Uredsko Poslovanje

1. Što obuhvaća pojam „uredsko poslovanje"?

Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima

 primanje,
 izdavanje,
 evidencija;
 dostava u rad,
 obrada,
 otpremanje,
 čuvanje,
 izlučivanje i
 predaja nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu

2. Što je pisarnica?
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda
pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u
odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova
čuvanja u pismohrani.

3. Što je pismohrana?
Pismohrana je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih
dokumenata.

4. Što je dokument?
Dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani,
snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet,
priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno
određenu cjelinu povezanih podataka.

5. Što je pismeno?
  Pismeno je podnesak ili akt.

6. Što je podnesak?
Podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev
odnosno drugo traženje ili od tog odustaje.

7. Što je akt?
Akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke,
određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim
tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.

8. Što je prilog?
Prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički
predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja
njegovog sadržaja.
9. Što je spis?
Spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili
zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu.

10. Što je dosje?

Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću.

11. Kako se identificira predmet odnosno pismeno?

Predmet se identificira brojčanom oznakom, koja se sastoji od klasifikacijske oznake i
urudžbenog broja.

12. Opišite postupak otvaranja pošiljki?

Primanje pismena i drugih pošiljki (novčanih pisama, paketa, brzojava i drugo) obavlja se, u
pravilu:
na određenom mjestu u pisarnici,
svakog radnog dana u uredovno radno vrijeme tijela,
prima ih ovlašteni službenik pisarnice.
Izvan redovnog radnog vremena, kao i u dane kad tijelo ne radi, pošiljke prima dežurni
službenik, ako je u tijelu organizirana služba dežurstva.
Izuzetno, za unutarnje ustrojstvene jedinice koje vode poseban upisnik predmeta upravnog
postupka odnosno urudžbeni zapisnik ili imaju osnovane odgovarajuće baze dokumenata u
slučaju elektroničke obrade dokumenata, čelnik tijela može odrediti da se pismena i druge
pošiljke upućene tim ustrojstvenim jedinicama primaju u tim jedinicama, ali se bez odgode
moraju ubilježiti i u odgovarajućoj elektroničkoj evidenciji pisarnice.

13. Opišite postupak u slučaju kada tijelo nije nadležno za primitak podneska?
Ako tijelo nije nadležno za primitak podneska, službenik pisarnice tijela upozorit će na to
podnositelja i uputiti ga na nadležno tijelo, ako je jasno koje je tijelo nadležno za postupanje
po tom podnesku.
Ako podnositelj nakon upozorenja i dalje zahtjeva da se njegov podnesak primi, službenik
pisarnice dužan je zaprimiti takav podnesak, o tome će se staviti službena bilješka uz otisak
prijemnog štambilja i dostaviti ga u rad.

14. Opišite postupanje s aktima označenim određenim stupnjem tajnosti?

Primanje neposredno od stranke i putem pošte odnosno dostavljača - postupat će se prema
propisima o zaštiti tajnosti podataka;
Primanje elektroničkim putem - postupat će se prema propisima o zaštiti tajnosti podataka
informacijskoj sigurnosti. Za pismena označena određenim stupnjem tajnosti vode se posebne
evidencije (očevidnici), odnosno odgovarajuće elektroničke baze podataka, sukladno
propisima o tajnosti podataka.

