berkepentingan ini.
 Menunjukkan pihak yang bertanggungjawab menguruskan orang berkepentingan
tertentu.
pasukan projek.
pengurus projek.
2.7. Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan Sumber Manusia melibatkan pembangunan individu dan pasukan sokongan untuk
membentuk unit projek yang padu dengan satu tujuan, iaitu memenuhi objektif projek..
Pengurusan Sumber Manusia termasuklah menentukan sumber yang diperlukan untuk
menguruskan tugas projek, samada dalam pasukan projek utama atau matriks organisasi yang
lebih luas. Pengambilan kakitangan, pemilihan, latihan dan pembangunan dijalankan untuk
menyesuaikan perubahan di sepanjang kitar hayat projek. Pasukan Projek terdiri daripada
individu yang telah diberikan tugasan dan tanggungjawab untuk menyiapkan projek. Alat yang
digunakan Pengurus Projek bagi mengurus sumber manusia ialah Penugasan Tanggungjawab
(Responsibility Assignment).

• Personnel Initials (Singkatan Nama Kakitangan)
 Menunjukkan singkatan nama individu berkenaan atau jawatan yang
dipegangnya, yang terlibat dalam projek.
• PM Team (Pasukan Projek)
 Menunjukkan ahli-ahli pasukan projek yang dinyatakan dalam bentuk singkatan
nama.
• JKR Organisation (Organisasi JKR)

 Menunjukkan individu dalam struktur organisasi JKR yang terlibat dengan projek,
seperti Pengarah Bahagian, Ketua Pengarah Kerja Raya dan lain-lain, yang
dinyatakan dalam bentuk singkatan nama atau jawatan.
• Contractor (Kontraktor)
 Menunjukkan individu mewakili pihak kontraktor yang terlibat secara langsung
dengan pasukan projek, yang dinyatakan dalam bentuk singkatan nama.
• Others (Lain-lain)
 Menunjukkan individu selain daripada pihak-pihak yang dinyatakan di atas,
seperti Pelanggan, Perunding dan lain-lain, yang mana tindakannya diperlukan
untuk memastikan projek berjalan lancar. Ia juga dinyatakan dalam bentuk
singkatan nama atau jawatan atau organisasi.
• WBS (Struktur Pecahan Kerja)
 Menunjukkan nombor Work Breakdown Structure (WBS) yang diwakili.
• Phase/Activity/Tasks (Fasa/Aktiviti/Tugas)
 Menerangkan fasa/aktiviti/tugas yang perlu dilaksanakan.
• Allocate responsibilities as appropriate (Tentukan tanggungjawab mengikut kesesuaian)
 Menunjukkan tindakan yang perlu diambil berdasarkan kepada tanggungjawab
yang ditetapkan dalam petak individu yang berkenaan;
 Jenis tanggungjawab:
 R (Responsible) – bertanggungjawab terhadap tugas tersebut;
 A (Assists) – membantu melaksana tugas tersebut;
 C (Consulted)– dirujuk mengenai sesuatu tugas;
 S (Signs off/Authority) – melulus/mempunyai kuasa terhadap sesuatu
tugas.
pasukan projek.
pengurus projek.
2.8. Pengurusan Perolehan

Pengurusan Perolehan termasuklah proses untuk memperoleh atau mendapatkan barangan,
perkhidmatan atau hasil daripada pihak luar Pasukan Projek bagi melaksanakan kerja tertentu.
Alat yang boleh digunakan oleh Pengurus Projek dalam merancang perolehan dan memantau
perolehan yang telah dibuat ialah Pelan Perolehan (Procurement Plan).
• ID No (Nombor ID)
 Menunjukkan bilangan turutan perolehan yang dibuat.
• WBS No (Nombor WBS)
 Menunjukkan turutan nombor fasa/aktiviti/tugas yang berkenaan yang berkait
dengan perolehan yang dibuat.
• Procurement Item (Butiran Perolehan)
 Menerangkan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh oleh Pasukan
Projek.
• Source or Method (Sumber atau Kaedah)
 Menerangkan sumber atau kaedah bagaimana barangan/perkhidmatan akan
diperolehi.
• Installation/Delivery Date (Tarikh Pemasangan/Penghantaran)
 Menunjukkan tarikh barangan/perkhidmatan yang diperoleh akan
dipasang/dihantar.
• Actual Install/Delivery (Pemasangan/Penghantaran Sebenar)
 Menunjukkan tarikh sebenar pemasangan /penghantaran dibuat.
• Monitoring and Control (Pengawasan dan Kawalan)
 Menerangkan tindakan yang diambil untuk memantau dan mengawal bagi
memastikan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh diterima pada tarikh
yang ditetapkan.
 Menunjukkan individu yang dipertanggungjawabkan bagi memastikan tindakan
pemantauan dan kawalan dilaksanakan.

