Professional Documents
Culture Documents
Chuong5 - To Chuc Cong Tac Van Thu - Ban PDF
Chuong5 - To Chuc Cong Tac Van Thu - Ban PDF
1 2
1. Tổng quan về công tác văn thư Nội dung: đảm bảo tính chính xác
pháp lý tuyệt đối.
Cung cấp kịp thời Hiệu Ứng dụng CNTT và sử
đầy đủ thông tin quả Yêu Hình thức: đầy đủ các yếu tố thể thức
dụng máy móc thiết bị
hoạt cầu theo quy định của pháp luật.
hiện đại hóa các khâu
động của Quy trình kỹ thuật: từ soạn thảo,
của công tác văn thư
Truyền đạt,
phổ biến của công đánh máy, đăng ký, chuyển giao,
1
Nhiệm vụ của văn thư cơ quan 2. Qui trình giải quyết công tác văn thư
1. Nhận và vào sổ công văn
2. Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và
giải quyết công văn
3. Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
4. Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
5. Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký
công văn
6. Vào sổ và gửi công văn đi
7. Làm sổ ghi chép tài liệu
8. Làm các loại biên bản
9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
5 6
Giải quyết văn thư đến Nguyên tắc giải quyết văn thư đến
Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn
Khái niệm văn thư đến: Tất cả các loại văn bản, bao thư của cơ quan, tổ chức.
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và
văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời,
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ chính xác và thống nhất.
quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có
trách nhiệm mới được bóc và xử lý.
Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng kí, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.
7 8
2
Giải quyết văn thư đến Giải quyết văn thư đến
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Tiếp nhận Phân loại Đóng dấu Đăng kí
văn bản sơ bộ ,bóc Đến , ghi văn bản
đến bì văn bản số và đến
đến ngày Đến
9 10
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến 2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Phân loại:
Cán bộ văn thư của cơ quan tiếp nhận văn bản
Thư khẩn
đến.
Thư cá nhân, thư in dấu “mật”
Kiểm tra sơ bộ: số lượng, tình trạng bì, nơi
Thư hạng một (các loại thư, các bưu ảnh, bưu
nhận, dấu niêm phong (nếu có), thời gian ghi
kiện, hóa đơn, trái phiếu)
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “hỏa
Thư nội bộ
tốc”, hẹn giờ), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi trước
khi nhận và kí nhận (đối với văn bản mật). Thư hạng hai (báo, tạp chí)
Thư hạng ba (catologue, ấn phẩm)
Thư hạng bốn (gói/kiện hàng)
11 12
3
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến 3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
Dấu đến được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng giấy
trống
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến cho Dưới số, kí hiệu đối với văn bản có ghi tên loại
Dưới trích yếu nội dung với công văn
VB đến thuộc diện đăng kí tại văn thư
Dưới ngày tháng năm ban hành.
phải được đóng dấu đến, ghi số và ngày
đến .
Ghi ngày đến nhằm mục đích gì?
15 16
4
Bước 1 : Tiếp nhận đăng kí văn bản đến Bước 2: Trình và chuyển giao VB đến
Bằng sổ
Trình người đứng đầu tổ chức/Chánh Văn phòng (TP hành
Bằng máy vi tính Sổ đăng ký chính) xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết.
VB đến Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển”
trong dấu “Đến”.
17 18
19 20
5
Giải quyết văn thư đi Giải quyết văn thư đi
a. Khái niệm văn thư đi: b. Nguyên tắc giải quyết văn thư đi
Tất cả các loại VB, bao gồm VB quy phạm Mọi VB đi đều phải qua văn thư để đăng kí,
pháp luật , VB hành chính và VB chuyên đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.
ngành (kể cả bản sao VB, VB lưu chuyển nội Tất cả VB đi phải được kiểm tra về nội dung
bộ và VB mật do cơ quan, tổ chức phát hành. và hình thức trước khi gửi đi.
VB khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi VB được
ký.
21 22
Bước 5: Lưu
23
24
6
3. Quản lý văn bản mật
Nguyên tắc: 4. Quản lý con dấu
•Xác định đúng đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật “ trong các VB.
•Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận Dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định
chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật. giá trị pháp lý đối với các VB của các cơ quan tổ chức
•Chỉ được phổ biến VB mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách và các chức danh Nhà nước.
nhiệm thi hành.
4.1. Dấu của cơ Ý nghĩa của con dấu:
• Đối với VB tuyệt mật, tối mật chỉ có Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy
quyền bóc và quản lý. quan, tổ chức •Đảm bảo tính hợp pháp của VB
•Nhân viên văn thư nếu không được giao phụ trách VB mật thì chỉ vào sổ phần •Đảm bảo tính chân thực của VB
ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý VB
mật của cơ quan. •Biểu hiện quyền lực của Nhà nước
•Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu và của cơ quan trong VB
mật.
•Giúp chống giả mạo VB
•Tuyển chọn cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy định của Nhà nước,
thực hiện khen thưởng kỷ luật kịp thời. Những người làm công tác bảo mật phải Khái niệm này không bao gồm: Dấu tiêu
làm bản cam kết bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật. đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công
văn, dấu chữ ký 26
25
Hệ thống con dấu ở Việt Nam Hệ thống con dấu ở Việt Nam
1. Con dấu có hình Quốc huy: con dấu trên bề Các cơ quan, tổ chức được dùng con dấu có hình
mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ quốc huy:
nghĩa Việt Nam
1- Chủ tịch nước, VP chủ tịch nước.
2. Con dấu có hình biểu tượng: con dấu trên bề
mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ 2- Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc
chức đó được pháp luật công nhận hoặc được hội, Hội đồng dân tộc của Quốc hội, các Uỷ ban
quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
thành viên. 3- Toà án nhân dân các cấp và các toà án khác;
3. Con dấu không có hình biểu tượng: con dấu cơ quan thi hành án các cấp.
trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không
có hình ảnh tượng trưng 27 28
7
Hệ thống con dấu ở Việt Nam Hệ thống con dấu ở Việt Nam
Hình thức thể hiện của con dấu Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu của cơ quan, tổ chức chỉ được đóng vào VB do cơ quan, tổ
1. Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình chức ban hành.
thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng
chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung Đối với cơ quan NN không đóng dấu ngoài giờ hành chính.
thông tin trên bề mặt con dấu. Con dấu phải được giao cho người có trách nhiệm, có trình độ
chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm
2. Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi
nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có
3. Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước chữ ký của các cấp có thẩm quyền.
nhỏ hơn.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện
4. Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống
mang theo con dấu theo người.
như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng
niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng
31 mực dấu quy định. 32
8
Quản lý và sử dụng con dấu Quản lý và sử dụng con dấu
4.2. Dấu thể hiện mức độ khẩn, mật
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mẫu con dấu Tối Mật
Mẫu con dấu Mật Hình chữ nhật 30mm x 8mm
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do Hình chữ nhật 20mm x 8mm Mẫu con dấu Tuyệt Mật
Hình chữ nhật 40mm x 8mm
người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu
trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu
chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. 33 34
Mẫu con dấu Tài liệu thu hồi KHẨN THƯỢNG KHẨN
Hình chữ nhật 80mm x 15mm 30mm x 8mm 40mm x 8mm
Mẫu con dấu Chỉ người
có tên mới được bóc bì
Thông tư
33/2015/TT-BCA.
35 36
9
Quản lý và sử dụng con dấu L/O/G/O
Thank You!
37 Add Your Company Slogan
38
* Các văn bản pháp luật về công tác sử Tóm tắt chương 5
dụng và quản lý con dấu 1- Công tác văn thư trong Doanh nghiệp
có vai trò rất quan trọng trong hoạt
- Nghị định số 62/1993/NĐ-CP ngày động của Doanh nghiệp.
22/9/1993 của chính phủ 2 - Giải quyết công tác văn thư phải
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tuân thủ theo quy trình đã được xác
08/4/2004 của chính phủ về công tác văn định.
thư 3 - Con dấu của một đơn vị cần được
quản lý, sử dụng theo những quy định
của pháp luật.
39 40
10