EVENT REPORT

Business:
Leader: Jos Hijkoop Location: Oldenzaal
TEAM: Facilitator: Bert Sombroek
Members: Charles Cornelissen No.
Kind of Event: Tonny Benneker Thea Venterink Jeroen Bos Start date:28-08-08
VSM/Makigami Eric Weenink Martin Muller End date:29-08-08
Frank Veltkamp Jos Rikhof Dept:Overall
Current Situation:
There is much waste in the internal workflow for creating-changing a quality process

Goal:
Create an Standard workflow for creating-changing a quality process

Metrics Old New Savings Team Picture

Transfers 15 8 7
Forms/Screens 12 7 5
Total time 52 days 23 min 12 days 22 min 40 days 1 min
Process time 35 hr 5 hr 2 min 29 hr 58 min
Value Add time 20 min 55 sec 56 min 25 sec

Main Actions / Activities Accomplishments

See action plans

Current state

Insert Pictures/Graphs Insert Pictures/Graphs

Future state Action plans

Insert Pictures/Graphs Insert Pictures/Graphs

Future opportunities / Event Identification

1
2
3

Event Completion: Audited 90 days after event:

Leader signature Leader signature
 Makigami Process Map: Standaard procedure proces
CURRENT STATE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 Totals Total Hours
concept concept proc concept proc ontvangen saven op printen Aanvrager corrigeren saven mailen handtekening implementatie
procedure opslaan op afd mailen gecorr. afd. Schijf overleg met aanvrager
Aanvrager/ aanbieder maken schijf Aanvraag gelinkte
afdelingen

aanvraag registratie nr overhandige opslaan concept beoordelen handmatig concept handmatig vergelijken document overleg ontvangen beoordelen saven uitprinten handtekenin procedure hardcopy PDF- bekend
aanmaken n concept concept op uitprinten concept corrigeren overleg corrigeren met met procedure gen scoren inscannen opslaan bestand maken
procedure Q-schijf aanverwante opmerkingen opslaan binnen
QA Centraal procedures terug mailen organisatie/ 15 # transitions
betrokkenen
Action

overleg
Uitvoerende
concept handtekening
QA Manager overleg QA-man.
implementatie*
Trainer
overleg handtekening
Afdelingshoofd afd hoofd
Paper/screen

Excel-file word-/ excel mail + mail + mail + procedure

Data/ Information e-mail
QMS file
word-/ excel file
attachment
Q-schijf Hardcopy Q-schijf
attachmnt
afd. Schijf Hardcopy afd. Schijf
attachmnt
Q-schijf
origineel 12 # forms/ screens

hardcopy, 1
PDF , points lesson,
QMS-schijf e-mail training

Total time 4 uur 2 weken 1 min 5 min 1 wk 1 min 1 min 1 wk 1 dag 1 dag 1 dag 1 dag 5 min 4 uur 1 min 1 min 2 wk 1 wk 1 min 4 uur 2 dagen 1 min 1 min 1 dag 4 uur 5 min 2 dagen 1 week 52 days, 23 min Total time
Total Activity 35 hr Total activity
Time

2 min 5 uur 1min 5 min 1 min 1min 1 min 10 uur 2 uur 4 uur 1 uur 2 uur 5 min 1 min 1min 1min 6 uur 2 wk 1 min 1 min 1 uur 1 min 1 min 1 uur 5 min 5 min 10 min 1 uur

Value Adding 10 sec 15 min 1 sec 1 sec 10 sec 9 sec 10 sec 10 sec 2 sec 2 sec 5 min 20 min 53 sec Total value add
Non value 0 #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE! #VALUE!

procedure
op mensen niet/
mensen niet niet opslaan verschillende aanverwante onvold verbeteren transport/
MUDA/ bekend met procedures
qms slecht te
gehouden
aan std.
concept op
meerdere
lokaties document
projectschijf- format
procedures
niet
bekend met
std opzet
Qa-manager boom-
niet altijd structuur;
waarom niet aanpassen
direct en weer
DLT na
'opmerkinge slecht
motion: overal
langs voor geen electr.
hardcopy
afgetekend
gebaseerd
op kennis te persoons-
opportunities systeem vinden Proc layout plekken pdf - s-schijf illegaal meegenomen procedure beschikbaar links overleg terug - loop n' kan tot overleg veel werk handtekening Handtekening wachten bewaren? CC, matrix afhankelijk

geen
handtekening; waarom
na aanvraag handtek afd.
registratienr accoord via waarom Manager;
aan het plaats op schijf systeem mail / handtekening voorheen al
einde willekeurig complex electronisch qa-manager? OK Sox geen verificatie

procedure
zoeken naar ingevoerd;
beschikbaar kost mensen nog
nummer schijfruimte niet aanwezig niet getraind

registratie nr er wordt niet

automatisch volgens
gegen. Door procedure
aanvrager blijft vaak staan gewerkt
traag netwerk

Vallue add activity

Non value add activity
 Makigami Process Map: Standaard procedure proces
FUTURE STATE
1 2 3 4 5 6 7

Aanvrager/ meeting opstellen

aanbieder concept concept mail concept def. procedure vrijgave
opzet maken saven versturen ontwerp Procedure saven procedure

QA Centraal
meeting

Uitvoerende
Action

meeting

QA Manager
vrijgave
procedure

Afdelingshoofd
vrijgave
meeting procedure
Paper/screen

Data /
Information
Carrier
mail +
concept + origineel
procedure afd schijf agenda procedure
Total time 4 uur 1 min 5 min 1 week 4 uur 1 min 2 uur
Total Activity
Time

1 min 1 min 5 min 1,5 uur 1 uur 1 min 5 min

Value Adding 15 min 1 sec 60 sec 20 min 15 min 1 sec 9 sec
Non value
MUDA/ regelgeving
opportunities (SOX)
 8 9 10 11 Totals Total Hours Former situation

implementatie

procedure 8 # transitions 15
hardcopy vrijgave informeren
opslaan netwerk organisatie

7 # forms/ screens 12
hardcopy, 1
points
lessons,
hardcopy mail training
4 uur 5 min 10 min 1 week 12 days 22 min Total time 52 days, 23 min
5 min 5 min 10 min 1 uur 5 hr 2 min Total activity 35 hr
10 sec 2 sec 2 sec 5 min 56 min 25 sec Total value add 20 min 53 sec

regelgeving
(SOX)
 Improvement
Saving %

Improvement %
40 days, 1 minute
29 hr, 58 min