SLIDE 2:

HÀM VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

CƠ BẢN, NÂNG CAO
 PHẦN 1
KHÁI NIỆM - ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN
 NỘI DUNG

• Khái niệm bảng tính

• Định dạng bảng tính

• Một số tính năng quan trọng

• Địa chỉ tuyệt đối, tương đối, hàm SUM,

MIN, MAX, AVERAGE, RANK
 KHÁI NIỆM
 Bảng tính giúp thực hiện việc tính toán trên số liệu. Sai
sót tính toán có thể được sửa chữa dễ dàng thông qua
việc thay đổi các công thức tính toán, không phải tính lại
từ đầu như với máy tính.

 Excel được gọi là ứng dụng bảng

tính, được trình bày dữ liệu dưới dạng

bảng. Bảng này cho phép nhập số,

thực hiện tính toán, sinh biểu đồ

tương ứng với số liệu.

 BẢNG TÍNH
 Bảng là một trong những cách thức lưu trữ/mô tả thông
tin: Không bị lặp lại, Dễ theo dõi, Dễ tính toán.
 Bảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý
thông tin, được trình bày dưới dạng bảng.
 Chức năng chính:
• Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng.
• Tính toán tự động dựa trên công thức do người dùng nhập vào.
• Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ.
• Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu.
• Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
 ỨNG DỤNG BẢNG TÍNH
 Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:
• Các công việc văn phòng, hành chính.

• Các công việc kế toán.

• Công việc quản lý.

• Công việc phân tích và thiết kế.

Giỏi excel là lợi thế

lớn trong công việc
văn phòng, kinh
doanh.
 PHẦN MỀM BẢNG TÍNH
 Microsoft Excel

 Apple iWorks – Apple Numbers

 Open Office – Calc: phần mềm miễn phí

 Google docs: phần mềm trực tuyến

 …
 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
 Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí
trong menu Home. Khi soạn thảo, tính toán trên Excel,
mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút
lệnh phù hợp. Về cơ bản là giống Word.
 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
 Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên ribbon
không có nút lệnh, thì bạn truy cập vào hộp thoại
Format Cells: Chọn Home > nhóm Cells > Format >
Format Cells…
 KIỂU DỮ LIỆU TRONG Ô
 Hằng số là các giá trị cố định, không thay đổi.

 Biểu thức:
• Hằng số

• Địa chỉ của một ô

• Các phép tính cơ bản: +, -, x, :

• Các phép so sánh: >, <, =

• Hàm số: MIN, MAX, SUM,…

• Các biểu thức điều kiện

Ví dụ: IF(SUM(A1:A6) > 100, “Nhiều hơn 100%", SUM(A1:A6))

 SAO CHÉP, DI CHUYỂN
 Có thể sao chép hay di chuyển một ô hoặc một vùng ô.

Sao
chép
 SAO CHÉP CÔNG THỨC
 Nhiều trường hợp cần sao chép dữ liệu từ một ô công
thức, tuy nhiên lại nhận được giá trị sai.

 Sở dĩ kết quả trên bằng 0 là do thao tác sao chép đã

thực hiện sao chép công thức từ ô D15 sang ô E15, kết
quả áp dụng công thức cho ô E15 bằng 0.
 Nếu chỉ muốn sao chép giá trị, hãy chọn chế độ dán đặc
biệt.
 CHẾ ĐỘ DÁN ĐẶC BIỆT
 Nhấn phải chuột vào ô cần dán, chọn Paste Special.

 Và chọn mục Values để chèn giá trị.

 SAO CHÉP/DI CHUYỂN
 Sao chép/Di chuyển dữ liệu giữa worksheet này sang
worksheet khác cũng giống như trên cùng một
worksheet.

 Có thể sao chép/di chuyển

worksheet trong cùng tài liệu
hoặc giữa các tài liệu khác
nhau.
 ẨN HÀNG/CỘT
 Trong một số trường hợp
có thể cần ẩn hàng hay cột
(ví dụ để phục vụ in ấn,
hoặc tạm ẩn).
 Để ẩn, chọn (nhóm) hàng
hoặc cột, nhấn phải chuột,
chọn Hide.
 Muốn hiện các hàng/cột
ẩn, chọn nhóm hàng/cột
chứa cả hàng/cột ẩn đó,
nhấn phải chuột và chọn
Unhide.
 THÊM/XÓA HÀNG HOẶC CỘT

 Thêm hàng, cột vào trang tính: để thêm hàng (cột) vào
bảng tính, nhấn chuột phải vào hàng (cột) và chọn Insert.

 Xóa bớt hàng, cột: chọn hàng (cột) cần xóa, nhấn chuột
phải và chọn Delete.
 TÁCH/HỢP CÁC Ô
 Hợp các ô thành một ô: chọn các ô liên tiếp, nhấn vào
biểu tượng Merge & Center trên tab Home.