15. Kako se razvrstavaju primljena pismena?

Primljena pismena razvrstavaju se na pismena predmeta upravnog postupka i pismena
predmeta neupravnog postupka.
Razvrstavanje primljenih pismena obavlja službenik pisarnice koji otvara i pregledava
primljene pošiljke. Izuzetno, čelnik tijela može odrediti da razvrstavanje pismena obavlja
drugi službenik.
 16. Prijemni štambilj?
Na izvornike primljenih pismena koja se upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka,
odnosno u urudžbeni zapisnik stavlja se otisak prijemnog štambilja.
Ako je dokument zaprimljen elektroničkim putem podaci koje sadrži prijemni štambilj,
ugrađuju se u primljeni dokument na način uređen posebnim propisima o elektroničkoj
ispravi.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se na pismeno u gornjem desnom uglu prve stranice
pismena, a ako tamo nema mjesta, na drugom pogodnom mjestu prve stranice. Ako na prvoj
stranici nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja stavit će se na zadnjoj stranici
pismena na pogodno mjesto. Ako su sve stranice pismena u potpunosti popunjene, otisak
prijemnog štambilja stavit će se na papir koji će se pričvrstiti uz pismeno.
Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge.
Prijemni štambilj ima nepromjenjivi i promjenjivi sadržaj. Nakon otiskivanja prijemnog
štambilja, na otisku ostaje ispisan nepromjenjiv sadržaj:
1. REPUBLIKA HRVATSKA
2. Brojčana oznaka tijela koje prima pismeno
3. Naziv tijela koje prima pismeno
4. Tekst „Primljeno"
5. Tekst „Klasifikacijska oznaka"
6. Tekst „Urudžbeni broj"
7. Tekst „Ustrojstvena jedinica"
8. Tekst „Prilozi"
9. Tekst „Vrijednost"

U prazna polja otiska zatim se upisuju slijedeći podaci:

1. „Primljeno" - datum primitka;

2. „Klasifikacijska oznaka" - klasifikacijsku oznaku;
3. „Urudžbeni broj" - urudžbeni broj;
4. „Ustrojstvena jedinica" - brojčana oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice u koju se pismeno
raspoređuje;
5. „Prilozi" - broj priloženih priloga;
6. „Vrijednosti" - ukupan iznos upravne pristojbe, novca ili naznaku drugih vrijednosti koje su
priložene pismenu.

Omotnica pismena i upravna pristojba ne smatraju se prilozima.

Brojčane oznake pojedinih tijela određene su Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i

brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata.

17. Koje su osnovne evidencije uredskog poslovanja?

Osnovne evidencije vode o primljenim, razvrstanim i raspoređenim pismenima te vlastitim
aktima su:
1. Urudžbeni zapisnik - za upisivanje pismena neupravnog postupka;
2. Upisnik predmeta upravnog postupka za upisivanje pismena:
 prvostupanjskog upravnog postupka,
 drugostupanjskog upravnog postupka.

18. Po kojem sustavu se vode osnovne evidencije uredskog poslovanja?

Po sustavu brojčanih oznaka, odnosno klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva.
19. Što označava klasifikacijska oznaka, a što urudžbeni broj?
Klasifikacijska oznaka označava predmet.
Urudžbeni broj označava pojedino pismeno u predmetu.

20. Kada se određuje klasifikacijska oznaka?

Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom upisa prvog podneska odnosno akta kojim se
osniva predmet.

21. Što označava redni broj pismena?

Redni broj pismena označava redoslijed podneska, odnosno akta unutar predmeta.

22. Koje posebne oznake mogu imati pismena i kako se one označavaju?
Posebne oznake moraju imati slijedeća pismena:
1. predmeti  upravnog postupka -  oznaku prvostupanjskog  ili  drugostupanjskog
upravnog postupka (UP/I ili UP/II);
2. označena određenim stupnjem tajnosti - odgovarajuću oznaku stupnja tajnosti,
sukladno propisima o tajnosti podataka.
Posebne oznake stavljaju se ispred klasifikacijske oznake te odvajaju ravnom crticom (-) od
oznake klasifikacije prema sadržaju.
Oznaka upravnog postupka odnosno stupanj tajnosti upisuju se u otisak prijemnog štambilja
 
23. Objasnite sadržaj urudžbenog broja?
Urudžbeni broj sastoji se od:
1. brojčane oznake stvaratelja pismena
2. brojčane oznake godine nastanka pismena,
3. rednog broja pismena unutar predmeta.

24. Što je interna dostavna knjiga, čemu služi i koja su pravila za njezino korištenje?
Interna dostavna knjiga je pomoćna evidencija putem koje se obavija dostavljanje pismena
između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica (ukoliko se elektroničkim putem ne može
sa sigurnošću pratiti tijek pismena između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica).
Svaka unutarnja ustrojstvena jedinica ima jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga.