pasukan projek.
pengurus projek.
2.9. Pengurusan Integrasi

Pengurusan Integrasi melibatkan proses-proses mengenalpasti, mentakrif, menggabung dan
menyelaras berbagai proses dan aktiviti pengurusan projek yang terdapat dalam kumpulan
proses pengurusan projek yang dinyatakan pada perenggan 2.1 hingga 2.8 (dalam lapan fungsi
pengurusan projek). Alat yang dapat membantu Pengurus Projek dalam Pengurusan Integrasi
ialah Pelan Pengurusan Projek (PMP), Laporan Status Projek dan Laporan Penyiapan
Projek.
2.10. Pengurusan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan

Sesuatu projek yang dilaksanakan perlulah mematuhi Akta Pekerjaan, Kesihatan dan
Keselamatan, iaitu untuk memastikan pekerja dan kawasan sekitar pembinaan projek tersebut
terpelihara. Oleh itu, adalah menjadi tanggungjawab Pengurus Projek untuk memastikan
Pasukan Projek dan stakeholder projek berkenaan mengambil tindakan bersesuaian dalam
mematuhi akta ini. Antara alat yang boleh digunakan oleh Pengurus Projek ialah Senarai Semak
Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan (Occupational Health and Safety Checklist).
Kandungan senarai semak ini adalah seperti berikut:

• No (Nombor)
 Menunjukkan turutan bilangan perkara yang perlu disemak.
• OHS Item (Butiran OHS)

 Menerangkan item bawah bidang OHS yang akan disemak seperti Penilaian
Risiko Pekerjaan, Prosedur Keselamatan Pejabat atau Pelan Keselamatan
Pembinaan.
 Menunjukkan individu yang bertanggungjawab membuat semakan. Pengurus
Projek boleh menugaskan ahli Pasukan Projek untuk menjalankan semakan ini.
• Project Phase (Fasa Projek)
 Menunjukkan fasa dari kitar hayat projek di mana semakan dijalankan.
• Review Method (Kaedah Semakan)
 Menerangkan kaedah semakan yang digunakan seperti Proses Penilaian Risiko,
Polisi Keselamatan Pejabat atau lain-lain.
• Signature and Date of Review (Tandatangan dan Tarikh Semakan)
 Menunjukkan kerja yang dilaksanakan dan tarikh semakan dibuat.
pasukan projek.
pengurus projek.
Templat senarai semak adalah seperti di LAMPIRAN 14.
3. PELAN PENGURUSAN PROJEK (PMP)

Dokumen ini merupakan alat penting bagi Pengurus Projek untuk memastikan pengurusan projek
yang teratur dari awal kitar hayat projek. Dokumen ini memberi arah tuju kepada Pengurus
Projek dalam menggunakan kesemua bidang pengetahuan pengurusan projek seperti mana
yang dinyatakan dalam Project Management Book of Knowledge.
• Date (Tarikh)
 Menunjukkan tarikh PMP disediakan.
• Version No. (Nombor Versi)
 Menunjukkan turutan versi PMP yang disediakan dan maklumat dikemas kini dari
semasa ke semasa.
• Project Name (Nama Projek)
• Project Director (Pengarah Projek)

 Menunjukkan nama pengarah projek yang selalunya bertindak sebagai pengurus
program.
• Project Manager (Pengurus Projek)
 Menunjukkan nama pengurus projek yang dipertanggungjawab untuk mengurus
projek sepanjang kitar hayat projek.
• Business Manager (Pengurus Bisnes)
 Menunjukkan nama pengurus bisnes sekiranya berkenaan.
• Client’s Name (Principal) (Nama Pelanggan Utama)
 Menunjukkan nama pelanggan utama/organisasi pelanggan.
• Client Representative (Wakil Pelanggan)
 Menunjukkan nama individu yang mewakili organisasi pelanggan.
• Project Administrator (Pentadbir Projek)
 Menunjukkan nama individu atau jawatankuasa yang mempunyai kuasa untuk
mentadbir projek tersebut, sekiranya ada.
• Other (Lain-lain)
 Menyatakan nama individu atau sekumpulan individu atau jawatankuasa yang
memainkan peranan penting dalam projek selain yang disebutkan sebelum ini.
• Project Governance (Pengawal Projek)
 Menerangkan pihak-pihak atau jawatankuasa atau kumpulan yang akan
memberi tunjuk arah dari segi pengurusan dan kelulusan untuk projek.
• Delegations (Perwakilan)
 Menunjukkan tahap authoriti yang dipunyai oleh kumpulan atau individu tertentu
dalam pengurusan projek tersebut.
• Objectives (Objektif)
 Menerangkan ringkasan kepada objektif utama dan sekunder projek.
 Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Definisi Skop yang telah
disediakan terlebih dahulu.
• Scope (Skop)
 Menerangkan ringkasan aktiviti utama yang akan dijalankan.
 Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Definisi Skop.
• Schedule (Jadual)
 Menerangkan tarikh-tarikh utama pengurusan projek dan rujukan kepada WBS.
 Maklumat ini juga boleh diperolehi daripada dokumen Carta Gantt/Program
Batuan/Microsoft Project/Anggaran Jadual.
• Budget (Bajet/Kewangan)
 Menerangkan ringkasan kos yang dianggarkan dan belanjawan untuk projek dan
pengurusan projek.
 Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Lembaran Belanjawan dan

