Professional Documents
Culture Documents
Hành Chính Văn Phòng
Hành Chính Văn Phòng
Chương 1.
Câu 1. Bài tập tình huống:
Cơ sở Thuận Hoà là một cơ sở gia công dệt nhuộm tại Quận 11, TP HCM với
khoảng 40 nhân công. Cơ sở đặt ngay tại nhà ông Tâm, chủ cơ sở. Từ trước đến
nay, mọi việc kinh doanh, quản lý hoàn toàn do ông Tâm đảm nhận, các khâu kỹ
thuật thì có cậu Quốc con trai ông phụ giúp chủ yếu là do ông truyền nghề theo
kinh nghiệm cha truyền con nối. Khoảng 1 năm nay do mở rộng quan hệ, công việc
làm ăn phát triển nhanh, cơ sở mở thêm phân xưởng may, số công nhân đã lên đến
hơn 200 và đang dự định chuyển thành công ty TNHH. Tuy vẫn còn nhanh nhạy
trong việc kinh doanh, ông Tâm bắt đầu thấy cần phải giao việc điều hành cụ thể
cho con trai để mình rảnh tay chỉ vẽ cho công ty các phương hướng làm ăn lớn.
Ông cũng thực sự cảm thấy lúng túng trước một số việc phát sinh như: sổ sách hồ
sơ chưa đúng theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, khách hàng mới cũng như bạn
hàng lâu năm bắt đầu có lời phiền trách về một số đình trệ trong giao dịch, chuyện
quản lý số đông nhân công cũng lắm vấn đề.
Ông Tâm nói với cậu Quốc về ý định của mình, và câu trả lời ông nghe được là:
“Trước tiên, Ba phải cho con cái văn phòng.”
Theo bạn, vì sao Quốc yêu cầu như thế? Bạn có đồng ý không?
Quốc sẽ bắt đầu như thế nào để tổ chức công việc văn phòng?
Những điều gì Quốc cần quan tâm để đảm bảo hiệu quả công việc của văn phòng
(và cũng để chứng minh với ông Tâm là mình đúng khi đã đưa ra yêu cầu đó)?
Trả lời:
1.Theo em ,Quốc yêu cầu cần một văn phòng là hoàn toàn hợp lí.
Vì:
Cơ sở gia công dệt nhuộm của ông Tâm càng ngày càng mở rộng quan hệ, số công
nhân đã lên đến 200 và dự định sẽ chuyển thành công ty TNHH.
Thành lập văn phòng sẽ giúp ông Tâm và Quốc quản lí việc điều hành, công nhân,
và các mối quan hệ dễ dàng hơn.
Văn phòng sẽ có nơi lưu trữ hồ sơ ,sổ sách, các loại giấy tờ quan trọng liên quan
đến công ty.
Văn phòng sẽ có nơi tiếp khách giúp quan hệ với khách hàng tốt hơn. Hơn nữa
công nhân có khúc mắc gì cũng có thể trao đổi trực tiếp tại đây.
3. Những điều Quốc cần quan tâm để đảm bảo hiệu quả công việc của
văn phòng:
-Con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan
đến yếu tố con người. Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn
đến hiệu quả văn phòng.
- Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm:
máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất.
- Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Những nguyên tắc thủ tục này là
căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn
phòng.
- Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng
được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho
công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những
quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai
trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn
phòng trở nên hài hòa.
CHƯƠNG 2
Câu 2: Công ty bạn có yêu cầu cải tiến kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
của toàn bộ nhân viên để tạo hình ảnh tốt hơn đối với khách hàng. Giả
sử phải lập kế hoạch để làm việc này thì bạn hãy đề ra mục tiêu cho kế
hoạch.
- Các mục tiêu cho kế hoạch cải tiến kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của toàn bộ
nhân viên ( Mục tiêu SMART):
+) S - Specific (Cụ thể): Trong vòng 1 tháng từ khi đưa ra mục tiêu toàn bộ nhân
viên phải cải thiện được kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của mình.
+) M - Measurable (Có thể đo lường): Mỗi ngày công ty sẽ dành ra 1 tiếng để hỗ
trợ cho nhân viên về những kỹ năng giao tiếp cần có để nâng cao được trình độ của
nhân viên. Sau mỗi ngày sẽ lập ra danh sách nhân viên nào tiến bộ và nhân viên
nào cần được hỗ trợ thêm để đưa ra những giải pháp tốt hơn.