25. Koji su sastavni dijelovi neupravnog akta?

Službena prepiska s drugim tijelima ili osobama obavlja se neupravnim aktima.
Ako posebnim propisima nije drukčije određeno, neupravni akt mora sadržavati sljedeće
osnovne dijelove:
1. zaglavlje,
2. osobno ime odnosno naziv i adresu primatelja,
3. kratku oznaku predmeta
4. tekst akta,
5. potpis ovlaštene službene osobe te
6. otisak službenog pečata.
7. Osim osnovnih dijelova, neupravni akt sadržava i druge podatke (ako postoje):
8. vezu brojčanih oznaka,
9. naznaku priloga,
10. kome se akt dostavlja osim primatelju
26. Gdje se stavlja zaglavlje akta i što sadrži?
Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta.
Sadrži dijelove propisane propisima o natpisnoj ploči i zaglavlju akata tijela državne uprave,
lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje imaju javne
ovlasti.

27. Pravila potpisivanja akta?

Službene akte vlastoručno potpisuje čelnik tijela ili ovlašteni službenik, Ime i prezime osobe
koja
potpisuje akt ispisuje se neposredno ispod naziva službene dužnosti.
Potpis ovlaštene osobe stavlja se s desne strane ispod teksta akta.

28. Kako se određuje način otpreme akta?

Način otpreme akta određuje se uputom pisarnici koja se stavlja lijevo ispod teksta odnosno
ispod oznake priloga i naznake kome se sve akt dostavlja, a sastoji se od:
načina otpreme (preporučeno, avionom, dostavom i slično), datuma i potpisa službenika koji
je akt izradio ili druge ovlaštene osobe.

29. Pravila otiskivanja službenog pečata?

Na svakom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštene službene osobe
otisak službenog pečata
Otisak pečata treba jednim dijelom zahvatiti naziv službene dužnosti i potpis ovlaštene osobe
(ako posebnim propisima nije drukčije određeno).

30. Opišite postupak pripremanja akata za potpis?

Najednom primjerku akta pripremljenom za potpis ovlaštene službene osobe koji ostaje u
spisu, stavlja potpis službenik koji je akt izradio za potpis, a po potrebi i drugi službenici koji
su sudjelovali u izradi akta
Potpisi se stavljaju u pravilu s desne strane, ispod mjesta za potpis službene osobe ovlaštene
za potpisivanje.

31. Načini otpremanja akata?

 putem poštanske službe,
 putem dostavljača.

32. Što je i čemu služi dostavna knjiga za poštu?

Dostavna knjiga za poštu je pomoćna evidencija koja se vodi za otpremljenu poštu, radi upisa
svih akata koji se otpremaju putem poštanske službe
U dostavnoj knjizi za poštu obračunavaju se i evidentiraju troškovi otpreme pošte na način
utvrđen općim aktima poštanske službe.

33. Što je i čemu služi dostavna knjiga za mjesto?

Pomoćna evidencija u koju se upisuju svi akti i drugi materijali koji se putem dostavljača
otpremaju drugim tijelima i osobama u istom mjestu ili se radi žurnosti ili drugih razloga
moraju osobno dostaviti.
Prijem pošiljke potvrdit će se potpisom u dostavnoj knjizi za mjesto i na dostavnici.
34. Kako se obavlja razvođenje dovršenih predmeta?
Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se:
 u upisniku predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenom zapisniku,
 prema uputi (službenika koji postupa po spisu) pisarnici,
 upisivanjem datuma razvođenja i stavljanjem oznake: ,,a/a" i roka čuvanja (sukladno
propisima o arhivskoj djelatnosti).
Službenik pisarnice poslije obavljenog razvođenja dovršenih predmeta spis predmeta odlaže u
pismohranu.

35. Što je knjiga pismohrane?

Knjiga pismohrane je pomoćna evidencija koju je (ukoliko se elektroničkim putem ne vidi
koji su predmeti u pismohrani) dužna voditi pisarnica radi općeg pregleda cjelokupnog građe
odložene u pismohranu.

36. Čemu služe pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske?

Pečatom i žigom s grbom Republike Hrvatske tijela navedena Zakonom o pečatima i
žigovima s grbom Republike Hrvatske ovjeravaju vjerodostojnost akta.

37. Kako izgleda žig s grbom Republike Hrvatske?

Žig je okruglog oblika, izrađen od metala ili drugog odgovarajućeg materijala, a služi za
utiskivanje u papir ili drugu podlogu.