Pengurusan Kos.
• Quality (Kualiti)
 Menerangkan keperluan kualiti yang hendak dicapai.
 Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Pengesanan Kualiti.
• Risk (Risiko)
 Menerangkan risiko-risko utama yang dikenalpasti.
 Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Daftar Risiko.
• Communications (Komunikasi)
 Menerangkan struktur komunikasi dalaman dan luaran.
 Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Gambarajah Jaringan Komunikasi,
Senarai Hubungan, Jadual Mesyuarat dan Pelaporan, dan Pengurusan
Stakeholders.
• Human Resources (Sumber Manusia)
 Menerangkan kepakaran yang ada dan sumber yang diperolehi.
 Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Penugasan Tanggungjawab.
• Procurement/Contracts (Perolehan/Kontrak)
 Menerangkan tindakan-tindakan perolehan utama yang telah dikenalpasti.
 Maklumat boleh diperolehi daripada dokumen Pelan Perolehan.
• Lampiran-lampiran berkenaan.
 Memperincikan maklumat yang terdapat dalam Pelan Pengurusan Projek.
• Project Management Plan Submission Approvals (Kelulusan Kemuka Pelan Pengurusan
Projek)
 Menunjukkan kelulusan yang diberikan mengikut keperluan projek dan tahap
kuasa yang diwakilkan.
4. LAPORAN STATUS PROJEK

Laporan Status Projek (Project Status Report) adalah satu dokumen/alat yang digunakan oleh
Pengurus Projek bagi memaklumkan kepada stakeholder projek tentang status projek pada tarikh
semasa. Laporan ini disediakan mengikut kala yang ditetapkan oleh Pengurus Program.
Maklumat untuk laporan ini diperolehi daripada Pasukan Projek dari semasa ke semasa.
Kandungan laporan adalah seperti berikut:

• PROJECT STATUS REPORT NO. (BILANGAN LAPORAN STATUS PROJEK)
 Menunjukkan bilangan laporan status projek yang ke berapa disediakan.
• Date (Tarikh)
 Menunjukkan tarikh bila laporan status projek disediakan,
• Project (Projek)
 Menerangkan tajuk projek yang dilaksanakan.
 Menunjukkan nama individu yang menguruskan projek ini dari peringkat
perancangan hingga penyerahan.
• Location (Lokasi)
 Menunjukkan lokasi di mana pengurus projek dan pasukan projeknya beroperasi,
seperti pejabat projek.
• Project Life Cycle Status (Status Kitar Hayat Projek)
 Duration (Tempoh)
 Menunjukkan tempoh dari mula projek hingga tarikh laporan dibuat.
 Phase (Fasa)
 Menunjukkan fasa pada tarikh semasa berdasarkan kepada struktur pecahan
kerja (work breakdown structure).
• Scope (Skop)
 Menerangkan kemajuan yang dicapai dari segi skop berdasarkan kepada
fasa/aktiviti/tugas yang telah dijalankan merujuk kepada apa yang dirancang.
• Budgets (Bajet)
 Initial (Awal)
 Menunjukkan bajet / belanjawan asal yang diluluskan.
 Current (Semasa)
 Menunjukkan bajet / belanjawan semasa samada berbeza atau sama seperti
yang diluluskan.
 Projected (Jangkaan)
 Menunjukkan bajet / belanjawan yang dijangkakan, samada berbeza atau sama
seperti yang diluluskan.
• Completion Targets (Sasaran Siap)