 Tách ô đã hợp thành nhiều ô: chọn ô đã hợp, nhấn

vào biểu tượng Merge & Center trên tab Home.
 ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN

 Excel cho phép người dùng áp dụng các định dạng dựa
trên điều kiện cho giá trị tại ô.
 MỘT SỐ TÍNH NĂNG
 Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng
tiêu đề là tính năng hay được dùng. Để chia cửa sổ
bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vị trí cần chia trên bảng
tính, sau đó chọn View > Window > Split.

 Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa
hoặc nhấn chuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang.
 CHIA KHUNG LÀM NHIỀU PHẦN

Chia
khung
thành
nhiều
phần
 CỐ ĐỊNH TIÊU ĐỀ
 Để cố định tiêu đề, bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần
cố định, sau đó chọn View > Window > Freeze Panes >
chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn:
• Freeze Panes: cố định hàng phía trên và cột bên trái ô hiện
hành.

• Freeze Top Row: cố định hàng đầu tiên đang nhìn thấy của
danh sách.

• Freeze First Column: cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của
danh sách.
 CỐ ĐỊNH TIÊU ĐỀ

Cố định
tiêu đề
trên và
trái.
 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
 Công cụ Tìm kiếm và thay thế của Excel hoạt động gần
giống với Word, ngoại trừ đặc điểm tìm kiếm thay thế
trên cột hoặc vùng.
 Chọn vùng hoặc cột cần tìm kiếm thay thế, rồi mở cửa
sổ tìm kiếm thay thế (phím tắt Tìm kiếm Ctrl+F, phím tắt
Thay thế Ctrl+H).
 ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI

 Có 4 loại địa chỉ ô mà bạn phải ghi nhớ:

• Dùng phím F4 để thay đổi giữa các loại địa chỉ.

 Địa chỉ tương đối:

• Là địa chỉ thông thường mà bạn hay thấy, địa chỉ này sẽ thay đổi
cả cột cả dòng khi sao chép công thức (phần này sẽ giới thiệu
về sau).

• Ký hiệu địa chỉ tương đối là: tencottendong (Ví dụ: C3)
 ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI
 Địa chỉ tuyệt đối:
• Là địa chỉ mà cả cột và dòng đều không thay đổi khi sao chép
công thức.
• Ký hiệu của địa chỉ này là:$tencot$tendong (ví dụ: $C$3 là địa
chỉ tuyệt đối cả cột C và dòng 3)
 Địa chỉ tuyệt đối dòng:
• Là địa chỉ có dòng không thay đổi nhưng cột thay đổi.
• Ký hiệu của địa chỉ tuyệt đối dòng là:tencot$tendong (ví dụ: C$3
là địa chỉ tuyệt đối dòng 3)
 Địa chỉ tuyệt đối cột:
• là địa chỉ có cột không thay đổi nhưng dòng thay đổi.
• Ký hiệu của địa chỉ tuyệt đối cột là:$tencottendong (ví dụ: $C3 là
địa chỉ tuyệt đối cột C)
 HÀM SUM
 Công dụng:
 Sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Tiết kiệm thời
gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường.
 Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
 Trong đó: Number 1, number 2, … là các số tính tổng.
 Ví dụ: =SUM (2, 3, 4) có giá trị bằng 9.
 Chú ý:
• Muốn tính tổng của các số từ A3 đến E3 ta có thể sử dụng hàm:
=SUM(A3:E3)
• Có thể sử dụng tính năng tính tổng tự
động của Excel:
– Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng
– Dùng chuột click vào AutoSum trên thẻ Home
 HÀM AVERAGE
 Công dụng: Tính giá trị trung bình của các số đã chọn.
 Cú pháp:
=AVERAGE(Number1, Number2…)
 Trong đó: Number 1, number 2, … là các số tính trung
bình.
 Ví dụ: =AVERAGE (2, 3, 4) có giá trị bằng 3.
 Chú ý: Muốn tính trung bình của các số nằm trong dãy từ
A1 đến G1 ta có thể sử dụng hàm: =AVERAGE(A1:G1)
 HÀM MIN, MAX
 Công dụng: Lọc ra số nhỏ nhất hoặc là số lớn nhất.
 Cú pháp:
=MIN(Number1, Number2…)
=MAX(Number1, Number2…)
 Trong đó: Number 1, number 2, là tìm số lớn nhất, nhỏ nhất.
 Ví dụ: =MIN (2, 3, 4) có giá trị bằng 2.
=MAX (2, 3, 4) có giá trị bằng 4.
 Chú ý: Muốn tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các số từ A1 đến G1
ta có thể sử dụng hàm:
=MIN(A1:G1)
=MAX(A1:G1)
 HÀM RANK
 Công dụng: Tìm thứ hạng của một giá trị trong một vùng.
 Cú pháp: =RANK(number, ref, [order])
 Trong đó:
• Number: số cần xếp hạng trong danh sách
• Ref: danh sách các số
• Order: thứ tự xếp hạng. Gồm 2 cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần
(số 0 = mặc định nếu không nhập) hay thứ tự giảm dần (số 1)
 Ví dụ:
Xếp hạng theo thứ tự tăng dần Xếp hạng theo thứ tự giảm dần
 TỔNG KẾT PHẦN 1

 Bảng tính giúp khả năng lưu trữ và tính toán số liệu dễ
dàng và khoa học.