38. Sadržaj pečata i žiga s grbom Republike Hrvatske i na kojem jeziku se ispisuje?
Pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske sadrže;
 naziv Republika Hrvatska.
 grb Republike Hrvatske,
 naziv odnosno ime tijela,
 sjedište tijela
Naziv Republika Hrvatska te naziv i sjedište tijela ispisuje se hrvatskim jezikom i latiničnim
pismom. Kada je ustavnim zakonom i statutom jedinice lokalne i područne (regionalne)
samouprave u skladu sa zakonom utvrđena službena uporaba jezika i pisma etničke i
nacionalne zajednice ili manjine, sadržaj pečata i žiga ispisuje se jezikom i pismom etničke i
nacionalne zajednice ili manjine.

39. Čemu služe štambilji?

U obavljanju poslova uredskog poslovanja mogu se koristiti štambilji kao pomoćno-tehnička
sredstva, koji mogu biti promjenjivog sadržaja.

40. Tko sve rabi pečat i žig s grbom Republike Hrvatske?

 predsjednik Republike Hrvatske,
 Ured predsjednika Republike Hrvatske,
 Hrvatski sabor,
 Vlada Republike Hrvatske,
 tijela državne uprave,
 sudovi,
 druga tijela državne vlasti,
 Ustavni sud Republike Hrvatske,
 oružane snage Republike Hrvatske,
  javni bilježnici,
 pučki pravobranitelj,
 tijela jedinica lokalne samouprave i uprave,
 upravni odjeli te druga upravna tijela i stručne službe navedenih tijela,
 pravne osobe s javnim ovlastima

41. Na koje se akte stavlja pečat i žig s grbom Republike Hrvatske?

Na akte koje navedena tijela:
 donose,
 kojima se međusobno ophode,
 upućuju pravnim osobama i građanima

42. Tko smije izrađivati pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske?

Pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske može izrađivati samo:
 ovlašteni obrtnik
 ovlašteno trgovačko društvo

43. Tko izdaje rješenje o ovlaštenju za izrađivanje pečata i žigova s grbom Republike
Hrvatske?
Ministarstvo unutarnjih poslova.

44. Koje ovlasti ima odnosno za što je nadležno ministarstvo uprave u vezi s pečatima i
žigovima?
 daje odobrenje za izradu pečata i žigova s grbom Republike Hrvatske tijelima i
pravnim osobama s javnim ovlastima
 uništava pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske
 nadležno je tijelo za prijavu nestanka pečata ili žiga s grbom Republike Hrvatske

45. Koji se pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske moraju uništiti?

Moraju se uništiti:
1. pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske koji se zbog promjene naziva, istrošenosti
ili drugog razloga koji ih čini neuporabivim, stavljaju izvan uporabe,
2. pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske koje rabe tijela koja prestaju s radom,
3. pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske koje je rabila pravna osoba s javnim
ovlastima, a koja:
 je promijenila naziv,
 je prestala s radom ili
 više nema javne ovlasti.

46. Postoji li dužnost prijavljivanja nestanak pečata ili žiga s grbom Republike
Hrvatske?
Da.

47. Što je obveza osobe koja pronađe pečat ili žig s grbom Republike Hrvatske?
Neodgodivo ga predati: najbližoj policijskoj postaji ili upravi, korisniku pečata ili žiga ili
Ministarstvu uprave.

48. Za što se plaćaju upravne pristojbe?

Upravne pristojbe plaćaju se za pismena i radnje pred:
 
 tijelima državne uprave
 diplomatskim misijama, konzularnim uredima i drugim predstavničkim tijelima
Republike Hrvatske u inozemstvu
 tijelima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i njihovim upravnim
tijelima te
 pravnim osobama s javnim ovlastima.

49. U kojem trenutku nastaje pristojbena obveza?

Pristojbena obveza nastaje u trenutku zaprimanja zahtjeva za izdavanje akta ili druge isprave,
odnosno u trenutku zaprimanja svakog drugog podneska, neovisno o tome je li on zaprimljen
u pisanom obliku, poštom ili elektroničkim putem ili usmeno na zapisnik.
 