 Initial (Awal)
 Menunjukkan tarikh penyiapan projek yang ditetapkan pada peringkat awal
projek.
 Current (Semasa)
 Menunjukkan tarikh penyiapan projek pada tarikh laporan semasa samada masih
sama atau terdapat perubahan.
 Projected (Jangkaan)
 Menunjukkan jangkaan tarikh penyiapan projek samada masih sama atau
terdapat perubahan.
• Quality (Kualiti)
 Objectives Achieved (Objektif Dicapai)
 Menerangkan objektif kualiti yang ingin dan telah dicapai merujuk kepada
fasa/aktiviti/tugas semasa.
 Rectification Required (Pembetulan Diperlukan)
 Menerangkan tindakan pembetulan yang perlu diambil bagi memastikan kualiti
dicapai, sekiranya ada.
• Risk Events (Perisitiwa Risiko)
 Realised (Semasa)
 Menerangkan kemajuan pemantauan/kawalan risiko yang ujud pada
fasa/aktiviti/tugas semasa.
 Emerging (Baru)
 Menerangkan risiko baru yang timbul.
 Implications (Implikasi)
 Menerangkan implikasi risiko baru terhadap projek.
• Resources and Adequacy (Sumber dan Kecukupan)
 Internal (Dalaman)
 Menerangkan samada sumber dalaman yang ada mencukupi pada tarikh
semasa.
 External (Luaran)
 Menerangkan samada sumber luaran diperlukan pada tarikh semasa.
• Communications (Komunikasi)
 Menerangkan keadaan komunikasi di antara Pengurus Projek dengan Pasukan
Projek, Penaja/Pelanggan dan Pembekal.
• Suppy Item Issues (Isu Butiran Bekalan)
 Menerangkan perihal bekalan barangan/perkhidmatan yang hendak diperoleh
sekiranya terdapat sebarang masalah.
• Immediate Outstanding Issues (Isu Perlu Selesai Segera)

 Menerangkan isu-isu yang masih belum selesai dan memerlukan tindakan.
• Project Implications (Implikasi Projek)
 Menerangkan implikasi isu-isu belum selesai terhadap projek.
• Immediate Action (Tindakan Segera)
 Menerangkan tindakan segera yang perlu diambil bagi mengurangkan implikasi
terhadap projek.
• Exceptional Issues (Isu Luar Biasa)
 Achievements (Pencapaian)
 Menerangkan pencapaian di luar jangkaan yang diperolehi dalam tempoh
semasa.
 Adverse (Kesukaran)
 Menerangkan kesukaran yang memberi kesan kepada pengurusan projek dalam
tempoh semasa.
• Sign-off (Ditandatangani)
 Project Manager (Pengurus Projek)
 Menunjukkan nama pengurus projek, tandatangannya dan tarikh laporan
disahkan.
 Program Manager (Pengurus Program)
 Menunjukkan nama pengurus program/pengarah bahagian (yang mempunyai
kuasa dalam pelaksanaan projek bergantung kepada jenis projek) serta
tandatangannya dan tarikh laporan dipersetujui dan boleh diedarkan kepada
stakeholders berkenaan.
5. LAPORAN PENYIAPAN PROJEK

Laporan Penyiapan Projek (Project Completion Report) merupakan dokumen yang
disediakan oleh Pengurus Projek selepas proses penyerahan dibuat kepada pelanggan. Ini
merupakan satu alat komunikasi kepada pengurusan JKR untuk memaklumkan tentang
keberkesanan pengurusan projek dan apa yang telah dipelajari daripada pelaksanaan projek
tersebut.
• Project Title (Tajuk Projek)
 Menunjukkan nama pengurus projek yang dipertanggungjawabkan ke atas
projek berkenaan.
• Branch Director (Pengarah Cawangan)

