HR.. DEPARTMENT REVISION
001 1ST April HR-012-
STATIONARY CONTROL
PROCEDURE
I- OBJECTIVE :
To provide guidelines and to formulate standard
policy/procedure to control the ordering & usage
of stationary at Factory.
II. POLICY
Each section has responsible to control & implement
this process.
III - PROCEDURE
Purpose of use:
- Stationery provide for Office with code: OF-section
code
- Stationery provide for production Code: PRO-
Section Code
A Responsibility of staff to control stationary of
each section
 Monthly, stock check and make a stationary order
with confirmed of Department Head and send to
HR for register.
 On the stationery Order must be confirmed of
Code of use as mentioned above.
 All stationary expenses will be charged to each
department/section the order.
 Stationery will be provided Two times per month
on first day of a month and 20. And each section
has to submit of stationery Order on 20 every
month to Receptionist.
B- Responsibility of Receptionist
 Monthly, stock check of general use items
only, update and propose all kinds of routine
stationeries (see attached list).
 Order stationary as per requested from each
of department & sign when delivery.
 Frequently check and update stationary price
with the supplier, sourcing the competitive
stationary suppliers & propose to
Administrative Manager.
 Provide a set of stationary ( see attached list)
to new staff & authorize the stationary return
when staff resign.
 Receptionist at sales has responsibility to
Page 1 of 2
DATE EFFECTIVE PROCEDURE No.
WRITTEN BY APPROVED BY
I- MỤC ĐÍCH :
Cung cấp các hướng dẫn và hình thành chính sách / thủ tục
để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm tại nhà
máy/Công ty.
II- CHÍNH SÁCH :
Các BP liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện
chính sách này .
III THỦ TỤC
Mục đích sử dụng:
- VPP sử dụng cho văn phòng – Mã số : OF-Mã bộ phận sử
dụng
- VPP sử dụng cho sản xuất – mã số : PRO-mã bộ phận sử
dụng
A - Nhiệm vụ nhân viên quản lý VPP của từng bộ phận
 Hàng tháng, kiểm tra tồn kho & gởi yêu cầu đặt mua
VPP có sự chấp thuận của các Trưởng bộ phận và
chuyển đến Nhân sự để đăng ký.
 Phiếu yêu cầu mua VPP phải được ghi rỏ mã số sử
dụng, theo qui định ở trên.
 Các khoản chi phí sẽ ghi vào tài khoản của bộ phận
gười yêu cầu đặt mua.
 VPP se được mua và cung cấp mổi tháng hai lần vào
ngày đầu hàng tháng và ngày 20. Các yêu cầu mua
VPP của các bộ phận phải gửi vào ngày 20 hàng tháng
cho NV tiếp tân.
B- Nhiệm vụ tiếp tân (NVTT)
 Hàng tháng, có trách nhiệm kiểm tra VPP tồn kho
phần sử dụng chung, cập nhật và lập đề nghị mua các
loại VPP thường sử dụng (danh sách đính kèm) .
 Có trách nhiệm đặt mua VPP theo yêu cầu của các bộ
phận và có ký nhận khi giao VPP cho các bộ phận .
 Thường xuyên kiểm tra và cập nhật giá các loại VPP
của nhà cung cấp, tìm các nhà cung cấp VPP có giá
cạnh tranh và đề nghị cho Trưởng Phòng Hành chánh
xem xét.
 NVTT có nhiệm vụ cung cấp 01 bộ VPP (danh sách
đính kèm) cho nhân viên mới & xác nhận việc hoàn trả
VPP của nhân viên khi nghỉ việc.
 NVTT phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý &
đặt mua VPP cho phòng kinh doanh.
 NVTT nhà máy chịu trách nhiệm quản lý & đặt mua
VPP cho nhà máy
 Hàng tháng NVTT chịu trách nhiệm lập báo cáo thống
1
 HR.. DEPARTMENT REVISION DATE EFFECTIVE PROCEDURE No.
001 1ST April HR-012-
STATIONARY CONTROL WRITTEN BY APPROVED BY
PROCEDURE

control & order stationary for sales office
 Receptionist at factory has responsibility to
control & order stationary for factory.
 Every monthly, receptionist have responsible
to prepare statistic report on stationery used
to HR. ( enclosed statistic report form)
C- Responsibility of staff
 Control their own set of stationery & return
to company when resign (depend on item) all
kinds of stationery (see attached list) only
provide one time.
 If loss or damage, please make a stationary
request with approval of Department Head to
the person who control stationary of
department.
D. Responsibility of Dept. Head/Section Leader
- Human Resources Dept.:
* General to observe and approved of PO.
- Dept. heads/Section Heads
* Control of efficiency use
* Confirmation on PO before send to
Receptionist .
kê tình hình sử dụng VPP cho BP Nhân sự. (theo mẫu
đính kèm)
C- Trách nhiệm của nhân viên
 Có trách nhiệm quản lý bộ VPP của mình đã được cấp
& hoàn trả lại khi nghỉ việc (tùy vào danh mục), các
loại VPP này. (xem danh sách VPP cấp phát 01 lần).
 Trường hợp bị thất thoát hoặc hư hỏng gởi yêu cầu có
sự chấp thuận của Trưởng bộ phận cho nhân viên quản
lý VPP của bộ phận mình để xin cấp bổ sung.
D. Trách nhiệm của Trưởng bộ phận/ Người phụ trách
- Bộ phận Nhân sự
* Giám sát tình hình sử dụng chung và ký duyệt PO
mua VPP
- Các trưởng BP:
* Kiểm tra tính hiệu quả của việc sử dụng VPP * Ký
xác nhận trên PO trước khi chuyển cho nhân viên Tiếp
tân.
IV - CHỨNG TỪ
- Danh sách các loại VPP
- Phiếu yêu cầu mua VPP

- Bảng báo cáo thống kê hàng tháng

IV - DOCUMENTATION
- Bảng qui định mã sử dụng của từng bộ phận.
- List of stationary

- Stationery Order form MÃ CHI PHÍ BỘ PHẬN

- Stationery Statistic Report sheet POC : Xưởng nhang
POA: Xưởng Hóa chất
- Section using Code WHS: Kho
PUR : Mua hàng- XNK
PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech)
EXPENSE SECTION CODE PHR: Nhân sự
POC : Coil Plant FIN: Kế tóan.
POA: Chemical PAD : Sử dụng chung cho giám đốc nhà máy.
WHS: Warehoues GEN: Sử dụng chung (Paper, Photocopy,…)
PUR : Purchasing
PLQ : QA(LAB, R&D, QMS, Tech)
PHR: Human Resources
FIN: Finance Dept.
PAD : Production Admin.
GEN: General use (Paper, Photocopy,…)

Page 2 of 2 2