Za akte i radnje za čije je izdavanje ili obavljanje Tarifom propisana pristojba u posebnom
području, pristojbena obveza nastaje u trenutku udovoljavanja zahtjevu pristojbenog
obveznika.
 
50. Kada se mora platiti upravna pristojba?
Pristojbe se plaćaju u trenutku nastanka pristojbene obveze (ako za pojedine slučajeve nije
propisano drukčije).

51. Na koji se način plaća upravna pristojba?

Upravna pristojba plaća se  na propisani račun neovisno o iznosu pristojbe.

 
Iznimno, pristojbe u iznosu do 100,00 kuna mogu se platiti u državnim biljezima.
 
Ako za pojedine slučajeve Zakonom o upravnim pristojbama nije propisano drugačije,
pristojbe se mogu plaćati i putem sustava e-Pristojbe.
 
52. Što se mora naznačiti u rješenju ili drugoj ispravi?
U rješenju ili drugoj ispravi za koju je plaćena pristojba naznačuje se:
 da je pristojba plaćena,
 u kojem iznosu,
 na koji način i
 prema kojem tarifnom broju.
U rješenju i ispravama koje se izdaju bez pristojbe mora se naznačiti na osnovi kojih
su odredbi Zakona o upravnim pristojbama i drugih propisa oslobođene od plaćanja
pristojbe.

53. Kako se poništavaju državni biljezi?

Državni bilježi poništavaju se: pečatom ili na drugi odgovarajući način.

54. Što propisuje uredba o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave,
lokalne, područne (regionalne) samouprave i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje
imaju javne ovlasti?
Uredbom je propisano slijedeće:
 sadržaj, izgled i način isticanja natpisne ploče
 sadržaj zaglavlja akta
  način ispisivanja dvojezične ili višejezične natpisne ploče i zaglavlja akta
za
 tijela državne uprave: ministarstva, državne upravne organizacije i urede državne
uprave u jedinicama područne (regionalne) samouprave
 tijela jedinica lokalne samouprave
 tijela jedinica područne (regionalne) samouprave
 mjesnu samoupravu
 pravne osobe koje imaju javne ovlasti.

55. Koji sadržaj mora imati natpisna ploča ministarstva?

 grb Republike Hrvatske,
 naziv: »Republika Hrvatska«,
 naziv ministarstva

56. Što sadrži natpisna ploča državne upravne organizacije?

 grb Republike Hrvatske,
 naziv: »Republika Hrvatska«,
 naziv državne upravne organizacije
Naziv državne upravne organizacije ispisuje se većim slovima u odnosu na ostali tekst.

57. Gdje se na natpisnoj ploči stavlja grb Republike Hrvatske?

Na sredini iznad naziva »Republika Hrvatska«.

58. Što sadrži zaglavlje akta ministarstva?

 grb Republike Hrvatske,
 naziv: »Republika Hrvatska«,
 naziv ministarstva,
 klasifikacijsku oznaku,
 urudžbeni broj,
 mjesto i
 datum izrade akta

59. Kako izgleda natpisna ploča tijela državne uprave i tijela jedinice lokalno
samouprave i jedinice područne (regionalne) samouprave?
Naziv tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i jedinice područne
(regionalne) samouprave ispisuje se na:
 natpisnoj staklenoj ploči,
 četverokutnog oblika,
 širine 60 cm,
 visine 40 cm s
 uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od ruba ploče,
 grb Republike Hrvatske tiska se u prirodnim bojama,
 tekst natpisne ploče mora biti tiskan velikim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi,
 vrstom slova helvetika, svijetla i polucrna.

60. Gdje se ističe natpisna ploča tijela državne uprave?

Na desnoj strani glavnog ulaza u zgradu, gledano u pročelje zgrade.
Iznimno: natpisna ploča ističe se na lijevoj strani glavnog ulaza u zgradu, gledano u pročelje
zgrade.

61. Gdje se ističe natpisna ploča tijela jedinice lokalne samouprave i jedinice područne
(regionalne) samouprave?
Na desnoj strani glavnog ulaza u zgradu, gledano u pročelje zgrade. Iznimno:
natpisna ploča ističe se na lijevoj strani glavnog ulaza u zgradu, gledano u pročelje zgrade.