SPMAT 

MANUAL USER 
THE FIRST STEP FOR USE SPMAT AFTER THE ARRIVAL OF THE MATERIALS IS  LOAD 
IN THE SYSTEM THE PACKING LIST RECEIVED. 

FIRST STEP CHOOSE PROJECT AND CLICK OK 

 
 

 
 A. RECEIVED MATERIALS 
IN THIS PROJECT WILL USE TWO METHOD FOR LOAD THE MATERIALS : 

1.) LOAD BY PO NUMBER  

WHEN ENTER CHOOSE “SITE”, “FIELD MATERIAL CONTROL”, “WAREHOUSE 
MANAGEMENT”, “ RECEIVING”,  “PREPARE MRR BY PO”. (RED ARROW) 

 
IN THE SECOND STEP YOU WILL FIND THE WINDOW WHERE MUST INSERT THE 
INFORMATIONS FOR  MATERIALS LOADING.

 
 IN THIS WINDOW FOR INSERT THE INFORMATIONS YOU MUST LAUNCH THE 
QUERY WITH THE BOTTON CANCEL QUERY SEE THE PIC IN ABOVE (RED 
ARROW). 
 FILL THE MANDATORY INFORMATIONS: MRR DATE, ORDER NUMBER (PO 
NUMBER), WAREHOUSE , LOCATION , AND STATUS. REMEMBER THAT THE 
LAST 3 INFORMATION ARE ALREADY PRE SETTED YOU MUST ONLY FILL IT, 
CLICK WITH THE MOUSE IN THE GREEN BOX AND PUSH F9 FOR INSERT THE 
INFORMATIONS. 
 AFTER YOU HAVE FILLED THE INFORMATIONS GO UP OF THE WINDOW AND 
SAVE THE SCREEN  SEE THE SCREEN BELOW (ORANGE ARROW)

 
 AFTER THIS ACTION YOU CAN FIND IN YOUR WINDOW THE OPTION 
AVAILABLE “POPULATE ORDER”, CLICK, AND THE PACKING LIST RECEIVED 
WILL BE AVAILABLE IN YOUR SCREEN. CONFIRM THE Information 
(QUANTITY,ETC) AND CLICK “POST” FOR SAVE THE INFORMATION IN THE 
SYSTEM. THE MATERIALS NOW ARE AVAILABLE AND READY FOR ISSUE TO 
CONSTRUCTION.(BLUE ARROW) 

2.) THE SECOND WAY OF LOADING MATERIALS IS MRR BY DIRECT RECEIVED  

THIS METHOD PERMIT TO LOAD THE MATERIALS TROUGH A SPECIAL FILE IN 
EXCEL ALL THE INFORMATION OF THE PACKING LIST RECEIVED. 

WE USE THIS WAY WHEN THERE IS DISCREPANCY BETWEEN PACKING LIST AND 
THE PO OF REFERENCE (EQUIPMENT, STEEL STRUCTURE, ETC). 
IN THIS CASE WE MUST COPY THE INFORMATIONS OF THE MATERIALS RECEIVED 
IN THIS FILE IN THE PROPER WAY AND THE INFORMATIONS DETAILED WILL BE 
AVAILABLE INTO THE SYSTEM. 

 FROM FIGURE BELOW CHOOSE OPTION “PREPARE MRR BY DIRECT 
RECEIVE” (RED ARROW) 

 
 FILL THE MANDATORY INFORMATIONS SAME WAY WITH THE PREVIOUS 
PROCEDURE 
 AFTER THAT CLICK THE BOX “IMPORT” (RED ARROW)

 
 CLICK IN IMPORT EXCEL FILE AND LOAD THE FILE ALREADY PREPARED (RED 
ARROW) 

 
 AFTER LOADING THE FILE CLICK IN SUBMIT QUERY THE SYSTEM WILL 
INFORM YOU THAT THE PROCEDURE IS OK (RED ARROW) 

 
AFTER THAT BELOW WINDOW WILL BE APPEAR IF IMPORT SUCCESS 

 
 CLOSE THE WINDOW RETURN TO THE SYSTEM AND CLICK  IN THE FORM DO 
YOU WANT TO CONTINUE (RED ARROW) 

 
  IF THE INFORMATIONS CORRECTLY LOADED THE MATERIALS WILL APPEAR 
IN THE SYSTEM AND JUST PUT THE QUANTITY AND CLICK “POST” THE MRR 
AS PER PREVIOUS STEP.  
 