 Menunjukkan nama pengarah bahagian yang bertindak sebagai pengurus
program bagi projek tersebut.
• Project Objectives (Objektif Projek)
 Menerangkan objektif-objektif yang perlu dicapai untuk projek tersebut.
• Project Completion Date (Tarikh Penyiapan Projek)
 Menunjukkan tarikh projek siap.
• Project Analysis (Analisis Projek)
 Menunjukkan senarai semak perkara-perkara yang telah dilaksanakan dalam
projek dan pada tarikh bila.
• Financial Analysis (Analisis Kewangan)
 Menunjukkan anggaran kos projek asal, sebarang semakan kewangan dan kos
projek akhir.
• Comment on Financial Outcome (Ulasan Terhadap Hasil Kewangan)
 Menerangkan ulasan pelaksanaan projek dari segi hasil kewangan dan faedah
yang dicapai.
• Functional Review (Semakan Fungsi)
 Menerangkan apa yang telah dicapai daripada pelaksanaan projek mengikut:
o Scope and Variations (Skop dan Perubahan);
o Schedule – Development and Achievement (Jadual – Pembangunan dan
Pencapaian);
o Budget and Cost Management (Bajet dan Pengurusan Kos);
o Quality Aims and Achievements (Sasaran dan Pencapaian Kualiti);
o Risk Containment (Sekatan Risiko);
o Resources – skills, availability and training (Sumber – kemahiran,
ketersediaan dan latihan;
o Communications – processes and effectiveness (Komunikasi – proses
dan keberkesanan);
o Procurement/Contracts (Perolehan/Kontrak);
o Integration – Client, Service, JKR (Integrasi – Pelanggan, Perkhidmatan,
JKR).
• Lesson Learned (Pengajaran Dipelolehi)
 Menerangkan pengajaran yang diperolehi daripada amalan pengurusan projek
dan pelaksanaan projek tersebut.
• Recommendations (Cadangan)
 Menerangkan cadangan bagi menambahbaik amalan pengurusan projek dan
pelaksanaan projek pada masa akan datang.
• Immediate Action Required (Tindakan Segera yang Diperlukan)

 Menerangkan tindakan segera yang perlu diambil bagi memastikan tiada
masalah timbul semasa tempoh liabiliti kecacatan atau pelaksanaan projek lain
pada masa akan datang.
• Prepared (Disediakan)
 Menunjukkan nama pengurus projek berserta tandatangan dan tarikh laporan
disiapkan.

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Garis Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan Projek Panduan Penyediaan Pelan Pengurusan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN

PELAN PENGURUSAN PROJEK

JABATAN KERJA RAYA

Cawangan Pengurusan Projek Kompleks

Versi Tarikh Penulis Keterangan Seksyen

Perubahan pada Keluaran ini

No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan

No Seksyen Seksyen Ringkasan Perubahan

LAMPIRAN 1 DEFINISI SKOP

DAFTAR KATA ISTILAH DAN AKRONIM

Bajet Anggaran yang diluluskan untuk projek atau sebarang komponen

JKR Jabatan Kerja Raya (Public Works Department)

1.1. Latar Belakang

• Jadual Dokumentasi Projek (Project Documentation Schedule);

2.1. Pengurusan Skop

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

 Memberi maklumat tentang sebarang kajian kemungkinan/kebolehlaksanaan

• RELATED PROJECTS (PROJEK BERKAITAN)

 Program Manager (Pengurus Program)

Templat untuk dokumen ini adalah seperti di LAMPIRAN 1.

2.2. Pengurusan Kos

Kandungan dokumen adalah seperti berikut:

• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

• REVIEWED BY (DISEMAK OLEH)

2.3. Pengurusan Masa

• Resource Allocated (Sumber Diperuntukkan)

2.4. Pengurusan Kualiti

• DATE OF PREPARATION (TARIKH PENYEDIAAN)

2.5. Pengurusan Risiko

Panduan Fasilitasi/Pemudahcaraan Pengurusan Risiko atau Risk Management Facilitation

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• Impact Rating (Kadaran Impak)

 Pengisian ruang ini dibuat setelah analisis risiko dijalankan.

2.6. Pengurusan Komunikasi

Gambarajah Jaringan Komunikasi (Communication Network Diagram) menunjukkan

Pengurusan Stakeholder (Stakeholder Management) merupakan satu alat komunikasi bagi

2.7. Pengurusan Sumber Manusia

Kandungan dokumen ini adalah seperti berikut:

• JKR Organisation (Organisasi JKR)

2.8. Pengurusan Perolehan

• PREPARED BY (DISEDIAKAN OLEH)

2.9. Pengurusan Integrasi

2.10. Pengurusan Pekerjaan, Kesihatan dan Keselamatan

Kandungan senarai semak ini adalah seperti berikut:

• OHS Item (Butiran OHS)

3. PELAN PENGURUSAN PROJEK (PMP)

• Project Director (Pengarah Projek)

 Maklumat ini boleh diperolehi daripada dokumen Lembaran Belanjawan dan

4. LAPORAN STATUS PROJEK

Kandungan laporan adalah seperti berikut:

• Completion Targets (Sasaran Siap)

• Immediate Outstanding Issues (Isu Perlu Selesai Segera)

5. LAPORAN PENYIAPAN PROJEK

• Branch Director (Pengarah Cawangan)

• Immediate Action Required (Tindakan Segera yang Diperlukan)

You might also like