+)A - Actionable hay Attainable (có thể hành động/ trong khả năng): Dánh giá
năng lực cũng như khả năng của từng nhân viên sau đó dựa theo bảng đánh giá đặt
ra mục tiêu riêng cho từng nhóm theo từng khoảng thời gian nhất định. ( Ví dụ:
Nhân viên A ăn nói hoạt bát => đặt mục tiêu 1 tuần phải được 50 khách hàng đánh
giá tốt sau đó tăng dần mục tiêu lên. )
+) R - Relevant (Sự liên quan): Với mỗi mục tiêu của từng nhóm nhân viên xây
dựng một chiến lược riêng. ( Với nhóm nhân viên giao tiếp chưa linh hoạt thì cần
dành nhiều thời gian hơn để trau dồi thêm kĩ năng. Với nhóm nhân viên đã giao
tiếp thành thạo và linh hoạt thì sẽ đặt ra mục tiêu cao hơn là thuyết phục được
khách và được khách hàng đánh giá tốt. )
+) T- Time bound (Thời gian cụ thể): Đặt ra thời gian cụ thể mỗi nhóm nhân viên
cần phải hoàn thành mục tiêu.
Sau mỗi tuần sẽ có bài kiểm tra, đánh giá kỹ năng để từ đó sẽ đưa ra giải pháp khác
phù hợp hơn nhằm cải thiện kĩ năng của nhân viên một cách tốt và nhanh nhất.
Câu 3: Công ty dự định tổ chức đại hội cổ đông vào ngày 20 tháng 3.
Bạn hãy hoạch định các công việc phải làm và thời gian nên bắt đầu làm
công việc đó.
Bảng công việc và thời gian phải làm:
Danh sách việc cần làm Thời gian
thực hiện
Lập danh sách những người tham gia 11/01 - 15/01
Gửi thông báo về thời gian, địa điểm 16/01 - 30/01
diễn ra cuộc họp, tới các cổ đông, ủy
viên hội đồng quản trị
Chuẩn bị
Chuẩn bị chương trình cho cuộc họp 01/02-20/02
cho cuộc Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp 21/02 - 15/03
họp Bố trí các điều kiện cho cuộc họp 05/02 - 15/02
Thời gian để chuẩn bi ủy quyền và giấy ủy quyền 30/01 - 15/02
Họp HĐQT và cổ đông 20/02
Chuẩn bị tài liệu mang đến cuộc họp 16/02- 25/02
Xác định số thành viên tham dự
Triệu tập họp
20/03
Biểu quyết tại cuộc họp
Họp Hoãn cuộc họp nếu xảy ra vấn đề
Lâp Cử người viết biên bản
Nội dung cần có trong biên bản
Biên bản
Ký biên bản
cuộc họp Gửi lại biên bản sau cuộc họp 20/03
Ghi biên bản trong sổ biên bản
Câu 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện tin học hóa công việc văn phòng
Phân tích hiện trạng
Vậy dự kiến 1 năm hết khoảng 200.000.000vnd tiền mua máy móc thiết bị
và đào tạo nhân sự
=>Với hiện trạng này công ty phải thực hiện làm 2 giai đoạn
Công việc cần làm? Mua 10 cái máy tính mới mỗi phòng
ban 2 cái để đảm bảo lượng máy
tính ổn định cho nhân viên làm việc
Nhân sự
+) Người thực hiện : Trường phòng Hành Chính
+) Công việc cần làm: Mở lớp học đào tạo các nhân viên không biết gì về
tin học lên trình độ C (Trình độ trung bình )
Công việc cần làm ? -Sửa chữa, nâng cấp lại 3 máy tính
hỏng ở phòng Giam Đốc và phòng
Hành Chính.
- Việc sửa chữa nâng cấp sẽ giúp
công ty tiết kiệm được chi phí mua
máy mới .
Nhân sự
+) Người thực hiện : Trường phòng Hành Chính
+)Công việc cần làm: Mở lớp học đào tạo cho những nhân viên từ trình độ
C->B và từ trình độ B->A
Câu 5: Trong các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng,
bạn tâm đắc với nguyên tắc nào? Tại sao? Bạn đã sẽ ứng dụng chúng
như nào tại tổ chức của mình (cho công việc của bản thân mình)
*Em thích nhất nguyên tắc về mục tiêu vì nó có thể giúp ta đạt được mục tiêu của
hành chính chung, mục tiêu của nhóm và các chức năng nhiệm vụ của các cá nhân
được bổ nhiệm rõ ràng
Nguyên tắc về mục tiêu gồm: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi
nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức.
Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính
văn phòng có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.
Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính.
Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm
vào chức vụ đó.
Ứng dụng : Trong một tập thể phòng ban thì việc phân bổ và hoạt động theo quy
tắc rất quan trọng và cần thiết và như tên nguyên tắc đã nói là nó giúp ta xác định,
định hình về mục tiêu. Khi đã xác định được mục tiêu thì có thể tiến hành công
việc chuẩn chỉ. Ví dụ khi em đi làm. Người leader đứng đầu đề ra mục tiêu và xác
định được cho nhân viên về nó thì hiệu quả của công việc và thời gian hoàn thành
sẽ là tối ưu và tốt nhất.
Câu 6: Công ty Thành Công là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh
vực phân phối sản phẩm máy lọc nước gia đình. Trong thời gian gần đây
Công ty nhận được rất nhiều lời phàn nàn về chế độ chăm sóc, bảo
dưỡng, sửa chữa máy lọc của khách hàng. Đặc thù của sản phẩm là sau
khi bán cho khách hàng thì chế độ sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ luôn
phải song hành. Khách hàng phàn nàn về thời gian, về quy trình thông
báo. Hiện nay nếu khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản
phẩm thì phải liên lạc trực tiếp bộ phận trực tổng đài của văn phòng (bộ
phận này chỉ nhận thông tin và không tư vấn được gì cho khách hàng),
sau đó bộ phận này sẽ đưa yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật, bộ phận kỹ
thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn và cử nhân viên
đến sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc. Cả quy trình này mất khoảng 2-3
ngày, thời gian chờ đợi đã làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức.
Ban giám đốc đã nhận thấy những bất cập này nên đã giao cho Trưởng
phòng Hành chính tiến hành kiểm tra về quy trình chăm sóc khách hàng
của Công ty. Đặt trường hợp Anh (Chị) là Trưởng phòng hành chính,
hãy xây dựng quy trình kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải
pháp nhằm khắc phục tình trạng trên?
Đăng ký kiểm định: khách hàng cung cấp yêu cầu và mục đích kiểm định. Dựa
trên thỏa thuận với doanh nghiệp về mục tiêu, công ty sẽ đưa ra phương
pháp kiểm định phù hợp;
Lập biên bản kiểm định ngay sau khi hoàn tất thực hiện công việc;
Công ty máy lọc nước cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm định chất lượng cho
khách hàng
Nguyên nhân:
Khách hàng phàn nàn về thời gian, về quy trình thông báo. Hiện nay nếu khách
hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản phẩm thì phải liên lạc trực tiếp bộ
phận trực tổng đài của văn phòng (bộ phận này chỉ nhận thông tin và không tư vấn
được gì cho khách hàng), sau đó bộ phận này sẽ đưa yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật,
bộ phận kỹ thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn và cử nhân viên
đến sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc. Cả quy trình này mất khoảng 2-3 ngày, thời
gian chờ đợi đã làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức.
Khắc phục:
-bộ phận tổng tài nên học hỏi biết thêm về 1 số lỗi sửa chữa máy móc cơ bản để tư
vấn cho khách hàng tốt hơn
- bộ phận tổng đài nên là những người chó chứng chỉ đào tạo qua sửa chữa luôn ưu
tiên khách hàng là trên hết
-cắt giảm khâu bộ phận trưcj mà ko tư vấn thành khâu nhân viên tổng tài có chứng
chỉ sửa chữa để tư vẫn cho khách hàng,.
Chương 4
Câu 7: Hãy điền phần số và kí hiê ̣u vào chỗ trống và cho biết những văn
bản dưới đây thuô ̣c loại văn bản nào trong các văn bản quản lý hành
chính Nhà nước?
Đề bài Đáp án
Đề bài Đáp án
BỘ TÀI CHÍNH BỘ TÀI CHÍNH
Số: 7/CV-BTC
Số: 07/CV-BTC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỀU DƯỠNG
ĐIỀU DƯỠNG
Số: 5/2013/QĐ-ĐHĐD Số: 05/QĐ-ĐHĐD
TM.CHỦ TỊCH KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm đức hào Phạm Đức Hào
KT.HIỆU TRƯỞNG TL.HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC
Trần hữu mai Trần Hữu Mai
. TỜ TRÌNH TỜ TRÌNH
Về việc xin kinh phí xây dựng nhà văn hóa Về việc xin kinh phí xây dựng nhà văn hóa