B. ISSUING MATERIALS (MIR) 
CHOOSE “SITE”, “FIELD MATERIAL CONTROL”, “WAREHOUSE MANAGEMENT”, “ 
ISSUING”,  “MIR BY DIRECT ISSUED”.  

 ON BELOW PICTURE THE WINDOW WILL BE THE SAME OF THE  
PREPARATION OF MRR, FIRST WE MUST CLICK CANCEL QUERY (RED 
ARROW) 
  FILL IN THE MANDATORY BOX (DATE, ETC) THEN CLICK “SAVE” (GREEN 
ARROW)  AND  CLICK ONE TIME WITH THE MOUSE IN THE BOX ABOVE 
CALLED IDENT CODE THE CELL WILL APPEAR IN GREEN FOR INSERT THE 
INFORMATION (PURPLE ARROW).  CLICK THE OPTION “LIST OF VALUE” AS 
 PER EXAMPLE BELOW (BLUE ARROW)

 
 

 AFTER CLICK  THE “LIST OF VALUE” YOU WILL FIND  THE WINDOW  BELOW  
 

 
  CLICK IN THE BOX CALLED ENTER QUERY (RED ARROW) FOR CHOOSE 
QUICKLY THE MATERIAL REQUIRED FOR THE ISSUE 
WHEN APPEAR THIS WINDOW THERE IS AN TRICK FOR FIND QUICKLY THE MATERIAL WE ARE 
LOOKING FOR. WHEN WE PREPARED THE MRR IN THE BOX CALLED HEAT NUMBER WE MUST 
INSERT THE NUMBER OF THE PO AND THE POSITION OF REFERENCE BECAUSE THIS 
INFORMATION ARE NOT PRESENT INSIDE THE SYSTEM. INSERT THIS INFORMATION ON 
LOADING IS ESSENTIAL FOR FIND THE MATERIAL QUICKLY  

 CLICK THE MOUSE CELL OF “HEAT NUMBER” (GREEN ARROW) AND PUSH 
THE BUTTON “LIST OF VALUE” (BLUE ARROW) FOR MAKE A SEARCH THE PO 
NUMBER AS PER SLIDE BELOW  
 

 
 

 
  FIND AND CHOOSE THE PO THAT REQUIRED AND CLICK IN “RUN QUERY” AS 
PER FIGURE BELOW (RED ARROW) 

 
 FLAG THE POSITIONS REQUIRED FOR ISSUING (RED ARROW) AND CLICK THE 
BUTTON “FILL IN” (GREEN ARROW) THE MATERIAL CHOSEN WILL BE 
PRESENT IN THE FIRST  WINDOW AS  FIGURE BELOW AND READY TO BE 
ISSUED  

 
  
 INSERT THE QUANTITY REQUIRED (BLUE ARROW) FOR ISSUING AND CLICK 
“POST” BUTTON  FOR RELEASE THE MIR (RED ARROW) 

 
 
 C. TRANSFER MATERIAL (MTR) 
THE NEXT IMPORTANT STEP FOR THE MATERIALS MANAGEMENT SYSTEM 
ESPECIALLY IN THIS PROJECT IS THE TRANSFER OF THE MATERIALS. 