 Tài liệu bảng tính được gọi là workbook, gồm nhiều

worksheet. Mỗi worksheet là lưới tổ chức dạng bảng
gồm nhiều ô.

 Ô có thể chứa dữ liệu hoặc công thức.

 Dùng chức năng Split và Free Pane để giúp việc quan

sát bảng tính lớn dễ dàng hơn.
 PHẦN 2
HÀM VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
NÂNG CAO
 NỘI DUNG

• Sử dụng hàm if và các hàm về chuỗi ký

tự: Left, right, mid.

• Sử dụng hàm IF kết hợp and, or

• Sắp xếp và lọc dữ liệu, Data Validation

 Hàm IF
• Công dụng: Trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng
và giá trị khác nếu điều kiện là sai.
• Cú pháp:
=IF(Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2) .
• Nếu đúng với điều kiện thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1,
còn nếu sai thì sẽ trả về là Giá trị 2.
• Ví dụ: =IF(D6=120;”CÓ”,”KHÔNG”)
 HÀM LEFT, RIGHT, MID
• Công dụng:
– Hàm LEFT: Lọc giá trị bên trái của chuỗi.
– Hàm RIGHT: Lọc giá trị bên phải của chuỗi.
– Hàm MID: Lọc giá trị vị trí bất kỳ của chuỗi.
• Cú pháp: =LEFT(Text,N)
=RIGHT(Text,N)
=MID(Text, Start_num,
num_chars)
.
 HÀM AND, OR
• Công dụng:
– Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được
thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai.
– Hàm OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa
mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được
đáp ứng.
• Cú pháp: =IF(AND(điều kiện),"giá trị đúng","giá trị sai)
=IF(OR(điều kiện),"giá trị đúng","giá trị sai)
 HÀM IF KẾT HỢP VỚI
HÀM LEFT, RIGHT, MID
 Công dụng: Lọc ra số nhỏ nhất hoặc là số lớn nhất.
 Cú pháp: IF (LEFT(), giá trị 1, giá trị 2)
IF (RIGHT(), giá trị 1, giá trị 2)
IF (MID(), giá trị 1, giá trị 2)
• Ý nghĩa: Lồng các hàm xử lý chuỗi ký tự vào điều kiện của
hàm IF nếu như “điều kiện” đúng thì kết quả hàm trả về là
“giá trị 1”, ngược lại trả về “giá trị 2”.
 HÀM IF LỒNG HÀM IF
• Cú Pháp:

=IF(điều kiện, giá trị 1,IF (điều kiện, giá trị2,IF

(điều kiện, giá trị3,IF (điều kiện, giá trị 4,....))))

• Ý Nghĩa: Khi có nhiều giá trị cần trả về trong nhiều

trường hợp thì phải sử dụng các hàm if lồng nhau.

• Vídụ:

=IF(Tuổi<=10, ”Thiếu nhi”, IF(AND(Tuổi>10,

Tuổi<=18), ”Thiếu niên”,”Trưởngthành”))
 SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU
• Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và
thống kê dữ liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ
liệu hiệu quả và khoa học hơn.

• Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu
dựa trên các tiêu chí cho trước.
– Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột.

– Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà người dùng muốn
hiển thị.
 SẮP XẾP
• Hai loại sắp xếp:
– Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1
cột.
– Sắp xếp dựa trên dữ liệu của
nhiều cột theo thứ tự ưu tiên.

• Các bước sắp xếp:

– Lựa chọn vùng dữ liệu cần được
sắp xếp.
– Lựa chọn tiêu chí sắp xếp:
tăng/giảm/thứ tự ưu tiên
 LỌC DỮ LIỆU
• Là chức năng cho phép hiển thị một phần dữ liệu của
danh sách, mà không ảnh hưởng tới danh sách gốc.

• Chọn vùng dữ liệu cần lọc:

– Tại Home  Sort &Filter  Chọn Filter.
 LỌC DỮ LIỆU
• Nhấn vào mũi tên xuống ở ô tiêu đề để hiện ra danh
sách lọc.
 DATA VALIDATION
• Chức năng Validation cho phép người dùng:
– Tạo danh sách đầu vào cho trước.
– Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào.
– Hiển thị thông báo cho người nhập.
– Hiển thị thông báo lỗi.
– Quy định hành vi khi có lỗi.
• Hướng dẫn:
 TỔNG KẾT PHẦN 2

• Sử dụng hàm IF.

• Sử dụng hàm IF kết hợp AND, OR, Left,

Right, Mid.

• Sắp xếp và lọc dữ liệu.

• Sử dụng chức năng Data Validation.