SPMAT ALLOW  TO MOVE THE QUANTITY FROM ONE SITE AN WAREHOUSE TO 
OTHER ONE THE OPERATOR WILL BE ABLE TO MAKE MOVENT AND ISSUE OF THE 
MATERIAL ONLY IN THE WAREHOUSE ASSIGNED THE TRANSFER OF THE 
MATERIALS IS AVAILABLE IN THE SECTION  INVENTORY MANAGEMENT  MATERIAL 
TRANSFER SEE THE SLIDE BELOW TRANSFER SEE THE FIGURE BELOW 

 
 THE PROCEDURE FOR MAKING THE MATERIAL TRANSFER IS THE SAME OF 
THE OTHER ONES ALREADY EXPLAINED WE MUST FILL IN THE MANDATORY 
FIELDS (PURPLE ARROW) AND SAVE THE INFORMATION (GREEN ARROW)   
SUBSEQUENTLY  WE MUST CLICK IN THE FIRST CELL BELOW (RED ARROW)  
AND LAUNCH THE QUERY “LIST OF VALUE” (BLUE ARROW)  AS PER FIGURE 
 BELOW

 
 
 THE NEXT WINDOW THAT Appears IN THE SYSTEM WILL BE THE SAME LIKE 
THE PREPARATION OF THE MIR (ISSUING), THE PROCEDURE IS COMPLETELY 
THE SAME FOR PREPARE THE TRANSFER OF THE MATERIAL SEE THE FIGURE 
BELOW 

 
  AFTER HAVE CHOSEN THE MATERIAL AND PUSHED THE BUTTON  FILL IN 
THE SYSTEM THE INFORMATION WILL BE MOVED TO THE PREVIOUS 
WINDOW WHERE YOU MUST CHOOSE THE QUANTITY AND THE  SITE AND 
WAREHOUSE OF DESTINATION OF THE MATERIAL TO BE MOVE SEE THE 
FIGURE BELOW 
 CONFIRM THE TRANSFER THROUGH THE “POST” IN THE SYSTEM (BLUE 
ARROW) 

 
 

 THE QUANTITY WILL BE MOVED AUTOMATICALLY IN THE WAREHOUSE AND 
SITE PREVIOUSLY CHOSEN. 

ANOTHER  IMPORTANT  FUNCTION  NECESSARY  FOR  MATERIAL  MANAGEMENT 

SYSTEM  IS  THE  INVENTORY  BALANCE  THIS  OPTION  IS  AVAILABLE  IN  THE  SAME 
PLACE  OF  THE  MATERIAL  TRANSFER,  SPMAT  ALLOWS  TO  CHECK  ALL  THE 
MATERIALS RECEIVED TROUGH DIFFERENT METHODS OF SEARCHING. I SUGGEST 
THE USERS TO USE THE INVENTORY BY HEAT NUMBER. THIS INFORMATION MUST  
BE  INSERTED  WHEN  WE  PREPARE    THE  MRR  WITH  THE  PO  AND  SUB  POSITION 
NUMBER  INSERTED  IN  THE  HEAT  NUMBER  CELL  THE  QUANTITY  WILL  BE  EASILY 
AND  QUICKLY  SEARCHED  THROUGH  THIS  OPTION  OF  SEARCHING  JUST  CLICK  IN 
THE  FIRST  CELL  AND  LAUNCH  THE  LIST  OF  VALUE,  INSERT    MANUALLY  THE 
NUMBER  OF  PO  SEARCHED  AND  THE  SYSTEM  WILL  GIVE  AUTOMATICALLY  ALL 
THE QUANTITY RECEIVED FOR THE PO CHOSEN. SEE THE SLIDE BELOW 

 
 
  
THE LAST STEP OF THIS MANUAL ARE THE REPORT, ALL OF THESE ARE PRODUCED 
AND PRINTED THROUGH THE STARGATE  

IN THIS SAIPEM PORTAL IT'S CAN DOWNLOAD ALL KIND OF REPORTS NEEDED, 
MRR,INVENTORY, TRANSFER REPORT AND MIR .